Teori Dasar dan Six Sigma
Teori Dasar Six Sigma
November 26, 2009 oleh Sulipan
Definisi
Secara etimologi six sigma tersusun dari 2 kata yaitu : six yang berarti enam dan sigma yang
merupakan simbol dari standard deviasi atau dapat pula diartikan sebagai ukuran satuan
statistik yang menggambarkan kemampuan suatu proses dan ukuran nilai sigma dinyatakan
dalam DPU (Defect Per Unit) atau PPM (Part Per Million). Dapat dikatakan bahwa proses
dengan nilai sigma yang lebih tinggi (pada suatu proses) akan mempunyai defect yang lebih
sedikit (baik jumlah defect maupun jenis defect). Semakin bertambah nilai sigma maka
semakin
berkurang
Quality
Cost
dan
Cycle
time.
Secara epistimologi six sigma merupakan sebuah metodologi terstruktur untuk memperbaiki
suatu proses dengan memfokuskan pada usaha-usaha untuk memperkecil variasi yang terjadi
(process variance) sekaligus mengurangi cacat ataupun produk atau jasa yang keluar dari
spesifikasi dengan menggunakan metode statistik dan tools quality lainnya secara insentif.
Umumnya
six
sigma
dituliskan
dalam
simbol
6
sigma.
Dan secara sederhana six sigma (6 sigma) dapat diterjemahkan sebagai suatu proses yang
mempunyai kemungkinan cacat (defect opportunity) sebanyak 3,4 buah dalam satu juta
produk (jasa). Mengenai penurunan nilai 3,4 sebenarnya banyak sekali kontroversi, tapi yang
terpenting adalah kita memahami six sigma sebagai sebuah referensi tool untuk mengurangi
jumlah cacat. Defect ialah Kegagalan dalam menghasilkan suatu produk sesuai dengan
spesifikasi yang telah ditetapkan sedang yang dimaksud dengan opportunity (Kesempatan)
antara lain : Kualitas produk; Kualitas komponen; Process Yield; Tes Destructive; Rejects –
Repair; Visual Check (Appraisal); EHS – OSHA/LTA (Accidents); Ketidakhadiran;
Perbedaan Material; Forecasting; Schedule Achievement; Kapasitas; CTQ – Critical to
Quality; Scrap dan Rework; Organizational Development; Training; Inventory; Overtime;
On-Time-Delivery;
Order
yang
akurat;
Transportasi;
Down
time;
dll.
Dan dalam perkembangannya six sigma juga data diaplikasikan seluruh sistem bisnis, design,
manufacturing, sales, service, dll.
Sejarah
Sebelum kita membahas lebih jauh terlebih dahulu marilah kita melihat kebelakang tentang
sejarah six sigma. Six sigma dimulai oleh Motorola di era tahun 1980-an oleh salah seorang
engineer bernama Bill Smith atas dukungan penuh dari CEO Bob galvin. Hal ini
dilatarbelakangi oleh hilangnya market Motorola karena perbedaan kualitas dibandingkan
dengan perusahaan Jepang. Pada tahun 1981 Motorola menghadapi tantangan tersebut
dengan mengevaluasi kualitasnya hingga 5 kali dalam 5 tahun namun tetap saja tidak
berhasil. Kemudian Motorola menggunakan statistical tools yang dipadukan dengan ilmu
manajemen financial metrics yaitu Return on Investment (ROI) sebagai salah satu alat ukur
(metrics) dari quality improvement process. Konsep ini kemudian dikembangkan oleh Dr.
Mikel Harry dan Richard Schroeder secara lebih mendalam sehingga metode ini mendapat
sambutan luas dari jajaran manajement Motorola dan perusahaan-perusahaan lain.
Perusahaan selain Motorola yang juga mengembangkan six sigma salah satunya yakni
General electric (GE). Pada tahun 1995, GE menggulirkan six sigma disegala aspek bisnisnya
guna menghadapi tantangan kualitas sebagai perusahaan kelas dunia. GE memperbaharui
prosesnya seperti produktivitas, Inventory Return namun improvement tersebut tertunda
karena adanya defect diprosesnya. Kemudian dikalangan GE muncul suatu pemikiran bahwa
World Class Quality adalah suatu hal yang menantang sehingga di GE six sigma menjadi
sebuah trend terlebih setelah mendapat dukungan penuh dari CEO Jack Welch. Hal inilah
yang membuat perusahaan-perusahaan lain ingin mengetahui lebih jauh tentang six sigma
dan mencoba mengimplementasikan metode ini ditempat kerjanya masing-masing.
Kemudian akan muncul sebuah opini, siapakah penemu ataupun penggagas sig sigma
pertama
kali?
Apakah
Motorola?
