Perancangan Arsitektur Informasi dengan Metoda BSP pada Medicuss Group
PERANCANGAN ARSITEKTUR INFORMASI DENGAN METODA BSP PADA MEDICUSS GROUP
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Studi Sistem Informasi Jenjang S1 (Strata 1)
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Oleh : Bodi Pratiktoyudo 10507027 PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG 2013
vi
DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN PERNYATAAN KEASLIAN MOTTO
ABSTRAK ...................................................................................................... i
ABSTRACK ..................................................................................................... ii
KATA PENGANTAR .................................................................................... iii
DAFTAR ISI ................................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... ix
DAFTAR TABEL .......................................................................................... x
DAFTAR SIMBOL ........................................................................................ xi
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Penelitian .............................................................. 1 1.2. identifikasi masalah dan Rumusan Masalah .................................. 4
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian ...................................................... 5
1.3.1. Maksud Penelitian................................................................5
1.3.2. Tujuan Penelitian..................................................................5
1.4. Batasan Masalah ............................................................................. 6
1.5. Lokasi dan Waktu Penelitian ......................................................... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Business System Planning ........................................... 8 2.2. proses produk /layanan .................................................................. 9
2.3. Proses Sumber Daya Pendukung ................................................... 12
2.4. Arsitektur Informasi ..................................................................... 12
vii 1.2.2.5.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ...................................................... 20
4.1.2. Proses Sumber Daya Pendukung ...................................... 31
ANALISIS DAN PERANCANGAN ARSITEKTUR
4.1.1. Analisis Siklus Hidup Proses Bisnis ......................BPMN ............................................................................... 24 Metodologi BSP ................................................................ 25
3.2.2.3. Metode Analisis .................................................................. 24 3.2.2.4. alat bantu analisis dan perancangan .................................... 24 1.
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder ...................................................... 23
3.2.2.1. Sumber data primer ........................................................... 23
3.2.2. Jenis Dan Metode Pengumpulan Data ............................... 23
3.2.1. Desain Penelitian ............................................................... 22
3.2 Metode Penelitian ........................................................................ 21
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan ............................................ 21
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan .................................................. 19
BAB IV
3.1 Objek Penelitian ............................................................................ 19
BAB III OBJEK PENELITIAN DAN METODE PENELITIAN
2.11. Kelebihan dan Kekurangan BSP ................................................... 17
2.10. BPMN (Business Prosess Managemen Notation) ......................... 16
2.9. Rencana Penggunaan Arsitektur Informasi ................................... 16
2.8. Identifikasi kelas-kelas data ........................................................... 15
2.7. Identifikasi Proses Bisnis ............................................................... 15
2.6. Cetak Biru Arsitektur ..................................................................... 14
2.5. Arsitektur Bisnis ............................................................................ 14
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan ...................................................... 26 ........... 26
4.1.3. Pengelompokan Proses ...................................................... 33
4.1.4. Menghubungkan Proses Bisnis Dengan Organisasi .......... 34
4.2. Identifikasi Kelas Data ................................................................. 35
4.2.1. Validasi Kelas Data ............................................................ 37
4.2.2. Definisi Kelas Data ............................................................. 37 4.2.3. hubungan kelas data dengan proses .................................... 38
4.3. Arsitektur Informasi yang diusulkan ............................................ 45
BAB V K ESIMPULAN DAN SARAN
6.1. Kesimpulan .................................................................................. 50
6.2. Saran ........................................ .................................................... 50
DAFT AR PUSTAKA LAMP
IRAN viii
KATA PENGANTAR
Pada kesempatan ini penulis memanjatkan puji syukur kepada Allah SWT atas anugrah dan kuasa-Nya sehingga penulis dapat mengerjakan sampai menyelesaikan tugas akhir dengan judul “PERANCANGAN ARSITEKTUR
INFORMASI DENGAN MENGGUNAKAN METODA BUSINESS
SYSTEM PLAN DI MEDICUSS GROUP” .Dalam menyelesaikan Skripsi ini, penulis mendapatkan bimbingan, bantuan dan dukungan serta petunjuk dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis tidak lupa mengucapkan terima kasih atas segala dukungan dan masukkan dalam penulisan tugas akhir ini, yaitu kepada :
1. Allah SWT atas semua rahmat dan karuniaNya senantiasa memberi kesehatan,kelancaran dan kekuatan kepada penulis.
2. Kedua orang tua Ibu dan Ayah ,kakak beserta keponakan saya dan juga adik terimakasih atas doa dan dorongan yang diberikan serta keikhlasan yang selalu menjadikan penulis termotivasi.
3. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc., selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia Bandung.
4. Prof. Dr. H. Denny Kurniadie,. Ir., M.Sc. Selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
5. Ketua Prodi Sistem Informasi Syahrul Mauluddin,S.Kom M.Kom.
6. dr. Jossep William, wakil Direktur Medicuss Group yang telah mengizinkan penulis melakukan penelitian di Medicuss Group.
7. Tono Hartono, S.Si., MT., selaku dosen wali yang telah memberikan pengarahan dan dorongan selama menjalani perkuliahan di unikom.
8. Ibu Imelda ST., MT selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan support dan sudah sabar membimbing,mengarahkan saya untuk menyelesaikan skripsi ini.
9. Para staff HRD Medicuss Group ibu yuli selaku pembimbing saat melakukan penelitian di Medicuss Group
10. Segenap staff dan karyawan Medicuss Group.
11. Teman kelas MI-01 2007 atas semua kebersamaannya memberikan semangat.
12. Sahabat-sahabat ricky cono, deden jadul, iyan, hamzah, ayu, cindy, pradhika, fili, wisnu, adhi yang memberikan bantuan maupun dorongan motivasi.
