Grantino One P D1809028
commit to user
Laporan Kuliah Kerja Pusdokinfo
PENERAPAN SISTEM OTOMASI BERBASIS KOHA DI
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi salah satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Ilmu Perpustakaan
Oleh :
Grantino One Pradhika D1809028
PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN
FALKUTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
commit to user
MOTTO
“
Pahlawan bukanlah orang yang berani menetakkan pedangnya ke pundak lawan,tetapi pahlawan sebenarnya ialah orang yang sanggup menguasai dirinya dikala ia marah.”
[Nabi Muhammad SAW] “Kemenangan yang seindah–indahnya dan sesukar–sukarnya yang boleh direbut oleh manusia ialah menundukan diri sendiri.”
[Ibu Kartini] “Sukses tidak diukur dari posisi yang seseorang raih, melainkan dari seberapa berhasilkah seseorang itu menghadapi kesulitan-kesulitan untuk mencapai kesuksesan.”
(7)
commit to user
PERSEMBAHAN
Kupersembahkan karya ini untuk :
Ø Sutardi dan Nurwahyudiyati, kedua orang tuaku tercinta yang selalu memberi kasih sayang dan doa yang tak pernah putus
Ø Rahma dan Kevin, adikku tersayang
Ø Nia, seseorang yang selalu menemani dan memberiku semangat dalam menyelesaikan Tugas Akhir
Ø Sahabat-sahabatku yang selalu ada disaat aku membutuhkan kalian (adit, aji, petra, ipul, agus, rosyid)
Ø Teman-temanku D3 Perpustakaan Angkatan 2009
(8)
commit to user
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas waktu yang telah ditentukan.
Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak dapat terselesaikan.
Atas tersusunnya Tugas Akhir ini penulis mengucapkan kepada yang terhormat : 1. Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayah selama penulis
mengerjakan Tugas Akhir.
2. Bapak Drs. Sutarno, S.Sos. pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir. 3. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D. Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Drs. Haryanto, M.Lib. Ketua Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 5. Bapak Drs. Widyantoro, M.Si. penguji Tugas Akhir.
6. Ibu Dr. Moordiningsih, M.Si, Psi. Pimpinan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta.
7. Seluruh staf dan karyawan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta.
(9)
commit to user
8. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah banyak memberikan ilmu dan pengetahuan kepada penulis.
9. Semua pihak yang telah membantu dan memudahkan penulisan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis berharap segala saran dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan.
Semoga kebaikan Bapak dan Ibu mendapatkan pahala dari Allah SWT dan menjadi amal kebaikan yang tiada putus–putusnya dan semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.
Surakarta, 5 Juni 2012
(10)
commit to user
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERNYATAAN ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ... iii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iv
HALAMAN PENGESAHAN ... v
MOTTO ... vi
HALAMAN PERSEMBAHAN ... vii
KATA PENGANTAR... viii
DAFTAR ISI... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR BAGAN ... xiv
DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvi
ABSTRAK ... xvii
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 3
(11)
commit to user
1.4 Pelaksanaan ... 5
1.5 Metode Penugumpulan Data ... 5
BAB II. LANDASAN TEORI ... 7
2.1 Pengertian Otomasi Perpustakaan ... 7
2.2 Syarat Otomasi Perpustakaan ... 8
2.3 Manfaat Otomasi Perpustakaan ... 11
2.4 Tujuan Otomasi Perpustakaan ... 12
2.5 Cakupan Otomasi Perpustakaan ... 14
2.6 Pengertian Software Koha ... 15
BAB III . GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA ... 18
3.1 Sejarah Perpustakaan ... 18
3.2 Visi, Misi, Tujuan dan Fungsi ... 20
3.3 Struktur Organisasi ... 21
3.4 Sumber Daya Manusia ... 32
3.5 Gedung dan Ruang ... 36
3.6 Sumber Dana ... 38
3.7 Sarana dan Prasarana ... 39
3.8 Koleksi ... 41
3.9 Layanan ... 47
BAB IV. PEMBAHASAN ... 59
4.1 Alasan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta Menerapkan Sistem Otomasi Berbasis Koha ... 59
(12)
commit to user
4.2 Fitur-Fitur yang dimiliki oleh Software Koha ... 63
4.3 Hambatan-Hambatan yang dialami Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dalam Penerapan Sistem Otomasi Berbasis Koha ... 80
4.4 Cara Mengatasi Hambatan-Hambatan yang dialami dalam Proses Penerapan Sistem Otomasi Berbasis Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta ... 83
BAB V PENUTUP ... 87
5.1 Kesimpulan ... 87
5.2 Saran ... 88
DAFTAR PUSTAKA ... 89 LAMPIRAN
(13)
commit to user
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Daftar Karyawan Perpustakaan UMS 2012 ... 34
Tabel 3.2 Data Karyawan yang Berijazah Perpustakaan ... 35
Tabel 3.3 Daftar Jenis Sarana Prasarana Perpustakaan UMS... 39
Tabel 3.4 Daftar Inventaris Buku dan Non Buku ... 46
(14)
commit to user
DAFTAR BAGAN
(15)
commit to user
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Tampilan Koha Sebelum Log in ... 63
Gambar 4.2 Tampilan Koha Log in ... 64
Gambar 4.3 Tampilan Menu Utama ... 64
Gambar 4.4 Tampilan Patrons Management ... 67
Gambar 4.5 Tampilan Circulation ... 69
Gambar 4.6 Tampilan Cataloging ... 70
Gambar 4.7 Tampilan OPAC ... 72
Gambar 4.8 Tampilan OPAC: advance search ... 72
Gambar 4.9 Tampilan Serials ... 73
Gambar 4.10 Tampilan Acquisition ... 74
Gambar 4.11 Tampilan Reports ... 75
Gambar 4.12 Tampilan About Koha ... 76
Gambar 4.13 Tampilan Barcode Generator ... 77
Gambar 4.14 Tampilan Calendar ... 78
(16)
commit to user
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Tugas Lampiran 2. Laporan Periodik Lampiran 3. Denah Lantai Dasar Lampiran 4. Denah Lantai 1 Lampiran 5. Denah lantai 2 Lampiran 6. Denah lantai 3 Lampiran 7. Sertifikat Magang
(17)
commit to user
ABSTRAK
Grantino One Pradhika, D1809028, Penerapan Sistem Otomasi Berbasis Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta, D III Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012.
Penerapan sistem otomasi di perpustakaan nyatanya sangat membantu kinerja dari pustakawan dalam hal pelayanan kepada pengguna. Untuk mengefisiensikan pelayanan pengguna, Perpustakaan UMS memilih Koha sebagai sistem otomasinya.Penulis mengupas alasan Perpustakaan UMS memilih Koha sebagai sistem otomasinya, fitur-fitur yang dimiliki oleh Koha, hambatan-hambatan yang dialami dalam proses penerapan sistem otomasi dan pemecahan masalahnya.
Penulisan Tugas Akhir ini, teknik pengumpulan data yang digunakan dengan menggunakan metode observasi yaitu dengan pengamatan, metode wawancara yaitu melakukan tanya jawab, metode studi pustaka yaitu dengan media cetak dan metode dokumentasi yaitu dengan mengumpulkan data.
Tugas Akhir ini dapat diketahui bahwa alasan Perpustakaan UMS memilih Koha sebagai sistem otomasinya karena terbatasnya dana dan banyak pengembang, Koha juga memiliki fitur yang lengkap, pengembangan software tidak dibatasi, dapat dikolaborasikan dengan software lainnya, serta sistem otomasi Koha juga sudah teruji. Hambatan yang dialami antara lain karena gejala teknis seperti masalah pada server dan listrik serta pada sumber daya manusia yang kurang memiliki pengetahuan tentang Koha, tingkat pendidikan staf yang berbeda-beda.
(18)
commit to user
BAB I PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG
Kebutuhan masyarakat akan informasi yang sedang marak di perbincangkan membuat peran perpustakaan semakin vital bagi kehidupan infomasi. Dengan berkembangnya Teknologi di jaman modern ini akan mendorong perpustakaan untuk memodernisasi diri guna mencukupi kebutuhan informasi para penggunanya. Menurut Sulistyo Basuki dalam bukunya Periodisasi Perpustakaan (1994:1) menyebutkan bahwa,
Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian atau subbagian dari sebuah gedung ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku, biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu serta digunakan untuk anggota perpustakaan.
Hadirnya perpustakaan di tengah-tengah masyarakat bukan hanya untuk sarana menambah pengetahuan maupun wawasan akan tetapi juga mampu membantu masyarakat dalam mengembangkan teknologi sederhana yang dapat membantu pemecahan masalah dalam pekerjaan mereka. Di negara–negara yang sudah mengalami kemajuan di bidang teknologi dan informasi, informasi yang terdapat di perpustakaan dapat diakses dimana saja dan kapan saja, tidak menutup kemungkinan dapat mengakses di rumah, di kantor, di ruang kuliah dan tempat-tempat lainnya. Secara tidak langsung teknologi telah merubah paradigma tentang perpustakaan, yang sebelumnya hanya sebagai suatu sarana atau tempat untuk menyimpan bahan pustaka berupa buku, majalah, koran dan
(19)
commit to user
informasi aktual lainya yang secara pasif menunggu pembaca menjadi sebuah pusat informasi aktual yang secara proaktif berada di mana–mana dan dapat diakses kapan saja.
Berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi di masa sekarang ini, perpustakaan sebagai sarana pusat informasi yang aktual harus dapat mengikuti laju perkembangan arus informasi yang semakin global. Dengan teknologi, perpustakaan seharusnya mempunyai perencanaan operasional dalam jangka yang relatif panjang guna meningkatkan akses dalam pengolahan dan sistem pelayanan kepada para pengguna perpustakaan dengan seefektif dan seefisien mungkin, cepat, tepat dan berdayaguna secara optimal ditangan pengguna.
Faktanya peran sebuah perpustakaan di Universitas sangat penting, karena suatu perpustakaan adalah pusat informasi yang aktual yang sangat menunjang dalam program pendidikan di lingkungan akademik. Perpustakaan bisa disebut berkualitas bila suatu perpustakaan itu memiliki kelengkapan sarana maupun prasarana dan keefektifan dalam pelayanan jasa yang diberikan oleh perpustakaan.
Penggunaan perangkat lunak (software) di sebuah Perpustakaan menjadi sangat penting. Dengan diterapkannya perangkat lunak yang mendukung maka kegiatan dalam perpustakaan akan menjadi cepat dan efisien, pengguna pun akan merasa puas dalam hal pelayanan. Perangkat lunak yang mendukung akan membantu proses kinerja di perpustakaan seperti pemrosesan data serta juga dapat membantu pengguna dalam
(20)
commit to user
pencarian bahan pustaka. Dengan penggunaan perangkat lunak maka proses kerja yang terjadi di perpustakaan akan lebih cepat, efektif dan efisien.
