Perjalanan Penerapan Sistem Informasi Open Source Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dari tahun 2006 s.d. 2010 | Husnun | Berkala Ilmu Perpustakaan dan Informasi 7738 13768 1 PB
Penerapan
SistemInformasiOpenSourceKoha .'....'.'...../Maria Husnrm*
Perjalanan
PERJALANAN PENERAPAI\ SISTEM INFORMASI OPENSOURCEKOHA
DI PERPUSTAKAA}I T]NTVERSITASMT]HAMMADIYAII SI]RAKARTA
DARI TAHIIN 2006s.d.2010 '
Oleh: Maria Husnun*
ABSTRACT
Thetitle of theresearchis "The chronologt of the applicationof opensonrceinformationsystemKoha in the
library of MuhammadiyahUniversityof Surakartafrom2006to 2010." Thebackgroundof this researrhis that the
developmentof the infortnationtechnologtdemandsthe library to usethe technologt.UMS' Iibrary was thefirst
and its
private-universitylibrary usingKoha systernas theautomaticsystemin Indonesia.Koha'scompletefeatures
The
use
of
English
staff,
language
and
the
small
number
of the
raisedconfusionamongUMS'library
developrnent
communityof Koha usersin Indonesiasometimesleadto misinterpretation.
Themethodusedin this researchwasthequalitativemethod,and itsapproachwasthecasestudy.Thereasonof
ofthequestionswerehow
andwhy.
uniqueandthefortns
thatthecasehappenedwas
usingthesewas
Theresultof theresearchwasthat therewere3periods of thechronologt of Koha applicationin UMSlibrary,
namely:pre-Koha, whilst using Koha, and developingof Koha systern.Theapplication of Koha systemin UMS
library had bem in accordancewith the qtcle of the developmentof the informationsystem.This cycle includes
influentialfactors
planning, analyzing,systerndesigning,irnplementing,operating,evaluating,anddeveloping.The
were:(1) therectorat'ssupports,(2) humanresourceand leadership,(3) trendin thelibrary, (4) integration,(5) the
needof thesystem,(6) thedataanalyze,(7) conmunication,(8) goodcooperation,(9) socialization,(10) open
source,(Il)financial condition,(12) the quality of the system,(13) the readinessof thefacilities.Besides,the
asthetheoreticalcontributionsnarnely:goodcommunicationand
thereweresornenewfoctors
researchfoundthat
readiness
of
thefacilities. It alsofound that therewasonelostfactori namely:
and
the
cooperation,socialization,
userinterface.
Kqt words: Infortnationsystem,KOHA systern,
* MahasiswaMIPUGM
A. Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi dan
komunikasiyangbegitu cepatmenuntutperpustakaan
sebagailembagainformasi menggunakanteknologi
inforrrasi sebagaialat untuk menjalankankegiatan
sehari-hari.Pemanfaatanteknologi informasi sudah
menjadi kebutuhanmutlak bagi perpustakaanuntuk
mencapai efisiensi dan efektifitas pengelolaan
perpustakaan.Melalui teknologi komputer dan
informasi yang semakin maju memungkinkan
kemudahan-kemudahandalam pengelolaan
perpustakaan. Sistem otomasi dan digitalisasi
perpustakaanakanmemberipeluangaksesyang lebih
besar kepadapenggunadan meringankankerja staf
perpustakaan.
PerpustakaanUniversitas Muhammadiyah
Surakarta(JMS) sejak tahunI 994 sudahmenerapkan
otomasidengansistempustaka,yang kala itu hanya
terbatas pada bagian pengolahandan penelusuran
buku. Tahap selanjutnyapada tahun 2004 bergann
Mypus yang berhasil
sistem informasi
34
mengotomasikan
bagianpengolahandanpenelusuran
buku sertabagraoskkulasi dan adminislpsi anggota.
Namrm semakinbanyak data dan masih sederhana
rnryus, menuntutperpustakaanUMS untuk kembali
menggantisisteminformasiperpustakaannya.
Setelah
melalui tahap pemilihan, analisis, penilaian dan
pertimbangan akhirnya pada Februari 2008
perpustakaanUMS secara resmi memilih dan
memanfaatkan.sistem informasi perpn;rstakaan.
open
sourceKohadalampengelolaanperpustakaannya.
Koha memiliki fitur yang lengkapdibandingkan
dengan sistem open source lainnya dan dapat
digunakanuntuk semuauluran perpustakaan.Fiturfitur tersebut dapatdigrrnakansebagaisistemdalam
sirktrlasi, katalogisasi, akuisisi, serial, cadangan,
manajemenpengelolaan,maupunpengelolaancabang
perpustakaan,dengandayatampungdatayang besar.
Koha menggunakan desain database dual yang
memanfaatkankekuatan dari dua jenis database
standarindustri besar (berbasistels dan RDBMS).
Fitur desainmemastikanbahwa Koha dapatdipnkai
Vlll Nomor1,2012
Berkala
llmuPerpustakaan
danInformasi
- Volume
SisteinInformasiOpenSoute Koha ............../
Penerapan
Perjalanan
MariaHusnun*
untuk memenuhi beban transaksi perpustakaan,
apapunukurannya.
