Makalah Perilaku dan Perancangan Organis
TUGAS
PERILAKU DAN PERANCANGAN
ORGANISASI
ROULY GEMAWARITA RATNA, ST, MM
DISUSUN OLEH :
1. ANDREY SULISTYO OJI (201510215
2. RESTU ISTICHOMAH (201510215
3. YANNUS (201510215061)
TUGAS : VII/KELOMPOK III
PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI
UNIVERSITAS BHAYANGKARA JAKARTA
RAYA
13 OKTOBER 2017
Pengertian Komunikasi
Kompleksitas kegiatan
organisasi
memerlukan
intensitas
komunikasi yang koordinatif. Komunikasi merupakan sarana penting
dalam implementasi berbagai aktivitas organisasi. Penyampaian
informasi yang akurat merupakan sarana yang vital. Selain itu
Komunikasi merupakan sarana penting bagi organisasi untuk
berhubungan dengan lingkungan tugasnya.
Untuk mempermudah dalam memahami konsep komunikasi
dalam aktivitas organisasi berikut beberapa pendapat para ahli :
1. Hani Handoko (1991:176) Komunikasi Organisasi pada
dasarnya
merupakan
usaha
mendorong
orang
lain
menginterpresentasikan pendapat yang dikehendaki oleh
orang yang menyampaikan pesan.
2. Keit Davis (1996:150) Komunikasi Organisasi pada dasarnya
merupakan penyampaian (transfer) informasi dan pengertian
dari satu orang kepada orang lain. Komunikasi merupakan
cara menyampaikan gagasan, fakta, pikiran, perasaan dan
nilai kepada orang lain.
Dari beberapa pendapat diatas paling tidak kita sudah dapat
memperoleh beberapa inti dalam memahami konsep komunikasi
yaitu :
a. Komunikasi paling tidak melibatkan 2 orang atau lebih.
b. Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi
(gagasan, fakta, perasaan dan nilai – Lihat Keit Davis)
dari Komunikator kepada Komunikan.
c. Terjadi proses interpretasi (Lihat Handoko)
memahami dan merespon.
Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi
Dikatakan
oleh
Robbins
dalam
bukunya
untuk
Perilaku
Organisasi (2003:4) bahwa aktivitas individu dalam organisasi
menghabiskan waktunya sekitar 70% untuk kegiatan komunikasi
seperti menulis, mendengar, membaca dan berbicara. Oleh karena
itu dapat dikatakan bahwa keberhasilan organisasi juga sangat
ditentukan
oleh
komunikasi
yang
efektif.
Selain
itu
juga
digambarkan oleh Robbins bahwa dengan komunikasi yang efektif
maka
akan
terhindar
(misunderstanding
dari
atau
berbagai
kesalahpahaman
miscomunication)
dalam
menginterpretasikan informasi. Pendapat senada dikatakan oleh
Keit Davis (1996:150) bahwa organisasi tanpa komunikasi maka
seluruh anggota organisasi tidak mungkin melaksanakan tugas
pekerjaannya dengan baik. Tanpa Komunikasi yang baik maka tidak
mungkin terjadi kerjasama dan koordinasi yang baik.
Dengan komunikasi yang baik diharapkan akan terjadi “titik
temu”
atas
berbagai
persoalan
komunikasi
sehingga
dapat
mengurangi timbulnya berbagai konflik individual maupun kelompok
organisasi. Dengan komunikasi yang baik orang dapat merespon
sesuai dengan pesan yang terkadang dalam informasi yang
disampaikan.
Proses Komunikasi
Dari berbagai sumber yang digunakan dalam penulisan modul
ini, proses komunikasi dapat disederhanakan sebagai berikut :
PESAN
PENGIRIMAN
BERITA/KOMUNI
KATOR
SARANA
PENGIRIMAN
BERITA/KOMUNI
KATOR
UMPAN
BALIK
Skema
diatas
pada
dasarnya
dapat
dijelaskan
sebagai
berikut : Pesan disampaikan oleh komunikator kepada komunikan
melalui berbagai sarana misalnya, surat, telepon, e-mail, dan
sebagainya. Dalam konteks organisasi pesan dapat berupa antara
lain, perintah, pemberitahuan, saran atau petunjuk, keputusan baru
organisasi dan sebagainya. Pesan yang sudah diterima kemudia
diinterpretasikan dan direspon (ditanggapi) dalam bentuk umpan
balik. Umpan balik
pada
dasarnya
merupakan perilaku
baik
menerima maupun menolak sesuai dengan pesan yang disampaikan
oleh komunikator.
