Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Umum - Rakerda Kopertis Wilayah IV Tahun 2015

TUGAS POKOK DAN FUNGSI BAGIAN UMUM
BERDASARKAN PERMENDIKBUD NO. 1 TAHUN 2013









Menyusun rencana, program, dan
anggaran Kopertis
Melaksanakan urusan Kepegawaian
Melaksanakan urusan Keuangan
Melaksanakan urusan Ketatausahaan dan
Kerumahtanggaan
Mengelola Barang Milik Negara di
Lingkungan Kopertis

Rincian Tugas Sub Bagian Kepegawaian












Memproses penerbitan surat ijin/tugas belajar
Memproses penerbitan SK Jabatan akademik
Asisten akhli dan Lektor
Memproses surat usulan jabatan akademik Lektor
Kepala dan Guru Besar
Memproses Penyetaraan/Inpassing Pangkat dan
kenaikan pangkat tenaga dosen non PNS
Melaksanakan pembinaan aparatur dalam upaya

peningkatan disiplin pegawai
Memproses penilaian kinerja pegawai

Kelengkapan Administrasi
Usul Penerbitan Surat Ijin Belajar










Surat Keterangan Jasmani dan Rohani dari Dosen
SK CPNS
SK Pangkat Terakhir
SK Jabatan Terakhir
DP3 2 (dua) Tahun Terakhir

Surat Pernyataan tidak menuntut kenaikan pangkat
penyesuaian ijazah
SK dipekerjakan bagi PNS dpk.
Surat Keterangan dari atasan langsung mengenai bidang
studi yang ditempuh mempunyai hubungan atau sesuai
dengan tugas pekerjaannya.

Kelengkapan Administrasi
Usul Penerbitan Tugas Belajar
Surat Keterangan Sehat dari
Dokter

Surat Keterangan dari Atasan
Langsung

KARPEG

Surat Perjaniian Tugas Belajar

SK CPNS

Surat Jaminan Pembiayaan Tugas
Belajar

SK PNS

Surat Persetujuan Penugasan Ke Luar
Negeri dari Sekretaris Kabinet RI

SK Pangkat Terakhir

Surat Keterangan dari Atasan
Langsung mengenai bidang studi
yang akan ditempuh mempunyai
hubungan atau sesuai dengan tugas
pekerjaannya

SK Jabatan Fungsional
Terakhir

Surat Rekomendasi kelulusan dari
lembaga pendidikan tempat
pelaksanaan tugas belajar

DP3 2 (dua) tahun Terakhir

Surat Pernyataan Tidak Pernah
Dijatuhi Hukuman, dll.

KP4

SK Dipekerjakan bagi PNS dpk.

Kelengkapan Administrasi
Pembuatan SK Penyetaraan Pangkat
a.
b.
c.
d.
e.

f.
g.
h.

i.

Surat Pengantar dari Pimpinan PTS
Fotocopy Ijazah S1, S2, S3 (Legalisir)
Fotocopy KTP
Fotocopy Pengangkatan sebagai Dosen Tetap Yayasan
Fotocopy SK dan PAK Jabatan Fungsional Pertama
Fotocopy SK dan PAK Jabatan Fungsional Terakhir
Print Out NIDN (dari Laman https://forlap.dikti.go.id )
Surat Pernyataan sebagai dosen tetap yayasan (asli
bermaterai dan diketahui pimpinan PTS)
Fotocopy Inpassing Jabatan (TMT. 1 Januari 2001) jika
ada

Kelengkapan Administrasi
KP Penyetaraan Dosen Non PNS

a.
b.
c.
d.
e.

f.
g.

Surat Pengantar dari Pimpinan PTS
Fotocopy Ijazah (Legalisir)
Fotocopy Legalisir sertifikat pendidik
Fotocopy SK Penyetaraan Pangkat
Fotocopy DP3 2 tahun terakhir yang
disahkan pimpinan PTS
Fotocopy SK dan PAK Jafung terakhir
Fotocopy SK Pengangkatan Dosen Tetap
Yayasan

Capaian Kinerja

(Januari – Juli 2015)
No.

Pelayanan Kepegawaian

Capaian s.d Juli
2015

1.

