etapes vers la certification presentation fre
Etapes vers la
Certification
Préparation
de groupe
groupe ––
-- Préparation
Présenté par: de
Présenté à:
Date:
Lieu:
©2009 Rainforest Alliance
Documentation sur les Normes
1. Normes pour l’Agriculture
Durable
Pour les producteurs qui sont
membres d’un Groupe
Objet: pratiques
environnementales sociales et de
gestion d’une plantation
2. Normes pour la
Certification de Groupe
Pour l’Administrateur de Groupe
Objet: Système de Controle
Interne
2
Processus General
Etape 1: Constitution
du Groupe
Sensibilisation
des Producteurs
Etape 2: PlanificationCompréhension
des Principes
Etape 3: Preparation de Formation de
l’Administrateu
l’Equipe SCI
r
Etape 4: Formation des Formation
Adaptée
Producteurs
Identification
des Producteurs
Définition des
Rôles et
Responsabilités
Formation des
Formateurs
Identification de
l’Equipe SCI
Redaction d’un
plan et Mise en
place des Outils
Formation des
Auditeurs
Internes
Mise en place
des Actions
Suivi
Audits des
Etape 5: Audits Internes
plantations et du
SCI
Actions
Correctives
Suivi
Audits des
Etape 6: Audits Externes
plantations et
du SCI
Actions
Correctives
Certification
Etape 7: Amélioration Continue
Des plantations
Du SCI
3
Etape 1: Constitution du Groupe
Step 1: Constitution Sensibilisation
des Producteurs
du groupe
Identification
des Producteurs
Identification de
l’Equipe SCI
Informer les membres du groupe ayant choisi notre Norme sur les
différentes Etapes en vue de la certification. Notamment s’assurer de
l’enregistrement des plantations et entamer un processus de recrutement
internes
l’Equipe de Contrôle Interne.
1. pour
Producteurs
(Les Producteurs doivent bien être informes et ensuite décider de leur
candidature au programme)
2. Administrateur de Groupe
(Cette personne sera responsable du développement et de la gestion du
Système de Contrôle Interne. Elle devra être techniquement compétente
et prendre la décision finale quant a la sélection des producteurs )
3. Formateurs (Agronomes / Agences d’appui au
développement / Producteurs Relais)
(Cette personne aidera les producteurs à mettre en place le standard. En
l’absence d’agences d’appui des producteurs volontaires seront
indispensables)
4. Auditeurs Internes (Agronomes / Agences d’appui au
développement / Producteurs Relais)
Equipe
SCI
(Il peut s’agir de Formateurs pourvu qu’ils n’auditent pas les
Producteurs qu’il a formés. Cet audit a lieu au moins une fois par an pour
chaque plantation)
4
Etape 2: Planification
Step 2: PlanificationCompréhension
des Normes
Définition des
Rôles et
Responsabilités
Bien lire les Principes de façon à déterminer les
responsabilités deCritères
chacun
Critères
applicable
s au
Groupe
Critères
Critères Non
Applicables
applicable
s aux
Producteur
s
• Quels sont les critères applicables
Groupe en matière de SCI ?
(l’Administrateur de Groupe doit
déterminer quels critères seront pris en
charge par le Groupe ou chaque
Producteur. Les critères relatifs au
Système de Gestion Sociale and
Environnementale devront par exemple
être pris en charge par le Groupe)
• Quels sont les critères applicables a
chaque Producteur ? (Tous les
critères non pris en charge par le
Groupe devront l’être par les
producteurs
5
Etape 2: Planification
Redaction d’un
plan et Mise en
place des Outils
Step 2: Planification
• Rédiger un plan qui détaille les activités, les dates clés, les
responsabilités, les outils et les ressources nécessaires.
• Par exemple, un groupe pourra développer une check-list
d’audit interne sur les critères dont il faudra vérifier la
conformité pour chaque producteur. C’est un outil important
pour les audits internes.
