TA : Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Aset Komputer dan Peripheral pada PT. Sucofindo.

TUGAS AKHIR

Nama : Gusti Ayu Eka Candra Dewi

NIM : 09.41011.0001

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Komputerisasi Akuntansi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

PT. SUCOFINDO perlu melakukan pengelolaan aset komputer dan

peripheral untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan. Masalah yang

dihadapi saat ini, yaitu tidak ada penjadwalan pemeliharaan, pencatatan aset masih menggunakan Microsoft Excel dan tidak terarsip dengan baik. Masalah lainnya yaitu penghapusan aset tidak dikelola dengan baik, proses perhitungan aset tidak tepat dan pelaporan aset lambat. Sehingga, sulit mengetahui aset yang akan dan telah melewati umur ekonomisnya.

Salah satu solusi untuk mengatasi masalah tersebut adalah dengan dibuatkannya aplikasi desktop pengelolaan aset komputer dan peripheral. Aplikasi ini digunakan untuk mengelola, merencanakan, dan memantau aset komputer dan peripheral, mulai dari proses pengadaan, penerimaan, pemeliharaan, pemindahan, penyusutan, hingga penghapusan. Metode penyusutan aset yang digunakan yaitu metode garis lurus.

Dari implementasi dan evaluasi yang telah dilakukan, sistem yang telah dibuat dapat memiliki jadwal pemeliharaan. Selain itu, penghapusan aset dapat dikelola dengan baik dan proses perhitungan penyusutan aset dapat dilakukan dengan tepat, serta dapat memberikan laporan aset yang cepat dan tepat, yang dapat digunakan oleh pengambil keputusan untuk melakukan perencanaan pengadaan suatu aset komputer dan peripheral dimasa mendatang.

Kata Kunci : aset, aset komputer dan peripheral, pengelolaan aset.

ABSTRAK vii

KATA PENGANTAR viii

DAFTAR ISI x

DAFTAR GAMBAR xiii

DAFTAR TABEL xx

DAFTAR LAMPIRAN xxii

BAB I PENDAHULUAN 1

1.1 Latar Belakang 1

1.2 Perumusan Masalah 3

1.3 Batasan Masalah 3

1.4 Tujuan 4

1.5 Sistematika Penulisan 4

BAB II LANDASAN TEORI 6

2.1 Aset 6

2.1.1 Aset Tetap 7

2.1.2 Siklus Hidup Aset 9

2.1.3 Perencanaan Aset 10

2.1.4 Pengadaan Aset 11

2.1.5 Pengoperasian dan Pemeliharaan Aset 12

2.1.6 Penyusutan Aset Tetap 12

2.1.7 Metode Penyusutan Aset 13

2.1.8 Penghapusan Aset 16

2.2 Manajemen Aset 20

2.3 Sistem Informasi Manajemen Aset 21

2.4 Komputer 21

2.5 Peripheral 22

2.6 System Development Life Cycle 23

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 26

3.1 Identifikasi Masalah 26

3.2 Analisis Sistem 35

3.3 Perancangan Sistem 37

3.3.1 Model Pengembangan 38

3.3.2 System Flowchart 39

3.3.3 Context Diagram 44

3.3.4 Diagram Berjenjang 45

3.3.5 Data Flow Diagram 46

3.3.6 Entity Relationship Diagram 50

3.3.7 Struktur Tabel 52

3.3.8 Desain Input dan Output 61

3.4 Pembuatan Program 97

3.5 Desain Uji Coba 97

3.5.1 Uji Coba Fungsi Aplikasi 98

3.5.2 Uji Coba Kesesuaian Hasil Laporan 102

3.5.3 Uji Coba Kemudahan, Kecepatan, dan Tampilan Aplikasi 102

4.1 Implementasi 105

4.1.1 Kebutuhan Sistem 105

4.1.2 Implementasi Sistem 106

4.2 Evaluasi 154

4.2.1 Uji Coba Fungsi Aplikasi 154

4.2.2 Uji Coba Kesesuaian Hasil Laporan 159

4.2.3 Uji Coba Kemudahan, Kecepatan, dan Tampilan Aplikasi 160

BAB V PENUTUP 162

5.1 Kesimpulan 162

5.2 Saran 162

DAFTAR PUSTAKA 163

Gambar 2.1 Klasifikasi Aset 7

Gambar 2.2 Siklus Hidup Aset 9

Gambar 2.3 Rencana Pengadaan Aset 11

Gambar 2.4 System Development Life Cycle 23

Gambar 3.1 Diagram Pelaksanaan Sistem Informasi Pengelolaan Aset 26

Gambar 3.2 Document Flow Pengadaan Aset Komputer dan Peripheral 29

Gambar 3.3 Document Flow Penerimaan Aset Komputer dan Peripheral 30 Gambar 3.4 Document Flow Pemindahan Aset Komputer dan Peripheral 31 Gambar 3.5 Document Flow Pemeliharaan Aset Komputer dan Peripheral 32 Gambar 3.6 Document Flow Penyusutan Aset Komputer dan Peripheral 33 Gambar 3.7 Document Flow Penghapusan Aset Komputer dan Peripheral 34

