Implementasi Prosedur ISO dan Dampaknya
PENGARUH PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008 TENTANG
PELAKSANAAN UJIAN AKHIR SEMESTER TERHADAP KOMPETENSI
KARYAWAN PENGUJIAN DI UNIT PROGRAM BELAJAR JARAK JAUH –
UNIVERSITAS TERBUKA PEKANBARU
Tiwi Nurjannati Utami ([email protected])
Ronny Basista
UPBJJ Universitas Terbuka Pekanbaru
ABSTRACT
The Quality Management System Certificate ISO 9001:2008 awarded to UPBJJ-UT
Pekanbaru indicated that it had used a variety of standard procedures in a variety of
services area including the implementation of the final exam. This paper intends to
investigate whether the implementation of ISO procedures affect the competence of
examination staff UPBJJ-UT Pekanbaru. Regression analysis technique used to see the
impact of implementation ISO procedures on staff competence. From this research we
concluded that the implementation of ISO procedures do not affect the competency of staff
because the ISO procedures are not adaptive to the condition of the field.
Keywords: ISO 9001:2008, the final exam, quality management system
Unit Program Belajar Jarak Jauh Universitas Terbuka (UPBJJ-UT) Pekanbaru merupakan
ujung tombak dalam pelayanan kepada mahasiswa. Salah satu bidang layanan kepada mahasiswa
adalah pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS). Pelaksanaan UAS memerlukan acuan kerja yang
bersifat standar dan baik, sehingga dapat mencapai misi Universitas Terbuka (UT) meningkatkan
kualitas pendidikan melalui pelaksanaan ujian yang berkualitas. Pedoman dalam sistem manajemen
mutu ISO 9001: 2008, khususnya prosedur tentang pelaksanaan UAS mahasiswa digunakan sebagai
acuan dalam melaksanakan UAS di UT.
UPBJJ-UT Pekanbaru telah memperoleh sertifikat sistem manajemen mutu ISO 9001:2008
dan oleh karenanya diakui sebagai institusi yang menggunakan prosedur ISO dalam menjalankan
aktivitas kerja. Prosedur inilah yang diacu setiap karyawan termasuk karyawan pengujian dalam
melaksanakan UAS, mulai persiapan, pelaksanaan, hingga evaluasi. Penggunaan prosedur ISO
tersebut menunjukkan bahwa hasil kerja yang diperoleh sudah dalam tataran baik secara prosedural.
Karyawan pengujian UPBJJ-UT merupakan perangkat penting dalam mendukung
terwujudnya ujian yang berkualitas. Oleh karena itu, kompetensi para karyawan harus memadai dan
penguasaan serta pemahaman mereka terhadap prosedur standar tersebut mutlak harus dimiliki.
Atas dasar ini maka prosedur ISO yang menjamin sistem manajemen mutu dapat digunakan dengan
optimal. Hal demikian menjadi landasan sehingga layak untuk dikaji, yakni untuk mengetahui adanya
pengaruh penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 khususnya tentang prosedur
pelaksanaan UAS terhadap kompetensi para karyawan pengujian di UPBJJ-UT Pekanbaru.
Dewasa ini semakin banyak organisasi sektor publik yang mengadopsi sistem manajemen
mutu ISO 9001 seperti lazimnya di organisasi swasta. Organisasi sektor publik yang bergerak dalam
bidang pendidikan termasuk di antaranya UT turut mengadopsi sistem ini untuk mendapatkan
Jurnal Organisasi dan Manajemen, Volume 7, Nomor 2, September 2011, 157-167
pengakuan atas jaminan kualitas dan berstandar. Sebagai Perguruan Tinggi Negeri dengan sistem
belajar jarak jauh, dengan sejumlah unit yang tersebar di semua provinsi, adalah hal yang mutlak
bagi UT mengelola organisasinya dengan tata kelola yang baik dan berseragam-berstandar. Hal ini
disebabkan mahasiswa UT tersebar di seluruh pelosok nusantara, sehingga semua pihak yang
terkait dengan kepengelolaan UT membutuhkan acuan kerja yang sama agar tidak terjadi perbedaan
persepsi tentang aturan kerja.
ISO 9001 merupakan standar internasional yang mengatur sistem manajemen mutu (Quality
Management System) dan sering disebut sebagai ISO 9001: QMS. Adapun 2008 menunjukkan tahun
revisi, sedangkan ISO 9001:2008 adalah sistem manajemen mutu hasil revisi tahun 2008. Sistem
tersebut merupakan revisi terbaru yang diterbitkan bulan Desember tahun 2008. Organisasi
pengelola standar internasional ini adalah International Organization for Standardization, bermarkas
di Genewa Swiss, didirikan pada 13 Februari 1947, dan beranggotakan 147 negara di mana setiap
negara diwakili oleh badan standarisasi nasional. Badan standar yang dimaksud tersebut di
Indonesia dikenal sebagai Komite Akreditasi Nasional (Setiawan, 2008).
Standar dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 menitikberatkan pada efektivitas
proses pengembangan berkelanjutan dengan pilar utama pola berpikir PDCA (plan/merencanakan,
do/melaksanakan, control/mengawasi, act/menindaklanjuti). Pada setiap proses senantiasa
melakukan perencanaan yang matang, implementasi yang terukur dengan jelas, melakukan evaluasi
dan analisis data yang akurat serta tindakan perbaikan yang sesuai, dan monitoring pelaksanaannya
agar benar-benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi di organisasi (Setiawan, 2008).
Syafrizal (2008) menyebut terdapat enam proses bisnis dalam prosedur ISO 9001:2008 yang
wajib ditetapkan dan terdokumentasi, yaitu: 1) pengendalian dokumen; 2) pengendalian rekaman; 3)
pengendalian produk yang tidak sesuai; 4) audit internal; 5) tindakan koreksi; 6) tindakan
pencegahan. Jadi, untuk setiap bidang kegiatan mulai dari tahap perencanaan sampai kepada
evaluasi harus mengikuti prosedur dalam melaksanakan pekerjaaannya, agar semua kegiatan dapat
dipantau dengan baik.
Dalam sistem layanan belajar jarak jauh, salah satu proses penting yang harus diikuti oleh
para mahasiswa adalah kegiatan ujian akhir semester yang dilaksanakan di UPBJJ-UT. Prosedur
pelaksanaan ujian akhir semester bagi mahasiswa disusun dengan mengacu pada pedoman kualitas
layanan belajar jarak jauh yang disusun Pusat Jaminan Kualitas UT dan ditetapkan berdasarkan
standar ISO 9001:2008. Dengan demikian diharapkan pelaksanaan UAS dapat berjalan dengan baik.
Pelaksanaan UAS yang baik harus dimulai dari perencanaan yang matang, implementasi yang
terukur jelas, adanya evaluasi dan analisis data yang akurat, serta tindakan perbaikan sampai
evaluasi untuk perbaikan agar dapat dilaksanakan dengan tepat sasaran.
UAS merupakan bagian integral dari layanan akademik UT. Namun dalam
pengorganisasiannya, petugas penanggung jawab ujian dibedakan dengan petugas penanggung
jawab layanan lainnya seperti bantuan belajar. Petugas penanggung jawab ujian merupakan
karyawan koordinasi registrasi dan pengujian. Mereka inilah yang dituntut memiliki kompetensi yang
memadai dalam menjalankan semua prosedur ISO untuk ujian agar ujian dapat berlangsung dengan
baik sesuai dengan prosedur yang ada.
Kompetensi itu sendiri mencakup beberapa aspek. Hutapea (2008) menyebut ada tiga
macam kompetensi. Pertama, gambaran tentang apa yang harus diketahui atau dilakukan seseorang
agar dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik. Pengertian jenis ini dikenal dengan nama
kompetensi teknis atau fungsional. Kompetensi teknis yaitu pada pekerjaan, yang menggambarkan
tanggung jawab, tantangan dan sasaran kerja yang harus dilakukan atau dicapai oleh seseorang
158
Utami, Pengaruh Penerapan Sistem Manajemen Mutu Iso 9001:2008
agar dapat berprestasi dengan baik. Kedua, kompetensi yang menggambarkan bagaimana
seseorang diharapkan berperilaku agar dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik. Pengertian
jenis ini dikenal dengan nama kompetensi perilaku/kompetensi lunak. Perilaku di sini merupakan
suatu tindakan yang dapat teridentifikasi sebagai kompetensi perilaku tatkala seseorang
memperagakannya dalam melakukan pekerjaan. Sedangkan yang ketiga, kompetensi yang diartikan
sebagai pengetahuan dan ketrampilan individu. Penekanan pengertian jenis ini yaitu kepemilikan
pengetahuan dan ketrampilan.
