ANALISIS DAN PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK PENDUKUNG PENGOLAHAN DATA PENINGKATAN AUDIT INTERNAL SMM ISO 9001:2008 - Bina Darma e-Journal
ANALISIS DAN PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK PENDUKUNG
PENGOLAHAN DATA PENINGKATAN AUDIT INTERNAL SMM ISO 9001:2008
Ria Uminarti, Muhammad Akbar, Zanial Mazalisa
Dosen Universitas Bina Darma , Mahasiswa Universitas Bina Darma
Jalan Jenderal Ahmad Yani No.12 Palembang
Pos-el : [email protected], [email protected]
, [email protected]
Abstract : Internal Quality Audit process consists complete quality system documents that have been established,
responsibility for compliance and quality management systems, the effectiveness of the implementation of the
Quality Management System (QMS) and measure the performance of university management and customer
satisfaction. Internal Quality Audit process serves as a management tool for independent assessment of all the
processes or activities that have been organized by the College and appointed the Quality Management System
(QMS). Internal Quality Audit process by providing tools to obtain objective evidence to support the existing
accreditation have been met, because the Internal Quality Audit to assess the effectiveness and efficiency of
implementation of the accreditation program of study at the University of Bina Darma Palembang especially
informatics engineering course. So in this paper was appointed the title of the Analysis and Design Support Software
Improved Data Processing ISO 9001:2008 QMS Internal Audit at the University of Bina Darma Palembang ".
Keywords: Analysis, Design, Accreditation, ISO, QMS
Abstrak :
Proses Audit Mutu Internal terdiri melengkapi dokumen-dokumen sistem mutu yang telah ditetapkan, kepatuhan
mutu dan tanggung jawab pada sistem manajemen, keefektifan hasil implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM)
dan mengukur kinerja manajemen perguruan tinggi dan kepuasan pelanggan. Proses Audit Mutu Internal berfungsi
sebagai alat manajemen untuk asesmen mandiri terhadap semua proses atau kegiatan yang telah diselenggarakan oleh
Perguruan Tinggi dan ditunjuk dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM). Proses Audit Mutu Internal dengan
menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif sebagai pendukung Akreditasi yang ada telah dipenuhi,
karena Audit Mutu Internal menilai keefektifan dan efisiensi implementasi Akreditasi program studi di Universitas
Bina Darma Palembang khususnya program studi teknik informatika. Maka dalam penulisan ini diangkatlah sebuah
judul yaitu Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal
SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina Darma Palembang”.
Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Akreditasi, ISO, SMM
1.
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
asuransi,
pendidikan,
perhotelan,
telekomunikasi, transportasi, bisnis teknologi
informasi, sampai industri petrokimia. Pesatnya
Penerapan sistem manajemen mutu ISO
9001 saat ini telah mencakup berbagai bidang
perkembangan
jumlah
perusahaan
yang
menerapkan ISO di dunia itu tidak terlepas dari
yang sangat luas, tidak terbatas pada sektor
industri manufaktur. dari sektor jasa perbankan,
Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal SMM ISO
9001:2008 (Ria Uminarti, S.Kom )
1
Selama ini dalam mendata Audit mutu
perkembangan lingkungan strategis, khususnya
internal
perubahan tuntutan dan perilaku konsumen.
Dalam
penulisan
ini,
membahas
pada
Palembang
Universitas
belum
Bina
Darma
menerapkan
sistem
permasalahan peningkatan audit internal SMM
komputerisasi, dalam mendata Audit mutu
ISO 9001:2008, Penelitian ini dilakukan pada
internal
Universitas Bina Darma Palembang. Audit mutu
Palembang
internal merupakan salah satu persyaratan yang
aplikasi khusus, oleh karena itu ditemukan
harus dipenuhi oleh Perguruan Tinggi sebagai
hambatan-hambatan antara lain, penyusunan
evaluasi diri yang dilakukan oleh institusi itu
daftar pertanyaan yang belum benar pada
sendiri. Tujuannnya meninjau tingkat kesesuaian
akhirnya memberikan data yang menyesatkan
dan efektifitas penerapan Sistem Manajemen
kepada management tentang kinerja sistem
Mutu (SMM) yang telah ditetapkan dan menjadi
menejemen mutu (SMM), proses audit yang
dasar arah strategi dan sasaran mutu Perguruan
tidak sesuai dengan prosedur dokumen utama
Tinggi yang ingin dicapai dan tertuang dalam
mengenai kegiatan-kegiatan yang dibuat oleh
Manual Mutu. Pimpinan Perguruan Tinggi
perguruan tinggi, kegagalan penerapan ISO
(Rektor)
9001:2008.
hendaknya
memastikan
penetapan
untuk
mengakses
kekuatan
dan
Universitas
belum
Bina
menggunakan
Darma
program
Oleh karena itu maka diperlukan suatu
proses audit internal berjalan dengan efektif dan
efisien
pada
perangkat
lunak
yang
dapat
membantu
kelemahan Sistem Manajemen Mutu (SMM) di
pendukung peningkatan audit internal SMM ISO
Perguruan Tinggi.
9001:2008
Proses
Audit Mutu Internal terdiri
Palembang.
pada
Universitas
Maka
dalam
Bina
Darma
penulisan
ini
melengkapi dokumen-dokumen sistem mutu
diangkatlah sebuah judul yaitu “Analisis dan
yang telah ditetapkan, kepatuhan mutu dan
Perancangan Perangkat Lunak Pendukung
tanggung
Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal
jawab
keefektifan
pada
hasil
sistem
manajemen,
implementasi
Sistem
Manajemen Mutu (SMM) dan mengukur kinerja
SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina
Darma Palembang”.
manajemen perguruan tinggi dan kepuasan
pelanggan. Proses Audit Mutu Internal berfungsi
1.2 Perumusan Masalah
sebagai alat manajemen untuk asesmen mandiri
Berdasarkan uraian latar belakang di
terhadap semua proses atau kegiatan yang telah
atas, maka permasalahan yang akan dirumuskan
diselenggarakan oleh Perguruan Tinggi dan
dalam
ditunjuk
Mutu
Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak
(SMM). Proses Audit Mutu Internal dengan
Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit
menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti
Internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas
objektif sebagai pendukung ISO 9001:2008 yang
Bina Darma Palembang”.
dalam
Sistem
Manajemen
penelitian
ini
bagaimana
membuat
ada telah dipenuhi.
2
Jurnal Imiah xxxxxxxxxxxx Vol.x No.x, Mei 2012:1 -14
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.4.1 Tujuan Penelitian
Menganalisa dan Perancangan Perangkat
Lunak Pendukung Proses Audit Internal SMM
ISO 9001:2008 di Universitas Bina Darma
Palembang.
1.4.2 Manfaat Penelitian
a.
b.
Sebagai
acuan
dalam
ng dan
Mengeva
luasi
Penerapa
n Sistem
ISO
9001:200
8 di
Fakultas
Teknik
Unika
Atma
Jaya
na
meranca
ng dan
Mengeva
luasi
Penerapa
n Sistem
ISO
9001:200
8
diFakulta
s Teknik
perbaikan
sistem pada
manajemen
mutu di
fakultas
teknik unika
atma jaya
Jakarta
mengarahkan,
merencanakan dan melaksanakan audit,
2. METODOLOGI PENELITIAN
serta
2.1 Metode Penelitian
meningkatkan
evisiensi
dan
efektivitas fungsi organisasi sesuai dengan
Metode yang digunakan dalam penelitian ini
SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina
adalah bersifat Deskriptif studi kasus. Metode
Darma Palembang.
Deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti
Menambah wawasan bagi penulis dalam
status kelompok manusia, suatu objek, suatu
pembuatan Perangkat Lunak Pendukung
metode yang mengemukakan masalah dengan
Peningkatan Audit Internal SMM ISO
mengumpulkan data – data yang disajikan untuk
9001:2008 di Universitas Bina Darma
menggambarkan karakteristik suatu keadaan atau
Palembang.
objek penelitian dan mengambil kesimpulan
yang akan dilakukan.
1.5 Penelitian Terdahulu
Pada
penelitian
terdaulu
peneliti
menyertakan dua penelitian terdahulu seperti
2.1.1 Waktu dan tempat penelitian
tabel dibawah ini.
Waktu penelitian yang penulis lakukan mulai
Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu
dari Oktober 2011 sampai dengan Februari 2012
pada Universitas Bina Darma Palembang.
N
o.
1.
2.
Judul
Perancan
gan
SMMIso
9001:200
8 Di
Jur.Tekni
k
Industri
Fakultas
Teknik
Ums
Meranca
Pengar
ang
Erwin
Panyin
ggih
Herlina
Materi
Kesimpulan
Perbaikn
dari
SMM
yang ada
diJurusa
n Teknik
Industri
UMS.
Tersedianya
usulan
rancangan
Dokumen
Sistem
Manajemen
Mutu ISO
9001:2008
untuk
Jurusan
Teknik
Industri
UMS.
Bagaima
2.1.2 Metode Pengumpulan Data
Dalam
pengumpulan bahan
penelitian
melakukan yaitu :
2.1.3 Metode Observasi
Pada metode ini kegiatan yang dilakukan adalah
melihat serta mempelajari permasalahan yang
Adanya
Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal SMM ISO
9001:2008 (Ria Uminarti, S.Kom )
3
ada
di bagian audit
mutu internal pada
2. Analisis Informasi (Information)
Menganalisa pengolahan data peningkatan audit
Universitas Bina Darma Palembang.
internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas
Bina Darma Palembang yang sudah ada menjadi
2.1.4 Metode Studi Pustaka
sebuah
informasi.
Informasi
adalah
hasil
Studi Pustaka, mempelajari, mencari dan
pemrosesan, manipulasi dan pengorganisasian
mengumpulkan data
yang berhubungan
atau penataan dari sekelompok data yang
dengan penelitian seperti buku dan internet
mempunyai nilai pengetahuan (knowledge) bagi
yang berkaitan dengan objek permasalahan.
penggunanya.
3. Analisis Ekonomi (Economic)
2.1.5 Metode Analisis Dan Perancangan
Kestabilan ekonomi sangat menentukan sekali,
Sistem
karena berhubungan dengan biaya-biaya yang
Pada
penelitian
analisis
dan
perancangan
dikeluarkan dalam pengolahan data peningkatan
perangkat lunak pendukung pengolahan data
audit
peningkatan audit internal SMM ISO 9001:2008
Universitas Bina Darma Palembang
di Universitas Bina Darma Palembang, metode
4. Analisis Pengendalian (Control)
analisis dan perancnagan dipakai adalah metode
Analisis
analisis PIECES. Isi dari metode analisis
meningkatkan kinerja sistem, mencegah dan
PIECES adalah untuk mengidentifikasi masalah,
mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan
maka harus melakukan analisis terhadap kerja,
sistem pengolahan data
informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi
internal smm iso 9001:2008 di Universitas Bina
dan pelayanan. panduan ini dikenal dengan
Darma Palembang.
