Bagan Alir Prosedur Pengelolaan Sarpen
BAGAN ALIR PROSEDUR PENGELOLAAN SARANA PENELITIAN
1. BAGAN ALIR PROSEDUR PENGEMBANGAN PERALATAN PENELITIAN
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
UNIT KERJA
TERKAIT/EKSTERNAL
MULAI
- Internal Subid (Inisiatif)
- Eksternal Subid (Peneliti)
Komunikasi Verbal
(Pengajuan Proposal)
Kepala
Bidang Sarana Penelitian
Kasubid Peralatan Penelitian
(Identifikasi Kelayakan)
TDK
Disetujui/Tidak
Tidak Disetujui / Ditinjau Kembali
YA
Kepala Pusat
Penelitian Laut Dalam LIPI
Disetujui/Tidak
TDK
Dikerjakan
Laporan Hasil
SELESAI
YA
2. BAGAN ALIR PROSEDUR BAGI PEMINJAM INTERNAL
PENGGUNA
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
UNIT KERJA TERKAIT
MULAI
Kasubbid Peralatan
Penelitian
Menginstruksikan
Mengajukan pemohonan
peminjaman/penggunaan alat
penelitian
Teknisi/Operator Alat
Penelitian
Mengecek status kondisi alat
Menerima informasi penundaan
penyewaan/pengunaan alat
(usulkan penjadwalan ulang
waktu pemakaiannya/ batal)
Data Base
Alat
Penelitian
Sub Bagian Umum
Apakah alat tsb
dalam kondisi
layak pakai dan
bisa digunakan?
TDK
SOP PENGADAAN
BARANG/JASA
(Lelang/Langsung)
Perusahaan
Pelaksana/Penyedia Jasa
Menginformasikan
permasalahannya
(rusak/kebutuhan
spare part/belum
dikalibrasi/sedang
dipakai pihak lain)
YA
Hasil Pengadaan/perbaikan/
kalibrasi
Mengagendakan penggunaan
menyiapkan alat, dan surat jalan
membawa alat
(A)
PENGGUNA
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
UNIT KERJA TERKAIT
(A)
Mengecek, menerima alat
dengan disertai surat jalan
membawa alat
Apakah
peminjam
mengerti cara
pengoperasian
alat?
YA
TDK
Menugaskan
Teknisi/Operator Alat
Penelitian
Disertai surat tugas dan surat jalan
membawa alat
Menerima kembali alat yang
dipinjam dan mengecek kondisinya
Menandatangani Formulir
Peminjaman/ Penggunaan Alat
Penelitian pada lembar
pengecekan alat
YA
Apakah
kondisi alat
tsb baik?
TDK
Mengarsipkan formulir dan
meletakkan kembali alat pada
tempatnya
Kondisi alat
rusak /hilang
SELESAI
Rusak
SOP
Perbaikan Alat
Hilang
Laporan tertulis kepada :
- Kapuslit
- Kabid Sarana Penelitian
- Kabag Tata Usaha
Sub Bagian Umum
SOP
Tuntutan Ganti Rugi/
Penghapusan BMN
3. BAGAN ALIR PROSEDUR BAGI PEMINJAM EKSTERNAL
PENGGUNA
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
MULAI
UNIT KERJA TERKAIT
Kapus Laut Dalam
Kasubbid Peralatan
Penelitian
Menginstruksikan
Mengajukan pemohonan
peminjaman/penggunaan alat
penelitian
TDK
Sumber
Penerimaan
(PNBP/Non)
Teknisi/Operator Alat
Penelitian
Mengecek status kondisi alat
PNBP
Menerima informasi penundaan
penyewaan/pengunaan alat
(usulkan penjadwalan ulang
waktu pemakaiannya/ batal)
Subag Keuangan
Data Base
Alat
Penelitian
SOP PENERIMAAN
PNBP
Kabid Sarana Penelitian
Apakah alat tsb
dalam kondisi
layak pakai dan
bisa digunakan?
TDK
Pejabat Pembuat
Komitmen
Sub Bagian Umum
YA
SOP PENGADAAN
BARANG/JASA
(Lelang/Langsung)
Perusahaan
Pelaksana/Penyedia Jasa
Menginformasikan
permasalahannya
(rusak/kebutuhan
spare part/belum
dikalibrasi/sedang
dipakai pihak lain)
Hasil Pengadaan/perbaikan/
kalibrasi
Mengagendakan penggunaan
menyiapkan alat, dan surat jalan
membawa alat
(A)
PENGGUNA
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
UNIT KERJA TERKAIT
(A)
Menugaskan
Teknisi/Operator Alat
Penelitian
Disertai surat tugas
Menerima kembali alat yang
dipinjam dan mengecek kondisinya
Menandatangani Formulir
Peminjaman/ Penggunaan Alat
Penelitian pada lembar
pengecekan alat
YA
Apakah
kondisi alat
tsb baik?