Standar kerja yang mengacu pada prosedur ISO 9001:2008 dapat dijalankan dengan baik
oleh karyawan yang memiliki kompetensi memadai, dan di saat bersamaan diduga juga dapat
membuat kompetensi karyawan menjadi lebih memadai jika mampu menjalankan semua prosedur
yang ada.
Untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen kualitas dan peningkatan efektifitas
secara berkesinambungan dan untuk mencapai kepuasan pelanggan, maka menjadi penting bagi
sebuah organisasi menetapkan sumber daya yang diperlukan, dan kemudian melakukan pengukuran
kemampuan para pegawainya dalam melaksanakan standar kerja tersebut (Pedoman Kualitas
Layanan Belajar Jarak Jauh UPBJJ-UT, 2008). Para pegawai merupakan faktor pendukung bagi
keberhasilan organisasi dalam menjalankan kegiatannya. Kompetensi seseorang dalam hal ini
pegawai, mempengaruhi cara pandang, tindakan dan karakter seseorang. Orang yang memiliki
kompetensi dapat menggunakan pemikirannya sesuai dengan tuntutan pekerjaannya, sehingga
orang tersebut dapat berprestasi dalam bekerja.
Dalam sumber daya manusia, konsep kompetensi biasanya dihubungkan dengan prestasi
seseorang. Perusahaan umumnya menginginkan karyawannya memiliki unconcous competence
yaitu kompetensi yang umumnya dimiliki oleh karyawan yang mengerjakan pekerjaan standar dan
tidak berubah-ubah, atau pekerjaan teknis yang memiliki standar jelas. Dengan kemampuan
tersebut, mereka dapat bekerja dengan tingkat efisiensi dan kualitas tinggi (Hutapea, 2008).
Populasi yang diamati dalam penelitian ini adalah seluruh karyawan di UPBJJ-UT Pekanbaru
yang terlibat dengan kegiatan UAS pada masa registrasi 2010.1. Responden dalam penelitian ini
adalah seluruh karyawan di bawah koordinasi pengujian UPBJJ-UT Pekanbaru, yaitu sebanyak 8
orang. Data yang dikumpulkan adalah data primer yang berupa pernyataan dari para karyawan dan
data sekunder yang merupakan dokumen yang tersimpan di UPBJJ-UT Pekanbaru.
Distribusi kedelapan orang karyawan yang menjadi responden tersebut dapat dilihat dari
tabel-tabel berikut.
Dari Tabel 1, dapat dilihat bahwa berdasarkan jenis kelamin, sebanyak 62,5% responden
berjenis kelamin laki-laki dan 37,5% berjenis kelamin perempuan. Jumlah responden berdasarkan
usia sebanyak 87,5% berusia >40 tahun dan sebanyak 12,5% berusia antara 31 sampai 35 tahun.
Berdasarkan tingkat pendidikan, jumlah responden lulusan SLTA adalah sebanyak 75% dan
sebanyak 25% lulusan Sarjana. Jumlah responden dengan masa kerja 10–15 tahun dan 15–20 tahun
seimbang yaitu berjumlah 37,5% dan dengan masa kerja 5–0 tahun berjumlah 25%. Sedangkan
berdasarkan jabatan, jumlah responden yang bertugas sebagai koordinator adalah 12,5% dan
sebagai karyawan sejumlah 87,5%.
159
Jurnal Organisasi dan Manajemen, Volume 7, Nomor 2, September 2011, 157-167
Tabel 1. Distribusi Frekuensi Berdasarkan Jenis Kelamin, Usia, Pendidikan, Masa Kerja dan Jabatan
Responden
Keterangan
Jenis Kelamin
Usia
Pendidikan
Masa Kerja
Jabatan
Frekuensi
Persentase (%)
Laki-laki
5
62,5
Perempuan
3
37,5
Jumlah
8
100
< 30 tahun
0
0
31–35 tahun
1
12,5
36–40 tahun
0
0
> 40 tahun
7
87,5
Jumlah
8
100
SLTA
6
75
Diploma
0
0
Sarjana
2
25
Jumlah
8
100
5–10 tahun
2
25
10–15 tahun
3
37,5
15–20 tahun
3
37,5
Jumlah
8
100
Kordinator
1
12,5
Karyawan
7
87,5
8
100
Jumlah
Sumber: UPBJJ-UT Pekanbaru
Pengumpulan data dilakukan melalui survey dengan menggunakan kuesioner. Kuesioner
terdiri atas pernyataan tertutup dan terbuka. Berdasarkan kuesioner tertutup dihasilkan data
kuantitatif yang selanjutnya dianalisis menggunakan statistik deskriptif. Sedangkan dengan kuesioner
terbuka dihasilkan informasi kualitatif yang berfungsi melengkapi informasi serta mempertajam
analisis data kuantitatif yang ada khususnya informasi tentang kompetensi karyawan pengujian.
Analisis data secara deskriptif dilakukan untuk memberikan gambaran data yang telah terkumpul.
Analisis regresi berganda digunakan untuk mengetahui pengaruh antara variabel dependen
(kompetensi karyawan) dan independen (penerapan ISO).
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis Deskriptif
Analisis deskriptif berikut ini menyajikan gambaran umum atas variabel independen yaitu
prosedur ISO 9001:2008 (X1), pelaksanaan/implementasi prosedur ISO 9001:2008 (X2), evaluasi
pelaksanaan prosedur ISO 9001:2008 (X3) dan variabel dependen yaitu kompetensi karyawan
bagian pengujian (Y).
160
Utami, Pengaruh Penerapan Sistem Manajemen Mutu Iso 9001:2008
Tabel 2. Distribusi Frekuensi Variabel Prosedur ISO 9001 :2008 (X1)
Item
Skor Jawaban Responden
1
F
2
%
F
3
%
Kesesuaian
prosedur ISO
tentang UAS
dengan tupoksi
karyawan
pengujian
Mean
4
5
F
%
F
%
F
%
1
12,5
6
75
1
12,5
4,00
Mean = 4,00
Jawaban responden pada variabel kesesuaian prosedur ISO 9001:2008 dengan tugas pokok
dan fungsi (tupoksi) karyawan (X1) sebanyak 75% menyatakan setuju, sebanyak 12,5% menyatakan
sangat setuju dan sebanyak 12,5% menyatakan kurang setuju. Nilai rata-rata jawaban responden
pada variabel kesesuaian prosedur ISO 9001:2008 dengan tupoksi karyawan (X1) adalah sebesar
4,00. Hal ini menunjukkan bahwa sebagian besar responden setuju bahwa prosedur ISO 9001:2008
sesuai dengan tupoksi karyawan.
Tabel 3. Distribusi Frekuensi Variabel Pelaksanaan Prosedur ISO 9001:2008 (X2)
Item
1
F
Kesesuaian
prosedur ISO
tentang UAS
dengan
pelaksanaan UAS
Mean
Skor Jawaban Responden
2
%
F
3
%
4
5
F
%
F
%
3
37,5
5
62,5
F
%
3,62
Mean = 3,62
Jawaban responden pada variabel kesesuaian prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS
dengan pelaksanaan UAS (X2) sebanyak 62,5% menyatakan setuju dan sebanyak 37,5%
menyatakan kurang setuju. Nilai rata-rata jawaban responden pada variabel kesesuaian prosedur
ISO 9001:2008 tentang UAS dengan pelaksanaan UAS (X2) adalah sebesar 3,62. Hal ini
menunjukkan bahwa sebagian besar responden setuju bahwa prosedur ISO 9001 :2008 tentang UAS
sesuai dengan pelaksanaan UAS.
Jawaban responden pada item analisis prosedur ISO 9001 :2008 tentang UAS dapat
diterapkan langsung pada situasi sebenarnya (X3.1) sebanyak 25% menyatakan setuju, sebanyak
62,5% menyatakan kurang setuju dan sebanyak 12% % menyatakan tidak setuju. Pada item analisis
motivasi akan memperbaiki hasil kerja (X3.2) terdapat sebanyak 62,5% responden menyatakan
161
Jurnal Organisasi dan Manajemen, Volume 7, Nomor 2, September 2011, 157-167
sangat setuju dan sebanyak 37,5 menyatakan setuju. Sedangkan pada item manfaat tindakan
perbaikan bagi lembaga dan mitra kerja dan mahasiswa (X3.3) diperoleh hasil bahwa responden
sebanyak 37,5% menyatakan sangat setuju dan sebanyak 62,5% menyatakan setuju.