Pada proses pelayanan dan pengolahan data, Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta sudah menerapkan sistem otomasi. Perangkat lunak yang digunakan Perpustakaan Muhammadiyah Surakarta adalah KOHA. Berdasarkan hal tersebut di atas, maka penulis memilih judul “ PENERAPAN SISTEM OTOMASI BERBASIS KOHA DI
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
SURAKARTA “ sebagai Tugas Akhir yang digunakan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang perpustakaan.
1.2. Rumusan Masalah
Dari uraian di atas dapat kita rumuskan sebagai permasalahan berikut : 1.2.1 Apa alasan perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta
menerapkan sistem otomasi berbasis KOHA?
1.2.2 Fitur-fitur apa saja yang dimiliki oleh sistem otomasi berbasis Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta? 1.2.3 Apa saja hambatan-hambatan dalam proses penerapan sistem
otomasi berbasis KOHA di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta?
(21)
commit to user
1.2.4 Bagaimana cara mengatasi hambatan-hambatan yang dialami dalam proses penerapan sistem otomasi berbasis KOHA di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta?
1.3. Tujuan
Tujuan dari pembahasan Penerapan Sistem Otomasi Berbasis KOHA di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta adalah: 1.3.1 Untuk mengetahui alasan pemilihan sistem otomasi berbasis
KOHA di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta 1.3.2 Untuk mengetahui fitur-fitur yang dimiliki oleh sistem otomasi
berbasis Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta
1.3.3 Untuk mengetahui hambatan-hambatan yang dialami dalam penerapan sistem otomasi berbasis KOHA di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta
1.3.4 Untuk mengetahui cara mengatasi hambatan-hambatan yang dialami dalam penerapan sistem otomasi berbasis KOHA di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta
(22)
commit to user
1.4. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan selama dua bulan, mulai tanggal 13 Februari 2012 sampai 7 April 2012 bertempat di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta.
1.5. Metode Pengumpulan Data
Bersamaan dengan Praktek Kerja Lapangan, penulis mengumpulkan data untuk mendukung penulisan Tugas Akhir. Metode Pengumpulan data yang digunakan penulis antara lain:
1.5.1 Metode Observasi
Observasi (Pengamatan) adalah metode pengumpulan data dimana peneliti atau kolaboratornya mencatat informasi sebagaimana yang mereka saksikan selama penelitian (W. Gulo,2002:116). Dalam hal ini penulis melakukan pengamatan secara langsung secara obyektif terhadap tempat Paktek Kerja Lapangan dalam hal ini Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta guna mengumpulkan informasi–informasi yang dapat membantu penulis dalam menulis Tugas Akhir.
1.5.2. Metode Wawancara
Wawancara adalah bentuk komunikasi langsung antara peneliti dan responden (Gulo,2002:119). Penulis melakukan komunikasi secara langsung dalam bentuk tanya jawab kepada
(23)
commit to user
responden guna mencari dan mengumpulkan data–data yang diperlukan untuk mendukung penulisan Tugas Akhir.
1.5.3. Metode Studi Pustaka
Studi Pustaka adalah cara pengumpulan data yang digunakan sebagai acuan dan rujukan dalam pengumpulan data dan menafsirkannya harus dilakukan dengan tolak ukur berupa teori– teori yang diterima kebenarannya di dalam berbagai literatur (Nawawi, 1994:23). Penulis mengumpulkan data dan informasi dari berbagai sumber dalam berbagai literatur sebagai acuan atau bagi penulis dalam penulisan Tugas Akhir.
1.5.4. Metode Dokumentasi atau Arsip
Metode dokumentasi yaitu mencari data tentang hal-hal atau variabel yang berupa catatan, transkrip, buku surat kabar, majalah, prasasti, notulen, rapat dan lain-lain (Suharsini Arikunto 1992:200). Dengan metode dokumentasi atau arsip seperti buku panduan serta dokumen yang mendukung kegiatan sehari–hari Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta, penulis dapat memperoleh data tentang gambaran umum Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta.
(24)
commit to user
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Otomasi Perpustakaan
Sebagian besar perpustakaan di Indonesia pada umumnya telah menggunakan komputer sebagai penunjang kinerjanya. Berikut ini beberapa pengertian tentang otomasi perpustakaan, antara lain: menurut Miyarso Dwi Aji dalam jurnalnya yang dikutip dari Harrod (1990:47) “Otomasi adalah pengorganisasian mesin untuk mengerjakan tugas-tugas rutin, sehingga hanya dibutuhkan sedikit campur tangan manusia.” Sedangkan dalam Concise Oxford Dictionary (1982:59) menjelaskan bahwa ”Otomasi adalah penggunaan peralatan yang dioperasikan secara automasi, untuk menghemat tenaga fisik dan mental manusia.” Pada kamus Ilmu Perpustakaan Elsevier (Clason,1976) “Otomasi dinyatakan sebagai proses atau kegiatan yang dihasilkan oleh mesin.”
Selanjutnya pengertian Salim (1991:1067) berpendapat, “Otomasi perpustakaan adalah suatu sistem atau metode yang menggunakan peralatan untuk menggantikan tenaga manusia dalam kegiatan rutin.” Dalam bukunya yang berjudul Periodisasi Perpustakaan Indonesia, Sulistyo Basuki berpendapat, ”Otomasi perpustakaan adalah penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan, mulai dari pengadaan hingga ke jasa informasi bagi pembaca (Sulistyo Basuki,1994:1).”
(25)
commit to user
Berdasarkan jurnal Kepustakawanan dan Masyarakat Membaca (2005:10): Otomasi perpustakaan adalah penggunaan/pemanfaatan teknologi komputer yang terkait dengan pengelolaan perpustakaan untuk lebih memudahkan, mempercepat, mengefisiensikan pekerjaan
perpustakaan, baik untuk petugasnya maupun untuk
pengguna/pengunjungnya berdasarkan pemahaman teori
dasar/prinsip dasar ilmu perpustakaan. Sedangkan menurut A. Ridwan Siregar (1988:21):
Otomasi perpustakaan adalah suatu kegiatan pengkomputerisasian rutinitas dan operasi sistem kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping), mencakup beberapa bidang kegiatan antara lain: pengadaan, pengkatalogan, pengawasan sirkulasi dan pengawasan serial.
2.2 Syarat Otomasi Perpustakaan
Sistem otomasi perpustakaan memiliki beberapa syarat yang saling mendukung dan saling terkait satu dengan yang lainnya. Yang bila tidak ada satu syarat saja akan mengganggu kinerja sistem otomasi itu sendiri. Menurut Wahyu Surpiyanto dan Ahmad Muhsin dalam bukunya Teknologi Informasi Perpustakaan (2008:37), “sistem otomasi memiliki beberapa syarat, antara lain: Pengguna (users), Perangkat Keras (hardware), Perangkat Lunak (software), Jaringan (network), Data, Panduan Operasional (Manual).” Sedangkan menurut Nur (2007:7), “sebuah sistem otomasi perpustakaan umumnya terdiri dari tiga bagian: pangkalan data, pengguna (users), perangkat otomasi (software dan hardware).
Sistem otomasi setidaknya harus terdapat; pengguna, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan serta data yang akan diinformasikan. Antara syarat yang satu dengan syarat yang lain saling menunjang
(26)
commit to user
kinerjannya. Dari pendapat-pendapat di atas syarat-syarat otomasi perpustakaan, sebagai berikut:
1. Pengguna (users)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem otomasi perpustakaan (Wahyu Surpiyanto,2008:37). Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna–penggunanya yang terdiri atas pustakawan, staf yang selanjutnya bertindak sebagai operator atau teknisi, serta para anggota perpustakaan.
2. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras merupakan sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah suatu data yang ada di perpustakaan menjadi informasi secara cepat dan tepat serta diperlukan program untuk menjalankan mesin tersebut (Wahyu Surpiyanto,2008:37). Perangkat Keras berfungsi untuk mengumpulkan data–data serta mengubah data–data ke dalam suatu bentuk yang nantinya akan dapat diproses oleh komputer. Hardware pada otomasi perpustakaan terdiri dari komputer, scanner, digital camera dan CD Writer.
3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat Lunak merupakan suatu piranti dari sistem otomasi perpustakaan yang digunakan untuk memberikan perintah-perintah yang memberitahu perangkat keras untuk melakukan suatu pekerjaan sesuai dengan perintah (Wahyu Surpiyanto,2008:37).
(27)
commit to user
Perangkat keras dan perangkat lunak saling berkaitan satu sama lain, tanpa adanya perangkat lunak, perangkat keras tidak akan ada gunanya. Perangkat lunak juga bisa diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai baik multi-tasking ataupun multi-user. Bentuk-bentuk perangkat lunak (software) dalam otomasi perpustakaan seperti CDS/ISIS dari UNESCO yang dapat diperoleh secara gratis melalui internet.
4. Jaringan (Network)
Jaringan merupakan sarana penghubung antara komputer satu dengan komputer yang lain agar menjadi suatu keterkaitan antar komputer (Wahyu Surpiyanto,2008:37). Semua komputer yang ada dipusatkan kepada satu komputer host atau server yang mengatur semua kinerja dari sistem otomasi. Jaringan juga merupakan piranti vital dalam menunjang kinerja sistem otomasi perpustakaan.
5. Data
Data bisa disebut bahan baku dari sebuah informasi. Data bisa berupa alfabet, angka maupun simbol khusus baik dalam bentuk kertas, elektonik maupun bentuk lainnya yang kemudian diproses oleh komputer untuk dijadikan sebuah informasi.
6. Manual/Panduan Operasional
Manual/Panduan Operasional bisa disebut juga prosedur atau penjelasan cara pemasangan, penyesuaian, menjalankan suatu
(28)
commit to user
perangkat keras atau perangkat lunak dengan baik dan benar (Wahyu Surpiyanto,2008:37). Manual juga bisa diartikan sebagai kunci untuk kelancaran kinerja suatu sistem otomasi perpustakaan. Dengan berkembangnya jaringan internet dan perkembangan teknologi sekarang ini, dapat memudahkan seseorang untuk mencari referensi tentang panduan operasional suatu sistem. Dengan kata lain seseorang tidak perlu datang ke perpustakaan untuk mencari buku tentang panduan operasional, tapi seseorang perlu kejelian untuk mencari referensi melalui akses internet.
Sejalan dengan terpenuhinya syarat-syarat di atas sistem otomasi perpustakaan akan dapat berjalan dengan baik dan maksimal, maka kinerja deri pustakawan di perpustakaan akan lebih mudah dan cepat. Sebaliknya bila satu syarat tidak terpenuhi maka sistem otomasi di perpustakaan tidak akan bisa berjalan sebagaimana mestinya, hal ini dapat menghambat pelayanan di perpustakaan.
