Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN
& PENGUPAHAN
Sistem Akuntansi Penggajian & Pengupahan
a. deskripsi kegiatan
Dalam perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi
2 golongan : gaji & upah.
• Gaji  umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yg dilakukan oleh
karyawan yg mempunyai jenjang jabatan manajer
• Upah  umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yg dilakukan
oleh karyawan pelaksana (buruh)

b. informasi yg diperlukan oleh manajemen
1. jumlah biaya gaji & upah yg menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi
tertentu
2. jumlah biaya gaji & upah yg menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama
periode akuntansi tertentu
3. jumlah gaji & upah yg diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu
4. rincian unsur biaya gaji & upah yg menjadi beban perusahaan dan setiap pusat
pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu

1


c. dokumen yg digunakan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

dokumen pendukung perubahan gaji & upah
kartu jam hadir
kartu jam kerja
daftar gaji & daftar upah
rekap daftar gaji & rekap daftar upah
surat pernyataan gaji & upah
amplop gaji & upah
bukti kas keluar


d. catatan akuntansi yg digunakan
1. jurnal umum
2. kartu harga pokok produk

3. kartu biaya
4. kartu penghasilan karyawan

e. fungsi yg terkait
1. fungsi kepegawaian
2. fungsi pencatat waktu
3. fungsi pembuat daftar gaji & upah

4. fungsi akuntansi
5. fungsi keuangan

f. jaringan prosedur yg membentuk sistem
Sistem penggajian :
1.
2.
3.

4.
5.

prosedur pencatatan waktu hadir
prosedur pembuatan daftar gaji
prosedur distribusi biaya gaji
prosedur pembuatan bukti kas keluar
prosedur pembayaran gaji

2

Sistem pengupahan :
1. prosedur pencatatan waktu hadir
2. prosedur pencatatan waktu kerja
3. prosedur pembuatan daftar upah

4. prosedur distribusi biaya upah
5. prosedur pembuatan bukti kas keluar
6. prosedur pembayaran upah


f. unsur pengendalian intern
Organisasi
1.
2.

fungsi pembuatan daftar gaji & upah harus terpisah dari fungsi keuangan
fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi

Sistem otorisasi
3.

4.

5.

6.
7.
8.
9.


setiap orang yg naanya tercantum dalam daftar gaji & upah, harus memiliki surat
keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yg ditandatangani oleh
Direktur Utama
setiap perubahan gaji & upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif
gaji & upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur
keuangan
setiap potongan atas gaji & upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan
harus didasarkan atas surat potongan gaji & upah yg diotorisasi oleh fungsi
kepegawaian
kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu
perintah lembur harus diotorisasai oleh kepala departemen karyawan yg
bersangkutan
daftar gaji & upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia
bukti kas keluar untuk pembayaran gaji & upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi 3

Prosedur pencatatan
10.
11.

perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dgn daftar gaji &

upah karyawan
tarif upah yg dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh
fungsi akuntansi

Praktik yg sehat
12.
13.
14.
15.
16.

kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yg
terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung
pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus idawasi oleh
fungsi pencatat waktu
pembuatan daftar gaji & upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran
penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan
penghasilan karyawan
catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji & upah


4

g. bagan alir dokumen sistem penggajian
Bagian Pencatat Waktu

Bagian Gaji & Upah
8

1

Mulai
KJH

Mencatat
jam hadir
karyawan

2


Kartu
penghasilan
karyawan

Daftar hadir 1
karyawan
DG

Kartu jam
hadir

Membuat
daftar gaji

Membuat
daftar
hadir

Membuat
rekap gaji


2

Bukti Kas 3
Keluar

T

T

A

SPG
KJH

2

Daftar hadir 1
karyawan


RDG
Daftar gaji

1

Kartu
penghasilan
karyawan

1
1

2

2
KJH : Kartu Jam Hadir
RDG : Rekap Daftar Gaji
SPG : Surat Pernyataan Gaji
DG : Daftar Gaji
2


5

Bagian Utang
2

7
KPK

SPG
RDG
Daftar gaji

RDG
2

1

2

DG
Bukti Kas
Keluar

1 2

1
1

Membuat bukti
kas keluar
9

KPK
SPG
RDG
DG
Bukti Kas
Keluar

1

2

1
1

Mencatat
nomor cek
pada register
bukti kas keluar

2

2 3

3
Register bukti
kas keluar

4

KPK : Kartu Penghasilan Karyawan

6

Bagian Kasa
4

6
KPK

KPK

SPG

SPG

RDG
DG
Bukti Kas
Keluar

2
1

1

2

3

RDG
DG
Bukti Kas
Keluar

2
1

1

2

3
Dimasukkan ke
dalam amplop gaji
bersama dengan
pemasukan uang
gaji

Mengisi cek &
memintakan tanda
tangan atas cek
Menguangkan cek ke
bank & memasukkan
uang ke amplop gaji

