Bidang Tugas dan Tanggungjawab Ahli

Bidang Tugas dan Tanggungjawab Ahli-ahli Jawatan Kuasa
Pengerusi





Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan dan aktiviti.
Memastikan arahan daripada penasihat program dapat dijalankan.
Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada jawatan kuasa dalam melaksanakan tugas atau aktiviti.
Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli kepada pihak yang berkenaan.
Bertanggung jawab menentukan hala tuju kejohanan

Timbalan Pengerusi



Membantu pengerusi dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti.
Memangku tugas pengerusi semasa ketiadaannya.

Setiausaha












Bertanggungjawab kepada pengerusi dalam bidang pengurusan dan pentadbiran.
Mengumpul semua maklumat seperti merekodkan semua fail-fail untuk rujukan.
Bertanggungjawab untuk hadir setiap mesyuarat dalam perlaksanaan program.
Menguruskan urusan surat menyurat kepada pihak yang berkenaan.
Memanggil ahli jawatan kuasa untuk bermesyuarat.
Menyedia dan mengedarkan catatan minit mesyuarat dan surat pekeliling kepada yang berkenaan.
Bersama pengerusi menentukan tempat, masa, tarikh dan agenda mesyuarat.
Mewujudkan rasa kekitaan dan kerja berkelompok di kalangan ahli jawatan kuasa.
Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program.

Menyusun dan menyediakan tempat dan kemudahan mesyuarat.

Bendahari









Bertanggungjawab kepada pengerusi dalam bidang pengurusan pentadbiran kewangan.
Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk kejohanan.
Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik kejohanan.
Menyimpan semua resit-resit, baucar-baucar, buku rekod wang keluar masuk dan lain-lain yang berkaitan dengan
pengurusan kewangan.
Menjaga dan menguruskan harta benda bagi kejohanan dengan baik.
Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat.
Memberi pandangan dalam usaha untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi perlaksanaan kejohanan.

Menandatangani cek-cek bersama pengarah atau setiausaha atau keduaduanya sekali.

Jawatankuasa Peralatan/ Logistik dan Teknikal







Menyediakan alatan dan membantu jawatan kuasa pertandingan
memeriksa alatan dan memastikan mengikut spesifikasi.
Menyediakan tempat pertandingan padang dan gelanggang.
Menyediakan segala keperluan berkaitan teknikal bagi melicinkan perlaksanaan program.
Mengemas kini alatan dan mengawal pergerakan alatan.
Bertanggungjawab terhadap peralatan yang digunakan semasa sesuatu aktiviti atau projek dilaksanakan.

Jawatankuasa Buku Program










Mereka bentuk buku program.
Mendapatkan bahan dan perkara yang perlu di masukkan atau di muatkan dalam buku program daripada ahli jawatan
kuasa kecil lain.
Mendapatkan senarai nama ahli jawatan kuasa serta para pegawai daripada ahli jawatan kuasa yang terlibat untuk
dimasukkan dalam buku program.
Mendapatkan atur cara majlis dari jawatan kuasa atur cara yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku program.
Mendapat jadual acara daripada jawatan kuasa teknikal yang terlibat yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku
program.
Mendapatkan kata-kata aluan VIP rujuk kepada jawatan kuasa protokol untuk di muatkan dalam buku program.
Menyusun buku program untuk dihantar untuk dicetak dan memastikan buku siap dicetak tepat pada masanya.
Menyediakan dan mengedarkan buku program sebelum dan semasa kejohanan.

Jawatankuasa Jemputan







Merangka surat atau kad jemputan ke kejohanan serta menghantar untuk dicetak.
Menulis dan menghantar kad jemputan kepada tetamu kehormat dan jemputan khas.
Menjemput dan mendapatkan senarai tetamu kehormat dan jemputan khas yang sepatutnya hadir pada hari
penyampaian hadiah.
Mengedarkan senarai nama jemputan khas kepada jawatan kuasa hadiah, buku program dan sambutan.
Merancang bentuk dan konsep hebahan yang boleh menarik minat peserta.

