TA : Rancang Bangun Aplikasi Sistem Penerimaan Pesanan Barang dan Peramalan Penjualan Dengan Metode Single Moving Averages (Studi Kasus Pada PT. Kuat Bersaudara).

(1)

SINGLE MOVING AVERAGES

(STUDI KASUS PADA PT. KUAT BERSAUDARA)

Oleh :

Nama : ANDRI AGUNG WIBOWO

NIM : 00.41010.0021

Program : S I (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

(2)

Halaman

ABSTRAKSI ... i

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

BAB I : PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Pembatasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II : LANDASAN TEORI ... 5

2.1 Sistem Informasi Pemasaran ... 5

2.2 Decision Support Sistem ... 7

2.3 Peramalan ... 8

2.4 Rata-rata bergerak tunggal ... 12

2.5 Ukuran Ketepatan Metode Peramalan ... 14

2.6 Electronik Mail... 16

2.7 Microsoft Excel 2000 ... 17

(3)

2.9 Visual Basic for Applications ... 20

2.10 Bagan Alir ... 24

2.11 Data Flow Diagram ... 26

2.12 Entity Relational Diagram ... 28

2.13 Microsoft SQL Server 2000 ... 29

BAB III : PERANCANGAN SISTEM ... 32

3.1 Analisa Permasalahan ... 32

3.2 Perancangan Sistem Informasi ... 33

BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 57

4.1 Kebutuhan Perangkat Keras dan Lunak ... 57

4.2 Menjalankan Aplikasi ... 58

4.3 Evaluasi Sistem ... 83

BAB V : PENUTUP ... 101

5.1 Kesimpulan ... 101

5.2 Saran ... 101

DAFTAR PUSTAKA ... 103

LAMPIRAN ... 104

(4)

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dengan makin maraknya teknologi informasi terutama dalam bidang internet maka dimungkinkan untuk melakukan komunikasi dan pertukaran data antar pengguna internet. E-mail merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lagi popular saat ini, menggantikan komunikasi konvensional yang selama ini yaitu surat menyurat. Dalam menyikapi kemajuan teknologi informasi PT. Kuat Bersaudara sebagai perusahaan yang bergerak dalam bisnis distributor obat farmasi berusaha mengembangkan suatu sistem pemesanan barang alternatif menggantikan peran telepon yang selama ini masih digunakan.

Selama ini penerimaan pesanan obat masih dilakukan melalui telepon, hal ini menjadi tidak efektif karena bagian penjualan harus menulis ulang pesanan tersebut dan melakukan pembuatan faktur serta melakukan pengecekan stok barang pada saat yang bersamaan. Selain itu pembuatan laporan penjualan membutuhkan waktu yang cukup lama dan belum dapat menghasilkan suatu informasi yang dapat digunakan oleh pimpinan untuk pengambilan keputusan bisnis.

Melihat kenyataan yang ada maka PT. Kuat Bersaudara membutuhkan suatu sistem yang mampu menerima pesanan barang secara otomatis dengan menggunakan e-mail sebagai sarana komunikasi alternatif antara konsumen dengan supplier serta diperlukannya sistem yang dapat menghasilkan informasi

(5)

peramalan penjualan yang dapat digunakan oleh pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan strategis dalam menjalankan bisnis.

Dengan menerapkan sistem pemesanan barang yang baru ini diharapkan mampu mempersingkat waktu pembuatan faktur dan laporan penjualan serta dapat menghasilkan informasi tentang peramalan penjualan untuk bulan ke depan sehingga pimpinan perusahaan dapat membuat keputusan bisnis yang tepat bagi kelancaran perusahaan.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan di atas maka dapat dirumuskan masalah yaitu bagaimana merancang dan membangun aplikasi sistem penerimaan pesanan barang dan peramalan penjualan dengan metode single moving average yang diterapkan dengan menggunakan teknologi VBA pada PT. Kuat Bersaudara.

1.3 Pembatasan Masalah

Pembatasan masalah pada sistem yang dibuat adalah :

a. Penerapan sistem penerimaan pesanan barang ini menggunakan Visual Basic for Applications (VBA) yang terdapat pada Microsoft Excel 2000 dan Outlook 2000.

b. Sistem yang dibuat diterapkan dalam lingkup intranet dengan menggunakan e-mail sebagai sarana pesanan barang.

c. Selain membuat aplikasi sistem penerimaan pesanan barang, sistem ini juga dapat melakukan pembuatan faktur penjualan, validasi harga dan barang yang

(6)

tersedia kepada konsumen serta melakukan pengecekan stok barang dan pembuatan laporan penjualan.

d. Sistem ini dapat memberikan informasi peramalan penjualan dengan

menggunakan metode single moving average untuk periode bulan depan. e. Banyaknya data penjualan yang digunakan sebagai data peramalan maksimal

berjumlah 36 bulan.

f. Jumlah batas (n) yang digunakan dalam single moving average adalah n=2,

n=3, dan n=4

1.4 Tujuan

Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah untuk membuat suatu sistem penerimaan pesanan barang dari konsumen dan peramalan penjualan dengan menggunakan metode single moving average yang diterapkan dengan menggunakan teknologi VBA yang terdapat pada aplikasi Microsoft Excel 2000 dan Microsoft Outlook 2000.

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang permasalahan yang melandasi pembuatan program aplikasi yang akan dibuat, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan yang ingin dicapai dengan pembuatan aplikasi tersebut, dan sistematika penulisan.

(7)

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini berisi landasan teori yang berhubungan dengan permasalahan yang ada. Dengan adanya landasan teori ini diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan dengan cara yang benar.

BAB III : PERANCANGAN SISTEM

Bab ini menggambarkan tentang rancangan sistem yang akan dibuat untuk mencapai tujuan yang telah dijelaskan pada bab I

BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Bab ini menjelaskan analisa yang dilakukan dalam perancangan sistem dan melakukan implementasi ke dalam program.

BAB V : PENUTUP

Bab ini berisikan kesimpulan pembahasan permasalahan yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya dan saran bagi pengembangan sistem yang telah dibuat.

(8)

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi Pemasaran

2.1.1 Konsep dan komponen sebuah sistem informasi pemasaran

Setiap perusahaan harus mengatur arus informasi pemasaran kepada manajer pemasarannya. Perusahaan mempelajari kebutuhan informasi para manajernya dan merancang sistem informasi pemasaran (SIP) untuk memenuhi kebutuhan ini. Kita mendefinisikan sistem informasi pemasaran sebagai berikut:

Suatu sistem informasi pemasaran (SIP) terdiri dari orang-orang, peralatan, dan prosedur-prosedur untuk mengumpulkan, menyortir menganalisis, mengevaluasi, mendistribusikan informasi yang tepat waktu, akurat, dan dibutuhkan kepada pembuat keputusan pemasaran.

Konsep sistem informasi pemasaran digambarkan dalam Gambar 2.1 manajer perusahaan dalam rangka menjalankan tanggung jawab analisis, perencanaan, implementasi, dan pengendaliannya (ditunjukkan pada bagian kiri), memerlukan informasi mengenai perkembangan dalam lingkungan pemasaran (ditunjukkan pada bagian paling kanan). Peranan SIP adalah untuk memperkirakan kebutuhan informasi manajer, menghasilkan informasi yang dibutuhkan, dan mendistribusikan informasi tersebut dengan cara yang tepat kepada para manajer pemasaran. Informasi yang dibutuhkan dihasilkan melalui catatan internal perusahaan, kegiatan intelijen perusahaan, riset pemasaran, dan analisis pendukung keputusan pemasaran.

(9)

Gambar 2.1 Sistem Informasi Pemasaran

2.1.2 Sistem pencatatan internal

Sistem informasi paling dasar yang digunakan oleh para manajer perusahaan adalah sistem pencatatan internal termasuk di dalamnya adalah adalah laporan mengenai pesanan, penjualan, harga, tingkat persedian, piutang, hutang dan sebagainya. Dengan menganalisa informasi ini, para manajer pemasaran dapat menemukan kesempatan dan masalah yang penting.

