ARBI WIRANATA PROGRAM STUDI D3 SISTEM INFORMASI DEPARTEMEN TEKNIK
TUGAS AKHIR SISTEM INFORMASI PERCETAKAN DESETT PROMOTION SURABAYA
HALAMAN JUDUL SISTEM INFORMASI PERCETAKAN DESETT PROMOTION SURABAYA
i
HALAMAN PERNYATAAN SISTEM INFORMASI PERCETAKAN DESETT PROMOTION SURABAYA TUGAS AKHIR
ii
Sebagai Salah Satu Syarat untuk Dinyatakan Lulus Program Studi D3 Sistem Informasi Pada Fakultas Vokasi
Universitas Airlangga Disetujui Oleh:
Pembimbing I Pembimbing II Indra Kharisma Raharjana, S.Kom., M.T.
NIP 198110282006041003 Endah Purwanti, S.Si., M.Kom.
NIP 197812172005012001 iii
LEMBAR PENGESAHAN NASKAH TUGAS AKHIR
Judul : SISTEM INFORMASI PERCETAKAN DESETT PROMOTION SURABAYA
Penulis : Arbi Wiranata NIM : 081310113035 Pembimbing I : Indra Kharisma Raharjana, S.Kom., M.T.
Pembimbing II : Endah Purwanti, S.Si., M.Kom. Tanggal Ujian : 30 Juni 2016
Disetujui oleh: Pembimbing I Pembimbing II Indra Kharisma Raharjana, S.Kom., M.T.
NIP 198110282006041003 Endah Purwanti, S.Si., M.Kom.
NIP 197812172005012001 Mengetahui,
Ketua Departemen Teknik Koordinator Program Studi D3 Sistem Informasi Ir. Dyah Herawatie, M.Si.
NIP 196711111993032002 Endah Purwanti, S.Si., M.Kom.
NIP 197812172005012001
PEDOMAN PENGGUNAAN TUGAS AKHIR
Naskah Tugas Akhir ini tidak dipublikasikan, tetapi tersedia di perpustakaan dalam lingkungan Universitas Airlangga. Diperkenankan untuk dipakai sebagai referensi kepustakaan, tetapi pengutipan harus seizin Penulis dan harus menyebutkan sumbernya sesuai dengan kebiasaan ilmiah.
Dokumen Tugas Akhir ini merupakan hak milik Universitas Airlangga.
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah S.W.T., Tuhan semesta alam, yang telah melimpahkan berkat nikmat, hidayah, kesehatan dan kesempatan sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul ”SISTEM INFORMASI PERCETAKAN DESETT PROMOTION SURABAYA ”.
Pada Tugas Akhir ini, Penulis membuat sistem informasi yang dapat memudahkan transaksi dalam bidang percetakan melalui program komputer.
Penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada Dosen Pembimbing I dan II, yakni Indra Kharisma Raharjana, S.Kom., M.T. dan Endah Purwanti, S.Si., M.Kom., serta semua pihak yang terlibat sehingga dapat terselesaikannya Tugas Akhir ini.
Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi berbagai pihak. Serta tidak lupa, kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan demi kebaikan dimasa mendatang.
Surabaya, 30 Juni 2016 Penulis,
Arbi Wiranata v
UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis ingin mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang sebesar- besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam pelaksanaan Tugas Akhir ini. Tidak berlebihan kiranya, jika Penulis ingin mengucapkan terimakasih dan penghargaan setinggi-tingginya kepada:
1. Allah S.W.T., Tuhan pencipta alam semesta dan kehidupan atas semua nikmat dan karunia yang telah Engkau berikan.
2. Ayahanda Bambang Hariyanto dan Ibunda Yeni Sundari yang telah memberi cinta, kasih sayang, doa, dukungan serta semangat untuk menuntut ilmu di Universitas Airlangga.
3. Dr. H. Widi Hidayat, SE., M.Si., Ak., selaku Dekan Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga.
4. Ir. Dyah Herawatie, M.Si., selaku Ketua Departemen Teknik, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga.
5. Endah Purwanti, S.Si., M.Kom., selaku Koordinator Program Studi D3 Sistem Informasi sekaligus Dosen Pembimbing II, yang telah banyak memberi inspirasi, motivasi, saran, dan kritik sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
6. Indra Kharisma Raharjana, S.Kom., M.T., selaku Pembimbing I yang dengan sabar membimbing Penulis sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
7. Seluruh jajaran dosen pengajar dan karyawan D3 Sistem Informasi Universitas Airlangga. Khususnya Army Justitia, S.Kom., M.Kom., vi selaku dosen wali yang telah memberikan motivasi serta dukungan kepada Penulis.
8. Teman-teman D3 Sistem Informasi angkatan 2013 khususnya Ines Dwi Rahayu dan Dysa Dyah Kurniawati. Terima kasih atas kebersamaan, semangat, bantuan, kritik dan saran kalian demi terselesaikannya Tugas Akhir ini.
9. Dita Ken Prabasari, terima kasih atas dukungan, semangat serta doa yang diberikan sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
10. Kakak-kakak senior D3 Sistem Informasi yang telah membantu memberikan rekomendasi laporan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
11. Teman-teman yang ada di Himpunan Mahasiswa Diploma Sistem Informasi (HIMASI) dan di Fakultas Sains dan Teknologi (FST), terima kasih atas dukungan dan semangatnya.
12. Yudhi Prasetyawan selaku pemilik dari Percetakan Desett Promotion, yang memberikan izin untuk melakukan survei dan magang serta seluruh pegawai yang ada di Percetakan Desett Promotion Surabaya.
