KATA PENGANTAR - KD 3.16 Menjelaskan Pengurusan Surat Masuk dan Keluar Sistem Agenda dan Kartu Kendali
PENGURUSAN SURAT MASUK DAN KELUAR SISTEM AGENDA DAN KARTU KENDALI Rencana Pelaksanaan Pembelajaran
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH Pengembangan Media Pembelajaran Berbasis TIK yang dibina oleh Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si
Oleh Intan Permatasari
150412601911
UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN MEI 2017
1
KEARSIPAN
X GANJIL KD 3.16 Menjelaskan Pengurusan Surat Masuk dan Keluar Sistem Agenda dan Kartu Kendali
Nama : Kelas : Semester :
2
KATA PENGANTAR
Puji syukur, kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan rancangan perangkat pembelajaran ini. Rancangan perangkat ini dibuat dengan maksud untuk digunakan sebagai bahan untuk merencanakan pembelajaran mata pelajaran kearsipan.
Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan perangkat RPP dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.
Perangkat ini terdiri dari: silabus, RPP, LK dan Kunci LK , LP-1: Penilaian Produk, Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial.
Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi kami dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan ruang yang amat luas bagi peserta didik untuk mengembangkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.
Malang, 30 Mei 2017 Penulis
3
DAFTAR ISI
Halaman Depan......................................................................................................................... 1 Halaman Sampul....................................................................................................................... 2 Kata Pengantar.......................................................................................................................... 3 Daftar Isi................................................................................................................................... 4 Silabus....................................................................................................................................... 5 Rencana Pelaksanaan Pembelajaran......................................................................................... 9 LK-1(Memahami dan mengenal pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda)............ 17 LK-2(Mempraktikkan pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda)............................ 23 LP-1: Penilaian Produk............................................................................................................. 28 LP-2: Asesmen Kinerja Proses................................................................................................. 30 LP-3: Asesmen Kinerja Psikomotor......................................................................................... 32 LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter.................................................................................. 35 LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial .................................................................................. 36
4
SILABUS MATA PELAJARAN:
KEARSIPAN
Kompetensi Inti* Satuan Pendidikan : SMK Kelas /Semester : X / I Kompetensi Inti : KEARSIAPAN KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.
Kompetensi Dasar Materi Pokok
Kegiatan
Pembelajaran
Penilaian Alokasi Waktu Sumber Belajar
1.1 Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas alam dan jagat raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya
1.2 Penerapan penggunaan panca indera sebagai sarana untuk berkarya secara efektif dan efisien dalam bidang kearsipan berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut
1.3 Meyakini bahwa bekerja 1. Drs.
Syamsul Anwar, 1999,
Kearsipan, Bandung: Titian Ilmu
2. Drs. Basir
Barthos, 2012,
Manajeme n Kearsipan,
Jakarta: Bumi
5 dalam bidang kearsipan adalah salah satu bentuk pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-sungguh
Aksara 3. Drs.
