Administrasi Perkantoran memproses perjalanan bisnis

Administrasi Perkantoran
memproses perjalan bisnis
Memproses Perjalanan Bisnis
Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh
perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan
untuk jangka waktu tertentu.
1.
1. Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan
segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis, yaitu:
1. In house travelling department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yang
khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan
bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan
hotel di mana pimpinan akan menginap, serta mengurus
keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis.
2. Travel Bureau (Biro Perjalanan), yaitu perusahaan menggunakan jasa
biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan
karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.
3. Administrasi Kantor/Sekretaris, yaitu administrasi kantor/sekretaris
sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi
kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang
berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti

mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa,
tiket, dan hotel yang disukai pimpinan.
2. Persiapan perjalanan bisnis meliputi:
1. Persiapan rencana perjalanan bisnis.
2. Persiapan dokumen perjalanan bisnis.
3. Persiapan tranportasi dan akomodasi.
4. Persiapan daftar perjalanan bisnis (itinerary).
5. Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis.
3. Persiapan yang perlu dilakukan sebelum melakukan perjalanan bisnis, yaitu
mengumpulkan informasi tentang:
1. Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan bisnis.

2. Menentukan tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.
3. Mencari tahu waktu atau jadwal yang pastientang cara perjalana bisnis
mengenai keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.
4. Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai oleh pimpinan.
5. Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
6. Cara pemesanan tiket pesawat dan hotel.
7. Customs regulations (peraturankepabeanan.
8. Baggage (bagasi).

9. Cara memperoleh pengantian ongkos perjalanan.
10. Dokumen/materi apa saja yang perlu dipersiapkan.
4. Tujuan-tujuan perjalanan bisnis:
1. Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek.
2. Perjalanan bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud
mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain.
3. Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional.
4. Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
5. Perjalanan bisnis untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang.
6. Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat).
7. Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah
maupun ke negara lain.
5. Informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor/sekretaris:
1. Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau
konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines
(perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.
2. Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara.
Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat
reservation (pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara)
dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan

tujuan Jakarta–Surabaya atau Jakarta–Batam.

3. Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum
diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan
tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus
melakukan konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat
diurus di bandara pada waktu keberangkatan.
4. Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan
mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.
6. Baggage (bagasi), yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin
pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh
perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan.
7. Dokumen internal: surat tugas dan surat peintah perjalanan dinas (SPPD).
Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit permit (tanda bukti perizinan),
sertifikat kesehatan (health certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air ticket),
voucher penginapan, surat, travel funds, tiket transportasi, dan tiket akomodasi hotel.
1. Dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor:
1. kartu tanda penduduk (KTP),
2. kartu keluarga (KK),
3. ijazah pendidikan terakhir,

4. surat keterangan (SK) pengangkatan pegawai,
5. surat keterangan catatan kepolisian (SKCK),
6. akta kelahiran,
7. surat tugas dari instansi terkait.
2. Macam-macam paspor:
1. Paspor biasa (normal passport) adalah paspor bersampul warna hijau, biasa
disebut paspor hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum.
Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa
Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.
2. Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru, biasa disebut paspor
biru, yaitu paspor untuk pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas
kenegaraan/perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan
di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa
berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau
lebih, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

3. Paspor diplomatik adalah paspor bersampul warna hitam, sering disebut
paspor hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti
duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatik
dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa Indonesia

dan Bahasa Inggris.
4. Paspor haji adalah paspor bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk
orang-orang yang akan menunaikan ibadah haji. Paspor ini dapat diperoleh di
Departemen Agama. Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan
ibadah haji.
5. Paspor khusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nations (PBB) dan
biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua macam paspor khusus,
yaitu bersampul warna merah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna
biru muda untuk staf PBB.
3. Macam-macam visa:
1. Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah
(transit) di suatu kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1–3 hari,
kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.
2. Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan
pariwisata. Di Indonesia visa turis hanya berlaku untuk dua bulan dan tidak
dapat diperpanjang secara otomatis. Apabila hendak memperpanjang, para
turis harus ke luar dahulu dari Indonesia untuk meminta visa lagi dari
Kedutaan Besar RI di luar negeri.
3. Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan
bisnis/urusan dagang ke suatu negara.

4. Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat
atau perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar
hukum dan pergaulan diplomatik internasional.
5. Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara,
dalam hubungan internasional hal ini sebagai tanda persahabatan kedua
negara.
6. Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orangorang yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap
di negara tersebut.
4. Syarat-syarat mendapatkan visa:
1. Menunjukkan paspor yang masih berlaku.
2. Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang
ditempel atau dicap di paspor (exit permit).

3. Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan
dikunjungi.
4. Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama
di luar negeri. Pimpinan dapat menggunakan travelers funds. Travelers funds
dapat diperoleh dari bank dan dapat berupa travelers cheque (sejenis cek yang
jumlah nominalnya berbeda-beda), letter of credit (L/C) merupakan surat yang
digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar, atau

kartu kredit/credit card.
5. Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat
memberikan alamat tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan
keberangkatan ke luar negeri.
6. Mengisi application form (formulir aplikasi) danmembayar biaya yang telah
ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan.
7. Menyerahkan pas foto berwarna.
5. Istilah-istilah”
1. Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang berguna untuk
menjamin keamanan pimpinan selama melaksanakan perjalanan bisnis.
2. Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang
membutuhkan dana dalam jumlah besar selama dalam perjalanan, biasa
digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.
3. Travelers cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbedabeda, dengan jumlah nominal yang relatif kecil mulai dari US$ 10, 20, 50,
atau 100 dan ditandatangani pada saat pembelian.
4. Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, di mana
bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya.
Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang
tunai.
5. Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.

6. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:
1. Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya, bisa
dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel.
Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan
pengecekan.
2. Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation
(pemesanan) atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang
beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.

3. Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara
pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian
menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa.
Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagianbagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas
apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.
4. Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai
lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya
untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar
langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang
memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat
akan check out.

7. Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:
1. Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal
dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
2. Biaya transportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport
lokal selama dalam perjalanan bisnis.
3. Biaya akomodasi.
4. Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya
pelatihan.
5. Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
6. Biaya konsumsi.
7. Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar
perusahaan.

Cara pengaturan waktu pertemuan bisnis yang tepat: Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan
harus berpedoman pada timetable (daftar waktu perjalanan) dari semua perusahaan
transportasi yang akan dipakai dalam perjalanan bisnis ini.
1.
1. Informasi yang diperlukan oleh administrasi kantor/sekretaris sebelum
menyusun daftar perjalanan bisnis:
a. Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan

pimpinan selama acara perjalanan bisnis tersebut.
b. Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan)
adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu

kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan
(kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
1. Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:
1. Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau
catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.
2. Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos
biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang
dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan
pos pengeluaran lainnya.
3. Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan
terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk
perjalanan bisnis pimpinan.
2. Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut.
1. Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
2. Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan
ke luar negeri.

3. Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.
4. Jenis transportasi yang dipakai.
5. Tujuan perjalanan bisnis.
6. Kapan selesai/tiba kembali.
3. Ada dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan
tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.
4. Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan,
waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival),
dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang,
atau kapal laut).
5. Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi
tentang:
1. Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.
2. Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.
3. Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).

6. Menyiapkan semua berkas perusahaan, makalah, brosur, dan dokumen-dokumen
lainnya yang berhubungan dengan urusan bisnis perusahaan, maupun dokumen yang
berhubungan dengan perjalanan bisnis. Kemudian administrasi kantor/sekretaris
melakukan pemesanan, mulai dari pemesanan tiket perjalanan dari jenis transportasi
yang akan digunakan, pemesanan hotel yang telah dipilih, dan jenis akomodasi
lainnya.
Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh
perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan
untuk jangka waktu tertentu.
1.
1. Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit permit (tanda
bukti perizinan), sertifikat kesehatan (health certificate)/yellow card, tiket
pesawat terbang (air ticket), voucher penginapan, surat, travel funds, tiket
transportasi, dan tiket akomodasi hotel.
2. Tugas terakhir yang harus diselesaikan administrasi kantor/sekretaris atau staf
di bagian perjalanan adalah membuat laporan perjalanan bisnis. Ada dua
laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan
tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.
3. Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam
menyusun/mengatur jadwal perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.
a. Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan
selama acara perjalanan bisnis tersebut.
b. Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan)
adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu
kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan
(kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
5. Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu
keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat
transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
6. Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang:
1. Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.
2. Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.
3. Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).
7.

Perjalanan bisnis menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api)
1. Perjalanan bisnis menggunakan mobil

Hal-hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis dilakukan dengan menggunakan
kendaraan mobil, antara lain:

1)
Surat-surat, seperti SIM (Surat Izin Mengemudi), STNK (Surat Tanda Nomor
Kendaraan, Kartu Asuransi, KTP (Kartu Tanda Penduduk), dan surat-surat lainnya.
2)
Membawa peta dan rute perjalanan yang akan dilalui.
3)
Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.
4)
Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal
pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
5)
Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
6)
Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam
perjalanan bisnis tersebut.
1. Perjalanan bisnis menggunakan kereta api
Hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis menggunakan kereta api, antara lain:
1)
Usahakan mendapatkan tiket kereta api sebelum jadwal keberangkatan.
2)
Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan
kedatangan di stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan keberangkatan.
3)
Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal
pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis Anda.
4)
Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
5)
Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam
perjalanan bisnis tersebut.
1. Hal-hal yang harus disiapkan ketika melakukan perjalanan bisnis menggunakan
transportasi udara, antara lain:
1)
Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.
2)
Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar
negeri).
3)
Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
4)
Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah
ditentukan.
5)
Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
6)
Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam
perjalanan bisnis tersebut.
7)
Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan.
8)
Menyiapkan rencana perjalanan.
1. Hal yang perlu diperhatikan oleh administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun
perencanaan transportasi perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.
1. Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.
2. Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang
digunakan di lokasi pertemuan bisnis (bila diperlukan).
3. Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti:
• memakai kendaraan dinas atau kendaraan pribadi pimpinan,
• memakai kereta api atau rental mobil,