13. Semua pihak yang turut ambil peran dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, yang tidak dapat Penulis sebutkan satu per satu.
Surabaya, 30 Juni 2016 Penulis,
Arbi Wiranata vii Arbi Wiranata, 2016, Sistem Informasi Percetakan Desett Promotion Surabaya. Tugas Akhir ini dibawah bimbingan Indra Kharisma Raharjana, S.Kom., M.T. dan Endah Purwanti, S.Si., M.Kom. Program Studi Diploma Tiga Sistem Informasi, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga.
ABSTRAK
Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah membuat Sistem Informasi Percetakan Desett Promotion Surabaya yang mencakup beberapa macam aktifitas yang berkaitan dengan proses percetakan yang meliputi proses pemesanan, proses penjadwalan produksi, proses pengiriman, proses pembayaran, laporan pemesanan, laporan pengiriman, dan laporan pembayaran.
Sistem Informasi Percetakan Desett Promotion Surabaya dibangun melalui empat tahapan. Tahap pertama adalah mengidentifikasi proses saat ini yang dijelaskan pada Document Flow Diagram kemudian merumuskan permasalahan yang terjadi yang digambarkan dengan Fishbone Diagram sehingga dapat menganalisa kebutuhan yang berkaitan dengan proses-proses tersebut untuk mendesain sistem dan database. Tahap kedua adalah mendesain database, proses yang dilakukan adalah membuat Conceptual Data Model (CDM) yang terdiri dari enam belas entitas, kemudian melakukan generate ke Physical Data Model (PDM) yang terdiri dari enam belas tabel. Sedangkan desain proses digambarkan dengan Hierarchical Input Process Output Model (HIPO) dan Data Flow
Diagram (DFD). Tahap ketiga adalah mendesain form input dan output. Proses
terakhir yaitu mengimplementasikan desain input dan output sistem yang telah didesain ke dalam program dengan menggunakan bahasa pemrograman berbasis web. Tahap terakhir adalah membuat bagan alir, untuk mengetahui jalannya program dan melakukan uji coba sistem dimulai dari proses pemesanan, proses penjadwalan produksi, proses pengiriman, proses pembayaran dan proses pembuatan laporan.
Berdasarkan hasil uji coba sistem, Sistem Informasi Percetakan ini sesuai dengan kebutuhan pada Percetakan Desett Promotion Surabaya. Sistem Informasi Percetakan ini dapat menampilkan laporan secara tepat dan menangani beberapa proses bisnis yang ada secara efisien serta meminimalisir terjadinya kesalahan.
Kata kunci: Sistem Informasi, Percetakan, Jadwal Produksi viii
Arbi Wiranata, 2016, Printing Information Systems at Desett Promotion Surabaya. This Tugas Akhir had been guiding by Indra Kharisma Raharjana, S.Kom., M.T. and Endah Purwanti, S.Si., M.Kom. Diploma Three of Information System Study Program, Faculty of Vokasi, Airlangga University.
ABSTRACT This purpose of this Tugas Akhir is to build Printing Information System at Desett Promotion Surabaya that containt some activity that related with printing process that included ordering process, production schedule process, shipping process, payment process, ordering report, shipping report, and payment report.
Printing Information Systems at Desett Promotion Surabaya constructed with four stages. The first stage identified the current process described in the Document Flow Diagram then formulated the problems that occur were described by the Fishbone Diagram so it could analyze the needs associated with these processes to design systems and databases. The second stage designed a database, a process that donewas made Conceptual Data Model (CDM) which consists of sixteen entities, then generated to Physical Data Model (PDM) which consists of sixteen tables. While the design process was illustrated by the Hierarchical Input Output Process Model (HIPO) and Data Flow Diagrams (DFD). The third stage was designing the form input and output. The last process of implementing the design of input and output systems that had been designed into the program by using a web-based programming languages. The last step made system flow to demonstrate the workflow system and tested the ordering process, production schedule process, shipping process, payment process, and the reporting process.
Based on the results of the trial system, Printing Information System is in accordance with the needs of the Desett Promotion Surabaya. Printing Information System can display properly report and handle some of the existing business processes efficiently and minimize the occurrence of errors.
