Panduan rancangan proyek perubahan melaksanakan
PAN DU AN RAN CAN GAN
PROY EK PERU BAH AN
DI K LAT K EPEM I M PI N AN T K . I V
BALAI DI K LAT K EPEM I M PI N AN
M AGELAN G
2015
2
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Diklat kepemimpinan merupakan pendidikan dan
pelatihan yang dirancang bagi pejabat pemerintah untuk
membentuk dan mengembangkan mereka menjadi pemimpin
perubahan. Kompetensi sebagai pemimpin perubahan akan
terbentuk melalui praktik langsung di lapangan. Bentuk praktik
langsung dalam diklatpim ini adalah dengan melaksanakan
proyek perubahan di kantornya. Pelaksanaan proyek
perubahan dimulai dengan menyusun Rancangan Proyek
Perubahan. Penyusunan Rancangan Proyek Perubahan
dimaksudkan untuk memberi kesempatan kepada peserta
untuk menganalisis permasalahan atau peluang yang terkait
dengan tugas dan fungsi masing-masing dan mencari
solusinya.
Panduan penyusunan Rancangan Proyek Perubahan ini
dimaksudkan untuk mempermudah dan memperjelas peserta
tentang proses penyusunan dan alur pikir penulisan
Rancangan Proyek Perubahan. Dengan panduan ini kami
mengharapkan agar proyek perubahan yang dihasilkan akan
bermanfaat dan memenuhi harapan berbagai pihak yang
berkepentingan.
B. Hasil Belajar dan Indikator Hasil belajar
Merancang proyek perubahan memberikan kesempatan
sekaligus menantang peserta diklat untuk menuangkan hasil
belajar yang telah diperoleh selama pembelajaran di kelas.
1.
Hasil belajar
Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta
diharapkan mampu menuangkan kompetensi dalam
26
Rancangan Proyek Perubahan
...............................................................................
.......................................................................................
.............................................................................................
OLEH:
...................................................
NPP............................................
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV
(DIKLATPIM TINGKAT IV) ANGKATAN KE-.....
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN
MAGELANG
2015
3
2.
mengubah pengelolaan kegiatan organisasinya ke dalam
proyek perubahan.
Indikator Hasil Belajar
Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta dapat:
a. Menjelaskan area dan cakupan pengelolaan kegiatan
organisasi.
b. Menetapkan fokus perubahan.
c. Menyusun rancangan proyek perubahan.
C. Pengertian Proyek Perubahan
Proyek perubahan merupakan inti dari diklatpim.
Proyek Perubahan ini dipakai sebagai wahana pembuktian
penerapan kompetensi kepemimpinan peserta diklatpim.
Proyek Perubahan, selanjutnya disingkat PP, merupakan
kegiatan pembelajaran dengan bimbingan para coach
(pembimbing) dan mentor (atasan peserta diklat) serta
teamwork yang ada di instansinya. Kegiatan pembelajaran
meliputi:
1. Mendiagnosa
kebutuhan
perubahan
organisasi
menggunakan alat yang dipilih.
2. Mengidentifikasi seluruh stakeholder yang akan dilibatkan
dan terpengaruh dengan PP.
3. Mengkomunikasikan permasalahan dan kebutuhan
perubahan dengan stakeholder.
4. Merancang perubahan dan membangun tim.
5. Melaksanakan proyek perubahan.
6. Menyajikan hasil pelaksanaan proyek perubahan dalam
seminar kepemimpinan.
Melalui tahapan pembelajaran di atas, peserta
diharapkan mampu menghasilkan suatu PP yang baik. Suatu
PP yang baik apabila memenuhi kriteria sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
4
25
Perubahan yang dilakukan merupakan gagasan yang
orisinil (baru). Peserta diharapkan menemukan gagasan
baru dalam PP yang akan dilaksanakan.
Perubahan yang dilakukan bermanfaat bagi stakeholder
(pengguna). PP yang disusun dan dilaksanakan peserta
diharapkan mampu memberikan manfaat tidak hanya bagi
organisasi peserta tetapi juga mampu memberikan
manfaat bagi stakeholder.
Keterkaitan antara perubahan dengan hasil yang
diharapkan tergambar dengan jelas. Kriteria PP yang baik
berikutnya adalah apabila terdapat keterkaitan yang jelas
antara perubahan yang akan dilaksanakan dengan hasil
yang akan dicapai.
Tahapan perubahan tergambar dengan jelas. PP harus
dapat menggambarkan dengan jelas tahapan-tahapan
(milestone) yang akan dilalui.
Semua stakeholder baik yang pro maupun kontra
terhadap perubahan tergambar dengan jelas. PP harus
menggambarkan semua stakeholder yang terkait.
Penyusunan
Rancangan
Proyek
Perubahan
merupakan tugas individual dalam Diklatpim Tingkat IV.
Peserta Diklatpim Tingkat IV melakukan diagnostic reading
terhadap permasalahan di kantor masing-masing untuk
mengidentifikasi kebutuhan perubahan organisasi. Setelah
melalui serangkaian bimbingan maka peserta perlu menyusun
Rancangan Proyek Perubahan yang diseminarkan dan
menjadi panduan melaksanakan perubahan di kantor masingmasing sebagai laboratorium kepemimpinan.
Hasil dari pelaksanaan Rancangan Proyek Perubahan
tersebut dituangkan dalam Laporan Proyek Perubahan.
Panduan ini telah memberikan gambaran yang diharapkan
mampu dimanfaatkan oleh peserta sebagai alat bantu
menyusun Rancangan Proyek Perubahan. Selamat menjadi
Pemimpin Perubahan di Kementerian Keuangan.
D. Manfaat Proyek Perubahan
PP merupakan wadah untuk membuktikan kompetensi
kepemimpinan dari peserta diklatpim yang mencakup
ketajaman diagnostic reading, kreativitas dan inovasi,
pembentukan tim efektif, networking, koordinasi dan
kolaborasi, problem solving and decision making, time
management, mitigasi risiko, dan kemampuan persuasi serta
presentasi. Dengan PP tersebut, peserta akan menemukan
jalan yang tepat untuk melibatkan diri dan mempengaruhi serta
melibatkan stakeholder dalam melakukan perubahan dan
peningkatan kinerja organisasi.
5
24
b.
2.
……………….
1) ……………
a) ………….
(1) …………..
(a) ………..
………………….
BAB II
PROSES PENYUSUNAN RANCANGAN PROYEK
PERUBAHAN
Bab II Panduan Penyusunan Rancangan PP berisi
penjelasan mengenai urutan kegiatan selama PP. Urutan
kegiatan selama PP tersebut adalah penjelasan proyek
perubahan, taking ownership (breakthrough 1), bimbingan
merancang PP, penyusunan rancangan PP, seminar
presentasi PP, laboratorium kepemimpinan (breakthrough 2),
seminar
laboratorium
kepemimpinan,
dan
evaluasi
kepemimpinan. Uraian masing-masing kegiatan tersebut akan
dijelaskan di bawah ini.
A. Penjelasan PP
Penjelasan PP merupakan sesi untuk menjelaskan
proses dalam PP. Penjelasan PP meliputi materi PP dan
mekanisme pelaksanaan PP. Untuk memudahkan dalam
proses coaching, kelas dibagi dalam beberapa kelompok.
Rata-rata jumlah kelompok 3-4 kelompok tergantung dari
jumlah peserta keseluruhan. Pembagian kelompok dilakukan
oleh pihak penyelenggara diklat. Setiap kelompok terdiri dari 8
– 10 orang dan didampingi oleh seorang coach yang bertugas
memberikan arahan dan konsultasi kepada peserta.
