materi BAPERSI ujian dinas II- 2017 ok-sent
SELAYANG PANDANG BAPSI
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2017
BAPSI
2017
BAB I.
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang.
Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPSI) sebagai salah satu biro/unit
kerja yang berdiri pada bulan September 1994 (berdasar Kep. Mendikbud No. 0439/0/1992),
memiliki cakupan tugas bidang Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi.
Biro berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 186/0/2002 tanggal
28 Oktober 2002 tentang Statuta Undip khususnya pasal 70 merupakan satuan pelaksanaan
administrasi yang menyelenggarakan pelayanan teknis dan administratif di bidang
administrasi
akademik,
administrasi
keuangan,
administrasi
umum,
administrasi
kemahasiswaan, administrasi perencanaan dan sistem informasi.
Penetapan Undip sebagai PTN Berbadan Hukum sesuai PP No. 81 Tahun 2014 dengan masa
transisi 2 tahun, Bapsi merasa perlu secara terus menerus meningkatkan kinerjanya . Dalam
berkinerja harus mengakomodir beberapa kebijakan baik yg dari internal maupun kebijakan
publik . Sesuai PP.No.52 tentang Statuta Undip,(Pasal 150) Dalam melaksanakan
tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 149 ayat (2), Biro
Administrasi
Perencanaan, Riset dan Sistem Informasi menyelenggarakan fungsi:
•
pelaksanaan administrasi perencanaan dan pengembangan kampus;
•
Pelaksanaan administrasi pengembangan bisnis;
•
pelaksanaan administrasi perencanaan akademik;
•
pelaksanaan administrasi riset;
•
pelaksanaan administrasi pengabdian kepada masyarakat; dan pelaksanaan sistem
informasi.
Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya tetap mengakomodir dasar hukum yang relevan
dengan tugas dan funsinya
I.2. STRUKTUR ORGANISASI BAPSI
BAPSI UNDIP dipimpin oleh Kepala Biro serta mengkoordinasikan dua bagian yaitu
Bagian Sistem Informasi dan Bagian Perencanaan yang dipimpin oleh Kepala Bagian.
Berikut dapat dilihat struktur Organisasi BAPSI.
Gambar
SOTK
BAB. II
Visi, Misi dan Tujuan BAPSI
Sesuai dengan fungsi BAPSI sebagai unit kerja pelayanan teknis dan
administratif, maka rumusan visi BAPSI senantiasa sejalan dan mendukung
visi Universita ( Undip menjadi Universitas Riset yang unggul pada tahun
2020).
Visi BAPSI adalah “Menjadi biro yang handal dan professional di
bidang administrasi perencanaan , pengembangan dan sistem
informasi guna mendukung terwujudnya Visi Universitas”
Misi BAPSI adalah :
1. melaksanakan administrasi perencanaan pengembangan kampus
2. melakanakan administrasi perencanaan akademik.
3. melaksanakan administrasi penyusunan sistem informasi manajemen
Perguruan Tinggi terpadu termasuk infrastruktur dan jaringan
4. melaksanakan administrasi riset dan pengabdian kepada masyarakat
5. melaksanakan administrasi pengembangan komunikasi dan bisnis
kampus.
Tujuan BAPSI adalah :
1. tersusunnya administrasi perencanaan pengembangan akademik dan
fisik serta komunikasi bisnis terpadu.
2. terwujudnya administrasi sistem perencanaan terpadu
3. terwujudnya keterpaduan Sistem Informasi Manajemen Perguruan
Tinggi
4. tersajinya data/informasi yang akurat, cepat dan valid.
5. Tersusunnya evaluasi pelaporan pelaksanaan program kerja skala
Universitas
Sasaran BAPSI adalah:
1. Meningkatnya kinerja sistem administrasi perencanaan pengembangan akademik dan
fisik serta komunikasi bisnis terpadu.
2. Meningkatnya kualitas ( akurat, cepat dan valid ) dan kuantitas data serta terpadunya
basis data untuk mendukung Sistem Informasi Manajemen Perguruan Tinggi(Tri Dharma
dan Tata Kelola).
3. Meningkatnya kualitas dan kuantitas output administrasi sistem perencanaan dan sistem
informasi terpadu sejalan dengan Kalender Kegiatan Tahunan Universitas.
4. Terpenuhinya indikator kinerja sesuai dengan evaluasi pelaporan pelaksanaan program
kerja.