Sutarto, 1997, Sekretaris dan Tata warkat, Yogyakarta : Gajah Mada
4. Sri Endang R, 2012, Modul Menangani Surat/Doku men, Jakarta: Erlangga
5. Dra. Gina
Madiana, Kearsipan SMK: 1994; Bandung : Armico,
6. Zulkifli
Amsyah, manajemen , ,1995, Kearsipan, Jakarta : Gramedia,
7. Modul Sri
Endang R, 2. 1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran menyiapkan, dalam membuat arsip kanto
2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah
2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai wujud implementasi sikap kerja
2.4 Memiliki Sikap proaktif dalam melakukan kegiatan kearsipan
6
2009, Mengelola Sistem
Menjelaskan pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda dan kartu kendali
Tes praktik daan tertulis bentuk uraian dan/atau pilihan ganda tentang tata cara pengurusan Surat Masuk dan Keluaran (system Agenda dan
Tes
Mengumpulkan dan mendokumentasi tata cara pengurusan Surat Masuk dan Keluaran (system Agenda dan Sistem Kartu Kendali)
Portofolio
Ceklist lembar pengamatan pada saat peserta didik melakukan diskusi kelompok
Observasi
Membuat resume tentang tata cara pengurusan Surat Masuk dan Keluaran (system Agenda dan Sistem Kartu Kendali)
Komunikasi Tugas
Asosiasi
3.16 Menjelaskan Pengurusan Surat Masuk dan Keluaran (system Agenda, Sistem Kartu Kendali)
Mempraktikkan pengurusan surat masuk dan keluar dengan sistem agenda dan kartu kendali
Eksperimen/explore
Memberikan kesempatan siswa menanyakan hal yang berkaitan dengan pengurusan surat masuk dan keluar
Menanya
Mengamati beberapa pengurusan surat masuk dan keluar
Mengamati
Sistem Kartu Kendali
Pengurusan Surat Masuk dan Keluaran o Pengurusan surat system Agenda o Pengurusan Surat
4.16 Mempraktikkan tata cara pengurusan Surat Masuk dan Keluaran (system Agenda dan Sistem Kartu Kendali)
7 Mempresentasikan Sistem Kartu Kendali) pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda dan kartu kendali
8
RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
Satuan Pendidikan : SMK NEGERI 1 MALANG Mata Pelajaran : Kearsipan Kelas/Semester : Kelas X / Semester 2 Materi Pembelajaran : Mengurus surat masuk dan keluar sistem agenda Alokasi Waktu : 2 x 45 menitI. Standar Kompetensi
Mengurus surat masuk dan keluar sistem agenda
II. Kompetensi Dasar
Pengurusan surat masuk sistem agenda dan kartu kendali
III. Indikator
A. Kognitif
1. Produk:
a. Pemahaman dan pengenalan mengenai pengertian surat masuk dan keluar sistem agenda b. Pengenalan dan pemahaman prosedur pengurusan surat masuk sistem agenda c. Pengenalan dan pemahaman prosedur pengurusan surat keluar sistem agenda
2. Proses: Berdiskusi untuk mendapatkan kesepahaman mengenai pengertian surat masuk dan keluar sistem agenda, prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda berdasarkan sumber dan bahan ajar yang tersedia yang meliputi kegiatan : a. Mengumpulkan informasi dari guru dan sumber belajar lainnya yang terkait, dan pemanfaatan media presentasi mengenai pengertian surat masuk dan keluar sistem agenda
b. Memahami prosedur pengurusan surat masuk sistem agenda
c. Memahami prosedur pengurusan surat keluar sistem agenda B. Psikomotor
1. Menjelaskan kembali didepan kelas materi pembelajaran yang merupakan hasil dari kegiatan diskusi yang sudah dilakukan oleh siswa untuk mengetahui sejauh mana penguasaan materi yang di capai oleh siswa.
2. Mempraktikkan pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda sesuai dengan peran dan materi yang telah dipelajari dan telah dipahami sebelumnya.
C. Afektif
1. Mengembangkan perilaku berkarakter, meliputi :
a. Ketelitian
b. Beretiket
c. Cekatan
d. Keaktifan
2. Keterampilan sosial, meliputi :
a. Berkomunikasi
b. Kerjasama
c. Berpendapat
d. Bertanya
IV. Tujuan Pembelajaran:
Setelah mendengar penjelasan dari guru melalui tayangan ppt, membaca referensi dari internet maupu sumber lainnya, melakukan diskusi serta mempresentasikan hasil diskusi, siswa dapat
A. Kognitif
1. Produk:
a. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat
mendeskripsikan surat masuk dan keluar dengan mengerjakan soal terkait di LK 1 dan LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.
b. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan
surat masuk sistem agenda dengan mengerjakan soal terkait di LK 1 dan LP 1: Produk sesuai dengan kunci jawaban.
c. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan
surat keluar sistem agenda dengan mengerjakan soal terkait di LK 1 dan LP 1: Produk sesuai dengan kunci jawaban.
2. Proses
Secara kelompok siswa dapat mempraktikkan prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem kartu kendali sesuai dengan ketentuan dengan mengerjakan tugas terkait pada LP 2. : Proses, meliputi: pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda.