Tabel 4. Distribusi Frekuensi Variabel Evaluasi Pelaksanaan Prosedur ISO 9001:2008 (X3)
Item
Skor Jawaban Responden
1
F
2
4
5
F
%
F
%
F
%
1
12,5
5
62,5
2
25
Prosedur ISO
tentang UAS
dapat memotivasi
untuk
memperbaiki hasil
kerja (X3.2)
3
37,5
5
62,5
4,62
Tindakan
perbaikan atas
ketidaksesuaian
prosedur ISO
tentang UAS
bermanfaat bagi
stake holder
(X3.3)
5
62,5
3
37,5
4,37
Prosedur ISO
tentang UAS
dapat diterapkan
langsung dengan
situasi sebenarnya
(X3.1)
%
3
Mean
F
%
3,12
Mean = 4,04
Nilai rata-rata jawaban responden pada variabel evaluasi pelaksanaan prosedur ISO
9001:2008 (X3) adalah sebesar 4,04. Hal ini menunjukkan bahwa sebagian besar responden setuju
terhadap evaluasi prosedur ISO 9001:2008.
Jawaban responden pada item pemahaman terhadap standar kerja dan layanan kepada
mahasiswa (Y1) sebanyak 62,5% menyatakan sangat setuju dan sebanyak 37,5% menyatakan
setuju. Pada item keuletan dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa (Y2) responden
sebanyak 87,5% menyatakan sangat setuju dan 12,5% menyatakan setuju. Pada item kecepatan
dalam memberikan informasi tentang UT (Y3) responden sebanyak 50% menyatakan sangat setuju
dan 50% menyatakan setuju. Pada item ketepatan dalam melayani mahasiswa (Y4) responden
sebanyak 62,5% menyatakan sangat setuju dan sebanyak 37,5% menyatakan setuju. Pada item
sikap sopan santun kepada mahasiswa (Y5), responden sebanyak 87,5% menyatakan sangat setuju
162
Utami, Pengaruh Penerapan Sistem Manajemen Mutu Iso 9001:2008
dan 62,5% menyatakan setuju. Pada item kepercayaan diri menghadapi mahasiswa (Y6), responden
sebanyak 37,5% menyatakan sangat setuju dan 62,5% menyatakan setuju. Pada item sikap proaktif
dalam memasarkan layanan UT kepada mahasiswa (Y7), responden sebanyak 62,5% menyatakan
sangat setuju dan 37,5% menyatakan setuju.
Tabel 5. Distribusi Frekuensi Variabel Kompetensi Karyawan Pengujian (Y)
Item
Skor Jawaban Responden
1
F
2
%
F
3
%
F
Mean
4
%
F
5
%
F
%
Pemahaman
standar kerja dan
layanan kepada
mahasiswa (Y1)
3
37,5
5
62,5
4,62
Keuletan dalam
layanan kepada
mahasiswa (Y2)
1
12,5
7
87,5
4,87
Kecepatan
memberi informasi
kepada mahasiswa
(Y3)
4
50
4
50
4,5
Ketepatan layanan
kepada mahasiswa
(Y4)
3
37,5
5
62,5
4,62
Sopan santun
dalam layanan
kepada mahasiswa
(Y5)
1
12,5
7
87,5
4,87
Kepercayaan diri
dalam memberi
layanan (Y6)
5
62,5
3
37,5
4,37
Proaktif dalam
memberi layanan
(Y7)
3
37,5
5
62,5
4,62
Mean = 4,64
Nilai rata-rata jawaban responden pada variabel kompetensi karyawan (Y) adalah sebesar
4,64. Hal ini menunjukkan bahwa sebagian besar responden sudah memiliki kompetensi yang baik
selama ini.
163
Jurnal Organisasi dan Manajemen, Volume 7, Nomor 2, September 2011, 157-167
UJI STATISTIK
Analisis Uji Secara Parsial (Uji t)
Dengan melihat tabel hasil uji-t di bawah ini dapat dianalisis pengaruh masing-masing
variabel bebas terhadap variabel terikat secara individu (parsial).
Tabel 10. Uji Parsial (Uji-t)
a. X1 dan Y
Coefficients
Unstandardized
Coefficients
B
Model
1
Std. Error
(Constant)
40,750
4,868
X1 (tupoksi)
-2,000
1,208
Std. Error
Standardized
Coefficients
Beta
t
Sig.
8,371
0,000
-0,560
-1,656
0,149
Standardized
Coefficients
Beta
t
Sig.
a Dependent Variable: Y (kompetensi)
b. X2 dan Y
Coefficients
Unstandardized
Coefficients
B
Model
1
(Constant)
36,133
5,327
X2 (pelaksanaan)
-0,933
1,457
Std. Error
6,783
0,001
-0,253
-0,641
0,545
Standardized
Coefficients
Beta
t
Sig.
a Dependent Variable: Y (kompetensi)
c. X3 dan Y
Coefficients
Unstandardized
Coefficients
B
Model
1
(Constant)
34,073
9,546
X3 (evaluasi)
-0,109
0,785
-0,057
3,569
0,012
-0,139
0,894
a Dependent Variable: Y (kompetensi)
Berikut adalah pembahasan pada masing-masing variabel penentu yang mempengaruhi
kompetensi karyawan pengujian di UPBJJ-UT Pekanbaru.
a. Pengaruh Kesesuaian Prosedur ISO tentang UAS dengan Tupoksi Karyawan terhadap
Kompetensi Karyawan.
164
Utami, Pengaruh Penerapan Sistem Manajemen Mutu Iso 9001:2008
Pada pengujian regresi linier secara parsial pada tingkat kepercayaan 95%, diperoleh t
hitung kesesuaian prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS dengan tupoksi karyawan adalah -1,656
dengan n sebesar 8. Dengan derajat kebebasan 95%, dan degree of freedom (df) yang diperoleh dari
rumus (n-k) yaitu 4 sehingga dapat dilihat nilai t-tabel adalah 2,13. Dalam penelitian ini disimpulkan
bahwa nilai t-hitung (-1,656) < t-tabel ( 2,13) yang berarti tidak ada pengaruh antara variabel bebas
X1 (kesesuaian prosedur ISO tentang UAS dengan tupoksi karyawan) secara parsial terhadap
variabel terikat Y (kompetensi karyawan).
Pengujian hubungan antara kesesuaian prosedur ISO tentang UAS dengan tupoksi
karyawan terhadap kompetensi karyawan menunjukkan tanda negatif yang berlawanan dengan
hipotesis tanda bertanda positif. Artinya kekurangsesuaian prosedur ISO tentang UAS dengan
tupoksi karyawan dapat menurunkan kompetensi karyawan.
b. Pengaruh Kesesuaian Prosedur ISO tentang UAS dengan Pelaksanaan UAS terhadap
Kompetensi Karyawan.
Pada pengujian regresi linier secara parsial pada tingkat kepercayaan 95%, diperoleh thitung kesesuian prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS dengan pelaksanaan adalah -0,641 dengan
n sebesar 8. Dengan derajat kebebasan 95%, dan degree of freedom (df) yang diperoleh dari rumus
(n-k) yaitu 4 sehingga dapat dilihat nilai t tabel adalah 2,13. Dalam penelitian ini disimpulkan bahwa
nilai t-hitung (-1,656) < t-tabel ( 2,13) yang berarti tidak ada pengaruh antara variabel bebas X2
(kesesuaian prosedur ISO tentang UAS dengan pelaksanaan UAS) secara parsial terhadap variabel
terikat Y (kompetensi karyawan).
Pengujian hubungan antara kesesuaian prosedur ISO tentang UAS dengan pelaksanaan
UAS terhadap kompetensi karyawan menunjukkan tanda negatif yang berlawanan dengan hipotesis
tanda bertanda positif. Artinya prosedur ISO tentang UAS yang kurang sesuai dengan pelaksanan
UAS dapat menurunkan kompetensi karyawan.
c. Pengaruh Evaluasi atas Prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS terhadap Kompetensi Karyawan.
Pada pengujian regresi linier secara parsial pada tingkat kepercayaan 95%, diperoleh thitung evaluasi prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS adalah -0,139 dengan n sebesar 8. Dengan
derajat kebebasan 95%, dan degree of freedom (df) yang diperoleh dari rumus (n-k) yaitu 4
sehingga dapat dilihat nilai t-tabel adalah 2,13. Dalam penelitian ini disimpulkan bahwa nilai t-hitung
(-0,139) < t-tabel ( 2,13) yang berarti tidak ada pengaruh antara variabel bebas X3 (evaluasi
prosedur ISO tentang UAS) secara parsial terhadap variabel terikat Y (kompetensi karyawan).
