DAFTAR PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU I
DAFTAR PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008
SMK NEGERI 1 KALIGONDANG
PURBALINGGA
Untuk meningkatkan progress penerapan ISO 9001:2008 , mohon hal-hal yang tercantum
dalam checklist dibawah ini dapat ditindaklanjuti/dilengkapi/diperbaiki/disempurnakan :
1
. KEPALA SEKOLAH
1.1 Pastikan Kebijakan mutu telah ditetapkan oleh KEPALA SEKOLAH , ditanda tangani
dan disosialisasikan kepada seluruh GURU dan staf di SMK N 1. Pastikan kebijakan
mutu dipublikasikan sehingga dapat diakses oleh publik (dalam bentuk poster ? di web
?)
1.2 Pastikan Renstra dan Sasaran mutu Lembaga telah ditetapkan oleh KEPALA
SEKOLAH , ditanda tangani , disosialisasikan kepada seluruh PRODI dan unit kerja.
Bukti-bukti sosialisasi didokumentasikan . Pastikan KEPALA SEKOLAH melakukan
evaluasi terhadap kesesuaian renstra berdasarkan kinerja lembaga dalam mencapai
sasaran mutu secara periodik.
1.3 Pastikan dokumen-dokumen sistem manajemen mutu (manual mutu , prosedur kerja ,
dll ) yang mensyaratkan validasi KEPALA SEKOLAH telah dilaksanakan.
1.4 Pastikan setiap bukti pelaksanaan sistem manajemen mutu yang mensyaratkan
validasi KEPALA SEKOLAH telah dilaksanakan. (contoh: hasil rapat tinjauan
manajemen, lihat prosedur tinjauan manajemen).
1.5 Pastikan surat penunjukkan Management Representatif telah dibuat.
1.6 Pastikan surat kickoff penerapan sistem manajemen mutu
telah diterbitkan per
tanggal 3 April 2012.
1.7 Pastikan program kerja Lembaga yang digunakan untuk memastikan tercapainya
sasaran mutu lembaga dan untuk peningkatan kinerja Lembaga telah dibuat , telah
disosialisasikan,
telah
dilaksanakan
dan
bukti-bukti
pelaksanaannya
didokumentasikan.
1.8 Pastikan setiap prodi dan unit kerja telah merumuskan sasaran mutu yang relevan
dengan ruang lingkup pekerjaannya dan mendukung sasaran mutu di tingkat lembaga.
Pastikan sasaran mutu prodi dan unit kerja disetujui oleh KEPALA SEKOLAH.
1.9 Pastikan setiap masalah yang timbul terkait kinerja Lembaga mendapatkan
rekomendasi tindak lanjutnya, penanggung jawab pelaksanaannya,waktu
penyelesaiannya ( baik dalam jangka panjang maupun program jangka pendek).
1.10
Pastikan KEPALA SEKOLAH/WAKIL KEPALA SEKOLAH memahami visi , misi ,
renstra , kebijakan mutu dan sasaran mutu Lembaga.
1.11
Pastikan KEPALA SEKOLAH/WAKIL KEPALA SEKOLAH telah menyiapkan
jawaban yang relevan untuk pertanyaan-pertanyaan tentang : Mengapa perlu
menerapkan sistem manajemen mutu , Pandangan tentang pelanggan/stakeholder
dan kepuasannya? Sumberdaya apa yang akan disiapkan untuk menerapkan sistem
manajemen mutu dan memastikan tercapainya kepuasan pelanggan/stakeholder ?
Bagaimana strategi pengembangan sumberdaya manusia ? Bagaimana
merealisasikan sasaran mutu yang telah ditetapkan ?
1.12
Pastikan KEPALA SEKOLAH memiliki hasil evaluasi kinerja setiap prodi yang
dilaksanakan sekurang-kurangnya satu tahun sekali.
1.13
Bersambung,
2
. Management Representative/Sentral Dokumen
2.1 Pastikan dokumen manual mutu dan prosedur mutu
telah ditanda tangani dan
disahkan oleh pejabat yang tertera dalam manual dan prosedur mutu.