Hal inilah yang menarik untuk dibicarakan. Perlu diketahui bahwa konsep dasar six sigma
sebenarnya diambil dari Total Quality Management (TQM) dan Statistical Process Control
(SPC). Kedua konsep ini sudah lama dikembangkan oleh para ahli quality seperti Dr. Kaoru
Ishikawa, Shewhart, Crossby, dll. Jadi ditinjau dari segi waktu dapat dikatakan bahwa six
sigma merupakan hasil pengembangan dari quality improvement semenjak tahun 1940-an.
Tapi yang jelas, bagi kita adalah seperti apapun metode yang terpenting adalah
menerapkannya secara disiplin, berkesinambungan dan konsisten sehingga dapat
menghasilkan suatu perbaikan (improvement).
Konsep
Dasar
Six
Sigma
Secara umum ada 2 buah konsep dasar dari six sigma, yaitu :
Six
sigma
sebagai
suatu
aktivitas
Pada penjelasan sebelumnya telah disebutkan bahwa six sigma dapat diartikan sebagai suatu
proses yang mempunyai defect opportunity atau kemungkinan cacat sebanyak 3,4 buah dalam
satu juta produk atau jasa (DPPM). Untuk mencapai “target” angka tersebut maka ada
beberapa rangkain aktivitas six sigma yang perlu dilakukan, misalnya :
a. Memahami dan mendefinsikan suatu proses design, manufacturing dan service secara jelas.
b.
Aplikasi
untuk
six
sigma
statistic
tools
dan
proses.
c.
Mengidentifikasikan
faktor
penyebab
defect.
d.
Analisa
dan
improvement
(perbaikan).
e. Melalui penurunan defect ratio akan meningkatkan yield dan total kepuasan pelanggan.
f. Management innovation tool memberikan kontribusi terhadap management out put.
Six
sigma
sebagai
suatu
strategi
bisnis
Secara umum ada ada enam komponen utama konsep six sigma sebagai strategi bisnis (Peter
S.
Pande,
2002:
8),
yaitu
:
a. Customer service oriented (mengutamakan pelayanan kepada pelanggan).
Definisi customer (pelanggan) bukan hanya terbatas pada pembeli saja tetapi juga berarti
rekan kerja kita, orang/ pihak yang akan menerima hasil kerja kita, masyarakat umum sebagai
pengguna jasa, pemerintah, dll. Six sigma mampu memberikan informasi kepada kita
mengenai seberapa bagus produk, service kita dan proses didalamnya serta membantu kita
untuk menentukan langkah-langkah demi kepuasan customer secara total.
b.
Manajemen
yang
bedasarkan
data
dan
fakta.
c.
Fokus
pada
proses,
manajemen
dan
perbaikan.
Perlu diketahui bahwa six sigma sangat dipengaruhi dan bergantung pada seberapa jauh kita
memahai suatu proses. Dan hal ini belum cukup apabila tidak didukung dengan appresiasi
manajemen
yang
bagus
dalam
melakukan
perbaikan.
d.
Manajemen
yang
proaktif
e.
Kerjasama
tim
yang
bagus
f.
Selalu
mengejar
kesempurnaan.
Sig sixma merupakan suatu tool yang lengkap yang dapat dipergunakan dan diaplikasikan
pada bidang design, manufaktur, Sales, Service, dll. Six sigma dapat membantu kita dalam
meraih keuntungan pada suatu persaingan. Bila kita dapat memperbaiki sigma level pada
proses kita, berarti kualitas produk akan lebih baik dan biaya-biaya yang tidak perlu akan
berkurang sehingga kita dapat memenuhi kepuasan customer.
Tahapan-tahapan
Six
Sigma
Sebagaimana telah dikemukakan dimuka bahwa six sigma merupakan suatu metode
terstruktur. Terstruktur disini dapat diartikan karena six sigma mempunyai sedikitnya ada
lima
tahapan,
yakni
:
1.
Define
Pada tahapan ini tim pelaksana akan mengidentifikasi masalah, menentukan target waktu,
mendefinisikan specifikasi customer (critical to quality), mendefinisikan dan
menggambarkan QC flow chart serta menentukan tujuan yang ingin dicapai (misal :
pengurangan
cacat,
biaya,
dll).
2.
Measure
Pada tahapan ini bertujuan untuk memvalidasi permasalahan, mengukur atau menganalisa
permasalahan
dari
data-data
yang
ada.
3.
Analyze
Pada tahapan ini akan ditentukan faktor-faktor apa saja yang berpengaruh pada proses. Hal
ini berarti bahwa jika ada empat faktor pokok yang apabila diperbaiki maka akan
memperbaiki
proses
secara
signifikan.
4.
