Analisis Input Controls pada Modul Registrasi Pasien Aplikasi Hospital Information System di Rumah Sakit Advent.
ABSTRACT
Advent hospital is using Hospital Information System to integrate their activity,
one of the important part is the patient registration process.To improve the
performance of the registration, then the necessary input controls by analyzing the
activity. Methods and techniques used in this analysis is obervations and interviews,
by using a theory taken from RonWeber- Input Controls is expected to further
improve the performance of theregistrati on which is one of the most important part
in the hospital Advent.
Keyword : Hospital Information System, Registration Process,Input Controls
ABSTRAK
Rumah Sakit Advent menggunakan Hospital Information System untuk
mengintegrasikan kegiatan bisnis mereka, dan salah satu hal yang paling penting
adalah pada bagian registrasi pasien. Untuk menjaga kinerja dari bagian registrasi
pasien, maka diperlukan suatu analisis input controls. Metode yang digunakan
dalam kegiatan analisis ini adalah dengan melakukan obervasi dan wawancara
berdasarkan teori Input Controls dari Ron Weber.Diharapkan dengan dilakukannya
analisis input controls ini dapat mengurangi tingkat kesalahan di bagian registrasi
pasien.
Kata kunci : Hospital Information System, Bagian Registrasi, Input Controls.
ANALISIS INPUT CONTROLS PADA MODUL
REGISTRASI PASIEN APLIKASI HOSPITAL
INFORMATION SYSTEM DI RUMAH SAKIT
ADVENT
Tugas Akhir
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Akademik Dalam
Menyelesaikan Pendidikan Pada Jurusan S1 Sistem Informatika
Universitas Kristen Maranatha
Oleh
Brian Ananta Yohan
0773026
JURUSAN S1 TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS KRISTEN MARANATHA
Bandung
2011
BAB I
1.1
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Analisis Input Controls
adalah mengontrol aplikasi dan perangkat
pendukung yang digunakan oleh para staff ahli dalam proses pemasukan data
kedalam aplikasi. Sebuah aplikasi besar memerlukan penanganan yang baik
dan benar dalam mengontrol proses pemasukan data, karena hal tersebut
sangat mempengaruhi kelancaran dan kelangsungan proses bisnis dari
perusahaan tersebut. Ada tiga hal yang menjadikan Input Control adalah suatu
hal yang penting, yaitu :
1. Proses pemasukan data adalah salah satu hal yang mendapat
perhatian paling besar pada setiap aplikasi berskala besar.
2. Proses pemasukan data terkadang dilakukan dalam jangka waktu
yang lama, secara terus menerus, dan melibatkan staf ahli, hal
tersebut dapat mengakibatkan penurunan kinerja yang pada akhirnya
dapat
menyebabkan
meningkatnya
kesalahan
dalam
proses
pemasukan data.
3. Proses
pemasukan
data
rentan
terhadap
pemalsuan
data.
Contohnya, penambahan, penghapusan, dan pengubahan data yang
tidak bertanggung jawab.
Rumah Sakit Advent adalah salah satu rumah sakit yang sudah cukup
banyak dikenal oleh masyarakat Indonesia, khususnya kota Bandung. Rumah
Sakit Advent yang berdiri sejak 1 Oktober 1950 memiliki perkembangan yang
sangat pesat. Bersamaan dengan tumbuhnya dunia sistem informasi, menuntut
Rumah Sakit Advent untuk ikut bergerak mengikuti perkembangan zaman.
Terkadang dengan adanya perubahan teknologi dan sistem informasi membuat
proses bisnis di suatu perusahaan berubah, dikarenakan adanya adaptasi
sistem informasi yang digunakan dengan proses bisnis yang sudah lama
berjalan. Perubahan tersebut tentunya membawa dampak positif terhadap
perkembangan potensi bisnis dari Rumah Sakit Advent, tetapi ada beberapa hal
yang harus diperhatikan agar dampak positif tersebut selalu pada kondisi
puncak. Salah satu hal yang kadang disepelekan oleh banyak orang pada
sebuah aplikasi besar, dalam hal ini adalah aplikasi Hospital Information System
yang dipakai di Rumah Sakit Advent, adalah pada saat proses pemasukan data
kedalam aplikasi tersebut. Dengan dilakukannya anlisis input controls, Rumah
Sakit Advent dapat mengurangi kesalahan – kesalahan yang mungkin terjadi,
contohnya apabila urutan sumber dokumen dengan field – field yang ada di
aplikasi tidak berurutan, hal tersebut dapat meningkatkan tingkat kesalahan dan
lamanya proses input kedalam aplikasi.
