Pertemuan Paket program Niaga

Pertemuan
Paket program Niaga

Presented by :
Sity Aisyah Nasution, S.Kom
Magister Student in Univ Budi Luhur
Email : dryesha@gmail.com
Blog : yeshasalsabila.blogspot.com
1

Pokok Bahasan
1

Sort

2

Filter

3

Fungsi Database

4

Grafik

5

Find, Replace and Go To

2

FORMAT KARAKTER
DATA SORT (Mengurutkan Data)
Dalam proses pengolahan data yang besar, mengurutkan data adalah
salah satu hal yang penting. Tujuannya adalah untuk pencarian data
dengan cepat dan mudah. Lain halnya bila suatu database berada dalam
keadaan yang tidak beraturan, sehingga proses pencarian data pun akan
sulit untuk dilakukan.
Sebagai contoh kasus, buka buku kerja baru dan ketikkan lembar kerja

berikut pada sheet1 (ubah nama sheet menjadi Sortir dan Filter) dan
simpan dengan nama file Sort.xls.

3

Gambar 1.0
Contoh database untuk mengurutkan dan mengelompokan data

4

Langkah mengurutkan suatu data adalah :
 Blok seluruh data yang ingin diurutkan
 Pilih tab Data  klik icon Sort ,
 Klik AZ untuk pengurutan Ascending (diurutkan berdasarkan dari
kecil ke yang besar)
 Klik ZA untuk pengurutan Descending (diurutkan berdasarkan dari
besar ke yang kecil)
 Ok

5

DATA FILTER (Menyaring Data)
Hal lain yang penting dalam database adalah mengelompokkan data. Tujuannya
adalah untuk memisahkan data tertentu dari database sesuai dengan kriteria
pengelompokan yang ditentukan.
Sebelum memulai proses pengelompokan data, ada beberapa hal yang harus
dilakukan, antara lain:
- Anda harus menyiapkan database yang akan dikelompokkan
- Anda harus menentukan kriteria pengelompokan yang sesuai dengan pilihan
header dan record yang tersedia.
- Anda juga harus menyiapkan range output untuk menampung hasil
pengelompokan.
Jika tiga hal diatas sudah disiapkan, maka Anda dapat memulai proses
pengelompokan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
6

Untuk selanjutnya kita ambil contoh lembar kerja yang sudah ada, yaitu kasus
Gambar 1.0, Ikuti prosedur berikut
untuk pengelompokan data :
1. Persiapkan tiga syarat diatas, sbb:

- Siapkan database.
- Tentukan kriteria pengelompokan, misalnya pegawai yang bergolongan A.
Buat kriteria range; pada sel G3 ketikkan kata Gol, pada sel G4 ketikkan A.
- Selanjutnya blok seluruh database. Blok sel A3:E23.
2. Klik Data  Sort & Filter  Advanced, hingga tampil kotak dialog berikut:

7

Gambar 2.0
Kotak dialog Filter dan kelengkapannya

- Pada Criteria Range, klik collaps button untuk kemudian blok kriteria di sel G3:G4.
Selanjutnya klik kembali collaps button.
- Tentukan Action pada Copy to another location.
- Pada Copy to, klik collaps button untuk kemudian klik sel G5. Selanjutnya klik
kembali collaps button.
3. Semua syarat sudah dimasukkan, selanjutnya klik OK.

8

Gambar 3.0
Contoh hasil pengelompokan data
bergolongan A

Catatan:
- Setiap akan mengelompokkan data berikutnya, maka Anda harus membuat kriteria
dan penempatan posisi output baru pada sel yang berlainan.
- Setiap tampil hasil penempatan filter, maka data yang ada di bawahnya akan tersapu/
terhapus.

9

Langkah menyaring suatu data adalah :
 Blok seluruh data dalam tabel
 Pilih tab Data  Klik icon Filter
 Untuk menghilangkan tanda klik kembali icon Filter

10

FUNGSI DATABASE

Fungsi Database digunakan untuk menghitung suatu nilai
berdasarkan kriteria
yang sudah ditentukan, sehingga tidak semua sel diproses dalam
perhitungan tersebut. Maka pengetikan kriteria adalah suatu hal yang
mutlak.
Sebagai contoh kasus, ketikkanlah lebih dahulu lembar kerja
berikut ini pada buku baru sheet1 (ubah nama sheet menjadi Fungsi
Database). Simpan lembar kerja tersebut dengan nama file
Lat_F_Database.