13. Sahabat UNSKILL FAMILY zaenal zenk, isman komenk, wanna be, eko, senja, susi, novita, yogi, icank, tian, ali, said, indah yang selalu memberi support dan ada saat terpuruk dan senang-senang.
14. Semua pihak yang telah membantu dalam melaksanakan kegiatan penelitian dan penyusunan tugas akhir.
Tidak ada satupun manusia yang diciptakan dengan kesempurnaannya karena kesempurnaan hanyalah milik Allah SWT. Karena penulis juga hanya seorang manusia yang kurang sempurna dan tidak luput dari kesalahan. Penulis menyadari masih banyak kesalahan karena penulis masih dalam tahap belajar dan membutuhkan evaluasi yang lebih banyak lagi. Akhir kata semoga semua pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungan mendapatkan balasan yang lebih dari Allah SWT.penulis berharap tugas akhir ini dapat bermanfaat khususnya bagi penulis dan umumnya untuk pembaca serta pihak-pihak lain yang membutuhkan untuk dijadikan referensi.
Bandung, Januari 2012 Penulis
DAFTAR PUSTAKA
IBM,october 1978 second edition. “Business system planning”, New York Kridanto surendro, 2009, “Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi”,
Informatika, Bandung Imelda, ST., M.T, “Modul BPMN”
BAB I PENDAHULUAN 1.1. LATAR BELAKANG MASALAH Medicuss Group, adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang
kelompok belajar medis yang bertujuan untuk membantu dokter yang telah menyelesaikan program profesi guna menghadapi Ujian Kompetensi Dokter Indonesia.
Medicuss Group menjalankan proses bisnis yang membangun para calon dokter-dokter muda agar mendapatkan nilai kompetensi sebagai dokter indonesia.
Selain itu, sistem yang berjalan saat ini di medicuss masih kurang adanya intergerasi antar bagian struktur organisasi yang ada yang menyebabkan pembagian-pembagian tugas masing-masing bagian masih tidak efektif. Ini menyebabkan banyaknya redudansi dalam penyelesaian suatu tugas yang dikerjakan, dengan perkembangan perusahaan yang sekarang terjadi maka sangat disayangkan jika terjadi adanya tumpang tindih pekerjaan di setiap bagian. Maka permasalahan yang timbul adalah proses bisnis yang berjalan akan tidak sesuai dengan visi, misi yang harusnya diterpkan dalam setiap pekerjaan perusahaan.
Sebuah perusahaan akan berjalan dengan baik jika alur data dan proses bisnis yang dijalani terstruktur dengan baik dan akan mendapatkan hasil perencanaan dengan baik untuk jangka panjang. Agar apa yang sudah menjadi landasan pembangunan perusahaan dengan visi dan misi yang sudah dibentuk. Maka sudah selayakna perusahaan medicuss group melakukan perancangan arsitektur untuk rencana jangka panjang perusahaan dan merencanakan pembangunan sistem informasi berbasis komputerisasi yang sudah di integrasikan ke seluruh bagian yang ada di perusahaan.
Perancangan yang sesuai untuk saat ini adalah perancangan arsitektur informasi dengan metoda Business system plan atau biasa disebut dengan BSP.
Perancangan ini membantu pihak perusahaan Medicuss Group untuk daoat merumuskan sistem informasi rencana mekanisme kontrol dan untuk meningkatkan pengguna pengolahan informasi dan data sumber daya yang diperlukan untuk beberapa tahun mendatang. Hal ini perlu di dukung dengan tatanan struktur kerja pada organisasi yang sangat berperan dalam menentukan arah dari tujuan proses bisnis yang jelas dari peruhasaan. Ketika sebuah arsitektur informasi yang utuh tidak dapat dikembangkan dan diimplementasikan sekaligus ke dalam suatu perancangan sistem, dengan menyusun prioritas-prioritas pengembangan sistem-sistem dan basis-basis data. Dengan memutuskan basis- basis data mana yang seharusnya dibuat dan diimplementasikan pertama kali.
Untuk itu proses ini sangat dibutuhkan untuk membangun kredibilitas bagi keseimbangan output dari studi BSP itu sendiri.
Salah satu pemecahan masalah yang dapat digunakan dalam merancang ulang sistem kerjanya adalah perencanaan sistem bisnis (BSP). BSP mampu mengidentifikasi, menganalisis, merancang atau mendesain proses bisnis yang ada dalam Medicuss Group.
Kelebihan dari penggunaan BSP adalah untuk memenuhi kebutuhan terkait dengan data yang telah teridentifikasi dengan baik. Keterkaitan data yang dibutuhkan, proses bisnis yang ada, dan struktur organisasi dapat tergambar dengan baik sehingga sistem informasi yang dikembangkan nantinya dapat benar- benar sesuai dengan kebutuhan organisasi karena didukung oleh manajemen level atas agar sesuai dengan tujuan dan proses bisnis organisasi
Penekanan BSP dalam implementasi sistem informasi harus mendukung pengambilan keputusan manajemen. Keputusan bisnis yang dibuat untuk berbagai tujuan, tetapi sebagian dapat dikaitkan dengan baik perencanaan atau kontrol. Perencanaan, adalah pembentukan dari berbagai misi, tujuan, dan visi, dan itu terjadi di semua tingkat. Informasi sangat penting untuk pembentukan rencana yang baik. Kontrol keputusan, yang dibuat untuk memandu kegiatan ke beberapa tujuan (dengan rencana) implisit atau didefinisikan.
