POS Pengelolaan Web Site Biro Umum
POS Pengelolaan Website Biro Umum
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR
PENGELOLAAN WEBSITE BIRO UMUM (POS--WB)
BIRO UMUM
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SEKRETARIAT JENDERAL
Senayan Jakarta
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan,
IAT JENDERAL KEMENDIKBUD
BIRO UMUM - SEKRETARIAT
1
POS Pengelolaan Website Biro Umum
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Alloh, Tuhan Yang Maha Esa bahwa atas rahmat dan
hidayah-Nya, telah selesai tersusun Prosedur Operasional Standar
Pengelolaan
Website Biro
Umum
(POS-WB),
Sekretariat Jenderal
Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan. Prosedur Operasional Standar
Pengelolaan Website Biro Umum (POS-WB) merupakan standarisasi
mekanisme koordinasi dan penanganan suatu proses dalam rangka
operasional
website
Biro
Umum
yang
on
line
dengan
alamat:
http://biroumum.kemdikbud.go.id
atau
http://setjen.kemdikbud.go.id/biroumum/.
Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POS-WB)
digambarkan dalam bentuk alur dan proses kerja yang bersifat terbuka,
artinya dapat diperbaiki dari waktu ke waktu dengan berpedoman pada
tata kelola yang berlaku di lingkungan Biro Umum Sekretariat Jenderal
Kemendikbud. Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro
Umum (POS-WB) diharapkan menjadi pedoman bagi petugas yang telah
ditetapkan dalam mengoperasionalkan website Biro Umum dalam
mempublikasi informasi dan memberikan layanan.
Semoga Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum
(POS-WB) ini dapat mendorong peningkatan kualitas informasi dan
layanan Website Biro Umum. Dan atas bantuan dari semua pihak yang
mendukung dalam penyusunan Prosedur Operasional Standar Pengelolaan
Website Biro Umum (POS-WB) ini kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, April 2016
Kepala Biro Umum
Sekretariat Jenderal Kemendikbud
Dr. Sutanto, SH, MA
NIP 196401281988031001
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
i
POS Pengelolaan Website Biro Umum
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ...................................................... i
DAFTAR ISI .............................................................. ii
A. LATAR BELAKANG ...................................................1
B. MAKSUD DAN TUJUAN ..............................................2
C. RUANG LINGKUP ....................................................3
D. DEFINISI ..............................................................4
E. GAMBAR DAN ARTI ..................................................5
F. DAFTAR PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENGELOLAAN
WEBSITE BIRO UMUM (POS-WB).......................................5
G. LEMBAR PENGESAHAN ..............................................6
H. LAMPIRAN ............................................................8
1. POS Publikasi Berita ...........................................8
2. POS Permintaan Peliputan .................................. 10
3. POS Pemasangan Layanan................................... 12
4. POS Pengelolaan Layanan ................................... 14
5. POS Pemasangan Program/Aplikasi ........................ 16
6. POS Maintenance Website Biro Umum .................... 18
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
ii
POS Pengelolaan Website Biro Umum
A. LATAR BELAKANG
Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik
Indonesia Nomor 11 Tahun 2015 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja
Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan, Biro Umum melaksanakan
pengelolaan keuangan dan gaji, urusan ketatausahaan, pembinaan dan
pengelolaan persuratan dan kearsipan, barang milik negara, serta
kerumahtanggaan
dan
keprotokolan
di
lingkungan
Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan.
Dalam Permendikbud tersebut juga diuraikan fungsi yang harus
diselenggarakan oleh Biro Umum, yaitu: (a). pelaksanaan pengelolaan
keuangan dan gaji; (b). pelaksanaan urusan persuratan dan kearsipan di
lingkungan Sekretariat Jenderal; (c). pelaksanaan urusan tata usaha
pimpinan dan keprotokolan; (d). pembinaan dan pengelolaan barang
milik negara, persuratan, dan kearsipan di lingkungan Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan; (e). penatausahaan barang milik negara
Biro; dan (f). pelaksanaan urusan kerumahtanggaan di lingkungan
Sekretariat Jenderal.