Saluran Komunikasi
Saluran komunikasi
sering
disebut
juga
dengan
arah
komunikasi. Dalam aktivitas organisasi menurut Hani Handoko dan
Robbins arah komunikasi dibagi menjadi :
1. Vertikal
Secara vertikal komunikasi dibagi menjadi :
a. Downward communication (kebawah)
:
Komunikasi
kebawah pada dasarnya merupakan proses komunikasi yang
dilakukan
berdasarkan
disederhanakan
penggunaan
wewenang.
Jika
komunikasi ini berarti proses penyampaian
informasi dari atasan kepada bawahan.
Bentuknya :
Pemberian motivasi
Pemberian instruksi
Informasi mengapa pekerjaan
dilakukan
(masalah
memerlukan perhatian)
Memberi umpan balik
Kebijakan dan prosedur baru organisasi
Apa lagi (didiskusikan) ?
b. Upward Communication (ke atas) : Komunikasi ke atas
pada dasarnya proses komunikasi yang informasinya diberikan
oleh bawahan kepada atasan.
Bentuknya :
Laporan pelaksanaan tugas (aktivitas) sebagai wujud
dari pertanggungjawaban karyawan
Keluhan
Kritik dan Saran
Apa lagi (didiskusikan) ?
2. Horizontal (Lateral)
Komunikasi horizontal pada dasarnya proses komunikasi yang
dilakukan oleh unit kerja yang setingkat. Komunikasi yang dilakukan
oleh karyawan dalam kelompok kerja yang setingkat atau kelompok-
kelompok kerja yang setingkat. Komunikasi ini biasanya lebih
bersifat koordinasi.
Bentuknya :
Rapat pimpinan (antar manager)
Koordinasi antar karyawan
Koordinasi antar bagian
Komunikasi informal
3. Komunikasi Diagonal
Komunikasi yang dilakukan secara silang baik menyangkut fungsi
maupun tingkatannya.
Bentuknya :
Rapat dilakukan antara unit yang satu dengan yang lain diluar
bagiannya.
Fungsi Komunikasi
Menurut Robbins (2003: bab 10) komunikasi memiliki beberapa
fungsi sebagai berikut :
I. Fungsi Kontrol (pengawasan).
Komunikasi dalam organisasi dapat dijadikan sebagai alat
kontrol atau pengendalian bagi setiap perilaku anggota
(bawahan). Dalam organisasi biasanya sudah ditetapkan
berbagai prosedur, dengan demikian setiap aktivitas bawahan
harus sesuai dengan prosedur tersebut. Misalnya laporan,
II.
keluhan, saran dan sebagainya.
Fungsi Motivasi
Komunikasi juga dapat digunakan
sebagai
alat
untuk
memotivasi anggota atau bawahan. Dengan komunikasi
pimpinan dapat menjelaskan berbagai rencana kerja, cara
pimpinan dapat menjelaskan berbagai rencana kerja, cara
mencapai pekerjaan dan tujuan-tujuan yang ingin dicapai
kepada
bawahan.
Dan
sebaliknya
bawahan
juga
dapat
memberikan berbagai informasi seperti keluhan, saran dan
III.
beban kerja.
Pengungkapan Emosional
Dengan Proses komunikasi yang berjalan dengan baik maka
setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan berbagai
persoalan kepada baik rekan sekerjanya maupun le[ada
atasannya. Dengan demikian komunikasi dapat berfungsi
sebagai alat untuk mengungkapkan berbagai perasaan yang
dialami
IV.
oleh
karyawan
baik
rasa
puas
maupun
kekecewaannya.
Informasi (untuk pengambilan keputusan)
Jika komunikasi berjalan dengan baik maka bagi pimpinan,
berbagai informasi yang diperoleh dari bawahan dapat
dijadikan data untuk mengambil keputusan yang efektif.