7

8

Membayarkan gaji
kpd karyawan &
meminta tanda
tangan atas kartu
penghasilan karyawan
Membubuhkan cap
lunas pada bukti &
dokumen pendukungnya
6

7

Bagian Kartu Biaya

Bagian Jurnal

3

9

BKK
RDG

2

RDG

1

RDG

2

DG
Bukti Kas
Keluar

Membuat
Bukti
Memorial

BKK

5

2

Register
Cek

1

BKK

1

RDG

1

2
1

Bukti
Memorial

N

Kartu
Biaya

N

Bukti
Memorial

Jurnal
Umum

5

Selesa
i

BKK : Bukti Kas Keluar

8

h. bagan alir dokumen sistem pengupahan
Bagian Pencatat
Waktu

Bagian Di Bawah
Dep. Produksi

Mulai

Mulai

Mencatat
jam hadir

Mencatat
jam kerja

Kartu jam
hadir

Kartu jam
kerja

Membuat
daftar
hadir

Membuat
daftar
jam kerja

KJH

KJK

Daftar hadir
karyawan

Daftar jam
kerja
karyawan

Bagian Gaji & Upah
1
KJH

KJK

Daftar hadir
karyawan

Daftar jam kerja
karyawan

RDU : Rekap Daftar Upah
SPU : Surat Pernyataan Upah
KPK : Kartu Penghasilan Karyawan

KPK
Daftar upah 2
Bukti Kas
Keluar

3

Membandingkan
daftar hadir & daftar
jam kerja karyawan
Membuat
daftar upah
Membuat rekap
daftar upah & surat
pernyataan upah

T

A

SPU
RDU

1

9

2

2

1 2

Daftar upah 1 2

Kartu Penghasilan
Karyawan

3

9

Bagian Utang
3

7
KPK

SPU
RDU
Daftar gaji

RDU
2

1

2

DU
Bukti Kas
Keluar

1 2

1
1

Membuat bukti
kas keluar
10

KPK
SP
RDU
DU
Bukti Kas
Keluar

1

2

1
1

Mencatat
nomor cek
pada
register
bukti kas
keluar

2

2 3

5

4

Register bukti
kas keluar

10

Bagian Kasa
4

6
KPK

KPK

SPU
RDU

SPU
2

Daftar Upah 1 2
Bukti Kas
Keluar

1

3

RDU

2

Daftar Upah 1 2
Bukti Kas
Keluar

1

3
Dimasukkan ke
dalam amplop upah
bersama dengan
pemasukan uang
upah

Mengisi cek &
memintakan tanda
tangan atas cek
Menguangkan cek ke
bank & memasukkan
uang ke amplop upah

7

8

Membayarkan upah
kpd karyawan &
meminta tanda
tangan atas kartu
penghasilan karyawan
Membubuhkan cap
lunas pada bukti &
dokumen pendukungnya
6

11

Bagian Kartu Biaya

Bagian Jurnal

3

10

BKK
RDU

2

RDU

1

RDU

2

DU
Bukti Kas
Keluar

Membuat
Bukti
Memorial

BKK

9

2

Register
Cek

1

BKK

1

RDU

1

2
1

Bukti
Memorial

N

N

Bukti
Memorial

Jurnal
Umum

9

Selesa
i

Kartu
Biaya

Kartu Harga
Pokok Produk

12

Sistem Akuntansi Penggajian & Pengupahan Dalam
Lingkungan Pengolahan Data Elektronik
Bagian
Kepegawaian