Mencermati tugas dan fungsi Biro Umum sebagaimana tertuang
dalam Permendikbud tersebut, maka dapat terlihat luas dan beragamnya
cakupan bidang pekerjaan yang harus diselenggarakan. Maka perlu
dilakukan suatu upaya yang intensif agar semua tugas dan fungsi tersebut
dapat terselenggara dengan lebih baik. Dan terobosan yang dapat
dilakukan
adalah
dengan
mengoptimalkan
pemanfaatan
teknologi
informasi dan komunikasi (TIK) untuk mendukung pelaksanaan programprogram yang diselenggarakan.
Hal ini dipertegas kembali pada Renstra Biro Umum Tahun 2015-2019
disebutkan bahwa Arah kebijakan Biro Umum 2015-2019 dilaksanakan
melalui pelayanan prima pada bagian-bagian di lingkungan Biro Umum
yang dilaksanakan secara terus menerus untuk meningkatkan mutu
menuju pelayanan yang prima. Oleh karenya diperlukan media/sarana
untuk dapat memberikan informasi-informasi secara up to date dan
terpercaya terkait program kerja dan layanan-layanan di Biro Umum.
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
1
POS Pengelolaan Website Biro Umum
Dan media yang paling efektif adalah dengan membangun website di
Biro Umum, dimana website tersebut akan on line 24 jam sehari dan 7
sehari seminggu. Dengan demikian seluruh informasi dan layanan dari
program-program yang diselenggarakan oleh Biro Umum dan di
operasionalkan dengan dukungan website ini akan dapat diakses oleh
semua pihak yang membutuhkan dari tempat mana pun dan kapanpun.
B. MAKSUD DAN TUJUAN
Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POSWB) dimaksudkan agar Tim TIK Biro Umum sebagai administrator website
Biro Umum dan semua pihak yang terlibat dalam pengelolaan website di
Biro Umum memiliki petunjuk tentang tata cara dan urutan kegiatan
yang jelas, baku, dan terukur serta mengetahui bagaimana dan kapan
harus dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan. Pada dasarnya
Prosedur Operasional Standar adalah pedoman yang berisi prosedurprosedur operasional standar yang digunakan untuk memastikan bahwa
semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas
proses yang dilakukan oleh Tim TIK Biro Umum dalam mengelola dan
mengoperasionalkan website Biro Umum berjalan secara efisien dan
efektif, konsisten, standar dan sistematis.
Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POSWB)
bertujuan
untuk
menciptakan
tata
kelola
yang
baik
dan
terstandarisasi sehingga semua kegiatan dalam proses operasional
website Biro Umum akan dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun
yang sedang bertugas. Mekanisme yang berbelit, tumpeng tindih dan
tidak jelas prosedur operasinya akan semakin terminimalisir.
Selanjutnya
dengan
adanya
Prosedur
Operasional
Standar
Pengelolaan Website Biro Umum (POS-WB) ini setiap stakeholder yang
menetapkan regulasi dan menjadi sumber informasi maupun petugas
yang melakukan pemrosesan dan publikasi informasi akan dapat
meningkatkan kualitas layanan yang semakin hari semakin baik dan
semakin cepat karena terjadinya proses pembelajaran yang secara terus
menerus.
Dengan
demikin
dapat
diharapkan
melalui
Prosedur
Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POS-WB) ini akan
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
2
POS Pengelolaan Website Biro Umum
dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja pengelolaan dan
operasional
website
Biro
Umum
pada
laman
http://biroumum.kemdikbud.go.id
:
atau
http://setjen.kemdikbud.go.id/biroumum/.
RUANG LINGKUP
Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POSWB) ini mempunyai ruang lingkup sebagai panduan/pedoman dalam
melakukan pengumpulan, pemrosesan, dan publikasi informasi. Dan juga
dalam pengelolaan terhadap layanan dari program-program di lingkungan
Biro
Umum
Sekretariat
operasionalnya
dan
Jenderal
di
kemendikbud
publikasi
yang
pada
di
dukung
laman
http://biroumum.kemdikbud.go.id
:
atau
http://setjen.kemdikbud.go.id/biroumum/.