B. Psikomotor
1. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan kembali di depan kelas mengenai materi pengurusan surat masuk dan keluar yang telah di diskusikan di LP 2 dengan mengerjakan tugas terkait di dan LP 3.1 : Psikomotor
2. Secara mandiri siswa mengetahui pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda dengan mengerjakan tugas terkait pada LK 1 dan LP 3.2.
C. Afektif
1. Karakter: Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa dinilai membuat kemajuan dalam menunjukkan karakter ketelitian, beretiket,
cekatan, keaktifan sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter.
2. Keterampilan sosial:
Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa dinilai membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku keteram-pilan sosial
berkomunikasi, kerjasama, berpendapat, bertanya, sesuai dengan LP 5 : Keterampilan sosial.
V. Model dan Metode Pembelajaran:
Model Pembelajaran : Model Pembelajaran Student Team-Achivment Division (STAD)
Metode Pembelajaran : Ceramah, diskusi kelompok, dan penugasan
VI. Bahan
a. Lembar kerja 1 dan 2 b. Lembar format tata cara pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda.
c. Buku agenda surat masuk dan keluar
d. Lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia
e. Formulir tanda terima/buku ekspedisi
f. Lembar disposisi
VII. Alat dan Media
a. Laptop atau komputer
b. LCD
c. Baki surat (tray)
d. Alat tulis (Pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler dan penjepit kertas)
e. Kertas dan amplop
f. Alat pembuka surat (Pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat)
g. Stempel tanggal
h. PPT
VIII. Proses Belajar Mengajar
A. Pendahuluan
Penilaian Oleh
Kegiatan
Pengamat 1 2 3 4
1. Guru memberi salam dan mengajak peserta didik berdoa sesuai dengan kepercayaan masing-masing untuk mengawali kegiatan pembelajaran.
2. Memeriksa kehadiran siswa
3. Guru mempersiapkan siswa untuk mengikuti proses pembelajaran dan memeriksa kesiapan buku dan sumber belajar.
4. Membangkitkan motivasi siswa dalam mengikuti kegiatan pembelajaran
5. Guru mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses, psikomotor, keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat menjelaskan pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda. Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya, bagaimana sikap kita ketika dihadapkan pada surat masuk. (Fase 1 STAD)
6. Guru memberi penjelasan bahwa pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda adalah salah satu instrument yang paling penting dalam kegiatan kearsipan yang dapat menunjang pekerjaan arsiparis sekaligus mempercepat pekerjaan arsip. (Fase 1 STAD)
B. Inti
Penilaian oleh Kegiatan Pengamat 1 2 3
4 Penggalan 1
a. Siswa mendiskusikan pengertian dan prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda. (Fase 2 STAD)
Penilaian oleh Kegiatan Pengamat 1 2 3
4
b. Guru memberikan informasi tentang prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda untuk menunjang pekerjaan arsiparis secara efisien dan bertanggungjawab. Guru membagikan LK satu LK tiap Kelompok . (Fase 3 STAD)
c. Siswa mendiskusikan pengertian dan prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda. Siswa mengisi LK, melakukan
pengamatan terhadap suatu ilustrasi kasus dalam LK. (Fase 4 STAD)
d. Guru menginformasikan bagaimana pengurusan surat masuk dan keluar secara efisien dan bertanggungjawab.
e. Guru memberikan contoh atau simulasi kepada siswa tentang pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda.
Penggalan 2
a. Guru mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif . Setiap kelompok terdiri dari 5 – 6 siswa, untuk mempraktekkan pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda.
b. Guru meminta siswa untuk teliti pada saat melakukan praktek atau melakukan simulasi. (Fase 4 STAD) c. Guru membimbing tugas kelompok simulasi penanganan surat masuk dan keluar sistem agenda . (Fase 5 STAD) e. Geminta masing-masing siswa dalam setiap kelompok agar bertanggung jawab atas terselesaikannya tugas praktek itu.
f. Guru melakukan evaluasi formatif dengan Instrumen penilaian melalui praktek penggunaan salah satu peralatan kearsipan dengan skala diskriptif terhadap aspek kelancaran, ketepatan dan kelengkapan. Serta memberi kesempatan siswa lain untuk belajar mengamati sebelum mereka praktek sendiri . (Fase 5 STAD)
C. Penutup
Kegiatan Penilaian
Oleh Pengamat
1 2 3 4
1. Membimbing siswa untuk membuat kesimpulan
terkait dengna pembelajaran yang telah dilakukan
2. Menutup pembelajaran dengan memberikan
pekerjaan rumah, berdoa sesuai dengan keyakinan masing-masing serta mengucapkan salam.
