Simulasi sistem pengarsipan [dokumentasi skripsi] di Teknik Informatika Universitas Sanata Dharma - USD Repository

  

SIMULASI SISTEM PENGARSIPAN

(DOKUMENTASI SKRIPSI) DI TEKNIK

INFORMATIKA UNIVERSITAS SANATA DHARMA

  Skripsi Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

  Memperoleh Gelar Sarjana Teknik Jurusan Teknik Informatika

  Diajukan Oleh :

  

FX. Ari Wijayanto

  NIM : 985314006

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK

  

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2006

  

SIMULATION OF FILLING SYSTEM

(THESIS DOCUMENTATION) IN INFORMATICS

ENGINEERING AT SANATA DHARMA UNIVERSITY

  A Thesis Presented as Partial Fulfillment of the Requirements

  To Obtain the Sarjana Teknik Degree In Informatics Engineering

  By : FX. Ari Wijayanto

  Students Number : 985314006 1.

DEPARTMENT OF INFORMATICS ENGINEERING

  

FACULTY OF ENGINEERING

S A N A TA D H A RM A U N I VE RS I TY

YOGYAKARTA

2006

  

PE RSE M BAH AN

  2. M y GodF ather Bapa, Putra dan Roh Kudus.

  3. I buku Tercinta “Akhirnya’ anakmu ini lulus jadi sarjana..!!”.

  Terima kasih atas cinta kasih, Pengorbananmu selama ini.

  Sungguh ajaib karuniaNya..

  4. Bapakku(Alm) Semoga engkau tersenyum di sana..

  Bapakku Terima kasih atas nasehat yang selalu engkau berikan. M as Agus & M bak I fa, serta Adekku D itya

   “L ega juga bisa lulus… !!” Terima kasih atas perhatian dan dorongan semangat yang selalu kalian teriak-teriakan

kepadaku baik itu secara moril ataupun materiil, tanpa kalian semua aku tidak akan bisa.

  Terima kasih atas segalanya.

  I. Nana & Verrin Yang selalu menemai dalam suka dan duka dan membuatku merasa berarti Terima kasih.

  Paps Bryan, Paps M areta, Antok,Teguh, Gerson, Alfan, H eru, Robby, Luky

Aku merasa beruntung dan tersanjung, karena mempunyai teman dan saudara seperti kalian.

  K alian semua adalah ‘The Best’.

  II. Serta semua pihak yang telah membantuku Tanpa kalian semua tugas akhir ini tidak mungkin terselesaikan M atur nuwun yo !!

  M O T T O B iar lambat asal selamat

  

T eman adalah saudara, tanpa mereka kita bukanlah apa-apa

Pengalaman adalah guru yang paling baik D an bijaksana I’am S ick but I’am not S ickness B e your self or someone like you M undur untuk maju M undur selangkah dapat berarti maju seratus langkah T erjadilah padaku menurut perkataanmu itu

  (L ukas 1 : 38) U ntuk S egala sesuatu ada masanya T uhan sendiri yang akan menyelesaikannya

  S erahkanlah pada kehendakN ya D ia akan buat indah pada waktunya… (A nonim)

KATA PENGANTAR

  Puji syukur ke hadirat Bapa di surga, Putra dan Roh Kudus, atas limpahan Kasih, bimbingan dan lindungan-Nya.

  Skripsi ini ditulis untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar sarjana teknik, Fakultas Teknik, Jurusan Teknik Informatika, Universitas Sanata Dharma.

  Dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menyadari banyak pihak yang telah memberikan sumbangan baik pikiran, waktu, tenaga, bimbingan dan dorongan pada penulis sehingga akhirnya tugas akhir ini dapat selesai. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

  1. Bapak J.B. Budi Darmawan, S.T., M.Sc., selaku dosen pembimbing I untuk kesabaran, bantuan dan arahannya.

  2. Bapak Donysius Dony Ariananda, S.T., M.Sc, Selaku dosen pembimbing

  II, untuk kebaikan, kesabaran dan arahannya

  3. Bapak Albertus Agung Hadiatma S.T, M.T., Bapak Agung Hernawan, S.T. dan Bapak Drs Hari Suparwito SJ, M.App.IT. selaku dosen penguji.

  4. Dekanat Teknik, yang telah memberi dorongan keras agar angkatan 1998 dapat menyeleseaikan masa kuliah dengan segera.

  5. Orang tua (Bapak & Mamak), orang paling berjasa dalam segala aspek hidup penulis.

  6. Mas Agus & Mbak Ifa, yang selalu mendorong dan memberikan semangat dalam menyelesaikan skripsi ini.

  7. Adekku Ditya yang selalu menanyakan kapan mas pulang ke papua?.

  Menyadarkanku agar cepat menyelesaikan kuliah.

