Sistem Informasi dan Pengendalian Intern (3)
Sistem Informasi dan Pengendalian Internal
Makalah
Untuk memenuhi tugas SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL
Jurusan: Magister Akuntansi
Disusun oleh:
Yenny Farlina Yoris (55516120048)
Dosen Pengampu:
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM. CMA
MAGISTER AKUNTANSI
UNIVERSITAS MERCU BUANA
Mei 2017
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Setiap perusahaan pasti memiliki alat tukar transaksi yang berlaku resmi di
Negara dimana perusahaan tersebut berlokasi, maupun yang berlaku secara
internasional. Tanpa memiliki alat tukar transaksi, perusahaan tidak akan mampu
menjalankan usahanya sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Kas merupakan
alat pertukaran yang dimiliki perusahaan dan siap digunakan dalam transksi
perusahaan, setiap saat diinginkan.
Dalam laporan posisi keuangan, kas merupakan asset yang paling lancar, dalam
arti paling sering berubah. Hampir pada saat transaksi dengan pihak luar perusahaan
kas akan selalu terpengaruh.
Anggaran kas yang dikelola dengan baik sangat dieprlukan dalam administrasi,
karena anggaran kas merupakan proyeksi mengeni penerimaan dan pengeluaran kas
dalam periode tertentu. Dalam hal ini anggaran kas memiliiki tujuan pokok untuk
merencanakan penganggaran kas yang seoptimal mungkin, yaitu rencana untuk
menyediakan kas yang cukup baik dalam jumlah maupun waktunya.
Untuk memastikan kas dikelola dengan baik dan fungsi monitoring bisa berjalan
sesuai dengan tujuan pengendalian internal maka diperlukan adanya suatu penerapan
sistem akuntansi pengeluaran kas yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.
1.2 Rumusan Masalah
Dari uraian diatas timbul beberapa pokok permasalahan berkaitan dengan Siklus
Pengelolaan Kas, yaitu :
1)
Apakah yang di maksud dengan Kas?
2)
Apakah yang dimaksud dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas?
3)
Bagai mana penerapan sistem Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
pada perusahaan
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PENGERTIAN KAS
Kas (Cash) adalah aktiva lancar yang meliputi uang kertas/logam dan bendabenda lain yang dapat digunakan sebagai media tukar atau alat pembayaran yang sah
dan dapat di ambil setiap saat
Kas adalah uang tunai yang paling likuid sehingga pos ini biasanya ditempatkan
pada urutan teratas dari aset. Yang termasuk dalam kas adalah seluruh alat
pembayaran yang dapat digunakan dengan segera seperti uang kertas, uang logam,
dan saldo rekening giro di bank. Menurut PSAK No 2, setara kas adalah investasi yang
sifatnya likuid, berjangka pendek, dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam
jumlah tertentu tanpa menghadapi risiko perubahan nilai yang signifikan. Pada
umumnya, hanya investasi dengan jatuh tempo asli tiga bulan atau kurang yang
memenhi syarat sebagai setara kas. Deposito yang jatuh temponya kurang atau sama
dengan tiga bulan dan tidak diperpanjang terus-menerus (rollover) dapat dikategorikan
sebagai setara kas.
Kas sangat penting artinya karena, menggambarkan daya beli dan dapat
ditransfer segera dalam perekonomian pasar kepada setiap individu dan organisasi
dalam memperoleh barang dan jasa yang diperlukan. Kas juga menjadi begitu penting
karena, perorangan, perusahaan, dan bahkan pemerintah harus mempertahankan
posisi liquiqitas yang memadai, yakni mereka harus memiliki sejumlah uang yang
mencukupi untuk membayar kewajiban pada saat jatuh tempo agar entitas
bersangkutan dapat beroperasi. Kas merupakan aktiva yang paling lancar dalam arti
istilah kas sehari-hari dapat disamakan dengan uang tunai yang dapat dijadikan
sebagai alat pembayaran yang syah.