1.2
Rumusan Masalah
Dari latar belakang diatas maka rumusan masalah dalam
pelaksanaan analisis Input Controls di Rumah Sakit Advent adalah
:
1. Apakah source document design yang dipakai dapat
mendukung kinerja dari proses input kedalam aplikasi ?
2. Apakah data-entry screen design mendukung proses
input data ?
3. Apakah validasi data input yang diterapkan sudah
menyajikan fungsi kontrol dengan baik ?
4. Apakah audit trail controls sudah diterapkan dengan
baik pada proses registrasi pasien ?
5. Apakah existence controls yang diterapkan sudah
menyediakan fungsi kontrol dengan baik ?
1.3
Tujuan Pembahasan
Dari rumusan masalah diatas maka tujuan pembahasan
dalam pelaksanaan analisis Input Contorls di Rumah Sakit Advent
adalah :
1. Melakukan analisis source document design terhadap
source document yang dipakai.
2. Melakukan analisis data-entry screen design.
3. Memeriksa kontrol yang terdapat pada setiap field yang
dipakai dalam proses registrasi pasien.
4. Menganalisis dokumen – dokumen atau perangkat yang
dipakai
dalam
mengawasi
semua
kegiatan
yang
berkaitan dengan proses perubahan data.
5. Menganalisis ketersediaan dokumen atau perangkat
yang menunjang existence controls di Rumah Sakit
Advent.
1.4
Ruang Lingkup Kajian
Analisis yang dilakukan hanya dilakukan pada beberapa
modul saja. Analis dilakukan dengan menggunakan analisis Input
Controls . Berikut adalah batasan masalah yang akan dibahas :
1. Source Document Design
2. Data-Entry Screen Design
3. Validation of Data Input
4. Audit Trail Controls
5. Existence Controls
1.5
Sistematika Penyajian
Berikut ini adalah sistematika penyajian dalam penulisan
laporan tugas akhir di Rumah Sakit Advent :
Bab I PENDAHULUAN
Bab I berisi tentang gambaran singkat, rumusan masalah,
tujuan pembahasan, dan ruang lingkup kajian mengenai Rumah
Sakit Advent.
Bab II KAJIAN TEORI
Dalam bab ini dijelaskan teori-teori apa saja yang
digunakan dalam penulisan tugas akhir.
Bab III ANALISIS DAN PERANCANGAN
Pada bab ini berisikan mengenai proses bisnis, data – data
yang diperoleh dari perusahaan, beserta prosedur – prosedur yang
akan dipakai.
Bab IV SIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini berisi tentang hasil kesimpulan dari penelitian
beserta saran – saran.
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
1.1
Simpulan
Berdasarkan pengumpulan bukti – bukti dan hasil analisis, maka dapat
diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Berdasarkan hasil kuisioner dan hasil perbandingan dengan teori
yang
digunakan,
rancangan
source
document
design
yang
digunakan sudah kurang mendukung proses input kedalam aplikasi,
dikarenakan urutan penyusunan isi dokumen tidak berurutan dengan
kolom pengisian di aplikasi.
2. Berdasarkan hasil kuisioner dan hasil perbandingan dengan teori
yang
digunakan,
rancangan
data-entry
screen
design
yang
digunakan sudah membantu proses input data dari dokumen ke
aplikasi, walaupun tampilan yang diberikan terlalu padat, tidak
tersedianya fungsi Help yang membantu petugas dalam hal
penanganan error dan panduan penggunaan aplikasi, dan masih
ditemukannya beberapa kolom pengisian yang tidak diterapkan huruf
kapital.