  8. Ponakanku Sandria yang selalu membuatku terhibur dan tertawa.

  9. Seluruh Dosen Teknik Informatika yang telah membimbing penulis selama belajar di Universitas Sanata Dharma.

  10. Antok dan Teguh, yang telah membantu pemecahan berbagai masalah saat penulis mengerjakan program.

  11. Paps Bryan, Heni ‘01, Are sekeluarga, Mas Oplo sekeluarga Gerson

  (Mr.G)

  , Bruno, Alfan, Yudhi, Djarot, Marten, Andi ’01 dan Sronggot ‘99 yang selalu membantu penulis meringankan beban dari rasa jenuh.

  12. Teman VIP-ku Nana dan Verrin yang selalu menemani dalam suka dan duka, yang memberikan warna dalam hidup di Jogja.

  13. Rosalia Daru Mawarti yang pernah menjadi bagian dalam hidupku dan tidak terlupakan.

  14. Teman-temanku : Robby, Luky, Kumis, Bram, Dhaeng, Estu, Gede, Oka, dan semuanya yang tidak disebut. Keep on fighting.

  15. Mami N’dut sekeluarga, yang selalu membantu selama masa perkuliahan.

  16. Staf Sekretariat dan Laboran T.Informatika (Pak Jito, Mbak Marni, Mas Danang, Mas Catur dan Pak Belle).

  17. Teman-teman TI ’98, baik yang telah lulus ataupun yang belum lulus, yang sudah berkerja atau belum bekerja “TI Sadhar ’98 memang yang terbaik !!!”.

  18. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih telah membantu dalam menyelesaikan tugas akhir ini Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan skripsi ini. Oleh karena itu, dengan kerendahan hati penulis mengharapkan kritik dan saran guna penyempurnaan nya. Akhirnya, penulis berharap semoga tugas akhir ini berguna bagi semua pihak.

  Penulis

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA

  Saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi yang saya tulis ini tidak memuat karya atau bagian karya orang lain, kecuali yang telah disebutkan dalam kutipan dan daftar pustaka, sebagaimana layaknya karya ilmiah.

  Yogyakarta, Desember 2006 Penulis,

  FX Ari Wijayanto

  DAFTAR ISI

  HALAMAN JUDUL ....…..................................................................................... i TITLE ....…............................................................................................................ ii HALAMAN PERSETUJUAN .....…..................................................................... iii HALAMAN PENGESAHAN ..............…............................................................. iv HALAMAN PERSEMBAHAN .....…................................................................... v MOTTO .....…........................................................................................................ vi KATA PENGANTAR .....….................................................................................. vii PERNYATAAN KEASLIAN KARYA .....…....................................................... x DAFTAR ISI .....…................................................................................................ xi DAFTAR TABEL .....…........................................................................................ xv DAFTAR GAMBAR .....….................................................................................... xvi ABSTRAKSI .....…................................................................................................ xviii ABSTRACT .....…................................................................................................. xix

  BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang .....….....................................................................................

  1 1.2 Rumusan Masalah .....…...............................................................................

  1 1.3 Batasan Masalah .....…..................................................................................

  3 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian......................................................................

  4 1.5 Metodologi Penulisan .....….........................................................................

  5 1.6 Sistematika Penulisan .....…..........................................................................

  6

  BAB II DASAR TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem .................................................................................

  8 2.2 Konsep Dasar Informasi ...........................................………………...…...

  10 2.2.1 Siklus Informasi ...................................................................................

  10 2.2.2 Kualitas Informasi …......................…......…………………………....

  11 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi....................................................................

  12 2.4 Konsep Dasar Sistem Pengarsipan................................................................

  13 2.4.1 Pengertian Pengarsipan ..........................................................................

  13

  2.4.2 Kondis Sistem Pengarsipan Skripsi di TI (Teknik Informatika) USD........................................................................................................

  15 2.5 Konsep Basis Data (Database) .....................................................................

  16 2.5.1 Definisi Basis Data .................................................................................

  16 2.5.2 Relational Database Management System (RDBMS)............................

  17 2.5.3 Tahap-tahap Perancangan Database.......................................................

  18 2.5.4 Fungsi Basis Data ...................................................................................

  19 2.6 Entity Relational Model ...............................................................................

  21 2.6.1 Data Flow Diagram ...............................................................................

  24 2.7 Konsep Dasar Visual Basic (VB) 6.0 ...........................................................

  25 2.7.1 Database Visual Basic ............................................................................

  25 2.7.2 Komponen-komponen Pada Visual Basic 6.0 ........................................

  28 2.7.3 Konsep kerja Visual Basic 6.0 ...............................................................

  30

  BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Sistem yang Dikembangkan .........................................................................

  32 3.2 Batasan Sistem ……………………………..................................................

  32 3.3 Analisis Kebutuhan Sistem ...........................................................................

  33 3.4 Pemodelan Use Case (Use Case Modelling) ................................................

