Dalam konteks SCM, purchasing (pembelian) dapat didefinisikan sebagai

  

PURCHASING MANAGEMENT SCM -2 Dalam konteks SCM, purchasing

(pembelian) dapat didefinisikan sebagai



  

“the act of obtaining merchandise, capital equipment, raw material, services, or maintenance, repair, and

operating supplies in exchange for money or its equivalent” (Joel D. Wisner, G. Keong Leong, Keah-Choon Tan; Principles of Supply Chain Management, a balanced approach) Klasifikasi Pembelian 

  Merchant (Pedagang) 

  Membeli dengan tujuan menjual kembali 

  Membeli barang dalam volume besar untuk mengambil keuntungan dari diskon yang diberikan dan insentif lainnya seperti biaya transportasi dan penyimpanan yang efisien

  

Konsolidasikan barang, memberikan layanan logistik

   Pembeli Industri (Industrial buyer) 

  Membeli barang mentah (bahan baku) untuk tujuan diolah 

  Juga membeli layanan, 

  Perusahaan Manufaktur atau Jasa Aturan Pembelian dalam sebuah organisasi

Tujuan Utama Kegiatan Pembelian :

  1. Menjamin tidak terganggunya aliran bahan-bahan mentah dengan biaya total minimum,

  

2. Memperbaiki kualitas dari barang yang diproduksi, dan

  3. Memenuhi kepuasan pelanggan

Kontribusi pembelian pada tujuan- tujuan tersebut dengan :

   Secara aktif mencari material-material yang lebih baik dan supplier-suplier yang lebih reliabel,

  

Bekerja dekat dengan suplier-suplier strategis untuk meningkatkan kualitas dari material-material, dan Proses Pembelian Pembelian secara manual  Proses lama, 

  cenderung terjadi kesalahan dikarenakan adanya aktivitas “data entry” yang berulang pada tiap tahap proses pembelian

  Step 1-Daftar permintaan Material/ Pembelian = (Material Barang yang diminta, jumlahnya , dan Tanggal

  Requisition (MR))- jatuh tempo pengiriman sudah harus jelas.

  Step 2- The Request for Quotation (RFQ)

mengidentifikasi pihak-pihak yang dapat menyediakan barang tersebut dan

membuat RFQ. purchase order merupakan

• Pembeli

  Step 3- The Purchase Order (PO)- penawaran dari pembeli kepada supplier-supplier dan menjadi kontrak

  

Sistem Pembelian tradisional

manual

Electronic Procurement (e-Procurement)

  Step 1- Material user inputs a materials requisition- relevant information such as quantity and date needed.

  Step 2- Materials requisition submitted to buyer- at purchasing department (hardcopy or electronically).

  Step 3- Buyer assigns qualified suppliers to bid- Product description, closing date, & conditions are given.

  

Step 4- Buyer reviews closed bids & selects a supplier

  Sistem Pembelian berbasis internet Prepares Material Requisition (MR) - input informatioan into computer system MR is printed out _{or transmitted electronically} ^{Buyer reviews material requisition}

  Material user Purchasing Department/ Buyer Extract and merges materials requisition data into internet- bases B2B system Assign suppliers to requisition on B2B system for bidding and spesific closing date and other conditions Collects and reviews bid submitted by suppliers through internet based B2B system or fax Selects a supplier based on quality, ^{Purchase order} _{(PO) (electronic}

  Supplier Purchase order _(PO)

Advantages for the e-Procurement

  System 

Time savings

  

  Lebih efisien dalam pemilihan supplier, permintaan proses PO, dan dalam pembelian berulang

  

Cost savings

  

  Menjangkau lebih banyak supplier, staff pembelian yang sedikit, biaya administratif yang lebih rendah, dll

  

Accuracy

   Mengurangi double-key input, Lebih banyak

  Advantages for the e-Procurement System cont...

   Real time

   Memungkinkan pembeli memberikan penawaran dan supplier memberikan respon 24 jam 7 hari per minggu

   Mobility

   Pembeli dapat memberikan penawaran,mengecek status penawaran, dan berkomunikasi dengan supllier tanpa batasan lokasi geografis dan waktu

   Trackability  Audit dapat dilacak dari semua bentuk transaksi dalam bentuk elektronik

   Management

   Sistem dapat dirancang untuk menyimpan informasi penting mengenai supplier

   Benefits to the suppliers

   Mencangkup lebih mudahnya untuk menerima tawaran Small Value Purchase Orders Processing costs can be substantial. Small value purchases should be minimized through: 

  Procurement Credit Card/ Corporate Purchasing Card

  

  Kartu kredit dengan limit yang ditentukan

  

  Blank Check Purchase Orders

   Cek dengan harganya dikosongkan , dengan

  keterangan “tidak berlaku untuk jumlah tertentu”,

  

  ketika material dikirimkan supplier memasukan harga pada cek kosong tersebut dan mencairkannya

  

  Ketika jumlah pasti barangnya diketahui, pembeli Small Value Purchase Orders, cont....

   Blanket or Open-End Purchase Orders

   Blanket PO - Pembelian dengan pengiriman berulang pada periode tertentu

   Open-End - Dapat dilakukan renegosiasi mengenai jenis barang tambahan dan “expiration dates”

   Stockless Buying or System Contracting

   Perpanjangan dari blanket purchase order  Supplier menyediakan barang kepada pembeli, dan pembeli tidak menumpuk barang Small Value Purchase Orders, cont....