BAB V
PENUTUP
B. Taking Ownership (Breakthrough 1)
Penyusunan
Rancangan
PP
dimulai
dengan
mengidentifikasi permasalahan yang terjadi di kantor masingmasing peserta. Tahap taking ownership ini dilakukan oleh
peserta dengan cara kembali ke kantornya. Selama di kantor
tersebut, peserta akan mengidentifikasi permasalahan yang
akan diangkat dalam PP dan mengkomunikasikan kepada
stakeholder. Selanjutnya, peserta diklat meminta persetujuan
23
6
kepada mentor untuk topik (permasalahan) yang akan
diangkat dalam PP.
C. Bimbingan Merancang PP
Bimbingan
Merancang
PP
dilakukan
secara
berkelompok. Setiap kelompok akan dibimbing oleh seorang
coach. Bimbingan yang terjadwal dilakukan sebanyak 18 jam
pelatihan yang dibagi dalam tiga sesi dengan alokasi waktu 1
jam pelatihan sebelum taking ownership (setelah Penjelasan
PP), 8 jam pelatihan sebelum Bencmarking, dan 9 jam
pelatihan setelah Bencmarking. Di luar jadwal yang telah
terstruktur, konsultasi dapat dilaksanakan sesuai dengan
kesepakatan antara peserta dengan coach. Bimbingan yang
tidak terstruktur dapat dilakukan terbatas di lingkungan
kampus, kecuali di asrama.
dst
Disetujui oleh
Peserta,
Coach,
Nama Peserta
NPP
Nama Coach
NIP Coach
Penguji,
D. Penyusunan Rancangan PP
Kegiatan pada tahap ini adalah para peserta menulis dan
menyusun rancangan PP secara individual. Penulisan PP
didasarkan pada hasil analisis yang telah dilakukan pada
tahap pembimbingan.
Nama Penguji
NIP Penguji
E. Seminar Presentasi PP
Seminar dilaksanakan per kelompok di ruang tersendiri.
Mekanisme seminar rancangan PP dapat dilihat pada
Panduan Seminar Rancangan PP.
F.
Laboratorium Kepemimpinan (Breakthrough 2)
Tahap ini adalah tahapan implementasi PP yang telah
diseminarkan pada tahap sebelumnya. Implementasi PP
dilakukan di kantor masing-masing peserta. Pada tahap ini,
para peserta mengimplementasikan rencana-rencana yang
telah dibuat sebelumnya. Para peserta harus mampu
J.
Sistematika Penomoran
Sistem penomoran dalam
Perubahan adalah sebagai berikut:
1.
Identitas Proyek
a. ……………….
Rancangan
Proyek
22
I.
Lembar Daftar Revisi
Setelah melakukan seminar Presentasi Proyek
Perubahan, peserta harus memperbaiki rancangannya
disesuaikan dengan revisi atas masukan penguji, coach,
mentor atau peserta diklat lainnya. Penulisan daftar revisi
adalah sebagai berikut:
DAFTAR REVISI
No
1
2
3
Halaman
Lama
Baru
Tertulis
Revisi
7
memobilisasi sumber daya yang ada di organisasi untuk
mendukung dan memperlancar tercapainya tujuan PP.
G. Seminar Laboratorium Kepemimpinan
Seminar dilaksanakan per kelompok di ruang tersendiri.
Mekanisme seminar pelaksanaan PP dapat dilihat pada
Panduan Seminar Laboratorium Kepemimpinan.
8
BAB III
SISTEMATIKA PENYAJIAN RANCANGAN PP
Bab III Panduan Penyusunan Rancangan PP
menjelaskan sistematika dalam menyajikan Rancangan PP.
Penjelasan meliputi dua subbab yaitu Sistematika Penyajian
Rancangan PP dan Penjelasan. Masing-masing subbab
tersebut dijelaskan sebagai berikut.
A. Sistematika Penyajian Rancangan PP
Sistematika Penyajian Rancangan PP adalah sebagai
berikut:
Halaman Judul (cover)
Kata Pengantar
Daftar Isi
1. Identitas Proyek
2. Latar Belakang
3. Tujuan
4. Manfaat
5. Permasalahan dan Ruang Lingkup
6. Analisis Permasalahan dan Solusi
7. Output Kunci
8. Pentahapan Utama dan Penjadwalan
9. Tata Kelola Proyek
10. Anggaran
11. Identifikasi Stakeholder
12. Identifikasi Potensi Masalah
13. Risiko
14. Kriteria Keberhasilan
15. Faktor Kunci Keberhasilan
16. Persetujuan
21
3.
4.
5.
Semua kutipan harus disebutkan nama penulis, tahun
penerbitan, diberi tanda titik dua serta diberi nomor
halaman yang dikutip. Nama penulis, tahun terbit dan
halaman ditulis diantara tanda kurung.
Apabila penulis terdiri dari dua orang maka semua nama
penulis disebutkan.
Sedangkan apabila jumlah penulis lebih dari dua orang
maka cukup dituliskan nama penulis pertama ditambah
dengan dkk. atau et.al.
G. Catatan Kaki atau Footnote
Catatan kaki atau footnote merupakan keterangan
tambahan mengenai istilah atau ungkapan yang tercantum
dalam naskah. Bentuk catatan kaki dapat juga rujukan yang
bukan kepada buku seperti wawancara, keterangan atau
pidato di televisi atau sejenisnya. Penulisan catatan kaki
menggunakan angka arab secara berurut pada akhir kalimat
bagian atas dan ditempatkan dibawah halaman dengan
dibatasi sebuah garis. Ukuran huruf untuk catatan kaki adalah
10. Contoh : (Reformasi Birokrasi, Pidato Menteri Keuangan1).
H. Lampiran
Lampiran Rancangan Proyek Perubahan ditempatkan
sesudah daftar pustaka berisi:
1. Foto-foto kegiatan proyek perubahan.
2. Foto-foto bukti fisik proyek perubahan.
3. Nota dinas, surat, surat keputusan, surat tugas, undangan,
notulen rapat, daftar hadir, dan lain-lain.
4. Dokumen pendukung lainnya.
Penulisan lampiran diurutkan dan diberi nomor urut.
9
20
4.
Paragraf atau alinea baru diketik dengan ketentuan
berjarak delapan ketukan menjorok ke dalam terhitung
dari sisi kiri kalimat judul bab, sub bab atau sub sub bab
Daftar Pustaka
Penyusunan daftar pustaka diurutkan menurut abjad
latin dengan menyebutkan secara jelas nama pengarang,
tahun penerbitan, judul buku (termasuk jurnal maupun
dokumen lainnya) dicetak miring, penerbit, kota
penerbitan. Khusus untuk peraturan perundang-undangan
ditulis terpisah dan ditulis sesuai hierarki perundangundangannya.
Contoh :
Supriyanto, Yohanes. 2014. Motivasi di Dunia Kerja. Andi
Offset: Yogyakarta.
Weimer, David. 2011. Policy Analysis. Pearson Education.
Inc.: Tokyo
Peraturan:
Undang-Undang Dasar 1945
Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan
Negara
E. Nomor Halaman
Penomoran halaman menggunakan angka arab dan
ditulis di sebelah kanan atas halaman.
F.
1.
2.
Kutipan
Kutipan sebanyak sampai dengan tiga baris diketik
dengan jarak dua spasi dan digabung ke dalam
paragraph.