Kohajuga dinilai dandiprediksidapatmenqngani
setiap kebutuhansistem informasi perpustakaanke
depankarenaKoha terus dikembangkanoleh teknisi
dari berbagai latar belakang dan oleh berbagai
perpustakaan untuk dapat memenuhi kebutuhan
pengguna. Koha dapat diterapkan pada berbagai
denganberbagaimacamfasilitas.
ukuranperpustakaan
Koha disusununtuk memenuhistandarmanajemen
perpustakaansehinggadapat diintegrasikandengan
sistemmanajemenlain. Koha berbasisopen source,
maka teknologinya murah dan te{angkau, babkan
perpustakaan
kecil dapatmemanfaatkan.
Sepertidalam penerapanKoha di Perpustakaan
UMS tidak semuaberjalanmulus.Banyakkendaladan
masalahyang dihadapi,baik dari segi kesiapanstaf,
budaya organisasi, infrastnrktur dan dukungan
manajemen.Lengkapnyafitur Koha tidak sertamerta
memudahkanstaf untuk mengerjakantugas seharihari, bahkan dinilai lebih rumit dan membuat
kebingunganstaf perpustakaandalarn pemanfaatan
Koha kargna berbagai macarn data harus dientri
label,barcodedanlaporan
melalui sistem.Pencetakan
yang harus melalui beberapatahap juga terkadang
merepotkandanmembuatprosespengolahanmenjadi
lebih lama. Selain itu modifikasi tarnpilan yang
banyak membuat proses pekerjaan menjadi lebih
larnbatsehinggakurangefisiendanefektif.
Di sampingitu Koha terus dikembangkanoleh
penggunanyadari berbagai peryustakaandi dunia
sehinggadalamprakteknyasering terjadi pergantian
aturan dalam pengguna{mKoha. Sehingganap ada
pergantiandanperkembangan
barutersebutsistemdiup-gradeyang terkadangmenimbulkanmasalahdan
kebingungan baik staf maupun pengguna
perpustakaan.Selain itu pengembanganKoha yang
berbahasaInggnr, danmasihsedikitpemakaiKoha di
Indonesiaseringmenimbulkansalahpenafsirandalam
pengembangansistem yang
nnenginnplementasikan
pada akhimya proses implementasipengembangm
sistemini membutuhkanprosesdanwaktuyanglama.
Kurangnya pemahamanpara staf dan pengguna
perpustakaan
terhadapKohamenambahpermasalah
an
yang timbul dari pemanfaatanKoha di perpustakaan
yang timbul tersebut antara
UMS. Masalah-masalah
lain penelusuran koleksi yang harus dilakukan
berulang-ulang, pembuatan laporan yang kurang
lengkap,pengentriankatalog dua kali (double) yang
penumpukandatayangtidak terpakai.
menyebabkan
PerpustakaanUMS merupakan perpustakaan
perguruantinggr pertamayang menerapkanKoha di
Indonesia. Meneliti tentang perjalanan penerapan
Koha di perpustakaanIJMS ini merupakansuatuhal
yang menarik dan unik untuk dilalarkan,karena di
perpustakaanini lah Koha mulai dikembangkandan
diperkenalkandi Indonesia.Padahaldi negara-negara
lain di duniasudahbanyakperpustakaan-perpustakaan
y a n g me n g imp le me n t a s ik a n
dan
mengembangkannya.
Bahkan Koha dinilai mampu
bersaing dengan sistem inforrnasi perpustakaan
lainnyayangberbayar.
Beberapahal inilah yang mendorongpeneliti
tertarik untuk meneliti tentang "Perjalananan
Penerapan Sistem Informasi PerpustakaanOpen
Source Koha di Perpustakaan Universitas
MuhammadiyahSurakartadari tahun2006s.d.2010'.
B. RumusanMasalah
Berdasarkanlatar belakangdi atasmakamasalah
yangdapatdirunruskanadalahsebagaiberikut:
1. BagaimanaperjalananpenerapanKoha di
perpustakaan
UMS dari masake masa?
2. Faktor-faktorapasajayangberpengaruhdalam
penerapanKoha di perpustakaan
UMS?
3. Pelajaranapayangdapatditarik dari
pengalamanperjalananpenerapanKoha di
perpustakaan
UMS?
C. FroposisioElow"
Penelitian ini menggunakan teori tentang
penerapan sistem informasi di organisasi yang
diutarakanoleh Nugroho (2008). Menurut Nugroho
(2008)penerapantersebutmelaluitahap-tahapsebagai
berikutseperti
1. Fase Perencanaan,yaitu dimulai dengan
mendefinisikanmasalah.Analisis ini dilalskan
dengan melihat dari berbagai aspek, misalnya
aspekekonomis,teknis, hukum, waktu dan lain
sebagainya.
2. FaseAnalisis, yaitu meneliti kebutuhanpemakai
informasi dan menentukantingkat penampilan
sistem yang diperlukan untuk memenuhi
kebutuhantersebut.
3. Fase Desain adaLahfase perancangansistem
seoatralengkapbaik dari aspekperangkatkeras
maupunperangkatlunak. Dalam pengembangan
sisteminformasiadaduahal yangharusdirancang
yakni aspek perancanganproses dan aspek
perancangandata.