2.3 Manfaat Otomasi Perpustakaan
Teknologi informasi memiliki peran yang sangat penting dalam meningkatkan pelayanan perpustakaan di masa modern saat ini. Penerapan sistem otomasi perpustakaan memiliki banyak manfaat bagi perpustakaan itu sendiri. Dengan berkembangnya teknologi informasi nyatanya membuat perpustakaan untuk menerapkan sistem otomasi perpustakaan. Banyak manfaat yang diperoleh dari penerapan sistem otomasi perpustakaan bagi sebuah perpustakaan, antara lain mengefisiensikan
(29)
commit to user
kinerja perpustakaan, mempercepat pelayanan di perpustakaan, mempercepat proses temu balik di perpustakaan, dan memudahkan kinerja dari pustakawan. Menurut Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin (2008: 37) Sistem otomasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan teknologi informasi akan memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. 2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna
perpustakaan.
3. Meningkatkan citra perpustakaan
4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional, dan global
Sedangkan menurut Shopia (1998:17), penggunaan teknologi komputer di perpustakaan memiliki banyak manfaat, antara lain:
1. Mempercepat proses temu balik informasi (information retrieval). 2. Memperlancar proses pengolahan, pengadaan bahan pustaka. 3. Komunikasi antar perpustakaan
4. Menjamin pengelolaan data administrasi perpustakaan.
Pekerjaan yang sebelumnya dikerjakan secara manual dapat dipercepat dan diefisienkan dengan penerapan teknologi informasi. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusuri kembali. Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk pengembangan perpustakaan karena pekerjaan yang sifatnya berulang telah di ambil alih oleh komputer.
2.4 Tujuan Otomasi Perpustakaan
Penerapannya otomasi perpustakaan memiliki beberapa tujuan. Mempermudah kinerja di perpustakaan, meminimalisir terjadinya duplikasi karya, meningkatkan efisiensi dalam pelayanan serta
(30)
commit to user
meningkatkan ruang lingkup jasa yang ada di perpustakaan. Beberapa pakar memiliki pendapat tersendiri mengenai tujuan diterapkannya sistem otomasi di perpustakaan. Menurut M. Toha Mahmun yang diambil dari Cochrane (1955:31), otomasi perpustakaan memiliki beberapa tujuan, antara lain:
1. Memudahkan integrasi kegiatan perpustakaan
2. Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan 3. Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan
4. Menghindari dari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan
5. Memperluas jasa perpustakaan
6. Memberikan peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan 7. Meningkatkan efisiensi
Sedangkan menurut Harmawan (2009:6-7), tujuan penerapan sistem otomasi di perpustakaan, antara lain:
1. Mengatasi keterbatasan waktu
2. Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dsb. 3. Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama
4. Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian 5. Memperingan pekerjaan
6. Meningkatkan layanan
7. Memudahkan dalam pembuatan laporan statistik 8. Menghemat biaya
9. Menumbuhkan rasa bangga
10. Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi. Berdasarkan pendapat-pendapat para ahli di atas terbukti bahwa penerapan sistem otomasi di perpustakaan memiliki banyak tujuan yang berguna bagi perkembangan perpustakaan di masa teknologi informasi saat ini. Mengefisiensi waktu, memperingan pekerjaan pustakawan, menghemat biaya, mempermudah pelayanan merupakan beberapa tujuan-tujuan diterapkannya sistem otomasi di perpustakaan guna
(31)
commit to user
mengembangkan perpustakaan sebagai pusat informasi yang dapat memenuhi kebutuhan informasi para penggunanya.
2.5 Cakupan Otomasi Perpustakaan
Penerapan sistem otomasi di perpustakaan sangat memperngaruhi kinerja di perpustakaan. Cakupan otomasi layanan perpustakaan yang dalam menjalankan layanan dapat di jalankan secara otomatis dengan menggunakan teknologi informasi. Menurut Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin dalam bukunya yang berjudul Teknologi Informasi Perpustakaan (2008:37), “Cakupan otomasi perpustakaan terdiri atas: usulan koleksi, invetarisasi, katalogisasi, sirkulasi, pengolahan terbitan berkala, pengelolaan anggota.” Sedangkan menurut Gatot Subroto (2003:3), “cakupan otomasi terdiri dari: pengadaan koleksi, katalogisasi, sirkulasi, pengelolaan terbitan berkala, penyediaan katalog (OPAC), pengelolaan anggota, statistik (laporan).
Berdasarkan teori di atas terdapat beberapa cakupan dari sistem otomasi di perpustakaan, antara lain:
1. Usulan koleksi
Cakupan ini pengguna dapat mengusulkan buku-buku yang diperlukan oleh pengguna agar dapat dibeli oleh perpustakaan dengan bantuan sistem otomasi perpustakaan.
(32)
commit to user 2. Inventarisasi
Di cakupan ini penginventarisasian sarana prasarana menjadi lebih mudah dan efisien karena campur tangan sistem otomasi perpustakaan.
3. Katalogisasi
Sistem katalogisasi menjadi lebih mudah dan simpel dengan menggunakan bantuan teknologi informasi.
4. Sirkulasi
Sistem otomasi perpustakaan sangat berpengaruh dalam kinerja di bagian sirkulasi. Sistem otomasi yang terintegrasi dapat mempercepat kinerja dan lebih efisien dalam hal waktu.
5. Pengelolaan penerbitan berkala
Cakupan ini berisikan pengelolaan terbitan berkala seperti buletin, majalah, dan koran menjadi lebih cepat karena sistem komputer yang menunjang kinerjanya.
6. Pengelolaan anggota
Pengelolaan anggota perpustakaan lebih efektif dan efisien waktu bila dibandingkan sebelum diterapkannya sistem otomasi pada perpustakaan.
2.6 Pengertian Software KOHA
Koha pertama kali dikembangkan oleh Katipo Communications, mulai digunakan oleh Horowhenua Library Trust New Zealand pada tahun 2001. Koha mulai banyak digunakan oleh pengguna sejak versi 2. Pada
(33)
commit to user
KOHA versi 3 diintegrasikan dengan Zebra Database Engine yang memungkinkan digunakan pada perpustakaan skala besar.
Saat ini Koha telah digunakan oleh banyak perpustakaan di dunia dan didukung oleh banyak perusahaan komersi. Tercatat dalam http://www.librarytechnology.org/ institusi yang menggunakan KOHA sebanyak 1312. Perusahaan komersial yang mendukung Koha hingga saat ini antara lain: Anant Corporation, ByWater Solutions, CALYX information essentials, Catalyst IT Ltd, Puntobiblio, Equinox Software, Gobierno de España –Ministerio de Cultura, LibLime, Libriotech, LibSoul, LMP, Nucsoft OSS Labs, OSS Labs, PakistanLibrary Automation Group, Progilone, Prosentient Systems, PTFS, PTFS Europe, Software.Coop, Sys-Tech, dan Young Innovations Pvt. Ltd.
Koha adalah ILS (Integrated Library System) sumber terbuka (open source) yang kaya dengan fitur. Koha menyediakan berbagai sistem perpustakaan yang terintegrasi mulai dari sistem pengkatalogan, OPAC, sirkulasi, maupun pengadaan.
Selain Koha, ada beberapa software perpustakaan yang berbasis open source atau perangkat lunak yang kode sumbernya disertakan dalam lisensi yang dapat digunakan, diubah, dikembangkan dan didistribusikan ulang oleh pengguna. Beberapa softwareopen source itu selain Koha yang beredar di pasaran dan dapat diunduh secara gratis, antara lain:
(34)
commit to user 1. SLiMS, Indonesia
2. PhpMyLibrary, Philippines 3. Evergreen, United States 4. WebLIS, UNESCO & Poland 5. PMB (PhpMyBibli), France
(35)
commit to user
BAB III
GAMBARAN UMUM
PERPUSTAKAAN MUHAMMADIYAH SURAKARTA
3.1 Sejarah Perpustakaan
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS) berdiri sejak tanggal 18 September 1958, bersamaan dengan berdirinya IKIP Muhammadiyah Surakarta, sebagai cabang dari Universitas Muhammadiyah Jakarta. Seiring dengan perubahan status IKIP Muhammadiyah Surakarta menjadi Universitas Muhammadiyah Surakarta, Perpustakaan UMS juga mengalami perkembangan yang cukup berarti. Terbukti dengan semakin banyaknya perubahan yang terjadi dalam rangka memajukan diri. Beberapa perubahan tersebut meliputi gedung, fasilitas, dana, pengelolaan dan jumlah koleksi yang terus bertambah dalam jumlah judul dan eksemplarnya, serta ragam ataupun jenis koleksinya. Demikian juga dengan sistem sentralisasi yang telah berubah ke sistem desentralisasi. Perpustakaan UMS yang dulu hanya satu-satunya perpustakaan di lingkungan UMS, saat ini dengan beberapa perpustakaan fakultas dan perpustakaan unit penunjang yang lain semakin banyak memiliki peluang untuk mengembangkan diri secara lebih baik dan optimal, dalam rangka mewujudkan perpustakaan online yang mampu mengikuti perkembangan informasi di dunia informasi, khususnya dalam dunia pendidikan.
(36)
commit to user
Menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas kurang lebih 4000 meter persegi sejak Februari 1994, banyak kemajuan yang telah dicapai oleh Perpustakaan UMS. Perhatian yang cukup serius dari pimpinan UMS dan semangat kerja yang tinggi dari tenaga pengelola, mampu mengantarkan Perpustakaan UMS untuk berubah menjadi perpustakaan yang modern, yaitu perpustakaan yang didukung oleh teknologi informasi dan komunikasi dalam usaha mendukung kegiatan proses belajar mengajar (fungsi edukatif) di UMS secara lebih lebih efektif dan efisien, dengan hasil akhir yang optimal.
Sejak dari awal keberadaanya, Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta telah mengalami beberapa kali pergantian kepemimpinan, yakni :
Tahun ... -1989 : Drs. Sujadi
Tahun 1989-1992 : Drs. Bambang Raharjo Tahun 1992-1994 : Drs. Djoin Sunaryo
Tahun 1994-1997 : Drs. Bambang Setiaji, M.A. Tahun 1997-1997 : Sri Padmantyo, S.E., M.P.A. Tahun 1997-2001 : Drs. Maryadi, M.A.
Tahun 2001-2001 : Drs. Wahyono, Akt., M.A. Tahun 2001-2006 : Dra. Hj. Anissa Setyawati
Tahun 2006-2008 : Gunawan Ariyanto, ST.,M.Comp.Sc. Tahun 2008-2010 : Denny Vitasari, ST., M.Eng.Sc. Tahun 2010-Sekarang: Dr. Moordiningsih M.Si. Psi`.
(37)
commit to user
3.2 Visi, Misi, Tujuan dan Fungsi Perpustakaan UMS
3.2.1 Visi
Menjadi pusat pengelola dan penyebaran informasi yang berbasis teknologi informasi guna mendukung pelaksanaan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat serta pengembangan ilmu dan nilai-nilai keislaman.
3.2.2 Misi
1. Meningkatkan kemampuan mengelola dan meyebarkan informasi guna mendukung kebutuhan informasi bagi sivitas akademika di UMS.