A. Siklus pesanan sampai pembayaran

Inti dari sistem pencatatan internal adalah siklus pesanan sampai pembayaran. Tenaga penjualan, pedagang perantara, dan konsumen mengirim pesanan ke perusahaan. Departemen pesanan penjualan mempersiapkan faktur penjualan dan mengirim tembusan-tembusan ke berbagai departemen. Jenis barang yang kehabisan persediaan di pesan kembali. Jenis barang dikirim disertai dengan dokumen pengiriman yang juga dibuat rangkap dan dikirimkan kembali ke berbagai departemen.

Perusahaan-perusahaan masa kini perlu melakukan tahap-tahap ini secara cepat dan tepat. Para konsumen lebih menyukai perusahaan yang dapat mengirim barangnya tepat pada waktunya. Tenaga penjualan perlu memasukkan pesanannya

(10)

setiap sore, dan dalam beberapa kasus secepatnya. Departemen pesanan penjualan harus memproses pesanan-pesanan ini dengan cepat. Gudang harus dapat mengirimkan barang keluar secepat mungkin dan faktur harus dikirim dengan cepat. Perusahaan-perusahaan yang cepat tanggap sekarang menerapkan program peningkatan mutu untuk meningkatkan kecepatan dan ketepatan arus kerja antar departemen, dan banyak yang melaporkan diperolehnya keuntungan subtansial dan efisiensi.

2.2 Decision Support Sistem

Decision Support Sistem (DSS) merupakan suatu sistem informasi berbasis komputer yang mempunyai fungsi utama untuk menyediakan informasi bagi manajemen tingkat eksekutif maupun lini dalam pembuatan keputusan. DSS dirancang untuk memberikan informasi yang dapat membantu proses pengambilan keputusan dan kemampuan komunikasi untuk menjawab problema semi-terstruktur. Kemampuan komunikasi ini diperlukan dalam situasi dimana permasalahan dihadapi oleh sekelompok manajer, bukan individual. Sebuah permasalahan dikatakan terstruktur jika ketiga elemen yaitu intelegensia, rancangan, dan pilihan secara jelas dapat teridentifikasi. Artinya, masih mungkin untuk menjelaskan algoritma atau pola pengambilan keputusan yang memungkinkan sebuah problema dapat dikenali dan dipahami, alternatif solusi dapat dicari dan di evaluasi, serta solusi dapat dipilih. Problema tidak terstruktur, sebaliknya, adalah suatu permasalahan dimana ketiga aspek di atas tidak dapat teridentifikasi sama sekali. Problema semi-terstruktur adalah bilamana salah satu atau dua dari ketiga aspek di atas jelas.

(11)

Tujuan dibuatnya DSS adalah :

1. Membantu manajer dalam pengambilan keputusan atas masalah semi-terstruktur. Dalam dunia nyata sulit sekali untuk menemukan permasalahan yang sangat terstruktur atau tidak terstruktur, sebagian besar permasalahan justru bersifat semi-terstruktur. Jelas bahwa DSS akan memberikan peranan yang besar.

2. Memberikan dukungan bagi pertimbangan manajer dan bukannya dimaksudkan untuk menggantikan fungsi manajer. Komputer dapat ditugaskan untuk memecahkan bagian permasalahan yang terstruktur, sedangkan manajer lebih dituntut tanggung jawabnya untuk menghadapi porsi permasalahan yang tidak terstruktur. Manajer dan komputer bekerja bersama sebagai sebuah tim untuk memecahkan masalah yang sebagian besar berada di area semi-terstruktur.

3. Meningkatkan efektifitas keputusan yang diambil manajer lebih daripada perbaikan efisiensinya. Artinya, DSS tidak dimaksudkan untuk membuat proses pengambilan keputusan seefisien mungkin. Sekalipun waktu manajer sangat berarti dan karenanya tidak layak untuk disia-siakan, namun manfaat DSS yang terutama adalah sebuah keputusan yang lebih baik.

2.3 Peramalan

Peramalan (forecasting) merupakan alat bantu yang penting dalam perencanaan yang efektif dan efisien. Dalam sistem peramalan, penggunaan berbagai model peramalan akan memberikan nilai ramalan yang berbeda dan derajat dari galat ramalan (forecast error) yang berbeda pula. Salah satu seni

(12)

dalam melakukan peramalan adalah memilih model peramalan terbaik yang mampu mengidentifikasi dan menanggapi pola aktivitas historis dari data.

Menurut Makridakis (1991;10) pola data dapat dibedakan menjadi empat jenis siklis dan trend, yaitu:

1. Pola horisontal (H), terjadi bilamana nilai data berfluktuasi disekitar nilai

rata-rata yang konstan. (Deret seperti itu “stationer” terhadap nilai rata-rata-rata-ratanya). Suatu produk yang penjualannya tidak meningkat atau menurun selama waktu tertentu termasuk jenis ini. Demikian pula, suatu keadaaan pengendalian kualitas yang menyangkut pengambilan contoh dari suatu proses produksi berkelanjutan yang secara teoritis tidak mengalami perubahan juga termasuk jenis ini. Gambar 2.2 menunjukkan pola khas dari data harisontal atau stasioner itu.

Gambar 2.2 Pola Data Horisontal

2. Pola Musiman (S), terjadi bilamana suatu deret dipengaruhi oleh faktor musiman (misalnya kuartal tahun tertentu, bulanan, atau hari-hari pada minggu tertentu). Penjualan dari produk seperti minuman ringan, es krim, dan bahan bakar pemanas ruang semuanya menunjukkan pola ini. Untuk pola musiman kuartalan, datanya mungkin serupa dengan gambar 2.3.

(13)

Gambar 2.3 Pola Data Musiman

3. Pola siklis (C), terjadi bilamana datanya dipengaruhi oleh fluktuasi ekonomi jangka panjang seperti yang berhubungan dengan siklus bisnis. Penjualan produk seperti mobil, baja, dan peralatan utama lainnya menunjukkan jenis pola ini seperti ditunjukkan pada gambar 2.4.

Gambar 2.4 Pola Data Siklis

4. Pola trend (T), terjadi bilamana terdapat banyak kenaikan atau penurunan sekuler jangka panjang dalam data. Penjualan banyak perusahaan, produk bruto nasional (GNP) dan berbagai indicator bisnis atau ekonomi lainya mengikuti suatu trend selema perubahannya sepanjang waktu. Gambar 2.5 menunjukkan salah satu pola trend seperti itu.

S S F W S S F W S S F W Y

1979 1980 1981 1982

Waktu

(14)

Gambar 2.5 Pola Data Trend

Menurut Vincent (1998) secara umum model peramalan dapat dibagi menjadi 2 kelompok utama yaitu: (1) Motode kualitatif, dan (2) Metode kuantitatif. Selanjutnya metode kuantitatif dikelompokkan ke dalam 2 bagian utama, yaitu (a) Intrinsik, dan (b) Ekstrinsik.

Beberapa model peramalan yang digolongkan sebagai model kuantitatif adalah :

1. Dugaan Manajemen (Management Estimate), dimana peramalan semata-mata berdasarkan pertimbangan manajemen, umumnya manajemen senior.

2. Riset Pasar (Market Research), merupakan metode peramalan berdasarkan hasil-hasil dari survey pasar yang dilakukan oleh tenaga-tenaga pemasar produk atau yang mewakilinya.

3. Motode kelompok Terstruktur (Structured Group Methods), seperti metode Delphi, dll. Metode Delphi merupakan teknik peramalan berdasarkan pada proses konvergensi dari opini beberapa orang atau ahli secara interaktif tanpa menyebutkan identitasnya.

4. Analogi Historis (Historical Analogy), merupakan peramalan berdasarkan pola data masa lalu dari produk-produk yang dapat disamakan secara analogi.

1972 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 Y

(15)

Misalnya peramalan untuk pengembangan pasar televisi multi sistem menggunakan model permintaan televisi hitam putih atau televisi berwarna biasa.

Pada dasarnya metode kuantitatif ditujukkan untuk peramalan terhadap produk baru, pasar baru, proses baru, perubahan sosial dari masyarakat, perubahan teknologi, atau penyesuaian terhadap ramalan-ramalan berdasarkan metode kuantitatif.