PIECES Analysis (Performance, Information,
5. Analisis Efisiensi (Efficiency)
Economic, Control, Efficiency, Service). Dari
Efisiensi
analisi ini biasanya didapatkan beberapa masalah
bagaimana
dan
sumberdaya, waktu, uang, peralatan, ruang dan
akhirnya
dapat
ditemukan
masalah
internal
SMM
ISO
pengendalian
sering
kali
9001:2008
digunakan
untuk
peningkatan audit
dihubungkan
meminimalisasi
dengan
pemborosan
utamanya. (Dewi, 2011:5).
keterlambatan
1. Analisis Kerja (Performance)
peningkatan audit internal SMM ISO 9001:2008
Analisis kinerja sistem dimaksudkan untuk
di Universitas Bina Darma Palembang.
meningkatkan sejauh mana kinerja dari sistem
6. Analisis Pelayanan (Services)
untuk menyelesaikan tahap-tahap pekerjaan
Peningkatan pelayanan merupakan salah satu
dengan
yang
strategi untuk meningkatkan kepuasan pada
digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan pada
pelayanan dalam pengolahan data peningkatan
pengolahan data peningkatan audit internal
audit
SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina Darma
Universitas Bina Darma Palembang.
mempertimbangkan
Palembang
waktu
internal
Metode
dalam
di
SMM
pengolahan
ISO
data
9001:2008
perancangan
di
dengan
menggunakan total architecture synthesis (TAS).
4
Jurnal Imiah xxxxxxxxxxxx Vol.x No.x, Mei 2012:1 -14
Metode perancangan dengan menggunakan TAS
internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas
terdiri dari menentukan ruang lingkup awal
Bina Darma Palembang yang sudah dibuat agar
(defining
mengetahui sistem yang dibuat sesuai dengan
the
kebutuhan
initial
(defining
menentukan
scope),
the
requirements),
kebutuhan dan benar.
mendesain arsitektur proses bisnis (designing the
process
Arsitektur
system (Designing the Systems
dan
Architecture)
architecture),
Mendesain
bussiness
mengevaluasi
arsitektur
(evaluating architectures). (Rika, 209:1).
1. Menentukan Ruang Lingkup Awal (Defining
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Analisis
Analisis adalah tahap sistem dilakukan
setelah tahap pengumpulan data. Tahap analisis
sistem merupakan tahan yang kritis dan sangat
penting karena kesalahan di dalam tahap ini
the Initial Scope)
Menentukan ruang lingkup awal (defining the
akan menyebabkan kesalahan pada tahap
initial scope) merupakan menentukan objek dan
selanjutnya.
tujuan penelitian.
pengembangan sistem informasi merupakan
2.
suatu prosedur yang dilakukan utuk pemeriksaan
Menentukan Kebutuhan (Defining the
Proses
analisis
sistem
dalam
masalah dan penyusunan alternatif pemecahan
Requirements)
Menentukan
kebutuhan
(defining
the
masalah yang timbul serta membuat spesifikasi
requirements)
merupakan
menentukan
dan
sistem yan baru atau sistem yang akan diusulkan
mengumpulkan data-data dalam menganalisa
dan dimodifikasi. (Sutabri, 2003:84-87).
dan merancang perangkat lunak.
3.
Mendesain
Arsitektur
Proses
Bisnis
2.2.2 Perancangan
Perancangan
(Designing the Bussiness Process Architecture)
adalah
prosedur
untuk
Mendesain Arsitektur proses Bisnis merupakan
mengkonversi spesifikasi logis ke dalam sebuah
merancang arsitektur perangkat lunak secara
desain yang dapat diimplementasikan pada
umum seseuai dengan pembahasan data-data
sistem komputer organisasi. (Sutabri, 2003:88-
yang ada.
91).
4. Mendesain Arsitektur sistem (Designing the
2.2.3 Perangkat Lunak
Perangkat
Systems Architecture)
Mendesain
arsitektur
sistem
merupakan
merancang sistem untuk dapat mengelolah audit
internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas
Mengevaluasi
komputer)
Arsitektur
(Evaluating
Architectures)
Mengevaluasi arsitektur adalah mengumpulkan
yang
adalah
bila
perintah
dieksekusi
memberikan fungsi dan unjuk kerja seperti yang
diinginkan
atau
memungkinkan
Bina Darma Palembang.
5.
(program
Lunak
mengatur
program
struktur
data
memanipulasi
informasi secara proporsional, dan mengatur
dokumen yang menggambarkan operasi dan
kegunaan program. (Pressman, 2002:10 ).
informasi tentang perancangan arsitektur audit
Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal SMM ISO
9001:2008 (Ria Uminarti, S.Kom )
5
penilaian dari suatu sistem manajemen mutu.
2.2.4 Audit Internal
Audit internal adalah suatu aktivitas
independen,
yang
memberikan
ISO
9001:2008
bukan
merupakan standar
jaminan
produk, karena tidak menyatakan persyaratan
keyakinan serta konsultasi yang dirancang untuk
yang harus dipenuhi oleh sebuah produk (barang
memberikan
serta
atau jasa). ISO 9001:2008 hanya merupakan
meningkatkan kegiatan operasi organisasi. Audit
standar sistem manajemen kualitas. Namun,
internal membantu organisasi dalam usaha
bagaimanapun juga diharapkan bahwa produk
mencapai tujuannya dengan cara memberikan
yang dihasilkan dari suatu sistem manajemen
suatu pendekatan disiplin yang sistematis untuk
kualitas internasional, akan berkualitas baik
mengevaluasi dan meningkatkan keefektivan
(standar). (Subagyo, 2009:1).
suatu
nilai
tambah
manajemen resiko, pengendalian dan proses
pengaturan
dan
pengelolaan
organisasi
2.2.8 Sistem Manajemen Mutu
Sistem maajemen mutu adalah sistem
(Arief, 2006:2).
yang digunakan untuk menetapkan kebijakan
(policy) atau pernyataan resmi oleh manajemen
2.2.5 Auditor
Auditor adalah orang yang pekerjaannya
atau
tugasnya
pembukuan
mengudit,
tentang
pemeriksaan
keuangan,
pengujian
efektifitas keluar masuknya uang dan penilaian
kewajaran laporan yang dihasilkan. (Ahmad,
organisasinya di bidang mutu dan sasaran mutu.
Sasaran mutu adalah segala sesuatu yang terkait
dengan mutu dan dijadikan sasaran pencapaian
dengan
menetapkan
ukuran
atau
kriteria
pencapainnya (Hartoyo, 2009:4).
2006:69).
2.2.9
2.2.6 Auditee
Auditee adalah orang yang diaudit oleh
auditor sedangkan orang yang melakukan audit,
kedua pihak itu memegang peran penting dalam
keberhasilan audit ISO di perusahaan. Oleh
karenanya, jika kegiatan audit internal mau
sukses,
puncak berkaitan dengan perhatian dan arah
auditor
dan auditee
wajib
saling
Proses Audit Mutu Internal ISO
9001:2008
Pelaksanaan
penerapan
sistem
manajemen mutu (SMM) yang mengacu kepada
ISO 9001:2008 dilakukan untuk menjamin mutu
proses kegiatan yang dilaksanakan. penerapan
SMM ISO 9001:2008 harus dapat menunjukkan
peningkatan berkesinambungan dalam unit kerja
membantu. (Arief, 2008:1).
dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen
mutu dalam setiap proses kegiatan. Pusat data,
2.2.7 ISO 9001:2008
ISO 9001:2008 adalah suatu standar
internasional untuk sistem manajemen Mutu.
ISO
9001:2008
menetapkan persyaratan
-
persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan
informasi dan standarisasi telah melaksanakan
kegiatan internal audit, dihadiri oleh para
pegawai yang telah ditunjuk sebagi Auditee tiap
bidang maupun sebagai pelaksana Auditornya.
Pelaksanaan internal audit juga dihadiri oleh
6
Jurnal Imiah xxxxxxxxxxxx Vol.x No.x, Mei 2012:1 -14
pegawai yang mempunyia kedudukan sebagai :
pelaksanaan
calon auditor internal, wakil manajemen, kepala
dokumentasi.
bagian/bidang, kelompok kerja (pokja)/tim iso
serta
petugas
Pengendali
Dokumen.
c. Verifikasi
Pada
-
penerapan
terhadap
memeriksa
kesesuaian
pelaksanaan proses dengan dokumentasi
kesempatan tersebut calon auditor internal
dan memeriksa kelengkapan rekaman.
melakukan persiapan audit dengan menyiapkan
d. Auditee diminta menunjukkan bukti
audit checklist. Selanjutnya calon auditor internal
tertulis
melakukan live audit dan mempresentasikan non
meninjau
conformance report (NCR) hasil temuan audit
catatan mutu.
terhadap salah satu proses yang telah ditetapkan
5. Penggunaan Metode Audit
(documentation)
kecukupan
–
auditor
dokumen
dan
untuk menjadi subyek audit.
a. Forward audit trail.
1. Pelaksanaan audit ini bertujuan agar :
b. Audit dilaksanakan secara berurutan dari
a. Pegawai mampu mengimplementasikan
awal sampai akhir proses.
kegiatan audit di organisasi.
b. Pegawai
memahami
c. Backward audit trail
ruang
lingkup
kegiatan audit internal sesuai persyaratan
SMM ISO 9001:2008.
c. Mengetahui
dan
Audit dilaksanakan secara berurutan dari
akhir proses.
a. Per proses / bidang / fungsi
memahami teknik-
teknik dalam kegiatan audit internal.
2.
6.
Pada saat aktifitas audit pelaksanaan yang
dilakukan meliputi :
b. Per klausul ISO 9001:2008
7. Temuan Audit
a. Sesuai (Acceptable)
Sistem mutu diterapkan dengan efektif,
a. Penggunaan check list.
penerapan sesuai dengan dokumentasi
b. Penerapan teknik audit.
sistem mutu.
c. Penerapan metode audit.
b. Observasi (Observation)
3. Penggunaan metode check list
Pengamatan auditor mengenai potensi
a. Apabila semua aspek yang ada dalam
check list sudah tercakup, auditor dapat
pindah ke bagian lain.
b. Apabila
waktu
yang
ketidaksesuaian atau rekomendai auditor
untuk peningkatan.
c. Ketidaksesuaian ( NON COMPLIANCE/
ada
tidak
CONFORMANCE) Mayor :
mencukupi, auditor harus memutuskan
Tidak
apakah audit masih akan dilanjutkan
mengimplemantasikan
dalam ruang ringkup tersebut atau tidak.
standar
4. Penggunaan Teknik Audit.
– auditor melakukan wawancara.
b. Auditee diminta mendemonstrasikan –
membandingkan
ISO
persyaratan
9001:2008.