2.2 Pastikan manual mutu dan prosedur mutu yang telah ditanda tangani dan disahkan ,
diperbanyak/dicopy untuk didistribusikan (lihat daftar penanggung jawab copy
dokumen dalam manual atau prosedur). Pastikan setiap copy dokumen (manual dan
prosedur mutu ) yang akan didistribusi telah diberikan stempel dan nomor copy.
2.3 Pastikan bukti-bukti distribusi dokumen kepada yang berkepentingan telah lengkap
dan akurat.(lihat formulir –formulir pada prosedur pengendalian dokumen.
2.4 Pastikan daftar master dokumen untuk manual mutu dan prosedur mutu telah dibuat.
2.5 Pastikan kebijakan mutu telah ditempel , disosialisasi dan dipahami oleh setiap GURU
dan staf.
2.6 Pastikan formulir yang menjadi operating system dari prosedur mutu telah lengkap,
telah didistribusikan dan telah disosialisasikan kepada penerima/penanggung jawab
pelaksana dokumen.
2.7 Pastikan dokumen master (manual mutu , prosedur mutu ) disimpan oleh Management
Representative.
2.8 Pastikan
bukti-bukti
sosisalisasi
dikumpulkan/dilengkapi/dibuat.
sistem
manajemen
mutu
2.9 Pastikan program audit internal telah dibuat dan dilaksanakan, mencakup seluruh area
dan fungsi. (lihat prosedur audit internal 8.2.2)
2.10
Pastikan program audit telah disetujui/ditandatangani oleh Management
Representatative dan KEPALA SEKOLAH.
2.11
Pastikan bukti pelatihan auditor internal telah dibuat/dilengkapi.
2.12
Pastikan auditor internal telah mendapatkan surat penunjukkan dari KEPALA
SEKOLAH sebagai auditor internal.
2.13
Pastikan auditor yang mengaudit suatu area/fungsi adalah independen (terbebas
dari kepentingan).
2.14
Pastikan bukti-bukti pelaksanaan audit mencakup , daftar periksa , laporan audit
telah lengkap , akurat dan mampu telusur terhadap program auditnya.
2.15
Pastikan bukti-bukti tandatangan dalam formulir daftar periksa dan laporan audit
telah lengkap.
2.16
Pastikan setiap temuan minor dan major yang tertulis dalam laporan audit
dibuatkan Permintaan tindakan perbaikan ( Corrective Action Request). Untuk temuan
rekomendasi tidak perlu dibuatkan CAR. Pastikan setiap temuan dibuatkan 1 lembar
CAR.
2.17
Pastikan penulisan temuan dalam lembar CAR lengkap, jelas dan akurat
sebelum didistribusikan kepada area/fungsi yang bertanggung jawab untuk
menindaklanjuti CAR tersebut.
2.18
Pastikan dibuatkan daftar distribusi dengan menggunakan data perkembangan
penyelesaian CAR ( lihat prosedur kerja ).
2.19
Pastikan undangan dan agenda tinjauan manjemen telah dibuat dan
didistribusikan satu minggu sebelum pelaksanaan .
2.20
Pastikan daftar hadir tinjauan manajemen telah dilengkapi.
2.21
Pastikan notulen hasil rapat tinjauan manajemen berisi seluruh hasil
pembahasan yang tertera dalam agenda rapat tinjauan manajemen.
2.22
Pastikan dalam setiap pembahasan agenda diakhiri dengan rekomendasi
KEPALA SEKOLAH , khususnya untuk setiap hasil pembahasan yang menghendaki
tindak lanjut.
2.23
Pastikan hasil rapat tinjauan manajemen telah didistribusikan.
2.24
Pastikan setiap keputusan yang menghendaki tindak lanjut ditulis dalam formulir
tindak lanjut tinjauan manajemen.
2.25
Pastikan daftar rekaman mutu dibuat.
