Evaluasi Sistem Pengendalian Internal pada CV Hanura Semarang - Unika Repository

  Lampiran 1

  HASIL WAWANCARA DENGAN PIHAK CV HANURA

  1. Sejak kapan CV Hanura didirikan dan siapakah pendirinya, Pak ? “ Sejak tahun 1967 dan pendirinya Alm. Bp. Dwidja Saputra “

• 2. Di bidang apakah CV Hanura melakukan penjualan atau perdangangan selama ini dan ada berapa karyawan yang kerja di perusahaan ini ? “ Dibidang perdagangan alat kebutuhan industri, kaca gedung, kaca buat otomotive.
• Kira – kira ada 82 karyawan. “

  3. Bagaimana sistem kerja karyawan di CV Hanura, Pak ? Apakah ada sistem komisi atau insentif bagi karyawan, Pak ? “ Ya sesuai job description saja yang harus dipertanggung jawabkan, masuk jam

• 08.30 dan pulang 16.30 ada jam istirahat 1 jam dan tidak lembur buat closing dan stock opname untuk akhir tahun tapi kadang ada lembur karena meeting tapi ya tidak semuanya cuma tertentu saja. Kalau instentif tidak ada tapi kalau komisi ada buat salesman, biasanya 1% dari total penagihan yang tidak hangus maksudnya tidak lebih dari jatuh tempo kan ada jatuh temponya selama 90 hari.

  “

  4. Apakah di CV Hanura terdapat masalah yang sampai sekarang belum terselesaikan dan apa saja, Pak ? “ Ada, yang pertama masalah di penjualan kredit, banyak piutang macet atau soal

• penagihan kan sales yang nagih itu bisa juga dipakai sama salesmannya. “

  5. Dalam hal itu apa saja kebijakan/SOP penjualan kredit yang diterapkan oleh CV Hanura, Pak ? Dan siklus penjualannya seperti apa ?

  “ Ya, adanya TOP untuk setiap toko ya selama 3 bulan lalu untuk retur kalau dengan

• alasan salah pesan, salah kirim apa barang tidak sesuai yang dikirim dikasi waktu 1 bulan tapi kalau retur alasannya barang rusak ya dikasi waktu 1x24 jam dari barang diterima. Kalau siklus penjualan ya sederhana saja seperti barang datang dari pembelian terus salesman cari orderan lalu diberikan ke admin dan buat faktur terus kasi ke gudang biar dipacking terus dikirim. “

  6. Selain kebijakan/SOP untuk penjualan kredit, apakah CV Hanura memiliki kebijakan terhadap piutang macet? persetujuan toko yang bersangkutan juga, jadi pernah ada toko di Madiun dan di Batang yang pernah diambil barangnya tapi ada juga mobil yang diambil. Kemarin kita dapat honda jazz. Terus ya ada diskon buat pelunasan tunai buat beberapa toko saja. “

  7. Selain masalah itu, apakah ada masalah lain dalam perusahaan ini, Pak ? Dan apa saja ? “ Ada lagi, kecurangan yang dilakukan salesman “

• 8. Dalam bentuk apa kecurangan yang dilakukan oleh salesman tersebut ?

  “ Salesman memainkan perputaran retur, jadi toko pesannya 10 tapi salesman

• ordernya 15, toko pasti retur 5 barang yang tidak dipesan melalui salesman. Nah, dari 5 barang retur itu dijual lagi sama salesman ke toko lain dengan penjualan tunai yang diberikan potongan harga atau cara lain ya barang dijual lagi sebagai barang BS. Itu sering terjadi beberapa akhir tahun ini. Ada lagi selain itu, tadi saya sudah bilang kalau soal penagihan dilakukan salesman bisa juga dipakai dan itu terjadi beberapa tahun akhir ini. Salesman pakai uang tagihan karena pembayarannya secara tunai jadi rawan buat dipakai dan jumlahnya tidak sedikit. “

  9. Berapa kira-kira kerugian yang dialami perusahaan atas kecurangan yang dilakukan oleh salesman, Pak ? “ Ya kira-kira 800.000.000 kurang lebihnya. “

