PROYEK dan metode pengendalian proyek (3)
PROSES-PROSES MANAJEMEN PROYEK
Sebelum kita masuk ke pokok pembahasan yaitu Proses-Proses Dalam Manajemen Proyek, kita perlu
mengetahui apa itu Proyek, Manajemen, Manajemen Proyek, dan yang lainnya yang berhubingan
dengan Manajemen Proyek. Berikut penjelasannya :
Manajemen berasal dari kata manage, yang berarti menata, merencanakan, mengatur, mengendalikan,
dan mengelola. Sehingga dapat dijabarkan yaitu, Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana
individu-individu merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan aktifitas-aktifitas.
Orang yang berkecimpung dalam manajemen disebut sebagai Manager.
Proyek menurut PMBOOK – Tahun 2008
A project is “a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result.”
Proyek adalah urutan (sementara) aktifitas-aktifitas unik, kompleks, dan terkoneksi yang memiliki satu
tujuan atau sasaran dan harus dilengkapi dengan waktu yang spesifik,sesuai dengan anggaran dan sesuai
dengan spesifikasi. Proyek berakhir saat tujuan dari proyek tersebut telah tercapai, atau saat proyek
tersebut dibatalkan.
Aspek dari proyek adalah :
Tujuan
Suatu proyek biasanya adalah suatu aktivitas yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasil
akhir tertentu.
Proyek dapat dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan
proyek secara keseluruhan.
Proyek biasanya cukup kompleks sehingga dibutuhkan koordinasi dan pengendalian terhadap setiap
sub-sub pekerjaan dalam hal waktu, urutan pekerjaan, biaya dan performansi.
Kompleksitas
Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi (pemasaran, personalia, engineering, produksi,
keuangan) karena diperlukan bermacam-macam ketrampilan dan bakat dari berbagai disiplin dalam
menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam proyek.
Koordinasi antar fungsi organisasi sangat diperlukan untuk kesuksesan proyek sesuai dengan tujuan.
Keunikan
Setiap proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dari apa yang sudah pernah dikerjakan
sebelumnya.
Suatu proyek adalah suatu pekerjaan yang sekali terjadi, tidak pernah terulang dengan persis sama.
Tidak permanen
Proyek adalah aktivitas temporer.
Organisasi sementara dibentuk untuk mengelola personalia, material dan fasilitas untuk mencapai
tujuan tertentu, biasanya dalam jadwal tertentu, dan sekali tujuan tercapai, organisasi akan dibubarkan
dan akan dibentuk organisasi baru untuk mencapai tujuan yang lain lagi.
Ketidakbiasaan
Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen yang tidak pasti dan beresiko.
Kegagalan suatu proyek bisa berakibat buruk bagi organisasi.
Siklus hidup
Proyek adalah suatu proses bekerja untuk mencapai suatu tujuan, selama proses proyek akan
melewati beberapa fase yang disebut siklus hidup proyek.
Tugas-tugas, organisasi, orang dan sumber daya lain akan berubah bila proyek memasuki satu fase
baru.
Proyek atau Bukan ??
- Pembangunan jalan tol Surabaya-Mojokerto. (V)
- Pembayaran gaji karyawan sebuah perusahaan. (X)
- Pembuatan rencana srategis/corporate plan. (V)
- Penelitian untuk menemukan produk baru. (V)
- Penanaman padi di sawah. (X)
- Pelaksanaan perkuliahan di perguruan tinggi. (X)
- Pembuatan sistem informasi manajemen. (V)
Sedangkan yang dimaksud dengan Manajemen Proyek adalah, proses melingkupi, merencanakan,
menyediakan staf, mengorganisasi, mengarahkan dan mengontrol pengembangan sebuah sistem yang
dapat diterima dengan biaya minimal dan dalam jangka waktu tertentu.
Mengapa Manajemen Proyek ???