2.26
Pastikan dokumen-dokumen yang selama ini telah disebar dan belum memenuhi
persyaratan pengendalian dokumen (tidak ada tandatangan,stempel, dll)
ditarik/dimusnahkan.
2.27
Pastikan tupoksi MR telah dibuat dan dipahami oleh yang bersangkutan .
2.28
Pastikan setiap sosialisasi ISO 9001:2008 disetiap area didokumentasikan.
2.29
Pastikan seluruh unit kerja yang memiliki rekaman mutu telah membuat daftar
induk rekaman mutu.
2.30
Pastikan MR memahami kebijakan mutu dan sasaran mutu Lembaga.
2.31
Pastikan dokumen-dokumen eksternal yang menjadi pedoman penyelenggaran
akademik di SMK N 1 KALIGONDANG diidentifikasi , dikumpulkan , dibuatkan daftar
dokumen eksternal dan setiap distribusi dari copy dokumen ekstenal dibuatkan tanda
terima.
2.32
Bersambung,
3
. WAKIL KEPALA SEKOLAH
3.1 Pastikan telah memahami kebijakan mutu dan sasaran mutu Lembaga.
3.2 Pastikan telah memiliki dan memahami tupoksinya sebagai WAKIL KEPALA
SEKOLAH. Pastikan surat pengangkatan sebagai WAKIL KEPALA SEKOLAH
telah dibuat.
3.3 Pastikan sasaran mutu yang terkait dengan tupoksinya telah ditetapkan beserta
program-program yang diperlukan untuk mencapai setiap sasaran mutu
tersebut.
3.4 Pastikan bukti-bukti pelaksanaan program kerja didokumentasikan secara
lengkap dan mudah ditemukan.
3.5 Pastikan setiap dokumen eksternal yang ada dibawah kendalinya dibuatkan
daftarnya dan dikendalikan.
3.6 Pastikan setiap kelompok rekaman mutu telah diberi kode file dan batas
retensinya. Pastikan daftar induk rekaman mutu telah dibuat (lihat prosedur
pengendalian rekaman ).
3.7 Pastikan setiap rekanan yang digunakan di SMK N 1 KALIGONDANG telah
menjalani evaluasi penetapan awal dan evaluasi kinerja setelah rekanan
bersangkutan menyelesaikan tugas/pekerjaannya.
3.8 Pastikan setiap hasil meeting didokumentasikan dan mudah ditemukan.
3.9 Bersambung ,
4
. KKK ( Ketua Kompetensi Keahlian )
4.1 Pastikan sasaran mutu PRODI telah ditetapkan secara terukur dan telah divalidasi
oleh KEPALA SEKOLAH.
4.2 Pastikan program kerja yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu telah dibuat
dan divalidasi oleh KEPALA SEKOLAH.
4.3 Pastikan sasaran mutu dan program kerja telah disosialisasikan kepada seluruh
GURU produktif dan staf terkait. Pastikan bukti-bukti pelaksanaan program kerja
didokumentasikan dan mudah ditemukan.
4.4 Pastikan telah memiliki dan memahami tupoksi terkait dengan fungsi jabatannya ,
termasuk yang tertulis didalam prosedur mutu.
4.5 Pastikan setiap dokumen eksternal yang ada dibawah kendalinya dibuatkan daftarnya
dan dikendalikan.
4.6 Pastikan dokumen-dokumen internal dipahami , digunakan dengan baik dan dipelihara
(manual dan prosedur mutu , pedoman akademik Lembaga , setiap regulasi
pemerintah yang relevan).
4.7 Pastikan setiap kelompok rekaman/arsip telah diberi kode file dan batas retensi (lihat
prosedur pengendalian rekaman mutu).
4.8 Pastikan daftar induk rekaman mutu untuk seluruh rekaman mutu yang ada telah
dibuat. Pastikan daftar induk rekaman mutu telah dibuat (lihat prosedur pengendalian
rekaman mutu).
4.9 Pastikan visi, misi ,kebijakan mutu dan sasaran mutu Lembaga telah dipahami (tidak
perlu hapal).
