APLIKASI SURAT MASUK SURAT KELUAR DAN PENGARSIPAN (STUDI KASUS: BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN KABUPATEN MADIUN) - UNS Institutional Repository
APLIKASI SURAT MASUK SURAT KELUAR DAN PENGARSIPAN
( STUDI KASUS : BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
KABUPATEN MADIUN )
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Muda Program Diploma II PDD UNS Akademi Komunitas Negeri Madiun
Disusun oleh :
ACHADUN
M2115001
PROGRAM DIPLOMA II TEKNIK INFORMATIKA
PDD UNS AKADEMI KOMUNITAS NEGERI MADIUN
2017
HALAMAN PERSETUJUAN
APLIKASI SURAT MASUK SURAT KELUAR DAN PENGARSIPAN
( STUDI KASUS : BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
KABUPATEN MADIUN )
Disusun oleh :
ACHADUN
M2115001
Laporan Tugas Akhir ini telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan dewan Penguji Pada Tanggal 28 Juli 2017
Pembimbing
Rifa Khoirunisa, S.Pd
NIP: -
HALAMAN PENGESAHAN
APLIKASI SURAT MASUK SURAT KELUAR DAN PENGARSIPAN
( STUDI KASUS : BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
KABUPATEN MADIUN )
ACHADUN
M2115001
Dibimbing Oleh :
Rifa Khoirunisa, S.Pd
NIP : -Telah diterima dan disahkan di depan Dewan Penguji Pada Tanggal dinyatakan telah memenuhi syarat
Anggota Tim Penguji Tanda Tangan
1. Rifa Khorunisa, S.Pd 1.
NIP : -
2. Y.S Palgunadi, M.Sc 2.
NIP : Disahkan Oleh
Penanggung Jawab Kepala PDD UNS Madiun Program Studi Teknik Informatika Sudarman, S.Pd, M.KPd. Yoana Lukita Sari, S.ST.
NIP : 19640924 198901 1 001 NIP : 19851022 201 101 2 014
ABSTRAK
Pengelolaan surat dalam suatu instansi memegang peran penting dalam proses administrasi. Dalam hal ini Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar dan Pengarsipan menjadi salah satu faktor yang berpengaruh dalan pengelolaan surat di Badan Penelitian dan Pengembangan Kabupaten Madiun. Sehingga sangat di harapkan proses pengelolaan surat baik surat yang masuk maupun surat keluar dapat di lakukan dengan lebih baik cepat dan mudah.
Dengan adanya Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar dan Pengarsipan dapat mengurangi penggunan waktu yang cukup lama dalam pengarsipan surat,mengurangi penggunaan kertas, mempercepat proses pencarian surat, memudahkan pencarian surat.
Perancangan Aplikasi ini juga memudahkan proses komunikasi data antar bagian serta pembuatan laporan yang selalu du update dan bisa di lihat. Aplikasi ini menggunakan tools seperti PHMyAdmin, MySQL sebagai database. Hasil dari penelitian ini adalah Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar dan Pengarsipan dapat disimpulkan bahwa dalam perancangan aplikasi ini memberikan banyak kemudahan dalam proses pengeloaan surat.
Kata Kunci : Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar dan Pengarsipan, PHPMyAdmin, MySQL.
MOTTO
“Menjadi yang baik itu mudah tapi menjadi yang terbaik sangatlah sulit “
“Biarkan impian mu lebih besar dari ketakutan mu”
“Taklukan rintangan yang ada di hadapanmu”
PERSEMBAHAN
Alhamdulilahirobil’alamin.Sujud syukurku kusembahkan kepada Allah swt, atas takdirMu telah kau
jadikan aku manusia yang senantiasa berpikir, berilmu, beriman, dan bersabar
dalam menghadapi kehidupan ini. Semoga keberhasilan ini menjadi suatu
langkah awal bagiku untuk meraih cita-citaKupersembahkan sebuah karya kecil ini untuk Bapak dan Ibuku tercinta,
yang tiada pernah hentinya selama ini ini memberiku semangat, doa, dorongan,
nasehat dan kasih sayang serta pengorbanan yang tak tergantikan dan Ibu Dosen,
Kakak-kakak Senior, dan teman sejawat Saudara seperjuangan terutama kelas
Teknik Informatika Akademi Komunitas Negeri Madiun 2017.Untuk ribuan tujuan yang harus dicapai, untuk jutaan impian yang akan di kejar, untuk sebuah pengharapan, agar hidup jauh lebih bermakna, hidup tanpa mimpi ibarat arus sungai. Mengalir tanpa tujuan. Teruslah belajar, berusaha dan berdoa untuk menggapainya.
Semangat tanpa henti tetap fokus pada satu tujuan.