Kutipan yang lebih dari tiga baris diketik dengan jarak satu
spasi dan semuanya menjorok ke dalam sebanyak
delapan ketukan dari baris di atasnya.
B. Penjelasan
Penjelasan masing-masing poin pada Subbab A di atas
adalah sebagai berikut.
Halaman Judul
Judul merupakan suatu hal yang sangat penting.
Untuk membuat judul peserta perlu memperhatikan
beberapa hal penting berikut:
1. Judul mengacu pada output akhir. Contoh: apabila
peserta menggunakan alat analisis fishbone diagram,
judul mengacu pada kepala ikan.
2. Apabila solusi atas permasalahan hanya satu atau
dua, judul dapat mengacu ke solusi dan output
akhirnya. Contoh: Membuat ... dalam rangka ....
3. Judul dibuat dengan kalimat yang menarik perhatian
pembaca.
4. Judul harus mewakili isinya.
5. Harus terdapat lokus.
Contoh halaman judul dapat dilihat pada lampiran
panduan ini.
Kata Pengantar
Peserta menuliskan kata pengantar yang memuat
pengantar dari peserta mengenai pemilihan area
perubahan pada rancangan PP, judul rancangan PP,
ucapan terima kasih, dan harapan peserta.
Daftar Isi
Daftar isi memuat uraian dan pencantuman halaman
dimulai dari halaman judul sampai dengan persetujuan.
1. Identitas Proyek
10
19
Pada bagian ini, peserta menjelaskan identitas PP
yang akan dilaksanakan. Identitas PP memuat hal-hal
sebagai berikut:
Nama
Usulan PP yang akan dilaksanakan
(identik dengan judul PP)
Deskripsi
Gambaran singkat mengenai PP
Sponsor
Atasan yang akan menjadi pengarah dan
pendukung PP. Sebutkan nama dan
jabatan.
Project
Penanggung jawab PP (peserta diklat).
Leader
Sebutkan nama dan jabatan.
Sumber
Sumber dukungan Penjelasan
sumber
Daya Tim
dan legitimasi bagi singkat
tim
untuk dukungan
menjalankan PP
Halaman judul berisi uraian judul, logo Kementerian
Keuangan, nama dan NPP peserta Diklatpim Tingkat IV, nama
diklat, nomor angkatan diklat, instansi penyelenggara diklat,
lokasi dan tahun penyelenggaraan diklat. Jenis huruf untuk
judul adalah Arial ukuran 18 dan untuk tulisan lain selain judul
adalah Arial ukuran 14 dengan jarak dua spasi. Contoh cover
terlampir.
2. Latar Belakang
Pada bagian ini, peserta menjelaskan latar belakang
perlunya PP. Penjelasan berangkat dari kondisi yang ideal
atau normatif yang akan dicapai oleh organisasi. Kondisi
ideal
tersebut
kemudian
dihubungkan
dengan
permasalahan yang dihadapi. Berdasarkan kenyataan ini,
maka layaklah hal tersebut diangkat menjadi topik dalam
PP.
3. Tujuan
Pada bagian ini, peserta menjelaskan tujuan PP.
Tujuan meliputi tujuan jangka panjang (lebih dari satu
tahun), jangka menengah (satu tahun), dan jangka pendek
(sampai berakhirnya Diklatpim Tingkat IV). Penulisan
tujuan cukup untuk tujuan jangka pendek dan jangka
panjang saja. Tujuan jangka pendek merupakan
C. Kata Pengantar, Daftar Isi, Daftar Tabel, Daftar Gambar
Semua huruf pada Kata Pengantar, Daftar Isi, Daftar
Tabel, Daftar Gambar diketik dengan ukuran 12. Khusus judul
diketik dengan huruf kapital, dicetak tebal tanpa garis bawah
dan tanpa titik. Nomor halaman untuk bagian ini menggunakan
angka romawi kecil (I,ii, iii dan seterusnya) serta merupakan
nomor halaman yang terpisah dari halaman isi.
D. Isi Rancangan Proyek Perubahan
Isi proyek perubahan dimulai dari Identitas Proyek
sampai dengan Persetujuan serta ditambah dengan Daftar
Pustaka dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Bagian
Penulisan judul bagian adalah diketik dengan huruf
kapital pada setiap awal kata dan tidak diakhiri dengan titik
serta dicetak tebal.
2. Sub Bagian
Apabila dipandang perlu, peserta dapat menuliskan
sub bagian yang dicetak tidak ditebalkan dan hanya huruf
kapital di awal kalimat.
3. Paragraf atau alinea
11
18
pengungkit (leverage) yang dilakukan dalam rangka
mencapai tujuan jangka panjang.
Persetujuan
Ketentuan persetujuan atas Rancangan PP adalah
sebagai berikut:
Rancangan PP harus disetujui oleh mentor, coach,
dan penguji.
Sebelum meminta persetujuan dari ketiga pihak di
atas, Rancangan PP yang telah diseminarkan harus
dilakukan perbaikan terlebih dahulu apabila pada saat
Seminar Presentasi PP tersebut terdapat masukan
baik dari mentor maupun dari penguji.
Batas waktu persetujuan dari penguji dan coach
adalah satu hari setelah Seminar Presentasi PP.
Batas waktu persetujuan dari Mentor adalah dua
minggu setelah Seminar Presentasi PP.
BAB IV
FORMAT PENULISAN
A. Ketentuan Umum
1. Kertas yang digunakan adalah kertas A4 berat minimal 70
gram.
2. Pengetikan menggunakan jenis huruf Arial ukuran 11.
3. Jarak pengetikan adalah 2 spasi.
4. Jarak pada setiap halaman di sisi kiri 4 cm, sisi kanan 3
cm, sisi atas 3 cm dan sisi bawah 3 cm.
5. Penulisan judul, bab, sub bab, sub sub bab tidak
menggunakan garis bawah dan tanpa titik.
6. Pengetikan menggunakan rata kiri dan kanan (justify
alignment).
B. Halaman Judul (Cover)
4. Manfaat
Pada bagian ini, peserta menjelaskan manfaat PP.
Manfaat PP dihubungkan dengan program reformasi
birokrasi (kelembagaan), perbaikan kinerja kebijakan, dan
perbaikan kualitas pelayanan publik yang menjadi
tanggung jawab instansinya.
5. Permasalahan dan Ruang Lingkup
Pada bagian ini, peserta menjelaskan permasalahan
yang terjadi dan ruang lingkupnya. Penyusunan PP
dimulai dari peserta mengidentifikasi permasalahan yang
ada di kantornya. Identifikasi permasalahan sangat
penting untuk menentukan fokus proyek perubahan.
Peserta wajib menggunakan teknik dalam identifikasi
permasalahan yang telah dipelajari dalam mata diklat
diagnostic reading.
Selanjutnya, peserta menentukan pembatasan
ruang lingkup atas permasalahan yang ada. Pembatasan
ruang
lingkup
dilakukan
untuk
mengerucutkan
permasalahan pada satu topik tertentu atau satu lokus
tertentu.
6. Analisis Permasalahan dan Solusi
Pada bagian ini, peserta melakukan analisis lebih
lanjut atas hasil identifikasi permasalahan yang telah
dikemukakan pada Bagian 5. Analisis permasalahan
dilakukan untuk mencari faktor-faktor yang berkaitan
dengan permasalahan. Peserta wajib mencantumkan
12
(menggambarkan) hasil analisis dengan alat analisis yang
telah digunakan pada Bagian 5.
