1. Kepala (Kop) Surat - Surat Niaga

SURAT-SURAT NIAGA Pengertian Surat

  4. Konkrit (Concreteness)

  5. Tidak menggunakan singkatan-singkatan yang tidak lazim.

  4. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap.

  3. Kalimat dan bahasanya harus tepat, yaitu bahasa Indonesia yang baku, gaya bahasa yang lugas, tegas, sopan dan hormat.

  2. Terang dan jelas apa maksud surat tersebut.

  Adapun prasyarat surat yang baik adalah sebagai berikut : 1. Jelas siapa yang dituju dan siapa pengirimnya.

  7. Benar (Corectness) PraSyarat Surat

  6. Sopan (Courtesy)

  5. Jelas (Clarity)

  Surat adalah media tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi berita dan alat komunikasi. Surat merupakan faktor utama ketatausahaan guna memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu, surat harus dibuat dengan baik agar tidak terjadi bias komunikasi dan salah informasi yang dapat merubah pandangan berbagai pihak terhadap organisasi.

  Fungsi Surat

  2. Ringkas (Conciseness)

  1. Lengkap (Completeness)

  Dalam realitas kehidupan suatu organisasi yang ingin memiliki administrasi kesekretariatan yang baik, maka diperlukan penerapan prinsip surat (7C), yaitu :

  Prinsip Surat

  4. Sebagai indikator pengukur kegiatan organisasi 5. Dokumentasi tertulis dari suatu organisasi.

  3. Duta perwakilan dari suatu organisasi.

  2. Pedoman untuk bertindak dan mengambil keputusan.

  Fungsi-fungsi dari surat adalah sebagai berikut : 1. Sebagai alat komunikasi tertulis.

  3. Pertimbangan (Consideration)

  6. Tidak menggunakan kata-kata yang tidak lazim dan kurang dimengerti masyarakat.

  7. Singkat, sederhana dan efsien Bentuk Surat

  Salah satu hal yang menentukan serasi atau tidaknya surat adalah bentuk surat yang digunakan. Kesesuaian bentuk surat akan menimbulkan kesan yang baik bagi penerima surat. Terdapat berbagai macam bentuk surat dalam surat menyurat resmi, yaitu :

  1. Bentuk Resmi (Ofcial Style)

  2. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

  3. Bentuk Lurus (Block Style/Modifed Block Style)

  4. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) ; jenis yg lazim digunakan

  5. Bentuk Sederhana (Simplifed Style)

  6. Bentuk Lekuk (Indented Style)

  7. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)

  8. Bentuk Lurus dengan Perihal atau ”Pokok Surat” (Subject Notice) Bagian Surat

  Urutan sederhana bagian-bagian dari suatu surat resmi adalah sebagai berikut :

  1. Kepala (Kop) Surat Surat resmi biasanya ditulis pada kertas yang memiliki kop surat yang disusun dengan lay-out yang menarik, tetapi harus tetap sesuai standar baku organisasi tersebut. Pada kepala surat dapat dicetak hal-hal yang merupakan identitas organisasi, yaitu :

  1. Nama Institusi atau Kepanitiaan.

  2. Alamat atau sekretariat organisasi.

  

3. Nomor telepon, Contact Person, Faximile, Website, Homepage dan Email.

  4. Lambang Institusi atau Kepanitiaan.

  Kertas berkepala surat hanya bisa dipakai untuk kepentingan organisasi, tidak perkenankan untuk kepentingan pribadi. Perseorangan yang dalam keadaan tertentu menggunakan kertas kop haruslah mencoret terlebih dahulu keterangan identitas pada kop surat tersebut untuk menandakan surat itu tidak mewakili organisasi.

  2. Nomor Surat Setiap surat resmi hendaknya diberi nomor dengan tujuan untuk : 1. Memudahkan pengarsipan surat.

  

2. Memudahkan perhitungan jumlah surat keluar atau masuk dalam periode

tertentu.

  3. Menunjukan sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan merujuk nomor surat yang dibalas atau ditindaklanjuti.

  Melalui rangkaian kode nomor surat dapat diketahui jenis dan klasifkasi surat tanpa perlu membaca isinya. Penomoran surat umumnya bervariasi sesuai dengan kebijaksanaan organisasi atau kepanitiaan tersebut. Umumnya rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode internal atau eksternal, bulan, dan tahun pembuatan surat. Contoh penomoran surat adalah sebagai berikut : Posisi nomor surat ada dua jenis, yaitu :

  

1. Dalam surat berperihal, maka nomor surat ditempatkan di bagian kiri atas

surat, tepat di bawah kepala surat.

  

2. Dalam surat berjudul, maka nomor surat diletakkan di bawah judul surat.

  3. Tanggal Surat Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat adalah tidak wajib diawali dengan nama kota, karena telah tercantum pada kepala surat.

  Penulisan tanggal, bulan dan tahun mutlak tidak boleh disingkat atau divariasikan, dan nama bulan tidak boleh diganti dengan angka.

  4. Lampiran Dokumen yang merupakan satu kesatuan dengan surat pengantarnya.

  Lampiran diletakkan di bagian kiri atas, dibawah nomor surat. Yang dicantumkan hanya jumlahnya (halaman atau eksemplar). Namun pada isi surat disampaikan juga bahwa surat tersebut ada lampirannya dan isi dari lampiran tersebut.