• 10. Apa dampak yang dialami oleh perusahaan karena 2 masalah tersebut, Pak ?
• macet atau dipakai salesman, kalau perusahaan nambahi terus ya tambah rugi. Buat

  “ Ya ada keterlambatan perputaran modal kan susah buat kulak lagi kalau uangnya yang telat komisinya. Bayar ke supplier jadi telat juga jadi kita dikasi denda sama supplier, malahan diberhentikan proses produksi sama pengirimannya. Banyak piutang macet atas toko dan kalau ini terjadi terus ya tidak secara financial saja perusahaan rugi tapi secara jumlah toko juga. “

  2 63258978 4235898779 41230587 9365212 88412325 107843325 59325412 1.49 198.52 71.55 170.48

  0.67 4 201365987 21987559577 213399270 48612625 458927695 559789470 240006803 0.92 122.20 43.88 278.00

  0.71 3 212356258 25662417807 249065441 56737424 535629896 653349055 203910426 0.83 110.41 39.65 307.67

  0.79 4 187542364 21556430958 209214971 47659436 449929113 548813206 277318180 0.87 116.09 41.68 292.63

  1.29 1 236514879 17731788486 172095075 39203477 370100592 451440209 95412841 1.33 177.98 63.91 190.87

  0.54 2 215468923 21455464068 208235041 47436207 447821717 546242652 129761464 1.00 134.00 48.11 253.51

  0.60 3 195478599 26175666163 254046750 57872172 546342494 666416036 176475591

  0.75

  99.65 35.78 340.92

  1.09 1 242359878 18442988756 203587758 278526987 210359876 4568987781 85472112 1.31 -323.41 115.21 1885.21

  1.94 1 221256852 17384106359 168720662 38434781 362843718 442588440 110245689 1.27 169.82 60.98 200.03

  0.46 2 223698756 18074128981 199516003 272956447 206152678 4477608025 116242072 1.24 -304.60 108.51 2001.62

  0.64 3 265412358 16918763419 212801500 261926761 187801500 3612489741 104453553 1.57 -540.28 141.33 1361.09

  0.62 4 198756986 16175666323 33400500 229562139 33400500 3913408531 171849743 1.23 -101.32 595.07 1968.94

  1.06 1 285519874 14699610772 73277403 186576671 73277403 4588315333 15129703 1.94 -252.01 389.64 1607.00

  0.10 2 232258799 17786529034 65685934 184710904 97458946 5551861553 19874757 1.31 -195.13 238.31 2390.38

  0.11 3 178542553 21699565422 51325988 171781141 94535178 6773271095 13256896 0.82 -148.22 188.86 3793.65

  0.06 Pe rputaran Piutang ROI Kas Piutang Laba Be rs ih Pe rputaran Pe njualan Pe rputaran Modal Ke rja Pe rputaran Kas As e t Lancar Bulan Minggu Pe njualan Total As e t Hutang Lancar Juni Juli Agus tus De s e mbe r Januari Fe bruari Mare t April Me i

  0.63 2 195235687 21034768694 204152001 46506085 439040899 535532012 149934137 0.93 123.84 44.47 274.30

  1.20 4 202465896 19776542163 191940340 43724253 412779003 503498354 383722467 1.02 136.60 49.05 248.68

  1.40 3 73695874 5125437523 49889010 11331907 106978913 130490423 80682560 1.44 191.13 68.89 177.07

  1.17 3 202278598 12105873393 117493009 26765057 252675635 308207940 158038513 1.67 222.95 80.05 152.37

  1.57 4 71245896 6253033778 60864593 13824926 130514274 159198316 109728282 1.14 151.46 54.59 223.45

  1.75 1 102285749 6777438046 62670492 14984339 141459720 172549320 78745523 1.51 214.50 72.31 168.69

  1.16 2 142369587 8200700036 77711410 18131050 171166261 208784677 107093911 1.74 238.95 83.18 146.65

  1.31 3 154784258 10004854044 94807921 22119882 208822839 254717306 145647719 1.55 212.94 74.12 164.56

  1.46 4 125698757 8404077397 84379049 18580700 175411184 213962537 198080898 1.50 191.04 71.66 170.22