Langkah selanjutnya setelah analisis permasalahan
adalah mencari alternatif solusi atas permasalahan yang
terjadi.
Alternatif
solusi
dikembangkan
dengan
memperhatikan aspek kreativitas dan inovasi. Peserta
juga dapat melakukan adaptasi dari hasil selama
benchmarking. Alternatif solusi yang dipilih adalah yang
paling
memberikan
pengaruh terbesar terhadap
pemecahan dari permasalahan yang ada. Berdasarkan
langkah-langkah ini nantinya peserta akan mendapatkan
beberapa alternatif solusi atas permasalahan yang terjadi
di kantornya.
7. Output Kunci
Pada bagian ini, peserta menjelaskan output kunci
dari PP yang akan dijalankan. Output ini merupakan hasil
yang akan dicapai dari solusi yang telah dikembangkan
pada Bagian 6. Penjelasan output dapat disajikan sebagai
berikut:
Nama
Deskripsi
Sebutkan output kunci Penjelasan singkat output
yang akan dihasilkan dari antara dan output akhir
PP. Output kunci meliputi yang hendak dihasilkan
output antara dan output dalam PP.
akhir. Output antara adalah
output yang akan dicapai
dalam jangka pendek atau
setelah
berakhirnya
diklatpim
(setelah
breakthrough
2),
sedangkan output akhir
adalah output yang akan
17
menghambat
pelaksanaan PP.
keberhasilan
pencapaian tujuan PP
sesuai target waktu
yang telah ditetapkan
14. Kriteria Keberhasilan
Pada bagian ini, peserta menjelaskan kriteria
keberhasilan dalam pelaksanaan PP. Ukuran keberhasilan
dalam pelaksanaan PP harus dapat diukur. Ukuran
keberhasilan tersebut harus dapat dikuantitatifkan. Ukuran
kuantitatif misalnya: persentase capaian, capaian norma
waktu, jumlah uang, dsb.
15. Faktor Kunci Keberhasilan
Pada bagian ini, peserta menjelaskan faktor-faktor
kunci keberhasilan dalam pelaksanaan PP. Faktor-faktor
tersebut dianggap menjadi kunci bagi keberhasilan
pencapaian tujuan PP secara tepat sasaran dan tepat
waktu.
16. Persetujuan
Persetujuan atas Rancangan PP terdiri dari tiga
pihak yaitu penguji, mentor dan coach.
Project sponsor:
Coach
Nama dan tanda tangan
Nama dan tanda tangan
Tempat
dan
Tanggal Tempat
dan
Tanggal
Persetujuan
Persetujuan
Penguji
Nama dan tanda tangan
Tempat
dan
Tanggal
16
13
11. Identifikasi Stakeholder
Pada bagian ini, peserta menjelaskan mengenai
identifikasi stakeholder. Stakeholder meliputi instansi/
individu yang berkepentingan dan memiliki pengaruh
terhadap hasil akhir dari PP. Pengaruh tersebut dapat
bersifat positif yang berarti mendukung PP atau bersifat
negatif yang berarti menjadi sumber penghambat
pelaksanaan PP. Stakeholder dapat dibedakan antara
stakeholder internal (masih dalam satu instansi) atau
stakeholder eksternal yaitu instansi lain/individu yang
berpengaruh di luar instansi peserta. Peserta harus
menjelaskan apa peran dan kepentingan (interest)
stakeholder atas PP.
dicapai
dalam
jangka
panjang (satu tahun atau
lebih).
Contoh output kunci dapat dilihat pada tabel berikut:
Nama
Deskripsi
Output antara
penyusunan
Panduan
penyusunan Panduan
profil
organisasi
profil organisasi
merupakan panduan yang
akan digunakan untuk
menyusun profil organisasi
Output akhir
Profil
organisasi
Profil organisasi
merupakan
suatu
gambaran organisasi yang
isinya informasi tentang
organisasi yang dapat
digunakan
oleh
para
pembaca.
12. Identifikasi Potensi Masalah
Pada bagian ini, peserta menjelaskan mengenai
identifikasi potensi masalah. Penjelasan identifikasi
potensi masalah disajikan sebagai berikut:
Nomor
Deskripsi
Penjelasan tentang potensi kendala yang akan
menghambat kelancaran atau keberhasilan
pencapaian target dan tujuan PP
13. Risiko
Pada bagian ini, peserta menjelaskan risiko yang
dihadapi dalam pelaksanaan PP. Selanjutnya peserta
melakukan antisipasi (mitigasi) atas risiko tersebut.
Penjelasan risiko dan mitigasinya disajikan sebagai
berikut:
Nomor
Risiko
Mitigasi Risiko
Penjelasan tentang Penjelasan
tentang
risiko atas kendala langkah antisipasi atas
yang
dapat kendala dalam rangka
8. Pentahapan Utama dan Penjadwalan
Pentahapan Utama
Pada
bagian
ini,
peserta
menjelaskan
pentahapan utama (milestone) dalam pelaksanaan PP.
Pentahapan utama dalam PP dapat disajikan sebagai
berikut:
Tahap Utama
Waktu
14
Tahapan
dalam
PP
merupakan capaian sangat
penting
sehingga
harus
diperhatikan dalam menjamin
terlaksananya PP secara tepat
waktu dan tepat sasaran.
Milestone bisa dibedakan
antara tahapan jangka pendek
dan jangka panjang
Target
pelaksanaan
(minggu,
tahun)
15
waktu
1 Pembuatan
Panduan
Penyusunan
Profil
Organisasi
bulan,
Contoh penyajian tahapan utama dapat dilihat
pada tabel berikut:
Tahap Utama
Waktu
Tahapan Jangka Pendek
Pembuatan
Panduan Minggu 4 Bulan
Penyusunan Profil Organisasi April 2015
2 dst
Tahapan Jangka Panjang
Penyusunan Profil Organisasi
Minggu 2 Bulan
Desember 2015
Penjadwalan
Setelah menentukan tahap utama (milesstone)
dalam PP, peserta merinci kegiatan-kegiatan yang
dilakukan untuk setiap tahap utama. Selanjutnya
peserta menyajikan kegiatan tersebut dalam bentuk
penjadwalan (time schedule). Penjadwalan meliputi
langkah-langkah kegiatan dari masing-masing tahap
utama disertai rencana waktu pelaksanaannya. Contoh
format penjadwalan adalah sebagai berikut:
No
Tahap
Utama
Kegiatan
Minggu 1 Minggu 2
dst
Bulan ... Bulan ...
Pembentukan
Tim
Penyusun Panduan
Inventarisasi hal-hal
yang
akan
dimasukkan dalam
panduan
Perumusan langkahlangkah pembuatan
panduan
dst
9. Tata Kelola Proyek
Pada bagian ini, peserta menjelaskan tata kelola
proyek. Tata kelola proyek merupakan struktur yang
digunakan dalam PP meliputi sponsor, project leader, dan
anggota tim. Penjelasan dapat disajikan sebagai berikut:
Struktur
Deskripsi
Gambarkan struktur tim/ Penjelasan peran masingorang yang terlibat dalam masing
dalam
penyelenggaraan PP.
penyelenggaraan PP.
