Jurnal Sistem Informasi (Journal of Information Systems). 210 (2014), 94-107 DOI: http:dx.doi.org10.21609jsi.v10i2.392

  

Jurnal Sistem Informasi (Journal of Information Systems). 2/10 (2014), 94-107

DOI: http://dx.doi.org/10.21609/jsi.v10i2.392

  

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN LAYANAN JASA TEKNOLOGI DAN

KERJASAMA DI LEMBAGA DEF

Alfian Destha Joanda, Yusuf Priyandari. dan Roni Zakaria

  Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sebelas Maret, Jl. Ir Sutami No. 36A, Surakarta, Indonesia, 57126

  E-mail: desthajoanda@student.uns.ac.id

  

Abstract

Layanan Jasa Seksi ABC information system is a system used by staff at ABC Section of DEF Depart-

ment for saving and processing customer and customer’s product related data. This system is facilitated

by DEF Department to support making a document for testing. Previously ABC Section of DEF Depar-

tment’s staff still use Microsoft Access and manual record. Therefore, ABC Section of DEF Depart-

ment’s staff require a faster and more efficient information system hence improve customer services

quality. The proposed information system is developed using Microsoft Visual Basic and MySql. It is

designed using prototyping method and its database is designed by implementing the concept of context

diagram, Data flow Diagram (DFD), flowchart, and Entity Relationship Diagram (ERD). The final pro-

duct is in the form of desktop application and is integrated with SMS gateway.

  

Keywords: Informatic Management Systems, Seksi ABC LEMBAGA DEF, prototyping, SMS gateway

Abstrak

Sistem informasi Layanan Jasa ABC lembaga DEF adalah sistem yang digunakan oleh Seksi ABC Lem-

baga DEF untuk memproses, menyimpan dan mengolah data pelanggan dan benda uji yang akan diuji.

Sistem ini difasilitasi lembaga DEF untuk mendukung dalam pembuatan laporan pengujian. Seksi ABC

Lembaga DEF saat ini masih melakukan pencatatan dengan Microsoft Access dan secara manual sehi-

nggga memperlambat pekerjaan. Oleh karena itu Seksi ABC Lembaga DEF membutuhkan sistem infor-

masi baru yang cepat dan efisien serta meningkatkan pelayan kepada konsumen. Dalam membuat sis-

tem informasi yang baru menggunakan pemrograman Microsoft Visual Basic 2005 dan MySql. Pemro-

graman tersebut perlu dilakukan perancangan sistem informasi dengan menggunakan metode prototy-

ping serta menggunakan perancangan basis data dengan konsep diagram konteks, DFD (Data Flow Dia-

gram), flowchart dan ERD (Entity Relationship Diagram). Aplikasi system baru ini menghasilkan apli-

kasi berbasis desktop yang juga diinterintegrasi dengan SMS gateway.

  Kata Kunci: sistem informasi manajemen, seksi ABC lembaga DEF, prototyping, SMS gateway

1. Pendahuluan DEF atas permintaan layanan pengujian dari kons- umen di fasilitas Lembaga DEF [3].

  Perkembangan manajemen di dalam suatu organi- Berdasarkan observasi yang dilakukan di la- sasi yang didukung oleh sistem informasi manaje- pangan, Seksi ABC Lembaga DEF sudah menggu- men berbasis komputer merupakan salah satu ke- nakan sistem informasi manajemen berbasis kom- butuhan utama pada era globalisasi [1]. Adapun puter sebagai alat untuk mendukung proses bisnis berdasarkan surat edaran nomor 5 tahun 2013, se- pelayanan permintaan pengujian dari konsumen. luruh instansi atau organisasi pemerintah dihimbau

  Mulai dari membuat surat penawaran harga peng- menggunakan TIK sebagai pendukung dalam me- ujian, surat kontrak, surat penunjukan pegiat yang laksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi [2]. melakukan serangkaian pengujian dan surat permi-

  Hampir semua organisasi pemerintahan saat ini ntaan pekerjaan. Namun Seksi ABC Lembaga DEF membutuhkan dukungan sistem informasi untuk menilai bahwa perlu dilakukan pengembangan sis- membantu dalam pengambilan keputusan, menyi- tem informasi seiring dengan melonjaknya permin- mpan dan memproses kebutuhan data. taan layanan pengujian dari konsumen. Kebutuhan akan hal yang sama juga dialami