Kebijakan Program :
1. Menetapkan standar opersioanl pelaksanaan untuk kinerja administrasi perencanaan dan
sistem informasi.
2. Menggunakan instrumen awal model PDPT /PDDIKTI untuk dikembangkan
dalam
pengelolaan data yang lebih luas menuju Pangkalan Data Undip yang terpadu dan
terintegritas.
3. Menetapkan dan melaksanakan inventarisasi, seleksi dan sosialisasi jenis dan macam data
output yang substansinya nya sejalan dengan Kalender Kegiatan Tahunan Universitas.
4. Menetapkan dan melaksanakan indikator kinerja setiap sub bagian dan bagian sesuai
dengan batasan-batasan evaluasi pelaporan pelaksanaan program kerja.
BAPSI sebagai biro yang menyelenggarakan administrasi perencanaan dan sistem informasi,
merupakan penanggung jawab utama dan pertama dari seluruh agenda kinerja kegiatan
universitas. Kalender anggaran dimulai dari Januari dan diakhiri pada bulan Desember,
sedangkan kalender akademik, contoh Tahun Akademik 2016/2017 :semester gasal diawali
tanggal 15 Agustus 2016 dan diakhiri tanggal 2 Desembr 2016 , kemudian untuk awal semester
genap Tahun Akademik 2016/2017 adalah 15 Februari 2016 dan diakhiri pada tanggal 2 Juni
2017 Universitas Diponegoro sebagai lembaga pendidikan tinggi kinerja kegiatannya harus
mengakomodir kalender anggaran dan kalender akademik. Antara Kalender Anggaran dan
Akademik mempunya awal dan akhir yang berbeda .
Kalender Anggaran diawali pada Tanggungjawab pertama dimulai dengan
persiapan
penyusunan Rencana Strategis (RENSTRA) , Arah Kebijakan Universitas (AKU) dan Rencana
Operasional (RENOP) yang disajikan pada Rapat Kerja Tahunan (RAKERTA) dan dilanjutkan
dengan
penyusunan
Laporan
Akuntabilitas
Kinerja
Instansi
Pemerintah
(LAKIP).
Berdasarkan kegiatan induk tersebut, maka BAPSI bertugas menguraikannya dalam bentuk
laporan-laporan, pelayanan data dan informasi untuk pimpinan maupun segenap sivitas
akademika yang memerlukan data untuk kepentingan penelitian, pembuatan proposal, maupun
penulisan skripsi mahasiswa. Data dan informasi tersebut dapat dikategorikan ke dalam 3
kategori besar yaitu Data Akademik, Data Ketenagaan, dan Data Sarana Prasarana.
(data
Tri
Dharma
Perguruan
Tinggi
dan
Tata
Kelola)
Dalam bidang perencanaan dapat terlihat dari kegiatan-kegiatan BAPSI yang berkaitan erat
dengan program pengembangan universitas diantaranya dalam Perencanaan Akademik
(pembukaan Program Studi Baru) dan Perencanaan Fisik (pembangunan gedung pendidikan).
Selama beberapa tahun terakhir, BAPSI berupaya untuk terus meningkatkan kinerja agar dapat
eksis menjalankan tugas dan fungsinya dalam mendukung kegiatan-kegiatan universitas, baik itu
yang bersifat rutin tiap tahun anggaran maupun kegiatan-kegiatan insidental.
Produk layanan yang dapat diberikan oleh Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Infomasi
adalah :
1. Penyusunan Renstra Undip
2. Penyusunan Arah Kebijakan/ Rencana Operasional Undip
3. Penyusunan Indikator Kinerja Undip
4. Administrasi Pengusulan Pembukaan Prodi/ Jurusan/Fakultas Baru
5. Administrasi Pengusulan Perubahan Nama Prodi/ Jurusan/ Fakultas.
6. Monitoring proses usulan pembukaan dan perkembangan Program Studi / Jurusan /
Fakultas.