4.10
Pastikan sasaran mutu telah dievaluasi
( untuk yang sudah jatuh tempo
evaluasi).
4.11
Pastikan data yang digunakan untuk evaluasi tercapai tidaknya sasaran mutu
lengkap dan akurat.
4.12
Pastikan sasaran mutu yang tidak tercapai dibuatkan analisis sebab potensial
dan rencana tindakannya secara lengkap termasuk kapan dan siapa (fungsi jabatan)
yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan setiap rencana tindakan tersebut.
4.13
Pastikan struktur organisasi PRODI dan tupoksi untuk setiap fungsi jabatan telah
ditetapkan , telah divalidasi dan telah dipahami oleh setiap pemegang fungsi jabatan.
4.14
Pastikan persyaratan jabatan yang tercantum didalam tupoksi/job desc telah
dipenuhi oleh setiap fungsi jabatan yang bersangkutan. Jika ternyata ada fungsi
jabatan yang belum sesuai persyaratan , pastikan dibuat kan usulan kebutuhan
pelatihan/pegembangan kompetensi (lihat prosedur pengembangan kompetensi
GURU produktif dan pegawai.
4.15
Pastikan setiap rekaman/arsip hasil pelaksanaan kegiatan sehari-hari
dikumpulkan secara lengkap, dikelompokkan , diberi kode , diberi batas retensi dan
dapat ditemukan dalam waktu paling lama 5 menit.
4.16
Pastikan setiap hasil meeting internal PRODI dibuatkan notulennya .
4.17
Pastikan data hasil monitoring terhadap proses dan hasil layanan akademik
lengkap dan akurat.
4.18
Pastikan catatan kinerja untuk seluruh GURU produktif yang terkait dengan
PRODI telah dibuat .
4.19
Pastikan PRODI telah melakukan pengukuran kepuasan pelanggan dan hasilhasilnya telah dilakukan analisis (lihat prosedur pengukuran kepuasan pelanggan).
4.20
Bersambung,
5
. Penanggung jawab Laboratorium/bengkel.
5.1 Pastikan struktur organisasi dan tupoksi untuk setiap fungsi jabatan yang ada di
Laboratorium telah ditetapkan , disosialisasikan , dipahami dan dilaksanakan.
5.2 Pastikan sasaran mutu dan program kerja pencapaian sasaran mutu untuk
Laboratorium telah ditetapkan , disosialisasikan dan dilaksanakan. Pastikan bukti-bukti
pelaksanaan program kerja didokumentasikan. Pastikan sasaran mutu telah dievaluasi
pencapaiannya (untuk yang telah jatuh tempo).
5.3 Pastikan dokumen-dokumen perencanaan layanan akademik yang diperlukan untuk
Laboratorium telah ditetapkan dan divalidasi pejabat yang berwenang (sebelum
digunakan).
5.4 Pastikan setiap laboratorium memiliki pedoman praktikum.
5.5 Pastikan sistem evaluasi yang diperlukan untuk memastikan tercapainya standar
kompetensi telah ditetapkan , disosialisasikan dan dilaksanakan.
5.6 Pastikan setiap laboratorium memiliki buku jurnal pemakaian laboratorium.
5.7 Pastikan setiap rekaman hasil kegiatan laboratorium didokumentasikan secara
lengkap dan akurat.
5.8 Pastikan setiap kelompok rekaman mutu hasil kegiatan Laboratorium telah di beri kode
file dan batas retensi (kecuali yag disimpan dalam bentuk soft file).
5.9 Pastikan telah dilakukan analisis tentang relevansi praktikum terhadap kurikulum dan
standar kompetensi lulusan.
5.10
Pastikan telah dilakukan analisis ketepatan/kesesuaian dan kecukupan
peralatan laboratorium.
5.11
Pastikan bahan ajar praktikum/laboratorium mudah diakses oleh siswa.
5.12
Pastikan setiap laboratorium memiliki data inventaris alat dan status kondisinya.