• memakai biro jasa,
• memakai jasa maskapai penerbangan.
1. Dalam menentukan jenis transportasi di atas, seorang administrasi kantor/sekretaris
harus sudah mengetahui dengan pasti tempat/lokasi perjalanan bisnis pimpinan.
2. Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam
menentukan jenis kendaraan. Jika menggunakan kendaraan dinas biasanya hanya
untuk 1–2 hari, tetapi bila waktunya lebih dari dua hari akan lebih efektif
menggunakan jasa biro jalanan kereta api, atau kendaraan pribadi pimpinan.
3. Dalam menyusun rencana transportasi, sebaiknya administrasi kantor/sekretaris harus
memiliki daftar lengkap tentang:
1)
2)
3)

nama dan alamat biro-biro perjalanan,
nama-nama maskapai penerbangan,
jadwal perjalanan kereta api.
1. Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:
1. Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau
catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.
2. Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos
biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang
dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan
pos pengeluaran lainnya.
3. Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan
terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk
perjalanan bisnis pimpinan.
2. Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut.
1. Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
2. Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan
ke luar negeri.
3. Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.
4. Jenis transportasi yang dipakai.
5. Tujuan perjalanan bisnis.
6. Kapan selesai/tiba kembali.
3. Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis, yaitu membuat rencana anggaran biaya
secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan
untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan bisnis pimpinan.

4. Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:
1. Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal
dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
2. Biaya transportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport
lokal selama dalam perjalanan bisnis.
3. Biaya akomodasi.
4. Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya
pelatihan.
5. Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
6. Biaya konsumsi.
7. Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar
perusahaan.
5. Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan
dan diberikan kepada seorang (bawahan) berfungsi untuk melakukan pekerjaan
tertentu.
6. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:
1. Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya, bisa
dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel.
Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan
pengecekan.
2. Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation
(pemesanan) atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang
beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.
3. Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara
pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian
menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa.
Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagianbagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas
apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.
4. Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai
lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya
untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar
langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang
memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat
akan check out.

Diposkan oleh Rani Destiani di 02.23 Tidak ada komentar:
Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke
Pinterest

menangani surat dan dokumen kantor
Menangani Surat Dokumen
Surat masuk diterima, setelah itu surat di sortir menjadi dua kategori (surat dinas dan surat
pribadi), kemudian dicatat kedalam buku agenda surat masuk, lalu dipengarah surat
ditentukan siapa yang akan menanganinya, setelah itu surat disampaikan pada
pejabat/karyawan dengan mencatatnya ke dalam buku ekspedisi intern dan akhirnya surat
disimpan dengan menggunakan sistem tertentu yang digunakan di perusahaan.
1. surat diterima→surat di catat→surat diarahkan→surat disampaikan ke unit
pengolah→surat disimpan.

1.

Buku Agenda PT Bahana Alam Raya

No
Tanggal terima/kirim
Tanggal dan No. Surat
M/K
Dari/Kepada
Perihal
Lampiran
Keterangan
1
11 Februari 2009
14 Februari 2009
M
Ir. Agung Laksamana
Lamaran Pekerjaan
1 berkas
2
12 Februari 2009
14 Februari 2009
143/A.12.180
M
Direktorat Jendral Pajak
Batas akhir penyetoran pajak
3

13 Februari 2009
14 Februari 2009
145/Ad.1234
M
Kebun Raya Bogor
Persetujuan penggunaan Kebun Raya Bogor untuk lokasi syuting

1.