Pengujian hubungan antara evaluasi prosedur ISO tentang UAS terhadap kompetensi
karyawan menunjukkan tanda negatif yang berlawanan dengan hipotesis tanda bertanda positif.
Artinya evaluasi prosedur ISO tentang UAS kurang dapat meningkatkan kompetensi karyawan.
Dari distribusi frekuensi hasil jawaban responden, pada item evaluasi pelaksanaan prosedur
ISO 9001 :2008 tentang UAS, menunjukkan bahwa; pada item analisis prosedur untuk dapat
diterapkan langsung pada situasi kerja yang sesungguhnya (X3.1) mayoritas reponden menyatakan
kurang setuju (62,5%) bahwa prosedur dapat diterapkan pada situasi kerja yang sesungguhnya. Hal
ini menunjukkan bahwa prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS kurang dapat diterapkan pada situasi
kerja yang sesungguhnya. Pada item motivasi untuk memperbaiki hasil kerja (X3.2) mayoritas
responden (62,5%) menyatakan sangat setuju bahwa karyawan akan termotivasi untuk memperbaiki
165
Jurnal Organisasi dan Manajemen, Volume 7, Nomor 2, September 2011, 157-167
hasil kerja. Pada item manfaat tindakan perbaikan bagi stake holder (X3.3) mayoritas responden
(62,5%) menyatakan setuju bahwa tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian prosedur ISO
9001 :2008 tentang UAS bermanfaat bagi stake holder.
Dari jawaban responden atas pertanyaan yang diajukan dalam penelitian ini dapat dilihat
bahwa pada item kesesuaian prosedur dengan situasi pelaksanaan UAS (X3.1) sebagian besar
responden (62,5% kurang setuju dan 12,5% tidak setuju) menyatakan bahwa prosedur tentang
pelaksanaan UAS belum dapat diterapkan dengan baik pada saat di lapangan. Hal ini dapat
dijelaskan terkait dengan beberapa item dalam Prosedur UAS yang dilaksanakan di UPBJJ-UT, yaitu
a) penerimaan naskah UAS dari UT Pusat, b) penyiapan naskah ujian tambahan, c) pelaksanaan
ujian, dan d) penggandaan naskah ujian.
Dalam prosedur penyiapan naskah ujian di UT Pusat telah ditetapkan target pencapaian
yaitu ketepatan waktu sampainya naskah ujian di UPBJJ-UT adalah 3 hari sebelum pelaksanaan
ujian, serta target untuk meminimalkan kebocoran soal pada saat penyiapan naskah ujian. Dari hasil
pengamatan dan wawancara mendalam yang peneliti lakukan terhadap petugas yang terkait dengan
pelaksanaan UAS di UPBJJ-UT Pekanbaru masa ujian 2010.1, target ketepatan waktu sampainya
naskah UAS di UPBJJ-UT dapat tercapai yaitu 3 hari. Masalah muncul di UPBJJ-UT Pekanbaru
ketika jumlah naskah yang dikirim dari UT Pusat tidak sesuai dengan kebutuhan. Setelah dilakukan
pengecekan pada data mahasiswa ternyata terdapat ketidaksesuaian data jumlah peserta ujian di
UPBJJ-UT dengan di UT pusat. Hal tersebut mengakibatkan jumlah penggandaan naskah yang
cukup besar untuk menutupi kebutuhan.
UPBJJ-UT Pekanbaru memiliki karakteristik daerah yang tersebar di seluruh daerah dengan
beragam jarak dan kondisi, sehingga Penanggung Jawab Tempat Ujian (PJTU) harus berangkat dari
Kota Pekanbaru dengan mempertimbangkan waktu tempuh yang cukup untuk mencapai daerah
tersebut. Karena terbatasnya waktu untuk penyusunan naskah dan bahan pendukung di UPBJJ-UT
serta angka ketidaksesuaian data peserta ujian yang cukup tinggi antara UT pusat dan UPBJJ-UT
mengakibatkan tidak semua kebutuhan dapat terpenuhi secara tepat. Dengan demikian prosedur
penyiapan naskah ujian tambahan tidak dapat dijalankan dengan baik. Selain itu, pada pelaksanaan
ujian target bahwa berkas ujian lengkap juga menjadi terkendala, karena kebutuhan akan naskah
tidak dapat sepenuhnya tercukupi. Sedangkan prosedur penggandaan naskah menjadi rentan
dengan kebocoran naskah di TPU karena penggandaan darurat di lakukan di TPU.
Pada item perbaikan prosedur terhadap manfaat bagi semua pihak yang terkait dengan UT
(stake holder) terlihat bahwa responden menyatakan setuju (62,5%) dan sangat setuju (37,5) bahwa
perbaikan prosedur sangat bermanfaat bagi stake holder UT. Analisis yang dapat disampaikan
adalah bahwasannya dari permasalahan yang muncul pada pelaksanaan prosedur ujian di UPBJJUT Pekanbaru maka para stakeholder mengharapkan adanya perubahan sistem kerja di UT secara
keseluruhan baik di bidang registrasi yang menyediakan data mahasiswa peserta ujian di UT pusat
maupun di UPBJJ-UT serta pihak penyusun kebijakan khususnya tentang kegiatan UAS di UT pusat
agar memerikan solusi terbaik atas permasalahan yang muncul.
PENUTUP
Dari hasil analisis deskriptif diketahui bahwa jawaban responden pada variabel kesesuaian
tupoksi karyawan pengujian dengan prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS adalah 75% menyatakan
setuju bahwa prosedur ISO 9001:2008 sudah sesuai dengan tupoksi karyawan pengujian. Pada
variabel evaluasi prosedur ISO 9001:2008, yaitu item prosedur ISO 9001 :2008 tentang UAS dapat
diterapkan pada situasi yang sesungguhnya sebagaian besar responden menyatakan kurang setuju
166
Utami, Pengaruh Penerapan Sistem Manajemen Mutu Iso 9001:2008
(62,5%), artinya responden menyatakan bahwa prosedur tersebut kurang bisa diterapkan pada
situasi yang sesungguhnya. Sedangkan item yang lain pada variabel evalusi pelaksanaan prosedur
ISO 9001:2008 tentang UAS, yaitu motivasi untuk memperbaiki hasil kerja (X3.2) dan manfaat
tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS bagi stake holder
(X3.3) terlihat bahwa mayoritas responden setuju. Dan pada variabel kompetensi karyawan,
mayoritas responden menjawab setuju.
Berdasarkan hasil pengujian analsisi regresi linier secara parsial pada tingkat kepercayaan
95%, dapat disimpulkan bahwa variabel X1 tidak berpengaruh terhadap Y, variabel X2 tidak
berpengaruh terhadap Y dan variabel X3 juga tidak berpengaruh terhadap Y. Hal ini ditunjukkan
dengan nilai t-hitung pada pengujian parsial masing-masing variabel yaitu X1 sebesar -1,656, X2
adalah -0,641 dan X3 adalah -0,139. Semuanya menunjukkan nilai yang lebih kecil dari t-tabel (2,13).
Dari pengujian hipotesis dalam penelitian ini dapat dilihat bahwa ternyata prosedur ISO
9001:2008 tidak berpengaruh terhadap kompetensi karyawan. Dan dari hasil pengamatan dapat
diketahui bahwa prosedur ISO 9001:2008 tentang pelaksanaan UAS belum dapat diterapkan secara
maksimal di lapangan saat pelaksanaan UAS. Selain itu juga diketahui bahwa dukungan responden
cukup kuat berharap adanya perbaikan terhadap prosedur ISO 9001:2008 tentang pelaksanaan UAS
agar menyesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada di lapangan.
Saran yang dapat disampaikan dari hasil penelitian ini kepada pihak UT adalah bahwa dari
permasalahan yang ditemui, yaitu tidak dapat terlaksananya Prosedur ISO 9001:2008 tentang
pelaksanaan UAS sepenuhnya di lapangan, memerlukan adanya evaluasi dan perbaikan sistem
kerja di UT secara keseluruhan. Sesuai dengan masalah yang ditemui dari penelitian ini maka
perbaikan tersebut terutama di bidang registrasi yang menyediakan data mahasiswa peserta ujian di
UT pusat maupun di UPBJJ-UT, serta pihak penyusun kebijakan khususnya tentang kegiatan UAS di
UT pusat agar memerikan solusi terbaik atas permasalahan yang muncul.
REFERENSI
Hutapea, P. (2008). Kompetensi plus. Jakarta: Gramedia.
Pedoman Kualitas Layanan Belajar Jarak Jauh UPBJJ-UT (2008).
Setiawan, W (2008). Prinsip Dasar ISO 9001:2008.
Syafrizal, M. (2008). Sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Jurnal manajerial, 4(1).