Persediaan kas yang cukup maka perusahaan akan beroperasi dengan lancar
terutama dalam kegiatan pengeluaran kas yang meliputi pembelian barang dan jasa,
memiliki harta, membayar hutang, membiayai operasi serta kegiatan-kegiatan lainnya.
Dalam aktiva perusahaan, kas mrupakan baik secara langsung maupun tidak langsung
serta merupakan dasar pengukuran dan pencatatan semua data transaksi. Dalam
penyajian neraca maka kas biasanya dicantumkan pada urutan pertama dari perkiraan
yang merupakan aktiva lancar karena kas dapat digunakan tanpa memerlukan waktu
lama.
Kas dapat dikatakan merupakan satu-satunya pos yang paling penting dalam
neraca. Karena berlaku sebagai alat tukar dalam perekonomian kita, kas terlihat secara
langsung atau tidak langsung dalam hampir semua transaksi usaha. Hal ini sesuai
dengan sifat-sifat kas yaitu :
a. Kas terlalu terlibat dalam hampir semua transaksi perusahaan.
b. Kas merupakan harta yang siap dan muda untuk digunakan dalam transaksi serta
ditukarkan dengan harta lain, mudah dipindahkan dan beragam tanpa tanda pemilik.
c. Jumlah uang kas yang dimiliki oleh perusahaan harus di jaga sedemikian rupa
sehingga tidak terlalu banyak dan tidak kurang.
Pengolahan kas dapat dikriteriakan sebagai berikut :
a. Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah
b. Dapat digunakan setiap saat bila dikehendaki
c. Penggunaannya secara bebas
d. Diterima sesuai nilai nominalnya pada saat diuangkan tersebut.
2.2 SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS
Menurut James A. Hall yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf dalam buku yang
berjudul Sistem Informasi Akuntansi menyatakan definisi pengeluaran kas bahwa
:“Sistem pengeluaran kas adalah memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan
oleh sistem pembelian.”
Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan dua system yakni system
pengeluaran kas menggunakan cek dan system pengeluaran kas dengan uang tunai
melalui system dana kas kecil. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek
( biasanya karena jumlah relative kecil). Dilaksanakan melalui dana kas kecil yang
diselenggarakan dengan salah satu diantara 2 sistem : fluctuating-fund-balance system
dan imprest system
2.3 SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DENGAN CEK
Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut
ini:
1. Pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang
dimaksud oleh pihak pembayar.
2. Pengeluaran kas dengan cek direkam juga oleh bank yang secara periodic
mengirimkan
rekening
Koran
bank
(bank
statement) kepada
perusahaan
nasabahnya. Rekening Koran bank inilah yang dapat digunakan oleh perusahaan
yang direkam dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas.
3. Jika
system
perbankan
mengembalikan cancelled
check kepada check
issuer. Pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi
perusahaan
yang
mengeluarkan
cek
dengan
dapat
digunakan cancelled
check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran.
2.3.1 Dokumen yang Digunakan
Adapun Dokumen yang digunakan dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan
cek adalah:
•
Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar
yang tercantum dalam dokumen. Disamping itu dokumen ini berfungsi sebagai surat
pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dokumen sumber bagi pencatatan
berkurangnya utang.
•
Cek
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan
pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum
pada cek. Ada 2 pilihan dalam penggunaan cek untuk pembayaran
Check issuer membuat cek atas nama
Check issuer membuat cek atas unjuk
•
Permintaan cek
2.3.2 Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan
cek adalah:
•
Jurnal pengeluaran kas
Dokumen sumber yang digunakan dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari
pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas. Dalam pencatatan utang
dengan account payable system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal
pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas.
•
Register cek
Register cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk
pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain. Dalam pencatatan utang
dengan voucher payable system, transaksi untuk mencatat transaksi pembelian
digunakan 2 jurnal yaitu register bukti kas keluar dan register cek.
2.3.3 Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:
•
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk
biaya perjalanan dinas), fungsi ini mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi
(bagian
utang).
