EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI
JURNAL ILMIAH INFORMATIKA GLOBAL VOLUME 5 No.1 JULI 2014
ISSN : 2302-500X
EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI PADA SISTEM
INFORMASI AKADEMIK (SIMAK) UNIVERSITAS
INDO GLOBAL MANDIRI
Terttiaavini 1)
1)
Program Studi Sistem Informasi Universitas Indo Global Mandiri
Jl Jend. Sudirman No. 629 KM. 4 Palembang Kode Pos 30129
Email : avini.saputra@uigm.ac.id 1)
ABSTRACT
Colleges are educational institutions run education system with the aim to produce young people who excel, qualified,
and ready to use. One type of college is the University. Universities are educational institutions that have diverse faculties
and departments so as to management requires an appropriate academic information system and ca n follow the changes
and dynamic development. To get an information system that is reliable, it is necessary to the analysis and design of
academic information system that is dynamic, in that it is based on information technology, so as to provide optimal
academic services to students and the entire academic community. To ensure academic activity that goes well, it is
necessary to analyze the application of academic information system that can measure the effectiveness of academic data
processing activities. With periodic evaluation system, it can be known whether the system is still able to meet the
information needs in UIGM. The evaluation method used system technology utilization by using COBIT Framework is to
process planning and Organisation (Planning & Organisation) and Delivery and Support (Delivery & Support). Maturity
value of the calculation results show that the system is at a value of Academic UIGM 2035. The value at the level of
repeatable but intuitive. This means that SIMAK used today, does not support the academic data processing activities to
the fullest. Necessary for the development or improvement of the system.
Keywords : Analysis, Academic Information Systems, COBIT Framework
proses yang mempunyai maksud untuk memastikan
bahwa TI yang ada mendukung dan membantu dalam
pencapaian strategi dan tujuan organisasi. Sistem
informasi yang menggunakan teknik tambal sulam akan
sulit beradaptasi dengan sistem yang sudah ada. Dampak
buruknya adalah menggurangi output dan kinerja sistem
itu sendiri. Selain itu ketidak akuratan data yang
dihasilkan akan menyulitkan pimpinan dalam mengambil
keputusan. Pemboroasn waktu, keterlambatan ouput dan
kesulitan dalam menyimpulan hasil akhir merupakan
tanda menurunnya kinerja sistem. Oleh karena itu perlu
dilakukan audit sistem untuk memastikan apakah sistem
tersebut perlu di upgrade atau di maintanance.
Universitas Indo Global mandiri telah memanfaatkan
teknologi untuk menunjang kegiatan akademik. Pada
tahun 1999, Indo Global Mandiri masih berbentuk
Sekolah Tinggi Manajemen dan komputer (STMIK), saat
itu STMIK IGM sudah menggunakan sistem
terkomputerisasi. Aplikasi yang mendukung sistem
tersebut adalah program aplikasi akademik dengan
menggunakan bahasa pemrograman Foxfro dan operating
System DOS. Tahun 2005, STMIK IGM berubah
menjadi Universitas IGM. Perubahan tersebut
menjadikan Universitas IGM memilki 3 Fakultas dan 11
Program studi. Aturan Dikti yang mengharuskan
pelaporan kegiatan akademik setiap semester
menyebabkan kebutuhan akan pengembangan informasi
menjadi penting. Hal ini menyebabkan kebutuhan
informasi akademik semakin bertambah. Aplikasi
Akademik yang selama ini digunakan tidak mampu
memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan
1. Pendahuluan
Memasuki era informasi, teknologi informasi
tumbuh berkembang dan mempengaruhi kehidupan
manusia. Perkembangan Sistem Informasi yang semakin
cepat mempengaruhi kegiatan pada organisasi besar
maupun kecil. Organisasi yang tidak menggunakan
Sistem Informasi, dan belum memiliki suatu perencanaan
Sistem Informasi akan kalah bersaing dengan
kompetitornya. Perencanaan strategis Sistem informasi
membutuhkan dukungan organisasi, infrastruktur dan
perangkat teknologi informasi. Menurut O’Brien dan
Marakas (2008:7), “information system can be any
organized combination of people, hardware, software,
communication networks and data resources that collect,
transform, disseminates information in a organization ”.
Dalam membangun Sistem informasi di suatu organisasi
harus melibatkan orang ahli yang dapat merumuskan
kebutuhan Sistem. Uji kelayakan sistem perlu dilakukan
untuk memastikan apakah pengembangan sistem
informasi tersebut sudah mesti dilakukan dan sistem yang
bagaimana yang dibutuhkan suatu organisasi. Orgnisasi
yang mengunakan sistem informasi tentu memiliki
perencanaan tata kelolah informasi yang baik. Membuat
dasar tata kelolah mesti dilakukan oleh orang ahli dan
melibatkan pimpinan dalam mengambil keputusan.
Menurut IT Governance Institute (ITGI), IT governance
(tata kelola TI) merupakan tanggung jawab dewan direksi
dan manajemen tingkat atas. Tata kelola TI merupakan
bagian dari pengelolaan perusahaan dan terdiri dari
pimpinan,semua anggota susunan organisasi dan proses-
8
JURNAL ILMIAH INFORMATIKA GLOBAL VOLUME 5 No.1 JULI 2014
ISSN : 2302-500X
Tujuan dari analisa sistem ini adalah mengevaluasi
penerapan SIMAK agar dapat dijadikan tolok ukur untuk
pengembangan Sistem Informasi akademik UIGM.
Universitas.
Akhirnya
tahun
2012
dilakukan
pengembangan sistem Informasi akademik yang
dinamakan SIMAK. SIMAK dibangun untuk membantu
kegiatan akademik agar dapat berjalan lebih baik. Dengan
dukungan database yang terorganisir, diharapkan SIMAK
mendukung kegiatan pengolahan data yang lebih efektif,
baik dalam penyajian data dan pembuatan laporan yang
dapat memenuhi kebutuhan Universitas. Aplikasi tersebut
didukung oleh program Visual Delfi dan database mysql.
Saat ini Penerapan SIMAK berjalan sudah 6 bulan.
Perlu dilakukan evaluasi agar dapat mengukur
fungsionalitas dari SIMAK. Hasil dari evaluasi dapat
menyimpulkan fungsi/proses apa yang sudah berjalan
dengan baik dan yang belum/tidak berjalan dengan baik.
Menurut Arikunto (2010:1). Evaluasi sebagai sebuah
proses menentukan hasil yang telah dicapai beberapa
kegiatan yang direncanakan utnuk mendukung
tercapainya tujuan. Teknik evaluasi dilakukan dengan
cara pengumpulan data, yang dilakukan dengan cara
penyebaran kuesioner dan wawancara kepada kepala
BAAK dan staf BAAK. Instrumen kuesioner diukur
dengan menggunakan indikator pengukuran pada Cobit
framework. Cobit adalah Control Objectives for
Information and Related Technology yang merupakan
audit Sistem Informasi dan dasar pengendalian yang
dibuat oleh Information Systems Audit and Control
Association (ISACA) dan IT Governance Institute (ITGI).
Cobit bermanfaat bagi auditor karena merupakan teknik
yang dapat membantu dalam identifikasi IT controls
issues. Cobit berguna bagi IT users karena memperoleh
keyakinan atas kehandalan sistem aplikasi yang
dipergunakan. Sedangkan para manajer memperoleh
manfaat dalam keputusan investasi di bidang TI serta
infrastrukturnya, menyusun strategic IT Plan ,
menentukan information architecture, dan keputusan atas
procurement
(pengadaan/pembelian) aset. Cobit
menggunakan model perhitungan maturity value untuk
menghitung tingkat kematangan masing-masing proses.
Maturity model menggunakan metode penilaian untuk
menilai proses TI yang dimilikinya dari skala nonexistent
sampai dengan optimised (dari 0 sampai 5).
Menurut ketentuan dalam ISAC Foundation (2007),
pemetaan status kematangan proses teknologi informasi
dapat dijelaskan sebagai berikut : Skala 0 : Non-Existent,
Skala 1 : Initial, Skala 2 : Repeatable but Intuitive, Skala
3 : Defined Process; Skala 4 : Managed and Measurable,
Skala 5 : Optimized; Rinci skala kematangan dapat dilihat
pada table dibawah ini :
2. Pembahasan
Tahapan dalam analisa sistem informasi SIMAK
adalah sebagai berikut :
1. Mengidentifikasikan masalah.
Permasalahan yang diangkat adalah untuk mengukur
sejauh mana penerapan SIMAK tersebut memenuhi
kebutuhan organisasi.
2. Merumuskan dan membatasi masalah.
Adapaun domain pada Cobit Framework yang
menjadi indikator pengukuran adalah PO6, PO&,
PO9, DS1, DS3, DS4, DS5, DS10, DS12, dan DS13.
