STRATEGI PENGORGANISASIAN TENAGA ADMINISTRATIF PADA PERGURUAN TINGGI : StudiKasusdi Sekolah Tinggi Seni Rupa Dan Desain Indonesia [STISI] Bandung.
STRATEGI PENGORGANISASIAN TENAGA ADMINISTRATIF
PADA PERGURUAN TINGGI
(Studi Kasus di Sekolah Tinggi Seni Rupa Dan Desain
Indonesia [STISI] Bandung)
TESIS
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian dari Syarat
Memperoleh Gelar Magister Pendidikan
Program Studi Administrasi Pendidikan
Oleh:
HERDIWANDANI
NIM. 9796018
PROGRAM PASCA SARJANA
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
BANDUNG
2000
DISETUJUI DAN DISAHKAN UNTUK MENGIKUTI UJIAN TAHAP II
Pembimbing I
Prof. Dr. H. Achmad Sanusi. S.H
Pembimbing II
w
'-c
Prof. Dr. H. Djam'an Satori, M.A
ABSTRAK
Penelitian ini berjudul Strategi Pengorganisasian Tenaga Administratif
Pada Perguruan Tinggi (Studi Kasus di Sekolah Tinggi Seni Rupa dan Desain
Indonesia [STISI] Bandung). Penelitian ini berupaya mengungkapkan salah satu
aspek penting dalam administrasi pendidikan, yakni pengorganisasian sumber
daya manusia khususnya tenaga administratif, yang menjadi salah satu faktor
penentu untuk mewujudkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan pendidikan pada
tataran perguruan tinggi swasta.
Latar belakang permasalahan penelitian ini adalah permasalahan pada
upaya peningkatan kualitas perguruan tinggi yang pada prakteknya tidaklah
mudah terutama PTS, bukan hanya berkenaan dengan masalah-masalah makro,
tetapi juga masalah-masalah mikro. Salah satu masalah mikro dalam usaha
meningkatkan kualitas perguruan tinggi ialah pembauran manajemen. Kualitas
manajemen perguruan tinggi pada tingkat mikro akan menentukan dalam
tercapainya kualitas produk perguruan tinggi.
Dalam kaitannya dengan pembauran manajemen pendidikan, terhadap
DTS diperlukan upaya atau langkah strategis dalam manajemen pendidikannya.
Selain diperlukan langkah-langkah strategis dalam pengelolalan pendidikan,
upaya strategis diperlukan pula dalam pengelolaan sumber daya manusia.
Mengingat bahwa setiap sistem persekolahan, terlepas dari apa dan
bagaimana ukuran, model, dan pola organisasinya, dalam praktek kegiatannya
tetap memerlukan keterlibatan aktif fungsi seluruh personel termasuk tenaga
administratif. Untuk itu proses manajemen personel perlu disesuaikan dengan
perkembangan tuntutan zaman yang terus menerus mengalami perubahan. Sebagai
konsekuensinya, manajemen yang tepat dan strategik mengenai fungsionalisasi
personel mutlak diperlukan setiap organisasi dalam era kehidupan masyarakat
modern.
Pengalaman menunjukkan bahwa kurang sempurnanya pengelolaan
sumber daya manusia dalam suatu lembaga pendidikan, (seperti : tiadanya
perencanaan, tidak efektifnya pembagian fungsi, tugas dan wewenang, kurang
terorganisirnya kerjasama antar pegawai; gagalnya mengantisipasi kekurangan
dan kelebihan pegawai, kurangnya memfungsikan personel secara efektif, baik
Laantitatif maupun kualitatif; gagalnya sinkronisasi kebutuhan organisasi dan
kebutuhan personel), menyebabkan proses organisasi tidak berjalan dengan baik
yang pada gilirannya menggagalkan pencapaian tujuan organisasi secara optimal.
Dalam setiap sistem pendidikan pada perguruan tinggi, terdapat personil
yang tugasnya tidak langsung menangani proses pengajaran, tetapi mempunyai
kontribusi yang cukup besar terhadap kelancaran proses belajar. Personil tersebut
antara lain tenaga kerja di bidang pelayanan administrasi yang selanjutnya disebut
tenaga administratif.
Tujuan penelitian ini khususnya untuk memperoleh gambaran mengenai
penerapan strategi pengorganisasian tenaga administratif di STISI Bandung, yang
kemudian dianalisis guna memperoleh suatu kesimpulan sehingga diperoleh
maknanya dalam konteks administrasi pendidikan. Selain itu diharapkan pula
dengan penelitian diperoleh gambaran yang obyektif berkenaan dengan peranan
via
tenaga administratif tersebut ditinjau dari struktur dan fungsinya serta kelayakan
kinerja berdasarkan standar normatifnya. Penelitian ini diharapkan pula dapat
memperoleh gambaran yang jelas tentang faktor-faktor yang melatar belakangi
atas terjadinya posisi tenaga administratif ditinjau dari kekuatan dan kelemahan,
serta peluang dan ancaman sehingga dapat mengidentifikasi alternatif
kemungkinan untuk memperbaiki sistem pengelolaan tenaga administratif.
Penelitian ini dilaksanakan dengan menggunakan pendekatan desknptif
analitis kualitatif, Untuk dapat memahami masalah yang diteliti dilakukan
eksplorasi dengan melakukan komunikasi yang intensif dengan sumber data
secara naturalistik. Instrumen penelitian utama adalah peneliti sendiri (human
instrument) dengan menggunakan teknik dan alat pengumpul data yang
diperlukan sesuai dengan sifat data yang dikumpulkan. Tahap penelitian terdin
atas tahap orientasi (overview), tahap eksplorasi terfokus (focused exploration),
dan tahap member check. Sumber data menggunakan sampel purposif, kemudian
yang diperoleh dihimpun dalam catatan lapangan (fieldnotes), Sedangkan
pengolahan data dan analisis data dilakukan dengan cara content analysis melalui
unitisasi, kategorisasi dan deskripsi data dengan memperhatikan hubungan antara
unit dan ketegori data.
Hasil penelitian menggambarkan bahwa kebijakan dan nilai sebagai
standar pengorganisian tenaga administratif sangat tergantung pada manajemen
strategi yang dilakukan lembaga. Saat ini manajemen strategi STISI Bandung baru
pada tahap pengembangan layanan administrasi berupa pengadaan tenaga
pengajar, penyediaan sarana, serta pelaksanaan pendidikan. Strategi di tingkat
organisasi STISI belum pada tahap pengembangan dan pelaksanaan strategi yang
seharusnya.
Kondisi demikian akhirnya mempengaruhi terhadap pengelolaan sumber
daya manujia khususnya tenaga administratif. Tenaga administratif
keberadaannya belum dapat dimanfaatkan secara optimal. Hal tersebut terlihat
pada pengorganisasian atau pendayagunaan tenaga administratif tersebut.
Pengorganisasian tenaga administratif tidak memperhatikan hal-hal yang
strategis serta tidak pula memperhatikan aspek-aspek yang semestinya dilakukan.
Akibatnya kinerja serta kualitas layanan dianggap rendah. Konsekwensi dari
kondisi seperti itu adalah masih rendahnya kontribusi bantuan tenaga administratif
dan bagian-bagian administrasi terhadap pelaksanaan Tri Dharma Perguruan
Tinggi di STISI sebagai kegiatan pokok STISI dan sebagai upaya pencapaian visi,
misi dan tujuan yang telah dicanangkan.
Selanjutnya penelitian iri merekomendasikan hal-hal sebagai berikut:
Perlu dilaksanakan perencanaan.strategis terhadap tenaga administratif tersebut
melalui analisis posisi tenaga administratif dan pengkajian yang sistematis pada
seluruh aspek dalam organisasi STISI. Perombakan secara total terhadap sistem
pengelolaan tenaga administratif dan perlu ketegasan untuk merubah sistem yang
selama ini berlaku. Jumlah pegawai diseimbangkan dengan beban kerja dan
penempatan harus sesuai dengan pendidikan dan keterampilan. Pembinaan dan
pengembangan diberikan seluas-luasnya terhadap tenaga adminstratif sama halnya
yang diberikan kepada tenaga edukatif.
IX
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
iv
UCAPAN TERIMA KASIH
vi
ABSTRAK
viii
DAFTAR ISI
x
DAFTAR TABEL
BAB I
BAB II
xiii
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
1
B. Pokok Permasalahan
9
C. Tujuan Penelitian
12
D. Manfaat Penelitian
12
E. Kerangka Pemikiran
13
STRATEGI
PENGORGANISASIAN
TENAGA
ADMINISTRATIF PADA PERGURUAN TINGGI
A. Peranan Tenaga Administratif Pada Perguruan Tinggi
19
B. Strategi Pengorganisasian Sumber Daya Manusia
24
1. Konsep Strategi
a. Model dan Komponen Manajemen Strategik...
b. Strategi Pendukung Sumber Daya
2. Pengorganisasian Sumber Daya Manusia
a. Aspek-Aspek Pengorganisasian
1). Pembagian Pekerjaan
2) Pel'mpahan Wewenang
3) Kesatuan Perintah
b.Standar Kerja
25
26
29
30
31
32
34
36
38
C. Kinerja Pelayanan Tenaga Administratif
39
1. Konsepsi Kinerja
2. Konsepsi Pelayanan
BAB III
BAB IV
39
42
D. Pemberdayaan Sumber Daya Manusia
43
E. Kajian Studi yang Relevan
45
PROSEDUR PENELITIAN
A. Metode Penelitian
49
B. Sumber Data Penelitian
50
C. Teknik dan Instrumen Pengumpulan Data
52
D. Langkah Langkah Penelitian
54
E. Prosedur Analisis Data
57
F. Validasi Temuan Penelitian
59
HASIL PENELITIAN
A. Dasar dan Rujukan Strategi Pengorganisasian Tenaga
Administratif
64
1. Analisis Lingkungan dan Relevansi Visi Misi
dengan Strategy Pengorganisasian
Tenaga
Administratif
a. Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal
1) Kekuatan dan Kelemahan
2) Peluang dan Ancaman
b. Penetapan Visi dan Misi
1) Pemahaman Mereviu Visi dan Misi
66
66
67
67
68
69
2) Relevansi Pengorganisasian Tenaga
Administratif dengan Visi, Misi STISI
3) Elaborasi Tujuan STISI terhadap
Pelaksanaan Kerja Tenaga Administratif ....
2. Kebijakan Pengelolaan TenagaAdministratif
STISI Bandung
70
75
78
a. Penyelenggaraan Pendidikan Sebagai Suatu
Badan Usaha
84
b. Strategi Pengembangan Penyelenggaraan
Pendidikan
XI
86
c. Aspek Pengorganisasian Tenaga Administratif
STISI Bandung
1). Efektivitas Pemberian Tugas
2). Pemberian Kewenangan
3). Kejelasan Perintah
90
90
93
95
B. Kinerja dan Kualitas Layanan Tenaga Administratif
1 Kinerja Tenaga Administratif
2. Kualitas Pelayanan
100
101
104
C. Pemberdayaan Tenaga Administratif
1. Pembinaan dan Pemeliharaan Tenaga
119
Administratif
112
2. Pengembangan Kemapuan Profesional Tenaga
Administratif
BAB V
PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
A. Strategi Pengorganisasian Tenaga Administratif dan
Kontribusinya
Terhadap
Strategi
Lembaga
Penyelenggaraan Pendidikan di STISI Bandung ....
1. Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal
2. Penetapan Visi dan Misi serta Relevansinya
dengan
Strategi
Pengorganisasian
Tenaga
Administratif
3. Kebijakan Penyelenggaraan Pendidikan dan
Pengelolaan SDM
BAB VI
116
123
125
126
129
B. Pengorgansisian Tenaga Administratif Sebagai Upaya
Meningkatkan Kinerja dan Kualitas Pelayanan
132
C. Pemberdayaan Tenaga Administratif
158
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
A. Kesimpulan
157
B. Rekomendasi
160
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
162
165
xn
DAFTAR TABEL
No Tabel
4.1
Jenjang Pendidikan Tenaga Administratif di STISI Bandung
81
4.2
Jumlah Tenaga Administratif yang Kurang Relevan dengan Bidang
Pendidikannya
92
4.3
Jumlah Komputer yang Digunakan
1°5
4.4
Jumlah Ruangan Belajar dan Kantor di STISI Bandung
106
4.5
Jumlah Pengguna Jasa Tenaga Administratif
107
4.6
Tanggapan Responden Atas Penilaian Pelaksanaan Tugas Tenaga
114
Administratif
4.7
Jumlah Tenaga Administratif yang Mengikuti Pendidikan Lanjutan
Xlll
118
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perguruan tinggi swasta sebagai bagian dari sistem pendidikan nasional,
pembinaannya terus ditingkatkan agar lebih berperan danlebih bertanggung jawab
dalam upaya peningkatan kualitas serta perluasan dan pemerataan kesempatan
memperoleh pendidikan dengan tetap mengindahkan ciri khasnya, serta
memenuhi persyaratan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Menyoroti masalah kualitas perguruan tinggi tidaklah mudah terutama
Perguruan Tinggi Swasta. Masalahnya bukan hanya berkenaan dengan masalahmasalah makro saja, tetapi juga masalah-masalah mikro perguruan tinggi.
Dinyatakan oleh Tilaar(1995: 539), bahwasalah satumasalah mikro dalam usaha
meningkatkan mutu perguruan tinggi ialah manajemen. Kualitas manejemen
perguruan tinggi pada tingkat mikro akan menentukan dalam tercapainya kualitas
produk perguruan tinggi.
Permasalahan yang cukup signifikan yang terdapat dalam permasalahan
mikro PTS umumnya pada pengelolaan pendidikan dan khususnya pada
pengelolaan tenaga kerja . Dalam kaitannya dengan pengelolaan pendidikan,
sebagai lembaga pendidikan, terhadap PTS diperlukan pula upaya atau langkah
strategis dalam pengelolaan pendidikannya.
Selain diperlukannya langkah-langkah strategis dalam pengelolaan
pendidikan, upaya strategis diperlukan pula dalam pengelolaan sumber daya
manusia. Mengingat bahwa setiap sistem persekolahan, terlepas dari apa dan
bagaimana ukuran, model, dan pola organisasinya, dalam praktek kegiatannya
tetap memerlukan keterlibatan aktif fungsi seluruh personel. Untuk itu proses
manajemen personel perlu disesuaikan dengan perkembangan tuntutan zaman
yang terus menerus mengalami perubahan. Sebagai konsekuensinya, manajemen
yang tepat dan strategik mengenai fungsionalisasi personel mutlak diperlukan
suatu organisasi dalam era kehidupan masyarakat modern.