5.13
Pastikan setiap laboratorium telah menetapkan tata tertib.dll
5.14
Pastikan dalam pelaksanaan praktikum selalu dibuatkan petunjuk praktikum (job
sheet ?).
5.15
Pastikan sistem evaluasi untuk pelaksanaan setiap praktikum pada setiap
laboratorium telah ditetapkan , dilaksanakan dan bukti-buktinya didokumentasikan.
5.16
Bersambung,
6
GURU.
6.1 Pastikan setiap GURU telah menyiapkan dokumen-dokumen perencanaan layanan
akademik untuk semester ganjil dan genap 2011/2012 , dan telah divalidasi oleh
KEPALA SEKOLAH (GBPP , SAP , bahan ajar , dll).
6.2 Pastikan setiap dokumen perencanaan layanan akademik dijabarkan secara
sistematik dimulai dari standar kompetensi lulusan, kurikulum dan dokumen
turunannya secara in line sampai dengan bahan ajar apa yang digunakan untuk
mendukung tercapainya standar kompetensi lulusan tersebut.
6.3 Pastikan setiap dokumen perencanaan layanan akademik (GBPP , SAP , dll) memiliki
status revisi dan tanggal penetapan.
6.4 Pastikan setiap GURU telah memahami visi , misi , kebijakan mutu dan sasaran mutu
Lembaga.
6.5 Pastikan telah memahami isi kurikulum , standar kompetensi lulusan dan
hubungannya dengan dokumen perencanaan layanan akademik yang dibuat.
6.6 Pastikan setiap GURU telah memiliki dan memahami tupoksi/jobdescnya sebagai
GURU.
6.7 Pastikan setiap GURU telah memiliki dan memahami surat tugas untuk setiap tugas
yang dipercayakan.
6.8 Pastikan setiap GURU telah menetapkan target capaian siswa untuk mata kuliah yang
diampunya secara tertulis.
6.9 Pastikan program yang diperlukan untuk mencapai target capaian siswa telah
dirumuskan.
6.10
Pastikan rekaman/bukti-bukti hasil layanan akademik (daftar hadir , soal ujian ,
nilai ,dll) lengkap , akurat dan mudah ditemukan.
6.11
Pastikan setiap pergeseran jadwal proses belajar mengajar dari jadwal yang
telah ditentukan ,dilengkapi dengan keterangan/penjelasan.
6.12
Pastikan bukti-bukti kontrak proses belajar mengajar lengkap , akurat dan
mampu telusur. Pastikan proses belajar mengajar dilaksanakan berdasarkan
ketentuan yang tertulis dalam silabus/GBPP , kontrak proses belajar mengajar dan
dokumen lain yang relevan.
6.13
Pastikan sistem evaluasi dilaksanakan berdasarkan ketentuan dan buktibuktinya didokumentasikan dan dipelihara.
6.14
Pastikan rekaman/bukti-bukti penelitian dan pengabdian masyarakat yang
sedang dilaksanakan terdokumentasi secara lengkap dan akurat.
6.15
Pastikan rekaman/bukti-bukti hasil bimbingan skripsi siswa lengkap .
6.16
Pastikan CV telah dibuat dan up date, khususnya yang terkait dengan riwayat
penugasan , pelatihan , penelitian dan pengabdian masyarakat.
6.17
Pastikan bukti-bukti terkait item 5.12 lengkap dan mudah ditemukan.
6.18
Pastikan setiap GURU memiliki hasil pengukuran kinerja yang dilaksanakan
secara self assessment , mencakup kinerja proses dan out put/out come nya.
6.19
Bersambung,
7
Kepala Bagian Tatausaha.
7.1 Pastikan struktur organisasi dan tupoksi untuk setiap fungsi jabatan telah ditetapkan
dan dipahami oleh setiap pemegang fungsi jabatan terebut. Pastikan struktur
organisasi bagian tatausaha yang telah disetujui oleh KEPALA SEKOLAH ditempel
diruang bagian penagajaran.