Kenaikan Pangkat PNS

39 usulan

2.

Pensiun

19 usulan

3.

Penyetaraan Pangkat Dosen Tetap
Yayasan

368 usulan

4.

Kenaikan Pangkat Penyetaraan Dosen
Tetap Yayasan

176 usulan

5.

Tugas Belajar

6.

Ijin Belajar

7.

Pengkatifan Kembali dari Tugas Belajar

2 usulan
8 usulan

Jumlah Dosen PNS Dpk.
Berdasarkan Jabatan Akademik
No.

Jabatan Akademik

PNS Dpk.

1.

Guru Besar

48

2.

Lektor Kepala

476

3.

Lektor

373

4.

Asisten Ahli

131

5.

Tenaga Pengajar

6
JUMLAH

1034

Data per 31 Desember 2014

Jumlah dosen yang telah memiliki
sertifikasi dosen
No.

Jabatan Akademik

Dosen PNS
Dpk.

Dosen Tetap
Yayasan

48

34

1.

Guru Besar

2.

Lektor Kepala

470

531

3.

Lektor

265

1293

4.

Asisten Ahli

56

1035

5.

Tenaga Pengajar

-

-

839

2893

JUMLAH

Data per 31 Desember 2014

Jumlah Tenaga Administrasi
Berdasarkan Golongan
No.

Pangkat/Gol.

Jumlah

1.

Pembina Tk.I/IV/b

2

2.

Pembina/IV/a

5

3.

Penata Tk.I/III/d

4.

Penata/III/c

5.

Penata Muda Tk.I/III/b

25

6.

Penata Muda/III/a

18

7.

Pengatur Tk.I/II/d

2

8.

Pengatur/II/c

7

9.

Pengatur Muda Tk.I/II/b

8

Pengatur Muda/II/a

6

10.

13
4

JUMLAH
Data per 31 Desember 2014

90

Rincian Tugas Sub Bagian Keuangan






Perencanaan Anggaran
Pelaksanaan Anggaran diantaranya :

Pembayaran Gaji/tunjangan pegawai

Pembayaran tunjangan profesi/kehormatan PNS
dan Non PNS

Pembayaran beasiswa PPA dan BPP-PPA

Pembayaran beasiswa Luar Negeri

Pembayaran dana penelitian

Pembayaran kegiatan-kegiatan lain
Penyusunan Laporan Keuangan

Pembayaran Tunjangan Profesi Dosen
Dan Kehormatan Guru Besar
Persyaratan :
 Laporan bulanan Beban Kerja Dosen dengan beban kerja minimal
12 SKS dan Maximal 16 SKS
 Surat Pernyataan Tanggungjawab Mutlak (SPTJM) yang
ditandatangani pimpinan PTS

Catatan

:

Bagi tenaga dosen yang telah mendapat sertifikat pendidik tidak
dapat dibayarkan tunjangan profesinya apabila :
 Beban kerja dosen tidak terpenuhi
 Sedang melaksanakan tugas belajar
(melanjutkan studi dengan
BPPS atau dengan biaya sendiri namun jarak antara perguruan
tinggi dengan tempat studi lebih dari 60 km)
 Sedang menjadi Pejabat Negara

Pembayaran PPA dan BPP-PPA
Persyaratan :




Surat Keputusan Penetapan Mahasiswa
Penerima Beasiswa yang ditandatangani
oleh Koordinator
Foto Copy Buku Rekening Mahasiswa

Pembayaran Beasiswa Luar Negeri

Persyaratan :
 Progress Report
 Invoice Tuition Fee

Pembayaran Dana Penelitian
Persyaratan :







Dokumen Perjanjian Pelaksanaan
Pekerjaan (kontrak) antara Kopertis
dengan Ketua LPPM
Foto Copy Rekening LPPM
NPWP
Berita Acara Pembayaran
Kuitansi

Pembayaran Uang Makan Bagi PNS
Persyaratan :



Daftar Hadir
Surat Pernyataan Tanggungjawab Mutlak
(SPTJM) yang ditandatangani pimpinan
PTS

Rincian Tugas Sub Bagian Tata Usaha



Melaksanakan Urusan :

Ketatausahaan

Kerumahtanggaan

Perlengkapan