  Permasalahan yang dialami Seksi ABC Lem- oleh manajemen dan keorganisasian di lingkungan baga DEF adalah sistem informasi manajemen Se-

  Lembaga DEF khususnya seksi ABC. Seksi ABC ksi ABC Lembaga DEF yang digunakan saat ini ti- Lembaga DEF adalah unit yang bertanggung jawab

  Sofiyanti I, Dana Indra S, Factors That Influence

  waktu dan tenaga pada saat menginput data ke da- lam database tersebut karena hanya satu pengguna. Selain itu Seksi ABC membutuhkan aplikasi yang memiliki tingkat keamanan tinggi. Dokumen yang diolah oleh Seksi ABC bersifat rahasia sehingga hanya beberapa komputer saja yang boleh meng- gunakannya dan hanya digunakan di kantor lem- baga tersebut, tidak boleh dikerjakan di tempat lain. Melihat kendala tersebut, lembaga DEF men- yadari bahwa Seksi ABC Lembaga DEF membu- tuhkan sistem informasi yang baru guna membantu pekerjaan Seksi ABC Lembaga DEF yang lebih efisien dan cepat. Sehingga tidak timbul permasa- lahan baru ke depannya. Maka dari itu, Lembaga DEF mengusulkan untuk dilakukan pengembang-

  DEF dengan menggunakan aplikasi berbasis desk-

  top

  . Aplikasi berbasis desktop memiliki performa- nce yang unggul karena disesuaikan dengan spesi- fikasi hardware.

  Berdasarkan latar belakang permasalahan ya- ng telah diuraikan diatas, maka dapat dirumuskan suatu permasalahan, yaitu “Bagaimana merancang dan membuat sistem informasi manajemen layanan Seksi ABC, Lembaga DEF”. Tujuan yang ingin di- capai dalam penelitian ini, yaitu membuat sistem informasi manajemen yang baru untuk mengako- modir layanan yang diberikan Seksi ABC, Lem- baga DEF. Agar pembahasan lebih terarah, pene- litian dilakukan dengan pembatasan masalah yaitu tahap-tahap pengembangan aplikasi yang dikaji

  Gambar 1. Tahapan penelitian

  Jurnal Sistem Informasi (Journal of Information Systems, Volume 10, Issue 2, October 2014

  

Gambar 2. Diagram konteks

2. Metode

  Bahasa pemrograman dalam perancangan sis- tem informasi ini menggunakan Microsoft Visual Basic. Microsoft Visual Basic adalah aplikasi yang dijalankan dengan menggunakan sistem operasi Windows yang juga merupakan hasil karya dari pe- rusahaan Microsoft [4].

  Database

  yang digunakan dalam perancang- an sistem ini adalah MySql. MySql adalah sebuah program database server yang mampu menerima dar SQL [5]. Dengan berbagai keunggulan yang di- miliki, membuat software database ini banyak di- gunakan oleh praktisi untuk membangun suatu pr-

  oject

  . Kelebihan MySql yaitu sintaksnya lebih mu- dah dipahami dan tidak rumit, mendukung Open

  Metodologi penelitian yang digunakan bersifat ku- alitatif deskriptif dengan metode pengembangan sistem prototyping serta teknik pengambilan data melalui wawancara dan observasi. Tahapan peneli- tian secara lengkap terdapat pada Gambar 1.

  (ODBC) untuk sistem ope- rasi Windows, dan dapat diintegrasikan dengan be- rbagai bahasa pemprograman, seperti PHP dan Vi- sual Basic [6]. MySql merupakan software RD- BMS (atau server database) yang dapat mengelola

  database

  dengan sangat cepat, dapat menampung data dalam jumlah sangat besar, dapat diakses oleh banyak pengguna (multi-user), dan dapat melaku- kan suatu proses secara sinkron atau berbarengan (multi-threaded)[7].

  Pengumpulan data

  Perancangan sistem informasi layanan jasa tekno- logi Lembaga DEF diawali dengan identifikasi sis- tem layanan Seksi ABC. Identifikasi dilakukan de- ngan metode wawancara dan observasi. Hal ini di- lakukan agar dapat diketahui apa saja yang dibutu- hkan dalam perancangan sistem informasi yang ak- an dirancang.

