TOR Administrasi dan Inventarisasi Organ
BADAN PENGURUS CABANG
GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA
BANDARLAMPUNG
Branch Executive Board Indonesia Student
Christian Movement
Sekretariat : Jl. Kijang NO. 92 Kedaton Bandar Lampung 35147
Telp. 082306868915/085267337455
E-mail : gmkibandarlampung@gmail.com Web :www.gmki-bandarlampung.org
Term Of Reference
ORIENTASI PEMAHAMAN TUGAS
GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA
Pembicara
: Ibu Foni Doloksaribu
Tema
: “Administrasi dan Inventarisasi Organisasi”
A. Kajian Umum Tema
Kata administrasi secara etimologis berasal dari bahasa latin Administratio yang dapat
berarti pemberian bantuan, pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan dan pemerintahan, serta
pengelolaan. Dalam bahasa inggris istilah administrasi disebut administration yang berasal
dari kata kerja to administer mempunyai arti to serve (melayani) dan to manage
(mengelola) ataupun to direct (menggerakkan). Dengan demikian administration
mengandung makna pelayanan ataupun pengelolaan.
Dari berbagai pemahaman, maka pengertian administrasi dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Administrasi dalam arti sempit, diartikan terbatas sebagai kegiatan tata usaha yang
berkenaan dengan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis
tentang segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi. (LAN:203)
b. Administrasi dalam arti luas berhubungan dengan kerjasama dan upaya (organisasi
dan manajemen) yang bersifat sistematis, rasional, dan manusiawi yang dilakukan
sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan bersama (Lan;203)
c. H.A. Simon et al (1958): Administration as the activities of groups coorperating to
accomplish common goal.
Berdasarkan atas definisi atau pengertian yang dikemukakan para pakar, maka ciri-ciri
administrasi adanya kelompok manusia yang saling bekerjasama dalam kegiatan atau
proses maupun usaha yang memiliki tujuan yang ingin dicapai.
Lembaga Administrasi Negara (2003) mengemukakan pentingnya studi dan peran
administrasi dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, bernegara pada era modernisasi
saat ini, antara lain disebabkan oleh kebutuhan dan kenyataan sebagai berikut:
a. Dalam kehidupan masyarakat modern, pola keidupan di berbagai bidang berkembang
berdasarkan kerjasama yang terorganisasi.
b. Pola kehidupan yang terorganisasi tersebut berkaitan dengan pola kehidupan modern
dan cara bekerja secara rasional.
c. Cara berfikir modern dan bekerja secara rasional dimaksudkan untuk mewujudkan
efektivitas dan efisiensi kerja dalam pencapaian tujuan.
Cc. Arsip
Tema : “Berdamailah Dengan Semua Ciptaan.” (Kolose 1:15-23)
Sub Tema : “Membudayakan Hidup Damai dan Adil dalam Membangun Relasi
dengan Semua Ciptaan Sebagai Wujud Persaudaraan di Negara Pancasila”
BADAN PENGURUS CABANG
GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA
BANDARLAMPUNG
Branch Executive Board Indonesia Student
Christian Movement
Sekretariat : Jl. Kijang NO. 92 Kedaton Bandar Lampung 35147
Telp. 082306868915/085267337455
E-mail : gmkibandarlampung@gmail.com Web :www.gmki-bandarlampung.org
d.
Berfikir dan bekerjasama secara rasional dengan teknologi modern dan dengan pola
kehidupan berorganisasi ke arah terwujudnya efisiensi dan efektivitas itu memerlukan
administrasi
Inventarisasi Organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa
kekayaan organisasi. Inventarisasi Organisasi pada pokoknya dapat kita bagi menjadi dua
yaitu:
1. Inventarisasi yang permanen, yaitu: milik organisasi yang dalam jangka waktu lama
tidak akan mengalami perubahan, misalnya sekretariat, alat tulis kantor, dsb.