Metode kuantitatif intrinsik, sering disebut sebagai model-model deret waktu (Time Series Model). Beberapa model deret waktu yang popular dan umum diterapkan dalam peramalan permintaan adalah: Rata-rata bergerak (Moving

Average), Pemulusan Eksponensial (Exponential Smoothing), dan Proyeksi

kecendrungan (Trend Projection). Sedangkan model kuantitatif ekstrinsik sering disebut model kausal (Regression Causal Model)

2.4 Rata-rata bergerak tunggal

Rata-rata bergerak tunggal (Single Moving Average) adalah metode peramalan yang dilakukan dengan mengambil sekelompok nilai pengamatan, mencari rata-ratanya kemudian menggunakan rata-rata tersebut sebagai ramalan untuk periode yang akan datang. Metode ini disebut rata-rata bergerak karena setiap kali data observasi baru tersedia, maka angka-angka rata-rata baru dihitung dan digunakan sebagai ramalan (Forecast).

(16)

Metode Single Moving Average mempunyai karakteristik khusus yaitu:

1. Untuk menentukan ramalan pada periode yang akan datang memerlukan data historis selama jangka waktu tertentu. Misalnya, dengan 4 bulan moving average, maka ramalan bulan ke-5 baru bisa dibuat setelah bulan ke-4 selesai/berakhir. Jika bulan moving average, ramalan bulan ke-7 baru bisa dibuat setelah bulan ke-6 berakhir.

2. Semakin panjang jangka waktu moving average, efek pelicinan semakin terlihat dalam ramalan atau menghasilkan moving average yang semakin halus.

Persamaan matematis Single Moving Average adalah sebagai berikut:

n Y Y Y Y Y

M t t t t n

t t ) ... (

ˆ 1 2 1

1 + − − − + + + + + =

= ……….. (2.1)

dimana

M = moving average pada periode t

1 ˆ

Y = nilai ramalan untuk periode berikutnya

Y = nilai sebenarnya pada periode t n= jumlah batas dalam moving average

Tabel 2.1 menunjukkan teknik peramalan dengan metode single moving average dengan menggunakan rumus no. 2.1. Perhitungan nilai peramalan pada kuartal pertama dari tahun 1993 adalah.

20 201 20 2 20 4 1

1 20 20 + − − − + ∧ + + + =

=Y Y Y Y Y

(17)

20 19 18 17

Y Y Y Y

Y = + + +

∧ 475 4 1900 4 ) 600 350 400 550

21 = =

+ + + = ∧ Y

Ketika data asli pada kuartal pertama tahun 1993 diketahui, maka kesalahan peramalan dihitung sebagai berikut:

275 475 750 21 21

21 = − = − =

∧

Y Y

Data hasil peramalan keseluruhan kuartal dengan menggunakan metode single moving average dapat dilihat pada tabel 2.1 berikut.

Tabel 2.1 Empat Kuartal Moving Average

TAHUN KUARTAL t

PENJUALAN

Y _MOVINGTOTAL

MOVING AVERAGE FORECAST 1 ˆ + t

Y e_t

1992 1 17 550

2 18 400

3 19 350 -

4 20 600 1900

1993 1 21 750 2100 475 +275

2 22 500 2200 525 -25

3 23 400 2250 550 -150

4 24 650 2300 562.5 +87.5

1994 1 25 850 2400 575 +275

2 26 600 2500 600 0

3 27 450 2550 625 -175

4 28 700 2600 637.5 +62.5

1995 1 29 650

2.5 Ukuran Ketepatan Metode Peramalan

Dalam pemodelan deret berkala (time series), sebagian data yang diketahui dapat digunakan untuk meramalkan data berikutnya. Selisih besaran (ukuran kesalahan peramalan) data peramalan terhadap data aktual yang terjadi merupakan suatu data penting untuk menilai ketepatan suatu metode peramalan. Dengan membandingkan ukuran kesalahan beberapa metode peramalan akan

(18)

diperoleh metode mana yang mempunyai ukuran kesalahan terkecil, sehingga nilai peramalan dapat dipakai sebagai acuan dalam menentukan kebutuhan-kebutuhan di masa yang akan datang.

Dalam menentukan ukuran ketepatan metode peramalan ada empat jenis

forecast error yang dapat digunakan yaitu :

1. Mean Absolute Deviation (MAD)

Simpangan absolut rata-rata atau MAD mengukur akurasi peramalan dengan merata-ratakan nilai absolut kesalahan peramalan. Kesalahan di ukur dalam unit ukuran yang sama seperti data aslinya.

MAD =

n

Y

n t t t

∑

−

ˆ

...……….. (2.2)

2. Mean Squared Errors (MSE)

Kesalahan rata-rata kuadrat atau MSE diperoleh dengan cara setiap kesalahan atau residual dikudratkan, kemudian dijumlahkan dan dibagi dengan jumlah observasi.

MSE =

(

)

n

Y

n t t t

∑

−

1 2

ˆ

...……….. (2.3)

3. Mean Absolute Percentage Error (MAPE)

Persentase kesalahan absolut rata-rata atau MAPE memberikan petunjuk seberapa besar kesalahan peramalan dibandingkan dengan nilai sebenarnya.

MAPE =

n

Y

n t t t t

∑

−

ˆ

...……….. (2.4)

(19)

4. Mean Percentage Error (MPE)

Persentase kesalahan rata-rata atau MPE digunakan untuk menentukan apakah suatu metode peramalan bias atau tidak (secara konsisten tinggi atau rendah).

MPE =

(

)

n

Y

t t

∑

−

ˆ

...……….. (2.5)

Jika suatu teknik menghasilkan suatu ramalan yang tidak bias, maka

MPE akan menghasilkan persentase mendekati nol. Jika hasil MPE adalah negatif

dan cukup besar, maka metode peramalan ini menghasilkan hasil ramalan yang

terlalu tinggi, dan sebaliknya.

2.6 Electronik Mail

Electronik Mail (E-mail) merupakan bentuk komunikasi elektronik yang terdistribusi paling luas di dunia. Dengan menggunakan alamat e-mail anda dapat menghubungi orang-orang tidak hanya pada layanan online tetapi orang-orang di seluruh dunia.

2.6.1 Bagaimana e-mail bekerja

Dalam beberapa hal, surat elektronis bekerja seperti surat biasa yang dikirim lewat kantor pos (kecuali e-mail jauh lebih cepat, murah, dan lebih efisien). Prinsip dibelakang surat pos dan e-mail adalah yang disebut “simpan dan teruskan” (store and forward). Pesan anda tidak sekali loncat dari kotak pos anda ke kotak pos penerima, tetapi terdapat sistem pengiriman surat dari satu tempat ke tempat lain dengan lompatan yang lebih pendek.

Misal anda mengirimkan surat ke seseorang teman. Pada surat biasa, anda menulis surat, memasukkannya ke dalam amplop, menulis alamat tujuan,

(20)

termasuk alamat anda, menempelkan perangko, dan memasukkannya ke kotak pos. Petugas pos kemudian mengedropnya ke kantor pos lokal. Kantor pos lokal yang terdekat dengan anda kemudian meneruskannya ke kantor pos terdekat dengan alamat tujuan. Di tempat tujuan baru ini, surat diteruskan lagi ke tujuan lain yang paling dekat dengan alamat teman anda, sampai surat tiba di tangan teman anda.

E-Mail bekerja dengan cara yang sama. Anda menulis pesan di komputer, dan menyertakan alamat e-mail teman anda, “amplop” dan alamat diciptakan secara elektronis, dengan alamat e-mail anda yang disertakan secara otomatis. Amplop elektronis memberikan informasi yang kepada komputer di dalam jaringan mengenai alamat tujuan akhir dari e-mail anda dan komputer ini dapat meneruskan kemana surat harus ditransfer. Tidak satu komputer pun tahu untuk mengirim surat elektronis anda secara langsung dari anda ke teman anda, tetapi dengan alamat yang tepat, jaringan dapat memindahkan pesan tersebut satu lompatan setiap saat. Manfaat besar dari e-mail adalah bahwa lompatan ini terukur dalam detik bukannya dalam hitungan hari. E-mail yang ditujukan kepada anda via internet akan sampai ke kotak surat anda dalam beberapa menit walaupun melewati separuh dunia.