  34 3.5 Contex Diagram ………................................................................................

  36 3.6 Diagram Arus Data………………………......…..........................................

  37 3.6.1 Diagram Arus Data Level 0 ………......................................................

  38 3.6.2 Diagram Arus Data Level 1 ...................................................................

  39 3.6.3 Diagram Arus Data Level 1 Proses 2 ....................................................

  40 3.6.4 Diagram Arus Data Level 1 Proses 3 ....................................................

  40 3.6.5 Diagram Arus Data Level 1 Proses 4 ....................................................

  41 3.6.6 Diagram Arus Data Level 2 Proses 3.1 .................................................

  42 3.6.7 Diagram Arus Data Level 2 Proses 4.1 .................................................

  42 3.6.8 Diagram Arus Data Level 2 Proses 4.2 .................................................

  43 3.7 Perancangan Sistem .....................................................................................

  44 3.7.1 Perancangan Database (Basis Data) ......................................................

  44 3.7.2 Desain Antarmuka (interface) dan Desain Keluaran (output) ...............

  47 3.7.3 Perangkat Keras dan Perangkat Lunak yang Digunakan .....................

  53 BAB IV IMPLEMENTASI 4.1 Lingkungan Implementasi ...........................................................................

  54 4.2 Karakteristik Pengguna ...............................................................................

  55

  4.3 Implementasi Basis Data ..............................................................................

  56 4.4 Implementasi Program ….....…...…............................................................

  56 4.5 Implementasi Antar Muka ............................................................................

  59 4.5.1 Implementasi Tampilan Login................................................................

  59 4.5.2 Implementasi Tampilan Menu Utama ..................................................

  61 4.5.3 Implementasi Tampilan Edit Login .......................................................

  62 4.5.4 Implementasi Tampilan Data Pendukung ..............................................

  64 4.5.5 Implementasi Tampilan Olah Data Skripsi ............................................

  65 4.5.6 Implementasi Tampilan Pencarian Data Skripsi ...................................

  68 4.5.7 Implementasi Tampilan Pencarian Skripsi Mahasiswa .........................

  68 4.5.8 Implementasi Tampilan Pencarian Dosen Pembimbing ........................

  70 4.5.9 Implementasi Tampilan Data Skripsi .....................................................

  71 4.5.10 Implementasi Tampilan Abstraksi .........................................................

  72 BAB V ANALISA HASIL IMPLEMENTASI 5.1 Analisa Metodologi ...…...............................................................................

  74 5.2 Analisa Hasil ...….....…...............................................................................

  74 5.3 Analisa Teknologi .....…...............................................................................

  74 5.4 Kelebihan dan Kekurangan ..........................................................................

  76 BAB VI PENUTUP 6.1 Kesimpulan .....….....…...............................................................................

  77 6.2 Saran ……...................................................................................................

  78 DAFTAR PUSTAKA

  LAMPIRAN

  DAFTAR TABEL

Tabel Keterangan Halaman

  3.1 Rancangan Tabel Alumni

  45

  3.2 Rancangan Tabel Bimbingan Skripsi

  46

  3.3 Rancangan Tabel Dosen

  46

  

