SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA ADMINISTRASI PERKANTORAN DI BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM REPUBLIK INDONESIA

(1)

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

PADA ADMINISTRASI PERKANTORAN DI BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

REPUBLIK INDONESIA

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

oleh: Annisa Nurulita NIM. 1111025100067

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1436 H/2015 M

(2)

INDONESIA

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

oleh: Annisa Nurulita NIM :1111025100067

di bawah bimbingan

Hendro Wicaksono, M.Hum. NIP. 19741011 200501 1 001

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1436 H / 2015 M

(3)

(4)

(5)

ABSTRAK

Annisa Nurulita (1111025100067). Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis: Studi Kasus bagian Administrasi Perkantoran di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia. Di bawah bimbingan Hendro Wicaksono, M.Hum. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2015.

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui gambaran sistem pengelolaan arsip, untuk mengetahui perlengkapan sistem pengelolaan arsip dan kendala yang dialami dalam melakukan sistem pengelolaan arsip dinamis bagian Administrasi Perkantoran di Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan untuk pengumpulan data adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Sedangkan, teknik analisis data meliputi: reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukan bahwa sistem pengelolaan arsip yang dilakukan belum sepenuhnya baik karena ada beberapa kendala dalam pengelolaan arsip dinamis dan ada beberapa aspek pengelolaan arsip dinamis yang belum dilakukan secara sistematis. Kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut: Sistem pengelolaan arsip dinamis pada Administrasi Perkantoran di Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia pada aspek penciptaan dan penerimaan arsip, penyimpanan, pemeliharaan, dan penyusutan. Perlengkapan arsip dinamis yang digunakan Adminitrasi Perkantoran di Biro Umum kondisinya cukup baik dan masih layak digunakan. Pengelolaan arsip dinamis, ada 5 kendala yang dihadapi oleh Administrasi Perkantoran di Biro Umum yaitu anggaran dana, fasilitas penunjang pengelolaan arsip dinamis, sistem pengamanan, kurang pegawai dalam bidang kearsipan, dan kegiatan dalam mengoptimalkan Sumber Daya Manusia (SDM). Dasar hukum pengelolaan arsip dinamis di Administrasi Perkantoran di Biro Umum adanya kebijakan, dan SOP mengenai pengelolaan arsip dinamis.

(6)

Annisa Nurulita (1111025100067). The Records Management System in the Administration Office at the General Bureau of the Secretariat General of Public Works Ministry of the Republic of Indonesia. Under the guidance of Hendro Wicaksono, M. Hum. Library Science Program Faculty of Manners and Humanities Syarif Hidayatullah State Islamic University of Jakarta, in 2015.

The purpose of this research is the pictures of records management system, to know the equipment records management system and the constraints experienced in conducting records management system in the Administration Office at the Public Works Ministry of the Republic of Indonesia. This research uses descriptive method with qualitative approach. The techniques used for collecting data are observation, interviews, and documentation. Meanwhile, data analysis techniques include: data reduction, data presentation and conclusion. The results showed that the records management system is not yet fully done well because there are some obstacles in the management of records and there are some aspects of records management that has not been done systematically. The conclusion of this research is that records management systems in Administration Office consists of the aspects of the creation and reception of archieves, the storage, the preservation, and the depreciation. The condition of records equipment used by the Administration Office at the General Bureau is good and still usable. On the records management, there are five problems faced by the Administration Office at the General Bureau: the budget, the supporting records facilities, the security systems, the lacks of employees in the field of archives, and the activities in optimizing the human resources. The legal basis of records management in Office Administration in the General Bureau is the policies and SOP regarding records management.

(7)

iii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil ‘alamiin, segala puja dan puji hanya untuk Allah SWT semata, maha sumber ilmu yang telah memberikan nikmat jasmani dan rohani, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi berjudul “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis bagian Administrasi Perkantoran di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia” ini sesuai rencana. Shalawat dan salam tak lupa penulis curahkan kepada junjungan ku, Baginda Rasulullah, Nabi Muhammad SAW, keluarga dan para sahabatnya. Semoga segala kasih dan sayangNya dapat terus kita rasakan sebagai hingga akhir perjalanan hidup kita. Amin!

Dengan berakhirnya penulisan skripsi, tentu banyak pihak yang telah yang telah banyak membantu dan mendukung penulis. Untuk itu sudah sepatutnya penulis ucapkan terima kasih atas segala perhatiannya, mulai dari awal studi, penyusunan proposal hingga skripsi ini siap jilid, mereka adalah:

1. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora. 2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi

FAH UIN Jakarta.

3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi FAH UIN Jakarta.

4. Bapak Hendro Wicaksono, M.Hum,selaku Dosen Pembimbing Skripsi yang telah berkenan menyisihkan waktunya di tengah kesibukannya untuk membantu, mengarahkan, dan menuntun penulis untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.

(8)

6. Ibu Siti Maryam, M.Hum, selaku dosen pembimbing akademik penulis yang membantu, mengarahkan, dan menuntun penulis untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.

7. Bpk. Hajar Maruf, S.Sos dan Ibu Suci, serta pegawai bagian Administrasi Perkantoran di Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum yang banyak membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini dan memberikan masukan saat melakukan penelitian. 8. Segenap Dosen Jurusan IPI FAH UIN Jakarta yang telah banyak memberikan ilmu yang

bermanfaat dan pengalaman profesi. Hanya Allah yang akan membalas semua kebaikan ini dengan ganjaran amal jariah. Amin YRA.

9. Ayahanda Chaidir Anwar dan Ibunda Rosmala. Terima kasih ayah dan mama telah mendidik, membimbing, memberikan bantuan moril dan materil serta limpahan kasih sayang kepada penulis, serta abang Muhammad Rizky dan Adik Achmad Iqbal.

10.Sahabat-sahabat saya terutama Arum Sari, Siti Iqlima Zeinia, Nurmalita, Muhammad Fadli, Andhika Wahyudi, Hakim Afrianto, Niya Fatmawati, Resti Kuntari, Tiya Noer Arifin dan Wulandari yang selalu mendukung dan memberi semangat penulis.

11.Sahabatku para Mejikuhibiniuke: Muthia Fariza, Jundiah, Anggraeny Pramesti, Imroatus Sholihah, Puti Asmarani, Marini Badzlina, dan Donna Sitta A. Terima kasih atas segala saran untuk penulis agar senantiasa berlaku lurus selamanya. Insya Allah!

12.Teman-teman seangkatan Jurusan Ilmu Perpustakaan 2011 terutama IPI C, teman-teman KKN SEHATI 2014, yang sama-sama berjuang untuk menyelesaikan skripsinya dan yang telah memberi semangat menyelesaikan penulisan skripsi ini yang telah berbagi atas ilmunya, selalu mendukung dan memberi semangat penulis.

(9)

13.Teman-teman Jurusan Ilmu Perpustakaan terutama, Luki Budiawan, Firly Hidayat, Feby Azom Arafiqie, Zulfikar, Kikim, Gita, Kibar, Lona, Yeni, Putri, dan Mohammad Rifqi yang telah memberi semangat menyelesaikan penulisan skripsi ini yang telah berbagi atas ilmunya, selalu mendukung dan memberi semangat penulis.

Kesempurnaan hanya milik Allah, dan ibarat ‘tiada gading yang tak retak’, demikian pula dengan penyusunan skripsi ini, tentu saja masih bertaburan sejumlah kekurangan dan kekeliruan, maka sudah sepantasnya skripsi ini butuh masukan, berupa kritik dan saran membangun. Dengan demikian, diharapkan skripsi ini dapat mendekati kesempurnaan itu sendiri. Akhir kata, dalam bentuk sekecil apa pun, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca.

(10)

ABSTRAK ... i

ABSTRACT ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... x

DAFTAR GAMBAR ... xi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah... 6

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 7

D. Definisi Istilah ... 8

E. Sistematika Penulisan... 10

BAB II TINJAUAN LITERATUR A. Definisi Arsip ... 12

B. Rekod Elektronik ... 17

C. Model Pengelolaan Rekod ... 18

1. Model Siklus Hidup ... 18

2. Model Kontinum ... 21

D. Manajemen Arsip Dinamis... 25

1. Proses Manajemen Arsip... 27

2. Penyimpanan Arsip Dinamis... 30

(11)

vii

E. Sistem Temu Kembali ... 35

F. Proses Temu Kembali Arsip ... 43

G. Tata Naskah Dinas Elektronik... 48

H. Penelitian Terdahulu ... 55

BAB III METODE PENELITIAN A. Pendekatan dan Jenis Penelitian... 58

B. Sumber Data ... 58

C. Indikator Penilaian ... 59

D. Pemilihan Informan ... 63

E. Teknik Pengumpulan Data ... 63

1. Observasi ... 64

2. Wawancara ... 64

3. Dokumentasi ... 65

F. Teknik Analisis Data ... 65

1. Reduksi data ... 66

2. Penyajian data ... 66

3. Penarikan kesimpulan ... 66

G. Jadwal Penelitian ... 66

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Profil Kementerian Pekerjaan Umum 1. Kementerian Pekerjaan Umum ... 68

2. Visi dan Misi Kementerian Pekerjaan Umum ... 70

3. Struktur Organisasi Kementerian Pekerjaan Umum ... 72

(12)

viii

d.Organisasi dan Manajemen Kementerian

Pekerjaan Umum ... 79

B. Hasil Penelitian 1. Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran 81 a. Penciptaan dan penerimaan ... 81

b. Penyimpanan ... 84

c. Pemeliharaan ... 86

d. Penyusutan dan Pemusnahan ... 87

2. Perlengkapan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran ... 88

3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran ... 89

a. Anggaran Dana ... 89

b. Fasilitas ... 90

c. Sistem Pengamanan Arsip Dinamis ... 90

d. Merekrut Pegawai Bidang Kearsipan ... 91

e. Mengoptimalkan Sumber Daya Manusia ... 91

4. Dasar Hukum Pengelolaan Arsip pada Administrasi Perkantoran ... 92

C. Pembahasan 1. Pengelolaan Arsip Dinamis pada Administrasi Perkantoran a. Penciptaan dan penerimaan ... 93

(13)

b. Penyimpanan ... 97

c. Pemeliharaan ... 101

d. Penyusutan dan Pemusnahan ... 101

2. Perlengkapan Arsip Dinamis ... 103

3. Kendala Pengelolaan Arsip Dinamis ... 103

4. Dasar Hukum Pengelolaan Arsip Dinamis ... 106

BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 107

B. Saran ... 108

DAFTAR PUSTAKA……… 110 LAMPIRAN-LAMPIRAN

(14)

Tabel 1 Indikator Penilaian ... 60 Tabel 2 Jadwal Penelitian ... 66

(15)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Model Siklus Hidup………..……….21

Gambar 2 Model Kontinum………..………..24

Gambar 3 Manajemen Arsip Dinamis………..………...25

Gambar 4 Garis Besar Temu Kembali……….………...45

Gambar 5 Proses Temu Kembali……….………...46

Gambar 6 Topologi Jaringan Tata Naskah Dinas Elektronik……….…52

Gambar 7 Struktur Organisasi Kementerian Pekerjaan Umum……….73

Gambar 8 Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal……….…………...76

Gambar 9 Struktur Organisasi Biro Umum……….………...77

(16)

A. Latar Belakang

Pada era globalisasi seperti saat ini, informasi merupakan hal yang sangat penting dalam berbagai kegiatan yang dilakukan oleh manusia. Berbagai macam dokumen dan media telah tercipta untuk kemudahan dalam menyimpan, mencari dan menyebarkan informasi. Arsip mempunyai nilai yang sangat penting dalam berbagai hal, selain sebagai informasi, arsip juga merupakan bahan bukti yang dapat di pertanggung jawabkan kebenarannya.