3. Berdasarkan hasil kuisioner dan hasil perbandingan dengan teori
yang digunakan, validasi yang terdapat pada setiap menu registrasi
pasien sudah mendukung, walaupun masih ditemukan error
message yang sulit untuk dimengerti oleh petugas registrasi, selain
itu ditemukan pula kolom pengisian wajib yang memiliki error
handling yang tidak ketat.
4. Berdasarkan hasil perbandingan dengan teori yang digunakan,
penerapan audit trail controls pada aplikasi hospital information
system, khususnya pada bagian registrasi pasien sudah diterapkan
62
dengan baik, walaupun data yang dicatat oleh system tidak pernah
dievaluasi maupun dicetak menjadi hardcopy.
5. Berdasarkan hasil perbandingan dengan teori yang digunakan,
penerapan existence controls pada aplikasi hospital information
system, khususnya pada bagian registrasi pasien, sudah diterapkan
dengan baik.Kegiatan backup data sudah dilakukan secara otomatis
dan dilakukan setiap hari. Kegiatan recovery dapat dilakukan sesuai
kebutuhan, meskipun tidak ada pencatatan khusus mengenai kapan
atau siapa yang melakukan kegiatan recovery atau backup data
4.2 Saran
Rumah Sakit Advent yang merupakan salah satu rumah sakit terbaik di
Bandung, mempuyai visi dan misi untuk terus maju meningkatkan kesehatan
masyarakat, oleh karena itu demi menunjang visi dan misi tersebut, diperlukan
sebuah kontrol yang baik pada sistem yang digunakan. Kepada para pembaca,
atau peneliti, dapat disarankan untuk melakukan analisis atau kontrol terhadap
bagian
management
operational
atau
output
controls
Daftar Pustaka
Weber, Ron (1998). Information System Control And Audit. USA : Prentice-Hall Inc.
N
Kaul,
Vijayendra
(2003).
Manual
of
Information
Technonology
http://www.scribd.com/doc/55357225/4/Audit-Check-list-6-Input-Controls
http://www.febriani.staff.gunadarma.ac.id /files/5616/Flowchart
http://www.authorstream.com/Presentation/mykelledean-332830-input-controlauditing-application/
Audit.
Advent hospital is using Hospital Information System to integrate their activity,
one of the important part is the patient registration process.To improve the
performance of the registration, then the necessary input controls by analyzing the
activity. Methods and techniques used in this analysis is obervations and interviews,
by using a theory taken from RonWeber- Input Controls is expected to further
improve the performance of theregistrati on which is one of the most important part
in the hospital Advent.
Keyword : Hospital Information System, Registration Process,Input Controls
ABSTRAK
Rumah Sakit Advent menggunakan Hospital Information System untuk
mengintegrasikan kegiatan bisnis mereka, dan salah satu hal yang paling penting
adalah pada bagian registrasi pasien. Untuk menjaga kinerja dari bagian registrasi
pasien, maka diperlukan suatu analisis input controls. Metode yang digunakan
dalam kegiatan analisis ini adalah dengan melakukan obervasi dan wawancara
berdasarkan teori Input Controls dari Ron Weber.Diharapkan dengan dilakukannya
analisis input controls ini dapat mengurangi tingkat kesalahan di bagian registrasi
pasien.
Kata kunci : Hospital Information System, Bagian Registrasi, Input Controls.
ANALISIS INPUT CONTROLS PADA MODUL
REGISTRASI PASIEN APLIKASI HOSPITAL
INFORMATION SYSTEM DI RUMAH SAKIT
ADVENT
Tugas Akhir
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Akademik Dalam
Menyelesaikan Pendidikan Pada Jurusan S1 Sistem Informatika
Universitas Kristen Maranatha
Oleh
Brian Ananta Yohan
0773026
JURUSAN S1 TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS KRISTEN MARANATHA
Bandung
2011
BAB I
1.1
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Analisis Input Controls
adalah mengontrol aplikasi dan perangkat
pendukung yang digunakan oleh para staff ahli dalam proses pemasukan data
kedalam aplikasi. Sebuah aplikasi besar memerlukan penanganan yang baik
dan benar dalam mengontrol proses pemasukan data, karena hal tersebut
sangat mempengaruhi kelancaran dan kelangsungan proses bisnis dari
perusahaan tersebut. Ada tiga hal yang menjadikan Input Control adalah suatu
hal yang penting, yaitu :
1. Proses pemasukan data adalah salah satu hal yang mendapat
perhatian paling besar pada setiap aplikasi berskala besar.