Bagian
Pencatat Waktu

Mulai

Mulai

Mulai

2

3

14

Membuat
surat
keputusan
perubahan
data
karyawan

Mencatat
jam hadir
karyawan

Mencatat
jam kerja
karyawan

Kartu jam
hadir

Kartu jam
kerja

Daftar gaji
& upah

Surat keputusan
perubahan data
karyawan

Bagian Di
Bawah
Dep. Produksi

Bagian Gaji dan
Upah
15

KJK
KJH
BTF

Membanding
kan &
membuat
BTF
Kartu jam
hadir

Kartu jam
kerja

KJK
KJH

T

T

BTF
1

2
BTF : Batch Transfer Form
KJH : Kartu Jam Hadir
KJK : Kartu Jam Kerja

Selesa
i

3

4

13

Grup Pengawas

4

1

KJK

Konversi Data

10

7

Surat
keputusan
perubahan
data
karyawan

KJH
BTF

5

KJK

Control
Total
RC

6

Surat
keputusan
perubahan
data
karyawan

KJH
BTF

RBKK
SPGU
DGU

5

Melakukan
verifikasi &
log batch
totals

6

KJK

Cek

BTF

14
Log batch
control
totals

7

KJH

DGU : Daftar Gaji & Upah
SPGU : Surat Pernyataan Gaji & Upah
RBKK : Register Bukti Kas Keluar
RC : Register Cek

11

Terminal

Terminal

Arsip
transaksi
gaji & upah
karyawan

Arsip
perubahan
data
karyawan

9

8
14

8

9

Arsip
perubahan
data
karyawan

Arsip transaksi
gaji & upah
karyawan
Run 1

Arsip induk
karyawan)

Penyimpangan
& Control
Totals

Sort and Edit
Arsip transaksi
gaji & upah
karyawan yg valid

Arsip induk
biaya

Arsip induk
harga pokok
produk

Run 2
Arsip induk
utang

Register
bukti kas
keluar

Daftar gaji
& upah

Arsip induk
penghasilan
karyawan)

Print & updated

Surat
pemberita
huan gaji
& upah

Arsip
induk
piutang

Penyimpa
ngan &
Control
Totals

10

Arsip induk
utang
(updated)

Arsip induk
penghasilan
karyawan)
(updated)

Arsip induk
harga pokok
produk
(updated)

15

Operator Komputer
Arsip induk
utang
(updated)

Bagian Kasa
11

Run 3
Baca & sortasi

RC
SPGU
Arsip BKK
yg akan
dibayar

Control
Totals

Membuat cek &
register cek
Arsip induk
utang
(updated)

Register
cek

DGU

Control
Totals

SPGU

Cek

Membayarkan gaji
& upah kpd
karyawan &
meminta tanda
tangan atas daftar
gaji & upah

Membubuhkan
cap lunas pada
daftar gaji & upah
10

RC
DGU

Menguangkan cek
ke bank &
memasukkan
uang ke amplop
gaji & upah

Run 4

Cek

12

13

T

Dimasukkan ke dalam
amplop gaji bersama
dengan pemasukan
uang gaji & upah

DGU : Daftar Gaji & Upah
SPGU : Surat Pernyataan Gaji & Upah
RC : Register Cek

12
16

Distribusi Biaya Gaji & Upah
Distribusi biaya gaji & upah
ditujukan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya (gaji & upah,
tunjangan makan, tunjangan lembur, biaya kesejahteraan karyawan), menurut
hubungannya dengan departemen, kegiatan, order produksi, atau kombinasi diantara
berbagai jenis klasifikasi tsb
Metode dalam distribusi biaya gaji & upah :
1. metode rekening berkolom
2. metode summary strip : tiket tunggal
3. metode distribusi dengan komputer

1. metode rekening berkolom
Rekap daftar
gaji / upah

Jurnal
umum

Rekening biaya
tenaga kerja
berkolom

Rekening
berkolom sebagai
alat distribusi gaji
& upah

Laporan biaya
tenaga kerja per
departemen
17

2.a. metode summary strip tiket tunggal
(Biaya Tenaga Kerja Langsung)

Kartu jam
kerja

Kartu jam kerja
tenaga kerja
langsung

Sortasi menurut
nomor urut
order produksi

Kartu jam kerja yg
telah disortasi

Secara periodik
N
Kartu jam kerja yg
telah disortasi

Kartu harga
pokok produk

18

2.b. metode summary strip tiket tunggal
(Biaya Tenaga Kerja Tidak Langsung)
Kartu jam
kerja

Kartu jam kerja
tenaga kerja
tidak langsung

Sortasi menurut
departemen
Kartu jam kerja yg
telah disortasi

Diringkas

3.

Summary strip

Berfungsi sebagai
laporan biaya tenaga
kerja per departemen

metode distribusi dgn komputer
Kerangka kode rekening biaya
1

2

Jenis Biaya
Tenaga
Kerja

3

4

5

6

Pusat
Pertanggungjawaban

7

8

Produk
19