  5. Hal atau Perihal Sebagai petunjuk tentang masalah pokok surat yang identik fungsinya dengan judul. Surat yang biasanya ditulis dengan sistem judul, misalnya surat keputusan, surat perjanjian, surat perintah, dan surat penugasan. Ada juga surat yang ditulis baik dengan sistem judul maupun perihal, misalnya surat permohonan, surat undangan, dan surat edaran. Adapun beberapa ketentuan penulisan perihal, yaitu :

  

1. Perihal surat tidak boleh ditulis dengan huruf kapital karena huruf kapital

  9. Tembusan, ditujukan pada pihak-pihak yang berwenang Contoh-contoh Surat Niaga :

  8. Surat Perjanjian

  7. Surat Pengantar

  6. Surat Laporan

  5. Surat Permintaan

  4. Surat Keputusan

  3. Surat Perintah

  2. Surat Susulan

  1. Surat Pemberitahuan

  Tujuan :

  4. Cap (Stempel) Institusi atau Kepanitiaan

  hanya dipakai untuk judul surat. Juga berperan menjadi pembeda antara surat yang memiliki perihal dengan surat yang memiliki judul.

  3. NIP (Nomor Induk Pegawai) atau NIM (Nomor Induk Mahasiswa), seyogyanya diwajibkan keberadaannya sebagai identitas.

  2. Nama Terang Penandatangan, ditulis dengan cetak tebal dan digaris bawah, tanpa kurung buka dan tutup.

  8. Kaki atau Penutup Surat 1. Nama Jabatan Penandatangan.

  3. Penutup (kalimat yang mengakhiri isi surat)

  2. Isi pokok (uraian lugas sebagai inti isi surat)

  

1. Pendahuluan (kalimat pembukaan isi surat wajib ditulis singkat dan jelas)

  7. Isi surat

  6. Alamat Tujuan Kata yang terhormat atau disingkat Yth. Biasa dipakai jika surat ditujukan kepada seseorang yang dihormati atau jika surat ditujukan kepada seseorang dengan menuliskan nama jabatannya yang diikuti nama organisasi. Tetapi bila ditujukan kepada suatu organisasi tidak perlu dibubuhi Yth. Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir yang berisi nama kota (daerah) tidak diberi tanda titik.

  

3. Bila kalimat perihal lebih dari satu baris, maka jarak pengetikan antar baris

adalah satu spasi.

  2. Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.

  9. Surat Panggilan atau Undangan Isi :

  1. Surat Pribadi

  2. Surat Edaran

  3. Surat Dinas

  4. Surat Niaga

  5. Surat Sosial

Pengertian Surat Niaga

  Sesuai dengan namanya, surat niaga secara sederhana dapat diartikan sebagai surat yang digunakan dalam kegiatan perniagaan. Surat Niaga ini adalah surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan dalam kegiatan perniagaan.

  Surat ini memiliki beberapa jenis yang berbeda satu sama lain sesuai dengan kepentingan atau tujuan masing-masing. Jenis Surat Niaga antara lain sebagai berikut:

  1. Surat penawaran barang

  2. Surat permintaan barang

  3. Surat permintan penawaran barang

  4. Surat pemesanan

  5. Surat klaim (tuntutan ganti rugi)

  6. Surat pengantar barang

  7. Surat perjanjian (jual beli, kontrak, sewa menyewa, kerja sama, dsb)

  Dari beberapa jenis surat niaga tersebut berikut akan kita uraikan sedikit agar kita mengenal perbedaan dari masing-masing surat tersebut. Penjelasan mengenai jenis surat niaga tersebut seperti di bawah ini.

  Surat Penawaran

  Surat penawaran adalah surat yang dikirim pihak penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan barang dagangannya yang berisi informasi keadaan suatu barang/jasa yang hendak dijual kepada calon pembeli/pengguna jasa. Supaya calon pembeli menjadi tertarik membeli barang dagangan itu, penjual harus pandai-pandai menarik minat pembeli melalui suratnya. Gaya bahasa harus dibuat semenarik dan sejelas mungkin supaya pembeli yang pada mulanya tidak menaruh minat dapat berubah pikiran dan ingin membelinya. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat penawaran :

   nama/jenis barang yang ditawarkan  kualitas, merk barang  jumlah barang yang ditawarkan

   harga satuan

   potongan harga yang diberikan  syarat pembayaran  cara pengiriman

  Surat Permintaan Penawaran

  Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirimkan kepada penjual oleh calon pembeli dengan maksud meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang, serta persyaratan mengenai jual-beli barang. Calon pembeli tersebut meminta informasi yang lengkap mengenai produk dan harga setiap produk. Biasanya calon penjual akan membalas surat permintaan penawaran tersebut dengan melampirkan catalog atau brosur harga produk. Bagi calon pembeli, hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat permintaan penawaran adalah sebagai berikut.

   Menetapkan jenis barang dan waktu barang tersebut diperlukan.

   Meminta informasi yang lengkap tentang cara pembayaran, syarat penyerahan dan pengiriman barang, serta potongan harga lainnya.

  

 Meminta daftar harga atau katalog, brosur, serta contoh barang yang

diperlukan.

  Surat Pesanan

  Surat pesanan adalah surat dari pembeli yang dikirim kepada penjual yang berisi pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pesanan :

  

1. Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran atau iklan

dan sebagainya.

  

2. Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam bentuk

dafatar agar mudah melayani dan mengeceknya.

  3. Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki.

  5. Menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki.

  6. Menyebutkan cara pengepakan.

  Surat Pengaduan (Klaim)

  Surat pengaduan adalah surat pemberitahuan dari pemesan/pembeli kepada penjual, karena barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan. Surat pengaduan dibuat karena jumlah/mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlambatan, atau pengingkarang isi perjanjian. Untuk menyusun surat pengaduan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut ini :  Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan.

  

 Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun anda merasa tidak

puas.

   Sebutkan jenis dan jumlah barang yang anda adukan.

  

 Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang logis tentang pengaduan

tersebut dengan bukti yang nyata.

 Jelaskan penyelesaian pengaduan yang anda kehendaki dengan tidak

merugikan kedua belah pihak.