3. Melakukan Studi Pustaka.
Penelitian ini menggunkan Cobit Framework dengan
perhitungan menggunkan Maturity value. Referensi
diperoleh dari literatur penelitian terdahulu dan
handbook cobit framework versi 4.1.
4. Menentukan Desain dan Metode Penelitian.
Metode penelitian yang digunakan adalah evaluation
research. Pada jenis penelitian ini data menjadi hal
yang penting dalam menyimpulkan kondisi sistem.
5. Menyusun Instrumen dan mengumpulkan data.
Penyusuan item kuesioner, pengumpulan data dan
perhitungan data mesti mengikuti aturan yang standar,
agar memperolah data yang valid dan reliable.
6. Menganalisa dan menyajikan hasil.
Data yang dikumpulkan akan dihitung, Total Nilai
kematangan dari pernyataan, Menghitung nilai
ketergantungan pada level kematangan, Menghitung
nilai normal kematangan dan Menghitung tingkat
kepatuhan. Nilai tingkat kepatuhan merupakan nilai
maturity level suatu proses.
7. Menginterpretasikan
temuan
dan
membuat
kesimpulan.
Hasil analisis data masih berbentuk temuan yang
belum diberi makna. Pemberian makna atau arti
temuan dilakukan setelah data menghasilkan suatu
angka. Angka tersebut diinterpretasi dengan tabel
kepatuhan, sehingga menghasilkan kesimpulan.
Skala pengukuran
Skala yang digunakan adalah skala likert. Skala likert
dapat digunakan untuk mengukur sikap, pendapat dan
persepsi seseorang atau sekelompok orang tentang suatu
keadaan. skala likert sinergikan dengan nilai kepatuhan
maturity value sehingga menghasilkan tabel tingkat
kepatuhan.
Tabel 1. Representasi Indek Kematangan
Tabel 2. Nilai Tingkat Kepatuhan
Sumber. Control Object Cobit versi 4.1
9
JURNAL ILMIAH INFORMATIKA GLOBAL VOLUME 5 No.1 JULI 2014
a.
Domain Cobit ditentukan untuk mendefenisikan proses
yang sesuai untuk penilaian. Domain di jabarkan dalam
beberapa proses yaitu
b.
c.
ISSN : 2302-500X
Mahasiswa yang telah melakukan entry dan cetak
KRS.
Dosen yang pernah melakukan proses entry nilai.
Staf BAAK yang menggunakan aplikasi SIMAK.
Tabel 3. Kerangka Kerja dan Proses Kerja CobIT.
Proses
Kerangka Kerja dan Proses Cobit /(Framework and
Instrumen Penelitian
Setelah ditentukan indikator penilaian, selanjutnya
disusun instrumen penilaian. Jumlah aitem instrumen =
30 aitem. Masing-masing proses mewakili 3 item.
Proses of Cobit
Perencanaan dan Organisasi (Planning & Organisation)
Mengkomunikasikan Tujuan dan arah manajemen
PO6
(Planning & Organisation )
Mengelolah sumber daya manusia (Manage human
PO7
resources)
PO9
Mengkaji Resiko (Assesess risks)
Pengiriman dan Dukungan (Delivery & Support)
Menentukan dan mengelolah tingkat layanan (Define
DS1
and manage service levels)
Mengelolah performa dan kapasitas (Manage
DS3
performance and capacity)
Meyakinkan keberlanjutan system (Ensure continuous
DS4
service)
Memastikan keamanan sistem (Ensure systems
DS5
security)
Mengelolah masalah (Manage problems and
DS10
incidents)
DS12 Mengelolah Fasilitas (Manage facility)
DS13 Mengelolah Operasi (Manage operations)
Analisa Sistem Informasi Akademik (SIMAK)
Dalam aplikasi SIMAK terdapat beberapa proses yang
dikelompokkan berdasarkan kegiatan yaitu
a) Login
Login merupakan akses masuk kedalam Aplikasi
SIMAK. Hanya orang yang berwenang yang dapat
membuka aplikasi website.
b) Pengolahan data Mahasiwa terdiri dari :
1. Entry nomor induk mahasiswa baru
2. Cetak data Mahasiswa.
3. Cetak daftar asal sekolah.
4. Cetak asal daerah.
5. Cetak daftar agama Mahasiswa.
c)
Pengolahan data dosen dan Mahasiswa terdiri :
1. Entry data dosen mengajar.
2. Entry tabah data mahasiswa
3. Daftar Induk mahasiswa
4. Pemeliharaan data Dosen mengajar
5. Data transisi
6. Cetak data dosen pengajar.
7. Cetak data kurikulum.
8. Cetak mahasiswa Aktif.
9. Tampilan data Mahasiswa
10. Tampilan data dosen mengajar.
11. Print out daftar Kurikulum.
12. Tabel Kurikulum.
13. Print out Rekap data dosen pengajar
14. Print out Daftar induk mahasiswa
d) Pengolahan data pengajaran terdiri :
1. Entry jadwal mengajar dosen.
2. Entry Formulir Rencana Studi Mahasiswa
(FRS).
3. Entry Otomatisasi KRS Paket.
4. Cetak jadwal Kuliah Mahasiswa
5. Cetak daftar perkuliahan Mahasiswa
6. Cetak Kartu Rencana Studi (KRS).
7. Cetak jadwal mengajar
8. Print out KRS
9. Print out jadwal kuliah Mahasiswa
10. Print out daftar perkuliahan Mahasiswa.
11. Print out daftar dosen mengajar.
12. Print out berita acara pengajaran.
e) Pengolahan kegiatan UAS terdiri :
1. Cetak KPU.
2. Cetak absensi ujian.
3. Print out kartu peserta ujian (KPU)
f) Pengolahan nilai, terdiri :
1. Entry daftar nilai Mahasiswa per Prodi.
2. Entry nilai per Matakuliah.
Kerangka kerja proses Cobit merupakan indikator
instrumen data yang mendasari pembuatan kuesioner.
Pada Kuesioner akan ditentukan Tingkat kepentingan
yang merupakan pengukuran seberapa penting proses
kerja Cobit tersebut dilaksanakan pada suatu organisasi.
Sasaran penilaian dalam pembuatan kuesioner dan
wawancara yaitu
1. Mengukur apakah penerapan SIMAK sudah
disosialisasikan pada pengguna.
2. Mengukur apakah sumber daya manusia (brainware)
yang menjalakan sistem tersebut mampu
menjalankannya dengan baik.
3. Mengukur apakah SIMAK sudah diantisipasi
terhadap resiko yang mungkin timbul.
4. Mengukur apakah pengelolahan performan dan
kapasitas SIMAK sudah sesuai dan dapat mendukung
pelaksanaan akademik dengan baik.
5. Mengukur apakah SIMAK masih dapat digunakan
untuk memproses kegiatan akademik.
6. Mengukur apakah SIMAK sudah didukung
keamanan yang memadai, baik dari segi
penyimpanan data, ruang, virus dan dari orang yang
tidak berkepentingan.
7. Mengukur apakah sejak penggunaan SIMAK
masalah yang ditemui saat pelaksanaan akademik
dapat diselesaikan dengan baik.
8. Mengukur apakah fasilitas yang disediakan dapat
mendukung kegiatan pelaksanaan proses SIMAK
dengan baik.
9. Mengukur apakah dokumentasi penggunaan SIMAK
tersimpan dengan baik dan hasil / report dapat
memenuhi kebutuhan informasi organiasasi.
Unit penarikan sampel (sampel unit)
Pengambilan sampel dilakukan dengan mempertimbang
kan siapa yang berkompeten memberikan penilaian yaitu
10
JURNAL ILMIAH INFORMATIKA GLOBAL VOLUME 5 No.1 JULI 2014
3. Entry nilai per Mahasiswa.
4. Pemeliharaan data nilai Mahasiswa.
5. Pemeliharaan data nilai mahasiswa semeter lalu
6. Cetak KHS.
7. Rekap IPS dan IPK per semester
8. Cetak daftar kumpulan nilai.
9. Cetak pengumuman nilai.
10. Cetak history nilai per semester.
11. Print out KHS
12. Print out Daftar kumpulan Nilai Histori
13. Print out Daftar nilai Mahasiswa
14. Print out Peserta dan Formulir Nilai
15. Print out Daftar nilai Mahasiswa
g) Pengolahan Judul Skripsi dan PKL, terdiri :
1. Entry judul Skripsi.
2. Entry judul PKL
h) Pengolahan transfer nilai, terdiri :
1. Transfer perbaikan IPK dan IPS semester lalu
2. Transfer nilai hasil studi.
3. Transfer nilai per nim.
i) Pengolahan data transkrip, terdiri :
1. Cetak transkrip.
2. Print out Daftar Kumpulan Nilai
3. Print out Transkrip Akademik
4. Berita Acara perbaikan
2.