Keywords: Information Systems, Printing, Production Schedules
ix
x
DAFTAR ISI Halaman
xi
xii
Tabel 3.11 Proses Spesifikasi Proses Cetak Nota Pembayaran ....................... 36Tabel 4.7 Hasil Pengujian Fitur Laporan Pengiriman ................................. 117Tabel 4.6 Hasil Pengujian Fitur Laporan Pemesanan.................................. 117Tabel 4.5 Hasil Pengujian Fitur Pembayaran .............................................. 116Tabel 4.4 Hasil Pengujian Fitur Pengiriman ............................................... 114Tabel 4.3 Hasil Pengujian Fitur Jadwal Produksi........................................ 113Tabel 4.2 Hasil Pengujian Fitur Pemesanan ................................................ 112Tabel 4.1 Hasil Pengujian Fitur Login......................................................... 110Tabel 3.14 Proses Spesifikasi Proses Cetak Laporan Pembayaran ................. 38Tabel 3.13 Proses Spesifikasi Proses Cetak Laporan Pengiriman ................... 37Tabel 3.12 Proses Spesifikasi Proses Cetak Laporan Pemesanan ................... 37Tabel 3.10 Proses Spesifikasi Proses Pembayaran .......................................... 35DAFTAR TABEL Judul Tabel Halaman
Tabel 3.9 Proses Spesifikasi Proses Pengelolaan Laporan PenyelesaianTabel 3.8 Proses Spesifikasi Proses Cetak Surat Kirim ................................ 33Tabel 3.7 Proses Spesifikasi Proses Pengiriman ........................................... 32
Tabel 3.6 Proses Spesifikasi Proses Pengelolaan Laporan PenyelesaianTabel 3.5 Proses Spesifikasi Proses Cetak Surat Perintah Kerja ................... 31Tabel 3.4 Proses Spesifikasi Proses Input Penjadwalan Produksi................. 30Tabel 3.3 Proses Spesifikasi Proses Update Data Pemesanan ...................... 28Tabel 3.2 Proses Spesifikasi Proses Cetak Nota Pemesanan......................... 28Tabel 3.1 Proses Spesifikasi Proses Input Data Pemesanan .......................... 26Tabel 4.8 Hasil Pengujian Fitur Laporan Pembayaran ................................ 118
xiii
Gambar 3.10 PDM Sistem Informasi Percetakan Desett Promotion Surabaya .. 46Gambar 3.6 DFD Level
Gambar 3.7 DFD Level 1 Proses Pembayaran .................................................. 35Gambar 3.8 DFD Level 1 Pengelolaan Laporan ............................................... 37Gambar 3.9 CDM Sistem Informasi Percetakan Desett Promotion Surabaya .. 39Gambar 3.11 Halaman Login .............................................................................. 51
Gambar 3.12 Halaman Profil Pegawai ................................................................ 52Gambar 3.13 Halaman Master Barang ................................................................ 53Gambar 3.14 Halaman Master Jenis Bahan ........................................................ 54Gambar 3.15 Halaman Master Finishing ............................................................ 55Gambar 3.16 Halaman Master Pelanggan ........................................................... 56Gambar 3.17 Halaman Master Pegawai .............................................................. 57Gambar 3.18 Halaman Master Bank ................................................................... 58Gambar 3.5 DFD Level
DAFTAR GAMBAR Judul Gambar Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Percetakan Desett Promotion Surabaya .......... 5Gambar 2.2 Document Flow Diagram Proses Pemesanan.................................. 9Gambar 2.3 Document Flow Diagram Proses Produksi ................................... 10Gambar 2.4 Document Flow Diagram Proses Pengiriman ............................... 12Gambar 2.5 Document Flow Diagram Proses Pembayaran .............................. 14Gambar 2.6 Document Flow Diagram Proses Pembuatan Laporan ................. 15
Gambar 3.1 Diagram Jenjang Sistem Informasi Percetakan Desett Promotion
Gambar 3.2 Contex Level Diagram Sistem Informasi Percetakan Desett
Gambar 3.3 DFD Level
Gambar 3.19 Halaman Master Jabatan ............................................................... 59
xiv
Gambar 3.36 Halaman Laporan Pengiriman ....................................................... 73Gambar 4.6 Bagan Alir Halaman Utama Bagian Pemilik................................. 87Gambar 4.5 Bagan Alir Halaman Utama Bagian Kasir .................................... 86Gambar 4.4 Bagan Alir Halaman Utama Bagian Pengiriman........................... 86Gambar 4.3 Bagan Alir Halaman Utama Bagian Produksi ............................... 85Gambar 4.2 Bagan Alir Halaman Utama Bagian Penerimaan .......................... 85Gambar 4.1 Bagan Alir Login ........................................................................... 84Gambar 3.44 Laporan Pembayaran ..................................................................... 81Gambar 3.43 Laporan Pengiriman ...................................................................... 80Gambar 3.42 Laporan Pemesanan ....................................................................... 79Gambar 3.41 Nota Pembayaran........................................................................... 78Gambar 3.40 Surat Jalan ..................................................................................... 77Gambar 3.39 Surat Perintah Kerja ...................................................................... 76Gambar 3.38 Nota Pemesanan ............................................................................ 75Gambar 3.37 Halaman Laporan Pembayaran ...................................................... 74Gambar 3.35 Halaman Laporan Pemesanan ....................................................... 73Gambar 3.20 Halaman Master Otoritas .............................................................. 60Gambar 3.34 Halaman Form Insert Pembayaran ................................................ 72Gambar 3.33 Halaman View Pembayaran ........................................................... 71Gambar 3.32 Halaman Form Laporan Penyelesaian Pengiriman ....................... 70Gambar 3.31 Halaman Form Insert Pengiriman ................................................. 70Gambar 3.30 Halaman View Pengiriman ............................................................ 69Gambar 3.29 Halaman Form Laporan Penyelesaian Produksi ........................... 69Gambar 3.28 Halaman Form Insert Jadwal Produksi ......................................... 68Gambar 3.27 Halaman View Jadwal Produksi .................................................... 67Gambar 3.26 Halaman Form Update Pemesanan ............................................... 66Gambar 3.25 Halaman Form Insert Pemesanan ................................................. 65Gambar 3.24 Halaman View Pemesanan ............................................................. 64Gambar 3.23 Halaman Master Provinsi .............................................................. 63Gambar 3.22 Halaman Master Kota.................................................................... 62Gambar 3.21 Halaman Master Ekspedisi ............................................................ 61Gambar 4.7 Bagan Alir Halaman Utama Bagian Admin .................................. 88xv