  2.36 1 112225638 8200700036 79591525 18131050 171166261 208784677 85444698 1.37 182.60 65.57 186.04

  1.04 2 198754788 9922847044 96305745 21938571 207111176 252629459 116204789 2.00 267.26 95.97 127.11

  1.31 4 198978512 10168933650 98694128 22482648 212247533 258894670 214932378 1.96 261.09 93.75 130.11

  1.08 3 265321548 23543502575 228500405 52052682 491403575 599402803 282148873 1.13 150.37 53.99 225.92

  2.11 1 142369578 11152952049 108244474 24658229 232786115 283947161 135412589 1.28 170.33 61.16 199.44

  1.21 2 162358976 13495071979 130975814 29836457 281671199 343576065 184161121 1.20 160.53 57.64 211.62

  1.36 3 192875987 16463987815 159790493 36400477 343638863 419162799 250459125 1.17 156.31 56.13 217.32

  1.52 4 156325481 13829749765 134224014 30576401 288656645 352096751 340624409 1.13 150.82 54.16 225.23

  2.46

  1 203216598 15948721430 154789598 35261267 332884145 406044440 152545887 1.27 170.02 61.05 199.81

  0.96 2 233351654 19297952931 187295414 42666133 402789815 491313773 207462406 1.21 161.34 57.93 210.55

  Lampiran 3

  Lampiran 4

  HASIL WAWANCARA II DENGAN PIHAK CV HANURA

  1. Piutang macet CV. Hanura biasanya disebabkan karena apa saja? Intern :

• Kurangnya intensif dalam menagih yang dalam artian bahwa tanggung jawab sales tidak hanya menjual namun juga menagih, jika sales kurang intensif maka kantor (administrasi) juga keberatan membantu karena yang mendapatkan komisi adalah sales
• TOP 2 bulan yang tidak disertai kontrol limit pengambilan dalam arti toko atau pelanggan dilayani terus tanpa melihat performance pembayaran
• Program komputer yang tidak memadai untuk mencegah atau memblokir pengambilan jika pembayaran tidak sesuai.

  Ektern :

• Kondisi usaha customer yang sedang lesu atau sepi bahkan ada customer yang diambang tutup
• Identitas yang tidak jelas dari customer, contohnya untuk kaca bangunan (proyek) seharusnya ada DP dulu karena nilainya yang besar dan hanya mengandalkan sistem kepercayaan. Setelah dikunjungi tempat atau alamat yang diberikan untuk menagih ternyata alamatnya palsu.

  2. Bagaimana SOP untuk piutang macet pada toko?Apakah tidak dilayani permintaannya?Atau ada tindakan lain yang diambil oleh CV. Hanura?

• Tidak dilayani lagi atau dilayani sebesar yang dibayar oleh toko atau pelanggan
• Ditagih namun tidak kooperatif

  4. Apa saja syarat toko untuk mendapatkan penjualan secara kredit?

• Dalam 1 bulan sudah rutin dalam pengambilan barang dan dilihat dari jumlahnya serta identitasnya jelas

  5. Langkah apa yang dilakukan oleh CV. Hanura untuk mengurangi piutang macet?

• Menagih secara intensif
• Kontrol piutang
• Menjaga hubungan yang baik dengan toko atau pelanggan
• Rutin konfirmasi piutang
• Program yang memadai ( baru wacana atau rencana )

  6. Apa saja bentuk kecurangan yang dilakukan oleh salesman?

• Kecurangan dalam bentuk permainan retur dan pemakaian uang tagihan

  7. Bagaimana salesman bisa melakukan kecurangan dalam bentuk retur?

• Dengan menambahkan order yang tidak seharusnya ke toko atau pelanggan lalu diretur dan dilempar ke pihak lain

  8. Bagaimana salesman dapat menggunakan uang piutang perusahaan yang telah tertagih?

• Dengan tidak menyetorkan uang tagihan yang dalam bentuk cash

  9. Apakah toko-toko tidak melakukan pembayaran secara transfer?

• Melakukan namun tidak semua melakukan bahkan perusahaan telah meminta secara tertulis demi kebaikan bersama namun toko atau pelanggan masih ada yang kesulitan untuk melakukan transfer yang beralasan bahwa susah untuk ke ATM, tidak semua memakai M-

