Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Pada SMP Negeri 14 Medan Menggunakan Visual Basic 6.0 Chapter III V
BAB 3
STRUKTUR ORGANISASI SMP NEGERI 14 MEDAN
3.1 Struktur Organisasi SMP Negeri 14 Medan
KEPALA SEKOLAH
KOMITE SEKOLAH
WAKIL
KEPALA SEKOLAH
TATA USAHA
PEMB. KEPALA SEKOLAH
WALI KELAS
EDUKASI
VII.A
VII.B
KESISWAAN
VII.C
VII.D
VII.E
SARANA / PRASARANA
VIII.A
VIII.B
VIII.C
VIII.D
VIII.E
IX.A
IX.C
IX.B
IX.D
IX.E
MGMP
PKn
AGAMA
B.INDONESIA
MATEMATIKA
IPA
B.INGGRIS
IPS
PENJAS
TIK
BP
GURU MATA PELAJARAN
GURU PEMB. / KOORDINATOR
BK
PRAMUKA
5K
UKS
KOPERASI
SISWA
Sumber: Tata Usaha SMP Negeri 14 Medan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMP Negeri 14 Medan
Universitas Sumatera Utara
MULOK
36
3.2 Uraian Tugas dan Fungsi Pengelolah Sekolah
3.2.1 Kepala Sekolah
Kepala Sekolah berfungsi sebagai edukator, manager, administrator, supervisor,
leader, inovator, dan motivator.
a. Kepala Sekolah sebagai edukator bertugas melaksanakan proses pengajaran secara
efektif dan efisien di lingkungan SMP Negeri 14 Medan.
b. Kepala Sekolah sebagai manajer memiliki tugas:
1. Menyusun perancanaan
2. Mengorganisasikan kegiatan
3. Mengkoordinasi kegiatan
4. Melaksanakan pengawasan
5. Menentukan kebijaksanaan
6. Mengadakan rapat
7. Mengatur proses belajar-mengajar
8. Mengatur administrasi ketatausahaan, kesiswaan, sarana/prasarana, dan lainlain.
c. Kepala Sekolah sebagai administrator bertugas menyelenggarakan administrasi:
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan dan pengendalian
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
Universitas Sumatera Utara
37
6. Evaluasi
7. Kurikulum
8. Kesiswaan
9. Ketatausahaan
10. Ketenagakerjaaan
11. Kantor
12. Keuangan
13. Perpustakaan
14. Laboratorium
15. Bimbingan konseling (BK)
16. Pramuka
17. 5K
18. UKS
19. Koperasi
20. Sarana/prasarana dan perlengkapan lainnya.
d. Kepala Sekolah sebagai supervisor bertugas menyelenggarakan supervisi
mengenai:
1. Proses belajar-mengajar
2. Kegiatan bimbingan
3. Kegiatan extrakurikuler
4. Kegiatan kerja sama dengan masyarakat/instansi lain
5. Kegiatan ketatausahaan
6. Sarana dan prasarana
7. Kegiatan 5K
8. Perpustakaan
Universitas Sumatera Utara
38
9. Laboratorium
10. Kantin sekolah
11. Koperasi sekolah
12. Kehadiran guru, pegawai, dan siswa.
e. Kepala Sekolah sebagai leader bertugas menjadi seorang pemimpin dalam lingkup
sekolah.
f. Kepala Sekolah sebagai inovator bertugas melakukan inovasi-inovasi dalam
memajukan kualitas sekolah SMP Negeri 14 Medan
g. Kepala Sekolah sebagai motivator bertugas memberi motivasi yang membangun
bagi para guru, pegawai, dan terkhusus pada siswa.
3.2.2 Komite Sekolah
Komite Sekolah memiliki wewenang an tanggungjawab untuk memberikan masukan
terhadap kebijakan mutu pendidikan dan mengawasi kebijakan sekolah.
3.2.3 Wakil Kepala Sekolah
Wakil Kepala Sekolah membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai
berikut:
a. Penyusunan rencana, pembuatan program kegiatan, dan program pelaksana
b. Pengorganisasian
c. Pengarahan
d. Ketenagakerjaan
e. Pengkoordinasian
Universitas Sumatera Utara
39
f. Pengawasan
g. Penilaian
h. Identifikasi dan pengumpulan data
i.
Pengembangan keunggulan
j.
Penyusunan laporan
3.2.4 Tata Usaha
Tata Usaha sekolah memiliki tugas melaksanakan katatausahaan sekolah dan
bertanggungjawab kepada Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
a. Penyusunan program kerja tata usaha sekolah
b. Pengelolaan keuangan sekolah
c. Pengurusan administrasi ketenagakerjaan dan siswa.
d. Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
e. Mengkoodinasikan dan melaksanakan 5K
f. Penyusunan laporan pelaksanaan
g. Kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala.
3.2.5 Pembantu Kepala Sekolah
Pembantu Kepala Sekolah berfungsi membantu Kepala Sekolah pada bidang-bidang
yang berhubungan dengan kesekretariatan, pembinaan, pengawasan, dan kesiswaan,
seperti:
a. Menyusun jadwal kegiatan belajar
b. Menyusun pembagian tugas guru
Universitas Sumatera Utara
40
c. Mengatur kegiatan evaluasi belajar
d. Mengatur persiapan proses belajar-mengajar
e. Mengatur pelaksanaan PSB
f. Pengarahan dan pengendalian disiplin siswa dalam rangka melaksanakan tata
tertib sekolah
g. Membantu melegalisir ijazah, dan surat lainnya
h. Mengerjakan tugas lain yang ditetapkan oleh Kepala Sekolah.
3.2.6 Wali Kelas
Wali Kelas membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
a. Pengelolaan kelas
b. Penyelenggaraan administrasi kelas meliputi: denah tempat duduk siswa, papan
absensi siswa, daftar pelajaran kelas, daftar piket kelas, buku absensi siswa, buku
kegiatan pembelajaran/buku kelas, tata tertib siswa, dan pembuatan statistik
bulanan siswa
c. Pengisian daftar kumpulan nilai
d. Pembuatan catatan khusus tentang siswa
e. Pengisian buku laporan penilaian hasil belajar
f. Pembagian buku laporan hasil belajar siswa (rapor)
3.2.7 Urusan Edukasi
a. Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan
b. Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran
Universitas Sumatera Utara
41
c. Mengatur penyusunan program pengajaran
d. Mengatur pelaksanaan program penilaian kriteria kenaikan kelas, kriteria
kelulusan dan laporan kemajuan belajar siswa serta pembagian rapor dan STTB
e. Mengatur pelaksanaan program perbaikan dan pengayaan
f. Mengatur pemanfaatan lingkungan sebagai sumber belajar
g. Mengatur pengembangan MGMP dan koordinator mata pelajaran
h. Mengatur mutasi siswa
i.
Melaksanakan supervisi administrasi dan akademis
j.
Menyusun laporan
3.2.8 Urusan Kesiswaan
a. Mengatur pelaksanaan bimbingan konseling
b. Mangatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 5K
c. Mengatur pelaksanaan kurikuler dan extrakurikuler
3.2.9 Urusan Sarana dan Prasarana
a. Merencanakan kebutuhan sarana dan prasarana untuk menunjang proses belajarmengajar
b. Merencanakan program pengadaannya
c. Mengatur pemanfaatan sarana dan prasarana
d. Mengelola perawatan, perbaikan, dan pengisian
e. Megatur pembakuannya
f. Menyusun laporan
Universitas Sumatera Utara
42
3.2.10 Guru Mata Pelajaran
a. Membuat perangkat pembelajaran
b. Melaksanakan kegiatan pembelajaran
c. Melaksanakan kegiatan penilaian proses belajar, ulangan harian, dan ujian akhir
d. Melaksanakan analisis hasil ulangan harian
e. Mengisi daftar nilai siswa
f. Melaksanakan kegiatan membimbing kepada guru lain dalam proses kegiatan
belajar-mengajar
g. Membuat alat pelajaran/alat peraga
h. Menumbuh kembangkan sikap menghargai karya seni
i.
