Prosedur dan proses pelelangan tender
PROSEDUR DAN PROSES
PELELANGAN (TENDER)
Proses dan prosedur pelelangan
dapat dijelaskan dengan
diagram sebagai be-rikut:
Prakwalifikasi,Pengumuman
pelelangan, Penjelasan
pekerjaan, Pembukaan ten-der,
Proses evaluasi tender,
Penetapan dan pembukaan
pemenang.
PRAKWALIFIKASI
Untuk mengidentifikasi kemampuan dan
ruang ling-kup pekerjaan, maka
diperlukan prakwalifikasi
badan2/organisasi seperti konsultan
perencana, pengawas maupun pemborong.
Yang dimaksud dengan kemampuan dapat
dijabar-kan seperti: modal kerja, jumlah
tenaga ahli, jum-lah peralatan,
pengalaman kerja dan fasilitas ker-ja.
Sedangkan ruang lingkup pekerjaan
meliputi bi-dang2 keahlian pekerjaan yg
dikuasai oleh badan badan tersebut.
PENGUMUMAN LELANG
Cara yang dipakai untuk mengumumkan
pelela-ngan sebuah proyek biasanya
memakai iklan di media massa yang
ditujukan kepada publik seperti misalnya
lewat surat kabar, majalah teknis profesi
dsbnya.
Bila proyeknya bersifat internasional,
maka iklannya dibuat dalam bahasa
inggris dan juga lewat bantuan kedutaan
asing yang ada.
TENDER TERBUKA
• Tender Terbuka adalah tender yang
diumum-kan kepada publik, dimana
pekerjaan proyek tersebut dapat
dikerjakan oleh umum. Tentu-nya
oleh badan-badan yang sudah lulus
pra-kwalifikasi. Biasanya tender
terbuka dilakukan oleh proyekproyek pemerintah dan perusahaan swasta yang besar.
lanjut
Dalam undangan untuk tender terbuka yang
di-iklankan, disebutkan antara lain apa
hakekat pekerjaannya, siapa pemiliknya,
dan siapa pemberi dananya (misalnya
dana proyek yang dipinjam dari bank luar
negeri). Para peminat dapat mengambil
dokumen tender dari proyek yang akan
dilelang dan setelah mempelajari-nya
sampailah pada tahapan yang ketiga yaitu
Rapat Penjelasan Pekerjaan.
TENDER TERTUTUP
Tender tertutup merupakan kebalikan dari tender terbuka, dimana pekerjaan yang akan dilelangkan hanya dapat dikerjakan oleh
bebera-pa badan yang sudah dikenal dan
memiliki ke-khususan tersendiri (keahlian
khusus yang be-lum dimiliki badan lain).
Pemberitahuannya lewat surat undangan/
seca-ra lisan , lewat telepon dsbnya. Proyek
kons-truksi dgn cara tender tertutup ini
banyak di-lakukan oleh pihak swasta dan
pemerintah yg membangun proy yg sifatnya
rahasia.
RAPAT PENJELASAN
PEKERJAAN (AANWYZING)
Pertemuan ini diadakan untuk tatap muka
anta-ra para peminat pekerjaan/calon
kontraktor dengan pihak pemilik. Dalam
hal ini pemilik diwakili oleh konsultan
perencana. Biasanya untuk proyek2
pemerintah rapat ini diseleng-garakan
oleh panitia pelelangan. Pembicaraan
berkisar kepada dua bidang yaitu bidang
ad-ministratif dan bidang teknis proyek.
Bidang Administratif
Pada bidang administratif dijelaskan
akan persyaratan persyaratan yang
tercantum dalam dokumen tender
seandainya terdapat hal hal yang
masih meragukan misalnya tentang
syarat2 pelelangan, bentuk surat
penawaran, referensi bank, NPWP
dan lain-lain.