ISSN : 2302-500X
Cetak data Mahasiswa
Merupakan tampilan untuk
mencetak
mahasiswa berdasarkan katagori value.
data
Gambar 2. Cetak data Mahasiswa
b) Pengolahan data Dosen dan Mahasiswa
1) Entry Data Dosen Pengajar
Merupakan tampilan untuk menginput data Dosen
mengajar. Data yang diinput disimpan dalam tabel
master Dosen.
Analisa perangkat keras dan perangkat lunak
Spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak pada
sistem yang berjalan adalah
Perangakat keras :
1. Komputer
: Desktop
2. Processor
: Intel Atom 1,66 Ghz
3. Hardisk
: 500 GB
4. RAM
: 2 GB
5. Printer
: Epson LX-300 dan Brother
6. OS Server
: Window XP 2003
7. RAM server
: 300 Ghz
Peranglat lunak :
1. Software depvelopment : Visual Delphi 6.0
2. Operating system
: Window Server
3. Software database
: MySql
Gambar 3. Entry data dosen pengajar
2)
Analisa tampilan Input dan Ouput
Berikut adalah beberapa tampilan pada aplikasi SIMAK.
a) Pengolahan Data Mahasiswa
1) Entry NIM mahasiswa baru
Merupakan tampilan untuk
menginput NIM
mahasiswa baru. Mahasiswa yang di nyatakan lulus
tes PMB dan telah melakukan registrasi akan
diberikan NIM.
Pemeliharaan Data Dosen Pengajar
Merupakan tampilan untuk merubah data dosen.
Terdapat dua pilihan yaitu data diubah atau dihapus.
Gambar 4. Pemeliharaan Data Dosen
3)
Cetak Data Dosen Pengajar
Merupakan tampilan untuk mencetak data dosen
berdasarkan katagori value
Gambar 5. Cetak Data Dosen Pengajar
Gambar 1. Entry NIM MHS Baru
11
JURNAL ILMIAH INFORMATIKA GLOBAL VOLUME 5 No.1 JULI 2014
4)
Cetak Mahasiswa Aktif
Merupakan tampilan untuk
mencetak daftar
Mahasiswa aktif ber- dasarkan periode dan
angkatan.
8)
ISSN : 2302-500X
Print out Daftar Induk Mahasiswa
Merupakan print out daftar induk masiswa.
Gambar 6. Cetak Mahasiswa aktif
Gambar 10. Print out daftar induk Mahasiswa
5)
Tampilan Data Mahasiswa
Merupakan tampilan untuk menampilkan detail data
Mahasiswa.
c)
1)
Pengolahan Data pengajaran
Entry Jadwal Mengajar Dosen
Merupakan tampilan untuk mengentry data Dosen
mengajar. Berdasarkan mulai per- kuliahan dan
tangal cetak jadwal mengajar
Gambar 11. Entry jadwal mengajar dosen
2)
Gambar 7. Tampilan data Mahasiswa
6)
Tampilan Data Dosen Pengajar
Merupakan tampilan untuk menampilkan detail data
Dosen.
Entry Formulir Rencana Studi Mahasiswa (FRS)
Merupakan tampilan untuk entry rencana studi
MHS berdasrkan FRM. MHS dapat memilih mata
kuliah berdasrkan kurikulum yang ditawarkan.
Pilihan MK tersebut ditulis dalam FRS dengan
persetujuan dari PA
Gambar 12. Entry FRS
3)
Gambar 8. Tampilan data dosen mengajar
7)
Print out Rekap Data Dosen Pengajar
Merupakan print out daftar dosen mengajar
berdasarkan jurusan.
Cetak Jadwal Kuliah Mahasiswa
Merupakan tampilan untuk mencetak Jadwal kuliah
berdasarkan NPM.
Gambar 13. Cetak jadwal kuliah mahaiswa
4)
Gambar 9. Print out Rekap Dosen Pengajar
12
Cetak Kartu Rencana Studi (KRS)
Merupakan tampilan untuk mencetak KRS
berdasarkan NPM, Jurusan ataupun semua Jurusan.
JURNAL ILMIAH INFORMATIKA GLOBAL VOLUME 5 No.1 JULI 2014
ISSN : 2302-500X
Gambar 14. Cetak kartu rencana studi (KRS)
5)
Print out KRS
Merupakan keluaran berupa Kartu Rencana Studi
(KRS).
Gambar 18. Cetak KHS
3) Cetak Daftar Kumpul Nilai
Merupakan tampilan untuk
mencetak daftar
kumpulan nilai. Pencetakan berdasarkan NPM,
Nomor transkrip, tanggal cetak dan pimpinan yang
mengesahkan
Gambar 15. Print out KRS
6)
Print out Jadwal Kuliah Mahasiswa
Merupakan keluaran berupa Jadwal Kuliah per
Mahasiswa.
Gambar 19. Cetak daftar kumpulan nilai
4) Print out KHS
Merupakan keluaran berupa Kartu Hasil Studi
(KHS) per Mahasiswa.
Gambar 16. Print out jadwal kuliah Mahasiswa
d) Pengolahan Nilai
1) Entry Nilai per Mahasiswa
Merupakan tampilan untuk menginput data Nilai
per Mahasiswa. Daftar matakuliah yang tampil
sesuai dengan KRS yang diambil pada tahun
bersangkutan
Gambar 20. Print out KHS
e) Pengolahan Judul Skripsi dan PKL
1) Entry judul Skripsi
Merupakan tampilan untuk menginput data Skripsi
mahasiswa yang terdiri atas tgl menyusun, tgl
selesai, Judul skripsi dan tema skripsi
Gambar 17. Entry nilai per Mahasiswa
2) Cetak KHS
Merupakan tampilan untuk mencetak kartu hasil
studi Mahasiswa
Gambar 21. Entry judul Skripsi
13
JURNAL ILMIAH INFORMATIKA GLOBAL VOLUME 5 No.1 JULI 2014
ISSN : 2302-500X
f) Pengolahan Data Transkrip
1) Cetak Transkrip
Merupakan tampilan untuk mencetak transkrip
dengan bahasa indonesia.
Tabel Total Statemen compliance value merupakan total
nilai dari seluruh jawaban kuesioner responden yang
telah dikonversi dengan compliance value. Setiap
Proses terdiri dari 3 butir pertanyaan dengan 10 jawaban
responden. Total nilai ini akan digunakan untuk
mengitung nilai kepatuhan untuk masing-masing
pernyataan (statement) berdasarkan Level of statement.
a) Nilai dari tingkat Kepatuhan (maturity level
compliance value) dan Nilai Kematangan
(maturity level value) untuk setiap proses.
1) Tahapan perhitungan maturity value untuk proses
PO6.
Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses
DS06 menghasilkan nilai 1.960. Ini menunjukkan
bahwa proses mengkomunikasikan tujuan dan arah
manajemen tidak berjalan dengan maksimal. Jumlah
nilai kematangan terendah terletak pada kuesioner
no.2 yaitu dokumentasi tata cara penggunaan
aplikasi SIMAK telah disediakan oleh pihak
Pengembang IT untuk membantu user menjalakan
Aplikasi SIMAK.
2) Tahapan perhitungan maturity value untuk proses
PO7.
Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses
PO7 menghasilkan nilai 2.089. Ini menunjukkan
bahwa proses mengelola sumber daya manusia
masih kurang baik. Jumlah nilai kematangan
terendah terletak pada kuesioner no.4 yaitu
penjagaan ruang entry KRS dan proses akademik
lainnya belum dilakukan dengan makasimal.
3) Tahapan perhitungan maturity value untuk proses
PO9.
Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses
PO9 menghasilkan nilai 2.018 Ini menunjukkan
bahwa proses mengkaji resiko belum berjalan
dengan baik. Jumlah nilai kematangan terendah
terletak pada kuesioner no.7 yaitu tidak tersedianya
backup data apabila terjadi mati lampu/kebakaran/
force major .
4) Tahapan perhitungan maturity value untuk proses
DS1.
Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses
DS1 menghasilkan nilai 2.018. Ini menunjukkan
bahwa proses menentukan dan mengelola tingkat
layanan tidak berjalan dengan maksimal. Jumlah
nilai kematangan terendah terletak pada kuesioner
no.10 yaitu Aplikasi SIMAK tidak dilengkapi
dengan pesan pemberitahuan apabila terjadi
kesalahan input data oleh user.
5) Tahapan perhitungan maturity value untuk proses
DS3.
Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses
DS3 menghasilkan nilai 1.975. Ini menunjukkan
bahwa proses Mengelola performan dan kapasitas
Gambar 22. Cetak transkrip
2)
Print out Transkrip Akademik
Merupakan keluaran berupa Transkrip Akademik
Gambar 23. Print out transkrip nilai
Hasil Penelitian
Karakteristik responden anggota perpustakaan.
Berdasarkanpengguna, maka karakteristik responden
ditampilkan pada Tabel 10.
Tabel 4. Karakteristik Responden
Jurusan
Dosen
Pegawai BAAK
Mahasiswa
Jumlah
Jumlah
Responden
2
2
6
10
Persentase
20%
20%
60%
Analisa Deskriptif
Berikut adalah proses pengolahan data kuesioner
berdasarkan Maturity Model.
Perhitungan Maturity Level Value
Tahapan menghitung Maturity Level Value berdasarkan
pada jawaban responden pada kuesioner yang disebar.
Seluruh jawaban responden di masukkan kedalam
tabulasi data. Jumlah responden = 10 orang. Tabulasi data
responden dapat dilihat pada lampiran.
a) Total Nilai kepatuhan dari pernyataan (Total
Statements Compliance Value)
Tabel 5. Total Statements Compliance Value
14
JURNAL ILMIAH INFORMATIKA GLOBAL VOLUME 5 No.1 JULI 2014
6)
7)
8)
9)
10)
berjalan tidak maksimal. Jumlah nilai kematangan
terendah terletak pada kuesioner no.15 Waktu entry
KRS sampai pencetakan blanko pembayaran > 15
menit
Tahapan perhitungan maturity value untuk proses
DS4.
Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses
DS4 menghasilkan nilai 2.154. Ini menunjukkan
bahwa proses Meyakinkan keberlanjutan system
tidak direkomendasikan. Jumlah nilai kematangan
terendah terletak pada kuesioner no.16
yaitu
informasi yang dihasilkan dari aplikasi SIMAK saat
ini tidak dapat memenuhi seluruh kebutuhan
informasi dibutuhkan UIGM.
Tahapan perhitungan maturity value untuk proses
DS5.
Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses
DS5 menghasilkan nilai 2.030. Ini menunjukkan
bahwa proses Memastikan keamanan system tidak
kurang mendapatkan rekomendasii. Jumlah nilai
kematangan terendah terletak pada kuesioner no.19
yaitu Data tidak dilindung dengan anti virus,
malware dll, sehingga data sangat rentan terkena
serangan dari hal-hal yang dapat merusak data di
server.
Tahapan perhitungan maturity value untuk proses
DS10.
Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses
DS10 menghasilkan nilai 2.022. Ini menunjukkan
bahwa proses Mengelola masalah tidak berjalan
dengan maksimal. Jumlah nilai kematangan terendah
terletak pada kuesioner no.22 yaitu Saat ini sering
ditemukan ditemukan masalah yang cukup signifikan
yang dapat menghambat proses entry data.
Tahapan perhitungan maturity value untuk proses
DS12.
Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses
DS12 menghasilkan nilai 2.029. Ini menunjukkan
bahwa proses Mengelola fasilitas tidak berjalan
maksimal. Jumlah nilai kematangan terendah terletak
pada kuesioner no.25 yaitu Komputer aplika SIMAK
belum memenuhi kebutuhan user.
Tahapan perhitungan maturity value untuk proses
DS13.
Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses
DS13 menghasilkan nilai 2.060. Ini menunjukkan
bahwa proses Mengelola operasi tidak berjalan
maksimal. Jumlah nilai kematangan terendah terletak
pada kuesioner no.29 yaitu Pihak IT pengembangan
aplikasi SIMAK tidak melakukan Maintanance
program secara berkala.
ISSN : 2302-500X
Tabel 6. Kematangan Proses
d) Diagram Kematangan proses TI
Bila di petakan ke dalam diagram maka hasil tingkat
kematangan Proses penerapan dapat di lihat pada
Gambar 62. Pada gambar tersebut terlihat bahwa
sangat fluktuatif tingkat kematangan untuk tiap proses
TI. Tingkat kematangan proses TI yang mendekati
nilai 2.5 dalam skala COBIT Framework akan
menunjukkan bahwa proses Perencanaan dan
Organisasi dan Pengantaran dan Dukungan terlaksana
saat ini di UIGM belum mencapai standar.
Gambar 24. Diagram Kematangan proses TI
Hasil Analisa Peneliti
Dari hasil perhitungan maturity value menunjukan nilai
rata-rata 2.035. Point ni berada pada skala repeatable but
intuitive. Ini mnunjukkan bahwa organisasi sudah mulai
memilliki prosedur dalam penggunaan proses teknologi
informasi, tetapi tidak ada pelatihan dan komunikasi
formal tentang prosedur standar tersebut. Pelaksanan
kegiatan tidak berjalan dengan maksimal, karena aplikasi
yang tidak mendukung. Tanggung jawab terhadap proses
tersebut masih dibebankan pada individu dan tingkat
ketergantungan pada kemampuan individu sangat besar
sehingga sering terjadi kesalahan.
3. Kesimpulan
Dari hasil analisa data melalui koesioner, wawancara
dan observasi, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Berdasarkan hasil pengolahan data kuesioner
menghasilkan maturity value 2.035. Nilai terletak
dibawah nilai normal yaitu 3.00. Nilai tersebut berada
pada level repeatable but intuitive. Ini berarti bahwa
SIMAK yang digunakan saat, tidak menunjang
kegiatan pengolahan data akademik secara maksimal.
c) Tabel maturity value.
Pernyataan kematangan untuk tiap proses TI dan
tingkatan yang lengkap, serta nilai tiap pernyataan
responden telah dirangkum dan dapat di lihat pada
tabel dibawah ini
15
JURNAL ILMIAH INFORMATIKA GLOBAL VOLUME 5 No.1 JULI 2014
2.
3.
4.
Perlu dilakukan pengembangan atau perbaikan
sistem tersebut.
Ada beberapa kebutuhan organisasi yang belum
dipenuhi, yaitu
1) Sejak tahun 2012 dan belum pernah dilakukan
penyesesuaian kebutuhan organisasi.
2) Laporan PDPT tidak dapat langsung di
transfer/dipindahkan dari aplika SIMAK, harus
di entry ulang.
3) Data perbedaan agama tidak tersedia, sehingga
sulit untuk mengelompokkan data mahasiswa
berdasarkan agama. Proses saat ini dilakukan
secara manual.
4) Penjadwalan yang masih sering bentrok.
SIMAK tidak menyediakan fasiltas entry
penjadwalan yang dapat langsung mengatur
jadwal mengajar. Jadwal mengajar diinput
secara manual, tingkat error sangat tinggi.
5) Kelas sering mengalami overload, yaitu jumlah
mahasiswa yang mengambili suatu matakuliah
melebihi kapasitas tampung kelas. Ini
disebabkan karena aplikasi tidak dapat
membatasi mahasiswa mengambil mata kuliah
tersebut.
6) Aplikasi SIMAK tidak menyediakan pengoahan
data PA. Setiap semester harus dilakukan entry
PA ulang
Membandingkan penerapan aplikasi SIMAK 2012
dengan aplikasi Akademik 1999 (dengan
pemrograman
Foxpro)
tidak
lebih
baik.
Permasalahan yang signifikan pada Aplika SIMAK
yaitu, beberapa proses mesti dilakukan entry ulang.
Kebutuhan akan data untuk pelaporan ke DIKTI
sangat menyulitkan staf BAAK. Pengembangan
Aplikasi SIMAK tidak berdasarkan atas kebutuhan
organisasi sehingga implentasinya masih jauh dari
yang diharapkan.
Dibutuhan aplikasi SIMAK yang berbasis website.
Aplikasi berbasis website memiliki kemudahan bagi
staf BAAK, mahasiswa dan dosen dalam mengelolah
data akademik.
Daftar Pustaka
[1] Andrea Pederiva, 2003. Informations System Control
Journal : The Cobit Maturity Model in a Vendor
Evalution, Vol 3.
[2] Arikunto, S. 2010. Prosedur penelitian : Suatu
Pendekatan Praktik. (Edisi Revisi). Jakarta : Rineka
Cipta
[3] Badudu, JS: Sutan Mohammad Zain. 1996. Kamus
Bahasa Indonesia. Pustaka Sinar Harapan. Jakarta.
[4] Cobit Steering Committee and IT Governance
Institute, 2000. Cobit Control Objectives, 3rd Edition.
[5] O’Brien, James A. dan Marakas, George M. 2011.
Management Information Systems. 10th Edition.
McGraw-Hill/ Irwin, New York
[6] Office off Governance Commerce and IT
Governance Institute. 2008. Aligning Cobit 4.1 ITIL
V3 and ISO/IEC 27002 for Business Benefit .
