PELATIHAN MANAGEMEN FILE BAGI PENGURUS RW IV KELURAHAN DEMANGAN YOGYAKARTA
PELATIHAN MANAGEMEN FILE
BAGI PENGURUS RW IV KELURAHAN DEMANGAN
YOGYAKARTA
1),2)
Marselina Endah Hiswati1), Eny Maria2)
Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Respati Yogyakarta
1)
[email protected], 2) [email protected],
Abstract
Pengurus RT di RW IV di wilayah kelurahan Demangan selama ini masih menggunakan cara
konvensional dalam pembukuan baik dari pengelolaan data yang bersifat administratif sampai pengolahan
keuangan. Hal ini membutuhkan pendokumentasian meski masih dilakukan oleh para pengurus secara
manual dengan cara menulis pada lembaran kertas. Kejadian kehilangan data karena berupa lembaran
kertas dan berupa tulisan tangan sangat rentan dan sering terjadi. Selain ada kemungkinan tulisan tidak
jelas, kertas rusak karena sobek dan tidak ada duplikasi lain. Hal ini akan menimbulkan masalah
serta menyulitkan bagi pengurus untuk pertanggungjawabnnya kepada anggota di wilayah tersebut.
Metode pelatihan dilakukan dengan cara memberikan ceramah dan pen-demontrasian dalam
menggunakan komputer. Ceramah disertai dengan praktek langsung pada komputer. Tingkat pendidikan
peserta yang beraneka ragam menuntut pemateri kesabaran dalam penyampaian materi, harus runtut
pelan dan detail. Kendala peserta yang terdiri dari bapak dan ibu maka dibutuhkan perlakuan yang baik
dan sopan juga tutur kata dan perbuatan kita harus sebagai kaum terpelajar yang menerapkan etika.
Pengabdian pada pengurus di wilayah RW IV kelurahan Demangan ini bertujuan untuk
meningkatkan pengertian dan wawasan pengurus tentang manfaat komputer dan cara menggunakannya
sebagai media pendokumentasian file. Selain itu meningkatkan motivasi pengurus agar pemakaian
komputer bisa dilakukan dengan maksimal dan berdaya guna. Serta membantu program pemerintah
dalam memberantas gagap teknologi.
Kata kunci: Pengurus RT, manajemen file, pelatihan,
1. PENDAHULUAN
Analisa Situasi
Masyarakat membutuhkan akan adanya informasi serta pengelolaan data data pada
saat ini tidak terlepas dari perkembangan teknologi khususnya teknologi informasi.
Penggunaan sarana teknologi menjadi suatu hal yang mutlak namun saat ini penggunaan
sarana teknologi lebih ditingkatkan fungsinya sehingga dapat menggapai segala sisi
kehidupan seperti halnya komputer dalam pemanfaatannya dalam membantu pekerjaan dan
pembukuan organisasi. Baik di tingkat Rukun Tetangga (RT) maupun di tingkat Rukun
Warga (RW) Kelurahan Demangan Kecamatan Gondokusuman Yogyakarta.
Saat ini pemanfaatan sarana teknologi informasi tidak sebatas pada profesional
teknologi informasi namun sudah menjadi kebutuhan masyarakat dalam penggunaannya
sehingga menjadi kebutuhan yang sangat penting. Semakin majunya perkembangan
teknologi informasi didukung dengan semakin murahnya perangkat keras yang dibutuhkan
masyarakat dalam mencari sumber informasi dan memanfaatkannya dengan lebih lagi.
Menurut Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan dalam bukunya Manajemen menyatakan
bahwa Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya
manusia dan sumber sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan.
http://repository.widyatama.ac.id/xmlui/bitstream/handle/123456789/2511/Bab2.pdf?
Pengurus RT di RW IV di wilayah kelurahan Demangan selama ini masih banyak
yang menggunakan cara konvensional dalam pembukuan baik dari pengelolaan data-data
yang bersifat administratif sampai dengan pengolahan keuangan. Hal ini membutuhkan
pendokumentasian meski masih dilakukan oleh para pengurus secara manual dengan cara
menulis pada lembar kertas. Kejadian kehilangan data karena berupa lembaran kertas dan
masih ditulis tangan sangat rentan dan sering terjadi. Selain ada kemungkinan tulisan tidak
jelas dan kertas rusak karena sobek dan tidak ada duplikasi lain. Hal ini akan menimbulkan
masalah serta menyulitkan bagi pengurus untuk pertanggungjawabnnya kepada anggota di
wilayah tersebut.