BerkalaltmuPerpustakaan
dan lnformasi- VolumeVlll Nomor1,2012
35
Mafia Husnrm*
perjalananPenerapan
SistemInformasiopen sourceKoha............../
kecil pada sistem, rnaupunjuga pena:nbahanFaseImplementasiadalahfasedi manaprograrn
penambahan
kecil padakinerjasistem.Padatahap
ditulis, diuji dan disesuaikansampaimemenuhi
ini secarateratur,dilakukan audit sistem untuk
kebutuhan pemakai. Pada fase ini sgmua
menjaminquality assurancedarikinerja sistem.
perangkatlunak dan perangkatkeras dipasang,
dicoba, dan diatur sampai memenuhi harapan
6. Fase Evaluasi @enyempumaan),yakni fass
peningkatan sistem. Dan apabila terjadi
yangditetapkan.Padatahapini fasekritis terletak
penyempumaan
yangbersifatbesarmakatahapan
padafaseperpindahandari sistemlamake sistem
pengembangan
baru.
sistemdapatdimulai kembalidari
awal.
5 . FaseOperasi(Penggunaan)adalahfasedi mana
sistem informasi mulai digunakan untuk
membantuorganisasi.Pada fase ini umumnya
Lebihjelasnyadapatdilihatpadagambarberikutini:
masih terjadi penyempurnaan-penyempurnaan
Gambar I
Siklus PengembanganSistemInformasi
denganmodifikasi
Sumber:Nugroho,Eko. 2008. SistemInformasiManajeme,lr,
36
dan Informasi- VotumeVllt Nomor1,2012
Berkatallmu Perpustakaan
SistemInformasiOpenSourceKoha ............../
Perjalanan
Penerapan
MariaHusnun*
ProposisioWhy'
Sementarauntuk menjawab pertayaan"Y[/hy"
penelitianini menggunakan
teori yangdisebutkanoleh
Burch dan Grunidski (1994) dalam Nugroho (2008)
yang menyebutkanbahwa pada umumnya faktorfaktor yang dapatmempengaruhipenerapansistem
informasi di organisasiadalahintegrasi,format tatap
muka layar tampilan, kekuatankompetitor, kualitas
informasi yang dikehendaki, kebutuhan sistem,
pengolahandata,faktor organisasi,kebutuhanuntung
rugi organisasi,faktor manusiadan masalahhukum.
Dari faktor-faktor tersebutyang paling menentukan
keberhasilanpenerapansuatusisteminformasiadalah
fbktor manusia,karenamanusialahyangmenjalankan
sistern tersebut. Dengan adanya perubahan pada
sisteminformasi yang dipakai,maka secaraotomatis
akan mengubah cara manusia bekerja, belajar dan
mengelolasuatu organisasi.Untuk itu perlu adanya
suatu kesiapandari SDM organisasitersebutuntuk
mau mengubah cara bekerjanya. Kesiapan untuk
berubahini dipengaruhiolehkeyakinandari dalamdiri
staf,budayadanlingkungankerja.
perpustakaan
UMS daritahun2006s.d.2010.
Teknik Pengumpulan Data menggunakan
multisumberbukti (Yin, 2009) yaitu: Dokumentasi,
RekamanArsip, WawancaradanObservasiLangsung.
Teknik Pemilihan Informan dilahkan dengancara
purposive sampling. Analisis Data yahg akan
dilatokan padapenelitian ini akan memakaistategi
yang mendasarkan
padaproposisiteoritis (An, 2009)
Kemudianproposisi-proposisiyang telah dibuat'kan
dijadikan landasan untuk membuat serangkaian
pertanyaanpenelitian, pengumpulan data, reduksi
data,displaydatadanmenarikkesimpulan.
Langkah-langkah penelitian yang dilalcukan
adalah:
1. Merumuskanperiodisasi
2. Membahas cara penerapan Koha pada tiap
periode(terutamapadaperiodetertentu)
3. Mengidentifikasifaktor-faktoryangberpengaruh
dalampenerapanKoha
4. Membandingkanantaratemuandenganproposisi
sertamelakukanpembahasan
D. MetodePenelitian
Penelitianini dilakukandenganmengambilkasus
yang terjadi di perpustakaan Universitas
MuhammadiyahSurakartaselamaprosespenerapan
sistemopensourceKoha dari tahun2006 s.d.2010.
Dipilihnya PerpustakaanLIMS, karenaPerpustakaan
ini merupakan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Pertama di Indonesia yang menerapkan Sistem
Inforrrasi OpenSourceKoha. Selainitu Perpustakaan
UMS juga menjadi rujukan perpustakaanperpustakaanlain di Indonesiayang sudahdan akan
menerapkanKoha.
Metode yang akan dipakai dalam penelitian ini
adalah metode kualitatif dengan pendekatanstudi
kasus.Penelitianini menggunakanmetode.penelitian
studikasusdeskriptifdengankasustunggalyangingin
mendeskripsikan fenomena yang terjadi dalam
penerapansistern informasi Koha di perpustakaan
UMS. Fenomenaini menjadiunik danmenarikuntuk
diteliti karenaKohamerupakansortwareperpustakaan
opensourcepertamadi duniadanperpustakaan
UMS
perguruanti"ggl pertamadi
merupakanperpustakaan
Indonesia yang menerapkannya untuk program
otomasi.Denganmetodestudikasusini, peneliti ingin
memberikan gambaran secara mendalam tentang
penerapansistem informasi perpustakuut Koha di
D. Pembahasan
Dalam penelitian ini dipakai 3 periodisasiyang
disusun atas dasar kenyataanyang t€rjadi tentang
pengembangan
sisternotomasidi Perpusfakaan
UMS.