Proyek merupakan karakteristik tertentu yang berbeda dengan aktivitas lain, dalam hal organisasi,
pengelolaan, pemakaian sumberdaya, waktu, kompleksitas, dan ketidakpastian.
Maka diperlukan penanganan tertentu terhadap proyek yang berbeda dengan penanganan kegiatan
yang lain.
Penerapan manajemen proyek secara benar akan mendatangkan keuntungan dari segi waktu dan biaya
dibanding jika pengelolaan dilakukan seperti pengelolaan pekerjaan reguler.
Keuntungan Menggunakan Manajemen Proyek Yang Baik :
Kendali terhadap sumber daya finansial, fisikal dan manusia.
Meningkatkan relasi dengan pelanggan.
Waktu pengembangan lebih singkat.
Biaya lebih rendah.
Meningkatkan kualitas dan reliabilitas.
Profit yang lebih besar.
Produktifitas meningkat.
Koordinasi internal lebih baik.
Tujuan Manajemen Proyek Yaitu :
Agar target yang diinginkan tercapai.
Ingin melakukan perubahan, dan atau pengembangan.
Memerlukan kecepatan (not business as usual).
Ketika dibutuhkan Lintas sektoral, karena tidak dapat dilakukan melalui birokrasi organisasi yg ada.
Untuk mendukung pelaksanaan rencana strategik.
Memerlukan terobosan.
Proyek dianggap sukses jika :
Sistem yang dihasilkan diterima oleh pelanggan.
Sistem Informasi yang dihasilkan tepat waktu.
Sistem Informasi yang dihasilkan sesuai dengan anggaran.
Proses pengembangan sistem memiliki impak minimal pada operasi-operasi bisnis yang
berkesinambungan.
Penyebab Kegagalan suatu Proyek :
Kegagalan untuk membentuk komitmen manajemen atas pada proyek.
Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi pengembangan sistem.
Mengambil jalan pintas tanpa melalui metodologi penelitian.
Manajemen ekspektasi yang buruk.
Komitmen dini dalam menetapkan anggaran dan jadwal.
Teknik estimasi yang kurang baik.
Terlalu optimis.
Kurangnya ketrampilan manajemen.
Kegagalan beradaptasi dengan perubahan bisnis.
Sumber daya yang tidak mencukupi.
Kegagalan dalam mengelola perencanaan.
Peralatan dan Teknik Manajemen Proyek :
PERT chart adalah model jaringan grafis yang menggambarkan tugas-tugas proyek dan hubungan
antara tugas-tugas tersebut.
Gantt chart adalah bagan batang horizontal sederhana yang menggambarkan tugas-tugas proyek
berdasarkan kalender. Tiap batang diberi nama untuk mewakili setiap tugas proyek. Tugas-tugas tersebut
didaftar secara vertikal pada kolom kiri. Pusat horizontal adalah garis waktu kalender.
Macam – macam Proyek :
Proyek Konstruksi : Berupa pekerjaan membangun atau membuat produk fisik. Contoh : proyek
pembangunan jalan raya, jembatan atau pembuatan boiler.
Proyek Penelitian : Berupa penemuan produk baru, temuan alat baru, atau penelitian mengenai
ditemukannya bibit unggul suatu tanaman. Muncul di lembaga komersial maupun pemerintah. Setelah
produk baru ditemukan atau dibuat biasanya akan disusul pembuatan secara massal untuk
dikomersialisasikan.
Proyek yang berhubungan dengan manajemen jasa : Muncul dalam perusahaan maupun instansi
pemerintah, dapat berupa :
Perancangan struktur organisasi.
Pembuatan sistem informasi manajemen.
Peningkatan produktivitas perusahaan.
Pemberian training.
Tahapan/Proses Manajemen Proyek :
Proses Inisasi (Initiating Processes), Proses mengotorisasi proyek dan tahapannya.
Proses Perencanaan (Planning Processes), Mendefinisikan dan memperbaiki tujuan dari proyek, serta
memilih alternatif tindakan untuk mencapai tujuan tersebut.