Hambatan dalam Komunikasi
Menurut Handoko (1991: 185) hambatan komunikasi dapat
dibedakan dalam 5 Bentuk yaitu :
1. Pribadi (Intrapersonal)
Hambatan pribadi atau yang terdapat dalam diri individu
(intrapersonal) pada dasarnya dimiliki setiap orang. Pepatah
umum menyebutkan bahwa tidak ada orang yang sempurna.
Dengan demikan dalam kehidupan organisasi dapat menjadi
modal untuk mengembangkan bersama dengan individu lain.
Beberapa hambatan secara personal (intrapersonal antara lain
tentang) :
a. Persepsi
Persepsi pada dasarnya merupakan pandangan, penilaian
atau tanggapan langsung seseorang atas berbagai serapan
(informasi). Biasanya orang cenderung memiliki persepsi yang
selektif, yang artinya hanya akan menanggapi berbagai
informasi yang dipandang menguntungkan pribadinya dan
akan menganggap remeh atau akan mengabaikan informasi
yang tidak menguntungkan.
b. Perbedaan Individual dalam kemampuan komunikasi
Faktanya setiap orang memiliki berbagai perbedaan dalam
banyak hal, termasuk kemampuan dalam berkomunikasi.
Sebagian orang memiliki kemampuan yang baik memahami
baik komunikasi verbal maupun tulisam, tetapi ada sebagian
orang yang justru memiliki kelemahan dalam memahami
tulisan (misalnya : surat, makalah, laporan) sehingga harus
membaca berulang-ulang.
2. Antara Pribadi
Hambatan antara pribadi
(interpersonal)
pada
dasarnya
merupakan bagian hambatan yang terdapat antara pihakpihak
yang
melakukan
komunikasi.
Prakteknya
dalam
komunikasi antar pribadi tidak mudah tercapai apalagi dengan
orang
yang
belum
pernah
atau
belum
lama
dikenal.
Komunikasi interpersonal dapat efektif antara lain dipengaruhi
oleh :
a. Iklim (suasana)
:
Suasana
dalam
berkomunikasi
dapat
mempengaruhi proses komunikasi. Komunikasi yang dilakukan
dengan pilihan suasana yang baik.
b. Kepercayaan : Komunikasi akan efektif jika dilakukan oleh
orang-orang yang mampu memberikan saling kepercayaan
diantara kedua belah pihak. Jika tidak maka akan sangat
mudah terjadi manipulasi informasi.
c. Kesamaan Pengirim-Penerima : Komunikasi akan efektif jika
masing-masing pihak merasa dan mendudukan dirinya pada
tingkat
yang
sama,
sehingga
intensitas,
ketulusan
dan
kejujuran dalam komunikasi terjadi.
3. Organisasi
Dengan adanya struktur organisasi maka akan terlihat antara
lain kedudukan (status) tanggungjawab dan wewenang yang
berbeda
satu
dengan
yang
lain.
Secara
organisasional
hambatan komunikasi meliputi :
a. Status : Ada kecenderungan orang berkomunikasi hanya
dengan Bos. Komunikasi ini dianggap lebih prestise, “potong
kompas”. Orang merasa lebih hebat jika dianggap memiliki
hubungan yang dekat dengan bosnya.
b. Hirarki : Hirarki pada dasarnya berkaitan dengan desain
struktural organisasi yang bertingkat. Hirarki organisasi baik
yang
pendek,
mempengaruhi
lebar
arus
maupun
informasi
tinggi
yang
(banyak)
masuk
baik
akan
dari
komunikator (atasan) maupun komunikan (bawahan). Arus
informasi yang sering menjadi hambatan secara hirarkis
antara lain :
Penyingkatan, ada kecenderungan para penerus berita sering
mengubah isi dengan memeberikan informasi tidak utuh
(hanya pokok-pokoknya saja)
Mendua,
para
penerus
berita
cenderung
“melengkapi”
berdasarkan interpretasinya sendiri, sehingga berita yang
disampaikan menjadi “heboh”.
Pengharapan, berita sering “dibelokkan”
sesuai
dengan
harapan atau kepentingan penerus berita.