Tanpa pengelolaan personel yang tepat, terencana dan sistematik, suatu
organisasi menjadi kurang mampu mengantisipasi masalah-masalah yang bakal
datang yang pada gilirannya menjadi kurang mampu mencapai tujuan sesuai yang
diharapkan.
Pengalaman menunjukkan bahwa kurangnya pengelolaan sumber daya
manusia dalam suatu lembaga pendidikan, seperti : tiadanya perencanaan, tidak
efektifhya pembagian fungsi, tugas dan wewenang, kurang tereorganisirnya
kerjasama antar pegawai; gagalnya mengantisipasi kekurangan dan kelebihan
pegawai,
kurangnya memfungsikan personel secara efektif, baik kuantitatif
maupun kualitatif; gagalnya sinkronisasi kebutuhan organisasi dan kebutuhan
personel, menyebabkan proses organisasi tidak berjalan dengan baik yang pada
gilirannya menggagalkan pencapaian tujuan organisasi.
Dalam kaitan itu, maka merupakan suatu keniscayaan bagi suatu
organisasi untuk senantiasa bersikap peka terhadap proses perubahan yang terjadi
dan sekaligus melakukan perubahan-perubahan organisasional sesuai dengan
tuntutan yang diperlukan. Kaitannya dengan manajemen sistem pendidikan, suatu
pengelolaan sumber daya manusia merupakan proses teramat penting dan
determinatif. Berhasil tidaknya proses pendidikan sangat diwarnai bahkan
ditentukan oleh 'memadai-tidaknya' manajemen sumber daya manusia yang
dilaksanakan.
Terdapat beberapa asumsi dasar yang melatari mengapa sumber daya
manusia merupakan faktor strategis dan rasional yang menentukan tingkat
keberhasilan dalam sistem pendidikan, yakni bahwa:
(1) Manusia merupakan assetterpentingdalamorganisasi pendidikan;
(2) Mutu personel menentukan keberhasilan tujuan organisasi;
(3) Unsur manusia merupakan variabel terkontrol paling besar dalam organisasi;
(4) Sebagian besar persoalan organisasi berkaitan dengan masalah penampilan
manusia;
(5) Perhatian utama dari sistem sekolah adalah mengidentifikasi dan memanaj
perilaku-perilaku proses agar mencapai tujuan yang ditetapkan.
Melihat pentingnya faktor 'sumber daya manusia' tersebut dalam konteks
manajemen sistem pendidikan, maka manajemen sumber daya manusia harus
benar-benar dilakukan secara 'baik'. Manajemen yang dilakukan tersebut antara
lain dimaksudkan untuk membuat keputusan (decision) tentang jumlah,
kualifikasi, strategi pengelolaan dan pengembangan, kesejahteraan, dan lain
sebagainya. Dengan manajemen tersebut, maka proses pencapaian tujuan
organisasi pendidikan dapat terlaksana dengan baik.
Manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan pada setiap tingkatan
sistem pendidikan, termasuk pada sebuah pendidikan tinggi. Pendidikan tinggi
merupakan kelanjutan pendidikan menengah yang diselenggarakan untuk
menyiapkan peserta didik menjadi anggota masyarakat yang memiliki
kemampuan
akademik
dan/atau
profesional
yang
dapat
menerapkan,
mengembangkan dan/atau menciptakan ilmu pengetahuan dan/atau kesenian.
Menurut Peraturan Pemerintah No. 60 tahun 1999, dikemukakan:
(1) Sekolah Tinggi merupakan perguruan tinggi yang menyelenggarakan
program pendidikan profesional dan/atauprogram pendidikan akademik.
(2) Persyaratan Sekolah Tinggi yang menyelenggarakan program pendidikan
akademik diatur oleh Menteri.
Memperhatikan penyelenggaraannya pendidikan tinggi di Indonesia dapat
diselenggarakan oleh pemerintah, atau oleh masyarakat/perorangan. Pada pasal 51
Undang-Undang nomor 2 dikemukakan bahwa pengelolaan satuan dan kegiatan
pendidikan yang diselenggarakan masyarakat dilakukan oleh badan/perorangan
yang menyelenggarakan satuan pendidikan bersangkutan. Dengan demikian
penyelenggaraan pendidikan tinggi di Indonesia baik Akademi, Sekolah Tinggi
dan Universitas dapat diselenggarakan oleh masyarakat, dalam hal ini yayasan
sebagai badan hukum pembinanya dan disebut PerguruanTinggi Swasta (PTS).
Tenaga kerja profesional sangat dibutuhkan dalam pengelolaan PTS mulai
dari top management sampai dengan staf. Seperti halnya pada pelaksana akademik
maupun pelaksana administrasi yang merupakan sumber daya utama organisasi
PTS. Sumber daya manusia yang profesional dapat menunjang organisasi dengan
karya, bakat, beativitas dan dorongan, yang pada akhiraya diharapkan dapat
meningkatkan kinerjaorganisasi.
Memperhatikan bahwa faktor manusia merupakan penggerak sumber daya
yang lain dalam meningkatkan kinerja, maka yang menjadi tantangan utama
dalam organisasi STISI adalah pengelolaan sumber daya manusia yang berkualitas
pada setiap bagian. Tantangan ini menuntut adanya perubahan sikap manajemen
terhadap tenaga kerja STISI dan seyogyanya SDM STISI Bandung, saat ini
dianggap sebagai investasi jangka panjang yang mutlak harus dilakukan.
Kepedulian terhadap pengembangan sumber daya manusia dalam
organisasi STISI didasari oleh kenyataan bahwa modal yang besar dan sumber
daya organisasi lainnya belum dapat menjamin perkembangan STISI. Investasi
STISI dalam sumber daya manusia hanya mungkin terjadi apabila secara
individual sumber daya manusia itu memiliki kualifikasi kemampuan yang
relevan dengan tuntutan setiap bagian dalam organisasi STISI dan mau
mengembangkan
diri
secara
kreatif
selama
kebidupannya,
serta
mengaktualisasikan kemampuan tersebut dalamkegiatan produktif.
Dalam setiap sistem pendidikan pada perguruan tinggi, terdapat personil
yang tugasnya tidak langsung menangani proses pengajaran, tetapi mempunyai
kontribusi yang cukup besar terhadap kelancaran proses belajar. Personil tersebut
antara lain tenaga kerja di bidang pelayanan administrasi yang selanjutnya disebut
tenaga administratif.
Mengelola tenaga administratif oleh sistem sekolah sama pentingnya
dengan mengelola tenaga edukatif. Jumlah tenaga administratif bukan satu-
satunya pertimbangan dalam mengembangkan asumsi pengelolaan kerja, akan
tetapi suatu hal sangat penting untuk dipertimbangkan ialah mengorganisir
personil terhadap tugas-tugas yang telah ditentukan. Pengorganisasian tenaga
adminstratif meliputi berbagai hal yang diusahakan secara sistematis dalam
mendayagunakan kemampuan-kemampuan staf, waktu dan tenaga personil
semaksimal mungkin.
Untuk mengorganisir tenaga administratif dalam mencapai tujuan yang
diharapkan ada dua hal yang menjadi perhatian pengelola yakni
adanya
diferens'asi diantara para pelaksana administrasi. Perbedaan tersebut meliputi
pendidikan, keahlian, kemampuan, keterampilan minat dan motivasi. Selain itu
tugas-tugas dalam sistem persekolahan yang semakin lama sesuai dengan
perkembangam
ilmu
pengetahuan
semakin
berdeferensiasi
sehingga
membutuhkan staf yang berdeferensi pula.
Oleh karena itu pendayagunaan dan pengalokasian tenaga adminstratif
yang berbeda-beda menjadikan suatu potensi yang strategis untuk memperluas
dan mendukung program pendidikan. dimana digunakan keterampilan, minat dan
pengetahuan khusus yang dimiliki oleh para anggotanya secara efektif.
Mempelajari statuta dan tata kerja organisasi Sekolah Tinggi Seni Rupa
dan Desain Indonesia (STISI) Bandung yang ditetapkan dengan Surat Keputusan
Ketua STISI Nomor: 14/SK/STISI/X/95, secara umum struktur organisasi Sekolah
Tinggi SeniRupa dan Desain Indonesia telah mengacu pada Peraturan pemerintah
Nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi. Dalam peraturan tersebut
dikemukakan tentang organisasi sekolah tinggi pada pasal 59 yang mensyaratkan
adanya:
(1) UnsurPimpinan: Ketua dan Pembantu Ketua(Puket)
(2) Senat SekolahTinggi
(3) Unsur Pelaksana Akademik: jurusan, pusat penelitian dan pengabdian
pada masyarakat, laboratorium/studio dan kelompok dosen.
(4) Unsur Pelaksana Administrasi: bagian.
(5) Unsur Penunjang: Unit Pelaksana Teknis.
Memperhatiakn syarat tersebut, jelaslah bahwa unsur pelaksanan
administrasi merupakan unsur penting dalam sum peprguruan tinggi. Bagian
administrasi yang terdiri dari Bagian Administrasi Umum (BAU), Bagian
Administrasi Akademik (BAA) dan BagianAdministrasi Kemahasiswaan (BAK),
semuanya bertanggung jawab kepada unsur pimpinan, yang koordinasi hariannya
ditangani oleh Pebantu Ketuapada bidangnya masing-masing.
Berdasarkan observasi penulis pada STISI Bandung , dari kemungkinan
masalah-masalah yang timbul dalam mekanisme pelaksanaan tata kerja organisasi
STISI Bandung, diketahui secara umum pelaksanaan tata kerja organisasi STISI
diduga masih belum efektif. Karena pada umumnya individu-individu yang
menempati struktur organisasi STISI khususnya pada tenaga admistratif kurang
memahami tanggung jawab dan wewenang, sehingga pelimpahan wewenang dan
tanggung jawab dalam struktur organisasi Sekolah Tinggi Seni Rupa dan Desain
Indonesia tidak optimal. Masalah lain yang cukup signifikan adalah kualitas
pribadi tenaga administratif terhadap konsenus organisasi masih relatif rendah,
sehinggaketerlibatan dalam implementasi strategijuga masihkurang.
Kondisi
demikian mengakibatkan kinerja pegawai yang berbentuk
layanan pada pihak-pihak yang berkepentingan tidak optimal, hal tersebut dapat
diidentifikasi berdasarkan tingkat kepuasan
layanan pegawai-pegawai pada
Bagian Administrasi terhadap dosen, mahasiswa serta masyarakat yang cenderung
kurang puas terhadap bentuk layanan yang diberikan, maupun hasil kerja dari
para pegawai tersebut. Kinerja tenaga administratif rendah dapat dilihat pula dari
produk kerja yang tidak efisien dan efektif.
Selain itu permasalahan yang sangat signifikan dalam pembinaan sumber
daya manusia di STISI adalah perbedaan perlakuan terhadap tenaga edukatif dan
tenaga administratif. Selama ini tenaga administratif masih diperlakukan sebagai
tenaga perbantuan bukan merupakan bagian integral dan sama pentingnya dengan
tenaga edukatifdalam menyukseskan tujuan organisasi.
Memperhatikan masalah di atas, kegiatan manajemen sumber daya
manusia yang dianggap penting dan berkaitan dengan hasil observasi di atas
adalah penerapan fungsi pengorganisasian. Terry (Winardi, 1986 : 233)
mengatakan bahwa:
Pengorganisasian mempersatukan sumber-sumber daya pokok dengan cara
yang teratur dan mengatur orang-orang dalam pola yang demikian rupa,
hingga mereka dapat melaksanakan aktivitas-aktivitas guna mencapai tujuantujuan yang ditetapkan. Pengorganisasian mempersatukan orang-orang pada
tugas yang saling berkaitan. Pengorganisasian adalah mengkhususkan suatu
kelompok orang-orang berbeda, mempertemukan macam-macam kepentingan
dan memanfaatkan kemampuan-kemampuan kesemuanya ke suatu arah
tertentu.
Dengan demikian masalah pengorganisasian merupakan masalah
pencapaian sinergisme, berupa tindakan-tindakan simultan unit-unit individual
atau yang terpisah, yang bersama-sama menghasilkan suatu efek total lebih besar
dibandingkan dengan jumlah komponen-komponen individual. Adanya
kekhawatiran terhadap kinerja tenaga administratif STISI Bandung sehubungan
dengan masalah tersebut perlu diantisipasi lebih lanjut. Karena tingkat kinerja
tenaga administratif STISI dapat memberikan kontribusinya terhadap kinerja
{performance) Sekolah Tinggi Seni Rupa dan Desain Indonesia dalam kualitas
lembaga.
Begitu dominannya faktor sumber daya manusia sehingga diperlukan
upaya peningkatan dan pengembangannya. Upaya tersebut salah satunya adalah
melalui langkah atau kegiatan-kegitan strategik sehingga dapat mengatasi
permasalahan strategik berkenaan dengan permasalahan sumber daya manusia
tersebut. Atas dasar hal tersebut di atas, penulis tertarik untuk mengadakan
penelitian berkaitan dengan strategi pengorganisasian tenaga kerja khususnya
tenaga administratif pada salah satu PTS di Wilayah IV Jawa Barat, yaitu pada
Sekolah Tinggi Seni Rupa danDesain Indonesia (STISI) Bandung.
B. Pokok Masalah
Memperhatikan permasalahan ruang lingkup masalah di atas serta untuk
tidak meluasnya masalah sehubungan dengan adanya keterbatasan dari segi
waktu, dana dan kemampuan serta adanya keinginan agar penelitian dapat
dilaksanakan lebih mendalam, maka fokus penelitian ini pada strategi
pengorganisasian tenaga administratif STISI Bandung.
Strategi yang dimaksud dalam konteks penelitian ini adalah penetapan
sasaran dan tujuan jangka panjang STISI Bandung dan arah tindakan serta alokasi
tenaga administratif yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Atau merupakan
10
cara-cara yang sifatnya mendasar dan fundamental yang akan dipergunakan oleh
STISI sebagai suatu organisasi untuk mencapaitujuan dan berbagai sasarannya.
Sedangkan
pengorganisasian merupakan
kegiatan mempersatukan
sumber-sumber daya manusia (tenaga administratif) dengan cara yang teratur dan
mengatur pegawai tersebut dalam pola yang demikian rupa, hingga mereka dapat
melaksanakan aktivitas-aktivitas guna mencapai tujuan-tujuan yang ditetapkan.
