Organizing administrasi manajemen data dosen

Makalah Administrasi Dan Manajemen

Fungsi Manajemen
“ Organizing ”

Disusun Oleh:
Nurhayani
Nur Inayah Yushar
Amril Ari
Amriadi Amal
Iqbal Ramadhan

ILMU KOMUNIKASI
FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI ALAUDDIN MAKASSAR
2012/2013
Kata Pengantar
1

Assalamu alaikum wr.wb.
Alhamdulillah, puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah swt, yang

telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua, dan tak lupa
pula kita kirimkan salawat dan salam kepada Nabi besar Muhammad saw,
sehingga makalah pada mata kuliah Administrasi dan Manajemen dapat
selesai tepat waktu.
Makalah dengan judul “fungsi organizing(pengorganisasian)” ini kami
susun untuk memenuhi nilai tugas mata kuliah Bahasa Indonesia yang
diberikan oleh bapak Mahmuddin.
Ucapan terima kasih kepada bapak selaku dosen Bahasa Indonesia,
dan terima kasih kepada teman-teman yang telah memberi motivasi dalam
pembuatan makalah ini, serta pihak-pihak yang telah banyak membantu
dalam penyusunan makalah ini.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam makalah ini,
dengan kerendahan hati, kami memohon maaf. Semoga makalah ini dapat
berguna dan bermanfaat bagi pembaca sekalian.
Wassalamualaikum wr.wb.

Gowa, 22 April 2013

Pemakalah

Daftar Isi

2

Kata Pengantar ........................................................................................................................ i
Daftar Isi...................................................................................................................................... ii
Bab I Pendahuluan ................................................................................................................ 1
A. Latar belakang ........................................................................................................... 1
B. Rumusan masalah .................................................................................................... 2
C. Tujuan ........................................................................................................................... 2
Bab II Pembahasan ............................................................................................................... 3
A. Pengertian dan hakikat organisasi ....................................................................3
B. Prinsip-prinsip organisasi .................................................................................... 6
C. Tipe-tipe organisasi ................................................................................................ 7
BabIII Penutup.......................................................................................................................... 12
A. Kesimpulan ................................................................................................................. 12
Daftar Pustaka.......................................................................................................................... 13

BAB I

3

PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Suatu rencana yang telah dirumuskan dan ditetapkan sebagai hasil
penyelenggaraan fungsi organic perencanaan, dilaksanakan oleh sekelompok
orang yang tergabung dalam satuan-satuan kerja tertentu. Satuan-satuan
kerja tersebut merupakan bagian dari organisasi. Karena berbagai kegiatan
yang akan dilaksanakan baik yang berwujud tugas pokok maupun tugas
penunjang harus diusahakan terlaksana dengan efesien, efektif dan produktif
dalam satu wadah yang sesuai dengan kebutuhan, tidak mengherankan nila
pada teoritis manajemen menempatkan pengorganisasian sebagai fungsi
organic manajerial yang segera mengikuti fungsi perencenaan.
Penempatan fungsi pengorganisasian segera setelah perencanaan
merupakan hal yang logis karena suatu rencana yang telah tersusun dengan
rapi dan telah ditetapkan berdasarkan berbagai macam perhitungan, tidak
terlaksana dengan sendirinya. Artinya , adanya rencana tidak dengan
sendirinya mendekatkan organisasi kepada tujuan yang ingin dicapainya.
Diperlukan berbagai pengaturan yang menetapakan bukan saja wadah
tempat dimana berbagai kegiatan itu akan diselenggarakan, tetapi juga tata

karma yang harus ditaati oleh setiap orang dalam organisasi dalam
interaksinya dengan orang-orang lain, baik dalam satu satuan kerja tertentu
maupun antar kelompok yang ada.