Secara teknis Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro
Umum (POS-WB) ini akan mencakup pengaturan prosedur dalam
pengelolaan konten-konten dan operasional website Biro Umum, yaitu
meliputi:
1. Pemrosesan dan publikasi informasi
Informasi yang dipublikasi melalui website Biro Umum dapat
berupa berita dan pengumuman teks, foto-foto, video dan
dalam bentuk multi media lainnya.
2. Pengelolaan layanan
Layanan
yang
dapat
diselenggarakan
dengan
dukungan
website Biro Umum antara lain berupa informasi call center,
aplikasi helpdesk, chatting dan lain sebagainya.
3. Pengelolaan fitur-fitur
Fitur dan menu di dalam website Biro Umum dan di
kustomisasi dan dikembangkan sesuai kebutuhan.
4. Operasional
Dalam operasionalnya akan diperlukan maintenance dan up
date system.
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
3
POS Pengelolaan Website Biro Umum
C. DEFINISI
Di dalam Prosedur Operasional
Operasional Standar Pengelolaan Website Biro
Umum (POS-WB) ini terdapat beberapa istilah sebagai berikut:
1. Tim TIK Biro Umum yaitu kumpulan staf/pegawai yang ditugaskan
oleh bagian nya untuk menangani dan mendukung implementasi
program berbasis TIK di lingkungan Biro Umum Sekretariat
program-program
Jenderal Kemendikbud. Penugasan dimaksud berdasarkan surat dari
Kepala Biro Umum nomor:
nomor: 4154/A6.1/KP/2016 tanggal 22 Januari
2016 Hal: Pembentukan Tim TIK Setjen. Tim TIK Biro Umum
beranggotakan staf/pegawai dari bagian
bagian-bagian
bagian di lingkungan Biro
umum yang juga disebut sebagai TIM TIK Bagian.
organisasi sebagai
Secara lebih rinci dapat dilihat pada struktur organisasi
berikut:
STRUKTUR ORAGANISASI TIM TIK BIRO UMUM
SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
PENASIHAT
Kepala Biro Umum
DR. SUTANTO,SH.MA
PELINDUNG
Kabag Keuangan Dan Gaji
PENANGGUNG JAWAB - PIC 1
Dra. YENISUCIANI, MM
Kasubag Keuangan Biro Umum
SUPRIYADI, SE.MM
PENANGGUNG JAWAB - PIC 2
Kasubag Gaji Biro Umum
KOORDINATOR
YAMA BAYUAJI,SE
BUDI PERMANA, S.Si
TIM TIK BAGIAN RUMAH
TANGGA DAN PROTOKOL
TIM TIK BAGIAN BMN
Jamil
Arief Rachmanda
Tri Gunawan
Kamardy Arief
TIM TIK BIRO UMUM
ANDIK PURWANTO
NURJOLIS
HERMAN SETIAWAN
JAKA SUTRISNO
TIM TIK BAGIAN
KEUANGAN DAN GAJI
TIM TIK BAGIAN TATA
USAHA
Zimy Zulkarnaen
Sularwo, S.Pd. M.M
Lucky Triantoro Wibowo
Lucky Adhi Pradana, S.Kom
2. Prosedur Operasional Standar adalah serangkaian
serangkaian instruksi tertulis
yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas
organisasi, bagaimana
bagaiman dan kapan harus dilakukan, di mana dan oleh
siapa dilakukan.
dilakukan
3. Prosedur Operasional
Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POS
(POSWB) adalah standarisasi mekanisme koordinasi dan penanganan
terhadap
suatu
mekanisme
IAT JENDERAL KEMENDIKBUD
BIRO UMUM - SEKRETARIAT
dalam
melakukan
pengumpulan,
4
POS Pengelolaan Website Biro Umum
pemrosesan, dan publikasi informasi dan dalam memberikan layananlayanan dalam rangka operasional website Biro Umum di laman:
http://setjen.kemdikbud.go.id/biroumum/.
4. Mutu Baku Waktu adalah mutu waktu bila dihitung dalam hari berarti
berlaku ketentuan 5 jam 30 menit per hari kerja (Senin-Jumat).