IX. Sumber Pembelajaran
1. LK 1 : Deskripsi pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda
2. LK 2 : Praktik pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda
3. Kunci LK 1 dan 2
4. LP 1: Produk
5. LP 2: Proses
6. LP 3.1 dan 3.2 : Psikomotor
7. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter
8. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial
9. Silabus
10. Modul
11. Power Point
Daftar Pustaka
Endang R, Mulyani, dkk. 2009. Modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (Mail Handling)
untuk SMK dan MAK. Jakarta: Erlangga
Endang R, Mulyani, dkk. 2011. Modul Menangani Surat / Dokumen Masuk untuk SMK dan
MAK. Jakarta: Erlangga
Lasahido, Ilhan, SE.MM,.2006. Modul Penanganan Surat. Jakarta: Departemen Keuangan Republik Indonesia
Sutarni, Tati. Dra. Dkk. 2011. Administrasi Perkantoran. Bandung: HUP
Nama/Kelompok : _______________________ Kelas : _______________________ Tgl: : _______________________
Lembar Kerja 1 : Memahami dan mengenal pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda Tujuan :
1. Siswa mampu menjelaskan pengertian dari pengurusan surat masuk dan keluar, serta sistem agenda
2. Siswa mampu menguraikan prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda
Alat :
1. Alat tulis
2. Peralatan kearsipan
Rumusan Masalah : Apa yang anda ketahui tentang pengurusan surat masuk dan keluar
sistem agenda?
Langkah – langkah :
1. Mengamati beberapa deskripsi dan prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda melalui penjelasan guru.
2. Dari deskripsi dan prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda yang terdapat pada sumber belajar, siswa mencatat intisarinya.
3. Siswa mengemukakan dengan bahasanya sendiri deskripsi dan prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sisitem agenda sebagai kesimpulan.
A. Pilihan Ganda 1. Petugas yang mengagendakan surat adalah... .
a. Arsiparis
d. Arsipans
b. Sekretaris
e. Agendaris
c. Pimpinan
2. Beberapa istilah yang bukan termasuk dalam pengurusan surat sistem buku agenda adalah... .
a. Buku verbal
d. Buku tahunan
b. Buku ekspedisi
e. Buku besar
c. Buku klaper
3. Buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat disebut... .
a. Buku verbalis
d. Buku agenda
b. Buku ekspedisi
e. Buku besar
c. Buku keluar
4. Buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri disebut... .
a. Buku agenda tunggal
d. Buku agenda berdekatan
b. Buku agenda kembar
e. Buku agenda keluar dan masuk
c. Buku agenda berpasangan
5. Kegiatan mencatat surat ke dalam buku agenda dengan cara memberi nomor unit surat disebut... .
a. Menyortir surat
d. Memeriksa surat
b. Mengarahkan surat
e. Mengagendakan surat
c. Menggandakan surat 6. Dibawah ini yang merupakan pengertian dari buku agenda berpasangan adalah... .
a. Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman b. Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
c. Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kanan dan surat keluar di sebelah kiri, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri- sendiri.
d. Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.
e. Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku besar.