2. Meningkatkan kemampuan mengelola dan menyebarkan informasi atas kekayaan ilmiah yang dimiliki oleh UMS. 3. Menunjang sistem jaringan informasi baik di antara
perpustakaan perguruan tinggi atau perpustakaan lain di tingkat nasional, dan internasional.
4. Mengelola dan menyebarkan informasi tentang perkembangan Islam di Surakarta dan sekitarnya.
3.2.3 Tujuan
1. Menyediakan dan mengupayakan ketersediaan akses informasi yang mendukung proses belajar-mengajar, penelitian, dan pengabdian masyarakat dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi.
(38)
commit to user
2. Mendokumentasikan dan menyebarluaskan hasil sivitas akademika dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi.
3. Mengupayakan terwujudnya jaringan informasi di
lingkungan perpustakaan perguruan tinggi muhammadiyah atau perpustakaan lain di tingkat nasional dan internasional. 4. Mendokumentasikan dan menyebarluaskan informasi
tentang perkembangan islam, dengan memanfaatkan kemampuan teknologi informasi.
3.2.4 Fungsi
1. Sebagai sumber informasi dan layanan program pendidikan dan pengajaran.
2. Sebagai sumber informasi dan layanan program penelitian. 3. Sebagai sumber informasi dan layanan program pengabdian
pada masyarakat yang berwacana keislaman.
4. Sebagai media rekreasi alternatif bagi civitas akademika perguruan tinggi.
3.3 Struktur Organisasi
Guna menunjang keseluruhan kegiatan yang ada, Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dijalankan oleh seorang kepala dibantu oleh seorang wakil kepala, 5 orang kepala urusan (kaur), 21 orang staf pendukung dan 18 orang tenaga partime. Dari keseluruhan jumlah
(39)
commit to user
yang ada terdapat 14 orang yang berstatus sebagai pustakawan. Struktur organisasi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta
selengkapnya sebagai berikut:
Bagan 3.1
Struktur Organisasi Perpustakaan UMS Th 2000 -Sekarang
Sumber: Buku Panduan Perpustakaan UMS Kepala
Dr. Moordiningsih, M.Si, Psi.
Wakil Kepala Dra. Siti Nuzilah
Kaur Administrasi Masrokah
Kaur IT, E-Journal & E-book Suyadi.
Kaur Humas, Sekertariat & keuangan
Siti Musyarofah.
Kaur Lay. Pengguna Tri Mulyati
Kaur Lay. Teknis Gatiningsih
(40)
commit to user Keterangan :
1. Tugas kepala urusan antara lain :
a. Mengorganisasi seluruh kegiatan pada bagian masing–masing b.Mengadakan rapat koordinasi pada semua bagian di perpustakaan c. Membuat laporan kegiatan yang dipertanggungjawabkan di depan
pimpinan
d.Membuat laporan anggaran dan juga laporan pengeluaran e. Menerima laporan pemasukan keuangan dari setiap bagian 2. Tugas layanan administrasi :
a. Memberikan layanan pembuatan kartu anggota perpustakaan b.Memberikan layanan pendaftaran anggota baru perpustakaan c. Memberikan layanan surat menyurat
d.Menerima penyerahan karya ilmiah
e. Melayani aktivasi kartu anggota perpustakaan 3. Tugas layanan informasi :
a. Memberikan layanan loker
b.Memberikan layanan informasi bagi pengunjung yang membutuhkan informasi
c. Memberikan layanan pencarian e-journal d.Pendaftaran duta perpustakaan
4. Tugas bagian pengadaan dan pengolahan :
a. Mengurus proses pembelian bahan pustaka seperti ; buku, majalah dan surat kabar
(41)
commit to user
b. Mengumpulkan informasi dan memberikan kepada pimpinan tentang data–data buku yang ingin dibeli
c. Memproses bahan pustaka seperti, mengklasifikasi, memberi label buku, memberi cap, memberi pengaman buku serta menginput data buku ke komputer
d.Membuat laporan per bulan kepada kepala urusan 5. Tugas bagian sirkulasi :
a. Memberikan layanan peminjaman buku b.Memberikan layanan pengembalian buku
c. Memberikan layanan peminjaman buku kepada dosen d.Shelving
e. Membuat data statistik peminjam buku dan jumlah buku yang dipinjam
f. Memperbaiki laporan rutin tiap bulan kepada kepala urusan 6. Tugas bagian ruang skripsi :
a. Memberikan layanan kepada pengguna perpustakaan yang berkaitan dengan Skripsi, Tugas Akhir maupun Thesis
b.Memberikan akses kepada pengguna melalui media CD ROM khusus untuk skripsi berbentuk softcopy
c. Menerima dan mencatat skripsi yang masuk serta memproses ke dalam komputer
(42)
commit to user 7. Tugas bagian layanan Audio Visual :
a. Memberikan layanan kepada pengguna yang berhubungan dengan TI
b.Memberikan layanan TV kabel kepada pengguna perpustakaan 8. Tugas bagian referensi :
a. Memberikan layanan kepada pengguna yang berhubungan dengan koran, majalah, serta koleksi khusus
b.Mengarsip majalah, surat kabar serta bulettin yang masuk c. Memproses majalah baru dan buku–buku referensi
d.Membuat laporan tiap bulan kepada kepala urusan e. Shelving
9. Tugas bagian koleksi cadangan :
a. Memberikan layanan koleksi cadangan kepada pengguna perpustakaan
b.Shelving
c. Membuat laporan tiap bulan kepada kepala urusan 10.Tugas bagian fotokopi :
a. Memberikan layanan fotokopi kepada pengguna perpustakaan 11.Tugas bagian kasir :
a. Memberikan layanan pembayaran denda keterlambatan pengembalian buku
(43)
commit to user
c. Memberikan layanan pembayaran pembuatan kartu anggota baru dan denda kartu hilang
3.3.1 Jam Buka Perpustakaan UMS:
1. Senin–Kamis : 07.00–17.30 WIB
2. Jumat : 07.00–17.30 WIB
Istirahat : 11.00–13.00 WIB
3. Sabtu : 08.00–11.30 WIB
Catatan : Setiap sabtu minggu terakhir di setiap bulan, Perpustakaan UMS tutup untuk kegiatan selvhing.
3.3.2 Tata Tertib Perpustakaan UMS
1. Pengunjung perpustakaan wajib mengenakan pakaian yang sopan dan bersepatu
2. Pengunjung perpustakaan tidak diperbolehkan: a. Memakai jaket (pakaian yang sejenisnya)
b. Makan dan merokok didalam ruangan yang ada di perpustakaan
c. Membuat kegaduhan (keonaran)
d. Menyobek, merusak dan mengotori koleksi bentuk cetak (buku, majalah, jurnal, koran, skripsi, dan lain-lain) yang ada dan menjadi milik perpustakaan e. Memiliki 2 atau lebih kartu anggota
(44)
commit to user
f. Membawa buku perpustakaan tanpa melalui
prosedur yang ada. Dan apabila dengan sengaja melakukannya, akan dikenai sanksi
g. Membawa pulang kunci loker. Dan apabila terbukti melakukannya, akan dikenai sanksi denda sebesar Rp. 1.000,-/hari. Dan apabila menghilangkannya, akan dikenai sanksi denda sebesar Rp. 5.000,-. 3. Pengunjung perpustakaan yang membawa handphone,
harap mengurangi volume dering, mengubah profil ke nada getar atau menonaktifkannya selama berada di ruang baca 4. Pengunjung perpustakaan diperbolehkan membawa laptop
dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku di perpustakaan
3.3.3 Keanggotaan
Anggota Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta adalah:
1. Civitas Akademika Universitas Muhammadiyah Surakarta
(Mahasiswa, Dosen, dan Karyawan) yang masih aktif didalamnya
2. Masyarakat umum diluar UMS, termasuk alumni UMS (Non Civitas Akademika UMS)
Cara untuk menjadi anggota Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta adalah dengan mendaftar dan
(45)
commit to user
melakukan aktivasi keanggotaan pada bagian administrasi Perpustakaan UMS. Sedangkan syarat untuk melakukan aktivasi adalah:
1. Untuk anggota Civitas Akademika UMS, aktivasi keanggotaan dilakukan dengan menyerahkan beberapa persyaratan sebagai berikut:
Mahasiswa
a) Anggota Baru:
· Menunjukkan Kartu Mahasiswa (KTM) yang
masih berlaku
· Menyerahkan pas photo 2 x 3 sebanyak 1
lembar (untuk mahasiswi memakai
kerudung/jilbab)
b) Anggota lama (berlaku pada anggota perpustakaan
yang ingin mengganti Kartu anggota
perpustakaan karena hilang/rusak)
· Menunjukan Kartu Mahasiswa (KTM) yang masih berlaku
· Menyerahkan pas photo 2 x 3 sebanyak 1
lembar (untuk mahasiswi memakai
kerudung/jilbab)
· Membayar biaya administrasi Rp 5.000,-(untuk kartu yang hilang)
(46)
commit to user
c) Dosen/Karyawan
· Menyerahkan Fotocopy SK sebanyak 1 lembar
· Menyerahkan pas photo 2 x 3 sebanyak 2 lembar
Catatan: Kartu anggota perpustakaan berlaku selama yang bersangkutan masih berstatus sebagai mahasiswa, dosen atau karyawan UMS, dan harus melakukan registrasi (aktivasi ulang) setiap tahun.
2. Untuk masyarakat umum di luar UMS (non civitas akademika), aktivasi keanggotaan dapat dilakukan dengan menyerahkan beberapa persyaratan sebagai berikut:
a) Anggota Luar Biasa
Syarat:
· Menyerahkan fotocopy kartu identitas yang berlaku 1 lembar
· Menyerahkan pas photo 2 x 3 sebanyak 2 lembar
· Biaya administrasi Rp 20.000,- berlaku untuk 1 semester
(47)
commit to user b) Anggota Sekali Kunjung
Syarat:
· Meninggalkan kartu identitas yang masih berlaku
· Biaya administrasi Rp 5.000,- untuk masa berkunjung 1 hari selama jam buka perpustakaan
c) Family Member
Keanggotaan jenis anggota Family Member adalah suami/istri dan anak dari dosen/karyawan UMS. Keanggotaan family member menginduk pada dosen/karyawan yeng bersangkutan. Beban resiko yang diakibatkan jenis anggota ini (denda, kerusakan, dll) ditanggung oleh dosen/karyawan yang bersangkutan. Kartu Family Member ini berlaku 1 semester.