Bidang Teknis
Pada bidang teknis proyek dijelaskan
antara lain modifikasi baru atau
ukuran ukuran gambar yang tidak
cocok dengan yang tertulis dalam
spesifikasi
teknis
pelaksanaan,
gambar2
konstruksi
yang
sulit
dimengerti/dibaca serta kesalahan2
tulis yang terjadi.
lanjut
Hasil dari pertemuan ini dibuatkan
Berita Acara Penjelasan (aanwijzing)
dan ditanda tangani oleh dua wakil
dari
calon
peserta
pekerjaan,
tergantung dari peraturan pelelangan
setempat. Dokumen Berita Acara ini
kemudian menjadi bagian yang
mengikat sebagai dokumen tender
tambahan (addendum).
lanjut
Seandainya pada rapat penjelasan pekerjaan
yg
pertama
ini
dirasakan
belum
menyelesaikan semua masalah pelelangan
dengan tuntas, maka dapat diadakan
pertemuan yang kedua. Biasanya hal itu
dapat terjadi setelah diadakan peninjauan
ke lapangan oleh calon peserta. Peninjauan
ke lapangan oleh calon kontraktor sebelum
mereka membuat penawarannya amat
penting artinya. Banyak hal2 yang tdk dpt
dilihat dg jelas di lapangan.
PEMBUKAAN TENDER (BIDOPENING)
Pada hari yang telah ditentukan, semua
calon peserta membawa penawarannya
dan
dimasukkan
ke
dalam
kotak
pelelangan yang telah disediakan dan
dilakukan sebelum tender dibuka.
Pada jam yang telah ditentukan dimana
pemasukan surat2 penawaran dinyatakan
ditutup, barumasing2 amplop penawaran
dibuka satu persatu dihadapan yang hadir.
lanjut
Rekanan yang ikut dalam penawaran
pekerjaan pemborongan ini diharuskan
untuk memberi-kan jaminan tender
(Tender/Bid-Bond) kepada pemilik.
Pada dasarnya jaminan ini merupakan
pernyata-an bahwa mereka sungguh2 dlm
melakukan pekerjaan ini dan bilamana
mereka mengun-durkan diri, maka jaminan
tender tsb akan masuk ke kantong Pemilik.
Besarnya jaminan berkisar 1 % - 3 % dr
biaya total pek fisik proy.
PROSES EVALUASI TENDER
Pada proyek2 yang besar, kadang2 terdapat
data penawaran yang meragukan dan
umumnya calon kontraktor dimintai
keterangan secara tertulis (clarification
letters).
Jangka waktu evaluasi bisa memakan waktu
be-berapa hari atau lebih. Sistem evaluasi
bisa bermacam-macam caranya dan
umumnya ca-ra yang banyak dipakai yaitu
dg cara sistem bobot/sistem skoring.
lanjut
Masing masing aspek dari calon kontraktor
dibe-ri nilai misalnya : metode kerjanya,
peralatan yang dipakai, kwalifikasi
personil yang akan di-pakai, bonafiditas
perusahaan, harga pena-warannya,
kelengkapan administrasinya dan lain-lain.
Calon kontraktor yang paling banyak
mengum-pulkan angka biasanya yang
ditunjuk sebagai calon pemenang.
PENETAPAN DAN
PENUNJUKAN PEMENANG
Untuk proyek2 pemerintah, berdasarkan hasil
evaluasi diatas, maka Panitia pelelangan
me-netapkan calon-calon pemenang yang
diusul-kan kepada instansi yang berwenang,
yang ke-mudian menetapkan pemenangnya.
Dari hasil keputusan pemenang tadi, panitia
Pe-lelangan mengumumkan hasilnya. Bila
tidak a-da sanggahan atau penolakan atau
apabila se-mua sanggahan telah dijawab
maka tugas pa-nitia Pelelangan telah
selesai.
Proyek Non Pemerintah
Calon peserta yang telah diputuskan untuk
me-menangkan tender ini oleh panitia
evaluasi ke-mudian diberitahu secara
tertulis, dan sifat pemberitahuannya dapat
terdiri dari dua hal yaitu:
- Dengan memakai SPK (Surat Perintah
Kerja).
- Dengan memakai Surat Pemberitahuan
(Let-ter of Award) yang isinya menjelaskan
bahwa calon kontraktor telah menang.