Setelah
mendapatkan
persetujuan
dari
kepala
fungsi
yang bersangkutan.Jika perusahaan menggunakan voucher payable system bagian
utang kemudian membuat bukti kas keluar (voucher) untuk memungkinkan bagian kasa
mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan
pengeluaran kas
•
Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan
mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.
•
Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab atas :
1. Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
2. Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register
cek
3. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam
mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
4. Melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang
•
dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar
Fungsi pemeriksaan intern
Fungsi ini bertanggung jawab untuk :
1. Melakukan
penghitungan
kas
secara
periodic
dan
mencocokan
hasil
perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas dalam
buku besar)
2. Melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada ditangan
dan membuat rekonsiliasi bank secara periodic.
2.3.4 Jaringan Prosedur yang Membentuk System
•
System akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan
permintaan cek, terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
2. Prosedur pembayaran kas
3. Prosedur pencatatan pengeluaran kas
Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi pembelian, system akuntansi
pembelian telah mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung seperti surat
order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok ditangan
bagian utang. Selanjutnya bagian utang membuat bukti kas keluar atas dasar
dokumen pendukung tersebut. Pada saat utang kepada pemasok jatuh tempo
bukti kas keluar dipakai sebagai perintah kepada bagian kasa untuk membuat
cek. Selanjutnya bagian kasa mengisi cek, mendapat otorisasi atas cek dari
penjabat yang berwenang dan kemudian mengirimkan cek tersebut kepada
kreditur.
•
System akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang memerlukan
permintaan cek, terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :
1. Prosedur Permintaan Cek. Dalam prosedur ini fungsi yang mengeluarkan
pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi
permintaan cek. Dokumen ini dimintakan otorsasi dari kepala fungsi yang
bersangkutan dan dikirimkan ke fungsi akuntansi (Bagian Utang) sebagai dasar
fungsi yang terakhir ini dalam pembuatan bukti kas keluar.
2. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar. Berdasarkan dokumen pendukung yang
dkumpulkan melalui sitem pembelian atau berdasarkan permintaan cek yang
diterima oleh fungsi akuntansi (Bagian Utang), dalam prosedur pembuatan bukti
kas keluar, Bagian Utang membuat bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini berfungsi
sebagai perintah kepada fungsi kas untuk mengisi cek sebesar jumlah rupih yang
tercantum pada dokumen tersebut dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur
yang namanya ditulis dalam dokumen tersebut.
3. Prosedur Pembayaran Kas. Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek, meminta
tanda tangan atas cek kepada pejabatyang berwenang, dan mengirimkan cek
tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar.
4. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi
mencatat pengeluaran kas didalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. di
samping fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran
kas, pendebitan yang timbul dari transaksi pengeluaran dicatat dalam buku
•
pembantu (dalam kartu biaya dan kartu persediaan).
Unsur Pengendalian Intern
1. Organisasi
2. System Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
3. Praktek Yang Sehat
2.4 SISTEM DANA KAS KECIL
Penyelenggaraan dana kas kecil untuk pengeluaran kas dengan uang tunai dapat di
lakukan dengan dua cara, yaitu :
•
Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund balance system)
Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
1. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.
2. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Dana Kas Kecil,
sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi.
3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan
•
keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.
Imprest System
Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut:
1. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit
rekening Dana Kas Kecil. Saldo rekening Dana Kas Kecil ini tidak boleh berubah
dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo tersebut dinaikkan atau
dikurangi.
2. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal.
3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan
mendebit rekening Biaya dan mengkredit rekening Kas.
2.5 FLOWCHART SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN KAS
2.6 PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PROGRAM HIBAH PEKA SINERGI
Program hibah peka sinergi adalah program hibah untuk pendidikan dan pelatihan
ketrampilan san sertifikasi bidang energy terbarukan. Program ini di rencanakan
dijalankan selama periode 2015-2018 dengan mentarget 2 propinsi di Indonesia yaitu
Nusa Tenggara Barat dab Jawa Barat.