16
ISSN : 2302-500X
ISSN : 2302-500X
EVALUASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI PADA SISTEM
INFORMASI AKADEMIK (SIMAK) UNIVERSITAS
INDO GLOBAL MANDIRI
Terttiaavini 1)
1)
Program Studi Sistem Informasi Universitas Indo Global Mandiri
Jl Jend. Sudirman No. 629 KM. 4 Palembang Kode Pos 30129
Email : avini.saputra@uigm.ac.id 1)
ABSTRACT
Colleges are educational institutions run education system with the aim to produce young people who excel, qualified,
and ready to use. One type of college is the University. Universities are educational institutions that have diverse faculties
and departments so as to management requires an appropriate academic information system and ca n follow the changes
and dynamic development. To get an information system that is reliable, it is necessary to the analysis and design of
academic information system that is dynamic, in that it is based on information technology, so as to provide optimal
academic services to students and the entire academic community. To ensure academic activity that goes well, it is
necessary to analyze the application of academic information system that can measure the effectiveness of academic data
processing activities. With periodic evaluation system, it can be known whether the system is still able to meet the
information needs in UIGM. The evaluation method used system technology utilization by using COBIT Framework is to
process planning and Organisation (Planning & Organisation) and Delivery and Support (Delivery & Support). Maturity
value of the calculation results show that the system is at a value of Academic UIGM 2035. The value at the level of
repeatable but intuitive. This means that SIMAK used today, does not support the academic data processing activities to
the fullest. Necessary for the development or improvement of the system.
Keywords : Analysis, Academic Information Systems, COBIT Framework
proses yang mempunyai maksud untuk memastikan
bahwa TI yang ada mendukung dan membantu dalam
pencapaian strategi dan tujuan organisasi. Sistem
informasi yang menggunakan teknik tambal sulam akan
sulit beradaptasi dengan sistem yang sudah ada. Dampak
buruknya adalah menggurangi output dan kinerja sistem
itu sendiri. Selain itu ketidak akuratan data yang
dihasilkan akan menyulitkan pimpinan dalam mengambil
keputusan. Pemboroasn waktu, keterlambatan ouput dan
kesulitan dalam menyimpulan hasil akhir merupakan
tanda menurunnya kinerja sistem. Oleh karena itu perlu
dilakukan audit sistem untuk memastikan apakah sistem
tersebut perlu di upgrade atau di maintanance.
Universitas Indo Global mandiri telah memanfaatkan
teknologi untuk menunjang kegiatan akademik. Pada
tahun 1999, Indo Global Mandiri masih berbentuk
Sekolah Tinggi Manajemen dan komputer (STMIK), saat
itu STMIK IGM sudah menggunakan sistem
terkomputerisasi. Aplikasi yang mendukung sistem
tersebut adalah program aplikasi akademik dengan
menggunakan bahasa pemrograman Foxfro dan operating
System DOS. Tahun 2005, STMIK IGM berubah
menjadi Universitas IGM. Perubahan tersebut
menjadikan Universitas IGM memilki 3 Fakultas dan 11
Program studi. Aturan Dikti yang mengharuskan
pelaporan kegiatan akademik setiap semester
menyebabkan kebutuhan akan pengembangan informasi
menjadi penting. Hal ini menyebabkan kebutuhan
informasi akademik semakin bertambah. Aplikasi
Akademik yang selama ini digunakan tidak mampu
memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan
1. Pendahuluan
Memasuki era informasi, teknologi informasi
tumbuh berkembang dan mempengaruhi kehidupan
manusia. Perkembangan Sistem Informasi yang semakin
cepat mempengaruhi kegiatan pada organisasi besar
maupun kecil. Organisasi yang tidak menggunakan
Sistem Informasi, dan belum memiliki suatu perencanaan
Sistem Informasi akan kalah bersaing dengan
kompetitornya. Perencanaan strategis Sistem informasi
membutuhkan dukungan organisasi, infrastruktur dan
perangkat teknologi informasi. Menurut O’Brien dan
Marakas (2008:7), “information system can be any
organized combination of people, hardware, software,
communication networks and data resources that collect,
transform, disseminates information in a organization ”.
Dalam membangun Sistem informasi di suatu organisasi
harus melibatkan orang ahli yang dapat merumuskan
kebutuhan Sistem. Uji kelayakan sistem perlu dilakukan
untuk memastikan apakah pengembangan sistem
informasi tersebut sudah mesti dilakukan dan sistem yang
bagaimana yang dibutuhkan suatu organisasi. Orgnisasi
yang mengunakan sistem informasi tentu memiliki
perencanaan tata kelolah informasi yang baik. Membuat
dasar tata kelolah mesti dilakukan oleh orang ahli dan
melibatkan pimpinan dalam mengambil keputusan.
Menurut IT Governance Institute (ITGI), IT governance
(tata kelola TI) merupakan tanggung jawab dewan direksi
dan manajemen tingkat atas. Tata kelola TI merupakan
bagian dari pengelolaan perusahaan dan terdiri dari
pimpinan,semua anggota susunan organisasi dan proses-
8
JURNAL ILMIAH INFORMATIKA GLOBAL VOLUME 5 No.1 JULI 2014
ISSN : 2302-500X
Tujuan dari analisa sistem ini adalah mengevaluasi
penerapan SIMAK agar dapat dijadikan tolok ukur untuk
pengembangan Sistem Informasi akademik UIGM.
Universitas.
Akhirnya
tahun
2012
dilakukan
pengembangan sistem Informasi akademik yang
dinamakan SIMAK. SIMAK dibangun untuk membantu
kegiatan akademik agar dapat berjalan lebih baik. Dengan
dukungan database yang terorganisir, diharapkan SIMAK
mendukung kegiatan pengolahan data yang lebih efektif,
baik dalam penyajian data dan pembuatan laporan yang
dapat memenuhi kebutuhan Universitas. Aplikasi tersebut
didukung oleh program Visual Delfi dan database mysql.
Saat ini Penerapan SIMAK berjalan sudah 6 bulan.
Perlu dilakukan evaluasi agar dapat mengukur
fungsionalitas dari SIMAK. Hasil dari evaluasi dapat
menyimpulkan fungsi/proses apa yang sudah berjalan
dengan baik dan yang belum/tidak berjalan dengan baik.
Menurut Arikunto (2010:1). Evaluasi sebagai sebuah
proses menentukan hasil yang telah dicapai beberapa
kegiatan yang direncanakan utnuk mendukung
tercapainya tujuan. Teknik evaluasi dilakukan dengan
cara pengumpulan data, yang dilakukan dengan cara
penyebaran kuesioner dan wawancara kepada kepala
BAAK dan staf BAAK. Instrumen kuesioner diukur
dengan menggunakan indikator pengukuran pada Cobit
framework. Cobit adalah Control Objectives for
Information and Related Technology yang merupakan
audit Sistem Informasi dan dasar pengendalian yang
dibuat oleh Information Systems Audit and Control
Association (ISACA) dan IT Governance Institute (ITGI).
Cobit bermanfaat bagi auditor karena merupakan teknik
yang dapat membantu dalam identifikasi IT controls
issues. Cobit berguna bagi IT users karena memperoleh
keyakinan atas kehandalan sistem aplikasi yang
dipergunakan. Sedangkan para manajer memperoleh
manfaat dalam keputusan investasi di bidang TI serta
infrastrukturnya, menyusun strategic IT Plan ,
menentukan information architecture, dan keputusan atas
procurement
(pengadaan/pembelian) aset. Cobit
menggunakan model perhitungan maturity value untuk
menghitung tingkat kematangan masing-masing proses.
Maturity model menggunakan metode penilaian untuk
menilai proses TI yang dimilikinya dari skala nonexistent
sampai dengan optimised (dari 0 sampai 5).
Menurut ketentuan dalam ISAC Foundation (2007),
pemetaan status kematangan proses teknologi informasi
dapat dijelaskan sebagai berikut : Skala 0 : Non-Existent,
Skala 1 : Initial, Skala 2 : Repeatable but Intuitive, Skala
3 : Defined Process; Skala 4 : Managed and Measurable,
Skala 5 : Optimized; Rinci skala kematangan dapat dilihat
pada table dibawah ini :
2. Pembahasan
Tahapan dalam analisa sistem informasi SIMAK
adalah sebagai berikut :
1. Mengidentifikasikan masalah.
Permasalahan yang diangkat adalah untuk mengukur
sejauh mana penerapan SIMAK tersebut memenuhi
kebutuhan organisasi.
2. Merumuskan dan membatasi masalah.
Adapaun domain pada Cobit Framework yang
menjadi indikator pengukuran adalah PO6, PO&,
PO9, DS1, DS3, DS4, DS5, DS10, DS12, dan DS13.