  10. Langkah-langkah apa yang dilakukan oleh CV. Hanura untuk mengurangi terjadinya kecurangan ini?

• Memberikan apa yang menjadi hak sales (komisi tepat waktu dan sesuai yang diharapkan)
• Kontrol piutang yang disertai dengan program yang memadai

  11. Bagaimana perusahaan dapat mengetahui bahwa sales melakukan kecurangan dalam bentuk permainan retur?

• Customer menelepon dan melapor bahwa barang diretur karena tidak merasa pesan, jumlah yang tidak sesuai.
• Kembali ke kantor sudah dalam bentuk nota kontan

  12. Bagaimana perusahaan dapat mengetahui bahwa sales melakukan kecurangan dalam bentuk pemakaian uang tagihan?

• Konfirmasi piutang antara toko dan kantor lalu ada yang tidak sesuai dengan catatan masing-masing yaitu yang dalam bentuk kas
• Scan nota (nota fiktif)

  Lampiran 5 Umur Piutang Toko 2011 Umur Piutang 2012 Umur Piutang 2013 Umur Piutang 2014 Umur Piutang

  49,280,000 78 hari I 28,565,000 120 hari

  50,268,000 94 hari 37,500,000 108 hari 34,125,000 110 hari

  51,528,000 107 hari 57,727,000 94 hari O 32,450,000 103 hari

  N 25,000,000 150 hari 31,914,000 120 hari

  58,301,000 99 hari 51,232,000 88 hari

  M 51,250,000 95 hari 35,962,000 87 hari

  39,112,000 83 hari 32,092,000 81 hari

  L 29,850,000 84 hari 37,830,000 80 hari

  41,352,000 67 hari 56,658,000 63 hari

  K 45,000,000 86 hari 42,535,000 76 hari

  33,411,000 87 hari 34,375,000 91 hari

  J 48,500,000 98 hari 40,250,000 99 hari

  40,745,000 100 hari 62,592,000 121 hari 88,920,000 106 hari

  39,380,000 88 hari 35,977,000 81 hari

  A 215,000,000 93 hari 185,975,000 74 hari

  88,360,000 103 hari H 35,840,000 100 hari

  45,937,000 74 hari 64,125,000 96 hari

  40,800,000 110 hari 35,860,000 143 hari G 55,250,000 81 hari

  F 36,750,000 94 hari 43,125,000 86 hari

  35,962,000 88 hari 43,062,000 87 hari

  E 49,850,000 96 hari 35,450,000 98 hari

  101,107,000 64 hari 99,247,000 71 hari

  D 58,500,000 139 hari 71,485,000 90 hari

  99,850,000 76 hari 98,500,000 89 hari

  C 107,950,000 102 hari 98,746,000 68 hari

  95,000,000 79 hari 95,590,000 73 hari

  B 68,970,000 81 hari 68,545,000 99 hari

  173,580,000 81 hari 187,450,000 67 hari

  Jumlah 673,725,000 868,147,000 970,197,000 1,052,478,000

  

LAMPIRAN 6

NOTA PENJUALAN

BANK BCA KCP GRAJEN Tgl.

  A/C NO : 783 082 6666 Kepada Yth. A/N : LOEI SIOK TJIEN NOTA No. : SALES : Jatuh Tempo :

  No KODE BARANG NAMA BARANG Discount : ……………….

  UKURAN BANYAKNYA HARGA Rp.

  Jumlah Rp.

  TOTAL Rp.

Penerima Menyetujui Dibuat Oleh, DISC 1 (%) Rp.

  DISC 2 (%) Rp. DISC 3 (%) Rp. DISC (Rp) Rp. NETTO Rp.

  Ket : Retur / Tidak Retur Max : 1 Minggu setelah barang diterima

  

LAMPIRAN 7

RETUR

Tgl.

  Dari.

  NOTA No. : SALES : Jatuh Tempo : No KODE BARANG NAMA BARANG UKURAN BANYAKNYA HARGA Rp.

  Jumlah Rp.