Mengikuti
kegiatan
pengembangan
program
pengajaran
yang
menjadi
tanggungjawabnya
j.
Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar
k. Mengisi dan meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran
l.
Mengatur keberhasilan ruang kelas dan praktikum
3.2.11 Guru Bimbingan Konseling (BK)
a. Penyusuna program dan pelaksanaan bimbingan konseling
b. Koordinasi dengan wali kelas dalam rangka mengatasi masalah-masalah yang
dihadapi oleh siswa tentang kesulitan belajar
c. Memberikan layanan dan bimbingan kepada siswa agar lebih berprestasi dalam
kegiatan belajar
Universitas Sumatera Utara
43
d. Memberika saran dan pertimbangan kepada siswa dalam memperoleh gambaran
tentang lanjutan pendidikan dan lapangan pekerjaan yang sesuai
e. Mengadakan penilaian pelaksanaan bimbingan dan penyuluhan
f. Menyusun statistik hasil penilaian BK
g. Melaksanakan kegiatan analisis hasil evaluasi belajar
h. Menyusun dan melaksanakan program tindak lanjut dan bimbingan konseling
i.
Menyusun laporan pelaksanaan bimbingan konseling
3.2.12 Siswa
Adapun yang menjadi tugas para siswa, yaitu melaporkan kepada Kepala Sekolah
mengenai hasil kerjanya. Dan yang menjadi wewenang dan tanggungjawab para
siswa, adalah:
a. Menuntut ilmu sebaik-baiknya
b. Mempertanggungjawabkan hasil pembelajarannya
c. Mematuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak sekolah.
Universitas Sumatera Utara
BAB 4
PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM
4.1 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan suatu proses dan desain entitas yang saling
berinteraksi yang disusun secara logis dan sistematis agar dapat berjalan sesuai yang
diinginkan.
Dengan adanya aplikasi Penerimaan Siswa Baru ini, diharapkan para guru/
panitia Calon Siswa Baru sekolah dapat menggunakan secara komputerisasi, dan tidak
lagi direpotkan dengan sistem yang lama; yang menggunakan banyak kertas,
perhitungan manual, dan sebagainya.
Agar lebih mudah untuk memahaminya, maka penulis membuat perancangan
sistem dalam Tugas Akhir ini. Metode perancangan sistem yang penulis lakukan
dalam penyusunan Tugas Akhir ini terdiri dari perancangan Database dan
perancanagan Data Flow Diagram (DFD).
Universitas Sumatera Utara
45
4.1.1 Rancangan Keluaran (Output)
Output adalah informasi yang dikirim kepada para pengguna melalui sistem informasi.
Beberapa data memerlukan pemrosesan yang ekstensif sebelum menjadi keluaran
yang layak, data-data lainnya disimpan, dan ketika diperoleh, dianggap sebagai output
dengan sedikit atau tanpa pemrosesan sama sekali.
Ada 6 (enam) tujuan dari keluaran (output), yaitu:
1. Merancang output untuk tujuan khusus
2. Membuat output bermanfaat bagi para pengguna
3. Merancang jumlah ouput yang tepat
4. Menyediakan distribusi output yang tepat
5. Menyediakan output tepat waktu
6. Memilih metode output yang paling efektif
Universitas Sumatera Utara
46
Adapun perancangan keluaran (output) yang ingin penulis sampaikan adalah
sebagai berikut:
LOGO
No.
ID
Urut
SI PSB SMP NEGERI 14 MEDAN
DAFTAR CALON PESERTA DIDIK SMPN 14 MEDAN
JL. PANDAN NO. 4 MEDAN
Nama
Tempat
Tanggal
Alamat
Nilai
Asal
Rayon
Lengkap
Lahir
Lahir
Rumah
UN
Sekolah
LOGO
Asal
Jumlah
Sekolah
Nilai
777
777
Xxx
Xxx
77/xxx/7777
Xxxx
77,77
Xxxx
Xxxx
Xxxx
77.77
777
777
Xxx
Xxx
77/xxx/7777
Xxxx
77,77
Xxxx
Yyyy
Xxxx
77.77
777
777
Xxx
Xxx
77/xxx/7777
Xxxx
77,77
Xxxx
Xxxx
Xxxx
77.77
Medan, 23-Mei-2013
Panitia
Gambar 4.1 Rancangan Daftar Calon Peserta Didik
LOGO
No. Urut
SI PSB SMP NEGERI 14 MEDAN
PENGUMUMAN HASIL KELULUSAN SMPN 14 MEDAN
JL. PANDAN NO. 4 MEDAN
Asal Sekolah
Jumlah
Standar Nilai
LOGO
ID
Nama
Siswa
Siswa
777
777
Xxx
Xxx
77,77
77
77,77
777
777
Xxx
Xxx
77,77
77
77,77
777
777
Xxx
Xxx
77,77
77
77,77
Nilai
Nilai
Psikotes
Medan, 23-Mei-2013
Nama Ka. Sekolah
NIP.
Gambar 4.2 Rancangan Hasil Kelulusan
Universitas Sumatera Utara
47
4.1.2 Rancangan Masukan (Input)
Kualitas sistem input menetukan kualitas sistem output. Dengan berusaha membuat
sistem input yang dibentuk secara baik, penganalisis sistem menyatakan bahwa input
yang buruk mengundang pertanyaan tentang kepercayaan terhadap keseluruhan
sistem.
Adapun tujuan perancangan masukan (input), yaitu:
1. Membuat penyelesaian input yang mudah dan efisien
2. Menjamin input akan memenuhi tujuan yang diharapkan
3. Menjamin penyelesaian yang tepat
4. Membuat tampilan layar dan formulir yang menarik
5. Membuat input yang tidak rumit
Universitas Sumatera Utara
48
Adapun perancangan masukan (input) yang ingin penulis sampaikan adalah
sebagai berikut:
Pendaftaran
ID Pendaftaran
Nilai UN
Nama Lengkap
Asal Sekolah
Tempat Lahir
Rayon
Tanggal Lahir
Alamat Sekolah
Alamat Rumah
Jumlah Nilai
Insert
Update
Delete
Search
Print Card
Exit
Next
DataGrid
Gambar 4.3 Input Calon Peserta Didik
Universitas Sumatera Utara
49
Ketika kita klik Print Card, maka akan muncul tampilan kartu bukti
pendaftaran, sekaligus syarat untuk mengikuti seleksi.
Logo
PEMERINTAH KOTA MEDAN
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMP NEGERI 14 MEDAN
Jalan Pandan No. 4 Kec. Medan Timur Kota Medan Prov. Sumatera Utara
Kode Pos 20231 Telp. (061)4522621
ID Pendaftaran
:
Nama Lengkap
:
Tempat Lahir
:
Tanggal Lahir
:
Alamat Rumah
:
Asal Sekolah
:
Alamat Sekolah
:
Jumlah Nilai
Pasfoto 3x4
Medan, 23/05/2013
KEPALA
Ka. Sekolah
NIP.
