Analisis Dokumen Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan

41

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1. Analisis Sistem yang Berjalan

Analisis sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui bagaimana cara kerja sistem dan masalah yang dihadapi sistem untuk dijadikan landasan usulan perancangan analisa sistem yang sedang berjalan di Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Desa BPMDes dan untuk mengetahui masalah apa saja yang ada pada sistem tersebut.

4.1.1. Analisis Dokumen

Analisis Dokumen bertujuan untuk mengetahui dokumen apa aja yang terkait dalam sistem serta hal-hal apa saja yang berkaitan dengan dokumen tersebut. Analisis Dokumen yang sedang berjalan menguraikan secara rinci dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem pada Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Desa diantaranya : 1. Nama dokomen : Data Program Membangun dan Memelihara Desa PM2L Sumber : Bidang SDA PTTG Rangkap : 1 Fungsi : sebagai berkas pengantar permintaan data PM2L Item Data : no_surat, sifat, lampiran, perihal, nama_lengkap, pekerjaan, tgl_surat. 2. Nama dokumen : Data hasil statistik kinerja pelayanan Sumber : Desa Rangkap : 1 Fungsi : sebagai hasil penilaian dari program PM2L Item Data : no, indikator, target, realisasi_capaian, rasio_capaian. 3. Nama dokumen : Laporan penyelenggaraan rencana kerja Sumber : Bidang Pemanfatan Teknologi Tepat Guna PTTG Rangkap : 1 Fungsi : sebagai acuan bagi kepala dinas mengetahui keberhasilan PM2L Item Data : no, indikator, kondisi_kinerja_awal, target_capaian, kondisi_kinerja_akhir. 4. Nama dokumen : laporan Data Program Membangun dan Memelihara Desa PM2L Sumber : Sub bidang Pemanfaatan Teknologi Tepat Guna PTTG Rangkap : 2 Fungsi : memberitahukan data PM2L yang keluar Item Data : no, tanggal, nama_dokumen, jumlah_dokumen.

4.1.2. Analisis Prosedur yang Sedang berjalan

Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis di Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Desa : 1. Penggunjung memberikan surat permohonan permintaan data SPPD kepada kepala dinas BPMDes. 2. Jika SPPD tidak disetujui maka penggunjung akan diberitahu. 3. Jika disetujui maka akan dibuat surat SPPD oleh bidang SDA Pemanfaatan teknologi tepat guna. 4. Kemudian surat permintaan data akan diberikan ke Sub bidang pemanfaatan teknologi tepat guna untuk membuat data PM2L yang di butuhkan. 5. Data PM2L akan dibuat 2 rangkap yang pertama untuk diberikan kepada penggunjung dan yang kedua menjadi arsip. 6. Sub bidang pemanfaatan tepat guna membuat laporan tentang data PM2L yang keluar. 7. Laporan data PM2L yang keluar diberikan kepada Kepala Dinas BPMDes.

4.1.2.1. Flow Map

Flow map disini memberikan gambaran mengenai sistem yang saat ini sedang berjalan. Berikut ini adalah flow map sistem informasi di BPMDes yang sedang berjalan : Gambar 4.1 Flowmap sistem permintaan data PM2L yang sedang berjalan Ket : SPPD : surat permohonan permintaan data PM2L : program membangun dan memelihara desa SPD : surat permintaan data Kepala BPMDes : Kepala Dinas Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Desa arsip arsip Gambar 4.1 Flowmap sistem permintaan dan evaluasi data yang sedang berjalan

4.1.2.2. Diagram Kontek

Diagram kontek merupakan sebuah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Pada Diagram Konteks yang akan dibuat dapat diketahui entitas-entitas luar yang berhububungan dengan sistem tersebut. Dan diagram ini merupakan level tertinggi dari DFD Data Flow Diagram yang berfungsi untuk menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Berikut ini merupakan diagram kontek dari sistem pemerintahan yang sedang berjalan di BPMDes : Gambar 4.3 Diagram kontek sistem informasi PM2L yang sedang berjalan Ket : SPPD : surat permohonan permintaan data PM2L : program membangun dan memlihara desa Kepala BPMDes : kepala dinas Badan Pemeberdayaan Masyarakat dan Desa

4.1.2.3. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram DFD merupakan model dari sistem yang berfungsi untuk menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data diantara komponen-komponen tersebut beserta asal, tujuan, dan penyimpanan datanya. Berikut ini merupakan Data Flow Diagram dari sistem pemerintahan yang berjalan di BPMDes : Gambar 4.4 DFD level 1 permintaan data PM2L yang sedang berjalan Ket : SPPD : surat permohonan permintaan data Acc : di setujui PM2L : program membangun dan memelihara desa Kepala BPMDes : kepala dinas Badan Pemeberdayaan Masyarakat dan Desa

4.1.3. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan

Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan saat ini di BPMDes, maka dapat dievaluasi sistem sebagai berikut : Tabel 4.1 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan No Permasalahan Rancangan Solusi 1 Masyarakat kurang mengetahui informasi tentang Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Desa BPMDes Membuat website sebagai informasi mengenai program dan kinerja dari BPMDes secara online , sehingga masyarakat dapat mengetahui informasi tentang perkembang program-program BPMDes. 2 Banyaknya data yang di simpan dalam bentuk arsip sehingga sulit bagi masyarakat khususnya akademisi yang meminta data dalam bentuk doc. Membuat fasilitas untuk download file data mengenai perkembangan desa dan kinerja BPMDes 3 Tidak adanya wadah atau media komunikasi antara BPMDes dan masyarakat serta akademisi Membangun forum sebagai wadah memberikan komunikasi untuk dapat memberikan krtikan, saran dan saling berdiskusi.

4.2. Perancangan Sistem

Perancangan Sistem merupakan suatu tahap lanjutan dari analisis dan evaluasi sistem yang sedang berjalan. Dalam perancangan sistem digambarkan rancangan sistem yang akan dibangun sebelum dilakukan pengkodean kedalam suatu bahasa pemograman. Dalam perancangan suatu sistem tidak lepas dari hasil analisis, dan hasil analisis tersebut dapat dibuat rancangan sistem yang baru.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan dari perancangan sistem ini adalah untuk menghasilkan suatu rancangan sistem yang dapat membantu proses pengelolaan data dalam meningkatkan layanan kepada penggunjung yang ingin mengetahui tentang PM2L di BPMDes.

4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Gambaran sistem yang diusulkan yaitu sebuah e-government yang berupa sistem informasi layanan kepada penggunjung untuk melakukan pengambilan data mengenai PM2L. Dimana sistem informasi ini pengunjung bisa memilih data yang ingin diminta dengan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan. Selain itu,