Di kantor utama (Project Management Unit – PMU Office) hanya ada 4 orang pekerja, 1
Program Manager, 1 orang staff keuangan, 1 orang Manajer kantor dan 1 orang
manajer accounting (part time). Adapun area kerja Peka Sinergi ada di 2 propinsi yaitu
Jawa Barat dan Nusa Tenggara Barat. Di kedua propinsi tersebut Peka Sinergi
menempatkan 1 staff keuangan admin dan 1 Project Officer yang mengurusi masalah
teknis program implementasi.
Selain staff yang ada di PMU, Peka Sinergi mempekerjakan beberapa consultan yang
sifatnya mobile jadi tidak mesti datang ke kantor. Semua konsultan hanya dikumpulkan
jika ada rapat kordinasi yang di rasa perlu.
Oleh karena sifat kerjanya yang sangat dinamis, Untuk kefektifan komunikasi dan
pemutakhiran data dan pelaporan Peka Sinergi memakai drop box business sebagai
wadah penyimpanan data sekaligus tempat semua staff bekerja. Jadi semua harus
bekerja melalui Dropbox.
PMU
Office JKT
PMU Jawa
Barat
PMU NTB
Untuk transaksi keuangan sendiri, Peka Sinergi masih menggunakan sistem informasi
akuntansi konvensional tanpa penggunaan sebuah aplikasi akuntansi khusus maupun
software akuntansi tertentu. Untuk setiap permintaan pembayaran atas invoice masuk,
akan diarahkan ke bagian administrasi untuk pengecekan kelengkapan document.
Sesuai peraturan dari Donor, beberapa pembayaran kadangkala membutuhkan
justifikasi atau supporting report dari konsultan yang betanggung jawab atas kegiatan
tertentu misalnya : Pembayaran jasa design fact sheet, invoice dari vendor harus
dilengkapi dengan persetujuan hasil akhir/ourput dari konsultan communication
specialist untuk content maupun designya. Ilustrasinya bisa di gambarkan sbg berikut:
ILUSTRASI 1: Prosedur Pembelian dan Pembayaran
1. Ketika ada kebutuhan barang/Jasa, Departemen atau staff bersangkutan
menyiapkan permintaan pembelian barang/jasa (PRF)
2. PRF (Purchase Request Form) dikirimkan ke Management untuk proses
persetujuan
3. Setelah mendapat persetujuan management Bagian Purchasing segera
melakukan proses seleksi vendor
4. Saat vendor pemenang terpilih, maka bagian Purchasing akan
mengeluarkan Purchase Order untuk perikatan pembelian
5. Vendor akan menyiapkan barang dan invoice
6. Proses pengantaran barang/penerimaan
7. Proses Pembayaran setelah ada delivery order yang di tandatangani oleh
bagian purchasing dan kelengkapan dokumen lainnya.
Sementara untuk proses pengeluara cash melalui petty cash, prosedurnya adalah
sebagai berikut
Adapun kelemahan dari sistem diatas adalah:
1. Semua proses masih dilakukan secara manual, tidak ada yang
mengimplementasikan system yang bisa mempermudah proses persiapan
dokumen, sampai dengan persetujuan. Splusinya adalah membuat
custom software atau aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan
untuk mempermudah proses dan menguatkan internal control melalui
Sistem Informasi terkait.
2. Internal control agak lemah karena PCC (Petty Cash Custodian adalah
orang yang sama dengan Accountant), seharusnya menurut akuntansi
harus ada pemisahan tugas antara PCC degan akuntan. Solusinya adalah
menambah karyawan baru yang khusus melakukan pekerjaan PCC ini.