Sistem informasi dapat memberikan pengukuran saat ini atau kondisi yang sebenarnya kepada pengambil keputusan. Sehingga kita dapat menyelesaikan perencanaan, pengukuran dan pengendalian siklus dengan sistem informasi yang berpotensi di bagian internal. Perencanaan dan pengendalian adalah kunci untuk pengambilan keputusan, sebuah kerangka kerja untuk sistem informasi berdasarkan kegiatan ini dapat bermanfaat.
Oleh karena itu, saya mengajukan diri untuk melakukan penelitian di Medicuss Group untuk mengelola data yang ada dan untuk melakukan perencanaan arsitektur informasi. Dengan tujuan untuk lebih mengetahui dan memberikan rancangan untuk jangka panjang, jangka pendek dan jangka menengah.
1.2. Identifikasi Masalah Dan Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dideskripsikan maka masalah yang dirumuskan adalah bagaimana cara membangun Perancangan arsitektur informasi dengan metoda BSP pada Medicuss Group
Adapun identifikasi masalah dan rumusan masalah yang dijadikan dasar pengembangan perencanaan penataan struktur kerja tersebut, berikut adalah identifikasi masalah dan rumusan masalah 1.2.1.
Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan dalam penelitian ini, maka penulis mencoba untuk mengidentifikasi masalah yang berkaitan dengan proses bisnis yang terjadi pada Medicuss Group yaitu: 1.
Proses bisnis yang terjadi di Medicuss Group saat ini masih kurangnya perencanaan yang baik sehingga sistem informasi yang berjalan kurang berjalan terstruktur dengan baik
2. Arsitektur informasi antar bagian yang masih belum terintegrasi dengan baik. Sehingga perancangan bisnis untuk masa depan masih belum tercipta dengan baik
3. Belum adanya pengaturan data informasi tentang alur data di Medicuss Group
1.2.2. Rumusan Masalah
1) Bagaimana masalah Proses bisnis yang terjadi di Medicuss
Group 2)
Bagaimana perencanaan arsitektur informasi 3)
Bagaimana perancangan aplikasi sistem informasi untuk memaksimalkan aliran data informasi di Medicuss Group
1.3. Maksud dan Tujuan
Berdasarkan permasalahan yang diteliti, maka maksud dan tujuan dari penelitian ini sebagai berikut:
1.3.1 Maksud Penelitian 1)
Untuk memberikan rancangan arsitektur informasi dan rancangan aplikasi sistem informasi bagi perusahaan 2)
Untuk mengelola data yang ada dan untuk melakukan perencanaan arsitektur informasi
1.3.2 Tujuan Penelitian 1)
Melakukan analisa terstruktur jika terjadi masalah dalam aliran proses bisnis dan aliran data yang terjadi saat ini 2)
Memberikan rancangan arsitektur informasi dan memberikan rancangan aplikasi untuk Medicuss Group 3)
Memberikan hasil penelitian berupa blueprint rancangan arsitektur, rancangan aplikasi sistem informasi bagi perusahaan
1.4. Batasan Masalah
Agar pembahasan tidak terlalu luas dan hasil dari penelitian tidak menyimpang dari topik yang dibahas, maka penulis membatasi masalahan yang akan dibahas dengan cakupan sebagai berikut : 1.
Dalam pembuatan perancangan arsitektur informasi dengan metoda BSP ini hanya sampai meliputi analisis subsistem prasyarat, 2. Perancangan arsitektur informasi dengan Metoda BSP di Medicuss
Group ini hanya akan membahas lingkup proses pelayanan pelatihan dan inti divisi yang akan dibahas adalah CSR, HRD, Vice President, IT 3. Penulis tidak membuat aplikasi sistem informasi yang nantinya di buat untuk perusahaan Medicuss group. Karena mengingat batas waktu pengerjaan.
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian
Penulis melakukan penelitian yang dilakukan di Medicuss Group, Jl. Malabar No. 50, Telp. (022) - 61605986 - Bandung. Untuk mengetahui dan lebih jelas mengenai kegiatan penelitian bisa dilihat pada tabel berikut :
Tabel 1.1 Jadwal PenelitianTahun 2013No Aktivitas Waktu Februari Maret April Mei Juni juli
Mendefinisikan
1 tujuan-tujuan bisnis
2 Mendefinisikan proses-proses bisnis
3 Mendefinisikan kelas kelas data
4 Mendefinisikan arsitektur informasi
5 Melaporkan hasil
6 Seminar
7 Sidang Skripsi
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Business System Planning (BSP)
Business System Planning (BSP) sering disebut sebagai sebuah
pendekatan atau metodologi terstruktur. Metodologi BSP dikembangkan oleh perusahaan IBM pada tahun 1980. Metodologi ini berkaitan dengan upaya bagaimana sistem informasi seharusnya distrukturkan, diintegrasikan, dan diimplementasikan oleh organisasi dalam jangka panjang. Konsep dasar BSP dapat dikaitkan dengan tujuan jangka panjang sistem informasi sebuah organisasi yaitu:
1. Sebuah sistem informasi harus mendukung sasaran dan tujuan bisnis.
2. Sebuah strategi sistem informasi seharusnya mengelola kebutuhan- kebutuhan dari semua kegiatan manajemen yang ada dalam bisnis.