Hal ini yang menjadikan perhatian akan pentingnya diadakan suatu kegiatan tidak
terlepas dari perkembangan dan pertumbuhan teknologi informasi yang mau tidak mau
harus dikuasai oleh para pengurus khususnya pengurus RT di RW IV di wilayah kelurahan
Demangan sehingga nantinya diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan dan
mengembangkan kemampuan dan ketrampilan agar lebih maju lagi wawasannya serta dapat
menerapkan ilmu yang sudah didapatkan.
Tujuan Pengabdian
Pengabdian pada pengurus di wilayah RW IV kelurahan Demangan ini bertujuan
untuk :
1. Meningkatkan pengertian dan wawasan pengurus di wilayah RW IV kelurahan
Demangan tentang manfaat komputer dan cara menggunakannya sebagai media
pendokumentasian file
2. Meningkatkan motivasi pengurus di wilayah RW IV kelurahan Demangan agar
pemakaian komputer bisa dilakukan dengan maksimal dan berdaya guna.
3. Menyampaikan kepada pengurus di wilayah RW IV kelurahan Demangan
pentingnya managemen file di dalam tata kelola administrasi.
4. Membantu program pemerintah dalam memberantas gagap teknologi.
2. METODE KEGIATAN
Rancangan Kegiatan
Metode dilakukan dengan cara memberikan ceramah dan pen-demontrasian dalam
menggunakan komputer. Ceramah disertai dengan praktek langsung pada komputer.
Tempat dilaksanakannya pelatihan ada di ruang Lab. Akuntansi Komputer di gedung B
lantai 3 kampus I Universitas Respati Yogyakarta. Peserta adalah pengurus RW IV
kelurahan Demangan Yogyakarta.
Peserta dalam pelatihannya didampingi oleh mahasiswa. Dan untuk melatih
mahasiswa dalam menerapkan dan mengimplementasikan kehidupan berorganisasi maka
juga dibentuk kepanitiaan untuk terlaksananya pelatihan ini berjalan dengan baik. Mahasiswa
juga diberi kepercayaan untuk menjadi pemateri sesuai dengan pembagian materi yang
sudah dijadwalkan. Keterlibatan mahasiswa juga untuk mengajarkan pada mahasiswa
sebagai insan intelektual muda dalam menerapkan ilmu yang diperoleh di bangku kuliah
untuk dimanfaatkan di masyarakat.
Untuk bisa dilaksanakannya pelatihan maka perlu dipikirkan waktu yang tepat antara
peserta dan pemateri untuk bisa saling meluangkan waktu diantara tugas dan kewajiban
pekerjaan masing-masing. Rencana kemungkinan waktu adalah masa libur atau hari minggu
dan dilaksanakan dalam sehari penuh selama 8 jam pelatihan.
Ruang Lingkup Dan Obyek
Ruang lingkup peserta pelatihan adalah para pengurus di RW 04 Kelurahan
Demangan Yogyakarta. Peserta terdiri dari bapak dan ibu yang tercantum sebagai pengurus
di bawah lingkup wilayah RW 04 Demangan. Peserta tidak disyaratkan minimal
pendidikannya karena untuk tercapainya tujuan pelatihan yaitu membantu para pengurus
memahami penggunaan perangkat komputer menjadi lebih bermanfaat dalam membantu
pekerjaan sebagai pengurus di RW khususnya dalam pengelolaan manajemen file.
Peserta yang berbeda tingkat pendidikan dan pekerjaannya menjadikan kendala
dalam penyampaian materi dan kendala pemahaman penerimaan materi. Hal ini akan
menyulitkan bagi pemateri pelatihan. Kesabaran dan butuh waktu yang banyak dalam
menyampaikan kepada peserta sehingga pemahaman akan materi dapat diterima dengan
baik.
Bahan Dan Alat Utama
Pelatihan akan berjalan dengan baik dan membutuhkan sarana dalam
pelaksanaannya. Bahan pelatihan berupa materi pelatihan yang harus diajarkan kepada para
peserta merupakan hal utama yang harus dipersiapkan.
Peserta akan diberikan modul materi sebagai panduan pelatihan selain sebagai pelengkap
selama ceramah materi disampaikan.
Materi tersebut di atas akan disampaikan secara bertahap sehingga pengurus di
wilayah RW IV kelurahan Demangan punya wawasan akan manfaat komputer dan cara
menggunakannya sebagai media pendokumentasian file.
Alat utama yang harus disiapkan juga adalah perangkat komputer untuk mempraktekkan
dan mengimplementasikan materi yang disampaikan selama pelatihan berlangsung.