DAFTAR GAMBAR

Gambar Keterangan Halaman

  3.13 Relasi Antar Tabel

  41

  3.9 Diagram Arus Data Level 2 Proses 3.1

  42

  3.10 Diagram Arus Data Level 2 Proses 4.1

  43

  3.11 Diagram Arus Data Level 2 Proses 4.2

  43

  3.12 Entity Relationship Diagram Sistem Pengarsipan Skripsi

  45

  46

  41

  3.14 Rancangan Antarmuka Logon

  47

  3.15 Rancangan Antarmuka Menu Utama

  48

  3.16 Rancangan Antarmuka Menu Pencarian

  49

  3.17 Rancangan Antarmuka Pencarian Berdasarkan Judul Skripsi

  49

  3.18 Rancangan Antarmuka Pencarian Berdasarkan Dosen Pembimbing

  3.8 Diagram Arus Data Level 1 Proses 4

  3.7 Diagram Arus Data Level 1 Proses 3

  2.1 Siklus Pengolahan Data

  3.1 Diagram Use Case Pengguna Sistem Pengarsipan Skripsi

  11

  2.2 Diagram Tahap Perancangan Database

  20

  2.3 Simbol-simbol Entity Relational Model

  23

  2.4 Simbol-simbol Data Flow Diagram

  24

  2.5 Kontrol data dan Engine JET

  26

  35

  40

  3.2 Context Diagram Sistem Pengarsipan Skripsi

  36

  3.3 Diagram Berjenjang Sistem Pengarsipan Skripsi

  37

  3.4 Diagram Arus Data Level 0

  38

  3.5 Diagram Arus Data Level 1

  39

  3.6 Diagram Arus Data Level 1 Proses 2

  50

  3.19 Rancangan Antarmuka Data Skripsi

  65

  4.11 Tampilan Abstraksi

  71

  4.10 Tampilan Data Skripsi

  70

  4.9 Tampilan Pencarian Dosen Pembimbing

  69

  4.8 Tampilan Pencarian Data Skripsi

  68

  4.7 Tampilan Pencarian Data Skripsi

  66

  4.6 Tampilan Ola h Data Skripsi

  4.5 Tampilan Data Pendukung

  50

  63

  4.4 Tampilan Edit Login

  62

  4.3 Tampilan Menu Utama

  61

  4.2 Tampilan Menu Login

  56

  4.1 Koneksi Sistem ke Basis Data

  52

  3.21 Rancangan Antarmuka Olah Data Skripsi

  51

  3.20 Rancangan Antarmuka Abstraksi Skripsi

  73

  

ABSTRAKSI

  Mahasiswa yang ingin melihat contoh skripsi dari kakak tingkatnya sangat kerepotan, karena mereka harus ke perpustakaan untuk membuka satu persatu judul skripsi tersebut. Hal ini sangat tidak efisien dan membuang waktu.

  Kondisi tersebut menjadi dasar penulisan tugas akhir yang berjudul Simulasi Sistem Pengarsipan (Dokumentasi Skripsi) di Teknik Informatika Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.Sistem ini dibangun untuk dapat mengolah dan mengelola data skripsi secara efektif dan efisien.

  Penggunaan sistem ini adalah untuk pengolahan data skripsi yaitu memasukan, menyimpan dan menampilkan data skripsi.Tersedia dua fasilitas pencarian data skripsi yaitu berdasarkan skripsi ( nama, NIM dan judul skripsi) dan berdasarkan dosen pembimbing (NIP dan nama dosen pembimbing). Naskah skripsi yang ditampilkan bertipe *.PDF file.

  Sistem ini menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6 untuk antar muka, Microsoft Access untuk manajemen basis datanya dan Acrobat Reder 7 untuk menampilkan data skripsi. Dalam aplikasinya, sistem ini dapat lebih cepat daripada sistem lama (manual) dalam mengolah dan memberikan informasi tentang skripsi. Sistem ini diharapkan dapat membantu mahasiswa dalam mencari contoh-contoh skripsi yang sudah ada.

  

ABSTRACT

  Student who wants to look for example of thesis from the senio r is not very simple, because they must go to the library to open an example thesis script one by one, and that it’s not efficient and wasting time.

  That condition becomes the basic reason of this thesis with title “Simulation of Filing system in informa tics engineering at Sanata Dharma University of Yogyakarta. This simulation is a system simulation, which is built to process the data of thesis effectively and efficiently. The system is hoped to be able to help the student in finding the example of the thesis which is already made.

  The using of the system is to process the thesis data, which is storing and displaying the thesis data. There are two facilities in searching the thesis data, which are based on the thesis (name, registration number and the title of the thesis) and based on the consultant lecture (registration number, and the name of the lecturer). The script of the thesis which is displayed in PDF file formatted.

  This system has been succeed in application which using interfaces from Visual Basic 6, Microsoft Access for the database management and Adobe Acrobat 7 to display the thesis data. In the application the system is proven faster then the old system (manual) in processing and giving the required of the thesis.

  The system is hoped to be able to help the student in finding the example of the thesis which is already made.

BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah 1.1. Seluruh negara di dunia saat ini sedang berlomba- lomba mengembangkan

  teknologi informasinya, karena dengan dikuasainya teknologi informasi maka negara-negara tersebut akan menjadi pemimpin dalam percaturan dunia yang semakin global. Banyak cara dan metode yang dipakai untuk menilai berhasil tidaknya perkembanga n teknologi informasi di suatu negara, dan yang paling utama adalah dengan melihat seberapa berhasil negara tersebut dalam memajukan pendidikannya. Pendidikan menentukan mampukah suatu negara dapat menguasai teknologi informasi yang begitu cepat berubah.

  Indonesia sebagai salah satu negara yang sedang berkembang dan sedang menuju ke arah perubahan juga sedang berusaha untuk menguasai teknologi informasi. Telah banyak usaha yang dilakukan oleh pemerintah untuk menunjang keberhasilan tersebut. Saat ini telah banyak lembaga pendidikan di Indonesia yang mengenalkan teknologi informasi seperti komputer dan internet kepada siswanya sedini mungkin.

  Teknologi informasi yang demikian pesat diimbangi dengan meledaknya trend Internet di dunia, seakan membuat dunia menjadi semakin sempit, karena seluruh penjuru dunia dapat dihadirkan hanya ke dalam sebuah komputer. Beberapa tahun belakangan ini para pengguna informasi merasa sangat terbantu pengguna informasi pada saat ini membutuhkan suatu sarana informasi yang cepat dan mudah tanpa perlu bersusah payah untuk pergi ke toko buku atau perpustakaan untuk mencari informasi.