Asosiasi (hubungan) yaitu berita yang sering dihubunghubungkan dengan pengalaman masa lalu.
4. Teknologi
Dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan
teknologi khususnya teknologi informasi dan komunikasi,
maka informasi akan semakin mudah dan cepat diperoleh.
Dari segi teknologi ada beberapa hambatan yang perlu
diperhatikan yaitu :
a. Bahasa dan pengertian
Yang perlu diperhatikan bahwa unsur bahasa baik verbal
maupun non verbal itu memiliki bias pengertian. Katakata
yang
sama,
diucapkan
sama
tetapi
dapat
dimengerti dengan makna yang berbeda. Pemaknaan
yang
sama
dari
kata-kata
dipengaruhi
oleh
latar
belakang pengalaman yang sama, tingkat pendidikan,
pengetahuan dan budaya yang sama.
b. Isyarat-isyarat non verbal
Dalam berkomunikasi sering tanpa disadari seseorang
menggerakkan tangan, kepala atau anggota tubuh yang
lain. Dalam konteks komunikasi, berbagai gerakan
anggota tubuh tersebut sebagai isyarat nonverbal yang
berfungsi menegaskan bahasa verbal (kata-kata) yang
diucapkan komunikator, selain itu bahasa isyarat juga
dapat digunakan untuk mengetahui derajat atau tingkat
minat,
kesungguhan
komunikasi.
c. Efektifitas saluran
Faktor
keberhasilan
dan
suatu
kondisi
suatu
komunikasi
proses
adalah
penggunaan saluran atau media yang tepat. Oleh
karena itu pemilihan media harus disesuaikan dengan
tujuan komunikasi organisasi. Saluran komunikasi dapat
tertulis maupun lisan baik menggunakan alat bantu
(teknologi) maupun tidak. Manusia
pada
dasarnya
memiliki keterbatasan dalam menerima, menyerap dan
memahami informasi. Dengan demikian dapat dikatakan
bahwa
kelebihan
informasi
dapat
mempengaruhi
efektifitas komunikasi.
Meningkatkan Efektifitas Komunikasi
Menurut Robbins 70% kegiatan aktivitas
orang-orang
dalam
organisasi digunakan untuk berkomunikasi. Oleh karena itu begitu
pentingnya menciptakan komunikasi yang efektif dalam organisasi.
Berikut
ada
beberapa
hal
yang
perlu
diperhatikan
dalam
meningkatkan efektivitas komunikasi organisasi yaitu :
1. Saling percaya
Komunikasi yang efektif akan terjadi jika orang-orang yang
terlibat dalam komunikasi saling percaya satu dengan yang
lain.
2. Penentuan waktu yang tepat
Komunikasi yang dilakukan dengan atasan, bawahan, rekan
kerja, pelanggan dan lain-lain harus dipertimbangkan waktu
dengan tepat.
3. Penentuan cara yang tepat
Dalam banyak hal komunikasi dilakukan dengan maksud baik,
tetapi hasilnya belum tentu dengan sesuai harapan. Maksud
baik harus disertai dengan cara yang tepat dalam komunikasi.
4. Menyimak secara efektif
Kecenderungan orang akan lebih mengabaikan apa yang
dikatakan orang lain, apalagi kalau lawan bicara kita memiliki
kedudukan lebih rendah dan sebagainya. Dengan menyimak
dengan
baik
maka
informasi
yang
disampaikan
oleh
komunikator dapat ditangkap, dimengerti, dimaknai dan
direspon sesuai dengan isinya.
5. Penggunaan umpan balik
Hal ini bertujuan agar dapat terjadi kesamaan pandang
(persepsi) dalam komunikasi maka tanggapan atau umpan
balik dari komunikan sangat diperlukan sebagai masukan,
sekaligus kontrol bahwa informasi sudah dapat berjalan
dengan baik.
6. Pengembangan manajemen sistem informasi
Menciptakan manajemen sistem informasi yang tepat perlu
dilakukan
untuk
mempermudah
kerja
manajer
dalam
melakukan komunikasi dengan karyawan seluruh lini.
DAFTAR PUSTAKA
Suharsono, Pengetahuan Dasar Organisasi, Penerbit Universitas Atma Jaya
(PUAJ), Yogyakarta, 2012.