167
PELAKSANAAN UJIAN AKHIR SEMESTER TERHADAP KOMPETENSI
KARYAWAN PENGUJIAN DI UNIT PROGRAM BELAJAR JARAK JAUH –
UNIVERSITAS TERBUKA PEKANBARU
Tiwi Nurjannati Utami ([email protected])
Ronny Basista
UPBJJ Universitas Terbuka Pekanbaru
ABSTRACT
The Quality Management System Certificate ISO 9001:2008 awarded to UPBJJ-UT
Pekanbaru indicated that it had used a variety of standard procedures in a variety of
services area including the implementation of the final exam. This paper intends to
investigate whether the implementation of ISO procedures affect the competence of
examination staff UPBJJ-UT Pekanbaru. Regression analysis technique used to see the
impact of implementation ISO procedures on staff competence. From this research we
concluded that the implementation of ISO procedures do not affect the competency of staff
because the ISO procedures are not adaptive to the condition of the field.
Keywords: ISO 9001:2008, the final exam, quality management system
Unit Program Belajar Jarak Jauh Universitas Terbuka (UPBJJ-UT) Pekanbaru merupakan
ujung tombak dalam pelayanan kepada mahasiswa. Salah satu bidang layanan kepada mahasiswa
adalah pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS). Pelaksanaan UAS memerlukan acuan kerja yang
bersifat standar dan baik, sehingga dapat mencapai misi Universitas Terbuka (UT) meningkatkan
kualitas pendidikan melalui pelaksanaan ujian yang berkualitas. Pedoman dalam sistem manajemen
mutu ISO 9001: 2008, khususnya prosedur tentang pelaksanaan UAS mahasiswa digunakan sebagai
acuan dalam melaksanakan UAS di UT.
UPBJJ-UT Pekanbaru telah memperoleh sertifikat sistem manajemen mutu ISO 9001:2008
dan oleh karenanya diakui sebagai institusi yang menggunakan prosedur ISO dalam menjalankan
aktivitas kerja. Prosedur inilah yang diacu setiap karyawan termasuk karyawan pengujian dalam
melaksanakan UAS, mulai persiapan, pelaksanaan, hingga evaluasi. Penggunaan prosedur ISO
tersebut menunjukkan bahwa hasil kerja yang diperoleh sudah dalam tataran baik secara prosedural.
Karyawan pengujian UPBJJ-UT merupakan perangkat penting dalam mendukung
terwujudnya ujian yang berkualitas. Oleh karena itu, kompetensi para karyawan harus memadai dan
penguasaan serta pemahaman mereka terhadap prosedur standar tersebut mutlak harus dimiliki.
Atas dasar ini maka prosedur ISO yang menjamin sistem manajemen mutu dapat digunakan dengan
optimal. Hal demikian menjadi landasan sehingga layak untuk dikaji, yakni untuk mengetahui adanya
pengaruh penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 khususnya tentang prosedur
pelaksanaan UAS terhadap kompetensi para karyawan pengujian di UPBJJ-UT Pekanbaru.
Dewasa ini semakin banyak organisasi sektor publik yang mengadopsi sistem manajemen
mutu ISO 9001 seperti lazimnya di organisasi swasta. Organisasi sektor publik yang bergerak dalam
bidang pendidikan termasuk di antaranya UT turut mengadopsi sistem ini untuk mendapatkan
Jurnal Organisasi dan Manajemen, Volume 7, Nomor 2, September 2011, 157-167
pengakuan atas jaminan kualitas dan berstandar. Sebagai Perguruan Tinggi Negeri dengan sistem
belajar jarak jauh, dengan sejumlah unit yang tersebar di semua provinsi, adalah hal yang mutlak
bagi UT mengelola organisasinya dengan tata kelola yang baik dan berseragam-berstandar. Hal ini
disebabkan mahasiswa UT tersebar di seluruh pelosok nusantara, sehingga semua pihak yang
terkait dengan kepengelolaan UT membutuhkan acuan kerja yang sama agar tidak terjadi perbedaan
persepsi tentang aturan kerja.
ISO 9001 merupakan standar internasional yang mengatur sistem manajemen mutu (Quality
Management System) dan sering disebut sebagai ISO 9001: QMS. Adapun 2008 menunjukkan tahun
revisi, sedangkan ISO 9001:2008 adalah sistem manajemen mutu hasil revisi tahun 2008. Sistem
tersebut merupakan revisi terbaru yang diterbitkan bulan Desember tahun 2008. Organisasi
pengelola standar internasional ini adalah International Organization for Standardization, bermarkas
di Genewa Swiss, didirikan pada 13 Februari 1947, dan beranggotakan 147 negara di mana setiap
negara diwakili oleh badan standarisasi nasional. Badan standar yang dimaksud tersebut di
Indonesia dikenal sebagai Komite Akreditasi Nasional (Setiawan, 2008).
Standar dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 menitikberatkan pada efektivitas
proses pengembangan berkelanjutan dengan pilar utama pola berpikir PDCA (plan/merencanakan,
do/melaksanakan, control/mengawasi, act/menindaklanjuti). Pada setiap proses senantiasa
melakukan perencanaan yang matang, implementasi yang terukur dengan jelas, melakukan evaluasi
dan analisis data yang akurat serta tindakan perbaikan yang sesuai, dan monitoring pelaksanaannya
agar benar-benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi di organisasi (Setiawan, 2008).
Syafrizal (2008) menyebut terdapat enam proses bisnis dalam prosedur ISO 9001:2008 yang
wajib ditetapkan dan terdokumentasi, yaitu: 1) pengendalian dokumen; 2) pengendalian rekaman; 3)
pengendalian produk yang tidak sesuai; 4) audit internal; 5) tindakan koreksi; 6) tindakan
pencegahan. Jadi, untuk setiap bidang kegiatan mulai dari tahap perencanaan sampai kepada
evaluasi harus mengikuti prosedur dalam melaksanakan pekerjaaannya, agar semua kegiatan dapat
dipantau dengan baik.
Dalam sistem layanan belajar jarak jauh, salah satu proses penting yang harus diikuti oleh
para mahasiswa adalah kegiatan ujian akhir semester yang dilaksanakan di UPBJJ-UT. Prosedur
pelaksanaan ujian akhir semester bagi mahasiswa disusun dengan mengacu pada pedoman kualitas
layanan belajar jarak jauh yang disusun Pusat Jaminan Kualitas UT dan ditetapkan berdasarkan
standar ISO 9001:2008. Dengan demikian diharapkan pelaksanaan UAS dapat berjalan dengan baik.
Pelaksanaan UAS yang baik harus dimulai dari perencanaan yang matang, implementasi yang
terukur jelas, adanya evaluasi dan analisis data yang akurat, serta tindakan perbaikan sampai
evaluasi untuk perbaikan agar dapat dilaksanakan dengan tepat sasaran.
UAS merupakan bagian integral dari layanan akademik UT. Namun dalam
pengorganisasiannya, petugas penanggung jawab ujian dibedakan dengan petugas penanggung
jawab layanan lainnya seperti bantuan belajar. Petugas penanggung jawab ujian merupakan
karyawan koordinasi registrasi dan pengujian. Mereka inilah yang dituntut memiliki kompetensi yang
memadai dalam menjalankan semua prosedur ISO untuk ujian agar ujian dapat berlangsung dengan
baik sesuai dengan prosedur yang ada.
Kompetensi itu sendiri mencakup beberapa aspek. Hutapea (2008) menyebut ada tiga
macam kompetensi. Pertama, gambaran tentang apa yang harus diketahui atau dilakukan seseorang
agar dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik. Pengertian jenis ini dikenal dengan nama
kompetensi teknis atau fungsional. Kompetensi teknis yaitu pada pekerjaan, yang menggambarkan
tanggung jawab, tantangan dan sasaran kerja yang harus dilakukan atau dicapai oleh seseorang
158
Utami, Pengaruh Penerapan Sistem Manajemen Mutu Iso 9001:2008
agar dapat berprestasi dengan baik. Kedua, kompetensi yang menggambarkan bagaimana
seseorang diharapkan berperilaku agar dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik. Pengertian
jenis ini dikenal dengan nama kompetensi perilaku/kompetensi lunak. Perilaku di sini merupakan
suatu tindakan yang dapat teridentifikasi sebagai kompetensi perilaku tatkala seseorang
memperagakannya dalam melakukan pekerjaan. Sedangkan yang ketiga, kompetensi yang diartikan
sebagai pengetahuan dan ketrampilan individu. Penekanan pengertian jenis ini yaitu kepemilikan
pengetahuan dan ketrampilan.