Gambar 4.4 Tampilan Kartu Bukti Pendaftaran
Universitas Sumatera Utara
50
Jika kita klik tombol Next pada form Pendaftaran sebelumnya, maka akan
muncul tampilan seleksi siswa. Berikut adalah tampilan form Seleksi Calon Peserta
Didik
Seleksi Calon Peserta Didik
No. Ujian
Nama
Nilai UN
Standar Nilai
Nilai Psikotes
Process
Keterangan
Show
Delete
Exit
Back
Gambar 4.5 Input No Ujian
Universitas Sumatera Utara
51
4.1.3 Perancangan File dalam Database
Dalam hal ini, penulis memberikan struktur tabel database yang penulis gunakan
untuk merancang sistem informasi penggajian data pegawai, antara lain sebagai
berikut:
a. Tabel Calon_Siswa_Baru
Tabel calon siswa baru digunakan untuk menampung seluruh data calon peserta didik
sesuai isi dari SKHUN calon siswa baru. Berikut adalah field-field yang dirancang
dalam tabel calon siswa baru:
Nama Field
Tipe Data
Size
Keterangan
ID_Pendaftaran
Text
6
ID Pendaftaran
Nama_Lengkap
Text
30
Nama Lengkap Siswa
Tempat_Lahir
Text
20
Tempat Lahir
Tgl_Lhr
Date/Time
-
Tanggal Lahir
Alamat_Rumah
Text
40
Alamat Rumah
Nilai_UN
Text
6
Nilai UN
Asal_Sekolah
Text
30
Asal Sekolah
Rayon
Text
12
Rayon
Alamat_Sekolah
Text
40
Alamat Sekolah
Jumlah_Nilai
Text
6
Jumlah Nilai UN
Tabel 4.1 Calon Siswa Baru
Universitas Sumatera Utara
52
b. Tabel Asal_Sekolah
Tabel asal sekolah digunakan untuk menampung data mengenai asal sekolah dasar
calon peserta didik. Berikut adalah field-field yang dirancang dalam tabel asal sekolah:
Nama Field
Tipe Data
Size
Keterangan
Asal_Sekolah
Text
30
Asal Sekolah
Rayon
Text
12
Rayon
Alamat_Sekolah
Text
40
Alamat Sekolah
Tabel 4.2 Asal Sekolah
c. Tabel Proses
Tabel proses digunakan untuk menampung data siswa yang diperlukan untuk proses
seleksi calon siswa baru. Berikut adalah field-field yang dirancang dalam tabel proses:
Nama Field
Tipe Data
Size
Keterangan
No_Ujian
Text
6
ID Pendaftaran
Nama_Siswa
Text
30
Nama Lengkap Siswa
Jumlah_Nilai
Text
6
Jumlah Nilai UN
Standar_Nilai
Text
6
Standar Nilai Sekolah
Nilai_Psikotes
Text
6
Nilai Psikotes
Keterangan
Text
12
Hasil Seleksi
Tabel 4.3 Proses
Universitas Sumatera Utara
53
4.1.4 Perancangan Data Flow Diagram (DFD)
Di dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis melakukan perancangan awal sistem
dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) sesuai dengan data hasil penelitian.
Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu bagian yang menggambarkan urutan
kerja/proses secara garis besar. Dengan diagaram aliran data dapat dipahami
bagaimana sistem tersebut berjalan.
Siswa
-Biodata Siswa
-Hasil Kelulusan
Panitia PSB
0
-Form Pendaftaran
-Hasil Kelulusan
Sistem Informasi
Penerimaan
Siswa Baru
-Data CSB
-Daftar Calon Siswa Baru
-Hasil Kelulusan
Kepala Sekolah
Gambar 4.6 Diagram Konteks Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru
Universitas Sumatera Utara
54
Siswa
Panitia PSB
Biodata Siswa
-Data Siswa
-Data Nilai
Form Pendaftaran
1
Input Data
Calon Siswa
Baru
F1 Calon_Siswa_Baru
F2 Asal_Sekolah
2
Seleksi Calon
Siswa Baru
F3 Proses
Laporan Hasil Kelulusan
3
Pembuatan
Laporan
-Laporan Daftar Calon Siswa Baru
-Laporan Hasil Kelulusan Siswa
Kepala Sekolah
Gambar 4.7 Data Flow Diagram Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru
Universitas Sumatera Utara
55
Adapun keterangan mengenai tanda-tanda atau simbol-simbol Data Flow
Diagram adalah sebagai berikut:
No
1
Simbol
Nama
Keterangan
External Entity/
Merupakan kesatuan di lingkungkan
Kesatuan Luar
luar sistem yang berupa orang,
organisasi atau sistem lainnya yang
berada di menerima output dari
sistem.
2
Data Flow
Menunjukan arus dari data yang
(Arus Data)
dapat berupa masukan untuk sistem
atau hasil dari proses sistem.
3
Proses
Suatu proses adalah kegiatan atau
kerja yang dilakukan oleh orang,
mesin atau komputer dari hasil dari
suatu arus data yang masuk ke dalam
proses untuk dihasilkan arus data
yang akan keluar dari proses.
4
Data Store
Simpanan
data
(data
(Simpanan Data)
merupakan tempat menyimpan data
store)
yang dibuat.
Tabel 4. 4 Simbol-simbol DFD
Universitas Sumatera Utara
56
4.1.4.1 ERD (Entity Relationship Diagram)
Entity Relationship Diagram adalah entity relationship yang berisikan komponenkomponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi
dengan atribut-atribut.
Calon_Siswa_Baru
Proses
ID_Pendaftaran
Nama_Lengkap
Tempat_Lahir
Tgl_Lhr
No_Ujian
ID_Pendaftaran
Mengikuti
No_Ujian
Nama_Siswa
Jumlah_Nilai
Standar_Nilai
Alamat_Rumah
Nilai_Psikotes
Nilai_UN
Keterangan
Asal_Sekolah
Keterangan
Rayon
Alamat_Sekolah
Jumlah_Nilai
Gambar 4.8 ERD Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru
Universitas Sumatera Utara
57
4.1.4.2 Normalisasi
Normalisasi merupakan proses pengelompokkan atribut atau field dari suatu relasi
sehingga membentuk relasi yang strukturnya baik. Normalisasi merupakan suatu
teknik dalam logikal desain sebuah database.
Calon_Siswa_Baru
ID_
Nama_Lengkap
Pendaftaran
1
Tempat_
Tgl_
Alamat_
Nilai_
Lahir
Lhr
Rumah
UN
Asal_Sekolah
Rayon
Alamat_Sekolah
Jumlah_Nilai
n
n
No_Ujian
Proses
Asal_Sekolah
Nama_
Jumlah_
Standar_
Nilai_
Siswa
Nilai
Nilai
Psikotes
Keterangan
Nama_Sekolah
Rayon
Alamat_Sekolah
n
Gambar 4.9 Normalisasi
4.1.5 Algoritma Program
Algoritma program adalah langkah-langkah yang dilakukan dalam proses pemecahan
suatu masalah. Dalam algoritma ini dijelaskan langkah-langkah tahap demi tahap
penyelesaian dari suatu masalah pada program. Adapun algoritma dari program yang
dirancang adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
58
1. Algoritma untuk Menampilkan Menu Login
Langkah 1
: Klik F5 Untuk menjalankan Program
Langkah 2
: Ketika tampilan Menu Login muncul, maka akan ada pilihan Login dan
Batal. Ketika kita ingin masuk ke program, maka kita wajib mengklik
Login dan kalau ingin keluar kita klik Batal.
Langkah 3
: Maka akan muncul tampilan Menu Utama
Langkah 4
: Selesai
2. Algoritma untuk Menampilkan Menu Utama
Langkah 1
: Tampilan Menu Utama (File, Cetak, Profil)
Langkah 2
: Jika dipilih Menu File, maka terdapat tiga pilihan yaitu: (Sistem
Pendaftaran, Asal Sekolah, dan Keluar). Jika dipilih Menu Cetak,
maka ada dua pilihan yaitu: (Calon Peserta Didik, dan Hasil
Kelulusan). Jika dipilih Menu Profil, maka akan muncul Profil
Sekolah, dan Profil Penulis.