7.2 Pastikan visi . misi , kebijakan mutu , sasaran mutu lembaga dan sasaran mutu bagian
tatausaha ditempel di ruang bagian tatausaha.
7.3 Pastikan sasaran mutu dan program kerja pencapaian sasaran mutu bagian tatausaha
telah ditetapkan, disosialisasikan dan dilaksanakan. Pastikan bukti-bukti pelaksanaan
program kerja didokumentasikan dan dipelihara. Pastikan telah dilakukan evaluasi
pencapaian sasaran mutu (untuk yang telah jatuh tempo).
7.4 Pastikan setiap kelompok arsip diberikan kode file , nama file dan batas retensi ,
sehingga memudahkan dalam penggunaan dan penyimpanan. Pastikan arsip , baik
dalam bentuk surat maupun data siswa dapat ditemukan paling lama 5 menit.
7.5 Pastikan setiap rak penyimpanan arsip diberikan kode rak yang sesuai untuk
memudahkan dalam penyimpanan , penggunaan dan penelusuran.
7.6 Pastikan bagian tatausaha membuat layout penyimpanan arsip.
7.7 Pastikan barang-barang tidak berguna yang ada dibagian tatausaha disingkirkan
(kardus-kardus, komputer rusak, dll)
7.8 Pastikan data dan status siswa up date dan akurat
7.9 Pastikan data kinerja/capaian siswa mencakup , jumlah sks , nilai , status kelulusan ,
dll . lengkap , aman , akurat dan mampu telusur
7.10
Pastikan dokumen/rekaman/data setiap siswa yang membuktikan tahapan
penyelesaian studi lengkap , aman , akurat dan mampu telusur (krs,khs,daftar hadir,
berita acara ujian,dll).
7.11
Pastikan
siswa bermasalah dicatat , ditindaklanjuti dan bukti2nya
didokumentasikan.
7.12
Pastikan telah dilakukan pengukuran kepuasan pelanggan terhadap layanan
bagian tatausaha. Pastikan hasil pengukuran dievaluasi dan ditindaklanjuti.
7.13
Pastikan telah dibuat analisis-analisis terkait kinerja/capaian dan masa studi
siswa yang dapat digunakan sebagai bahan untuk pelaksanaan tindakan perbaikan
dan pengembangan-pengembangan.
7.14
Pastikan setiap barang/data milik siswa ( ijasah , transkrip , data hasil studi , dll)
disimpan/dikelola/digunakan secara aman dan terpelihara.
7.15
Pastikan setiap penanganan siswa yang memiliki potensi bermasalah dicatat
secara lengkap , akurat dan mampu telusur.
7.16
Pastikan rekaman dikelompokkan , diberi kode file dan batas retensi. Pastikan
telah dibuat daftar induk rekaman mutu.
7.17
Pastikan sasaran mutu telah dievaluasi pencapaiannya ( untuk yang telah jatuh
tempo) . Pastikan setiap infrastruktur (lampu, AC,dll) di bagian tatausaha berfungsi
dengan baik.
7.18
Pastikan bagian tatausaha aman dari kebocoran dan kelembaban yang
berlebihan.
7.19
Pastikan bagian tatausaha telah menetapkan layout penyimpanan arsip yang
jelas , disosialisasikan dan dilaksanakan.
7.20
Pastikan bagian tatausaha bersih , rapi dan indah. Pastikan segalasesuatu yang
tidak berguna agar dipertimbangkan untuk disingkirkan.
7.21
Pastikan daftar induk rekaman mutu telah dibuat , untuk memudahkan dalam
pencarian dan penyimpanan.
7.22
Pastikan setiap layanan yang diberikan kepada siswa dan stakeholder terkait
dilaksanakan berdasarkan standard operating procedure (SOP).
7.23
Pastikan kalender akademik untuk tahun akademik berjalan ditempel di ruang
tatausaha dan ditandatangani oleh KEPALA SEKOLAH.
7.24
Pastikan daftar GURU pengampu mata kuliah ditempel di ruang tatausaha.
7.25
Bersambung,
10
. Penanggung jawab IT.