11

Gambar 4.0
Contoh kasus penggunaan fungsi Database pada Microsoft Excel 2007

12

Berikut beberapa rumus yang digunakan dalam fungsi database beserta contoh
penggunaannya (untuk JURUSAN MI berdasarkan kasus pada Gambar 4.0):
 Menjumlahkan Range berdasarkan suatu kriteria

=DSUM(Database,Offset Kolom/Nama Field,Range Kriteria)
Contoh (ketikkan pada sel C9):
=DSUM(A3:C13,3,C16:C17)
 Nilai Tertinggi berdasarkan suatu kriteria
=DMAX(Database,Offset Kolom/Nama Field,Range Kriteria)
Contoh (ketikkan pada sel C10):
=DMAX(A3:C13,3,C16:C17)

13

 Nilai Terendah berdasarkan suatu kriteria
=DMIN(Database,Offset Kolom/Nama Field,Range Kriteria)
Contoh (ketikkan pada sel C11):
=DMIN(A3:C13,3,C16:C17)
 Nilai Rata-rata berdasarkan suatu kriteria
=DAVERAGE(Database,Offset Kolom/Nama Field,Range Kriteria)
Contoh (ketikkan pada sel C12):
=DAVERAGE(A3:C13,3,C16:C17)
Catatan:
Gunakan rumus diatas untuk mencari nilai yang jurusannya TK dan TI.

14

GRAFIK
Grafik adalah fasilitas pemodelan yang dapat memungkinkan Anda melihat
perkembangan suatu data, secara lebih mudah dan menarik.
Ketikkan lembar kerja berikut pada file Lat_grafik (ubah nama sheet menjadi
Grafik).

Gambar 5.0 Contoh kasus penggunaan Grafik
15

GRAFIK
Berikut ini langkah-langkah pembuatan grafik dengan menggunakan fasilitas Chart
Wizard yang terdiri dari 4 langkah mudah :
1. Siapkan database yang akan dibuat grafik, blok seluruh data (sel A3:D6).
2. Klik menu Insert  Charts
3. Selanjutnya akan tampil kotak dialog Chart Wizard langkah pertama :
Pada langkah ini Anda diminta untuk menentukan pilihan jenis/tipe grafik
yang akan digunakan.

Gambar 6.0 Kotak dialog Chart Wizard langkah pertama

16

 Pilih Chart Type untuk menentukan bentuk utama grafik, kemudian tentukan
pilihan pada Chart sub-type untuk variannya.
 Drag pada Press and Hold to View Sample, untuk melihat hasil yang nantinya
akan didapat.
 Selanjutnya klik Next untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.
4. Berikutnya tampil kotak dialog Chart Wizard langkah kedua.
Pada langkah ke dua ini Anda diminta untuk menentukan data sumbu x dan range
sumber data.






Pilih Data range, bila Anda akan

merubah sumber data pada database
lain.
Tentukan Series in, untuk menentukan
data yang akan dijadikan sebagai
sumbu x.
Selanjutnya klik Next.

17

5. Chart Wizard langkah ke tiga adalah sebagai berikut :
Pada langkah ke tiga ini Anda diminta untuk menentukan format tampilan atau datadata
tambahan pada grafik, sebagai berikut :
 Title, untuk mengetikkan judul grafik.
- Pada Chart title, ketikkan judul utama grafik
- Category (X) axes untuk mengetikkan judul sumbu x.
- Value (Z) axes untuk memberikan judul sumbu z.
 Axes, untuk menentukan sumbu grafik.
- Tentukan show/hide sumbu x pada Category (X) axes, dengan menentukan
tampilan check mark.
- Tentukan show/hide sumbu z pada Value (Z) axes, dengan menentukan tampilan

check mark..
 Gridlines, untuk show/hide garis skala sumbu x atau sumbu z.
 Legend, untuk show/hide keterangan tiap batang grafik dan penempatan legendnya.
 Data Labels, untuk show/hide keterangan tambahan grafik.
 Data Tabel, untuk show/hide tabel sumber data dengan sumbu x grafik. Perhatikan
pada Gambar 8.0.
18

Gambar 8.0
Kotak dialog Chart Wizard langkah ketiga



Selanjutnya klik Next.

5. Selanjutnya tampil kotak dialog Chart Wizard langkah keempat :
Pada langkah terakhir ini, Anda diminta untuk menentukan penempatan grafik.

Gambar 9.0
Kotak dialog Chart Wizard langkah keempat

19





Pilih pada As new sheet untuk menempatkan grafik pada lembar kerja khusus grafik.
Pilih pada As object in untuk menempatkan grafik pada lembar kerja bersama dengan
sumber data/database.
Akhiri dengan klik Finish.

Grafik Pengunjung Perpustakaan
STMIK ANAK PANTAI
200
150 135

J ANUARI

165180
125

PEBRUARI

190210
100

Gambar 10

JUR. MI

Contoh tampilan grafik yang
didapat dari proses diatas

JUR. TK
JUR. TI

MARET

Catatan:
Setiap tampilan kotak dialog, formatnya akan berbeda untuk tiap jenis grafik.