3. Sebuah sistem informasi seharusnya memberikan konsistensi informasi dalam organisasi secara keseluruhan.
4. Sebuah sestem informasi seharusnya dapat bertahan jika terjadi perubahan-perubahan organisasi dan manajemen.
5. Strategi sistem informasi seharusnya diimplementasikan oleh subsistem dalam arsitektur informasi secara keseluruhan. (2009:75)
2.2. Proses Produk/Layanan
Empat tahapan dari contoh ini diasumsikan bahwa terdapat sebuah kelompok produk utama atau produk-produk yang dikelola melalui proses-proses bisnis yang sama. Pada kasus organisasi sektor publik dan beberapa organisasi layanan, ini akan membantu kembali ke tujuan-tujuan untuk sebaik-baiknya mengidentifikasi produk atau layanan.
Kunci sukses dalam suatu perencanaan, pengembangan dan implementasi pada arsitektur informasi yaitu dukungan yang efektif dari tujuan bisnis, seperti : (1) perencanaan dari “atas ke bawah” dengan implementasi dari “bawah ke atas”; (2) mengatur data sebagai sumber daya perusahaan; (3) berorientasi terhadap seluruh proses bisnis; (4) penggunaan metodologi secara menyeluruh.
Gambar 2.1 Analisis dari “atas ke bawah” dan implementasi dari
“bawah ke atas”
( Sumber: buku kridanto surendro 2009:81)
Dengan penerapan strategi ini, sistem yang teridentifikasi kemudian diimplementasikan dalam sebuah bentuk blok-blok penyusun yang bersifat modular, sementara sisanya tetap konsisten dengan prioritas bisnis organisasi, ketersediaan dana, dan pertimbangan-pertimbangan jangka pendek lainnya.
Filosofi ini dapat diibaratkan sebagai rancangan rinci. Tahapan 1 dari gambar 2.3 adalah mendefinisi tujuan bisnis, dimaksudkan untuk menjamin persetujuan/kesepakatan diantara tingkatan eksekutif tentang kemana bisnis akan berjalan. Tahap2, Mendefinisikan proses bisnis, membuat dasar/landasan utama jangka panjang dukungan sistem informasi terhadap bisnis. Tahap 3, mendefinisikan kelas data dapat dilakukan berdasarkan proses-proses yang akan didukung. Sebuah kelas data adalah kategori utama yang diperlukan oleh beberapa wilayah proses, seperti penulisan, order, penagihan, distribusi. Tahap ini menghasilkan sebuah definisi tentang semua data yang perlu dikelola dalam unit- unit bisnis. Tahap 4, mendefinisikan arsitektur informasi, menjadi sebuah pernyataan tentang tujuan sistem informasi jangka panjang biasanya berupa sebuah kelompok wilayah-wilayah sistem informasi yang saling terkait dan data yang perlu dikelola. Dari arsitektur informasi modul-modul yang tersendiri dapat diidentifikasi, dijadwalkan, dan dibuat berdasarkan rencana sistem informasi.(2009:86)
Tahap Tahap 1 2 Mendefinisikan Mendefinisikan
tujuan proses ‐tujuan bisnis ‐proses bisnis
Tahap Tahap 3 4 Mendefinisikan Mendefinisikan
kelas arsitektur ‐kelas data informasi Gambar 2.2 Pendekatan perencanaan sistem informasi secara umum
2.3. Proses Sumber Daya Pendukung
Sebuah sumber daya disebut sebagai sesuatu yang dikonsumsikan atau digunakan oleh sebuah bisnis dalam mencapai tujuan-tujuannya.
2.4 Arsitektur Informasi
Definisi dari Kridanto Surendro adalah mengenai Arsitektur informasi merupakan kumpulan kebutuhan bisnis perusahaan, informasi, satuan proses dan penyatuan yang mengendalikan bisnis serta aturan untuk memilih, membangun dan memelihara informasi tersebut. (2009:36)
Bagian signifikan dari metodologi BSP adalah pembuatan arsitektur informasi, yang dapat dibuat dalam modul-modul dan memberikan hasil yang dapat dinilai bagi bisnis pada setiap langkah. Modul-modul ini secara umum disebut sebagai sistem informasi. Setiap sistem informasi umumnya terasosiasi dengan satu atau lebih proses bisnis dan satu atau lebih kelas data, seperti terlihat pada gambar 2.3.
Perencanaan produk proyek Tagihan material
Perencanaan produk Perencanaan produk proyek Tagihan proyek Tagihan material material
Perencanaan produk proyek Tagihan material
Perencanaan produk Perencanaan produk proyek Tagihan proyek Tagihan material material
Gambar 2.3 Contoh arsitektur informasi(Sumber: kridanto surendro2009:87)
2.5 Arsitektur Bisnis
Menurut Kridanto Surendro dalam bukunya arsitektur bisnis menggambarkan strategi, maksud, fungsi, proses, informasi dan aset bisnis yang penting untuk memberikan layanan bagi masyarakat, bisnis, pemerintah dan sebagainya. (2009:35)
Kerangka arsitektur bisnis memberikan struktur untuk pengumpulan detail mengenai motivasi, organisasi, lokasi, kejadian, fungsi, dan aset yang menentukan arah perusahaan dari sudut pandang bisnis. Rincian yang terdapat dalam arsitektur bisnis dapat mendukung pengambilan keputusan bisnis dengan menyediakan dokumentasi tentang dimana posisi perusahaan berada saat ini dan dimana perusahaan ingin berada di suatu waktu masa depan. (2009:36)
2.6 Cetak Biru Arsitektur
Cetak biru Arsitektur Enterprise merupakan rincian dinamis untuk arsitektur-arsitektur yang memanfaatkan proses dan kerangka yang terstruktur.