Tidak
menerapkan sama sekali, Berdampak
a. Auditee diminta menerangkan (describe)
auditor
mendokumentasikan,
signfikan terhadap Pelanggan.
d. Ketidaksesuaian
(Non
Compliance/
Conformance) Minor :
kesesuaian
Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal SMM ISO
9001:2008 (Ria Uminarti, S.Kom )
7
Kekurangan-kekurangan
kecil
dari
b. Verifikasi terhadap tindakan perbaikan
dokumentasi sistem mutu, Deviasi dari
sebagian prosedur/ instruksi kerja.
dan pencegahan.
c. Melaporkan Audit Mutu Internal dalam
rapat tinjauan Manajemen.
8. Beberapa ketidaksesuaian minor di area yang
sama dapat menjadi mayor.
2. Tindakan Perbaikan
Audite melakukan tindakan perbaikan :
a. Laporan Audit
a. Menyelidiki
1) Membuat Laporan Ketidaksesuaian /
NCR.
dan
menentukan
akar
masalah (5 why dan 5 M)
b. Memilih dan menerapkan tindakan yang
2) Melaporkan hasil audit kepadan
terbaik
Manajemen.
dan
mencegah
terulangnya
masalah yang sama.
b. Laporan Ketidaksesuaian
c. Merubah dokumen terkait.
1) Temuan dengan status NC di check
list
dipindahkan
Ketidaksesuaian
ke
atau
Laporan
permintaan
Tindakan Perbaikan.
dengan
Ketidaksesuaian
jumlah
atau
Intranet merupakan sebuah organisasi,
biasanya perusaah yang dilengkapi dengan
2) Jumlah temuan status NC harus
sama
2.2.10 Intranet
Laporan
Permintaan
Tindakan Perbaikan yang dibuat.
c. Laporan Ketidaksesuaian terdiri dari 3
sebuah
atau
beberapa
keperluan organisasi
web
tersebut.
server
untuk
Web
server
digunakan untuk keperluan sehari-hari yang
sifatnya internal seperti untuk menyimpan
memo, market survery. (Febrian, 2007 : 251).
bagian yaitu:
1) Uraian Ketidaksesuaian
2.2.11 HTTP
2) Uraian Analisa Akar Masalah dan
TIndakan Perbaikan
3) Uraian
HyperText Transfer Protocol (HTTP)
merupakan protokol yang berfungsi untuk
Pemeriksaan
Efektifitas
penerapan Tindakan Perbaikan.
mendefinisikan dan menjelaskan bagaimana
server dan client berinteraksi dalam mengirim
Laporan Ketidak sesuaian merupakan
dan menerima dokumen web. Protokol ini
dokumen yang diserah terimakan antara Auditor,
didesain untuk mentransfer berkas yang berisi
Auditee
hypertext seperti berkas yang berisi HTML yagn
dan
Wakil
MAnajemen
(routing
digunakan di Word Wide Web. (Febrian, 2007 :
document)
Uraian Ketidaksesuain
: Di isi oleh Auditor
Tindakan Perbaikan
: Di isi oleh Auditee
Pemeriksaan Tindakan Perbaikan
: Di isi oleh
230).
2.3 ANALISIS DAN PERANCANGAN
Auditor dan Wakil MAnajemen
1. Tindak Lanjut Audit
a. Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.
8
Pada penelitian analisis dan perancangan
perangkat lunak pendukung pengolahan data
Jurnal Imiah xxxxxxxxxxxx Vol.x No.x, Mei 2012:1 -14
peningkatan audit internal SMM ISO 9001:2008
sehingga ini berdampak juga dengan prestasi
di Universitas Bina Darma Palembang, metode
mahasiswa.
analisis dipakai adalah metode analisis PIECES.
2. Analisis Informasi (Information)
Isi dari metode analisis PIECES adalah untuk
mengidentifikasi
masalah,
maka
harus
Menganalisa pengolahan data peningkatan
audit
internal
SMM
ISO
9001:2008
di
melakukan analisis terhadap kerja, informasi,
Universitas Bina Darma Palembang yang sudah
ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan
ada menjadi sebuah informasi. Informasi adalah
pelayanan. panduan ini dikenal dengan PIECES
hasil
Analysis (Performance, Information, Economic,
pengorganisasian atau penataan dari sekelompok
Control, Efficiency, Service). Dari analisi ini
data
biasanya didapatkan beberapa masalah dan
(knowledge) bagi penggunanya. Hasil analisis
akhirnya dapat ditemukan masalah utamanya.
informasi untuk SMM ISO 9001:2008 di
(Dewi, 2011:5).
Universitas Bina Darma Palembang yaitu,
pemrosesan,
yang
tersedianya
mempunyai
manipulasi
nilai
dan
pengetahuan
dokumen sistem mutu beserta
2.3.1 Analisis
rekaman mutu di tempat yang terkait. Dokumen
1. Analisis Kerja (Performance)
dan rekaman mutu ditentukan dengan jelas dan
Analisis kinerja sistem dimaksudkan untuk
diterapkan secara konsisten seta mudah diambil
meningkatkan sejauh mana kinerja dari sistem
dan disajikan ketika dibutuhkan.
untuk menyelesaikan tahap-tahap pekerjaan
3. Analisis Ekonomi (Economic)
dengan
mempertimbangkan
yang
Kestabilan ekonomi sangat menentukan
digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan pada
sekali, karena berhubungan dengan biaya-biaya
pengolahan data peningkatan audit internal
yang
SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina Darma
peningkatan audit internal SMM ISO 9001:2008
Palembang. Hasil kinerja yang dihasilkan pada
di Universitas Bina Darma Palembang yaitu,
pengolahan data peningkatan audit internal
efektifitas pendanaan, terpenuhinya kebutuhan
SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina Darma
sekolah
Palembang yaitu, produktifitas pembelajaran.
Universitas Bina Darma Palembang, tersedianya
Jumlah persentase mata kuliah dengan jumlah
dana untuk pengembangan SDM dosen dan
pertemuan tatap muka sesuai dengan standar
pegawai seta untuk pengembangan fasilitas
yang telah ditetapkan, jumlah persentase bahan
pendidikan.
ajar yang tersedia dari jumlah mata kuliah yang
4. Analisis Pengendalian (Control)
diselenggarakan,
jumlah
waktu
persentase
silabus
dikeluarkan
melalui
Analisis
dalam
dana
pengendalian
pengolahan
bagian
data
keuangan
digunakan untuk
pembelajaran tersedia sesuai dengan jumlah
meningkatkan kinerja sistem, mencegah dan
mata pembelajaran yang diselenggarkan, dan
mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan
jumlah persentase dosen yang hadir sesuai
sistem pengolahan data
dengan standar pertemuan yang telah ditetapkan
internal smm iso 9001:2008 di Universitas Bina
peningkatan audit
Darma Palembang yaitu, kemudahan telusur
Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal SMM ISO
9001:2008 (Ria Uminarti, S.Kom )
9
dokumen, isi dokumen mudah ditelusur untuk
ketidakpuasan dalam penyelenggaraan proses
melihat urutan kronologis proses dan bagian
pendidikan.
yang mengerjakannya sehingga ketika ada
masalah mudah diketahui dan dengan cepat
2.3.2 Analisis Kebutuhan
diatasi atau dicari solusinya. Dan kemudahan ini
2.3.2.1 Kebutuhan Fungsional
dapat menghindari saling lepas tanggungjawab.
Efisiensi sering kali dihubungkan dengan
meminimalisasi
pemborosan
sumberdaya, waktu, uang, peralatan, ruang dan
keterlambatan
dalam
pengolahan
data
peningkatan audit internal SMM ISO 9001:2008
yaitu,
produktifitas
dosen
dan
pegawai,
tingginya angka persentase pegawai yang IKKnya di atas 3, dosen yang IKD-nya di atas 3, dan
unit satuan kerja yang IKSK-nya di atas 3, serta
tingginya persentase guru mengikuti kegiatan
ilmiah. Efisiensi Proses Internal, misalnya
persentase angka kelulusan tiap tahun 100 persen
tanpa joki dan persentase unit satuan kerja yang
Peningkatan pelayanan merupakan salah
satu strategi untuk meningkatkan kepuasan pada
pelayanan dalam pengolahan data peningkatan
SMM
ISO
9001:2008
di
Universitas Bina Darma Palembang.
a. Mutu
Jasa,
proses
yang terekam
dan
terdokumentasi dengan teratur dan konsisten
sehingga kualitas jasa yang dihasilkan akan
menjadi lebih baik dan terkendali demi
mengurangi
tingkat
kesalahan
dan
b. Keluhan Pelanggan, memberikan kepuasan
kepada siswa dan stakeholders lainnya bila
keluhan
atau
halaman
login
merupakan
rancangan yang nantinya untuk login pada
perancangan perangkat lunak pendukung
pengolahan data peningkatan audit internal
SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina
Darma Palembang.
2. Rancangan auditee merupakan rancangan
yang isinya tentang data-data audite untuk
memperbaharuai data pada perangkat lunak
pendukung pengolahan data peningkatan
audit internal SMM ISO 9001:2008 di
Universitas Bina Darma Palembang
complain
memperbaharuai data pada perangkat lunak
pendukung pengolahan data peningkatan
audit internal SMM ISO 9001:2008 di
Universitas Bina Darma Palembang
4. Rancangan
perencanaan
merupakan
rancangan yang isinya tentang data-data
perencanaan untuk memperbaharuai data
pada perangkat lunak pendukung pengolahan
data peningkatan audit internal SMM ISO
9001:2008 di Universitas Bina Darma
Palembang
ketidaktepatan dari jasa yang dihasilkan.
ada
1. Rancangan
yang isinya tentang data-data auditor untuk
6. Analisis Pelayanan (Services)
internal
fungsionalnya
3. Rancangan auditor merupakan rancangan
mampu melayani tepat waktu.
audit
kebutuhan
meliputi :
5. Analisis Efisiensi (Efficiency)
bagaimana
Analisis
atas
5. Rancangan jadwal merupakan rancangan
yang isinya tentang data-data jadwal untuk
memperbaharuai data pada perangkat lunak
pendukung pengolahan data peningkatan
10
Jurnal Imiah xxxxxxxxxxxx Vol.x No.x, Mei 2012:1 -14
audit internal SMM ISO 9001:2008 di
akademik
Universitas Bina Darma Palembang.