Improve
Pada tahapan ini kita akan mendiskusikan dan membicarakan tentang ide-ide untuk
melakukan suatu improvement berdasarkana hasil analisa yang telah dilakukan. Selain itu
juga dilakukan percobaan untuk melihat hasilnya apakah sudah efektif ataukah belum. Jika
hasilnya efektif maka dapat dibakukan dalam suatu Standard Operasional Procedure (SOP).
5.
Control
Setelah keempat tahapan diatas sudah dilakukan maka langkah selanjutnya adalah membuat
suatu rencana dan merancang pengukuran atas hasil improvement yang sudah dilakukan agar
dapat
dikontrol
dan
diawasi
secara
berkesinambungan.
Sebenarnya kunci pokok agar tetap bertahan dalam sebuah persaingan bisnis yang semakin
ketat ini adalah berusaha untuk lebih cepat, lebih baik (berkualitas) dan lebih murah. Kita
ambil contoh misalnya membandingkan service pada jasa pengiriman paket barang dari
Wonosobo (Jawa Tengah) ke Batam antara melalui Kantor Pos (BUMN) dan TIKI (swasta)
Pengiriman paket barang melalui Kantor Pos dipilih dengan beberapa pertimbangan misalnya
murah dan hampir menjangkau seluruh wilayah Indonesia. Tetapi kadang-kadang Estimation
Time Arrival (ETA) melebihi dari perkiraan semula, misalnya terlambat 1 minggu dan
bahkan
tidak
jarang
kondisi
barang
yang
diterima
sudah
rusak.
Pengiriman paket barang dengan jasa TIKI akan dipilih jika kita akan mengirim barang
dengan jaminan tidak rusak (aman) dan tepat waktu. Namun, kadang-kadang barang yang
dipaketkan terlambat 1 hingga 2 hari saja dari ETA. Meskipun demikian biaya pengiriman
melalui jasa TIKI jauh lebih mahal bila dibandingkan dengan jasa POS.
Intinya bahwa kedua biro jasa pengiriman tersebut mempunyai “variasi” dari proses dan
service mereka. Saya tidak tahu apakah keduanya menerapkan six sigma ataukah tidak, tapi
yang jelas manajemen keduanya pasti selalu memperbaiki proses dan service dengan metode
yang sangat terstruktur dan rapi.
Filosofi dasar six sigma
1. Kelangsungan perusahaan bergantung kepada kemajuan bisnis.
2. Perusahaan bertambah besar berdasarkan kepuasan pelanggan (customer)
3. Kepuasan pelanggan ditentukan oleh quality, price dan delivery.
4. Quality, price dan delivery dikontrol oleh process capability.
5. Process capability tergantung dari variasi.
6. Variasi proses menentukan kenaikan defect, cost dan cycle time.
7. Untuk mengurangi variasi, kita harus mengaplikasikan pengetahuan yang benar.
8. Untuk mengaplikasikan pengetahuan yang benar, langkah pertama adalah dengan
mengukur.
9. Dengan mengukur permasalahan, kita akan dapat pengetahuan yang benar.
Perbandingan
antara
3
sigma
dengan
6
sigma
Manfaat
dan
keunggulan-keunggulan
six
sigma
1. Menurunkan Cost of loss, perbaikan kualitas dan service produk serta kepuasan konsumen.
2.
Dapat
mengurangi
secondary
process
[rework]
dan
claim.
3. Membuat keputusan berdasarkan data dan tidak hanya berdasar praduga saja.
4. Dapat diterapkan disegala bidang baik bidang Industri maupun bidang financial.
5.
Fokus
terhadap
3P
(Product,
Process,
People).
Tidak hanya produk dan service saja, tapi juga proses dan kualitas sumber daya manusia
dapat
mencapai
tujuan
melalui
pengukuran
sigma
level.
6.
Sangat
berdampak
terhadap
investasi.
7.
Berdampak
terhadap
biaya.
8.
Pengolahan
data
sangat
mudah
dengan
menggunakan
statistik.
Melalui analisa data eksperimen hal yang samar menjadi jelas. Tidak berdasarkan praduga
dan pengalaman karena dibantu dengan statistic Software (Minitab)
Faktor-faktor
Kunci
keberhasilan
Six
Sigma
Ditinjau
dari
segi
Sistem
pengoperasian
a. Six sigma membutuhkan Top down drive atau dorongan dan dukungan penuh dari
manajemen untuk menggerakan dan memotivasi subordinate-subordinat yang ada
dibawahnya.
b. Six sigma membutuhkan partisipasi [harus] dari karyawannya khususnya untuk selalu
customer
oriented
(berorientasi
ke
pelanggan).
c. Six sigma sebagai standar umum perusahaan, misalnya mensosialisasikan istilah
(terminology) CTQ, Sigma, Cp, Z-level atau istilah statistik lainnya kepada para Operator
(karyawan), Mencantumkan keterangan sigma level untuk setiap proses produksi dalam
sebuah papan informasi yang besar dan mudah dilihat oleh siapa saja, dll.