Gambar 3.8 Diagram Blok 38

Gambar 3.9 System Flow Pengadaan dan Penerimaan Aset 40

Gambar 3.10 System Flow Pemeliharaan Aset Komputer dan Peripheral 41

Gambar 3.11 System Flow Penghapusan Aset Komputer dan Peripheral 42

Gambar 3.12 System Flow Penyusutan Aset Komputer dan Peripheral 43

Gambar 3.13 System Flow Pemindahan Aset Komputer dan Peripheral 44

Gambar 3.14 Context Diagram 45

Gambar 3.15 Diagram Berjenjang 46

Gambar 3.16 Diagram Level 0 47

Gambar 3.17 Diagram Level 1 Proses Pemesanan 48

Gambar 3.18 Diagram Level 1 Proses Pemeliharaan 48

Gambar 3.20 Diagram Level 2 Proses Rencana Penghapusan 49

Gambar 3.21 Conseptual Data Model 50

Gambar 3.22 Physical Data Model 51

Gambar 3.23 Desain Form Menu Utama 62

Gambar 3.24 Desain Form Login 62

Gambar 3.25 Desain Form Master Aset 63

Gambar 3.26 Desain Form Master Kategori 64

Gambar 3.27 Desain Form Master Merek 64

Gambar 3.28 Desain Form Master Spesifikasi 65

Gambar 3.29 Desain Form Master Warna 65

Gambar 3.30 Desain Form Master Bagian 66

Gambar 3.31 Desain Form Master Karyawan 66

Gambar 3.32 Desain Form Master Supplier 67

Gambar 3.33 Desain Form Master COA 67

Gambar 3.34 Desain Form Transaksi Usulan Pengadaan 68

Gambar 3.35 Desain Form Persetujuan dan Penolakan Usulan Pengadaan 69

Gambar 3.36 Desain Form Rekomendasi Spesifikasi Aset 69

Gambar 3.37 Desain Form Transaksi Pemesanan 70

Gambar 3.38 Desain Form Transaksi Pengadaan 70

Gambar 3.39 Desain Form Transaksi Penerimaan 71

Gambar 3.40 Desain Form Jadwal Pemeliharaan 72

Gambar 3.41 Desain Form Transaksi Pemeliharaan 72

Gambar 3.43 Desain Form Transaksi Usulan Penghapusan 74

Gambar 3.44 Desain Form Transaksi Penghapusan 74

Gambar 3.45 Desain Form Transaksi Penyusutan 75

Gambar 3.46 Desain Form Transaksi Pemindahan 75

Gambar 3.47 Desain Form History Usulan Pengadaan 76

Gambar 3.48 Desain Form History Pemesanan 76

Gambar 3.49 Desain Form History Pengadaan 77

Gambar 3.50 Desain Form History Penerimaan 77

Gambar 3.51 Desain Form History Pemeliharaan 77

Gambar 3.52 Desain Form History Usulan Penghapusan 78

Gambar 3.53 Desain Form History Penghapusan 79

Gambar 3.54 Desain Form History Penyusutan 79

Gambar 3.55 Desain Form History Pemindahan 80

Gambar 3.56 Desain Form Laporan Data Master Aset 80

Gambar 3.57 Desain Form Laporan Data Kategori Aset 81

Gambar 3.58 Desain Form Laporan Data Merek Aset 81

Gambar 3.59 Desain Form Laporan Data Warna Aset 81

Gambar 3.60 Desain Form Laporan Data Supplier 82

Gambar 3.61 Desain Form Laporan Data Karyawan 82

Gambar 3.62 Desain Form Daftar Usulan Pengadaan Aset 83

Gambar 3.63 Desain Form Laporan Pengadaan 83

Gambar 3.64 Desain Form Laporan Pemesanan 84

Gambar 3.66 Desain Form Laporan Aset Masih Diservis 85

Gambar 3.67 Desain Form Laporan Aset Sudah Diservis 85

Gambar 3.68 Desain Form Laporan Merek Aset Jarang Rusak 86

Gambar 3.69 Desain Form Laporan Merek Aset Sering Rusak 86

Gambar 3.70 Desain Form Laporan Aset Terlambat Dipelihara 87

Gambar 3.71 Desain Form Laporan Aset Harus Diganti 87

Gambar 3.72 Desain Form Laporan Aset Mengalami Penyusutan 88

Gambar 3.73 Desain Form Laporan Jadwal Pemeliharaan 88

Gambar 3.74 Desain Form Laporan Aset Keseluruhan 89

Gambar 3.75 Desain Form Laporan Pemindahan 89

Gambar 3.76 Desain Form Laporan Surat Permintaan Pengadaan 90

Gambar 3.77 Desain Form Daftar Usulan Pengadaan 90

Gambar 3.78 Desain Form Laporan Surat Pengantar 91

Gambar 3.79 Desain Form Berita Acara Penerimaan 92

Gambar 3.80 Desain Form Laporan Aset Sudah Diterima 92

Gambar 3.81 Desain Form Laporan Aset Belum Diterima 92

Gambar 3.82 Desain Form Laporan Pemeliharaan 93

Gambar 3.83 Desain Form Daftar Usulan Penghapusan 93

Gambar 3.84 Desain Form Laporan Penghapusan 94

Gambar 3.85 Desain Form Laporan Neraca 94

Gambar 3.86 Desain Form Laporan Status Usulan Pengadaan Disetujui 95

Gambar 3.87 Desain Form Laporan Status Usulan Pengadaan Ditolak 95

Gambar 3.89 Desain Form Invoice 96

Gambar 4.1 Form Menu Utama 106

Gambar 4.2 Form Login 110

Gambar 4.3 Form Master Aset 111

Gambar 4.4 Form Master Kategori 112

Gambar 4.5 Form Master Merek 112

Gambar 4.6 Form Master Spesifikasi 113

Gambar 4.7 Form Master Warna 114

Gambar 4.8 Form Master Bagian 115

Gambar 4.9 Form Master Karyawan 115

Gambar 4.10 Form Master Supplier 116

Gambar 4.11 Form Master COA 117

Gambar 4.12 Form Transaksi Usulan Pengadaan 118

Gambar 4.13 Form Persetujuan dan Penolakan Usulan Pengadaan 119

Gambar 4.14 Form Rekomendasi Spesifikasi Aset 119

Gambar 4.15 Form Transaksi Pemesanan 120

Gambar 4.16 Form Transaksi Pengadaan 121

Gambar 4.17 Form Transaksi Penerimaan 122

Gambar 4.18 Form Jadwal Pemeliharaan 122

Gambar 4.19 Form Transaksi Pemeliharaan 123

Gambar 4.20 Form Transaksi Pemeliharaan Harian 124

Gambar 4.21 Form Transaksi Usulan Penghapusan 125

Gambar 4.23 Form Transaksi Penyusutan 126

Gambar 4.24 Form Transaksi Pemindahan 127

Gambar 4.25 Form History Usulan Pengadaan 128

Gambar 4.26 Form History Pemesanan 128

Gambar 4.27 Form History Pengadaan 129

Gambar 4.28 Form History Penerimaan 129

Gambar 4.29 Form History Pemeliharaan 130

Gambar 4.30 Form History Usulan Penghapusan 131

Gambar 4.31 Form History Penghapusan 132

Gambar 4.32 Form History Penyusutan 132

Gambar 4.33 Form History Pemindahan 133

Gambar 4.34 Form Laporan Data Master Aset 133

Gambar 4.35 Form Laporan Data Kategori Aset 134

Gambar 4.36 Form Laporan Data Merek Aset 135

Gambar 4.37 Form Laporan Data Warna Aset 135

Gambar 4.38 Form Laporan Data Supplier 136

Gambar 4.39 Form Laporan Data Karyawan 136

Gambar 4.40 Form Daftar Usulan Pengadaan Aset 137

Gambar 4.41 Form Laporan Pengadaan 138

Gambar 4.42 Form Laporan Pemesanan 138

Gambar 4.43 Form Laporan Penerimaan 139

Gambar 4.44 Form Laporan Aset Masih Diservis 139

Gambar 4.46 Form Laporan Merek Aset Jarang Rusak 141

Gambar 4.47 Form Laporan Merek Aset Sering Rusak 141

Gambar 4.48 Form Laporan Aset Terlambat Dipelihara 142

Gambar 4.49 Form Laporan Aset Harus Diganti 142

Gambar 4.50 Form Laporan Aset Mengalami Penyusutan 143

Gambar 4.51 Form Laporan Jadwal Pemeliharaan 144

Gambar 4.52 Form Laporan Aset Keseluruhan 144

Gambar 4.53 Form Laporan Pemindahan 145

Gambar 4.54 Form Surat Permintaan Pengadaan 145

Gambar 4.55 Form Daftar Usulan Pengadaan 146

Gambar 4.56 Form Surat Pengantar 147

Gambar 4.57 Form Berita Acara Penerimaan 147

Gambar 4.58 Form Laporan Aset Sudah Diterima 148

Gambar 4.59 Form Laporan Aset Belum Diterima 148

Gambar 4.60 Form Laporan Pemeliharaan 149

Gambar 4.61 Form Daftar Usulan Penghapusan 150

Gambar 4.62 Form Laporan Penghapusan 150

Gambar 4.63 Form Laporan Neraca 151

Gambar 4.64 Form Laporan Status Usulan Pengadaan Disetujui 151

Gambar 4.65 Form Laporan Status Usulan Pengadaan Ditolak 152

Gambar 4.66 Form Laporan Rekomendasi Spesifikasi Aset 153

Gambar 4.67 Form Invoice 153

Tabel 2.1 Penyusutan Menurut Metode Straight Line 16

Tabel 2.2 Neraca Konsolidasi Aset 19

Tabel 3.1 Aset KP 52

Tabel 3.2 Kategori Aset 52

Tabel 3.3 Merek Aset 53

Tabel 3.4 Kategori Merek 53

Tabel 3.5 Warna Aset 53

Tabel 3.6 Kategori Warna 54

Tabel 3.7 Spek 54

Tabel 3.8 Kategori Spek 54

Tabel 3.9 Aset KP Spek 55

Tabel 3.10 Pengadaan 55

Tabel 3.11 Pengadaan Spek 55

Tabel 3.12 Pengadaan Detail 55

Tabel 3.13 Pemesanan 56

Tabel 3.14 Pemesanan Detail 56

Tabel 3.15 Penerimaan 56

Tabel 3.16 Penerimaan Detail 57

Tabel 3.17 Pemindahan 57

Tabel 3.18 Penyusutan 58

Tabel 3.19 Penghapusan 58

Tabel 3.20 Jadwal Pemeliharaan 58

Tabel 3.22 Neraca 59

Tabel 3.23 COA 60

Tabel 3.24 Supplier 60

Tabel 3.25 Unit 60

Tabel 3.26 User Login 61

Tabel 3.27 Hak Akses 61

Tabel 3.28 Desain Test Case Fungsi Login 98

Tabel 3.29 Desain Test Case Fungsi Hasil Informasi 99

Tabel 3.30 Desain Test Case Fungsi View Hasil Informasi 99

Tabel 3.31 Desain Test Case Fungsi Aplikasi 100

Tabel 3.32 Desain Test Case Kontrol Informasi 101

Tabel 3.33 Desain Test Case Kesesuaian Hasil Laporan 102

Tabel 4.1 Hasil Uji Coba Fungsi Login 154

Tabel 4.2 Hasil Uji Coba Fungsi Hasil Laporan 155

Tabel 4.3 Hasil Uji Coba Fungsi View Hasil Laporan 156

Tabel 4.4 Hasil Uji Coba Fungsi Aplikasi 156

Tabel 4.5 Hasil Uji Coba Kontrol Informasi 158

Tabel 4.6 Data Hasil Laporan Sistem Saat Ini 159

Tabel 4.7 Hasil Uji Coba Data dengan Aplikasi 159

xxii

Lampiran 1 Biodata Penulis 165

Lampiran 2 Laporan Aset Belum Diterima 166

Lampiran 3 Laporan Aset Sudah Diterima 167

Lampiran 4 Laporan Pengadaan Aset 168

Lampiran 5 Laporan Pemesanan Aset 169

Lampiran 6 Laporan Penerimaan Aset 170

Lampiran 7 Laporan Pemeliharaan Aset 171

Lampiran 8 Laporan Pemindahan Aset 172

Lampiran 9 Laporan Penghapusan Aset 173

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

PT. SUCOFINDO adalah perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN), yang bergerak dalam bidang inspeksi pertama di Indonesia. Saham perusahaan PT. SUCOFINDO yaitu 95 persen dikuasai negara sedangkan 5 persen milik

Societe Generale de Surveillance Holding SA (SGS). Dengan wilayah kerja yang

luas PT. SUCOFINDO mempunyai banyak aset tetap, salah satunya adalah komputer dan peripheral. PT. SUCOFINDO memiliki lebih dari 130 komputer dan peripheral untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan. Komputer dan

peripheral-nya merupakan aset tetap yang berharga bagi PT. SUCOFINDO.

Menurut Mulyadi, (2001: 591) aset tetap adalah kekayaan perusahaan yang memiliki wujud, mempunyai manfaat ekonomi lebih dari satu tahun, dan diperoleh oleh perusahaan untuk melaksanakan kegiatan perusahaan bukan untuk dijual kembali.

Aset tetap tersebut harus dikelola dengan baik agar mendapatkan keuntungan di masa depan. Pengelolaan aset adalah cara-cara dalam mengatur, merencanakan, mendesain, dan memantau dalam proses mengakuisisi, memelihara, memperbarui, dan membuang segala bentuk infrastruktur dan aset teknis, untuk mendukung pengadaan servis publik (Australian Asset Management

Collaborative Group, 2012: 5). Oleh karena itu, perlu adanya sebuah manajemen

aset yang dapat mengelola seluruh aset yang dimiliki.

Permasalahan yang terjadi di PT. SUCOFINDO dalam pengelolaan aset komputer dan peripheral adalah pemeliharaan yang dilakukan jika ada kerusakan saja, tidak ada penjadwalan pemeliharaan secara berkala, sehingga sering terjadi kerusakan dan umur penggunaan aset menjadi lebih pendek dari umur ekonomisnya. Dampaknya, perusahaan harus melakukan pengadaan kembali untuk mengganti aset yang rusak tersebut yang tentunya membuang biaya dan waktu, serta sulit mengetahui kapan suatu aset harus diganti atau masih layak untuk di maintain. Permasalahan yang kedua adalah mengganti aset yang seringkali tidak dipertimbangkan, direncanakan, atau dianggarkan sehingga, pemanfaatan aset yang kurang baik menyebabkan kinerja aset rendah. Penghapusan aset yang tidak dikelola dengan baik mengakibatkan banyak aset yang menumpuk di gudang dan sulit mengetahui jumlah aset yang dihapus. Masalah pencatatan aset yang menggunakan Microsoft Excel dan tidak terarsip dengan baik menyebabkan, sering terjadi kehilangan aset, proses pencarian data membutuhkan waktu yang cukup lama, perusahaan lambat dalam memberikan laporan, dan laporan yang dihasilkan tidak tepat. Permasalahan lain yang muncul adalah proses perhitungan penyusutan yang tidak tepat menyebabkan aset yang masih memiliki umur ekonomis bernilai tinggi tidak digunakan kembali dan proses perhitungan penyusutan yang lambat menyebabkan sulit mengetahui aset yang akan dan telah melewati umur ekonomisnya.

Untuk membantu memecahkan permasalahan di atas, maka PT. SUCOFINDO membutuhkan suatu sistem informasi untuk mengelola, merencanakan, dan memantau aset komputer dan peripheral, agar memiliki penjadwalan secara berkala, penghapusan aset dapat dikelola dengan baik, proses

perhitungan penyusutan aset dapat dilakukan dengan tepat, mampu melakukan pencatatan yang baik untuk memberikan informasi detil aset komputer dan

peripheral hingga laporan aset yang cepat dan tepat, yang dapat digunakan oleh

pengambil keputusan untuk melakukan perencanaan pengadaan suatu aset komputer dan peripheral yang dibutuhkan perusahaan.

Dengan adanya sistem informasi pengelolaan aset komputer dan peripheral yang akan dibangun ini, dapat mempermudah melakukan pengelolaan, perencanaan, dan pemantauan aset komputer dan peripheral pada PT. SUCOFINDO. Selain itu, proses perhitungan penyusutan aset dapat dilakukan dengan baik. Aplikasi ini menggunakan tampilan desktop karena mudah digunakan dan dipahami oleh pengguna dan waktu yang dibutuhkan saat aplikasi dijalankan juga cepat.

1.2 Perumusan Masalah

Dari latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan masalah, yaitu bagaimana merancang bangun sistem informasi pengelolaan aset komputer dan

peripheral pada PT. SUCOFINDO?

1.3 Batasan Masalah

Adapun batasan-batasan masalah pada sistem informasi pengelolaan aset komputer dan peripheral, adalah sebagai berikut.

a. Data aset komputer dan peripheral yang digunakan adalah data PT.

b. Metode penyusutan aset komputer dan peripheral yang digunakan adalah Metode Garis Lurus (Straight Line Method).

c. Aplikasi yang dibuat adalah berupa aplikasi desktop menggunakan bahasa

pemrograman Visual Basic 2008 serta database SQL Server 2008.

d. Aplikasi ini tidak membahas masalah keamanan sistem.

1.4 Tujuan

Adapun tujuan dari Tugas Akhir ini adalah menghasilkan sistem informasi pengelolaan aset komputer dan peripheral pada PT. SUCOFINDO untuk mengelola, merencanakan, dan memantau aset komputer dan peripheral, agar memiliki penjadwalan secara berkala, penghapusan aset dapat dikelola dengan baik, proses perhitungan penyusutan aset dapat dilakukan dengan tepat, mampu melakukan pencatatan yang baik untuk memberikan informasi detil aset komputer dan peripheral hingga laporan aset yang cepat dan tepat, yang dapat digunakan oleh pengambil keputusan untuk melakukan perencanaan pengadaan suatu aset komputer dan peripheral yang dibutuhkan perusahaan.

1.5 Sistematika Penulisan

Laporan Tugas Akhir ini ditulis dengan sistematika penulisan sebagai berikut.