Standar kerja yang mengacu pada prosedur ISO 9001:2008 dapat dijalankan dengan baik
oleh karyawan yang memiliki kompetensi memadai, dan di saat bersamaan diduga juga dapat
membuat kompetensi karyawan menjadi lebih memadai jika mampu menjalankan semua prosedur
yang ada.
Untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen kualitas dan peningkatan efektifitas
secara berkesinambungan dan untuk mencapai kepuasan pelanggan, maka menjadi penting bagi
sebuah organisasi menetapkan sumber daya yang diperlukan, dan kemudian melakukan pengukuran
kemampuan para pegawainya dalam melaksanakan standar kerja tersebut (Pedoman Kualitas
Layanan Belajar Jarak Jauh UPBJJ-UT, 2008). Para pegawai merupakan faktor pendukung bagi
keberhasilan organisasi dalam menjalankan kegiatannya. Kompetensi seseorang dalam hal ini
pegawai, mempengaruhi cara pandang, tindakan dan karakter seseorang. Orang yang memiliki
kompetensi dapat menggunakan pemikirannya sesuai dengan tuntutan pekerjaannya, sehingga
orang tersebut dapat berprestasi dalam bekerja.
Dalam sumber daya manusia, konsep kompetensi biasanya dihubungkan dengan prestasi
seseorang. Perusahaan umumnya menginginkan karyawannya memiliki unconcous competence
yaitu kompetensi yang umumnya dimiliki oleh karyawan yang mengerjakan pekerjaan standar dan
tidak berubah-ubah, atau pekerjaan teknis yang memiliki standar jelas. Dengan kemampuan
tersebut, mereka dapat bekerja dengan tingkat efisiensi dan kualitas tinggi (Hutapea, 2008).
Populasi yang diamati dalam penelitian ini adalah seluruh karyawan di UPBJJ-UT Pekanbaru
yang terlibat dengan kegiatan UAS pada masa registrasi 2010.1. Responden dalam penelitian ini
adalah seluruh karyawan di bawah koordinasi pengujian UPBJJ-UT Pekanbaru, yaitu sebanyak 8
orang. Data yang dikumpulkan adalah data primer yang berupa pernyataan dari para karyawan dan
data sekunder yang merupakan dokumen yang tersimpan di UPBJJ-UT Pekanbaru.
Distribusi kedelapan orang karyawan yang menjadi responden tersebut dapat dilihat dari
tabel-tabel berikut.
Dari Tabel 1, dapat dilihat bahwa berdasarkan jenis kelamin, sebanyak 62,5% responden
berjenis kelamin laki-laki dan 37,5% berjenis kelamin perempuan. Jumlah responden berdasarkan
usia sebanyak 87,5% berusia >40 tahun dan sebanyak 12,5% berusia antara 31 sampai 35 tahun.
Berdasarkan tingkat pendidikan, jumlah responden lulusan SLTA adalah sebanyak 75% dan
sebanyak 25% lulusan Sarjana. Jumlah responden dengan masa kerja 10–15 tahun dan 15–20 tahun
seimbang yaitu berjumlah 37,5% dan dengan masa kerja 5–0 tahun berjumlah 25%. Sedangkan
berdasarkan jabatan, jumlah responden yang bertugas sebagai koordinator adalah 12,5% dan
sebagai karyawan sejumlah 87,5%.
159
Jurnal Organisasi dan Manajemen, Volume 7, Nomor 2, September 2011, 157-167
Tabel 1. Distribusi Frekuensi Berdasarkan Jenis Kelamin, Usia, Pendidikan, Masa Kerja dan Jabatan
Responden
Keterangan
Jenis Kelamin
Usia
Pendidikan
Masa Kerja
Jabatan
Frekuensi
Persentase (%)
Laki-laki
5
62,5
Perempuan
3
37,5
Jumlah
8
100
< 30 tahun
0
0
31–35 tahun
1
12,5
36–40 tahun
0
0
> 40 tahun
7
87,5
Jumlah
8
100
SLTA
6
75
Diploma
0
0
Sarjana
2
25
Jumlah
8
100
5–10 tahun
2
25
10–15 tahun
3
37,5
15–20 tahun
3
37,5
Jumlah
8
100
Kordinator
1
12,5
Karyawan
7
87,5
8
100
Jumlah
Sumber: UPBJJ-UT Pekanbaru
Pengumpulan data dilakukan melalui survey dengan menggunakan kuesioner. Kuesioner
terdiri atas pernyataan tertutup dan terbuka. Berdasarkan kuesioner tertutup dihasilkan data
kuantitatif yang selanjutnya dianalisis menggunakan statistik deskriptif. Sedangkan dengan kuesioner
terbuka dihasilkan informasi kualitatif yang berfungsi melengkapi informasi serta mempertajam
analisis data kuantitatif yang ada khususnya informasi tentang kompetensi karyawan pengujian.
Analisis data secara deskriptif dilakukan untuk memberikan gambaran data yang telah terkumpul.
Analisis regresi berganda digunakan untuk mengetahui pengaruh antara variabel dependen
(kompetensi karyawan) dan independen (penerapan ISO).
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis Deskriptif
Analisis deskriptif berikut ini menyajikan gambaran umum atas variabel independen yaitu
prosedur ISO 9001:2008 (X1), pelaksanaan/implementasi prosedur ISO 9001:2008 (X2), evaluasi
pelaksanaan prosedur ISO 9001:2008 (X3) dan variabel dependen yaitu kompetensi karyawan
bagian pengujian (Y).
160
Utami, Pengaruh Penerapan Sistem Manajemen Mutu Iso 9001:2008
Tabel 2. Distribusi Frekuensi Variabel Prosedur ISO 9001 :2008 (X1)
Item
Skor Jawaban Responden
1
F
2
%
F
3
%
Kesesuaian
prosedur ISO
tentang UAS
dengan tupoksi
karyawan
pengujian
Mean
4
5
F
%
F
%
F
%
1
12,5
6
75
1
12,5
4,00
Mean = 4,00
Jawaban responden pada variabel kesesuaian prosedur ISO 9001:2008 dengan tugas pokok
dan fungsi (tupoksi) karyawan (X1) sebanyak 75% menyatakan setuju, sebanyak 12,5% menyatakan
sangat setuju dan sebanyak 12,5% menyatakan kurang setuju. Nilai rata-rata jawaban responden
pada variabel kesesuaian prosedur ISO 9001:2008 dengan tupoksi karyawan (X1) adalah sebesar
4,00. Hal ini menunjukkan bahwa sebagian besar responden setuju bahwa prosedur ISO 9001:2008
sesuai dengan tupoksi karyawan.
Tabel 3. Distribusi Frekuensi Variabel Pelaksanaan Prosedur ISO 9001:2008 (X2)
Item
1
F
Kesesuaian
prosedur ISO
tentang UAS
dengan
pelaksanaan UAS
Mean
Skor Jawaban Responden
2
%
F
3
%
4
5
F
%
F
%
3
37,5
5
62,5
F
%
3,62
Mean = 3,62
Jawaban responden pada variabel kesesuaian prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS
dengan pelaksanaan UAS (X2) sebanyak 62,5% menyatakan setuju dan sebanyak 37,5%
menyatakan kurang setuju. Nilai rata-rata jawaban responden pada variabel kesesuaian prosedur
ISO 9001:2008 tentang UAS dengan pelaksanaan UAS (X2) adalah sebesar 3,62. Hal ini
menunjukkan bahwa sebagian besar responden setuju bahwa prosedur ISO 9001 :2008 tentang UAS
sesuai dengan pelaksanaan UAS.
Jawaban responden pada item analisis prosedur ISO 9001 :2008 tentang UAS dapat
diterapkan langsung pada situasi sebenarnya (X3.1) sebanyak 25% menyatakan setuju, sebanyak
62,5% menyatakan kurang setuju dan sebanyak 12% % menyatakan tidak setuju. Pada item analisis
motivasi akan memperbaiki hasil kerja (X3.2) terdapat sebanyak 62,5% responden menyatakan
161
Jurnal Organisasi dan Manajemen, Volume 7, Nomor 2, September 2011, 157-167
sangat setuju dan sebanyak 37,5 menyatakan setuju. Sedangkan pada item manfaat tindakan
perbaikan bagi lembaga dan mitra kerja dan mahasiswa (X3.3) diperoleh hasil bahwa responden
sebanyak 37,5% menyatakan sangat setuju dan sebanyak 62,5% menyatakan setuju.