7. Prosedur penanganan surat masuk menggunakan sistem agenda yang benar adalah... .
a. Penerimaan surat -pencatatan surat-pengarahan surat-penyortiran surat-penyampaian surat-penyimpanan surat b. Penerimaan surat-penyampaian surat-penyortiran surat-pencatatan surat-pengarahan surat-penyimpanan surat c. Penerimaan surat-penyortiran surat-pencatatan surat-penyampaian surat- pengarahan surat-penyimpanan surat d. penyampaian surat-penerimaan surat-penyortiran surat-pencatatan surat-pengarahan surat-penyimpanan surat e. Penerimaan surat-penyortiran surat-pencatatan surat-pengarahan surat-penyampaian surat-penyimpanan surat
8. Buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar adalah... .
a. Lembar Pengantar
b. Lembar Disposisi
c. Buku Agenda
d. Kartu Indeks
e. Kartu Tunjuk Silang
9. Surat tertanggal 17 Maret 2017 dari PT Indonesia Jaya, telah diterima tiga hari kemudian oleh Andini (Pencatat surat PT Abadi Bersama). Pada kolom tanggal terima di buku agenda surat masuk, Andini mencatat dengan tanggal... .
a. 20 Maret 2017
b. 19 Maret 2017
c. 18 Maret 2017
d. 17 Maret 2017
e. 23 Maret 2017
10. Buku agenda dibagi menjadi 3 macam yaitu... .
a. Kembar, bergandengan, dan berpasangan
b. Berpasangan, kembar, dan gabungan
c. Tunggal, berpasangan, dan kembar
d. Tunggal, gabungan, dan beragam
e. Berpasangan, beragam, dan bergandengan
B. Analisis :
1. Menurut pendapat anda apakah yang yang dimaksud dengan buku agenda? . .......................................................................................................................
.............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. .......................
2. Apa pengertian dari penanganan surat masuk dan surat keluar? ..............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................
3. Apa saja macam-macam buku agenda! ..............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................
4. Bagaimana prosedur pengurusan surat masuk sistem agenda? ..............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................
5. Bagaimana prosedur pengurusan surat keluar sistem agenda? ..............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................
Kunci Lembar Kerja 1 : Deskripsi dan prosedur pengurusan surat masuk dan keluar
sistem agenda A. Pilihan Ganda1. E
6. B
2. D
7. E
3. B
8. C
4. B
9. D
5. E
10. C
B. Analisis
1. Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.
2. Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan. Sedangkan surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor kepada pihak lain, balk perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga
3. Ada 3 macam buku agenda yaitu :
a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
c. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.
4. Prosedur pengurusan surat masuk sistem agenda yaitu:
1. Penerimaan Surat
2. Penyortiran Surat
3. Pencatatan Surat
4. Pengarahan Surat
5. Penyampaian Surat
6. Penyimpanan Surat
5. Prosedur pengurusan surat keluar sistem agenda yaitu:
a. Pembuatan Konsep
b. Persetujuan Konsep
c. Pencatatan Surat
d. Pengetikan Konsep Surat
e. Pemeriksaan Pengetikan
f. Penandatanganan Surat
g. Pemberian Cap Dinas
h. Melipat Surat i. Penyampulan Surat j. Pengiriman Surat k. Penyimpanan Surat Nama/Kelompok : _______________________ Kelas : _______________________ Tgl: : _______________________
Lembar Kerja 2 : Mempraktikkan pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda Tujuan
1. Memahami tata cara pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda
2. Memahami prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda
Alat dan Bahan :
a. Lembar Kerja 1 dan 2 b. Lembar format tata cara pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda.
c. Baki surat (tray)
d. Buku agenda surat masuk dan keluar
e. Lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia
f. Alat tulis (Pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler dan penjepit kertas)
g. Kertas dan amplop
h. Alat pembuka surat (Pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat) i. Stempel tanggal j. Formulir tanda terima/buku ekspedisi k. Lembar disposisi
Rumusan Masalah : Bagaimanakah prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem
agenda?
Petunjuk Kerja
1. Berkelompoklah dengan teman kalian yang terdiri dari 5-6 anak tiap kelompok dengan cara menghitung acak. 2 kelompok berdasarkan surat masuk dan 2 kelompok berdasarkan surat keluar.
2. Setiap kelompok mengambil paket surat berdasarkan urutan kelompok dan sebanyak jumlah kelompok. Kelompok surat masuk (penerima, penyortir, pencatat, pengarah, penyampai, penyimpan) dan kelompok surat keluar membuat surat sendiri (pencatat, pengetik, penandatangan, pelipat, penyimpan).