Ditinjau
dari
segi
Metodologi
1.
Berasal
dari
voice
of
customer.
Pada pembahasannya sebelumnya sering disinggung istilah CTQ. CTQ ialah pemilihan faktor
yang terpenting bagi konsumen atau dapat juga diartikan Customer Anda merasa bahwa
karakteristik product, service atau proses adalah suatu hal yang kritikal. Pernyataan
konsumen merupakan CTQ untuk suatu produk, proses ataupun service. Pengertian umum
dari kontrol CTQ adalah pemilihan faktor yang terpenting bagi konsumen. Umumnya CTQ
berasal dari konsumen, namun bisa juga dari resiko, ekonomi, dan Peraturan. Contoh yang
mudah kita temukan yakni : Bakso harus bebas Formalin, Specifikasi external view untuk
panjang Drive model DW224EV-VD3 adalah 132,18 +/- 0,3 [mm] atau contoh lainnya
adalah adanya kebijakan RoHs compliance untuk semua Drive [part] yang akan memasuki
wilayah Uni Eropa dan masih banyak lagi contoh-contoh CTQ. CTQ dapat diperoleh dengan
alat-alat analisa (typical tool), misalnya: survey konsumen, interview, peta kebutuhan
konsumen, Quality Function Deployment (QFD), Quick Market Intelligence, Pareto
Diagram,
dll.
2.
Seluruh
karyawan
memerlukan
training.
Training program six sigma secara intensif diperuntuk bagi seluruh karyawan agar karyawan
dapat memahami dengan benar tentang metode six sigma. Hal ini diperlukan karena untuk
menerapkan metode six sigma diperlukan investasi sumber daya manusia yang paham dengan
6
sigma.
3. Membutuhkan case study project, resource information untuk organisasi dan sistem,
penilaian yang berdasar dan sistem penghargaan (reward system).
Istilah-istilah dalam Six Sigma
a.
Defects
Per
Unit
:
Jumlah
Defect
per
unit
Menentukan proses tidak bagus atau kita tidak dapat mengetahui bahwa bahwa proses
tersebut mengandung defect. Six Sigma dapat mengatasi hal tersebut, contoh : Sebuah
Laporan komplaint terdiri dari 10 halaman, 2 halaman diantaranya salah sehingga
DPU= Defect / Unit = 2 / 1 = 2
b. Defects Per Opportunity : Jumlah Defect disesuaikan dengan kesempatan defect per
unit.DPO merupakan pengembangan dari konsep DPU ditambah dengan variabel opportunity
(Kemungkinan). Contoh : Sebuah laporan komplaint terdiri dari 10 halaman, 2 halaman
diantaranya
salah
sehingga
:
DPO
=
2
Defect
/
(1
unit
X
10
opportunity)
=
0,2
DPO = 0,2
c. Defect Per Million Opportunities : Nilai dari DPO X 1.000.000
Mengubah DPO menjadi sejuta unit karena dalam sigma biasanya menggunakan PPM (Part
Per
Million).
Contoh
:
DPMO = 0.2 DPO x 1.000.000 = 200.000
d.
Z-Value
Z merupakan perbandingan Nilai Perbedaan antara X (USL atau LSL) dan target dibagi
dengan standard deviation (sigma). Z-Value merupakan Standard terhadap nilai normal untuk
Variasi Normal Distribusi sehingga memudahkan untuk analisa statistik. Z-Value adalah
bagian dari sigma level. Bila nilai Z adalah 6, ini merupakan 6 sigma level.
e. Normal distribution : Menunjukkan suatu bentuk distribusi, sisi kanan dan sisi kiri
jaraknya sama dengan sumbu Mean (M).
f. Standard normal distribution : Standard Deviasi 0 maka Normal Distribusinya adalah 1.
Sisi
lain
tentang
Six
Sigma
Dalam perkembangannya six sigma banyak mengandung kontroversi khususnya dikalangan
praktisi dibidang quality. Disatu sisi banyak kalangan menganggap six sigma sebagai sebuah
metode yang sederhana dan powerful tetapi tidak sedikit pula yang memandang sebelah mata
tentang six sigma serta mempertanyakan tentang eksistensi dari metode six sigma, sebagai
contoh artikel dari Arthur Schneiderman yang berjudul “Question : When is six sigma not six
sigma? Answer : When it’s the six sigma metrics !!”. Dan masih banyak lagi artikel-artikel
yang mengupas tentang sisi lain dari metode six sigma, baik yang sependapat, berbeda
pendapat maupun yang mengupas secara berimbang. Dan perlu ditegaskan sekali lagi bahwa
dalam artikel ini kita tidak memperdebatkan eksistensi six sigma tetapi kita lebih cenderung
mempelajari dan mengenal six sigma lebih jauh sebagai suatu metode dan disiplin ilmu
November 26, 2009 oleh Sulipan
Definisi
Secara etimologi six sigma tersusun dari 2 kata yaitu : six yang berarti enam dan sigma yang
merupakan simbol dari standard deviasi atau dapat pula diartikan sebagai ukuran satuan
statistik yang menggambarkan kemampuan suatu proses dan ukuran nilai sigma dinyatakan
dalam DPU (Defect Per Unit) atau PPM (Part Per Million). Dapat dikatakan bahwa proses
dengan nilai sigma yang lebih tinggi (pada suatu proses) akan mempunyai defect yang lebih
sedikit (baik jumlah defect maupun jenis defect). Semakin bertambah nilai sigma maka
semakin
berkurang
Quality
Cost
dan
Cycle
time.