3. Belum ada pemisahan tugas yang sesuai standard.
DAFTAR PUSTAKA
1. https://id.wikipedia.org/wiki/Pengendalian_intern
2. https://softskillgunadarmayudadriantama.wordpress.com/2015/12/08/siste
m-informasi-akuntansi-pengeluaran-kas/
3. http://mimpibesardanupayaku.blogspot.co.id/2013/08/makalah-sistemakuntansi-pengeluaran-kas.html
4. http://tjiaieming.blogspot.co.id/2012/04/sistem-informasi-akuntansipengeluaran.html
Makalah
Untuk memenuhi tugas SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL
Jurusan: Magister Akuntansi
Disusun oleh:
Yenny Farlina Yoris (55516120048)
Dosen Pengampu:
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM. CMA
MAGISTER AKUNTANSI
UNIVERSITAS MERCU BUANA
Mei 2017
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Setiap perusahaan pasti memiliki alat tukar transaksi yang berlaku resmi di
Negara dimana perusahaan tersebut berlokasi, maupun yang berlaku secara
internasional. Tanpa memiliki alat tukar transaksi, perusahaan tidak akan mampu
menjalankan usahanya sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Kas merupakan
alat pertukaran yang dimiliki perusahaan dan siap digunakan dalam transksi
perusahaan, setiap saat diinginkan.
Dalam laporan posisi keuangan, kas merupakan asset yang paling lancar, dalam
arti paling sering berubah. Hampir pada saat transaksi dengan pihak luar perusahaan
kas akan selalu terpengaruh.
Anggaran kas yang dikelola dengan baik sangat dieprlukan dalam administrasi,
karena anggaran kas merupakan proyeksi mengeni penerimaan dan pengeluaran kas
dalam periode tertentu. Dalam hal ini anggaran kas memiliiki tujuan pokok untuk
merencanakan penganggaran kas yang seoptimal mungkin, yaitu rencana untuk
menyediakan kas yang cukup baik dalam jumlah maupun waktunya.
Untuk memastikan kas dikelola dengan baik dan fungsi monitoring bisa berjalan
sesuai dengan tujuan pengendalian internal maka diperlukan adanya suatu penerapan
sistem akuntansi pengeluaran kas yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.
1.2 Rumusan Masalah
Dari uraian diatas timbul beberapa pokok permasalahan berkaitan dengan Siklus
Pengelolaan Kas, yaitu :
1)
Apakah yang di maksud dengan Kas?
2)
Apakah yang dimaksud dengan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas?
3)
Bagai mana penerapan sistem Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
pada perusahaan
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PENGERTIAN KAS
Kas (Cash) adalah aktiva lancar yang meliputi uang kertas/logam dan bendabenda lain yang dapat digunakan sebagai media tukar atau alat pembayaran yang sah
dan dapat di ambil setiap saat
Kas adalah uang tunai yang paling likuid sehingga pos ini biasanya ditempatkan
pada urutan teratas dari aset. Yang termasuk dalam kas adalah seluruh alat
pembayaran yang dapat digunakan dengan segera seperti uang kertas, uang logam,
dan saldo rekening giro di bank. Menurut PSAK No 2, setara kas adalah investasi yang
sifatnya likuid, berjangka pendek, dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam
jumlah tertentu tanpa menghadapi risiko perubahan nilai yang signifikan. Pada
umumnya, hanya investasi dengan jatuh tempo asli tiga bulan atau kurang yang
memenhi syarat sebagai setara kas. Deposito yang jatuh temponya kurang atau sama
dengan tiga bulan dan tidak diperpanjang terus-menerus (rollover) dapat dikategorikan
sebagai setara kas.
Kas sangat penting artinya karena, menggambarkan daya beli dan dapat
ditransfer segera dalam perekonomian pasar kepada setiap individu dan organisasi
dalam memperoleh barang dan jasa yang diperlukan. Kas juga menjadi begitu penting
karena, perorangan, perusahaan, dan bahkan pemerintah harus mempertahankan
posisi liquiqitas yang memadai, yakni mereka harus memiliki sejumlah uang yang
mencukupi untuk membayar kewajiban pada saat jatuh tempo agar entitas
bersangkutan dapat beroperasi. Kas merupakan aktiva yang paling lancar dalam arti
istilah kas sehari-hari dapat disamakan dengan uang tunai yang dapat dijadikan
sebagai alat pembayaran yang syah.
Persediaan kas yang cukup maka perusahaan akan beroperasi dengan lancar
terutama dalam kegiatan pengeluaran kas yang meliputi pembelian barang dan jasa,
memiliki harta, membayar hutang, membiayai operasi serta kegiatan-kegiatan lainnya.