  Jika dilakukan pengamatan secara seksama di kampus Sanata Dharma, tampak bahwa para mahasiswa, khususnya mahasiswa Teknik Informatika yang sedang mengambil tugas akhir, mengalami kerepotan jika ingin melihat contoh skripsi-skripsi dari kakak-kakak tingkatnya yang sudah selesai. Mereka harus ke perpustakaan untuk membuka satu per satu judul skripsi tersebut. Hal ini sangat tidak efisien dan membuang waktu, sehingga dibutuhkan suatu sarana atau wadah informasi yang praktis dan efisien. Kondisi tersebut menjadi dasar penulisan tugas akhir ini. Penulis bermaksud menulis sebuah tugas akhir yang berjudul “ Simulasi Sistem Pengarsipan (Dokumentasi Skripsi) di Teknik Informatika Universitas Sanata Dharma Yogyakarta”. Sistem yang akan dirancang berupa sistem pengarsipan skripsi yang memiliki fasilitas pencarian. Pencarian judul skripsi ini dapat dicari berdasarkan judul skripsi dan nama dosen pembimbing. Naskah skripsi berbentuk file yang formatnya bertipe *.PDF. Sistem ini dibuat untuk mendukung proses pembelajaran, sehingga dengan adanya sistem ini diharapkan proses pembelajaran bisa menjadi lebih efektif dan efisien.

  1.2. Rumusan Masalah

  Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, permasalahan dapat dirumuskan sebagai berikut: Bagaimana membuat sebuah sistem dokumentasi skripsi berbasis teknologi Visual Basic yang dapat mendukung proses pendidikan yang sudah ada?

  Sistem yang akan dibuat berjudul Simulasi Sistem Pengarsipan (Dokumentasi Skripsi) di Teknik Informatika Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

  1.3. Batasan Masalah

  Agar penulisan tugas akhir ini tidak keluar dari inti dan tujuannya, serta tidak menjadi terlalu luas dan kompleks, maka perlu diberikan batasan-batasan pada beberapa hal:

  1. Aplikasi ini ditujukan untuk mendukung proses pembelajaran di kalangan mahasiswa di perguruan tinggi khususnya jurusan Teknik Informatika di Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

  2. Sistem yang dibuat ialah sistem pengarsipan dokumentasi skripsi, dimana pencarian data skripsi yang disediakan berdasarkan dua cara yaitu berdasarkan judul skripsi dan nama dosen pembimbing. Hanya administrator yang dapat memasukkan data ke dalam sistem ini, dan hanya data yang berupa file PDF saja yang dapat dimasukan ke dalam sistem ini.

3. Pengimplementasian aplikasi ini berbasiskan client server, dan basis data yang dibangun bersifat centralized (terpusat).

  Pembuatan aplikasi ini dilakukan dengan menggunakan teknologi Visual Basic 6.0, dan Microsoft Access 2000 sebagai pengelola basis datanya.

  4. Pengguna Aplikasi Sistem Pengarsipan Skripsi ini meliputi dua kategori pemakai, yaitu: a. User, yang meliputi mahasiswa dan dosen dalam lingkungan kampus. Keduanya memiliki wewenang untuk mengakses informasi yang ada dalam sistem ini.

  b. Administrator, yang meliputi petugas/pegawai dengan wewenang penuh untuk mengelola dan mengawasi jalannya sistem, pemeliharaan sistem dan bertanggung jawab terhadap kinerja sistem itu sendiri.

1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian

  Penulisan tugas akhir ini bertujuan untuk membuat sistem yang dapat mendukung proses pembelajaran yang sudah ada dengan memanfaatkan teknologi komputerisasi yang berkembang saat ini. Adapun beberapa manfaat yang ingin dicapai antara lain adalah:

  1. Mempermudah pengajar dalam penyeleksian judul, karena pengajar dapat mencari judul yang pernah ada sehingga tidak

  2. Memudahkan mahasiswa dalam mencari contoh-contoh skripsi yang sudah ada.

  3. Pengimplementasian aplikasi sistem ini berbasiskan client

  server . Dengan demikian, proses pencarian dokumentasi skripsi

  dapat lebih cepat, efisien dan efektif dilakukan, sehingga kendala jarak dan waktu bagi pengajar dan mahasiswa dapat diatasi.

1.5. Metodologi Penulisan

  Guna mendapatkan suatu hasil yang baik, khususnya dalam hal ini pembuatan skripsi tentang Sistem Informasi Pengarsipan Skripsi yang berbasis berbasis client server dengan teknologi yang digunakan adalah Visual Basic ver

  

6.0 didukung database server menggunakan Microsoft Access 2000 dan program

  pendukungnya menggunakan Acrobat reader 7, maka digunakan suatu metodologi penelitian tertentu.