Solusi Pemecahan Masalah
Kendala tingkat pendidikan peserta yang beraneka ragam maka diperlukan
kesabaran pemateri dalam penyampaian materi, harus runtut pelan dan detail. Selain itu
peserta akan dibantu oleh pendamping dalam hal ini oleh mahasiswa untuk membantu
mengawasi dan mengajari secara langsung selama praktek penggunaan komputer dari materi
yang disampaikan.
Kendala peserta yang terdiri dari bapak dan ibu maka dibutuhkan perlakuan yang
baik dan sopan dalam kita menyampaikan materi pelatihan. Selain itu tutur kata dan
perbuatan kita harus diwujudkan sebagai kaum terpelajar yang menerapkan etika.
Kendala status peserta sebagai ibu rumah tangga dan ada yang sebagian bekerja,
menjadikan kendala juga dari sisi perlakuan dan penyampaian materi pelatihan.
Pendampingan oleh mahasiswa diprioritaskan kepada yang memang sangat membutuhkan
misalnya pada ibu rumah tangga yang memang sangat minim pengetahuannya tentang
komputer bahkan ada sama sekali yang belum pernah menggunakannya. Selain itu juga
kemungkinan pelaksanaan pelatihan di waktu yang memungkinkan seluruh peserta bisa
hadir.
Kendala keterbatasan laboratorium komputer tempat pelatihan dilakukan maka
diputuskan target peserta maksimum 20 personil.
3. PELAKSANAAN DAN HASIL PENGABDIAN
Pelaksanaan pelatihan dengan pertimbangan dan diskusi dengan Ketua RW pada
saat pertemuan di kampung maka disepakati pelatihan dilaksanakan pada hari Minggu, 29
Mei 2016.
Peserta hadir untuk registrasi kehadiran dengan menandatangani presensi pada pukul 8.00
wib sampai dengan pukul 9.00 wib. Peserta tidak hadir secara bersamaan, sehingga ini
menjadi penyebab pelatihan baru dimulai pada pukul 9.00 wib.
Pukul 9.00 wib kegiatan pelatihan dimulai dengan dipandu oleh MC/ Master of
Ceremony dari mahasiswa. Dilanjutkan sambutan dari Ketua panitia dan Pengabdi.
Materi pertama diberikan setelah sesi tea dan coffe break yaitu materi tentang
manajemen file yang berakhir pada jam 11.00 wib. Dilanjutkan materi kedua yaitu tentang
pengenalan Ms. Word sampe dengan jam 12.00 wib. Jam 13.00 wib materi ketiga tentang
Ms. Excel diberikan setelah waktu istirahat sholat dan makan siang selesai. Sesi keempat
tentang Blog sebagai materi terakhir diberikan dan dilaksanakan setelah tea dan coffe break
berakhir.
Akhir pertemuan ditutup dengan penyerahan kenangan untuk pengurus RW dan
pembagian doorprice bagi para peserta pelatihan. Hal ini untuk keceriaan acara di akhir
pelatihan. Selanjutnya foto bersama untuk kenang-kenangan.
4. PEMBAHASAN
Capaian Hasil
Kegiatan pengabdian yang sudah dilakukan sampai laporan kemajuan sudah sesuai
jadwal yang direncanakan. Berikut tabel aktivitas pengabdian yang sudah berjalan (Tabel
4.1).
Tabel 4.1 Aktivitas pengabdian yang sudah dilaksanakan
NO
Aktivitas/Kegiatan
Pencapaian
Prosentase
1
Registrasi Peserta
Pemberian Materi
Materi1 (Pengenalan Managemen
File)
Materi 2 (Ms. Word)
Materi 3 (Ms. Excel)
Materi 4 (Blog)
Duplikasi dan Dokumentasi
Pembuatan Laporan
Publikasi (Poster dan Artikel)
Selesai
100%
Selesai
100%
Selesai
Selesai
Selesai
Selesai
Selesai
Selesai
100%
100%
100%
100%
100%
100%
2
3
4
5
Keberhasilan Pelatihan
Pada akhir pelaksanaan Pengabdian, dibagikan kuisioner kepada 16 Peserta dan
kembali 15 lembar atau sebanyak 94% yang mengumpulkan dari keseluruhan peserta.
Kuisioner yang dibagikan terdiri atas lima pertanyaan, dan pilihan jawaban adalah Ya jika
setuju, dan Tidak jika tidak setuju. Hasil perhitungan kuisioner dapat dilihat pada Tabel 4.2.
Tabel 4.2 Hasil Kuisioner Pelatihan Manajemen File
No
1
2
Pertanyaan
Apakah materi Pelatihan bermanfaat?
Apakah Pemateri Pelatihan menyampaikan materi
dengan baik?
