41
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1. Analisis Sistem yang Berjalan
Analisis sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui bagaimana cara kerja sistem dan masalah yang dihadapi sistem untuk dijadikan
landasan usulan perancangan analisa sistem yang sedang berjalan di Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Desa BPMDes dan untuk mengetahui masalah
apa saja yang ada pada sistem tersebut.
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisis Dokumen bertujuan untuk mengetahui dokumen apa aja yang terkait dalam sistem serta hal-hal apa saja yang berkaitan dengan dokumen
tersebut. Analisis Dokumen yang sedang berjalan menguraikan secara rinci dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem pada Badan Pemberdayaan
Masyarakat dan Desa diantaranya :
1. Nama dokomen : Data Program Membangun dan Memelihara Desa
PM2L
Sumber : Bidang SDA PTTG
Rangkap : 1
Fungsi : sebagai berkas pengantar permintaan data PM2L
Item Data : no_surat, sifat, lampiran, perihal, nama_lengkap,
pekerjaan, tgl_surat.
2.
Nama dokumen : Data hasil statistik kinerja pelayanan
Sumber : Desa
Rangkap : 1
Fungsi : sebagai hasil penilaian dari program PM2L
Item Data : no, indikator, target, realisasi_capaian, rasio_capaian.
3.
Nama dokumen : Laporan penyelenggaraan rencana kerja
Sumber : Bidang Pemanfatan Teknologi Tepat Guna PTTG
Rangkap : 1
Fungsi : sebagai acuan bagi kepala dinas mengetahui keberhasilan
PM2L Item Data
: no, indikator, kondisi_kinerja_awal, target_capaian,
kondisi_kinerja_akhir.
4. Nama dokumen : laporan Data Program Membangun dan Memelihara Desa
PM2L
Sumber : Sub bidang Pemanfaatan Teknologi Tepat Guna PTTG
Rangkap : 2
Fungsi : memberitahukan data PM2L yang keluar
Item Data : no, tanggal, nama_dokumen, jumlah_dokumen.
4.1.2. Analisis Prosedur yang Sedang berjalan
Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis
di Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Desa : 1.
Penggunjung memberikan surat permohonan permintaan data SPPD kepada kepala dinas BPMDes.
2. Jika SPPD tidak disetujui maka penggunjung akan diberitahu.
3. Jika disetujui maka akan dibuat surat SPPD oleh bidang SDA Pemanfaatan
teknologi tepat guna. 4.
Kemudian surat permintaan data akan diberikan ke Sub bidang pemanfaatan teknologi tepat guna untuk membuat data PM2L yang di butuhkan.
5. Data PM2L akan dibuat 2 rangkap yang pertama untuk diberikan kepada
penggunjung dan yang kedua menjadi arsip. 6.
Sub bidang pemanfaatan tepat guna membuat laporan tentang data PM2L yang keluar.
7. Laporan data PM2L yang keluar diberikan kepada Kepala Dinas BPMDes.
4.1.2.1. Flow Map
Flow map disini memberikan gambaran mengenai sistem yang saat ini
sedang berjalan. Berikut ini adalah flow map sistem informasi di BPMDes yang sedang berjalan :
Gambar 4.1 Flowmap sistem permintaan data PM2L yang sedang berjalan
Ket : SPPD : surat permohonan permintaan data
PM2L : program membangun dan memelihara desa SPD
: surat permintaan data
Kepala BPMDes : Kepala Dinas Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Desa
arsip
arsip
Gambar 4.1 Flowmap sistem permintaan dan evaluasi data yang sedang berjalan
4.1.2.2. Diagram Kontek
Diagram kontek merupakan sebuah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Pada Diagram Konteks yang
akan dibuat dapat diketahui entitas-entitas luar yang berhububungan dengan sistem tersebut. Dan diagram ini merupakan level tertinggi dari DFD Data Flow
Diagram yang berfungsi untuk menggambarkan seluruh input ke sistem atau
output dari sistem. Berikut ini merupakan diagram kontek dari sistem pemerintahan yang
sedang berjalan di BPMDes :
Gambar 4.3 Diagram kontek sistem informasi PM2L yang sedang berjalan
Ket : SPPD
: surat permohonan permintaan data PM2L
: program membangun dan memlihara desa Kepala BPMDes
: kepala dinas Badan Pemeberdayaan Masyarakat dan Desa
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram DFD merupakan model dari sistem yang berfungsi
untuk menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data diantara komponen-komponen tersebut beserta asal, tujuan, dan penyimpanan
datanya. Berikut ini merupakan Data Flow Diagram dari sistem pemerintahan yang
berjalan di BPMDes :
Gambar 4.4 DFD level 1 permintaan data PM2L yang sedang berjalan
Ket : SPPD
: surat permohonan permintaan data Acc
: di setujui
PM2L : program membangun dan memelihara desa
Kepala BPMDes : kepala dinas Badan Pemeberdayaan Masyarakat dan Desa
4.1.3. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan
Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan saat ini di BPMDes, maka dapat dievaluasi sistem sebagai berikut :
Tabel 4.1 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan No
Permasalahan Rancangan Solusi
1 Masyarakat kurang mengetahui
informasi tentang
Badan Pemberdayaan Masyarakat dan
Desa BPMDes Membuat website sebagai informasi
mengenai program dan kinerja dari BPMDes
secara online
, sehingga
masyarakat dapat mengetahui informasi tentang perkembang program-program
BPMDes. 2
Banyaknya data yang di simpan dalam bentuk arsip sehingga
sulit bagi masyarakat khususnya akademisi yang meminta data
dalam bentuk doc. Membuat fasilitas untuk download file
data mengenai perkembangan desa dan kinerja BPMDes
3 Tidak adanya wadah atau media
komunikasi antara BPMDes dan masyarakat serta akademisi
Membangun forum sebagai wadah memberikan komunikasi untuk dapat
memberikan krtikan, saran dan saling berdiskusi.
4.2. Perancangan Sistem
Perancangan Sistem merupakan suatu tahap lanjutan dari analisis dan evaluasi sistem yang sedang berjalan. Dalam perancangan sistem digambarkan
rancangan sistem yang akan dibangun sebelum dilakukan pengkodean kedalam suatu bahasa pemograman. Dalam perancangan suatu sistem tidak lepas dari hasil
analisis, dan hasil analisis tersebut dapat dibuat rancangan sistem yang baru.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan sistem ini adalah untuk menghasilkan suatu rancangan sistem yang dapat membantu proses pengelolaan data dalam
meningkatkan layanan kepada penggunjung yang ingin mengetahui tentang PM2L di BPMDes.
4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Gambaran sistem yang diusulkan yaitu sebuah e-government yang berupa sistem informasi layanan kepada penggunjung untuk melakukan pengambilan data
mengenai PM2L. Dimana sistem informasi ini pengunjung bisa memilih data yang ingin diminta dengan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan. Selain itu,