PERILAKU DAN PERANCANGAN
ORGANISASI
ROULY GEMAWARITA RATNA, ST, MM
DISUSUN OLEH :
1. ANDREY SULISTYO OJI (201510215
2. RESTU ISTICHOMAH (201510215
3. YANNUS (201510215061)
TUGAS : VII/KELOMPOK III
PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI
UNIVERSITAS BHAYANGKARA JAKARTA
RAYA
13 OKTOBER 2017
Pengertian Komunikasi
Kompleksitas kegiatan
organisasi
memerlukan
intensitas
komunikasi yang koordinatif. Komunikasi merupakan sarana penting
dalam implementasi berbagai aktivitas organisasi. Penyampaian
informasi yang akurat merupakan sarana yang vital. Selain itu
Komunikasi merupakan sarana penting bagi organisasi untuk
berhubungan dengan lingkungan tugasnya.
Untuk mempermudah dalam memahami konsep komunikasi
dalam aktivitas organisasi berikut beberapa pendapat para ahli :
1. Hani Handoko (1991:176) Komunikasi Organisasi pada
dasarnya
merupakan
usaha
mendorong
orang
lain
menginterpresentasikan pendapat yang dikehendaki oleh
orang yang menyampaikan pesan.
2. Keit Davis (1996:150) Komunikasi Organisasi pada dasarnya
merupakan penyampaian (transfer) informasi dan pengertian
dari satu orang kepada orang lain. Komunikasi merupakan
cara menyampaikan gagasan, fakta, pikiran, perasaan dan
nilai kepada orang lain.
Dari beberapa pendapat diatas paling tidak kita sudah dapat
memperoleh beberapa inti dalam memahami konsep komunikasi
yaitu :
a. Komunikasi paling tidak melibatkan 2 orang atau lebih.
b. Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi
(gagasan, fakta, perasaan dan nilai – Lihat Keit Davis)
dari Komunikator kepada Komunikan.
c. Terjadi proses interpretasi (Lihat Handoko)
memahami dan merespon.
Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi
Dikatakan
oleh
Robbins
dalam
bukunya
untuk
Perilaku
Organisasi (2003:4) bahwa aktivitas individu dalam organisasi
menghabiskan waktunya sekitar 70% untuk kegiatan komunikasi
seperti menulis, mendengar, membaca dan berbicara. Oleh karena
itu dapat dikatakan bahwa keberhasilan organisasi juga sangat
ditentukan
oleh
komunikasi
yang
efektif.
Selain
itu
juga
digambarkan oleh Robbins bahwa dengan komunikasi yang efektif
maka
akan
terhindar
(misunderstanding
dari
atau
berbagai
kesalahpahaman
miscomunication)
dalam
menginterpretasikan informasi. Pendapat senada dikatakan oleh
Keit Davis (1996:150) bahwa organisasi tanpa komunikasi maka
seluruh anggota organisasi tidak mungkin melaksanakan tugas
pekerjaannya dengan baik. Tanpa Komunikasi yang baik maka tidak
mungkin terjadi kerjasama dan koordinasi yang baik.
Dengan komunikasi yang baik diharapkan akan terjadi “titik
temu”
atas
berbagai
persoalan
komunikasi
sehingga
dapat
mengurangi timbulnya berbagai konflik individual maupun kelompok
organisasi. Dengan komunikasi yang baik orang dapat merespon
sesuai dengan pesan yang terkadang dalam informasi yang
disampaikan.
Proses Komunikasi
Dari berbagai sumber yang digunakan dalam penulisan modul
ini, proses komunikasi dapat disederhanakan sebagai berikut :
PESAN
PENGIRIMAN
BERITA/KOMUNI
KATOR
SARANA
PENGIRIMAN
BERITA/KOMUNI
KATOR
UMPAN
BALIK
Skema
diatas
pada
dasarnya
dapat
dijelaskan
sebagai
berikut : Pesan disampaikan oleh komunikator kepada komunikan
melalui berbagai sarana misalnya, surat, telepon, e-mail, dan
sebagainya. Dalam konteks organisasi pesan dapat berupa antara
lain, perintah, pemberitahuan, saran atau petunjuk, keputusan baru
organisasi dan sebagainya. Pesan yang sudah diterima kemudia
diinterpretasikan dan direspon (ditanggapi) dalam bentuk umpan
balik. Umpan balik
pada
dasarnya
merupakan perilaku
baik
menerima maupun menolak sesuai dengan pesan yang disampaikan
oleh komunikator.