Principes
applicables
aux
Producteurs
Exemple de
check-list
6
Etape 3.1: Construction du SCI
Step 3: Preparation deFormation de
l’Administrateu
l’Equipe SCI
r
r
Etabli d’après l’analyse des Normes notamment les critères applicables au Groupe, l’Administrateur de Groupe devra développer son propre Système de Contrôle Interne
Critères
applicables
au Groupe
Système
de
Contrôle
Interne du
Groupe
Après avoir été construit, le système doit
être mis en place et documenté (ex
traçabilité)
7
Etape 3.2: Formations des Formateurs (Agronomes / Agences
d’appui au développement / Producteurs Relais)
Step 3: Preparation de
l’Equipe SCI
Formation
des
Formateurs
• Les formateurs doivent savoir comment mettre en place les
normes au niveau des Producteurs et savoir communiquer
efficacement avec eux: il est important qu’ils soient
reconnus et respectés.
Principes
applicables
aux
Producteurs
• Les formateurs doivent pouvoir bénéficier de matériels de
formation comme des posters, manuels, mini calendrier et
autres documents.
8
Etape 3.3: Formation des Auditeurs Internes (Agronomes /
Agences d’appui au développement / Producteurs Relais)
Formation des
Auditeurs
Internes
Step 3: Preparation de
l’Equipe SCI
• Les auditeurs internes seront formés sur les normes, les techniques d’audit ainsi que l’utilisation d’une check-list.
• L’Administrateur de Groupe doit faire des points ponctuels sur les audits menés, de façon à juger si les auditeurs internes sont suffisamment formés et ont besoin de formation supplémentaire.
Critères
applicables
aux
Producteurs
9
Etape 4: Formation des Producteurs
Step 4: Formation des Formation
Adaptée
producteurs
Mise en place
des Actions
Suivi
• Les Formateurs (Agronomes / Agences d’appui au développement /
Producteurs Relais) forment les Producteurs selon la méthode la plus
adaptée localement (ex en Champs Ecoles).
• Attention à bien documenter chaque séance de formation.
• Les Formateurs doivent assurer un suivi des producteurs afin de s’assurer
que les principes sont bien mis en œuvre dans les zones de production.
10
Etape 5: Audits Internes
Audits des
Step 5: Audits Internes
plantations et du
SCI
Actions
Correctives
Suivi
• Chaque producteur ainsi que le SCI doivent être audites en interne au moins
une fois l’an. C’est une étape essentielle pour engager les Producteurs dans
un processus d’Amélioration Continue.
• Un auditeur interne ne peut auditer un producteur qu’il a forme ou l’exploitation d’un
membre de sa famille. Dans le cas d’un Producteur Relai, le Groupe veillera tant que
faire se peut à en identifier un d’une autre zone de production voire Communauté.
• Les Producteurs devront entreprendre des Actions correctives à chaque non
conformité ainsi détectée.
• A la fin des audits, des suivis seront organisés de façon à s’assurer de la mise en
place des actions correctives.
• L’ administrateur de Groupe effectuera des contrôles réguliers sur des points
spécifiques relatifs à ces audits internes afin d’en garantir l’intégrité, et
éventuellement décider de la mise en place de formation supplémentaire.
11
Etape 6: Audits Externes
Audits des
Step 6: Audits Externes
plantations et du
SCI
Actions
Correctives
Certification
• Ces audits sont menés par des auditeurs appartenant à des
organismes d’inspection accrédités par Rainforest Alliance.
(1) Audit du SCI
(2) Audits des plantations échantillonnées
en général la racine carrée
du nombre total
de Producteurs
Les Non-conformités éventuelles seront signalés lors des audits.
• Décision Finale: Certification, ou
Certification après actions correctives, ou
Pas de Certification
12
Etape 7: Amélioration continue
Step 7: Amélioration Continue
Au niveau des
Prodcuteurs
Au niveau du SCI
• Le processus ne s’arrête pas a la certification. Apres l’audit de
certification, a la fois les Producteurs et le SCI doivent continuer à
améliorer leurs pratiques tout au long de l’année.
• Développer un “plan d’action” chaque année qui détaille les
activités, les dates clés, les responsabilités, les outils et les
ressources nécessaires.
• Un Suivi des activités afin de s’assurer d’une réalisation dans les
temps convenus
13
Faisons donc la route ensemble ! Merci
Rainforest
Rainforest Alliance
Alliance àà pour
pour vocation
vocation de
de préserver
préserver la
la biodiversité
biodiversité et
et d’assurer
d’assurer des
des moyens
moyens de
de
subsistance
subsistance durables
durables en
en transformant
transformant les
les pratiques
pratiques de
de gestion
gestion du
du territoire,
territoire, les
les pratiques
pratiques
commerciales
commerciales et
et le
le comportement
comportement des
des consommateurs.
consommateurs.