  Metodologi yang akan diterapkan dalam pembuatan skripsi ini adalah :

1. Studi Literatur

  Studi litelatur dilakukan dengan mempelajari buku-buku yang ada kaitannya dengan permasalahan yang dibahas. Studi Literatur digunakan untuk melakukan analisis terhadap media yang ada antara lain buku atau sumber-sumber tertulis lainnya, sehingga hasil pengamatan akan dapat

2. Metodologi Analisis dan Disain Terstruktur

  Metode ini merupakan tahap penguraian dan pengkajian data yang ada, yang digunakan sebagai data yang relevan bagi perencanaan dan perancangan. Data Flow Diagram digunakan untuk menggambarkan sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. Langkah- langkah dalam metodologi terstruktur antara lain:

  1. Studi kelayakan Studi kelayakan disini adalah dengan mendefinisikan dan mengidentifikasikan masalah yang ada dengan mencari informasi langsung ke lapangan

  2. Analisa sistem yang berupa studi lapangan, pendefinisian dan pemodelan sistem dalam bentuk data flow diagram

  

(DFD), konteks diagram dan use case.

  3. Desain Sistem yaitu pembuatan ER diagram, perancangan perangkat lunak termasuk di dalamnya perancangan table- tabel basis data, pendefinisian modul- modul program dan antar muka sistem yang akan dibuat.

4. Implementasi sistem dan testing yang merupakan hasil- hasil pengkodean dari hasil rancangan yang sudah dibuat.

1.6. Sistematika Penulisan

  Sistematika penulisan tugas akhir ini terdiri atas lima bab, yang diuraikan

  BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang penulisan tugas akhir, rumusan

  masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penulisan dan sistematika penulisan.

  BAB II DASAR TEORI Bab ini membahas sekilas teknologi Visual Basic, sejarah

  pengarsipan, dan teori-teori lain yang mendukung pembuatan aplikasi pada tugas akhir ini.

  BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi tentang analisis dan perancangan sistem yang

  meliputi pemilihan software, rancangan tampilan dan aturan jalannya program serta perancangan basis datanya.

  BAB IV IMPLEMENTASI Dalam bab ini ditampilkan implementasi dan potongan modul program dari aplikasi yang telah dibuat. BAB V ANALISA HASIL IMPLEMENTASI Bab ini berisi analisa dari hasil implementasi, serta kelebihan dan kekurangan program yang dibangun. BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi beberapa kesimpulan yang didapatkan dan saran- saran berdasarkan hasil perancangan dan aplikasi yang dibuat.

BAB II DASAR TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem Definisi sistem menurut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stallings, Jr., Fundamentals of Systems Analysis (Jhon Willey & Sons, 1981),

  adalah : Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

  Karakteristik dari suatu sistem adalah (Jogiyanto.HM,1995) :

  1. Komponen sistem Suatu sistem terdiri atas sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan.

  2. Batasan sistem Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau lingkungan luarnya.

  3. Lingkungan luar sistem Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan dimana keduanya dapat mempengaruhi operasi sistem.

  4. Penghubung sistem Merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem yang lainnya sehingga subsistem-subsistem tersebut dapat berintegrasi dan membentuk suatu kesatuan. Melalui penghubung ini sumber-sumber daya dimungkinkan untuk mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran dari suatu subsistem akan menjadi masukan bagi subsistem yang lain melalui penghubung.

  5. Masukan sistem Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Energi tersebut berupa masukan perawatan (maintenance input) agar sistem dapat beroperasi.

  6. Keluaran sistem Merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

  7. Pengolahan sistem Merupakan proses yang mengubah masukan menjadi keluaran.

  8. Sasaran Sistem Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran yang sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

2.2. Konsep Dasar Informasi

  Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, sehingga bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau masa yang akan datang. Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan objectives dengan lingkup yang lebih sempit.

2.2.1. Siklus Informasi

  Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berbicara banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model menjadi informasi dan penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan serta melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data yang ditangkap sebagai masukan, diproses kembali menjadi model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Menurut Jhon Burch dan Gary Grudnitski, (“Information Systems

  

Theory and Practice ”, John Wiley and Sons) siklus ini disebut dengan siklus

informasi (information cycle) atau siklus pengolahan data (data processing cycle).

  Proses (Model) Output

  Input (Data) (Information)

  Dasar data Data ditangkap Penerima

  Hasil tindakan Keputusan tindakan

  Gambar 2.1

  Siklus Pengolahan Data

2.2.2 Kualitas informasi

  Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal, yaitu :

  1. Relevansi Relevansi berarti informasi harus memberikan manfaat kepada pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang berbeda.

  2. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, serta harus jelas mencerminkan maksudnya. mengalami gangguan sehingga merusak atau mengubah data- data asli tersebut.