2.7 Microsoft Excel 2000

2.7.1 Pengantar Microsoft Excel

Sejak populernya sistem operasi Windows pada pertengahan tahun 1980-an, Microsoft Corporation mulai melengkapi produknya dengan meluncurkan berbagai program aplikasi pada lingkungan Windows (Under Window). Salah satu produk andalan dari Microsoft adalah Excel, yang merupakan program

(21)

aplikasi spreadsheet, yang akhirnya menjadi bagian dari paket program Microsoft

Office. Dalam kenyataannya, program aplikasi Excel saat ini merupakan program

paling populer dan mempunyai kinerja terbaik dibandingkan software spreadsheet lain. Bahkan Excel sudah lama mengeser dominasi Lotur 123, yang untuk beberapa tahun sempat mendominasi pasar aplikasi spreadsheet. Bahkan Lotus Development Corporation akhirnya menjual Lotus 123 ke raksaksa komputer IBM, yang kemudian lebih meng-konsentrasikan Lotus pada pengembangan Lotus Domino (aplikasi pada NewsGroup).

2.7.2 Spreadsheet

Perkataan spreadsheet sebenarnya berasal dari istilah di ilmu akuntansi, yang mengacu pada kertas kerja yang besar dengan isian baris dan kolom yang berisi transaksi-transaksi bisnis. Kertas kerja itu meliputi hal-hal seperti biaya-biaya, penghasilan, pajak dan yang lainya.

Dengan berkembangnya komputer yang kemudian merambah ke dunia bisnis, banyak software dibuat untuk mengelola satu atau beberapa spreadsheet. Istilah tersebut kemudian digunakan dengan tambahan kata electronic, sehingga secara lengkap disebut Electronic Spreadsheet. Istilah itu bermakna lembar kerja elektronik, yang berfungsi mengelola data dan informasi yang ditampilkan dalam bentuk baris dan kolom.

Dari penjelasan di atas terlihat bahwa software spreadsheet akan bisa optimal pada pengolahan data yang bersifat numerik (angka), seperti perkalian, penjumlahan, fungsi trigonometri, rumus keuangan, pengolahan data statistik dan lain sebagainya.

(22)

2.7.3 Microsoft Excel

Excel pertama kali dirilis dalam versi Windows dengan nama Excel 3.0. Kemudian tahun 1992 diperkenalkan versi selanjutnya yaitu Excel versi 4.0. Perubahan besar dilakukan pada versi selanjutnya, yaitu Excel 5.0 yang dirilis tahun 1993, di mana mulai diperkenalkan kemampuan Excel untuk melakukan operasi multisheet dan kemampuan mendukung VBA

Seiring dengan munculnya Windows versi baru, yaitu Windows 95, Microsoft merilis Excel versi baru, yaitu Microsoft Excel 95. Dengan Excel 95, Microsoft mulai menyesuaikan nama versi Excel dengan nama Windows dan tidak melanjutkan dengan versi 6,7 dan seterusnya. Excel 95 untuk pertama kali mampu beroperasi dalam lingkungan 32 bit, namun mempunyai kemampuan yang hampir sama dengan Excel versi 5 terdahulu. Kemudian, juga sejalan dengan Windows 97, Excel diperbarui dengan versi Excel 97, yang antara lain ditambah dengan kemampuan UserForms, validasi data dan sebagainya.

Berbarengan dengan munculnya Windows 98 serta menyongsong era milenium ketiga, Microsoft Excel merilis versi terbarunya, yaitu Microsoft Excel 2000, yang dilengkapi dengan banyak kelebihan, seperti interaksi dengan jaringan internet, menyimpan file dalam bentuk HTML, Clipboard, Pivot Charts dan sebagainya.

2.7.4 Kegunaan Excel 2000

Seperti telah disebut di atas, Microsoft Excel 2000 (biasa disingkat Excel) adalah sebuah program spreadsheet, yaitu program yang digunakan untuk melakukan pengolahan data pada sebuah kertas kerja elektronik (electronic spreadsheet). Hal ini berarti Excel akan berguna pada pengolahan data numerical

(23)

(berhubungan dengan angka) yang kompleks dan bisa diterapkan dalam berbagai bidang, seperti:

1. Memprediksi penjualan untuk beberapa waktu ke depan. 2. Alokasi anggaran iklan pada beberapa divisi perusahaan. 3. Analisa Laporan Keuangan.

4. Analisa hubungan volume biaya dan laba. 5. Menilai efektifitas iklan, dan sebagainya

2.8 Microsoft Outlook 2000

Microsoft Outlook 2000 adalah program aplikasi e-mail (mail client) dengan segala kelengkapannya. Dengan Outlook 2000 anda tidak hanya dapat berkomunikasi dengan e-mail, tetapi juga dapat membuat daftar pembagian tugas (task list), mengelola kalender untuk kepentingan dan keperluan anda, mencatat nomor dan panggilan telepon serta kejadian-kejadian penting lain dalam journal, membuat catatan untuk mengingatkan anda atas tugas-tugas penting.

Microsoft Outlook 2000 memberikan cara yang berbeda untuk melihat informasi yang sama dalam sebuah folder. Setiap jenis tampilan menghadirkan informasi dalam format dan pengorganisasian yang berbeda, sehingga anda dapat leluasa memilih tampilan untuk mendapatkan hasil yang terbaik.

2.9 Visual Basic for Applications

Sebagian besar pengguna (user) aplikasi Microsoft Office menggunakan fungsi aplikasi tersebut sebatas untuk memenuhi kebutuhan mereka. Pada aplikasi Microsoft Excel, biasanya digunakan hanya untuk memanipulasi dan analisa data serta membuat grafik untuk kebutuhan laporan. Sangat sedikit user yang

(24)

menggunakan semua fitur yang disediakan pada aplikasi Microsoft office yang dapat memberikan user segala kemudahan dan penghematan waktu untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Salah satu fitur pemrograman tingkat lanjut yang disediakan oleh pihak Microsoft pada aplikasi Microsoft Office adalah Visual Basic for Application (VBA). Dengan fitur ini, user dapat menyelesaikan suatu pekerjaan secara otomatis tanpa harus dikerjakan secara manual. Fitur ini sangat jarang digunakan oleh user karena membutuhkan kemampuan pemrograman Visual Basic.

2.9.1 Pengertian Visual Basic for Applications

Visual Basic for Applications adalah kombinasi yang terintegrasi antara lingkungan pemrograman (Visual Basic Editor) dengan bahasa pemrograman (Visual Basic) yang memudahkan user untuk mendesain dan membangun program Visual Basic dalam aplikasi utama Microsoft Office (seperti Microsoft Excel, Word, Access, PowerPoint, Outlook, FrontPage, Visio, Project, dan lain-lainnya).

2.9.2 Perbedaaan antara Visual Basic for Applications (VBA) dengan Visual Basic

Visual basic for Applications (VBA) yang dikenal sebagai Visual Basic-Edisi Aplikasi berbeda dengan Microsoft Visual Basic. Microsoft Visual Basic menyediakan lebih banyak pemrograman dan fungsi tingkat lanjut sehingga dapat dihasilkan program yang lebih kompleks untuk sistem operasi Microsoft Windows maupun Office. Sedangkan pada Visual Basic for Applications hanya dapat dibangun pada aplikasi utama Microsoft Office untuk mengendalikan fungsi aplikasi tersebut melalui serangkaian objek terprogram.

(25)

2.9.3 Kegunaan Visual Basic for Applications (VBA)

Visual Basic for Applications digunakan untuk mengotomatisasi pekerjaan. Ada pun jenis pekerjaan yang dimaksud sebagai berikut:

1. Pekerjaan yang dilakukan secara berulang-ulang. 2. Pekerjaan yang kompleks

Pekerjaan atau tugas yang dilakukan secara berulang-ulang seperti pembuatan laporan rutin (harian, mingguan maupun bulanan) maupun pekerjaan kompleks yang apabila dikerjakan secara manual oleh user akan membutuhkan waktu penyelesaian yang lama dan mungkin terdapat beberapa kesalahan (human error). Hal ini dapat diatasi dengan menggunakan fasilitas VBA sehingga pekerjaan atau tugas tersebut dapat diselesaikan dalam waktu yang sangat singkat dan dengan tingkat akurasi yang tinggi.