  TOTAL Rp. Penerima Menyetujui Dibuat Oleh,

  

Lampiran 8

Rekomendasi Rekap Piutang

Kode Nama Toko Alamat No Invoice Jumlah Piutang Salesman Supervisor

  703 A Atmodirono No. 1 N15-2272 173,580,000 Ari Umar 703 B Mataram 110

  N15-2275 101,107,000 Ahmad Slamet 702 B

  Mataram 110 N15-2273 95,000,000 Ahmad

  Slamet 701 C Anjasmoro Raya 19 B

  N15-2274 99,850,000 Budi Siswanto

  Kode :

  701 : Umur Piutang < 45 hari 702 : Umur Piutang 45-90 hari

  703 : Umur Piutang > 90 hari

  

Lampiran 9

No. 00217591

TANDA TERIMA

  Terima dari: …………………… No : 00217591

  …………………… Telah diterima dari : Nama Toko - Alamat

  Guna membayar Uang sebanyak :

  ………………………………………… Rupiah

  …………………… …………………… Guna membayar : Cicilan Invoice No …………………

  …………………… Uang sebanyak : Terbilang

  Rp. ………………,- Rp. ………………..

  Semarang, …... November 2015 …….2015

  Penerima, _____________________ ……………….

  Salesman

  Lampiran 10 REKOMENDASI SOP PENGAWASAN RETUR 1. Pemberitahuan retur produk oleh toko.

  2. Pengecekan produk yang diretur yang dilakukan oleh supervisor bagian persediaan yang dilakukan pada toko yang bersangkutan.

  3. Supervisor melakukan pencatatan dan mencocokkan dengan bagian administrasi CV.

  Hanura tentang produk yang diretur dengan jenis produk yang dikirim oleh CV. Hanura ke toko.

  4. Produk yang diretur harus mendapatkan persetujuan dari supervisor.

  5. Produk yang diretur harus memenuhi syarat minimal 0,05% dari total dan harus sepengetahuan supervisor.

  6. Jika jenis produk telah sesuai dan persentase serta jenis kerusakan telah memenuhi syarat, maka supervisor mengesahkan retur.

  7. Supervisor memerintahkan kepada bagian gudang untuk melakukan pick up retur.

  Lampiran 11 REKOMENDASI SOP PENGAWASAN PENAGIHAN

  1. Supervisor melakukan cek rutin ke toko pada area kerjanya minimal dua kali dalam sebulan.

  2. Kegiatan yang dilakukan dalam pengecekan rutin adalah:

  a. Mencocokkan surat jalan yang diterima oleh CV. Hanura dengan produk yang benar-benar diterima oleh toko.

  b. Mencocokkan piutang toko dengan catatan CV. Hanura.

  c. Mencocokkan tagihan yang telah dibayarkan melalui salesman dan tagihan yang telah ditransfer dengan penerimaan tagihan CV. Hanura.

  3. Supervisor berkoordinasi dengan bagian administrasi dan salesman untuk penagihan yang telah dan akan dilakukan oleh salesman.

  4. Supervisor wajib mengingatkan salesman untuk melakukan penagihan maksimal 45 hari sebelum tagihan toko yang menjadi area kerja salesman jatuh tempo.

  Lampiran 12 SOP PROSES PENJUALAN KREDIT

  12. Toko melakukan pemesanan dan dicatat oleh sales untuk kemudian dilaporkan pada bagian administrasi

  13. Bagian administrasi melakukan pengecekan stock barang pada bagian gudang.

  14. Bagian gudang melaporkan jumlah stock barang pada bagian administrasi.

  15. Bagian administrasi melakukan pengecekan terhadap toko apakah memenuhi syarat untuk dilakukan penjualan kredit. Kriteria tersebut adalah a. Toko memiliki alamat, lokasi yang jelas, pemilik dan mengetahui alamat pemilik toko.

  b. Toko tidak memiliki tagihan yang telah tertunggak lebih dari 60 hari. Jika toko tersebut memiliki piutang yang telah melebihi batas pembayaran maximum selama 60 hari dari hari setelah transaksi maka dari kebijakan manajemen perusahaan seharusnya memblokir atau tidak memberikan barang pada toko tersebut. Jika toko yang melakukan pemesanan adalah toko dengan criteria tersebut, maka penjualan

  16. Jika bagian administrasi telah melakukan pengecekan dan memenuhi syarat penjualan kredit, maka bagian administrasi akan memberitahukan kepada sales bahwa pesanan dapat diproses dan diacc oleh accounting department CV. Hanura.