Proses Eksekusi (Executing Processes), Mengkoordinasikan manusia dan sumber daya lain untuk
menjalankan rencana yang sudah dibuat.
Proses Pengendalian (Controlling Processes), Memastikan tujuan proyek tercapai dengan cara
memonitor dan mengukur progress secara rutin.
Proses Penutup (Closing Processes), Memformalkan penerimaan terhadap proyek dan tahapannya.
Contoh Manajemen Proyek Pembangunan Tower BTS :
Dalam pembuatan Tower BTS harus dilalui dengan beberapa tahapan yaitu:
Menentukan lokasi pembangunan tower BTS, meliputi :
Posisi geografis lahan : memastikan lokasinya berada pada titik yang optimal untuk menyebarkan
sinyal ke seluruh area potensial yang menjadi objective target.
Kondisi lahan : memastikan infrastruktur yang dibutuhkan masih dengan spesifikasi normal,
meliputi : luas tanah dan lokasi tanah.
Jalan akses : memungkinkan operasional 24/7, memungkinkan mobilitas genset secara leluasa.
Status kepemilikan : meliputi kelengkapan surat-surat kepemilikan tanah atau bangunan.
Perijinan resmi : memastikan pemerintah daerah dapat memberikan ijin pembangunan tower
BTS baru, terkait dengan Peraturan Menteri perihal menara bersama, dimana setiap menara
diwajibkan untuk dapat sharing dengan operator lainnya dalam satu menara.
Koneksi PLN : memastikan keberadaan jaringan PLN di lokasi tower, jaringan PLN dapat
mensupply daya yang dibutuhkan untuk menyatu perangkat BTS dan pendukungnya (minimal
10,3 Kva), penambahan biaya tambahan infrastruktur jaringan PLN yang dibutuhkan.
Koordinasi titik lokasi beserta alamat pemilik lahan yang tanahnya akan dibangun tower BTS :
pastikan nomer telpon owner yang bersangkutan sudah dimiliki dan sebaiknya sudah dihubungi
2 atau 3 hari sebelumnya.
Sosialisasi : pastikan sudah melakukan sosialisasi terlebih dahulu dengan perangkat desa
ataupun pemuda setempat untuk menginformasikan bahwa akan dimulainya pembangunan
tower BTS.
Menentukan material yang akan digunakan : Sebelum masuk ke tahap pembangunan, sebaiknya
menentukan material apa saja yang diperlukan dan perlu dilakukan survey dahulu apakah
dilokasi tempat pembangunan tower BTS ada material yang diperlukan untuk pembangunan
atau tidak.
Mempersiapkan alat-alat yang akan digunakan : Pastikan alat-alat kerja yang akan digunakan,
supaya sudah ready dan dalam kondisi yang bagus serta layak pakai, supaya dalam
penggunaannya tidak terkendala oleh adanya kerusakan-kerusakan alat kerja tersebut.
Mencari/menentukan pekerja yang akan membangun tower BTS tersebut : Apakah akan
memakai mandor atau akan mempekerjakan tukang dan anggota kerja yang lainnya.
Membuat rincian biaya : Setelah melakukan survey lokasi, survey material, dan pekerja, maka
buatlah rincian biaya yang kira-kira dibutuhkan untuk pembangunan tower BTS.