Saluran Komunikasi
Saluran komunikasi
sering
disebut
juga
dengan
arah
komunikasi. Dalam aktivitas organisasi menurut Hani Handoko dan
Robbins arah komunikasi dibagi menjadi :
1. Vertikal
Secara vertikal komunikasi dibagi menjadi :
a. Downward communication (kebawah)
:
Komunikasi
kebawah pada dasarnya merupakan proses komunikasi yang
dilakukan
berdasarkan
disederhanakan
penggunaan
wewenang.
Jika
komunikasi ini berarti proses penyampaian
informasi dari atasan kepada bawahan.
Bentuknya :
Pemberian motivasi
Pemberian instruksi
Informasi mengapa pekerjaan
dilakukan
(masalah
memerlukan perhatian)
Memberi umpan balik
Kebijakan dan prosedur baru organisasi
Apa lagi (didiskusikan) ?
b. Upward Communication (ke atas) : Komunikasi ke atas
pada dasarnya proses komunikasi yang informasinya diberikan
oleh bawahan kepada atasan.
Bentuknya :
Laporan pelaksanaan tugas (aktivitas) sebagai wujud
dari pertanggungjawaban karyawan
Keluhan
Kritik dan Saran
Apa lagi (didiskusikan) ?
2. Horizontal (Lateral)
Komunikasi horizontal pada dasarnya proses komunikasi yang
dilakukan oleh unit kerja yang setingkat. Komunikasi yang dilakukan
oleh karyawan dalam kelompok kerja yang setingkat atau kelompok-
kelompok kerja yang setingkat. Komunikasi ini biasanya lebih
bersifat koordinasi.
Bentuknya :
Rapat pimpinan (antar manager)
Koordinasi antar karyawan
Koordinasi antar bagian
Komunikasi informal
3. Komunikasi Diagonal
Komunikasi yang dilakukan secara silang baik menyangkut fungsi
maupun tingkatannya.
Bentuknya :
Rapat dilakukan antara unit yang satu dengan yang lain diluar
bagiannya.
Fungsi Komunikasi
Menurut Robbins (2003: bab 10) komunikasi memiliki beberapa
fungsi sebagai berikut :
I. Fungsi Kontrol (pengawasan).
Komunikasi dalam organisasi dapat dijadikan sebagai alat
kontrol atau pengendalian bagi setiap perilaku anggota
(bawahan). Dalam organisasi biasanya sudah ditetapkan
berbagai prosedur, dengan demikian setiap aktivitas bawahan
harus sesuai dengan prosedur tersebut. Misalnya laporan,
II.
keluhan, saran dan sebagainya.
Fungsi Motivasi
Komunikasi juga dapat digunakan
sebagai
alat
untuk
memotivasi anggota atau bawahan. Dengan komunikasi
pimpinan dapat menjelaskan berbagai rencana kerja, cara
pimpinan dapat menjelaskan berbagai rencana kerja, cara
mencapai pekerjaan dan tujuan-tujuan yang ingin dicapai
kepada
bawahan.
Dan
sebaliknya
bawahan
juga
dapat
memberikan berbagai informasi seperti keluhan, saran dan
III.
beban kerja.
Pengungkapan Emosional
Dengan Proses komunikasi yang berjalan dengan baik maka
setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan berbagai
persoalan kepada baik rekan sekerjanya maupun le[ada
atasannya. Dengan demikian komunikasi dapat berfungsi
sebagai alat untuk mengungkapkan berbagai perasaan yang
dialami
IV.
oleh
karyawan
baik
rasa
puas
maupun
kekecewaannya.
Informasi (untuk pengambilan keputusan)
Jika komunikasi berjalan dengan baik maka bagi pimpinan,
berbagai informasi yang diperoleh dari bawahan dapat
dijadikan data untuk mengambil keputusan yang efektif.