Tabel 4. Distribusi Frekuensi Variabel Evaluasi Pelaksanaan Prosedur ISO 9001:2008 (X3)
Item
Skor Jawaban Responden
1
F
2
4
5
F
%
F
%
F
%
1
12,5
5
62,5
2
25
Prosedur ISO
tentang UAS
dapat memotivasi
untuk
memperbaiki hasil
kerja (X3.2)
3
37,5
5
62,5
4,62
Tindakan
perbaikan atas
ketidaksesuaian
prosedur ISO
tentang UAS
bermanfaat bagi
stake holder
(X3.3)
5
62,5
3
37,5
4,37
Prosedur ISO
tentang UAS
dapat diterapkan
langsung dengan
situasi sebenarnya
(X3.1)
%
3
Mean
F
%
3,12
Mean = 4,04
Nilai rata-rata jawaban responden pada variabel evaluasi pelaksanaan prosedur ISO
9001:2008 (X3) adalah sebesar 4,04. Hal ini menunjukkan bahwa sebagian besar responden setuju
terhadap evaluasi prosedur ISO 9001:2008.
Jawaban responden pada item pemahaman terhadap standar kerja dan layanan kepada
mahasiswa (Y1) sebanyak 62,5% menyatakan sangat setuju dan sebanyak 37,5% menyatakan
setuju. Pada item keuletan dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa (Y2) responden
sebanyak 87,5% menyatakan sangat setuju dan 12,5% menyatakan setuju. Pada item kecepatan
dalam memberikan informasi tentang UT (Y3) responden sebanyak 50% menyatakan sangat setuju
dan 50% menyatakan setuju. Pada item ketepatan dalam melayani mahasiswa (Y4) responden
sebanyak 62,5% menyatakan sangat setuju dan sebanyak 37,5% menyatakan setuju. Pada item
sikap sopan santun kepada mahasiswa (Y5), responden sebanyak 87,5% menyatakan sangat setuju
162
Utami, Pengaruh Penerapan Sistem Manajemen Mutu Iso 9001:2008
dan 62,5% menyatakan setuju. Pada item kepercayaan diri menghadapi mahasiswa (Y6), responden
sebanyak 37,5% menyatakan sangat setuju dan 62,5% menyatakan setuju. Pada item sikap proaktif
dalam memasarkan layanan UT kepada mahasiswa (Y7), responden sebanyak 62,5% menyatakan
sangat setuju dan 37,5% menyatakan setuju.
Tabel 5. Distribusi Frekuensi Variabel Kompetensi Karyawan Pengujian (Y)
Item
Skor Jawaban Responden
1
F
2
%
F
3
%
F
Mean
4
%
F
5
%
F
%
Pemahaman
standar kerja dan
layanan kepada
mahasiswa (Y1)
3
37,5
5
62,5
4,62
Keuletan dalam
layanan kepada
mahasiswa (Y2)
1
12,5
7
87,5
4,87
Kecepatan
memberi informasi
kepada mahasiswa
(Y3)
4
50
4
50
4,5
Ketepatan layanan
kepada mahasiswa
(Y4)
3
37,5
5
62,5
4,62
Sopan santun
dalam layanan
kepada mahasiswa
(Y5)
1
12,5
7
87,5
4,87
Kepercayaan diri
dalam memberi
layanan (Y6)
5
62,5
3
37,5
4,37
Proaktif dalam
memberi layanan
(Y7)
3
37,5
5
62,5
4,62
Mean = 4,64
Nilai rata-rata jawaban responden pada variabel kompetensi karyawan (Y) adalah sebesar
4,64. Hal ini menunjukkan bahwa sebagian besar responden sudah memiliki kompetensi yang baik
selama ini.
163
Jurnal Organisasi dan Manajemen, Volume 7, Nomor 2, September 2011, 157-167
UJI STATISTIK
Analisis Uji Secara Parsial (Uji t)
Dengan melihat tabel hasil uji-t di bawah ini dapat dianalisis pengaruh masing-masing
variabel bebas terhadap variabel terikat secara individu (parsial).
Tabel 10. Uji Parsial (Uji-t)
a. X1 dan Y
Coefficients
Unstandardized
Coefficients
B
Model
1
Std. Error
(Constant)
40,750
4,868
X1 (tupoksi)
-2,000
1,208
Std. Error
Standardized
Coefficients
Beta
t
Sig.
8,371
0,000
-0,560
-1,656
0,149
Standardized
Coefficients
Beta
t
Sig.
a Dependent Variable: Y (kompetensi)
b. X2 dan Y
Coefficients
Unstandardized
Coefficients
B
Model
1
(Constant)
36,133
5,327
X2 (pelaksanaan)
-0,933
1,457
Std. Error
6,783
0,001
-0,253
-0,641
0,545
Standardized
Coefficients
Beta
t
Sig.
a Dependent Variable: Y (kompetensi)
c. X3 dan Y
Coefficients
Unstandardized
Coefficients
B
Model
1
(Constant)
34,073
9,546
X3 (evaluasi)
-0,109
0,785
-0,057
3,569
0,012
-0,139
0,894
a Dependent Variable: Y (kompetensi)
Berikut adalah pembahasan pada masing-masing variabel penentu yang mempengaruhi
kompetensi karyawan pengujian di UPBJJ-UT Pekanbaru.
a. Pengaruh Kesesuaian Prosedur ISO tentang UAS dengan Tupoksi Karyawan terhadap
Kompetensi Karyawan.
164
Utami, Pengaruh Penerapan Sistem Manajemen Mutu Iso 9001:2008
Pada pengujian regresi linier secara parsial pada tingkat kepercayaan 95%, diperoleh t
hitung kesesuaian prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS dengan tupoksi karyawan adalah -1,656
dengan n sebesar 8. Dengan derajat kebebasan 95%, dan degree of freedom (df) yang diperoleh dari
rumus (n-k) yaitu 4 sehingga dapat dilihat nilai t-tabel adalah 2,13. Dalam penelitian ini disimpulkan
bahwa nilai t-hitung (-1,656) < t-tabel ( 2,13) yang berarti tidak ada pengaruh antara variabel bebas
X1 (kesesuaian prosedur ISO tentang UAS dengan tupoksi karyawan) secara parsial terhadap
variabel terikat Y (kompetensi karyawan).
Pengujian hubungan antara kesesuaian prosedur ISO tentang UAS dengan tupoksi
karyawan terhadap kompetensi karyawan menunjukkan tanda negatif yang berlawanan dengan
hipotesis tanda bertanda positif. Artinya kekurangsesuaian prosedur ISO tentang UAS dengan
tupoksi karyawan dapat menurunkan kompetensi karyawan.
b. Pengaruh Kesesuaian Prosedur ISO tentang UAS dengan Pelaksanaan UAS terhadap
Kompetensi Karyawan.
Pada pengujian regresi linier secara parsial pada tingkat kepercayaan 95%, diperoleh thitung kesesuian prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS dengan pelaksanaan adalah -0,641 dengan
n sebesar 8. Dengan derajat kebebasan 95%, dan degree of freedom (df) yang diperoleh dari rumus
(n-k) yaitu 4 sehingga dapat dilihat nilai t tabel adalah 2,13. Dalam penelitian ini disimpulkan bahwa
nilai t-hitung (-1,656) < t-tabel ( 2,13) yang berarti tidak ada pengaruh antara variabel bebas X2
(kesesuaian prosedur ISO tentang UAS dengan pelaksanaan UAS) secara parsial terhadap variabel
terikat Y (kompetensi karyawan).
Pengujian hubungan antara kesesuaian prosedur ISO tentang UAS dengan pelaksanaan
UAS terhadap kompetensi karyawan menunjukkan tanda negatif yang berlawanan dengan hipotesis
tanda bertanda positif. Artinya prosedur ISO tentang UAS yang kurang sesuai dengan pelaksanan
UAS dapat menurunkan kompetensi karyawan.
c. Pengaruh Evaluasi atas Prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS terhadap Kompetensi Karyawan.
Pada pengujian regresi linier secara parsial pada tingkat kepercayaan 95%, diperoleh thitung evaluasi prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS adalah -0,139 dengan n sebesar 8. Dengan
derajat kebebasan 95%, dan degree of freedom (df) yang diperoleh dari rumus (n-k) yaitu 4
sehingga dapat dilihat nilai t-tabel adalah 2,13. Dalam penelitian ini disimpulkan bahwa nilai t-hitung
(-0,139) < t-tabel ( 2,13) yang berarti tidak ada pengaruh antara variabel bebas X3 (evaluasi
prosedur ISO tentang UAS) secara parsial terhadap variabel terikat Y (kompetensi karyawan).
Pengujian hubungan antara evaluasi prosedur ISO tentang UAS terhadap kompetensi
karyawan menunjukkan tanda negatif yang berlawanan dengan hipotesis tanda bertanda positif.