3. Melakukan Studi Pustaka.
Penelitian ini menggunkan Cobit Framework dengan
perhitungan menggunkan Maturity value. Referensi
diperoleh dari literatur penelitian terdahulu dan
handbook cobit framework versi 4.1.
4. Menentukan Desain dan Metode Penelitian.
Metode penelitian yang digunakan adalah evaluation
research. Pada jenis penelitian ini data menjadi hal
yang penting dalam menyimpulkan kondisi sistem.
5. Menyusun Instrumen dan mengumpulkan data.
Penyusuan item kuesioner, pengumpulan data dan
perhitungan data mesti mengikuti aturan yang standar,
agar memperolah data yang valid dan reliable.
6. Menganalisa dan menyajikan hasil.
Data yang dikumpulkan akan dihitung, Total Nilai
kematangan dari pernyataan, Menghitung nilai
ketergantungan pada level kematangan, Menghitung
nilai normal kematangan dan Menghitung tingkat
kepatuhan. Nilai tingkat kepatuhan merupakan nilai
maturity level suatu proses.
7. Menginterpretasikan
temuan
dan
membuat
kesimpulan.
Hasil analisis data masih berbentuk temuan yang
belum diberi makna. Pemberian makna atau arti
temuan dilakukan setelah data menghasilkan suatu
angka. Angka tersebut diinterpretasi dengan tabel
kepatuhan, sehingga menghasilkan kesimpulan.
Skala pengukuran
Skala yang digunakan adalah skala likert. Skala likert
dapat digunakan untuk mengukur sikap, pendapat dan
persepsi seseorang atau sekelompok orang tentang suatu
keadaan. skala likert sinergikan dengan nilai kepatuhan
maturity value sehingga menghasilkan tabel tingkat
kepatuhan.
Tabel 1. Representasi Indek Kematangan
Tabel 2. Nilai Tingkat Kepatuhan
Sumber. Control Object Cobit versi 4.1
9
JURNAL ILMIAH INFORMATIKA GLOBAL VOLUME 5 No.1 JULI 2014
a.
Domain Cobit ditentukan untuk mendefenisikan proses
yang sesuai untuk penilaian. Domain di jabarkan dalam
beberapa proses yaitu
b.
c.
ISSN : 2302-500X
Mahasiswa yang telah melakukan entry dan cetak
KRS.
Dosen yang pernah melakukan proses entry nilai.
Staf BAAK yang menggunakan aplikasi SIMAK.
Tabel 3. Kerangka Kerja dan Proses Kerja CobIT.
Proses
Kerangka Kerja dan Proses Cobit /(Framework and
Instrumen Penelitian
Setelah ditentukan indikator penilaian, selanjutnya
disusun instrumen penilaian. Jumlah aitem instrumen =
30 aitem. Masing-masing proses mewakili 3 item.
Proses of Cobit
Perencanaan dan Organisasi (Planning & Organisation)
Mengkomunikasikan Tujuan dan arah manajemen
PO6
(Planning & Organisation )
Mengelolah sumber daya manusia (Manage human
PO7
resources)
PO9
Mengkaji Resiko (Assesess risks)
Pengiriman dan Dukungan (Delivery & Support)
Menentukan dan mengelolah tingkat layanan (Define
DS1
and manage service levels)
Mengelolah performa dan kapasitas (Manage
DS3
performance and capacity)
Meyakinkan keberlanjutan system (Ensure continuous
DS4
service)
Memastikan keamanan sistem (Ensure systems
DS5
security)
Mengelolah masalah (Manage problems and
DS10
incidents)
DS12 Mengelolah Fasilitas (Manage facility)
DS13 Mengelolah Operasi (Manage operations)
Analisa Sistem Informasi Akademik (SIMAK)
Dalam aplikasi SIMAK terdapat beberapa proses yang
dikelompokkan berdasarkan kegiatan yaitu
a) Login
Login merupakan akses masuk kedalam Aplikasi
SIMAK. Hanya orang yang berwenang yang dapat
membuka aplikasi website.
b) Pengolahan data Mahasiwa terdiri dari :
1. Entry nomor induk mahasiswa baru
2. Cetak data Mahasiswa.
3. Cetak daftar asal sekolah.
4. Cetak asal daerah.
5. Cetak daftar agama Mahasiswa.
c)
Pengolahan data dosen dan Mahasiswa terdiri :
1. Entry data dosen mengajar.
2. Entry tabah data mahasiswa
3. Daftar Induk mahasiswa
4. Pemeliharaan data Dosen mengajar
5. Data transisi
6. Cetak data dosen pengajar.
7. Cetak data kurikulum.
8. Cetak mahasiswa Aktif.
9. Tampilan data Mahasiswa
10. Tampilan data dosen mengajar.
11. Print out daftar Kurikulum.
12. Tabel Kurikulum.
13. Print out Rekap data dosen pengajar
14. Print out Daftar induk mahasiswa
d) Pengolahan data pengajaran terdiri :
1. Entry jadwal mengajar dosen.
2. Entry Formulir Rencana Studi Mahasiswa
(FRS).
3. Entry Otomatisasi KRS Paket.
4. Cetak jadwal Kuliah Mahasiswa
5. Cetak daftar perkuliahan Mahasiswa
6. Cetak Kartu Rencana Studi (KRS).
7. Cetak jadwal mengajar
8. Print out KRS
9. Print out jadwal kuliah Mahasiswa
10. Print out daftar perkuliahan Mahasiswa.
11. Print out daftar dosen mengajar.
12. Print out berita acara pengajaran.
e) Pengolahan kegiatan UAS terdiri :
1. Cetak KPU.
2. Cetak absensi ujian.
3. Print out kartu peserta ujian (KPU)
f) Pengolahan nilai, terdiri :
1. Entry daftar nilai Mahasiswa per Prodi.
2. Entry nilai per Matakuliah.
Kerangka kerja proses Cobit merupakan indikator
instrumen data yang mendasari pembuatan kuesioner.
Pada Kuesioner akan ditentukan Tingkat kepentingan
yang merupakan pengukuran seberapa penting proses
kerja Cobit tersebut dilaksanakan pada suatu organisasi.
Sasaran penilaian dalam pembuatan kuesioner dan
wawancara yaitu
1. Mengukur apakah penerapan SIMAK sudah
disosialisasikan pada pengguna.
2. Mengukur apakah sumber daya manusia (brainware)
yang menjalakan sistem tersebut mampu
menjalankannya dengan baik.
3. Mengukur apakah SIMAK sudah diantisipasi
terhadap resiko yang mungkin timbul.
4. Mengukur apakah pengelolahan performan dan
kapasitas SIMAK sudah sesuai dan dapat mendukung
pelaksanaan akademik dengan baik.
5. Mengukur apakah SIMAK masih dapat digunakan
untuk memproses kegiatan akademik.
6. Mengukur apakah SIMAK sudah didukung
keamanan yang memadai, baik dari segi
penyimpanan data, ruang, virus dan dari orang yang
tidak berkepentingan.
7. Mengukur apakah sejak penggunaan SIMAK
masalah yang ditemui saat pelaksanaan akademik
dapat diselesaikan dengan baik.
8. Mengukur apakah fasilitas yang disediakan dapat
mendukung kegiatan pelaksanaan proses SIMAK
dengan baik.
9. Mengukur apakah dokumentasi penggunaan SIMAK
tersimpan dengan baik dan hasil / report dapat
memenuhi kebutuhan informasi organiasasi.
Unit penarikan sampel (sampel unit)
Pengambilan sampel dilakukan dengan mempertimbang
kan siapa yang berkompeten memberikan penilaian yaitu
10
JURNAL ILMIAH INFORMATIKA GLOBAL VOLUME 5 No.1 JULI 2014
3. Entry nilai per Mahasiswa.
4. Pemeliharaan data nilai Mahasiswa.
5. Pemeliharaan data nilai mahasiswa semeter lalu
6. Cetak KHS.
7. Rekap IPS dan IPK per semester
8. Cetak daftar kumpulan nilai.
9. Cetak pengumuman nilai.
10. Cetak history nilai per semester.
11. Print out KHS
12. Print out Daftar kumpulan Nilai Histori
13. Print out Daftar nilai Mahasiswa
14. Print out Peserta dan Formulir Nilai
15. Print out Daftar nilai Mahasiswa
g) Pengolahan Judul Skripsi dan PKL, terdiri :
1. Entry judul Skripsi.
2. Entry judul PKL
h) Pengolahan transfer nilai, terdiri :
1. Transfer perbaikan IPK dan IPS semester lalu
2. Transfer nilai hasil studi.
3. Transfer nilai per nim.
i) Pengolahan data transkrip, terdiri :
1. Cetak transkrip.
2. Print out Daftar Kumpulan Nilai
3. Print out Transkrip Akademik
4. Berita Acara perbaikan
2.