PELELANGAN (TENDER)
Proses dan prosedur pelelangan
dapat dijelaskan dengan
diagram sebagai be-rikut:
Prakwalifikasi,Pengumuman
pelelangan, Penjelasan
pekerjaan, Pembukaan ten-der,
Proses evaluasi tender,
Penetapan dan pembukaan
pemenang.
PRAKWALIFIKASI
Untuk mengidentifikasi kemampuan dan
ruang ling-kup pekerjaan, maka
diperlukan prakwalifikasi
badan2/organisasi seperti konsultan
perencana, pengawas maupun pemborong.
Yang dimaksud dengan kemampuan dapat
dijabar-kan seperti: modal kerja, jumlah
tenaga ahli, jum-lah peralatan,
pengalaman kerja dan fasilitas ker-ja.
Sedangkan ruang lingkup pekerjaan
meliputi bi-dang2 keahlian pekerjaan yg
dikuasai oleh badan badan tersebut.
PENGUMUMAN LELANG
Cara yang dipakai untuk mengumumkan
pelela-ngan sebuah proyek biasanya
memakai iklan di media massa yang
ditujukan kepada publik seperti misalnya
lewat surat kabar, majalah teknis profesi
dsbnya.
Bila proyeknya bersifat internasional,
maka iklannya dibuat dalam bahasa
inggris dan juga lewat bantuan kedutaan
asing yang ada.
TENDER TERBUKA
• Tender Terbuka adalah tender yang
diumum-kan kepada publik, dimana
pekerjaan proyek tersebut dapat
dikerjakan oleh umum. Tentu-nya
oleh badan-badan yang sudah lulus
pra-kwalifikasi. Biasanya tender
terbuka dilakukan oleh proyekproyek pemerintah dan perusahaan swasta yang besar.
lanjut
Dalam undangan untuk tender terbuka yang
di-iklankan, disebutkan antara lain apa
hakekat pekerjaannya, siapa pemiliknya,
dan siapa pemberi dananya (misalnya
dana proyek yang dipinjam dari bank luar
negeri). Para peminat dapat mengambil
dokumen tender dari proyek yang akan
dilelang dan setelah mempelajari-nya
sampailah pada tahapan yang ketiga yaitu
Rapat Penjelasan Pekerjaan.
TENDER TERTUTUP
Tender tertutup merupakan kebalikan dari tender terbuka, dimana pekerjaan yang akan dilelangkan hanya dapat dikerjakan oleh
bebera-pa badan yang sudah dikenal dan
memiliki ke-khususan tersendiri (keahlian
khusus yang be-lum dimiliki badan lain).
Pemberitahuannya lewat surat undangan/
seca-ra lisan , lewat telepon dsbnya. Proyek
kons-truksi dgn cara tender tertutup ini
banyak di-lakukan oleh pihak swasta dan
pemerintah yg membangun proy yg sifatnya
rahasia.
RAPAT PENJELASAN
PEKERJAAN (AANWYZING)
Pertemuan ini diadakan untuk tatap muka
anta-ra para peminat pekerjaan/calon
kontraktor dengan pihak pemilik. Dalam
hal ini pemilik diwakili oleh konsultan
perencana. Biasanya untuk proyek2
pemerintah rapat ini diseleng-garakan
oleh panitia pelelangan. Pembicaraan
berkisar kepada dua bidang yaitu bidang
ad-ministratif dan bidang teknis proyek.
Bidang Administratif
Pada bidang administratif dijelaskan
akan persyaratan persyaratan yang
tercantum dalam dokumen tender
seandainya terdapat hal hal yang
masih meragukan misalnya tentang
syarat2 pelelangan, bentuk surat
penawaran, referensi bank, NPWP
dan lain-lain.