Palembang.
6. Rancangan
pelaksanaan
merupakan
rancangan yang isinya tentang data-data
2.
Universitas
Bina
Darma
Menentukan Kebutuhan (Defining the
Requirements)
pelaksanaan untuk memperbaharuai data
Kebutuhan dalam penelitian ini mendata
pada perangkat lunak pendukung pengolahan
Prosedur Audit Mutu Internal SMM ISO
data peningkatan audit internal SMM ISO
9001:2008 yaitu :
9001:2008 di Universitas Bina Darma
a. Perencanaan
Palembang
perencanaan apa saja yang akan di audit.
audit
merupakan
b. Penetapan auditor merupakan menetapkan
siapa saja yang akan menjadi auditor
2.3.2.2 Kebutuhan Non Fungsional
Analisis
kebutuhan
non
fungsional
dalam proses audit.
meliputi perangkat keras (hardware), perangkat
c. Pembuatan
jadwal
merupakan
lunak (software), dan sumber daya manusia
pembuatan jadwal untuk kapan proses
(brainware).
audit dilakukan
d. Pelaksanaan
merupakan
proses
pelaksanaan audit yang akan dilakukan
2.3.3 Perancangan
Metode
oleh auditor terhadap auditee.
perancangan
dengan
e. Perbaikan merupakan perbaikan dari
menggunakan total architecture synthesis (TAS).
hasil audit yang telah dilaksanakan oleh
Metode perancangan dengan menggunakan TAS
auditor terhadap auditee.
terdiri dari menentukan ruang lingkup awal
(defining
the
kebutuhan
initial
(defining
the
architecture),
Mendesain
bussiness
process
Arsitektur
system (Designing the Systems
dan
yang dilakukan oleh auditor terhadap
requirements),
mendesain arsitektur proses bisnis (designing the
Architecture)
f. Pelaporan merupakan hasil dari audit
menentukan
scope),
mengevaluasi
auditee.
3.
Mendesain
(Designing
Arsitektur
the
Proses
Bussiness
Bisnis
Process
Architecture)
arsitektur
(evaluating architectures). (Rika, 209:1).
2.3.3.1 TAS (Total Architecture Synthesis)
Auditor
audit
internal
SMM ISO
9001:2008
Auditee
1. Menentukan Ruang Lingkup Awal (Defining
the Initial Scope)
Ruang lingkup awal pada penelitiah ini audit
internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas
Bina Darma Palembang yaitu pada bagian
Gambar 3.1 Arsistektur Proses Bisnis
Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal SMM ISO
9001:2008 (Ria Uminarti, S.Kom )
11
4. Mendesain Arsitektur sistem (Designing the
Systems Architecture)
belum
tersediaan
6
dilaksanaa
SAP.
sekali.
n
Mendesain
arsitektur
sistem
merupakan
bulan
dengan
Indikator
Adnaya
merancang sistem untuk dapat mengelolah audit
laboratorium
data
internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas
, tersediaan
setiap
Bina Darma.
peralatan,
sasaran
kesiapan
mutu
perlatan,
telah
jumlah
ditetapkan.
3.
optimal
HASIL
Metode
analisis
mengidentifikasi
PIECES
adalah
untuk
masalah,
maka
harus
untuk
yang
pertemuan
melakukan analisis terhadap kerja, informasi,
ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan
pelayanan. panduan ini dikenal dengan PIECES
4.1.2 Analisis Informasi (Information)
TOPIK
Tindak
Analysis (Performance, Information, Economic,
Target
PIC
Lanjut
Control, Efficiency, Service). Dari analisi ini
Adanya
Digunakan
Akan
biasanya didapatkan beberapa masalah dan
informasi
sebagai salah
ujicoba
akhirnya dapat ditemukan masalah utamanya.
berbentuk
satu
pada
(Dewi, 2011:5).
angket
perfarmocne
semester
disebarkan
indikator
genap tahun
kepada
pada
mahasiswa
analisis
pada
kinerja dosen
4.1.1 Analisis Kerja (Performance)
TOPIK
Tindak
Target
PIC
Lanjut
Secara
Membuat
Penyelesaia
Semu
umum
saran
mutu
n
a
temuan
yang
di
pembuatan
bagia
yang
dapat diukur
sasaran
n
ditemuan
Indikator
mutu tahun
yang
program
akademik
ditemukan
studi : lama
2008/2009
adalah
studi, wkatu
sasaran
tunggu
Pemantauan
untuk
sasaran
reaalisasi
mendapatka
mutu
sararan
n pekerjaan
masing-
mutu pada
incoming
masing
setiap unit
student, IPK,
bagian akan
kerja
akreditasi,
dilaksanaan
mutu
12
dan
akhir
saat
di
2008/2009
semester
Setiap
genap
tahun sekali
Jadwal tidak
diubah setiap
Melakukan
semester,
analisisi
tetapi
kenerja
memakai
dosen
dan
karyawan
jadwal
semester
sebelumnya.
Ketua
pada
program
hanya
mengajukan
perubahan,
pengurangan
Jurnal Imiah xxxxxxxxxxxx Vol.x No.x, Mei 2012:1 -14
atau
disediakan
penambahan
diserahakan
saja.
ke
bagian
pengajaran.
4.2.3 Analisis Ekonomi (Economic)
Kestabilan ekonomi sangat menentukan
sekali, karena berhubungan dengan biaya-biaya
yang
dikeluarkan
dalam
pengolahan
4.2.5 Analisis Efisiensi (Efficiency)
TOPIK
data
Tindak
Target
PIC
Lanjut
peningkatan audit internal SMM ISO 9001:2008
Pemantau
Pusat
Dilaksana
Dekan,
di Universitas Bina Darma Palembang yaitu,
an
pelayanan
kan mulai
Kaprodi,
efektifitas pendanaan, terpenuhinya kebutuhan
kesesuaia
psikologi
semester
Bagian
sekolah
n
peningkatan
ganjil
Pengajar
ddengan
mtuu alat test,
2008/200
an,
materi
kaderisasi
9
Dosen
dikelas
mahasiswa
Pengasu
belum
sebagai
h
dilaksana
tester,
kuliah.
kan
peningkatan
dengan
jumlah
optimal
peserta tes.
melalui
dana
bagian
keuangan
Universitas Bina Darma Palembang, tersedianya
dana untuk pengembangan SDM dosen dan
pegawai seta untuk pengembangan fasilitas
pendidikan.
4.2.4 Analisis Pengendalian (Control)
TOPIK
Tindak
Target
PIC
SAP
mata
Lanjut
Pengelompokan
Mekanisme
Semua
Pemasaran/hu
dosen
Pemantauan
bagian
mas : jumlah
sesuai
dengan
:
mahasiswa
komputerisasi
Upload SAP
kerja
untuk mengasuh
di elearning
yang mampau
mata kuliah
tampilan di
dibangun
menu ketua
dengan
program
institusi luar
studi
BDCTC
sama
Wakil
mahasiswa
4.2.6 Analisis Pelayanan (Services)
mengisi
materi yang
diajarkan
satu strategi untuk meningkatkan kepuasan pada
pelayanan dalam pengolahan data peningkatan
pada
formulir
yang
Peningkatan pelayanan merupakan salah
telah
audit
internal
SMM
ISO
9001:2008
di
Universitas Bina Darma Palembang.
Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal SMM ISO
9001:2008 (Ria Uminarti, S.Kom )
13
d. Mutu
Jasa,
proses
yang terekam
dan
Christiawan, 2007. Konsep Pengauditan Dalam
terdokumentasi dengan teratur dan konsisten
Lingkunganpengelohan Data
sehingga kualitas jasa yang dihasilkan akan
Akuntansi Terkomputerisasi,
menjadi lebih baik dan terkendali demi
Universitas Kristen Petra, Surabaya.
mengurangi
tingkat
kesalahan
dan
ketidaktepatan dari jasa yang dihasilkan.
Multimedia Pembelajaran Biologi
e. Keluhan Pelanggan, memberikan kepuasan
kepada siswa dan stakeholders lainnya bila
ada
keluhan
atau
complain
Dewi, 2006. Analisis Dan Perancangan Aplikasi
atas
Untuk Sma Kelas XI, Sekolah Tinggi
Manajemen Informatika Dan Komputer.
Yogyakarta.
ketidakpuasan dalam penyelenggaraan proses
Febrian, 2007. Kamus Komputer & Teknologi
pendidikan.
Informasi, Informatika, Bandung
4.
Hartoyo, 2007. Penjaminan Mutu Lulusan
SIMPULAN
Jurusan Pendidikan Teknik Elektro
Dari penelitian yang dilakukan pada audit
internal SMM ISO 9001:2008 pada Universitas
Fakultas Teknik Uny Melalui
Bina
Penerapan Sistem Manajemen Mutu
Darma
Palembang
Penulis
menarik
ISO 9001:2000, Aptekido, Jakarta.
kesimpulan :
1.
Terbentuknya analisis dan perancangan
Jogiyanto, 2003. Analisis dan Desain, ANDI,
perangkat lunak pendukung pengolahan data
peningkatan
audit
internal
SMM
ISO
9001:2008 di Universitas Bina Darma
Palembang.
2.
Kristanto, 2004. Rekayasa Perangkat Lunak,
Gava Media, Yogyakarta.
Nasution,
Sebagai acuan dalam mengarahkan,
merencanakan dan melaksanakan audit, serta
meningkatkan
Yogyakarta.
evisiensi
dan
efektivitas
2003.
Sekilas
Tentang
Internal
Auditor, Universitas Sumatera Utara.
Pressman, 2002. Rekayasa Perangkat lunak.
ANDI, Yogyakarta.
fungsi organisasi sesuai dengan SMM ISO
9001:2008 di Universitas Bina Darma
Palembang.
Sudarmo, 2006. Kamus Istilah Komputer,
Teknologi Informasi & Komunikasi.
Yrama Widya, Bandung.
Sutabri, 2004. Analisa Sistem Informasi, ANDI,
DAFTAR RUJUKAN
Yogyakarta.
Vedc, 2009. Mengenal Sistem Manajemen Mutu
Arief, 2006. Perkembangan Profesi Abab 21,
Universitas Internasional Batam.
ISO 9001 : 2000, UBD, PPPTK VEDC,
Malang.