Jawatankuasa Kebersihan, Keselamatan dan lalulintas









Memastikan keadaan padang yang akan digunakan dalam keadaan bersih sebelum, semasa dan sesudah kejohanan.
Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alat yang di perlukan.
Melantik para petugas untuk menjaga kebersihan padang sebelum, semasa dan selepas kejohanan.
Memastikan keselamatan peserta terjaga sepanjang program dijalankan
Memastikan tempat pertandingan selamat dan tidak mendatangkan bahaya
Bekerjasama dengan pihak keselamatan untuk menjaga keselamatan tempat pertandingan.
Memastikan perkara yang berkaitan dengan keselamatan dan lalulintas

Jawatankuasa Makanan Peserta Dan Pegawai
 Membuat anggaran perbelanjaan (jika perlu).
 Menyelia, menyelaras dan menguruskan jamuan rasmi yang diadakan.
 Bekerjasama dengan Urus Setia dan jawatankuasa yang lain untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan.
 Mengurus keperluan jamuan dengan venue majlis.
 Menyelaras dan mengurus jamuan untuk VIP, para tetamu, peserta dan semua jawatankuasa.
 Mendapatkan maklumat bilangan pegawai dan peserta dalam kontinjen daripada Urus Setia.
 Berbincang tentang penetapan masa dan tempat makan peserta
 Mendapatkan sebut harga bagi pembelian minuman.
 Menyediakan air untuk pemain-pemain serta pegawai-pegawai teknikal dan pengadil-pengadil dengan menentukan

sistem pengedaran minuman dam makanan.
 Memastikan minuman dan makanan diagihkan kepada semua VIP, pegawai dan peserta mengikut tempat pertandingan
masing-masing serta semasa Majlis Perasmian Pembukaan dan Majlis Perasmian Penutupan serta semasa program
lawatan.
 Bekerjasama dengan Urus Setia dan jawatankuasa yang lain untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan.
 Melaksanakan lain-lain tugas yang berkaitan

Jawatankuasa Dokumentasi dan PA Sistem
 Mendapatkan keputusan pertandingan daripada Jawatankuasa Teknikal dan Pertandingan.
 Menerbitkan buku dokumentasi penuh untuk rujukan semua pihak.
 Merakamkan gambar dan video (mana yang sesuai) semua aktiviti pertandingan.
 Bekerjasama dengan Urus Setia dan jawatankuasa yang lain untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan.
 Membuat rakaman gambar foto dan gambar video semasa majlis-majlis rasmi.
 Mendokumentasikan majlis berkenaan dalam bentuk media cetak dan elaktronik untuk simpanan pusat sumber.
 Menyediakan susun atur perjalanan program yang hendak didokumentasikan.
 Membantu mengurus dan mengatur kemudahan siaraya di tempat kejohanan.
 Memastikan peralatan PA sistem dan kemudahan siaraya dalam keadaan lengkap dan berfungsi di semua venue
pertandingan dan majlis.
 Membuat salinan dokumentasi visual kejohanan bermula dari ketibaan kontinjen hingga penutupan dalam bentuk
cakera DVD untuk edaran kepada Urus Setia dan semua negara.

 Melaksanakan lain-lain tugas yang berkaitan.

Jawatan Kuasa Kebajikan Dan Pertolongan Cemas
 Bekerjasama dengan Urus Setia dan jawatankuasa yang lain untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan.
 Memastikan petugas yang dilantik berada ditempat pertandingan pada tarikh, masa yang telah ditetapkan.
 Bertanggungjawab terhadap petugas yang dilantik serta kebajikan mereka.
 Menempatkan JK Kebajikan & Pertolongan Cemas ditempat yang strategik dan mudah dikenal pasti.
 Menentukan bilik menunggu sekiranya berlaku kecemasan.
 Melaksanakan lain-lain tugas yang berkaitan.