10.1 Pastikan jadwal pemeriksaan/pemeliharaan rutin untuk server , hardware dan software
telah dibuat , dilaksanakan dan bukti-bukti pelaksanaannya dipelihara.
10.2 Pastikan permintaan perbaikan software/hardware dari user dibuat secara tertulis dan
telah ditindaklanjuti.
10.3 Pastikan setiap keluhan pelanggan dibuat secara tertulis dan telah ditindaklanjuti
secara tuntas.
10.4 Pastikan up date anti virus dilakukan secara terjadwal dan telah dilaksanakan untuk
seluruh user.
10.5 Pastikan setiap aplikasi software diluar ketentuan universitas dan Lembaga dicatat ,
diverifikasi dan dikendalikan oleh IT.
10.6 Pastikan setiap gangguan dan masalah IT dicatat secara lengkap dan akurat.
10.7 Pastikan setiap permintaan pengembangan IT oleh user dilakukan secara tertulis ,
dilakukan tinjauan dan verifikasi kompatibilitasnya sebelum dilaksanakan.
10.8 Pastikan daftar user diup date secara periodic.
10.9 Pastikan setiap pekerjaan yang mensyaratkan kegiatan pengendalian dibuatkan sop.
10.10
Pastikan rekanan yang digunakan oleh IT dalam pengembangan , perbaikan dan
perawatan software/hardware/server diseleksi sebelum digunakan dan dievaluasi
kinerjanya setelah terjadi kerjasama (lihat prosedur kerja).
10.11
Pastikan seluruh tim IT memenuhi persyaratan kompetensi yang ditetapkan.
10.12
Pastikan program pengembangan kompetensi untuk seluruh tim IT telah dibuat ,
dilaksanakan dan bukti-bukti dipelihara.
10.13
Pastikan setiap software yang digunakan untuk kegiatan penilaian/
pengukuran/pengujian selalu dilakukan verifikasi sebelum digunakan. Pastikan
verifikasi dilakukan dengan sop terdokumentasi. Pastikan bukti-bukti pelaksanaan
verifikasi dicatat dan dipelihara.
10.14
Pastikan setiap pembelian barang IT yang diterima dari rekanan telah dilakukan
pemeriksaan mutu dan hasil-hasilnya dicatat.
10.15
Pastikan analisis kinerja IT telah dibuat , dibuatkan rencana tindak lanjut ( jika
diperlukan).
11
. Penanggung jawab Perpustakaan
11.1 Pastikan struktur organisasi dan tupoksi setiap fungsi jabatan telah ditetapkan ,
disosialisasikan dan dipahami oleh setiap pemegang fungsi jabatan.
11.2 Pastikan sasaran mutu dan program kerja telah ditetapkan , disosialisasikan dan
dipahami oleh setiap staf perpustakaan. Pastikan bukti-bukti pelaksanaan program
kerja didokumentasikan secara lengkap dan akurat. Pastikan sasaran mutu telah
dievaluasi pencapaiannya per awal oktober dan per awal nopember (untuk yang telah
jatuh tempo).
11.3 Pastikan telah dilakukan analisis ratio buku terhadap jumlah siswa.
11.4 Pastikan perpustakaan memiliki buku pengunjung.
11.5 Pastikan telah ditetapkan mekanisme (SOP) peminjaman , pengembalian , denda , dll.
11.6 Bersambung
12
. Kepala Bagian Tata Usaha.
12.1 Pastikan jadwal pemeliharaan dan perbaikan gedung/sarana prasarana proses belajar
mengajar dan operasional Lembaga telah dibuat , dilaksanakan dan bukti-bukti
pelaksanaan lengkap. Pastikan checklist pemeliharaan untuk setiap sarana prasarana
telah dibuat dan dilaksanakan.
12.2 Pastikan setiap permintaaan pemeliharaan/perbaikan sarana pra sarana dibuat secara
tertulis/tercatat.
12.3 Pastikan data inventaris sarana prasarana dan statusnya telah dibuat , diup date
secara periodic.