Berdoa dan Usaha tetap mencoba !!!! Puji syukur kami panjatkan atas kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan taufiknya kami dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktik ini untuk memenuhi sebagian persyaratan memmperoleh kelulusan mata kuliah kerja praktik yang wajib diambil untuk memperoleh gelar Ahli Muda Komputer. Tidak lupa kami ucapkan banyak terima kasih kepada : 1.
Bapak Sudarman, S.Pd., M.KPd. selaku penanggung jawab PDD UNS Akademi Komunitas Negeri Madiun yang telah mendukung program kerja praktik.
2. Ibu Yoana Lukita Sari, S.ST selaku Kepala Prodi Teknik Informatika PDD UNS Akademi Komunitas Negeri Madiun yang telah memberi arahan untuk Laporan Tugas Akhir ini.
3. Ibu Rifa Khoirunisa, S.Pd. selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing kami sehingga dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini.
4. Orang Tua dan Teman – teman yang telah memberikan dukungan dan doa kepada kami.
Demikian Laporan Tugas Akhir ini. Semoga Laporan ini dapat bermanfaat bagi semua pihak terutama bagi Mahasiswa Diploma II Teknik Informatika PDD UNS Akademi Komunitas Negeri Madiun.
Madiun, Juli 2017 Penulis
DAFTAR ISI
2.1 Pengertian Sistem Informasi ............................................................. 5
2.7 Pengertian DFD ................................................................................9
2.6 Pengertian ERD ................................................................................8
2.5 Pengertian Power Designer ...............................................................8
2.4 Pengertian Surat ................................................................................6
2.3.2 Jenis dan Fungsi Arsip .............................................................6
2.3.1 Peranan Fungsi dan Nilai Guna Arsip ....................................... 6
2.3 Pengertian Kearsipan ........................................................................ 5
2.2 Pengertian Aplikasi ........................................................................... 5
BAB II LANDASAN TEORI
HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................ii HALAMAN PENGESAHAAN ..........................................................................iii ABSTRAK .........................................................................................................iv MOTTO..............................................................................................................v PERSEMBAHAN ...............................................................................................vi KATA PENGANTAR .......................................................................................vii DAFTAR ISI.........................................................................................................viii DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... ...xi DAFTAR TABEL .......................................................................................... .xiii
1.5 Metodologi Penelitian ........................................................................ 3
1.4.2 Manfaat Aplikasi Tugas Akhir .................................................. 2
1.4.1 Tujuan Aplikasi Tugas Akhir .................................................... 2
1.4. Tujuan dan Manfaat ........................................................................... 2
1.3 Batasan Masalah ................................................................................ 2
1.2 Rumusan Masalah .............................................................................. 2
1.1 Latar Belakang................................................................................... 1
BAB I PENDAHULUAN
2.8 Pengertian Adobe Dreamweaver .......................................................9
BAB III DESAIN DAN PERANCANGAN
3.12.4 Halaman Input Data Surat Keluar ..................................25
4.2.7 Halaman Input Surat Dispen ............................................30
4.2.6 Halaman Input Pegawai ...................................................30
4.2.5 Halaman Input Surat Keluar.............................................29
4.2.4 Halaman Input Surat Masuk.............................................29
4.2.3 Halaman Input Disposisi ..................................................28
4.2.2 Halaman Utama Admin ...................................................28
4.2.1 Halaman Login ................................................................27
4.2 Desain dan Implementasi ..............................................................27
4.1 Deskripsi Sistem ...........................................................................27
BAB IV IMPLEMENTASI DAN ANALISIS
3.12.7 Halaman Cetak Surat Masuk ..........................................26
3.12.6 Halaman View Surat Masuk ..........................................26
3.12.5 Halaman Input Data Surat Dispen ..................................25
3.12.3 Halaman Input Data Surat Masuk ..................................24
3.1 Sistem yang sedang berjalan .........................................................10
3.12.2 Halaman Utama Admin .................................................24
3.12.1 Halaman Login Admin ..................................................23
3.12 Perancangan Antarmuka ...............................................................23
3.11 Perancangan Basis Data ................................................................17
3.10 PDM .............................................................................................16
3.9 CDM ............................................................................................15
3.8 DFD .............................................................................................13
3.7 Diagram Konteks ..........................................................................13
3.6 ERD .............................................................................................12
3.5 Perancangan Sistem ......................................................................12
3.4 Alat dan Bahan .............................................................................11
3.3 Kebutuhan Fungsional Sistem.......................................................11
3.2 Fungsi dan Kegunaan Sistem Bagi Instansi ...................................10
4.2.8 Halaman Input Surat Perintah Tugas ................................31
4.2.9 Halaman Input Surat Perjalanan Dinas .............................31
4.2.10 Halaman Input Kuitansi ...................................................32
4.2.11 Halaman View Disposisi..................................................32
4.2.12 Halaman View Surat Masuk ............................................33
4.2.13 Halaman View Surat Keluar ............................................33
4.2.14 Halaman View Pegawai ..................................................34
4.2.15 Halaman View Surat Dispen ............................................34
4.2.16 Halaman View Surat Perintah Tugas ................................35