Gambar 4.23 Bagan Alir Cetak Nota Pembayaran............................................ 104Gambar 4.35 Fitur Laporan Pengiriman............................................................ 117Gambar 4.34 Fitur Laporan Pemesanan ............................................................ 116Gambar 4.33 Fitur Pembayaran......................................................................... 115Gambar 4.32 Fitur Pengiriman .......................................................................... 114Gambar 4.31 Fitur Jadwal Produksi .................................................................. 113Gambar 4.30 Fitur Pemesanan .......................................................................... 111Gambar 4.29 Fitur Login ................................................................................... 110Gambar 4.28 Bagan Alir Logout ....................................................................... 109Gambar 4.27 Bagan Alir Master Barang........................................................... 108Gambar 4.26 Bagan Alir Laporan Pembayaran ................................................ 107Gambar 4.25 Bagan Alir Laporan Pengiriman .................................................. 106Gambar 4.24 Bagan Alir Laporan Pemesanan .................................................. 105Gambar 4.22 Bagan Alir Insert Pembayaran .................................................... 103Gambar 4.8 Bagan Alir Halaman Profil Pegawai ............................................. 89Gambar 4.21 Bagan Alir View Pembayaran ...................................................... 102Gambar 4.20 Bagan Alir Laporan Penyelesaian Pengiriman ............................ 101Gambar 4.19 Bagan Alir Cetak Surat Jalan ...................................................... 100Gambar 4.18 Bagan Alir Insert Pengiriman ........................................................ 99Gambar 4.17 Bagan Alir View Pengiriman ......................................................... 98Gambar 4.16 Bagan Alir Laporan Penyelesaian Produksi .................................. 97Gambar 4.15 Bagan Alir Cetak Surat Perintah Kerja ......................................... 96Gambar 4.14 Bagan Alir Insert Jadwal Produksi ................................................ 95Gambar 4.13 Bagan Alir View Jadwal Produksi ................................................. 94Gambar 4.12 Bagan Alir Cetak Nota Pemesanan ............................................... 93Gambar 4.11 Bagan Alir Update Pemesanan ...................................................... 92Gambar 4.10 Bagan Alir Insert Pemesanan ........................................................ 91Gambar 4.9 Bagan Alir View Pemesanan ......................................................... 90Gambar 4.36 Fitur Laporan Pembayaran .......................................................... 118DAFTAR LAMPIRAN Judul Lampiran Halaman
xvi
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Sistem informasi merupakan media komunikasi yang dibuat untuk
menyediakan informasi-informasi tertentu misalnya data karyawan, gaji, jabatan, pembukuan suatu instansi dan juga segala jenis aktivitas instansi yang mengandung informasi. Sistem informasi harus dirancang dengan detail dan rapi agar semua hal dalam suatu instansi dapat tercatat di dalamnya. Selain itu, pembuatan sistem informasi ini bertujuan untuk memudahkan dan mempercepat akses informasi secara efektif dan efisien, namun dalam pembuatannya sistem informasi ini haruslah dibatasi hak aksesnya agar sistem tidak dapat disalahgunakan. Pembaruan data dalam sistem juga sangatlah penting, oleh karena itu sistem harus dikelola dengan baik dan benar.
Di era modern ini banyak instansi yang menggunakan sistem informasi guna menunjang aktivitasnya. Desett Promotion adalah salah satu contoh usaha dalam bidang percetakan offset. Seperti usaha percetakan pada umumnya, aktivitas yang terjadi adalah proses produksi media cetak seperti brosur, amplop, katalog, dan lainnya.
Dalam hal tersebut, percetakan ini membutuhkan suatu sistem untuk mempermudah proses produksi tersebut. Desett Promotion juga sedang menghadapi kesulitan dalam mengelola data pemesanan, pembayaran, dan pengiriman dikarenakan sistem yang digunakan semuanya masih dilakukan secara manual yaitu dengan dicatat dan direkap menggunakan kertas-kertas dan buku
1 besar sehingga aktivitas kerja percetakan ini cukup lambat dan rumit. Dengan tidak adanya penjadwalan produksi, pihak percetakan pun juga kebingungan dengan proses produksinya karena pegawai tidak pernah mencatat status produksi tiap barang. Oleh karena itu, pihak percetakan tidak mengetahui sampai mana proses produksi tiap barang.
Dengan demikian percetakan ini perlu melakukan perubahan tatanan dan pengelolaan data sehingga mampu mengontrol segala hal terkait dengan baik.
Sistem informasi yang akan dibuat ini nantinya diharapkan dapat memudahkan dan mempercepat kinerja percetakan ini untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan.
1.2. Rumusan Masalah
Dari analisis yang dilakukan, maka permasalahan tersebut dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Bagaimana merancang dan membuat sistem informasi pada percetakan
Desett Promotion Surabaya secara terkomputerisasi? 2. Bagaimana menghasilkan laporan secara otomatis pada percetakan Desett
Promotion Surabaya? 1.3.
Tujuan dan Manfaat
Adapun tujuan dan manfaat dari perancangan dan pembuatan aplikasi sistem ini adalah sebagai berikut:
1.3.1. Tujuan
Tujuan dari pembuatan sistem ini antara lain:
1. Merancang dan membuat sistem informasi pada percetakan Desett Promotion Surabaya secara terkomputerisasi.
2. Menghasilkan laporan yang meliputi laporan penerimaan, laporan pengiriman, dan laporan pembayaran secara otomatis.
1.3.2. Manfaat
Manfaat yang bisa diperoleh dalam proses pembuatan sistem ini diantaranya sebagai berikut:
1. Mempermudah dan mempercepat kinerja percetakan dalam proses pemesanan, penjadwalan produksi, pengiriman, dan pembayaran.