Certification
Préparation
de groupe
groupe ––
-- Préparation
Présenté par: de
Présenté à:
Date:
Lieu:
©2009 Rainforest Alliance
Documentation sur les Normes
1. Normes pour l’Agriculture
Durable
Pour les producteurs qui sont
membres d’un Groupe
Objet: pratiques
environnementales sociales et de
gestion d’une plantation
2. Normes pour la
Certification de Groupe
Pour l’Administrateur de Groupe
Objet: Système de Controle
Interne
2
Processus General
Etape 1: Constitution
du Groupe
Sensibilisation
des Producteurs
Etape 2: PlanificationCompréhension
des Principes
Etape 3: Preparation de Formation de
l’Administrateu
l’Equipe SCI
r
Etape 4: Formation des Formation
Adaptée
Producteurs
Identification
des Producteurs
Définition des
Rôles et
Responsabilités
Formation des
Formateurs
Identification de
l’Equipe SCI
Redaction d’un
plan et Mise en
place des Outils
Formation des
Auditeurs
Internes
Mise en place
des Actions
Suivi
Audits des
Etape 5: Audits Internes
plantations et du
SCI
Actions
Correctives
Suivi
Audits des
Etape 6: Audits Externes
plantations et
du SCI
Actions
Correctives
Certification
Etape 7: Amélioration Continue
Des plantations
Du SCI
3
Etape 1: Constitution du Groupe
Step 1: Constitution Sensibilisation
des Producteurs
du groupe
Identification
des Producteurs
Identification de
l’Equipe SCI
Informer les membres du groupe ayant choisi notre Norme sur les
différentes Etapes en vue de la certification. Notamment s’assurer de
l’enregistrement des plantations et entamer un processus de recrutement
internes
l’Equipe de Contrôle Interne.
1. pour
Producteurs
(Les Producteurs doivent bien être informes et ensuite décider de leur
candidature au programme)
2. Administrateur de Groupe
(Cette personne sera responsable du développement et de la gestion du
Système de Contrôle Interne. Elle devra être techniquement compétente
et prendre la décision finale quant a la sélection des producteurs )
3. Formateurs (Agronomes / Agences d’appui au
développement / Producteurs Relais)
(Cette personne aidera les producteurs à mettre en place le standard. En
l’absence d’agences d’appui des producteurs volontaires seront
indispensables)
4. Auditeurs Internes (Agronomes / Agences d’appui au
développement / Producteurs Relais)
Equipe
SCI
(Il peut s’agir de Formateurs pourvu qu’ils n’auditent pas les
Producteurs qu’il a formés. Cet audit a lieu au moins une fois par an pour
chaque plantation)
4
Etape 2: Planification
Step 2: PlanificationCompréhension
des Normes
Définition des
Rôles et
Responsabilités
Bien lire les Principes de façon à déterminer les
responsabilités deCritères
chacun
Critères
applicable
s au
Groupe
Critères
Critères Non
Applicables
applicable
s aux
Producteur
s
• Quels sont les critères applicables
Groupe en matière de SCI ?
(l’Administrateur de Groupe doit
déterminer quels critères seront pris en
charge par le Groupe ou chaque
Producteur. Les critères relatifs au
Système de Gestion Sociale and
Environnementale devront par exemple
être pris en charge par le Groupe)
• Quels sont les critères applicables a
chaque Producteur ? (Tous les
critères non pris en charge par le
Groupe devront l’être par les
producteurs
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Etape 2: Planification
Redaction d’un
plan et Mise en
place des Outils
Step 2: Planification
• Rédiger un plan qui détaille les activités, les dates clés, les
responsabilités, les outils et les ressources nécessaires.
• Par exemple, un groupe pourra développer une check-list
d’audit interne sur les critères dont il faudra vérifier la
conformité pour chaque producteur. C’est un outil important
pour les audits internes.
Principes
applicables
aux
Producteurs
Exemple de
check-list
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Etape 3.1: Construction du SCI
Step 3: Preparation deFormation de
l’Administrateu
l’Equipe SCI
r
r
Etabli d’après l’analyse des Normes notamment les critères applicables au Groupe, l’Administrateur de Groupe devra développer son propre Système de Contrôle Interne
Critères
applicables
au Groupe
Système
de
Contrôle
Interne du
Groupe
Après avoir été construit, le système doit
être mis en place et documenté (ex
traçabilité)
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Etape 3.2: Formations des Formateurs (Agronomes / Agences
d’appui au développement / Producteurs Relais)
Step 3: Preparation de
l’Equipe SCI
Formation
des
Formateurs
• Les formateurs doivent savoir comment mettre en place les
normes au niveau des Producteurs et savoir communiquer
efficacement avec eux: il est important qu’ils soient
reconnus et respectés.