Langkah 3
: Selesai
3. Algoritma untuk Menampilkan Sistem Pendaftaran
Langkah 1
: Tampilkan Form Sistem Pendaftaran
Langkah 2
: Jika dipilih tombol Insert, maka kita ingin menginput data siswa ke
dalam form Pendaftaran.
Universitas Sumatera Utara
59
Langkah 3
: Jika dipilih tombol Update, maka penginputan data yang telah diinput
dapat diedit dan disimpan kembali.
Langkah 4
: Jika dipilih tombol Delete, maka data yang disorot dapat dihapus.
Langkah 5
: Jika dipilih tombol Search, maka data yang kita cari akan ditampilkan
berdasarkan ID Pendaftaran Calon Peserta Didik.
Langkah 6
: Jika dipilih tombol Print Card, maka data Calon Peserta Didik dapat
dicetak sebagai syarat mengikuti seleksi.
Langkah 7
: Jika dipilih tombol Exit, maka form Pendaftaran tertutup dan kembali
ke menu utama.
Langkah 8
: Jika dipilih tombol Next, maka form Pendaftaran akan tertutup dan
dilanjutkan pada form Seleksi Calon Peserta Didik.
Langkah 9
: Dalam form Seleksi Calon Peserta Didik, jika kita pilih tombol Show,
maka akan ditampilkan No Ujian calon peserta didik, agar dapat
diproses untuk mengetahui hasil kelulusan.
Langkah 10
: Jika dipilih tombol Delete, maka data yang disorot akan terhapus.
Langkah 11
: Jika dipilih tombol Exit, maka form Seleksi Calon Peserta Didik akan
tertutup dan kembali ke menu utama.
Langkah 12
: Jika dipilih tombol Back, maka form Seleksi Calon Peserta Didik akan
tertutup dan kembali ke form Pendaftaran.
Langkah 13
: Selesai
Universitas Sumatera Utara
60
4. Algoritma untuk Menampilkan Form Asal Sekolah
Langkah 1
: Tampilkan Form Asal Sekolah
Langkah 2
: Jika dipilih tombol Insert, maka kita ingin menginput daftar sekolah
calon peserta didik ke dalam form Asal Sekolah.
Langkah 3
: Jika dipilih tombol Update, maka penginputan data yang telah diinput
dapat diedit dan disimpan kembali.
Langkah 4
: Jika dipilih tombol Delete, maka data yang disorot dapat dihapus.
Langkah 5
: Jika dipilih tombol Search, maka data yang kita cari akan ditampilkan
berdasarkan Nama Sekolah Dasar Calon Peserta Didik.
Langkah 6
: Jika dipilih tombol Exit, maka form Asal Sekolah akan tertutup dan
kembali ke menu utama.
Langkah 7
: Selesai
5. Algoritma untuk Menampilkan Form Hasil Kelulusan
Langkah 1
: Tampilkan Form Hasil Kelulusan dari Menu Cetak
Langkah 2
: Pilih combobox dengan 3 pilihan, yaitu : LULUS, TIDAK LULUS,
dan SEMUA; maka dalam datagrid akan ditampilkan pilihan sesuai
yang kita pilih
Langkah 3
: Jika dipilih tombol Print, maka pilihan yang kita ambil akan dicetak.
Langkah 4
: Jika dipilih tombol Exit, maka form Hasil Kelulusan akan tertutup dan
kembali ke menu utama.
Langkah 5
: Selesai
Universitas Sumatera Utara
61
4.2
Implementasi Sistem
4.2.1 Definisi Implementasi Sistem
Implementasi sistem merupakan tahap atau langkah-langkah untuk membuat sistem
agar siap dioperasikan, termasuk juga menulis kode program jika tidak digunakan
paket perangkat lunak aplikasi
4.2.2 Komponen Utama dalam Implementasi Sistem
Untuk mengelolah data yang menggunakan komputer haruslah mempunyai tiga
komponen utama yaitu:
1. Hardware
Hardware merupakan komponen fisik dalam rangkaian komputer sedengakan
spesifikasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:
a. CPU ( Control Processing Unit)
b. Monitor
c. Keyboard
d. Mouse
e. Printer
f. Harddisk dengan kapasitas yang diinginkan untuk tempat penyimpan data
Universitas Sumatera Utara
62
2. Software
Software merupkan intruksi program yang dapat digunakan dalam komputer dan
memberikan fungsi serta menampilkan sesuai dengan yang diinginkan, software yang
diperlukan untuk menjalankan perangkat keras untuk aplikasi pengelolahan data siswa
dan guru yaitu:
a. Microsoft Visual Basic 6.0
b. Microsoft Access 2003
3. Brainware
Brainware yaitu orang yang dapat mengelolah dan mengerti sistem operasi komputer
untuk menjalankan program.
4.2.3 Tujuan Implementasi
Tujuan implementasi sistem adalah sebagai berikut:
1. Menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen desain sistem yang
disetujui.
2. Menulis, menguji dan mendokumentasikan program-program dan prosedur
yang dilakukan oleh dokumen desain sistem yang disetujui.
3. Memperhitungkan bahwa desain sistem memenuhi permintaan pemakai yaitu
dengan menguji sistem secara keseluruhan.
4. Memastikan bahwa konversi ke sistem baru berjalan secara benar yaitu dengan
merencanakan, mengontrol dan melakukan instansi sistem baru secara benar.
Universitas Sumatera Utara
63
4.2.4 Pemeliharaan Sistem
Berdasarkan penjelasan dari halaman sebelumnya, diperlukan pemeliharaan sistem
agar sistem tersebut dapat berjalan sebagaimana mestinya. Adapun tujuan dari
pemeliharaan sistem ini adalah sebagai berikut:
1. Mencegah modifikasi sistem yang akan menyebabkan masalah lain.
2. Membuat modifikasi sistem yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
3. Menyempurnakan proses penyusunan sistem dan proses pemeliharaan sistem
dengan menganalisa informasi tentang modifikasi sistem.
4. Mengganti pemeliharaan sistem dengan survey sistem jika memodifikasi yang
diminati relatif besar.
Universitas Sumatera Utara
64
BAB 5
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari hasil pembahasan mengenai “Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru pada
SMP Negeri 14 Medan menggunakan Visual Basic 6.0”, maka penulis mengambil
beberapa kesimpulan, yaitu:
1. Pengelolahan data dan seleksi calon siswa baru pada SMP Negeri 14 Medan
masih dilakukan dengan cara manual.
2. Perancangan sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMP Negeri 14
Medan yang telah diciptakan menggunakan bahasa pemograman Microsoft
Visual Basic 6.0. Hal ini disebabkan Visual Basic 6.0 merupakan bahasa
pemograman yang handal untuk membuat suatu aplikasi dalam Microsoft
Windows.
3. Sistem informasi penerimaan siswa baru yang telah dirancang diharapkan
mampu menciptakan keefektifitasan dan keefesienan kerja pada bagian tata
usaha ataupun panitia penerimaan siswa baru SMP Negeri 14 Medan.
Universitas Sumatera Utara
65
5.2 Saran
Adapun saran yang penulis ingin sampaikan dalam mendukung pengembangan sistem
lebih lanjut, adalah:
1. Sistem informasi dapat dikembangkan dengan menampilkan sistem yang
mengolah pembagian kelas setelah penyeleksian selesai dilaksanakan.
2. Sistem informasi yang telah dirancang masih belum sempurna, baik dari
interface, maupun info yang disajikan. Untuk selanjutnya hendaknya
perancangan desain diciptakan lebih menarik, dan menu yang disajikan lebih
diperluas agar pelaksanaan seleksi penerimaan siswa baru lebih efektif.