Apakah Materi Pelatihan mudah dipahami?
Apakah diperlukan Pelatihan lebih lanjut dengan materi
berbeda?
Apakah kinerja Panitia memuaskan?
Total
3
4
5
Jawaban
Ya
Tidak
15
0
14
1
13
2
15
0
15
72
0
3
Hasil perhitungan jumlah jawaban pada kuisioner selanjutnya dilakukan perhitungan
persentase jawaban yang merasa setuju bahwa materi pelatihan bermanfaat adalah 100%,
Pemateri dapat menyampaikan materi dengan baik yang setuju adalah 93%, materi
pelatihan mudah dipahami yang setuju sejumlah 87%, perlu diadakannnya pelatihan lagi
yang setuju keseluruhan 100% dan hasil kinerja Panitia memuaskan yang setuju 100%.
Hasil kuisioner ini menunjukkan bahwa Pelaksanaan Pengabdian pada Masyarakat ini
Berhasil dilakukan dengan bobot 96% dari hasil kuisioner yang memberi penilaian baik.
Hasil perhitungan persentase ini dapat dilihat pada Tabel 4.3
Tabel 4.3 Hasil Persentase Kuisioner Pelatihan Manajemen File
No
1
2
3
4
5
Pertanyaan
Apakah materi Pelatihan bermanfaat?
Apakah Pemateri Pelatihan menyampaikan materi
dengan baik?
Apakah Materi Pelatihan mudah dipahami?
Apakah diperlukan Pelatihan lebih lanjut dengan
materi berbeda?
Apakah kinerja Panitia memuaskan?
Total
Jawaban
Ya
Tidak
100%
0%
93%
7%
87%
14%
100%
0%
100%
96%
0%
4%
Proses Pelatihan berlangsung dengan baik dan penuh semangat. Kegiatan ini juga
didokumentasikan dengan baik oleh Panitia Pengabdian, dengan setiap rangkaian acara
ditampilkan pada Proses Pelaksanaan Pengabdian Masyarakat dapat dilihat pada gambar 4.1
sampai dengan gambar 4.4.
Gambar 4.1 Suasana Registrasi Peserta
Gambar 4.2 Peserta pelatihan siap mengikuti pelatihan
Gambar 4.3 Suasana saat Penyampaian Materi Pelatihan
Gambar 4.4 Foto Bersama Suasana Penutupan
5 . KESIMPULAN dan REKOMENDASI
Kesimpulan
Pelaksanaan Pengabdian Masyarakat : “Pelatihan Manajemen File Bagi Pengurus
RW IV Kelurahan Demangan ” dapat disimpulkan telah dilaksanakan dengan baik dan
lancar, serta tujuan pelaksanaan Pengabdian ini tercapai.
1. Pengertian dan wawasan pengurus di wilayah RW IV kelurahan Demangan tentang
manfaat komputer dan cara menggunakannya sebagai media pendokumentasian file
telah tercapai. Hal ini ditunjukkan dengan antusiasme para Peserta mengkuti sampai
akhir acara.
2. Pemateri dapat memberikan motivasi bagi pengurus di wilayah RW IV kelurahan
Demangan agar pemakaian komputer bisa dilakukan dengan maksimal dan berdaya
guna.
3. Penyampaian kepada pengurus di wilayah RW IV kelurahan Demangan pentingnya
managemen file di dalam tata kelola administrasi telah dilaksanakan.
4. Program pemerintah dalam memberantas gagap teknologi telah dicapai dengan baik.
Rekomendasi
Pelaksanaan Pengabdian pada masyarakat ini diharapkan dapat terus berkelanjutan,
agar para peserta dapat terus termotivasi dan pemanfaatan Komputer dapat dilakukan
secara maksimal. Hal ini disampaikan oleh para Peserta Pelatihan pada lembar kuisioner
dalam Kritik dan Saran. Seluruh peserta menyetujui perlunya diadakan lagi Pelatihan yang
sama bagi Pengurus RW IV Kelurahan Demangan Yogyakarta.
Tahapan selanjutnya yang harus dilakukan adalah publikasi hasil pengabdian berupa
pembuatan poster dan artikel pengabdian sebagai langkah akhir tujuan dari dilakukannya
kegiatan pengabdian pada masyarakat sebagai salah satu tugas pokok dari seorang dosen
dalam melaksanakan tri dharma PT.
6 . REFERENSI
http://repository.widyatama.ac.id/xmlui/bitstream/handle
Madcoms, 2015, Microsoft Office Word, Excel, Powerpoint untuk
Administrasi Perkantoran, Andi Offset.