2. Dapat menyediakan suatu sistem yang mampu mengolah data menjadi laporan yang dibutuhkan.
1.4. Batasan Masalah
3. Proses pengiriman.
2. Proses penjadwalan produksi.
5. Proses pembuatan laporan, yang meliputi: a.
Laporan pemesanan.
b.
Laporan pengiriman.
c.
Laporan pembayaran.
Batasan masalah dari pembuatan sistem ini meliputi: 1. Proses pemesanan.
4. Proses pembayaran.
BAB II ANALISIS SISTEM Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh
ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi, dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Pada bab ini akan dibahas lebih detail tentang sistem yang digunakan saat ini. Metode yang digunakan sistem pada saat ini adalah dengan menggunakan metode pendekatan proses. Adapun metode analisis, kebutuhan, dan desain sistem yang digunakan untuk perancangan dan pembuatan aplikasi dari sistem ini.
2.1 Profil Organisasi
Desett Promotion adalah sebuah tempat usaha yang bergerak di bidang jasa yaitu jasa percetakan offset. Percetakan ini didirikan oleh Drs. Puguh Haryoko yang berlokasikan di Jalan Sukorejo I/133 Surabaya, Jawa Timur, Indonesia. Percetakan ini menerima berbagai pesanan untuk segala jenis percetakan offset seperti cetak kop surat, kuitansi, katalog, nota, brosur, dan lain- lain.
2.1.1. Struktur Organisasi
Berikut adalah struktur organisasi percetakan Desett Promotion Surabaya, digambarkan pada struktur organisasi perusahaan Gambar 2.1.
4 Pemilik
Bagian Produksi
Bagian Penerimaan
Bagian Pengiriman
Kasir Bagian Cetak
Bagian Desain
Bagian Pengemasan
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Percetakan Desett Promotion Surabaya
Deskripsi tiap bagian dari struktur organisasi Percetakan Desett Promotion Surabaya ini adalah sebagai berikut: 1.
Pemilik adalah orang yang memiliki percetakan ini dan bertugas mengawasi serta bertanggungjawab atas semua hal dalam percetakan ini.
2. Bagian Penerimaan adalah orang yang menerima pesanan dari pelanggan dan mengonfirmasi pesanan pelanggan.
3. Bagian Produksi adalah orang yang mengelola produksi media di cetak.
Bagian ini terdiri dari tiga sub bagian, yaitu: a. Bagian Desain adalah orang yang membuatkan desain sesuai pesanan pelanggan.
b.
Bagian Produksi adalah sekelompok orang yang mencetak pesanan pesanan pelanggan.
c.
Bagian Pengemasan adalah sekelompok orang yang mengemas pesanan pelanggan.
4. Bagian Pengiriman adalah sekelompok orang yang mengirimkan barang pesanan ke alamat pelanggan.
5. Kasir adalah orang yang menangani pembayaran dari pelanggan dan merekap jumlah uang yang masuk per bulan.
2.2. Proses Kerja Saat Ini
Untuk menganalisis kebutuhan sistem, metode survei yang dilakukan yaitu dengan wawancara dan analisis dokumen. Wawancara dilakukan dengan pemiliki percetakan Desett Promotion Surabaya. Tujuan wawancara untuk mengetahui permasalahan dan kendala pada sistem saat ini yang sedang berjalan, untuk mengetahui proses atau prosedur kerja, dan untuk mendapatkan data yang ada dalam proses sistem tersebut.
Dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi Percetakan Desett Promotion Surabaya saat ini antara lain (lihat pada lampiran): 1.
Nota pembayaran, berisi semua hal yang terkait dengan data pembayaran (Lampiran I).
2. Buku besar, digunakan untuk mencatat semua pembayaran atau uang masuk (Lampiran II).
3. Catatan pesanan, digunakan untuk mencatat pesanan pelanggan beserta identitasnya (Lampiran III).
Sistem kerja saat ini menceritakan bagian proses dan prosedur kerja dan permasalahan sistem saat ini yaitu:
2.2.1. Bagian yang Terlibat
Bagian-bagian yang terlibat dalam Sistem Informasi Percetakan Desett Promotion Surabaya adalah sebagai berikut: 1.
Pemilik adalah orang yang memiliki percetakan ini dan bertugas mengawasi serta bertanggungjawab atas semua hal dalam percetakan ini.
2. Bagian Penerimaan adalah orang yang menerima pesanan dari pelanggan dan mengonfirmasi pesanan pelanggan.
3. Bagian Produksi adalah orang yang mengelola produksi media di cetak.
Bagian ini terdiri dari tiga sub bagian, yaitu: a. Bagian Desain adalah orang yang membuatkan desain sesuai pesanan pelanggan.
b.
Bagian Produksi adalah sekelompok orang yang mencetak pesanan pesanan pelanggan.
c.
Bagian Pengemasan adalah sekelompok orang yang mengemas pesanan pelanggan.
4. Bagian Pengiriman adalah sekelompok orang yang mengirimkan barang pesanan ke alamat pelanggan.
5. Kasir adalah orang yang menangani pembayaran dari pelanggan dan merekap jumlah uang yang masuk per bulan.
2.2.2. Proses Kerja
Proses kerja yang terdapat di percetakan Desett Promotion Surabaya saat ini adalah sebagai berikut:
2.2.2.1. Proses Pemesanan
Proses pemesanan adalah proses dimana pelanggan memesan barang untuk dicetak. Proses ini melibatkan bagian penerimaan dan pelanggan.