Secara epistimologi six sigma merupakan sebuah metodologi terstruktur untuk memperbaiki
suatu proses dengan memfokuskan pada usaha-usaha untuk memperkecil variasi yang terjadi
(process variance) sekaligus mengurangi cacat ataupun produk atau jasa yang keluar dari
spesifikasi dengan menggunakan metode statistik dan tools quality lainnya secara insentif.
Umumnya
six
sigma
dituliskan
dalam
simbol
6
sigma.
Dan secara sederhana six sigma (6 sigma) dapat diterjemahkan sebagai suatu proses yang
mempunyai kemungkinan cacat (defect opportunity) sebanyak 3,4 buah dalam satu juta
produk (jasa). Mengenai penurunan nilai 3,4 sebenarnya banyak sekali kontroversi, tapi yang
terpenting adalah kita memahami six sigma sebagai sebuah referensi tool untuk mengurangi
jumlah cacat. Defect ialah Kegagalan dalam menghasilkan suatu produk sesuai dengan
spesifikasi yang telah ditetapkan sedang yang dimaksud dengan opportunity (Kesempatan)
antara lain : Kualitas produk; Kualitas komponen; Process Yield; Tes Destructive; Rejects –
Repair; Visual Check (Appraisal); EHS – OSHA/LTA (Accidents); Ketidakhadiran;
Perbedaan Material; Forecasting; Schedule Achievement; Kapasitas; CTQ – Critical to
Quality; Scrap dan Rework; Organizational Development; Training; Inventory; Overtime;
On-Time-Delivery;
Order
yang
akurat;
Transportasi;
Down
time;
dll.
Dan dalam perkembangannya six sigma juga data diaplikasikan seluruh sistem bisnis, design,
manufacturing, sales, service, dll.
Sejarah
Sebelum kita membahas lebih jauh terlebih dahulu marilah kita melihat kebelakang tentang
sejarah six sigma. Six sigma dimulai oleh Motorola di era tahun 1980-an oleh salah seorang
engineer bernama Bill Smith atas dukungan penuh dari CEO Bob galvin. Hal ini
dilatarbelakangi oleh hilangnya market Motorola karena perbedaan kualitas dibandingkan
dengan perusahaan Jepang. Pada tahun 1981 Motorola menghadapi tantangan tersebut
dengan mengevaluasi kualitasnya hingga 5 kali dalam 5 tahun namun tetap saja tidak
berhasil. Kemudian Motorola menggunakan statistical tools yang dipadukan dengan ilmu
manajemen financial metrics yaitu Return on Investment (ROI) sebagai salah satu alat ukur
(metrics) dari quality improvement process. Konsep ini kemudian dikembangkan oleh Dr.
Mikel Harry dan Richard Schroeder secara lebih mendalam sehingga metode ini mendapat
sambutan luas dari jajaran manajement Motorola dan perusahaan-perusahaan lain.
Perusahaan selain Motorola yang juga mengembangkan six sigma salah satunya yakni
General electric (GE). Pada tahun 1995, GE menggulirkan six sigma disegala aspek bisnisnya
guna menghadapi tantangan kualitas sebagai perusahaan kelas dunia. GE memperbaharui
prosesnya seperti produktivitas, Inventory Return namun improvement tersebut tertunda
karena adanya defect diprosesnya. Kemudian dikalangan GE muncul suatu pemikiran bahwa
World Class Quality adalah suatu hal yang menantang sehingga di GE six sigma menjadi
sebuah trend terlebih setelah mendapat dukungan penuh dari CEO Jack Welch. Hal inilah
yang membuat perusahaan-perusahaan lain ingin mengetahui lebih jauh tentang six sigma
dan mencoba mengimplementasikan metode ini ditempat kerjanya masing-masing.
Kemudian akan muncul sebuah opini, siapakah penemu ataupun penggagas sig sigma
pertama
kali?
Apakah
Motorola?