Rincian Biaya dalam Pembangunan Tower BTS :
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Uraian
Qty
Tanah /Lahan
10 m x 10 m
Besi untuk kerangka tower
Besi untuk pondasi
Besi untuk pagar
Semen untuk pondasi
20 sak
Pasir
3 mobil
Batu kali untuk pondasi
3 mobil
Papan kayu
20 buah
Cat
8 ember
Biaya PLN
Upah pekerja
20 orang x 40 hari
Total Biaya
Harga
300000000
22000000
14000000
4500000
1200000
1200000
1200000
5000000
640000
15000000
70000000
434740000
Sebelum kita masuk ke pokok pembahasan yaitu Proses-Proses Dalam Manajemen Proyek, kita perlu
mengetahui apa itu Proyek, Manajemen, Manajemen Proyek, dan yang lainnya yang berhubingan
dengan Manajemen Proyek. Berikut penjelasannya :
Manajemen berasal dari kata manage, yang berarti menata, merencanakan, mengatur, mengendalikan,
dan mengelola. Sehingga dapat dijabarkan yaitu, Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana
individu-individu merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan aktifitas-aktifitas.
Orang yang berkecimpung dalam manajemen disebut sebagai Manager.
Proyek menurut PMBOOK – Tahun 2008
A project is “a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result.”
Proyek adalah urutan (sementara) aktifitas-aktifitas unik, kompleks, dan terkoneksi yang memiliki satu
tujuan atau sasaran dan harus dilengkapi dengan waktu yang spesifik,sesuai dengan anggaran dan sesuai
dengan spesifikasi. Proyek berakhir saat tujuan dari proyek tersebut telah tercapai, atau saat proyek
tersebut dibatalkan.
Aspek dari proyek adalah :
Tujuan
Suatu proyek biasanya adalah suatu aktivitas yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasil
akhir tertentu.
Proyek dapat dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan
proyek secara keseluruhan.
Proyek biasanya cukup kompleks sehingga dibutuhkan koordinasi dan pengendalian terhadap setiap
sub-sub pekerjaan dalam hal waktu, urutan pekerjaan, biaya dan performansi.
Kompleksitas
Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi (pemasaran, personalia, engineering, produksi,
keuangan) karena diperlukan bermacam-macam ketrampilan dan bakat dari berbagai disiplin dalam
menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam proyek.
Koordinasi antar fungsi organisasi sangat diperlukan untuk kesuksesan proyek sesuai dengan tujuan.
Keunikan
Setiap proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dari apa yang sudah pernah dikerjakan
sebelumnya.
Suatu proyek adalah suatu pekerjaan yang sekali terjadi, tidak pernah terulang dengan persis sama.
Tidak permanen
Proyek adalah aktivitas temporer.
Organisasi sementara dibentuk untuk mengelola personalia, material dan fasilitas untuk mencapai
tujuan tertentu, biasanya dalam jadwal tertentu, dan sekali tujuan tercapai, organisasi akan dibubarkan
dan akan dibentuk organisasi baru untuk mencapai tujuan yang lain lagi.
Ketidakbiasaan
Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen yang tidak pasti dan beresiko.
Kegagalan suatu proyek bisa berakibat buruk bagi organisasi.
Siklus hidup
Proyek adalah suatu proses bekerja untuk mencapai suatu tujuan, selama proses proyek akan
melewati beberapa fase yang disebut siklus hidup proyek.
Tugas-tugas, organisasi, orang dan sumber daya lain akan berubah bila proyek memasuki satu fase
baru.
Proyek atau Bukan ??
- Pembangunan jalan tol Surabaya-Mojokerto. (V)
- Pembayaran gaji karyawan sebuah perusahaan. (X)
- Pembuatan rencana srategis/corporate plan. (V)
- Penelitian untuk menemukan produk baru. (V)
- Penanaman padi di sawah. (X)
- Pelaksanaan perkuliahan di perguruan tinggi. (X)
- Pembuatan sistem informasi manajemen. (V)
Sedangkan yang dimaksud dengan Manajemen Proyek adalah, proses melingkupi, merencanakan,
menyediakan staf, mengorganisasi, mengarahkan dan mengontrol pengembangan sebuah sistem yang
dapat diterima dengan biaya minimal dan dalam jangka waktu tertentu.
Mengapa Manajemen Proyek ???
Proyek merupakan karakteristik tertentu yang berbeda dengan aktivitas lain, dalam hal organisasi,
pengelolaan, pemakaian sumberdaya, waktu, kompleksitas, dan ketidakpastian.