JK SIJIL, HADIAH DAN CENDERAMATA
 Membuat anggaran perbelanjaan (jika perlu).
 Bekerjasama dengan urus setia dan jawatankuasa yang lain untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan.
 Menguruskan hadiah, sijil, cenderahati daripada Urus Setia dan pihak penaja.
 Mendapatkan senarai penerima hadiah daripada Jawatankuasa Teknik dan Pertandingan.
 Menguruskan penyampaian hadiah kepada para pemenang dan cenderamata VIP.
 Menentu dan menjemput VIP atau penyampai hadiah dan medal kepada pemenang di venue pertandingan.
 Melaksanakan lain-lain tugas yang berkaitan.
Jawatankuasa Pembantu Padang


Melantik petugas pembantu padang ( 10 orang murid )



Memberi taklimat kepada pembantu padang



Membuat pemeriksaan pemain sebelum masuk ke padang

7. Jawatan kuasa Teknik Pertandingan dan Pengadilan











Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
Memastikan keadaan padang dalam bentuk yang sempurna lengkap dan sedia untuk digunakan.
Memberi taklimat kepada para pembantu pertandingan, peralatan dan kemudahan.
Mengedar serta mendapat borang penyertaan dari pasukan-pasukan yang bertanding.
Mengadakan undian bagi lorong atau acara yang bertanding.
Meneliti syarat penyertaan serta memberi pengesahan penyertaan bagi pasukan-pasukan yang bertanding.
Memastikan gelanggang yang di bina mengikut ukuran yang betul.
Memastikan alatan yang di gunakan mengikut spesifikasi.
Menyimpan dan merekodkan keputusan pertandingan.

Jawatan kuasa Siaraya








Bekerjasama dengan jawatan kuasa protokol bagi menyediakan atur cara pembukaan dengan
menentukan: Protokol,Masa,Tempat duduk,Cara masuk para peserta perbarisan, Muzik atau perbarisan,Persembahan
Bekerjasama dengan jawatan kuasa teknikal dalam menyusun jadual pertandingan atau atur cara majlis mengikut
kesesuaian sepanjang sesuatu aktiviti atau projek berlangsung.
Bekerjasama dengan jawatan kuasa teknikal dalam menyediakan atur cara bagi penyampaian hadiah.
Menguruskan keseluruhan perlaksanaan atur cara kejohanan serta bekerjasama dengan jawatan kuasa buku program
dan mengedarkan kepada semua yang hadir.
Memastikan peralatan audio dan visual berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan di sepanjang kejohanan.
Menyediakan peralatan audio dan visual sepanjang kejohanan terutama ketika perasmian dan penutup.
Menyediakan anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.

Jawatan kuasa Protokol dan Sambutan


















Membentuk satu jawatan kuasa kecil.
Memastikan para peserta telah bersedia lebih awal ketika acara perasmian atau penutup.
Menyenaraikan atau menentukan tetamu jemputan atau VIP yang akan hadir.
Menyediakan roset untuk jemputan yang bersesuaian.
Menyediakan dan menentukan jadual latihan bagi upacara pembukaan dan upacara penutup.
Menyediakan teks ucapan tetamu kehormat untuk majlis perasmian atau penutup
Menyediakan naskhah bacaan ikrar kejohanan.
Melantik dan melatih pembaca ikrar kejohanan.
Menyediakan teks bacaan doa.
Melantik dan melatih pembaca doa.
Membantu jawatan kuasa hadiah dan cenderahati dalam menyediakan keperluan-keperluan berkaitan dengan
penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan, muzik yang bersesuaian dan lain-lain.
Menyediakan peralatan-peralatan yang diperlukan untuk upacara pembukaan atau penutup kejohanan seperti
Menjaga kawalan peserta ketika upacara perasmian dan penutup. Menyediakan anggaran perbelanjaan untuk di hantar
dan dipertimbangkan kepada Jawatan kuasa kewangan.
Menyelia susun atur kerusi bagi jemputan atau tetamu kehormat di dalam astaka.
Menyediakan prosedur menyambut tetamu khas dan jemputan.
Menyediakan acara sambutan kedatangan tetamu kehormat, jemputan khas dan segala persiapan untuk keperluan
sambutan.
Menyambut para jemputan, hadirin dan peserta serta mengarahkan mereka ke tempat duduk yang sepatutnya.

12. Jawatan kuasa Persiapan Pentas dan Khemah








Merangka pelan tempat duduk di astaka untuk jemputan khas, pegawai peserta dan jemputan.
Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alatan yang diperlukan seperti kerusi, bunga dan lain-lain.
Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan
Merangka pelan-pelan kedudukan khemah.
Menempah atau menghubungi pihak berkenaan untuk mendapat alatan seperti kerusi-kerusi dan peralatan yang
berkaitan.
Menyusun dan memastikan keceriaan khemah.
Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.