Arsip sebagai salah satu produk yang dihasilkan dalam kegiatan Kementerian Pekerjaan Umum merupakan suatu alat yang memberikan kontribuksi dalam penyajian data dan informasi untuk menunjang, mempengaruhi dan melandasi kebijakan pengambilan keputusan bagi Kementerian Pekerjaan Umum. Teknologi yang membantu tercapainya tujuan organisasi atau instansi serta pelaksanaan administrasi di suatu instansi menjadi efektif dan efesien. Kemajuan teknologi berdampak besar terhadap aspek kehidupan manusia termasuk di dalam bidang administrasi yang menuntut adanya profesionalisme dalam melaksanakan setiap aktifitas organisasi, dan tentu saja manajemen kearsipan akan mengikuti kemajuan tersebut . Serta di sisilain, menjadi suatu tantangan bagi para pengelolaan arsip itu sendiri.

(17)

Arsip mempunyai nilai yang sangat penting dalam berbagai hal, selain media informasi juga merupakan bahan bukti yang dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Arsip merupakan produk yang tercipta oleh instansi manapun untuk kegiatannya sehari-hari yang melandasi pengambilan tindakan, melakukan kegiatan sehari-hari, dan memori organisasi. Selain itu juga merupakan bahan bukti peradilan yang sah, dan penyelenggaraan administrasi. Maka dari itu arsip perlu dikelola dengan baik pentingnya arsip.1

Menurut Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 2, disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelakasanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Agar arsip tersebut dapat dipergunakan secara efektif dan efesien oleh suatu instansi, maka diperlukan adanya manajemen arsip yang baik.2

Dalam sebuah organisasi merupakan kumpulan dari unit kerja yang saling berhubungan dan fungsi yang sesuai dengan deskripsi kerjanya. Dalam menjalankan deskripsi kerja tersebut tercipta kegiatan-kegiatan dan dalam menjalankan kegiatan tersebut akan terjadi transaksi yang merupakan proses administrasi. Proses itulah yang akan menciptakan arsip

Zulkifli Amsyah. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003).h.13 2

(18)

apapun jenisnya baik yang tekstual maupun non tekstual. Arsip inilah yang nantinya akan diberkaskan berdasarkan transaksi dan kegiatannya sesuai kepentingan unit kerja agar mudah dicari dan ditemukan kembali.

Manajemen rekod adalah mengelola berbagai macam informasi yang ditangkap dalam berbagai bentuk yang dapat direproduksi untuk melaksanakan kegiatan bisnis.3 Pada dasarnya arsip yang disimpan akan digunakan kembali oleh pengguna yang memiliki akses. Di dalam manajemen arsip ini lah diatur tata cara pengelolaan arsip, seperti tahapan-tahapan yang dilakukan ketika ada arsip yang masuk ke pusat arsip, pencatatan, pemilahan, pengklasifikasian, penataan, jadwal retensi,penyusutan, dan juga sistem temu kembali arsip. Arsip yang disimpan bisa untuk dipinjam oleh pengguna ketika dibutuhkan. Sebuah pusat arsip dinamis dianggap baik dilihat dari kemampuan temu kembali arsipnya. Oleh karena itu, temu kembali arsip merupakan sebuah tahapan yang sangat penting dalam manajemen arsip.4

Temu kembali arsip memiliki prosedur-prosedur pengoperasian yang spesifik. Dalam sasaran utama dari temu kembali arsip adalah menyediakan akses dengan cepat ke informasi yang dibutuhkan dan untuk orang yang tepat serta membangun prosedur yang efisien untuk proses keluarnya arsip dari tempat penyimpanan dan mengendalikan pengembalian arsip ke file penyimpanan. Untuk dapat memberikan arsip kepada orang yang tepat, sistem harus dapat menjamin hak akses untuk setiap arsip. Pengguna arsip dapat mencakup staf unit bisnis dimana arsip

3_{Penn. Ira A., dkk,.}_{“Records Management Handbook (2}nd_ed.)_{.” (Cambridge:Gower,1994).h.5} 4

(19)

tersebut terciptakan, unit bisnis lain yang berada dalam organisasi tersebut atau pengguna diluar organisasi yang telah mendapatkan hak/perizinan untuk mengakses. Tingkat intensitas penemuan kembali arsip yang paling tinggi terjadi pada saat arsip disimpan di Unit Kerja atau Unit Pengolah maka arsip tersebut merupakan jenis arsip aktif.

Pengelolaan arsip dalam manajemen akses informasi yang tepat sekaligus menjadi wujud dalam pengembangan budaya keterbukaan informasi yang diamanatkan melalui Undang-undang No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.5 Undang-undang ini mengikat badan-badan publik untuk menyediakan layanan informasi mengenai aktivitas kelembagaannya secara transparan dan akuntabel bagi masyarakat. Dalam kewajiban sekaligus kewenangan ini tentunya merupakan hasil yang mendalam mengingat pentingnya arsip-arsip bernilai guna tinggi khususnya di bidang dalam Unit Kerja yang harus di lestarikan untuk dimanfaatkan secara lebih luas.

Seiring dengan semakin membengkaknya jumlah arsip yang harus di tangani dan perkembangan teknologi informasi saat ini maka sangat di perlukan suatu sistem manajemen kearsipan yang terkomputerisasi atau disebut dengan Sistem Informasi Kearsipan. Upaya untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum adalah dengan mewujudkan sistem aplikasi kearsipan yang dapat dioperasikan melalui jaringan komputer (internet/intranet), dengan maksud

(20)

untuk meningkatkan percepatan proses layanan pencarian suatu arsip dinamis.

Secara umum,Sistem Informasi Kearsipan adalah suatu sistem informasi yang mengelola data yang menyangkut pengumpulan, pengelolaan, pemusnahan, pencetakan laporan dan pencarian kembali arsip yang berbasis komputer sehingga mampu mengelola arsip dengan lebih efektif dan efesien dan pada akhirnya dapat memberi masukan informasi secara aktual dan akurat tentang perumusan kebijakan, strategi dan program pembangunan. Sejak banyak organisasi yang menangani arsip dalam jumlah besar, sistem harus mampu memastikan arsip-arsip tersebut ada dan dapat ditemukan sesuai dengan kebutuhan pengguna sehingga dapat mendukung aktivitas dan pencapaian tujuan manajemen instansi atau perusahaan sesuai target yang telah ditentukan. Oleh karena itu, sebuah unit kearsipan perlu menerapkan prosedur temu kembali arsip.

Berdasarkan uraian di atas serta tinjauan di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum adalah untuk mengetahui sistem pengelolaan arsip dinamis. Sistem pengelolaan arsip dinamis yaitu proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sitematis melalui penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana, dan sarana, serta sumber daya lainnya. Salah satu upaya untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum adalah dengan mewujudkan sistem aplikasi kearsipan yang dapat di operasikan melalui jaringan komputer (internet/intranet), dengan maksud untuk meningkatkan

(21)

percepatan proses layanan pencarian suatu arsip dinamis. Arsip dinamis belum memaksimalkan pemanfaatan Tekhnologi (TI) dan Sistem Informasi (SI) dalam penataan dan pendataan arsip aktif, maka sulit dalam pengorepasian sistem pengelolaan arsip, sehingga makin lama nya mencari dalam penemuan suatu dokumen.

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian skripsi yang berjudul “ Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis bagian Administrasi Perkantoran di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum Republik

Indonesia”.

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah 1. Pembatasan Masalah

Untuk memperoleh hasil penelitian yang sesuai dengan masalah yang telah dipaparkan diatas, maka penelitian ini akan dibatasi hanya pada sistem pengelolaan arsip dinamis dengan baik, maka diperlukan suatu sistem tertentu. Sistem pengelolaan arsip dinamis yang baik harus mempunyai klasifikasi serta indeks yang bisa untuk mudah mencarian dokumen yang secara cepat yang dilakukan di Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia.

2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang dan pembatasan masalah tersebut, maka perumusan masalah penelitian ini yaitu Bagaimana sistem pengelolaan

(22)

arsip dinamis yang diterapkan bagian Administrasi Perkantoran di Kementerian Pekerjaan Umum.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan dari Penelitian ini adalah:

a. Untuk mengetahui gambaran sistem pengelolaan arsip bagian Administrasi Perkantoran di Kementerian Pekerjaan UmumRepublik Indonesia.

b. Untuk mengetahui perlengkapan sistem pengelolaan arsip bagian Administrasi Perkantoran di Kementerian Pekerjaan UmumRepublik Indonesia.

c. Untuk mengetahui kendala yang dialami dalam melakukan sistem pengelolaan arsip dinamis bagian Administrasi Perkantoran di Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia.

2. Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat untuk:

a. Memberikan masukan tentang sistem pengelolaan arsip, khususnya di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum, mengingat pentingnya sistem prosedur dalam mendapatkan temu kembali arsip.

b. Mendorong Kementerian Pekerjaan Umum untuk kebutuhan pengguna sehingga dapat mendukung aktivitas dan pencapaian tujuan manajemen sesuai target yang telah ditentukan agar mudah memproses sistem pengelolaan arsip.

(23)

c. Penelitian ini bermanfaat bagi penelitian untuk meningkatkan pemahaman dan menambah khazanah ilmu pengetahuan khususnya di bidang pengolahan arsip dinamis.