Kartu Kendali PT Bahana Alam Raya

Indeks : Pajak, Direktorat Jendral
Tgl.
: 14 Februari 2009
No. Urut : 1
M/K : M
Kode : Pa
Isi ringkas : Batas akhir penyetoran pajak
Lampiran : 1 lembar
Tgl Surat : 12 Februari 2009
No. Surat : 143/A.12.180
Dari
: Direktorat Jendral Pajak
Kepada
: PT Bahana Alam Raya, Jl. Arief Rahman Hakim No. 20
Pengolah : Bagian Keuangan
Paraf :
Catatan
:1. Pengurusan surat dengan menggunakan buku agenda termasuk pengurusan surat
model lama, yang digunakan oleh perusahaan dengan asas desentralisasi yang
penyimpanan arsipnya dilakukan pada bagian-bagian di perusahaan, sedangkan
pengurusan surat dengan kartu kendali adalah pengurusan surat dengan sistem
baru/modern, yang di pergunakan oleh perusahaan dengan asas sentralisasi dimana
penyimpanan arsip dilakukan terpusat pada unit kearsipan.

d. Esai
1. pembuatan konsep → persetujuan konsep → pencatatan surat → pengetikan konsep
surat → pemeriksaan pengetikan → penandatanganan surat → pemberian cap dinas
→ melipat surat → penyampulan surat → pengiriman surat → penyimpanan surat.
1. unit pengolah → pencatat surat → pengarah surat → penata arsip → ekspeditor/kurir.

1.

Buku Agenda PT Bahana Alam Raya

No
Tanggal terima/kirim
Tanggal dan No. Surat
M/K
Dari/Kepada
Perihal
Lampiran
Keterangan
1
10 Januari 2009
10 Januari 2009
K
PT Sejahtera, Jakarta
Konfirmasi Pesanan
2
10 Januari 2009
10 Januari 2009
K
Kantor pajak, Kalibata
Pembaruan data NPWP
1 lembar
3
10 Januari 2009
10 Januari 2009
K
Bank BCA, Depok
Pemesanan Layanan Bank

1. Kartu Kendali PT Bahana Alam Raya
Indeks : Pajak, Direktorat Jendral
Tgl.
: 10 Januari 2009
No. Urut : 1
M/K : K
Kode : Pa
Isi ringkas : Pembaruan data NPWP
Lampiran : 1 lembar
Tgl Surat : 10 Januari 2009
No. Surat : 123/BA/I/09
Dari
: PT Bahana Alam Raya, Jl. Arief Rahman Hakim No. 20

Kepada
: Kantor Pajak Kalibata
Pengolah : Bagian Keuangan
Paraf :
Catatan
:1. Alasan pembuatan surat
2. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.
3. Surat keluar merupakan kebutuhan. Misalnya, kantor ingin mengundang rapat, maka
dibuat surat undangan rapat.
4. Surat keluar memberikan informasi. Misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.

1. Ketika surat penting diterima dalam jumlah yang banyak pada hari yang sama, maka
surat disusun sedemikian rupa sehingga nama dan alamat yang tercantum mudah
dibaca dan diteliti dengan cepat. Selanjutnya surat dipisah-pisahkan menurut jenisnya,
agar bila terdapat surat penting dapat segera diketahui oleh pimpinan.

1. Surat yang dikategorikan penting memiiliki ciri-ciri sebagai berikut:
2. memerlukan penanganan segera;
3. jika terlambat diproses akan merugikan organisasi;
4. jika hilang, sulit dicari gantinya;
5. terkadang informasi dalam surat itu tidak terdapat dalam surat lain;
6. memerlukan tindak lanjut.

1. Yang harus diteliti pada saat membuka surat adalah ada tidaknya lampiran yang
menyertai surat tersebut.

1. Mencatat ke dalam buku agenda surat masuk → menyeleksi (menyortir surat) →
sampaikan pada pihak yang dituju.
2. Pengurusan surat bila pimpinan berada di luar kantor
1. Persiapkanlah segala sesuatu yang berhubungan dengan surat. Jika suatu
waktu tertentu pimpinan Anda menelepon ke kantor untuk menanyakan