2.9.4 Otomatisasi pekerjaan

Pada dasarnya setiap pekerjaan dapat diselesaikan secara otomatis oleh komputer tanpa harus dikerjakan secara manual oleh manusia. Otomatisasi pekerjaan pada Microsoft Excel dan Outlook memungkinkan user untuk menyelesaikan pekerjaan rutin mulai dari pekerjaan sederhana hingga pekerjaan yang kompleks dalam waktu singkat. Otomatisasi pekerjaan pada Microsoft Excel dan Outlook dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:

1. Menggunakan Macro

Dengan menggunakan fasilitas macro yang terdapat dalam Microsoft Excel dan Outlook, user juga dapat melakukan otomatisasi pekerjaan terutama pekerjaan yang sifatnya sederhana. Kelebihan utama otomatisasi pekerjaan dengan menggunakan cara ini adalah user tidak perlu melakukan penulisan kode

(26)

pemograman VBA untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Otomatisasi pekerjaan menggunakan macro biasanya digunakan untuk membuat table dan grafik, memformat table dan grafik, membuat beberapa lembar kerja, menghapus beberapa lembar kerja.

Gambar 2.6 Kumpulan Macro

2. Menggunakan Visual Basic Editor

Selain menggunakan fasilitas macro, user juga dapat melakukan otomatisasi pekerjaan dengan menggunakan fasilitas Visual Basic Editor (VBE) yang terdapat di dalam Microsoft Excel dan Outlook. Dengan fasilitas VBE, user dapat meyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya sangat kompleks. Kelebihan dalam menggunakan fasilitas VBE adalah tingkat fleksibilitas yang sangat tinggi dibandingkan dengan penggunaan fasilitas macro seperti penggunaan fasilitas kotak dialog yang membuat aplikasi otomatisasi pekerjaan pada Microsoft Excel menjadi lebih interaktif.

(27)

Gambar 2.7 Jendela Visual Basic Editor (VBE)

2.10 Bagan Alir

Menurut Jogianto (1999:795) Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat Bantu komunikasi dan dokumentasi.

2.10.1 Bagan alir sistem

Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan bagan yang

menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak pada gambar 2.8.

(28)

Simbol dokumen

menunjukkan dokumen input dan output baik utuk proses manual, mekanik atau komputer

Simbol kegiatan manual

menunjukkan pekerjaan manual

Simbol kartu plong

menunjukkan input/output yang menggunakan kartu plong (punched card)

Simbol proses

menunjukkan kegiatan proses dari oprasi program komputer

Simbol hard disk

menunjukkan input/output menggunakan hard disk

Simbol diskette

menunjukkan input/output menggunakan diskette

Simbol keybord

menunjukkan input yang menggunakan on-line keyboard

Simbol display

menunjukkan output yang ditampilkan di monitor Simbol operasi luar

menunjukkan operasi yang dilakukan di luar proses komputer

Simbol pengurutan offline

menunjukkan proses pengurutan data di luar proses komputer

Simbol drum magnetik

menunjukkan input/output menggunakan drum magnetik

Simbol pita kertas berlubang

menunjukkan input/output menggunakan pita kertas berlubang

Simbol garis alir

menunjukkan alur dari proses

Simbol penghubung

menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain

sumber : Jogianto. Analisis & Disain, hal 796-799.

Gambar 2.8 Simbol-simbol yang digunakan di bagan alir sistem

2.10.2 Bagan alir program

Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang

menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dibuat dengan menggunakan simbol-simbol sebagai berikut ini.

(29)

Simbol input/output

simbol input/output digunakan untuk mewakili data input/output

Simbol keputusan

simbol keputusan digunakan untuk suatu penyelesaian kondisi di dalam program

Simbol proses

simbol proses digunakan untuk mewakili suatu proses

Simbol proses terdefinisi

simbol proses terdefinisi digunakan untuk menunjukkan suatu operasi yang rinciannya ditunjukkan di tempat lain

Simbol titik terminal

simbol titik terminal digunakan untuk menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses Simbol persiapan

simbol persiapan digunakan untuk memberi nilai awal suatu besaran Simbol garis alir

menunjukkan alur dari proses

Simbol penghubung

menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain

sumber : Jogianto. Analisis & Disain, hal 802-803.

Gambar 2.9 Simbol-simbol yang digunakan di bagan alir program

2.11 Data Flow Diagram

Menurut Jogianto (1999:700) Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya: telepon, surat dan sebagainya) atau data tersebut akan disimpan (misalnya: file kartu, microfiche, harddisk, tape). Keuntungan menggunakan DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan atau dikembangkan.

2.11.1 Simbol yang digunakan DFD

Beberapa simbol yang digunakan di DFD untuk maksud mewakili:

1. external entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem);

(30)

3. process (proses);

4. data store (simpanan data).

A. Kesatuan luar

Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Simbol dari kesatuan luar dapat dilihat pada gambar 2.10.

Gambar 2.10 Simbol external entity (kesatuan luar) di DFD

B. Arus data

Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar

(external entity). Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa

masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Simbol dari arus data dapat dilihat pada gambar 2.11.

Gambar 2.11 Simbol data flow (arus data) di DFD

C. Proses

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

(31)

atau

Gambar 2.12 Simbol proses di DFD

D. Simpanan data

Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai berikut ini.

a. Suatu fie atau database di sistem komputer. b. Suatu arsip atau catatan manual.

c. Suatu kotak tempat data di meja seseorang. d. Suatu table acuan manual.

e. Suatu agenda atau buku.

Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal pararel yang tertutup di salah satu ujungnya.

Gambar 2.13 Simbol data store (simpanan data) di DFD

2.12 Entity Relational Diagram

“Entity Relational Diagram (ERD) adalah diagram yang menggambarkan

terjadinya hubungan antar entiti.” (Waljiyanto, 2000:50). ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai. Model data dipergunakan untuk menggambarkan hubungan antara entiti dan relasinya.

(32)

Derajat hubungan dalam ERD menyatakan jumlah entiti yang terlibat di dalam ikatan yang terjadi. Macam derajat hubungan dalam ERD adalah:

a. Derajat hubungan 1:1

Derajat hubungan antar 1:1 terjadi bila tiap anggota entiti A hanya boleh berpasangan dengan satu anggota dari entiti B. begitu sebaliknya tiap anggota entiti B hanya boleh berpsangan dengan satu anggota dari entiti A.

b. Derajat hubungan 1:m

Derajat hubungan entiti 1:m terjadi bila tiap anggota entiti A boleh berpasangan dengan lebih dari satu anggota dari entiti B. Begitu sebaliknya tiap anggota entiti B hanya boleh berpasangan dengan satu anggota dari entiti A. c. Derajat hubungan M:n

Derajat hubungan entiti m:n terjadi bila tiap anggota entiti A boleh berpasangan dengan lebih dari satu anggota dari entiti B. Begitu sebaliknya tiap anggota entiti B boleh berpasangan dengan lebih dari satu anggota dari entiti A.

2.13 Microsoft SQL Server 2000

Microsoft SQL Server 2000 adalah sistem manajemen basis data yang memakai perintah-perintah Transact-SQL untuk mengirimkan perintah dari komputer client ke komputer server. Transact-SQL adalah bahasa SQL yang dikembangkan oleh Microsoft dengan menambahkan dialeg-dialeg tertentu. Microsoft SQL Server 2000 berisi database, mesin database, dan aplikasi yang diperlukan untuk mengolah data dan komponen-komponennya.

SQL Server memakai sebuah tipe database yang dinamakan database relational. Database relational adalah database yang mengorganisasikan data dalam bentuk tabel. Tabel dibentuk dengan mengelompokkan data yang

(33)

mempunyai subjek yang sama. Tabel berisi baris-baris dan kolom-kolom informasi. Tabel-tabel dapat saling berhubungan jika diinginkan.

Database adalah sekumpulan data ynag berhubungan. Pada waktu lalu, database merupakan sebuah file, misalnya mahasiswa.dbf, pegawai.dbf, yang berisi sebuah tabel. Di dalam file mahasiswa.dbf terdapat kolom-kolom yang berhubungan yaitu NPM, Nama, Alamat, TglLahir, dan seterusnya. Seorang mahasiswa mempunyai sebuah basis data. Index dipakai untuk mempercepat pengaksesan data dan merupakan sebuah file terpisah.

Dalam SQL Server, database bukanlah sebuah file tetapi merupakan sebuah konsep logis yang berisi sekumpulan objek-objek yang berhubungan. Sebuah database berisi data, struktur database, index, sekuritas, view, dan store procedure.