D. Definisi Istilah 1. Arsip

Kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.6 2. Arsip Aktif

Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan dalam kegiatan langsung organisasi sebagai referensi untuk pengambilan keputusan dan sebagai bahan kerja. 7

3. Pemberkasan

Permberkasan adalah fungsi yang dimiliki oleh seluruh pengguna untuk memberkaskan suatu arsip yang diterima ke dalam miliknya, berkas bawahan, atau berkas yang menjadi kewenangan.8

Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 7

Dra. Krihanta. MSi. “Akreditasi Lembaga Kearsipan Provinsi Dalam Rangka Meningkatkan

Layanan Kepada Masyarakat”. Jurnal Kearsipan ANRI vol.3 No.1 (Desember 2008). h.66 8

(24)

4. Klasifikasi

Klasifikasi merupakan suatu proses identifikasi yang sistematis dan pengaturan aktivitas bisnis dan ataua rekod ke dalam kategori menurut perjanjian terstruktur berdasar logika, metode, dan aturan yang sesuai dengan prosedur yang ditampilkan dalam sistem klasifikasi.9

5. Rekod Elektronik

Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, pertukaran data elektronik, surat elektronik, telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.10

6. Manajemen Rekod

Manajemen Rekod adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan diperlihara sebagai bukti dan informasi oleh organisasi atau perorangan, dalam rangka kewajiban hukum atau transaksi bisnis.11 7. Temu Kembali

Temu kembali adalah proses menempatkan dan memindahkan arsip atau file dari tempat penyimpanan.12

8. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)

Tata Naskah Dinas Elektronik adalah suatu modul dari Perkantoran Elektronik di Kementrian Pekerjaan Umum yang dikembangkan

ISO 15489-1: 2001. Information and documentation — Records management. First edition. 10

Undang-Undang Republik Indonesia nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

ISO 15489-1: 2001. Information and documentation — Records management. First edition. 12

(25)

dengan memanfaatkan teknologi intranet berbasis pada jaringan komputer yang sudah ada di Kementrian Pekerjaan Umum dan aplikasi web yang mengakses data surat di dalam program manajemen basis data.13

E. Sistematika Penulisan BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini memuat argumentasi seputar penelitian, meliputi: latar belakang, perumusan dan pembatasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II : TINJAUAN LITERATUR

Bab ini menjelaskan tentang landasan teori yang sesuai dengan jenis arsip yang diambil dan sejumlah variabel penelitian yang relevan dengan topik penelitian, meliputi: pengertian, legalitas, buku pedoman dan sejenisnya.

BAB III : METODE PENELITIAN

Bab ini membahas mengetahui arti pentingnya penelitian sehingga keputusan-keputusan yang dibuat dapat dipikirkan dan diatur dengan sebaik-baiknya. Dapat menilai hasil-hasil penelitian yang sudah ada, yaitu untuk mengukur sampai beberapa jauh hasil penelitian dapat dipertanggung jawabkan. Terdapatnya Jenis dan Pendekatan Penelitian, Sumber Data, Pemilihan Informan, Teknik Pengumpulan Data, Teknik Analisis Data, Jadwal Penelitian

13_{Biro Umum Sekretariat Jenderal. “Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)”.} (Jakarta:Kementrian Pekerjaan Umum,2013). h.1

(26)

BAB IV : HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Bab ini menjelaskan meliputi ,Gambaran Umum, lokasi geografis, dasar-dasar hukum, tujuan perpustakaan, visi dan misi, tugas dan fungsinya, koleksi, SDM, layanan, sarana dan prasarana, dan sejenisnya. Menjelasan lebih lanjut teknik pengambilan sampel atau kriteria informan yang ditetapkan, tahapan penelitian, penjelasan tentang informan, hasil penelitian yang berupa tabulasi dan cuplikan hasil wawancara dan diakhiri dengan pembahasan yang disesuaikan dan menjawab tujuan penelitian.

BAB V : PENUTUP

Bab ini merupakan bab akhir dari penelitian, yang meliputi: penarikan kesimpulan dan beberapa rekomendasi berupa saran-saran. Baik kesimpulan dan saran wajib menjawab tujuan penelitian secara singkat dan padat.

(27)

12 BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Definisi Arsip

Arsip menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.1 Menurut NARA (National Archives and Records Administration), arsip adalah buku, kertas, peta, foto, material terbacakan mesin, atau materi dokumenter lain, tanpa memperhatikan bentuk fisik atau karakteristiknya, dibuat atau diterima oleh agensi Amerika Serikat dibawah hukum federal atau hubungannya dengan transaksi kepentingan publik dan dipreservasi oleh agensi tersebut sebagai bukti organisasi, fungsi, kebijakan, keputusan, prosedur, operasi, atau aktivitas lain pemerintahan atau karena alasan nilai informasi di dalamnya.2

Pengertian arsip menurut James Gregory Bradsher, 3 yaitu:

1_{Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan}

NARA (National Archives and Records Administration). Federal Enterprise Architecture Records Management Profile. http://www.archives.gov/records-mgmt/pdf/rm-profile.pdf. diakses pada tanggal 20 april 2015.

3_{James Gregory Bradsher “Managing Archives and Archival Institutions”. (The University}

(28)

“Archives are the official or organized records of governments, public

and private institutions and organizations, gropus of people and individuals, whatever their date, form and material appearance, which are no longer needed to conduct current business, but are preserved, either as evidence of origins, structures, functions, and activities or because of the value of the information they contain, wheter or not they have been transferred to an archival institution.”

Menurut International Councial on Archives, rekod adalah informasi terekam yang dihasilkan atau diterima sebagai bagian dari aktifitas institusi atau individu yang meliputi konten, konteks, dan struktur yang cukup untuk memberikan bukti suatu aktifitas.4

Dari beberapa pengertian yang telah penulis uraikan, maka pengertian rekod adalah informasi yang diciptakan, diterima dan dipelihara sebagai bukti dari kegiatan atau transaksi bisnis yang dilakukan oleh organisasi atau perorangan serta secara langsung masih digunakan untuk perencanaan atau pengambilan keputusan yang disimpan dalam jangka waktu tertentu.

Arsip dapat dibedakan menurut fungsinya, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung untuk penyelenggaraan administarsi sehari-hari. Arsip dinamis ini masih aktual dan berlaku untuk menunjang penyelenggaraan administrasi

(29)

hari.5 Oleh karena itu arsip dinamis masih berada di unit kerja atau unit pengolahan arsip. Arsip dinamis masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyaratan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan lainnya.6 Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan, berkebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggara sehari-hari administrasi Negara. Arsip mempunyai nilai pertanggungjawaban nasional akan disimpan di ANRI, dan dapat diakses oleh masyarakat yang berkepentingan.

Arsip dinamis dalam penggunaannya terbagi menjadi dua yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan dalam kegiatan langsung organisasi sebagai referensi untuk pengambilan keputusan dan sebagai bahan kerja. 7 Arsip ini akan dipergunakan dan diolah pada unit pengolah. Sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi dalam kegiatan keseharian organisasi. Dalam pelaksanaannya seharusnya arsip inaktif ini disimpan di pusat arsip.

Selain itu, arsip dinamis perlu diatur, karena terdapat tiga fungsi dasar arsip dinamis8, yaitu:

5_{Boedi martono. “}_{Penyusutan dan Pemngamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan”.}

(Jakarta:Pustaka Sinar Harapan,1994). h.105

6_{Zulkifli Amsyah.}_{Manajemen Kearsipan.}_{(Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003).h.2} 7

Dra. Krihanta. MSi. “Akreditasi Lembaga Kearsipan Provinsi Dalam Rangka Meningkatkan Layanan

Kepada Masyarakat”. Jurnal Kearsipan ANRI vol.3 No.1 (Desember 2008). h.66 8

(30)

1. Sebagai bukti (evidence).

2. Sebagai bahan referens (reference material) bagi badan korporasi untuk fakta, latar belakang, dan ide-ide yang bisa digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

3. Agar dapat disesuaikan dengan peraturan pemerintah dalam penjadwalan retensi

arsip.

Pada umumnya rekod aktif dikelola oleh unit kerja atau unit pengolah di suatu organisasi. Jika organisasi tersebut memiliki unit penyimpanan secara fisik yang terpusat, maka rekod aktif dikelola oleh unit tersebut, biasanya dikenal dengan istilah central file. Kegiatan yang dilakukan dalam mengelola rekod aktif9, adalah:

a. Pemberkasan, yaitu kegiatan untuk melakukan penataan fisik berkas menurut metode tertentu (filling system) misalnya menurut nomor, abjad atau subjek.

b. Pembuatan sistem temu kembali, yaitu kegiatan untuk membuat sarana temu balik rekod berupa pengawasan terhadap isi rekod berdasarkan prinsip asal-usul dan urutan asli. Kegiatan yang tercakup dalam pembuatan sistem temu kembali adalah pengklasifikasian dan pengindeksan. Sarana yang perlu diperhatikan dalam mengontrol isi intelektual rekod adalah skema klasifikasi atau thesaurus.

Nina Mayesti. Perancangan Sistem Otomasi Manajemen Rekod Aktif Pada Pusat Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia. (Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia, 2003). h.20

(31)

Rekod dibedakan menjadi tiga jenis berdasarkan frekuensi penggunaannya10, yaitu:

a. Current Records

Current Records disebut juga sebagai rekod aktif yang frekuensi penggunaannya masih tinggi pada suatu organisasi. Rekod aktif adalah rekod yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi dan keberadaan arsip ini di unit pengolah masing unit kerja (central file) masing-masing organisasi.

b. Semi-Current Records

Semi-Current Records merupakan rekod semi aktif yang frekuensi penggunaanya sudah menurun. Rekod semi aktif berada diantara rekod aktif dengan rekod in-aktif yang berasal dari tahun lalu, namun masih digunakan untuk kepentingan tahun seakarang.

c. Non-Current Records

Non-Current Records merupakan rekod in-aktif, yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang.

Rekod dapat diciptakan dalam berbagai bentuk atau media antara lain11, yaitu: a. Kertas, microfilm, atau elektronik.

b. Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar,foto dan lain-lain.

10_{Elizabeth Shepherd and Geoffrey Yeo,}_{Managing Records: a handbook of principles and practice} (London: Facet Publishing, 2003), h. 6.

Kennedy,Jay and Cherry Schauder. “Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2nd

(32)

c. Data dari sistem bisnis, dokumen pengolah data, spreadsheets, email, citra digital.

d. Audio atau video.

e. Dokumen tulisan tangan.

f. Rekod yang tidak terlalu berstruktur, seperti surat dan dokumen yang sangat berstruktur seperti formulir.