2. Proses pemasukan data terkadang dilakukan dalam jangka waktu
yang lama, secara terus menerus, dan melibatkan staf ahli, hal
tersebut dapat mengakibatkan penurunan kinerja yang pada akhirnya
dapat
menyebabkan
meningkatnya
kesalahan
dalam
proses
pemasukan data.
3. Proses
pemasukan
data
rentan
terhadap
pemalsuan
data.
Contohnya, penambahan, penghapusan, dan pengubahan data yang
tidak bertanggung jawab.
Rumah Sakit Advent adalah salah satu rumah sakit yang sudah cukup
banyak dikenal oleh masyarakat Indonesia, khususnya kota Bandung. Rumah
Sakit Advent yang berdiri sejak 1 Oktober 1950 memiliki perkembangan yang
sangat pesat. Bersamaan dengan tumbuhnya dunia sistem informasi, menuntut
Rumah Sakit Advent untuk ikut bergerak mengikuti perkembangan zaman.
Terkadang dengan adanya perubahan teknologi dan sistem informasi membuat
proses bisnis di suatu perusahaan berubah, dikarenakan adanya adaptasi
sistem informasi yang digunakan dengan proses bisnis yang sudah lama
berjalan. Perubahan tersebut tentunya membawa dampak positif terhadap
perkembangan potensi bisnis dari Rumah Sakit Advent, tetapi ada beberapa hal
yang harus diperhatikan agar dampak positif tersebut selalu pada kondisi
puncak. Salah satu hal yang kadang disepelekan oleh banyak orang pada
sebuah aplikasi besar, dalam hal ini adalah aplikasi Hospital Information System
yang dipakai di Rumah Sakit Advent, adalah pada saat proses pemasukan data
kedalam aplikasi tersebut. Dengan dilakukannya anlisis input controls, Rumah
Sakit Advent dapat mengurangi kesalahan – kesalahan yang mungkin terjadi,
contohnya apabila urutan sumber dokumen dengan field – field yang ada di
aplikasi tidak berurutan, hal tersebut dapat meningkatkan tingkat kesalahan dan
lamanya proses input kedalam aplikasi.
1.2
Rumusan Masalah
Dari latar belakang diatas maka rumusan masalah dalam
pelaksanaan analisis Input Controls di Rumah Sakit Advent adalah
:
1. Apakah source document design yang dipakai dapat
mendukung kinerja dari proses input kedalam aplikasi ?
2. Apakah data-entry screen design mendukung proses
input data ?
3. Apakah validasi data input yang diterapkan sudah
menyajikan fungsi kontrol dengan baik ?
4. Apakah audit trail controls sudah diterapkan dengan
baik pada proses registrasi pasien ?
5. Apakah existence controls yang diterapkan sudah
menyediakan fungsi kontrol dengan baik ?
1.3
Tujuan Pembahasan
Dari rumusan masalah diatas maka tujuan pembahasan
dalam pelaksanaan analisis Input Contorls di Rumah Sakit Advent
adalah :
1. Melakukan analisis source document design terhadap
source document yang dipakai.
2. Melakukan analisis data-entry screen design.
3. Memeriksa kontrol yang terdapat pada setiap field yang
dipakai dalam proses registrasi pasien.
4. Menganalisis dokumen – dokumen atau perangkat yang
dipakai
dalam
mengawasi
semua
kegiatan
yang
berkaitan dengan proses perubahan data.
5. Menganalisis ketersediaan dokumen atau perangkat
yang menunjang existence controls di Rumah Sakit
Advent.