Adapun yang dimaksud dengan tenaga administratif adalah unsur
pelaksana administrasi yang berada dalam organisasi STISI Bandung yang
bertugas pada kegiatan administrasi sebagai pendukung kegiatan pokok STISI
Bandung.
Berdasarkan definisi di atas, maka penelitian ini difokuskan pada cara-cara
yang sifatnya mendasar dan fundamental yang akan dipergunakan oleh STISI
Bandung dalam mempersatukan tenaga administratif dengan cara yang teratur dan
mengatur pegawai tersebut dalam pola yang demikian rupa, hingga mereka dapat
melaksanakan aktivitas-aktivitas guna mencapai tujuan-tujuan yang ditetapkan.
Oleh karena itu permasalahan pokok yang dibahas dalam penelitian ini
adalah: Bagaimana Strategi Pengorganisasian Tenaga Administratif di
Sekolah Tinggi Seni Rupa dan Desain Indonesia (STISI) Bandung?.
Berdasarkan permasalahan pokok di atas, selanjutnya dapat dirumuskan
pertanyaan-pertanyaan khusus sebagai berikut:
11
1. Nilai-nilai apakah yang menjadi dasar dan rujukan dalam pelaksanaan strategi
pengorganisasian tenagaadministratif di STISIBandung?
a. Apakah pengorganisasian tenaga administratif dilaksanakan melalui
analisis lingkungan internal maupun eksternal dan apakah telah relevan
dengan visi dan misi serta tujuan STISI Bandung sebagai lembaga
pendidikan?
b. Apa yang menjadi kebijakan pimpinan Yayasan dan STISI dalam
penyelenggaraan manajemen SDM tenaga administratif dan faktorfaktor
apa yang
menjadi prioritas
utama dalam
melakukan
pengorganisasian tenaga administratif?
2. Apakah strategi pengorganisasian tenaga administratif yang telah
dilaksanakan dapat meningkatkan kinerja pelayanan tenaga administratif
terhadap fihak yang berkepentingan, berkenaan dengan tugas dan fungsi
Bagian Bagian Administrasi di STISI Bandung?
3.
Apakah hasil pengorganisasian yang telah dilakukan dapat dijadikan
sebagai acuan untuk pemberdayaan tenaga administratif di Bagian
Adminstrasi STISI Bandung ?
a. Apakah pembinaan dan pengembangan tenaga administratif telah
mendukung
terhadap
upaya-upaya peningkatan
kinerja
tenaga
administratif di STISI Bandung?
b. Apakah pemberdayaan tenaga administratif yang dilakukan telah
memenuhi harapan dan kebutuhan pribadi pegawai dan tuntutan profesi
serta harapan STISI sebagai lembaga penyelenggara pendidikan ?
12
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini secara khusus untuk memperoleh deskripsi tenteng
penerapan strategi pengorganisasian tenaga administratif pada Sekolah Tinggi
Seni Rupa dan Desain Indonesia, yang kemudian dianalisis guna memperoleh
suatu kesimpulan sehingga ditemukan maknanya dalam konteks administrasi
pendidikan.
Selain itu diharapkan diperoleh gambaran yang obyektif berkenaan
dengan peranan tenaga administratif tersebut ditinjau dari struktur dan fungsinya
serta kelayakan kinerja (prestasi dan perilaku) berdasarkan standar normatifhya,
penelitian ini diharapkan pula dapat memperoleh gambaran yang jelas tentang
faktor-faktor yang melatar belakanginya atas terjadinya posisi tenaga administratif
ditinjau dari kekuatan dan kelemahannya, serta peluang dan tantangan sehingga
dapat mengidentifikasi alternatif kemungkinan untuk memperbaiki sistem
pengelolaan
(manajemen)
tenaga
administratif
khususnya
pelaksanaan
pengorganisasian dan dapat direkomendasikan terhadap pihak-pihak yang
berkepentingan.
D. Manfaat Penelitian
Keberadaan STISI diharapkan dapat memberikan kontribusinya terhadap
pembangunan nasional dan membaiitu perluasan serta peningkatan mutu budaya
bangsa melalui kesenirupaan. Harapan tersebut tentunya perlu didukung oleh
pelaksanaan pengelolaan penyelenggaraan pendidikan tinggi dengan kualitas
manajemen sistem pendidikan.
13
Untuk itulahhasil penelitian ini diharapkan dapat:
1. Memberikan sumbangan pemikiran dalam strategi pengelolaan Sekolah Tinggi
Seni Rupa dan Desain Indonesia, khususnya pengelolaan personil dari aspek
pengorganisasian.
2. Dijadikan sebagai informasi, bahan evaluasi terhadap pengelolaan SDM
khususnya pelaksanaan pengorganisasian yang dilaksanakan STISI Bandung,
sehinggadapat dilakukanlangkah perbaikan.
3. Memberikan gambaran kepada pihak yang berkepentingan terhadap
pembinaan Perguruan Tinggi Swasta, khususnya pengelolaan sumber daya
manusia SekolahTinggi Seni Rupa dan Desain Indonesia.
4. Memperkaya khasanah ilmu pengetahuan, khususnya ilmu administrasi,
terutama bagi penelitian dalam bidang Administrrasi Pendidikan pada
lembaga pendidikan yang dikelola oleh swasta.
E. Kerangka Pemikiran
Kerangka pemikiran ini adalah suatu model yang dijadikan acuan oleh
peneliti dalam melaksanakan penelitiannya. Penjelasan mengenai kerangka
pemikiran ini biasanya dalam bentuk narasi yang disampaikan oleh peneliti, dan
dalam bentuk gambar atau skema sebagai penjelas secara grafikal. Kerangka
pemikirian ini disusun berdasarkan fenomena yang diamati sebagaimana yang
telah dikemukakan dalam bagian terdahulu.
Penelitian ini mempersoalkan mengenai pelaksanaan support resource
strategy sumber daya manusia pada perguruan tinggi yang dikhususkan pada
14
pelaksanaan pengorganisasian tenaga administratif sebagai salah satu stake holder
yang terdapat di STISI Bandung.
Sekolah Tinggi Seni Rupa dan Desain Indonesia (STISI), pada saat ini
merupakan salah satu dari sejumlah kecil sekolah tinggi swasta di Bandung yang
mengkhususkan menyelenggarakan pendidikan seni rupa dan desain. STISI
Bandung, selama ini telah berupaya sesuai dengan potensi yang ada untuk
menyelenggarakan
pendidikan,
diantaranya
dengan
membina
dan
mengembangkan sistem pendidikan.
Dalam pengembangannya STISI tidak terlepas dari perundang-undangan
yang berlaku. Diantaranya berkenaan dengan struktur organisasi merujuk pada
pasal 59 Peraturan Pemerintah No. 60, Tahun 1999. Dalam peraturan tersebut
terdapat komponen yang bertugas melaksanakan kegiatan administrasi, yang
selanjutnya dalam penelitian ini disebut tenaga admistratif.
Tenaga administratif walaupun tidak berpengaruh langsung terhadap
proses pendidikan dan pembelajaran, akan tetapi sebagai salah satu bagian dari
perguruan tinggi dapat merupakan komponen di dalam organisasi yang
mempunyai kepentingan dan pengaruh terhadap organisasi atau dalam hal ini
terhadap STISI Bandung. Dengan demikian jelaslah bahwa tenaga administratif
merupakan salah satu sub sistem yang posisinya cukup strategis dalam sistem
pendidikan, sehingga pengelolaannya sama pentingnya dengan pengelolaan sub
sistem lainnya dalam organisasi STISI Bandung.
Pengelolaan sumber daya manusia pada dasarnya merupakan sub sistem
dari sistem pendidikan perguruan tinggi dan semua kegiatan pada dasarnya
15
merupakan upaya pencapaian visi, misi dan tujuan STISI Bandung sebagai
lembaga pendidikan.
Visi, misi dan tujuan pendidikan yang jelas digunakan sebagai acuan
dalam mengantisipasi berbagai perubahan dan tantangan pendidikan di masa
depan. Untuk itu diperlukan suatu manajemen pengelolaan sistem pendidikan
yang tepat dalam rangka mewujudkan visi, misi dan tujuan tersebut, termasuk
pada kesiapan tenaga kependidikan dan non kependidikan, selain pada
pengembangan kurikulum, pengembangan layanan maupun terhadap sarana dan
prasarana serta pengembangan program.
Selain harus perpedoman pada visi dan misi organisasi,
manajemen
sumber daya manusia tenaga administratif tidak terlepas dari kebijakan dan
keputusan yang diambil oleh pihak lembaga penyelenggara untuk menjalankan, di
lain pihak kebijakan lembaga atau dalam hal ini yayasan penyelenggara dan
pimpinan STISI didalam pengambilan keputusan dan pembuatan kebijakan tidak
dapat terlepas dari peraturan-peraturan dan nilai-nilai yang berlaku di masyarakat.
Pertimbangan lain yang harus diperhatikan adalah bahwa pelaksanaan
pengelolaan atau manajemen SDM merupakan sebuah sistem terdiri dari
subsistem-subsistem. Berbagai pendapat mengenai subsistem-subsistem tersebut,
diantaranya yang paling mendasar adalah perencanaan, pengorganisasian, dan
pengendalian.
Berdasarkan uraian di atas, jelaslah bahwa pengorganisasian merupakan
subsistem yang penting setelah perencanaan. Pengorganisasian sebagai langkah
kedua setelah perencanaan merupakan kegiatan untuk mengusahakan hubungan-
16
hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang hingga mereka bekerja sama
secara efisien dan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal
melaksanakan tugasguna mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan.
Pengorganisasian juga merupakan upaya memberikan kekuatan pada
tenaga administratif sebagai stake holder, sehingga melalui pengorganisasian ini
tenaga administratif memperoleh kejelasan tentang pekerjaan, dan kewenangan
serta tanggungjawab dalam organisasi.
Melalui pengorganisasian berarti pula memberikan kekuatan pada tenaga
administratif karena kewenangannya tersebut, serta dalam upaya meningkatkan
kualitas pribadi serta meningkatkan konsensus tenaga administratif yang tinggi
terhadap lembaga, menguasai dan mampu mengendalikan sumber daya strategik
lainnya, memiliki pengetahuan dan keterampilan yang sangat diperlukan oleh
lembaga, serta memiliki kemampuan untuk mengendalikan lingkungan seperti
keterampilan untuk memberikanpe^yanan terbaik.
Indikasi keberhasilan pelaksanaan pengorganisasian
berdasarkan performance atau kinerja pegawai
dapat dilihat
tersebut melalui indikator-
indikator kinerja tersebut yaitu efisiensi dan efektivitas kerja, produktivitas,
tingkat pertanggung jawaban atau akuntabilitas kerja pegawai.
Performance tenaga administratifdapat pula dilihat dari bagaimana tenaga
administratif tersebut memberikan pelayanan terhadap pihak terkait yaitu pihak
yayasan, dosen, mahasiswa serta masyarakat. Untuk itu diperlukan upaya-upaya
peningkatan mutu lavanan tersebut sebagai upaya meningkatkan pelayanan yang
dilberikan tenaga administratif.
17
Sebagai salahsatu stake holder pada organisasi STISI tenaga administratif
tentunya termotivasi untuk berpartisipasi dalam organisasi STISI karena mereka
mengharapkan inducement. Untuk itu diperlukan upaya meningkatkan kekuatan
dan oerformance tenaga administratif tersebut. Selain meningkatkan pendidikan,
pengetahuan, penting untuk dilaksanakan adalah upaya lembaga dalam
pelaksanaan pemberdayaan tenaga administratif melalui pembinaan dan
pemeliharaan guna
meningkatkan konsensus serta produktivitas tenaga
administratif sebagai bagian dari proses menuju tujuan STISI Bandung.
Secara skematis kerangka pemikiran di atas divisualisasikan dalam gambar
1.1. berikutini:
18
GAMBAR 1.1.
SKEMA KERANGKA PEMIHRAN
STISI BANDUNG
I
VISI, MISI
I
PENINGKATAN KUALITAS DAN FUNGSI
TENAGA ADMINISTRATE MELALUI
IMPLEMENTASI MANAJEMEN SDM
ADMINISTRATE
ANALISIS
ANALISIS
INTERNAL
EKSTERNAL
KEBIJAKAN
NILAI-NILAI
PERENCANAAN
PENGORGANI
KUALITAS
LAYANAN
I
PENGEMBANGAN
DAN PEMBINAAN
PENGENDALIAN
BAB III
PROSEDUR PENELITIAN
A. Metode Penelitian
\ ^V\
,^
..,'
Rumusan masalah dan fokus penelitian yang telah dijelaskan pada Bab 1
menuntut
peneliti untuk melakukan penelitian yang bersifat deskriptif-analisis
dengan menggunakan pendekatan kualitatif.
Melalui penelitian ini, peneliti mengharapkan dapat memperoleh gambaran
utuh mengenai masalah yam* diteliti. Penelitian yang dilakukan berkaitan dengan
pengumpulan dan pengolahan data tentang fenomena yang terjadi saat sekarang,
tidak bermaksud menguji hipotesis dan hanya untuk mengetahui keadaan tiap-tiap
variabel secara lepas, tidak menghubungkan variabel satu dengan variabel lainnya.
Sedangkan sifat analitis dari penelitian ini merupakan kegiatan lanjutan dari
deskripsi gejala dan peristiwa. Analisis secara mendalam dilakukan berdasarkan
kejian teori, setelah didapat gambaran yang jelas ddan lengkap tentang aspek-aspek
yang diteliti.
Untuk memperoleh data empirik sesuai dengan ruang lingkup masalah dan
agar dapat diperoleh jawaban atas pertanyaan penelitian maka dalam penelitian ini
akan digunakan metode kualitatif
Lexy J. Moleong (1996) menjelaskan mengenai pendekatan kualitatif,
sebagai berikut:
49
50
Penelitian kualitatif berakar pada latar alamiah sebagai keutuhan.
mengandalkan manusia sebagai alat penelitian, memanfaatkan metode kualitatif.
menagadakan analisis data secara induktif, mengarahkan sasaran penelitiannya pada
usaha menemukan teori dari dasar, bersifat deskriptif, lebih mementingkan proses
dari pada hasil. membatasi studi ddengan fokus, memiliki seperangkat kriteria
untuk memeriksa keabsahan data, rancangan penelitiannya bersifat sementara, dan
hasil penelitiannya disepakati oleh kedua belah fihak: peneliti dan subyek penelitian
Dari definisi di atas, secara implisit tergambarkan mengenai karakteristik
pendekatan kualitatif. Pertama menunjukkan bahwa penelitian kualitatif memiliki
latar alamiah sebagai sumber data langsung serta peneliti menjadi instrumen utama
Karakteriksik kedua, mengimplikasikan bahwa data yang dikumpulkan
dalam penelitian kualitatif lebih cenderung dalam bentuk kata-kata dari pada
angka-angka sebagaimana dalam penelitian kuantitiatif.