Sponsor
Project Leader
Anggota Tim
10. Anggaran
Pada bagian ini, peserta menjelaskan sumber
anggaran dan biaya yang diperlukan dalam pelaksanaan
PP. Penjelasan anggaran dapat disajikan sebagai berikut:
Jumlah
Deskripsi
Estimasi jumlah anggaran Penjelasan peruntukan
yang dibutuhkan
PROY EK PERU BAH AN
DI K LAT K EPEM I M PI N AN T K . I V
BALAI DI K LAT K EPEM I M PI N AN
M AGELAN G
2015
2
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Diklat kepemimpinan merupakan pendidikan dan
pelatihan yang dirancang bagi pejabat pemerintah untuk
membentuk dan mengembangkan mereka menjadi pemimpin
perubahan. Kompetensi sebagai pemimpin perubahan akan
terbentuk melalui praktik langsung di lapangan. Bentuk praktik
langsung dalam diklatpim ini adalah dengan melaksanakan
proyek perubahan di kantornya. Pelaksanaan proyek
perubahan dimulai dengan menyusun Rancangan Proyek
Perubahan. Penyusunan Rancangan Proyek Perubahan
dimaksudkan untuk memberi kesempatan kepada peserta
untuk menganalisis permasalahan atau peluang yang terkait
dengan tugas dan fungsi masing-masing dan mencari
solusinya.
Panduan penyusunan Rancangan Proyek Perubahan ini
dimaksudkan untuk mempermudah dan memperjelas peserta
tentang proses penyusunan dan alur pikir penulisan
Rancangan Proyek Perubahan. Dengan panduan ini kami
mengharapkan agar proyek perubahan yang dihasilkan akan
bermanfaat dan memenuhi harapan berbagai pihak yang
berkepentingan.
B. Hasil Belajar dan Indikator Hasil belajar
Merancang proyek perubahan memberikan kesempatan
sekaligus menantang peserta diklat untuk menuangkan hasil
belajar yang telah diperoleh selama pembelajaran di kelas.
1.
Hasil belajar
Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta
diharapkan mampu menuangkan kompetensi dalam
26
Rancangan Proyek Perubahan
...............................................................................
.......................................................................................
.............................................................................................
OLEH:
...................................................
NPP............................................
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV
(DIKLATPIM TINGKAT IV) ANGKATAN KE-.....
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN
PUSDIKLAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN
MAGELANG
2015
3
2.
mengubah pengelolaan kegiatan organisasinya ke dalam
proyek perubahan.
Indikator Hasil Belajar
Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta dapat:
a. Menjelaskan area dan cakupan pengelolaan kegiatan
organisasi.
b. Menetapkan fokus perubahan.
c. Menyusun rancangan proyek perubahan.
C. Pengertian Proyek Perubahan
Proyek perubahan merupakan inti dari diklatpim.
Proyek Perubahan ini dipakai sebagai wahana pembuktian
penerapan kompetensi kepemimpinan peserta diklatpim.
Proyek Perubahan, selanjutnya disingkat PP, merupakan
kegiatan pembelajaran dengan bimbingan para coach
(pembimbing) dan mentor (atasan peserta diklat) serta
teamwork yang ada di instansinya. Kegiatan pembelajaran
meliputi:
1. Mendiagnosa
kebutuhan
perubahan
organisasi
menggunakan alat yang dipilih.
2. Mengidentifikasi seluruh stakeholder yang akan dilibatkan
dan terpengaruh dengan PP.
3. Mengkomunikasikan permasalahan dan kebutuhan
perubahan dengan stakeholder.
4. Merancang perubahan dan membangun tim.
5. Melaksanakan proyek perubahan.
6. Menyajikan hasil pelaksanaan proyek perubahan dalam
seminar kepemimpinan.
Melalui tahapan pembelajaran di atas, peserta
diharapkan mampu menghasilkan suatu PP yang baik. Suatu
PP yang baik apabila memenuhi kriteria sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
4
25
Perubahan yang dilakukan merupakan gagasan yang
orisinil (baru). Peserta diharapkan menemukan gagasan
baru dalam PP yang akan dilaksanakan.
Perubahan yang dilakukan bermanfaat bagi stakeholder
(pengguna). PP yang disusun dan dilaksanakan peserta
diharapkan mampu memberikan manfaat tidak hanya bagi
organisasi peserta tetapi juga mampu memberikan
manfaat bagi stakeholder.
Keterkaitan antara perubahan dengan hasil yang
diharapkan tergambar dengan jelas. Kriteria PP yang baik
berikutnya adalah apabila terdapat keterkaitan yang jelas
antara perubahan yang akan dilaksanakan dengan hasil
yang akan dicapai.
Tahapan perubahan tergambar dengan jelas. PP harus
dapat menggambarkan dengan jelas tahapan-tahapan
(milestone) yang akan dilalui.
Semua stakeholder baik yang pro maupun kontra
terhadap perubahan tergambar dengan jelas. PP harus
menggambarkan semua stakeholder yang terkait.
Penyusunan
Rancangan
Proyek
Perubahan
merupakan tugas individual dalam Diklatpim Tingkat IV.
Peserta Diklatpim Tingkat IV melakukan diagnostic reading
terhadap permasalahan di kantor masing-masing untuk
mengidentifikasi kebutuhan perubahan organisasi. Setelah
melalui serangkaian bimbingan maka peserta perlu menyusun
Rancangan Proyek Perubahan yang diseminarkan dan
menjadi panduan melaksanakan perubahan di kantor masingmasing sebagai laboratorium kepemimpinan.
Hasil dari pelaksanaan Rancangan Proyek Perubahan
tersebut dituangkan dalam Laporan Proyek Perubahan.
Panduan ini telah memberikan gambaran yang diharapkan
mampu dimanfaatkan oleh peserta sebagai alat bantu
menyusun Rancangan Proyek Perubahan. Selamat menjadi
Pemimpin Perubahan di Kementerian Keuangan.
D. Manfaat Proyek Perubahan
PP merupakan wadah untuk membuktikan kompetensi
kepemimpinan dari peserta diklatpim yang mencakup
ketajaman diagnostic reading, kreativitas dan inovasi,
pembentukan tim efektif, networking, koordinasi dan
kolaborasi, problem solving and decision making, time
management, mitigasi risiko, dan kemampuan persuasi serta
presentasi. Dengan PP tersebut, peserta akan menemukan
jalan yang tepat untuk melibatkan diri dan mempengaruhi serta
melibatkan stakeholder dalam melakukan perubahan dan
peningkatan kinerja organisasi.
5
24
b.
2.
……………….
1) ……………
a) ………….
(1) …………..
(a) ………..
………………….
BAB II
PROSES PENYUSUNAN RANCANGAN PROYEK
PERUBAHAN
Bab II Panduan Penyusunan Rancangan PP berisi
penjelasan mengenai urutan kegiatan selama PP. Urutan
kegiatan selama PP tersebut adalah penjelasan proyek
perubahan, taking ownership (breakthrough 1), bimbingan
merancang PP, penyusunan rancangan PP, seminar
presentasi PP, laboratorium kepemimpinan (breakthrough 2),
seminar
laboratorium
kepemimpinan,
dan
evaluasi
kepemimpinan. Uraian masing-masing kegiatan tersebut akan
dijelaskan di bawah ini.
A. Penjelasan PP
Penjelasan PP merupakan sesi untuk menjelaskan
proses dalam PP. Penjelasan PP meliputi materi PP dan
mekanisme pelaksanaan PP. Untuk memudahkan dalam
proses coaching, kelas dibagi dalam beberapa kelompok.
Rata-rata jumlah kelompok 3-4 kelompok tergantung dari
jumlah peserta keseluruhan. Pembagian kelompok dilakukan
oleh pihak penyelenggara diklat. Setiap kelompok terdiri dari 8
– 10 orang dan didampingi oleh seorang coach yang bertugas
memberikan arahan dan konsultasi kepada peserta.