3 periodetersebutadalah periodepra Koha, periode
Koha, dan periode perluasanpengembanganKoha.
Periode pra Koha membahastentang pertama kali
penggunaansistern otomasi di perpustakaanUMS
samFd denganrencanapergantianke sistemotomasi
Koha.PeriodeKohamembahastentangpenerapandan
pemanfaatansistem otomasi Koha di perpustakaan
UMS. Sedangkanperiode perluasanpengembangan
Koha menceritakantentangusahaperpustakaan
UMS
untuk memperluaspemanfaatandan pengembangan
Kohadimasyarakat.
Apabila digarnbarkanmaka periodisasitersebut
akantampakpadagambar2.
Gambar2
,
Fre {oha
33ff+.s:E13fi&6
,
,!{oha
386S,5,d,?S&G
,
Fer{u*seo Ka-h,e
.3St8s..dsekar*ns
Berkatallmu Ferpustakaan
dan lnformasi- VolumeVlll Nomor1,2012
37
Maria Husnm*
perjalananPenerapan
siste,mInfo'rmasiopen sourceKoha ............../
PeriodePraKohamembahastentangpertamakali
pengguftutn sistem otomasi di perpuslakaanUMS
lampai denganrencanapergantianke sistemotopasi
Koha. Otomasidi perpustakaanUMS sudahdimulai
sejaktahun l994,.SortwareyangdtpakuberbasisDOS
dan benrama Pustaka.Fitur-fitur yang ada dalam
Pustaka di antaranya: Katalogisasi, Sirkulasi,
Pencetakankatalog danbarcodesertaOPAC.Tahun
2003,kemudianberalihpadasistemberbasiswindows
yang diberi namaMypus. Mypus manp-umengatasi
pekerjaan perpustakaanuntuk katalogisasi,patron
manigemenr, sirkulasi (peminjaman-pengembalian,
danreport/laporan)Pertengahan2004, Perpustakaan
IIMS berniatmigrasike sistemberbasisweb.
Namun programrner yan'g disewa gagal
menyelesaikin sistem yang diinginkan oleh
Perpustakaan.
PeriodeKoha membahastentangpenerapandan
pemanfaatansistem otomasi Koha di perpustakaan
IJMS. Tahun 2006, dilakukan perencanaanprogam
otomasidi perpustakaandenganmenganalisissetiap
yang terjadi dan
permasalahan-permasalahan
otomasi seperti
kebutuhan-kebutuhan
menganalis{s
Dari hasil
IJMS
perpustakaan
untuk
cocok
apayang
sistem
didapat
maka
literatut
analisis
searchingdan
dengan
sesuai
serta
pas
bagus
paling
dan
otomasiyang
UMS adalahKoha.
kebutuhanperpustakaan
Koha kemudiandiujicoba dan dipelajari secara
intensif serta dimodifikasi untuk kemudian
diimplementasikan.flingga akhir tahun 2007 Koha
sudah hampir siap uituk diimplementasikan.Awal
UMS
2008,Kohamulai dioperasikandi Perpustakaan
Kemudian
piogram
opname.
stock
bersamaandengan
mulai dijalankan pada bagian pengolahan buku,
sirkulasi, administrasi anggota dan OPAC. Al&ir
2008,Koha mulai dijalankanpadabagianPengadaan.
Pada tahun 2009 Koha berhasil dijalankan pada
pengolahankoleksi periodikal, pembuatanlaporanlaporan, pencetakanbarcode dan label buku serta
Awal 2010, Koha
prosespembayaran.
mensentralisasi
mulai diterapkan untuk pengolahankoleksi audio
visual(CD&DVD)
Periode perluasan pengembanganKoha
UMS untuk
menceritakantentangusahaperpustakaan
Kohadi
danpe'ngembangan
memperluaspemanfaatan
masyarakat. Usaha-usahatersebut antara lain:
me,nawarkankerjasamadengan sekolah menengah,
msnyele'nggarakan
seminartentangKoha,melakukan
pendampingandenganPerpustakaanyang memakai
an.
Koh4 sharin gpengalam
D.1.Cara PenerapanKoha
Berdasarkanpadapemaparantentangperiodisasi
perkembangansistem informasi di Perpustakaan
UMS, maka didapat suatu grafik perkembangan
sepertipadagambar3.
Gambar 3. Grafik PerjalananFerkembanganPenerapanKoha di PerpustakaanUMS
I-t 63 &r
A!,!'l i l ;:- 1
.
FPF*fr.c4fi*ffi
g
':r
,#
&
q,.........'.'...'..".'+7f}J:!fi
. : I J UJ t s "_J W ' '
Y
1+gq 1u4lE
38
tri d'l{Ultd
dan Informasi' VotumeVlll'Nomor1' 2012
Berkataltmu Perpustakaan
l*-r.lu{il{a
f{{J:lxs
+#4{}iJ5
r-d
;!