B. Rekod Elektronik

NARA mendefinisikan rekod elektronik adalah semua yang masuk dalam definisi rekod, tetapi disimpan dalam medium elektronik.12 Menurut William Saffady menambahkan karakteristik bahwa rekod elektronik adalah informasi terbacakan mesin (machine-readable). Rekod elektronik bisa menyimpan jenis informasi apapun seperti data kuantitatif dalam basisdata dan lembarkerja, teks didalam berkas aplikasi perkantoran, surat elektronik, gambar, termasuk video, animasi, suara, dan lain-lain. Rekod elektronik diciptakan oleh komputer dan peralatan lain yang berfungsi seperti komputer dan informasi disimpan dalam bentuk digital. Sebuah surat yang dibuat dengan aplikasi perkantoran dan disimpan sebagai berkas komputer adalah rekod elektronik, tetapi copy tercetak dari surat tersebut bukanlah rekod elektronik.13

NARA (National Archives and Records Administration). Federal Enterprise Architecture Records Management Profile. 2005.

(33)

Dalam Undang-Undang Republik Indonesia nomor 11 tahun 2008 tentang informasi dan transaksi elektronik, disebutkan bahwa Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, pertukaran data elektronik, surat elektronik, telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.14

Rekod elektonik merupakan rekod yang penciptaannya berbentuk elektronik sampai masa retensi hingga diputuskan musnah atau disimpan permanenkan. Rekod elektronik bisa menyimpan jenis informasi apapun seperti dalam basisdata dan lembarkerja, teks didalam berkas aplikasi perkantoran, surat elektronik, gambar, termasuk video, animasi, suara, dan lain-lain. Informasi yang ada disimpan di dalam komputer, dan kode akses atau simbol dalam dokumen itu mempunyai arti agar mudah nya suatu pencarian dokumen.

C. Model Pengelolaan Rekod 1. Model Siklus Hidup

Rekod memiliki siklus hidup sejak diciptakan hingga masa penyusutan. Siklus hidupnya lebih kompleks dari sumber informasi lainnya. Hal ini dikarenakan siklus hidup rekod berdasarkan pada nilai dan

(34)

penggunaan.15 Menurut Philip C. Bantin (n.d.) mendeskripsikan model daur-hidup sebuah rekod kedalam beberapa tahap atau periode, mirip seperti organisme hidup. Pada tahap pertama, rekod diciptakan. Pada tahap kedua rekod memasuki masa aktif dengan nilai primer maksimum, aktif dan sering digunakan oleh institusi pembuatnya serta digunakan untuk pengambilan keputusan (di Indonesia biasa disebut arsip dinamis aktif). Pada tahap ini rekod biasanya disimpan di kantor/unit kerja tempat penciptanya atau dimana rekod tersebut aktif digunakan. Pada akhir tahap kedua rekod akan dievaluasi dan ditentukan apakah dimusnahkan atau memasuki tahap berikutnya (ketiga) dan diubah statusnya menjadi semi-aktif, artinya rekod tersebut masih mempunyai nilai tetapi tidak diperlukan untuk pengambilan keputusan sehari-hari (di Indonesia biasa disebut arsip dinamis inaktif). Karena rekod tidak digunakan secara reguler, maka biasanya disimpan ditempat berbeda (pusat penyimpanan). Pada akhir tahap ketiga, dilakukan evaluasi kembali untuk menentukan apakah rekod akan dimusnahkan atau memasuki tahap keempat. Yaitu disimpan sebagai menjadi rekod permanen, atau biasa disebut archives (di Indonesia biasa disebut arsip statis). Biasanya hanya sekitar 5-10% rekod yang menjadi arsip. Biasanya disimpan di pusat arsip setempat seperti pusat arsip

(35)

propinsi atau nasional. Dilakukan aktifitas khusus dalam rangka preservasi dan mendeskripsikan archives yang disimpan.16

Didalam setiap fase ini ada berbagai elemen dan aktifitas. Diakhir siklus, sebuah rekod bisa menuju siklus berikutnya, siklus hidup arsip (statis). Arsiparis mengidentifikasi dan menilai guna rekod, mengakuisisinya, mendokumentasikan, memelihara dan menyediakan akses ke arsip tersebut.17 Berbagai literatur menyebutkan fase atau tahapan yang dialami rekod dalam siklus hidupnya secara beragam. Penn Ira menyebutkan bahwa siklus hidup terdiri dari lahir (fase penciptaan), hidup (fase pemeliharaan dan penggunaan) dan mati (fase pemusnahan).18 Menurut Kennedy, siklus hidup rekod menjadi lima fase yaitu pencitaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.19 Sedangkan menurut Patria Wallace terdapat delapan fase yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan, penyimpanan rekod aktif, pemindahan, penyimpanan rekod inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan permanen. Pada fase pertama sampai ke empat, rekod berupa rekod aktif yang dikelola dan disimpan oleh unit kerja penciptanya. Pada fase lima dan enam, rekod sudah menjadi rekod inaktif yang menjadi tanggung jawab dan disimpan di pusat rekod. Pusat rekod bisa berlokasi di lingkungan organisasi itu sendiri atau

Philip C Bantin. n.d. Strategies for managing elecrtonic records: a new archival paradigm? An affirmation of our archival traditions? http://www.indiana.edu/~libarch/ER/macpaper12.pdf. diunduh pada tanggal 30 April 2015.

Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2nd ed.

(Sydney: Longman Australia,1998).h.9 18

Penn. Ira A., dkk,. Records Management Handbook. (2nd ed.). (Cambridge:Gower,1994).h.12. 19

Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2nd ed.

(36)

outsorcing ke pusat rekod komersial. Pada fase terakhir , rekod in aktif dinilai untuk dimusnahkan atau disimpan permanen di lembaga kearsipan atau depo/repository arsip. 20

Gambar 1 Menurut Patricia Wallace Model Siklus hidup Rekod21

2. Model Kontinum

Model kontinum rekod merupakan model manajamen rekod sebagai sebuah proses berkesinambungan mulai dari rekod diciptakan sampai disebarluaskan. Model ini memandang perlunya mengelola rekod dari perspektif aktifitas yang didokumentasikan oleh organisasi, bukan visualisasi dalam tahapan berurutan, yang merupakan penekanan dari analogi siklus hidup. Hal ini seperti mengelola rekod dengan pertanyaan rekod apa yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bukti kegiatan,

Patricia Wallace. Record Management: Integrated Information System.( Englewood Cliff, NJ: Prentince Hall,1992).h.4

(37)

sistem dan peraturan apa yang diperlukan untuk menjamin rekod teratur dan terpelihara, berapa lama masa simpannya untuk kebutuhan organisasi dan siapa yang berhak mengakses rekod tersebut. Model kontinum mendorong antisipasi kebutuhan organisasi pada masa mendatang untuk dokumentasi pembuktian sebagai bagian integrasi manajemen operasional dan strategis.22

Kontinum rekod sebagai sebuah model mulai diformulasikan oleh Upward berdasarkan 4 prinsip23, yaitu:

a. Sebuah konsep “rekod” yang termasuk didalamnya rekod dengan nilai berkelanjutan (archives) yang menekankan pada penggunaan untuk transaksi, pembuktian, dan tujuan ingatan, dan menyatukan pendekatan penataan rekod, apakah untuk disimpan sementara atau selamanya.

b. Fokus kepada rekod sebagai entitas logik daripada fisik tanpa melihat apakah berbentuk kertas atau elektronik.

c. Institusionalisasi profesi kearsipan menekankan pada kebutuhan mengintegrasikan kearsipan kedalam proses dan tujuan bisnis dan masyarakat.

d. Ilmu kearsipan adalah dasar pengetahuan bagi penataan rekod.

Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2nd ed.

(Sydney: Longman Australia,1998).h.10 23

Frank Upward. Structuring the Records Continuum - Part One: Postcustodial principles and properties. 1998.http://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/rcrg/publications/recordscontinuum-fupp1.html. Diunduh 30 April 2015.

(38)

Kennedy menerangkan empat dimensi yang digunakan Upward pada model kontinumnya24,yaitu:

a.) Pada tingkatan pertama, model kontinum mengidentifikasi aktifitas yang akuntable dan menciptakan bukti aktifitas yang dapat diandalkan (reliable) dengan menangkap (capturing) rekod transaksi yang berhubungan. Rekod dari aktifitas bisnis diciptakan sebagai bagian dari komunikasi proses bisnis dalam organisasi (contoh: melalui email, software manajemen dokumen, atau software aplikasi lainnya).

b.) Pada tingkatan kedua, sistem penataan rekod mengelola

“kumpulan” transaksi dan seri rekod yang mendokumentasikan proses pada unit kerja atau sebuah fungsi tunggal dari suatu kompleksitas. Rekod yang telah diciptakan atau diterima pada sebuah organisasi ditandai dengan metadata, termasuk bagaimana rekod bisa saling terhubung.

c.) Institusionalisasi profesi kearsipan mensyaratkan penekanan khusus pada kebutuhan untuk mengintegrasikan penataan rekod kedalam bisnis dan proses dan tujuan masyarakat.

d.) Pada tingkatan keempat, pembentukan kearsipan kolaboratif dibawah panduan otoritas kearsipan publik yang berwenang melayani masyarakat, fungsi konstituennya, dan entitas yang

Kennedy, Jay and Cherry Schauder. Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2nd ed.

(39)

mendukung mereka. Pendirian kearsipan untuk melayani kebutuhan dokumenter dari banyak entitas dalam wilayah guna memastikan akuntabilitas dan memori kultural masyarakat keseluruhan. Rekod mensyaratkan adanya tujuan akuntabilitas masyarakat atau bentuk lain memori kolektif menjadi bagian dari sistem arsip yang lebih luas meliputi rekod dari berbagai organisasi.