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisi tentang latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah pekerjaan Tugas Akhir, dan tujuan dari Tugas Akhir ini.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang landasan teori yang berbentuk uraian kualitatif, model matematis, atau persamaan-persamaan yang langsung berkaitan dengan permasalahan yang dikerjakan. Dalam hal ini, teori yang digunakan dalam penyelesaian masalah Tugas Akhir ini adalah teori aset, metode penyusutan aset, manajemen aset, sistem informasi manajemen aset, komputer dan peripheral, serta system development

life cycle.

BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini berisi penjelasan tentang tahap-tahap yang dikerjakan dalam penyelesaian Tugas Akhir yang terdiri dari identifikasi masalah, analisis sistem, document flow, system flow, data flow diagram, desain ERD baik conceptual data model maupun physical data model, struktur basis data, dan desain antarmuka.

BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Bab ini berisi penjelasan tentang evaluasi dari sistem yang telah dibuat dan proses implementasi dari sistem yang telah melalui tahap evaluasi sebelumnya.

BAB V : PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan dan saran. Saran yang dimaksud adalah saran terhadap kekurangan dari aplikasi yang ada kepada pihak lain yang ingin meneruskan topik Tugas Akhir ini. Tujuannya adalah agar pihak lain tersebut dapat menyempurnakan aplikasi sehingga bisa menjadi lebih baik dan berguna.

LANDASAN TEORI

2.1 Aset

Aset berasal dari kosa kata bahasa Inggris. Asset secara umum artinya adalah barang (thing) atau sesuatu barang (anything) yang mempunyai nilai ekonomi (economic value), nilai komersial (commercial value), atau nilai tukar (exchange value) yang dimiliki oleh instansi, organisasi, badan usaha, individu atau perorangan (Hidayat, 2011: 4). Aset adalah sarana atau sumber daya ekonomik yang dimiliki oleh suatu perusahaan yang harga perolehannya atau nilai wajarnya harus diukur secara objektif (Munawir, 2007: 30).

Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan, aset diklasifikasikan ke dalam aset lancar (current asset) dan aset nonlancar (noncurrent asset). Suatu aset diklasifikasikan sebagai aset lancar jika dapat direalisasikan atau dimiliki untuk dipakai atau dijual dalam waktu dua belas bulan sejak tanggal pelaporan. Aset yang tidak dapat dimasukkan dalam kriteria tersebut diklasifikasikan sebagai aset nonlancar. Aset lancar meliputi kas dan setara kas, investasi jangka pendek, piutang, dan persediaan. Aset nonlancar diklasifikasikan menjadi investasi jangka panjang, aset tetap, dana cadangan, dan aset lainnya meliputi aset tak berwujud dan aset kerja sama atau kemitraan. Aset tetap meliputi tanah, peralatan dan mesin, gedung dan bangunan, jalan, irigasi, dan jaringan, dan aset tetap lainnya. Dari klasifikasi aset tersebut, maka dapat dibuat skema ringkasnya seperti pada Gambar 2.1 di halaman 7.

Gambar 2.1 Klasifikasi Aset (Sumber: Hidayat, 2011)

Aset adalah barang yang dalam pengertian hukum disebut benda, terdiri dari benda bergerak dan benda tidak bergerak, baik yang berwujud (tangible) maupun yang tidak berwujud (intangible). Semuanya tercakup dalam aktiva atau aset atau harta aset dari suatu instansi, organisasi, badan usaha ataupun individu perorangan (Hidayat, 2011: 4).

2.1.1 Aset Tetap

Aset tetap adalah kekayaan perusahaan yang memiliki wujud, mempunyai manfaat ekonomi lebih dari satu tahun, dan diperoleh oleh perusahaan untuk melaksanakan kegiatan perusahaan bukan untuk dijual kembali (Mulyadi, 2001: 591). Aset tetap berwujud adalah aset-aset yang sifatnya relatif permanen yang digunakan dalam kegiatan perusahaan yang normal (Baridwan, 1997: 271).

Menurut Susanto (1995: 220) aktiva tetap diklasifikasikan menjadi tiga jenis, yaitu:

1. Aktiva tetap yang dicantumkan atas harga perolehannya tanpa adanya

penyusutan (depreciation) atau deplesi (depleted), misalnya tanah.

2. Aktiva tetap yang disusutkan, misalnya gedung, gudang, mesin-mesin,

peralatan pabrik atau kantor.

3. Aktiva tetap yang diplesi, misalnya tanah atau barang tambang lainnya.

Menurut Harahap (2002: 22) jenis aktiva tetap terbagi dari berbagai sudut, yaitu:

1. Sudut subtansi, aktiva tetap dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

a. Tangible Assets atau aktiva berwujud seperti lahan, mesin, gedung, dan

peralatan.

b. Intangible Assets atau aktiva yang tidak berwujud seperti

goodwill-patents, copyright, dan hak cipta franchise.

2. Sudut disusutkan atau tidak, dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

a. Depreciated Plant Assets, yaitu aktiva tetap yang disusutkan seperti

bangunan, peralatan, mesin, inventaris, dan jalan.

b. Undepreciated Plant Assets, yaitu aktiva tetap yang tidak disusutkan

seperti tanah.

3. Aktiva tetap berdasarkan jenis, dapat dibagi menjadi tujuh jenis, yaitu:

a. Lahan adalah sebidang tanah yang merupakan tempat bangunan maupun

yang masih kosong. Dalam akuntansi apabila ada lahan yang didirikan bangunan diatasnya harus dipisahkan pencatatannya dari lahan itu sendiri.

b. Gedung adalah bangunan yang terdiri atas bumi ini baik di atas lahan/air.

c. Mesin termasuk peralatan-peralatan yang menjadi bagian dari mesin yang menjadi bagian dari mesin yang bersangkutan.

d. Semua jenis kendaraan seperti alat pengangkutan, truk, grader, traktor,

forklift, mobil, dan kendaraan roda dua.

e. Perabot, dalam jenis ini termasuk perabot kantor, perabot pabrik yang

merupakan isi dari suatu bangunan.

f. Inventaris atau peralatan yang dianggap merupakan alat-alat besar yang

digunakan dalam perusahaan seperti inventaris kantor, inventaris pabrik, dan inventaris gudang.

g. Prasarana yang merupakan kebiasaan bahwa perusahaan membuat

klasifikasi khusus seperti, jalan, jembatan, dan pagar.

2.1.2 Siklus Hidup Aset

Menurut Hindrawan, dkk, (2006: 119) siklus hidup fisik dari suatu aset atau kelompok aset memiliki empat fase, yaitu perencanaan, pengadaan (acquisition), operasi dan pemeliharaan, serta penghapusan (disposal). Gambar 2.2 menunjukkan siklus hidup aset.

Gambar 2.2 Siklus Hidup Aset (Sumber: Hindrawan, dkk, 2006)

a. Fase perencanaan adalah fase identifikasi kebutuhan, yaitu ketika ada permintaan atas aset.

b. Fase pengadaan, yaitu ketika aset dibeli, dibangun atau dibuat.

c. Fase pengoperasian dan pemeliharaan, yaitu ketika aset digunakan untuk

tujuan yang telah ditentukan. Fase ini diselingi dengan pembaruan, pergantian atau perbaikan secara periodik atas aset yang rusak.

d. Fase penghapusan (disposal) dilakukan ketika umur ekonomis suatu aset telah

habis atau ketika kebutuhan atas pelayanan yang disediakan aset telah hilang.

2.1.3 Perencanaan Aset

Menurut Hindrawan, dkk (2006: 155) perencanaan aset yang baik mencakup hal-hal sebagai berikut.

a. Menentukan kebutuhan aset dan membeli aset yang diperlukan.

b. Mengoptimalkan penggunaan aset yang telah ada sehingga pengadaan aset

baru dapat dihindari.

c. Mengevaluasi aset-aset yang telah ada untuk mengidentifikasi aset-aset yang

kinerjanya buruk, atau membutuhkan biaya terlalu tinggi untuk dimiliki atau dioperasikan.

d. Rencana pengadaan aset hendaknya menegaskan tentang jenis dan waktu

kebutuhan aset dan menguraikan metode pengadaan dan pendanaan yang diusulkan.

e. Pendanaan dan penganggaran modal untuk mempertimbangkan pilihan

pengadaan dan penambahan aset dan membuat skala prioritas.

2.1.4 Pengadaan Aset

Rencana pengadaan akan mencakup seluruh pengadaan aset-aset besar, termasuk penggantian aset-aset yang telah ada yang diperkirakan selama periode perencanaan. Keluasan dan kedalaman dokumentasi dan analisis dalam rencana pengadaan akan tergantung pada seberapa penting aset berperan dalam penyediaan pelayanan (Hidayat, 2011: 124). Gambar 2.3 menunjukkan rencana pengadaan aset.

Gambar 2.3 Rencana Pengadaan Aset (Sumber: Hidayat, 2011)

Menurut Hindrawan, dkk (2006: 149) pengadaan aset yang baik adalah sebagai berikut.

a. Titik pusat penyediaan aman dan terpisah dari aset yang sedang dalam

penggunaan.

b. Aset diberi kode balok (bar-code) oleh pemasok dan daftar yang

komputerisasi tersedia, untuk pembelian dalam volume atau nilai yang besar.

c. Waktu untuk proses pengadaan, berapa lama barang sampai tujuan.

d. Kondisi aset diperiksa sebelum diterima.

e. Aset ditandai setelah diterima oleh pegawai yang bertanggung jawab terhadap

2.1.5 Pengoperasian dan Pemeliharaan Aset

Menurut Hindrawan, dkk (2006: 185) pengoperasian dan pemeliharaan aset yang baik adalah sebagai berikut.

a. Pemeriksaan dan pemeliharaan aset secara berkala.

b. Penilaian terhadap kondisi aset.

c. Menentukan jenis pemeliharaan yang akan dilakukan.

d. Menyajikan ramalan biaya pemeliharaan rutin.

e. Terdapat riwayat pemeliharaan.

2.1.6 Penyusutan Aset Tetap

Penyusutan adalah semua aktiva tetap kecuali tanah akan menyusut. Ayat jurnal penyesuaian diperlukan untuk mencatat pengalokasian beban penyusutan yang merupakan pemindahan dari akun aktiva ke akun beban (Soemarso, 2005). Menurut PSAK No. 16 Tahun 2009, penyusutan adalah alokasi jumlah suatu aset yang dapat disusutkan sepanjang masa manfaat yang diestimasi. Penyusutan dilakukan terhadap aktiva tetap berwujud dengan syarat sebagai berikut.

1. Diharapkan digunakan selama lebih dari satu periode akuntansi

2. Memiliki suatu masa manfaat yang terbatas

3. Ditahan oleh suatu perusahaan untuk digunakan dalam produksi atau

memasok barang dan jasa untuk disewakan, atau untuk tujuan administrasi Aktiva yang dapat disusutkan, adalah sebagai berikut.

a. Diharapkan untuk digunakan selama lebih dari satu periode akuntansi

b. Memiliki masa manfaat yang terbatas

c. Ditahan oleh suatu perusahaan untuk digunakan dalam produksi atau

Faktor yang menyebabkan penurunan kemampuan aktiva, adalah sebagai berikut.

1. Harga pokok

Harga pokok merupakan hal penting dalam menghitung biaya penyusutan.

2. Nilai residu (Residual atau Salvage Value)

Nilai residu adalah nilai taksiran realisasi aktiva setelah akhir penggunaanya.

3. Umur ekonomis

Umur ekonomis adalah taksiran jangka waktu penggunaan aktiva tetap. Umur ekonomis terbagi menjadi dua, yaitu:

a. Umur fisik

Umur manfaat suatu aktiva tetap yang berakhir karena kerusakan, keausan, dan terbakar.

b. Umur fungsional

Umur manfaat suatu aktiva yang berakhir karena aktiva tersebut sudah tidak mampu untuk memberikan manfaat seperti yang diharapkan.