SistemInformasiOpenSourceKoha .'....'.'...../Maria Husnrm*
Perjalanan
PERJALANAN PENERAPAI\ SISTEM INFORMASI OPENSOURCEKOHA
DI PERPUSTAKAA}I T]NTVERSITASMT]HAMMADIYAII SI]RAKARTA
DARI TAHIIN 2006s.d.2010 '
Oleh: Maria Husnun*
ABSTRACT
Thetitle of theresearchis "The chronologt of the applicationof opensonrceinformationsystemKoha in the
library of MuhammadiyahUniversityof Surakartafrom2006to 2010." Thebackgroundof this researrhis that the
developmentof the infortnationtechnologtdemandsthe library to usethe technologt.UMS' Iibrary was thefirst
and its
private-universitylibrary usingKoha systernas theautomaticsystemin Indonesia.Koha'scompletefeatures
The
use
of
English
staff,
language
and
the
small
number
of the
raisedconfusionamongUMS'library
developrnent
communityof Koha usersin Indonesiasometimesleadto misinterpretation.
Themethodusedin this researchwasthequalitativemethod,and itsapproachwasthecasestudy.Thereasonof
ofthequestionswerehow
andwhy.
uniqueandthefortns
thatthecasehappenedwas
usingthesewas
Theresultof theresearchwasthat therewere3periods of thechronologt of Koha applicationin UMSlibrary,
namely:pre-Koha, whilst using Koha, and developingof Koha systern.Theapplication of Koha systemin UMS
library had bem in accordancewith the qtcle of the developmentof the informationsystem.This cycle includes
influentialfactors
planning, analyzing,systerndesigning,irnplementing,operating,evaluating,anddeveloping.The
were:(1) therectorat'ssupports,(2) humanresourceand leadership,(3) trendin thelibrary, (4) integration,(5) the
needof thesystem,(6) thedataanalyze,(7) conmunication,(8) goodcooperation,(9) socialization,(10) open
source,(Il)financial condition,(12) the quality of the system,(13) the readinessof thefacilities.Besides,the
asthetheoreticalcontributionsnarnely:goodcommunicationand
thereweresornenewfoctors
researchfoundthat
readiness
of
thefacilities. It alsofound that therewasonelostfactori namely:
and
the
cooperation,socialization,
userinterface.
Kqt words: Infortnationsystem,KOHA systern,
* MahasiswaMIPUGM
A. Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi dan
komunikasiyangbegitu cepatmenuntutperpustakaan
sebagailembagainformasi menggunakanteknologi
inforrrasi sebagaialat untuk menjalankankegiatan
sehari-hari.Pemanfaatanteknologi informasi sudah
menjadi kebutuhanmutlak bagi perpustakaanuntuk
mencapai efisiensi dan efektifitas pengelolaan
perpustakaan.Melalui teknologi komputer dan
informasi yang semakin maju memungkinkan
kemudahan-kemudahandalam pengelolaan
perpustakaan. Sistem otomasi dan digitalisasi
perpustakaanakanmemberipeluangaksesyang lebih
besar kepadapenggunadan meringankankerja staf
perpustakaan.
PerpustakaanUniversitas Muhammadiyah
Surakarta(JMS) sejak tahunI 994 sudahmenerapkan
otomasidengansistempustaka,yang kala itu hanya
terbatas pada bagian pengolahandan penelusuran
buku. Tahap selanjutnyapada tahun 2004 bergann
Mypus yang berhasil
sistem informasi
34
mengotomasikan
bagianpengolahandanpenelusuran
buku sertabagraoskkulasi dan adminislpsi anggota.
Namrm semakinbanyak data dan masih sederhana
rnryus, menuntutperpustakaanUMS untuk kembali
menggantisisteminformasiperpustakaannya.
Setelah
melalui tahap pemilihan, analisis, penilaian dan
pertimbangan akhirnya pada Februari 2008
perpustakaanUMS secara resmi memilih dan
memanfaatkan.sistem informasi perpn;rstakaan.
open
sourceKohadalampengelolaanperpustakaannya.
Koha memiliki fitur yang lengkapdibandingkan
dengan sistem open source lainnya dan dapat
digunakanuntuk semuauluran perpustakaan.Fiturfitur tersebut dapatdigrrnakansebagaisistemdalam
sirktrlasi, katalogisasi, akuisisi, serial, cadangan,
manajemenpengelolaan,maupunpengelolaancabang
perpustakaan,dengandayatampungdatayang besar.
Koha menggunakan desain database dual yang
memanfaatkankekuatan dari dua jenis database
standarindustri besar (berbasistels dan RDBMS).
Fitur desainmemastikanbahwa Koha dapatdipnkai
Vlll Nomor1,2012
Berkala
llmuPerpustakaan
danInformasi
- Volume
SisteinInformasiOpenSoute Koha ............../
Penerapan
Perjalanan
MariaHusnun*
untuk memenuhi beban transaksi perpustakaan,
apapunukurannya.