Maka diperlukan penanganan tertentu terhadap proyek yang berbeda dengan penanganan kegiatan
yang lain.
Penerapan manajemen proyek secara benar akan mendatangkan keuntungan dari segi waktu dan biaya
dibanding jika pengelolaan dilakukan seperti pengelolaan pekerjaan reguler.
Keuntungan Menggunakan Manajemen Proyek Yang Baik :
Kendali terhadap sumber daya finansial, fisikal dan manusia.
Meningkatkan relasi dengan pelanggan.
Waktu pengembangan lebih singkat.
Biaya lebih rendah.
Meningkatkan kualitas dan reliabilitas.
Profit yang lebih besar.
Produktifitas meningkat.
Koordinasi internal lebih baik.
Tujuan Manajemen Proyek Yaitu :
Agar target yang diinginkan tercapai.
Ingin melakukan perubahan, dan atau pengembangan.
Memerlukan kecepatan (not business as usual).
Ketika dibutuhkan Lintas sektoral, karena tidak dapat dilakukan melalui birokrasi organisasi yg ada.
Untuk mendukung pelaksanaan rencana strategik.
Memerlukan terobosan.
Proyek dianggap sukses jika :
Sistem yang dihasilkan diterima oleh pelanggan.
Sistem Informasi yang dihasilkan tepat waktu.
Sistem Informasi yang dihasilkan sesuai dengan anggaran.
Proses pengembangan sistem memiliki impak minimal pada operasi-operasi bisnis yang
berkesinambungan.
Penyebab Kegagalan suatu Proyek :
Kegagalan untuk membentuk komitmen manajemen atas pada proyek.
Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi pengembangan sistem.
Mengambil jalan pintas tanpa melalui metodologi penelitian.
Manajemen ekspektasi yang buruk.
Komitmen dini dalam menetapkan anggaran dan jadwal.
Teknik estimasi yang kurang baik.
Terlalu optimis.
Kurangnya ketrampilan manajemen.
Kegagalan beradaptasi dengan perubahan bisnis.
Sumber daya yang tidak mencukupi.
Kegagalan dalam mengelola perencanaan.
Peralatan dan Teknik Manajemen Proyek :
PERT chart adalah model jaringan grafis yang menggambarkan tugas-tugas proyek dan hubungan
antara tugas-tugas tersebut.
Gantt chart adalah bagan batang horizontal sederhana yang menggambarkan tugas-tugas proyek
berdasarkan kalender. Tiap batang diberi nama untuk mewakili setiap tugas proyek. Tugas-tugas tersebut
didaftar secara vertikal pada kolom kiri. Pusat horizontal adalah garis waktu kalender.
Macam – macam Proyek :
Proyek Konstruksi : Berupa pekerjaan membangun atau membuat produk fisik. Contoh : proyek
pembangunan jalan raya, jembatan atau pembuatan boiler.
Proyek Penelitian : Berupa penemuan produk baru, temuan alat baru, atau penelitian mengenai
ditemukannya bibit unggul suatu tanaman. Muncul di lembaga komersial maupun pemerintah. Setelah
produk baru ditemukan atau dibuat biasanya akan disusul pembuatan secara massal untuk
dikomersialisasikan.
Proyek yang berhubungan dengan manajemen jasa : Muncul dalam perusahaan maupun instansi
pemerintah, dapat berupa :
Perancangan struktur organisasi.
Pembuatan sistem informasi manajemen.
Peningkatan produktivitas perusahaan.
Pemberian training.
Tahapan/Proses Manajemen Proyek :
Proses Inisasi (Initiating Processes), Proses mengotorisasi proyek dan tahapannya.
Proses Perencanaan (Planning Processes), Mendefinisikan dan memperbaiki tujuan dari proyek, serta
memilih alternatif tindakan untuk mencapai tujuan tersebut.