B. Rumusan masalah

4

1. Apa yang dimaksud dengan organisasi dan hakikat organisasi?
2. Sebutkan dan jelaskan prinsip-prinsip organisasi?
3. Sebutkan tipe-tipe organisasi
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian dan hakikat organisasi
2. Untuk mengetahui prinsip-prinsip organisasi
3. Untuk mengetahui tipe-tipe oragnisasi

BAB II

5

PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN DAN HAKIKAT ORGANISASI
Defenisi sederhana pengorganisasian ialah” keseluruhan proses
pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas serta wewenang dan
tanggungjawab sedemikian rupa sehinggah tercipta suatu organisasi yang
dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan yang utuh dan bulat dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Hasil pengorganisasian adalah organisasi. Organisasi merupakan
alat yang digunakan oleh manusia untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Artinya fungsi pengoragisasian yang menghasilkan organisasi bukanlah dan
tidak boleh dijadikan sebagai tujuan. Dalam kaitan ini penting pula untuk
menekankan bahwa ampuh tidaknya organisasi sebagai alat pencapaian
tujuan

pada

analisis

terakhir

tergantung

pada

manusia

yang

menggerakkannya.
Dengan orientasi demikian, organisasi didefinisikan sebagai” setiap
bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk
pencapaian tujuan bersama dan terikat secara formal yang tercermin pada
hubungan sekelompok orang yang disebut bawahan.”
Dalam penyelenggaraan fungsi pengorganisasian, terdapat lima
pertanyaan yang harus terjawab dengan baik.
Pertama, siapa melakukan apa? Pertanyaan ini mengundang
jawaban bukan saja tengtang jumlah dan kualifikasi dari orang-orang yang
semboyangnya menjadi anggota organisasi, akan tetapi juga tidak
menyangkut penempatan dan penugasannya.jawaban tentang berapa tenaga
kerja yang diperlukan harus didasarakan pada beban kerja dalam rangka

penyelesaian tugas pokok atau tugas penunjang. Berarti dalam rangka
pengorganisasian harus terdapat kegiatan menciptakan atau merumuskan
klasifikasi jabatan analisis pekerjaan, deskripsi pekerjaan karena hanya
dengan demikianlah jumlah orang yang akan dibutuhkan dapat ditentukan

6

dengan tingkat kepastian yang tinggi. Jawaban terhadap pertanyaan
kualifikasi sudah barang tentu berkaitan dengan kemampuan yang dimiliki
orang-orang yang dipekerjakan olah organisasi. Kemampuan dapat ditinjau
paling sedikit dua sorotan pandangan, yaitu kemampauan tekhnis dan
kemampauan manajerial. Kemampauan teknis biasanya tercermin pada
keterampilan tertentu. Sudah jelas bahwa keterampilan teknis dituntut dari
mereka yang ditugaskan menyelanggarakan berbagai kegiatan operasional.
Kemampauan manajerial dari yang menduduki berbagai jenjang jabatan
kepemimpinan dalam organisasi.
Cara lain untuk melihat persyaratan kualifikasi ialah dengan
menyoroti kemampauan fisik dan kemampauan intelektual. Banyak kegiatan
dalam organisasi yang menuntut kemampauan fisik yang tinggi tetapi tidak
menuntut daya kognigtif atau dayaa nalar yang besar. Tetapi sebaliknya tidak

sedikit kegiatan yang menuntut kemampauan intelektual yang tinggi.
Kesemuanya itu harus merupakan bagian dari jawaban tentang”siapa yang
melakukan apa.” Ketidakjelasan jawaban tentang hal ini dapat berakibat pada
beraneka ragam kesulitan, seperti jumlah tenaga yang tidak sesuai dengan
kebutuhan, atau tenaga kerja yang tidak memenuhi persyaratan kuyalitatif
dan penempatan orang yang tidak sesuai dengan tuntutan tugasnya
dihubungkan dengan pengalaman, bakat dan latar belakang pendidikannya.
Kedua, siapa bertanggung jawab kepada siapa? Diatas telah
dikatakan bahwa suatu oraganisasi terdiri dari satuan-satuan kerja tertentu.
Berarti bahwa suatu organisasi harus menggambarkan pembagian tugas,
wewenang dan tanggung jawab. Antara lain demi kepentingan koordinasi dan
sinkronisasi, mutlak perlu terdapat kejelasan tengtang hal-hal tersebut.
Ketidakjelasan tengtang wewenang dan tangguang jawab akan berakibat
antara lain pada tumpang tindih dan duplikasi kegiatan yang akan
menimbulkan berbagai jenis pemborosan yang tidak pernah dapat
dibenarkan mengingat keterbatasan kemampuan organisasi.