7. Penyusunan Data Prasarana Universitas
8. Penyusunan Rencana Umum Pengadaan Undip
9. Penyusunan Laporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah (LAKIP) skala Undip
10. Kegiatan bidang pengembangan yang dikoordinir oleh PR IV
11. Laporan PD DIKTI per Tri wulan ( 1 semster 2 kali)
12. Administrasi dan Informasi ketenagaan
13. Informasi Kepakaran dosen
14. Informasi penyelenggaraan Rapat Kerja Tahunan (Rakerta)
15. Informasi Profil Mahasiswa Baru
16. Informasi Wisudawan tiap periode dan satu tahun akademik
17. Informasi mahasiswa dan lulusan
18. Informasi pelatihan penulisan artikel ilmiah
19. Informasi Mahasiswa Terdaftar
20. Informasi Data Alumni
21. Informasi kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi
22. Informasi Dies Natalis
23. Sistem informasi internal dan eksternal
24. Pengembangan teknologi informasi
25. Pemeliharaan Infrastruktur dan Jaringan
26. Informasi Universitas dalam angka
27. Informasi profile company ( soft copy)
28. Lain-lain pelayanan informasi sesuai kebijakan Pimpinan
BAB.III
PENUTUP
III.1. KESIMPULAN
Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPSI) adalah Biro yang relatif
baru dibanding biro lainnya, memiliki cakupan tugas bidang Administrasi Perencanaan dan
Sistem Informasi sesuai dengan KepMendikbud No.085/D/O/1998 yang berada dalam
kedudukan sebagai terminal data dan informasi di tingkat Universitas, proses penyusunan
perencanaan merupakan tindakan manajerial utama serta proses evaluasi guna melandasi
keputusan pimpinan. Seiring perjalanan waktu, pada saat Pemerintah melalui PP No.81
tahun 2014 tentang Penetapan Universitas Diponegoro
Universitas Diponegoro sebagai
Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum, maka terbitlah Peraturan Rektor No.4 tahun 2016
tentang Struktur Organisasi Unsur-unsur di bawah Rektor.
BAPSI menjadi BAPRSI, dengan fungsi yang lebih luas guna mensinergikan dengan unit2
lain yang memiliki relevansi tugas pokok dan fungsi agar tidak terjadi tumpang tindih
dalam berkinerja.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa kedudukan dan peran BAPSI dalam proses
pengambilan keputusan di tingkat Universitas adalah sangat penting dan cukup straregis.
Dalam rangka revitalisasi antar biro dengan tetap memperhatikan efisiensi dan efektifitas
maka diharapkan dalam penataan SOTK dapat mengakomodir prinsip miskin struktur
kaya fungsi. Agar Universitas Diponegoro dalam mengimplementasikan PTN Badan
Hukum mengutamakan efisiensi dan efektifitas.
------------*****-----------
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2017
BAPSI
2017
BAB I.
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang.
Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPSI) sebagai salah satu biro/unit
kerja yang berdiri pada bulan September 1994 (berdasar Kep. Mendikbud No. 0439/0/1992),
memiliki cakupan tugas bidang Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi.
Biro berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 186/0/2002 tanggal
28 Oktober 2002 tentang Statuta Undip khususnya pasal 70 merupakan satuan pelaksanaan
administrasi yang menyelenggarakan pelayanan teknis dan administratif di bidang
administrasi
akademik,
administrasi
keuangan,
administrasi
umum,
administrasi
kemahasiswaan, administrasi perencanaan dan sistem informasi.
Penetapan Undip sebagai PTN Berbadan Hukum sesuai PP No. 81 Tahun 2014 dengan masa
transisi 2 tahun, Bapsi merasa perlu secara terus menerus meningkatkan kinerjanya . Dalam
berkinerja harus mengakomodir beberapa kebijakan baik yg dari internal maupun kebijakan
publik . Sesuai PP.No.52 tentang Statuta Undip,(Pasal 150) Dalam melaksanakan
tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 149 ayat (2), Biro
Administrasi
Perencanaan, Riset dan Sistem Informasi menyelenggarakan fungsi:
•
pelaksanaan administrasi perencanaan dan pengembangan kampus;
•
Pelaksanaan administrasi pengembangan bisnis;
•
pelaksanaan administrasi perencanaan akademik;
•
pelaksanaan administrasi riset;
•
pelaksanaan administrasi pengabdian kepada masyarakat; dan pelaksanaan sistem
informasi.
Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya tetap mengakomodir dasar hukum yang relevan
dengan tugas dan funsinya
I.2. STRUKTUR ORGANISASI BAPSI
BAPSI UNDIP dipimpin oleh Kepala Biro serta mengkoordinasikan dua bagian yaitu
Bagian Sistem Informasi dan Bagian Perencanaan yang dipimpin oleh Kepala Bagian.
Berikut dapat dilihat struktur Organisasi BAPSI.