Gambar 2. Menurut Frank Upward Model Rekod Kontinum25

(40)

D. Manajemen Arsip Dinamis

Arsip dapat dilihat bahwa terdapat keterkaitan antara arsip dan aktivitas organisasi. Hal ini karena arsip adalah bukti dari kegiatan dalam sebuah organisasi. Oleh karena itu arsip merupakan hal yang sangat penting dan perlu diperhatikan. Untuk itu diperlukan pengelolaan arsip yang baik pada setiap organisasi, pengelolaan arsip ini biasanya disebut manajemen kearsipan. Menurut Elizabeth Sheperd dan Geoffrey Yeo, hubungan antara kegiatan, arsip, dan manajemen arsip terlihat pada gambar berikut: 26

Gambar 3 Menurut Elizabeth Sheperd dan Geoffrey Yeo hubungan antara kegiatan, arsip, dan manajemen arsip

Activites

generate determine the structure of

are evidence of support

are organized in

record management Records

are used to manage

Elizabet and Geoffrey Yeo. “Managing Records: a handbook of principles and practice”. (London:Facet Publishing.2003).h.24

(41)

Menurut ISO 15489-1, manajemen rekod didefinisikan sebagai bagian dari kajian manajemen yang membahas pengelolaan rekod yang efisien dan sistematis:

“field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records,including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records.”27

Menurut Judith Read-Smith manajemen record adalah pengawasan sistematis dari semua rekod mulai dari penciptaan atau penerimaan, lalu tahap pemprosesan, distribusi, pengorganisasian, penyimpanan, dan temu kembali, sampai dengan tahap pemusnahan terakhir.28 Menurut Wallace, menjelaskan bahwa manajemen rekod merupakan sebuah kontrol yang sistematis dan konsisten mencakup keseluruhan daur hidup rekod.29

Berdasarkan penjelasan diatas, dapat diketahui bahwa manajemen rekod merupakan bagian terpenting dalam organisasi untuk memastikan aktivitas bisnis telah terdokumentasi dengan tepat sesuai dengan daur hidup rekod melalui rancangan dan implementasi sistem atau prosedur yang saling terkait. Sehingga rekod memiliki sistem akses temu kembali yang efektif dan efisien ke informasi yang tepat ketika dibutuhkan.

27_{ISO 15489-1: 2001.}_{Information and documentation}_—_{Records management}_{. First edition.} 28

Read-Smith,dkk. “Record Management”. (USA: South Western,2002). h.2. 29

Patricia Wallace. “Record Management: Integrated Information System”. (Englewood Cliff, NJ: Prentince Hall,1992).

(42)

Tujuan manajemen rekod adalah menjaga akuntabilitas proses bisnis organisasi. Menurut Luciana Duranti akar teoritis manajemen rekod ada pada diplomatics yang sudah ada dan sudah dikembangkan sejak lebih seratus tahun yang lalu.30

Tujuan manajemen rekod adalah sebagai berikut31, yaitu:

a. Untuk menyediakan informasi yang akurat dan lengkap yang dibutuhkan untuk menjalankan organisasi secara efisien,

b. Untuk memproses informasi terekam seefisien mungkin,

c. Untuk menyediakan informasi dan rekod dengan biaya yang murah, d. Untuk memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelanggan atau

pengguna rekod. 1. Proses Manajemen Arsip

Manajemen kearsipan sangat penting, dimana kita harus mengerti bagaimana melaksanakan manajemen kearsipan tersebut. Terdapat delapan tahap proses manajemen kearsipan32, yaitu:

a. Capture (pencatatan)

Proses pencatatan adalah proses penentuan rekod harus dibuat atau disimpan. Ini berlaku baik untuk rekod yang dibuat maupun diterima oleh organisasi. Pada tahapan ini, sudah ditentukan juga siapa saja diperbolehkan mengakses rekod tersebut dan beberapa lama masa

Luciana Duranti. Concepts and principles for the management of electronic records, or records management theory is archival diplomatics.Records Management JournalVol.20 No.1,2010.h. 78-95

Robek, dkk. “Information and Record Management”. (California: Glencoe,1987).h.8.

(43)

retensinya. Di dalam sistem rekod berbasis tercetak, pencatatan dapat berjalan efektif apabila menempatkan dokumen dalam urutan kronologis dengan file atau folder yang dilengkapi judul. Pengelompokkan ini menghubungkan dokumen-dokumen yang saling berhubungan dan memungkinkan pengguna untuk mendapatkan informasi yang saling berhubungan dengan mudah. Sistem yang menangkap rekod harus juga menangkap metadata yang berkaitan dengan rekod tersebut yang dapat menggambarkan konteks, isi dan struktur. Tujuan dari pencatatan rekod ke dalam sistem rekod adalah untuk menciptakan hubungan antara rekod dengan pencipta dan konteks kegiatan bisnis, menempatkan rekod dan hubungan dalam sistem rekod, dan menghubungkan kerekod-rekod lain.

b. Registration (registrasi)

Registrasi adalah kegiatan untuk memberikan rekod sebuah identifikasi unik ketika berada dalam sistem. Dalam sistem-sistem yang menggunakan sistem registrasi, bertujuan untuk menyediakan bukti bahwa rekod telah diciptakan dan sudah masuk dalam sistem rekod. Tercakup di dalamnya deskripsi informasi singkat member penandaan unik. Proses registrasi biasanya jarang digunakan dalam sistem berbasik tercetak dalam beberapa budaya manajemen rekod. c. Clasification (Akses dan keamanan klasifikasi)

Klasifikasi merupakan suatu proses identifikasi yang sistematis dan pengaturan aktivitas bisnis dan atau rekod ke dalam kategori menurut

(44)

perjanjian terstruktur berdasar logika, metode, dan aturan yang sesuai dengan prosedur yang ditampilkan dalam sistem klasifikasi.

d. Access and security Clasification (akses dan keamanan klasifikasi) Pengaksesan adalah hak, kesempatan, dalam arti untuk dapat, mencari, menggunakan, dan menemukan kembali informasi di dalam rekod. e. Identification of disposition status (identifikasi status pemusnahan)

Pada sistem rekod, mengidentifikasi status pemusnahan dan periode retensi dari suatu rekod dilakukan pada saat proses penangkapan dan registrasi. Proses ini, khususnya pada sistem rekod elektronik, dapat dihubungkan dengan kegiatan klasifikasi dan otomasi sebagai suatu bagian dari desain sistem.

f. Storage (penyimpanan)

Pengambilan keputusan untuk menangkap sebuah rekod berarti berencana untuk menyimpannya. Kondisi penyimpanan yang baik memastikan bahwa rekod tersebut terlindungi, dapat diakses, dan diatur dalam biaya yang efisien dan efektif. Tujuan penyimpanan rekod dapat dilihat dari format fisik, kegunaan, dan nilai rekod tersebut. Hal ini akan mempengaruhi fasilitas sistem penyimpanan dan pelayanan yang dibutuhkan untuk mengatur rekod tersebut selama diperlukan. Keefesienan dan keefektifan sebagai tujuan dari pengaturan, penanganan, dan penyimpanan adalah hal yang penting. Akan tetapi, yang tidak kalah penting adalah menyediakan pilihan sistem penyimpanan di dalam program manajemen rekod. Organisasi

(45)

akan melakukan hal ini dengan melakukan analisi resiko untuk memilih menyimpan secara fisik dan memilih penanganan yang sesuai atau memungkinkan untuk rekod mereka. Rekod yang penting bagi kelangsungan bisnis membutuhkan metode perlindungan dan duplikasi sebagai tambahan untuk memastikan bahwa rekod tersebut dapat diakses kembali jika terjadi becana. Faktor-faktor yang penting dalam memilih sistem penyimpanan dan penanganan meliputi: volume dan rata-rata pertumbuhan dari rekod, kegunaan dari rekod, keamanan rekod dan kebutuhan yang sensitive, karakteristik fisik, rekod digunakan untuk merefleksikan keperluan temu kembali, biaya yang diperlukan untuk pilihan penyimpanan, dan keperluan akses.

g. Use and tracking (penggunaan dan pelacakan)

Pengguna rekod adalah suatu transaksi manajemen rekod yang dibutuhkan untuk ditangkap oleh suatu sistem untuk membentuk bagian dari metadata.

h. Implementation of disposition (implementasi dari pemusnahan)

Penyusutan adalah proses yang berhubungan dengan pengimplementasian retensi rekod, penghancuran atau keputusan pemindahan rekod yang didokumentasikan dalam aturan pemusnahan atau alat yang lain.

2. Penyimpanan Arsip Dinamis

Setiap organisasi atau perusahaan tentu perlu memelihara dan menjaga keutuhan arsip dinamis yang dimiliki setiap perusahaan. Dengan demikian

(46)

arsip dinamis perlu disimpan dengan baik agar apabila suatu saat diperlukan dapat diakses dengan cepat. Sistem penyimpanan arsip dinamis terdiri dari sentralisisasi, desentralisasi, dan kombinasi. Sistem sentralisasi adalah kegiatan pengelolaan dan penyimpanan arsip dinamis dipusatkan pada satu unit bisnis. Dengan sistem sentralisasi maka perusahaan dapat menghemat ruang dan peralatan sebab semua arsip dinamis dari masing-masing unit bisnis hanya akan dikelola oleh satu unit bisnis. Dengan pengelolaan yang berpusat ini maka sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan dan setiap duplikasi yang ada akan langsung dimusnakan.

Dalam sistem desentralisasi setiap unit bisnis berhak untuk membuat kebijakan pengelolaan arsip dinamis sendiri yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Penerapan sistem ini sangat bermanfaat untuk perusahaan yang besar dan terpisah-pisah letaknya. Kebutuhan akan arsip dinamis pun dapat dengan cepat dilayani sebab penyimpanan arsip dinamis berada di unit bisnis masing-masing. Oleh karena itu perusahaan harus mengelurkan dana yang besar untuk menyediakan peralatan arsip dinamis di setiap unit bisnis.33

Selain sentralisasi dan desentralisasi terdapat juga sistem yang merupakan kombinasi dari kedua sistem tersebut. Beberapa perusahaan sudah menerapkan sistem kombinasi ini. hal ini diterapkan berdasarkan

Stefanus Syauta “ Kepuasan Karyawan terhadap layanan akses arsip dinamis filling room department pengadaan perusahaan ABC” (Skripsi S1 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia, 2011). h.15

(47)

perusahaan sudah menerapkan sistem kombinasi. Hal ini diterapkan berdasarkan kebutuhan untuk mengakses arsip dinamis. Apabila arsip dinamis masih sangat dibutuhkan maka penyimpanan dilakukan pada unit bisnis masing-masing. Ketika penggunaanya sudah mulai menurun maka akan disimpan di tempat penyimpanan. Sentralisasi akan sangat baik diterapkan untuk arsip dinamis yang sudah jarang digunakan untuk aktifitas bisnis.34

Terdapat tempat penyimpanan arsip yangdikenal dengan nama records centre atau pusat arsip dinamis. Pusat arsip dinamis harus merupakan tempat penyimpanan secara fisik aman untuk melindungi arsip dinamis. Pusat arsip dinamis terdiri dari tiga pilihan35, yaitu:

a. Penyimpanan On-site

Jenis pusat arsip dinamis ini menggunakan ruangan yang tersedia di perusahaan yang bersangkutan. Ruangan tersebut harus memenuhi persyaratan fisik dan lingkungan untuk menyimpan arsip dinamis. Jenis ini cocok bagi perusahaan yang memiliki arsip dinamis dalam jumlah sedikit.

b. Penyimpanan Off-site

Pada jenis pusat dinamis ini, perusahaan harus mendirikan ruangan untuk menyimpan arsip dinamis. Biasanya lokasi penyimpanan jauh

Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis.( Jakarta: PT. GramediaPustaka Utama,2003). 35

Elizabet and Geoffrey Yeo. “Managing Records: a handbook of principles and practice”.(London:Facet Publishing.2003).