Syarat:
· Menyerahkan fotokopi KK
· Menyerahkan pas photo 2 x 3 sebanyak 2 lembar
(48)
commit to user
3.3.4 Kewajiban dan Hak Pemustaka
Kewajiban
1. Berpakaian sopan, bersih, rapi dan menutup aurat (busana muslimah) untuk yang wanita
2. Tidak berjaket dan sejenisnya, berkaos oblong, bersandal jepit dan memakai topi di dalam perpustakaan
3. Menjaga kebersihan, ketertiban dan ketenangan selama berada di dalam perpustakaan
4. Memasukkan buku cetak, binder, tas dan jaket ke dalam loker, dan membawa barang-barang berharga seperti laptop, dompet, handphone, uang, perhiasan dan sejenisnya. Kehilangan barang berharga di perpustakaan bukan tanggung jawab perpustakaan 5. Menggunakan seluruh peralatan yang ada di perpustakaan
sesuai dengan fungsi/peruntukannya, dan tidak untuk kepentingan di luar ketentuan yang ada
6. Menunjukkan identitas yang masih berlaku ketika menggunakan seluruh fasilitas yang ada di perpustakaan
7. Mengisi daftar hadir dengan cara menscan kartu anggota di mesin yang tersedia
8. Mengurangi volume dering, mengubah profil ke nada getar atau menonaktifkan HP selama di dalam perpustakaan
(49)
commit to user Hak
1. Memperoleh jasa pelayanan perpustakaan berupa akses pemakaian. Peminjaman, dan penggandaan bahan-bahan pustaka (memfotokopi)
2. Bertanggung jawab untuk memanfaatkan sarana dan prasarana Perpustakaan UMS dalam rangka kegiatan akademik dan ilmiah sesuai dengan ketentuan yang berlaku
3. Mengajukan usulan-usulan untuk melengkapi koleksi bahan pustaka
3.4 Sumber Daya Manusia
Kepala : Dr. Moordiningsih, M.Si., Psi. Wakil Kepala : Dra. Siti Nuzilah
Layanan Administrasi :
1. Masrokhah, BA. (Kaur Administrasi) 2. Munawar (Administrasi)
3. Murtini (Administrasi)
Layanan Pengguna :
1. Tri Mulyati (Kaur Layanan Referensi & Layanan Periodikal) 2. Ismarni (Layanan Koleksi Cadangan)
3. Drs. Sugiyanto (Layanan Koleksi Cadangan) 4. Esti Handayani, A.Md (Kaur layanan Sirkulasi) 5. Eko Daryadi (Layanan Sirkulasi-Peminjaman)
(50)
commit to user
6. Edi Susilo (Layanan Sirkulasi-Pengembalian) 7. Haryadi (Layanan Fotokopi)
8. Arif Yulianto (Layanan Fotokopi)
9. Cahyana K. Widada, A.Md (Layanan Informasi)
Layanan IT, E-Journal & E-Book :
1. Suyadi (Kaur Layanan IT, E-Journal & E-Book) 2. Yuldarahman (IT)
Layanan Teknis :
1. Gatiningsih (Kaur Layanan Teknis & Pengadaan Koleksi) 2. Maria Husnun Nisa, S.Sos. (Pengolahan Buku Teks) 3. Sapta Pujiyanta (Pengolahan Koleksi Periodikal) 4. Kurnia Utami, S.Sos. (Pengadaan Koleksi) 5. Edy Suparno (Pengolahan Buku Teks) 6. Mulyadi (Pengolahan Koleksi Karya Ilmiah)
7. Ari Fatmawati Aisyah, A.Md. (Pengolahan Koleksi Karya Ilmiah) 8. Anshori (Penjilidan)
9. Riyadi (Penjilidan)
Humas, Kesekertariatan & Keuangan :
1. Siti Musyarofah (Kaur Humas, Sekertariat & Keuangan) 2. Ken Retno Yuniwati, A.Md. (Humas & Informasi) 3. Budiman (Layanan Kasir)
(51)
commit to user Tabel 3.1
Daftar Karyawan Perpustakaan UMS 2012
NO NAMA PENDIDIKAN TANGGAL
LAHIR
AWAL KERJA
1 Masrokhah, BA. D-3 Non 09/11/1957 1982
2 Suparmi, Dra S-1 Non 28/12/1955 1985
3 Budiman SLTA 02/06/1963 1985
4 Murtini, B.Sc D-3 Non 15/10/1961 1986
5 Tri Mulyati D-2 Perpus 03/08/1970 1992
6 Siti Musyarofah D-2 Perpus 16/05/1968 1992
7 Siti Nuzilah, Dra S-1 Non 22/03/1962 1994
8 Gatiningsih, SIP S-1 Perpus 10/06/1970 1994
9 Ken Retno Y, SIP S-1 Perpus 10/06/1971 1996
10 Cahyono KW, SIP S-1 Perpus 10/05/1972 1996
11 Ari Fatmawati A, SIP S-1 Perpus 05/01/1977 2001 12 Maria Husnun , S.Sos S-1 Perpus 16/06/1978 2001 13 Kurnia Utami, S.Sos S-1 Perpus 01/01/1975 2001
14 Esti H, A.Md D-3 Perpus 23/04/1978 2001
15 Suyadi, A.Md D-3 Non 07/06/1969 1996
16 Munawar SLTA 05/02/1970 1996
17 Edhy Susilo SLTA 01/05/1968 1994
18 Edy Suparno SLTA 04/10/1970 1994
19 Haryadi SLTA 13/08/1960 1998
20 Mulyadi SLTA 11/11/1974 1999
21 Sugiyanto, Drs S-1 Non 03/03/1962 1997
22 Eko Daryadi SLTA 23/01/1977 2000
23 Ismarni, A.Md D-3 Non 24/10/1968 2000
24 Sapta Pujianta D-2 Perpus 07/10/1969 2000
25 Dr. Moordiningsih, M.Si, Psi
S3 15/12/1974 Pimpinan
26 Arif Yulianto SLTA
(52)
commit to user
28 Riyadi SLTA
29 Anshori SLTA
Sumber : Arsip data karyawan perpustakaan UMS 2012 di bagian administrasi
Keterangan :
S-1 Perpus (Sarjana Perpustakaan) = 6 Orang
D-3 Perpus (Diploma Tiga Perpustakaan) = 1 Orang
D-2 Perpus (Diploma Dua Perpustakaan) = 3 Orang
S-1 Non Perpus (Sarjana Non Perpustakaan) = 4 Orang D-3 Non Perpus (Diploma Tiga Non Perpustakaan) = 4 Orang
SLTA (Sekolah Lanjutan Tingkat Atas) = 10 Orang
Tabel 3.2
Data Karyawan yang berijazah Perpustakaan
NO NAMA PENDIDIKAN TANGGAL
LAHIR
AWAL KERJA
1 Tri Mulyati D-2 Perpus 03/08/1970 1992
2 Siti Musyarofah D-2 Perpus 16/05/1968 1992
3 Gatiningsih, SIP S-1 Perpus 10/06/1970 1994
4 Ken Retno Y, SIP S-1 Perpus 10/06/1971 1996
5 Cahyono KW, SIP S-1 Perpus 10/05/1972 1996
6 Ari Fatmawati A, SIP
S-1 Perpus 05/01/1977 2001
7 Maria Husnun ,
S.Sos
S-1 Perpus 16/06/1978 2001
8 Kurnia Utami,
S.Sos
S-1 Perpus 01/01/1975 2001
9 Esti H, A.Md D-3 Perpus 23/04/1978 2001
10 Sapta Pujianta D-2 Perpus 07/10/1969 2000
Sumber : Arsip data karyawan perpustakaan UMS 2012 di bagian administrasi
(53)
commit to user
3.5 Gedung dan Ruang
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta yang didirikan tanggal 18 September 1958, terletak di Kampus II di Jalan Ahmad Yani Tromos Pos 1, Pabelan Surakarta. Sejak bulan Februari Tahun 1994, perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta menempati gedung baru yang memiliki empat lantai dengan luas kurang lebih 4000 meter persegi. Gedung dan ruang perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dibagi sebagai berikut :
Lantai Dasar 1. Gudang Buku
2. Ruang Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka 3. Toilet
Lantai 1 1. Lobby 2. Loker
3. Layanan Informasi 4. Layanan Administrasi 5. Kasir
6. Ruang Staf 7. Ruang tamu
8. Ruang Pimpinan Perpustakaan 9. Ruang Diskusi
(54)
commit to user 11. Ruang baca
12. Mushola 13. Ruang TV 14. Koleksi Skripsi
15. Ruang Internet/Audio Visual 16. Toilet
Lantai 2
1. Ruang Sirkulasi (Pengembalian dan Peminjaman buku) 2. Rak buku
3. Meja baca
4. Katalog Komputer 5. Toilet
Lantai 3
1. Koleksi Referensi
2. Koleksi Alm. Bp. Djasman Al Kindi 3. Koran dan Majalah
4. Koleksi Kitab 5. Meja baca
6. Katalog Komputer 7. Ruang sirkulasi petugas 8. Rak buku cadangan
(55)
commit to user 9. Fotokopi
10.Toilet
Untuk lebih jelasnya lihat di lampiran
3.6 Sumber Dana
Dana merupakan suatu unsur yang sangat penting pada suatu perpustakaan dalam proses pengembangan koleksi ataupun perpustakaan itu sendiri. Dana yang memadai akan dapat memperngaruhi jumlah koleksi yang disediakan oleh perpustakaan sehingga mampu untuk menunjang kurikulum, yang pada akhirnya tujuan dari lembaga induknya yaitu Tri Dharma Perguruan Tinggi dapat tercapai. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta setiap tahun mendapat dana kurang lebih sekitar Rp. 500.000.000 (Lima Ratus Juta Rupiah) untuk dana pengembangan koleksi dan keperluan lainnya dari lembaga induknya, yaitu Universitas Muhammadiyah Surakarta dan sebagian dana dari Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta itu sendiri.
Dana yang diperoleh digunakan antara lain, Dana Operasional, Dana Pengadaan Buku, Dana Pembuatan Booklet, Peringatan Hari Besar, dan keperluan lain-lain. Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta tidak dapat mengeluarkan perincian dana secara pasti di karenakan dana yang turun setiap tahun dan bulannya tidak pasti, tergantung dengan kebutuhan, apabila terjadi kekurangan dana Perpustakaan UMS dapat meminta lagi kepada pusat sesuai kebutuhan yang diperlukan.
(56)
commit to user
Perpustakaan UMS yang Swasta dengan Perpustakan Universitas yang Negeri proses penambahan dananya berbeda.