3. Tepat waktu

  Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal.

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi

  Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam mengambil keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) yang biasa disebut juga dengan processing

  

systems atau information processing system. Definisi sistem informasi menurut

  Robert K. Leitch dan K. Roscoe Davis, (“Accounting Information Systems ”, Prentice-Hall,) adalah :

  Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan- laporan yang diperlukan. Definisi lain dari sistem informasi adalah : Sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberi informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengandalkan organisasi.

2.4. Konsep Dasar Sistem Pengarsipan

  Arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche, yang kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubaha n lagi menjadi

  

archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan

  peradilan. Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota.

2.4.1. Pengertian Pengarsipan Pengertian arsip adalah tempat penyimpanan naskah atau dokumen penting.

  Peraturan Presiden RI Ps. 1 No. 19 Tahun 1961 pasal 1 menjelaskan bahwa:

  1. Pengertian arsip secara umum ialah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam satu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan pada umumnya.

  2. Pengertian arsip secara khusus ialah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya yang berfungsi sebagai pengingat administrasi dalam suatu negara dan perkembangan organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

  Sedangkan menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan- Ketentuan pokok kearsipan, pengertian arsip ialah naskah- naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

  Dari uraian tersebut , dapat disimpulkan bahwa arsip ialah bahan kerja dalam bentuk tulisan yang disimpan dan dirawat sebaik-baiknya untuk memberikan informasi bila diperlukan. Apabila arsip benar-benar tidak berguna sebaiknya dimusnahkan saja.

  Ciri-ciri pengarsipan yang efisien dan efektif ialah:

  1. Berkas yang diarsipkan sedikit tetapi benar-benar bermutu

  2. Berkas yang diarsipkan adalah benar-benar efektif karena sudah melalui seleksi secara cermat.

  3. Pengarsipan tidak memerlukan biaya yang terlalu besar. Prosedur kerja atau tata kerja pengarsipan dapat dibagi menjadi dua yaitu:

  1. Naskah/warkat yang telah dinilai akan memberikan informasi yang sangat berharga.

  2. Naskah /warkat yang bernilai tetap dan ada pula yang tidak tetap atau bersifat temporer. Untuk memudahkan penilaian suatu berkas atau naskah/warkat/surat biasanya digunakan suatu singkatan akronim “ALFREDO” yang berarti: A Administration Value = Naskah yang bernilai administrasi L Legal Value = Naskah yang bernilai hukum F Fiscal Value = Naskah yang benilai keuangan R Research Value = Naskah yang bernilai penelitian E Education Value = Naskah yang bernilai pend idikan D Documentary Value = Naskah yang bernilai dokumentasi O Organization Value = Naskah yang bernilai untuk organisasi

  Penyimpanan naskah secara teratur dan sistematis disebut “FILING” dan kebalikannya (penemuan kembali) disebut “FINDING” yang berarti pencarian kembali warkat/berkas yang diarsipkan atau disimpan.

2.4.2. Kondisi Pengarsipan Skripsi di TI (Teknik Informatika) USD.

  Kondisi sistem pengarsipan naskah skripsi di kampus Universitas Sanata Dharma khususnya di jurusan Teknik Informatika kurang efisie n dan efektif karena para mahasiswa yang ingin melihat contoh skripsi dari kakak-kakak tingkat mereka harus pergi ke perpustakaan dulu dan mencari satu persatu judul skripsi yang diletakkan di rak buku perpustakaan. Sebagian mahasiswa jurusan Informatika melihat cara seperti ini sangat tidak efisien dan sangat membuang waktu. Atas dasar hal tersebut, penulis ingin membuat suatu sistem pengarsipan dokumentasi skripsi yang bisa dicari berdasarkan judul dan keyword serta dosen skripsinya dan file tersebut dapat disimpan. Sistem baru ini diharapkan dapat memperbaiki sistem yang sudah ada sehingga dapat dengan mudah diperoleh informasi contoh skripsi tanpa bersusah payah ke perpustakaan untuk mencari contoh skripsi yang sudah ada.

2.5 Konsep Basis Data (Database)

  Data merupakan kumpulan dari fakta seperti nomor telepon, nama, alamat, dan sebagainya. Item data berubah menjadi penting jika berubah menjadi informasi, misalnya nomor telepon dari kenalan anda.

  Basis data adalah kumpulan informasi dan “jantung” dari sistem informasi sehingga basis data sangat diperlukan dalam pengembangan sistem informasi yang dirancang. Untuk itu dibutuhkan pengetahuan mengenai basis data.