4.2.17 Halaman View Surat Perjalanan Dinas .............................35
4.2.18 Halaman View Kuitansi ...................................................36
4.2.19 Halaman Edit Disposisi ...................................................36
4.2.20 Halaman Edit Surat Masuk ..............................................37
4.2.21 Halaman Edit Surat Keluar ..............................................37
4.2.22 Halaman Edit Surat Dispen ..............................................38
4.2.23 Halaman Edit Surat Perintah Tugas..................................38
4.2.24 Halaman Edit Surat Perjalanan Dinas...............................39
4.2.25 Halaman Edit Kuitansi .....................................................39
4.2.26 Halaman Laporan Surat Masuk ........................................40
4.2.27 Halaman Cetak Surat Keluar ............................................40
4.2.28 Halaman Cetak Arsip Surat Dispen ..................................41
4.2.29 Halaman Cetak Arsip Surat Perintah Tugas .....................41
4.2.30 Halaman Cetak Arsip Surat Perjalanan Dinas ..................42
4.2.30 Halaman Cetak Arsip Kuitansi .........................................42
BAB V PENUTUP
5.1 Saran .................................................................................................43
5.2 Kesimpulan .......................................................................................43 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................44
DAFTAR GAMBAR
3.1 ERD .........................................................................................................12
3.2 Diagram Konteks ......................................................................................13
3.3 Diagram DFD ...........................................................................................14
3.4 Diagram CDM ..........................................................................................15
3.5 Diagram PDM ...........................................................................................16
3.6 Halaman Login..........................................................................................23
3.7 Halaman Utama Admin .............................................................................24
3.8 Halaman Input Data Surat Masuk ..............................................................24
3.9 Halaman Input Data Surat Keluar ..............................................................25
3.10 Halaman Input Data Surat Dispen .............................................................25
3.11 Halaman View Surat Masuk ......................................................................26
3.12 Halaman Cetak Surat Masuk .....................................................................26
4.1 Halaman Login..........................................................................................27
4.2 Halaman Utama Admin .............................................................................28
4.3 Halaman Input Disposisi ...........................................................................28
4.4 Halaman Input Data Surat Masuk ..............................................................29
4.5 Halaman Input Data Surat Keluar ..............................................................29
4.6 Halaman Input Pegawai .............................................................................30
4.7 Halaman Input Surat Dispen ......................................................................30
4.8 Halaman Input Surat Perintah Tugas .........................................................31
4.9 Halaman Input Surat Perjalanan Dinas ......................................................31
4.10 Halaman Input Kuitansi .............................................................................32
4.11 Halaman View Disposisi ...........................................................................32
4.12 Halaman View Surat Masuk ......................................................................33
4.13 Halaman View Surat Keluar ......................................................................33
4.14 Halaman View Pegawai ............................................................................34
4.15 Halaman View Surat Dispen .....................................................................34
4.16 Halaman View Surat Perintah Tugas .........................................................35
4.17 Halaman View Surat Perjalanan ...............................................................35
4.18 Halaman View Kuitansi ............................................................................36
4.19 Halaman Edit Disposisi .............................................................................36
4.20 Halaman Edit Surat Masuk ........................................................................37
4.21 Halaman Edit Surat Keluar ........................................................................37
4.22 Halaman Edit Surat Dispen .......................................................................38
4.23 Halaman Edit Surat Perintah Tugas ...........................................................38
4.24 Halaman Edit Surat Perjalanan Dinas ........................................................39
4.25 Halaman Edit Kuitansi ..............................................................................39
4.26 Halaman Laporan Surat Masuk .................................................................40
4.27 Halaman Cetak Surat Keluar .....................................................................40
4.28 Halaman Cetak Arsip Surat Dispen ...........................................................41
4.29 Halaman Cetak Arsip Surat Perintah Tugas ...............................................41
4.30 Halaman Cetak Arsip Surat Perjalanan Dinas ............................................42
4.31 Halaman Cetak Arsip Kuitansi ..................................................................42
DAFTAR TABEL
3.1 Tabel Disposisi ...........................................................................................17
3.2 Tabel Surat Masuk ......................................................................................18
3.3 Tabel Surat Keluar ......................................................................................19
3.4 Tabel Pegawai .............................................................................................19
3.5 Tabel Surat Dispen ......................................................................................20
3.6 Tabel Surat Perintah Tugas..........................................................................20
3.7 Tabel Surat Perjalanan Dinas.......................................................................21
3.8 Tabel Kuitansi .............................................................................................22
3.9 Tabel Admin ................................................................................................22