2.1.7 Metode Penyusutan Aset

Ada dua faktor yang mempengaruhi besarnya penyusutan (depresiasi). Dua faktor itu adalah nilai aktiva tetap yang digunakan dalam penghitungan dasar penyusutan dan taksiran manfaat (Soemarso, 2003: 25). Dasar penyusutan dapat berupa harga perolehan atau nilai buku. Nilai maksimum aktiva tetap yang dapat disusutkan adalah harga perolehannya. Tetapi, ada kalanya dianggap bahwa setelah habis dipakai, aktiva tetap yang bersangkutan masih mempunyai nilai, yang disebut nilai sisa (residual, scrap atau salvage value). Nilai sisa adalah taksiran harga pasar aktiva tetap pada akhir masa manfaat. Dalam hal demikian, nilai yang dapat disusutkan adalah harga perolehan dikurangi nilai sisa.

Taksiran manfaat mencerminkan besarnya kapasitas atau manfaat aset selama dapat dipakai. Taksiran ini dapat dinyatakan dalam lamanya jangka waktu pemakaian (masa manfaat = usefull lives) atau kapasitas produksi yang dapat dihasilkan. Untuk menghitung penyusutan, taksiran manfaat dinyatakan dalam tarif penyusutan. Dengan uraian ini, pada dasarnya penyusutan aktiva tetap untuk satu tahun dapat dilihat pada rumus 2.1.

... (2.1)

Ada beberapa cara untuk menghitung penyusutan, yaitu dengan menggunakan metode garis lurus (straight line), saldo menurun (declining

balance), jumlah angka-angka tahun (sum of the years digit) dan unit produksi

(unit of production). Berikut ini adalah metode yang digunakan untuk menghitung penyusutan aset, yaitu:

Metode Garis Lurus

Dalam metode garis lurus (Straight Line Method) lebih melihat aspek waktu daripada aspek kegunaan. Metode ini paling banyak diterapkan oleh perusahaan-perusahaan karena paling mudah diaplikasikan dalam akuntansi. Dalam metode penyusutan garis lurus, beban penyusutan untuk tiap tahun nilainya sama besar dan tidak dipengaruhi dengan hasil atau output yang diproduksi.

Metode garis lurus mempertimbangkan penyusutan sebagai fungsi dari waktu, bukan fungsi dari penggunaan. Metode ini telah digunakan secara luas dalam prakteknya karena kemudahannya. Prosedur garis lurus secara koseptual seringkali juga merupakan prosedur yang paling sesuai. Rumus metode garis lurus dapat dilihat pada rumus 2.2 di halaman 15.

……… (2.2)

Nilai buku tidak boleh lebih kecil dari nilai sisa. Metode penyusutan ini memiliki kelebihan dan kelemahan. Kelebihan metode ini, yaitu:

1. Mudah digunakan dalam praktek.

2. Lebih mudah dalam menentukan tarif penyusutan.

Kelemahan dari metode penyusutan ini, yaitu:

1. Beban pemeliharaan dan perbaikan dianggap sama setiap periode.

2. Manfaat ekonomis aktiva setiap tahun sama.

3. Beban penyusutan yang diakui tidak mencerminkan upaya yang digunakan

dalam menghasilkan pendapatan.

4. Laba yang dihasilkan setiap tahun tidak menggambarkan tingkat

pengembalian yang sesungguhnya dari umur kegunaan aktiva. Dalam

matching principle beban penyusutan harus proporsional pada penghasilan

yang dihasilkan.

Contoh:

Sebuah aset komputer dibeli dengan harga Rp 100.000,- nilai residu ditaksir Rp 5.000,00 sedang umur penggunaannya ditaksir 5 tahun. Beban penyusutan per tahun adalah?

Penjurnalan biaya penyusutan tahun pertama (dan tahun-tahun berikutnya) dicatat sebagai berikut.

(D) Biaya penyusutan 19.000

(K) Akumulasi penyusutan 19.000

Tabel 2.1 Penyusutan Menurut Metode Straight Line Akhir

Tahun

Harga Pokok

Biaya Penyusutan

Akumulasi

Penyusutan Nilai Buku

0 100.000 - - 100.000

1 100.000 19.000 19.000 81.000

2 100.000 19.000 38.000 62.000

3 100.000 19.000 57.000 43.000

4 100.000 19.000 76.000 24.000

5 100.000 19.000 95.000 5.000

2.1.8 Penghapusan Aset

Menurut Hidayat (2011: 170) penghapusan barang atau aset dilakukan berdasarkan pertimbangan atas alasan-alasan, yaitu:

a. Untuk aset bergerak

Aset bergerak dapat dipertimbangkan untuk disarankan atau diusulkan penghapusannya berdasarkan pertimbangan teknis, pertimbangan ekonomis, dan pertimbangan karena hilang atau kekurangan.

1. Pertimbangan teknis, yaitu:

a. Secara fisik barang tidak dapat dipergunakan karena rusak berat dan

tidak ekonomis apabila diperbaiki.

b. Secara teknis tidak dapat digunakan lagi akibat modernisasi.

c. Telah melampaui batas waktu kegunaannya atau kadaluarsa.

d. Karena penggunaan biasa mengalami perubahan dalam spesifikasi

e. Selisih kurang dalam timbangan atau ukuran disebabkan penggunaan atau susut dalam penyimpanan atau pengangkutan.

2. Pertimbangan ekonomis, yaitu:

a. Karena berlebih (surplus, ekses).

b. Secara ekonomis lebih menguntungkan apabila dihapus karena biaya

operasional dan pemeliharaan lebih besar dari manfaat yang diperoleh.

3. Karena hilang atau kekurangan penyimpanan atau kerugian yang

disebabkan karena empat faktor, yaitu:

a. Kesalahan atau kelalaian penyimpan atau pengurus barang.

b. Diluar kesalahan atau kelalaian penyimpan atau pengurus barang.

c. Mati, bagi tanaman atau hewan atau ternak.

d. Karena kecelakaan atau alasan tidak terduga (force majeure).

b. Untuk aset yang tak bergerak

Aset atau barang yang tak bergerak dapat atau perlu dipertimbangkan untuk diusulkan penghapusannya atas pertimbangan, yaitu:

1. Rusak berat terkena bencana alam atau tidak dapat digunakan lagi.

2. Terkena program planologi.

3. Kebutuhan organisasi karena perkembangan tugas.

4. Penyatuan lokasi dalam rangka efisiensi dan memudahkan koordinasi.

5. Pertimbangan dalam rangka pelaksanaan rencana strategis Hankam.

Menurut Hindrawan, dkk (2006: 199) penghapusan aset yang baik, adalah sebagai berikut.

1. Membangun dan memelihara sistem informasi aset, yang mencatat seluruh

2. Menyusun dan mengevaluasi pembiayaan yang memadai untuk mendukung pemilihan metode penghapusan yang paling efektif biayanya.

3. Mengidentifikasi area-area yang peka terhadap penyelewengan dan risiko, dan

memperkenalkan ukuran preventif yang memadai.

4. Mengidentifikasi dan mengkomunikasikan aturan yang diutamakan untuk

penghapusan kepada para pegawai yang relevan dengan penghapusan aset.

5. Melibatkan tenaga ahli atau pakar untuk menyusun persyaratan kontrak dan

untuk membantu membuat kontrak, terutama untuk penghapusan yang kompleks dan non-standar untuk meminimalkan potensi risiko.

6. Memberikan instruksi yang jelas kepada orang yang melakukan penghapusan.

7. Memantau dan mengevaluasi kinerja penghapusan secara rutin untuk

pencapaian pilihan metode penghapusan yang efektif biaya.

2.1.9 Pencatatan, Penilaian, dan Pelaporan Aset

Aset dicatat dan dinilai untuk memungkinkan kinerja itu diukur secara intern untuk tujuan manajemen dan secara ekstern untuk akuntabilitas. Perusahaan harus membuat keputusan yang informatif tentang aset yang mereka kontrol, jika mereka ingin akuntabel mengenai kinerja fisik dan finansial dari aset tersebut. Perusahaan tidak dapat melakukan ini dengan efektif apabila perusahaan tidak memiliki akses yang cepat terhadap informasi yang diperlukan. Proses pencatatan, penilaian, dan pelaporan yang akurat sangat diperlukan sehingga keputusan untuk memodifikasi, merehabilitasi, mencari alternatif pengguna, penghapusan dari suatu aset dapat didasarkan pada kejelasan. Beberapa informasi dipelihara untuk memenuhi persyaratan yang diwajibkan, sementara data tambahan dipelihara sebagai bagian dari praktik manajemen yang baik (Hindrawan, dkk, 2006: 203).

Menurut Hidayat (2011: 82) informasi aset disajikan dalam neraca sangat penting untuk mengetahui ukuran organisasi, pertumbuhan aset, dan komposisi aset. Berdasarkan informasi aset dapat dihitung tingkat likuiditas, solvabilitas, rentabilitas, dan rasio-rasio keuangan. Berikut adalah contoh penyajian informasi aset daerah dalam neraca konsolidasi pemerintah daerah.

Tabel 2.2 Neraca Konsolidasi Aset

Uraian Jumlah Uraian Jumlah

Aset Kewajiban

Aset lancar Kewajiban jangka pendek

Kas Utang perhitungan pihak ketiga

Piutang Utang bunga

Persediaan Utang pajak

Jumlah Utang jangka panjang

Pendapatan diterima dimuka

Investasi jangka panjang

Utang jangka pendek lainnya

Investasi nonpermanen

Investasi permanen Kewajiban jangka panjang

Utang dalam negeri

Aset tetap Utang luar negeri

Tanah Utang jangka panjang lainnya

Peralatan dan mesin

Alat-alat berat

Alat bengkel Ekuitas dana

Alat-alat kantor Ekuitas dana lancar

Alat ukur Sisa pembiayaan anggaran

Alat laboratorium Cadangan piutang

Alat keamanan Cadangan persediaan

Gedung dan bangunan Uang muka dari kas daerah

Bangunan gedung Dana yang harus disediakan

untuk utang jangka pendek

Jalan, irigasi, jaringan

Jalan dan jembatan

Bangunan air (irigasi) Instalasi

Ekuitas dana investasi

Diinvestasikan dalam investasi

Jaringan jangka panjang

Diinvestasikan dalam aset tetap

Aset tetap lainnya

Buku dan perpustakaan

Diinvestasikan dalam aset

lainnya

Barang bercorak

kesenian/kebudayaan

Dana yang harus disediakan

untuk utang jangka panjang

Tabel 2.2 Neraca Konsolidasi Aset

Uraian Jumlah Uraian Jumlah

Hewan & tumbuhan

Akumulasi penyusutan aset tetap

Ekuitas dana

Diinvestasikan dalam dana

Jumlah cadangan

Dana cadangan

Aset lainnya

Tagihan penjualan

Angsuran

Tagihan tuntutan ganti

Kerugian daerah

Cadangan piutang

Aset tak berwujud

Aset lain-lain

Jumlah

Jumlah aset Jumlah kewajiban dan ekuitas dana

2.2 Manajemen Aset

Secara etimologis, kata manajemen aset terbentuk dari dua kosa kata, yakni manajemen dan aset. Manajemen pada prinsipnya merupakan translasi langsung dari kata management yang berasal dari bahasa Inggris yang artinya pengelolaan (Echols, 2004). Bentukan kata benda management berasal dari kata kerja

to-manage yang artinya mengurus, mengatur, melaksanakan atau mengelola.