(48)

dari kota dengan maksud untuk menghemat biaya. Pusat arsip dinamis ini disiapkan untuk menangani arsip dinamis dalam jumlah besar. c. Penyimpanan Komersial

Pusat arsip dinamis ini dikelola oleh pihak swasta. Perusahaan dapat membuat kontrak kerja dengan perusahaan yang menyediakan layanan tersebut atau menyewa tempat yang dikelola suatu perusahaan untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip dinamis.

3. Sistem Informasi Kearsipan

Untuk mengelola arsip tidak hanya dibutuhkan suatu teknik-teknik manajemen secara umum, tetapi juga diperlukan suatu sikap tertentu. Pengelolaan arsip merupakan suatu rangkaian suatu sistem yang terdiri masukan (input), proses dan keluaran (output). Dalam tahap input seluruh pengaturan arsip harus dapat menentukan taksiran untuk memastikan materi yang ada dapat dikelola dan diawasi. Arsip yang masuk ketempat penyimpanan sebelumnya harus melalui suatu penilaian untuk memastikan transfer di pusat arsip. 36

Dalam tahap proses, secara normal materi arsip ditata menurut pengelompokannya, dibuat deskripsinya dan dikonservasi. Tujuan dari deskripsi arsip adalah sebagai kontrol administrasi (pengawasan atas materi melalui pengolahan secara fisik dan dalam penyimpanan) atau kontrol intelektual untuk memudahkan pencarian mekanis maupun dengan

Michael Cook “ Archives Administration A Manual fot Intermediate and Smaller Organization and

(49)

data layanan dapat dipromosikan dengan menyajikan materi yang tersedia. Kegiatan ini akan berlanjut, dengan penyediaan fasilitas akses bagi pengguna yang datang. Untuk hal yang lebih khusus perlu dirancang suatu sarana temu kembali yang di dasarkan atas deskripsi arsip, dan kalau mungkin menerbitkannya.37

Elemen-elemen yang perlu di perhatikan dalam pengelolaan arsip secara institusional (termasuk dalam hal ini program-program kearsipan guna mendukung sistem informasi kearsipan)38, meliputi:

a. Penetapan tujuan (mission statement) b. Sumber financial yang cukup memadai

c. Prosedur tertulis untuk melindungi materi kearisipan d. Arsiparis yang professional

e. Komitmen untuk melayani dan kelanjutan pembelajaran

f. Fasilitas yang memadai untuk penyimpanan dan penggunaan materi kearsipan

g. Program kerja sama dengan pihak lain pengelolaan kearsipan.

Sedangkan menurut James, sistem informasi kearsipan terdiri dari beberapa komponen kunci yang kesemuanya harus dapat bekerja sama untuk membentuk komunikasi yang efektif dengan pengguna. Dalam hal ini ada tiga bagian yang penting dari sistem informasi kearsipan. Pertama, informasi tentang rekod dan mereka yang menciptakannya. Kedua,

37_{Toto Widyarsono}_{“Evaluasi Aksebilitas Arsip:Studi Kasus di Unit Layanan Informasi Arsip Nasional}

Republik Indonesia”. (Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia, 2002).h.14 38

Richard J. Cox “Managing of Institational Archives Foundational Principles and Practices”. (New York:Greenwood Press.1992).h.26-27

(50)

alat yang digunakan untuk menunjukkan informasi. Ketiga, suatu standar dan aturan-aturan yang menindaklanjuti dan penciptaan alat-alat tersebut.39 Dalam hal ini informasi, harus ada uraian yang menerangkan bagian khusus atas informasi tentang rekod, asal-usulnya. Penggambaran selanjutnya mengenai isi intelektual atas rekod, penyediaan informasi tentang bagaimana menemukannya termasuk aksesnya dan hubungannya dengan rekod lain.

Menurut Kennedy persyaratan fungsional sistem manajemen rekod adalah mengelola dan merekam proses penataan rekod yang mencakup registrasi, klasifikasi, pengindeksan, perawatan, penelurusan, temu kembali, pemusnahan, pelaporan, pelacakan dan akses kontrol.40

E. Sistem Temu Kembali

Pada dasarnya arsip yang disimpan akan digunakan kembali oleh pengguna yang memiliki akses. Oleh karena itu, arsip yang disimpan memungkinkan untuk dipinjam oleh pengguna ketika dibutuhkan. Peminjaman arsip yang telah disimpan dilakukan dengan tahapan-tahapan temu kembali arsip.

Sebuah sistem penyimpanan arsip tidak dikatakan efektif, kecuali jika sistem tersebut dapat memberikan informasi secepat mungkin sesuai dengan permintaan. Sebuah pusat arsip dinamis dianggap baik dilihat dari

39_{James M. O.Toole. “Understanding archives and manuscripts”.}

(Tian Xia Wenhua Chuban,1996).h.80. 40

Kennedy,Jay and Cherry Schauder. “Record Management: A Guide to Corporate Record Keeping.2nd

(51)

kemampuan temu kembali arsipnya. Prosedur untuk meminta arsip, meminjam,dan tindakan lanjutan merupakan syarat utama temu balik yang efisien. Oleh karena itu temu kembali arsip merupakan sebuah tahapan yang sangat penting dalam manajemen arsip.41

Menurut Chowdurry, Sistem temu kembali informasi adalah desain untuk mengambil dokumen atau informasi yang diperlukan oleh pengguna. Dengan sistem tersebut harus membuat ketersediaan informasi yang benar untuk pengguna sistem temu kembali informasi bertujuan untuk mengumpulkan dan mengorganisasi informasi pada satu atau lebih subjek didalam menyediakan jawaban atas pertanyaan pengguna.42 Sedangkan menurut Read-Smith temu kembali adalah proses menempatkan dan memindahkan arsip atau file dari tempat penyimpanan.43

Berdasarkan dua pengertian tersebut bahwa temu kembali arsip adalah proses pencarian arsip pada tempat penyimpanan dan memberikannya kepada pengguna hingga penempatan kembali arsip ke tempat penyimpanan semula. Namun dalam proses temu kembali arsip digital, diproses pengambilan arsip tidak dilakukan karena arsip yang diberikan merupakan hasil pengguna dapat mengaksesnya secara langsung ke sistem melalui personal.

Sistem temu kembali informasi didesain untuk menemukan kembali dokumen atau informasi yang dibutuhkan oleh kelompok pemakai. Adanya sistem temu kembali informasi dengan demikian didesain tidak semata-mata

Sulistyo-basuki, Manajemen Arsip Dinamis, (Jakarta: PT. GramediaPustaka Utama,2003).h.16. 42

Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrieval”. (London:Facet Publishing,2004).h.2 43

(52)

didasarkan atas kebutuhan mengumpulkan dokumen atau informasi, akan tetapi juga upaya pengorganisasian dokumen atau informasi untuk disajikan dan diakses oleh pemakai secara mudah dan cepat.44

Arsip menyimpan informasi yang merupakan sumberdaya berharga dan merupakan aset penting organisasi. Pengelolaan rekod yang baik akan membantu pencarian informasi yang dibutuhkan secara tepat dan cepat. Riset oleh Feldman (2004) menyebutkan pekerja pengetahuan (knowledge workers) menghabiskan 15%-35% waktunya untuk mencari informasi terkait pekerjaan yang dilakukan. Riset oleh Lexis Nexis (2010a, 2010b) di Eropa, Asia Pasifik dan Afrika juga menguatkan bahwa information overload membuat para pekerja kewalahan dan mengalami demoralisasi. Pengelolaan rekod yang baik juga akan memudahkan proses saat organisasi ingin mengimplementasikan teknologi informasi. Hingga akhir 1970-an, rekod masih didominasi oleh media konvensional berupa kertas. Tahun 1981 IBM merilis komputer personal dengan sistem operasi DOS pertama kali, komputer mulai digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Tahun 1984 penggunaan komputer personal semakin marak dengan dirilisnya Komputer Personal dan perusahaan Apple merilis komputer Macintosh. Tahun itu juga dirilis perangkat lunak pengolah kata Word Perfect yang membuat PC marak digunakan untuk automasi perkantoran. Pertengahan tahun 1990-an internet sudah mempunyai dampak dahsyat terhadap kultur dan perekonomian dengan beragam metode

Agus Rifai. “Peran Pustakawan Intermediary dalam Memenuhi Informasi Pemakai”. Al Maktabah, vol 4. No 1, April 2002:1-12

(53)

komunikasi baru: surat elektronik, pesan instan, percakapan telepon Voice Over Internet Protocol, panggilan video dua arah, dan World Wide Web (WWW). 45

Para ahli dibidang informasi memberikan pengaruh yang sangat besar terhadap perkambangan sistem temu kembali arsip dengan menggunakan komputer karena pada dasarnya penanganan temu kembali arsip mencakup langkah-langkah dasar dalam temu kembali informasi, namun tetap memiliki perbedaan prosedur-prosedur pengoperasian yang spesifik. Sasaran utama dari temu kembali arsip adalah menyediakan akses dengan cepat ke informasi yang dibutuhkan dan untuk orang yang tepat, membangun prosedur yang efisien untuk proses keluarnya arsip dari tempat penyimpanan, dan mengendalikan pengembalian arsip ke tempat penyimpanan. Para ahli berpendapat bahwa temu kembali arsip akan lebih efektif jika dilakukan dengan menggunakan komputer (terotomasi).