Universitas Sumatera Utara
STRUKTUR ORGANISASI SMP NEGERI 14 MEDAN
3.1 Struktur Organisasi SMP Negeri 14 Medan
KEPALA SEKOLAH
KOMITE SEKOLAH
WAKIL
KEPALA SEKOLAH
TATA USAHA
PEMB. KEPALA SEKOLAH
WALI KELAS
EDUKASI
VII.A
VII.B
KESISWAAN
VII.C
VII.D
VII.E
SARANA / PRASARANA
VIII.A
VIII.B
VIII.C
VIII.D
VIII.E
IX.A
IX.C
IX.B
IX.D
IX.E
MGMP
PKn
AGAMA
B.INDONESIA
MATEMATIKA
IPA
B.INGGRIS
IPS
PENJAS
TIK
BP
GURU MATA PELAJARAN
GURU PEMB. / KOORDINATOR
BK
PRAMUKA
5K
UKS
KOPERASI
SISWA
Sumber: Tata Usaha SMP Negeri 14 Medan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMP Negeri 14 Medan
Universitas Sumatera Utara
MULOK
36
3.2 Uraian Tugas dan Fungsi Pengelolah Sekolah
3.2.1 Kepala Sekolah
Kepala Sekolah berfungsi sebagai edukator, manager, administrator, supervisor,
leader, inovator, dan motivator.
a. Kepala Sekolah sebagai edukator bertugas melaksanakan proses pengajaran secara
efektif dan efisien di lingkungan SMP Negeri 14 Medan.
b. Kepala Sekolah sebagai manajer memiliki tugas:
1. Menyusun perancanaan
2. Mengorganisasikan kegiatan
3. Mengkoordinasi kegiatan
4. Melaksanakan pengawasan
5. Menentukan kebijaksanaan
6. Mengadakan rapat
7. Mengatur proses belajar-mengajar
8. Mengatur administrasi ketatausahaan, kesiswaan, sarana/prasarana, dan lainlain.
c. Kepala Sekolah sebagai administrator bertugas menyelenggarakan administrasi:
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan dan pengendalian
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
Universitas Sumatera Utara
37
6. Evaluasi
7. Kurikulum
8. Kesiswaan
9. Ketatausahaan
10. Ketenagakerjaaan
11. Kantor
12. Keuangan
13. Perpustakaan
14. Laboratorium
15. Bimbingan konseling (BK)
16. Pramuka
17. 5K
18. UKS
19. Koperasi
20. Sarana/prasarana dan perlengkapan lainnya.
d. Kepala Sekolah sebagai supervisor bertugas menyelenggarakan supervisi
mengenai:
1. Proses belajar-mengajar
2. Kegiatan bimbingan
3. Kegiatan extrakurikuler
4. Kegiatan kerja sama dengan masyarakat/instansi lain
5. Kegiatan ketatausahaan
6. Sarana dan prasarana
7. Kegiatan 5K
8. Perpustakaan
Universitas Sumatera Utara
38
9. Laboratorium
10. Kantin sekolah
11. Koperasi sekolah
12. Kehadiran guru, pegawai, dan siswa.
e. Kepala Sekolah sebagai leader bertugas menjadi seorang pemimpin dalam lingkup
sekolah.
f. Kepala Sekolah sebagai inovator bertugas melakukan inovasi-inovasi dalam
memajukan kualitas sekolah SMP Negeri 14 Medan
g. Kepala Sekolah sebagai motivator bertugas memberi motivasi yang membangun
bagi para guru, pegawai, dan terkhusus pada siswa.
3.2.2 Komite Sekolah
Komite Sekolah memiliki wewenang an tanggungjawab untuk memberikan masukan
terhadap kebijakan mutu pendidikan dan mengawasi kebijakan sekolah.
3.2.3 Wakil Kepala Sekolah
Wakil Kepala Sekolah membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai
berikut:
a. Penyusunan rencana, pembuatan program kegiatan, dan program pelaksana
b. Pengorganisasian
c. Pengarahan
d. Ketenagakerjaan
e. Pengkoordinasian
Universitas Sumatera Utara
39
f. Pengawasan
g. Penilaian
h. Identifikasi dan pengumpulan data
i.
Pengembangan keunggulan
j.
Penyusunan laporan
3.2.4 Tata Usaha
Tata Usaha sekolah memiliki tugas melaksanakan katatausahaan sekolah dan
bertanggungjawab kepada Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
a. Penyusunan program kerja tata usaha sekolah
b. Pengelolaan keuangan sekolah
c. Pengurusan administrasi ketenagakerjaan dan siswa.
d. Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
e. Mengkoodinasikan dan melaksanakan 5K
f. Penyusunan laporan pelaksanaan
g. Kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala.
3.2.5 Pembantu Kepala Sekolah
Pembantu Kepala Sekolah berfungsi membantu Kepala Sekolah pada bidang-bidang
yang berhubungan dengan kesekretariatan, pembinaan, pengawasan, dan kesiswaan,
seperti:
a. Menyusun jadwal kegiatan belajar
b. Menyusun pembagian tugas guru
Universitas Sumatera Utara
40
c. Mengatur kegiatan evaluasi belajar
d. Mengatur persiapan proses belajar-mengajar
e. Mengatur pelaksanaan PSB
f. Pengarahan dan pengendalian disiplin siswa dalam rangka melaksanakan tata
tertib sekolah
g. Membantu melegalisir ijazah, dan surat lainnya
h. Mengerjakan tugas lain yang ditetapkan oleh Kepala Sekolah.
3.2.6 Wali Kelas
Wali Kelas membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
a. Pengelolaan kelas
b. Penyelenggaraan administrasi kelas meliputi: denah tempat duduk siswa, papan
absensi siswa, daftar pelajaran kelas, daftar piket kelas, buku absensi siswa, buku
kegiatan pembelajaran/buku kelas, tata tertib siswa, dan pembuatan statistik
bulanan siswa
c. Pengisian daftar kumpulan nilai
d. Pembuatan catatan khusus tentang siswa
e. Pengisian buku laporan penilaian hasil belajar
f. Pembagian buku laporan hasil belajar siswa (rapor)
3.2.7 Urusan Edukasi
a. Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan
b. Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran
Universitas Sumatera Utara
41
c. Mengatur penyusunan program pengajaran
d. Mengatur pelaksanaan program penilaian kriteria kenaikan kelas, kriteria
kelulusan dan laporan kemajuan belajar siswa serta pembagian rapor dan STTB
e. Mengatur pelaksanaan program perbaikan dan pengayaan
f. Mengatur pemanfaatan lingkungan sebagai sumber belajar
g. Mengatur pengembangan MGMP dan koordinator mata pelajaran
h. Mengatur mutasi siswa
i.
Melaksanakan supervisi administrasi dan akademis
j.
Menyusun laporan
3.2.8 Urusan Kesiswaan
a. Mengatur pelaksanaan bimbingan konseling
b. Mangatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 5K
c. Mengatur pelaksanaan kurikuler dan extrakurikuler
3.2.9 Urusan Sarana dan Prasarana
a. Merencanakan kebutuhan sarana dan prasarana untuk menunjang proses belajarmengajar
b. Merencanakan program pengadaannya
c. Mengatur pemanfaatan sarana dan prasarana
d. Mengelola perawatan, perbaikan, dan pengisian
e. Megatur pembakuannya
f. Menyusun laporan
Universitas Sumatera Utara
42
3.2.10 Guru Mata Pelajaran
a. Membuat perangkat pembelajaran
b. Melaksanakan kegiatan pembelajaran
c. Melaksanakan kegiatan penilaian proses belajar, ulangan harian, dan ujian akhir
d. Melaksanakan analisis hasil ulangan harian
e. Mengisi daftar nilai siswa
f. Melaksanakan kegiatan membimbing kepada guru lain dalam proses kegiatan
belajar-mengajar
g. Membuat alat pelajaran/alat peraga
h. Menumbuh kembangkan sikap menghargai karya seni
i.