keadaan kantor, Anda dapat dengan segeramemberikan keterangan yang
diperlukan pimpinan.
2. Bila pimpinan anda tidak menelpon, teleponlah atau kirimkanlah surat melalui
jasa pengiriman surat. Hal ini berlaku bila ada sesuatu hal yang sangat penting
dan mendesak.
3. Jika sedang melaksanakan tugas di luar kantor, kirimkanlah kepadanya salinan
surat yang memerlukan perhatian.
4. Hal yang harus diperhatikan oleh petugas ketika membaca surat, yaitu:
1. Ada/tidaknya hubungan surat yang dibaca dengan surat sebelumnya
yang tersimpan dalam arsip, dan komentar pimpinan mengenai surat
tersebut.
2. Perlu/ tidaknya penyampaian surat yang dibaca kepada orang lain atau
bagian lain di kantor. Kalau memang perlu, sampaikanlah segera surat
itu kepada pihak yang bersangkutan.
3. Ada/tidaknya lampiran pada surat yang dibaca. Jika lampirannya
hilang, masukkanlah surat itu di dalam golongan surat-surat yang
memerlukan perhatian sekretaris dan harus diberitahukan kepada
pengirim surat yang bersangkutan bahwa lampiran tidak ada.
4. Ada/tidaknya tulisan tentang barang yang dikirim pada isi surat. Jika
ada, buatlah catatan khusus untuk barang yang dikirim.
5. Jika isi surat menyebutkan adanya pertemuan dan batas waktu balasan
surat, laporan-laporan juga hal yang lain yang perlu dicatat oleh
sekretaris.
6. Agar pimpinan dapat lebih mudah mengetahui mana surat penting atau
tidak maka surat dimasukkan ke dalam map, untuk surat yang penting
diletakkan di atas sedangkan yang kurang penting di bawah.
7. Yang harus diperhatikan dalam mempergunakan jasa pengiriman
adalah jenis surat, informasi yang tercantum dalam surat, tujuan atau
alamat surat, dan volume/banyak surat.
8. Bila lampiran surat hilang, maka sekretaris harus segera memberitahu
pengirim surat bahwa lampirannya tidak ada, dan minta segera
dikirimkan kembali.
9. Cara mengeluarkan surat dari amplop agar tidak sobek adalah sebelum
dibuka surat di ketok- ketok di atas meja, kemudian setelah surat
berada pada posisi di bawah, buka surat dengan alat pembuka surat
(mesin pembuka surat, gunting, cutter atau pisau pembuka surat).

1. langkah-langkah membuka e-mail
1. ketik situs website penyedia layanan e-mail di URL, Contoh:
http://www.yahoo.com.
2. setelah terbuka situs yahoo, klik mail.
3. kemudian ketik yahoo id dan password.

1. langkah-langkah mengirim e-mail
a. buka e-mail
1. klik new
2. klik email message
3. klik compose
4. ketik alamat e-mail tujuan
5. tuliskan perihal surat di kolom subject
6. tuliskan isi suratnya di kolom yang telah tersedia
7. h.

klik send

8. langkah-langkah mengirim e-mail di sertai lampiran
1. buka e-mail
2. b.

klik new

3. klik e-mail message
4. klik compose
5. ketik alamat e-mail tujuan
6. tuliskan perihal surat di kolom subject
7. klik attach
8. browse file yang akan dilampirkan

9. lampirkan, lalu tunggu prosesnya beberapa saat
10. tuliskan isi suratnya di kolom yang telah tersedia
11. klik send

1. langkah-langkah melihat e-mail yang diterima
1. buka e-mail
2. pilih tab check mail
3. kemudian klik email yang akan Anda baca

1. langkah-langkah mengirim ke lebih dari satu alamat e-mail
1. a.

buka e-mail

2. klik new
3. klik email message
4. klik compose
5. ketik alamat e-mail tujuan
6. pilih tab CC, kemudian isi alamat email alternatif
7. tuliskan perihal surat di kolom subject
8. tuliskan isi suratnya di kolom yang telah tersedia
9. klik send
1. Baki Surat (Tray), merupakan alat yang berguna sebagai tempat dari berkas yang ada.
Baki surat ini dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya,
seperti baki surat keluar, baki surat masuk dan baki surat tunda. Baki surat diletakkan
di meja sekretaris dan meja pimpinan yang mudah dijangkau.
2. Buku Agenda Surat masuk dan Keluar (Jika menggunakan sistem buku agenda),
merupakan peralatan untuk mencatat data surat yang masuk atau keluar,
3. Kartu Kendali, Lembar Pengantar Surat Masuk, Lembar Pengantar Surat Rahasia
(Jika menggunakan sistem kartu kendali), merupakan peralatan untuk mencatat data
surat yang masuk maupun keluar

4. Secretaries Desk File, merupakan kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi
pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani.
5. Alat Tulis, seperti pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan. Stapler, penjepit kertas,
6. Kertas dan Amplop, kertas dengan kop surat atau kertas polos, amplop berbagai
ukuran.
7. Alat Pembuka surat, baik yang manual berupa pisau atau gunting, atau yang elektrik
dengan mesin pembuka surat.
8. Stempel, stempel tanggal terima dan stempel perusahaan.
9. Formulir Tanda Terima/Buku Ekspedisi, yang digunakan pada pola desentralisasi atau
buku ekspedisi yang digunakan pada pola sentralisasi.
10. Lembar Disposisi, digunakan pada pola sentralisasi, pada desentralisasi disposisi
langsung pada suratnya.
1. Perlengkapan yang diperlukan dalam penanganan surat:

1. Prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda
a. Penerimaan surat, dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan
kantor atau front office, seperti satpam, recepsionist. Bahkan ada di perusahaan yang kecil
penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionist juga, mulai dari menerima sampai
penyimpanan arsip.
b. Penyortiran surat, setelah surat diterima dari recepsionist, selanjutnya surat dipisahkan
berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah
pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat
itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi maka surat
tersebut harus diproses lebih lanjut.
c. Pencatatan surat, pencatatan dilakukan dengan menggunakan Buku Agenda. Petugas dapat
membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas
biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat,
kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat
diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun. Juga memudahkan dalam
penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya
petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian
petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan Lembar Disposisi
untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari
surat tersebut.
d. Pengarahan surat, pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan
memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh
pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat
tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan
siapa yang harus memproses surat tersebut.
e. Penyampaian surat, jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, surat

tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan
yang telah di tulis di lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari 1,
sebaiknya surat tersebut difotokopi/diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan
mendapatkan copy suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk,
maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.
f. Penyimpanan surat, jika surat sudah selesai di proses, maka surat asli harus diserahkan
kepada Tata Usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu.
(Sistem Abjad, sistem subjek, sistem masalah, sistem tanggal dan sistem nomor.
3. Kartu kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan
surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.
Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut:
1. Sebagai alat pengendali surat masuk dan keluar.
2. Sebagai alat pelacak surat.
3. Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses.
4. Sebagai pengganti buku agenda dan ekspedisi.
Keuntungan menggunakan kartu kendali adalah sebagai berikut.
1. Lebih efisien.
2. Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa dan rahasia) karena lembarannya
berbeda.
3. Menghilangkan pencatatan yang berulang.
4. Mudah melacak lokasi surat yang sedang diproses.
5. Memudahkan penyusunan arsip.
6. Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip.
7. Prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda:
1. Pembuatan konsep, konsep surat sering disebut sebagai draft. Untuk membuat
surat harus di buat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas
buram/lembar konsep surat. Pembuatan konsep dapat dilakukan secara
sentralisasi (di unit tertentu) atau desentralisasi (dibuat oleh masing-masing
unit). Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh atasan atau pimpinan atau oleh
orang yang ditunjuk (Konseptor).

1. Persetujuan konsep, jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka
konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan, dengan tujuan
memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau

dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan maka peimpinan
akan memberi tanda acc pada konsep tersebut.

1. Pencatatan surat, konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan,
selanjutnya dicatat kedalam Buku Agenda Surat Keluar untuk diregistrasi atau
didaftarkan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan
pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut.

1. Pengetikan konsep surat, konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan
dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk
diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang akan
digunakan.

1. Pemeriksaan pengetikan, juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat
tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun,
walau pun hanya satu huruf sekali pun. Dan memberikan parafnya dengan pensil
pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.

1. Penandatanganan surat, setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat
yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut membubuhkan tanda
tangan di atas nama terang.

1. Pemberian cap dinas, surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab,
selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada
cap dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di
sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tandatangan tersebut.

1. Melipat surat, surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi
menggunakan aturan melipat surat, sedangkan tembusannya atau lembar ke-2
disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci
filing kabinet. Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam sampul
berukuran besar, tidak perlu di lipat. Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran
sampul yang akan digunakan.

1. Penyampulan surat, surat yang telah dilipat rapi selanjutya dimasukkan ke dalam
sampul yang telah disediakan. Direkatkan dengan lem secara rapi. Gunakan kop surat

juga untuk sampul surat, cantumkan nomor surat bila diperlukan, jika sampul tidak
menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul di sebelah
kiri perangko ssecukupnya.

1. Pengiriman surat, jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat
dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat baik surat masuk/surat keluar.
Oleh karena itu dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat. Hal yang perlu
diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat, yaitu jenis surat, informasi
yang tercantung dalam surat, tujuan/alamat surat, dan volume/ banyaknya surat.

