identifikasi prosedur dan alternatifnya, analisis dan pemilihan alternatif, penulisan Standar Operasional Prosedur, pengintegrasian Standar Operasional Prosedur,
pengujian dan review Standar Operasional Prosedur dan pengesahan Standar Operasional Prosedur.
1. Pembentukan Tim
Pengembangan Standar Operasional Prosedur dilaksanakan dengan membentuk tim yang secara khusus menanganinya. Tim pengembangan
Standar Operasional Prosedur dibentuk dari orang-orang yang berada dalam satuan kerja mulai dari tingkat eselon l sampai dengan eselon lll. Satuan kerja
dapat melibatkan tenaga yang mumpuniahli sehingga bisa menghasilkan Standar Operasional Prosedur yang optimal.
Secara operasional, efektivitas kerja tim sangat tergantung dari tingkat keterlibatan pimpinan satuan kerja dalam memberikan arahan sejak permulaan
tim dibentuk, sehingga akan memudahkan proses pengembangan Standar Operasional Prosedur dimaksud. Oleh karena itu, tim harus secara aktif
memberikan informasi mengenai kemajuan penyusunan dari awal kegiatan hingga akhir sampai memperoleh hasil final.
2. Pengumpulan Informasi, ldentifikasi SOP dan Alternatifnya
Langkah pertama yang harus dilakukan oleh tim dalam mengembangkan Standar Operasional Prosedur, setelah mereka memperoleh penguatan internal,
adalah mengumpulkan berbagai informasi yang diperlukan untuk menyusun Standar Operasional Prosedur. ldentifikasi informasi yang akan dicari, dapat
dipisahkan mana informasi yang dicari dari sumber primer dan mana yang dicari dari sumber sekunder. Jika identifikasi berbagai informasi yang akan
dikumpulkan sudah diperoleh, maka langkah selanjutnya adalah memilih teknik pengumpulan datanya. Ada berbagai kemungkinan teknik pengumpulan
informasi yang dapat digunakan untuk mengembangkan Standar Operasional Prosedur, seperti melalui curah pendapat brainstorming, kelompok diskusi
fokus focus group discussion, wawancara interview, penelitian survey, pembandingan benchmarking, telaahan dokumen dan lainnya. Teknik mana
yang akan digunakan, sangat terkait erat dengan instrumen pengumpul informasinya.
3. Analisis dan Pemilihan Alternatif
Langkah selanjutnya adalah melakukan analisis terhadap alternatif-alternatif prosedur yang berhasil diidentifikasi untuk dibuatkan standarnya. Rujukan dalam
26
menentukan alternatif mana yang dipilih antara lain meliputi aspek-aspek: kelayakan, implementasi, efisiensi dan efektivitas, berorientasi pada pihak yang
dilayani, kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan, dan kelayakan politis. Dengan membandingkan berbagai alternatif melalui keuntungan dan
kerugian yang kemungkinan terjadi jika diterapkan, selanjutnya dapat dipilih alternatif mana yang dipandang dapat memenuhi kebutuhan organisasi. Proses
analisis ini akan menghasilkan prosedur-prosedur yang telah dipilih, baik berupa penyempurnaan prosedur-prosedur yang sudah ada sebelumnya, pembuatan
prosedur-prosedur yang sudah ada namun belum distandarkan, atau prosedur- prosedur yang belum ada sama sekalibaru.
4. Penulisan Standar Operasional Prosedur
Setelah berbagai alternatif prosedur dipilih, langkah selanjutnya adalah menyusun Standar Operasional Prosedur. Pada proses penulisan ini, untuk
memperoleh prosedur yang baik, tim harus kembali mengumpulkan informasi yang dirasakan kurang, melakukan analisis, mengidentifikasi dan menetapkan
alternatif. Aspek yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Standar Operasional
Prosedur, adalah tipe dan format Standar Operasional Prosedur. Penulisan Standar Operasional Prosedur minimal memuat uraian prosedur, syarat-syarat
kelengkapan, dan simbol dalam flowchart sehingga mudah dipahami.
5. Pengintegrasian Standar Operasional Prosedur
Standar Operasional Prosedur yang telah disusun perlu diintegrasikan ke dalam buku dokumen yang nantinya akan menjadi panduan dalam pelaksanaan
prosedur-prosedur pelaksanaan tugas pokok dan fungsi ataupun penyelenggaraan pelayanan. Pengintegrasian dilakukan karena satu prosedur
dengan prosedur lainnya yang saling berkaitan, harus diselaraskan sehingga terwujud konsistensi, dan keseragaman antara satu dengan yang lain, dan tidak
saling bertentangan yang akan menghambat prosedur itu sendiri.
6. Pengujian dan Review Standar Operasional Prosedur