Artinya evaluasi prosedur ISO tentang UAS kurang dapat meningkatkan kompetensi karyawan.
Dari distribusi frekuensi hasil jawaban responden, pada item evaluasi pelaksanaan prosedur
ISO 9001 :2008 tentang UAS, menunjukkan bahwa; pada item analisis prosedur untuk dapat
diterapkan langsung pada situasi kerja yang sesungguhnya (X3.1) mayoritas reponden menyatakan
kurang setuju (62,5%) bahwa prosedur dapat diterapkan pada situasi kerja yang sesungguhnya. Hal
ini menunjukkan bahwa prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS kurang dapat diterapkan pada situasi
kerja yang sesungguhnya. Pada item motivasi untuk memperbaiki hasil kerja (X3.2) mayoritas
responden (62,5%) menyatakan sangat setuju bahwa karyawan akan termotivasi untuk memperbaiki
165
Jurnal Organisasi dan Manajemen, Volume 7, Nomor 2, September 2011, 157-167
hasil kerja. Pada item manfaat tindakan perbaikan bagi stake holder (X3.3) mayoritas responden
(62,5%) menyatakan setuju bahwa tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian prosedur ISO
9001 :2008 tentang UAS bermanfaat bagi stake holder.
Dari jawaban responden atas pertanyaan yang diajukan dalam penelitian ini dapat dilihat
bahwa pada item kesesuaian prosedur dengan situasi pelaksanaan UAS (X3.1) sebagian besar
responden (62,5% kurang setuju dan 12,5% tidak setuju) menyatakan bahwa prosedur tentang
pelaksanaan UAS belum dapat diterapkan dengan baik pada saat di lapangan. Hal ini dapat
dijelaskan terkait dengan beberapa item dalam Prosedur UAS yang dilaksanakan di UPBJJ-UT, yaitu
a) penerimaan naskah UAS dari UT Pusat, b) penyiapan naskah ujian tambahan, c) pelaksanaan
ujian, dan d) penggandaan naskah ujian.
Dalam prosedur penyiapan naskah ujian di UT Pusat telah ditetapkan target pencapaian
yaitu ketepatan waktu sampainya naskah ujian di UPBJJ-UT adalah 3 hari sebelum pelaksanaan
ujian, serta target untuk meminimalkan kebocoran soal pada saat penyiapan naskah ujian. Dari hasil
pengamatan dan wawancara mendalam yang peneliti lakukan terhadap petugas yang terkait dengan
pelaksanaan UAS di UPBJJ-UT Pekanbaru masa ujian 2010.1, target ketepatan waktu sampainya
naskah UAS di UPBJJ-UT dapat tercapai yaitu 3 hari. Masalah muncul di UPBJJ-UT Pekanbaru
ketika jumlah naskah yang dikirim dari UT Pusat tidak sesuai dengan kebutuhan. Setelah dilakukan
pengecekan pada data mahasiswa ternyata terdapat ketidaksesuaian data jumlah peserta ujian di
UPBJJ-UT dengan di UT pusat. Hal tersebut mengakibatkan jumlah penggandaan naskah yang
cukup besar untuk menutupi kebutuhan.
UPBJJ-UT Pekanbaru memiliki karakteristik daerah yang tersebar di seluruh daerah dengan
beragam jarak dan kondisi, sehingga Penanggung Jawab Tempat Ujian (PJTU) harus berangkat dari
Kota Pekanbaru dengan mempertimbangkan waktu tempuh yang cukup untuk mencapai daerah
tersebut. Karena terbatasnya waktu untuk penyusunan naskah dan bahan pendukung di UPBJJ-UT
serta angka ketidaksesuaian data peserta ujian yang cukup tinggi antara UT pusat dan UPBJJ-UT
mengakibatkan tidak semua kebutuhan dapat terpenuhi secara tepat. Dengan demikian prosedur
penyiapan naskah ujian tambahan tidak dapat dijalankan dengan baik. Selain itu, pada pelaksanaan
ujian target bahwa berkas ujian lengkap juga menjadi terkendala, karena kebutuhan akan naskah
tidak dapat sepenuhnya tercukupi. Sedangkan prosedur penggandaan naskah menjadi rentan
dengan kebocoran naskah di TPU karena penggandaan darurat di lakukan di TPU.
Pada item perbaikan prosedur terhadap manfaat bagi semua pihak yang terkait dengan UT
(stake holder) terlihat bahwa responden menyatakan setuju (62,5%) dan sangat setuju (37,5) bahwa
perbaikan prosedur sangat bermanfaat bagi stake holder UT. Analisis yang dapat disampaikan
adalah bahwasannya dari permasalahan yang muncul pada pelaksanaan prosedur ujian di UPBJJUT Pekanbaru maka para stakeholder mengharapkan adanya perubahan sistem kerja di UT secara
keseluruhan baik di bidang registrasi yang menyediakan data mahasiswa peserta ujian di UT pusat
maupun di UPBJJ-UT serta pihak penyusun kebijakan khususnya tentang kegiatan UAS di UT pusat
agar memerikan solusi terbaik atas permasalahan yang muncul.
PENUTUP
Dari hasil analisis deskriptif diketahui bahwa jawaban responden pada variabel kesesuaian
tupoksi karyawan pengujian dengan prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS adalah 75% menyatakan
setuju bahwa prosedur ISO 9001:2008 sudah sesuai dengan tupoksi karyawan pengujian. Pada
variabel evaluasi prosedur ISO 9001:2008, yaitu item prosedur ISO 9001 :2008 tentang UAS dapat
diterapkan pada situasi yang sesungguhnya sebagaian besar responden menyatakan kurang setuju
166
Utami, Pengaruh Penerapan Sistem Manajemen Mutu Iso 9001:2008
(62,5%), artinya responden menyatakan bahwa prosedur tersebut kurang bisa diterapkan pada
situasi yang sesungguhnya. Sedangkan item yang lain pada variabel evalusi pelaksanaan prosedur
ISO 9001:2008 tentang UAS, yaitu motivasi untuk memperbaiki hasil kerja (X3.2) dan manfaat
tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian prosedur ISO 9001:2008 tentang UAS bagi stake holder
(X3.3) terlihat bahwa mayoritas responden setuju. Dan pada variabel kompetensi karyawan,
mayoritas responden menjawab setuju.
Berdasarkan hasil pengujian analsisi regresi linier secara parsial pada tingkat kepercayaan
95%, dapat disimpulkan bahwa variabel X1 tidak berpengaruh terhadap Y, variabel X2 tidak
berpengaruh terhadap Y dan variabel X3 juga tidak berpengaruh terhadap Y. Hal ini ditunjukkan
dengan nilai t-hitung pada pengujian parsial masing-masing variabel yaitu X1 sebesar -1,656, X2
adalah -0,641 dan X3 adalah -0,139. Semuanya menunjukkan nilai yang lebih kecil dari t-tabel (2,13).
Dari pengujian hipotesis dalam penelitian ini dapat dilihat bahwa ternyata prosedur ISO
9001:2008 tidak berpengaruh terhadap kompetensi karyawan. Dan dari hasil pengamatan dapat
diketahui bahwa prosedur ISO 9001:2008 tentang pelaksanaan UAS belum dapat diterapkan secara
maksimal di lapangan saat pelaksanaan UAS. Selain itu juga diketahui bahwa dukungan responden
cukup kuat berharap adanya perbaikan terhadap prosedur ISO 9001:2008 tentang pelaksanaan UAS
agar menyesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada di lapangan.
Saran yang dapat disampaikan dari hasil penelitian ini kepada pihak UT adalah bahwa dari
permasalahan yang ditemui, yaitu tidak dapat terlaksananya Prosedur ISO 9001:2008 tentang
pelaksanaan UAS sepenuhnya di lapangan, memerlukan adanya evaluasi dan perbaikan sistem
kerja di UT secara keseluruhan. Sesuai dengan masalah yang ditemui dari penelitian ini maka
perbaikan tersebut terutama di bidang registrasi yang menyediakan data mahasiswa peserta ujian di
UT pusat maupun di UPBJJ-UT, serta pihak penyusun kebijakan khususnya tentang kegiatan UAS di
UT pusat agar memerikan solusi terbaik atas permasalahan yang muncul.
REFERENSI
Hutapea, P. (2008). Kompetensi plus. Jakarta: Gramedia.
Pedoman Kualitas Layanan Belajar Jarak Jauh UPBJJ-UT (2008).
Setiawan, W (2008). Prinsip Dasar ISO 9001:2008.
Syafrizal, M. (2008). Sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Jurnal manajerial, 4(1).
167