Sebuah sistem temu kembali dirancang untuk menemukan kembali dokumen atau informasi yang dibutuhkan pengguna. Sebuah sistem harus dapat menyediakan arsip yang benar untuk pengguna yang tepat. Untuk memenuhi permintaan pengguna sebuah sistem temu kembali harus dapat menganalisis isi dari arsip berdasarkan pertanyaan (query) yang diberikan oleh pengguna dan mencocokannya untuk ditemukan kembali. Oleh karena itu, tugas sistem temu kembali adalah mengumpulkan dan mengelola arsip

Hendro Wicaksono. “Rancang Bangun Sistem Rekod Elektronik yang Terintegrasi dengan Sistem

Penanganan Kasus pada Lembaga Bantuan Hukum Jakarta”. (Tesis S2 Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya,Universitas Indonesia, 2014).h.6

(54)

dalam satu atau beberapa subjek untuk diberikan ke pengguna. Terdapat tujuh fungsi utama sistem temu kembali46,yaitu:

1. Mengidentifikasi arsip sesuai dengan permintaan pengguna. 2. Menganalisis isi dari arsip-arsip yang ada.

3. Menggambarkan isi, hasil dari analisis dengan cara yang memungkinkan untuk mencocokkan permintaan pengguna.

4. Menganalisis permintaan pengguna dan mewakili mereka dalam bentuk yang dapat mencocokkan permintaan tersebut dengan database. 5. Mencocokkan pernyataan pencarian dengan pangkalan data.

6. Menemukan kembali informasi sesuai dengan permintaan pengguna. 7. Menyesuaikan sistem untuk kepentingan pengguna.

Sistem temu kembali di desain untuk menemukan dokumen atau informasi yang diperlukan oleh masyarakat pengguna. Sistem temu kembali informasi bertujuan untuk menjembatani kebutuhan informasi pengguna dengan sumber informasi yang tersedia dalam situasi seperti yang dikemukakan oleh Belkin47,yaitu:

a. Penulis mempresentasikan sekumpulan ide dalam sebuah dokumen menggunakan sekumpulan konsep.

b. Terdapat beberapa pengguna yang memerlukan ide yang dikemukakan oleh penulis tersebut, tapi mereka tidak dapat mengidentifikasikan dan menemukannya dengan baik.

Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrieval”. (London:Facet Publishing,2004).h.3 47

Belkin, N.J. “Anomalous State of Knowledge as a Basis for Information Retrieval”. Canadian Journal of Information Science,5, 1980.

(55)

c. Sistem temu kembali informasi bertujuan untuk mempertemukan ide yang dikemukakan oleh penulis dalam dokumen dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan (query).

Lancaster mengatakan terdapat enam subsitem penting yang ada dalam sistem temu kembali48,yaitu:

a. Subsistem dokumen b. Subsistem pengindeks c. Subsistem kosa kata d. Subsistem pencarian

e. Sistem antarmuka (interface) pengguna f. Subsistem pencocokan.

Sementara itu menurut Tague-Sutcliffe melihat Sistem Temu Kembali sebagai suatu proses yang terdiri dari enam komponen utama,49 yaitu:

a. Kumpulan dokumen b. Pengindeks

c. Kebutuhan informasi pemakai d. Strategi pencarian

e. Kumpulan dokumen yang ditemukan f. Penilaian relevansi

48_{Lancaster, F.W. “}_{Information Retrieval Systems: Characteristics, Testing and Evoluation”.}₂nd_ed.( New York: Wiley,1979). h.13

Tague-Sutclife, J.M., “Some Perspective on the Evaluation of Information Retrieval System”, Journal of the American Society for Information Science, 47(1), 1996. h.1-3.

(56)

Berdasarkan dari dua pendapat ini, perbedaan kompenen Sistem Temu Kembali terletak pada penilaian relevansi, yaitu suatu tahap dalam temu kembali untuk menentukan dokumen yang relevan dengan kebutuhan informasi pemakai.

Umumnya sistem temu kembali dibuat oleh orang-orang yang ahli dalam bidang teknologi informasi. Namun, para pakar dibidang arsip juga memiliki peran penting dalam merancang sistem temu kembali arsip karena pada dasarnya pengelolaan arsip berbeda dengan pengelolaan informasi atau perpustakaan. Menurut Chowdhury merangkum dari beberapa pendapat mengenai racangan sistem temu kembali yang umum dimiliki50,yaitu:

1. Parameter umum a. Tujuan b. Cakupan c. Fungsi

d. Bentuk organisasi

e. Sumber-sumber keuangan 2. Parameter masukan

a. Ulasan b. Tipe input

c. Penerimaan (acquisition) d. Proses input

Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrieval”. (London:Facet Publishing,2004).h.7-8

(57)

e. Analisis subjek dan pengindeks 3. Parameter keluaran

a. Layanan

b. Produk

c. Pengguna

d. Pengolahan produk arsip

e. Pemasaran dan perindustrian

f. Umpan balik pengguna

g. Standarisasi 4. Parameter internal

a. Penyimpanan dokumen b. Penyimpanan data indeks c. Pengendalian kosa kata d. Tingkat mekanisasi e. Sentralisasi operasi f. Aspek pegawai

Kegiatan penemuan kembali arsip akan sangat tergantung pada sistem pemberkasan yang dipergunakan dan tidak berdasarkan pada orang yang menyimpan. Pada dasarnya proses penemuan kembali sangat erat kaitannya dengan sistem penyimpanannya.51

51_{Dirjen PT dan ANRI. “}_{Bahan Ajar Pendidikan dan Pelatihan Manajemen Arsip}

(58)

F. Proses Temu Kembali Arsip

Dimasa lalu, ketika alat temu kembali berbasis kertas dan sering mengalami kesulitan dalam menggunakannya, para ahli arsip sering menjadi pilihan utama untuk keefektifan temu kembali. Sekarang, jika online database digunakan sebagai pengganti untuk daftar kertas dan indeks, arsiparis dapat mendukung untuk pencarian database dan mungkin perannya akan menjadi lebih sedikit. Namun dalam sistem arsip yang kompleks, peran arsiparis masih dibutuhkan untuk mendukung pengguna yang tidak berhasil dalam pencariannya.

Jika arsip tercetak atau arsip elektronik yang disimpan secara offline dikirim pengguna, maka dalam proses pengiriman diperlukan tenaga pengiriman/arsiparis secara intensip. Sedangkan jika arsip ditangani secara online dan pengguna memiliki software yang dapat mengakses arsip tersebut, maka arsip-arsip dapat dikirim dengan intranet dengan mekanisme standar. Pada saat teknologi web digunakan, temu kembali dapat diakses melalui pencarian web dengan link langsung dari antarmuka pengguna ke tempat penyimpanan arsip.

Sistem elektronik tidak membutuhkan manusia staf yang berfungsi sebagai penghubung temu kembali dan pengembalian arsip, kecuali apabila arsip yang disimpan dalam bentuk offline, seperti dalam pita atau piringan yang tidak dapat secara otomatis diakses melalui server. Ukuran untuk menjaga arsip dari pengguna yang tidak sah dapat dirancang ke dalam sistem. Oleh karena itu, dibutuhkan verifikasi secara manual mengenai hak akses.

(59)

Dokumen sebagai objek data dalam Sistem Temu Kembali merupakan sumber informasi. Dokumen biasanya dinyatakan dalam bentuk indeks atau kata kunci. Kata kunci dapat diekstrak secara langsung dari teks dokumen atau ditentukan secara khusus oleh pengguna subjek dalam proses pengindeksan yang dasarnya terdiri dari proses analisis dan representasi dokumen. Pengindeksan dilakukan dengan menggunakan sistem pengindeksan tertentu, yaitu himpunan kosa kata yang dapat dijadikan sebagai bahasa indeks sehingga diperoleh informasi yang terorganisasi. Sementara itu, pencarian diawali dengan adanya kebutuhan informasi pengguna. Dalam hal ini Sistem Temu Kembali Informasi berfungsi untuk menganalisis pertanyaan (query) pengguna yang merupakan representasi dari kebutuhan informasi untuk mendapatkan pertanyaan-pertanyaan pencarian yang tepat. Selanjutanya pertanyaan-pertanyaan pencarian tersebut dipertemukan dengan informasi yang telah terorganisasi dengan suatu fungsi penyesuaian (matchin function) tertentu sehingga ditemukan dokumen atau sekumpulan dokumen .

Proses tersebut dapat diilustrasikan seperti Gambar 4.52

Chowdurry, G.G. “Introduction to Modern Information Retrieval”. (London:Facet Publishing,2004).h.4

(60)

Gambar 4. Menurut Chowdurry, G.G. Garis Besar Sistem Temu

Kembali

Berdasarkan Gambar 4 Proses sistem temu kembali dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu analisis isi,dan pencarian dan temu kembali. Analisis isi mencakup tugas yang berhubungan dengan menganalisis, mengatur dan menyimpan arsip. Sedangkan pencarian dan temu kembali mencakup tugas yang berhubungan dengan menganalisis permintaan pengguna, menciptakan, sebuah formula pencarian, proses pencarian, dan menemukan kembali arsip.

Sumber

informasi/arsip Analisis dan

penggambaran

Informasi /arsip yang dikelola

Menemukan informasi/arsip

Penyesuaian

Pengguna Analisis query

Pernyataan pencarian

(61)

Gambar 5. Menurut Baeza-Yates, Ricardo dan Ribeiro-Neto, Berthier Proses Temu Kembali

teks

kebutuhan pengguna teks

Umpan

balik pengguna

Logical View Logical View

Query Inverted file

Dokumen ditemukan kembali

Dokumen Diperingkat

Gambar 5 adalah gambar proses temu kembali dengan menggunakan arsitektur software yang sederhana dan umum digunakan. Hal yang terpenting dari proses temu kembali adalah pangkalan data (database).53 Pertama,

Baeza-Yates, Ricardo dan Ribeiro-Neto, Berthier. “Modern Information Retrieval”. (New York:ACM Press,1999).h.10

Antar muka pengguna

Operasi teks

Modul pengelola deskripsi biblografi Operasi Query _Pengindeks

Indeks Pencarian

Perangkat

Pangkalan Data

(62)

pengguna menentukan kebutuhannya kemudian diuraikan dan ditransformasikan oleh operasi teks yang sama, yang diaplikasikan ke teks. Kemungkinan, operasi pertanyaan yang diberikan telah diaplikasikan sebelumnya dengan memberikan dokumen temu kembali. Kecepatan memproses pertanyaan tergantung dari struktur indeks yang dibangun.

Sebelum dikirim ke pengguna, dokumen yang ditemukan diatur atau diberikan peringkat menurut kemungkinan yang paling sesuai. Kemudian pengguna memeriksa kumpulan dokumen yang telah diatur dalam pencarian untuk informasi berguna. Dalam sebuah siklus, sistem berguna untuk melakukan penyeleksian dokumen oleh pengguna untuk merubah formulasi pertanyaan. Memodifikasi pertanyaan diharapkan dapat memberikan gambaran yang lebih baik lagi mengenai kebutuhan pengguna sebenarnya.