Kohajuga dinilai dandiprediksidapatmenqngani
setiap kebutuhansistem informasi perpustakaanke
depankarenaKoha terus dikembangkanoleh teknisi
dari berbagai latar belakang dan oleh berbagai
perpustakaan untuk dapat memenuhi kebutuhan
pengguna. Koha dapat diterapkan pada berbagai
denganberbagaimacamfasilitas.
ukuranperpustakaan
Koha disusununtuk memenuhistandarmanajemen
perpustakaansehinggadapat diintegrasikandengan
sistemmanajemenlain. Koha berbasisopen source,
maka teknologinya murah dan te{angkau, babkan
perpustakaan
kecil dapatmemanfaatkan.
Sepertidalam penerapanKoha di Perpustakaan
UMS tidak semuaberjalanmulus.Banyakkendaladan
masalahyang dihadapi,baik dari segi kesiapanstaf,
budaya organisasi, infrastnrktur dan dukungan
manajemen.Lengkapnyafitur Koha tidak sertamerta
memudahkanstaf untuk mengerjakantugas seharihari, bahkan dinilai lebih rumit dan membuat
kebingunganstaf perpustakaandalarn pemanfaatan
Koha kargna berbagai macarn data harus dientri
label,barcodedanlaporan
melalui sistem.Pencetakan
yang harus melalui beberapatahap juga terkadang
merepotkandanmembuatprosespengolahanmenjadi
lebih lama. Selain itu modifikasi tarnpilan yang
banyak membuat proses pekerjaan menjadi lebih
larnbatsehinggakurangefisiendanefektif.
Di sampingitu Koha terus dikembangkanoleh
penggunanyadari berbagai peryustakaandi dunia
sehinggadalamprakteknyasering terjadi pergantian
aturan dalam pengguna{mKoha. Sehingganap ada
pergantiandanperkembangan
barutersebutsistemdiup-gradeyang terkadangmenimbulkanmasalahdan
kebingungan baik staf maupun pengguna
perpustakaan.Selain itu pengembanganKoha yang
berbahasaInggnr, danmasihsedikitpemakaiKoha di
Indonesiaseringmenimbulkansalahpenafsirandalam
pengembangansistem yang
nnenginnplementasikan
pada akhimya proses implementasipengembangm
sistemini membutuhkanprosesdanwaktuyanglama.
Kurangnya pemahamanpara staf dan pengguna
perpustakaan
terhadapKohamenambahpermasalah
an
yang timbul dari pemanfaatanKoha di perpustakaan
yang timbul tersebut antara
UMS. Masalah-masalah
lain penelusuran koleksi yang harus dilakukan
berulang-ulang, pembuatan laporan yang kurang
lengkap,pengentriankatalog dua kali (double) yang
penumpukandatayangtidak terpakai.
menyebabkan
PerpustakaanUMS merupakan perpustakaan
perguruantinggr pertamayang menerapkanKoha di
Indonesia. Meneliti tentang perjalanan penerapan
Koha di perpustakaanIJMS ini merupakansuatuhal
yang menarik dan unik untuk dilalarkan,karena di
perpustakaanini lah Koha mulai dikembangkandan
diperkenalkandi Indonesia.Padahaldi negara-negara
lain di duniasudahbanyakperpustakaan-perpustakaan
y a n g me n g imp le me n t a s ik a n
dan
mengembangkannya.
Bahkan Koha dinilai mampu
bersaing dengan sistem inforrnasi perpustakaan
lainnyayangberbayar.
Beberapahal inilah yang mendorongpeneliti
tertarik untuk meneliti tentang "Perjalananan
Penerapan Sistem Informasi PerpustakaanOpen
Source Koha di Perpustakaan Universitas
MuhammadiyahSurakartadari tahun2006s.d.2010'.
B. RumusanMasalah
Berdasarkanlatar belakangdi atasmakamasalah
yangdapatdirunruskanadalahsebagaiberikut:
1. BagaimanaperjalananpenerapanKoha di
perpustakaan
UMS dari masake masa?
2. Faktor-faktorapasajayangberpengaruhdalam
penerapanKoha di perpustakaan
UMS?
3. Pelajaranapayangdapatditarik dari
pengalamanperjalananpenerapanKoha di
perpustakaan
UMS?
C. FroposisioElow"
Penelitian ini menggunakan teori tentang
penerapan sistem informasi di organisasi yang
diutarakanoleh Nugroho (2008). Menurut Nugroho
(2008)penerapantersebutmelaluitahap-tahapsebagai
berikutseperti
1. Fase Perencanaan,yaitu dimulai dengan
mendefinisikanmasalah.Analisis ini dilalskan
dengan melihat dari berbagai aspek, misalnya
aspekekonomis,teknis, hukum, waktu dan lain
sebagainya.
2. FaseAnalisis, yaitu meneliti kebutuhanpemakai
informasi dan menentukantingkat penampilan
sistem yang diperlukan untuk memenuhi
kebutuhantersebut.
3. Fase Desain adaLahfase perancangansistem
seoatralengkapbaik dari aspekperangkatkeras
maupunperangkatlunak. Dalam pengembangan
sisteminformasiadaduahal yangharusdirancang
yakni aspek perancanganproses dan aspek
perancangandata.