Karakteristik ketiga menyatakan bahwa penelitian ini lebih menckankan
pada proses daripada hasil. Dalam penelitian ini data dan informasi yang
dikumpulkan lebih terfokus pada kegiatan yang dilak-ikan, bukan dari hasil semata.
Karakteristik keempat dan kelima menegaskan mengenai analisis yang
digunakan oleh peneliti kualitatif serta pemanaannya. Melalui analisis induktif
peneliti berupaya mengungkapkan makna dari keadaan yang diamatinya
Berdasarkan karakteristik penelitian kualitatif, menjadi jelaslah bahwa
sebagai instrumen penelitian, peneliti menjadi pengumpul data utama dalam
penelitianini.
B. Sumber Data Penelitian
Sebagai upaya memperoleh data atau informasi yang tuntas mengenai
konteks dan sampel penelitian dengan fokus dan kerja konseptual. Penelitian
51
mencakup situasi dan kondisi objektif di lapangan, dalam hal ini pada pelaksanaan
pengorganisasian tenaga administratif Sekolah Tinggi Seni Rupa Dan Desain
Indonesia (STISI) Bandung.
Lofland (Moleong: 1990) menyatakan bahwa "sumber data yang utama
dalam penelitian kualitatif adalah kata-kata. Sedangkan tindakan dan dokumen
lainnya merupakan sumber data tambahan \
Selanjutnya mengenai sumber data atau populasi dalam peneltian kualitatif
mengacu pada empat tipe sumber data penelitian kualitatif, yaitu setting, peristiwa,
orang dan proses (Huberman, 1984). Untuk itu pemilihan sampel tidak ditentukan
sejak awal penelitian, pemilihan sampel dilakukan secara purposive dan mengacu
pada konsep sampel berlanjut untuk mencapai redundancy dengan berdasarkan
tujuan penelitian dan mampu memberikan ketuntasan informasi tentang strategi
pengorganisasian tenaga administratif STISI Bandung.
Sesuai dengan kerangka pemikiran dan fokus masalah yang diteliti dalam
penelitian ini yang menjadi sumber data penelitian meliputi: Unsur Pimpinan, Staf
Bagian Administrasi, Dosen Tetap dan Luar biasa serta Mahasiswa Unsur
pimpinan beserta staf bagian administrasi diperlukan untuk memperoleh data
berkenaan dengan strategi pengorganisaian yang dilakukan sedangkan dosen dan
mahasiswa sebagi sumber data berkenaan dengan kinerja pelayanan yang dilakukan
oleh tenaga administratif pada mereka.
Penentuan sumber data dalam penelitian ini dilakukan sementara penelitian
berlangsung, dengan cara sebagai berikut: peneliti memilih unit sampel tertentu
yang dipertimbangkan akan memberikan data dan informasi yang diperlukan;
52
selanjutnya berdasarkan data dan informasi yang diperoleh, peneliti menetapkan
untit sampel atau sumber data berikutnya yang memungkinkan untuk dapat
memberikan data dan informasi yang lebih lengkap.
Nasution (1988), menielaskan bahwa penentuan unit sampel atau responden
dianggap telah memadai apabila telah sampai pada taraf 'redundancy'
atau
kejenuhan. Artinya bahwa dengan menggunakan sumber data atau responden
selanjutnya, boleh dikatakan tidak akan ada lagi tambahan informasi dan data yang
berarti.
C. Teknik dan Instrumen Pengumpulan Data
Untuk mendapatkan data yang akurat diperlukan teknik pengumpulan data
vang sesuai dengan karakteristik penelitian kualitatif. Dalam hal ini teknik yang
digunakan untuk mengumpulkan data adalah studi dokumentasi,wawancara,dan
observasi. Ketiga teknik ini dimaksudkan untuk mendapatkan data yang saling
melengkapi dan saling menunjang.
Studi dokumentasi dilakukan untuk melacak berbagai informasi yang
berkaitan dengan pengelolaan dan kinerja tenaga administratif STISI. Adapun
dokumen-dokumen yang dikaji antara lain: kebijakan tentang pembinaan dan
pengembangan tenaga administratif, Rencana Induk Pengembangan, buku panduan
tentang penyelenggaraan STISI, dan pedoman kerja bidang bidang administrasi,
hasil kerja tertulis bidang bidang administrasi, serta laporan kegiatan.
Studi dokumentasi sangat penting sebagai produk nyata yang dapat
memberikan gambaran lebih jelas mengenai manajemen sumber daya manusia
x->
terutama tenaga adminisratif, kinerja tenaga administratif STISI Bandung,
sekaligus dapat digunakan sebagai bahan trianggulasi dan member check terhadap
kebenaran dari keterangan responden.
Moleong (1996:112) mengutip pendapat Lofland dan Lofland yang
menyatakan bahwa sumber data utama dalam penelitian kualitatif ialah kata-kaia
dan tmdakan. Kata-kata tersebut terungkap melalui serangkaian wawancara yarntelah dipersiapkan secara matang, baik berupa wawancara yang bersifat terbuka
maupun wawancara yang terstruktur.
Wawancara dengan pertanyaan-pertanyaan yang bersifat terbuka ditujukan
untuk mendapatkan data atau informasi selengkap mungkin;sedangkan wawancara
terstruktur lebih ditujukan untuk menjaga agar wawancara dapat berlangsung tetap
pada konteks permasalahan penelitian dan untuk meyakinkan kebenaran data yang
bersifat spesifik. Wawancara yang lebih bersifat obrolan ini dilakukan berulangulang kepada responden sampai jenuh, dalam pengertian telah menemukan pola
kinerja dan faktor-faktor yang mempengaruhinya.
Lntuk memperoleh data-data atau informasi mengenai tindakan-tindakan
yang mencerminkan kinerja dan faktor-faktor yang mempengaruhinya diperlukan
observasi. atau pengamatan secara langsung maupun tidak langsung. Cara ini
dimaksudkan untuk mendapatkan data yang cermat,faktual dan kontekstual.Dalam
kaitan itu peneliti melakukan pengamatan tidak lansung dan sesekali melakukan
pengamatan langsung, misalnya ikut terlibat dalam kontrak penelitian,pengabdian
pada masyarakat maupun dalam kegiatan belajar-mengajar di dalam kelas/studio.
54
Untuk kelengkapan catatan lapangan (field notes) dan ketelitian data yang
diperoleh, maka peneliti melengkapi diri dengan buku catatan dan tape recorder^.
Peralatan-peralatan tersebut digunakan untuk "mencatat" informasi verbal maupun
nonverbal selengkap mungkin.
Sedangkan instrumen penelitian ini ialah peneliti itu sendiri (human
instrument), karena manusia mempunyai adaptabilitas yang tinggi serta responsif
terhadap situasi yang berubah-ubah yang terjadi selama penelitian berlangsung
Selain itu. sebagai manusia si peneliti memiliki kemampuan untuk menjelaskan
kepada responden tentang sesuatu yang kurang mereka fahami, juga memiliki
kemampuan untuk menggali sesuatu yang tidak direncanakan sebelumnya,tidak
diduga atau
tidak lazim yang dapat
memperdalam makna penelitian
(Nasution. 1990:55-56).
D. Langkah-langkah Penelitian
Dalam penelitian kualitatif terdapat banyak pendapat yang berkaitan dengan
langkah atau tahapan dalam pelaksanaan penelitian dan belum ada kesepakatan
yang tegas tentang hal itu. Namun demikian Nasution (1990) mengemukakan suatu
terminologi yang mampu merangkum berbagai gagasan yang saling berbeda tadi.
Tahapan-tahapan penelitian yang diajukan oleh Nasution tersebut adalah
sebagai berikut:
Tahap Qrientasi , yaitu berupa penelitian awal dengan tujuan untuk
memperoleh gambaran permasalahan yang lebih lengkap guna memantapkan fokus
penelitian. Setelah berkonsultasi dengan pembimbing dan desain penelitian disetujui,
55
penulis mengadakan studi penjajagan dengan melakukan serangkaian wawancara
yaim bersifat informal,observasi tidak langsung dan menyebarkan angket.
Wawancara secara informal dilakukan dengan sejumlah tenaga administratif
dosen yang mewakili tiap bagian serta dosen dari tiap juirusan jurusan, yaitu
Jurusan Desain dan Jurusan Seni Rupa Murni. Selain itu wawancara pun dilakukan
dengan beberapa unsur seperti Kasubag Kepegawaian, Kepala BAU, serta
mahasiswa dan masyarakat
yang terkait dengan kegiatan bidang bidang
administrasi STISI Bandung.
Selanjutnya pada Tahap Eksplorasi dilakukan penelitian yang sebenarnya
yakni pengumpulan data yang berkenaan dengan fokus dan tujuan penelitian.
Pengumpulan data dan informasi dilakukan melalui wawancara dengan para dosen ,
dan tenaga administratif serta mahasiswa yang telah ditentukan. Untuk
memperkuat kebenaran data dari responden dilakukan serangkaian wawancara
dengan para nara sumber yang representatif yaitu Ketua STISI, Ketua Jurusan,
Pembantu Ketua I, serta Kepala-kepala Bagian Administrasi.
Wawancara
dilakukan dengan mempergunakan pedoman agar pembicaraan dapat bei langsung
terarah, tetap pada konteks yang menjadi fokus penelitian. Selain itu untuk
melengkapi data yang sudah terkumpul sekaligus untuk mengecek atau
trianggulsai, peneliti juga melakukan observasi dan studi dokumentasi.
Setiap usai melakukan wawancara, peneliti membuat deskripsi hasil
wawancara berdasarkan tiap subtopik pertanyaan. Hal itu dilakukan untuk
mempermudah analisis data dan untuk menemukan pola jawaban yang diperoleh
dengan cara mereduksi data atau informasi, yakni dengan meyeleksi catatan
56
lapangan yang ada dan meiangkum hal-hal yang penting secara lebih sistematis.
Selanjutnya menuliskan laporan secara deskriptif berdasarkan pandangan
responden (emic).
Berkaitan dengan deskripsi tersebut, penulis juga membuat catatan terpisah
yaitu berupa catatan refleksi yang mencoba melihat permasalahan dari sudut
pandang peneliti sendiri. Cara tersebut dapat mempermudah peneliti dalam
mempertajam gambaran mengenai fokus penelitian.
Tahap terakhir ialah Member Check. Dalam tahap ini dilakukan verifikasi
dengan mengecek validitas data.Tahap ini dimaksudkan untuk mengecek kebenaran
informasi-informasi yang telah dikumpulkan agar hasil penelitian dapat lebih
dipercaya.
Pengecekan informasi ini dilakukan setiap kali peneliti selesai melakukan
wawancara, yakni dengan mengkonfirmasikan catatan-catatan hasil wawancara.
Dalam wawancara itu juga sedapat mungkin ditarik kesimpulan bersama-sama
dengan responden. Hal itu dimaksudkan untuk mengurangi kesalahfahaman dalam
menafsirkan informasi yang telah disampaikan oleh responden.Selain itu, catatan
lapangan yang telah diketik juga dimintakan koreksi dari nara sumber yang
bersangkutan. Untuk lebih memantapkan lagi, dilakukan pula observasi dan studi
dokumentasi serta trianggulasi kepada responden maupun nara sumber lain yang
berkompeten. Pelaksanaan Member Check ini dilakukan sejalan dengan Tahap
Eskplorasi.
57
E. Prosedur Analisis Data
Karakter analisis dalam penelitian kualitatif berlangsung secara induktif dan
terus menerus. dengan kata lain analisis data ini dilakukan dalam suatu proses yang
berarti pelaksanaannya sudah dilakukan semenjak pengumpulan data dan
dikerjakan
secara lebih intensif lagi
sesudah
meninggalkan
lapangan
(Moleong, 1996:104).
Sedangkan Nasution (1988) menyatakan bahwa persoalan yang dihadapi
oleh peneliti kualitatif dalam menganalsis data adalah tidak adanya prosedur yang
baku yang dapat dijadikan pedoman atau pola analisa data. Selanutnya la
berpendapat bahwa "Analisa data memeriukan daya kreatif serta kemampuan
intelektual yang tinggi. Lagipula tidak ada cara tertentu yang dapat diikuti untuk
mengadakan analisis, sehingga tiap peneliti harus mencari sendiri metode yang
dirasakan cocok dengan sifat penelitiannya.
Berdasarkan keterangan di atas, maka prosedur pengolahan dan analisis
data meliputi kegiatan:
1.
Reduksi Data
Reduksi data dilakukan dengan cara memilah data yang sudah disusun dalam
laporan lapangan, dengan menyusunnya kembali dalam bentuk uraian atau laporan
yang lebih terperinci. Selanjutnya laporan yang direduksi dirangkum dan dipilih
berdasarkan hal-hal pokok serta difokuskan pada hal-hal penting dan relevan
dengan fokus penelitian.
2. Kategorisasi data
58
Data atau informasi yang diperoleh diidentifikasi satuan analisisnya dan
alternatif kategori yang mungkin untuk satuan analisis itu. Pada tahap ini proses
analisis dilakukan dengan cara mengorganisasi data dan membangun kategori.
Organisasi (unitisasi) data dilakukan dengan membuat kode berdasarkan
pertanyaan penelitian, membuat pengertian untuk memeriksa tulisan-tulisan,
melihat pada kode-kode utama untuk setiap pertanyaan penelitian.
Membangun Kategori muncul karena interaksi antara teori dan data
(Huberman, 1984). Kategori dilihat dari kemiripan unsur-unsur yang terkandung
dalam satu aspek atau unsur-unsur yang membedakan antara satu aspek dengan
lainnya. Kategori dalam studi ini dilihat berdasarkan tempat, pelaku dan proses.