Andiva, 2009. Elemen ISO 9001:2000,
Informatika, Bandung
14
Jurnal Imiah xxxxxxxxxxxx Vol.x No.x, Mei 2012:1 -14
PENGOLAHAN DATA PENINGKATAN AUDIT INTERNAL SMM ISO 9001:2008
Ria Uminarti, Muhammad Akbar, Zanial Mazalisa
Dosen Universitas Bina Darma , Mahasiswa Universitas Bina Darma
Jalan Jenderal Ahmad Yani No.12 Palembang
Pos-el : [email protected], [email protected]
, [email protected]
Abstract : Internal Quality Audit process consists complete quality system documents that have been established,
responsibility for compliance and quality management systems, the effectiveness of the implementation of the
Quality Management System (QMS) and measure the performance of university management and customer
satisfaction. Internal Quality Audit process serves as a management tool for independent assessment of all the
processes or activities that have been organized by the College and appointed the Quality Management System
(QMS). Internal Quality Audit process by providing tools to obtain objective evidence to support the existing
accreditation have been met, because the Internal Quality Audit to assess the effectiveness and efficiency of
implementation of the accreditation program of study at the University of Bina Darma Palembang especially
informatics engineering course. So in this paper was appointed the title of the Analysis and Design Support Software
Improved Data Processing ISO 9001:2008 QMS Internal Audit at the University of Bina Darma Palembang ".
Keywords: Analysis, Design, Accreditation, ISO, QMS
Abstrak :
Proses Audit Mutu Internal terdiri melengkapi dokumen-dokumen sistem mutu yang telah ditetapkan, kepatuhan
mutu dan tanggung jawab pada sistem manajemen, keefektifan hasil implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM)
dan mengukur kinerja manajemen perguruan tinggi dan kepuasan pelanggan. Proses Audit Mutu Internal berfungsi
sebagai alat manajemen untuk asesmen mandiri terhadap semua proses atau kegiatan yang telah diselenggarakan oleh
Perguruan Tinggi dan ditunjuk dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM). Proses Audit Mutu Internal dengan
menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif sebagai pendukung Akreditasi yang ada telah dipenuhi,
karena Audit Mutu Internal menilai keefektifan dan efisiensi implementasi Akreditasi program studi di Universitas
Bina Darma Palembang khususnya program studi teknik informatika. Maka dalam penulisan ini diangkatlah sebuah
judul yaitu Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal
SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina Darma Palembang”.
Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Akreditasi, ISO, SMM
1.
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
asuransi,
pendidikan,
perhotelan,
telekomunikasi, transportasi, bisnis teknologi
informasi, sampai industri petrokimia. Pesatnya
Penerapan sistem manajemen mutu ISO
9001 saat ini telah mencakup berbagai bidang
perkembangan
jumlah
perusahaan
yang
menerapkan ISO di dunia itu tidak terlepas dari
yang sangat luas, tidak terbatas pada sektor
industri manufaktur. dari sektor jasa perbankan,
Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal SMM ISO
9001:2008 (Ria Uminarti, S.Kom )
1
Selama ini dalam mendata Audit mutu
perkembangan lingkungan strategis, khususnya
internal
perubahan tuntutan dan perilaku konsumen.
Dalam
penulisan
ini,
membahas
pada
Palembang
Universitas
belum
Bina
Darma
menerapkan
sistem
permasalahan peningkatan audit internal SMM
komputerisasi, dalam mendata Audit mutu
ISO 9001:2008, Penelitian ini dilakukan pada
internal
Universitas Bina Darma Palembang. Audit mutu
Palembang
internal merupakan salah satu persyaratan yang
aplikasi khusus, oleh karena itu ditemukan
harus dipenuhi oleh Perguruan Tinggi sebagai
hambatan-hambatan antara lain, penyusunan
evaluasi diri yang dilakukan oleh institusi itu
daftar pertanyaan yang belum benar pada
sendiri. Tujuannnya meninjau tingkat kesesuaian
akhirnya memberikan data yang menyesatkan
dan efektifitas penerapan Sistem Manajemen
kepada management tentang kinerja sistem
Mutu (SMM) yang telah ditetapkan dan menjadi
menejemen mutu (SMM), proses audit yang
dasar arah strategi dan sasaran mutu Perguruan
tidak sesuai dengan prosedur dokumen utama
Tinggi yang ingin dicapai dan tertuang dalam
mengenai kegiatan-kegiatan yang dibuat oleh
Manual Mutu. Pimpinan Perguruan Tinggi
perguruan tinggi, kegagalan penerapan ISO
(Rektor)
9001:2008.
hendaknya
memastikan
penetapan
untuk
mengakses
kekuatan
dan
Universitas
belum
Bina
menggunakan
Darma
program
Oleh karena itu maka diperlukan suatu
proses audit internal berjalan dengan efektif dan
efisien
pada
perangkat
lunak
yang
dapat
membantu
kelemahan Sistem Manajemen Mutu (SMM) di
pendukung peningkatan audit internal SMM ISO
Perguruan Tinggi.
9001:2008
Proses
Audit Mutu Internal terdiri
Palembang.
pada
Universitas
Maka
dalam
Bina
Darma
penulisan
ini
melengkapi dokumen-dokumen sistem mutu
diangkatlah sebuah judul yaitu “Analisis dan
yang telah ditetapkan, kepatuhan mutu dan
Perancangan Perangkat Lunak Pendukung
tanggung
Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal
jawab
keefektifan
pada
hasil
sistem
manajemen,
implementasi
Sistem
Manajemen Mutu (SMM) dan mengukur kinerja
SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina
Darma Palembang”.
manajemen perguruan tinggi dan kepuasan
pelanggan. Proses Audit Mutu Internal berfungsi
1.2 Perumusan Masalah
sebagai alat manajemen untuk asesmen mandiri
Berdasarkan uraian latar belakang di
terhadap semua proses atau kegiatan yang telah
atas, maka permasalahan yang akan dirumuskan
diselenggarakan oleh Perguruan Tinggi dan
dalam
ditunjuk
Mutu
Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak
(SMM). Proses Audit Mutu Internal dengan
Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit
menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti
Internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas
objektif sebagai pendukung ISO 9001:2008 yang
Bina Darma Palembang”.
dalam
Sistem
Manajemen
penelitian
ini
bagaimana
membuat
ada telah dipenuhi.
2
Jurnal Imiah xxxxxxxxxxxx Vol.x No.x, Mei 2012:1 -14
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.4.1 Tujuan Penelitian
Menganalisa dan Perancangan Perangkat
Lunak Pendukung Proses Audit Internal SMM
ISO 9001:2008 di Universitas Bina Darma
Palembang.
1.4.2 Manfaat Penelitian
a.
b.
Sebagai
acuan
dalam
ng dan
Mengeva
luasi
Penerapa
n Sistem
ISO
9001:200
8 di
Fakultas
Teknik
Unika
Atma
Jaya
na
meranca
ng dan
Mengeva
luasi
Penerapa
n Sistem
ISO
9001:200
8
diFakulta
s Teknik
perbaikan
sistem pada
manajemen
mutu di
fakultas
teknik unika
atma jaya
Jakarta
mengarahkan,
merencanakan dan melaksanakan audit,
2. METODOLOGI PENELITIAN
serta
2.1 Metode Penelitian
meningkatkan
evisiensi
dan
efektivitas fungsi organisasi sesuai dengan
Metode yang digunakan dalam penelitian ini
SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina
adalah bersifat Deskriptif studi kasus. Metode
Darma Palembang.
Deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti
Menambah wawasan bagi penulis dalam
status kelompok manusia, suatu objek, suatu
pembuatan Perangkat Lunak Pendukung
metode yang mengemukakan masalah dengan
Peningkatan Audit Internal SMM ISO
mengumpulkan data – data yang disajikan untuk
9001:2008 di Universitas Bina Darma
menggambarkan karakteristik suatu keadaan atau
Palembang.
objek penelitian dan mengambil kesimpulan
yang akan dilakukan.
1.5 Penelitian Terdahulu
Pada
penelitian
terdaulu
peneliti
menyertakan dua penelitian terdahulu seperti
2.1.1 Waktu dan tempat penelitian
tabel dibawah ini.
Waktu penelitian yang penulis lakukan mulai
Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu
dari Oktober 2011 sampai dengan Februari 2012
pada Universitas Bina Darma Palembang.
N
o.
1.
2.
Judul
Perancan
gan
SMMIso
9001:200
8 Di
Jur.Tekni
k
Industri
Fakultas
Teknik
Ums
Meranca
Pengar
ang
Erwin
Panyin
ggih
Herlina
Materi
Kesimpulan
Perbaikn
dari
SMM
yang ada
diJurusa
n Teknik
Industri
UMS.
Tersedianya
usulan
rancangan
Dokumen
Sistem
Manajemen
Mutu ISO
9001:2008
untuk
Jurusan
Teknik
Industri
UMS.
Bagaima
2.1.2 Metode Pengumpulan Data
Dalam
pengumpulan bahan
penelitian
melakukan yaitu :
2.1.3 Metode Observasi
Pada metode ini kegiatan yang dilakukan adalah
melihat serta mempelajari permasalahan yang
Adanya
Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal SMM ISO
9001:2008 (Ria Uminarti, S.Kom )
3
ada
di bagian audit
mutu internal pada
2. Analisis Informasi (Information)
Menganalisa pengolahan data peningkatan audit
Universitas Bina Darma Palembang.
internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas
Bina Darma Palembang yang sudah ada menjadi
2.1.4 Metode Studi Pustaka
sebuah
informasi.
Informasi
adalah
hasil
Studi Pustaka, mempelajari, mencari dan
pemrosesan, manipulasi dan pengorganisasian
mengumpulkan data
yang berhubungan
atau penataan dari sekelompok data yang
dengan penelitian seperti buku dan internet
mempunyai nilai pengetahuan (knowledge) bagi
yang berkaitan dengan objek permasalahan.
penggunanya.
3. Analisis Ekonomi (Economic)
2.1.5 Metode Analisis Dan Perancangan
Kestabilan ekonomi sangat menentukan sekali,
Sistem
karena berhubungan dengan biaya-biaya yang
Pada
penelitian
analisis
dan
perancangan
dikeluarkan dalam pengolahan data peningkatan
perangkat lunak pendukung pengolahan data
audit
peningkatan audit internal SMM ISO 9001:2008
Universitas Bina Darma Palembang
di Universitas Bina Darma Palembang, metode
4. Analisis Pengendalian (Control)
analisis dan perancnagan dipakai adalah metode
Analisis
analisis PIECES. Isi dari metode analisis
meningkatkan kinerja sistem, mencegah dan
PIECES adalah untuk mengidentifikasi masalah,
mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan
maka harus melakukan analisis terhadap kerja,
sistem pengolahan data
informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi
internal smm iso 9001:2008 di Universitas Bina
dan pelayanan. panduan ini dikenal dengan
Darma Palembang.