ISSN : 2302-500X
Cetak data Mahasiswa
Merupakan tampilan untuk
mencetak
mahasiswa berdasarkan katagori value.
data
Gambar 2. Cetak data Mahasiswa
b) Pengolahan data Dosen dan Mahasiswa
1) Entry Data Dosen Pengajar
Merupakan tampilan untuk menginput data Dosen
mengajar. Data yang diinput disimpan dalam tabel
master Dosen.
Analisa perangkat keras dan perangkat lunak
Spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak pada
sistem yang berjalan adalah
Perangakat keras :
1. Komputer
: Desktop
2. Processor
: Intel Atom 1,66 Ghz
3. Hardisk
: 500 GB
4. RAM
: 2 GB
5. Printer
: Epson LX-300 dan Brother
6. OS Server
: Window XP 2003
7. RAM server
: 300 Ghz
Peranglat lunak :
1. Software depvelopment : Visual Delphi 6.0
2. Operating system
: Window Server
3. Software database
: MySql
Gambar 3. Entry data dosen pengajar
2)
Analisa tampilan Input dan Ouput
Berikut adalah beberapa tampilan pada aplikasi SIMAK.
a) Pengolahan Data Mahasiswa
1) Entry NIM mahasiswa baru
Merupakan tampilan untuk
menginput NIM
mahasiswa baru. Mahasiswa yang di nyatakan lulus
tes PMB dan telah melakukan registrasi akan
diberikan NIM.
Pemeliharaan Data Dosen Pengajar
Merupakan tampilan untuk merubah data dosen.
Terdapat dua pilihan yaitu data diubah atau dihapus.
Gambar 4. Pemeliharaan Data Dosen
3)
Cetak Data Dosen Pengajar
Merupakan tampilan untuk mencetak data dosen
berdasarkan katagori value
Gambar 5. Cetak Data Dosen Pengajar
Gambar 1. Entry NIM MHS Baru
11
JURNAL ILMIAH INFORMATIKA GLOBAL VOLUME 5 No.1 JULI 2014
4)
Cetak Mahasiswa Aktif
Merupakan tampilan untuk
mencetak daftar
Mahasiswa aktif ber- dasarkan periode dan
angkatan.
8)
ISSN : 2302-500X
Print out Daftar Induk Mahasiswa
Merupakan print out daftar induk masiswa.
Gambar 6. Cetak Mahasiswa aktif
Gambar 10. Print out daftar induk Mahasiswa
5)
Tampilan Data Mahasiswa
Merupakan tampilan untuk menampilkan detail data
Mahasiswa.
c)
1)
Pengolahan Data pengajaran
Entry Jadwal Mengajar Dosen
Merupakan tampilan untuk mengentry data Dosen
mengajar. Berdasarkan mulai per- kuliahan dan
tangal cetak jadwal mengajar
Gambar 11. Entry jadwal mengajar dosen
2)
Gambar 7. Tampilan data Mahasiswa
6)
Tampilan Data Dosen Pengajar
Merupakan tampilan untuk menampilkan detail data
Dosen.
Entry Formulir Rencana Studi Mahasiswa (FRS)
Merupakan tampilan untuk entry rencana studi
MHS berdasrkan FRM. MHS dapat memilih mata
kuliah berdasrkan kurikulum yang ditawarkan.
Pilihan MK tersebut ditulis dalam FRS dengan
persetujuan dari PA
Gambar 12. Entry FRS
3)
Gambar 8. Tampilan data dosen mengajar
7)
Print out Rekap Data Dosen Pengajar
Merupakan print out daftar dosen mengajar
berdasarkan jurusan.
Cetak Jadwal Kuliah Mahasiswa
Merupakan tampilan untuk mencetak Jadwal kuliah
berdasarkan NPM.
Gambar 13. Cetak jadwal kuliah mahaiswa
4)
Gambar 9. Print out Rekap Dosen Pengajar
12
Cetak Kartu Rencana Studi (KRS)
Merupakan tampilan untuk mencetak KRS
berdasarkan NPM, Jurusan ataupun semua Jurusan.
JURNAL ILMIAH INFORMATIKA GLOBAL VOLUME 5 No.1 JULI 2014
ISSN : 2302-500X
Gambar 14. Cetak kartu rencana studi (KRS)
5)
Print out KRS
Merupakan keluaran berupa Kartu Rencana Studi
(KRS).
Gambar 18. Cetak KHS
3) Cetak Daftar Kumpul Nilai
Merupakan tampilan untuk
mencetak daftar
kumpulan nilai. Pencetakan berdasarkan NPM,
Nomor transkrip, tanggal cetak dan pimpinan yang
mengesahkan
Gambar 15. Print out KRS
6)
Print out Jadwal Kuliah Mahasiswa
Merupakan keluaran berupa Jadwal Kuliah per
Mahasiswa.
Gambar 19. Cetak daftar kumpulan nilai
4) Print out KHS
Merupakan keluaran berupa Kartu Hasil Studi
(KHS) per Mahasiswa.
Gambar 16. Print out jadwal kuliah Mahasiswa
d) Pengolahan Nilai
1) Entry Nilai per Mahasiswa
Merupakan tampilan untuk menginput data Nilai
per Mahasiswa. Daftar matakuliah yang tampil
sesuai dengan KRS yang diambil pada tahun
bersangkutan
Gambar 20. Print out KHS
e) Pengolahan Judul Skripsi dan PKL
1) Entry judul Skripsi
Merupakan tampilan untuk menginput data Skripsi
mahasiswa yang terdiri atas tgl menyusun, tgl
selesai, Judul skripsi dan tema skripsi
Gambar 17. Entry nilai per Mahasiswa
2) Cetak KHS
Merupakan tampilan untuk mencetak kartu hasil
studi Mahasiswa
Gambar 21. Entry judul Skripsi
13
JURNAL ILMIAH INFORMATIKA GLOBAL VOLUME 5 No.1 JULI 2014
ISSN : 2302-500X
f) Pengolahan Data Transkrip
1) Cetak Transkrip
Merupakan tampilan untuk mencetak transkrip
dengan bahasa indonesia.
Tabel Total Statemen compliance value merupakan total
nilai dari seluruh jawaban kuesioner responden yang
telah dikonversi dengan compliance value. Setiap
Proses terdiri dari 3 butir pertanyaan dengan 10 jawaban
responden. Total nilai ini akan digunakan untuk
mengitung nilai kepatuhan untuk masing-masing
pernyataan (statement) berdasarkan Level of statement.
a) Nilai dari tingkat Kepatuhan (maturity level
compliance value) dan Nilai Kematangan
(maturity level value) untuk setiap proses.
1) Tahapan perhitungan maturity value untuk proses
PO6.
Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses
DS06 menghasilkan nilai 1.960. Ini menunjukkan
bahwa proses mengkomunikasikan tujuan dan arah
manajemen tidak berjalan dengan maksimal. Jumlah
nilai kematangan terendah terletak pada kuesioner
no.2 yaitu dokumentasi tata cara penggunaan
aplikasi SIMAK telah disediakan oleh pihak
Pengembang IT untuk membantu user menjalakan
Aplikasi SIMAK.
2) Tahapan perhitungan maturity value untuk proses
PO7.
Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses
PO7 menghasilkan nilai 2.089. Ini menunjukkan
bahwa proses mengelola sumber daya manusia
masih kurang baik. Jumlah nilai kematangan
terendah terletak pada kuesioner no.4 yaitu
penjagaan ruang entry KRS dan proses akademik
lainnya belum dilakukan dengan makasimal.
3) Tahapan perhitungan maturity value untuk proses
PO9.
Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses
PO9 menghasilkan nilai 2.018 Ini menunjukkan
bahwa proses mengkaji resiko belum berjalan
dengan baik. Jumlah nilai kematangan terendah
terletak pada kuesioner no.7 yaitu tidak tersedianya
backup data apabila terjadi mati lampu/kebakaran/
force major .
4) Tahapan perhitungan maturity value untuk proses
DS1.
Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses
DS1 menghasilkan nilai 2.018. Ini menunjukkan
bahwa proses menentukan dan mengelola tingkat
layanan tidak berjalan dengan maksimal. Jumlah
nilai kematangan terendah terletak pada kuesioner
no.10 yaitu Aplikasi SIMAK tidak dilengkapi
dengan pesan pemberitahuan apabila terjadi
kesalahan input data oleh user.
5) Tahapan perhitungan maturity value untuk proses
DS3.
Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses
DS3 menghasilkan nilai 1.975. Ini menunjukkan
bahwa proses Mengelola performan dan kapasitas
Gambar 22. Cetak transkrip
2)
Print out Transkrip Akademik
Merupakan keluaran berupa Transkrip Akademik
Gambar 23. Print out transkrip nilai
Hasil Penelitian
Karakteristik responden anggota perpustakaan.