2. Inventaris yang tidak permanen, yaitu: milik organisasi yang mengalami perubahan
dalam jangka waktu pendek atau habis terpakai.
Untuk mengontrol inventaris organisasi ini perlu dibuat Daftar Inventarisasi. Tujuan
dibuatnya Daftar Inventarisasi Organisasi adalah menunjukkan kekayaan organisasi, untuk
menghindari adanya pemborosan, sebagai alat kontrol dari inventaris (mengetahui
kerusakan, perubahan, penggantian, serta untuk menambah bila terjadi kekurangan)
Penyimpanan Inventarisasi Organisasi harus dilakukan dengan baik oleh orang-orang yang
bertanggungjawab sesuai dengan job description Kesekretariatan. Penyimpanan harus
dilkasanakan serta ditempatkan di Sekretariat atau Student Center dan tidak diperbolehkan
dibawa atau disimpan di rumah fungsionaris ataupun anggota tanpa ijin tertulis yang
berwenanang.
Dokumen Organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian,
pengumpulan, penyimpanan serta pengawetan dokumen-dokumen organisasi. Bentukbentuk dokumen dapat berupa ganbar dan foto, tulisan dan surat penting, benda berharga
dan bernilai, fotokopi salinan surat, surat kabar dan lainnya.
Dokumen itu selain dipergunakan untuk kepentingan tertentu juga dipakai untuk
menyusun laporan periode organisasi serta bukti yang sah. Pemeliharaan dan
penyimpanan dokumen seperti halnya barang-barang inventaris dan arsip hendaknya
disusun rapi dan teratur dalam mp dan tempat tertentu dengan pengelompokan menurut
kebutuhan.
Aktivitas organisasi juga sangat penting dalam menyusun sejarah perjuangan organisasi.
Dokumentasi, administrasi dan inventarisasi organisasi dapat berasal dari pembelian,
hibah dan sumber lainnya yang tidak mengikat. Semua dokumentasi, administrasi dan
inventarisasi yang masuk ataupun keluar organisasi dikelola oleh bagian kesekretariatan
yang akan dipertanggungjawabkan. Inventarisasi dan dokumentasi organisasi digunakan
untuk keperluan operasional organisasi dan administrasi organisasi.
Cc. Arsip
Tema : “Berdamailah Dengan Semua Ciptaan.” (Kolose 1:15-23)
Sub Tema : “Membudayakan Hidup Damai dan Adil dalam Membangun Relasi
dengan Semua Ciptaan Sebagai Wujud Persaudaraan di Negara Pancasila”
BADAN PENGURUS CABANG
GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA
BANDARLAMPUNG
Branch Executive Board Indonesia Student
Christian Movement
Sekretariat : Jl. Kijang NO. 92 Kedaton Bandar Lampung 35147
Telp. 082306868915/085267337455
E-mail : gmkibandarlampung@gmail.com Web :www.gmki-bandarlampung.org
B. Nama Kegiatan
“ORIENTASI PEMAHAMAN TUGAS BADAN PENGURUS CABANG GERAKAN
MAHASISWA KRISTEN INDONESIA BANDAR LAMPUNG”
C. Bentuk acara
Sesi acara ini berupa pembelajaran pemahaman akan administrasi dan inventarisasi kepada
seluruh badan pengurus cabang dengan bentuk ceramah, diskusi, tanya jawab dan sharing
bersama.
D. Peserta
Kegiatan ini akan dihadiri oleh Badan Pengurus Cabang GMKI Bandarlampung sebanyak
17 orang
E. Pembicara Materi
Senior Kak Foni Doloksaribu ( Sekretaris Cabang 1994-1996 )
F. Target dan Arahan Materi
Beberapa hal yang akan distudikan dalam materi ini adalah:
1. Gambaran umum terkait pengertian administrasi dan inventarisasi organisasi.
2. Pentingnya administrasi dan inventarisasi organisasi.
3. Kesiapan orgnisasi dalam mengelola dan menjaga administrasi, inventarisasi sebagai
central legitimasi kegiatan.