TDK
Mengarsipkan formulir dan
meletakkan kembali alat pada
tempatnya
Kondisi alat
rusak /hilang
SELESAI
Rusak
SOP
Perbaikan Alat
Hilang
Laporan tertulis kepada :
- Kapuslit
- Kabid Sarana Penelitian
- Kabag Tata Usaha
Sub Bagian Umum
SOP
Tuntutan Ganti Rugi/
Penghapusan BMN
4. BAGAN ALIR PROSEDUR PERBAIKAN PERALATAN PENELITIAN
PENGGUNA ALAT
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
UNIT KERJA TERKAIT
MULAI
Rencana/Jadwal
Pemeliharaan Alat
Kasubid Peralatan Penelitian
Permintaan Pengguna
Alat
KEPALA BIDANG SARANA
PENELITIAN
Usul Perbaikan Alat
Internal
Dilaksanakan
di internal
atau eksternal
Eksternal
Malakukan perbaikan
internal
PEJABAT PEMBUAT
KOMITMEN
Sub Bagian Umum
SOP PENGADAAN
BARANG/JASA
(Lelang/Langsung)
Penyedia Jasa/ Perusahaan
Pelaksana
Menerima alat setelah
diperbaiki
Tdk Sesuai
Keputusan
hasil uji
coba
Keputusan
hasil uji
coba
Sesuai
Sesuai
Dicatat dalam Kartu
Pemeliharaan Alat
Penelitian
Menerima alat yang
telah diperbaiki
SELESAI
Tdk Sesuai
5. BAGAN ALIR PROSEDUR PERAWATAN PERALATAN PENELITIAN
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
MULAI
Rencana/Jadwal
Pemeliharaan Alat
Melakukan Persiapan
Melakukan Kegiatan
Cek list dan catat sesuai
dengan kondisi alat
Apakah
kondisi alat
tersebut
baik
Tidak
Usul Perbaikan
Baik
Formulir cek list
ditanda tangani oleh
Kepala Laboratorium/
pengguna alat
SELESAI
SOP
PERBAIKAN
6. BAGAN ALIR PROSEDUR KALIBRASI PERALATAN PENELITIAN
PENGGUNA ALAT
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
UNIT KERJA TERKAIT
MULAI
Rencana/Jadwal
Pemeliharaan Alat
Kasubid Peralatan Penelitian
Permintaan
Pengguna Alat
KEPALA BIDANG
SARANA PENELITIAN
Usul Kalibrasi
Dilaksanakan
di internal
Eksternal
atau eksternal
Internal
C
Eksternal
KEPALA BIDANG
SARANA PENELITIAN
Malakukan Internal
Kalibrasi
Sub Bagian Umum
SOP PENGADAAN
BARANG/JASA
(Lelang/Langsung
)
Data hasil
kalibrasi
Menerima Alat, dan
Sertifikat Kalibrasi
Penyedia Jasa/Perusahaan
Pelaksana
Menyerahkan
kepada pengguna
Keputusan
hasil uji
coba
Sesuai
Dicatat dalam Kartu
Pemeliharaan Alat
Penelitian
(A)
(B)
Tdk Sesuai
(A)
(B)
Menerima alat yang
telah dikalibrasi
Menyerahkan alat dan
copy sertifikat kepada
pengguna
Asli Sertifikat Kalibrasi dan
Formulir terkait di arsipkan
Melakukan
pengecekan antara
sesuai permintaan
pengguna
Data hasil
pengecekan
antara
Membandingkan
data kalibrasi antara
dengan hasil
kalibrasi
Keputusan
hasil uji
coba
Sesuai
SELESAI
Tdk Sesuai
c
7. BAGAN ALIR PROSEDUR MUTASI PERALATAN PENELITIAN
PENGGUNA
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
UNIT KERJA TERKAIT
MULAI
Mengajukan pemohonan
mutasi alat penelitian
(setelah adanya persetujuan dari
kepala laboratorium/ketua
Kelompok Penelitian ybs)
Kasubbid Peralatan
Penelitian
(Menyetujui)
Kepala Bidang Sarana
Penelitian
(Mengetahui)
Teknisi Alat Penelitian
(Mengecek kondisi alat
di laboratorium pengguna)