Menurut Hindrawan, dkk (2006, 132) manajemen aset merupakan suatu proses pemberian petunjuk mengenai pengadaan, penggunaan, dan penghapusan aset untuk menghasilkan manfaat sebesar mungkin dan mengelola resiko dan biaya yang timbul selama masa pemanfaatan aset. Tujuan utama dari manajemen aset adalah membantu organisasi agar dapat memenuhi tujuan penyediaan pelayanan secara efektif dan efisien.

2.3 Sistem Informasi Manajemen Aset

Sistem informasi manajemen aset adalah sebuah aplikasi pengelolaan aset yang ditujukan untuk perusahaan besar atau BUMN yang memiliki aset dengan jumlah banyak yang seharusnya memerlukan sebuah divisi sendiri untuk pengelolaan aset tersebut. Sistem informasi manajemen aset seharusnya dapat menjawab permasalahan-permasalahan aset sering muncul dan atau dihadapi oleh perusahaan berskala enterprise (Dit TIK UPI, 2008: 4). Adapun permasalahan tersebut diantaranya, adalah sebagai berikut.

1. Aset berjumlah banyak dan tersebar secara geografis.

2. Aset memiliki penanganan yang spesifik.

3. Aset memiliki nilai tertentu dikaitkan dengan posisi geografis.

4. Aset memliki masalah-masalah legal yang berbeda-beda.

2.4 Komputer

Komputer adalah mesin penghitung elektronik yang cepat dan dapat menerima informasi input digital, kemudian memprosesnya sesuai dengan program yang tersimpan di memorinya dan menghasilkan output berupa informasi (Hamacher, dkk, 2001). Menurut Blissmer (1985), komputer adalah suatu alat elektonik yang mampu melakukan beberapa tugas, yaitu:

1. Menerima input.

2. Memproses input tadi sesuai dengan programnya.

3. Menyimpan perintah-perintah dan hasil dari pengolahan.

Sedangkan Fuori (1981) berpendapat bahwa komputer adalah suatu pemroses data yang dapat melakukan perhitungan besar secara cepat, termasuk perhitungan aritmetika dan operasi logika, tanpa campur tangan dari manusia. Untuk mewujudkan konsepsi komputer sebagai pengolah data untuk menghasilkan suatu informasi, maka diperlukan sistem komputer (computer

system) yang elemennya terdiri dari hardware, software dan brainware. Ketiga

elemen sistem komputer tersebut harus saling berhubungan dan membentuk kesatuan. Hardware tidak akan berfungsi apabila tanpa software, demikian juga sebaliknya. Dan keduanya tiada bermanfaat apabila tidak ada manusia (brainware) yang mengoperasikan dan mengendalikannya.

1. Hardware atau perangkat keras adalah peralatan yang secara fisik terlihat dan

bisa di jamah.

2. Software atau perangkat lunak adalah program yang berisi instruksi atau

perintah untuk melakukan pengolahan data.

3. Brainware adalah manusia yang mengoperasikan dan mengendalikan sistem

komputer.

2.5 Peripheral

Menurut Ghufron (2008) peripheral adalah perangkat atau peralatan komputer yang berfungsi sebagai perangkat tambahan. Peripheral yang mendukung pengoperasian komputer terdiri dari perangkat input dan perangkat

output. Perangkat input adalah perangkat yang digunakan untuk memasukkan data

atau perintah ke dalam komputer. Perangkat tersebut adalah keyboard, mouse,

Sedangkan perangkat output adalah peralatan yang kita gunakan untuk melihat hasil pengolahan data atau perintah yang dilakukan oleh komputer. Perangkat tersebut adalah monitor, printer, plotter, dan speaker. Hasil output yang ada dapat berupa tampilan visual melalui monitor, berupa hasil cetakan ke media kertas melalui media printer, berupa gambar melalui media plotter, berupa audio atau suara melalui media speaker.

2.6 System Development Life Cycle

System Development Life Cycle (SDLC) adalah proses pemahaman

bagaimana satu sistem informasi dapat mendukung kebutuhan bisnis, merancang sistem, membangun dan mengirimkannya (deliver) kepada para user (Warsono, 2011). Menurut Turban, dkk (2003) System Development Life Cycle adalah metode pengembangan sistem tradisional yang digunakan sebagian besar organisasi saat ini. SDLC adalah kerangka kerja (framework) yang terstruktur yang berisi proses-proses sekuensial dimana sistem informasi dikembangkan. SDLC dapat digambarkan pada Gambar 2.4.

Gambar 2.4 System Development Life Cycle (Sumber: Turban, dkk, 2003)

Menurut Turban, dkk (2003) tahap-tahap System Development Life Cycle, adalah sebagai berikut.

1. Investigasi Sistem (System Investigation)

System investigation adalah tahap pembelajaran untuk menentukan adanya

keuntungan dari proyek pengembangan sistem yang diajukan dan menilai proyek tersebut secara teknik, biaya, dan sifat.

2. Analisis Sistem (System Analysis)

System analysis adalah analisis terhadap masalah bisnis yang akan

diselesaikan dengan sistem informasi. Tahap ini mendefinisikan masalah bisnis, penyebab, menspesifikasikan solusi, serta mengidentifikasi informasi-informasi yang diperlukan. Tujuan utama dari tahap ini adalah untuk menggabungkan informasi mengenai sistem yang ada dan menentukan kebutuhan dari sistem yang baru.

3. Desain Sistem (System Design)

Tahap ini menjelaskan bagaimana suatu sistem akan bekerja. Beberapa hal yang dihasilkan dari desain sistem adalah sebagai berikut.

a. Output, input, dan user interface dari sistem.

b. Hardware, software, database, telekomunikasi, personel, dan prosedur.

c. Penjelasan bagaimana komponen terintegrasi.

4. Pemrograman (Programming)

Tahap ini menerjemahkan spesifikasi desain kedalam bahasa komputer.

5. Pengujian (Testing)

Tahap ini memeriksa apakah pemrograman komputer telah menghasilkan hasil yang diinginkan dan diharapkan atas situasi tertentu.

6. Penerapan (Implementation)

Implementasi adalah proses perubahan dari penggunaan sistem lama ke sistem yang baru. Ada empat strategi yang dapat digunakan oleh suatu perusahaan dalam menghadapi perubahan, yaitu:

a. Parallel conversion

Perusahaan akan menerapkan kedua sistem yang lama dan yang baru, secara simultan dalam periode waktu tertentu.

b. Direct conversion

Sistem yang baru langsung diterapkan dan yang lama didisfungsikan.

c. Pilot conversion

Sistem yang baru akan dipergunakan dalam satu bagian dari organisasi. Apabila sistem baru berhasil maka akan digunakan pada bagian lain.

d. Phased conversion

Sistem akan digunakan secara bertahap, perkomponen atau modul. Satu persatu modul akan dicoba dan dinilai, bila satu modul berhasil maka modul lain akan digunakan sampai seluruh sistem berhasil dengan baik.

7. Pengoperasian dan Pemeliharaan (Operation and Maintenance)

Setelah tahap konversi berhasil maka sistem baru akan dioperasikan dalam suatu periode waktu. Ada beberapa tahap dalam pemeliharaan, yaitu:

a. Debugging the program adalah proses yang berlangsung selama sistem

berjalan.

b. Terus memperbaiki sistem untuk mengakomodasi perubahan dalam situasi

bisnis.

ANALISIS DAN PERANCAN GAN SISTEM

Langkah-langkah pelaksanaan analisis dan perancangan sistem informasi pengelolaan aset komputer dan peripheral pada PT. SUCOFINDO ini akan menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC), karena merupakan metode pengembangan yang terstruktur dan digunakan oleh sebagian besar perusahaan saat ini, seperti yang telah dikemukakan oleh Turban, dkk (2003). Adapun diagram yang menggambarkan langkah-langkah tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Sistem Informasi Pengelolaan Aset Komputer dan Peripheral

1. Identifikasi

Masalah

2. Analisis

Sistem

3. Perancangan

Sistem

4. Pembuatan

Program

5. Desain Uji Coba

6. Impelementasi

7. Evaluasi

Gambar 3.1 Diagram Pelaksanaan Sistem Informasi Pengelolaan Aset

3.1 Identifikasi Masalah

Dalam pengumpulan data sebagai penyusunan laporan dan penyelesaian masalah dalam Tugas Akhir ini, dilakukan dengan survei dan wawancara pada bagian Information Technology di PT. SUCOFINDO. Kegiatan survei dan wawancara ini dilakukan untuk memperoleh data dan informasi yang diperlukan dalam membuat sistem informasi pengelolaan aset komputer dan peripheral. Data dan informasi yang diperlukan diperoleh dari Bapak Budiyanto selaku Kepala

Information Technology, dengan memberikan masukan yang lengkap untuk

pengembangan sistem informasi pengelolaan aset komputer dan peripheral ini.

Dari hasil pengamatan, permasalahan pengelolaan aset komputer dan

peripheral yang ditemui antara lain, proses pemeliharaan dilakukan apabila ada

kerusakan dan tidak ada penjadwalan pemeliharaan secara berkala. Selain itu, tidak adanya informasi penghapusan aset yang bermasalah membuat bagian

Information Technology sulit memantau keadaan aset yang telah dihapus, tidak

dapat diketahui dengan pasti dimana dan apakah aset tersebut masih ada atau tidak. Masalah ini juga menghambat dalam memantau kondisi dan keadaan aset, yaitu tidak adanya informasi mengenai masa manfaat dari suatu aset komputer dan peripheral. Selama ini bagian Information Technology hanya mencatat data pengguna, nama aset, dan detil aset pada file excel tanpa adanya informasi mengenai kapan masa manfaat dari umur suatu aset akan habis.

Masalah lainnya, yaitu tidak adanya pencatatan dan pengarsipan histori aset. Saat ini bagian Information Technology tidak memiliki informasi berkaitan dengan seluruh aset komputer dan peripheral yang dimiliki, misalnya pendataan dari aset yang digunakan, aset yang bermasalah, aset yang diganti atau dipindah. Catatan terhadap seluruh aset yang dimiliki hanya diketahui berdasarkan dokumen

excel dan catatan tertulis. Hal ini menghambat fungsi bagian Information Technology untuk memantau keadaan dan kondisi suatu aset.

Aset yang dibahas pada Tugas Akhir ini adalah aset komputer dan

peripheral. Pada PT. SUCOFINDO yang termasuk aset komputer dan peripheral,

meliputi: CPU, monitor, keyboard, mouse, scanner, printer dot matrix, printer inject, printer laser jet, UPS, speaker, LCD dan proyektor. Berikut ini adalah gambaran proses bisnis dari hasil identifikasi yang ada, digambarkan dalam

A. Document Flow Pengadaan Aset Komputer dan Peripheral

Pada proses pengadaan aset dimulai dari bagian unit melakukan proses identifikasi kebutuhan aset, dari proses tersebut menghasilkan dua dokumen surat Permintaan Pengadaan Barang/Jasa. Surat tersebut diarsip unit dan diberikan ke bagian Information Technology untuk dilakukan proses pemberian rekomendasi dan spesifikasi barang, dari proses tersebut menghasilkan dokumen rekomendasi dan spesifikasi barang beserta surat Permintaan Pengadaan Barang/Jasa yang diberikan kembali ke unit untuk dilakukan proses pembuatan Term of Reference oleh unit. Proses pembuatan Term of Reference menghasilkan dua dokumen berupa surat Permintaan Pengadaan Barang/Jasa, spesifikasi dan Term of

Reference. Dokumen tersebut diarsip unit dan diberikan ke General Affair untuk

dilakukan proses pengecekan dokumen. Apabila dokumen tersebut tidak disetujui

General Affair maka, unit melakukan identifikasi kebutuhan kembali dan apabila

dokumen tersebut disetujui maka, General Affair akan melakukan proses penawaran harga. Dari proses tersebut akan menghasilkan dokumen surat permintaan penawaran harga. Dokumen tersebut oleh General Affair dilakukan proses pengecekan harga. Jika harganya lebih dari lima juta maka, dilakukan proses tender dan menghasilkan dua dokumen berita acara kemenangan tender. Dokumen tersebut diarsip General Affair dan diberikan ke Supplier untuk dilakukan proses pengadaan aset. Sedangkan jika harganya kurang dari lima juta maka, melakukan proses negosiasi ke Supplier hingga melakukan proses pengadaan aset. Dari proses pengadaan aset akan menghasilakan dua dokumen surat pengantar beserta barang atau aset. Dokumen tersebut diarsip Supplier dan diberikan ke General Affair beserta barangnya untuk proses penerimaan aset.