  17. Sales memberitahukan kepada toko sehingga toko akan menerbitkan purchase order (PO) berisi jumlah produk yang dipesan. Sales menerima PO dari toko.

  18. CV. Hanura akan menerbitkan delivery order (DO) berisikan tanggal pengiriman dan jumlah barang yang di order.

  19. CV. Hanura melakukan pengiriman kepada toko.

  20. Toko melakukan pengecekan terhadap barang dan menanda tangani surat jalan yang menyatakan telah menerima barang sesuai yang tertera dalam surat jalan tersebut.

  21. Sales memberikan lembar kuning kepada toko dan lembar pink serta putih kembali ke bagian administrasi.

  22. Administrasi membuat invoice kepada toko dengan waktu jatuh tempo pembayaran selama 60 hari dari tanggal pengiriman.

SOP PROSES PENAGIHAN PENJUALAN KREDIT

  6. CV. Hanura melakukan pengecekan daftar toko-toko yang belum melakukan pembayaran dalam tempo 45 hari setelah tanggal pengiriman. Pengecekan dapat dilihat dari hasil rekap piutang yang direkomendasikan seperti pada lampiran 8.

  7. CV. Hanura mengingatkan kepada toko-toko yang belum melakukan pembayaran dalam tempo 45 hari setelah tanggal pengiriman dengan cara menelepon langsung ke toko yang bersangkutan atau melalui salesman.

  8. CV. Hanura akan kembali melakukan penagihan kepada toko-toko yang belum melakukan pembayaran dalam tempo 60 hari setelah tanggal pengiriman.

9. CV. Hanura akan memblokir penjualan kepada toko tersebut jika toko tersebut belum

10. Jika piutang telah melebihi waktu 90 hari, maka selain melakukan pemblokiran

  penjualan, CV. Hanura juga melakukan penagihan dengan lebih intensif, yaitu seperti penarikan produk dan pengambilan barang-barang dari toko tersebut.

SOP PENERIMAAN KAS PENJUALAN KREDIT

  2. Pembayaran langsung dibayarkan ke rekening bank CV. Hanura yang tertera pada kuitansi pembayaran.

  3. Dilakukan pengecekan akan pembayaran yang telah masuk.

  a. Jika pembayaran oleh toko dititipkan kepada salesman, maka CV. Hanura hanya akan mengkonfirmasi jika toko telah melakukan pembayaran ketika pembayaran tersebut telah diterima oleh pihak administrasi. Salesman mendapatkan nota b. Jika toko memutuskan untuk melakukan pembayaran secara mencicil, maka salesman harus memberikan kuitansi penerimaan uang cicilan sesuai dengan nomor invoice.

  4. Jika pembayaran telah masuk ke rekening CV. Hanura maka CV. Hanura akan memberikan konfirmasi dan kuitansi putih yang merupakan tanda bahwa toko telah melakukan pelunasan.

  Lampiran 13 SOP PROSES PENJUALAN DENGAN RETUR

  8. Bagian administrasi CV. Hanura melakukan pengecekan melalui telepon kepada toko yang melakukan pemesanan untuk mengetahui apakah ada kerusakan atau barang diterima dalam keadaan baik.

  9. Produk yang dipesan harus dilakukan pengecekan oleh toko pada saat penerimaan untuk diterima mengalami kerusakan maka produk akan dikembalikan secara langsung ke CV. Hanura pada pengiriman tersebut. Toko mengisi pada surat jalan yang menyatakan adanya pengembalian produk yang rusak. Surat jalan tersebut dikembalikan pada bagian administrasi untuk dilakukan pemotongan piutang. CV. Hanura juga melakukan pencatatan barang apa saja yang mengalami kerusakan dan akan diretur.