3.7 Sarana dan Prasarana
Suatu perpustakaan sangat memerlukan barang atau alat untuk menunjang layanan di perpustakaan, maka dari itu Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta memiliki beberapa sarana prasarana yang digunakan sehari–hari guna menunjang aktivitas perpustakaan, adalah sebagai berikut :
Tabel 3.3
Daftar Jenis Sarana Prasarana Pepustakaan UMS
NO NAMA BARANG JUMLAH
1 AC 30
2 Almari Besi 7
3 Almari CD 4
4 Almari Kayu 10
5 Almari Kayu Kaca 17
6 Brankas 1
7 Bor Listrik 1
8 Dispencer 6
9 Display Buku 2
10 DVD Player 2
11 DVD Perekam CCTV 1
12 Filling Kabinet 6
13 Front Des 10
14 Globe 2
15 Jam Dinding 18
16 Kaca Cermin 5
17 Kaligrafi 1
18 Karpet 17
19 Kereta Dorong Buku/ Troli 14
20 Kipas Angin Gantung 3
21 Kipas Angin Stand 4
22 Komputer 9
23 Komputer Katalog Skripsi 14
(57)
commit to user
25 Komputer Monitor LCD 17
26 Komputer untuk Internet 20
27 Komputer Server 6
28 Kotak Saran 4
29 Kulkas 1
30 Kursi Kantor 156
31 Kursi Kayu ( Tinggi ) 4
32 Kursi Lipat Besi 50
33 Kursi Panjang 9
34 Kursi Plastik 38
35 Kursi Putar 71
36 Kursi Sofa 1
37 Lampu Otomatis 1
38 LCD 2
39 Note Book 4
40 Locker 17
41 Majalah Dinding 9
42 Magnetic Get 3M 1
43 Meja Atlas 2
44 Meja 1 Biro Kantor 2
45 Meja ½ Biro Kantor 33
46 Meja Baca Kayu 24
47 Meja CCTV 1
48 Meja Komputer 58
49 Meja Lesehan 17
50 Meja Panjang 23
51 Meja Sekat 4
52 Meja Bundar 1
53 Meja Study Correl 72
54 Meja Tamu 1
55 Meja Tutup 9
56 Mesin Fotokopi 2
57 Mesin Laminating 1
58 Mesin Presensi 2
59 Mesin potong manual 1
60 Mesin Tik Listrik 1
61 Monitor CCTV 4
62 Papan Kegiatan 3
63 Papan Pengumuman 3
64 Penonaktifan Magnetik 2
65 Pengaktif Magnetik 1
66 Printer 8
67 Rak Besi 2 Sisi 79
(58)
commit to user
69 Rak Skripsi 1 Sisi 28
70 Rak Skripsi 2 Sisi 216
71 Rak TV 3
72 Salon 3
73 Barcode Rider 10
74 Scanner 1
75 Screen Layar 2
76 Sekat Kayu 12
77 Server 6
78 Sound System 1
79 Speaker Komputer 3
80 Tabung Pemadam Kebakaran 2
81 Tangga Alumunium 3
82 Radio 3
83 Telephone 14
84 TV 5
85 UPS 1
86 White Board 1
87 Vas Bunga 4
88 Astro 2
89 Airphone 1
90 Rak Gelas 1
91 Kereta Dorong Besi 1
92 Kaca Hias 3
93 Brangkas Tempat Jilid 1
94 Bunga Imitasi 4
95 Box Warkat File 20
96 Cap Perpustakaan 4
97 Cap Tanggal 10
98 Cutter 4
99 Gulung Isolasi 4
100 Sketsel 3
101 Staples 4
102 Lift Barang 1
Sumber : Arsip data inventaris Perpustakaan UMS di bagian administrasi
3.8 Koleksi Perpustakaan UMS
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta selalu berkembang dari tahun ke tahun. Hal ini dilakukan semata–mata guna memenuhi kebutuhan informasi pengguna yang semakin berkembang
(59)
commit to user
seiring dengan berkembangnya informasi sekarang ini. Berdasarkan pengelompokannya, koleksi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dibagi menjadi dua, yaitu:
3.8.1 Pengelompokan koleksi berdasarkan klasifikasi. Berdasarkan klasifikasinya, koleksi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dibedakan menjadi dua bagian, yaitu:
1. Koleksi Umum, menggunakan sistem klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification) edisi 22, yang membagi ilmu pengetahuan ke dalam 10 kelompok besar.
Klas 000 Karya Umum (Penelitian, Perpustakaan & Informasi, Ilmu Komputer)
Klas 100 Filsafat dan Psikologi Umum
Klas 200 Agama
Klas 300 Ilmu–Ilmu Sosial
Klas 400 Bahasa
Klas 500 Ilmu–Ilmu Murni (Matematika, Fisika, Kimia, Biologi)
Klas 600 Ilmu–Ilmu Terapan (Teknologi) Klas 700 Kesenian Dan Olahraga
Klas 800 Kesusastraan
Klas 900 Sejarah, Geografi dan Biografi
2. Koleksi Islam (Klas 297), menggunakan sistem klasifikasi versi Islam yang dikeluarkan oleh Perpustakaan Nasional RI
(60)
commit to user
Klas 297 Agama Islam
Klas 297.1 Al-Qur’an dan ilmu yang berkaitan Klas 297.2 Hadis dan ilmu yang berkaitan Klas 297.3 Aqaid dan Ilmu Kalam
Klas 297.4 Fikih
Klas 297.5 Akhlak dan Tasauf Klas 297.6 Sosial dan Budaya Klas 297.7 Perkembangan Klas 297.8 Aliran & Sekte
Klas 297.9 Sejarah Islam & Biografi
3.8.2 Pengelompokan koleksi berdasarkan jenis layanan. Berdasarkan layanan yang ada, koleksi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dibedakan ke dalam 6 jenis koleksi, yaitu:
1. Koleksi Sirkulasi
Adalah koleksi buku teks yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna untuk dibaca di tempat, atau dipinjam (dibawa pulang) sesuai dengan prosedur peminjaman. Koleksi ini terdapat di lantai 2 Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta.
2. Koleksi Referensi
Adalah koleksi buku yang sifatnya referensi/rujukan, yang hanya bisa dibaca di tempat dan di fotokopi. Jenis
(61)
commit to user
koleksi referensi yang dimiliki oleh Perpustkaan Universitas Muhammadiyah Surakarta adalah kamus, ensiklopedia, laporan tahunan, direktori, handbook, indeks dan abstrak, bibliografi, peta/atlas, terbitan pemerintah, data statistik, informasi studi luar negri, dan lain–lain. Koleksi ini terdapat di lantai 3, hanya bisa dibaca.
3. Koleksi Periodikal
Adalah koleksi terbitan berkala yang didalamnya memuat tulisan atau artikel dengan kala terbit yang teratur dan rutin. Macam koleksi periodikal yang dimiliki Perpustakaan Universitas Muhammdiyah Surakarta adalah majalah, jurnal, buletin, koran, kliping, hasil seminar, dan terbitan berkala lainnya. Jenis koleksi ini terdapat di lantai 3, dan hanya bisa dibaca di tempat dan difotokopi.
4. Koleksi Cadangan
Adalah koleksi buku teks yang berfungsi sebagai back-up koleksi buku sirkulasi dan merupakan cadangan dari seluruh buku teks yang dimiliki Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. Koleksi cadangan ini terdapat di lantai 3. Hanya bisa dibaca di tempat dan di fotokopi.
(62)
commit to user 5. Koleksi Karya Ilmiah
Adalah koleksi yang merupakan hasil karya sivitas akademika Universitas Muhammadiyah Surakarta yang dapat digunakan sebagai bahan rujukan untuk mengembangkan penelitian–penelitian ilmiah lainnya. Macam koleksi ini adalah skripsi, thesis, disertasi, tugas akhir dan penelitian–penelitian yang lain. Koleksi ini terdapat di lantai 1.
6. Koleksi Audio Visual (Multi Media)
Adalah koleksi pandang dengar yang berupa CD, DVD, VCD dan kaset. Selain koleksi tersebut juga ada TV kabel yang bisa langsung digunakan oleh pemustaka. Koleksi ini terdapat di lantai 1.
7. Koleksi Khusus
Adalah koleksi yang memiliki kekhususan dalam beberapa hal terkait dengan riwayat (sejarah), penggunanya, dan kekhasan-kekhasan yang lain dari koleksi tersebut. Terdapat 2 jenis koleksi yang menjadi bagian dari koleksi khusus ini, yaitu:
a. Koleksi Kitab Berbahasa Arab
Adalah koleksi buku–buku yang teksnya berbahasa arab, pengarang dan penerbitnya kebanyakan dari kawasan timur tengah, dan kitab in satu judul akan
(63)
commit to user
mempunyai banyak jilid. Koleksi ini terdapat di lantai 3 satu ruangan dengan koleksi cadangan.Untuk yang junlahnya lebih dari satu, akan diletakkan di lantai 2, dan menjadi koleksi sirkulasi.
b. Koleksi (Alm) Djazman Al Kindi
Adalah koleksi khusus yang merupakan “hadiah” dari Bapak Djazman Al Kindi, mantan rektor pertama Universitas Muhammadiyah Surakarta. Terdapat berbagai macam jenis koleksi dalam koleksi ini diantaranya adalah buku teks, buku referensi, jurnal, makalah, dan foto–foto tentang kegiatan beliau selama hidupnya. Koleksi ini terdapat di lantai 3 satu ruangan dengan koleksi referensi.
Tabel 3.4
Daftar invetaris Buku dan Non Buku
NO ITEM TYPE COUNT
1 Arsip Digital Bahasa Asing 4
2 Arsip Video Bahasa
Indonesia
1
3 Buku Bahasa Asing 18087
4 Buku Bahasa Indonesia 79866
5 Buku Cadangan 37182
6 Buku Elektronik 379
7 CD/DVD ROM Bahasa
Asing
216
8 CD/DVD ROM Bahasa
Indonesia
1722
(64)
commit to user
10 Jurnal Nasional 2798
11 Laporan Penelitian 3
12 Majalah Bahasa Asing 92
13 Majalah Ilmiah 410
14 Majalah Ilmiah Populer 857
15 Majalah Populer 1268
Jumlah 143511
Sumber : Arsip Data Inventaris Buku dan Non Buku Perpustakaan UMS Di Bagian Administrasi
3.9 Layanan
Macam Layanan di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta: 3.9.1 Layanan Pemesanan e-Journal dan Informasi
Layanan ini bertugas memberikan layanan yang berhubungan dengan permintaan akses e-journal, termasuk didalamnya memberikan petunjuk tentang bagaimana cara mengakses e-journal tersebut. Selain itu menyampaikan berbagai informasi tentang seluruh kegiatan yang berkaitan dengan layanan dan fasilitas yang ada di perpustakaan, merupakan tugas pokok dari layanan ini.
3.9.2 Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi terdapat di lantai 2, melayani kegiatan peminjaman, pengembalian dan perpanjangan. Sistem pelayananya adalah terbuka (open acces). Peminjaman hanya diberikan untuk buku–buku teks yang ada di lantai 2 (koleksi sirkulasi).
(65)
commit to user 1. Peminjaman
a. Ketentuan
Pelayanan peminjaman buku teks hanya diberikan kepada anggota yang memiliki Kartu Anggota
Perpustakaan atas nama sendiri. 2. Prosedur
Prosedur/tatacara peminjaman koleksi buku teks adalah sebagai berikut:
a. Menyerahkan KAP (Kartu Anggota Perpustakaan) milik sendiri yang masih aktif dan buku yang akan dipinjam kepada petugas.
b. Mengisi tanggal kembali buku di slip tanggal kembali yang ada di bagian belakang buku.