Dalam aktiva perusahaan, kas mrupakan baik secara langsung maupun tidak langsung
serta merupakan dasar pengukuran dan pencatatan semua data transaksi. Dalam
penyajian neraca maka kas biasanya dicantumkan pada urutan pertama dari perkiraan
yang merupakan aktiva lancar karena kas dapat digunakan tanpa memerlukan waktu
lama.
Kas dapat dikatakan merupakan satu-satunya pos yang paling penting dalam
neraca. Karena berlaku sebagai alat tukar dalam perekonomian kita, kas terlihat secara
langsung atau tidak langsung dalam hampir semua transaksi usaha. Hal ini sesuai
dengan sifat-sifat kas yaitu :
a. Kas terlalu terlibat dalam hampir semua transaksi perusahaan.
b. Kas merupakan harta yang siap dan muda untuk digunakan dalam transaksi serta
ditukarkan dengan harta lain, mudah dipindahkan dan beragam tanpa tanda pemilik.
c. Jumlah uang kas yang dimiliki oleh perusahaan harus di jaga sedemikian rupa
sehingga tidak terlalu banyak dan tidak kurang.
Pengolahan kas dapat dikriteriakan sebagai berikut :
a. Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah
b. Dapat digunakan setiap saat bila dikehendaki
c. Penggunaannya secara bebas
d. Diterima sesuai nilai nominalnya pada saat diuangkan tersebut.
2.2 SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS
Menurut James A. Hall yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf dalam buku yang
berjudul Sistem Informasi Akuntansi menyatakan definisi pengeluaran kas bahwa
:“Sistem pengeluaran kas adalah memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan
oleh sistem pembelian.”
Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan dua system yakni system
pengeluaran kas menggunakan cek dan system pengeluaran kas dengan uang tunai
melalui system dana kas kecil. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek
( biasanya karena jumlah relative kecil). Dilaksanakan melalui dana kas kecil yang
diselenggarakan dengan salah satu diantara 2 sistem : fluctuating-fund-balance system
dan imprest system
2.3 SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DENGAN CEK
Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut
ini:
1. Pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang
dimaksud oleh pihak pembayar.
2. Pengeluaran kas dengan cek direkam juga oleh bank yang secara periodic
mengirimkan
rekening
Koran
bank
(bank
statement) kepada
perusahaan
nasabahnya. Rekening Koran bank inilah yang dapat digunakan oleh perusahaan
yang direkam dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas.
3. Jika
system
perbankan
mengembalikan cancelled
check kepada check
issuer. Pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi
perusahaan
yang
mengeluarkan
cek
dengan
dapat
digunakan cancelled
check sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran.
2.3.1 Dokumen yang Digunakan
Adapun Dokumen yang digunakan dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan
cek adalah:
•
Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar
yang tercantum dalam dokumen. Disamping itu dokumen ini berfungsi sebagai surat
pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dokumen sumber bagi pencatatan
berkurangnya utang.
•
Cek
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan
pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum
pada cek. Ada 2 pilihan dalam penggunaan cek untuk pembayaran
Check issuer membuat cek atas nama
Check issuer membuat cek atas unjuk
•
Permintaan cek
2.3.2 Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan
cek adalah:
•
Jurnal pengeluaran kas
Dokumen sumber yang digunakan dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari
pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas. Dalam pencatatan utang
dengan account payable system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal
pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas.
•
Register cek
Register cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk
pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain. Dalam pencatatan utang
dengan voucher payable system, transaksi untuk mencatat transaksi pembelian
digunakan 2 jurnal yaitu register bukti kas keluar dan register cek.
2.3.3 Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah:
•
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk
biaya perjalanan dinas), fungsi ini mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi
(bagian
utang).
Setelah
mendapatkan
persetujuan
dari
kepala
fungsi
yang bersangkutan.Jika perusahaan menggunakan voucher payable system bagian
utang kemudian membuat bukti kas keluar (voucher) untuk memungkinkan bagian kasa
mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan
pengeluaran kas
•
Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan
mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.