DIPINDAHKAN
Update Data Base
(perubahan tempat/
DBR)
Data Base
Alat
Penelitian
Apakah alat tsb
akan dipindahkan/
dimutasikan ke
laboratorium
pengguna atau
diusulkan untuk
dihapuskan
DIHAPUSKAN
Diambil dan
dimasukkan ke
dalam gudang
penyimpanan
barang tdk terpakai
Kepala Bidang Sarana
Penelitian
(Mengetahui)
SUB BAGIAN
UMUM
SELESAI
SOP
Penghapusan
BMN
8. BAGAN ALIR PROSEDUR OPERASIONAL LABORATORIUM
SUB BIDANG SARANA TEKNIS
MULAI
Penanggung Jawab
Laboratorium membuat
permohonan
PPK meminta rincian
spesifikasi dan harga
Kepala Puslit Laut Dalam
LIPI Menerima
permohonan
Laporan Kepada Kepala Puslit
Laut Dalam LIPI untuk
persetujuan
Kepala Puslit Laut Dalam
memerintahkan untuk
pengecekan
Tidak
Setuju ?
Peneliti/Teknisi terkait
melakukan Pengecekan
Ya
Proses perbaikan/Pengadaan
Penyedia Jasa
Perbaiki
Sendiri ?
Tidak
Penyedia Jasa Melaksanakan
Perbaikan
Ya
PPK memberi perintah untuk
melakukan Perbaikan
Pekerjaan Selesai diperiksa
oleh Peneliti/Teknisi terkait
Peneliti/Teknisi terkait
melakukan perbaikan
Diserah terimakan dan
ditandatangani oleh PPK
Perbaikan selesai,dicatat
selanjutnya diserahkan
kepada USER
BA Perbaikan Penyelesaian
Pekerjaan di serahkan ke
penanggungjawab
Laboratorium
PPK menerima dan
menandatanganinya
Melaporan kepada Kepala
Puslit Laut Dalam LIPI
SELESAI
SELESAI
DATA BASE
Perbaikan
Ditunda
1. BAGAN ALIR PROSEDUR PENGEMBANGAN PERALATAN PENELITIAN
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
UNIT KERJA
TERKAIT/EKSTERNAL
MULAI
- Internal Subid (Inisiatif)
- Eksternal Subid (Peneliti)
Komunikasi Verbal
(Pengajuan Proposal)
Kepala
Bidang Sarana Penelitian
Kasubid Peralatan Penelitian
(Identifikasi Kelayakan)
TDK
Disetujui/Tidak
Tidak Disetujui / Ditinjau Kembali
YA
Kepala Pusat
Penelitian Laut Dalam LIPI
Disetujui/Tidak
TDK
Dikerjakan
Laporan Hasil
SELESAI
YA
2. BAGAN ALIR PROSEDUR BAGI PEMINJAM INTERNAL
PENGGUNA
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
UNIT KERJA TERKAIT
MULAI
Kasubbid Peralatan
Penelitian
Menginstruksikan
Mengajukan pemohonan
peminjaman/penggunaan alat
penelitian
Teknisi/Operator Alat
Penelitian
Mengecek status kondisi alat
Menerima informasi penundaan
penyewaan/pengunaan alat
(usulkan penjadwalan ulang
waktu pemakaiannya/ batal)
Data Base
Alat
Penelitian
Sub Bagian Umum
Apakah alat tsb
dalam kondisi
layak pakai dan
bisa digunakan?
TDK
SOP PENGADAAN
BARANG/JASA
(Lelang/Langsung)
Perusahaan
Pelaksana/Penyedia Jasa
Menginformasikan
permasalahannya
(rusak/kebutuhan
spare part/belum
dikalibrasi/sedang
dipakai pihak lain)
YA
Hasil Pengadaan/perbaikan/
kalibrasi
Mengagendakan penggunaan
menyiapkan alat, dan surat jalan
membawa alat
(A)
PENGGUNA
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
UNIT KERJA TERKAIT
(A)
Mengecek, menerima alat
dengan disertai surat jalan
membawa alat
Apakah
peminjam
mengerti cara
pengoperasian
alat?