Mengikuti
kegiatan
pengembangan
program
pengajaran
yang
menjadi
tanggungjawabnya
j.
Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar
k. Mengisi dan meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran
l.
Mengatur keberhasilan ruang kelas dan praktikum
3.2.11 Guru Bimbingan Konseling (BK)
a. Penyusuna program dan pelaksanaan bimbingan konseling
b. Koordinasi dengan wali kelas dalam rangka mengatasi masalah-masalah yang
dihadapi oleh siswa tentang kesulitan belajar
c. Memberikan layanan dan bimbingan kepada siswa agar lebih berprestasi dalam
kegiatan belajar
Universitas Sumatera Utara
43
d. Memberika saran dan pertimbangan kepada siswa dalam memperoleh gambaran
tentang lanjutan pendidikan dan lapangan pekerjaan yang sesuai
e. Mengadakan penilaian pelaksanaan bimbingan dan penyuluhan
f. Menyusun statistik hasil penilaian BK
g. Melaksanakan kegiatan analisis hasil evaluasi belajar
h. Menyusun dan melaksanakan program tindak lanjut dan bimbingan konseling
i.
Menyusun laporan pelaksanaan bimbingan konseling
3.2.12 Siswa
Adapun yang menjadi tugas para siswa, yaitu melaporkan kepada Kepala Sekolah
mengenai hasil kerjanya. Dan yang menjadi wewenang dan tanggungjawab para
siswa, adalah:
a. Menuntut ilmu sebaik-baiknya
b. Mempertanggungjawabkan hasil pembelajarannya
c. Mematuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak sekolah.
Universitas Sumatera Utara
BAB 4
PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM
4.1 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan suatu proses dan desain entitas yang saling
berinteraksi yang disusun secara logis dan sistematis agar dapat berjalan sesuai yang
diinginkan.
Dengan adanya aplikasi Penerimaan Siswa Baru ini, diharapkan para guru/
panitia Calon Siswa Baru sekolah dapat menggunakan secara komputerisasi, dan tidak
lagi direpotkan dengan sistem yang lama; yang menggunakan banyak kertas,
perhitungan manual, dan sebagainya.
Agar lebih mudah untuk memahaminya, maka penulis membuat perancangan
sistem dalam Tugas Akhir ini. Metode perancangan sistem yang penulis lakukan
dalam penyusunan Tugas Akhir ini terdiri dari perancangan Database dan
perancanagan Data Flow Diagram (DFD).
Universitas Sumatera Utara
45
4.1.1 Rancangan Keluaran (Output)
Output adalah informasi yang dikirim kepada para pengguna melalui sistem informasi.
Beberapa data memerlukan pemrosesan yang ekstensif sebelum menjadi keluaran
yang layak, data-data lainnya disimpan, dan ketika diperoleh, dianggap sebagai output
dengan sedikit atau tanpa pemrosesan sama sekali.
Ada 6 (enam) tujuan dari keluaran (output), yaitu:
1. Merancang output untuk tujuan khusus
2. Membuat output bermanfaat bagi para pengguna
3. Merancang jumlah ouput yang tepat
4. Menyediakan distribusi output yang tepat
5. Menyediakan output tepat waktu
6. Memilih metode output yang paling efektif
Universitas Sumatera Utara
46
Adapun perancangan keluaran (output) yang ingin penulis sampaikan adalah
sebagai berikut:
LOGO
No.
ID
Urut
SI PSB SMP NEGERI 14 MEDAN
DAFTAR CALON PESERTA DIDIK SMPN 14 MEDAN
JL. PANDAN NO. 4 MEDAN
Nama
Tempat
Tanggal
Alamat
Nilai
Asal
Rayon
Lengkap
Lahir
Lahir
Rumah
UN
Sekolah
LOGO
Asal
Jumlah
Sekolah
Nilai
777
777
Xxx
Xxx
77/xxx/7777
Xxxx
77,77
Xxxx
Xxxx
Xxxx
77.77
777
777
Xxx
Xxx
77/xxx/7777
Xxxx
77,77
Xxxx
Yyyy
Xxxx
77.77
777
777
Xxx
Xxx
77/xxx/7777
Xxxx
77,77
Xxxx
Xxxx
Xxxx
77.77
Medan, 23-Mei-2013
Panitia
Gambar 4.1 Rancangan Daftar Calon Peserta Didik
LOGO
No. Urut
SI PSB SMP NEGERI 14 MEDAN
PENGUMUMAN HASIL KELULUSAN SMPN 14 MEDAN
JL. PANDAN NO. 4 MEDAN
Asal Sekolah
Jumlah
Standar Nilai
LOGO
ID
Nama
Siswa
Siswa
777
777
Xxx
Xxx
77,77
77
77,77
777
777
Xxx
Xxx
77,77
77
77,77
777
777
Xxx
Xxx
77,77
77
77,77
Nilai
Nilai
Psikotes
Medan, 23-Mei-2013
Nama Ka. Sekolah
NIP.
Gambar 4.2 Rancangan Hasil Kelulusan
Universitas Sumatera Utara
47
4.1.2 Rancangan Masukan (Input)
Kualitas sistem input menetukan kualitas sistem output. Dengan berusaha membuat
sistem input yang dibentuk secara baik, penganalisis sistem menyatakan bahwa input
yang buruk mengundang pertanyaan tentang kepercayaan terhadap keseluruhan
sistem.
Adapun tujuan perancangan masukan (input), yaitu:
1. Membuat penyelesaian input yang mudah dan efisien
2. Menjamin input akan memenuhi tujuan yang diharapkan
3. Menjamin penyelesaian yang tepat
4. Membuat tampilan layar dan formulir yang menarik
5. Membuat input yang tidak rumit
Universitas Sumatera Utara
48
Adapun perancangan masukan (input) yang ingin penulis sampaikan adalah
sebagai berikut:
Pendaftaran
ID Pendaftaran
Nilai UN
Nama Lengkap
Asal Sekolah
Tempat Lahir
Rayon
Tanggal Lahir
Alamat Sekolah
Alamat Rumah
Jumlah Nilai
Insert
Update
Delete
Search
Print Card
Exit
Next
DataGrid
Gambar 4.3 Input Calon Peserta Didik
Universitas Sumatera Utara
49
Ketika kita klik Print Card, maka akan muncul tampilan kartu bukti
pendaftaran, sekaligus syarat untuk mengikuti seleksi.
Logo
PEMERINTAH KOTA MEDAN
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMP NEGERI 14 MEDAN
Jalan Pandan No. 4 Kec. Medan Timur Kota Medan Prov. Sumatera Utara
Kode Pos 20231 Telp. (061)4522621
ID Pendaftaran
:
Nama Lengkap
:
Tempat Lahir
:
Tanggal Lahir
:
Alamat Rumah
:
Asal Sekolah
:
Alamat Sekolah
:
Jumlah Nilai
Pasfoto 3x4
Medan, 23/05/2013
KEPALA
Ka. Sekolah
NIP.