•
Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab atas :
1. Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
2. Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register
cek
3. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam
mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
4. Melakukan verifikasi kelengkapan dan kesahihan dokumen pendukung yang
•
dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar
Fungsi pemeriksaan intern
Fungsi ini bertanggung jawab untuk :
1. Melakukan
penghitungan
kas
secara
periodic
dan
mencocokan
hasil
perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas dalam
buku besar)
2. Melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada ditangan
dan membuat rekonsiliasi bank secara periodic.
2.3.4 Jaringan Prosedur yang Membentuk System
•
System akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan
permintaan cek, terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
2. Prosedur pembayaran kas
3. Prosedur pencatatan pengeluaran kas
Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi pembelian, system akuntansi
pembelian telah mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung seperti surat
order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok ditangan
bagian utang. Selanjutnya bagian utang membuat bukti kas keluar atas dasar
dokumen pendukung tersebut. Pada saat utang kepada pemasok jatuh tempo
bukti kas keluar dipakai sebagai perintah kepada bagian kasa untuk membuat
cek. Selanjutnya bagian kasa mengisi cek, mendapat otorisasi atas cek dari
penjabat yang berwenang dan kemudian mengirimkan cek tersebut kepada
kreditur.
•
System akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang memerlukan
permintaan cek, terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :
1. Prosedur Permintaan Cek. Dalam prosedur ini fungsi yang mengeluarkan
pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi
permintaan cek. Dokumen ini dimintakan otorsasi dari kepala fungsi yang
bersangkutan dan dikirimkan ke fungsi akuntansi (Bagian Utang) sebagai dasar
fungsi yang terakhir ini dalam pembuatan bukti kas keluar.
2. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar. Berdasarkan dokumen pendukung yang
dkumpulkan melalui sitem pembelian atau berdasarkan permintaan cek yang
diterima oleh fungsi akuntansi (Bagian Utang), dalam prosedur pembuatan bukti
kas keluar, Bagian Utang membuat bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini berfungsi
sebagai perintah kepada fungsi kas untuk mengisi cek sebesar jumlah rupih yang
tercantum pada dokumen tersebut dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur
yang namanya ditulis dalam dokumen tersebut.
3. Prosedur Pembayaran Kas. Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek, meminta
tanda tangan atas cek kepada pejabatyang berwenang, dan mengirimkan cek
tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar.
4. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi
mencatat pengeluaran kas didalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. di
samping fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran
kas, pendebitan yang timbul dari transaksi pengeluaran dicatat dalam buku
•
pembantu (dalam kartu biaya dan kartu persediaan).
Unsur Pengendalian Intern
1. Organisasi
2. System Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
3. Praktek Yang Sehat
2.4 SISTEM DANA KAS KECIL
Penyelenggaraan dana kas kecil untuk pengeluaran kas dengan uang tunai dapat di
lakukan dengan dua cara, yaitu :
•
Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund balance system)
Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
1. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.
2. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Dana Kas Kecil,
sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi.
3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan
•
keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.
Imprest System
Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut:
1. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit
rekening Dana Kas Kecil. Saldo rekening Dana Kas Kecil ini tidak boleh berubah
dari yang telah ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo tersebut dinaikkan atau
dikurangi.
2. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal.
3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan
mendebit rekening Biaya dan mengkredit rekening Kas.
2.5 FLOWCHART SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN KAS
2.6 PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PROGRAM HIBAH PEKA SINERGI
Program hibah peka sinergi adalah program hibah untuk pendidikan dan pelatihan
ketrampilan san sertifikasi bidang energy terbarukan. Program ini di rencanakan
dijalankan selama periode 2015-2018 dengan mentarget 2 propinsi di Indonesia yaitu
Nusa Tenggara Barat dab Jawa Barat.