Objek-objek dalam sebuah database :

a. Tabel. Objek yang berisi tipe-tipe data dan data mentah.

b. Kolom. Sebuah tabel berisi kolom-kolom untuk menampung data. Kolom

mempunyai sebuah tipe dan nama yang unik.

c. Tipe data. Sebuah kolom mempunyai sebuah tipe data. Tipe-tipe data yang

dapat dipilih adalah karakter, numeric, tanggal, boolean, dan lain-lainnya.

d. Store Procedure. Merupakan perintah SQL yang membentuk makro dengan

menjalankan store procedure berarti anda menjalankan perintah SQL di dalam sebuah procedure.

e. Trigger. Trigger adalah store procedure yang diaktifkan pada saat data

ditambahkan, diubah atau dihapus dari database. Trigger dipakai untuk menjamin aturan integritas di dalam database.

(34)

f. Rule. Rule diberlakukan pada kolom sehingga data yang dimasukkan harus sesuai dengan aturan.

g. Kunci utama (Primary Key). Kunci utama menjamin setiap basis data unik,

dapat dibedakan dari data lainnya.

h. Kunci tamu (Foreign Key). Kunci tamu adalah kolom-kolom yang mengacu

kunci utama atau konstrain unik pada tabel lain. Kunci utama dan kunci tamu dipakai untuk menghubungkan sebuah tabel dengan tabel lain.

i. Konstrain. Konstrain adalah mekanisme integritas data yang berbasis server dan diimplementasikan oleh sistem.

j. Default. Default dinyatakan pada field (kolom) sehingga jika kolom tersebut tidak diisi data, maka diisi dengan nilai default.

k. View. View adalah query yang memakai beberapa tabel, disimpan di dalam database. View dapat memilih beberapa kolom dari sebuah tabel atau menghubungkan beberapa tabel. View dapat dipakai untuk menjaga keamanan data.

l. Index. Index membantu mengorganisasi data sehingga query menjadi lebih cepat.

(35)

3.1 Analisa Permasalahan

Penelitian yang dilakukan pada tugas akhir ini termasuk pada proyek (pengembangan). Dimana aplikasi yang dibuat disini dapat menerima pesanan barang dari konsumen dengan menggunakan teknologi e-mail dan memanfaatkan fasilitas VBA yang terdapat pada Microsoft Excel dan Outlook serta dapat memberikan sistem pendukung keputusan kepada pimpinan perusahan berupa peramalan penjualan periode bulan berikutnya dengan menggunakan metode single moving average.

Untuk mendapatkan model sistem informasi seperti yang diharapkan dan untuk memperkecil kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi maka perlu dibuat suatu metode penelitian untuk melakukan perancangan dan pembuatan aplikasi penerimaan pesanan barang dan peramalan penjualan, metode penelitian ini akan berupa uraian langkah-langkah atau prosedur yang harus dilalui untuk menyelesaikan tugas akhir ini.

Pada bagian ini akan dibahas juga mengenai perancangan sistem informasi penerimaan pesanan barang dan peramalan penjualan, mulai dari struktur model dasar sistem, alir sistem, diagram berjenjang (hierarchy chart), data arus diagram (DFD), rancangan struktur database (ERD) yang digunakan serta rancangan masukan dan keluaran aplikasi.

(36)

3.2 Perancangan Sistem Informasi

Dalam perancangan sistem tersebut terdapat tahapan-tahapan yang harus dilakukan. Adapun tahapan-tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah pembuatan struktur model dasar sistem. Dari struktur model dasar sistem dikembangkan menjadi beberapa tahap-tahap perancangan sistem mulai dari pembuatan bagan alir sistem, diagram berjenjang, data flow diagram (DFD),

entity relationship diagram (ERD), struktur database dan rancangan masukan dan

keluaran aplikasi yang akan dibuat.

3.2.1 Struktur model dasar sistem

Gambar 3.1 Struktur Model Dasar Sistem

Gambar 3.1 merupakan merupakan struktur dasar sistem penerimaan pesanan barang dari konsumen ke PT. Kuat Bersaudara yang menggunakan e-mail sebagai sarana pemesanan barang dan intranet sebagai lingkup jaringannya. Dimana secara lengkap alir sistem dapat digambarkan seperti pada gambar 3.2.

(37)

Konsumen PT. Kuat Bersaudara

Mengirimkan data nama, alamat, NPWP

dan alamat e-mail

Mendaftarkan Konsumen

Baru

Buat Template File Surat Pemesanan (SP) berformat Excel

Buat SP dari Template

Kirim File berformat Excel ke Konsumen

via E-mail

Kirim File SP berformat Excel ke PT. Kuat via E-mail

Pengecekkan e-mail pemesanan barang

Pengolahan Data SP dengan VBA

Pengolahan Lanjutan Data SP Menjadi Laporan dengan VBA Validasi Surat

Pemesanan Barang

End Start

Gambar 3.2 Alir sistem penerimaan pesanan barang dengan menggunakan fasilitas VBA yang akan dibuat.

Gambar 3.2 merupakan alir sistem penerimaan barang, dimulai dengan pendaftaran konsumen baru. Konsumen mengirimkan data nama perusahaan, alamat, NPWP dan alamat E-mail perusahaan ke PT. Kuat Bersaudara. Oleh PT. Kuat Bersaudara data konsumen didaftarkan sebagai konsumen baru kemudian membuat file template Surat Pemesanan (SP) berformat excel berdasarkan data

(38)

konsumen yang diterima. Template SP dikirimkan kembali ke konsumen via e-mail untuk digunakan oleh konsumen sebagai surat pemesanan barang. Jika konsumen ingin memesan barang maka template SP di isi dengan barang yang akan dipesan dan dikirimkan via e-mail ke PT. Kuat Bersaudara. Kemudian oleh PT. Kuat Bersaudara file tersebut dicek dan diolah dengan menggunakan VBA untuk menjadi laporan dan faktur penjualan.

3.2.2 Bagan alir sistem pendaftaran

Mulai

Data Konsumen Data Konsumen

Selesai Masukkan data

konsumen

Konsumen Bagian Penjualan

Data konsumen

Gambar 3.3 Bagan Alir Sistem Pendaftaran

Alir sistem pendaftaran pada gambar 3.3 dimulai dari konsumen (dapat berupa PT, CV atau Apotik) yang ingin mendaftar menjadi anggota atau pelanggan tetap menyerahkan data perusahaan yang dimiliki seperti nama perusahaan, alamat, nomor telp, NPWP dan e-mail. Data tersebut diterima oleh bagian penjualan untuk didaftarkan dan disimpan dalam database perusahaan.

(39)

3.2.3 Bagan alir sistem pembuatan file templates surat pesanan

Mulai

Selesai Cari data

konsumen

Aplikasi VBA

Buat file templates Surat Pemesanan

Baru

File Templates Surat Pemesanan

Kirim via e-mail

File Templates Surat Pemesanan

Bagian Penjualan Konsumen

Data konsumen

Gambar 3.4 Bagan Alir Sistem Pembuatan File Templates Surat Pesanan

Setelah konsumen melakukan proses pendaftaran seperti yang terlihat pada gambar 3.3, maka proses selanjutnya adalah pembuatan file templates surat pesanan barang yang berformat excel seperti yang terlihat pada gambar 3.4. File templates surat pesanan berisi daftar order barang yang akan dipesan oleh konsumen dan digunakan setiap kali konsumen ingin memesan barang kepada PT. Kuat Bersaudara.

(40)

3.2.4 Bagan alir sistem pemesanan barang

Pada bagian ini akan ditampilkan alir sistem pemesanan barang dari konsumen kepada PT. Kuat Bersaudara. Adapun pada penerapannya kali ini melibatkan tiga bagian yang saling berinteraksi, yaitu konsumen sebagai pihak diluar perusahaan dan Bagian Penjualan serta Gudang sebagai bagian atau instansi di dalam perusahaan. Alir sistem dimulai dari konsumen yang telah terdaftar dan telah memperoleh file templates surat pesanan (SP) barang, mengisi file templates SP dengan barang yang akan dipesan setelah itu dikirimkan via e-mail ke PT. Kuat Bersaudara selaku supplier. Oleh bagian penjualan SP tersebut di download dan diolah dengan menggunakan VBA. Jika data SP lengkap maka proses dilanjutkan sampai terbentuk faktur penjualan seperti yang terlihat pada gambar 3.5 dan 3.6.