Gambar 4.4 Tampilan Kartu Bukti Pendaftaran
Universitas Sumatera Utara
50
Jika kita klik tombol Next pada form Pendaftaran sebelumnya, maka akan
muncul tampilan seleksi siswa. Berikut adalah tampilan form Seleksi Calon Peserta
Didik
Seleksi Calon Peserta Didik
No. Ujian
Nama
Nilai UN
Standar Nilai
Nilai Psikotes
Process
Keterangan
Show
Delete
Exit
Back
Gambar 4.5 Input No Ujian
Universitas Sumatera Utara
51
4.1.3 Perancangan File dalam Database
Dalam hal ini, penulis memberikan struktur tabel database yang penulis gunakan
untuk merancang sistem informasi penggajian data pegawai, antara lain sebagai
berikut:
a. Tabel Calon_Siswa_Baru
Tabel calon siswa baru digunakan untuk menampung seluruh data calon peserta didik
sesuai isi dari SKHUN calon siswa baru. Berikut adalah field-field yang dirancang
dalam tabel calon siswa baru:
Nama Field
Tipe Data
Size
Keterangan
ID_Pendaftaran
Text
6
ID Pendaftaran
Nama_Lengkap
Text
30
Nama Lengkap Siswa
Tempat_Lahir
Text
20
Tempat Lahir
Tgl_Lhr
Date/Time
-
Tanggal Lahir
Alamat_Rumah
Text
40
Alamat Rumah
Nilai_UN
Text
6
Nilai UN
Asal_Sekolah
Text
30
Asal Sekolah
Rayon
Text
12
Rayon
Alamat_Sekolah
Text
40
Alamat Sekolah
Jumlah_Nilai
Text
6
Jumlah Nilai UN
Tabel 4.1 Calon Siswa Baru
Universitas Sumatera Utara
52
b. Tabel Asal_Sekolah
Tabel asal sekolah digunakan untuk menampung data mengenai asal sekolah dasar
calon peserta didik. Berikut adalah field-field yang dirancang dalam tabel asal sekolah:
Nama Field
Tipe Data
Size
Keterangan
Asal_Sekolah
Text
30
Asal Sekolah
Rayon
Text
12
Rayon
Alamat_Sekolah
Text
40
Alamat Sekolah
Tabel 4.2 Asal Sekolah
c. Tabel Proses
Tabel proses digunakan untuk menampung data siswa yang diperlukan untuk proses
seleksi calon siswa baru. Berikut adalah field-field yang dirancang dalam tabel proses:
Nama Field
Tipe Data
Size
Keterangan
No_Ujian
Text
6
ID Pendaftaran
Nama_Siswa
Text
30
Nama Lengkap Siswa
Jumlah_Nilai
Text
6
Jumlah Nilai UN
Standar_Nilai
Text
6
Standar Nilai Sekolah
Nilai_Psikotes
Text
6
Nilai Psikotes
Keterangan
Text
12
Hasil Seleksi
Tabel 4.3 Proses
Universitas Sumatera Utara
53
4.1.4 Perancangan Data Flow Diagram (DFD)
Di dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis melakukan perancangan awal sistem
dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD) sesuai dengan data hasil penelitian.
Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu bagian yang menggambarkan urutan
kerja/proses secara garis besar. Dengan diagaram aliran data dapat dipahami
bagaimana sistem tersebut berjalan.
Siswa
-Biodata Siswa
-Hasil Kelulusan
Panitia PSB
0
-Form Pendaftaran
-Hasil Kelulusan
Sistem Informasi
Penerimaan
Siswa Baru
-Data CSB
-Daftar Calon Siswa Baru
-Hasil Kelulusan
Kepala Sekolah
Gambar 4.6 Diagram Konteks Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru
Universitas Sumatera Utara
54
Siswa
Panitia PSB
Biodata Siswa
-Data Siswa
-Data Nilai
Form Pendaftaran
1
Input Data
Calon Siswa
Baru
F1 Calon_Siswa_Baru
F2 Asal_Sekolah
2
Seleksi Calon
Siswa Baru
F3 Proses
Laporan Hasil Kelulusan
3
Pembuatan
Laporan
-Laporan Daftar Calon Siswa Baru
-Laporan Hasil Kelulusan Siswa
Kepala Sekolah
Gambar 4.7 Data Flow Diagram Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru
Universitas Sumatera Utara
55
Adapun keterangan mengenai tanda-tanda atau simbol-simbol Data Flow
Diagram adalah sebagai berikut:
No
1
Simbol
Nama
Keterangan
External Entity/
Merupakan kesatuan di lingkungkan
Kesatuan Luar
luar sistem yang berupa orang,
organisasi atau sistem lainnya yang
berada di menerima output dari
sistem.
2
Data Flow
Menunjukan arus dari data yang
(Arus Data)
dapat berupa masukan untuk sistem
atau hasil dari proses sistem.
3
Proses
Suatu proses adalah kegiatan atau
kerja yang dilakukan oleh orang,
mesin atau komputer dari hasil dari
suatu arus data yang masuk ke dalam
proses untuk dihasilkan arus data
yang akan keluar dari proses.
4
Data Store
Simpanan
data
(data
(Simpanan Data)
merupakan tempat menyimpan data
store)
yang dibuat.
Tabel 4. 4 Simbol-simbol DFD
Universitas Sumatera Utara
56
4.1.4.1 ERD (Entity Relationship Diagram)
Entity Relationship Diagram adalah entity relationship yang berisikan komponenkomponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi
dengan atribut-atribut.
Calon_Siswa_Baru
Proses
ID_Pendaftaran
Nama_Lengkap
Tempat_Lahir
Tgl_Lhr
No_Ujian
ID_Pendaftaran
Mengikuti
No_Ujian
Nama_Siswa
Jumlah_Nilai
Standar_Nilai
Alamat_Rumah
Nilai_Psikotes
Nilai_UN
Keterangan
Asal_Sekolah
Keterangan
Rayon
Alamat_Sekolah
Jumlah_Nilai
Gambar 4.8 ERD Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru
Universitas Sumatera Utara
57
4.1.4.2 Normalisasi
Normalisasi merupakan proses pengelompokkan atribut atau field dari suatu relasi
sehingga membentuk relasi yang strukturnya baik. Normalisasi merupakan suatu
teknik dalam logikal desain sebuah database.
Calon_Siswa_Baru
ID_
Nama_Lengkap
Pendaftaran
1
Tempat_
Tgl_
Alamat_
Nilai_
Lahir
Lhr
Rumah
UN
Asal_Sekolah
Rayon
Alamat_Sekolah
Jumlah_Nilai
n
n
No_Ujian
Proses
Asal_Sekolah
Nama_
Jumlah_
Standar_
Nilai_
Siswa
Nilai
Nilai
Psikotes
Keterangan
Nama_Sekolah
Rayon
Alamat_Sekolah
n
Gambar 4.9 Normalisasi
4.1.5 Algoritma Program
Algoritma program adalah langkah-langkah yang dilakukan dalam proses pemecahan
suatu masalah. Dalam algoritma ini dijelaskan langkah-langkah tahap demi tahap
penyelesaian dari suatu masalah pada program. Adapun algoritma dari program yang
dirancang adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
58
1. Algoritma untuk Menampilkan Menu Login
Langkah 1
: Klik F5 Untuk menjalankan Program
Langkah 2
: Ketika tampilan Menu Login muncul, maka akan ada pilihan Login dan
Batal. Ketika kita ingin masuk ke program, maka kita wajib mengklik
Login dan kalau ingin keluar kita klik Batal.
Langkah 3
: Maka akan muncul tampilan Menu Utama
Langkah 4
: Selesai
2. Algoritma untuk Menampilkan Menu Utama
Langkah 1
: Tampilan Menu Utama (File, Cetak, Profil)
Langkah 2
: Jika dipilih Menu File, maka terdapat tiga pilihan yaitu: (Sistem
Pendaftaran, Asal Sekolah, dan Keluar). Jika dipilih Menu Cetak,
maka ada dua pilihan yaitu: (Calon Peserta Didik, dan Hasil
Kelulusan). Jika dipilih Menu Profil, maka akan muncul Profil
Sekolah, dan Profil Penulis.