Bidang Teknis
Pada bidang teknis proyek dijelaskan
antara lain modifikasi baru atau
ukuran ukuran gambar yang tidak
cocok dengan yang tertulis dalam
spesifikasi
teknis
pelaksanaan,
gambar2
konstruksi
yang
sulit
dimengerti/dibaca serta kesalahan2
tulis yang terjadi.
lanjut
Hasil dari pertemuan ini dibuatkan
Berita Acara Penjelasan (aanwijzing)
dan ditanda tangani oleh dua wakil
dari
calon
peserta
pekerjaan,
tergantung dari peraturan pelelangan
setempat. Dokumen Berita Acara ini
kemudian menjadi bagian yang
mengikat sebagai dokumen tender
tambahan (addendum).
lanjut
Seandainya pada rapat penjelasan pekerjaan
yg
pertama
ini
dirasakan
belum
menyelesaikan semua masalah pelelangan
dengan tuntas, maka dapat diadakan
pertemuan yang kedua. Biasanya hal itu
dapat terjadi setelah diadakan peninjauan
ke lapangan oleh calon peserta. Peninjauan
ke lapangan oleh calon kontraktor sebelum
mereka membuat penawarannya amat
penting artinya. Banyak hal2 yang tdk dpt
dilihat dg jelas di lapangan.
PEMBUKAAN TENDER (BIDOPENING)
Pada hari yang telah ditentukan, semua
calon peserta membawa penawarannya
dan
dimasukkan
ke
dalam
kotak
pelelangan yang telah disediakan dan
dilakukan sebelum tender dibuka.
Pada jam yang telah ditentukan dimana
pemasukan surat2 penawaran dinyatakan
ditutup, barumasing2 amplop penawaran
dibuka satu persatu dihadapan yang hadir.
lanjut
Rekanan yang ikut dalam penawaran
pekerjaan pemborongan ini diharuskan
untuk memberi-kan jaminan tender
(Tender/Bid-Bond) kepada pemilik.
Pada dasarnya jaminan ini merupakan
pernyata-an bahwa mereka sungguh2 dlm
melakukan pekerjaan ini dan bilamana
mereka mengun-durkan diri, maka jaminan
tender tsb akan masuk ke kantong Pemilik.
Besarnya jaminan berkisar 1 % - 3 % dr
biaya total pek fisik proy.
PROSES EVALUASI TENDER
Pada proyek2 yang besar, kadang2 terdapat
data penawaran yang meragukan dan
umumnya calon kontraktor dimintai
keterangan secara tertulis (clarification
letters).
Jangka waktu evaluasi bisa memakan waktu
be-berapa hari atau lebih. Sistem evaluasi
bisa bermacam-macam caranya dan
umumnya ca-ra yang banyak dipakai yaitu
dg cara sistem bobot/sistem skoring.
lanjut
Masing masing aspek dari calon kontraktor
dibe-ri nilai misalnya : metode kerjanya,
peralatan yang dipakai, kwalifikasi
personil yang akan di-pakai, bonafiditas
perusahaan, harga pena-warannya,
kelengkapan administrasinya dan lain-lain.
Calon kontraktor yang paling banyak
mengum-pulkan angka biasanya yang
ditunjuk sebagai calon pemenang.
PENETAPAN DAN
PENUNJUKAN PEMENANG
Untuk proyek2 pemerintah, berdasarkan hasil
evaluasi diatas, maka Panitia pelelangan
me-netapkan calon-calon pemenang yang
diusul-kan kepada instansi yang berwenang,
yang ke-mudian menetapkan pemenangnya.
Dari hasil keputusan pemenang tadi, panitia
Pe-lelangan mengumumkan hasilnya. Bila
tidak a-da sanggahan atau penolakan atau
apabila se-mua sanggahan telah dijawab
maka tugas pa-nitia Pelelangan telah
selesai.
Proyek Non Pemerintah
Calon peserta yang telah diputuskan untuk
me-menangkan tender ini oleh panitia
evaluasi ke-mudian diberitahu secara
tertulis, dan sifat pemberitahuannya dapat
terdiri dari dua hal yaitu:
- Dengan memakai SPK (Surat Perintah
Kerja).
- Dengan memakai Surat Pemberitahuan
(Let-ter of Award) yang isinya menjelaskan
bahwa calon kontraktor telah menang.