PIECES Analysis (Performance, Information,
5. Analisis Efisiensi (Efficiency)
Economic, Control, Efficiency, Service). Dari
Efisiensi
analisi ini biasanya didapatkan beberapa masalah
bagaimana
dan
sumberdaya, waktu, uang, peralatan, ruang dan
akhirnya
dapat
ditemukan
masalah
internal
SMM
ISO
pengendalian
sering
kali
9001:2008
digunakan
untuk
peningkatan audit
dihubungkan
meminimalisasi
dengan
pemborosan
utamanya. (Dewi, 2011:5).
keterlambatan
1. Analisis Kerja (Performance)
peningkatan audit internal SMM ISO 9001:2008
Analisis kinerja sistem dimaksudkan untuk
di Universitas Bina Darma Palembang.
meningkatkan sejauh mana kinerja dari sistem
6. Analisis Pelayanan (Services)
untuk menyelesaikan tahap-tahap pekerjaan
Peningkatan pelayanan merupakan salah satu
dengan
yang
strategi untuk meningkatkan kepuasan pada
digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan pada
pelayanan dalam pengolahan data peningkatan
pengolahan data peningkatan audit internal
audit
SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina Darma
Universitas Bina Darma Palembang.
mempertimbangkan
Palembang
waktu
internal
Metode
dalam
di
SMM
pengolahan
ISO
data
9001:2008
perancangan
di
dengan
menggunakan total architecture synthesis (TAS).
4
Jurnal Imiah xxxxxxxxxxxx Vol.x No.x, Mei 2012:1 -14
Metode perancangan dengan menggunakan TAS
internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas
terdiri dari menentukan ruang lingkup awal
Bina Darma Palembang yang sudah dibuat agar
(defining
mengetahui sistem yang dibuat sesuai dengan
the
kebutuhan
initial
(defining
menentukan
scope),
the
requirements),
kebutuhan dan benar.
mendesain arsitektur proses bisnis (designing the
process
Arsitektur
system (Designing the Systems
dan
Architecture)
architecture),
Mendesain
bussiness
mengevaluasi
arsitektur
(evaluating architectures). (Rika, 209:1).
1. Menentukan Ruang Lingkup Awal (Defining
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Analisis
Analisis adalah tahap sistem dilakukan
setelah tahap pengumpulan data. Tahap analisis
sistem merupakan tahan yang kritis dan sangat
penting karena kesalahan di dalam tahap ini
the Initial Scope)
Menentukan ruang lingkup awal (defining the
akan menyebabkan kesalahan pada tahap
initial scope) merupakan menentukan objek dan
selanjutnya.
tujuan penelitian.
pengembangan sistem informasi merupakan
2.
suatu prosedur yang dilakukan utuk pemeriksaan
Menentukan Kebutuhan (Defining the
Proses
analisis
sistem
dalam
masalah dan penyusunan alternatif pemecahan
Requirements)
Menentukan
kebutuhan
(defining
the
masalah yang timbul serta membuat spesifikasi
requirements)
merupakan
menentukan
dan
sistem yan baru atau sistem yang akan diusulkan
mengumpulkan data-data dalam menganalisa
dan dimodifikasi. (Sutabri, 2003:84-87).
dan merancang perangkat lunak.
3.
Mendesain
Arsitektur
Proses
Bisnis
2.2.2 Perancangan
Perancangan
(Designing the Bussiness Process Architecture)
adalah
prosedur
untuk
Mendesain Arsitektur proses Bisnis merupakan
mengkonversi spesifikasi logis ke dalam sebuah
merancang arsitektur perangkat lunak secara
desain yang dapat diimplementasikan pada
umum seseuai dengan pembahasan data-data
sistem komputer organisasi. (Sutabri, 2003:88-
yang ada.
91).
4. Mendesain Arsitektur sistem (Designing the
2.2.3 Perangkat Lunak
Perangkat
Systems Architecture)
Mendesain
arsitektur
sistem
merupakan
merancang sistem untuk dapat mengelolah audit
internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas
Mengevaluasi
komputer)
Arsitektur
(Evaluating
Architectures)
Mengevaluasi arsitektur adalah mengumpulkan
yang
adalah
bila
perintah
dieksekusi
memberikan fungsi dan unjuk kerja seperti yang
diinginkan
atau
memungkinkan
Bina Darma Palembang.
5.
(program
Lunak
mengatur
program
struktur
data
memanipulasi
informasi secara proporsional, dan mengatur
dokumen yang menggambarkan operasi dan
kegunaan program. (Pressman, 2002:10 ).
informasi tentang perancangan arsitektur audit
Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal SMM ISO
9001:2008 (Ria Uminarti, S.Kom )
5
penilaian dari suatu sistem manajemen mutu.
2.2.4 Audit Internal
Audit internal adalah suatu aktivitas
independen,
yang
memberikan
ISO
9001:2008
bukan
merupakan standar
jaminan
produk, karena tidak menyatakan persyaratan
keyakinan serta konsultasi yang dirancang untuk
yang harus dipenuhi oleh sebuah produk (barang
memberikan
serta
atau jasa). ISO 9001:2008 hanya merupakan
meningkatkan kegiatan operasi organisasi. Audit
standar sistem manajemen kualitas. Namun,
internal membantu organisasi dalam usaha
bagaimanapun juga diharapkan bahwa produk
mencapai tujuannya dengan cara memberikan
yang dihasilkan dari suatu sistem manajemen
suatu pendekatan disiplin yang sistematis untuk
kualitas internasional, akan berkualitas baik
mengevaluasi dan meningkatkan keefektivan
(standar). (Subagyo, 2009:1).
suatu
nilai
tambah
manajemen resiko, pengendalian dan proses
pengaturan
dan
pengelolaan
organisasi
2.2.8 Sistem Manajemen Mutu
Sistem maajemen mutu adalah sistem
(Arief, 2006:2).
yang digunakan untuk menetapkan kebijakan
(policy) atau pernyataan resmi oleh manajemen
2.2.5 Auditor
Auditor adalah orang yang pekerjaannya
atau
tugasnya
pembukuan
mengudit,
tentang
pemeriksaan
keuangan,
pengujian
efektifitas keluar masuknya uang dan penilaian
kewajaran laporan yang dihasilkan. (Ahmad,
organisasinya di bidang mutu dan sasaran mutu.
Sasaran mutu adalah segala sesuatu yang terkait
dengan mutu dan dijadikan sasaran pencapaian
dengan
menetapkan
ukuran
atau
kriteria
pencapainnya (Hartoyo, 2009:4).
2006:69).
2.2.9
2.2.6 Auditee
Auditee adalah orang yang diaudit oleh
auditor sedangkan orang yang melakukan audit,
kedua pihak itu memegang peran penting dalam
keberhasilan audit ISO di perusahaan. Oleh
karenanya, jika kegiatan audit internal mau
sukses,
puncak berkaitan dengan perhatian dan arah
auditor
dan auditee
wajib
saling
Proses Audit Mutu Internal ISO
9001:2008
Pelaksanaan
penerapan
sistem
manajemen mutu (SMM) yang mengacu kepada
ISO 9001:2008 dilakukan untuk menjamin mutu
proses kegiatan yang dilaksanakan. penerapan
SMM ISO 9001:2008 harus dapat menunjukkan
peningkatan berkesinambungan dalam unit kerja
membantu. (Arief, 2008:1).
dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen
mutu dalam setiap proses kegiatan. Pusat data,
2.2.7 ISO 9001:2008
ISO 9001:2008 adalah suatu standar
internasional untuk sistem manajemen Mutu.
ISO
9001:2008
menetapkan persyaratan
-
persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan
informasi dan standarisasi telah melaksanakan
kegiatan internal audit, dihadiri oleh para
pegawai yang telah ditunjuk sebagi Auditee tiap
bidang maupun sebagai pelaksana Auditornya.
Pelaksanaan internal audit juga dihadiri oleh
6
Jurnal Imiah xxxxxxxxxxxx Vol.x No.x, Mei 2012:1 -14
pegawai yang mempunyia kedudukan sebagai :
pelaksanaan
calon auditor internal, wakil manajemen, kepala
dokumentasi.
bagian/bidang, kelompok kerja (pokja)/tim iso
serta
petugas
Pengendali
Dokumen.
c. Verifikasi
Pada
-
penerapan
terhadap
memeriksa
kesesuaian
pelaksanaan proses dengan dokumentasi
kesempatan tersebut calon auditor internal
dan memeriksa kelengkapan rekaman.
melakukan persiapan audit dengan menyiapkan
d. Auditee diminta menunjukkan bukti
audit checklist. Selanjutnya calon auditor internal
tertulis
melakukan live audit dan mempresentasikan non
meninjau
conformance report (NCR) hasil temuan audit
catatan mutu.
terhadap salah satu proses yang telah ditetapkan
5. Penggunaan Metode Audit
(documentation)
kecukupan
–
auditor
dokumen
dan
untuk menjadi subyek audit.
a. Forward audit trail.
1. Pelaksanaan audit ini bertujuan agar :
b. Audit dilaksanakan secara berurutan dari
a. Pegawai mampu mengimplementasikan
awal sampai akhir proses.
kegiatan audit di organisasi.
b. Pegawai
memahami
c. Backward audit trail
ruang
lingkup
kegiatan audit internal sesuai persyaratan
SMM ISO 9001:2008.
c. Mengetahui
dan
Audit dilaksanakan secara berurutan dari
akhir proses.
a. Per proses / bidang / fungsi
memahami teknik-
teknik dalam kegiatan audit internal.
2.
6.
Pada saat aktifitas audit pelaksanaan yang
dilakukan meliputi :
b. Per klausul ISO 9001:2008
7. Temuan Audit
a. Sesuai (Acceptable)
Sistem mutu diterapkan dengan efektif,
a. Penggunaan check list.
penerapan sesuai dengan dokumentasi
b. Penerapan teknik audit.
sistem mutu.
c. Penerapan metode audit.
b. Observasi (Observation)
3. Penggunaan metode check list
Pengamatan auditor mengenai potensi
a. Apabila semua aspek yang ada dalam
check list sudah tercakup, auditor dapat
pindah ke bagian lain.
b. Apabila
waktu
yang
ketidaksesuaian atau rekomendai auditor
untuk peningkatan.
c. Ketidaksesuaian ( NON COMPLIANCE/
ada
tidak
CONFORMANCE) Mayor :
mencukupi, auditor harus memutuskan
Tidak
apakah audit masih akan dilanjutkan
mengimplemantasikan
dalam ruang ringkup tersebut atau tidak.
standar
4. Penggunaan Teknik Audit.
– auditor melakukan wawancara.
b. Auditee diminta mendemonstrasikan –
membandingkan
ISO
persyaratan
9001:2008.