3. Batas Pinjam
Adapun batas jumlah peminjaman koleksi buku teks dan waktu peminjaman dari masing–masing jenis keanggotaan yang ada adalah sebagai berikut:
Tabel 3.5
Data Batas Peminjaman Perpustakaan UMS Jenis Anggota Jumlah
Pinjaman (Kriteria) Batas Waktu Keterangan Mahasiswa S1 dan D3
5 Buku (2 Indonesia/3 Asing)
7 Hari Dapat
diperpanjang 1 kali *
Mahasiswa S2 6 Buku (3 Indonesia/3 Asing) 2 Minggu Dapat Diperpanjang 1 kali *
(66)
commit to user Dosen Tetap 8 Buku (5
Indonesia/3 Asing)
6 Bulan Tidak dapat diperpanjang Dosen Studi
Lanjut
10 Buku (7 Indonesia/3 Asing)
6 Bulan Tidak dapat diperpanjang Dosen Kontrak 6 Buku (3
Indonesia/3 Asing)
6 Bulan Tidak dapat diperpanjang Karyawan
Tetap
8 Buku (5 Indonesia/3 Asing)
6 Bulan Tidak dapat diperpanjang Karyawan Studi
Lanjut
10 Buku (7 Indonesia/3 Asing)
6 Bulan Tidak dapat diperpanjang Karyawan
Reguler
8 Buku (5 Indonesia/3 Asing)
6 Bulan Tidak dapat diperpanjang Sumber : Buku Panduan Perpustakaan UMS 2012
Keterangan: * perpanjangan dilakukan sebelum habis waktu pinjam.
Catatan: Tidak diperkenankan memakai KAP orang lain, apabila dilanggar akan dikenai sanksi peringatan dan sita kartu. Apabila diulang sampai 2 kali akan
dikenai sanksi tidak boleh pinjam selama 1 semester. Denda dibawah Rp. 2000,- masih bisa melakukan transaksi peminjaman.
(67)
commit to user 4. Pengembalian
a. Sanksi
i. Apabila buku yang dikembalikan dalam keadaan rusak (sobek, basah, berjamur, lengket, brodol, dll) maka peminjam akan dikenai denda sebesar harga terbaru dari buku tersebut
ii. Keterlambatan pengembalian buku akan dikenakan denda Rp. 200,-/buku/hari dan pembayaran denda dilakukan di kasir yang ada di lantai 1
iii. Peminjam yang menghilangkan buku harus mengganti buku sesuai dengan yang dihilangkan, ditambah biaya proses buku sebesar Rp. 10.000,-/buku serta membayar denda apabila terlambat mengembalikan.
iv. Pengembalian tidak melalui petugas menjadi tanggung jawab peminjam.
5. Perpanjangan a. Ketentuan:
Perpanjangan buku atas buku yang dipinjam dapat dilakukan oleh peminjam apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut:
(68)
commit to user
ii. Tidak/belum terlambat dari batas waktu pengembalian
iii. Perpanjangan dapat dilakukan tanpa harus membawa buku yang akan diperpanjang 3.9.3 Layanan Administrasi
Layanan administrasi Pepustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta berada di lantai 1. Layanan ini bertugas memberikan beberapa layanan kepada pengguna yang berkaitan dengan kegiatan:
1. Pendaftaran anggota perpustakaan 2. Aktivasi
3. Pembuatan kartu anggota perpustakaan (KAP) 4. Surat–menyurat
5. Penyerahan karya ilmiah 6. Bebas Pinjam Perpustakaan 3.9.4 Layanan Internet
Di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta tersedia 21 unit komputer yang dapat digunakan untuk akses internet secara cepat serta dapat dimanfaatkan oleh pengguna atau pengunjung perpustakaan yang ingin mengadakan acara pelatihan internet atau acara–acara lain yang membutuhkan fasilitas internet. Layanan internet adalah layanan yang diberikan kepada pemustaka
(69)
commit to user
untuk melakukan mengakses internet secara gratis dengan syarat terdaftar sebagai anggota perpustakaan aktif.
3.9.5 Wireless
Pengguna perpustakaan dapat menggunakan jaringan nirkabel di dalam perpustakaan dengan menggunakan laptop pribadi. Untuk menggunakan fasilitas tersebut diperlukan:
1. Laptop atau peralatan mobile yang kompatibel
a. Terpasang Wireless LAN Adapter yang menggunakan standard IEEE 802.11g atau 802.11b
2. Tercatat sebagai anggota perpustakaan aktif yang memiliki akun di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta 3. Web browser yang sering dipakai oleh kebanyakan pemakai
internet seperti Mozila Firefox, Internet Explorer, Opera dll. 3.9.6 Online Resource
Online resource (sumber–sumber online) yang disediakan perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta meliputi:
1. Skripsi, Thesis dan Disertasi,
Bab 1 dari koleksi ini dapat didownload secara bebas di alamat http://etd.eprint.ums.ac.id. Sedangkan fulltext isi dari koleksi ini dapat dibaca dan diakses secara penuh dengan menggunakan akun SSO yang dimiliki setiap
(70)
commit to user
anggota perpustakaan yang aktif, dan tentu saja file tersebut sudah diproteksi.
2. E-Journal
Adalah kumpulan artikel jurnal, meliputi jurnal terbitan Universitas Muhammadiyah Surakarta dan jurnal internasional yang dilanggan oleh perpustakaan.
a. Artikel Jurnal UMS
Semua artikel jurnal terbitan UMS yang disediakan, dapat diunduh (download) secara bebas dan gratis di alamat http://eprints.ums.ac.id
b. Artikel Jurnal Internasional
Adalah kumpulan database jurnal
internasional yang dilanggan oleh Perpustakaan UMS. Database tersebut antara lain: ProQuest, Questia, dan Emerald. Semua database tersebut dapat diakses
melalui website perpustakaan di
http://library.ums.ac.id baik dari lingkungan kampus ataupun di luar kampus.
3.9.7 Layanan KKI
Layanan Koleksi Karya Ilmiah (KKI) adalah layanan yang diberikan kepada pemustaka, berkaitan dengan hasil tulisan ilmiah (penelitian) yang dilakukan civitas akademika UMS dalam bentuk cetak. Layanan KKI ini digunakan oleh pemustaka sebagai bahan
(71)
commit to user
rujukan untuk mengembangkan dan menulis penelitian–penelitian yang baru. Ketentuan penggunaan koleksi skripsi dan tesis boleh difotokopi bab 1 dan daftar pustaka, sedangkan koleksi hasil penelitian boleh difotokopi keseluruhan isi. Khusus untuk jenis koleksi skripsi, selain bentuk cetak disediakan juga bentuk softcopynyang bisa diakses melalui OPAC yang tersedia, atau melalui alamat URL http://library.ums.ac.id
3.9.8 Layanan Multimedia (Audio Visual)
Layanan multimedia (audio visual) adalah layanan yang secara langsung bersentuhan dengan TI. Koleksi ini terdapat dilantai 1 dan 2. Koleksi audio visual yang berupa CD, CD ROM, dan kaset, terdapat di lantai 2. Koleksi ini (kecuali CD ROM) bisa dipinjam oleh pemustaka, dengan ketentuan peminjam adalah mahasiswa, dosen dan karyawan (civitas akademika) yang menjadi anggota perpustakaan. Peminjam dilayani dengan sistem tertutup. Dalam layanan ini juga tersedia TV kabel yang dapat digunakan oleh pemustaka secara langsung (bisa langsung memiih channel yang diinginkan).
3.9.9 Layanan Referensi
Layanan referensi adalah layanan yang diberikan kepada pemustaka, yang bertujuan untuk membantu mereka dalam penelusuran informasi rujukan. Melalui layanan referensi ini pemustaka dibantu untuk menemukan dan menelusur informasi
(72)
commit to user
secara lebih spesifik dengan pilihan subyek yang lebih luas, dengan memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara lebih optimal. Layanan ini terdapat di lantai 3.
3.9.10 Layanan Koleksi Periodikal
Layanan ini memberikan informasi tentang wacana ilmu pengetahuan yang up to date dari sumber–sumber tercetak yang memiliki kala terbit tertentu. Seperti majalah, jurnal, surat kabar, bulletin dan lainya.
Jurnal bentuk cetak (hardcopy) ditata dalam rak jurnal berdasarkan fakultas, yang masing–masing fakultas diurutkan berdasarkan nomor klasifikasi DDC. Untuk mempermudah pencarian isi artikel jurnal, pemustaka dianjurkan untuk mencari lewat indeks jurnal yang tersedia. Pembagian dan penataan koleksi jurnal tercetak di rak–rak adalah sebagai berikut:
1. Jurnal Pendidikan (A) 2. Jurnal Ekonomi (B) 3. Jurnal Hukum (C) 4. Jurnal Teknik (D) 5. Jurnal Geografi (E) 6. Jurnal Psikologi (F) 7. Jurnal Agama (G)
8. Jurnal Kesehatan dan Kedokteran (J) 9. Jurnal Farmasi (K)
(73)
commit to user
10. Jurnal Komunikasi dan teknologi informatika (L) 11. Jurnal Lintas Ilmu (Li)
3.9.11 Layanan Koleksi Cadangan
Layanan koleksi cadangan adalah layanan yang menyediakan koleksi buku–buku teks yang merupakan cadangan dari seluruh judul yang dimiliki perpustakaan UMS. Hal ini berarti jika buku teks yang ada di lantai 2 habis terpinjam, pemustaka masih dapat mencari bahan dan menggunakan buku tersebut dilayanan koleksi cadangan. Tujuan dari layanan ini adalah prinsip ketersedian (availability) buku–buku teks bagi pemustaka. Koleksi cadangan hanya bisa dibaca ditempat, di fotokopi dan di-scan, layanan koleksi cadangan ini ada di lantai 3.
3.9.12 Layanan Koleksi Khusus
Layanan koleksi khusus yang dimiliki Perpustakaan UMS adalah Layanan Koleksi (alm) Bapak Djazman Al Kindi dan Layanan Koleksi Kitab Berbahasa Arab. Kedua layanan koleksi khusus ini masing–masing memiliki kekhasan tersendiri dalam hal sejarah (riwayat), penataan koleksi di rak, pemanfaatan bagi pemustaka, dan pemustaka dari masing–masing koleksi khusus tersebut. Layanan ini terdapat dilantai 3.
(74)
commit to user 3.9.13 Layanan Lain–lain
1. Kasir
Layanan ini adalah bagian keuangan yeng bertugas menerima semua pembayaran dari beberapa aktifitas perpustakaan yang berhubungan dengan uang seperti pembayaran denda, aktivasi, pengganti biaya kartu hilang, dan lain–lain. Letak layanan kasir ini berdampingan dengan layanan administrasi yang berada di lantai 1.