Berdasarkanpengguna, maka karakteristik responden
ditampilkan pada Tabel 10.
Tabel 4. Karakteristik Responden
Jurusan
Dosen
Pegawai BAAK
Mahasiswa
Jumlah
Jumlah
Responden
2
2
6
10
Persentase
20%
20%
60%
Analisa Deskriptif
Berikut adalah proses pengolahan data kuesioner
berdasarkan Maturity Model.
Perhitungan Maturity Level Value
Tahapan menghitung Maturity Level Value berdasarkan
pada jawaban responden pada kuesioner yang disebar.
Seluruh jawaban responden di masukkan kedalam
tabulasi data. Jumlah responden = 10 orang. Tabulasi data
responden dapat dilihat pada lampiran.
a) Total Nilai kepatuhan dari pernyataan (Total
Statements Compliance Value)
Tabel 5. Total Statements Compliance Value
14
JURNAL ILMIAH INFORMATIKA GLOBAL VOLUME 5 No.1 JULI 2014
6)
7)
8)
9)
10)
berjalan tidak maksimal. Jumlah nilai kematangan
terendah terletak pada kuesioner no.15 Waktu entry
KRS sampai pencetakan blanko pembayaran > 15
menit
Tahapan perhitungan maturity value untuk proses
DS4.
Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses
DS4 menghasilkan nilai 2.154. Ini menunjukkan
bahwa proses Meyakinkan keberlanjutan system
tidak direkomendasikan. Jumlah nilai kematangan
terendah terletak pada kuesioner no.16
yaitu
informasi yang dihasilkan dari aplikasi SIMAK saat
ini tidak dapat memenuhi seluruh kebutuhan
informasi dibutuhkan UIGM.
Tahapan perhitungan maturity value untuk proses
DS5.
Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses
DS5 menghasilkan nilai 2.030. Ini menunjukkan
bahwa proses Memastikan keamanan system tidak
kurang mendapatkan rekomendasii. Jumlah nilai
kematangan terendah terletak pada kuesioner no.19
yaitu Data tidak dilindung dengan anti virus,
malware dll, sehingga data sangat rentan terkena
serangan dari hal-hal yang dapat merusak data di
server.
Tahapan perhitungan maturity value untuk proses
DS10.
Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses
DS10 menghasilkan nilai 2.022. Ini menunjukkan
bahwa proses Mengelola masalah tidak berjalan
dengan maksimal. Jumlah nilai kematangan terendah
terletak pada kuesioner no.22 yaitu Saat ini sering
ditemukan ditemukan masalah yang cukup signifikan
yang dapat menghambat proses entry data.
Tahapan perhitungan maturity value untuk proses
DS12.
Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses
DS12 menghasilkan nilai 2.029. Ini menunjukkan
bahwa proses Mengelola fasilitas tidak berjalan
maksimal. Jumlah nilai kematangan terendah terletak
pada kuesioner no.25 yaitu Komputer aplika SIMAK
belum memenuhi kebutuhan user.
Tahapan perhitungan maturity value untuk proses
DS13.
Hasil perhitungan dengan maturity lavel untuk proses
DS13 menghasilkan nilai 2.060. Ini menunjukkan
bahwa proses Mengelola operasi tidak berjalan
maksimal. Jumlah nilai kematangan terendah terletak
pada kuesioner no.29 yaitu Pihak IT pengembangan
aplikasi SIMAK tidak melakukan Maintanance
program secara berkala.
ISSN : 2302-500X
Tabel 6. Kematangan Proses
d) Diagram Kematangan proses TI
Bila di petakan ke dalam diagram maka hasil tingkat
kematangan Proses penerapan dapat di lihat pada
Gambar 62. Pada gambar tersebut terlihat bahwa
sangat fluktuatif tingkat kematangan untuk tiap proses
TI. Tingkat kematangan proses TI yang mendekati
nilai 2.5 dalam skala COBIT Framework akan
menunjukkan bahwa proses Perencanaan dan
Organisasi dan Pengantaran dan Dukungan terlaksana
saat ini di UIGM belum mencapai standar.
Gambar 24. Diagram Kematangan proses TI
Hasil Analisa Peneliti
Dari hasil perhitungan maturity value menunjukan nilai
rata-rata 2.035. Point ni berada pada skala repeatable but
intuitive. Ini mnunjukkan bahwa organisasi sudah mulai
memilliki prosedur dalam penggunaan proses teknologi
informasi, tetapi tidak ada pelatihan dan komunikasi
formal tentang prosedur standar tersebut. Pelaksanan
kegiatan tidak berjalan dengan maksimal, karena aplikasi
yang tidak mendukung. Tanggung jawab terhadap proses
tersebut masih dibebankan pada individu dan tingkat
ketergantungan pada kemampuan individu sangat besar
sehingga sering terjadi kesalahan.
3. Kesimpulan
Dari hasil analisa data melalui koesioner, wawancara
dan observasi, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Berdasarkan hasil pengolahan data kuesioner
menghasilkan maturity value 2.035. Nilai terletak
dibawah nilai normal yaitu 3.00. Nilai tersebut berada
pada level repeatable but intuitive. Ini berarti bahwa
SIMAK yang digunakan saat, tidak menunjang
kegiatan pengolahan data akademik secara maksimal.
c) Tabel maturity value.
Pernyataan kematangan untuk tiap proses TI dan
tingkatan yang lengkap, serta nilai tiap pernyataan
responden telah dirangkum dan dapat di lihat pada
tabel dibawah ini
15
JURNAL ILMIAH INFORMATIKA GLOBAL VOLUME 5 No.1 JULI 2014
2.
3.
4.
Perlu dilakukan pengembangan atau perbaikan
sistem tersebut.
Ada beberapa kebutuhan organisasi yang belum
dipenuhi, yaitu
1) Sejak tahun 2012 dan belum pernah dilakukan
penyesesuaian kebutuhan organisasi.
2) Laporan PDPT tidak dapat langsung di
transfer/dipindahkan dari aplika SIMAK, harus
di entry ulang.
3) Data perbedaan agama tidak tersedia, sehingga
sulit untuk mengelompokkan data mahasiswa
berdasarkan agama. Proses saat ini dilakukan
secara manual.
4) Penjadwalan yang masih sering bentrok.
SIMAK tidak menyediakan fasiltas entry
penjadwalan yang dapat langsung mengatur
jadwal mengajar. Jadwal mengajar diinput
secara manual, tingkat error sangat tinggi.
5) Kelas sering mengalami overload, yaitu jumlah
mahasiswa yang mengambili suatu matakuliah
melebihi kapasitas tampung kelas. Ini
disebabkan karena aplikasi tidak dapat
membatasi mahasiswa mengambil mata kuliah
tersebut.
6) Aplikasi SIMAK tidak menyediakan pengoahan
data PA. Setiap semester harus dilakukan entry
PA ulang
Membandingkan penerapan aplikasi SIMAK 2012
dengan aplikasi Akademik 1999 (dengan
pemrograman
Foxpro)
tidak
lebih
baik.
Permasalahan yang signifikan pada Aplika SIMAK
yaitu, beberapa proses mesti dilakukan entry ulang.
Kebutuhan akan data untuk pelaporan ke DIKTI
sangat menyulitkan staf BAAK. Pengembangan
Aplikasi SIMAK tidak berdasarkan atas kebutuhan
organisasi sehingga implentasinya masih jauh dari
yang diharapkan.
Dibutuhan aplikasi SIMAK yang berbasis website.
Aplikasi berbasis website memiliki kemudahan bagi
staf BAAK, mahasiswa dan dosen dalam mengelolah
data akademik.
Daftar Pustaka
[1] Andrea Pederiva, 2003. Informations System Control
Journal : The Cobit Maturity Model in a Vendor
Evalution, Vol 3.
[2] Arikunto, S. 2010. Prosedur penelitian : Suatu
Pendekatan Praktik. (Edisi Revisi). Jakarta : Rineka
Cipta
[3] Badudu, JS: Sutan Mohammad Zain. 1996. Kamus
Bahasa Indonesia. Pustaka Sinar Harapan. Jakarta.
[4] Cobit Steering Committee and IT Governance
Institute, 2000. Cobit Control Objectives, 3rd Edition.
[5] O’Brien, James A. dan Marakas, George M. 2011.
Management Information Systems. 10th Edition.
McGraw-Hill/ Irwin, New York
[6] Office off Governance Commerce and IT
Governance Institute. 2008. Aligning Cobit 4.1 ITIL
V3 and ISO/IEC 27002 for Business Benefit .
16
ISSN : 2302-500X