Mulai

File Templates Surat Pemesanan

Pengisian order barang File Templates Surat Pemesanan

yang sudah terisi

Kirim via e-mail

Download file Surat Pemesanan

File Templates Surat Pemesanan

yang sudah terisi

Pengolahan data SP dengan VBA

Data order barang

Cek stok barang

Data sisa stok barang

Konsumen Bagian Penjualan Gudang

Data barang

(41)

Validasi ke konsumen

Selesai

Data sisa stok barang

Pembuatan faktur penjualan Update stok

barang

Update stok barang File validasi

Kirim via e-mail File validasi

Konsumen Bagian Penjualan Gudang

Data penjualan

Data barang

Gambar 3.6 Bagan Alir Sistem Pemesanan Barang (Lanjutan)

3.2.5 Bagan Alir Sistem peramalan penjualan

Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai alir sistem peramalan penjualan. Peramalan penjualan digunakan oleh pimpinan perusahaan sebagai pendukung keputusan dalam menjalankan bisnis. Alir sistem dimulai dari bagian gudang melakukan pengecekan data barang dan bagian penjualan melakukan pengecekan data penjualan barang-barang tersebut. Oleh sistem data penjualan periode-periode sebelumnya di analisa untuk digunakan sebagai dasar peramalan penjualan untuk periode berikutnya.

(42)

Selesai Mulai

Cek Barang

Cek data penjualan

Peramalan penjualan

Data Peramalan

Gudang Bagian Penjualan Pimpinan

Data barang

Data penjualan

Gambar 3.7 Bagan Alir Sistem Peramalan Penjualan

3.2.6 Diagram Berjenjang

Berdasarkan bagan alir sistem yang telah dirancang sebelumnya, kemudian ditentukan proses-proses apa yang akan digunakan dalam implementasi sistem program aplikasi nantinya. Proses-proses tersebut disusun secara berjenjang sesuai kompleksitas dari level. Diagram berjenjang selengkapnya dapat dilihat pada gambar 3.8 dibawah ini.

(43)

Sistem Penerimaan Pesanan Barang dan Peramalan Penjualan

dengan Metode Single Moving Average

Transaksi Penjualan Laporan Penjualan Peramalan Penjualan

Terima Pesanan Barang

Pembuatan Faktur Pendaftaran

Pelanggan

Pembuatan Laporan Harian

Pembuatan Laporan Bulanan

Peramalan Penjualan Per-Item Barang Pembuatan File

Template Surat Pesanan

Kirim File Template Surat Pesanan

Gambar 3.8 Diagram Berjenjang (Hierarchy Chart)

3.2.7 Data Flow Diagram

Langkah selanjutnya adalah pembuatan data flow diagram atau disebut DFD. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data di antara tiap komponen tersebut, serta asal, tujuan dan penyimpanan dari data tersebut. Untuk menggambarkan arus data dalam sistem secara lebih jelas, terinci dan terstruktur, maka DFD yang dimulai dari Context Diagram hingga DFD pada level yang terendah.

A. Context Diagram

Context diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian suatu

DFD yang menggambarkan entitas-entitas yang berhubungan dengan suatu sistem informasi.

(44)

Laporan Penjualan Peramalan Penjualan

Validasi harga dan barang yang tersedia via e_mail SP barang via e_mail

Kirim template SP barang via e_mail Faktur Penjualan

Data Pelanggan 0

Sistem Penerimaan Pesanan Barang dan Peramalan Penjualan

Pelanggan

Pimpinan

Gambar 3.9 Context Diagram

Pada context diagram pada gambar 3.9 terdapat dua buah entitas yang berhubungan dengan sistem yaitu Pelanggan, dan Pimpinan. Pelanggan merupakan entitas diluar lingkup perusahaan yang berinteraksi dengan sistem informasi pemesanan barang. Pelanggan berinteraksi dengan sistem dengan memberikan masukkan kepada sistem berupa surat pemesanan barang dan data pelanggan yang terdiri dari nama perusahaan, alamat, nomor telp, NPWP dan informasi lain yang diperlukan. Sistem memberikan keluaran berupa file templates surat pemesanan, faktur penjualan, dan validasi pemesanan barang. Entitas pimpinan menerima data hasil dari olahan sistem yang berupa peramalan penjualan dan laporan penjualan.

B. DFD level 0

DFD level 0 adalah merupakan dekomposisi dari context diagram yang akan menggambarkan tiap-tiap proses yang terdapat dalam sistem informasi penerimaan pesanan barang dan peramalan penjualan. Adapun DFD level 0 untuk aplikasi ini adalah sebagai berikut :

(45)

Data Peramalan

Update Data Penjualan

Data Penjualan Data Penjualan Data Barang Data Barang Data Barang Data Pelanggan [Peramalan Penjualan] [Laporan Penjualan] [SP barang via e_mail]

[Validasi harga dan barang yang tersedia via e_mail]

[Faktur Penjualan]

[Kirim template SP barang via e_mail]

[Data Pelanggan] Pelanggan Pimpinan 1 Pendaftaran Pelanggan + 2 Transaksi Penjualan + 3 Laporan Penjualan + 4 Peramalan Penjualan + 1 Pelanggan 2 Barang 3 TransaksiJual 5 ForecastJual

Gambar 3.10 DFD Level 0

Pada diagram yang ditampilkan pada gambar 3.10 dapat dilihat bahwa dalam aplikasi ini terdapat empat buah proses utama yang membangun keseluruhan aplikasi. Proses dimulai dari Pendaftaran Pelanggan, proses ini digunakan untuk menerima pelanggan baru dan memelihara data pelanggan yang sudah ada. Pada proses ini melibatkan entitas Pelanggan dan data store

Pelanggan. Pelanggan memberikan datanya kepada sistem dan sistem menanggapi dengan memberikan keluaran berupa file templates surat pesanan kepada pelanggan dan menyimpan data pelanggan tersebut ke dalam tabel Pelanggan.

Proses kedua yang terdapat dalam DFD level 0 adalah Transaksi Penjualan. Proses ini digunakan untuk menerima pesanan barang dari pelanggan

(46)

kepada sistem. Pada proses ini melibatkan entitas Pelanggan dan data store

Barang serta TransaksiJual. Proses ini dimulai dari pelanggan yang ingin memesan barang mengirimkan templates surat pesanan yang telah terisi melalui e-mail, oleh sistem surat pesanan tersebut diolah dan dilakukan pengecekkan stok barang apakah barang yang dipesan oleh pelanggan dapat dipenuhi, setelah itu dilakukan proses pembuatan faktur penjualan yang nantinya akan diberikan kepada pelanggan.

Proses ketiga yang terdapat dalam DFD level 0 adalah Laporan Penjualan. Proses ini digunakan untuk mengolah data penjualan menjadi laporan dan diberikan kepada pimpinan.

Proses selanjutnya adalah Peramalan Penjualan. Proses ini digunakan untuk menganalisa data penjualan pada periode-periode bulan lalu untuk digunakan sebagai data peramalan bulan berikutnya.

C. DFD Level 1

DFD level 1 merupakan merupakan dekomposisi dari level diagram sebelumnya (level 0), yang berfungsi menjabarkan secara lebih rinci, proses-proses yang terdapat dalam sistem. Berikut ini digambarkan DFD level 1 pada masing-masing proses yang terdapat dalam sistem informasi ini.

C.1 DFD level 1 sub proses Pendaftaran Pelanggan

Pada gambar 3.11 merupakan dekomposisi dari proses Pendaftaran Pelanggan yang memiliki dua buah proses yaitu Pembuatan File Template Surat Pesanan dan Kirim File Template Surat Pesanan via E-Mail. Proses Pembuatan File Template Surat Pesanan digunakan untuk membuat file template surat

(47)

pesanan baru berdasarkan data pelanggan yang ada. Proses Kirim File Template Surat Pesanan digunakan untuk mengirimkan template surat pesanan yang telah dibuat sebelumnya kepada pelanggan melalui e-mail.