20

FIND, REPLACE AND GO TO
 Find
Find adalah fasilitas Microsoft Excel yang digunakan untuk pencarian data.
Dengan fasilitas ini akan memudahkan user untuk mencari data tertentu dalam
suatu database yang skalanya besar.
Sebagai contoh buka file BAGIAN 1 Sheet1 (Gambar 12-1) dengan data
berikut:

Gambar 11
Contoh kasus penggunaan Find, Replace dan Go to

21

“Anda mencari informasi harga sabun lux dalam daftar barang di atas”.
Untuk menjalankan proses pencarian data, lakukan prosedur berikut:
1. Pastikan Anda berada pada database
2. Klik Edit  Find
3. Perhatikan tampilan kotak dialog berikut:

Gambar 12
Kotak dialog Find dan kelengkapannya

22

4. Pada kotak Find what ketikkan kata yang akan dicari : Sabun Lux
5. Untuk spesifikasi dengan kata yang diketikkan pada Find What pilih Match Case
dan pilih Find Entire Cell Only untuk pencarian di seluruh sel.
6. Klik Find Next berulang-ulang sampai kata yang Anda cari ditemukan.
7. Selanjutnya pilih Close untuk menutup kotak dialog Find.
Options/Tombol

Keterangan

Find what

Ketikkan data yang akan dicari

Search

Pilih kriteria pencarian berdasarkan kolom atau baris

Look in

Pilih bentuk elemen yang akan dicari; berupa formula, nilai
atau komentar

Match case

Pencarian dengan spesifikasi pengetikan data pada kotak find

Find entire cells only

Pencarian di seluruh sel pada lembar kerja

Find Next

Tombol pencarian data berikutnya

Close

Tombol untuk menutup kotak dialog

Replace

Tombol untuk menampilkan modus pencarian

23

 Replace
Replace adalah salah satu fasilitas yang diberikan oleh Microsoft Excel untuk
mempermudah Anda melakukan penggantian data secara cepat dan mudah
dari sekian banyak data yang terdapat dalam suatu lembar kerja.

“Anda akan mengganti data sabun lux menjadi sabun ayu”.
Untuk melakukan penggantian data, lakukan prosedur berikut:
1. Pastikan Anda berada pada database
2. Klik Edit  Replace (Anda dapat lakukan prosedur ini dari kotak dialog find
dengan memilih tombol Replace)
3. Perhatikan kotak dialog berikut:

Gambar 12 - 3.
Kotak dialog Replace dan
kelengkapannya

24

4. Pada kotak Find What ketikkan kata yang akan diganti: Sabun Lux
5. Pada kotak Replace With ketikkan kata pengganti: Sabun Ayu
6. Untuk spesifikasi dengan kata yang diketikkan pada Find What pilih Match Case
dan pilih Find Entire Cell Only untuk pencarian di seluruh sel.
7. Klik pada Find Next untuk memilih kata yang akan diganti lalu pilih Replace.
- Dengan prosedur ini, Anda dapat tentukan mana kata yang akan diganti dan
yang tidak.
- Untuk mengganti seluruh kata lakukan klik pada Replace All
8. Klik Close untuk menutup dialog Find
Options/Tombol

Keterangan

Find what

Ketikkan data yang akan diganti

Replace With

Ketikkan kata pengganti

Search

Pilih kriteria pencarian berdasarkan kolom atau baris

Match case

Pencarian dengan spesifikasi pengetikan data pada kotak find

Find entire cells only

Pencarian di seluruh sel pada lembar kerja

Find Next

Tombol pencarian data yang akan diganti

Close

Tombol untuk menutup kotak dialog

Replace

Tombol untuk mengganti kata terpilih

Replace All

Tombol untuk mengganti kata keseluruhan

25

 Go To
Perintah Go To ini dilakukan bila Anda akan menuju suatu sel secara cepat dan
tepat. Ikuti prosedur berikut untuk menuju suatu sel:
1. Pastikan Anda berada pada lembar kerja
2. Klik Edit  Go To
3. Perhatikan kotak dialog berikut:
4. Ketikkan alamat sel yang dituju pada
Reference.
5. Klik OK.
- Tombol Special digunakan untuk
menentukan
blok terhadap sel tertentu dengan syaratsyarat khusus, seperti sel yang mengandung
Comment, Formula, Non Formula dan
sebagainya.

Gambar 12 - 4.
Kotak dialog Go to

26

Thank
You

Jangan puas dengan apanya
akan tetapi
ukdw - keamanan
komputer
27
berusahalah belajar
mengetahui
bagaimana