Cetak biru tersebut mengandung rincian bisnis, informasi, dan teknologi saat ini, dan yang diusulkan perusahaan untuk masa depan. Sebagai contoh, saat teknologi baru dibawa kedalam perusahaan dan teknologi lama digantikan, cetak biru arsitektur harus diperbarui untuk menunjukan adanya perubahan portofolio bisnis ataupun portofolio teknologi informasi. Cetak biru arsitektur teknologi menyediakan alat bantu untuk menerapkan teknologi ke dalam perusahaan secara tepat dan efisien, kekuatan arsitektur menyediakan detai mengenai teknologi perusahaan yang cepat dan akurat.
2.7 Identifikasi proses bisnis ( business process)
Proses mengidentifikasi semua proses bisnis yang terdapat pada suatu organisasi mutlak harus dilakukan dalam perancangan suatu sistem informasi. Hal ini diperlukan untuk mendapatkan gambaran secara lengkap dan benar mengenai hal-hal yang dilakukan oleh sistem pada organisasi yang bersangkutan, serta mendapatkan pemahaman yang baik dan mendalam mengenai cara kerja sistem. Termasuk dalam langkah ini adalah juga pengidentifikasian aturan-aturan bisnis yang menyertai setiap proses bisnis yang terdapat dalam suatu organisasi.
2.8. Mendefinisikan Kelas-Kelas Data
Pendefinisian kelas data merupakan pengelompokan data kedalam kategori-kategori yang terkait secara logika. Pengelompokan ini membantu bisnis mengembangkan basis-basis data dengan redundansi minimum dan dalam sebuah cara yang memungkinkan sistem-sistem ditambah tanpa adanya revisi besar terhadap basis-basis data. Ketika data harus dikenali sebagai sebuah sumber daya perusahaan, data berhak mendapatkan perhatian seperti yang direkomendasikan disini. Ketika kelas-kelas data telah teridentifikasi, kelas-kelas data tersebut dihubungkan dengan proses-proses bisnis untuk mendefinisikan arsitektur informasi, dan mereka terkait dengan file-file yang ada untuk membantu dalam mengembangkan sebuah rencana perancangan sistem.
2.9. Rencana Penggunaan Arsitektur Informasi
Arsitektur informasi mengindentifikasi sistem-sistem dan subsistem yang terkait dengan data yang dibuat, kendalikan, dan gunakan dan yang terkait dengan proses-proses bisnis yang mendukung. Ini memberikan sebuah pandangan masa depan dukungan informasi bagi isnis. Penggunaan utama dari subsistem ini adalah untuk memungkin prioritas-prioritas diberikan kepada subsistem-subsistem tersebut dan memungkinkan pendefinisian, perancangan, dan pengembangan dimulai. Juga ketika digunakan dalam gabungan matriks proses bisnis/organisasi, arsitektur informasi berperan dalam membantu menentukan akuntabilitas kebijakan data dan tanggung jawab dengan cara menelusuri data kembal dengan proses dan organisasi yang membuatnya.
Administrasi data juga akan menemukan manfaat arsitektur dengan memahami secara lebih baik dimana basis data berada, sehingga memberikan bantuan yang berharga didalam arsitektur basis data. Pemrosesan data terdistribusi juga di fasilitasi oleh arsitektur informasi yang mana merupakan landasan bagi analisis distribusi dan penentuan kebutuhan.
2.10. BPMN (Business Process Management Notation)
Proses bisnis bisa dikatakan sebagai sekelompok tugas dan aktivitas yang saling berhubungan secara logis, dan diatur serta dikoordinasikan supaya bisa membuat hasil bisnis yang spesifik dan unik. Semua proses bisnis pada intinya harus bisa mendukung secara optimal proses pengelolaan sumber daya enterprise. Setiap proses bisnis harus bisa menghasilkan nilai tambah terhadap hasil dari proses bisnis yang dilakukan sebelumnya.
BPMN merupakan alat bantu (tool) berupa notasi gambar untuk menggambarkan atau memvisualisasikan bagaimana proses bisnis yang sedang berlangsung dalam bentuk diagram proses bisnis.
2.11. Kelebihan Dan Kekurangan BSP
Berikut ini adalah beberapa kebihan dan kekurangan BSP jika dibandingkan dengan metodologi lain: a)
Kelebihan: 1.
Struktur BSP lebih lengkap dan rapi dalam menyatakan keterkaitan antara organisasi dengan sistem informasi yang diharapkan 2. Kebutuhan terkait dengan data yang telah teridentifikasi dengan baik
3. Keterkaitan data yang dibutuhkan, proses bisnis yang ada, dan struktur organisasi dapat tergambar dengan baik
4. Sistem informasi yang dikembangkan dapat benar-benar sesuai dengan kebutuhan organisasi karena didukung oleh manajemen level atas agar sesuai dengan tujuan dan proses bisnis organisasi b) Kekurangan : 1.
Ketergantungan akan dukungan manajemen level atas sangat tinggi. BSP akan memberikan identifikasi kebutuhan sistem informasi secara baik, tepat dan lengkap hanya jika didukung oleh manajemen atas pada organisasi
2. Kurang tergambar interaksi dengan pengguna detail 3.
Karena sistem ditujukan pada kebutuhan organisasi, dan kurang fokus pada interaksi dan keinginan pengguna akhir maka kemungkinan penolakan oleh pengguna akhir dalam pelaksanaannya cukup besar. Jadi dibutuhkan tekanan dari manajeen atas agar pengguna akhir mau mengoperasikan sistem informasi yang direncanakan.