Data Pelanggan Data Pelanggan

File Template [Data Pelanggan]

[Kirim template SP barang via e_mail] [Data Pelanggan]

Pelanggan 1 Pelanggan 1.1

Pembuatan File Template Surat

Pesanan

1.2 Kirim File Template

Surat Pesanan via E_Mail

Gambar 3.11 DFD Level 1 Sub Proses Pendaftaran Pelanggan

C.2 DFD level 1 sub proses Transaksi Penjualan

Pada gambar 3.12, Sub Proses Transaksi Penjualan memiliki dua buah proses yaitu Terima Pesanan Barang dan Pembuatan Faktur. Proses Terima Pesanan Barang digunakan untuk memproses template surat pesanan barang dari pelanggan yang dikirimkan melalui e-mail sedangkan proses Pembuatan Faktur digunakan untuk membuat faktur penjualan berdasarkan data pesanan barang yang telah diolah pada proses Terima Pesanan Barang.

(48)

Data Pesanan Barang

[Update Data Penjualan] [Data Barang]

[Faktur Penjualan] [SP barang via e_mail]

[Validasi harga dan barang yang tersedia via e_mail]

Pelanggan 2 Barang

3 TransaksiJual 2.1

Terima Pesanan Barang

2.2

Pembuatan Faktur 4 SuratPesanan

Gambar 3.12 DFD Level 1 Sub Proses Transaksi Penjualan

C.3 DFD level 1 sub proses Laporan Penjualan

Pada level ini terdapat dua buah proses, yaitu Pembuatan Laporan Harian dan Pembuatan Laporan Bulanan. Proses Pembuatan Laporan Harian digunakan untuk menampilkan data penjualan pada hari itu sedangkan proses pembuatan Laporan Bulanan digunakan untuk menampilkan seluruh data penjualan pada bulan tersebut.

(49)

Data Penjualan

Data Penjualan Data Barang

Data Barang

Laporan Penjualan Bulanan Laporan Penjualan Harian

[Laporan Penjualan] [Data Barang]

[Data Penjualan]

Pimpinan

2 Barang

3 TransaksiJual

3.1 Pembuatan Laporan Harian

3.2 Pembuatan Laporan Bulanan

Gambar 3.13 DFD Level 1 Sub Proses Laporan Penjualan

C.4 DFD level 1 proses Peramalan Penjualan

Pada level ini, hanya terdapat satu proses yaitu proses Peramalan Penjualan Per-Item Barang. Proses Peramalan Penjualan Per-Item Barang digunakan untuk meramalkan penjualan pada periode ke depan dan digunakan oleh pimpinan perusahaan sebagai alat bantu dalam mengambil keputusan manajemen.

[Data Peramalan]

[Data Penjualan]

[Data Barang] [Peramalan Penjualan] Pimpinan 2 Barang

3 TransaksiJual 5 ForecastJual

4.1 Peramalan Penjualan Per_Item

Barang

(50)

3.2.8 Entity Relatioanal Diagram

Entity relationship diagram (ERD) digunakan untuk mengambarkan hubungan atau relasi antara entity atau tabel yang digunakan dalam membuat program aplikasi ini. Ada dua macam ERD yaitu conceptual data model (CDM)

dan physical data model (PDM).

A. Conceptual Data Model

Sebuah CDM (Conceptual Data Model) akan menggambarkan secara

keseluruhan konsep struktur basis data yang dirancang untuk suatu program aplikasi. Pada CDM belum tergambar dengan jelas bentukan tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel. Adapun CDM yang dirancang untuk aplikasi penerimaan pesanan barang dan peramalan penjualan ini adalah sebagai berikut :

(51)

IdSP KodeBarang IdReport KodeBarang IdRetur KodePelanggan IdSP KodeBarang KodePelanggan IdJual KodeBarang Barang KodeBarang NamaBarang SaldoAwal TglSaldoAwal Satuan KetIsi HargaJual StockGudang IsPajak Diskon Pelanggan KodePelanggan Nama Alamat Kota KodeTelp Telp Fax NPWP BlackList ContactPerson eMail NoRek1 Bank1 NoRek2 Bank2 HaveTamplate DetilJual IdDetailJual Nom HargaSatuan BanyakSatuan SubTotal Pot TotalPot JumlahTotal TransaksiJual IdJual NoFaktur NoFP TglTerima Status TglJatuhTempo PotTunai DPP PPN Materai JumBayar TotalBayar SuratPesanan IdSP noSP TglSP CaraBayar NoRek Note PJawab isDone DetilSP IdDetilSP Jumlah Retur IdRetur NoRetur NoFaktur TglRetur DetilRetur IdDetilRetur JmlRetur JmlJual Keterangan Report IdReport namaFile noSP kdPelanggan nmPelanggan eMail isGroup DetilReport IdDetilReport kdBarang nmBarang ForecastJual Bulan Tahun Sales

Gambar 3.15 Conceptual Data Model (CDM)

B. Physical Data Model

Sebuah PDM (Physical Data Model) akan menggambarkan secara detail rancangan struktur basis data dan merupakan hasil generate dari Conceptual Data

Model. Model ini dapat menggambarkan struktur basis data secara detail sampai

dengan field-field yang terdapat dalam suatu tabel serta tipe-tipe data yang menyertainya.

(52)

IDSP = IDSP KODEBARANG = KODEBARANG

IDREPORT = IDREPORT KODEBARANG = KODEBARANG

IDRETUR = IDRETUR

KODEPELANGGAN = KODEPELANGGAN IDSP = IDSP

KODEBARANG = KODEBARANG

KODEPELANGGAN = KODEPELANGGAN IDJUAL = IDJUAL KODEBARANG = KODEBARANG

BARANG KODEBARANG varchar(20) NAMABARANG varchar(50) SATUAN varchar(50) KETISI varchar(50) HARGAJUAL numeric(8,2) STOCKGUDANG numeric ISPAJAK numeric(1) SALDOAWAL numeric TGLSALDOAWAL date DISKON float PELANGGAN KODEPELANGGAN varchar(10) NAMA varchar(100) ALAMAT varchar(100) KOTA varchar(50) KODETELP varchar(5) TELP varchar(20) FAX varchar(20) NPWP varchar(20) BLACKLIST smallint CONTACTPERSON varchar(50) EMAIL varchar(20) NOREK1 varchar(20) BANK1 varchar(20) NOREK2 varchar(20) BANK2 varchar(20) HAVETAMPLATE integer DETILJUAL KODEBARANG varchar(20) IDJUAL integer NOM VA HARGASATUAN numeric(8,2) BANYAKSATUAN numeric(8) SUBTOTAL numeric(8,2) POT float TOTALPOT numeric(8,2) JUMLAHTOTAL numeric(8,2) IDDETAILJUAL integer TRANSAKSIJUAL IDJUAL integer KODEPELANGGAN varchar(10) IDSP integer NOFAKTUR varchar(50) NOFP varchar(50) TGLTERIMA timestamp STATUS smallint TGLJATUHTEMPO timestamp POTTUNAI numeric(8,2) DPP numeric(8,2) PPN numeric(8,2) MATERAI numeric(8,2) JUMBAYAR numeric(8,2) TOTALBAYAR numeric(8,2) SURATPESANAN IDSP integer KODEPELANGGAN varchar(10) NOSP varchar(50) TGLSP date CARABAYAR varchar(6) NOREK varchar(20) NOTE varchar(200) PJAWAB varchar(20) ISDONE integer DETILSP IDDETILSP integer KODEBARANG varchar(20) IDSP integer JUMLAH numeric(8,2) RETUR IDRETUR integer NORETUR varchar(20) NOFAKTUR varchar(50) TGLRETUR date DETILRETUR IDDETILRETUR integer IDRETUR integer KODEBARANG varchar(20) JMLRETUR integer JMLJUAL integer KETERANGAN varchar(50) REPORT IDREPORT integer NAMAFILE varchar(50) NOSP varchar(50) KDPELANGGAN varchar(50) NMPELANGGAN varchar(50) EMAIL varchar(20) ISGROUP integer DETILREPORT IDDETILREPORT integer IDREPORT integer KDBARANG varchar(50) NMBARANG varchar(50) FORECASTJUAL BULAN integer TAHUN integer SALES integer KODEBARANG varchar(20)

Gambar 3.16 Physical Data Model(PDM)

3.2.9 Struktur Basis Data

Struktur tabel merupakan uraian dari struktur fisik dari tabel-tabel yang terdapat pada database sistem yang berfungsi untuk menyimpan data-data yang saling berhubungan. Adapun tabel-tabel pada struktur basis data yang dibentuk untuk membangun aplikasi ini dapat dijelaskan sebagai berikut :

(53)

Tabel 3.1 Barang