Hal inilah yang menarik untuk dibicarakan. Perlu diketahui bahwa konsep dasar six sigma
sebenarnya diambil dari Total Quality Management (TQM) dan Statistical Process Control
(SPC). Kedua konsep ini sudah lama dikembangkan oleh para ahli quality seperti Dr. Kaoru
Ishikawa, Shewhart, Crossby, dll. Jadi ditinjau dari segi waktu dapat dikatakan bahwa six
sigma merupakan hasil pengembangan dari quality improvement semenjak tahun 1940-an.
Tapi yang jelas, bagi kita adalah seperti apapun metode yang terpenting adalah
menerapkannya secara disiplin, berkesinambungan dan konsisten sehingga dapat
menghasilkan suatu perbaikan (improvement).
Konsep
Dasar
Six
Sigma
Secara umum ada 2 buah konsep dasar dari six sigma, yaitu :
Six
sigma
sebagai
suatu
aktivitas
Pada penjelasan sebelumnya telah disebutkan bahwa six sigma dapat diartikan sebagai suatu
proses yang mempunyai defect opportunity atau kemungkinan cacat sebanyak 3,4 buah dalam
satu juta produk atau jasa (DPPM). Untuk mencapai “target” angka tersebut maka ada
beberapa rangkain aktivitas six sigma yang perlu dilakukan, misalnya :
a. Memahami dan mendefinsikan suatu proses design, manufacturing dan service secara jelas.
b.
Aplikasi
untuk
six
sigma
statistic
tools
dan
proses.
c.
Mengidentifikasikan
faktor
penyebab
defect.
d.
Analisa
dan
improvement
(perbaikan).
e. Melalui penurunan defect ratio akan meningkatkan yield dan total kepuasan pelanggan.
f. Management innovation tool memberikan kontribusi terhadap management out put.
Six
sigma
sebagai
suatu
strategi
bisnis
Secara umum ada ada enam komponen utama konsep six sigma sebagai strategi bisnis (Peter
S.
Pande,
2002:
8),
yaitu
:
a. Customer service oriented (mengutamakan pelayanan kepada pelanggan).
Definisi customer (pelanggan) bukan hanya terbatas pada pembeli saja tetapi juga berarti
rekan kerja kita, orang/ pihak yang akan menerima hasil kerja kita, masyarakat umum sebagai
pengguna jasa, pemerintah, dll. Six sigma mampu memberikan informasi kepada kita
mengenai seberapa bagus produk, service kita dan proses didalamnya serta membantu kita
untuk menentukan langkah-langkah demi kepuasan customer secara total.
b.
Manajemen
yang
bedasarkan
data
dan
fakta.
c.
Fokus
pada
proses,
manajemen
dan
perbaikan.
Perlu diketahui bahwa six sigma sangat dipengaruhi dan bergantung pada seberapa jauh kita
memahai suatu proses. Dan hal ini belum cukup apabila tidak didukung dengan appresiasi
manajemen
yang
bagus
dalam
melakukan
perbaikan.
d.
Manajemen
yang
proaktif
e.
Kerjasama
tim
yang
bagus
f.
Selalu
mengejar
kesempurnaan.
Sig sixma merupakan suatu tool yang lengkap yang dapat dipergunakan dan diaplikasikan
pada bidang design, manufaktur, Sales, Service, dll. Six sigma dapat membantu kita dalam
meraih keuntungan pada suatu persaingan. Bila kita dapat memperbaiki sigma level pada
proses kita, berarti kualitas produk akan lebih baik dan biaya-biaya yang tidak perlu akan
berkurang sehingga kita dapat memenuhi kepuasan customer.
Tahapan-tahapan
Six
Sigma
Sebagaimana telah dikemukakan dimuka bahwa six sigma merupakan suatu metode
terstruktur. Terstruktur disini dapat diartikan karena six sigma mempunyai sedikitnya ada
lima
tahapan,
yakni
:
1.
Define
Pada tahapan ini tim pelaksana akan mengidentifikasi masalah, menentukan target waktu,
mendefinisikan specifikasi customer (critical to quality), mendefinisikan dan
menggambarkan QC flow chart serta menentukan tujuan yang ingin dicapai (misal :
pengurangan
cacat,
biaya,
dll).
2.
Measure
Pada tahapan ini bertujuan untuk memvalidasi permasalahan, mengukur atau menganalisa
permasalahan
dari
data-data
yang
ada.
3.
Analyze
Pada tahapan ini akan ditentukan faktor-faktor apa saja yang berpengaruh pada proses. Hal
ini berarti bahwa jika ada empat faktor pokok yang apabila diperbaiki maka akan
memperbaiki
proses
secara
signifikan.
4.
Improve
Pada tahapan ini kita akan mendiskusikan dan membicarakan tentang ide-ide untuk
melakukan suatu improvement berdasarkana hasil analisa yang telah dilakukan. Selain itu
juga dilakukan percobaan untuk melihat hasilnya apakah sudah efektif ataukah belum. Jika
hasilnya efektif maka dapat dibakukan dalam suatu Standard Operasional Procedure (SOP).