Pelanggan terbagi menjadi dua yaitu pelanggan biasa dan pelanggan tetap. Pelanggan biasa adalah pelanggan yang harus membayar uang muka terlebih dahulu sedangkan pelanggan tetap adalah pelanggan yang tidak perlu membayar uang muka. Proses ini menentukan harga barang yang dipesan berdasarkan spesifikasi bahan (jenis kertas), jumlah barang, dan penyelesaian akhir barang (finishing). Penyelesaian akhir barang dapat berupa spiral, plong, laminasi, atau juga bisa memesan tanpa penyelesaian akhir barang.
Prosedur pemesanan pada percetakan Desett Promotion Surabaya adalah sebagai berikut:
1. Pelanggan memesan barang yang kepada bagian penerimaan.
2. Bagian penerimaan mencatat identitas pemesan beserta pesanannya pada catatan pesanan.
3. Bagian penerimaan menawarkan kesepakatan harga kepada pelanggan.
4. Jika pelanggan tidak menyutujuinya maka pemesanan berakhir, jika disetujui maka akan dilanjutkan ke proses cetak.
Document flow diagram proses pemesanan pada percetakan Desett Promotion Surabaya, mengacu pada Gambar 2.2. Pemesanan
Pelanggan Bagian Penerimaan
P h a s e
Mulai Memesan barang Mencatat pesanan Catatan pesanan
Menawar kan kesepaka tan harga
Setuju? Catatan pesanan Ya Selesai Tidak
ACC Pelanggan
Gambar 2.2 Document Flow Diagram Proses Pemesanan 2.2.2.2.
Proses Produksi
Proses produksi adalah proses yang bertujuan untuk memproduksi atau mengerjakan pesanan pelanggan dengan tiga tahapan yaitu proses desain, proses cetak, dan proses pengemasan/finishing. Proses produksi ini dilengkapi dengan catatan pesanan yang sudah disetujui pelanggan sebagai patokan dalam mengerjakan pesanan pelanggan. Proses ini melibatkan bagian produksi dan sub bagian produksi (bagian desain, bagian cetak, dan bagian pengemasan).
Prosedur produksi pada percetakan Desett Promotion Surabaya adalah sebagai berikut:
1. Bagian Produksi memberikan perintah produksi kepada sub bagian produksi dengan berpatokan pada pesanan pelanggan yang telah disetujui pelanggan.
2. Sub Bagian Produksi mengerjakan pesanan sesuai perintah bagian produksi.
Document flow diagram proses produksi pada percetakan Desett Promotion Surabaya, mengacu pada Gambar 2.3.
Produksi Bagian Produksi Sub Bagian Produksi
P h a s e
Catatan pesanan ACC Pelanggan Memberi Perintah
Produksi Catatan pesanan Produksi Pesanan
Selesai ACC Pelanggan Mulai
Gambar 2.3 Document Flow Diagram Proses Produksi
2.2.2.3. Proses Pengiriman
Proses pengiriman adalah proses yang bertujuan untuk mengantarkan barang pesanan pelanggan yang telah selesai ke alamat pelanggan. Proses ini bisa terjadi atau tidak, tergantung apakah pelanggan meminta pihak percetakan untuk mengantarkan barangnya atau pelanggan dapat mengambil barangnya sendiri.
Proses pengiriman dibagi menjadi dua tipe yaitu diantarkan oleh pegawai sendiri jika di dalam kota (Surabaya) dan diantarkan melalui jasa pengiriman jika berada di luar kota (Surabaya) dengan ongkos kirim di tanggung pemesan. Proses pengiriman ini dilengkapi dengan nota pembayaran barang sebagai surat jalan yang kemudian diarsipkan dan dicatat dalam buku besar. Proses ini melibatkan bagian pengiriman dan pelanggan.
Prosedur pengiriman pada percetakan Desett Promotion Surabaya adalah sebagai berikut:
1. Bagian Pengiriman mengirimkan barang ke alamat pelanggan.
2. Bagian Pengiriman memberikan nota pembayaran kepada pelanggan.
Document flow diagram proses pengiriman pada percetakan Desett Promotion Surabaya, mengacu pada Gambar 2.4.
Pengiriman Bagian Pengiriman Pelanggan
Mulai Memberi kan barang & nota pembaya ran Nota Pembayaran Nota Pembayaran
Selesai e s a h P
Gambar 2.4 Document Flow Diagram Proses Pengiriman 2.2.2.4.
Proses Pembayaran
Proses pembayaran adalah proses yang dilakukan oleh pelanggan untuk membayar hasil kerja pihak percetakan terhadap barang yang telah dipesan.
Pembayaran dapat dilakukan dengan cara DP (uang muka) atau termin. Untuk pembayaran dengan cara DP, pelanggan harus membayar lima puluh persen dari total pembayaran ketika memesan barang dan sisanya dibayarkan ketika barang sudah selesai sedangkan pembayaran secara termin, pelanggan dapat membayar uang pembayaran dengan selang waktu tertentu (maksimal dua minggu) setelah barang selesai dan tidak perlu membayar DP terlebih dahulu. Seluruh jenis pembayaran dapat dilakukan dengan langsung (cash) atau melalui transfer bank. Pada proses ini melibatkan nota pembayaran rangkap dua dan buku besar.
Prosedur pembayaran pada percetakan Desett Promotion Surabaya adalah sebagai berikut:
1. Pelanggan melakukan pembayaran ke pihak percetakan, jika pembayaran dilakukan dengan via transfer bank, maka pelanggan menunjukkan bukti transfer kepada kasir.