2. Fotokopi
Untuk memudahkan pemustaka, perpustakaan
menyediakan jasa fotokopi yang ada di lantai 3. Layanan fotokopi disediakan bagi pemustaka yang ingin menfotokopi koleksi yang ada di perpustakaan, dengan ketentuan yang berlaku di perpustakaan. Layanan fotokopi ini mampu melayani permintaan fotokopi pemustaka dalam jumlah yang cukup besar.
3. Loker
Layanan loker ini disediakan bagi pemustaka yang ingin menyimpan tas, buku dan barang–barang lainnya kecuali barang berharga, sebelum mereka masuk ke perpustakaan lebih jauh.
(75)
commit to user 4. Ruang Diskusi
Ruang diskusi ini dapat dimanfaatkan oleh seluruh sivitas akademika dan masyarakat umum di sekitar UMS untuk acara–acara diskusi, rapat, pelatihan, dan lain–lain. Berkapasitas 15-40 orang dengan fasilitas perlengkapan audio visual didalamnya. Untuk informasi selanjutnya dapat menghubungi KTU Perpustakaan UMS.
5. Mushola
Disediakan mushola bagi petugas dan pemustaka yang ingin melakukan sholat di dalam perpustakaan. Ruang mushola ini terdapat di dalam area ruang internet.
(76)
commit to user
BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Alasan perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta
menerapkan sistem otomasi berbasis KOHA.
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta telah menerapkan sistem otomasi pada layanan-layanan di dalam perpustakaan. Koha merupakan sistem otomasi berbasis open source yang dipilih oleh perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta untuk diterapkan sebagai sistem otomasi di perpustakaan. Pemilihan Koha sebagai sistem otomasi di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dibanding software yang lainnya memiliki beberapa alasan, antara lain:
4.1.1 Sistem otomasi berbasis Koha memiliki fitur yang lengkap. Koha yang berdasar open source memiliki fitur-fitur yang lengkap yang biasanya terdapat pada software berbayar pada umumnya.
4.1.2 Sistem otomasi berbasis Koha memiliki banyak pengembang
(developer). Koha memiliki banyak pengembang yang
memudahkan suatu perpustakaan untuk mengembangkan Koha sesuai dengan keinginan perpustakaan guna menunjang kinerja pelayanan di perpustakaan.
4.1.3 Sistem otomasi berbasis Koha memiliki teknologi yang sudah teruji. Sistem otomasi Koha sudah teruji stabilitasnya, karena sistem otomasi berbasis Koha telah diterapkan pada ribuan
(77)
commit to user
perpustakaan di seluruh dunia. Jadi secara tidak langsung Koha sudah teruji dalam hal stabilitas dan skabilitasnya sebagai sistem otomasi di sebuah perpustakaan.
4.1.4 Terbatasnya Dana merupakan alasan yang vital bagi pengembangan sistem perpustakaan. Dengan terbatasnya dana secara tidak langsung memaksa perpustakaan berfikir ulang untuk menggunakan software berbayar/komersial. Karena terbatasnya dana maka perpustakaan Universitas Muhammadiyah surakarta memilih Koha sebagai sistem otomasinya karena Koha berbasis pada open source, maka Koha dapat diperoleh secara gratis oleh perpustakaan.
4.1.5 Koha dapat dikolaborasikan dengan software lain. Sistem otomasi Koha memungkinkan untuk pengembangan dengan kolaborasi software-software yang lain. Koha juga menyediakan solusi dan pemecahan masalah pada software yang dapat dimanfaatkan oleh ribuan perpustakaan di seluruh dunia.
4.1.6 Koha merupakan open source software. Karena merupakan open source software, Koha tidak memerlukan biaya lisensi untuk memperoleh kode. Program Koha dapat digunakan secara terus menerus karena tanpa biaya lisensi. Koha juga dapat dikembangkan sesuai kebutuhan perpustakaan.
4.1.7 Pengembangan Koha tidak dibatasi. Karena Koha merupakan open source software maka tidak ada perjanjian yang membatasi
(78)
commit to user
pengguna untuk mengembangkan Koha sesuai dengan keinginan pengguna.
Pemilihan Koha sebagai sistem otomasi perpustakaan di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta tentunya melalui berbagai pertimbangan. Salah satu pertimbangan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta memilih Koha sebagai sistem otomasinya berdasarkan kelebihan dan kekurangan Koha itu sendiri sebagai sistem otomasi di sebuah perpustakaan. Berdasarkan hasil wawancara dengan Suyadi (Kaur IT, E-Journal & E-book), Koha memiliki beberapa Kelebihan :
a. Meskipun Koha berbasis open source namun Koha merupakan Integrated Library System (ILS) yang cukup lengkap. Ini terlihat dari fitur-fitur Koha yang hampir mencakup semua fitur yang ada pada software berbayar/komersial pada umumnya
b. Koha dapat diinstal sendiri oleh semua perpustakaan karena Koha tidak memerlukan kode pada saat pemasangannya.
Tanpa menggunakan kode saat pemasangan Koha,
memudahkan para pengguna untuk menginstal Koha di perpustakaan mana saja tanpa terkecuali
c. Koha didukung oleh dua database yang berstandar industri berdasar relational database management system. Dengan
(1)
commit to user
4.4 Cara mengatasi hambatan-hambatan yang di alami dalam proses
penerapan sistem otomasi berbasis Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta
Timbulnya berbagai hambatan-hambatan sejalan dengan penerapan
sistem otomasi berbasis Koha di Perpustakaan Universitas
Muhammadiyah surakarta menjadi polemik bagi kemajuan teknologi di perpustakaan. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara dengan Suyadi, beberapa pemecahan masalah untuk mengatasi hambatan-hambatan yang dialami Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta dalam rangka penerapan sistem otomasi berbasis Koha, antara lain:
4.4.1 Pelatihan staf karyawan
Kurangnya pengetahuan staf tentang Koha tentunya
menjadi hambatan dalam penerapan sistem otomasi di
Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. Dengan mengadakan pelatihan-pelatihan tentang sistem otomasi berbasis Koha akan membantumenambah wawasan dan pengetahuan para staf tentang sistem otomasi Koha di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. Sehingga secara tidak langsung dapat meningkatkan pelayanan pengguna di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta.
(2)
commit to user
4.4.2 Pendidikan lanjutan bagi staf terpilih
Memberikan pendidikan lanjutan bagi staf merupakan solusi guna menyetarakan tingkat pendidikan yang ada di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. Dengan setaranya pendidikan antara staf yang satu dengan staf yang lainnya, maka dapat meningkatkan citra Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta di mata pengguna. Karena dengan kesetaraan pendidikan antara staf yang satu dengan yang lainnya, secara tidak langsung pengetahuan tentang teknologi maupun ilmu pengetahuan kurang lebih sama, hal ini dapat menunjang kinerja staf lebih baik dan dapat memaksimalkan pelayanan yang ada di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta.
4.4.3 Melakukan pengecekan kembali pada data yang dimasukkan
Mengadakan pengecekan kembali untuk data-data yang
telah dimasukkan akan meminimalisir kesalahan dalam
memasukkan data ke komputer. Selain itu, kehati-hatian dan kecermatan staf dalam memasukkan data ke komputer juga perlu diperhatikan agar supaya kinerja di perpustakaan lebih efisien.
4.4.4 Menyediakan perangkat keras (hardware) berspesifikasi tinggi
Kinerja Koha harus didukung dengan perangkat keras (hardware) berspesifikasi tingi, maka mau tidak mau Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta menyediakan perangkat
(3)
commit to user
kinerja Koha lebih maksimal dalam membantu pelayanan di perpustakaan.
4.4.5 Menyediakan genset atau mesin diesel
Bila sewaktu-waktu ada pemadaman arus listrik dari pusat atau ada kerusakan pada aliran listrik, maka akan sangat mengganggu kinerja pelayanan di perpustakaan. Oleh karena itu Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta mencoba mengatasi masalah ini dengan menyediakan genset ataupun mesin diesel yang dapat menghasilkan arus listrik, agar kinerja staf dalam memberikan pelayanan tidak terhambat dan terganggu.
4.4.6 Memiliki ahli teknologi informasi
Bila sewaktu-waktu jaringan terputus karena alasan tertentu seperti terputusnya aliran listrik dan lainnya, maka masalah tersebut akan cepat teratasi bila terdapat sesorang yang ahli di bidang tersebut. Minimal sebuah perpustakaan harus memiliki dua orang tenaga ahli di bidang teknologi informasi guna menunjang otomasi perpustakaan supaya bisa berkerja secara maksimal.
4.4.7 Mengadakan kursus bahasa asing bagi staf
Karena Koha belum menyediakan versi dalam bahasa indonesia, maka secara tidak langsung pengguna minimal menguasai bahasa Inggris. Karena latar belakang pendidikan yang berbeda-beda antara staf yang satu dengan yang lain, otomatis pemahaman mengenai bahasa Inggris pun berbeda-beda. Dengan
(4)
commit to user
demikian maka Perpustakaan Universitas Muhammadiyah
Surakarta mengadakan kursus bagi para staf agar supaya para staf sedikit banyak menguasai tentang bahasa Inggris sehingga dapat memberdayakan Koha dengan maksimal.
(5)
commit to user BAB V PENUTUP
5.1KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan di atas, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:
5.1.1 Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta merupakan perpustakaan yang telah terotomasi, hal ini terbukti Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta telah menerapkan Koha yang
berbasis open source sebagai sistem perpustakaan terintegrasinya.
5.1.2 Alasan pemilihan Koha sebagai sistem otomasi di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta, antara lain: Koha memiliki
fitur lengkap, Koha memiliki banyak developer, teknologi Koha sudah
teruji, terbatasnya dana, Koha dapat dikolaborasikan dengan software
lain, Koha merupakan open source software, pengembangan Koha
tidak dibatasi.
5.1.3 Koha merupakan sistem otomasi yang diterapkan oleh Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta yang memiliki fitur-fitur yang lengkap dalam menunjang kinerja diperpustakaan. Fitur itu antara
lain: Patron Management, Circulation, Cataloging, OPAC &
Searching, Serials, Acquisition, Reports, Administrasi, Barcode Generator, Calendar, Tools.
(6)
commit to user
5.1.4 Dalam penerapannya ada hambatan-hambatan yang menghambat kinerja pelayanan perpustakaan, akan tetapi hal ini telah diantisipasi dengan adanya pemecahan masalahnya pada setiap permasalahan.
5.2 Saran
Ada beberapa saran yang ingin penulis sampaikan sebagai masukan demi kemajuan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta, antara lain:
5.2.1 Menambah pelatihan-pelatihan terhadap staf yang dinilai kurang
efektif dalam kinerjanya
5.2.2 Melengkapi sarana dan prasarana yang belum lengkap agar kinerja
lebih maksimal
5.2.3 Memberikan pengetahuan mengenai Koha tentang sistematika
penggunaanya kepada pengguna perpustakaan