YA
TDK
Menugaskan
Teknisi/Operator Alat
Penelitian
Disertai surat tugas dan surat jalan
membawa alat
Menerima kembali alat yang
dipinjam dan mengecek kondisinya
Menandatangani Formulir
Peminjaman/ Penggunaan Alat
Penelitian pada lembar
pengecekan alat
YA
Apakah
kondisi alat
tsb baik?
TDK
Mengarsipkan formulir dan
meletakkan kembali alat pada
tempatnya
Kondisi alat
rusak /hilang
SELESAI
Rusak
SOP
Perbaikan Alat
Hilang
Laporan tertulis kepada :
- Kapuslit
- Kabid Sarana Penelitian
- Kabag Tata Usaha
Sub Bagian Umum
SOP
Tuntutan Ganti Rugi/
Penghapusan BMN
3. BAGAN ALIR PROSEDUR BAGI PEMINJAM EKSTERNAL
PENGGUNA
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
MULAI
UNIT KERJA TERKAIT
Kapus Laut Dalam
Kasubbid Peralatan
Penelitian
Menginstruksikan
Mengajukan pemohonan
peminjaman/penggunaan alat
penelitian
TDK
Sumber
Penerimaan
(PNBP/Non)
Teknisi/Operator Alat
Penelitian
Mengecek status kondisi alat
PNBP
Menerima informasi penundaan
penyewaan/pengunaan alat
(usulkan penjadwalan ulang
waktu pemakaiannya/ batal)
Subag Keuangan
Data Base
Alat
Penelitian
SOP PENERIMAAN
PNBP
Kabid Sarana Penelitian
Apakah alat tsb
dalam kondisi
layak pakai dan
bisa digunakan?
TDK
Pejabat Pembuat
Komitmen
Sub Bagian Umum
YA
SOP PENGADAAN
BARANG/JASA
(Lelang/Langsung)
Perusahaan
Pelaksana/Penyedia Jasa
Menginformasikan
permasalahannya
(rusak/kebutuhan
spare part/belum
dikalibrasi/sedang
dipakai pihak lain)
Hasil Pengadaan/perbaikan/
kalibrasi
Mengagendakan penggunaan
menyiapkan alat, dan surat jalan
membawa alat
(A)
PENGGUNA
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
UNIT KERJA TERKAIT
(A)
Menugaskan
Teknisi/Operator Alat
Penelitian
Disertai surat tugas
Menerima kembali alat yang
dipinjam dan mengecek kondisinya
Menandatangani Formulir
Peminjaman/ Penggunaan Alat
Penelitian pada lembar
pengecekan alat
YA
Apakah
kondisi alat
tsb baik?
TDK
Mengarsipkan formulir dan
meletakkan kembali alat pada
tempatnya
Kondisi alat
rusak /hilang
SELESAI
Rusak
SOP
Perbaikan Alat
Hilang
Laporan tertulis kepada :
- Kapuslit
- Kabid Sarana Penelitian
- Kabag Tata Usaha
Sub Bagian Umum
SOP
Tuntutan Ganti Rugi/
Penghapusan BMN
4. BAGAN ALIR PROSEDUR PERBAIKAN PERALATAN PENELITIAN
PENGGUNA ALAT
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
UNIT KERJA TERKAIT
MULAI
Rencana/Jadwal
Pemeliharaan Alat
Kasubid Peralatan Penelitian
Permintaan Pengguna
Alat
KEPALA BIDANG SARANA
PENELITIAN
Usul Perbaikan Alat
Internal
Dilaksanakan
di internal
atau eksternal
Eksternal
Malakukan perbaikan
internal
PEJABAT PEMBUAT
KOMITMEN
Sub Bagian Umum
SOP PENGADAAN
BARANG/JASA
(Lelang/Langsung)
Penyedia Jasa/ Perusahaan
Pelaksana
Menerima alat setelah
diperbaiki
Tdk Sesuai
Keputusan
hasil uji
coba
Keputusan
hasil uji
coba
Sesuai
Sesuai
Dicatat dalam Kartu
Pemeliharaan Alat
Penelitian
Menerima alat yang
telah diperbaiki
SELESAI
Tdk Sesuai
5. BAGAN ALIR PROSEDUR PERAWATAN PERALATAN PENELITIAN
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
MULAI
Rencana/Jadwal
Pemeliharaan Alat
Melakukan Persiapan