Document flow pengadaan aset komputer dan peripheral dapat dilihat pada

Gambar 3.2.

Gambar 3.2 Document Flow Pengadaan Aset Komputer dan Peripheral

B. Document Flow Penerimaan Aset Komputer dan Peripheral

Pada proses penerimaan, General Affair menerima barang beserta surat pengantar dari Supplier. Setelah diterima General Affair melakukan proses pembuatan berita acara penerimaan aset, dari proses pembuatan berita acara akan menghasilkan berita acara penerimaan aset. Dokumen berita acara penerimaan digunakan General Affair untuk proses pembuatan laporan penerimaan aset.

Proses tersebut menghasilkan dua dokumen laporan penerimaan. Laporan penerimaan diarsip General Affair dan diberikan kepada bagian Information

Technology. Document flow penerimaan aset komputer dan peripheral dapat

dilihat pada Gambar 3.3.

Gambar 3.3 Document Flow Penerimaan Aset Komputer dan Peripheral

C. Document Flow Pemindahan Aset Komputer dan Peripheral

Proses pemindahan aset dilakukan oleh General Affair. Dari proses pemindahan tersebut menghasilkan dua dokumen data pemindahan. Dokumen diarsip General Affair dan diberikan kepada bagian Information Technology untuk proses pembuatan laporan pemindahan. Proses pembuatan laporan pemindahan aset menghasilkan dua dokumen laporan pemindahan aset. Laporan pemindahan aset diarsip bagian Information Technology dan diberikan kepada General Affair.

Document flow pemindahan aset komputer dan peripheral dapat dilihat pada

Gambar 3.4.

Gambar 3.4 Document Flow Pemindahan Aset Komputer dan Peripheral

D. Document Flow Pemeliharaan Aset Komputer dan Peripheral

Proses pemeliharaan dimulai dari unit melakukan proses pembuatan berita acara kerusakan hingga menghasilkan berita acara kerusakan. Berita acara kerusakan tersebut diserahkan kepada bagian Information Technology untuk memeriksa jadwal pemeliharaan aset. Proses tersebut menghasilkan laporan aset yang harus dipelihara. Dari laporan tersebut dilakukan proses pemeliharaan aset dan proses pembuatan laporan pemeliharaan aset. Laporan pemeliharaan aset diarsip oleh bagian Information Technology dan diberikan kepada bagian unit.

Document flow pemeliharaan aset komputer dan peripheral dapat dilihat pada

Gambar 3.5 Document Flow Pemeliharaan Aset Komputer dan Peripheral

E. Document Flow Penyusutan Aset Komputer dan Peripheral

Pada proses penyusutan aset dimulai dari General Affair melakukan proses pembuatan laporan aset. Proses pembuatan laporan aset menghasilkan dua dokumen laporan aset yang diarsip General Affair dan diberikan ke bagian

Information Technology. Laporan tersebut digunakan untuk proses perhitungan

penyusutan dan proses pembuatan laporan penyusutan. Laporan penyusutan diarsip General Affair dan diberikan kepada bagian Information Technology.

Document flow penyusutan aset komputer dan peripheral dapat dilihat pada

Gambar 3.6.

Gambar 3.6 Document Flow Penyusutan Aset Komputer dan Peripheral

F. Document Flow Penghapusan Aset Komputer dan Peripheral

Proses penghapusan aset dimulai dari General Affair membuat daftar usulan penghapusan aset. Dari proses tersebut menghasilkan tiga dokumen daftar usulan penghapusan aset. Daftar usulan penghapusan diarsip General Affair dan diberikan kepada Information Technology. Daftar usulan penghapusan yang diserahkan kepada kantor pusat dilakukan proses pengecekan. Apabila pada proses pengecekan tidak sesuai maka, kantor pusat melakukan proses pembuatan berita acara tidak ada penghapusan aset. Dari proses tersebut menghasilkan dua

dokumen berita acara tidak ada penghapusan aset. Dokumen tesebut diarsip kantor pusat dan diberikan kepada General Affair. Sedangkan jika pada proses pengecekan sesuai maka, kantor pusat akan melakukan proses pembuatan berita acara penghapusan aset. Dari proses pembuatan berita acara penghapusan aset akan menghasilkan dua dokumen berita acara penghapusan aset. Dokumen berita acara penghapusan aset diarsip oleh kantor pusat dan diberikan kepada bagian

Information Technology untuk dilakukan proses penghapusan aset. Setelah proses

penghapusan aset selesai dilakukan maka, bagian Information Technology akan melakukan proses pembuatan laporan penghapusan aset. Proses pembuatan laporan penghapusan aset menghasilkan dua dokumen laporan penghapusan aset. Dokumen laporan penghapusan aset tersebut diarsip bagian Information

Technology dan diberikan kepada General Affair. Document flow penghapusan

aset komputer dan peripheral dapat dilihat pada Gambar 3.7.

3.2 Analisis Sistem

Pengelolaan aset komputer dan peripheral pada PT. SUCOFINDO masih dilakukan secara manual, dimana proses pengelolaan aset tersebut meliputi pengadaan, penerimaan, pemindahan, pemeliharaan, penyusutan, penghapusan dan pembuatan laporan. Dengan pengelolaan aset komputer dan peripheral yang masih manual tersebut, menyebabkan beberapa masalah yang terjadi seperti telah dijelaskan pada sub bab identifikasi masalah. Untuk mempercepat kerja pada bagian Information Technology dalam melakukan pengolahan aset komputer dan

peripheral, maka pada bagian Information Technology membutuhkan suatu

aplikasi untuk mengelola aset komputer dan peripheral yang dapat melakukan pengadaan, penerimaan, pemindahan, pemeliharaan, penyusutan, penghapusan maupun pembuatan laporan aset komputer dan peripheral.

Proses pengadaan, penerimaan, pemindahan, pemeliharaan, penyusutan, dan penghapusan dilakukan dengan merancang database dan membuat sistem. Data-data dari proses-proses tersebut nantinya akan ditampung dan diolah oleh aplikasi sehingga dapat memberikan informasi dengan lebih terstruktur yang dapat bermanfaat bagi pengguna. Aplikasi menyediakan beberapa menu, yaitu menu pengadaan. Menu ini menyimpan data aset pengadaan dan pemberian label aset. Menu berikutnya adalah menu penerimaan, dimana pada menu ini dapat menyimpan data penerimaan aset, data pengguna aset, dan menghasilkan berita acara penerimaan aset. Pada menu yang ketiga adalah menu pemindahaan. Menu ini menyimpan data pemindahaan sepert data pengguna, letak, dan kondisi aset. Menu pemindahaan ini juga menghasilkan daftar pemindahaan aset. Selanjutnya adalah menu pemeliharaan aset, yang dapat menyimpan data pemeliharaan aset.

Selain itu di menu ini juga dapat menjadwalkan pemeliharaan secara berkala dan harian. Menu lainnya yaitu menu penyusutan yang dapat melakukan perhitungan penyusutan dan menyimpan data penyusutan. Menu yang terakhir yaitu menu penghapusan. Pada menu ini dapat menyimpan data penghapusan aset.

Aplikasi pengelolaan aset ini membutuhkan spesifikasi kebutuhan perangkat lunak sebagai acuan antara pengembang dan user. Pada bagian ini mendefinisikan kebutuhan perangkat lunak meliputi antarmuka eksternal, yaitu antarmuka antara sistem dengan sistem lain, perangkat lunak dan perangkat keras dan pengguna; performansi yaitu kemampuan perangkat lunak dari segi kecepatan, tempat penyimpanan yang dibutuhkan serta keakuratan; dan atribut yaitu feature tambahan yang dimiliki sistem serta mendefinisikan fungsi perangkat lunak.

Aplikasi pengelolaan aset ini digunakan oleh user dengan berinteraksi antarmuka yang ditampilkan dalam layar komputer dengan tampilan halaman

dekstop. Antarmuka ini digunakan user untuk menggunakan fasilitas yang

diberikan sistem dalam mencatat dan menyimpan daftar pengadaan, penerimaan, pemindahan, pemeliharaan, penyusutan, dan penghapusan. Selain itu, juga dapat melakukan transaksi pengadaan, penerimaan, pemindahan, pemeliharaan, penyusutan, dan penghapusan hingga melakukan pembuatan laporan. Antar muka komunikasi dalam aplikasi pengelolaan aset menggunakan jaringan LAN.

Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk mendukung aplikasi pengelolaan aset komputer dan peripheral adalah sebagai berikut.

1. Windows 7 sebagai sistem operasi komputer.

2. Visual Studio 2008 untuk pembuatan Aplikasi Pengelolaan Aset.

Sedangkan perangkat keras yang digunakan untuk mendukung aplikasi pengelolaan aset ini adalah 1 PC sebagai server. Server yang digunakan sudah tersedia dengan spesifikasi PC sebagai berikut.

1. Hardisk = 500 GB

2. Processor = FC-PGA Mikro 478

3. Monitor = 16”

4. Memori = 4 GB

5. Mouse

6. Keyboard dan Printer

3.3 Perancangan Sistem

Perancangan sistem dilakukan untuk mengumpulkan informasi yang berkenaan dengan aplikasi yang dibangun serta untuk memudahkan pemahaman terhadap sistem. Perancangan sistem ini dilakukan dengan menggunakan system

flow lanjutan dari document flow yang sudah terkomputerisasi secara keseluruhan,

sehingga pengguna mengetahui hak akses apa saja yang didapatkan ketika login pada sistem ini. Setelah system flow dibuat, perancangan sistem selanjutnya adalah membuat Data Flow Diagram yang berfungsi untuk menggambarkan aliran data yang terjadi didalam sistem dimulai dari tingkat yang rendah hingga tingkat yang tertinggi. Dengan DFD memungkinkan pengembangan sistem untuk membagi sistem menjadi bagian-bagian yang lebih sederhana. Dilanjutkan dengan membuat Entity Relationship Diagram terdiri dari Conceptual Data Model dan

Physical Data Model yang memberikan gambaran mengenai struktur logical dari

Proses selanjutnya adalah membuat struktur tabel yang berisi struktur tabel yang telah dibuat pada PDM. Terakhir adalah perancangan antar muka yang nantinya menjadi konsep untuk diterjemahkan kedalam Visual Basic 2008 sehingga menjadi form-form yang terintegrasi pada sistem informasi pengelolaan aset ini.

3.3.1 Model Pengembangan

Rancangan penelitian yang digunakan untuk membantu pembuatan rancang bangun ini berupa diagram blok seperti ditunjukkan pada Gambar 3.8.