  Setelah mengetahui semua masalah yang ada pada sistem layanan Seksi ABC Lembaga DEF se- lanjutnya dilakukan analisis untuk mengetahui ke- kurangan yang ada pada sistem layanan seksi ABC. Dari analisis tersebut dicari alternatif solusi untuk

  Aplikasi dikembangkan dengan mengguna- kan metode prototyping. Metode prototyping ada- lah pengembangan yang cepat dan pengujian terha- dap model kerja (prototipe) dari aplikasi baru me- lalui proses interaksi dan berulang-ulang yang bia- sa digunakan ahli sistem informasi dan ahli bisnis. Sebagian pengguna kesulitan mengungkapkan kei- nginannya untuk mendapatkan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Kesulitan ini yang perlu di- selesaikan oleh analis dengan memahami kebutuh- an pengguna dan menerjemahkannya ke dalam be- ntuk model (prototipe). Model ini selanjutnya di- perbaiki secara terus menerus sampai sesuai de- ngan kebutuhan pengguna.

  Database Connectivity

  Sofiyanti I, Dana Indra S, Factors That Influence Perancangan Sistem

  Perancangan Antarmuka Splash screen Splash screen

  pengguna adalah halaman utama setelah

  me dan password. Formulir Interface Pengguna Interface

  Formulir login merupakan formulir yang harus di- akses oleh setiap pengguna untuk dapat menggu- nakan aplikasi. Aplikasi akan mendeteksi siapa pe- ngguna yang menggunakan serta mengatur hak akses dari pengguna yang bersangkutan. Melalui formulir ini, pengguna harus memasukkan userna-

  Formulir Login

  juga bisa digunakan sebagai pemanis aplikasi.

  splash screen

  digunakan untuk menampilkan informasi yang bersifat sekilas pada pengguna. Selain informasi,

  een

  merupakan suatu kondisi yang di- gunakan untuk menggambarkan image atau gam- bar yang muncul pada saat sebuah aplikasi atau program dalam proses loading. Splash screen ini digunakan sebagai feedback bahwa aplikasi terse- but masih dalam proses loading. Fungsi splash scr-

  Berdasarkan hasil perancangan sistem, diperoleh rancangan antarmuka dengan rincian sebagai beri- kut:

  Perancangan sistem informasi manajemen layanan ABC terdiri dari beberapa tahap yaitu: diagram ko- nteks, hierarchy chart, Data Flow Diagram (DFD) level 0, DFD level 1, dan DFD level 2.

  3. Hasil dan Analisis

  Setelah membuat Hierarchy Chart, langkah selan- jutnya adalah membuat DFD level 0. Dari DFD le- vel 0 seperti yang digambarkan pada Lampiran Ga- mbar II, kemudian dibuat DFD level 1 untuk proses pengaturan sistem seperti dapat dilihat pada Lam- piran Gambar III. Selanjutnya dikembangkan DFD level 1 untuk proses negosiasi data (Lampiran Ga- mbar IV) dan DFD level 1 untuk proses negosiasi data Pengelolaan Dokumen Layanan (Lampiran Gambar V). Setelah itu, pada DFD Level 1 Proses Pengelolaan Dokumen Layanan di perjelas dengan DFD level 2 untuk proses dokumen pekerjaan (La-

  Data Flow Diagram

  untuk sistem ini dirinci sebagaimana terdapat pa- da Lampiran Gambar I.

  rt

  Model hierarki menggambarkan semua proses ya- ng terjadi pada sistem. Model ini terdiri dari tiga le- vel yaitu level 0, level 1 dan level 2. Hierarchy cha-

  Hierarchy Chart

  Diagram konteks dari usulan sistem informasi ma- najemen layanan JTK dapat dilihat pada Gambar 2.

  Diagram Konteks

  

Gambar 3. Form antarmuka pengguna

  Jurnal Sistem Informasi (Journal of Information Systems, Volume 10, Issue 2, October 2014

  ini, pengguna dapat. Antarmuka pemakai dapat menerima informasi dari pengguna dan memberi- kan informasi kepada pengguna untuk membantu mengarahkan alur penelusuran masalah sampai di- temukan suatu solusi. Antarmuka ini ditunjukkan oleh Gambar 3.

  Antarmuka Kepala Pimpinan

  Antarmuka kepala pimpinan adalah halaman utama setelah pengguna dengan status kepala Lembaga DEF melakukan login pada aplikasi.Dalam antar- muka pengguna dapat langsung melihat rekapitu- lasi layanan pengujian dalam suatu periode terten- tu. Antarmuka ini ditunjukkan oleh Gambar 4.