Proses Eksekusi (Executing Processes), Mengkoordinasikan manusia dan sumber daya lain untuk
menjalankan rencana yang sudah dibuat.
Proses Pengendalian (Controlling Processes), Memastikan tujuan proyek tercapai dengan cara
memonitor dan mengukur progress secara rutin.
Proses Penutup (Closing Processes), Memformalkan penerimaan terhadap proyek dan tahapannya.
Contoh Manajemen Proyek Pembangunan Tower BTS :
Dalam pembuatan Tower BTS harus dilalui dengan beberapa tahapan yaitu:
Menentukan lokasi pembangunan tower BTS, meliputi :
Posisi geografis lahan : memastikan lokasinya berada pada titik yang optimal untuk menyebarkan
sinyal ke seluruh area potensial yang menjadi objective target.
Kondisi lahan : memastikan infrastruktur yang dibutuhkan masih dengan spesifikasi normal,
meliputi : luas tanah dan lokasi tanah.
Jalan akses : memungkinkan operasional 24/7, memungkinkan mobilitas genset secara leluasa.
Status kepemilikan : meliputi kelengkapan surat-surat kepemilikan tanah atau bangunan.
Perijinan resmi : memastikan pemerintah daerah dapat memberikan ijin pembangunan tower
BTS baru, terkait dengan Peraturan Menteri perihal menara bersama, dimana setiap menara
diwajibkan untuk dapat sharing dengan operator lainnya dalam satu menara.
Koneksi PLN : memastikan keberadaan jaringan PLN di lokasi tower, jaringan PLN dapat
mensupply daya yang dibutuhkan untuk menyatu perangkat BTS dan pendukungnya (minimal
10,3 Kva), penambahan biaya tambahan infrastruktur jaringan PLN yang dibutuhkan.
Koordinasi titik lokasi beserta alamat pemilik lahan yang tanahnya akan dibangun tower BTS :
pastikan nomer telpon owner yang bersangkutan sudah dimiliki dan sebaiknya sudah dihubungi
2 atau 3 hari sebelumnya.
Sosialisasi : pastikan sudah melakukan sosialisasi terlebih dahulu dengan perangkat desa
ataupun pemuda setempat untuk menginformasikan bahwa akan dimulainya pembangunan
tower BTS.
Menentukan material yang akan digunakan : Sebelum masuk ke tahap pembangunan, sebaiknya
menentukan material apa saja yang diperlukan dan perlu dilakukan survey dahulu apakah
dilokasi tempat pembangunan tower BTS ada material yang diperlukan untuk pembangunan
atau tidak.
Mempersiapkan alat-alat yang akan digunakan : Pastikan alat-alat kerja yang akan digunakan,
supaya sudah ready dan dalam kondisi yang bagus serta layak pakai, supaya dalam
penggunaannya tidak terkendala oleh adanya kerusakan-kerusakan alat kerja tersebut.
Mencari/menentukan pekerja yang akan membangun tower BTS tersebut : Apakah akan
memakai mandor atau akan mempekerjakan tukang dan anggota kerja yang lainnya.
Membuat rincian biaya : Setelah melakukan survey lokasi, survey material, dan pekerja, maka
buatlah rincian biaya yang kira-kira dibutuhkan untuk pembangunan tower BTS.
Rincian Biaya dalam Pembangunan Tower BTS :
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Uraian
Qty
Tanah /Lahan
10 m x 10 m
Besi untuk kerangka tower
Besi untuk pondasi
Besi untuk pagar
Semen untuk pondasi
20 sak
Pasir
3 mobil
Batu kali untuk pondasi
3 mobil
Papan kayu
20 buah
Cat
8 ember
Biaya PLN
Upah pekerja
20 orang x 40 hari
Total Biaya
Harga
300000000
22000000
14000000
4500000
1200000
1200000
1200000
5000000
640000
15000000
70000000
434740000