  10. Toko melaporkan adanya produk cacat kepada bagian administrasi CV. Hanura dan berminat melakukan retur.

  11. Toko diberikan waktu 1 minggu sejak penerimaan barang untuk melakukan complain untuk retur jika ditemukan terdapat kerusakan produk.

  12. Terdapat beberapa kriteria untuk kerusakan produk yang dapat mendapatkan retur yaitu kerusakan bukan terjadi pada saat proses pemindahan produk oleh toko, kerusakan bukan terjadi pada saat proses produksi atau pemasangan oleh toko dan kerusakan yang mendapatkan penggantian adalah apabila kerusakan yang terjadi lebih dari 0,5% dari produk tersebut.

  13. Jika toko telah melampaui batas waktu untuk dilakukan retur maka retur tidak dilayani dan jika kualitas barang tidak memenuhi untuk dilakukan retur, maka retur juga tidak akan dilayani.

  14. Jika produk yang rusak dan diretur telah diterima kembali oleh CV. Hanura dan sesuai dengan catatan yang dibuat oleh CV. Hanura, maka CV. Hanura akan memberikan nota retur kepada toko.

  5. Produk yang sampai di toko diperiksa oleh toko baik jenis produk dan juga kuantitas produk.

  6. Dilakukan pengecekan oleh pihak toko dan sopir dan helper tentang kualitas produk yang dikirim.

  7. Jika pada saat pengiriman ditemukan cacat produk atau produk yang rusak maupun jumlah yang tidak sesuai, pihak toko berhak untuk meretur produk tersebut dengan memberitahukannya kepada salesman dan administrasi CV. Hanura dan memberi catatan pada surat jalan sehingga akan dilakukan penyesuaian tagihan oleh administrasi CV.

  Hanura.

  8. CV. Hanura memberikan waktu kepada toko untuk melakukan complain hingga seminggu dan jika tidak ada complain maka dianggap tidak ada retur lagi.

SOP PROSES PENERIMAAN BARANG RETUR

  3. Toko melakukan konfirmasi kepada bagian administrasi dari CV. Hanura akan adanya produk yang cacat, rusak, jenis produk yang tidak sesuai dengan pesanan dan jumlah produk yang melebihi pesanan sehingga akan melakukan retur kepada CV. Hanura.

  4. CV. Hanura mengirimkan bagian gudang untuk melakukan pengambilan barang retur dari toko dan membawa surat jalan yang baru untuk ditanda tangan oleh pihak toko sebagai bukti penyerahan barang retur dan retur telah diterima oleh pihak CV. Hanura untuk dimasukkan ke bagian gudang. Surat jalan asli yang berasal dari CV. Hanura diberi tanda yaitu berupa huruf timbul yang tercetak pada surat jalan asli sehingga terdapat perbedaan dengan surat jalan fiktif yang sering dilakukan oleh sales.

  Lampiran 14 SOP PROSES PENAGIHAN TAGIHAN YANG JATUH TEMPO 7. CV. Hanura melakukan pengecekan rekap piutang seperti dapat dilihat pada Lampiran 8.

  8. Salesman CV. Hanura akan melakukan penagihan sebelum tanggal jatuh tempo untuk mengingatkan toko bahwa ada tagihan yang jatuh tempo pada tanggal-tanggal tersebut.

  9. Jika toko telah melewati batas tanggal jatuh tempo, maka CV. Hanura akan melakukan penagihan melalui administrasi, bagian keuangan dan manajer.

  10. CV. Hanura dapat memberikan diskon bagi toko tersebut untuk memudahkan dan meringankan toko tersebut dalam melakukan pembayaran. Pemberian diskon tersebut hanya dapat dilakukan oleh manajer CV. Hanura.

  11. Jika toko melakukan pembayaran dalam jumlah yang kurang dari jumlah tagihan dalam satu nota, maka CV. Hanura akan memberikan tanda terima seperti pada lampiran 9 dan pembayaran tersebut digunakan untuk melunasi invoice dengan tanggal terlama.

  12. Jika toko tidak dapat melakukan pembayaran melebihi waktu toleransi dari CV. Hanura, maka CV. Hanura seijin toko tersebut akan melakukan penagihan paksa, antara lain dengan cara mengambil barang di toko tersebut sesuai dengan nilai tagihan.