Untuk memenuhi kriteria di atas, maka peneliti melakukan upaya-upaya
sebagai berikut'
a. Data mentah yang diperoleh melalui wawancara,observasi, maupun studi
dokumentasi direkapitulasi dalam laporan lapangan yang lengkap dan cermat;
b. Data mentah di atas disusun dalam hasil analisis dengan cara menyelek
PADA PERGURUAN TINGGI
(Studi Kasus di Sekolah Tinggi Seni Rupa Dan Desain
Indonesia [STISI] Bandung)
TESIS
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian dari Syarat
Memperoleh Gelar Magister Pendidikan
Program Studi Administrasi Pendidikan
Oleh:
HERDIWANDANI
NIM. 9796018
PROGRAM PASCA SARJANA
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
BANDUNG
2000
DISETUJUI DAN DISAHKAN UNTUK MENGIKUTI UJIAN TAHAP II
Pembimbing I
Prof. Dr. H. Achmad Sanusi. S.H
Pembimbing II
w
'-c
Prof. Dr. H. Djam'an Satori, M.A
ABSTRAK
Penelitian ini berjudul Strategi Pengorganisasian Tenaga Administratif
Pada Perguruan Tinggi (Studi Kasus di Sekolah Tinggi Seni Rupa dan Desain
Indonesia [STISI] Bandung). Penelitian ini berupaya mengungkapkan salah satu
aspek penting dalam administrasi pendidikan, yakni pengorganisasian sumber
daya manusia khususnya tenaga administratif, yang menjadi salah satu faktor
penentu untuk mewujudkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan pendidikan pada
tataran perguruan tinggi swasta.
Latar belakang permasalahan penelitian ini adalah permasalahan pada
upaya peningkatan kualitas perguruan tinggi yang pada prakteknya tidaklah
mudah terutama PTS, bukan hanya berkenaan dengan masalah-masalah makro,
tetapi juga masalah-masalah mikro. Salah satu masalah mikro dalam usaha
meningkatkan kualitas perguruan tinggi ialah pembauran manajemen. Kualitas
manajemen perguruan tinggi pada tingkat mikro akan menentukan dalam
tercapainya kualitas produk perguruan tinggi.
Dalam kaitannya dengan pembauran manajemen pendidikan, terhadap
DTS diperlukan upaya atau langkah strategis dalam manajemen pendidikannya.
Selain diperlukan langkah-langkah strategis dalam pengelolalan pendidikan,
upaya strategis diperlukan pula dalam pengelolaan sumber daya manusia.
Mengingat bahwa setiap sistem persekolahan, terlepas dari apa dan
bagaimana ukuran, model, dan pola organisasinya, dalam praktek kegiatannya
tetap memerlukan keterlibatan aktif fungsi seluruh personel termasuk tenaga
administratif. Untuk itu proses manajemen personel perlu disesuaikan dengan
perkembangan tuntutan zaman yang terus menerus mengalami perubahan. Sebagai
konsekuensinya, manajemen yang tepat dan strategik mengenai fungsionalisasi
personel mutlak diperlukan setiap organisasi dalam era kehidupan masyarakat
modern.
Pengalaman menunjukkan bahwa kurang sempurnanya pengelolaan
sumber daya manusia dalam suatu lembaga pendidikan, (seperti : tiadanya
perencanaan, tidak efektifnya pembagian fungsi, tugas dan wewenang, kurang
terorganisirnya kerjasama antar pegawai; gagalnya mengantisipasi kekurangan
dan kelebihan pegawai, kurangnya memfungsikan personel secara efektif, baik
Laantitatif maupun kualitatif; gagalnya sinkronisasi kebutuhan organisasi dan
kebutuhan personel), menyebabkan proses organisasi tidak berjalan dengan baik
yang pada gilirannya menggagalkan pencapaian tujuan organisasi secara optimal.
Dalam setiap sistem pendidikan pada perguruan tinggi, terdapat personil
yang tugasnya tidak langsung menangani proses pengajaran, tetapi mempunyai
kontribusi yang cukup besar terhadap kelancaran proses belajar. Personil tersebut
antara lain tenaga kerja di bidang pelayanan administrasi yang selanjutnya disebut
tenaga administratif.
Tujuan penelitian ini khususnya untuk memperoleh gambaran mengenai
penerapan strategi pengorganisasian tenaga administratif di STISI Bandung, yang
kemudian dianalisis guna memperoleh suatu kesimpulan sehingga diperoleh
maknanya dalam konteks administrasi pendidikan. Selain itu diharapkan pula
dengan penelitian diperoleh gambaran yang obyektif berkenaan dengan peranan
via
tenaga administratif tersebut ditinjau dari struktur dan fungsinya serta kelayakan
kinerja berdasarkan standar normatifnya. Penelitian ini diharapkan pula dapat
memperoleh gambaran yang jelas tentang faktor-faktor yang melatar belakangi
atas terjadinya posisi tenaga administratif ditinjau dari kekuatan dan kelemahan,
serta peluang dan ancaman sehingga dapat mengidentifikasi alternatif
kemungkinan untuk memperbaiki sistem pengelolaan tenaga administratif.
Penelitian ini dilaksanakan dengan menggunakan pendekatan desknptif
analitis kualitatif, Untuk dapat memahami masalah yang diteliti dilakukan
eksplorasi dengan melakukan komunikasi yang intensif dengan sumber data
secara naturalistik. Instrumen penelitian utama adalah peneliti sendiri (human
instrument) dengan menggunakan teknik dan alat pengumpul data yang
diperlukan sesuai dengan sifat data yang dikumpulkan. Tahap penelitian terdin
atas tahap orientasi (overview), tahap eksplorasi terfokus (focused exploration),
dan tahap member check. Sumber data menggunakan sampel purposif, kemudian
yang diperoleh dihimpun dalam catatan lapangan (fieldnotes), Sedangkan
pengolahan data dan analisis data dilakukan dengan cara content analysis melalui
unitisasi, kategorisasi dan deskripsi data dengan memperhatikan hubungan antara
unit dan ketegori data.
Hasil penelitian menggambarkan bahwa kebijakan dan nilai sebagai
standar pengorganisian tenaga administratif sangat tergantung pada manajemen
strategi yang dilakukan lembaga. Saat ini manajemen strategi STISI Bandung baru
pada tahap pengembangan layanan administrasi berupa pengadaan tenaga
pengajar, penyediaan sarana, serta pelaksanaan pendidikan. Strategi di tingkat
organisasi STISI belum pada tahap pengembangan dan pelaksanaan strategi yang
seharusnya.
Kondisi demikian akhirnya mempengaruhi terhadap pengelolaan sumber
daya manujia khususnya tenaga administratif. Tenaga administratif
keberadaannya belum dapat dimanfaatkan secara optimal. Hal tersebut terlihat
pada pengorganisasian atau pendayagunaan tenaga administratif tersebut.
Pengorganisasian tenaga administratif tidak memperhatikan hal-hal yang
strategis serta tidak pula memperhatikan aspek-aspek yang semestinya dilakukan.
Akibatnya kinerja serta kualitas layanan dianggap rendah. Konsekwensi dari
kondisi seperti itu adalah masih rendahnya kontribusi bantuan tenaga administratif
dan bagian-bagian administrasi terhadap pelaksanaan Tri Dharma Perguruan
Tinggi di STISI sebagai kegiatan pokok STISI dan sebagai upaya pencapaian visi,
misi dan tujuan yang telah dicanangkan.
Selanjutnya penelitian iri merekomendasikan hal-hal sebagai berikut:
Perlu dilaksanakan perencanaan.strategis terhadap tenaga administratif tersebut
melalui analisis posisi tenaga administratif dan pengkajian yang sistematis pada
seluruh aspek dalam organisasi STISI. Perombakan secara total terhadap sistem
pengelolaan tenaga administratif dan perlu ketegasan untuk merubah sistem yang
selama ini berlaku. Jumlah pegawai diseimbangkan dengan beban kerja dan
penempatan harus sesuai dengan pendidikan dan keterampilan. Pembinaan dan
pengembangan diberikan seluas-luasnya terhadap tenaga adminstratif sama halnya
yang diberikan kepada tenaga edukatif.
IX
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
iv
UCAPAN TERIMA KASIH
vi
ABSTRAK
viii
DAFTAR ISI
x
DAFTAR TABEL
BAB I
BAB II
xiii
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
1
B. Pokok Permasalahan
9
C. Tujuan Penelitian
12
D. Manfaat Penelitian
12
E. Kerangka Pemikiran
13
STRATEGI
PENGORGANISASIAN
TENAGA
ADMINISTRATIF PADA PERGURUAN TINGGI
A. Peranan Tenaga Administratif Pada Perguruan Tinggi
19
B. Strategi Pengorganisasian Sumber Daya Manusia
24
1. Konsep Strategi
a. Model dan Komponen Manajemen Strategik...
b. Strategi Pendukung Sumber Daya
2. Pengorganisasian Sumber Daya Manusia
a. Aspek-Aspek Pengorganisasian
1). Pembagian Pekerjaan
2) Pel'mpahan Wewenang
3) Kesatuan Perintah
b.Standar Kerja
25
26
29
30
31
32
34
36
38
C. Kinerja Pelayanan Tenaga Administratif
39
1. Konsepsi Kinerja
2. Konsepsi Pelayanan
BAB III
BAB IV
39
42
D. Pemberdayaan Sumber Daya Manusia
43
E. Kajian Studi yang Relevan
45
PROSEDUR PENELITIAN
A. Metode Penelitian
49
B. Sumber Data Penelitian
50
C. Teknik dan Instrumen Pengumpulan Data
52
D. Langkah Langkah Penelitian
54
E. Prosedur Analisis Data
57
F. Validasi Temuan Penelitian
59
HASIL PENELITIAN
A. Dasar dan Rujukan Strategi Pengorganisasian Tenaga
Administratif
64
1. Analisis Lingkungan dan Relevansi Visi Misi
dengan Strategy Pengorganisasian
Tenaga
Administratif
a. Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal
1) Kekuatan dan Kelemahan
2) Peluang dan Ancaman
b. Penetapan Visi dan Misi
1) Pemahaman Mereviu Visi dan Misi
66
66
67
67
68
69
2) Relevansi Pengorganisasian Tenaga
Administratif dengan Visi, Misi STISI
3) Elaborasi Tujuan STISI terhadap
Pelaksanaan Kerja Tenaga Administratif ....
2. Kebijakan Pengelolaan TenagaAdministratif
STISI Bandung
70
75
78
a. Penyelenggaraan Pendidikan Sebagai Suatu
Badan Usaha
84
b. Strategi Pengembangan Penyelenggaraan
Pendidikan
XI
86
c. Aspek Pengorganisasian Tenaga Administratif
STISI Bandung
1). Efektivitas Pemberian Tugas
2). Pemberian Kewenangan
3). Kejelasan Perintah
90
90
93
95
B. Kinerja dan Kualitas Layanan Tenaga Administratif
1 Kinerja Tenaga Administratif
2. Kualitas Pelayanan
100
101
104
C. Pemberdayaan Tenaga Administratif
1. Pembinaan dan Pemeliharaan Tenaga
119
Administratif
112
2. Pengembangan Kemapuan Profesional Tenaga
Administratif
BAB V
PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
A. Strategi Pengorganisasian Tenaga Administratif dan
Kontribusinya
Terhadap
Strategi
Lembaga
Penyelenggaraan Pendidikan di STISI Bandung ....
1. Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal
2. Penetapan Visi dan Misi serta Relevansinya
dengan
Strategi
Pengorganisasian
Tenaga
Administratif
3. Kebijakan Penyelenggaraan Pendidikan dan
Pengelolaan SDM
BAB VI
116
123
125
126
129
B. Pengorgansisian Tenaga Administratif Sebagai Upaya
Meningkatkan Kinerja dan Kualitas Pelayanan
132
C. Pemberdayaan Tenaga Administratif
158
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
A. Kesimpulan
157
B. Rekomendasi
160
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
162
165
xn
DAFTAR TABEL
No Tabel
4.1
Jenjang Pendidikan Tenaga Administratif di STISI Bandung
81
4.2
Jumlah Tenaga Administratif yang Kurang Relevan dengan Bidang
Pendidikannya
92
4.3
Jumlah Komputer yang Digunakan
1°5
4.4
Jumlah Ruangan Belajar dan Kantor di STISI Bandung
106
4.5
Jumlah Pengguna Jasa Tenaga Administratif
107
4.6
Tanggapan Responden Atas Penilaian Pelaksanaan Tugas Tenaga
114
Administratif
4.7
Jumlah Tenaga Administratif yang Mengikuti Pendidikan Lanjutan
Xlll
118
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perguruan tinggi swasta sebagai bagian dari sistem pendidikan nasional,
pembinaannya terus ditingkatkan agar lebih berperan danlebih bertanggung jawab
dalam upaya peningkatan kualitas serta perluasan dan pemerataan kesempatan
memperoleh pendidikan dengan tetap mengindahkan ciri khasnya, serta
memenuhi persyaratan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Menyoroti masalah kualitas perguruan tinggi tidaklah mudah terutama
Perguruan Tinggi Swasta. Masalahnya bukan hanya berkenaan dengan masalahmasalah makro saja, tetapi juga masalah-masalah mikro perguruan tinggi.
Dinyatakan oleh Tilaar(1995: 539), bahwasalah satumasalah mikro dalam usaha
meningkatkan mutu perguruan tinggi ialah manajemen. Kualitas manejemen
perguruan tinggi pada tingkat mikro akan menentukan dalam tercapainya kualitas
produk perguruan tinggi.
Permasalahan yang cukup signifikan yang terdapat dalam permasalahan
mikro PTS umumnya pada pengelolaan pendidikan dan khususnya pada
pengelolaan tenaga kerja . Dalam kaitannya dengan pengelolaan pendidikan,
sebagai lembaga pendidikan, terhadap PTS diperlukan pula upaya atau langkah
strategis dalam pengelolaan pendidikannya.
Selain diperlukannya langkah-langkah strategis dalam pengelolaan
pendidikan, upaya strategis diperlukan pula dalam pengelolaan sumber daya
manusia. Mengingat bahwa setiap sistem persekolahan, terlepas dari apa dan
bagaimana ukuran, model, dan pola organisasinya, dalam praktek kegiatannya
tetap memerlukan keterlibatan aktif fungsi seluruh personel. Untuk itu proses
manajemen personel perlu disesuaikan dengan perkembangan tuntutan zaman
yang terus menerus mengalami perubahan. Sebagai konsekuensinya, manajemen
yang tepat dan strategik mengenai fungsionalisasi personel mutlak diperlukan
suatu organisasi dalam era kehidupan masyarakat modern.