Langkah 3
: Selesai
3. Algoritma untuk Menampilkan Sistem Pendaftaran
Langkah 1
: Tampilkan Form Sistem Pendaftaran
Langkah 2
: Jika dipilih tombol Insert, maka kita ingin menginput data siswa ke
dalam form Pendaftaran.
Universitas Sumatera Utara
59
Langkah 3
: Jika dipilih tombol Update, maka penginputan data yang telah diinput
dapat diedit dan disimpan kembali.
Langkah 4
: Jika dipilih tombol Delete, maka data yang disorot dapat dihapus.
Langkah 5
: Jika dipilih tombol Search, maka data yang kita cari akan ditampilkan
berdasarkan ID Pendaftaran Calon Peserta Didik.
Langkah 6
: Jika dipilih tombol Print Card, maka data Calon Peserta Didik dapat
dicetak sebagai syarat mengikuti seleksi.
Langkah 7
: Jika dipilih tombol Exit, maka form Pendaftaran tertutup dan kembali
ke menu utama.
Langkah 8
: Jika dipilih tombol Next, maka form Pendaftaran akan tertutup dan
dilanjutkan pada form Seleksi Calon Peserta Didik.
Langkah 9
: Dalam form Seleksi Calon Peserta Didik, jika kita pilih tombol Show,
maka akan ditampilkan No Ujian calon peserta didik, agar dapat
diproses untuk mengetahui hasil kelulusan.
Langkah 10
: Jika dipilih tombol Delete, maka data yang disorot akan terhapus.
Langkah 11
: Jika dipilih tombol Exit, maka form Seleksi Calon Peserta Didik akan
tertutup dan kembali ke menu utama.
Langkah 12
: Jika dipilih tombol Back, maka form Seleksi Calon Peserta Didik akan
tertutup dan kembali ke form Pendaftaran.
Langkah 13
: Selesai
Universitas Sumatera Utara
60
4. Algoritma untuk Menampilkan Form Asal Sekolah
Langkah 1
: Tampilkan Form Asal Sekolah
Langkah 2
: Jika dipilih tombol Insert, maka kita ingin menginput daftar sekolah
calon peserta didik ke dalam form Asal Sekolah.
Langkah 3
: Jika dipilih tombol Update, maka penginputan data yang telah diinput
dapat diedit dan disimpan kembali.
Langkah 4
: Jika dipilih tombol Delete, maka data yang disorot dapat dihapus.
Langkah 5
: Jika dipilih tombol Search, maka data yang kita cari akan ditampilkan
berdasarkan Nama Sekolah Dasar Calon Peserta Didik.
Langkah 6
: Jika dipilih tombol Exit, maka form Asal Sekolah akan tertutup dan
kembali ke menu utama.
Langkah 7
: Selesai
5. Algoritma untuk Menampilkan Form Hasil Kelulusan
Langkah 1
: Tampilkan Form Hasil Kelulusan dari Menu Cetak
Langkah 2
: Pilih combobox dengan 3 pilihan, yaitu : LULUS, TIDAK LULUS,
dan SEMUA; maka dalam datagrid akan ditampilkan pilihan sesuai
yang kita pilih
Langkah 3
: Jika dipilih tombol Print, maka pilihan yang kita ambil akan dicetak.
Langkah 4
: Jika dipilih tombol Exit, maka form Hasil Kelulusan akan tertutup dan
kembali ke menu utama.
Langkah 5
: Selesai
Universitas Sumatera Utara
61
4.2
Implementasi Sistem
4.2.1 Definisi Implementasi Sistem
Implementasi sistem merupakan tahap atau langkah-langkah untuk membuat sistem
agar siap dioperasikan, termasuk juga menulis kode program jika tidak digunakan
paket perangkat lunak aplikasi
4.2.2 Komponen Utama dalam Implementasi Sistem
Untuk mengelolah data yang menggunakan komputer haruslah mempunyai tiga
komponen utama yaitu:
1. Hardware
Hardware merupakan komponen fisik dalam rangkaian komputer sedengakan
spesifikasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:
a. CPU ( Control Processing Unit)
b. Monitor
c. Keyboard
d. Mouse
e. Printer
f. Harddisk dengan kapasitas yang diinginkan untuk tempat penyimpan data
Universitas Sumatera Utara
62
2. Software
Software merupkan intruksi program yang dapat digunakan dalam komputer dan
memberikan fungsi serta menampilkan sesuai dengan yang diinginkan, software yang
diperlukan untuk menjalankan perangkat keras untuk aplikasi pengelolahan data siswa
dan guru yaitu:
a. Microsoft Visual Basic 6.0
b. Microsoft Access 2003
3. Brainware
Brainware yaitu orang yang dapat mengelolah dan mengerti sistem operasi komputer
untuk menjalankan program.
4.2.3 Tujuan Implementasi
Tujuan implementasi sistem adalah sebagai berikut:
1. Menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen desain sistem yang
disetujui.
2. Menulis, menguji dan mendokumentasikan program-program dan prosedur
yang dilakukan oleh dokumen desain sistem yang disetujui.
3. Memperhitungkan bahwa desain sistem memenuhi permintaan pemakai yaitu
dengan menguji sistem secara keseluruhan.
4. Memastikan bahwa konversi ke sistem baru berjalan secara benar yaitu dengan
merencanakan, mengontrol dan melakukan instansi sistem baru secara benar.
Universitas Sumatera Utara
63
4.2.4 Pemeliharaan Sistem
Berdasarkan penjelasan dari halaman sebelumnya, diperlukan pemeliharaan sistem
agar sistem tersebut dapat berjalan sebagaimana mestinya. Adapun tujuan dari
pemeliharaan sistem ini adalah sebagai berikut:
1. Mencegah modifikasi sistem yang akan menyebabkan masalah lain.
2. Membuat modifikasi sistem yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
3. Menyempurnakan proses penyusunan sistem dan proses pemeliharaan sistem
dengan menganalisa informasi tentang modifikasi sistem.
4. Mengganti pemeliharaan sistem dengan survey sistem jika memodifikasi yang
diminati relatif besar.
Universitas Sumatera Utara
64
BAB 5
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari hasil pembahasan mengenai “Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru pada
SMP Negeri 14 Medan menggunakan Visual Basic 6.0”, maka penulis mengambil
beberapa kesimpulan, yaitu:
1. Pengelolahan data dan seleksi calon siswa baru pada SMP Negeri 14 Medan
masih dilakukan dengan cara manual.
2. Perancangan sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMP Negeri 14
Medan yang telah diciptakan menggunakan bahasa pemograman Microsoft
Visual Basic 6.0. Hal ini disebabkan Visual Basic 6.0 merupakan bahasa
pemograman yang handal untuk membuat suatu aplikasi dalam Microsoft
Windows.
3. Sistem informasi penerimaan siswa baru yang telah dirancang diharapkan
mampu menciptakan keefektifitasan dan keefesienan kerja pada bagian tata
usaha ataupun panitia penerimaan siswa baru SMP Negeri 14 Medan.
Universitas Sumatera Utara
65
5.2 Saran
Adapun saran yang penulis ingin sampaikan dalam mendukung pengembangan sistem
lebih lanjut, adalah:
1. Sistem informasi dapat dikembangkan dengan menampilkan sistem yang
mengolah pembagian kelas setelah penyeleksian selesai dilaksanakan.
2. Sistem informasi yang telah dirancang masih belum sempurna, baik dari
interface, maupun info yang disajikan. Untuk selanjutnya hendaknya
perancangan desain diciptakan lebih menarik, dan menu yang disajikan lebih
diperluas agar pelaksanaan seleksi penerimaan siswa baru lebih efektif.
Universitas Sumatera Utara