5.
Control
Setelah keempat tahapan diatas sudah dilakukan maka langkah selanjutnya adalah membuat
suatu rencana dan merancang pengukuran atas hasil improvement yang sudah dilakukan agar
dapat
dikontrol
dan
diawasi
secara
berkesinambungan.
Sebenarnya kunci pokok agar tetap bertahan dalam sebuah persaingan bisnis yang semakin
ketat ini adalah berusaha untuk lebih cepat, lebih baik (berkualitas) dan lebih murah. Kita
ambil contoh misalnya membandingkan service pada jasa pengiriman paket barang dari
Wonosobo (Jawa Tengah) ke Batam antara melalui Kantor Pos (BUMN) dan TIKI (swasta)
Pengiriman paket barang melalui Kantor Pos dipilih dengan beberapa pertimbangan misalnya
murah dan hampir menjangkau seluruh wilayah Indonesia. Tetapi kadang-kadang Estimation
Time Arrival (ETA) melebihi dari perkiraan semula, misalnya terlambat 1 minggu dan
bahkan
tidak
jarang
kondisi
barang
yang
diterima
sudah
rusak.
Pengiriman paket barang dengan jasa TIKI akan dipilih jika kita akan mengirim barang
dengan jaminan tidak rusak (aman) dan tepat waktu. Namun, kadang-kadang barang yang
dipaketkan terlambat 1 hingga 2 hari saja dari ETA. Meskipun demikian biaya pengiriman
melalui jasa TIKI jauh lebih mahal bila dibandingkan dengan jasa POS.
Intinya bahwa kedua biro jasa pengiriman tersebut mempunyai “variasi” dari proses dan
service mereka. Saya tidak tahu apakah keduanya menerapkan six sigma ataukah tidak, tapi
yang jelas manajemen keduanya pasti selalu memperbaiki proses dan service dengan metode
yang sangat terstruktur dan rapi.
Filosofi dasar six sigma
1. Kelangsungan perusahaan bergantung kepada kemajuan bisnis.
2. Perusahaan bertambah besar berdasarkan kepuasan pelanggan (customer)
3. Kepuasan pelanggan ditentukan oleh quality, price dan delivery.
4. Quality, price dan delivery dikontrol oleh process capability.
5. Process capability tergantung dari variasi.
6. Variasi proses menentukan kenaikan defect, cost dan cycle time.
7. Untuk mengurangi variasi, kita harus mengaplikasikan pengetahuan yang benar.
8. Untuk mengaplikasikan pengetahuan yang benar, langkah pertama adalah dengan
mengukur.
9. Dengan mengukur permasalahan, kita akan dapat pengetahuan yang benar.
Perbandingan
antara
3
sigma
dengan
6
sigma
Manfaat
dan
keunggulan-keunggulan
six
sigma
1. Menurunkan Cost of loss, perbaikan kualitas dan service produk serta kepuasan konsumen.
2.
Dapat
mengurangi
secondary
process
[rework]
dan
claim.
3. Membuat keputusan berdasarkan data dan tidak hanya berdasar praduga saja.
4. Dapat diterapkan disegala bidang baik bidang Industri maupun bidang financial.
5.
Fokus
terhadap
3P
(Product,
Process,
People).
Tidak hanya produk dan service saja, tapi juga proses dan kualitas sumber daya manusia
dapat
mencapai
tujuan
melalui
pengukuran
sigma
level.
6.
Sangat
berdampak
terhadap
investasi.
7.
Berdampak
terhadap
biaya.
8.
Pengolahan
data
sangat
mudah
dengan
menggunakan
statistik.
Melalui analisa data eksperimen hal yang samar menjadi jelas. Tidak berdasarkan praduga
dan pengalaman karena dibantu dengan statistic Software (Minitab)
Faktor-faktor
Kunci
keberhasilan
Six
Sigma
Ditinjau
dari
segi
Sistem
pengoperasian
a. Six sigma membutuhkan Top down drive atau dorongan dan dukungan penuh dari
manajemen untuk menggerakan dan memotivasi subordinate-subordinat yang ada
dibawahnya.
b. Six sigma membutuhkan partisipasi [harus] dari karyawannya khususnya untuk selalu
customer
oriented
(berorientasi
ke
pelanggan).
c. Six sigma sebagai standar umum perusahaan, misalnya mensosialisasikan istilah
(terminology) CTQ, Sigma, Cp, Z-level atau istilah statistik lainnya kepada para Operator
(karyawan), Mencantumkan keterangan sigma level untuk setiap proses produksi dalam
sebuah papan informasi yang besar dan mudah dilihat oleh siapa saja, dll.