Gambar
SOTK
BAB. II
Visi, Misi dan Tujuan BAPSI
Sesuai dengan fungsi BAPSI sebagai unit kerja pelayanan teknis dan
administratif, maka rumusan visi BAPSI senantiasa sejalan dan mendukung
visi Universita ( Undip menjadi Universitas Riset yang unggul pada tahun
2020).
Visi BAPSI adalah “Menjadi biro yang handal dan professional di
bidang administrasi perencanaan , pengembangan dan sistem
informasi guna mendukung terwujudnya Visi Universitas”
Misi BAPSI adalah :
1. melaksanakan administrasi perencanaan pengembangan kampus
2. melakanakan administrasi perencanaan akademik.
3. melaksanakan administrasi penyusunan sistem informasi manajemen
Perguruan Tinggi terpadu termasuk infrastruktur dan jaringan
4. melaksanakan administrasi riset dan pengabdian kepada masyarakat
5. melaksanakan administrasi pengembangan komunikasi dan bisnis
kampus.
Tujuan BAPSI adalah :
1. tersusunnya administrasi perencanaan pengembangan akademik dan
fisik serta komunikasi bisnis terpadu.
2. terwujudnya administrasi sistem perencanaan terpadu
3. terwujudnya keterpaduan Sistem Informasi Manajemen Perguruan
Tinggi
4. tersajinya data/informasi yang akurat, cepat dan valid.
5. Tersusunnya evaluasi pelaporan pelaksanaan program kerja skala
Universitas
Sasaran BAPSI adalah:
1. Meningkatnya kinerja sistem administrasi perencanaan pengembangan akademik dan
fisik serta komunikasi bisnis terpadu.
2. Meningkatnya kualitas ( akurat, cepat dan valid ) dan kuantitas data serta terpadunya
basis data untuk mendukung Sistem Informasi Manajemen Perguruan Tinggi(Tri Dharma
dan Tata Kelola).
3. Meningkatnya kualitas dan kuantitas output administrasi sistem perencanaan dan sistem
informasi terpadu sejalan dengan Kalender Kegiatan Tahunan Universitas.
4. Terpenuhinya indikator kinerja sesuai dengan evaluasi pelaporan pelaksanaan program
kerja.
Kebijakan Program :
1. Menetapkan standar opersioanl pelaksanaan untuk kinerja administrasi perencanaan dan
sistem informasi.
2. Menggunakan instrumen awal model PDPT /PDDIKTI untuk dikembangkan
dalam
pengelolaan data yang lebih luas menuju Pangkalan Data Undip yang terpadu dan
terintegritas.
3. Menetapkan dan melaksanakan inventarisasi, seleksi dan sosialisasi jenis dan macam data
output yang substansinya nya sejalan dengan Kalender Kegiatan Tahunan Universitas.
4. Menetapkan dan melaksanakan indikator kinerja setiap sub bagian dan bagian sesuai
dengan batasan-batasan evaluasi pelaporan pelaksanaan program kerja.
BAPSI sebagai biro yang menyelenggarakan administrasi perencanaan dan sistem informasi,
merupakan penanggung jawab utama dan pertama dari seluruh agenda kinerja kegiatan
universitas. Kalender anggaran dimulai dari Januari dan diakhiri pada bulan Desember,
sedangkan kalender akademik, contoh Tahun Akademik 2016/2017 :semester gasal diawali
tanggal 15 Agustus 2016 dan diakhiri tanggal 2 Desembr 2016 , kemudian untuk awal semester
genap Tahun Akademik 2016/2017 adalah 15 Februari 2016 dan diakhiri pada tanggal 2 Juni
2017 Universitas Diponegoro sebagai lembaga pendidikan tinggi kinerja kegiatannya harus
mengakomodir kalender anggaran dan kalender akademik. Antara Kalender Anggaran dan
Akademik mempunya awal dan akhir yang berbeda .
Kalender Anggaran diawali pada Tanggungjawab pertama dimulai dengan
persiapan
penyusunan Rencana Strategis (RENSTRA) , Arah Kebijakan Universitas (AKU) dan Rencana
Operasional (RENOP) yang disajikan pada Rapat Kerja Tahunan (RAKERTA) dan dilanjutkan
dengan
penyusunan
Laporan
Akuntabilitas
Kinerja
Instansi
Pemerintah
(LAKIP).