Data kebutuhan aset Surat PPBJ (permintaan pengadaan barang/jasa) Tor (Term Of Reference) Barang

Surat pengantar Data pemindahan aset Data pemeliharaan aset Berita acara kerusakan Data aset

Laporan aset

Data penghapusan aset

Pengadaan Aset Komputer dan Peripheral Penerimaan Aset Komputer dan Peripheral Pemindahaan Aset Komputer dan Peripheral Pemeliharaan Aset Komputer dan Peripheral Penyusutan Aset Komputer dan Peripheral Penghapusan Aset Komputer dan Peripheral

Surat permintaan pengadaan Barang

Informasi aset yang belum diterima Informasi aset yang sudah diterima Laporan pengadaan aset

Berita acara penerimaan aset

Informasi user, letak, kondisi, dan umur ekonomis penerimaan aset

Laporan penerimaan aset Laporan aset keseluruhan

Informasi user, letak, kondisi, dan umur ekonomis pemindahan aset

Laporan pemindahan aset Informasi jadwal pemeliharaan

Informasi aset yang terlambat pemeliharaan Informasi aset yang masih diservice Informasi aset yang sudah diservice Informasi merk aset yang sering bermasalah

Informasi merk aset yang jarang bermasalah

Informasi aset yang harus diganti Laporan pemeliharaan aset

Informasi aset yang akan melewati umur ekonomis

Informasi aset yang telah melewati umur ekonomis

Laporan penyusutan aset Laporan penghapusan aset

INPUT PROSES OUTPUT

Pada Gambar 3.8 menunjukkan bahwa terdapat input, proses, dan output yang ada pada diagram blok. Pada bagian input adalah bagian dimana data-data yang dibutuhkan dikumpulkan untuk selanjutnya diproses. Bagian proses adalah bagian dimana data-data pada bagian input mulai diproses untuk dapat menghasilkan output yang informatif. Bagian selanjutnya adalah bagian output, yang merupakan hasil dari data-data yang diolah pada bagian proses.

3.3.2 System Flowchart

System flow merupakan proses lanjutan dari document flow dimana proses

yang masih manual dihilangkan dan basis data dimunculkan. Dalam sistem informasi pengelolaan aset komputer dan peripheral pada PT. SUCOFINDO terdapat lima system flowchart, yaitu proses pemesanan, pengadaan, dan penerimaan aset, proses pemeliharaan aset, proses penghapusan aset, proses penyusutan aset, dan proses pemindahan aset komputer dan peripheral. Berikut ini uraian dari masing-masing proses.

A. System Flow Pengadaan, dan Penerimaan Aset Komputer dan Peripheral

System flow ini dimulai dari unit melakukan input data usulan pengadaan.

Selanjutnya Information Technology melakukan proses persetujuan usulan pengadaan. Jika disetujui maka melakukan pemberian rekomendasi spesifikasi yang diberikan kepada General Affair untuk proses input data pemesanan. Dari laporan pemesanan selanjutnya adalah cetak surat pengantar. Surat pengantar digunakan untuk melakukan input data pengadaan dan cetak laporan pengadaan aset. Laporan pengadaan aset diberikan General Affair untuk pembuatan berita acara penerimaan aset dan laporan penerimaan aset. System flow pengadaan dan penerimaan aset dapat dilihat pada Gambar 3.9 di halaman 40.

Sistem Flowchart Pemesanan, Pengadaan, Penerimaan Aset Komputer Dan Peripheral

Unit General Affair Information Technology

RB. SI. Pengelolaan Aset Komputer dan Peripheral pada PT. SUCOFINDO

Simpan Daftar Usulan Pengadaan Aset KP Simpan Surat Permintaan Pengadaan Surat Permintaan Pengadaan Surat PengantarSurat Pengantar Input Data Usulan

Pengadaan Aset KP

Simpan Daftar Pemesanan Aset KP

Surat Pengantar

Simpan Daftar Pengadaan Aset KP Cetak Laporan

Pemesanan Aset KP

Cetak Laporan Pengadaan Aset KP Laporan

Pemesanan Aset KP

Pemesanan Input Data

Pemesanan Aset KP

Pengadaan 1

Input Data Pengadaan Aset KP

Laporan Pengadaan Aset KP Laporan Pengadaan Aset KP 1 Input Data Surat

Permintaan Pengadaan

Cetak Daftar Usulan Pengadaan dan Surat Permintaan Pengadaan Daftar Usulan Pengadaan Aset KP Aset KP Pengadaan Pengadaan Aset KP Pemesanan Aset KP Cetak Surat Pengatar Surat Pengantar Penandatanganan Surat Pengantar Surat Pengantar TTD Surat Pengantar TTD Pembuatan Berita Acara Penerimaan Aset KP Cetak Laporan Penerimaan Aset KP Berita Acara Penerimaan Aset KP Berita Acara Penerimaan Aset KP 1 FINISH Aset KP Penerimaan Pengadaan Aset KP Surat Permintaan Pengadaan Daftar Usulan Pengadaan Aset KP Laporan Pengadaan Aset KP Berita Acara Penerimaan Aset KP Laporan Penerimaan Aset KP 1 Laporan Penerimaan Aset KP START Penerimaan Pemberian Rekomendasi Spesifikasi Aset KP

Rekomendasi Spesifikasi Rekomendasi Spesifikasi Setuju? Y N Persetujuan Usulan Pengadaan

Gambar 3.9 System Flow Pengadaan dan Penerimaan Aset Komputer dan Peripheral

B. System Flow Pemeliharaan Aset Komputer dan Peripheral

System flow pemeliharaan dimulai dari bagian Information Technology

melakukan input data pemeliharaan aset komputer dan peripheral, kemudian disimpan ditabel pemeliharaan. Setelah itu, proses selanjutnya adalah cetak laporan pemeliharaan yang disimpan oleh bagian Information Technology dan diberikan kepada bagian General Affair. System flow pemeliharaan aset komputer dan peripheral dapat dilihat pada Gambar 3.10.

Gambar 3.10 System Flow Pemeliharaan Aset Komputer dan Peripheral

C. System Flow Penghapusan Aset Komputer dan Peripheral

System flow penghapusan aset dimulai melakukan input data usulan

penghapusan aset untuk proses pembuatan daftar usulan penghapusan aset yang diberikan kepada Information Technology dan Kantor Pusat untuk dilakukan pengecekan, jika tidak sesuai maka dilakukan pembuatan berita acara tidak ada penghapusan dan jika sesuai maka dilakukan pembuatan berita acara penghapusan aset dan diberikan kepada Information Technology untuk proses penghapusan.

Selanjutnya, melakukan cetak laporan penghapusan yang diarsip Information

Technology dan diberikan kepada General Affair. System flow penghapusan aset

komputer dan peripheral dapat dilihat pada Gambar 3.11.

Gambar 3.11 System Flow Penghapusan Aset Komputer dan Peripheral

D. System Flow Penyusutan Aset Komputer dan Peripheral

System flow penyusutan dimulai dari General Affair melakukan input data

penyusutan aset untuk proses perhitungan penyusutan aset. Kemudian dilakukan proses cetak laporan. Laporan penyusutan aset tesebut diarsip General Affair dan diberikan kepada bagian Information Technology. System flow penyusutan aset komputer dan peripheral dapat dilihat pada Gambar 3.12 di halaman 43.

Gambar 3.12 System Flow Penyusutan Aset Komputer dan Peripheral

E. System Flow Pemindahan Aset Komputer dan Peripheral

System flow pemindahan aset komputer dan peripheral dimulai dari General Affair melakukan input data pemindahan aset, simpan daftar pemindahan ditabel

pemindahan, dan kemudian dilakukan proses cetak daftar pemindahan aset. Daftar pemindahan aset diarsip oleh bagian General Affair dan diberikan kepada bagian

Information Technology untuk proses cetak laporan pemindahan aset komputer

dan peripheral. Laporan pemindahan aset komputer dan peripheral tersebut diarsip oleh bagian Information Technology dan diberikan kepada bagian General

Affair. System flow pemindahan aset komputer dan peripheral dapat dilihat pada

Gambar 3.13 System Flow Pemindahan Aset Komputer dan Peripheral

3.3.3 Context Diagram

Perancangan DFD dimulai dari context diagram menggambarkan entity yang berhubungan langsung dengan sistem dan aliran data secara umum. Sedangkan proses-proses yang lebih detail yang terdapat dalam sistem masih belum bisa diketahui. Pada context diagram sistem informasi pengelolaan aset komputer dan peripheral terdapat tiga external entity, yaitu Unit, General Affair, dan kantor pusat. Pada context diagram ini proses-proses yang lebih detil masih belum terlihat. Context Diagram dapat dilihat pada Gambar 3.14 di halaman 45.

Data Pemeliharaan

Lap Pemindahan Data Pemindahan

Lap Penyusutan Data Penyusutan

Lap Penghapusan Data Penghapusan Tidak Disetujui

Data Penghapusan Disetujui Daftar Usulan Penghapusan

Daftar Usulan Penghapusan Data Usulan Penghapusan

Lap Penerimaan Berita Acara Penerimaan Data Penerimaan

Lap Pengadaan Surat Pengantar Lap Pemesanan Data Pemesanan

Surat Permintaan Pengadaan Daftar Usulan Pengadaan

Surat Pengantar Data Surat Permintaan Pengadaan

Data Usulan Pengadaan

Lap Pemeliharaan 0

Sistem Informasi Pengelolaan Aset Komputer dan Peripheral PT SUCOFINDO

+

General Affair

Unit Unit Kantor

Pusat

Gambar 3.14 Context Diagram

3.3.4 Diagram Berjenjang

Pada diagram berjenjang ini menggambarkan proses umum yang dimiliki pada context diagram berupa diagram berjenjang dari sistem informasi pengelolaan aset komputer dan peripheral pada PT. SUCOFINDO, yang dibagi menjadi empat proses, yaitu proses pemesanan, proses pemeliharaan, proses pemindahan, dan laporan. Pada proses pemesanan terdiri dari usulan pengadaan dan pengadaan. Sedangkan proses pemeliharaan terdiri dari rencana penghapusan dan penyusutan. Pada proses pengadaan terdiri dari penerimaan dan proses rencana penghapusan terdiri dari usulan penghapusan dan penghapusan. Diagram berjenjang untuk sistem yang akan dibangun ini dapat dilihat pada Gambar 3.15 di halaman 46.

1.2 Pengadaan

mmm

1 Pemesanan

3 Pemindahan

2.2 Penyusutan

mm

2 Pemeliharaan

2.1 Rencana Penghapusan

4 Laporan 0

Sistem Informasi Pengelolaan Aset Komputer dan Peripheral

1.2.1 Penerimaan

bbb

1.1 Usulan Pengadaan

1.2 Penghapusan

mmm

1.1 Usulan Penghapusan

Gambar 3.15 Diagram Berjenjang

3.3.5 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan perangkat yang digunakan pada

metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan lebih detail. DFD menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas.

a. Diagram Level 0

Pada DFD level 0 terdapat empat proses, yaitu:

1. Proses pemesanan

2. Proses pemeliharaan

3. Proses pemindahan

4. Proses pembuatan laporan

Laporan Pemindahan Laporan Penyusutan Laporan Penghapusan Laporan Penerimaan Laporan Pengadaan Laporan Pemesanan Laporan Pemeliharaan

Input Data Pemesanan Input Data Pengadaan

Input Data Penerimaan Input Data Aset

Input Data Pemeliharaan Input Data Penghapusan

Input Data Penyusutan

Input Data Pemindahan Input Data Pemindahan

Output Data Pemindahan [Lap Pemindahan] [Data Pemindahan] Input Data Aset

Output Data Penyusutan Input Data Penyusutan Output Data Penghapusan Input Data Penghapusan

Output Data Pemeliharaan Input Data Pemeliharaan

[Lap Penyusutan] [Data Penyusutan] [Lap Penghapusan] [Data Penghapusan Tidak Disetujui]

[Data Penghapusan Disetujui] [Daftar Usulan Penghapusan]

[Daftar Usulan Penghapusan] [Data Usulan Penghapusan]

[Data Pemeliharaan] [Lap Pemeliharaan] Input Data Aset

Output Data Penerimaan

Input Data Penerimaan

[Lap Penerimaan] [Berita Acara Penerimaan]

[Data Penerimaan] [Lap Pengadaan] [Surat Pengantar] [Surat Pengantar] [Lap Pemesanan] Output Data Pemesanan

Input Data Pemesanan

[Data Pemesanan] [Daftar Usulan Pengadaan] [Surat Permintaan Pengadaan] Output Data Pengadaan

Input Data Pengadaan

[Data Surat Permintaan Pengadaan]

Input Data Aset [Data Usulan Pengadaan]

Gene ral Affai r Gener al Affair Unit Unit Unit Unit Unit Unit Gener al Affair Gener al Affair Gener al Affair Gene ral Affair Gener al Affair Gene ral Affai r Gene ral Affair Gener al Affair General Affair Gene ral Affair Gene ral Affair Kantor Pusat Kantor Pusat Kantor Pusat Gener al Affair General Affair 1 Pemesanan + 1 Aset 2 Pengadaan 3 Pemesanan 4 Penerimaan 2 Pemeliharaan + Gene ral Affair Genera l Affair General Affair 5 Pemeliharaan 6 Penghapusan 7 Penyusutan 3 Pemindahan 8 Pemindahan 4 Laporan General Affair

Gambar 3.16 Diagram Level 0

b. Diagram Level 1 Proses Pemesanan

Pada DFD level 1 proses pemesanan dibagi menjadi dua proses, yaitu proses usulan pengadaan dan proses pengadaan. Diagram level 1 proses pemesanan dapat dilihat pada Gambar 3.17 di halaman 48.