Setelah ditemukan, maka tahap selanjutnya adalah pencarian ke lokasi arsip yang dicari. Jika arsip yang dipinjam adalah tercetak atau elektronik yang disimpan dalam bentuk offline, maka perlu dilakukan proses peminjaman karena arsip tersebut harus dikembalikan. Sedangkan jika arsip yang dipinjam adalah arsip digital dan pengguna dapat menggunakannya langsung dari komputer, maka proses peminjaman tidak perlu dilakukan karena arsip tersebut tidak perlu dikembalikan. Namun, sistem harus dapat melindungi hak akses arsip-arsip tersebut.

The Chambers science and technology dictionary yang dikutip dalam buku Chowdury, menyebutkan pangkalan data adalah kumpulan data

(63)

terstruktur yang berdiri sendiri dengan beberapa aplikasi khusus. Pangkalan data dikelola dalam sebuah indeks. Indeks sangatlah penting sebagai struktur data karena indeks dapat membantu perencanaan dengan cepat kapasitas data yang besar.

G. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)

1. Pengertian Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)

Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) merupakan suatu modul dari Perkantoran Elektronik di Kementrian Pekerjaan Umum yang dikembangkan dengan memanfaatkan teknologi intranet yang berbasis pada jaringan komputer yang sudah ada di Kementrian Pekerjaan Umum dan aplikasi web (asp script) yang mengakses data surat di dalam program manajemen basis data (SQL Server). Pemilihan teknologi jaringan intranet ini mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:

a. Cepat dalam pengembanghan aplikasi.

b. Mudah dalam distribusi aplikasi kepada pengguna.

c. Data surat akan tersimpan dalam sebuah sistem manajemen basis data yang terpusat, sehingga mudah dalam pemiliharaan data. d. Mudah dalam perawatan dan pengembangan aplikasi, perubahan

kode program hanya di web server dan database server.

e. Untuk mengakses Software Aplikasi cukup mudah, karena langkah-langkahnya cenderung sederhana, karena aplikasi yang

(64)

dikembangkan didasarkan pada alur kerja penanganan surat sehari-hari.

1) Tujuan TNDE

Tujuan TNDE ini mewujudkan keterpaduan, keserasian dan keseragaman dalam memberikan dukungan pelayanan kepada pimpinan dengan memanfaatkan jaringan intranet melalui aplikasi TNDE yang meliputi Persuratan Elektronik, Penelusuran Surat dan Disposisi, Agenda Harian, Sistem Berbasis Data dan Sistem Pengamanan.

2) Manfaat TNDE

Dengan diimplementasikan aplikasi TNDE, diperoleh manfaat sebagai berikut:

a) Mendukung kebijakan perkantoran elektronik guna menuju e-Government.

Dengan melaksanakan tata TNDE, berarti sudah melaksanakan sebagai fungsi perkantoran elektronik, antara lain terdiri dari:

o _{Aplikasi dan sistem berbasis web}

o _{Penyajian informasi secara mudah dan tepat guna} o _{Penelusuran disposisi dan tindak lanjut disposisi}

pimpinan

o Agenda harian elektronik b) Efisiensi dan efektifitas pekerjaan

(65)

Naskah dinas yang sudah diinput di dalam TNDE dapat dipantau dan dicari kembali datanya dengan mudah dan dalam waktu yang singkat.

c) Penghemat pengguna kertas

Pengurangan penggunaan kertas karena data yang tersimpan dalam server TNDE dapat dibaca secara langsung.

d) Penghemat dan kemudahan penggandaan

Data tata naskah dinas yang tersimpan bisa dilihat dari Personal Computer (PC) dan dapat digandakan secara langsung.

e) Penghematan tempat penyimpanan

Dengan menyimpan data naskah dinas dalam server TNDE dapat mengurangi ruangan tempat penyimpan.

f) Penghematan Waktu Pencarian Suatu Dokumen

Waktu pencarian naskah dinas dapat dikurangi dengan sangat signifikan karena dengan mengetik kata kunci, informasi naskah dinas yang dimaksud dapat diperoleh secara mudah. g) Tidak ada resiko kehilangan dokumen

Karena semua informasi naskah dinas terekam dan tersimpan dalam server TNDE yang back-up secara berkala, maka resiko kehilangan, kerusakan, dan salah simpan atau alasan lain dapat dikurangi.

(66)

Secara otomatis dapat dikendalikan dan dimonitor aktivitas pengguna aplikasi TNDE dalam lingkup intranet sehingga memudahkan dalam pemantauan.

i) Kemudahan pelacakan keberadaan dan status dokumen naskah dinas. Dalam lingkup intranet pengguna dapat secara langsung memonitor dokumen naskah dinas, alur naskah dinas, dan tindak lanjut disposisi naskah dinas yang sedang berjalan. 2. Topologi Jaringan Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE)

Dalam rangka penerapan TNDE lingkup intranet yang produktif, transparan, tertib, cepat, mudah, akurat, terpadu, aman dan efisien di lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum, maka diperlukan topologi TNDE yang dinamis, detail dan jelas. Topologi TNDE lingkup intranet di lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum sebagaimana dimaksud adalah sebagai berikut: 54

Gambar 6. Menurut Kementerian Pekerjaan Umum Topologi Jaringan TNDE

REPLIKASI

54_{Panduan Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) Kementrian Pekerjaan Umum}

(Jakarta:Biro Umum Sekretariat Jenderal,2013). h. 11

JARINGAN KOMPUTER KEMENTRIAN PU ES I-IV

CIPTA

KARYA BADAN

LITBAG ITJEN

ES I-IV ES I-IV ES I-IV

ES I-IV BINA

MARGA

(67)

REPLIKASI

TNDE terkoneksi melalui jaringan komputer ke seluruh unit organisasi/unit kerja di lingkungan Kementrian Pekerjaan Umum. Server-server sistem TNDE yang terpasang di unit organisasi/unit kerja dapat melakukan replikasi database sehingga masing-masing pengguna sistem TNDE di unit organisasi/unit kerja dapat mengakses sistem TNDE melalui server yang bersangkutan dan beban server terbagi rata di setiap unit organisasi/unit kerja.

3. Penggunaan Tata Naskah Dinas Elektronik Kementrian Pekerjaan Umum a. Penggunaan Tata Naskah Dinas Elektronik

(68)

Sejalan dengan semakin tingginya volume tata naskah dinas dalam perkantoran dan meningkatnya kebutuhan kecepatan dalam penyampaian informasi, maka dibutuhkan alat bantu berupa Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE).

TNDE mempunyai beberapa kelebihan yaitu dapat terhubung dengan pengguna lainnya dalam lingkup Local Area Network (LAN) lingkup intranet Kementrian Pekerjaan Umum.

b. Pengguna Penelusuran Surat

Penelusuran surat adalah sistem yang menelusuri dan memantau seluruh aliran surat masuk secara elektronik untuk memastikan korespondensi diproses dengan benar.

c. Pengguna Penelusuran Disposisi

Penelusuran disposisi adalah sistem yang menelusuri dan memantau aliran disposisi korespondensi secara elektronik untuk memastikan korespondensi diproses dengan benar.

d. Penggunaan Templat Naskah Dinas

Aplikasi TNDE Kementrian Pekerjaan Umum menyediakan templat/boring jenis dan format naskah dinas yang dapat diunduh sesuai Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No.10/PRT/M/2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kemetrian Pekerjaan Umum yang berlaku untuk semua Unit Organisasi/Unit Kerja sehingga terciptanya tertib keseragaman Jenis dan Format Naskah Dinas.

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

ANNISA NURULITA. Lahir di Jakarta, 22 Mei 1993. Anak kedua dari tiga bersaudara, ayahanda Chaidir Anwar dan ibunda Rosmala. Bertempat tinggal di Jalan Pramuka Jaya III RT.06 RW.04 No.6 Utan Kayu Utara Jakarta Timur. Pendidikan yang pernah ditempuh penulis, antara lain: pendidikan pra sekolah: Kelompok Bermain (1996-1998) dan TK Fajar, Jakarta Timur (1998-1999). Pendikan dasar dan menengahnya SDS Perguruan Rakyat 3, Jakarta Timur (1999-2005). Selanjutnya, penulis meneruskan sekolah ke SMPN 118 Jakarta Pusat (2005-2008). Kemudian, penulis melanjutkan ke SMAN 20 Jakarta Pusat (2008-2011). Pada tahun 2011 penulis memilih Program Studi Ilmu Perpustakaan FAH UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai pilihan pertamanya sebagai tempat kuliah. Dan, menulis skripsi dengan judul Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis bagian Administrasi Perkantoran di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia. Semasa kuliah penulis memanfaatkan waktu liburan antar semesternya dengan bekerja di tempat yakni: Perpustakaan CSRC di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (2013). Melakukan Praktek Kerja Lapangan di Divisi Pengamanan dan Pengaturan Kearsipan Bank Indonesia Jakarta (2014), melakukan Praktek Kerja Lapangan di Administrasi Perkantoran bagian Biro Umum Kementrian Pekerjaan Umum (2015), dan melaksanakan Kuliah Kerja Nyata di Desa/Kelurahan Kramat Pakuhaji Tangerang (2014).

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA ADMINISTRASI PERKANTORAN DI BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM REPUBLIK INDONESIA

Parts

Dokumen yang terkait

Pengelolaan arsip dinamis studi kasus pada sekretariat Majelis Ulama Indonesia : MUI Kota Tangerang Selatan

Perpustakaan Biro Hukum - Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia

Perpustakaan Biro Hukum - Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia

Perpustakaan Biro Hukum - Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia

Perpustakaan Biro Hukum - Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia

Perpustakaan Biro Hukum - Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia

Perpustakaan Biro Hukum - Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia

Perpustakaan Biro Hukum - Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia

Perpustakaan Biro Hukum - Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia

Perpustakaan Biro Hukum - Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia UUPR

Dukungan

Links

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA ADMINISTRASI PERKANTORAN DI BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM REPUBLIK INDONESIA

Parts

Dokumen yang terkait

Pengelolaan arsip dinamis studi kasus pada sekretariat Majelis Ulama Indonesia : MUI Kota Tangerang Selatan

Perpustakaan Biro Hukum - Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia

Perpustakaan Biro Hukum - Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia

Perpustakaan Biro Hukum - Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia

Perpustakaan Biro Hukum - Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia

Perpustakaan Biro Hukum - Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia

Perpustakaan Biro Hukum - Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia

Perpustakaan Biro Hukum - Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia

Perpustakaan Biro Hukum - Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia

Perpustakaan Biro Hukum - Kementerian Pekerjaan Umum Republik Indonesia UUPR

Dokumen yang Anda mencari sudah siap untuk unduhkan