Berdasarkan kegiatan induk tersebut, maka BAPSI bertugas menguraikannya dalam bentuk
laporan-laporan, pelayanan data dan informasi untuk pimpinan maupun segenap sivitas
akademika yang memerlukan data untuk kepentingan penelitian, pembuatan proposal, maupun
penulisan skripsi mahasiswa. Data dan informasi tersebut dapat dikategorikan ke dalam 3
kategori besar yaitu Data Akademik, Data Ketenagaan, dan Data Sarana Prasarana.
(data
Tri
Dharma
Perguruan
Tinggi
dan
Tata
Kelola)
Dalam bidang perencanaan dapat terlihat dari kegiatan-kegiatan BAPSI yang berkaitan erat
dengan program pengembangan universitas diantaranya dalam Perencanaan Akademik
(pembukaan Program Studi Baru) dan Perencanaan Fisik (pembangunan gedung pendidikan).
Selama beberapa tahun terakhir, BAPSI berupaya untuk terus meningkatkan kinerja agar dapat
eksis menjalankan tugas dan fungsinya dalam mendukung kegiatan-kegiatan universitas, baik itu
yang bersifat rutin tiap tahun anggaran maupun kegiatan-kegiatan insidental.
Produk layanan yang dapat diberikan oleh Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Infomasi
adalah :
1. Penyusunan Renstra Undip
2. Penyusunan Arah Kebijakan/ Rencana Operasional Undip
3. Penyusunan Indikator Kinerja Undip
4. Administrasi Pengusulan Pembukaan Prodi/ Jurusan/Fakultas Baru
5. Administrasi Pengusulan Perubahan Nama Prodi/ Jurusan/ Fakultas.
6. Monitoring proses usulan pembukaan dan perkembangan Program Studi / Jurusan /
Fakultas.
7. Penyusunan Data Prasarana Universitas
8. Penyusunan Rencana Umum Pengadaan Undip
9. Penyusunan Laporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah (LAKIP) skala Undip
10. Kegiatan bidang pengembangan yang dikoordinir oleh PR IV
11. Laporan PD DIKTI per Tri wulan ( 1 semster 2 kali)
12. Administrasi dan Informasi ketenagaan
13. Informasi Kepakaran dosen
14. Informasi penyelenggaraan Rapat Kerja Tahunan (Rakerta)
15. Informasi Profil Mahasiswa Baru
16. Informasi Wisudawan tiap periode dan satu tahun akademik
17. Informasi mahasiswa dan lulusan
18. Informasi pelatihan penulisan artikel ilmiah
19. Informasi Mahasiswa Terdaftar
20. Informasi Data Alumni
21. Informasi kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi
22. Informasi Dies Natalis
23. Sistem informasi internal dan eksternal
24. Pengembangan teknologi informasi
25. Pemeliharaan Infrastruktur dan Jaringan
26. Informasi Universitas dalam angka
27. Informasi profile company ( soft copy)
28. Lain-lain pelayanan informasi sesuai kebijakan Pimpinan
BAB.III
PENUTUP
III.1. KESIMPULAN
Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPSI) adalah Biro yang relatif
baru dibanding biro lainnya, memiliki cakupan tugas bidang Administrasi Perencanaan dan
Sistem Informasi sesuai dengan KepMendikbud No.085/D/O/1998 yang berada dalam
kedudukan sebagai terminal data dan informasi di tingkat Universitas, proses penyusunan
perencanaan merupakan tindakan manajerial utama serta proses evaluasi guna melandasi
keputusan pimpinan. Seiring perjalanan waktu, pada saat Pemerintah melalui PP No.81
tahun 2014 tentang Penetapan Universitas Diponegoro
Universitas Diponegoro sebagai
Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum, maka terbitlah Peraturan Rektor No.4 tahun 2016
tentang Struktur Organisasi Unsur-unsur di bawah Rektor.
BAPSI menjadi BAPRSI, dengan fungsi yang lebih luas guna mensinergikan dengan unit2
lain yang memiliki relevansi tugas pokok dan fungsi agar tidak terjadi tumpang tindih
dalam berkinerja.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa kedudukan dan peran BAPSI dalam proses
pengambilan keputusan di tingkat Universitas adalah sangat penting dan cukup straregis.
Dalam rangka revitalisasi antar biro dengan tetap memperhatikan efisiensi dan efektifitas
maka diharapkan dalam penataan SOTK dapat mengakomodir prinsip miskin struktur
kaya fungsi. Agar Universitas Diponegoro dalam mengimplementasikan PTN Badan
Hukum mengutamakan efisiensi dan efektifitas.
------------*****-----------