7

Ketiga, siapa yang berhubungan dengan siapa dan dalam hal apa?

Meskipun dalam setiap organisasi terdapat berbagai satuan kerja dengan
tugas-tugas yang sifatnya khas, interaksi antara berbagai satuan kerja
tersebut pasti dan memang harus terjadi. Sifat tugas yang sangat bersifat
spesialistik sekalipun tidak mengurangi, apalagi menghilangkan, arti
pentingnya interaksi tersebut. Interaksi timbul karena adanya saling
ketergantungan antara satu satuan kerja dengan satuan kerja yang lain. Tidak
satuan kerja yang demikian tinggi tingkat otonominya sehinggah ia tidak
usah berinterkasi dengan yang lain. Karena saling ketergantungan dalam
hubungan berbagai satuan kerja itu, hubungan dan interaksi yang terjadi
haruslah didasarkan pada pendekatan yang simbiosis mutualis.
Berarti dalam penyelanggaaraan fungsi pengorganisasian bukan
hanya pentingnya adaanya hubungan itu yang harus terlihat dengan jelas,
akan tetapi juga bentuk hubungan tersebut dan pa yang diharapkan dapat
dipetik dari adanya hubungan yang serasi itu. Yang menjadi sasaran
hubungan itu antara lain ialah:
1. Penumbuhan dan pengembangan sikap kebersamaan
2. Penghindaran sikap yang berkotak-kotak
3. Kesatuan tindakan dalam penyelanggaraan berbagai kegiatan
4. Pencegahan timbulnya konflik antar kelompok
Singkatan, jawaban terhadap pertanyaan ini dimaksudkan agar

terjadi hubungan sedemikian rupa sehinggah seluruh satuan kerja yang
terdapat dalam organisasi bergerak sebagai suatu totalitas berdasarkan
konsep dan pendekatan kesisteman.

8

B. PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI
Cara lain yang dapat digunakan untuk menyelenggarakan fungsi
pengorganisasian ialah dengan mengetahui dan menerapkan prinsip-prinsip
organisasi. Perlu ditekankan lagi bahwa hasil penyelenggaraan fungsi
pengorganisasian adalah terciptanya suatu organisasi yang bentuknya,
strukturnya dan bagian-bagiannya disesuaikan dengan tuhan dengan
sekelompok orang terikat secara formal dan terus-menerusnya berinteraksi
satu sama lain dalam usaha pencapaian tujuan bersama pula.
Selalu relevan untuk memperhatikan bahwa organisasi sebagai alat
untuk mencapai tujuan dan berbagai sasaran tidak lebih dan tidak kurang
dari sebagai alat yang keampuhannya, atau kemubazirannya, sangat
ditentukan oleh orang-orang yang menggunakannya. Berarti bahwa fungsi
pengorganisasian harus dilihat tidak hanya sebagai masalah teknis yang
berkaitan

dengan

penentuan

struktur

dengan

kotak-kotaknya

dan

penggambaran pembagian tugas yang sifatnya mekanistik, melainkan
berkaitan erat dengan sikap dan perilaku para anggotanya dalam
pemamfaatan organisasi tersebut.
Pemahaman perilaku demikian dapat terwujud dengan mendalami
lima belas prinsip organisasi yang dibahas berikut ini :
1.

Kejelasan tujuan yang ingin dicapai

2.

Pemahaman tujuan oleh para anggota organisasi

3.

Penerimaan tujuan oleh para anggota organisasi

4.

Adanya kesatuan arah

5.

Kesatuan pemerintah

6.

Fungsionalitas

7.

Deliniasi berbagai tugas

8.

Keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab

9.