BAB V
PENUTUP
B. Taking Ownership (Breakthrough 1)
Penyusunan
Rancangan
PP
dimulai
dengan
mengidentifikasi permasalahan yang terjadi di kantor masingmasing peserta. Tahap taking ownership ini dilakukan oleh
peserta dengan cara kembali ke kantornya. Selama di kantor
tersebut, peserta akan mengidentifikasi permasalahan yang
akan diangkat dalam PP dan mengkomunikasikan kepada
stakeholder. Selanjutnya, peserta diklat meminta persetujuan
23
6
kepada mentor untuk topik (permasalahan) yang akan
diangkat dalam PP.
C. Bimbingan Merancang PP
Bimbingan
Merancang
PP
dilakukan
secara
berkelompok. Setiap kelompok akan dibimbing oleh seorang
coach. Bimbingan yang terjadwal dilakukan sebanyak 18 jam
pelatihan yang dibagi dalam tiga sesi dengan alokasi waktu 1
jam pelatihan sebelum taking ownership (setelah Penjelasan
PP), 8 jam pelatihan sebelum Bencmarking, dan 9 jam
pelatihan setelah Bencmarking. Di luar jadwal yang telah
terstruktur, konsultasi dapat dilaksanakan sesuai dengan
kesepakatan antara peserta dengan coach. Bimbingan yang
tidak terstruktur dapat dilakukan terbatas di lingkungan
kampus, kecuali di asrama.
dst
Disetujui oleh
Peserta,
Coach,
Nama Peserta
NPP
Nama Coach
NIP Coach
Penguji,
D. Penyusunan Rancangan PP
Kegiatan pada tahap ini adalah para peserta menulis dan
menyusun rancangan PP secara individual. Penulisan PP
didasarkan pada hasil analisis yang telah dilakukan pada
tahap pembimbingan.
Nama Penguji
NIP Penguji
E. Seminar Presentasi PP
Seminar dilaksanakan per kelompok di ruang tersendiri.
Mekanisme seminar rancangan PP dapat dilihat pada
Panduan Seminar Rancangan PP.
F.
Laboratorium Kepemimpinan (Breakthrough 2)
Tahap ini adalah tahapan implementasi PP yang telah
diseminarkan pada tahap sebelumnya. Implementasi PP
dilakukan di kantor masing-masing peserta. Pada tahap ini,
para peserta mengimplementasikan rencana-rencana yang
telah dibuat sebelumnya. Para peserta harus mampu
J.
Sistematika Penomoran
Sistem penomoran dalam
Perubahan adalah sebagai berikut:
1.
Identitas Proyek
a. ……………….
Rancangan
Proyek
22
I.
Lembar Daftar Revisi
Setelah melakukan seminar Presentasi Proyek
Perubahan, peserta harus memperbaiki rancangannya
disesuaikan dengan revisi atas masukan penguji, coach,
mentor atau peserta diklat lainnya. Penulisan daftar revisi
adalah sebagai berikut:
DAFTAR REVISI
No
1
2
3
Halaman
Lama
Baru
Tertulis
Revisi
7
memobilisasi sumber daya yang ada di organisasi untuk
mendukung dan memperlancar tercapainya tujuan PP.
G. Seminar Laboratorium Kepemimpinan
Seminar dilaksanakan per kelompok di ruang tersendiri.
Mekanisme seminar pelaksanaan PP dapat dilihat pada
Panduan Seminar Laboratorium Kepemimpinan.
8
BAB III
SISTEMATIKA PENYAJIAN RANCANGAN PP
Bab III Panduan Penyusunan Rancangan PP
menjelaskan sistematika dalam menyajikan Rancangan PP.
Penjelasan meliputi dua subbab yaitu Sistematika Penyajian
Rancangan PP dan Penjelasan. Masing-masing subbab
tersebut dijelaskan sebagai berikut.
A. Sistematika Penyajian Rancangan PP
Sistematika Penyajian Rancangan PP adalah sebagai
berikut:
Halaman Judul (cover)
Kata Pengantar
Daftar Isi
1. Identitas Proyek
2. Latar Belakang
3. Tujuan
4. Manfaat
5. Permasalahan dan Ruang Lingkup
6. Analisis Permasalahan dan Solusi
7. Output Kunci
8. Pentahapan Utama dan Penjadwalan
9. Tata Kelola Proyek
10. Anggaran
11. Identifikasi Stakeholder
12. Identifikasi Potensi Masalah
13. Risiko
14. Kriteria Keberhasilan
15. Faktor Kunci Keberhasilan
16. Persetujuan
21
3.
4.
5.
Semua kutipan harus disebutkan nama penulis, tahun
penerbitan, diberi tanda titik dua serta diberi nomor
halaman yang dikutip. Nama penulis, tahun terbit dan
halaman ditulis diantara tanda kurung.
Apabila penulis terdiri dari dua orang maka semua nama
penulis disebutkan.
Sedangkan apabila jumlah penulis lebih dari dua orang
maka cukup dituliskan nama penulis pertama ditambah
dengan dkk. atau et.al.
G. Catatan Kaki atau Footnote
Catatan kaki atau footnote merupakan keterangan
tambahan mengenai istilah atau ungkapan yang tercantum
dalam naskah. Bentuk catatan kaki dapat juga rujukan yang
bukan kepada buku seperti wawancara, keterangan atau
pidato di televisi atau sejenisnya. Penulisan catatan kaki
menggunakan angka arab secara berurut pada akhir kalimat
bagian atas dan ditempatkan dibawah halaman dengan
dibatasi sebuah garis. Ukuran huruf untuk catatan kaki adalah
10. Contoh : (Reformasi Birokrasi, Pidato Menteri Keuangan1).
H. Lampiran
Lampiran Rancangan Proyek Perubahan ditempatkan
sesudah daftar pustaka berisi:
1. Foto-foto kegiatan proyek perubahan.
2. Foto-foto bukti fisik proyek perubahan.
3. Nota dinas, surat, surat keputusan, surat tugas, undangan,
notulen rapat, daftar hadir, dan lain-lain.
4. Dokumen pendukung lainnya.
Penulisan lampiran diurutkan dan diberi nomor urut.
9
20
4.
Paragraf atau alinea baru diketik dengan ketentuan
berjarak delapan ketukan menjorok ke dalam terhitung
dari sisi kiri kalimat judul bab, sub bab atau sub sub bab
Daftar Pustaka
Penyusunan daftar pustaka diurutkan menurut abjad
latin dengan menyebutkan secara jelas nama pengarang,
tahun penerbitan, judul buku (termasuk jurnal maupun
dokumen lainnya) dicetak miring, penerbit, kota
penerbitan. Khusus untuk peraturan perundang-undangan
ditulis terpisah dan ditulis sesuai hierarki perundangundangannya.
Contoh :
Supriyanto, Yohanes. 2014. Motivasi di Dunia Kerja. Andi
Offset: Yogyakarta.
Weimer, David. 2011. Policy Analysis. Pearson Education.
Inc.: Tokyo
Peraturan:
Undang-Undang Dasar 1945
Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan
Negara
E. Nomor Halaman
Penomoran halaman menggunakan angka arab dan
ditulis di sebelah kanan atas halaman.
F.
1.
2.
Kutipan
Kutipan sebanyak sampai dengan tiga baris diketik
dengan jarak dua spasi dan digabung ke dalam
paragraph.