Di kantor utama (Project Management Unit – PMU Office) hanya ada 4 orang pekerja, 1
Program Manager, 1 orang staff keuangan, 1 orang Manajer kantor dan 1 orang
manajer accounting (part time). Adapun area kerja Peka Sinergi ada di 2 propinsi yaitu
Jawa Barat dan Nusa Tenggara Barat. Di kedua propinsi tersebut Peka Sinergi
menempatkan 1 staff keuangan admin dan 1 Project Officer yang mengurusi masalah
teknis program implementasi.
Selain staff yang ada di PMU, Peka Sinergi mempekerjakan beberapa consultan yang
sifatnya mobile jadi tidak mesti datang ke kantor. Semua konsultan hanya dikumpulkan
jika ada rapat kordinasi yang di rasa perlu.
Oleh karena sifat kerjanya yang sangat dinamis, Untuk kefektifan komunikasi dan
pemutakhiran data dan pelaporan Peka Sinergi memakai drop box business sebagai
wadah penyimpanan data sekaligus tempat semua staff bekerja. Jadi semua harus
bekerja melalui Dropbox.
PMU
Office JKT
PMU Jawa
Barat
PMU NTB
Untuk transaksi keuangan sendiri, Peka Sinergi masih menggunakan sistem informasi
akuntansi konvensional tanpa penggunaan sebuah aplikasi akuntansi khusus maupun
software akuntansi tertentu. Untuk setiap permintaan pembayaran atas invoice masuk,
akan diarahkan ke bagian administrasi untuk pengecekan kelengkapan document.
Sesuai peraturan dari Donor, beberapa pembayaran kadangkala membutuhkan
justifikasi atau supporting report dari konsultan yang betanggung jawab atas kegiatan
tertentu misalnya : Pembayaran jasa design fact sheet, invoice dari vendor harus
dilengkapi dengan persetujuan hasil akhir/ourput dari konsultan communication
specialist untuk content maupun designya. Ilustrasinya bisa di gambarkan sbg berikut:
ILUSTRASI 1: Prosedur Pembelian dan Pembayaran
1. Ketika ada kebutuhan barang/Jasa, Departemen atau staff bersangkutan
menyiapkan permintaan pembelian barang/jasa (PRF)
2. PRF (Purchase Request Form) dikirimkan ke Management untuk proses
persetujuan
3. Setelah mendapat persetujuan management Bagian Purchasing segera
melakukan proses seleksi vendor
4. Saat vendor pemenang terpilih, maka bagian Purchasing akan
mengeluarkan Purchase Order untuk perikatan pembelian
5. Vendor akan menyiapkan barang dan invoice
6. Proses pengantaran barang/penerimaan
7. Proses Pembayaran setelah ada delivery order yang di tandatangani oleh
bagian purchasing dan kelengkapan dokumen lainnya.
Sementara untuk proses pengeluara cash melalui petty cash, prosedurnya adalah
sebagai berikut
Adapun kelemahan dari sistem diatas adalah:
1. Semua proses masih dilakukan secara manual, tidak ada yang
mengimplementasikan system yang bisa mempermudah proses persiapan
dokumen, sampai dengan persetujuan. Splusinya adalah membuat
custom software atau aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan
untuk mempermudah proses dan menguatkan internal control melalui
Sistem Informasi terkait.
2. Internal control agak lemah karena PCC (Petty Cash Custodian adalah
orang yang sama dengan Accountant), seharusnya menurut akuntansi
harus ada pemisahan tugas antara PCC degan akuntan. Solusinya adalah
menambah karyawan baru yang khusus melakukan pekerjaan PCC ini.
3. Belum ada pemisahan tugas yang sesuai standard.
DAFTAR PUSTAKA
1. https://id.wikipedia.org/wiki/Pengendalian_intern
2. https://softskillgunadarmayudadriantama.wordpress.com/2015/12/08/siste
m-informasi-akuntansi-pengeluaran-kas/
3. http://mimpibesardanupayaku.blogspot.co.id/2013/08/makalah-sistemakuntansi-pengeluaran-kas.html
4. http://tjiaieming.blogspot.co.id/2012/04/sistem-informasi-akuntansipengeluaran.html