BerkalaltmuPerpustakaan
dan lnformasi- VolumeVlll Nomor1,2012
35
Mafia Husnrm*
perjalananPenerapan
SistemInformasiopen sourceKoha............../
kecil pada sistem, rnaupunjuga pena:nbahanFaseImplementasiadalahfasedi manaprograrn
penambahan
kecil padakinerjasistem.Padatahap
ditulis, diuji dan disesuaikansampaimemenuhi
ini secarateratur,dilakukan audit sistem untuk
kebutuhan pemakai. Pada fase ini sgmua
menjaminquality assurancedarikinerja sistem.
perangkatlunak dan perangkatkeras dipasang,
dicoba, dan diatur sampai memenuhi harapan
6. Fase Evaluasi @enyempumaan),yakni fass
peningkatan sistem. Dan apabila terjadi
yangditetapkan.Padatahapini fasekritis terletak
penyempumaan
yangbersifatbesarmakatahapan
padafaseperpindahandari sistemlamake sistem
pengembangan
baru.
sistemdapatdimulai kembalidari
awal.
5 . FaseOperasi(Penggunaan)adalahfasedi mana
sistem informasi mulai digunakan untuk
membantuorganisasi.Pada fase ini umumnya
Lebihjelasnyadapatdilihatpadagambarberikutini:
masih terjadi penyempurnaan-penyempurnaan
Gambar I
Siklus PengembanganSistemInformasi
denganmodifikasi
Sumber:Nugroho,Eko. 2008. SistemInformasiManajeme,lr,
36
dan Informasi- VotumeVllt Nomor1,2012
Berkatallmu Perpustakaan
SistemInformasiOpenSourceKoha ............../
Perjalanan
Penerapan
MariaHusnun*
ProposisioWhy'
Sementarauntuk menjawab pertayaan"Y[/hy"
penelitianini menggunakan
teori yangdisebutkanoleh
Burch dan Grunidski (1994) dalam Nugroho (2008)
yang menyebutkanbahwa pada umumnya faktorfaktor yang dapatmempengaruhipenerapansistem
informasi di organisasiadalahintegrasi,format tatap
muka layar tampilan, kekuatankompetitor, kualitas
informasi yang dikehendaki, kebutuhan sistem,
pengolahandata,faktor organisasi,kebutuhanuntung
rugi organisasi,faktor manusiadan masalahhukum.
Dari faktor-faktor tersebutyang paling menentukan
keberhasilanpenerapansuatusisteminformasiadalah
fbktor manusia,karenamanusialahyangmenjalankan
sistern tersebut. Dengan adanya perubahan pada
sisteminformasi yang dipakai,maka secaraotomatis
akan mengubah cara manusia bekerja, belajar dan
mengelolasuatu organisasi.Untuk itu perlu adanya
suatu kesiapandari SDM organisasitersebutuntuk
mau mengubah cara bekerjanya. Kesiapan untuk
berubahini dipengaruhiolehkeyakinandari dalamdiri
staf,budayadanlingkungankerja.
perpustakaan
UMS daritahun2006s.d.2010.
Teknik Pengumpulan Data menggunakan
multisumberbukti (Yin, 2009) yaitu: Dokumentasi,
RekamanArsip, WawancaradanObservasiLangsung.
Teknik Pemilihan Informan dilahkan dengancara
purposive sampling. Analisis Data yahg akan
dilatokan padapenelitian ini akan memakaistategi
yang mendasarkan
padaproposisiteoritis (An, 2009)
Kemudianproposisi-proposisiyang telah dibuat'kan
dijadikan landasan untuk membuat serangkaian
pertanyaanpenelitian, pengumpulan data, reduksi
data,displaydatadanmenarikkesimpulan.
Langkah-langkah penelitian yang dilalcukan
adalah:
1. Merumuskanperiodisasi
2. Membahas cara penerapan Koha pada tiap
periode(terutamapadaperiodetertentu)
3. Mengidentifikasifaktor-faktoryangberpengaruh
dalampenerapanKoha
4. Membandingkanantaratemuandenganproposisi
sertamelakukanpembahasan
D. MetodePenelitian
Penelitianini dilakukandenganmengambilkasus
yang terjadi di perpustakaan Universitas
MuhammadiyahSurakartaselamaprosespenerapan
sistemopensourceKoha dari tahun2006 s.d.2010.
Dipilihnya PerpustakaanLIMS, karenaPerpustakaan
ini merupakan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Pertama di Indonesia yang menerapkan Sistem
Inforrrasi OpenSourceKoha. Selainitu Perpustakaan
UMS juga menjadi rujukan perpustakaanperpustakaanlain di Indonesiayang sudahdan akan
menerapkanKoha.
Metode yang akan dipakai dalam penelitian ini
adalah metode kualitatif dengan pendekatanstudi
kasus.Penelitianini menggunakanmetode.penelitian
studikasusdeskriptifdengankasustunggalyangingin
mendeskripsikan fenomena yang terjadi dalam
penerapansistern informasi Koha di perpustakaan
UMS. Fenomenaini menjadiunik danmenarikuntuk
diteliti karenaKohamerupakansortwareperpustakaan
opensourcepertamadi duniadanperpustakaan
UMS
perguruanti"ggl pertamadi
merupakanperpustakaan
Indonesia yang menerapkannya untuk program
otomasi.Denganmetodestudikasusini, peneliti ingin
memberikan gambaran secara mendalam tentang
penerapansistem informasi perpustakuut Koha di
D. Pembahasan
Dalam penelitian ini dipakai 3 periodisasiyang
disusun atas dasar kenyataanyang t€rjadi tentang
pengembangan
sisternotomasidi Perpusfakaan
UMS.