Kutipan yang lebih dari tiga baris diketik dengan jarak satu
spasi dan semuanya menjorok ke dalam sebanyak
delapan ketukan dari baris di atasnya.
B. Penjelasan
Penjelasan masing-masing poin pada Subbab A di atas
adalah sebagai berikut.
Halaman Judul
Judul merupakan suatu hal yang sangat penting.
Untuk membuat judul peserta perlu memperhatikan
beberapa hal penting berikut:
1. Judul mengacu pada output akhir. Contoh: apabila
peserta menggunakan alat analisis fishbone diagram,
judul mengacu pada kepala ikan.
2. Apabila solusi atas permasalahan hanya satu atau
dua, judul dapat mengacu ke solusi dan output
akhirnya. Contoh: Membuat ... dalam rangka ....
3. Judul dibuat dengan kalimat yang menarik perhatian
pembaca.
4. Judul harus mewakili isinya.
5. Harus terdapat lokus.
Contoh halaman judul dapat dilihat pada lampiran
panduan ini.
Kata Pengantar
Peserta menuliskan kata pengantar yang memuat
pengantar dari peserta mengenai pemilihan area
perubahan pada rancangan PP, judul rancangan PP,
ucapan terima kasih, dan harapan peserta.
Daftar Isi
Daftar isi memuat uraian dan pencantuman halaman
dimulai dari halaman judul sampai dengan persetujuan.
1. Identitas Proyek
10
19
Pada bagian ini, peserta menjelaskan identitas PP
yang akan dilaksanakan. Identitas PP memuat hal-hal
sebagai berikut:
Nama
Usulan PP yang akan dilaksanakan
(identik dengan judul PP)
Deskripsi
Gambaran singkat mengenai PP
Sponsor
Atasan yang akan menjadi pengarah dan
pendukung PP. Sebutkan nama dan
jabatan.
Project
Penanggung jawab PP (peserta diklat).
Leader
Sebutkan nama dan jabatan.
Sumber
Sumber dukungan Penjelasan
sumber
Daya Tim
dan legitimasi bagi singkat
tim
untuk dukungan
menjalankan PP
Halaman judul berisi uraian judul, logo Kementerian
Keuangan, nama dan NPP peserta Diklatpim Tingkat IV, nama
diklat, nomor angkatan diklat, instansi penyelenggara diklat,
lokasi dan tahun penyelenggaraan diklat. Jenis huruf untuk
judul adalah Arial ukuran 18 dan untuk tulisan lain selain judul
adalah Arial ukuran 14 dengan jarak dua spasi. Contoh cover
terlampir.
2. Latar Belakang
Pada bagian ini, peserta menjelaskan latar belakang
perlunya PP. Penjelasan berangkat dari kondisi yang ideal
atau normatif yang akan dicapai oleh organisasi. Kondisi
ideal
tersebut
kemudian
dihubungkan
dengan
permasalahan yang dihadapi. Berdasarkan kenyataan ini,
maka layaklah hal tersebut diangkat menjadi topik dalam
PP.
3. Tujuan
Pada bagian ini, peserta menjelaskan tujuan PP.
Tujuan meliputi tujuan jangka panjang (lebih dari satu
tahun), jangka menengah (satu tahun), dan jangka pendek
(sampai berakhirnya Diklatpim Tingkat IV). Penulisan
tujuan cukup untuk tujuan jangka pendek dan jangka
panjang saja. Tujuan jangka pendek merupakan
C. Kata Pengantar, Daftar Isi, Daftar Tabel, Daftar Gambar
Semua huruf pada Kata Pengantar, Daftar Isi, Daftar
Tabel, Daftar Gambar diketik dengan ukuran 12. Khusus judul
diketik dengan huruf kapital, dicetak tebal tanpa garis bawah
dan tanpa titik. Nomor halaman untuk bagian ini menggunakan
angka romawi kecil (I,ii, iii dan seterusnya) serta merupakan
nomor halaman yang terpisah dari halaman isi.
D. Isi Rancangan Proyek Perubahan
Isi proyek perubahan dimulai dari Identitas Proyek
sampai dengan Persetujuan serta ditambah dengan Daftar
Pustaka dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Bagian
Penulisan judul bagian adalah diketik dengan huruf
kapital pada setiap awal kata dan tidak diakhiri dengan titik
serta dicetak tebal.
2. Sub Bagian
Apabila dipandang perlu, peserta dapat menuliskan
sub bagian yang dicetak tidak ditebalkan dan hanya huruf
kapital di awal kalimat.
3. Paragraf atau alinea
11
18
pengungkit (leverage) yang dilakukan dalam rangka
mencapai tujuan jangka panjang.
Persetujuan
Ketentuan persetujuan atas Rancangan PP adalah
sebagai berikut:
Rancangan PP harus disetujui oleh mentor, coach,
dan penguji.
Sebelum meminta persetujuan dari ketiga pihak di
atas, Rancangan PP yang telah diseminarkan harus
dilakukan perbaikan terlebih dahulu apabila pada saat
Seminar Presentasi PP tersebut terdapat masukan
baik dari mentor maupun dari penguji.
Batas waktu persetujuan dari penguji dan coach
adalah satu hari setelah Seminar Presentasi PP.
Batas waktu persetujuan dari Mentor adalah dua
minggu setelah Seminar Presentasi PP.
BAB IV
FORMAT PENULISAN
A. Ketentuan Umum
1. Kertas yang digunakan adalah kertas A4 berat minimal 70
gram.
2. Pengetikan menggunakan jenis huruf Arial ukuran 11.
3. Jarak pengetikan adalah 2 spasi.
4. Jarak pada setiap halaman di sisi kiri 4 cm, sisi kanan 3
cm, sisi atas 3 cm dan sisi bawah 3 cm.
5. Penulisan judul, bab, sub bab, sub sub bab tidak
menggunakan garis bawah dan tanpa titik.
6. Pengetikan menggunakan rata kiri dan kanan (justify
alignment).
B. Halaman Judul (Cover)
4. Manfaat
Pada bagian ini, peserta menjelaskan manfaat PP.
Manfaat PP dihubungkan dengan program reformasi
birokrasi (kelembagaan), perbaikan kinerja kebijakan, dan
perbaikan kualitas pelayanan publik yang menjadi
tanggung jawab instansinya.
5. Permasalahan dan Ruang Lingkup
Pada bagian ini, peserta menjelaskan permasalahan
yang terjadi dan ruang lingkupnya. Penyusunan PP
dimulai dari peserta mengidentifikasi permasalahan yang
ada di kantornya. Identifikasi permasalahan sangat
penting untuk menentukan fokus proyek perubahan.
Peserta wajib menggunakan teknik dalam identifikasi
permasalahan yang telah dipelajari dalam mata diklat
diagnostic reading.
Selanjutnya, peserta menentukan pembatasan
ruang lingkup atas permasalahan yang ada. Pembatasan
ruang
lingkup
dilakukan
untuk
mengerucutkan
permasalahan pada satu topik tertentu atau satu lokus
tertentu.
6. Analisis Permasalahan dan Solusi
Pada bagian ini, peserta melakukan analisis lebih
lanjut atas hasil identifikasi permasalahan yang telah
dikemukakan pada Bagian 5. Analisis permasalahan
dilakukan untuk mencari faktor-faktor yang berkaitan
dengan permasalahan. Peserta wajib mencantumkan
12
(menggambarkan) hasil analisis dengan alat analisis yang
telah digunakan pada Bagian 5.