1. Penyimpanan surat, surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan
tembusan atua lembar ke-2 disimpan sebagia arsip. Penyimpanan dilakukan dengan
menggunakan sistem penyimpanan, misalnya sistem abjad, sistem subjek, sistem
tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.
5. a. 10 tab menu yang tersedia pada e-mail:
1)
Tab Menu Delete, digunakan bila kita ingin menghapus email yang sudah lama, tidak
diperlukan lagi atau email yang tidak jelas asal-usul pengirimnya. Hal ini dapat dilakukan
dengan memberi tanda ceck list (√) pada kotak (□) yang ada.
2)
Tab Menu Reply, digunakan bila kita ingin membalas email yang masuk, baik secara
perorangan (Reply to sender) maupun kelompok (Reply to all).
3)
Tab Menu Forward, digunakan bila kita ingin meneruskan kiriman email yang masuk
kepada email orang lain.
4)
Tab Menu Spam, digunakan untuk memberitahukan kepada kita tentang email yang
masuk dalam bentuk spam (atau email yang kemungkinan ditumpangi virus, Trojan atau
worm). Ada baiknya email seperti ini dihapus saja.
5)
Tab Menu Move, digunakan jika kita ingin memindahkan email tertentu kedalam
folder tertentu pula yang telah kita buat sebelumnya agar email yang ada dapat kita
golongkan sesuai maksud dan tujuan dari email.
6)
Tab Menu Print, digunakan jika kita ingin mencetak isi dari suatu email yang kita
sedang lihat (baca) untuk dicetak ke printer.
7)
Tab Menu More Actions, digunakan jika kita ingin melakukan perintah lain dari email
kita dengan berbagai macam kondisi.
8)
Tab Menu View, digunakan untuk melihat secara lengkap email yang kita sedang lihat
(baca).
9)
Send, digunakan untuk mengirim email yang telah selesai kita ketikan.
10)
Attach, digunakan untuk menyertakan data atau informasi dalam bentuk file word,
excel, power point, program, image (gambar) ataupun zip file dengan kapasitas memori yang
telah ditentukan.
b. Sebelum mengirimkan email, anda perlu mengisi To, CC, BCC, dan subject:
1)
2)
3)

To, digunakan untuk mengetikan alamat email yang dituju.
CC (Copy Carbon), digunakan untuk mengetikan alamat email alternatif
BCC (Blank Copy Cabon), sama seperti CC namun tidak ditampilkan di email yang

akan kita kirimkan.
4)
Subject, digunakan untuk membuat judul yang berisi maksud isi email secara global
agar si penerima email memahami dan mengerti email yang diterimanya.
Diposkan oleh Rani Destiani di 02.21 Tidak ada komentar:
Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke
Pinterest

sistem kearsipan

Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip merupakan waris
nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban su
bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya. Berkaitan dengan hal terse
arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.
Sistem kearsipan harus bisa mencakup semua subsistem dalam manajemen kearsipan. Manajem
kearsipan dimaknai sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi manajeman di dalam rangka mengel
keseluruhan daur hidup arsip. Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusi
penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, d
penyimpanan arsip permanen (Wallace, 1992:2-8).
Sistem merupakan suatu kesatuan yang terorganisir yang mengatur hubungan dalam suatu kerang
tertentu untuk mencapai tujuan tertentu, atau menurut Betty R. Ricks, sistem adalah sekelompok kegia
yang saling berkaitan yang secara bersama-sama berusaha mencapai tujuan (Ricks, 1992: 12).
Sistem Kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja sama un
mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasio
dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan te
pada waktu yang tepat dengan biaya se- rendah mungkin.
Subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah dinas (form management), pengurusan su
(correspondence management), penataan berkas (files management), tata kearsipan dinamis (reco
management), dan tata kearsipan statis (archives management).

B. Sistem dan Organisasi Kearsipan di Indonesia
B.1. Sistem Kearsipan
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar Iebih lancar seringk
diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga di bidang kearsip
maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di ham
sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image ya
selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang periferal diantara aktivitas-aktivitas kerja lainn

Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan ya
senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan su
instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat d
tentu saja persoalan tidak se- bandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban ke
yang
ditanggungn

Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tid
baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja su
administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan semata apabila tidak dimu
dari tertib kearsipannya.
Dengan berbagai pelajaran di atas sudah seharusnya semua komponen, elemen organisasi pada sem
level menyadari pentingnya arsip yang dimanifestasikan dalam pelaksanaan manajemen kearsipan sec
komprehensif.

Dengan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang baik, sistematis, dan prosedural maka sud
semestinya kerangka pengelolaan tersebut diwujudkan dalam sebuah sistem. Dalam hal ini Sist
Kearsipan merupakan tuntutan yang mutlak harus diwujudkan.

Kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kerangka sistem yang baik sebenarnya b
pelajari dari penerapan sistem-sistem kearsipan yang pernah diimplementasikan oleh beberapa lemba
atau
instansi
pemerintah
maupun
swasta
di
Indone

Secara historis, terdapat beberapa sistem kearsipan yang pernah diterapkan di Indonesia. Ragam Sist
Kearsipan
di
Indonesia
antara
adalah Sistem Verbal, Sistem Agenda, Sistem Kaulbach, Sistem Tata Naskah, dan Sistem Pola Baru/Ka
Kendali.