Wahana Komputer, 2015, Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint 2013 Untuk
Karyawan, Andi Offset.
BAGI PENGURUS RW IV KELURAHAN DEMANGAN
YOGYAKARTA
1),2)
Marselina Endah Hiswati1), Eny Maria2)
Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Respati Yogyakarta
1)
[email protected], 2) [email protected],
Abstract
Pengurus RT di RW IV di wilayah kelurahan Demangan selama ini masih menggunakan cara
konvensional dalam pembukuan baik dari pengelolaan data yang bersifat administratif sampai pengolahan
keuangan. Hal ini membutuhkan pendokumentasian meski masih dilakukan oleh para pengurus secara
manual dengan cara menulis pada lembaran kertas. Kejadian kehilangan data karena berupa lembaran
kertas dan berupa tulisan tangan sangat rentan dan sering terjadi. Selain ada kemungkinan tulisan tidak
jelas, kertas rusak karena sobek dan tidak ada duplikasi lain. Hal ini akan menimbulkan masalah
serta menyulitkan bagi pengurus untuk pertanggungjawabnnya kepada anggota di wilayah tersebut.
Metode pelatihan dilakukan dengan cara memberikan ceramah dan pen-demontrasian dalam
menggunakan komputer. Ceramah disertai dengan praktek langsung pada komputer. Tingkat pendidikan
peserta yang beraneka ragam menuntut pemateri kesabaran dalam penyampaian materi, harus runtut
pelan dan detail. Kendala peserta yang terdiri dari bapak dan ibu maka dibutuhkan perlakuan yang baik
dan sopan juga tutur kata dan perbuatan kita harus sebagai kaum terpelajar yang menerapkan etika.
Pengabdian pada pengurus di wilayah RW IV kelurahan Demangan ini bertujuan untuk
meningkatkan pengertian dan wawasan pengurus tentang manfaat komputer dan cara menggunakannya
sebagai media pendokumentasian file. Selain itu meningkatkan motivasi pengurus agar pemakaian
komputer bisa dilakukan dengan maksimal dan berdaya guna. Serta membantu program pemerintah
dalam memberantas gagap teknologi.
Kata kunci: Pengurus RT, manajemen file, pelatihan,
1. PENDAHULUAN
Analisa Situasi
Masyarakat membutuhkan akan adanya informasi serta pengelolaan data data pada
saat ini tidak terlepas dari perkembangan teknologi khususnya teknologi informasi.
Penggunaan sarana teknologi menjadi suatu hal yang mutlak namun saat ini penggunaan
sarana teknologi lebih ditingkatkan fungsinya sehingga dapat menggapai segala sisi
kehidupan seperti halnya komputer dalam pemanfaatannya dalam membantu pekerjaan dan
pembukuan organisasi. Baik di tingkat Rukun Tetangga (RT) maupun di tingkat Rukun
Warga (RW) Kelurahan Demangan Kecamatan Gondokusuman Yogyakarta.
Saat ini pemanfaatan sarana teknologi informasi tidak sebatas pada profesional
teknologi informasi namun sudah menjadi kebutuhan masyarakat dalam penggunaannya
sehingga menjadi kebutuhan yang sangat penting. Semakin majunya perkembangan
teknologi informasi didukung dengan semakin murahnya perangkat keras yang dibutuhkan
masyarakat dalam mencari sumber informasi dan memanfaatkannya dengan lebih lagi.
Menurut Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan dalam bukunya Manajemen menyatakan
bahwa Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya
manusia dan sumber sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan.
http://repository.widyatama.ac.id/xmlui/bitstream/handle/123456789/2511/Bab2.pdf?
Pengurus RT di RW IV di wilayah kelurahan Demangan selama ini masih banyak
yang menggunakan cara konvensional dalam pembukuan baik dari pengelolaan data-data
yang bersifat administratif sampai dengan pengolahan keuangan. Hal ini membutuhkan
pendokumentasian meski masih dilakukan oleh para pengurus secara manual dengan cara
menulis pada lembar kertas. Kejadian kehilangan data karena berupa lembaran kertas dan
masih ditulis tangan sangat rentan dan sering terjadi. Selain ada kemungkinan tulisan tidak
jelas dan kertas rusak karena sobek dan tidak ada duplikasi lain. Hal ini akan menimbulkan
masalah serta menyulitkan bagi pengurus untuk pertanggungjawabnnya kepada anggota di
wilayah tersebut.