  Manajemen Pengguna

  Formulir manajemen pengguna adalah mekanisme untuk mengelola pengguna yang akan login ke da- lam sistem database. Pengelolaan pengguna terse- but bisa berupa penambahan pengguna baru, peng- hapusan pengguna yang sudah ada serta perubahan atribut pengguna. Atribut pengguna atau data peng- guna mencakup NIP, username, password dan sta- tus untuk dapat mengakses aplikasi. Perancangan

  database

  secara rinci dapat dilihat pada Lampiran Gambar VII. najemen Benda Uji, Formulir Manajemen Perusa- haan, Formulir Daftar Harga Pengujian, Formulir Surat Penawaran Harga, dan Formulir Antarmuka Pesanan Pekerjaan. Untuk menjaga alur artikel, ga- mbar formulir-formulir tersebut ditunjukkan pada Lampiran Gambar VIII-XII.

  Formulir manajemen benda uji digunakan un- tuk memasukkan data benda uji yang meliputi ID alat, nama alat, nama pemilik, merek pabrik, mo- del/tipe, nomor seri, tanggal masuk, tanggal pengu- jian dan lokasi pengujian. Formulir ini dilengkapi fasilitas pencarian berdasarkan ID alat, nama alat atau nama pemilik.

  Formulir manajemen perusahaan digunakan untuk memasukkan data perusahaan yang meliputi

  ID perusahaan, nama perusahaan, alamat, telepon,

  faximile

  dan nama pemesanan. Formulir ini dileng- kapi dengan fasilitas pencarian berdasarkan ID per- usahaan, nama perusahaan, alamat dan telepon.

  Formulir daftar harga pengujian digunakan untuk memasukkan data harga pengujian. Dalam memasukkan data ini dapat melalui detail data pen- gujian yang terdiri dari ID pengujian, kategori uji, sub kategori, nama uji, keterangan uji, satuan dan harga. Formulir ini dilengkapi fasilitas pencarian berdasarkanid pengujian, kategori uji, sub kategori dan nama uji.

  

Gambar 4. Antarmuka Kepala Pimpinan

  Sofiyanti I, Dana Indra S, Factors That Influence

  DEF/XYZ/05/2014 Tentang Perubahan Organisasi Pendukung Internal di Lingkungan Balai Termodinamika, Motor dan Propulsi.

  6 Tombol Keluar OK

  5 Tombol Hapus OK

  4 Tombol Simpan OK

  3 Tombol Pencarian OK

  2 Input data textbox OK

  1 Menampilkan data pada tabel OK

  1 F ORM D AFTAR H ARGA P ENGUJIAN No Fungsi Hasil Pengujian

  Gambar 5. SMS setelah kontrak Gambar 6. SMS setelah pengujian selesai TABEL

  Menggunakan MySql . Bandung: Informatika.

  [7] Raharjo, Budi. 2011. Membuat Database

  MySql Database Server . Jakarta: Media Kita.

  Yogyakarta: Andi Offset.. [6] Komputer, Wahana. 2010. Panduan Brlajar

  Dinamika Ilmu [5] Nugroho, Bunafit. 2009. Database Relational dengan MySql.

  [3] Menristek. 1979. Surat keputusan Menristek. [4] Nursal, S. Kom. 2009. Visual Basic I. Jakarta:

  Volume 7. 1 April 2011. Tesis. Fakultas Ilmu Komputer. Universitas Indonesia. Jakarta. [2] Surat Keputusan No. 25/SK/LEMBAGA

  nama pemesan, telpon pemesan, fax pemesan, ta- nggal dibuat, subjek pengujian, dan detail uraian pekerjaan. Lalu pengguna memilih kategori uji, sub kategori uji dan nama pengujiannya. Selanjut- nya, pengguna menekan tombol cetak untuk men- cetak surat penawaran harga.

  2011. Perancangan Strategis Sistem Informasi: Studi Kasus Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah Departemen Agama RI. Journal Of Information Systems.