2.5.1. Definisi Basis Data

  Basis data merupakan kumpulan file – file yang saling mempunyai kaitan antara satu yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan sesuatu untuk kegunaan tertentu. Bila terdapat file yang tidak dapat dipadukan atau dihubungkan dengan file yang lainnya berarti file tersebut bukanlah kelompok dari satu basis data dan file tersebut akan membentuk basis data sendiri. (Ir. Harianto Kristanto, 1994, 3). Dalam artian sederhana, database bisa disebut sebagai kumpulan dari tabel dan file-file yang diorganisir untuk

  Karena basis data adalah kumpulan dari informasi yang saling berkaitan maka untuk mengelola basis data diperlukan program manager basis data yang dikenal dengan nama Relational Database Management Sistem (RDBMS).

2.5.2. Relational Database Management System (RDBMS)

  Umumnya program manager basis data memiliki kemampuan :

  1. Kapasitas besar, yaitu memiliki kemampuan untuk menangani data dalam jumlah yang besar.

  2. Pencarian, yaitu dapat menampilkan (querying) informasi sesuai kriteria tertentu.

  3. Pengurutan/ sorting, yaitu kemampuan untuk menyusun informasi dengan urutan khusus seperti urutan nama, kode pos, kota dan sebagainya.

  4. Laporan, yaitu kemampuan menghasilkan laporan dengan format tertentu. Termasuk di dalamnya fitur menambah headings,

  subheadings

  , summary, menghitung field, dan menghasilkan laporan dari query.

  5. Entri data/modifikasi/menghapus, diperlukan akurasi dan validasi dari informasi atau lebih dikenal sebagai “integritas data”.

  Dengan RDBMS, semua data disimpan dalam tabel-tabel, dimana sebuah tabel menyimpan informasi mengenai sebuah subyek tertentu. Dengan RDBMS, sebuah basis data akan dengan mudah dikelola walaupun jumlah datanya banyak dalam sebuah basis data, bagaimana mengelolanya, serta bagaimana membagi data.

  Pada prinsipnya sebuah RDBMS terdiri dari tiga bagian: 1.

   Data Definition

  Mendefinisikan jenis data yang akan dibuat (seperti berupa angka atau huruf), cara relasi data, validasi data dan lainnya.

  2. Data Manipulation

  Data yang telah dibuat dan didefinisikan tersebut akan dikenai beberapa pengerjaan, seperti penyaringan data, proses query dan sebagainya.

  3. Data Control

  Bagian ini berkenaan dengan cara pengendalian data, seperti siapa saja yang bisa melihat data, bagaimana data bisa digunakan oleh banyak user dan sebagainya.

2.5.3. Tahap-tahap Perancangan Database

  Perancangan basis data meliputi tahap-tahap sebagai berikut : 1.

   Conceptual design

  Berupa conceptual schema yang mengacu pada suatu conceptual

  model . Pada tahapan ini, biasanya digunakan entity relational model

  sebagai conceptual model.

  2. Logical design

  Pada tahap ini, conceptual schema yang telah jadi diterjemahkan ke model data yang sesuai dengan DBMS yang digunakan. Hasil yang didapat berupa logical schema database yang mengacu pada suatu

  logical data model. Logical model merepresentasikan data dalam suatu cara yang tidak melibatkan physical details.

  3. Physial design

  Pada tahap ini, logical schema dilengkapi dengan detail-detail implementasi secara fisik (organisasi file dan index). Physical

  schema yang dihasilkan berupa tabel.

  Tahapan perancangan basis data yang lebih jelas dapat dilihat dalam diagram pada gambar 2.2.

2.5.4. Fungsi Basis Data

  Basis data disusun untuk mengatasi masalah–masalah pada penyusunan data antara lain :

  1. Kerangkapan Kerangkapan yaitu terjadinya perulangan pada file basis data yang semestinya tidak diperlukan.

  2. Data tidak konsisten Munculnya data yang sama dan medan yang sama untuk beberapa

  file dengan kunci yang sama. Hal ini biasanya terjadi akibat konsisten atau terjadinya kehilangan informasi tentang obyek yang ditinjau.

  Application requirements Database design

  Conseptual design Conceptual schema

  Logical design Logical schema

  Physical design Physical schema

  Database structure & related documentation

  3. Isolasi data (data isolation) Akibat pemakaiaan beberapa file basis data, suatu program aplikasi tidak dapat mengakses file tertentu dalam sistem basis data, kecuali program tersebut diubah atau ditambah seolah-olah file tersebut terpisah (terisolasi) terhadap lainnya.

  4. Banyak pemakai (multi user) Untuk efisiensi waktu basis data dapat digunakan orang yang berbeda, waktu yang berbeda, dengan program yang sama pula untuk melakukan update data.

  5. Keamanan (security) Hanya digunakan oleh orang tertentu, pada batasan-batasan tertentu yang juga dimaksudkan untuk memberikan perlindungan terhadap data-data dari kerusakan.

  6. Integritas Berhubungan dengan unjuk kerja sistem agar dapat melakukan kendali, atau kontrol pada semua bagian sehingga dapat beroperasi dalam aturan yang ada.