Hal ini yang menjadikan perhatian akan pentingnya diadakan suatu kegiatan tidak
terlepas dari perkembangan dan pertumbuhan teknologi informasi yang mau tidak mau
harus dikuasai oleh para pengurus khususnya pengurus RT di RW IV di wilayah kelurahan
Demangan sehingga nantinya diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan dan
mengembangkan kemampuan dan ketrampilan agar lebih maju lagi wawasannya serta dapat
menerapkan ilmu yang sudah didapatkan.
Tujuan Pengabdian
Pengabdian pada pengurus di wilayah RW IV kelurahan Demangan ini bertujuan
untuk :
1. Meningkatkan pengertian dan wawasan pengurus di wilayah RW IV kelurahan
Demangan tentang manfaat komputer dan cara menggunakannya sebagai media
pendokumentasian file
2. Meningkatkan motivasi pengurus di wilayah RW IV kelurahan Demangan agar
pemakaian komputer bisa dilakukan dengan maksimal dan berdaya guna.
3. Menyampaikan kepada pengurus di wilayah RW IV kelurahan Demangan
pentingnya managemen file di dalam tata kelola administrasi.
4. Membantu program pemerintah dalam memberantas gagap teknologi.
2. METODE KEGIATAN
Rancangan Kegiatan
Metode dilakukan dengan cara memberikan ceramah dan pen-demontrasian dalam
menggunakan komputer. Ceramah disertai dengan praktek langsung pada komputer.
Tempat dilaksanakannya pelatihan ada di ruang Lab. Akuntansi Komputer di gedung B
lantai 3 kampus I Universitas Respati Yogyakarta. Peserta adalah pengurus RW IV
kelurahan Demangan Yogyakarta.
Peserta dalam pelatihannya didampingi oleh mahasiswa. Dan untuk melatih
mahasiswa dalam menerapkan dan mengimplementasikan kehidupan berorganisasi maka
juga dibentuk kepanitiaan untuk terlaksananya pelatihan ini berjalan dengan baik. Mahasiswa
juga diberi kepercayaan untuk menjadi pemateri sesuai dengan pembagian materi yang
sudah dijadwalkan. Keterlibatan mahasiswa juga untuk mengajarkan pada mahasiswa
sebagai insan intelektual muda dalam menerapkan ilmu yang diperoleh di bangku kuliah
untuk dimanfaatkan di masyarakat.
Untuk bisa dilaksanakannya pelatihan maka perlu dipikirkan waktu yang tepat antara
peserta dan pemateri untuk bisa saling meluangkan waktu diantara tugas dan kewajiban
pekerjaan masing-masing. Rencana kemungkinan waktu adalah masa libur atau hari minggu
dan dilaksanakan dalam sehari penuh selama 8 jam pelatihan.
Ruang Lingkup Dan Obyek
Ruang lingkup peserta pelatihan adalah para pengurus di RW 04 Kelurahan
Demangan Yogyakarta. Peserta terdiri dari bapak dan ibu yang tercantum sebagai pengurus
di bawah lingkup wilayah RW 04 Demangan. Peserta tidak disyaratkan minimal
pendidikannya karena untuk tercapainya tujuan pelatihan yaitu membantu para pengurus
memahami penggunaan perangkat komputer menjadi lebih bermanfaat dalam membantu
pekerjaan sebagai pengurus di RW khususnya dalam pengelolaan manajemen file.
Peserta yang berbeda tingkat pendidikan dan pekerjaannya menjadikan kendala
dalam penyampaian materi dan kendala pemahaman penerimaan materi. Hal ini akan
menyulitkan bagi pemateri pelatihan. Kesabaran dan butuh waktu yang banyak dalam
menyampaikan kepada peserta sehingga pemahaman akan materi dapat diterima dengan
baik.
Bahan Dan Alat Utama
Pelatihan akan berjalan dengan baik dan membutuhkan sarana dalam
pelaksanaannya. Bahan pelatihan berupa materi pelatihan yang harus diajarkan kepada para
peserta merupakan hal utama yang harus dipersiapkan.
Peserta akan diberikan modul materi sebagai panduan pelatihan selain sebagai pelengkap
selama ceramah materi disampaikan.
Materi tersebut di atas akan disampaikan secara bertahap sehingga pengurus di
wilayah RW IV kelurahan Demangan punya wawasan akan manfaat komputer dan cara
menggunakannya sebagai media pendokumentasian file.
Alat utama yang harus disiapkan juga adalah perangkat komputer untuk mempraktekkan
dan mengimplementasikan materi yang disampaikan selama pelatihan berlangsung.