Tidak
menerapkan sama sekali, Berdampak
a. Auditee diminta menerangkan (describe)
auditor
mendokumentasikan,
signfikan terhadap Pelanggan.
d. Ketidaksesuaian
(Non
Compliance/
Conformance) Minor :
kesesuaian
Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal SMM ISO
9001:2008 (Ria Uminarti, S.Kom )
7
Kekurangan-kekurangan
kecil
dari
b. Verifikasi terhadap tindakan perbaikan
dokumentasi sistem mutu, Deviasi dari
sebagian prosedur/ instruksi kerja.
dan pencegahan.
c. Melaporkan Audit Mutu Internal dalam
rapat tinjauan Manajemen.
8. Beberapa ketidaksesuaian minor di area yang
sama dapat menjadi mayor.
2. Tindakan Perbaikan
Audite melakukan tindakan perbaikan :
a. Laporan Audit
a. Menyelidiki
1) Membuat Laporan Ketidaksesuaian /
NCR.
dan
menentukan
akar
masalah (5 why dan 5 M)
b. Memilih dan menerapkan tindakan yang
2) Melaporkan hasil audit kepadan
terbaik
Manajemen.
dan
mencegah
terulangnya
masalah yang sama.
b. Laporan Ketidaksesuaian
c. Merubah dokumen terkait.
1) Temuan dengan status NC di check
list
dipindahkan
Ketidaksesuaian
ke
atau
Laporan
permintaan
Tindakan Perbaikan.
dengan
Ketidaksesuaian
jumlah
atau
Intranet merupakan sebuah organisasi,
biasanya perusaah yang dilengkapi dengan
2) Jumlah temuan status NC harus
sama
2.2.10 Intranet
Laporan
Permintaan
Tindakan Perbaikan yang dibuat.
c. Laporan Ketidaksesuaian terdiri dari 3
sebuah
atau
beberapa
keperluan organisasi
web
tersebut.
server
untuk
Web
server
digunakan untuk keperluan sehari-hari yang
sifatnya internal seperti untuk menyimpan
memo, market survery. (Febrian, 2007 : 251).
bagian yaitu:
1) Uraian Ketidaksesuaian
2.2.11 HTTP
2) Uraian Analisa Akar Masalah dan
TIndakan Perbaikan
3) Uraian
HyperText Transfer Protocol (HTTP)
merupakan protokol yang berfungsi untuk
Pemeriksaan
Efektifitas
penerapan Tindakan Perbaikan.
mendefinisikan dan menjelaskan bagaimana
server dan client berinteraksi dalam mengirim
Laporan Ketidak sesuaian merupakan
dan menerima dokumen web. Protokol ini
dokumen yang diserah terimakan antara Auditor,
didesain untuk mentransfer berkas yang berisi
Auditee
hypertext seperti berkas yang berisi HTML yagn
dan
Wakil
MAnajemen
(routing
digunakan di Word Wide Web. (Febrian, 2007 :
document)
Uraian Ketidaksesuain
: Di isi oleh Auditor
Tindakan Perbaikan
: Di isi oleh Auditee
Pemeriksaan Tindakan Perbaikan
: Di isi oleh
230).
2.3 ANALISIS DAN PERANCANGAN
Auditor dan Wakil MAnajemen
1. Tindak Lanjut Audit
a. Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.
8
Pada penelitian analisis dan perancangan
perangkat lunak pendukung pengolahan data
Jurnal Imiah xxxxxxxxxxxx Vol.x No.x, Mei 2012:1 -14
peningkatan audit internal SMM ISO 9001:2008
sehingga ini berdampak juga dengan prestasi
di Universitas Bina Darma Palembang, metode
mahasiswa.
analisis dipakai adalah metode analisis PIECES.
2. Analisis Informasi (Information)
Isi dari metode analisis PIECES adalah untuk
mengidentifikasi
masalah,
maka
harus
Menganalisa pengolahan data peningkatan
audit
internal
SMM
ISO
9001:2008
di
melakukan analisis terhadap kerja, informasi,
Universitas Bina Darma Palembang yang sudah
ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan
ada menjadi sebuah informasi. Informasi adalah
pelayanan. panduan ini dikenal dengan PIECES
hasil
Analysis (Performance, Information, Economic,
pengorganisasian atau penataan dari sekelompok
Control, Efficiency, Service). Dari analisi ini
data
biasanya didapatkan beberapa masalah dan
(knowledge) bagi penggunanya. Hasil analisis
akhirnya dapat ditemukan masalah utamanya.
informasi untuk SMM ISO 9001:2008 di
(Dewi, 2011:5).
Universitas Bina Darma Palembang yaitu,
pemrosesan,
yang
tersedianya
mempunyai
manipulasi
nilai
dan
pengetahuan
dokumen sistem mutu beserta
2.3.1 Analisis
rekaman mutu di tempat yang terkait. Dokumen
1. Analisis Kerja (Performance)
dan rekaman mutu ditentukan dengan jelas dan
Analisis kinerja sistem dimaksudkan untuk
diterapkan secara konsisten seta mudah diambil
meningkatkan sejauh mana kinerja dari sistem
dan disajikan ketika dibutuhkan.
untuk menyelesaikan tahap-tahap pekerjaan
3. Analisis Ekonomi (Economic)
dengan
mempertimbangkan
yang
Kestabilan ekonomi sangat menentukan
digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan pada
sekali, karena berhubungan dengan biaya-biaya
pengolahan data peningkatan audit internal
yang
SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina Darma
peningkatan audit internal SMM ISO 9001:2008
Palembang. Hasil kinerja yang dihasilkan pada
di Universitas Bina Darma Palembang yaitu,
pengolahan data peningkatan audit internal
efektifitas pendanaan, terpenuhinya kebutuhan
SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina Darma
sekolah
Palembang yaitu, produktifitas pembelajaran.
Universitas Bina Darma Palembang, tersedianya
Jumlah persentase mata kuliah dengan jumlah
dana untuk pengembangan SDM dosen dan
pertemuan tatap muka sesuai dengan standar
pegawai seta untuk pengembangan fasilitas
yang telah ditetapkan, jumlah persentase bahan
pendidikan.
ajar yang tersedia dari jumlah mata kuliah yang
4. Analisis Pengendalian (Control)
diselenggarakan,
jumlah
waktu
persentase
silabus
dikeluarkan
melalui
Analisis
dalam
dana
pengendalian
pengolahan
bagian
data
keuangan
digunakan untuk
pembelajaran tersedia sesuai dengan jumlah
meningkatkan kinerja sistem, mencegah dan
mata pembelajaran yang diselenggarkan, dan
mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan
jumlah persentase dosen yang hadir sesuai
sistem pengolahan data
dengan standar pertemuan yang telah ditetapkan
internal smm iso 9001:2008 di Universitas Bina
peningkatan audit
Darma Palembang yaitu, kemudahan telusur
Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal SMM ISO
9001:2008 (Ria Uminarti, S.Kom )
9
dokumen, isi dokumen mudah ditelusur untuk
ketidakpuasan dalam penyelenggaraan proses
melihat urutan kronologis proses dan bagian
pendidikan.
yang mengerjakannya sehingga ketika ada
masalah mudah diketahui dan dengan cepat
2.3.2 Analisis Kebutuhan
diatasi atau dicari solusinya. Dan kemudahan ini
2.3.2.1 Kebutuhan Fungsional
dapat menghindari saling lepas tanggungjawab.
Efisiensi sering kali dihubungkan dengan
meminimalisasi
pemborosan
sumberdaya, waktu, uang, peralatan, ruang dan
keterlambatan
dalam
pengolahan
data
peningkatan audit internal SMM ISO 9001:2008
yaitu,
produktifitas
dosen
dan
pegawai,
tingginya angka persentase pegawai yang IKKnya di atas 3, dosen yang IKD-nya di atas 3, dan
unit satuan kerja yang IKSK-nya di atas 3, serta
tingginya persentase guru mengikuti kegiatan
ilmiah. Efisiensi Proses Internal, misalnya
persentase angka kelulusan tiap tahun 100 persen
tanpa joki dan persentase unit satuan kerja yang
Peningkatan pelayanan merupakan salah
satu strategi untuk meningkatkan kepuasan pada
pelayanan dalam pengolahan data peningkatan
SMM
ISO
9001:2008
di
Universitas Bina Darma Palembang.
a. Mutu
Jasa,
proses
yang terekam
dan
terdokumentasi dengan teratur dan konsisten
sehingga kualitas jasa yang dihasilkan akan
menjadi lebih baik dan terkendali demi
mengurangi
tingkat
kesalahan
dan
b. Keluhan Pelanggan, memberikan kepuasan
kepada siswa dan stakeholders lainnya bila
keluhan
atau
halaman
login
merupakan
rancangan yang nantinya untuk login pada
perancangan perangkat lunak pendukung
pengolahan data peningkatan audit internal
SMM ISO 9001:2008 di Universitas Bina
Darma Palembang.
2. Rancangan auditee merupakan rancangan
yang isinya tentang data-data audite untuk
memperbaharuai data pada perangkat lunak
pendukung pengolahan data peningkatan
audit internal SMM ISO 9001:2008 di
Universitas Bina Darma Palembang
complain
memperbaharuai data pada perangkat lunak
pendukung pengolahan data peningkatan
audit internal SMM ISO 9001:2008 di
Universitas Bina Darma Palembang
4. Rancangan
perencanaan
merupakan
rancangan yang isinya tentang data-data
perencanaan untuk memperbaharuai data
pada perangkat lunak pendukung pengolahan
data peningkatan audit internal SMM ISO
9001:2008 di Universitas Bina Darma
Palembang
ketidaktepatan dari jasa yang dihasilkan.
ada
1. Rancangan
yang isinya tentang data-data auditor untuk
6. Analisis Pelayanan (Services)
internal
fungsionalnya
3. Rancangan auditor merupakan rancangan
mampu melayani tepat waktu.
audit
kebutuhan
meliputi :
5. Analisis Efisiensi (Efficiency)
bagaimana
Analisis
atas
5. Rancangan jadwal merupakan rancangan
yang isinya tentang data-data jadwal untuk
memperbaharuai data pada perangkat lunak
pendukung pengolahan data peningkatan
10
Jurnal Imiah xxxxxxxxxxxx Vol.x No.x, Mei 2012:1 -14
audit internal SMM ISO 9001:2008 di
akademik
Universitas Bina Darma Palembang.