Melakukan Kegiatan
Cek list dan catat sesuai
dengan kondisi alat
Apakah
kondisi alat
tersebut
baik
Tidak
Usul Perbaikan
Baik
Formulir cek list
ditanda tangani oleh
Kepala Laboratorium/
pengguna alat
SELESAI
SOP
PERBAIKAN
6. BAGAN ALIR PROSEDUR KALIBRASI PERALATAN PENELITIAN
PENGGUNA ALAT
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
UNIT KERJA TERKAIT
MULAI
Rencana/Jadwal
Pemeliharaan Alat
Kasubid Peralatan Penelitian
Permintaan
Pengguna Alat
KEPALA BIDANG
SARANA PENELITIAN
Usul Kalibrasi
Dilaksanakan
di internal
Eksternal
atau eksternal
Internal
C
Eksternal
KEPALA BIDANG
SARANA PENELITIAN
Malakukan Internal
Kalibrasi
Sub Bagian Umum
SOP PENGADAAN
BARANG/JASA
(Lelang/Langsung
)
Data hasil
kalibrasi
Menerima Alat, dan
Sertifikat Kalibrasi
Penyedia Jasa/Perusahaan
Pelaksana
Menyerahkan
kepada pengguna
Keputusan
hasil uji
coba
Sesuai
Dicatat dalam Kartu
Pemeliharaan Alat
Penelitian
(A)
(B)
Tdk Sesuai
(A)
(B)
Menerima alat yang
telah dikalibrasi
Menyerahkan alat dan
copy sertifikat kepada
pengguna
Asli Sertifikat Kalibrasi dan
Formulir terkait di arsipkan
Melakukan
pengecekan antara
sesuai permintaan
pengguna
Data hasil
pengecekan
antara
Membandingkan
data kalibrasi antara
dengan hasil
kalibrasi
Keputusan
hasil uji
coba
Sesuai
SELESAI
Tdk Sesuai
c
7. BAGAN ALIR PROSEDUR MUTASI PERALATAN PENELITIAN
PENGGUNA
SUB BIDANG PERALATAN PENELITIAN
UNIT KERJA TERKAIT
MULAI
Mengajukan pemohonan
mutasi alat penelitian
(setelah adanya persetujuan dari
kepala laboratorium/ketua
Kelompok Penelitian ybs)
Kasubbid Peralatan
Penelitian
(Menyetujui)
Kepala Bidang Sarana
Penelitian
(Mengetahui)
Teknisi Alat Penelitian
(Mengecek kondisi alat
di laboratorium pengguna)
DIPINDAHKAN
Update Data Base
(perubahan tempat/
DBR)
Data Base
Alat
Penelitian
Apakah alat tsb
akan dipindahkan/
dimutasikan ke
laboratorium
pengguna atau
diusulkan untuk
dihapuskan
DIHAPUSKAN
Diambil dan
dimasukkan ke
dalam gudang
penyimpanan
barang tdk terpakai
Kepala Bidang Sarana
Penelitian
(Mengetahui)
SUB BAGIAN
UMUM
SELESAI
SOP
Penghapusan
BMN
8. BAGAN ALIR PROSEDUR OPERASIONAL LABORATORIUM
SUB BIDANG SARANA TEKNIS
MULAI
Penanggung Jawab
Laboratorium membuat
permohonan
PPK meminta rincian
spesifikasi dan harga
Kepala Puslit Laut Dalam
LIPI Menerima
permohonan
Laporan Kepada Kepala Puslit
Laut Dalam LIPI untuk
persetujuan
Kepala Puslit Laut Dalam
memerintahkan untuk
pengecekan
Tidak
Setuju ?
Peneliti/Teknisi terkait
melakukan Pengecekan
Ya
Proses perbaikan/Pengadaan
Penyedia Jasa
Perbaiki
Sendiri ?
Tidak
Penyedia Jasa Melaksanakan
Perbaikan
Ya
PPK memberi perintah untuk
melakukan Perbaikan
Pekerjaan Selesai diperiksa
oleh Peneliti/Teknisi terkait
Peneliti/Teknisi terkait
melakukan perbaikan
Diserah terimakan dan
ditandatangani oleh PPK
Perbaikan selesai,dicatat
selanjutnya diserahkan
kepada USER
BA Perbaikan Penyelesaian
Pekerjaan di serahkan ke
penanggungjawab
Laboratorium
PPK menerima dan
menandatanganinya
Melaporan kepada Kepala
Puslit Laut Dalam LIPI
SELESAI
SELESAI
DATA BASE
Perbaikan
Ditunda