Tanpa pengelolaan personel yang tepat, terencana dan sistematik, suatu
organisasi menjadi kurang mampu mengantisipasi masalah-masalah yang bakal
datang yang pada gilirannya menjadi kurang mampu mencapai tujuan sesuai yang
diharapkan.
Pengalaman menunjukkan bahwa kurangnya pengelolaan sumber daya
manusia dalam suatu lembaga pendidikan, seperti : tiadanya perencanaan, tidak
efektifhya pembagian fungsi, tugas dan wewenang, kurang tereorganisirnya
kerjasama antar pegawai; gagalnya mengantisipasi kekurangan dan kelebihan
pegawai,
kurangnya memfungsikan personel secara efektif, baik kuantitatif
maupun kualitatif; gagalnya sinkronisasi kebutuhan organisasi dan kebutuhan
personel, menyebabkan proses organisasi tidak berjalan dengan baik yang pada
gilirannya menggagalkan pencapaian tujuan organisasi.
Dalam kaitan itu, maka merupakan suatu keniscayaan bagi suatu
organisasi untuk senantiasa bersikap peka terhadap proses perubahan yang terjadi
dan sekaligus melakukan perubahan-perubahan organisasional sesuai dengan
tuntutan yang diperlukan. Kaitannya dengan manajemen sistem pendidikan, suatu
pengelolaan sumber daya manusia merupakan proses teramat penting dan
determinatif. Berhasil tidaknya proses pendidikan sangat diwarnai bahkan
ditentukan oleh 'memadai-tidaknya' manajemen sumber daya manusia yang
dilaksanakan.
Terdapat beberapa asumsi dasar yang melatari mengapa sumber daya
manusia merupakan faktor strategis dan rasional yang menentukan tingkat
keberhasilan dalam sistem pendidikan, yakni bahwa:
(1) Manusia merupakan assetterpentingdalamorganisasi pendidikan;
(2) Mutu personel menentukan keberhasilan tujuan organisasi;
(3) Unsur manusia merupakan variabel terkontrol paling besar dalam organisasi;
(4) Sebagian besar persoalan organisasi berkaitan dengan masalah penampilan
manusia;
(5) Perhatian utama dari sistem sekolah adalah mengidentifikasi dan memanaj
perilaku-perilaku proses agar mencapai tujuan yang ditetapkan.
Melihat pentingnya faktor 'sumber daya manusia' tersebut dalam konteks
manajemen sistem pendidikan, maka manajemen sumber daya manusia harus
benar-benar dilakukan secara 'baik'. Manajemen yang dilakukan tersebut antara
lain dimaksudkan untuk membuat keputusan (decision) tentang jumlah,
kualifikasi, strategi pengelolaan dan pengembangan, kesejahteraan, dan lain
sebagainya. Dengan manajemen tersebut, maka proses pencapaian tujuan
organisasi pendidikan dapat terlaksana dengan baik.
Manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan pada setiap tingkatan
sistem pendidikan, termasuk pada sebuah pendidikan tinggi. Pendidikan tinggi
merupakan kelanjutan pendidikan menengah yang diselenggarakan untuk
menyiapkan peserta didik menjadi anggota masyarakat yang memiliki
kemampuan
akademik
dan/atau
profesional
yang
dapat
menerapkan,
mengembangkan dan/atau menciptakan ilmu pengetahuan dan/atau kesenian.
Menurut Peraturan Pemerintah No. 60 tahun 1999, dikemukakan:
(1) Sekolah Tinggi merupakan perguruan tinggi yang menyelenggarakan
program pendidikan profesional dan/atauprogram pendidikan akademik.
(2) Persyaratan Sekolah Tinggi yang menyelenggarakan program pendidikan
akademik diatur oleh Menteri.
Memperhatikan penyelenggaraannya pendidikan tinggi di Indonesia dapat
diselenggarakan oleh pemerintah, atau oleh masyarakat/perorangan. Pada pasal 51
Undang-Undang nomor 2 dikemukakan bahwa pengelolaan satuan dan kegiatan
pendidikan yang diselenggarakan masyarakat dilakukan oleh badan/perorangan
yang menyelenggarakan satuan pendidikan bersangkutan. Dengan demikian
penyelenggaraan pendidikan tinggi di Indonesia baik Akademi, Sekolah Tinggi
dan Universitas dapat diselenggarakan oleh masyarakat, dalam hal ini yayasan
sebagai badan hukum pembinanya dan disebut PerguruanTinggi Swasta (PTS).
Tenaga kerja profesional sangat dibutuhkan dalam pengelolaan PTS mulai
dari top management sampai dengan staf. Seperti halnya pada pelaksana akademik
maupun pelaksana administrasi yang merupakan sumber daya utama organisasi
PTS. Sumber daya manusia yang profesional dapat menunjang organisasi dengan
karya, bakat, beativitas dan dorongan, yang pada akhiraya diharapkan dapat
meningkatkan kinerjaorganisasi.
Memperhatikan bahwa faktor manusia merupakan penggerak sumber daya
yang lain dalam meningkatkan kinerja, maka yang menjadi tantangan utama
dalam organisasi STISI adalah pengelolaan sumber daya manusia yang berkualitas
pada setiap bagian. Tantangan ini menuntut adanya perubahan sikap manajemen
terhadap tenaga kerja STISI dan seyogyanya SDM STISI Bandung, saat ini
dianggap sebagai investasi jangka panjang yang mutlak harus dilakukan.
Kepedulian terhadap pengembangan sumber daya manusia dalam
organisasi STISI didasari oleh kenyataan bahwa modal yang besar dan sumber
daya organisasi lainnya belum dapat menjamin perkembangan STISI. Investasi
STISI dalam sumber daya manusia hanya mungkin terjadi apabila secara
individual sumber daya manusia itu memiliki kualifikasi kemampuan yang
relevan dengan tuntutan setiap bagian dalam organisasi STISI dan mau
mengembangkan
diri
secara
kreatif
selama
kebidupannya,
serta
mengaktualisasikan kemampuan tersebut dalamkegiatan produktif.
Dalam setiap sistem pendidikan pada perguruan tinggi, terdapat personil
yang tugasnya tidak langsung menangani proses pengajaran, tetapi mempunyai
kontribusi yang cukup besar terhadap kelancaran proses belajar. Personil tersebut
antara lain tenaga kerja di bidang pelayanan administrasi yang selanjutnya disebut
tenaga administratif.
Mengelola tenaga administratif oleh sistem sekolah sama pentingnya
dengan mengelola tenaga edukatif. Jumlah tenaga administratif bukan satu-
satunya pertimbangan dalam mengembangkan asumsi pengelolaan kerja, akan
tetapi suatu hal sangat penting untuk dipertimbangkan ialah mengorganisir
personil terhadap tugas-tugas yang telah ditentukan. Pengorganisasian tenaga
adminstratif meliputi berbagai hal yang diusahakan secara sistematis dalam
mendayagunakan kemampuan-kemampuan staf, waktu dan tenaga personil
semaksimal mungkin.
Untuk mengorganisir tenaga administratif dalam mencapai tujuan yang
diharapkan ada dua hal yang menjadi perhatian pengelola yakni
adanya
diferens'asi diantara para pelaksana administrasi. Perbedaan tersebut meliputi
pendidikan, keahlian, kemampuan, keterampilan minat dan motivasi. Selain itu
tugas-tugas dalam sistem persekolahan yang semakin lama sesuai dengan
perkembangam
ilmu
pengetahuan
semakin
berdeferensiasi
sehingga
membutuhkan staf yang berdeferensi pula.
Oleh karena itu pendayagunaan dan pengalokasian tenaga adminstratif
yang berbeda-beda menjadikan suatu potensi yang strategis untuk memperluas
dan mendukung program pendidikan. dimana digunakan keterampilan, minat dan
pengetahuan khusus yang dimiliki oleh para anggotanya secara efektif.
Mempelajari statuta dan tata kerja organisasi Sekolah Tinggi Seni Rupa
dan Desain Indonesia (STISI) Bandung yang ditetapkan dengan Surat Keputusan
Ketua STISI Nomor: 14/SK/STISI/X/95, secara umum struktur organisasi Sekolah
Tinggi SeniRupa dan Desain Indonesia telah mengacu pada Peraturan pemerintah
Nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi. Dalam peraturan tersebut
dikemukakan tentang organisasi sekolah tinggi pada pasal 59 yang mensyaratkan
adanya:
(1) UnsurPimpinan: Ketua dan Pembantu Ketua(Puket)
(2) Senat SekolahTinggi
(3) Unsur Pelaksana Akademik: jurusan, pusat penelitian dan pengabdian
pada masyarakat, laboratorium/studio dan kelompok dosen.
(4) Unsur Pelaksana Administrasi: bagian.
(5) Unsur Penunjang: Unit Pelaksana Teknis.
Memperhatiakn syarat tersebut, jelaslah bahwa unsur pelaksanan
administrasi merupakan unsur penting dalam sum peprguruan tinggi. Bagian
administrasi yang terdiri dari Bagian Administrasi Umum (BAU), Bagian
Administrasi Akademik (BAA) dan BagianAdministrasi Kemahasiswaan (BAK),
semuanya bertanggung jawab kepada unsur pimpinan, yang koordinasi hariannya
ditangani oleh Pebantu Ketuapada bidangnya masing-masing.
Berdasarkan observasi penulis pada STISI Bandung , dari kemungkinan
masalah-masalah yang timbul dalam mekanisme pelaksanaan tata kerja organisasi
STISI Bandung, diketahui secara umum pelaksanaan tata kerja organisasi STISI
diduga masih belum efektif. Karena pada umumnya individu-individu yang
menempati struktur organisasi STISI khususnya pada tenaga admistratif kurang
memahami tanggung jawab dan wewenang, sehingga pelimpahan wewenang dan
tanggung jawab dalam struktur organisasi Sekolah Tinggi Seni Rupa dan Desain
Indonesia tidak optimal. Masalah lain yang cukup signifikan adalah kualitas
pribadi tenaga administratif terhadap konsenus organisasi masih relatif rendah,
sehinggaketerlibatan dalam implementasi strategijuga masihkurang.
Kondisi
demikian mengakibatkan kinerja pegawai yang berbentuk
layanan pada pihak-pihak yang berkepentingan tidak optimal, hal tersebut dapat
diidentifikasi berdasarkan tingkat kepuasan
layanan pegawai-pegawai pada
Bagian Administrasi terhadap dosen, mahasiswa serta masyarakat yang cenderung
kurang puas terhadap bentuk layanan yang diberikan, maupun hasil kerja dari
para pegawai tersebut. Kinerja tenaga administratif rendah dapat dilihat pula dari
produk kerja yang tidak efisien dan efektif.
Selain itu permasalahan yang sangat signifikan dalam pembinaan sumber
daya manusia di STISI adalah perbedaan perlakuan terhadap tenaga edukatif dan
tenaga administratif. Selama ini tenaga administratif masih diperlakukan sebagai
tenaga perbantuan bukan merupakan bagian integral dan sama pentingnya dengan
tenaga edukatifdalam menyukseskan tujuan organisasi.
Memperhatikan masalah di atas, kegiatan manajemen sumber daya
manusia yang dianggap penting dan berkaitan dengan hasil observasi di atas
adalah penerapan fungsi pengorganisasian. Terry (Winardi, 1986 : 233)
mengatakan bahwa:
Pengorganisasian mempersatukan sumber-sumber daya pokok dengan cara
yang teratur dan mengatur orang-orang dalam pola yang demikian rupa,
hingga mereka dapat melaksanakan aktivitas-aktivitas guna mencapai tujuantujuan yang ditetapkan. Pengorganisasian mempersatukan orang-orang pada
tugas yang saling berkaitan. Pengorganisasian adalah mengkhususkan suatu
kelompok orang-orang berbeda, mempertemukan macam-macam kepentingan
dan memanfaatkan kemampuan-kemampuan kesemuanya ke suatu arah
tertentu.
Dengan demikian masalah pengorganisasian merupakan masalah
pencapaian sinergisme, berupa tindakan-tindakan simultan unit-unit individual
atau yang terpisah, yang bersama-sama menghasilkan suatu efek total lebih besar
dibandingkan dengan jumlah komponen-komponen individual. Adanya
kekhawatiran terhadap kinerja tenaga administratif STISI Bandung sehubungan
dengan masalah tersebut perlu diantisipasi lebih lanjut. Karena tingkat kinerja
tenaga administratif STISI dapat memberikan kontribusinya terhadap kinerja
{performance) Sekolah Tinggi Seni Rupa dan Desain Indonesia dalam kualitas
lembaga.
Begitu dominannya faktor sumber daya manusia sehingga diperlukan
upaya peningkatan dan pengembangannya. Upaya tersebut salah satunya adalah
melalui langkah atau kegiatan-kegitan strategik sehingga dapat mengatasi
permasalahan strategik berkenaan dengan permasalahan sumber daya manusia
tersebut. Atas dasar hal tersebut di atas, penulis tertarik untuk mengadakan
penelitian berkaitan dengan strategi pengorganisasian tenaga kerja khususnya
tenaga administratif pada salah satu PTS di Wilayah IV Jawa Barat, yaitu pada
Sekolah Tinggi Seni Rupa danDesain Indonesia (STISI) Bandung.
B. Pokok Masalah
Memperhatikan permasalahan ruang lingkup masalah di atas serta untuk
tidak meluasnya masalah sehubungan dengan adanya keterbatasan dari segi
waktu, dana dan kemampuan serta adanya keinginan agar penelitian dapat
dilaksanakan lebih mendalam, maka fokus penelitian ini pada strategi
pengorganisasian tenaga administratif STISI Bandung.
Strategi yang dimaksud dalam konteks penelitian ini adalah penetapan
sasaran dan tujuan jangka panjang STISI Bandung dan arah tindakan serta alokasi
tenaga administratif yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Atau merupakan
10
cara-cara yang sifatnya mendasar dan fundamental yang akan dipergunakan oleh
STISI sebagai suatu organisasi untuk mencapaitujuan dan berbagai sasarannya.
Sedangkan
pengorganisasian merupakan
kegiatan mempersatukan
sumber-sumber daya manusia (tenaga administratif) dengan cara yang teratur dan
mengatur pegawai tersebut dalam pola yang demikian rupa, hingga mereka dapat
melaksanakan aktivitas-aktivitas guna mencapai tujuan-tujuan yang ditetapkan.