D. GAMBAR DAN ARTI
Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POSWB) digambarkan dalam bentuk alur dan proses kerja berupa diagram
flow chart dengan symbol/gambar sebagai berikut:
= Melambangkan dimulai/berakhirya suatu prosedur
= Melambangkan proses berjalannya/eksekusi suatu
prosedur
= Melambangkan pengambilan keputusan : Ya atau
Tidak
= Melambangkan koneksi perpindahan halaman
= Melambangkan
kegiatan
arah
kegiatan/arah
proses
E. DAFTAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
PENGELOLAAN WEBSITE BIRO UMUM (POS-WB)
STANDAR
Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POSWB) terdiri dari :
a) POS Publikasi Berita
b) POS Permintaan Liputan
c) POS Pemasangan Layanan
d) POS Pengelolaan Layanan
e) Pos Pemasangan Program/aplikasi
f)
POS Maintenance
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
5
POS Pengelolaan Website Biro Umum
F. LEMBAR PENGESAHAN
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)
BAGIAN KEUANGAN DAN GAJI
BIRO UMUM
DIBUAT OLEH :
MENGESAHKAN :
Kepala Bagian Keuangan Dan
Gaji
Kepala Biro Umum
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
6
POS Pengelolaan Website Biro Umum
G. LAMPIRAN
1. POS Publikasi Berita
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
8
POS Pengelolaan Website Biro Umum
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
9
POS Pengelolaan Website Biro Umum
2. POS Permintaan Peliputan
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
10
POS Pengelolaan Website Biro Umum
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
11
POS Pengelolaan Website Biro Umum
3. POS Pemasangan Layanan
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
12
POS Pengelolaan Website Biro Umum
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
13
POS Pengelolaan Website Biro Umum
4. POS Pengelolaan Layanan
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
14
POS Pengelolaan Website Biro Umum
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
15
POS Pengelolaan Website Biro Umum
5. POS Pemasangan Program/Aplikasi
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
16
POS Pengelolaan Website Biro Umum
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
17
POS Pengelolaan Website Biro Umum
6. POS Maintenance Website Biro Umum
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
18
POS Pengelolaan Website Biro Umum
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
19
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR
PENGELOLAAN WEBSITE BIRO UMUM (POS--WB)
BIRO UMUM
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SEKRETARIAT JENDERAL
Senayan Jakarta
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan,
IAT JENDERAL KEMENDIKBUD
BIRO UMUM - SEKRETARIAT
1
POS Pengelolaan Website Biro Umum
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Alloh, Tuhan Yang Maha Esa bahwa atas rahmat dan
hidayah-Nya, telah selesai tersusun Prosedur Operasional Standar
Pengelolaan
Website Biro
Umum
(POS-WB),
Sekretariat Jenderal
Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan. Prosedur Operasional Standar
Pengelolaan Website Biro Umum (POS-WB) merupakan standarisasi
mekanisme koordinasi dan penanganan suatu proses dalam rangka
operasional
website
Biro
Umum
yang
on
line
dengan
alamat:
http://biroumum.kemdikbud.go.id
atau
http://setjen.kemdikbud.go.id/biroumum/.
Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POS-WB)
digambarkan dalam bentuk alur dan proses kerja yang bersifat terbuka,
artinya dapat diperbaiki dari waktu ke waktu dengan berpedoman pada
tata kelola yang berlaku di lingkungan Biro Umum Sekretariat Jenderal
Kemendikbud. Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro
Umum (POS-WB) diharapkan menjadi pedoman bagi petugas yang telah
ditetapkan dalam mengoperasionalkan website Biro Umum dalam
mempublikasi informasi dan memberikan layanan.