159

4.2.2 Uji Coba Kesesuaian Hasil Laporan

Uji coba kesesuaian hasil laporan merupakan uji coba yang bertujuan untuk memastikan bahwa hasil laporan yang didapat pada aplikasi sesuai dengan kebutuhan user yang ditetapkan. Uji coba ini dilakukan dengan membuat sebuah contoh kasus, selanjutnya kasus tersebut diselesaikan dengan dua cara yaitu menggunakan aplikasi dan menggunakan sistem yang berjalan saat ini. Setelah mendapatkan hasil laporan yang dibutuhkan, maka kedua hasil tersebut dibandingkan apakah memperoleh hasil yang sama. Hasil laporan yang diselesaikan dengan cara yang berjalan saat ini dapat dilihat pada Tabel 4.6.

Tabel 4.6 Data Hasil Laporan Sistem Saat Ini

Pertanyaan Jawaban

Sebuah CPU dibeli dengan harga Rp 4.500.000 dan umur penggunaannya ditaksir 5 tahun. Beban penyusutan per tahun adalah?

Rp 900.000

Setelah membandingkan hasil laporan dengan sistem saat ini, maka dilakukan pencarian hasil laporan menggunakan aplikasi. Tampilan hasil laporan menggunakan sistem saat ini. Dari kedua hasil laporan di atas maka dapat dikatakan bahwa hasil laporan dengan menggunakan sistem saat ini sesuai dengan hasil laporan menggunakan aplikasi. Kesimpulan dari pengujian di atas dapat dilihat pada Tabel 4.7.

Tabel 4.7 Hasil Uji Coba Data dengan Aplikasi Test

Case Tujuan Input

Output yang diharapkan

Hasil Keluaran

Sistem 26 Mengetahui

kesesuaian hasil laporan

Contoh kasus yang diselesaikan sama dengan cara manual menggunakan aplikasi Hasil laporan manual sama dengan hasil informasi pada aplikasi Sukses

160

4.2.3 Uji Coba Kemudahan, Kecepatan, dan Tampilan Aplikasi

Dari angket yang telah diisi oleh beberapa jenis pengguna dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut.

1. Jenis pengguna pertama, yaitu bagian Information Technology dengan sampel sebanyak 1 orang memberikan penilaian untuk kemudahan, kecepatan, dan tampilan aplikasi. Dari 13 pernyataan, 0 untuk pilihan tidak baik, 0 untuk pilihan kurang baik, 8 untuk pilihan baik, dan 5 untuk pilihan sangat baik. Hal ini menunjukkan bahwa semua menu pada aplikasi ini mudah digunakan dan dipahami oleh bagian Information Technology, waktu yang dibutuhkan saat aplikasi dijalankan cepat, dan tampilan dari aplikasi baik.

2. Jenis pengguna kedua, yaitu bagian General Affair dengan sampel sebanyak 1 orang memberikan penilaian untuk kemudahan, kecepatan, dan tampilan aplikasi. Dari 13 pernyataan, 0 untuk pilihan tidak baik, 1 untuk pilihan kurang baik, 10 untuk pilihan baik, dan 2 untuk pilihan sangat baik. Hal ini menunjukkan bahwa semua menu pada aplikasi ini mudah digunakan dan dipahami oleh bagian General Affair, waktu yang dibutuhkan saat aplikasi dijalankan cepat, dan tampilan dari aplikasi baik.

3. Jenis pengguna ketiga, yaitu bagian unit dengan sampel sebanyak 2 orang memberikan penilaian untuk kemudahan, kecepatan, dan tampilan aplikasi. Orang pertama yaitu bagian sekretaris, dari 13 pernyataan, 0 untuk pilihan tidak baik, 1 untuk pilihan kurang baik, 7 untuk pilihan baik, dan 5 untuk pilihan sangat baik. Sedangkan untuk orang kedua yaitu bagian accounting, dari 13 pernyataan, 0 untuk pilihan tidak baik, 1 untuk pilihan kurang baik, 8 untuk pilihan baik, dan 4 untuk pilihan sangat baik. Hal ini menunjukkan

161

bahwa semua menu pada aplikasi ini mudah digunakan dan dipahami oleh bagian unit, waktu yang dibutuhkan saat aplikasi dijalankan cepat, dan tampilan dari aplikasi baik.

4. Dari penilaian semua jenis pengguna aplikasi dapat ditarik kesimpulan secara umum bahwa aplikasi ini mudah digunakan dan dipahami oleh pengguna, waktu yang dibutuhkan saat aplikasi dijalankan cepat, dan tampilan dari aplikasi baik. Adapun saran yang diberikan oleh sebagian besar pengguna adalah perbaikan ukuran tulisan pada aplikasi karena ukuran tulisan dinilai kurang besar karena pengguna kebanyakan menggunakan kacamata.

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Setelah dilakukan uji coba dan evaluasi terhadap sistem informasi pengelolaan aset, maka didapatkan kesimpulan sebagai berikut.

1. Sistem informasi pengelolaan aset komputer dan peripheral pada PT. SUCOFINDO ini dapat mengelola, merencanakan, dan memantau aset komputer dan peripheral, serta proses perhitungan penyusutan aset dapat dilakukan dengan baik.

2. Dari angket yang telah diisi oleh beberapa jenis pengguna, bahwa aplikasi ini mudah digunakan dan dipahami oleh pengguna, waktu yang dibutuhkan saat aplikasi dijalankan cepat, dan tampilan dari aplikasi baik.

3. Kekurangan dari sistem informasi ini tidak melakukan perhitungan penggunaan listrik.

5.2 Saran

Adapun beberapa saran yang dapat diberikan untuk pengembangan lebih lanjut, adalah sebagai berikut.

1. Aplikasi dapat dikembangkan dengan perhitungan penggunaan listrik. 2. Aplikasi dapat dikembangkan dalam bentuk web agar lebih mudah diakses. 3. Pengguna sistem harus memenuhi segala prosedur yang dibutuhkan oleh

sistem untuk mengimplementasikan sistem informasi pengelolaan aset komputer dan peripheral ini.

DAFTAR PUSTAKA

Australian Asset Management Collaborative Group. 2012. Pedoman Sistem

Terpadu Pengelolaan Aset yang Strategis. Diakses 28 April, 2013, dari Web

Site: http://www.cieam.com/uploads/f8b356c813aee10470bbef4bc6cd647e3 02271d1.pdf.

Baridwan, Zaki. 1997. Intermediate Accounting. Edisi Ketujuh, Yogyakarta: BPFE.

Blissmer, Robert, H. 1985. Computer Annual, An Introduction to Information

Systems. Second Edition, John Wiley & Sons. Diakses 28 April, 2013, dari

Web Site: http://eprints.undip.ac.id/19511/1/Pokok_bahasan_1_Pengantar_ Komputer_dan_Perkembangannya.pdf.

Echols, M, John., dan Shadily, Hassan. 2004. Kamus Inggris Indonesia. Jakarta: PT. Gramedia.

Fuori, M, William. 1981. Introduction to the Computer: The Tool of Business. Third Edition, Prentice Hall. Diakses 28 April, 2013, dari Web Site: http://eprints.undip.ac.id/19511/1/Pokok_bahasan_1_Pengantar_Komputer_ dan_Perkembangannya.pdf.

Ghufron. 2008. Modul Mengoperasikan Peripheral. Diakses 18 Maret, 2013, dari Web Site: http://ghufron01.files.wordpress.com/2008/04/materi-mengoperasikan-peripheral.pdf.

Hamacher, V, Carl, Vranesic, G, Zvonko., dan Zaky, G, Safwat. 2001. Computer

Organization. Fifth Edition, McGraw-Hill. Diakses 28 April, 2013, dari

Web Site: http://eprints.undip.ac.id/19511/1/Pokok_bahasan_1_Pengantar_ Komputer_dan_Perkembangannya.pdf.

Harahap, Sofyan, Syafri. 2002. Akuntansi Aktiva Tetap. Edisi Pertama, Jakarta: PT. Raja Grafindo.

Hidayat, Muchtar. 2011. Manajemen Aset (Privat dan Publik). Yogyakarta: LaksBang.

Hindrawan, I, Hariyono, A., dan Murtaji. 2006. Manajemen Properti: Tinjauan

atas Real Properti dan Aset Publik (Buku Digital). Jakarta: Lembaga

Pengkajian dan Keuangan Publik dan Akuntan. Diakses 10 Maret, 2013, dari Web Site Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan:

http://www.bppk.depkeu.go.id/index.php/manajemen-properti/view-category.html

164

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Kelima, Yogyakarta: Penerbit Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN.

Munawir, Slamet. 2007. Analisa Laporan Keuangan. Edisi Keempat, Yogyakarta: Liberty.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan.

PSAK No. 16 Tahun 2009 Tentang Aset Tetap. Diakses 10 Maret, 2013, dari Web Site KAP Syarief Basir dan Rekan: http://www.russellbedford.co.id/ downloads/publications/41f69_Naskah%20September%202009.pdf.

Soemarso, S, R. 2003. Akuntansi Suatu Pengantar. Buku Kedua, Edisi Kelima, Jakarta: Salemba Empat.

_____. 2005. Akuntansi Suatu Pengantar. Jakarta: Salemba Empat.

Susanto, Bambang. 1995. Manajemen Akuntansi. Jakarta: PT. Sansu Moto.

Tim Dit TIK UPI. 2008. Manajemen Aset Berbasis Komputer. Januari. Hal 1-10. Diakses 10 Maret, 2013, dari Web Site : http://file.upi.edu/Direktori/ FPMIPA/PRODI._ILMU_KOMPUTER/196603252001121MUNIR/Present asi_TIK/Manajemen_Aset.pdf

Turban, Rainer., dan Potter. 2003. Information Technology for Management. SecondEdition, John Wiley & Sons, Inc. Diakses 28 April, 2013, dari Web Site: http://www.wiley.com/college/turban/0471073806/sc/ch14.pdf.

Warsono. 2011. Life Cycle Management. Diakses 15 Mei, 2013, dari Web Site: http://dewiar.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/12540/ImplementasiSis tem_Warsono.pdf.