Hambatan dalam Komunikasi
Menurut Handoko (1991: 185) hambatan komunikasi dapat
dibedakan dalam 5 Bentuk yaitu :
1. Pribadi (Intrapersonal)
Hambatan pribadi atau yang terdapat dalam diri individu
(intrapersonal) pada dasarnya dimiliki setiap orang. Pepatah
umum menyebutkan bahwa tidak ada orang yang sempurna.
Dengan demikan dalam kehidupan organisasi dapat menjadi
modal untuk mengembangkan bersama dengan individu lain.
Beberapa hambatan secara personal (intrapersonal antara lain
tentang) :
a. Persepsi
Persepsi pada dasarnya merupakan pandangan, penilaian
atau tanggapan langsung seseorang atas berbagai serapan
(informasi). Biasanya orang cenderung memiliki persepsi yang
selektif, yang artinya hanya akan menanggapi berbagai
informasi yang dipandang menguntungkan pribadinya dan
akan menganggap remeh atau akan mengabaikan informasi
yang tidak menguntungkan.
b. Perbedaan Individual dalam kemampuan komunikasi
Faktanya setiap orang memiliki berbagai perbedaan dalam
banyak hal, termasuk kemampuan dalam berkomunikasi.
Sebagian orang memiliki kemampuan yang baik memahami
baik komunikasi verbal maupun tulisam, tetapi ada sebagian
orang yang justru memiliki kelemahan dalam memahami
tulisan (misalnya : surat, makalah, laporan) sehingga harus
membaca berulang-ulang.
2. Antara Pribadi
Hambatan antara pribadi
(interpersonal)
pada
dasarnya
merupakan bagian hambatan yang terdapat antara pihakpihak
yang
melakukan
komunikasi.
Prakteknya
dalam
komunikasi antar pribadi tidak mudah tercapai apalagi dengan
orang
yang
belum
pernah
atau
belum
lama
dikenal.
Komunikasi interpersonal dapat efektif antara lain dipengaruhi
oleh :
a. Iklim (suasana)
:
Suasana
dalam
berkomunikasi
dapat
mempengaruhi proses komunikasi. Komunikasi yang dilakukan
dengan pilihan suasana yang baik.
b. Kepercayaan : Komunikasi akan efektif jika dilakukan oleh
orang-orang yang mampu memberikan saling kepercayaan
diantara kedua belah pihak. Jika tidak maka akan sangat
mudah terjadi manipulasi informasi.
c. Kesamaan Pengirim-Penerima : Komunikasi akan efektif jika
masing-masing pihak merasa dan mendudukan dirinya pada
tingkat
yang
sama,
sehingga
intensitas,
ketulusan
dan
kejujuran dalam komunikasi terjadi.
3. Organisasi
Dengan adanya struktur organisasi maka akan terlihat antara
lain kedudukan (status) tanggungjawab dan wewenang yang
berbeda
satu
dengan
yang
lain.
Secara
organisasional
hambatan komunikasi meliputi :
a. Status : Ada kecenderungan orang berkomunikasi hanya
dengan Bos. Komunikasi ini dianggap lebih prestise, “potong
kompas”. Orang merasa lebih hebat jika dianggap memiliki
hubungan yang dekat dengan bosnya.
b. Hirarki : Hirarki pada dasarnya berkaitan dengan desain
struktural organisasi yang bertingkat. Hirarki organisasi baik
yang
pendek,
mempengaruhi
lebar
arus
maupun
informasi
tinggi
yang
(banyak)
masuk
baik
akan
dari
komunikator (atasan) maupun komunikan (bawahan). Arus
informasi yang sering menjadi hambatan secara hirarkis
antara lain :
Penyingkatan, ada kecenderungan para penerus berita sering
mengubah isi dengan memeberikan informasi tidak utuh
(hanya pokok-pokoknya saja)
Mendua,
para
penerus
berita
cenderung
“melengkapi”
berdasarkan interpretasinya sendiri, sehingga berita yang
disampaikan menjadi “heboh”.
Pengharapan, berita sering “dibelokkan”
sesuai
dengan
harapan atau kepentingan penerus berita.
Asosiasi (hubungan) yaitu berita yang sering dihubunghubungkan dengan pengalaman masa lalu.