Langkah selanjutnya setelah analisis permasalahan
adalah mencari alternatif solusi atas permasalahan yang
terjadi.
Alternatif
solusi
dikembangkan
dengan
memperhatikan aspek kreativitas dan inovasi. Peserta
juga dapat melakukan adaptasi dari hasil selama
benchmarking. Alternatif solusi yang dipilih adalah yang
paling
memberikan
pengaruh terbesar terhadap
pemecahan dari permasalahan yang ada. Berdasarkan
langkah-langkah ini nantinya peserta akan mendapatkan
beberapa alternatif solusi atas permasalahan yang terjadi
di kantornya.
7. Output Kunci
Pada bagian ini, peserta menjelaskan output kunci
dari PP yang akan dijalankan. Output ini merupakan hasil
yang akan dicapai dari solusi yang telah dikembangkan
pada Bagian 6. Penjelasan output dapat disajikan sebagai
berikut:
Nama
Deskripsi
Sebutkan output kunci Penjelasan singkat output
yang akan dihasilkan dari antara dan output akhir
PP. Output kunci meliputi yang hendak dihasilkan
output antara dan output dalam PP.
akhir. Output antara adalah
output yang akan dicapai
dalam jangka pendek atau
setelah
berakhirnya
diklatpim
(setelah
breakthrough
2),
sedangkan output akhir
adalah output yang akan
17
menghambat
pelaksanaan PP.
keberhasilan
pencapaian tujuan PP
sesuai target waktu
yang telah ditetapkan
14. Kriteria Keberhasilan
Pada bagian ini, peserta menjelaskan kriteria
keberhasilan dalam pelaksanaan PP. Ukuran keberhasilan
dalam pelaksanaan PP harus dapat diukur. Ukuran
keberhasilan tersebut harus dapat dikuantitatifkan. Ukuran
kuantitatif misalnya: persentase capaian, capaian norma
waktu, jumlah uang, dsb.
15. Faktor Kunci Keberhasilan
Pada bagian ini, peserta menjelaskan faktor-faktor
kunci keberhasilan dalam pelaksanaan PP. Faktor-faktor
tersebut dianggap menjadi kunci bagi keberhasilan
pencapaian tujuan PP secara tepat sasaran dan tepat
waktu.
16. Persetujuan
Persetujuan atas Rancangan PP terdiri dari tiga
pihak yaitu penguji, mentor dan coach.
Project sponsor:
Coach
Nama dan tanda tangan
Nama dan tanda tangan
Tempat
dan
Tanggal Tempat
dan
Tanggal
Persetujuan
Persetujuan
Penguji
Nama dan tanda tangan
Tempat
dan
Tanggal
16
13
11. Identifikasi Stakeholder
Pada bagian ini, peserta menjelaskan mengenai
identifikasi stakeholder. Stakeholder meliputi instansi/
individu yang berkepentingan dan memiliki pengaruh
terhadap hasil akhir dari PP. Pengaruh tersebut dapat
bersifat positif yang berarti mendukung PP atau bersifat
negatif yang berarti menjadi sumber penghambat
pelaksanaan PP. Stakeholder dapat dibedakan antara
stakeholder internal (masih dalam satu instansi) atau
stakeholder eksternal yaitu instansi lain/individu yang
berpengaruh di luar instansi peserta. Peserta harus
menjelaskan apa peran dan kepentingan (interest)
stakeholder atas PP.
dicapai
dalam
jangka
panjang (satu tahun atau
lebih).
Contoh output kunci dapat dilihat pada tabel berikut:
Nama
Deskripsi
Output antara
penyusunan
Panduan
penyusunan Panduan
profil
organisasi
profil organisasi
merupakan panduan yang
akan digunakan untuk
menyusun profil organisasi
Output akhir
Profil
organisasi
Profil organisasi
merupakan
suatu
gambaran organisasi yang
isinya informasi tentang
organisasi yang dapat
digunakan
oleh
para
pembaca.
12. Identifikasi Potensi Masalah
Pada bagian ini, peserta menjelaskan mengenai
identifikasi potensi masalah. Penjelasan identifikasi
potensi masalah disajikan sebagai berikut:
Nomor
Deskripsi
Penjelasan tentang potensi kendala yang akan
menghambat kelancaran atau keberhasilan
pencapaian target dan tujuan PP
13. Risiko
Pada bagian ini, peserta menjelaskan risiko yang
dihadapi dalam pelaksanaan PP. Selanjutnya peserta
melakukan antisipasi (mitigasi) atas risiko tersebut.
Penjelasan risiko dan mitigasinya disajikan sebagai
berikut:
Nomor
Risiko
Mitigasi Risiko
Penjelasan tentang Penjelasan
tentang
risiko atas kendala langkah antisipasi atas
yang
dapat kendala dalam rangka
8. Pentahapan Utama dan Penjadwalan
Pentahapan Utama
Pada
bagian
ini,
peserta
menjelaskan
pentahapan utama (milestone) dalam pelaksanaan PP.
Pentahapan utama dalam PP dapat disajikan sebagai
berikut:
Tahap Utama
Waktu
14
Tahapan
dalam
PP
merupakan capaian sangat
penting
sehingga
harus
diperhatikan dalam menjamin
terlaksananya PP secara tepat
waktu dan tepat sasaran.
Milestone bisa dibedakan
antara tahapan jangka pendek
dan jangka panjang
Target
pelaksanaan
(minggu,
tahun)
15
waktu
1 Pembuatan
Panduan
Penyusunan
Profil
Organisasi
bulan,
Contoh penyajian tahapan utama dapat dilihat
pada tabel berikut:
Tahap Utama
Waktu
Tahapan Jangka Pendek
Pembuatan
Panduan Minggu 4 Bulan
Penyusunan Profil Organisasi April 2015
2 dst
Tahapan Jangka Panjang
Penyusunan Profil Organisasi
Minggu 2 Bulan
Desember 2015
Penjadwalan
Setelah menentukan tahap utama (milesstone)
dalam PP, peserta merinci kegiatan-kegiatan yang
dilakukan untuk setiap tahap utama. Selanjutnya
peserta menyajikan kegiatan tersebut dalam bentuk
penjadwalan (time schedule). Penjadwalan meliputi
langkah-langkah kegiatan dari masing-masing tahap
utama disertai rencana waktu pelaksanaannya. Contoh
format penjadwalan adalah sebagai berikut:
No
Tahap
Utama
Kegiatan
Minggu 1 Minggu 2
dst
Bulan ... Bulan ...
Pembentukan
Tim
Penyusun Panduan
Inventarisasi hal-hal
yang
akan
dimasukkan dalam
panduan
Perumusan langkahlangkah pembuatan
panduan
dst
9. Tata Kelola Proyek
Pada bagian ini, peserta menjelaskan tata kelola
proyek. Tata kelola proyek merupakan struktur yang
digunakan dalam PP meliputi sponsor, project leader, dan
anggota tim. Penjelasan dapat disajikan sebagai berikut:
Struktur
Deskripsi
Gambarkan struktur tim/ Penjelasan peran masingorang yang terlibat dalam masing
dalam
penyelenggaraan PP.
penyelenggaraan PP.
Sponsor
Project Leader
Anggota Tim
10. Anggaran
Pada bagian ini, peserta menjelaskan sumber
anggaran dan biaya yang diperlukan dalam pelaksanaan
PP. Penjelasan anggaran dapat disajikan sebagai berikut:
Jumlah
Deskripsi
Estimasi jumlah anggaran Penjelasan peruntukan
yang dibutuhkan