Palembang.
6. Rancangan
pelaksanaan
merupakan
rancangan yang isinya tentang data-data
2.
Universitas
Bina
Darma
Menentukan Kebutuhan (Defining the
Requirements)
pelaksanaan untuk memperbaharuai data
Kebutuhan dalam penelitian ini mendata
pada perangkat lunak pendukung pengolahan
Prosedur Audit Mutu Internal SMM ISO
data peningkatan audit internal SMM ISO
9001:2008 yaitu :
9001:2008 di Universitas Bina Darma
a. Perencanaan
Palembang
perencanaan apa saja yang akan di audit.
audit
merupakan
b. Penetapan auditor merupakan menetapkan
siapa saja yang akan menjadi auditor
2.3.2.2 Kebutuhan Non Fungsional
Analisis
kebutuhan
non
fungsional
dalam proses audit.
meliputi perangkat keras (hardware), perangkat
c. Pembuatan
jadwal
merupakan
lunak (software), dan sumber daya manusia
pembuatan jadwal untuk kapan proses
(brainware).
audit dilakukan
d. Pelaksanaan
merupakan
proses
pelaksanaan audit yang akan dilakukan
2.3.3 Perancangan
Metode
oleh auditor terhadap auditee.
perancangan
dengan
e. Perbaikan merupakan perbaikan dari
menggunakan total architecture synthesis (TAS).
hasil audit yang telah dilaksanakan oleh
Metode perancangan dengan menggunakan TAS
auditor terhadap auditee.
terdiri dari menentukan ruang lingkup awal
(defining
the
kebutuhan
initial
(defining
the
architecture),
Mendesain
bussiness
process
Arsitektur
system (Designing the Systems
dan
yang dilakukan oleh auditor terhadap
requirements),
mendesain arsitektur proses bisnis (designing the
Architecture)
f. Pelaporan merupakan hasil dari audit
menentukan
scope),
mengevaluasi
auditee.
3.
Mendesain
(Designing
Arsitektur
the
Proses
Bussiness
Bisnis
Process
Architecture)
arsitektur
(evaluating architectures). (Rika, 209:1).
2.3.3.1 TAS (Total Architecture Synthesis)
Auditor
audit
internal
SMM ISO
9001:2008
Auditee
1. Menentukan Ruang Lingkup Awal (Defining
the Initial Scope)
Ruang lingkup awal pada penelitiah ini audit
internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas
Bina Darma Palembang yaitu pada bagian
Gambar 3.1 Arsistektur Proses Bisnis
Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal SMM ISO
9001:2008 (Ria Uminarti, S.Kom )
11
4. Mendesain Arsitektur sistem (Designing the
Systems Architecture)
belum
tersediaan
6
dilaksanaa
SAP.
sekali.
n
Mendesain
arsitektur
sistem
merupakan
bulan
dengan
Indikator
Adnaya
merancang sistem untuk dapat mengelolah audit
laboratorium
data
internal SMM ISO 9001:2008 di Universitas
, tersediaan
setiap
Bina Darma.
peralatan,
sasaran
kesiapan
mutu
perlatan,
telah
jumlah
ditetapkan.
3.
optimal
HASIL
Metode
analisis
mengidentifikasi
PIECES
adalah
untuk
masalah,
maka
harus
untuk
yang
pertemuan
melakukan analisis terhadap kerja, informasi,
ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan
pelayanan. panduan ini dikenal dengan PIECES
4.1.2 Analisis Informasi (Information)
TOPIK
Tindak
Analysis (Performance, Information, Economic,
Target
PIC
Lanjut
Control, Efficiency, Service). Dari analisi ini
Adanya
Digunakan
Akan
biasanya didapatkan beberapa masalah dan
informasi
sebagai salah
ujicoba
akhirnya dapat ditemukan masalah utamanya.
berbentuk
satu
pada
(Dewi, 2011:5).
angket
perfarmocne
semester
disebarkan
indikator
genap tahun
kepada
pada
mahasiswa
analisis
pada
kinerja dosen
4.1.1 Analisis Kerja (Performance)
TOPIK
Tindak
Target
PIC
Lanjut
Secara
Membuat
Penyelesaia
Semu
umum
saran
mutu
n
a
temuan
yang
di
pembuatan
bagia
yang
dapat diukur
sasaran
n
ditemuan
Indikator
mutu tahun
yang
program
akademik
ditemukan
studi : lama
2008/2009
adalah
studi, wkatu
sasaran
tunggu
Pemantauan
untuk
sasaran
reaalisasi
mendapatka
mutu
sararan
n pekerjaan
masing-
mutu pada
incoming
masing
setiap unit
student, IPK,
bagian akan
kerja
akreditasi,
dilaksanaan
mutu
12
dan
akhir
saat
di
2008/2009
semester
Setiap
genap
tahun sekali
Jadwal tidak
diubah setiap
Melakukan
semester,
analisisi
tetapi
kenerja
memakai
dosen
dan
karyawan
jadwal
semester
sebelumnya.
Ketua
pada
program
hanya
mengajukan
perubahan,
pengurangan
Jurnal Imiah xxxxxxxxxxxx Vol.x No.x, Mei 2012:1 -14
atau
disediakan
penambahan
diserahakan
saja.
ke
bagian
pengajaran.
4.2.3 Analisis Ekonomi (Economic)
Kestabilan ekonomi sangat menentukan
sekali, karena berhubungan dengan biaya-biaya
yang
dikeluarkan
dalam
pengolahan
4.2.5 Analisis Efisiensi (Efficiency)
TOPIK
data
Tindak
Target
PIC
Lanjut
peningkatan audit internal SMM ISO 9001:2008
Pemantau
Pusat
Dilaksana
Dekan,
di Universitas Bina Darma Palembang yaitu,
an
pelayanan
kan mulai
Kaprodi,
efektifitas pendanaan, terpenuhinya kebutuhan
kesesuaia
psikologi
semester
Bagian
sekolah
n
peningkatan
ganjil
Pengajar
ddengan
mtuu alat test,
2008/200
an,
materi
kaderisasi
9
Dosen
dikelas
mahasiswa
Pengasu
belum
sebagai
h
dilaksana
tester,
kuliah.
kan
peningkatan
dengan
jumlah
optimal
peserta tes.
melalui
dana
bagian
keuangan
Universitas Bina Darma Palembang, tersedianya
dana untuk pengembangan SDM dosen dan
pegawai seta untuk pengembangan fasilitas
pendidikan.
4.2.4 Analisis Pengendalian (Control)
TOPIK
Tindak
Target
PIC
SAP
mata
Lanjut
Pengelompokan
Mekanisme
Semua
Pemasaran/hu
dosen
Pemantauan
bagian
mas : jumlah
sesuai
dengan
:
mahasiswa
komputerisasi
Upload SAP
kerja
untuk mengasuh
di elearning
yang mampau
mata kuliah
tampilan di
dibangun
menu ketua
dengan
program
institusi luar
studi
BDCTC
sama
Wakil
mahasiswa
4.2.6 Analisis Pelayanan (Services)
mengisi
materi yang
diajarkan
satu strategi untuk meningkatkan kepuasan pada
pelayanan dalam pengolahan data peningkatan
pada
formulir
yang
Peningkatan pelayanan merupakan salah
telah
audit
internal
SMM
ISO
9001:2008
di
Universitas Bina Darma Palembang.
Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak Pendukung Pengolahan Data Peningkatan Audit Internal SMM ISO
9001:2008 (Ria Uminarti, S.Kom )
13
d. Mutu
Jasa,
proses
yang terekam
dan
Christiawan, 2007. Konsep Pengauditan Dalam
terdokumentasi dengan teratur dan konsisten
Lingkunganpengelohan Data
sehingga kualitas jasa yang dihasilkan akan
Akuntansi Terkomputerisasi,
menjadi lebih baik dan terkendali demi
Universitas Kristen Petra, Surabaya.
mengurangi
tingkat
kesalahan
dan
ketidaktepatan dari jasa yang dihasilkan.
Multimedia Pembelajaran Biologi
e. Keluhan Pelanggan, memberikan kepuasan
kepada siswa dan stakeholders lainnya bila
ada
keluhan
atau
complain
Dewi, 2006. Analisis Dan Perancangan Aplikasi
atas
Untuk Sma Kelas XI, Sekolah Tinggi
Manajemen Informatika Dan Komputer.
Yogyakarta.
ketidakpuasan dalam penyelenggaraan proses
Febrian, 2007. Kamus Komputer & Teknologi
pendidikan.
Informasi, Informatika, Bandung
4.
Hartoyo, 2007. Penjaminan Mutu Lulusan
SIMPULAN
Jurusan Pendidikan Teknik Elektro
Dari penelitian yang dilakukan pada audit
internal SMM ISO 9001:2008 pada Universitas
Fakultas Teknik Uny Melalui
Bina
Penerapan Sistem Manajemen Mutu
Darma
Palembang
Penulis
menarik
ISO 9001:2000, Aptekido, Jakarta.
kesimpulan :
1.
Terbentuknya analisis dan perancangan
Jogiyanto, 2003. Analisis dan Desain, ANDI,
perangkat lunak pendukung pengolahan data
peningkatan
audit
internal
SMM
ISO
9001:2008 di Universitas Bina Darma
Palembang.
2.
Kristanto, 2004. Rekayasa Perangkat Lunak,
Gava Media, Yogyakarta.
Nasution,
Sebagai acuan dalam mengarahkan,
merencanakan dan melaksanakan audit, serta
meningkatkan
Yogyakarta.
evisiensi
dan
efektivitas
2003.
Sekilas
Tentang
Internal
Auditor, Universitas Sumatera Utara.
Pressman, 2002. Rekayasa Perangkat lunak.
ANDI, Yogyakarta.
fungsi organisasi sesuai dengan SMM ISO
9001:2008 di Universitas Bina Darma
Palembang.
Sudarmo, 2006. Kamus Istilah Komputer,
Teknologi Informasi & Komunikasi.
Yrama Widya, Bandung.
Sutabri, 2004. Analisa Sistem Informasi, ANDI,
DAFTAR RUJUKAN
Yogyakarta.
Vedc, 2009. Mengenal Sistem Manajemen Mutu
Arief, 2006. Perkembangan Profesi Abab 21,
Universitas Internasional Batam.
ISO 9001 : 2000, UBD, PPPTK VEDC,
Malang.
Andiva, 2009. Elemen ISO 9001:2000,
Informatika, Bandung
14
Jurnal Imiah xxxxxxxxxxxx Vol.x No.x, Mei 2012:1 -14