4. Teknologi
Dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan
teknologi khususnya teknologi informasi dan komunikasi,
maka informasi akan semakin mudah dan cepat diperoleh.
Dari segi teknologi ada beberapa hambatan yang perlu
diperhatikan yaitu :
a. Bahasa dan pengertian
Yang perlu diperhatikan bahwa unsur bahasa baik verbal
maupun non verbal itu memiliki bias pengertian. Katakata
yang
sama,
diucapkan
sama
tetapi
dapat
dimengerti dengan makna yang berbeda. Pemaknaan
yang
sama
dari
kata-kata
dipengaruhi
oleh
latar
belakang pengalaman yang sama, tingkat pendidikan,
pengetahuan dan budaya yang sama.
b. Isyarat-isyarat non verbal
Dalam berkomunikasi sering tanpa disadari seseorang
menggerakkan tangan, kepala atau anggota tubuh yang
lain. Dalam konteks komunikasi, berbagai gerakan
anggota tubuh tersebut sebagai isyarat nonverbal yang
berfungsi menegaskan bahasa verbal (kata-kata) yang
diucapkan komunikator, selain itu bahasa isyarat juga
dapat digunakan untuk mengetahui derajat atau tingkat
minat,
kesungguhan
komunikasi.
c. Efektifitas saluran
Faktor
keberhasilan
dan
suatu
kondisi
suatu
komunikasi
proses
adalah
penggunaan saluran atau media yang tepat. Oleh
karena itu pemilihan media harus disesuaikan dengan
tujuan komunikasi organisasi. Saluran komunikasi dapat
tertulis maupun lisan baik menggunakan alat bantu
(teknologi) maupun tidak. Manusia
pada
dasarnya
memiliki keterbatasan dalam menerima, menyerap dan
memahami informasi. Dengan demikian dapat dikatakan
bahwa
kelebihan
informasi
dapat
mempengaruhi
efektifitas komunikasi.
Meningkatkan Efektifitas Komunikasi
Menurut Robbins 70% kegiatan aktivitas
orang-orang
dalam
organisasi digunakan untuk berkomunikasi. Oleh karena itu begitu
pentingnya menciptakan komunikasi yang efektif dalam organisasi.
Berikut
ada
beberapa
hal
yang
perlu
diperhatikan
dalam
meningkatkan efektivitas komunikasi organisasi yaitu :
1. Saling percaya
Komunikasi yang efektif akan terjadi jika orang-orang yang
terlibat dalam komunikasi saling percaya satu dengan yang
lain.
2. Penentuan waktu yang tepat
Komunikasi yang dilakukan dengan atasan, bawahan, rekan
kerja, pelanggan dan lain-lain harus dipertimbangkan waktu
dengan tepat.
3. Penentuan cara yang tepat
Dalam banyak hal komunikasi dilakukan dengan maksud baik,
tetapi hasilnya belum tentu dengan sesuai harapan. Maksud
baik harus disertai dengan cara yang tepat dalam komunikasi.
4. Menyimak secara efektif
Kecenderungan orang akan lebih mengabaikan apa yang
dikatakan orang lain, apalagi kalau lawan bicara kita memiliki
kedudukan lebih rendah dan sebagainya. Dengan menyimak
dengan
baik
maka
informasi
yang
disampaikan
oleh
komunikator dapat ditangkap, dimengerti, dimaknai dan
direspon sesuai dengan isinya.
5. Penggunaan umpan balik
Hal ini bertujuan agar dapat terjadi kesamaan pandang
(persepsi) dalam komunikasi maka tanggapan atau umpan
balik dari komunikan sangat diperlukan sebagai masukan,
sekaligus kontrol bahwa informasi sudah dapat berjalan
dengan baik.
6. Pengembangan manajemen sistem informasi
Menciptakan manajemen sistem informasi yang tepat perlu
dilakukan
untuk
mempermudah
kerja
manajer
dalam
melakukan komunikasi dengan karyawan seluruh lini.
DAFTAR PUSTAKA
Suharsono, Pengetahuan Dasar Organisasi, Penerbit Universitas Atma Jaya
(PUAJ), Yogyakarta, 2012.