Adapun yang dimaksud dengan tenaga administratif adalah unsur
pelaksana administrasi yang berada dalam organisasi STISI Bandung yang
bertugas pada kegiatan administrasi sebagai pendukung kegiatan pokok STISI
Bandung.
Berdasarkan definisi di atas, maka penelitian ini difokuskan pada cara-cara
yang sifatnya mendasar dan fundamental yang akan dipergunakan oleh STISI
Bandung dalam mempersatukan tenaga administratif dengan cara yang teratur dan
mengatur pegawai tersebut dalam pola yang demikian rupa, hingga mereka dapat
melaksanakan aktivitas-aktivitas guna mencapai tujuan-tujuan yang ditetapkan.
Oleh karena itu permasalahan pokok yang dibahas dalam penelitian ini
adalah: Bagaimana Strategi Pengorganisasian Tenaga Administratif di
Sekolah Tinggi Seni Rupa dan Desain Indonesia (STISI) Bandung?.
Berdasarkan permasalahan pokok di atas, selanjutnya dapat dirumuskan
pertanyaan-pertanyaan khusus sebagai berikut:
11
1. Nilai-nilai apakah yang menjadi dasar dan rujukan dalam pelaksanaan strategi
pengorganisasian tenagaadministratif di STISIBandung?
a. Apakah pengorganisasian tenaga administratif dilaksanakan melalui
analisis lingkungan internal maupun eksternal dan apakah telah relevan
dengan visi dan misi serta tujuan STISI Bandung sebagai lembaga
pendidikan?
b. Apa yang menjadi kebijakan pimpinan Yayasan dan STISI dalam
penyelenggaraan manajemen SDM tenaga administratif dan faktorfaktor
apa yang
menjadi prioritas
utama dalam
melakukan
pengorganisasian tenaga administratif?
2. Apakah strategi pengorganisasian tenaga administratif yang telah
dilaksanakan dapat meningkatkan kinerja pelayanan tenaga administratif
terhadap fihak yang berkepentingan, berkenaan dengan tugas dan fungsi
Bagian Bagian Administrasi di STISI Bandung?
3.
Apakah hasil pengorganisasian yang telah dilakukan dapat dijadikan
sebagai acuan untuk pemberdayaan tenaga administratif di Bagian
Adminstrasi STISI Bandung ?
a. Apakah pembinaan dan pengembangan tenaga administratif telah
mendukung
terhadap
upaya-upaya peningkatan
kinerja
tenaga
administratif di STISI Bandung?
b. Apakah pemberdayaan tenaga administratif yang dilakukan telah
memenuhi harapan dan kebutuhan pribadi pegawai dan tuntutan profesi
serta harapan STISI sebagai lembaga penyelenggara pendidikan ?
12
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini secara khusus untuk memperoleh deskripsi tenteng
penerapan strategi pengorganisasian tenaga administratif pada Sekolah Tinggi
Seni Rupa dan Desain Indonesia, yang kemudian dianalisis guna memperoleh
suatu kesimpulan sehingga ditemukan maknanya dalam konteks administrasi
pendidikan.
Selain itu diharapkan diperoleh gambaran yang obyektif berkenaan
dengan peranan tenaga administratif tersebut ditinjau dari struktur dan fungsinya
serta kelayakan kinerja (prestasi dan perilaku) berdasarkan standar normatifhya,
penelitian ini diharapkan pula dapat memperoleh gambaran yang jelas tentang
faktor-faktor yang melatar belakanginya atas terjadinya posisi tenaga administratif
ditinjau dari kekuatan dan kelemahannya, serta peluang dan tantangan sehingga
dapat mengidentifikasi alternatif kemungkinan untuk memperbaiki sistem
pengelolaan
(manajemen)
tenaga
administratif
khususnya
pelaksanaan
pengorganisasian dan dapat direkomendasikan terhadap pihak-pihak yang
berkepentingan.
D. Manfaat Penelitian
Keberadaan STISI diharapkan dapat memberikan kontribusinya terhadap
pembangunan nasional dan membaiitu perluasan serta peningkatan mutu budaya
bangsa melalui kesenirupaan. Harapan tersebut tentunya perlu didukung oleh
pelaksanaan pengelolaan penyelenggaraan pendidikan tinggi dengan kualitas
manajemen sistem pendidikan.
13
Untuk itulahhasil penelitian ini diharapkan dapat:
1. Memberikan sumbangan pemikiran dalam strategi pengelolaan Sekolah Tinggi
Seni Rupa dan Desain Indonesia, khususnya pengelolaan personil dari aspek
pengorganisasian.
2. Dijadikan sebagai informasi, bahan evaluasi terhadap pengelolaan SDM
khususnya pelaksanaan pengorganisasian yang dilaksanakan STISI Bandung,
sehinggadapat dilakukanlangkah perbaikan.
3. Memberikan gambaran kepada pihak yang berkepentingan terhadap
pembinaan Perguruan Tinggi Swasta, khususnya pengelolaan sumber daya
manusia SekolahTinggi Seni Rupa dan Desain Indonesia.
4. Memperkaya khasanah ilmu pengetahuan, khususnya ilmu administrasi,
terutama bagi penelitian dalam bidang Administrrasi Pendidikan pada
lembaga pendidikan yang dikelola oleh swasta.
E. Kerangka Pemikiran
Kerangka pemikiran ini adalah suatu model yang dijadikan acuan oleh
peneliti dalam melaksanakan penelitiannya. Penjelasan mengenai kerangka
pemikiran ini biasanya dalam bentuk narasi yang disampaikan oleh peneliti, dan
dalam bentuk gambar atau skema sebagai penjelas secara grafikal. Kerangka
pemikirian ini disusun berdasarkan fenomena yang diamati sebagaimana yang
telah dikemukakan dalam bagian terdahulu.
Penelitian ini mempersoalkan mengenai pelaksanaan support resource
strategy sumber daya manusia pada perguruan tinggi yang dikhususkan pada
14
pelaksanaan pengorganisasian tenaga administratif sebagai salah satu stake holder
yang terdapat di STISI Bandung.
Sekolah Tinggi Seni Rupa dan Desain Indonesia (STISI), pada saat ini
merupakan salah satu dari sejumlah kecil sekolah tinggi swasta di Bandung yang
mengkhususkan menyelenggarakan pendidikan seni rupa dan desain. STISI
Bandung, selama ini telah berupaya sesuai dengan potensi yang ada untuk
menyelenggarakan
pendidikan,
diantaranya
dengan
membina
dan
mengembangkan sistem pendidikan.
Dalam pengembangannya STISI tidak terlepas dari perundang-undangan
yang berlaku. Diantaranya berkenaan dengan struktur organisasi merujuk pada
pasal 59 Peraturan Pemerintah No. 60, Tahun 1999. Dalam peraturan tersebut
terdapat komponen yang bertugas melaksanakan kegiatan administrasi, yang
selanjutnya dalam penelitian ini disebut tenaga admistratif.
Tenaga administratif walaupun tidak berpengaruh langsung terhadap
proses pendidikan dan pembelajaran, akan tetapi sebagai salah satu bagian dari
perguruan tinggi dapat merupakan komponen di dalam organisasi yang
mempunyai kepentingan dan pengaruh terhadap organisasi atau dalam hal ini
terhadap STISI Bandung. Dengan demikian jelaslah bahwa tenaga administratif
merupakan salah satu sub sistem yang posisinya cukup strategis dalam sistem
pendidikan, sehingga pengelolaannya sama pentingnya dengan pengelolaan sub
sistem lainnya dalam organisasi STISI Bandung.
Pengelolaan sumber daya manusia pada dasarnya merupakan sub sistem
dari sistem pendidikan perguruan tinggi dan semua kegiatan pada dasarnya
15
merupakan upaya pencapaian visi, misi dan tujuan STISI Bandung sebagai
lembaga pendidikan.
Visi, misi dan tujuan pendidikan yang jelas digunakan sebagai acuan
dalam mengantisipasi berbagai perubahan dan tantangan pendidikan di masa
depan. Untuk itu diperlukan suatu manajemen pengelolaan sistem pendidikan
yang tepat dalam rangka mewujudkan visi, misi dan tujuan tersebut, termasuk
pada kesiapan tenaga kependidikan dan non kependidikan, selain pada
pengembangan kurikulum, pengembangan layanan maupun terhadap sarana dan
prasarana serta pengembangan program.
Selain harus perpedoman pada visi dan misi organisasi,
manajemen
sumber daya manusia tenaga administratif tidak terlepas dari kebijakan dan
keputusan yang diambil oleh pihak lembaga penyelenggara untuk menjalankan, di
lain pihak kebijakan lembaga atau dalam hal ini yayasan penyelenggara dan
pimpinan STISI didalam pengambilan keputusan dan pembuatan kebijakan tidak
dapat terlepas dari peraturan-peraturan dan nilai-nilai yang berlaku di masyarakat.
Pertimbangan lain yang harus diperhatikan adalah bahwa pelaksanaan
pengelolaan atau manajemen SDM merupakan sebuah sistem terdiri dari
subsistem-subsistem. Berbagai pendapat mengenai subsistem-subsistem tersebut,
diantaranya yang paling mendasar adalah perencanaan, pengorganisasian, dan
pengendalian.
Berdasarkan uraian di atas, jelaslah bahwa pengorganisasian merupakan
subsistem yang penting setelah perencanaan. Pengorganisasian sebagai langkah
kedua setelah perencanaan merupakan kegiatan untuk mengusahakan hubungan-
16
hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang hingga mereka bekerja sama
secara efisien dan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal
melaksanakan tugasguna mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan.
Pengorganisasian juga merupakan upaya memberikan kekuatan pada
tenaga administratif sebagai stake holder, sehingga melalui pengorganisasian ini
tenaga administratif memperoleh kejelasan tentang pekerjaan, dan kewenangan
serta tanggungjawab dalam organisasi.
Melalui pengorganisasian berarti pula memberikan kekuatan pada tenaga
administratif karena kewenangannya tersebut, serta dalam upaya meningkatkan
kualitas pribadi serta meningkatkan konsensus tenaga administratif yang tinggi
terhadap lembaga, menguasai dan mampu mengendalikan sumber daya strategik
lainnya, memiliki pengetahuan dan keterampilan yang sangat diperlukan oleh
lembaga, serta memiliki kemampuan untuk mengendalikan lingkungan seperti
keterampilan untuk memberikanpe^yanan terbaik.
Indikasi keberhasilan pelaksanaan pengorganisasian
berdasarkan performance atau kinerja pegawai
dapat dilihat
tersebut melalui indikator-
indikator kinerja tersebut yaitu efisiensi dan efektivitas kerja, produktivitas,
tingkat pertanggung jawaban atau akuntabilitas kerja pegawai.
Performance tenaga administratifdapat pula dilihat dari bagaimana tenaga
administratif tersebut memberikan pelayanan terhadap pihak terkait yaitu pihak
yayasan, dosen, mahasiswa serta masyarakat. Untuk itu diperlukan upaya-upaya
peningkatan mutu lavanan tersebut sebagai upaya meningkatkan pelayanan yang
dilberikan tenaga administratif.
17
Sebagai salahsatu stake holder pada organisasi STISI tenaga administratif
tentunya termotivasi untuk berpartisipasi dalam organisasi STISI karena mereka
mengharapkan inducement. Untuk itu diperlukan upaya meningkatkan kekuatan
dan oerformance tenaga administratif tersebut. Selain meningkatkan pendidikan,
pengetahuan, penting untuk dilaksanakan adalah upaya lembaga dalam
pelaksanaan pemberdayaan tenaga administratif melalui pembinaan dan
pemeliharaan guna
meningkatkan konsensus serta produktivitas tenaga
administratif sebagai bagian dari proses menuju tujuan STISI Bandung.
Secara skematis kerangka pemikiran di atas divisualisasikan dalam gambar
1.1. berikutini:
18
GAMBAR 1.1.
SKEMA KERANGKA PEMIHRAN
STISI BANDUNG
I
VISI, MISI
I
PENINGKATAN KUALITAS DAN FUNGSI
TENAGA ADMINISTRATE MELALUI
IMPLEMENTASI MANAJEMEN SDM
ADMINISTRATE
ANALISIS
ANALISIS
INTERNAL
EKSTERNAL
KEBIJAKAN
NILAI-NILAI
PERENCANAAN
PENGORGANI
KUALITAS
LAYANAN
I
PENGEMBANGAN
DAN PEMBINAAN
PENGENDALIAN
BAB III
PROSEDUR PENELITIAN
A. Metode Penelitian
\ ^V\
,^
..,'
Rumusan masalah dan fokus penelitian yang telah dijelaskan pada Bab 1
menuntut
peneliti untuk melakukan penelitian yang bersifat deskriptif-analisis
dengan menggunakan pendekatan kualitatif.
Melalui penelitian ini, peneliti mengharapkan dapat memperoleh gambaran
utuh mengenai masalah yam* diteliti. Penelitian yang dilakukan berkaitan dengan
pengumpulan dan pengolahan data tentang fenomena yang terjadi saat sekarang,
tidak bermaksud menguji hipotesis dan hanya untuk mengetahui keadaan tiap-tiap
variabel secara lepas, tidak menghubungkan variabel satu dengan variabel lainnya.
Sedangkan sifat analitis dari penelitian ini merupakan kegiatan lanjutan dari
deskripsi gejala dan peristiwa. Analisis secara mendalam dilakukan berdasarkan
kejian teori, setelah didapat gambaran yang jelas ddan lengkap tentang aspek-aspek
yang diteliti.
Untuk memperoleh data empirik sesuai dengan ruang lingkup masalah dan
agar dapat diperoleh jawaban atas pertanyaan penelitian maka dalam penelitian ini
akan digunakan metode kualitatif
Lexy J. Moleong (1996) menjelaskan mengenai pendekatan kualitatif,
sebagai berikut:
49
50
Penelitian kualitatif berakar pada latar alamiah sebagai keutuhan.
mengandalkan manusia sebagai alat penelitian, memanfaatkan metode kualitatif.
menagadakan analisis data secara induktif, mengarahkan sasaran penelitiannya pada
usaha menemukan teori dari dasar, bersifat deskriptif, lebih mementingkan proses
dari pada hasil. membatasi studi ddengan fokus, memiliki seperangkat kriteria
untuk memeriksa keabsahan data, rancangan penelitiannya bersifat sementara, dan
hasil penelitiannya disepakati oleh kedua belah fihak: peneliti dan subyek penelitian
Dari definisi di atas, secara implisit tergambarkan mengenai karakteristik
pendekatan kualitatif. Pertama menunjukkan bahwa penelitian kualitatif memiliki
latar alamiah sebagai sumber data langsung serta peneliti menjadi instrumen utama
Karakteriksik kedua, mengimplikasikan bahwa data yang dikumpulkan
dalam penelitian kualitatif lebih cenderung dalam bentuk kata-kata dari pada
angka-angka sebagaimana dalam penelitian kuantitiatif.