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN ARSITEKTUR 4.1. Analisis Sistem yang Berjalan Analisis merupakan penguraian bagian-bagian atau komponen-komponen
sistem untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang muncul, serta mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan dari sistem yang akan dibangun.
4.1.1. Analisis Siklus Hidup Proses Bisnis
Metodologi siklus hidup proses bisnis akan digunakan dengan cara menguraikan langkah-langkah awal hingga akhir dari proses bisnis yang berjalan, seperti dimulai dari proses survei pasar hingga proses merencanakan kegiatan kurikulum. Masing-masing proses tersebut merupakan tingkatan perencanaan pada siklus hidup proses produk dan pelayanan, kemudian akan dilanjutkan dengan menguraikan pada proses-proses pada tingkatan pengelolaan, pemeliharaan, dan penghapusan. Seperti dijelaskan pada tabel 3.1. berikut
28
Tabel 4.1. Tingkatan Siklus Hidup Proses BisnisTingkatan Siklus Hidup Perencanaan Pengelolaan Pemeliharaan penghapusan
Survei pasar Analisis kebutuhan Perencanaan bisnis Desain &
1. Penerapan Pemantauan pengembangan kurikulum kurikulum lama kurikulum uji 2.
Pengendalian kedokteran kurikulum Penerimaan calon Pengevaluasian Peserta yang lulus
1. Daftar ulang peserta peserta hasil pelatihan setiap periodenya setiap periode
2. Penjadwalan Penerimaan Evaluasi hasil penggajian
1. Penjadwalan pengajar pengajaran
2. Perencanaan materi Perekrutan Produktivitas
1. Keahlian karyawan
2. Gaji Merencanakan 1.
1. Fasilitas Pengendalian kegiatan pendukung kegiatan
2. Inventaris pelatihan pendukung pelatihan pelatihan 2.
Administrasi kegiatan Hasil identifikasi tingkatan siklus hidup merupakan panduan untuk menggambarkan aliran proses produk dan pelayanan yang terjadi. Dalam hal ini kategori yang dipilih sebagai pelaku pelayanan dari proses bisnis pada tingkatan siklus hidup adalah bagian pemasaran, administrasi, pengajar, peserta, CSR dan manajemen yang terlibat secara langsung pada proses produk dan pelayanan. Sedangkan pengguna dari produk dan pelayanan adalah peserta dan pengajar. Berikut gambaran aliran produk dan pelayanan sesuai dengan identifikasi tingkatan siklus hidup, menggunakan metode analisis BPMN (Business Process Management Notation).
Gambar 4.1 Aliran produk dan pelayananDeskripsi dari masing-masing proses yang digambarkan pada aliran proses produk & pelayanan yang dilakukan oleh bagian-bagian terkait:
1. Pemasaran :
Melakukan proses bisnisnya mengenai perkembangan pendidikan uji kompetensi kedokteran dan menganalisis kebutuhan kelulusan uji kompetisi untuk menghasilkan para dokter yang kompetitif
Kegiatannya: a) Melakukan survei kurikulum ke berbagai universitas dan apa saja yang dibutuhkan b)
Menganalisis kebutuhan para peserta akan menempuh uji kelulusan kompetensi kedokteran untuk bisa melakukan praktek di rumah sakit.
2. Manajemen
Pihak manajemen melakukan proses bisnisnya mengenai perencanaan bisnis dan mengendalikan proses bisnis dan pelatihan yang sedang berlangsung.
a) Tujuan adanya perencanaan bisnis ini adalah untuk menentukan sasaran bisnis yang diharapkan untuk perusahaan.
b) Pihak manajemen memantau kegiatan pelatihan agar tetap sesuai dengan tujuan bisnis yang diharapkan.
c) Pihak manajemen melakukan pengendalian kegiatan pelatihan serta mengevaluasi pelatihan agar mengetahui sejauh mana hasil dari perencanaan awal & untuk mendapatkan apa yang harus diperbaiki untuk periode selanjutnya
Corporate
3. )
Social Responsibility
CSR ( Bagian CSR program adalah membuat desain dan pembuatan soal yang disesuaikan kurikulum yang berlaku dan sesuai kebutuhan pasar. a) Merencanakan kegiatan pendukung pelatihan agar menambahketerampilan dan meningkatkan kemampuan peserta pelatihan
b) Menginventarisasi pendukung pelatihan yang akan berjaan untuk kebutuhan para peserta pelatihan c)
Mengevaluasi kegiatan pelatihan setelah diakhir periode masa pelatihan peserta dan menyesuaikan dengan visi dan misi perusahaan agat tetap sejalan.
4. Peserta Kegiatannya:
a) Melakukan pendaftaran untuk bisa mengikuti pelatihan
b) Melakukan pendaftaran ulang dan memenuhi persyaratan yang sudah ditentukan c)
Para peserta akan mendapatkan informasi jadwal dari pihak perusahaan setelah melakukan pendaftaran ulang
5. Pengajar:
a) Melakukan proses wawancara kompetensi dengan pihak manajemen untuk menjadi staf pengajar nantinya.
b) Melakukan penjadwalan dan ikut dalam penyusunan dan perancangan materi pelatihan c)
Mengevaluasi hasil penilaian pelatihan selama proses pelatihan yang nantinya di serahkan kepada bagian CSR.