2. Kasir membuatkan nota rangkap dua, satu diserahkan kepada pelanggan dan satu lagi diarsipkan.
3. Kasir mencatat pembayaran tersebut dalam buku besar.
Document flow diagram proses pembayaran pada percetakan Desett Promotion Surabaya, mengacu pada Gambar 2.5. Pembayaran Pelanggan Kasir Mulai 1 2 pembaya Melakuka ran n Bukti transfer Uang Bukti transfer Tidak Pembayaran langsung? Ya Buku besar Mencatat pembaya ran 1 Uang 2 pembaya Membuat kan nota Pembayaran Langsung? Nota Pembayaran ran C nota pembayaran Bukti transfer dan Tidak Ya Nota pembayaran Selesai e s a h P
Gambar 2.5 Document Flow Diagram Proses Pembayaran 2.2.2.5.
Proses Pembuatan Laporan
Proses pembuatan laporan adalah proses merekap total uang yang masuk selama satu bulan. Data-data tersebut diperoleh dari catatan pembayaran di buku besar.
Prosedur pembuatan laporan pada percetakan Desett Promotion Surabaya adalah sebagai berikut:
1. Kasir merekap catatan pembayaran dan membuat laporan uang yang masuk setiap bulannya.
2. Kasir memberikan laporan tersebut kepada pemilik percetakan.
Document flow diagram proses pembuatan laporan pada percetakan Desett Promotion Surabaya, mengacu pada Gambar 2.6.
Pembuatan Laporan Kasir Pemilik
Mulai Membuat laporan Laporan uang Laporan uang masuk masuk Selesai e s a h P
Gambar 2.6 Document Flow Diagram Proses Pembuatan Laporan 2.3.
Permasalahan Sistem Saat Ini
Permasalahan yang ada pada sistem sekarang ini umumnya mengenai pencatatan dalam proses pembayaran yang manual sehingga menyulitkan dalam proses pembuatan laporan serta dalam proses produksi yang tidak menggunakan sistem penjadwalan produksi barang. Terdapat empat masalah utama dalam Percetakan Desett Promotion Surabaya antara lain: 1.
Proses Sistem kerja Percetakan Desett Promotion Surabaya memiliki masalah mengenai proses bisnis di dalamnya yaitu pada proses produksi seringkali terjadi pesanan yang tidak dicetak karena percetakan lebih mendahulukan percetakan yang bersifat urgent namun mendaftar untuk dicetak belakangan daripada yang sebelumnya sudah lama mendaftar. Hal tersebut terjadi karena pihak percetakan tidak mencatat status pencetakan pesanan atau tidak mencatat pesanan pelanggan dan tidak adanya sistem penjadwalan produksi.
Dalam proses pembayaran, pihak percetakan terkadang lupa mencatat pembayaran pesanan sehingga mengakibatkan pihak percetakan tidak tahu mana pembayaran yang sudah lunas dan belum. Proses pembuatan laporan juga terbilang lama sebab pencatatan pembayaran masih dilakukan secara manual di buku besar.
2. Data Sistem kerja Percetakan Desett Promotion Surabaya memiliki masalah mengenai data/file desain milik pelanggan. Data tersebut tidak di atur dengan rapi sehingga menyebabkan pihak percetakan kesusahan dalam mencari data tersebut.
3. Sumber Daya Manusia (SDM) Sistem kerja Percetakan Desett Promotion Surabaya memiliki masalah mengenai sumber daya manusia di dalamnya. Karena kelalaian dalam bekerja, pegawai terkadang lupa untuk mencatat data pesanan dan pembayaran.
4. Aplikasi Sistem kerja Percetakan Desett Promotion Surabaya memiliki masalah mengenai mengenai penjadwalan produksi pencetakan pesanan sehingga pesanan terkadang ada yang tidak tercetak. Hal tersebut dikarenakan pihak percetakan tidak memiliki aplikasi khusus untuk mengurusi hal tersebut.
Untuk penggambaran permasalahan digunakan fishbone diagram yang bisa dilihat pada Gambar 2.7. Pencetakan pesanan tidak Tidak ada beraturan Tidak ada jadwal produksi
Lupa mencetak pesanan
Tidak ada pencatatan saat proses produksi Pembayaran belum lunas Pencatatan masih manual Pencatatan tidak teratur aplikasi khusus Lupa mencatat pesanan dan pembayaran File desain hilang Pembuatan laporan lama Sistem Informasi Percetakan Desett Promotion Surabaya Tidak Efektif Gambar 2.7Fishbone Diagram Sistem Informasi Percetakan Desett Promotion Surabaya 2.4.
Sistem Kerja Baru
Sistem kerja yang akan dibuat adalah sistem penyimpanan data pencatatan ke database sampai pembuatan laporannya. Pada sistem kerja baru terdapat lima proses yang berjalan antara lain: 2.4.1.
Proses Pemesanan
Proses pemesanan adalah proses yang digunakan untuk mencatat semua data pemesanan, mencatat data pelanggan yang baru dan mencetak nota pemesanan, yang dapat mengakses fitur ini hanya bagian penerimaan.
Prosedur dari proses pemesanan adalah sebagai berikut: 1. Bagian Penerimaan melihat list pemesanan.