3. Lakukan peran kalian sesuai dengan prosedur pengurusan surat berdasarkan kelompok.
4. Telitilah surat-surat tersebut untuk diproses pencatatan (rahasia, penting, dan biasa).
5. Siapkan stempel untuk lembar disposisi.
6. Siapkan buku agenda untuk mencatat surat masuk dan surat keluar.
7. Pengerjaan praktik dilakukan sesuai peran individu namun tetap berkelompok.
8. Waktu praktek adalah 20 menit 9. Apabila ada yang belum jelas segera tanyakan ke guru.
Kunci Jawaban Lembar Kerja 2 : Mempraktikkan pengurusan surat masuk dan keluar
sistem agendaA. Prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda
a. Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.
1. Penerimaan surat
2. Mensortir Rak Sortir
3. Pencatatan surat menggunakan buku agenda Contoh buku agenda surat masuk
4. Pengarahan surat
5. Penyampaian surat
6. Penyimpanan surat di unit penyimpanan Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.
b. Penanganan surat keluar sistem buku agenda l. Pembuatan dan persetujuan konsep
2. Pengetikan dan pemeriksaan konsep surat
3. Penandatanganan surat dan pemberian cap dinas
4. Pencatatan Surat menggunakan buku agenda Contoh buku agenda surat keluar
5. Melipat dan menyampul surat
6. Pengiriman dan penyimpanan surat
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK
1. Menurut pendapat anda apakah yang yang dimaksud dengan buku agenda? . ..........................................................................................................................
................................................................................................................................................. ................................................................................................................................................. ..............
2. Jelaskan pengertian dari buku agenda Berpasangan? .................................................................................................................................................
................................................................................................................................................. ........................................................................................................................................
3. Jelaskan pengertian dari buku agenda tunggal! .................................................................................................................................................
................................................................................................................................................. ........................................................................................................................................
4. Bagaimana prosedur pengurusan surat masuk sistem agenda? ..............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................
5. Bagaimana prosedur pengurusan surat keluar sistem agenda? ..............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................. ..............................................................................................................................................
Kunci LP 1 : Produk
1. Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.
2. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
3. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
4. Prosedur pengurusan surat masuk sistem agenda yaitu: 1) Penerimaan Surat 2) Penyortiran Surat 3) Pencatatan Surat 4) Pengarahan Surat 5) Penyampaian Surat 6) Penyimpanan Surat
5. Prosedur pengurusan surat keluar sistem agenda yaitu: 1) Pembuatan Konsep 2) Persetujuan Konsep 3) Pencatatan Surat 4) Pengetikan Konsep Surat 5) Pemeriksaan Pengetikan 6) Penandatanganan Surat 7) Pemberian Cap Dinas 8) Melipat Surat 9) Penyampulan Surat 10) Pengiriman Surat 11) Penyimpanan Surat
LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES
Prosedur : 1. Siapkan peralatan terkait pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda.
2. Siswa dibagi kedalam beberapa kelompok.
3. Masing-masing kelompok diberi tugas mengenai masalah dalam Prosedur pengurusan
surat masuk dan keluar sistem agenda dan diperankan oleh masing-masing anggotakelompok.
4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini.
5. Berikan format ini kepada perwakilan anggota kelompok sebelum asesmen dilakukan.
6. Perwakilan kelompok diijinkan mangakses kinerja kelompok mereka sendiri dengan
menggunakan format ini.
Format Asesmen Kinerja Proses
Skor Asesmen Skor Oleh Oleh No Rinciyan Tugas Kinerja Maksi siswa mum guru sendiriMenyiapkan alat dan perlengkapan yang 1. diperlukan dalam penanganan surat masuk dan
10 keluar sistem agenda
2. Ketepatan penerimaan dan penyortiran surat
6 Pengisian buku agenda
- Diisi lengkap dan benar
10 3.
- Diisi lengkap
7
- Tidak lengkap
4 Pengisian lembar pengantar
- Diisi lengkap dan benar
10 4.