Karakteristik ketiga menyatakan bahwa penelitian ini lebih menckankan
pada proses daripada hasil. Dalam penelitian ini data dan informasi yang
dikumpulkan lebih terfokus pada kegiatan yang dilak-ikan, bukan dari hasil semata.
Karakteristik keempat dan kelima menegaskan mengenai analisis yang
digunakan oleh peneliti kualitatif serta pemanaannya. Melalui analisis induktif
peneliti berupaya mengungkapkan makna dari keadaan yang diamatinya
Berdasarkan karakteristik penelitian kualitatif, menjadi jelaslah bahwa
sebagai instrumen penelitian, peneliti menjadi pengumpul data utama dalam
penelitianini.
B. Sumber Data Penelitian
Sebagai upaya memperoleh data atau informasi yang tuntas mengenai
konteks dan sampel penelitian dengan fokus dan kerja konseptual. Penelitian
51
mencakup situasi dan kondisi objektif di lapangan, dalam hal ini pada pelaksanaan
pengorganisasian tenaga administratif Sekolah Tinggi Seni Rupa Dan Desain
Indonesia (STISI) Bandung.
Lofland (Moleong: 1990) menyatakan bahwa "sumber data yang utama
dalam penelitian kualitatif adalah kata-kata. Sedangkan tindakan dan dokumen
lainnya merupakan sumber data tambahan \
Selanjutnya mengenai sumber data atau populasi dalam peneltian kualitatif
mengacu pada empat tipe sumber data penelitian kualitatif, yaitu setting, peristiwa,
orang dan proses (Huberman, 1984). Untuk itu pemilihan sampel tidak ditentukan
sejak awal penelitian, pemilihan sampel dilakukan secara purposive dan mengacu
pada konsep sampel berlanjut untuk mencapai redundancy dengan berdasarkan
tujuan penelitian dan mampu memberikan ketuntasan informasi tentang strategi
pengorganisasian tenaga administratif STISI Bandung.
Sesuai dengan kerangka pemikiran dan fokus masalah yang diteliti dalam
penelitian ini yang menjadi sumber data penelitian meliputi: Unsur Pimpinan, Staf
Bagian Administrasi, Dosen Tetap dan Luar biasa serta Mahasiswa Unsur
pimpinan beserta staf bagian administrasi diperlukan untuk memperoleh data
berkenaan dengan strategi pengorganisaian yang dilakukan sedangkan dosen dan
mahasiswa sebagi sumber data berkenaan dengan kinerja pelayanan yang dilakukan
oleh tenaga administratif pada mereka.
Penentuan sumber data dalam penelitian ini dilakukan sementara penelitian
berlangsung, dengan cara sebagai berikut: peneliti memilih unit sampel tertentu
yang dipertimbangkan akan memberikan data dan informasi yang diperlukan;
52
selanjutnya berdasarkan data dan informasi yang diperoleh, peneliti menetapkan
untit sampel atau sumber data berikutnya yang memungkinkan untuk dapat
memberikan data dan informasi yang lebih lengkap.
Nasution (1988), menielaskan bahwa penentuan unit sampel atau responden
dianggap telah memadai apabila telah sampai pada taraf 'redundancy'
atau
kejenuhan. Artinya bahwa dengan menggunakan sumber data atau responden
selanjutnya, boleh dikatakan tidak akan ada lagi tambahan informasi dan data yang
berarti.
C. Teknik dan Instrumen Pengumpulan Data
Untuk mendapatkan data yang akurat diperlukan teknik pengumpulan data
vang sesuai dengan karakteristik penelitian kualitatif. Dalam hal ini teknik yang
digunakan untuk mengumpulkan data adalah studi dokumentasi,wawancara,dan
observasi. Ketiga teknik ini dimaksudkan untuk mendapatkan data yang saling
melengkapi dan saling menunjang.
Studi dokumentasi dilakukan untuk melacak berbagai informasi yang
berkaitan dengan pengelolaan dan kinerja tenaga administratif STISI. Adapun
dokumen-dokumen yang dikaji antara lain: kebijakan tentang pembinaan dan
pengembangan tenaga administratif, Rencana Induk Pengembangan, buku panduan
tentang penyelenggaraan STISI, dan pedoman kerja bidang bidang administrasi,
hasil kerja tertulis bidang bidang administrasi, serta laporan kegiatan.
Studi dokumentasi sangat penting sebagai produk nyata yang dapat
memberikan gambaran lebih jelas mengenai manajemen sumber daya manusia
x->
terutama tenaga adminisratif, kinerja tenaga administratif STISI Bandung,
sekaligus dapat digunakan sebagai bahan trianggulasi dan member check terhadap
kebenaran dari keterangan responden.
Moleong (1996:112) mengutip pendapat Lofland dan Lofland yang
menyatakan bahwa sumber data utama dalam penelitian kualitatif ialah kata-kaia
dan tmdakan. Kata-kata tersebut terungkap melalui serangkaian wawancara yarntelah dipersiapkan secara matang, baik berupa wawancara yang bersifat terbuka
maupun wawancara yang terstruktur.
Wawancara dengan pertanyaan-pertanyaan yang bersifat terbuka ditujukan
untuk mendapatkan data atau informasi selengkap mungkin;sedangkan wawancara
terstruktur lebih ditujukan untuk menjaga agar wawancara dapat berlangsung tetap
pada konteks permasalahan penelitian dan untuk meyakinkan kebenaran data yang
bersifat spesifik. Wawancara yang lebih bersifat obrolan ini dilakukan berulangulang kepada responden sampai jenuh, dalam pengertian telah menemukan pola
kinerja dan faktor-faktor yang mempengaruhinya.
Lntuk memperoleh data-data atau informasi mengenai tindakan-tindakan
yang mencerminkan kinerja dan faktor-faktor yang mempengaruhinya diperlukan
observasi. atau pengamatan secara langsung maupun tidak langsung. Cara ini
dimaksudkan untuk mendapatkan data yang cermat,faktual dan kontekstual.Dalam
kaitan itu peneliti melakukan pengamatan tidak lansung dan sesekali melakukan
pengamatan langsung, misalnya ikut terlibat dalam kontrak penelitian,pengabdian
pada masyarakat maupun dalam kegiatan belajar-mengajar di dalam kelas/studio.
54
Untuk kelengkapan catatan lapangan (field notes) dan ketelitian data yang
diperoleh, maka peneliti melengkapi diri dengan buku catatan dan tape recorder^.
Peralatan-peralatan tersebut digunakan untuk "mencatat" informasi verbal maupun
nonverbal selengkap mungkin.
Sedangkan instrumen penelitian ini ialah peneliti itu sendiri (human
instrument), karena manusia mempunyai adaptabilitas yang tinggi serta responsif
terhadap situasi yang berubah-ubah yang terjadi selama penelitian berlangsung
Selain itu. sebagai manusia si peneliti memiliki kemampuan untuk menjelaskan
kepada responden tentang sesuatu yang kurang mereka fahami, juga memiliki
kemampuan untuk menggali sesuatu yang tidak direncanakan sebelumnya,tidak
diduga atau
tidak lazim yang dapat
memperdalam makna penelitian
(Nasution. 1990:55-56).
D. Langkah-langkah Penelitian
Dalam penelitian kualitatif terdapat banyak pendapat yang berkaitan dengan
langkah atau tahapan dalam pelaksanaan penelitian dan belum ada kesepakatan
yang tegas tentang hal itu. Namun demikian Nasution (1990) mengemukakan suatu
terminologi yang mampu merangkum berbagai gagasan yang saling berbeda tadi.
Tahapan-tahapan penelitian yang diajukan oleh Nasution tersebut adalah
sebagai berikut:
Tahap Qrientasi , yaitu berupa penelitian awal dengan tujuan untuk
memperoleh gambaran permasalahan yang lebih lengkap guna memantapkan fokus
penelitian. Setelah berkonsultasi dengan pembimbing dan desain penelitian disetujui,
55
penulis mengadakan studi penjajagan dengan melakukan serangkaian wawancara
yaim bersifat informal,observasi tidak langsung dan menyebarkan angket.
Wawancara secara informal dilakukan dengan sejumlah tenaga administratif
dosen yang mewakili tiap bagian serta dosen dari tiap juirusan jurusan, yaitu
Jurusan Desain dan Jurusan Seni Rupa Murni. Selain itu wawancara pun dilakukan
dengan beberapa unsur seperti Kasubag Kepegawaian, Kepala BAU, serta
mahasiswa dan masyarakat
yang terkait dengan kegiatan bidang bidang
administrasi STISI Bandung.
Selanjutnya pada Tahap Eksplorasi dilakukan penelitian yang sebenarnya
yakni pengumpulan data yang berkenaan dengan fokus dan tujuan penelitian.
Pengumpulan data dan informasi dilakukan melalui wawancara dengan para dosen ,
dan tenaga administratif serta mahasiswa yang telah ditentukan. Untuk
memperkuat kebenaran data dari responden dilakukan serangkaian wawancara
dengan para nara sumber yang representatif yaitu Ketua STISI, Ketua Jurusan,
Pembantu Ketua I, serta Kepala-kepala Bagian Administrasi.
Wawancara
dilakukan dengan mempergunakan pedoman agar pembicaraan dapat bei langsung
terarah, tetap pada konteks yang menjadi fokus penelitian. Selain itu untuk
melengkapi data yang sudah terkumpul sekaligus untuk mengecek atau
trianggulsai, peneliti juga melakukan observasi dan studi dokumentasi.
Setiap usai melakukan wawancara, peneliti membuat deskripsi hasil
wawancara berdasarkan tiap subtopik pertanyaan. Hal itu dilakukan untuk
mempermudah analisis data dan untuk menemukan pola jawaban yang diperoleh
dengan cara mereduksi data atau informasi, yakni dengan meyeleksi catatan
56
lapangan yang ada dan meiangkum hal-hal yang penting secara lebih sistematis.
Selanjutnya menuliskan laporan secara deskriptif berdasarkan pandangan
responden (emic).
Berkaitan dengan deskripsi tersebut, penulis juga membuat catatan terpisah
yaitu berupa catatan refleksi yang mencoba melihat permasalahan dari sudut
pandang peneliti sendiri. Cara tersebut dapat mempermudah peneliti dalam
mempertajam gambaran mengenai fokus penelitian.
Tahap terakhir ialah Member Check. Dalam tahap ini dilakukan verifikasi
dengan mengecek validitas data.Tahap ini dimaksudkan untuk mengecek kebenaran
informasi-informasi yang telah dikumpulkan agar hasil penelitian dapat lebih
dipercaya.
Pengecekan informasi ini dilakukan setiap kali peneliti selesai melakukan
wawancara, yakni dengan mengkonfirmasikan catatan-catatan hasil wawancara.
Dalam wawancara itu juga sedapat mungkin ditarik kesimpulan bersama-sama
dengan responden. Hal itu dimaksudkan untuk mengurangi kesalahfahaman dalam
menafsirkan informasi yang telah disampaikan oleh responden.Selain itu, catatan
lapangan yang telah diketik juga dimintakan koreksi dari nara sumber yang
bersangkutan. Untuk lebih memantapkan lagi, dilakukan pula observasi dan studi
dokumentasi serta trianggulasi kepada responden maupun nara sumber lain yang
berkompeten. Pelaksanaan Member Check ini dilakukan sejalan dengan Tahap
Eskplorasi.
57
E. Prosedur Analisis Data
Karakter analisis dalam penelitian kualitatif berlangsung secara induktif dan
terus menerus. dengan kata lain analisis data ini dilakukan dalam suatu proses yang
berarti pelaksanaannya sudah dilakukan semenjak pengumpulan data dan
dikerjakan
secara lebih intensif lagi
sesudah
meninggalkan
lapangan
(Moleong, 1996:104).
Sedangkan Nasution (1988) menyatakan bahwa persoalan yang dihadapi
oleh peneliti kualitatif dalam menganalsis data adalah tidak adanya prosedur yang
baku yang dapat dijadikan pedoman atau pola analisa data. Selanutnya la
berpendapat bahwa "Analisa data memeriukan daya kreatif serta kemampuan
intelektual yang tinggi. Lagipula tidak ada cara tertentu yang dapat diikuti untuk
mengadakan analisis, sehingga tiap peneliti harus mencari sendiri metode yang
dirasakan cocok dengan sifat penelitiannya.
Berdasarkan keterangan di atas, maka prosedur pengolahan dan analisis
data meliputi kegiatan:
1.
Reduksi Data
Reduksi data dilakukan dengan cara memilah data yang sudah disusun dalam
laporan lapangan, dengan menyusunnya kembali dalam bentuk uraian atau laporan
yang lebih terperinci. Selanjutnya laporan yang direduksi dirangkum dan dipilih
berdasarkan hal-hal pokok serta difokuskan pada hal-hal penting dan relevan
dengan fokus penelitian.
2. Kategorisasi data
58
Data atau informasi yang diperoleh diidentifikasi satuan analisisnya dan
alternatif kategori yang mungkin untuk satuan analisis itu. Pada tahap ini proses
analisis dilakukan dengan cara mengorganisasi data dan membangun kategori.
Organisasi (unitisasi) data dilakukan dengan membuat kode berdasarkan
pertanyaan penelitian, membuat pengertian untuk memeriksa tulisan-tulisan,
melihat pada kode-kode utama untuk setiap pertanyaan penelitian.
Membangun Kategori muncul karena interaksi antara teori dan data
(Huberman, 1984). Kategori dilihat dari kemiripan unsur-unsur yang terkandung
dalam satu aspek atau unsur-unsur yang membedakan antara satu aspek dengan
lainnya. Kategori dalam studi ini dilihat berdasarkan tempat, pelaku dan proses.
Untuk memenuhi kriteria di atas, maka peneliti melakukan upaya-upaya
sebagai berikut'
a. Data mentah yang diperoleh melalui wawancara,observasi, maupun studi
dokumentasi direkapitulasi dalam laporan lapangan yang lengkap dan cermat;
b. Data mentah di atas disusun dalam hasil analisis dengan cara menyelek