2. Bagian penerimaan mengisi data pelanggan baru.
3. Bagian penerimaan mengisi data pemesanan.
4. Bagian penerimaan menyimpan data pelanggan baru dan pemesanan.
5. Bagian penerimaan memperbarui data pemesanan.
6. Bagian penerimaan mencetak nota pemesanan.
Berdasarkan proses dan prosedur di atas, analisa kebutuhan sistem baru pada proses pemesanan adalah sebagai berikut:
1. Bagian penerimaan dapat menambahkan data pelanggan baru.
2. Bagian penerimaan dapat menambahkan data pemesanan.
3. Bagian penerimaan dapat mencetak nota pemesanan.
4. Bagian penerimaan dapat memperbarui data pemesanan.
2.4.2. Proses Penjadwalan Produksi
Proses penjadwalan produksi adalah proses yang digunakan untuk menjadwalkan suatu barang akan dicetak dengan mencatat tanggal pelaksanaan, tanggal selesai, pegawai yang melaksanakan, dan status produksi barang tersebut. Proses ini juga dapat digunakan untuk mencetak surat perintah kerja dan mengelola laporan penyelesaian produksi, yang dapat mengakses fitur ini hanya bagian produksi.
Prosedur dari proses penjadwalan produksi adalah sebagai berikut: 1. Bagian produksi melihat jadwal produksi.
2. Bagian produksi menambahkan jadwal produksi.
3. Bagian produksi mencetak surat perintah kerja berdasarkan jadwal produksi untuk diberikan kepada pegawai sub bagian produksi.
4. Bagian produksi mengelola laporan penyelesaian produksi.
Berdasarkan proses dan prosedur di atas, analisa kebutuhan sistem baru pada proses penjadwalan produksi adalah sebagai berikut:
1. Bagian produksi dapat menambahkan jadwal produksi.
2. Bagian produksi dapat mencetak surat perintah kerja.
3. Bagian Produksi dapat melakukan input laporan penyelesaian produksi.
2.4.3. Proses Pengiriman
Proses pengiriman adalah proses yang digunakan untuk mencatat semua data pengiriman, mencetak surat jalan, dan pengelolaan laporan penyelesaian pengiriman, yang dapat mengakses fitur ini hanya bagian pengiriman.
Prosedur dari proses pengiriman adalah sebagai berikut: 1. Bagian pengiriman melihat list pengiriman.
2. Bagian pengiriman menambahkan data pengiriman.
3. Bagian pengiriman mencetak surat jalan.
4. Bagian pengiriman mengelola laporan penyelesaian pengiriman.
Berdasarkan proses dan prosedur di atas, analisa kebutuhan sistem baru pada proses pengiriman adalah sebagai berikut:
1. Bagian pengiriman dapat menambahkan data pengiriman.
2. Bagian pengiriman dapat mencetak surat jalan.
3. Bagian pengiriman dapat melakukan input laporan penyelesaian pengiriman.
2.4.4. Proses Pembayaran
Proses pembayaran adalah proses yang digunakan untuk mencatat semua data pembayaran dan untuk mencetak nota pembayaran, yang dapat mengakses fitur ini hanya kasir.
Prosedur dari proses pembayaran adalah sebagai berikut: 1. Kasir melihat list pembayaran.
2. Kasir menambahkan data pembayaran.
3. Kasir mencetak nota pembayaran.
Berdasarkan proses dan prosedur di atas, analisa kebutuhan sistem baru pada proses pembayaran adalah sebagai berikut:
1. Kasir dapat menambahkan data pembayaran.
2. Kasir dapat mencetak nota pembayaran.
2.4.5. Proses Pengelolaan Laporan
Proses pengelolaan laporan adalah proses yang digunakan untuk mengelola laporan yang terdiri dari laporan pemesanan, laporan pengiriman, dan laporan pembayaran per periode (bulan), yang dapat mengakses fitur ini hanya pemilik.
Prosedur dari proses pengelolaan laporan pembayaran adalah sebagai berikut:
1. Pemilik memasukkan suatu periode pada laporan.
2. Pemilik melihat detail suatu laporan pada list.
3. Pemilik mencetak laporan per periode.
Berdasarkan proses dan prosedur di atas, analisa kebutuhan sistem baru pada proses pengelolaan laporan adalah sebagai berikut:
1. Pemilik dapat mencetak laporan pemesanan per periode.
2. Pemilik dapat mencetak laporan pengiriman per periode.
3. Pemilik dapat mencetak laporan pembayaran per periode.
BAB III DESAIN SISTEM Desain sistem adalah tahap setelah menganalisa kebutuhan dari siklus
pengembangan sistem yang mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan fungsional, persiapan untuk merancang membangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem di bentuk dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi, termasuk menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
3.1. Desain Proses
Desain proses yaitu mempresentasikan secara grafis proses-proses untuk mengumpulkan, memanipulasi, menyimpan, dan mendistribusikan data antara sistem dengan lingkungannya, dan diantara komponen sistem lainnya. Memodelkan proses di dalam sistem bertujuan memfasilitasi upaya untuk mengumpulkan informasi selama proses identifikasi kebutuhan. Hasilnya berupa sekumpulan diagram tentang keterhubungan antar data seperti diagram jenjang, DFD, CDM, dan PDM.
3.1.1. Hierarchical Input Process Output Model (HIPO Model)
Diagram berjenjang (HIPO) pada Sistem Informasi Percetakan Desett Promotion Surabaya terdapat lima proses utama, yaitu proses pemesanan, proses penjadwalan produksi, proses pengiriman, proses pembayaran, dan proses pengelolaan laporan.
22 Diagram jenjang untuk Sistem Informasi Percetakan Desett Promotion Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.1 dibawah ini. Promotion Surabaya Percetakan Desett Sistem Informasi
Pemesanan Pengiriman Pengelolaan