Sistem Verbal, diterapkan sebagai verbalstelsel di Negeri Belanda berdasarkan Koninklijk Besluit No. 7
September 1823, dan mulai di terapkan di Hindia Belanda pada tahun 1830. Verbal secara harfiah artin
adalah lisan, karena secara historis verbal merupakan laporan lisan yang disampaikan pada rapat um
yang dilengkapi dengan bukti atau laporan surat menyurat mengenai topik yang berkait

Unsur-unsur dalam sistem verbal meliputi antara lain; lembar proses verbal, lembar-lembar kons
penyelesaian naskah sesuai tahapan penyempurnaan (historical draft), konsep final/net konsep/final dr
pertinggal
dan
naskah
terk

Sistem agenda adalah suatu sistem serie dimana surat masuk dan atau surat keluar dicatat a
diregistrasikan secara urut dalam buku agenda dan pemberkasannya didasarkan pada nomor urut ya
terdapat
dalam
buku
agenda
terseb

Sarana-sarana untuk sistem agenda meliputi; buku agenda, daftar klasifikasi (hoofdenlijst), buku ind
masalah (indeks folio), buku indeks nama (klapper), dan buku register otoritet.
Sistem Kaulbach adalah sistem kearsipan dinamis, dimana surat masuk dan surat keluar dicatat pada ka
korespondensi sesuai klasifikasi (hoofdenlijst) dan pemberkasannya sesuai dengan yang tercatat pa
kartu korespondensi tersebut. Sistem kaulbach dilengkapi dengan sarana-sarana antara lain; klasifik
(hoofdenlijst), kartu korespondensi, buku indeks nama (klapper), buku register otori

Sistem Tata Naskah, merupakan sistem administrasi dalam memelihara dan menyusun data-data d
semua tulisan mengenai segisegi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebu
berkas.
Sistem Kearsipan Pola Baru/Sistem Kartu Kendali, suatu sistem ke- arsipan yang merupakan satu kesatu
di dalamnya meliputi; pengurusan surat, kode klasifikasi, indeks, tunjuk silang, penataan berk
penemuan
kembali
arsip,
dan
penyusutan
ar

Hal yang baru pada sistem kartu kendali dibandingkan dengan sistem-sistem terdahulu adal
1.
adanya
perbedaan
perlakuan
terhadap
surat
penting
dan
tidak
pent
2.
pemberkasan
harus
didasarkan
pada
filing
p
3.
adanya
subsistem
penyusutan
ar

Sarana-sarana dalam sistem kearsipan pola baru antara lain meliputi; kartu kendali, lembar pengan
lembar disposisi, dan pola klasifikasi. Yang perlu digarisbawahi dari deskripsi singkat tentang sistemsist
kearsipan di atas adalah bahwa sesuai dengan kondisi zaman dan kebutuhan pada masanya sistem-sist
tersebut diimplementasikan dan dikembangkan.
Dari aspek konsep kearsipan kekinian, dapat dianalisis bahwa beberapa komponen dalam sistem-sistem
atas belum mampu mendukung seluruh sub sistem dalam manajemen kearsipan, misalnya bebera
sistem tidak memfasilitasi penyusutan dan lain-lain. Namun dinamika yang ada pada sistem-sist
tersebut
menuntut
pengembangan
dan
penyempurna

Idealnya dari berbagai sistem yang pernah dikembangkan tersebut bisa dilahirkan sebuah sistem ya
mampu memenuhi konsekuensi manajemen kearsipan yang baik, barangkali hal tersebut yang sebenarn
diharapkan
dari
munculnya
Sistem
Kearsipan
Pola
Baru
pada
awal
1970-

Sebenarnya prinsip dasar yang harus dikembangkan, apapun sistem kearsipan yang digunakan ada
mampu mendukung implementasi seluruh komponen dalam manajemen kearsipan mulai dari pencipta
sampai
dengan
penyusut

B.2. Organisasi Kearsipan
Merujuk pada UU No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan bahwa un
melaksanakan tugas penyelenggaraan arsip dinamis, dan pengumpulan, penyimpanan, perawat
penyelamatan, serta penggunaan arsip statis, pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang ter
dari : Unit-unit kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daera
a. Arsip Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi daripada Lembaga Kearsip
Nasional
selanjutnya
disebut
Arsip
Nasional
Pu
b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat deng
daerah
Tingkat
I,
selanjutnya
disebut
Arsip
Nasional
Dae

Terdapat perubahan yang cukup signifikan terhadap kelembagaan di atas seiring perubahan politik d
tata negara, terutama setelah era reformasi dengan munculnya paradigma desentralisasi deng
keluarnya Undang-Undang Nomor 22 tahun 1999. Salah satu dampak pelaksanaan undang-unda
tersebut adalah perubahan kelembagaan, struktur serta fungsi instansi pemerintah, termasuk dal
konteks
ini
adalah
lembaga
kearsip

Dengan paradigma desentralisasi, bidang kearsipan seharusnya akan lebih bisa dikembangkan kare
terdapat keleluasaan untuk mengatur dan mengelola seluruh siklus hidup arsip dari dinamis sam