- Diisi lengkap
7
- Tidak lengkap
4
5. Ketepatan pengisian lembar disposisi
10
6. Penyimpanan surat
10
7. Membuat konsep dan mengetik surat keluar
10
8. Menandatangani dan memberikan stempel
10
9. Mencatat kedalam buku agenda
10 10. Ketepatan melipart surat dan penggunaan amplop
10
11. Ketepatan menyimpan surat
10 Jumlah 100 Malang, 2017
Siswa Guru,
(........................................) (........................................)
LEMBAR PENILAIAN 3.1 : PSIKOMOTOR
Pengertian, macam-macam, beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem agenda
Prosedur :Oleh siswa sendiri Oleh guru
10 J u m l a h 100 Malang, Mei 2017
3 Menjelaskan dengan singkat padat dan jelas 30 4 Ketepatan menjawab pertanyaan.
50
2. Penguasaan materi dan ketepatan dalam penggunaan bahasa.
10
1 Kesiapan siswa untuk mempresentasikan materi didepan kelas
No Rincian Tugas Kinerja Skor Maksimu m Skor Asesmen
1. Siswa ditugasi untuk mencermati dan memahami kembali hasil diskusi kelompok pada LP 2.
Format Asesmen Kinerja Psikomotor
6. Siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.
4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.
3. Setelah mempresentasikan, siswa diberikan pertanyaan mengenai materi yang telah disampaikan.
2. Salah satu perwakilan anggota dari masing-masing kelompok maju kedepan kelas untuk mempresentasikan apa yang telah mereka pahami sesuai LP 2
Siswa Guru,
(........................................) (........................................)
LEMBAR PENILAIAN 3.2 : PSIKOMOTOR Prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda
2. Sesuai dengan materi yang telah dipahami oleh masing-masing siswa, secara berkelompok siswa ditugasi untuk melakukan prosedur pengurusan surat masuk dan keluar sistem agenda
3. Prosedur pengurusan surat harus tepat sesuai dengan sistem agenda
4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.
5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.
6. Siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
Format Asesmen Kinerja Psikomotor Skor Asesmen Skor Oleh siswa No Rincian Tugas Kinerja Oleh guru Maksimum sendiri
Alat dan bahan dipersiapkan dengan
5 1. lengkap dan rapi
2. Hadir tepat waktu
5
3. Menerima surat masuk
5
4. Menyortir surat masuk
10
5. Mengisi buku agenda
10
6. Mengisi disposisi
10
7. Menyimpan surat
10 Membuat konsep dan mengetik surat
10 8. keluar Menandatangani dan memberikan
10 9. stempel
10. Mencatat kedalam buku agenda
10 Ketepatan melipat surat dan
5 11. penggunaan amplop
12. Ketepatan menyimpan surat
10 J u m l a h 100
Malang, Mei 2017 Siswa
Guru, (........................................) (.......................................)
LP 4 : Format Pengamatan Perilaku Berkarakter Nama : _________________________________ Kelas : _________________________________ Tanggal : _________________________________ Petunjuk:
Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini:
D = Memerlukan perbaikan C = Menunjukkan kemajuan B = Memuaskan A = Sangat baik
Format Pengamatan Perilaku Berkarakter Memerluka Menunjukka Memuaska Sangat N Rincian Tugas Kinerja n Perbaikan n Kemajuan n (B) Baik (A) o (RTK) (D) (C)
1 Ketelitian
2 Beretiket
3 Cekatan
4 Keaktifan Malang, Mei 2017 Pengamat
(..............................)
LP 5 : Format Pengamatan Keterampilan Sosial Nama : _________________________________ Kelas : _________________________________ Tanggal : _________________________________ Petunjuk:
Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini:
D = Memerlukan perbaikan C = Menunjukkan kemajuan B = Memuaskan A = Sangat baik
Format Pengamatan Keterampilan Sosial Memerluka Menunjukka Memuaska Sangat Baik N Rincian Tugas n Perbaikan n Kemajuan n (B) (A) o Kinerja (RTK)
(D) (C)
1 Berkomunikasi
2 Kerjasama
3 Berpendapat
4 Bertanya Malang, Mei 2017 Pengamat (................................)