Solusi Pemecahan Masalah
Kendala tingkat pendidikan peserta yang beraneka ragam maka diperlukan
kesabaran pemateri dalam penyampaian materi, harus runtut pelan dan detail. Selain itu
peserta akan dibantu oleh pendamping dalam hal ini oleh mahasiswa untuk membantu
mengawasi dan mengajari secara langsung selama praktek penggunaan komputer dari materi
yang disampaikan.
Kendala peserta yang terdiri dari bapak dan ibu maka dibutuhkan perlakuan yang
baik dan sopan dalam kita menyampaikan materi pelatihan. Selain itu tutur kata dan
perbuatan kita harus diwujudkan sebagai kaum terpelajar yang menerapkan etika.
Kendala status peserta sebagai ibu rumah tangga dan ada yang sebagian bekerja,
menjadikan kendala juga dari sisi perlakuan dan penyampaian materi pelatihan.
Pendampingan oleh mahasiswa diprioritaskan kepada yang memang sangat membutuhkan
misalnya pada ibu rumah tangga yang memang sangat minim pengetahuannya tentang
komputer bahkan ada sama sekali yang belum pernah menggunakannya. Selain itu juga
kemungkinan pelaksanaan pelatihan di waktu yang memungkinkan seluruh peserta bisa
hadir.
Kendala keterbatasan laboratorium komputer tempat pelatihan dilakukan maka
diputuskan target peserta maksimum 20 personil.
3. PELAKSANAAN DAN HASIL PENGABDIAN
Pelaksanaan pelatihan dengan pertimbangan dan diskusi dengan Ketua RW pada
saat pertemuan di kampung maka disepakati pelatihan dilaksanakan pada hari Minggu, 29
Mei 2016.
Peserta hadir untuk registrasi kehadiran dengan menandatangani presensi pada pukul 8.00
wib sampai dengan pukul 9.00 wib. Peserta tidak hadir secara bersamaan, sehingga ini
menjadi penyebab pelatihan baru dimulai pada pukul 9.00 wib.
Pukul 9.00 wib kegiatan pelatihan dimulai dengan dipandu oleh MC/ Master of
Ceremony dari mahasiswa. Dilanjutkan sambutan dari Ketua panitia dan Pengabdi.
Materi pertama diberikan setelah sesi tea dan coffe break yaitu materi tentang
manajemen file yang berakhir pada jam 11.00 wib. Dilanjutkan materi kedua yaitu tentang
pengenalan Ms. Word sampe dengan jam 12.00 wib. Jam 13.00 wib materi ketiga tentang
Ms. Excel diberikan setelah waktu istirahat sholat dan makan siang selesai. Sesi keempat
tentang Blog sebagai materi terakhir diberikan dan dilaksanakan setelah tea dan coffe break
berakhir.
Akhir pertemuan ditutup dengan penyerahan kenangan untuk pengurus RW dan
pembagian doorprice bagi para peserta pelatihan. Hal ini untuk keceriaan acara di akhir
pelatihan. Selanjutnya foto bersama untuk kenang-kenangan.
4. PEMBAHASAN
Capaian Hasil
Kegiatan pengabdian yang sudah dilakukan sampai laporan kemajuan sudah sesuai
jadwal yang direncanakan. Berikut tabel aktivitas pengabdian yang sudah berjalan (Tabel
4.1).
Tabel 4.1 Aktivitas pengabdian yang sudah dilaksanakan
NO
Aktivitas/Kegiatan
Pencapaian
Prosentase
1
Registrasi Peserta
Pemberian Materi
Materi1 (Pengenalan Managemen
File)
Materi 2 (Ms. Word)
Materi 3 (Ms. Excel)
Materi 4 (Blog)
Duplikasi dan Dokumentasi
Pembuatan Laporan
Publikasi (Poster dan Artikel)
Selesai
100%
Selesai
100%
Selesai
Selesai
Selesai
Selesai
Selesai
Selesai
100%
100%
100%
100%
100%
100%
2
3
4
5
Keberhasilan Pelatihan
Pada akhir pelaksanaan Pengabdian, dibagikan kuisioner kepada 16 Peserta dan
kembali 15 lembar atau sebanyak 94% yang mengumpulkan dari keseluruhan peserta.
Kuisioner yang dibagikan terdiri atas lima pertanyaan, dan pilihan jawaban adalah Ya jika
setuju, dan Tidak jika tidak setuju. Hasil perhitungan kuisioner dapat dilihat pada Tabel 4.2.
Tabel 4.2 Hasil Kuisioner Pelatihan Manajemen File
No
1
2
Pertanyaan
Apakah materi Pelatihan bermanfaat?
Apakah Pemateri Pelatihan menyampaikan materi
dengan baik?
Apakah Materi Pelatihan mudah dipahami?