4. Memberikan contoh administrasi dan inventarisasi organisasi yang baik dan benar
5. Menjelaskan hubungan antara administrasi, inventarisasi organisasi dengan
manajemen
G. Waktu dan Tempat
Waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah:
Hari,tanggal :Sabtu, 18 Maret 2017
Pukul
:18.00-20.00
Tempat: Sekretariat GMKI Bandarlampung
Nb : waktu sudah disesuaikan dengan jadwal materi dan sudah termasuk tanya jawab .
Cc. Arsip
Tema : “Berdamailah Dengan Semua Ciptaan.” (Kolose 1:15-23)
Sub Tema : “Membudayakan Hidup Damai dan Adil dalam Membangun Relasi
dengan Semua Ciptaan Sebagai Wujud Persaudaraan di Negara Pancasila”
BADAN PENGURUS CABANG
GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA
BANDARLAMPUNG
Branch Executive Board Indonesia Student
Christian Movement
Sekretariat : Jl. Kijang NO. 92 Kedaton Bandar Lampung 35147
Telp. 082306868915/085267337455
E-mail : gmkibandarlampung@gmail.com Web :www.gmki-bandarlampung.org
H. Penutup
Demikianlah kerangka acuan ini kami susun sebagai panduan pelaksanaan kegiatan ini.
BADAN PENGURUS CABANG
GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA
CABANG BANDAR LAMPUNG
2016-2018
Romario Sihaloho
Ketua
Novelin Silalahi A.Md.
Sekretaris
Cc. Arsip
Tema : “Berdamailah Dengan Semua Ciptaan.” (Kolose 1:15-23)
Sub Tema : “Membudayakan Hidup Damai dan Adil dalam Membangun Relasi
dengan Semua Ciptaan Sebagai Wujud Persaudaraan di Negara Pancasila”
GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA
BANDARLAMPUNG
Branch Executive Board Indonesia Student
Christian Movement
Sekretariat : Jl. Kijang NO. 92 Kedaton Bandar Lampung 35147
Telp. 082306868915/085267337455
E-mail : gmkibandarlampung@gmail.com Web :www.gmki-bandarlampung.org
Term Of Reference
ORIENTASI PEMAHAMAN TUGAS
GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA
Pembicara
: Ibu Foni Doloksaribu
Tema
: “Administrasi dan Inventarisasi Organisasi”
A. Kajian Umum Tema
Kata administrasi secara etimologis berasal dari bahasa latin Administratio yang dapat
berarti pemberian bantuan, pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan dan pemerintahan, serta
pengelolaan. Dalam bahasa inggris istilah administrasi disebut administration yang berasal
dari kata kerja to administer mempunyai arti to serve (melayani) dan to manage
(mengelola) ataupun to direct (menggerakkan). Dengan demikian administration
mengandung makna pelayanan ataupun pengelolaan.
Dari berbagai pemahaman, maka pengertian administrasi dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Administrasi dalam arti sempit, diartikan terbatas sebagai kegiatan tata usaha yang
berkenaan dengan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis
tentang segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi. (LAN:203)
b. Administrasi dalam arti luas berhubungan dengan kerjasama dan upaya (organisasi
dan manajemen) yang bersifat sistematis, rasional, dan manusiawi yang dilakukan
sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan bersama (Lan;203)
c. H.A. Simon et al (1958): Administration as the activities of groups coorperating to
accomplish common goal.
Berdasarkan atas definisi atau pengertian yang dikemukakan para pakar, maka ciri-ciri
administrasi adanya kelompok manusia yang saling bekerjasama dalam kegiatan atau
proses maupun usaha yang memiliki tujuan yang ingin dicapai.