Principes
applicables
aux
Producteurs
• Les formateurs doivent pouvoir bénéficier de matériels de
formation comme des posters, manuels, mini calendrier et
autres documents.
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Etape 3.3: Formation des Auditeurs Internes (Agronomes /
Agences d’appui au développement / Producteurs Relais)
Formation des
Auditeurs
Internes
Step 3: Preparation de
l’Equipe SCI
• Les auditeurs internes seront formés sur les normes, les techniques d’audit ainsi que l’utilisation d’une check-list.
• L’Administrateur de Groupe doit faire des points ponctuels sur les audits menés, de façon à juger si les auditeurs internes sont suffisamment formés et ont besoin de formation supplémentaire.
Critères
applicables
aux
Producteurs
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Etape 4: Formation des Producteurs
Step 4: Formation des Formation
Adaptée
producteurs
Mise en place
des Actions
Suivi
• Les Formateurs (Agronomes / Agences d’appui au développement /
Producteurs Relais) forment les Producteurs selon la méthode la plus
adaptée localement (ex en Champs Ecoles).
• Attention à bien documenter chaque séance de formation.
• Les Formateurs doivent assurer un suivi des producteurs afin de s’assurer
que les principes sont bien mis en œuvre dans les zones de production.
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Etape 5: Audits Internes
Audits des
Step 5: Audits Internes
plantations et du
SCI
Actions
Correctives
Suivi
• Chaque producteur ainsi que le SCI doivent être audites en interne au moins
une fois l’an. C’est une étape essentielle pour engager les Producteurs dans
un processus d’Amélioration Continue.
• Un auditeur interne ne peut auditer un producteur qu’il a forme ou l’exploitation d’un
membre de sa famille. Dans le cas d’un Producteur Relai, le Groupe veillera tant que
faire se peut à en identifier un d’une autre zone de production voire Communauté.
• Les Producteurs devront entreprendre des Actions correctives à chaque non
conformité ainsi détectée.
• A la fin des audits, des suivis seront organisés de façon à s’assurer de la mise en
place des actions correctives.
• L’ administrateur de Groupe effectuera des contrôles réguliers sur des points
spécifiques relatifs à ces audits internes afin d’en garantir l’intégrité, et
éventuellement décider de la mise en place de formation supplémentaire.
11
Etape 6: Audits Externes
Audits des
Step 6: Audits Externes
plantations et du
SCI
Actions
Correctives
Certification
• Ces audits sont menés par des auditeurs appartenant à des
organismes d’inspection accrédités par Rainforest Alliance.
(1) Audit du SCI
(2) Audits des plantations échantillonnées
en général la racine carrée
du nombre total
de Producteurs
Les Non-conformités éventuelles seront signalés lors des audits.
• Décision Finale: Certification, ou
Certification après actions correctives, ou
Pas de Certification
12
Etape 7: Amélioration continue
Step 7: Amélioration Continue
Au niveau des
Prodcuteurs
Au niveau du SCI
• Le processus ne s’arrête pas a la certification. Apres l’audit de
certification, a la fois les Producteurs et le SCI doivent continuer à
améliorer leurs pratiques tout au long de l’année.
• Développer un “plan d’action” chaque année qui détaille les
activités, les dates clés, les responsabilités, les outils et les
ressources nécessaires.
• Un Suivi des activités afin de s’assurer d’une réalisation dans les
temps convenus
13
Faisons donc la route ensemble ! Merci
Rainforest
Rainforest Alliance
Alliance àà pour
pour vocation
vocation de
de préserver
préserver la
la biodiversité
biodiversité et
et d’assurer
d’assurer des
des moyens
moyens de
de
subsistance
subsistance durables
durables en
en transformant
transformant les
les pratiques
pratiques de
de gestion
gestion du
du territoire,
territoire, les
les pratiques
pratiques
commerciales
commerciales et
et le
le comportement
comportement des
des consommateurs.
consommateurs.