   Petty Cash 

  Jumlah kecil uang tunai yang dikelola kasir atau level midmanager

  

  Digunakan untuk pembayaran-pembayaran dengan jumlah yang tidak terlalu besar, sehingga tidak diperlukan cek

   Standardization & Simplification of Materials & Components

   Standarisasi = Material yang sama digunakan untuk

  beberapa jenis produk

   Simplification = Pengurangan jumlah komponen,

  supplies, atau material standar yang digunakan, yang

  

Accumulating Small Order to create a

large order 

  Penggabungan order-order dengan jumlah kecil menjadi satu order dengan jumlah besar

  

  Minimasi biaya transport dan biaya order

   Using a Fixed Order Interval for Spesific Categories of Materials/ Supplies 

  Mengendalikan order dengan jumlah kecil dengan dikelompokkan dalam kategori kategori tertentu, dan selanjutnya ditentukan interval waktu pemesanannya untuk tiap kategori. Sourcing Decisions: The Make- or-Buy Decision 

  Outsourcing -buying materials and components from

  suppliers instead of making them in-house. The trend has moved toward outsourcing.

   Backward integration refers to acquiring sources of

  supply

   Forward integration refers to acquiring customer’s operations.

  The Make or Buy decision is a strategic decision that Sourcing Decisions: The Make- or-Buy Decision- Cont.

Reasons for Buying or Outsourcing

   Cost advantage: Especially for components that are non- vital to the organization’s operations.

   Insufficient capacity: A firm may be at or near capacity. 

  

Lack of expertise: Firm may not have the necessary

technology and expertise.

   Quality: Suppliers have better technology, process, skilled labor, and the advantage of economy of scale.

  

Sourcing Decisions: The Make-

or-Buy Decision- Cont.

Reasons for Making

   Protect proprietary technology

   No competent supplier

   Better quality control

   Use existing idle capacity

   Control of logistics- lead-time

  transportation, and warehousing cost

   Lower cost

  

The make-or-buy Break Event

Analysis 

  

Misalkan diketahui data-data sbb:



  Jumlah kebutuhan barang 15,000 unit Cost Make Buy Fixed Cost Rp 25,000 Rp 500 Variable cost

  5

  7 Break-even analysis 

  Break event point dicari dengan mengatur dua pilihan yang tersedia dengan jumlah yang sama dan menentukan nilai Q 

  25,000 + 5Q = 500 + 7Q 

  7Q – 5Q = 25,000 – 500 

  2Q = 24,500 unit 

  Q = 12,250 unit Total cost at break even point, TC 

  BE 

  25,000 + 5 (12,250) = 86,250 Total cost for make option, TC

   M

   25,000 + 5 (15,000) = 87,250

  Total cost for buy option, TC 

  B

  

Sourcing Decisions: The Make-

or-Buy Decision- Cont.

  

The Make-or-Buy Break-Even Analysis Keputusannya?? 

   Pembelian kurang Pembelian lebih dari dari 12,250 unit, 12,250 unit, pilihan pilihan untuk untuk membuat membeli lebih lebih menarik, menarik karena kebutuhan barangnya 15,000 unit, maka pilihan untuk membuat lebih menarik untuk dipilih Roles of Supply Base Supply Base- Daftar supplier yang digunakan oleh

  perusahaan untuk memenuhi kebutuhan material, jasa, persediaan, dan peralatan Perusahaan menekankan strategi konsolidasi jangka panjang dengan aliansi supplier dengan mengurangi variasi barang yang dibeli, menghasilkan daftar supplier yang semakin kecil.

  Supplier sebaiknya dapat memberikan:

   Early supplier involvement  Information on the latest trends in materials, processes, or designs Information on the supply market; price increase, political situations

   that may threathen supplies or vital material Supplier Selection 

  Product and process technologies

  

  Service

  

  Location

  

  Communication capability

  

  Capacity

  Order System and cycle time

  

  

  Reliability

  

  Cost

  

  Quality

  

  Willingness to share technologies and information

  

The process of selecting suppliers, is complex and

should be based on multiple criteria:

  How Many Suppliers to Use Reasons Favoring a Single Supplier 

  To establish a good relationship  Less quality variability  Lower cost  Transportation economies  Proprietary product or process purchaces

  Reasons Favoring More than One Supplier 

  Need capacity

  

  Spread risk of supply interruption

  

  Create competition

   Information 

  Dealing with special kinds

  Single-sourcing- a risky proposition. Although trends favor fewer sources, avoid single source.

  Purchasing: Centralized vs. Decentralized

  Purchasing Organization dependent on many factors, such as market conditions & types of materials required.

  

 Centralized Purchasing- purchasing department

  located at the firm’s corporate office makes all the purchasing decisions.

   Decentralized Purchasing- individual, local

  purchasing departments, such as plant level, make their own purchasing decisions.

  Purchasing: Centralized vs.

Decentralized Advantages-

  Centralization  Concentrated volume- leveraging purchase volume

   Avoid duplication

   Specialization  Lower transportation costs  No competition within units  Common supply base

  Advantages- Decentralization

   Closer knowledge of requirements

   Local sourcing  Less bureaucracy

A hybrid purchasing organization- both decentralized at the

corporate level and centralized at the business unit level may be

warranted.

  

International Purchasing/Global

Sourcing Global sourcing-

   Opportunity to improve quality, cost, and delivery performance.

  

Requires additional skills and knowledge to deal with

international suppliers, logistics, communication, political environment, and other issues.

   Import broker or sales agent- performs service for a fee.  Import merchant- buys and takes title to the goods.  Trading company- imports & carries wide variety of goods.