Lembaga Administrasi Negara (2003) mengemukakan pentingnya studi dan peran
administrasi dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, bernegara pada era modernisasi
saat ini, antara lain disebabkan oleh kebutuhan dan kenyataan sebagai berikut:
a. Dalam kehidupan masyarakat modern, pola keidupan di berbagai bidang berkembang
berdasarkan kerjasama yang terorganisasi.
b. Pola kehidupan yang terorganisasi tersebut berkaitan dengan pola kehidupan modern
dan cara bekerja secara rasional.
c. Cara berfikir modern dan bekerja secara rasional dimaksudkan untuk mewujudkan
efektivitas dan efisiensi kerja dalam pencapaian tujuan.
Cc. Arsip
Tema : “Berdamailah Dengan Semua Ciptaan.” (Kolose 1:15-23)
Sub Tema : “Membudayakan Hidup Damai dan Adil dalam Membangun Relasi
dengan Semua Ciptaan Sebagai Wujud Persaudaraan di Negara Pancasila”
BADAN PENGURUS CABANG
GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA
BANDARLAMPUNG
Branch Executive Board Indonesia Student
Christian Movement
Sekretariat : Jl. Kijang NO. 92 Kedaton Bandar Lampung 35147
Telp. 082306868915/085267337455
E-mail : gmkibandarlampung@gmail.com Web :www.gmki-bandarlampung.org
d.
Berfikir dan bekerjasama secara rasional dengan teknologi modern dan dengan pola
kehidupan berorganisasi ke arah terwujudnya efisiensi dan efektivitas itu memerlukan
administrasi
Inventarisasi Organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa
kekayaan organisasi. Inventarisasi Organisasi pada pokoknya dapat kita bagi menjadi dua
yaitu:
1. Inventarisasi yang permanen, yaitu: milik organisasi yang dalam jangka waktu lama
tidak akan mengalami perubahan, misalnya sekretariat, alat tulis kantor, dsb.
2. Inventaris yang tidak permanen, yaitu: milik organisasi yang mengalami perubahan
dalam jangka waktu pendek atau habis terpakai.
Untuk mengontrol inventaris organisasi ini perlu dibuat Daftar Inventarisasi. Tujuan
dibuatnya Daftar Inventarisasi Organisasi adalah menunjukkan kekayaan organisasi, untuk
menghindari adanya pemborosan, sebagai alat kontrol dari inventaris (mengetahui
kerusakan, perubahan, penggantian, serta untuk menambah bila terjadi kekurangan)
Penyimpanan Inventarisasi Organisasi harus dilakukan dengan baik oleh orang-orang yang
bertanggungjawab sesuai dengan job description Kesekretariatan. Penyimpanan harus
dilkasanakan serta ditempatkan di Sekretariat atau Student Center dan tidak diperbolehkan
dibawa atau disimpan di rumah fungsionaris ataupun anggota tanpa ijin tertulis yang
berwenanang.
Dokumen Organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian,
pengumpulan, penyimpanan serta pengawetan dokumen-dokumen organisasi. Bentukbentuk dokumen dapat berupa ganbar dan foto, tulisan dan surat penting, benda berharga
dan bernilai, fotokopi salinan surat, surat kabar dan lainnya.
Dokumen itu selain dipergunakan untuk kepentingan tertentu juga dipakai untuk
menyusun laporan periode organisasi serta bukti yang sah. Pemeliharaan dan
penyimpanan dokumen seperti halnya barang-barang inventaris dan arsip hendaknya
disusun rapi dan teratur dalam mp dan tempat tertentu dengan pengelompokan menurut
kebutuhan.
Aktivitas organisasi juga sangat penting dalam menyusun sejarah perjuangan organisasi.