3 periodetersebutadalah periodepra Koha, periode
Koha, dan periode perluasanpengembanganKoha.
Periode pra Koha membahastentang pertama kali
penggunaansistern otomasi di perpustakaanUMS
samFd denganrencanapergantianke sistemotomasi
Koha.PeriodeKohamembahastentangpenerapandan
pemanfaatansistem otomasi Koha di perpustakaan
UMS. Sedangkanperiode perluasanpengembangan
Koha menceritakantentangusahaperpustakaan
UMS
untuk memperluaspemanfaatandan pengembangan
Kohadimasyarakat.
Apabila digarnbarkanmaka periodisasitersebut
akantampakpadagambar2.
Gambar2
,
Fre {oha
33ff+.s:E13fi&6
,
,!{oha
386S,5,d,?S&G
,
Fer{u*seo Ka-h,e
.3St8s..dsekar*ns
Berkatallmu Ferpustakaan
dan lnformasi- VolumeVlll Nomor1,2012
37
Maria Husnm*
perjalananPenerapan
siste,mInfo'rmasiopen sourceKoha ............../
PeriodePraKohamembahastentangpertamakali
pengguftutn sistem otomasi di perpuslakaanUMS
lampai denganrencanapergantianke sistemotopasi
Koha. Otomasidi perpustakaanUMS sudahdimulai
sejaktahun l994,.SortwareyangdtpakuberbasisDOS
dan benrama Pustaka.Fitur-fitur yang ada dalam
Pustaka di antaranya: Katalogisasi, Sirkulasi,
Pencetakankatalog danbarcodesertaOPAC.Tahun
2003,kemudianberalihpadasistemberbasiswindows
yang diberi namaMypus. Mypus manp-umengatasi
pekerjaan perpustakaanuntuk katalogisasi,patron
manigemenr, sirkulasi (peminjaman-pengembalian,
danreport/laporan)Pertengahan2004, Perpustakaan
IIMS berniatmigrasike sistemberbasisweb.
Namun programrner yan'g disewa gagal
menyelesaikin sistem yang diinginkan oleh
Perpustakaan.
PeriodeKoha membahastentangpenerapandan
pemanfaatansistem otomasi Koha di perpustakaan
IJMS. Tahun 2006, dilakukan perencanaanprogam
otomasidi perpustakaandenganmenganalisissetiap
yang terjadi dan
permasalahan-permasalahan
otomasi seperti
kebutuhan-kebutuhan
menganalis{s
Dari hasil
IJMS
perpustakaan
untuk
cocok
apayang
sistem
didapat
maka
literatut
analisis
searchingdan
dengan
sesuai
serta
pas
bagus
paling
dan
otomasiyang
UMS adalahKoha.
kebutuhanperpustakaan
Koha kemudiandiujicoba dan dipelajari secara
intensif serta dimodifikasi untuk kemudian
diimplementasikan.flingga akhir tahun 2007 Koha
sudah hampir siap uituk diimplementasikan.Awal
UMS
2008,Kohamulai dioperasikandi Perpustakaan
Kemudian
piogram
opname.
stock
bersamaandengan
mulai dijalankan pada bagian pengolahan buku,
sirkulasi, administrasi anggota dan OPAC. Al&ir
2008,Koha mulai dijalankanpadabagianPengadaan.
Pada tahun 2009 Koha berhasil dijalankan pada
pengolahankoleksi periodikal, pembuatanlaporanlaporan, pencetakanbarcode dan label buku serta
Awal 2010, Koha
prosespembayaran.
mensentralisasi
mulai diterapkan untuk pengolahankoleksi audio
visual(CD&DVD)
Periode perluasan pengembanganKoha
UMS untuk
menceritakantentangusahaperpustakaan
Kohadi
danpe'ngembangan
memperluaspemanfaatan
masyarakat. Usaha-usahatersebut antara lain:
me,nawarkankerjasamadengan sekolah menengah,
msnyele'nggarakan
seminartentangKoha,melakukan
pendampingandenganPerpustakaanyang memakai
an.
Koh4 sharin gpengalam
D.1.Cara PenerapanKoha
Berdasarkanpadapemaparantentangperiodisasi
perkembangansistem informasi di Perpustakaan
UMS, maka didapat suatu grafik perkembangan
sepertipadagambar3.
Gambar 3. Grafik PerjalananFerkembanganPenerapanKoha di PerpustakaanUMS
I-t 63 &r
A!,!'l i l ;:- 1
.
FPF*fr.c4fi*ffi
g
':r
,#
&
q,.........'.'...'..".'+7f}J:!fi
. : I J UJ t s "_J W ' '
Y
1+gq 1u4lE
38
tri d'l{Ultd
dan Informasi' VotumeVlll'Nomor1' 2012
Berkataltmu Perpustakaan
l*-r.lu{il{a
f{{J:lxs
+#4{}iJ5
r-d
;!