1.4
Ruang Lingkup Kajian
Analisis yang dilakukan hanya dilakukan pada beberapa
modul saja. Analis dilakukan dengan menggunakan analisis Input
Controls . Berikut adalah batasan masalah yang akan dibahas :
1. Source Document Design
2. Data-Entry Screen Design
3. Validation of Data Input
4. Audit Trail Controls
5. Existence Controls
1.5
Sistematika Penyajian
Berikut ini adalah sistematika penyajian dalam penulisan
laporan tugas akhir di Rumah Sakit Advent :
Bab I PENDAHULUAN
Bab I berisi tentang gambaran singkat, rumusan masalah,
tujuan pembahasan, dan ruang lingkup kajian mengenai Rumah
Sakit Advent.
Bab II KAJIAN TEORI
Dalam bab ini dijelaskan teori-teori apa saja yang
digunakan dalam penulisan tugas akhir.
Bab III ANALISIS DAN PERANCANGAN
Pada bab ini berisikan mengenai proses bisnis, data – data
yang diperoleh dari perusahaan, beserta prosedur – prosedur yang
akan dipakai.
Bab IV SIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini berisi tentang hasil kesimpulan dari penelitian
beserta saran – saran.
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN
1.1
Simpulan
Berdasarkan pengumpulan bukti – bukti dan hasil analisis, maka dapat
diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Berdasarkan hasil kuisioner dan hasil perbandingan dengan teori
yang
digunakan,
rancangan
source
document
design
yang
digunakan sudah kurang mendukung proses input kedalam aplikasi,
dikarenakan urutan penyusunan isi dokumen tidak berurutan dengan
kolom pengisian di aplikasi.
2. Berdasarkan hasil kuisioner dan hasil perbandingan dengan teori
yang
digunakan,
rancangan
data-entry
screen
design
yang
digunakan sudah membantu proses input data dari dokumen ke
aplikasi, walaupun tampilan yang diberikan terlalu padat, tidak
tersedianya fungsi Help yang membantu petugas dalam hal
penanganan error dan panduan penggunaan aplikasi, dan masih
ditemukannya beberapa kolom pengisian yang tidak diterapkan huruf
kapital.
3. Berdasarkan hasil kuisioner dan hasil perbandingan dengan teori
yang digunakan, validasi yang terdapat pada setiap menu registrasi
pasien sudah mendukung, walaupun masih ditemukan error
message yang sulit untuk dimengerti oleh petugas registrasi, selain
itu ditemukan pula kolom pengisian wajib yang memiliki error
handling yang tidak ketat.
4. Berdasarkan hasil perbandingan dengan teori yang digunakan,
penerapan audit trail controls pada aplikasi hospital information
system, khususnya pada bagian registrasi pasien sudah diterapkan
62
dengan baik, walaupun data yang dicatat oleh system tidak pernah
dievaluasi maupun dicetak menjadi hardcopy.
5. Berdasarkan hasil perbandingan dengan teori yang digunakan,
penerapan existence controls pada aplikasi hospital information
system, khususnya pada bagian registrasi pasien, sudah diterapkan
dengan baik.Kegiatan backup data sudah dilakukan secara otomatis
dan dilakukan setiap hari. Kegiatan recovery dapat dilakukan sesuai
kebutuhan, meskipun tidak ada pencatatan khusus mengenai kapan
atau siapa yang melakukan kegiatan recovery atau backup data
4.2 Saran
Rumah Sakit Advent yang merupakan salah satu rumah sakit terbaik di
Bandung, mempuyai visi dan misi untuk terus maju meningkatkan kesehatan
masyarakat, oleh karena itu demi menunjang visi dan misi tersebut, diperlukan
sebuah kontrol yang baik pada sistem yang digunakan. Kepada para pembaca,
atau peneliti, dapat disarankan untuk melakukan analisis atau kontrol terhadap
bagian
management
operational
atau
output
controls
Daftar Pustaka
Weber, Ron (1998). Information System Control And Audit. USA : Prentice-Hall Inc.
N
Kaul,
Vijayendra
(2003).
Manual
of
Information
Technonology
http://www.scribd.com/doc/55357225/4/Audit-Check-list-6-Input-Controls
http://www.febriani.staff.gunadarma.ac.id /files/5616/Flowchart
http://www.authorstream.com/Presentation/mykelledean-332830-input-controlauditing-application/
Audit.