Apakah diperlukan Pelatihan lebih lanjut dengan materi
berbeda?
Apakah kinerja Panitia memuaskan?
Total
3
4
5
Jawaban
Ya
Tidak
15
0
14
1
13
2
15
0
15
72
0
3
Hasil perhitungan jumlah jawaban pada kuisioner selanjutnya dilakukan perhitungan
persentase jawaban yang merasa setuju bahwa materi pelatihan bermanfaat adalah 100%,
Pemateri dapat menyampaikan materi dengan baik yang setuju adalah 93%, materi
pelatihan mudah dipahami yang setuju sejumlah 87%, perlu diadakannnya pelatihan lagi
yang setuju keseluruhan 100% dan hasil kinerja Panitia memuaskan yang setuju 100%.
Hasil kuisioner ini menunjukkan bahwa Pelaksanaan Pengabdian pada Masyarakat ini
Berhasil dilakukan dengan bobot 96% dari hasil kuisioner yang memberi penilaian baik.
Hasil perhitungan persentase ini dapat dilihat pada Tabel 4.3
Tabel 4.3 Hasil Persentase Kuisioner Pelatihan Manajemen File
No
1
2
3
4
5
Pertanyaan
Apakah materi Pelatihan bermanfaat?
Apakah Pemateri Pelatihan menyampaikan materi
dengan baik?
Apakah Materi Pelatihan mudah dipahami?
Apakah diperlukan Pelatihan lebih lanjut dengan
materi berbeda?
Apakah kinerja Panitia memuaskan?
Total
Jawaban
Ya
Tidak
100%
0%
93%
7%
87%
14%
100%
0%
100%
96%
0%
4%
Proses Pelatihan berlangsung dengan baik dan penuh semangat. Kegiatan ini juga
didokumentasikan dengan baik oleh Panitia Pengabdian, dengan setiap rangkaian acara
ditampilkan pada Proses Pelaksanaan Pengabdian Masyarakat dapat dilihat pada gambar 4.1
sampai dengan gambar 4.4.
Gambar 4.1 Suasana Registrasi Peserta
Gambar 4.2 Peserta pelatihan siap mengikuti pelatihan
Gambar 4.3 Suasana saat Penyampaian Materi Pelatihan
Gambar 4.4 Foto Bersama Suasana Penutupan
5 . KESIMPULAN dan REKOMENDASI
Kesimpulan
Pelaksanaan Pengabdian Masyarakat : “Pelatihan Manajemen File Bagi Pengurus
RW IV Kelurahan Demangan ” dapat disimpulkan telah dilaksanakan dengan baik dan
lancar, serta tujuan pelaksanaan Pengabdian ini tercapai.
1. Pengertian dan wawasan pengurus di wilayah RW IV kelurahan Demangan tentang
manfaat komputer dan cara menggunakannya sebagai media pendokumentasian file
telah tercapai. Hal ini ditunjukkan dengan antusiasme para Peserta mengkuti sampai
akhir acara.
2. Pemateri dapat memberikan motivasi bagi pengurus di wilayah RW IV kelurahan
Demangan agar pemakaian komputer bisa dilakukan dengan maksimal dan berdaya
guna.
3. Penyampaian kepada pengurus di wilayah RW IV kelurahan Demangan pentingnya
managemen file di dalam tata kelola administrasi telah dilaksanakan.
4. Program pemerintah dalam memberantas gagap teknologi telah dicapai dengan baik.
Rekomendasi
Pelaksanaan Pengabdian pada masyarakat ini diharapkan dapat terus berkelanjutan,
agar para peserta dapat terus termotivasi dan pemanfaatan Komputer dapat dilakukan
secara maksimal. Hal ini disampaikan oleh para Peserta Pelatihan pada lembar kuisioner
dalam Kritik dan Saran. Seluruh peserta menyetujui perlunya diadakan lagi Pelatihan yang
sama bagi Pengurus RW IV Kelurahan Demangan Yogyakarta.
Tahapan selanjutnya yang harus dilakukan adalah publikasi hasil pengabdian berupa
pembuatan poster dan artikel pengabdian sebagai langkah akhir tujuan dari dilakukannya
kegiatan pengabdian pada masyarakat sebagai salah satu tugas pokok dari seorang dosen
dalam melaksanakan tri dharma PT.
6 . REFERENSI
http://repository.widyatama.ac.id/xmlui/bitstream/handle
Madcoms, 2015, Microsoft Office Word, Excel, Powerpoint untuk
Administrasi Perkantoran, Andi Offset.
Wahana Komputer, 2015, Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint 2013 Untuk
Karyawan, Andi Offset.