Ditinjau
dari
segi
Metodologi
1.
Berasal
dari
voice
of
customer.
Pada pembahasannya sebelumnya sering disinggung istilah CTQ. CTQ ialah pemilihan faktor
yang terpenting bagi konsumen atau dapat juga diartikan Customer Anda merasa bahwa
karakteristik product, service atau proses adalah suatu hal yang kritikal. Pernyataan
konsumen merupakan CTQ untuk suatu produk, proses ataupun service. Pengertian umum
dari kontrol CTQ adalah pemilihan faktor yang terpenting bagi konsumen. Umumnya CTQ
berasal dari konsumen, namun bisa juga dari resiko, ekonomi, dan Peraturan. Contoh yang
mudah kita temukan yakni : Bakso harus bebas Formalin, Specifikasi external view untuk
panjang Drive model DW224EV-VD3 adalah 132,18 +/- 0,3 [mm] atau contoh lainnya
adalah adanya kebijakan RoHs compliance untuk semua Drive [part] yang akan memasuki
wilayah Uni Eropa dan masih banyak lagi contoh-contoh CTQ. CTQ dapat diperoleh dengan
alat-alat analisa (typical tool), misalnya: survey konsumen, interview, peta kebutuhan
konsumen, Quality Function Deployment (QFD), Quick Market Intelligence, Pareto
Diagram,
dll.
2.
Seluruh
karyawan
memerlukan
training.
Training program six sigma secara intensif diperuntuk bagi seluruh karyawan agar karyawan
dapat memahami dengan benar tentang metode six sigma. Hal ini diperlukan karena untuk
menerapkan metode six sigma diperlukan investasi sumber daya manusia yang paham dengan
6
sigma.
3. Membutuhkan case study project, resource information untuk organisasi dan sistem,
penilaian yang berdasar dan sistem penghargaan (reward system).
Istilah-istilah dalam Six Sigma
a.
Defects
Per
Unit
:
Jumlah
Defect
per
unit
Menentukan proses tidak bagus atau kita tidak dapat mengetahui bahwa bahwa proses
tersebut mengandung defect. Six Sigma dapat mengatasi hal tersebut, contoh : Sebuah
Laporan komplaint terdiri dari 10 halaman, 2 halaman diantaranya salah sehingga
DPU= Defect / Unit = 2 / 1 = 2
b. Defects Per Opportunity : Jumlah Defect disesuaikan dengan kesempatan defect per
unit.DPO merupakan pengembangan dari konsep DPU ditambah dengan variabel opportunity
(Kemungkinan). Contoh : Sebuah laporan komplaint terdiri dari 10 halaman, 2 halaman
diantaranya
salah
sehingga
:
DPO
=
2
Defect
/
(1
unit
X
10
opportunity)
=
0,2
DPO = 0,2
c. Defect Per Million Opportunities : Nilai dari DPO X 1.000.000
Mengubah DPO menjadi sejuta unit karena dalam sigma biasanya menggunakan PPM (Part
Per
Million).
Contoh
:
DPMO = 0.2 DPO x 1.000.000 = 200.000
d.
Z-Value
Z merupakan perbandingan Nilai Perbedaan antara X (USL atau LSL) dan target dibagi
dengan standard deviation (sigma). Z-Value merupakan Standard terhadap nilai normal untuk
Variasi Normal Distribusi sehingga memudahkan untuk analisa statistik. Z-Value adalah
bagian dari sigma level. Bila nilai Z adalah 6, ini merupakan 6 sigma level.
e. Normal distribution : Menunjukkan suatu bentuk distribusi, sisi kanan dan sisi kiri
jaraknya sama dengan sumbu Mean (M).
f. Standard normal distribution : Standard Deviasi 0 maka Normal Distribusinya adalah 1.
Sisi
lain
tentang
Six
Sigma
Dalam perkembangannya six sigma banyak mengandung kontroversi khususnya dikalangan
praktisi dibidang quality. Disatu sisi banyak kalangan menganggap six sigma sebagai sebuah
metode yang sederhana dan powerful tetapi tidak sedikit pula yang memandang sebelah mata
tentang six sigma serta mempertanyakan tentang eksistensi dari metode six sigma, sebagai
contoh artikel dari Arthur Schneiderman yang berjudul “Question : When is six sigma not six
sigma? Answer : When it’s the six sigma metrics !!”. Dan masih banyak lagi artikel-artikel
yang mengupas tentang sisi lain dari metode six sigma, baik yang sependapat, berbeda
pendapat maupun yang mengupas secara berimbang. Dan perlu ditegaskan sekali lagi bahwa
dalam artikel ini kita tidak memperdebatkan eksistensi six sigma tetapi kita lebih cenderung
mempelajari dan mengenal six sigma lebih jauh sebagai suatu metode dan disiplin ilmu