  Referensi [1] Maulana, Miftahul dan Sensuse, Dana Indra.

  dengan aplikasi berbasis website dapat terko- neksi.

  top

  yang digunakan untuk mendu- kung aplikasi ABC Lembaga DEF. Saran yang dapat diberikan untuk langkah pe- ngembangan atau penelitian selanjutnya adalah un- tuk dilakukan pengembangan sistem dengan meng- gabungkan unit-unit yag ada di Lembaga DEF se- hingga sistem lebih sempurna dan efisien. Di sam- ping itu, perlu pengembangan aplikasi sistem laya- nan ABC Lembaga DEF ke arah website untuk pe- langgan yang diintegrasikan dengan database yang sama sehingga data antara aplikasi berbasis desk-

  mu (open source)

  Berdasarkan penelitian yang dilakukan dapat disi- mpulkan bahwa perancangan sistem informasi ma- najemen layanan ABC Lembaga DEF yang baru dapat mengakomodir kebutuhan seksi ABC Lem- baga DEF mulai dari membuat surat penawaran harga, kontrak pesanan pekerjaan, surat jalan, surat pekerjaan. Selain itu, sistem informasi layanan ABC Lembaga DEF yang dirancang dalam pene- litian ini berupa sistem informasi berbasis kompu- ter dengan integrasi SMS gateway. Data data doku- men disimpan dalam basis data dan dapat diakses melalui aplikasi ABC Lembaga DEF. Aplikasi di- rancang dengan menggunakan basis data server se- hingga dapat digunakan lebih dari satu komputer. Sistem SMS Gateway menggunakan engine gam-

  Tahap evaluasi merupakan tahap akhir dari peran- cangan sistem informasi Layanan DEF. Pada tahap ini dilakukan uji coba apakah fitur dan fungsi yang ada pada aplikasi Layanan DEF dapat berjalan de- ngan baik. Tabel 1 merupakan hasil uji coba salah satu formulir yang diuji (Lampiran Gambar X).

  Evaluasi

  formulir kontrak dan pengujian benda selesai sistem secara otomatis mengirimkan SMS kepada pelanggan yang memberi notifikasi bahwa kontrak dan pengujian telah selesai. Contoh notifikasinya dapat dilihat pada Gambar 5 dan 6.

  input

  Setiap kali staff ABC Lembaga DEF selesai meng-

  SMS Gateway

  Formulir pesanan pekerjaan digunakan untuk memasukkan data yang meliputi nomor pesanan pekerjaan, nama pelanggan, sifat peanan, jenis pe- sanan, kepada lab, detail alat dan catatan teknis. Selanjutnya, pengguna menekan tombol cetak un- tuk mencetak formulir pesanan pekerjaan.

4. Kesimpulan

  Jurnal Sistem Informasi (Journal of Information Systems, Volume 10, Issue 2, October 2014 Lampiran

  Sofiyanti I, Dana Indra S, Factors That Influence Lampiran Gambar II. Data flow diagram level 0: sistem layanan ABC DEF

  

Jurnal Sistem Informasi (Journal of Information Systems, Volume 10, Issue 2, October 2014

Lampiran Gambar III. Data flow diagram level 1: pengaturan sistem

  Lampiran Gambar IV. Data flow diagram level 1: proses negosiasi harga

  Sofiyanti I, Dana Indra S, Factors That Influence Lampiran Gambar V. Data flow diagram level 1: proses pengelolaan dokumen layanan

  Lampiran Gambar VI. Data flow diagram level 2: proses dokumen pekerjaan

  

Jurnal Sistem Informasi (Journal of Information Systems, Volume 10, Issue 2, October 2014

_memiliki (1,n) _{(1,n) (1,n) (1,1) memiliki (1,1) (1,1) memliki} (1,1) _{(1,1) (1,1) (1,1) memiliki (1,n) (1,1)} memiliki _{memiliki (1,n) memiliki (1,n) (1,1) (1,1) (1,1) memiliki (1,1) memiliki memiliki (1,1)} (1,1) _{memiliki emiliki (1,1) (1,n)} (1,1) _memiliki (1,1) _{memiliki (1,1) (1,1) (1,1) memiliki} (1,1) (1,n) _{memiliki (1,1)} (1,1)

  Lampiran Gambar VII. Entity Relationship Diagram

  Sofiyanti I, Dana Indra S, Factors That Influence ¹⁰⁵ Lampiran Gambar VII. Manajemen User

  Lampiran Gambar VIII. Manajemen Perusahaan

  106

Jurnal Sistem Informasi (Journal of Information Systems, Volume 10, Issue 2, October 2014

  Lampiran Gambar IX. Form Manajemen Perusahaan Lampiran Gambar X. Form Daftar Harga Pengujian

  Sofiyanti I, Dana Indra S, Factors That Influence Lampiran Gambar XI. Antarmuka Surat Penawaran Harga

  Lampiran Gambar XII. Antarmuka Pesanan Pekerjaan