Pembagian tugas

10. Kesederhanaan struktur
11. Pola dasar organisasi yang relative permanen

9

12. Adanya pola pendelegasian wewenang
13. Rentang pengawasan
14. Jaminan pekerjaan
15. Keseimbangan antara
C. TIPE-TIPE ORGANISASI
Struktur organisasi yang ditetapkan untuk diberlakukan oleh
manajemen terwujud dalam salah satu tipe organisasi yang dikenal dewasa
ini. Untuk menjatuhkan pilihan yang tepat pada satu tipe organisasi tertentu,
perlu diketahui cirri-ciri dari masing-masing tipe. Dapat dinyatakan secara
kategorikal bahwa tidak ada satu tipe orgaanisasi yang cocok untuk
mewadahi semua kegiatan yang haarus dilakukan .
Setiap tipe organisasi mempunyai kelebihan dan kekurangan
tertentu. Kecocokan antara kelebihan cirri-ciri tersebut dengan bentuk, sifat
dan jenis kegiatan organisasi mengakibatkan ketepatan satu tipe tertentu.
Sebaliknya ketidakcocokan antara dua hal tersebut akan berakibat pada
ketidak tepatan pengguanaannya.
Lima tipe organisasi yang akan dibahas berikut ini:
1. Organisasi tipe lini
Organisai lini merupakan salah satu bentuk organisasi yang tertua
tetapi untuk organisasi tertentu masih digunakan hingga sekarang ini.
Cirri-cirinya yaitu:
a) Organisasi berukuran kecil
b) Jumlah karyawan yang diperlukan sedikit
c) Pemilik biasanya menjadi menejer tertinggi dalam organisasi
d) Tujuan yang hendak dicapai tidak terlalu rumit
e) Hubungan kerja antara pimpinan dan para bawahannya pada
umumnya masih bersifat langsung
f) Tingkat spesialisasi pengetahuan dan keterampilan para tenaga
pelaksana masih renda

10

g) Semua anggota organisasi masih kenal satu sama lain secara
pribadi
h) Alat-alat yang dibutuhkan untuk melaksanakan berbagai kegiatan
masih sederhana dan jumlahnya pun tidak banyak
i) Struktur organisasinya sederhana
j) Produksi yang dihasilkan, baik dalam bentuk barang maupun jasa,
belum beraneka ragam.
2. Organisasi tipe lini dan staf
Dalam menghadapi permasalahan yang rumit dan menuntut banyak
jenis spesialisasi pengetahuan dan sarana serta prasarana yang tidak
terlalu sederhana menggunakannya, diperlukan tipe organisasi lini dan
staf. Cirri-ciri utamanya, antara lain adalah sebagai berikut:
a) Organisasi besar
b) Terlibat dalam pelaksanaan berbagai kegiatan yang kompleks
c) Jumlah pekerja yang relatif banyak dengan pengetahuan dan
keterampilan yang beraneka ragam
d) Hubungan kerja sama yang bersifat langsung antara atasan
dengan bawahan tidak lagi selalu mungkin dilakukan, baik karena
jumlah anggota organisasinya yang besar, maupun karena lokasi
mereka bekerja sangat mungkin berbeda-beda, bahkan kadangkadang menjangkau wilayah yang berada diluar batas- batas
kedaulatan Negara sebagaimana halnya dengan korporasi manca
Negara(multinational corporation)
e) Diperlukan tingkat spesialisasi manajerial dan teknis operasional
yang tinggi dalam penyelenggaraan berbagai kegiatan yang
beraneka ragam.

11

3. Organisasi tipe fungsional
Organisasi tipe fungsional adalah tipe organisasi yang dalam
penentuan sturukturnya pertimbangan utama yang digunakan adalah
pemgelompokkan fungsi-fungsi tertentu yang sejenis baik itu merupakan
tugas pokok atau tugas penunjang.
Ciri-ciri utama organisasi fungsional khususnya yang bergerak
dibidang penelitian dan pengembangan yaitu:
a) Tidak terlalu menggunakan

criteria ukuran besar kecilnya

organisasi
b) Kegiatan-kegiatan organisasi diselenggarakan oleh orang- orang
yang memiliki keahlian dengan tingkat spesialisasi ilmiah yang
tinggi.
c) Jengjang karir para anggota organisasi tidak terikat pada tingkat
pangkat dan jabatan sruktural yang diperuntukan bagi mereka
yang memimpin satuan-satuan kerja yang melakukan kegiatan
penujang.
d) Orientasi ilmiah menonjol dan karena itu kebebasab bertindak
dikalangan para anggotanya biasanya besar.
e) Pengendalian oleh pimpinan tidak terlalu ketat.
4. Organisasi tipe matriks
Salah sau tipe organisasi yang dipandang paling mutakhir paling
sedikit dilihat dari sudut perkembangannya ialah oragnisasi matriks. Pada
dasranya organisasi matriks dalam pembagaannya menggambarkan
struktur yang langsung dikaitkan dengan kegiatan yang perluh
dilakukan.bentuk organisasi ini banyak digunakan karena dalam
organisasi yang kegiatan-kegiatan tertentu diselenggarakan oleh lebih satu
unit