6. Administrasi
a) Melakukan administrasi bagi peserta yang melakukan daftar ulang
b) Membantu pihak manajemen dalam pembuatan jadwal bagi para peserta dan pengajar, dan juga absensi kehadiran.
c) Membantu memenuhi fasilitas yang dibutuhkan dan fasilitas pendukung untuk pelatihan.
d) Mengadministrasikan hasil-hasil laporan pelatihan peserta yang dilakukan selama studi berlangsung.
4.1.2. Proses Sumber Daya Pendukung
Tahap ketiga yang dilakukan dalam penentuan proses bisnis adalah mengidentifikasi sumber daya pendukung yang mempengaruhi ke dua tahap sebelumnya. Sumber daya pendukung tersebut menggambarkan elemen- elemen yang mempengaruhi jalannya proses bisnis sehingga mencapai tujuan atau sasaran yang diharapkan dan sesuai dengan visi dan misi. Ada empat dasar sumber daya pendukung yang ditetapkan dalam BSP, yaitu :
1. Pengajar 2.
Peserta 3. CSR 4. Fasilitas
Dengan penerapan keempat sumber daya pendukung ini cukup memenuhi kebutuhan informasi untuk mendapatkn sebuah daftar proses yang komprehensif.
Dengan cara mengkaitkan proses sumber daya pendukung dengan tingkatan siklus hidup. Seperti dijelaskan pada tabel 4.1 dibawah ini:
Tabel
Proses sumber daya pendukung
4.1
Tingkatan Siklus Hidup Sumber daya
Perencanaan Pengadaan Pemeliharaan penghapusan 1.
1.
1.
1. Masa tugas Tenaga perencanaan Penerimaan staf Evaluasi kerja pengajar pengajar kehadiran berkahir
2. pengajar Penempatan dan penjadwalan
2. Evaluasi hasil dosen akhir pelatihan
3.
3. Pengembangan Evaluasi hasil diri pelatihan
4. Evaluasi tingkat pendidikan 2.
1.
1. Hutang Uang 1. perencanaan biaya penggajian pengelolaan biaya pengajar keuangan kegiatan 2. akutansi biaya peningkatan mutu anggaran 3.
3.
1. Penerapan bahan 2. perencanaan design & Evaluasi hasil kebutuhan pengembangan kegiatan kurikulum lama kurikulum materi pelatihan yang sudah tidak
4. dibutuhkan penyusunan kegiatan pelatihan
4. Pengelolaan 1.
Fasilitas Perencanaan Pengendalian perlengkapan fasilitas pelatihan kegiatan inventaris dan kantor pelatihan pendukung
2. Administrasi bimbingan kegiatan
4.1.3. Pengelompokan Proses
Proses-proses yang telah diidentifikasi dari ketiga sumber yaitu perencanaan strategis dan, Produk/layanan utama, dan sumber daya pendukung akan digabungkan dalam suatu kelompok proses kunci. Adapun proses kunci yang dimaksud adalah sebagai berikut: 1.
13. Perencanaan bisnis akutansi anggaran 2.
14. Analisis organisasi personel planning 3.
15. Kontrol manajemen recruitment / 4. development
Perencanaan bisnis 5.
16. Penelititan & penggajian perkembangan pasar
17. penelitian internal / 6. external
penentuan kurikulum 7. penjadwalan 8. absensi 9. pembuatan soal 10. rencana kegiatan 11. pendaftaran 12. perencanaan biaya
4.1.5. Menghubungkan Proses Bisnis dengan Organisasi
Apabila proses-proses bisnis telah disetujui, mereka dapat menghubungkan struktur organisasi dari bisnis untuk membantu mengidentifikasi aktor-aktor tambahan yang dapat melengkapi matriks ini. Untuk menghubungkan dengan fungsi bisnis detail dapat disajikan dalam bentuk matriks entitas ke fungsi. Matriks ini sering disebut matriks RCU.
.
C untuk create, “U” untuk update dan “R” sebagai reference/read “R” difungsikan sebagai entitas yang hanya mempunyai keterkaitan dalam proses tetapi tidak terlibat dalam pembuatan proses. “C” Create adalah difungsikan untuk entitas yang bertanggung jawab utama dan pembuatan keputusan dalam sebuah proses bisnis.” U” update/user entitas yang berfungsi hanya terlibat sebagai pengguna atau mempunya keterkaitan dalam proses untuk menghasilkan create. Sesuai dengan tabel diagram matriks berikut:
Tabel 4.3 Matriks proses/organisasi yang berjalan4.2. Identifikasi Kelas Data
Ketika proses-proses yang mendukung bisnis telah diidentifikasi, langkah berikutnya adalah mengidentifikasi dan mengelompokkan data yang dibuat, dan digunakan oleh proses-proses tersebut. Kelas data diidentifikasi dengan melihat relasi antara sumber daya bisnis dengan tipe data. Kelas data tersebut akan divalidasi dengan menggunakan informasi yang menjadi masukan (input) atau keluaran (output) pada proses bisnis. Langkah-langkah yang dilakukan dalam penentuan kelas data tersebut terdiri atas 4 tahap yaitu: (1) identifikasi kelas data, (2) validasi kelas data,
(3) definisi kelas data, (4) hubungan kelas data dengan proses.
Pengendalian kurikulum Penyusunan program pelatihan untuk periode berikutnya
2. Beasiswa pendidikan Hasil analisis jabatan dan performance
1. Jumlah karyawan yang dibutuhkan
2. Pemberhentian karyawan
Penerimaan staf karyawan
Analisis jabatan dan performance 1.