Semoga Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum
(POS-WB) ini dapat mendorong peningkatan kualitas informasi dan
layanan Website Biro Umum. Dan atas bantuan dari semua pihak yang
mendukung dalam penyusunan Prosedur Operasional Standar Pengelolaan
Website Biro Umum (POS-WB) ini kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, April 2016
Kepala Biro Umum
Sekretariat Jenderal Kemendikbud
Dr. Sutanto, SH, MA
NIP 196401281988031001
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
i
POS Pengelolaan Website Biro Umum
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ...................................................... i
DAFTAR ISI .............................................................. ii
A. LATAR BELAKANG ...................................................1
B. MAKSUD DAN TUJUAN ..............................................2
C. RUANG LINGKUP ....................................................3
D. DEFINISI ..............................................................4
E. GAMBAR DAN ARTI ..................................................5
F. DAFTAR PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENGELOLAAN
WEBSITE BIRO UMUM (POS-WB).......................................5
G. LEMBAR PENGESAHAN ..............................................6
H. LAMPIRAN ............................................................8
1. POS Publikasi Berita ...........................................8
2. POS Permintaan Peliputan .................................. 10
3. POS Pemasangan Layanan................................... 12
4. POS Pengelolaan Layanan ................................... 14
5. POS Pemasangan Program/Aplikasi ........................ 16
6. POS Maintenance Website Biro Umum .................... 18
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
ii
POS Pengelolaan Website Biro Umum
A. LATAR BELAKANG
Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik
Indonesia Nomor 11 Tahun 2015 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja
Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan, Biro Umum melaksanakan
pengelolaan keuangan dan gaji, urusan ketatausahaan, pembinaan dan
pengelolaan persuratan dan kearsipan, barang milik negara, serta
kerumahtanggaan
dan
keprotokolan
di
lingkungan
Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan.
Dalam Permendikbud tersebut juga diuraikan fungsi yang harus
diselenggarakan oleh Biro Umum, yaitu: (a). pelaksanaan pengelolaan
keuangan dan gaji; (b). pelaksanaan urusan persuratan dan kearsipan di
lingkungan Sekretariat Jenderal; (c). pelaksanaan urusan tata usaha
pimpinan dan keprotokolan; (d). pembinaan dan pengelolaan barang
milik negara, persuratan, dan kearsipan di lingkungan Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan; (e). penatausahaan barang milik negara
Biro; dan (f). pelaksanaan urusan kerumahtanggaan di lingkungan
Sekretariat Jenderal.
Mencermati tugas dan fungsi Biro Umum sebagaimana tertuang
dalam Permendikbud tersebut, maka dapat terlihat luas dan beragamnya
cakupan bidang pekerjaan yang harus diselenggarakan. Maka perlu
dilakukan suatu upaya yang intensif agar semua tugas dan fungsi tersebut
dapat terselenggara dengan lebih baik. Dan terobosan yang dapat
dilakukan
adalah
dengan
mengoptimalkan
pemanfaatan
teknologi
informasi dan komunikasi (TIK) untuk mendukung pelaksanaan programprogram yang diselenggarakan.
Hal ini dipertegas kembali pada Renstra Biro Umum Tahun 2015-2019
disebutkan bahwa Arah kebijakan Biro Umum 2015-2019 dilaksanakan
melalui pelayanan prima pada bagian-bagian di lingkungan Biro Umum
yang dilaksanakan secara terus menerus untuk meningkatkan mutu
menuju pelayanan yang prima. Oleh karenya diperlukan media/sarana
untuk dapat memberikan informasi-informasi secara up to date dan
terpercaya terkait program kerja dan layanan-layanan di Biro Umum.
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
1
POS Pengelolaan Website Biro Umum
Dan media yang paling efektif adalah dengan membangun website di
Biro Umum, dimana website tersebut akan on line 24 jam sehari dan 7
sehari seminggu. Dengan demikian seluruh informasi dan layanan dari
program-program yang diselenggarakan oleh Biro Umum dan di
operasionalkan dengan dukungan website ini akan dapat diakses oleh
semua pihak yang membutuhkan dari tempat mana pun dan kapanpun.
B. MAKSUD DAN TUJUAN
Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POSWB) dimaksudkan agar Tim TIK Biro Umum sebagai administrator website
Biro Umum dan semua pihak yang terlibat dalam pengelolaan website di
Biro Umum memiliki petunjuk tentang tata cara dan urutan kegiatan
yang jelas, baku, dan terukur serta mengetahui bagaimana dan kapan
harus dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan. Pada dasarnya
Prosedur Operasional Standar adalah pedoman yang berisi prosedurprosedur operasional standar yang digunakan untuk memastikan bahwa
semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas
proses yang dilakukan oleh Tim TIK Biro Umum dalam mengelola dan
mengoperasionalkan website Biro Umum berjalan secara efisien dan
efektif, konsisten, standar dan sistematis.
Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POSWB)
bertujuan
untuk
menciptakan
tata
kelola
yang
baik
dan
terstandarisasi sehingga semua kegiatan dalam proses operasional
website Biro Umum akan dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun
yang sedang bertugas. Mekanisme yang berbelit, tumpeng tindih dan
tidak jelas prosedur operasinya akan semakin terminimalisir.
Selanjutnya
dengan
adanya
Prosedur
Operasional
Standar
Pengelolaan Website Biro Umum (POS-WB) ini setiap stakeholder yang
menetapkan regulasi dan menjadi sumber informasi maupun petugas
yang melakukan pemrosesan dan publikasi informasi akan dapat
meningkatkan kualitas layanan yang semakin hari semakin baik dan
semakin cepat karena terjadinya proses pembelajaran yang secara terus
menerus.
Dengan
demikin
dapat
diharapkan
melalui
Prosedur
Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POS-WB) ini akan
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
2
POS Pengelolaan Website Biro Umum
dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja pengelolaan dan
operasional
website
Biro
Umum
pada
laman
http://biroumum.kemdikbud.go.id
:
atau
http://setjen.kemdikbud.go.id/biroumum/.
RUANG LINGKUP
Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POSWB) ini mempunyai ruang lingkup sebagai panduan/pedoman dalam
melakukan pengumpulan, pemrosesan, dan publikasi informasi. Dan juga
dalam pengelolaan terhadap layanan dari program-program di lingkungan
Biro
Umum
Sekretariat
operasionalnya
dan
Jenderal
di
kemendikbud
publikasi
yang
pada
di
dukung
laman
http://biroumum.kemdikbud.go.id
:
atau
http://setjen.kemdikbud.go.id/biroumum/.
Secara teknis Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro
Umum (POS-WB) ini akan mencakup pengaturan prosedur dalam
pengelolaan konten-konten dan operasional website Biro Umum, yaitu
meliputi:
1. Pemrosesan dan publikasi informasi
Informasi yang dipublikasi melalui website Biro Umum dapat
berupa berita dan pengumuman teks, foto-foto, video dan
dalam bentuk multi media lainnya.
2. Pengelolaan layanan
Layanan
yang
dapat
diselenggarakan
dengan
dukungan
website Biro Umum antara lain berupa informasi call center,
aplikasi helpdesk, chatting dan lain sebagainya.
3. Pengelolaan fitur-fitur
Fitur dan menu di dalam website Biro Umum dan di
kustomisasi dan dikembangkan sesuai kebutuhan.
4. Operasional
Dalam operasionalnya akan diperlukan maintenance dan up
date system.
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
3
POS Pengelolaan Website Biro Umum
C. DEFINISI
Di dalam Prosedur Operasional
Operasional Standar Pengelolaan Website Biro
Umum (POS-WB) ini terdapat beberapa istilah sebagai berikut:
1. Tim TIK Biro Umum yaitu kumpulan staf/pegawai yang ditugaskan
oleh bagian nya untuk menangani dan mendukung implementasi
program berbasis TIK di lingkungan Biro Umum Sekretariat
program-program
Jenderal Kemendikbud. Penugasan dimaksud berdasarkan surat dari
Kepala Biro Umum nomor:
nomor: 4154/A6.1/KP/2016 tanggal 22 Januari
2016 Hal: Pembentukan Tim TIK Setjen. Tim TIK Biro Umum
beranggotakan staf/pegawai dari bagian
bagian-bagian
bagian di lingkungan Biro
umum yang juga disebut sebagai TIM TIK Bagian.