Dokumentasi, administrasi dan inventarisasi organisasi dapat berasal dari pembelian,
hibah dan sumber lainnya yang tidak mengikat. Semua dokumentasi, administrasi dan
inventarisasi yang masuk ataupun keluar organisasi dikelola oleh bagian kesekretariatan
yang akan dipertanggungjawabkan. Inventarisasi dan dokumentasi organisasi digunakan
untuk keperluan operasional organisasi dan administrasi organisasi.
Cc. Arsip
Tema : “Berdamailah Dengan Semua Ciptaan.” (Kolose 1:15-23)
Sub Tema : “Membudayakan Hidup Damai dan Adil dalam Membangun Relasi
dengan Semua Ciptaan Sebagai Wujud Persaudaraan di Negara Pancasila”
BADAN PENGURUS CABANG
GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA
BANDARLAMPUNG
Branch Executive Board Indonesia Student
Christian Movement
Sekretariat : Jl. Kijang NO. 92 Kedaton Bandar Lampung 35147
Telp. 082306868915/085267337455
E-mail : gmkibandarlampung@gmail.com Web :www.gmki-bandarlampung.org
B. Nama Kegiatan
“ORIENTASI PEMAHAMAN TUGAS BADAN PENGURUS CABANG GERAKAN
MAHASISWA KRISTEN INDONESIA BANDAR LAMPUNG”
C. Bentuk acara
Sesi acara ini berupa pembelajaran pemahaman akan administrasi dan inventarisasi kepada
seluruh badan pengurus cabang dengan bentuk ceramah, diskusi, tanya jawab dan sharing
bersama.
D. Peserta
Kegiatan ini akan dihadiri oleh Badan Pengurus Cabang GMKI Bandarlampung sebanyak
17 orang
E. Pembicara Materi
Senior Kak Foni Doloksaribu ( Sekretaris Cabang 1994-1996 )
F. Target dan Arahan Materi
Beberapa hal yang akan distudikan dalam materi ini adalah:
1. Gambaran umum terkait pengertian administrasi dan inventarisasi organisasi.
2. Pentingnya administrasi dan inventarisasi organisasi.
3. Kesiapan orgnisasi dalam mengelola dan menjaga administrasi, inventarisasi sebagai
central legitimasi kegiatan.
4. Memberikan contoh administrasi dan inventarisasi organisasi yang baik dan benar
5. Menjelaskan hubungan antara administrasi, inventarisasi organisasi dengan
manajemen
G. Waktu dan Tempat
Waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah:
Hari,tanggal :Sabtu, 18 Maret 2017
Pukul
:18.00-20.00
Tempat: Sekretariat GMKI Bandarlampung
Nb : waktu sudah disesuaikan dengan jadwal materi dan sudah termasuk tanya jawab .
Cc. Arsip
Tema : “Berdamailah Dengan Semua Ciptaan.” (Kolose 1:15-23)
Sub Tema : “Membudayakan Hidup Damai dan Adil dalam Membangun Relasi
dengan Semua Ciptaan Sebagai Wujud Persaudaraan di Negara Pancasila”
BADAN PENGURUS CABANG
GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA
BANDARLAMPUNG
Branch Executive Board Indonesia Student
Christian Movement
Sekretariat : Jl. Kijang NO. 92 Kedaton Bandar Lampung 35147
Telp. 082306868915/085267337455
E-mail : gmkibandarlampung@gmail.com Web :www.gmki-bandarlampung.org
H. Penutup
Demikianlah kerangka acuan ini kami susun sebagai panduan pelaksanaan kegiatan ini.
BADAN PENGURUS CABANG
GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA
CABANG BANDAR LAMPUNG
2016-2018
Romario Sihaloho
Ketua
Novelin Silalahi A.Md.
Sekretaris
Cc. Arsip
Tema : “Berdamailah Dengan Semua Ciptaan.” (Kolose 1:15-23)
Sub Tema : “Membudayakan Hidup Damai dan Adil dalam Membangun Relasi
dengan Semua Ciptaan Sebagai Wujud Persaudaraan di Negara Pancasila”