Karyawan 2. Penggajian 3.
Daftar staf pengajar Karyawan 1.
Masa tugas mengajar Jumlah pengajar yang dibutuhkan
3. Status pengajar
2. Pendidikan terakhir
Staf pengajar
Pengajar 1.
Laporan hasil program pelatihan tiap periode
Kurikulum 2. Design dan pembuatan soal
Berikut analisis hubungan antara tipe data dengan sumber daya bisnis :
Peserta yang lulus Kurikulum 1.
pelatihan Jumlah peserta yang lulus
2. Evaluasi hasil
peserta
1. Daftar hadir
Jadwal yang digunakan Peserta Mahasiswa dan pembayaran pelatihan
Jumlah waktu dan ruang yang tersedia
Peserta bimbingan yang diterima jadwal Jadwal Penjadwalan kegiatan dan pelatihan
daftar ulang Jumlah calon peserta
2. Registrasi
peserta
1. Pendaftaran
Calon perserta Peserta
Tabel 4.2 Hubungan Tipe Data Dengan Proses Bisnis Tipe data Sumber daya bisnis Data inventaris Data Transaksi Data perencanaan Data rekapitulasi / pelaporan1. Penerimaan 2.
Perlengkapan
1 Perlengkapan
1. Jumlah Perlengkapan Pembelian
2 Perawatan perlengkapan perlengkapan yang dapat pelatihan dan atau peralatan digunakan kantor baru yang dibutuhkan
Keuangan Pembukuan
1. Jumlah Pemakaian Penerimaan
2. anggaran anggaran Pembayaran 4.2.1.
Validasi Kelas Data
Proses validasi kelas data adalah penentuan pembuatan atau penggunaan data untuk setiap proses. Validasi kelas data melibatkan pembuatan rangkaian
input-proses-output, seperti gambar tabel berikut : Masukan Kelas Proses Keluaran Kelas No Data Data .
1 Calon peserta Pemasukan data Peserta yang 1. pendaftaran diterima
2. Validasi formulir
pendaftaran
2 Jadwal
1. Penjadwalan Pemasukan data peserta dan pengajar
3 Peserta
1. Pembayaran
1. Daftar penilaian
pendaftaran hasil pelatihan pelatihan
2. Kehadiran kegiatan
pelatihan
4 Kurikulum 1.
1. Memasukan data Daftar kurikulum kegiatan pelatihan
2. Soal ujian 2. kelulusan
Memasukan silabus 3. Pembuatan soal ujian
Tabel 4.2.1. Rangkaian Input - Proses - Output 4.2.2. Definisi Kelas DataSebagai langkah terakhir, mendefinisikan setiap kelas data berikut bagian data pendukungnya karena merupakan dasar pembentukan arsitektur informasi dan lebih membantu dalam aktivitas-aktivitas yang mengikuti studi BSP. Berikut adalah tahap pendefinisian kelas data dengan cara mengelompokkan data dari setiap masukan kelas data atau keluaran kelas data yang menjadi calon kelas data:
Tabel 4.2.2 Definisi kelas data Kelas Data Bagian DataCalon peserta
1. Nama (peserta, orang tua, wali)
2. Alamat (domisili sekarang, orang tua)
3. Status (agama, gol darah, gender) 4. Data kuliah (IPK)
5. Kegiatan (organisasi) Registrasi calon peserta
1. Nim dan nama peserta
2. Status pembayaran Registrasi peserta
1. Status pembayaran
2. Nim dan nama
3. Informasi penjadwalan pelatihan 4.informasi penempatan kelas 5.transkrip nilai kelulusan dan ijin surat praktek kedokteran
Kurikulum 1. materi pelatihan 2. proses pelatihan 3. praktek pelatihan 4. data pendukung 4.2.3.
Hubungan Kelas Data Dengan Proses
Hubungan kelas data dengan proses dapat membantu menjelaskan definisi dan isi baik kelas data maupun proses akan memberikan sebuah dasar bagi pengembangan arsitektur ini nantinya. Berikut hubungan kelas data dengan proses dalam matriks:
kelas data si biaya peserta Fasilitas pengajar karyawan Keuangan kurikulum pengelolaan perencanaan Administra calon peserta ruangan/kelas fasilitas pendukung Proses perencanaan bisnis C U
U C U U
analisis organisasi kontrol manajemen U C U U
perencanaan pemasaran C C U U U U
penentuan kurikulum C U C UU C U U U
Penjadwalan Absensi U C C C pembuatan soal U C U C rencana kegiatan U U U C
U U C U
Pendaftaran perencanaan biaya
C U C
akutansi anggaran U U U U personel planning U
C U C U
recruitmen/development Penggajian U
U C C
penelitian internal / external U
C
Gambar 4.2.3 Hubungan kelas data dengan proseskelas data biaya peserta fasilitas pengajar keuangan karyawan kurikulum pengelolaan
administrasi
perencanaan calon peserta ruangan/kelas fasilitas pendukung Proses perencanaan bisnis C UU
analisis organisasi C
U U
kontrol manajemen U C U
U C C U U U U
perencanaan pemasaran Perencanaan penentuan kurikulum C U C U Penjadwalan U C U U U
U C C C
Absensi pembuatan soal U C U C rencana kegiatan U U U U C
U C C U Pendaftaran
C U C perencanaan biaya
U U U U akutansi anggaran
U C U personel planning
U C U recruitmen/development
U U C C
Penggajian U
C penelitian internal dan external