oragnisasi,

keahlian

tenaga-tenaga

spesialis

dimamfaatkan

semaksimal mungkin dengan tetap memungkinkan koordinasi yang

12

mantap terselenggara. Organisasi matriks tepat untuk dipilih dan
digunakan apabila:
1) Dalam melaksanakan tugas pokok dan tugas penunjang diperlukan
tenaga-tenaga spesialis yang betul-betul menguasai bidangnya, tidak
hanya bagi diri sendiri akan tetapi juga dalam mengalihkan
pengetahuan kepada orang lain.
2) Koordinasi memainkan peranan penting dalam kenberhasilan
organisasi dalam menjalankan berbagai fungsinya
3) Interaksi antara organisasi dengan lingkungannya menjadi salah satu
tolak ukur keberhasilan organisasi.
4) Terdapat berbagai kelompok”stakeholders” yang harus dipuaskan
bagi satu universitas, yang digunakan sebagai contoh meliputi para
tenaga akademik, tenaga non akademik, para mahasiswa, para orang
tua, alumni, penyandang dana dan lain sebagainya
5) Hubungan manajer puncak dengan tenaga-tenaga inti dalam
organisasi lebih bersifat informal meskipun uraian tugas dilakukan
dengan tingkat formalisasi yang tinggi.
5. Organisasi tipe panitia
Salah satu gejala dalam kehidupan organisasional dewasa ini ialah
apa yang disebut dengan adhocracy. Yand dimaksud dengan istilah
tersebut adalah cara yang ditempu oleh pimpinan organisasi untuk
menyelesaikan tugas-tugas tertentu yang biasanya diserahkan kepda satu
panitia yang khusus dibentuk untuk kepentingan tersebut. Pada umumnya
terdapat dua alasan mengapa tugas tertentu harus diselesaikan oleh
panitia.
Pertama, karena tugas itu tidak tertampung secara melembaga
disatuan-satuan

kerja yang terdapat dalam organisasi.

13

Kedua, timbul tugas tertentu yang sifatnya sementara tetapi penting
untuk segera diselesaikan dank arena sifat kesementaraannya itu
dipandang tidak perlu melembagakan. Ciri-ciri organisasi tipe panitia
1) Keberadaanya berupa penugasan kepada sekelompok orang yang
dipandang mampu menyelesaikan tugas-tugas tambahan tertentu
disamping tugas fungsional yang sudah menjadi tanggung jawab
masinh-masing.
2) Merupakan satuan kerja yang bersifat ekstra structural dengan
wewenang yang sangat terbatas
3) Keanggotaan didasarkan pada kemampuan dan keahlian para
anggota yang diperkirakan akan mampu membagi waktunya
antara melakukan tugas fungsionalnya dan tugas tambahan yang
dipercayakan kepadanya
4) Karena sifatnya yang sementara, hubungan antara sesama anggota
biasanya informal
5) Proktivitas kerja panitia tinggi, bukan saja karena kejelasan acuan
tugas, tetapi juga karena menyangkut reputasi professional yang
bersangkutan disamping tekanan kuat dari factor waktu.

14

BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Sturktur

organisasi

dapat

didefinisikan

sebagai

mekanisme-

mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Sturktur organisasi
menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubunganhubungan diantara fungsi-fungsi atau orang-orang yang menunjukkan
kedudukan , tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam
organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja ,
standarlisasi ,koordinasi , sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan
keputusan atau besaran satuan kerja.

15

DAFTAR PUSTAKA
Dafl, Richard L. 2001. Manajemen. Erlangga: Jakarta .
Siagian ,MPA.,Prof. Dr. Sondang, 1988. Fungsi-Fungsi Manajerial. PT Bumi
Aksara: Jakarta.

16