organisasi sebagai
Secara lebih rinci dapat dilihat pada struktur organisasi
berikut:
STRUKTUR ORAGANISASI TIM TIK BIRO UMUM
SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
PENASIHAT
Kepala Biro Umum
DR. SUTANTO,SH.MA
PELINDUNG
Kabag Keuangan Dan Gaji
PENANGGUNG JAWAB - PIC 1
Dra. YENISUCIANI, MM
Kasubag Keuangan Biro Umum
SUPRIYADI, SE.MM
PENANGGUNG JAWAB - PIC 2
Kasubag Gaji Biro Umum
KOORDINATOR
YAMA BAYUAJI,SE
BUDI PERMANA, S.Si
TIM TIK BAGIAN RUMAH
TANGGA DAN PROTOKOL
TIM TIK BAGIAN BMN
Jamil
Arief Rachmanda
Tri Gunawan
Kamardy Arief
TIM TIK BIRO UMUM
ANDIK PURWANTO
NURJOLIS
HERMAN SETIAWAN
JAKA SUTRISNO
TIM TIK BAGIAN
KEUANGAN DAN GAJI
TIM TIK BAGIAN TATA
USAHA
Zimy Zulkarnaen
Sularwo, S.Pd. M.M
Lucky Triantoro Wibowo
Lucky Adhi Pradana, S.Kom
2. Prosedur Operasional Standar adalah serangkaian
serangkaian instruksi tertulis
yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas
organisasi, bagaimana
bagaiman dan kapan harus dilakukan, di mana dan oleh
siapa dilakukan.
dilakukan
3. Prosedur Operasional
Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POS
(POSWB) adalah standarisasi mekanisme koordinasi dan penanganan
terhadap
suatu
mekanisme
IAT JENDERAL KEMENDIKBUD
BIRO UMUM - SEKRETARIAT
dalam
melakukan
pengumpulan,
4
POS Pengelolaan Website Biro Umum
pemrosesan, dan publikasi informasi dan dalam memberikan layananlayanan dalam rangka operasional website Biro Umum di laman:
http://setjen.kemdikbud.go.id/biroumum/.
4. Mutu Baku Waktu adalah mutu waktu bila dihitung dalam hari berarti
berlaku ketentuan 5 jam 30 menit per hari kerja (Senin-Jumat).
D. GAMBAR DAN ARTI
Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POSWB) digambarkan dalam bentuk alur dan proses kerja berupa diagram
flow chart dengan symbol/gambar sebagai berikut:
= Melambangkan dimulai/berakhirya suatu prosedur
= Melambangkan proses berjalannya/eksekusi suatu
prosedur
= Melambangkan pengambilan keputusan : Ya atau
Tidak
= Melambangkan koneksi perpindahan halaman
= Melambangkan
kegiatan
arah
kegiatan/arah
proses
E. DAFTAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
PENGELOLAAN WEBSITE BIRO UMUM (POS-WB)
STANDAR
Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POSWB) terdiri dari :
a) POS Publikasi Berita
b) POS Permintaan Liputan
c) POS Pemasangan Layanan
d) POS Pengelolaan Layanan
e) Pos Pemasangan Program/aplikasi
f)
POS Maintenance
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
5
POS Pengelolaan Website Biro Umum
F. LEMBAR PENGESAHAN
PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)
BAGIAN KEUANGAN DAN GAJI
BIRO UMUM
DIBUAT OLEH :
MENGESAHKAN :
Kepala Bagian Keuangan Dan
Gaji
Kepala Biro Umum
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
6
POS Pengelolaan Website Biro Umum
G. LAMPIRAN
1. POS Publikasi Berita
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
8
POS Pengelolaan Website Biro Umum
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
9
POS Pengelolaan Website Biro Umum
2. POS Permintaan Peliputan
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
10
POS Pengelolaan Website Biro Umum
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
11
POS Pengelolaan Website Biro Umum
3. POS Pemasangan Layanan
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
12
POS Pengelolaan Website Biro Umum
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
13
POS Pengelolaan Website Biro Umum
4. POS Pengelolaan Layanan
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
14
POS Pengelolaan Website Biro Umum
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
15
POS Pengelolaan Website Biro Umum
5. POS Pemasangan Program/Aplikasi
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
16
POS Pengelolaan Website Biro Umum
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
17
POS Pengelolaan Website Biro Umum
6. POS Maintenance Website Biro Umum
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
18
POS Pengelolaan Website Biro Umum
BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD
19