SOP PROSES PENERIMAAN UANG TAGIHAN

  6. Toko diharapkan melakukan pembayaran dengan cara transfer ke nomor rekening yang telah diberikan dalam kuitansi penagihan yang telah dikirimkan kepada toko.

  7. Jika toko melakukan pembayaran tunai dan menitipkan kepada salesman, toko diharapkan memberitahukan kepada pihak administrasi di kantor CV. Hanura dan meminta tanda terima penyerahan uang tagihan tersebut. Toko akan mendapatkan tanda terima seperti tertera pada lampiran 9 yang diserahkan oleh salesman ke kasir CV.

  Hanura.

  8. CV. Hanura melakukan konfirmasi kepada toko apakah benar dilakukan pembayaran tunai oleh toko dan dititipkan kepada salesman sebesar noinal pada tanda terima. Jika pembayaran telah dilakukan maka CV. Hanura akan mengirimkan nota putih tagihan asli kepada toko.

  9. Jika toko melakukan pembayaran dalam bentuk bilyet giro atau cek, nama penerima ditulis untuk CV. Hanura dan nomor rekening diisi sesuai dengan nomor rekening pada

  invoice . Jika pembayaran lewat bilyet giro dan cek benar-benar dapat dicairkan maka CV.

  Hanura akan mengirimkan nota putih tagihan asli kepada toko. Jika bilyet giro atau cek tidak dapat dicairkan (kosong) maka CV. Hanura akan melakukan konfirmasi kepada toko dan mengembalikan bilyet giro dan cek tersebut.

  10. Nota putih tagihan asli dari CV. Hanura sebagai bukti bahwa toko telah lunas melakukan pembayaran sebaiknya dilengkapi dengan cetakan timbul yang membuat salesman susah untk memalsukannya dan toko langganan juga dapat lebih mudah mengidentifikasi bahwa nota yang diberikan kepada mereka benar-benar asli.

  Lampiran 15 MEKANISME SANGSI UNTUK SALES

  1. Jika sales melakukan pelanggaran SOP yang bersifat operasional seperti menerima PO dari toko yang masih memiliki piutang tertunggak melebihi tanggal jatuh tempo, maka mekanisme sangsinya adalah sebagai berikut :

  a. Pelanggaran pertama, Penerbitan surat peringatan pertama (SP1)

  b. Pelanggaran kedua, Penerbitan surat peringatan kedua (SP2), komisi dipotong 50%.

  c. Pelanggaran ketiga, Penerbitan surat peringatan ketiga (SP3), komisi hangus.

  d. Pelanggaran keempat, Pemecatan dan harus tetap mengganti kerugian perusahaan.

  2. Jika sales melakukan tindak penggelapan terhadap uang tagihan, maka mekanisme sangsinya adalah sebagai berikut: a. Pelanggaran pertama, Penerbitan surat peringatan pertama (SP1)

  b. Pelanggaran kedua, Penerbitan surat peringatan kedua (SP2), komisi dipotong 50%. d. Pelanggaran keempat, Pemecatan dan harus tetap mengganti kerugian perusahaan.

  e. Sales harus melakukan penggantian uang perusahaan dalam tempo maksimal satu bulan dengan menyertakan jaminan senilai total uang perusahaan yang digelapkan.

  f. Jika sales tidak dapat melakukan penggantian uang perusahaan, maka perusahaan akan menempuh jalur hukum.

  Lampiran 16 MEKANISME SANGSI UNTUK SUPERVISOR

  1. Jika supervisor melakukan pelanggaran SOP, maka mekanisme sangsinya adalah sebagai berikut : a. Pelanggaran pertama, Penerbitan surat peringatan pertama (SP1)

  b. Pelanggaran kedua, Penerbitan surat peringatan kedua (SP2), bonus dipotong 50%.

  c. Pelanggaran ketiga, Penerbitan surat peringatan ketiga (SP3), bonus hangus.

  d. Pelanggaran keempat, Gaji dipotong 50% e. Pelanggaran kelima, Pemecatan dan harus tetap mengganti kerugian perusahaan.