12.4 Pastikan analisis kebutuhan sarana prasarana minimal yang diperlukan untuk
mencapai efektivitas layanan akademik telah dibuat , dilaporkan kepada KTU, dan
bukti realisasinya dipelihara.
12.5 Pastikan penataan gudang telah dirapikan, identitas barangnya lngkap dan setiap
barang memiliki kartu kendali. Pastikan jumlah barang dalam kartu kendali sama
dengan fisik barangnya. Pastikan stock opname dilakukan per bulan dan bukti
pelaksanaannya ( mencakup tanggal , jumlah barang , status barang , penyesuaian)
lengkap dan akurat.
12.6 Pastikan semua permintaan barang dilakukan secara tertulis/tercatat.
12.7 Pastikan setiap permintaan barang dicatat sebelum dilayani.
12.8 Pastikan barang-barang yang tidak berguna , disingkirkan dari gudang.
12.9 Pastikan setiap rekanan yang digunakan oleh urusan perlengkapan diseleksi sebelum
diberikan SPK dan dievaluasi kinerjanya setelah menyelesaikan pekerjaannya.
13
. Kepala Bagian Tata Usaha (Kepala Urusan Kepegawaian)
13.1 Pastikan data GURU dan pegawai KTU dan dokumen pada masing-masing GURU dan
pegawai lengkap , up date dan disimpan map per map (?)
13.2 Pastikan catatan pelatihan/workshop/seminar pada masing-masing GURU dan
pegawai di up date dan bukti-buktinya lengkap.
13.3 Pastikan telah dibuat jadwal pengurusan kenaikan pangkat dan berkala bagi GURU
dan pegawai , dilaksanakan dan bukti-buktinya dipelihara.
13.4 Pastikan program pelatihan untuk meningkatkan kompetensi pegawai telah dibuat ,
dilaksanakan dan bukti-buktinya dipelihara.
13.5 Pastikan data yang berhubungan dengan kinerja GURU dan pegawai lengkap , akurat
dan bukti-buktinya cukup.
13.6 Pastikan seluruh surat tugas untuk GURU dan pegawai telah lengkap dan mudah
untuk diakses.
13.7 Pastikan tupoksi/job desc/uraian tugas untuk GURU dan pegawai telah dibuat secara
lengkap.
13.8 Pastikan surat tugas GURU/pegawai telah dibuat secara lengkap , akurat dan mampu
telusur.
SMK NEGERI 1 KALIGONDANG
PURBALINGGA
Untuk meningkatkan progress penerapan ISO 9001:2008 , mohon hal-hal yang tercantum
dalam checklist dibawah ini dapat ditindaklanjuti/dilengkapi/diperbaiki/disempurnakan :
1
. KEPALA SEKOLAH
1.1 Pastikan Kebijakan mutu telah ditetapkan oleh KEPALA SEKOLAH , ditanda tangani
dan disosialisasikan kepada seluruh GURU dan staf di SMK N 1. Pastikan kebijakan
mutu dipublikasikan sehingga dapat diakses oleh publik (dalam bentuk poster ? di web
?)
1.2 Pastikan Renstra dan Sasaran mutu Lembaga telah ditetapkan oleh KEPALA
SEKOLAH , ditanda tangani , disosialisasikan kepada seluruh PRODI dan unit kerja.
Bukti-bukti sosialisasi didokumentasikan . Pastikan KEPALA SEKOLAH melakukan
evaluasi terhadap kesesuaian renstra berdasarkan kinerja lembaga dalam mencapai
sasaran mutu secara periodik.
1.3 Pastikan dokumen-dokumen sistem manajemen mutu (manual mutu , prosedur kerja ,
dll ) yang mensyaratkan validasi KEPALA SEKOLAH telah dilaksanakan.
1.4 Pastikan setiap bukti pelaksanaan sistem manajemen mutu yang mensyaratkan
validasi KEPALA SEKOLAH telah dilaksanakan. (contoh: hasil rapat tinjauan
manajemen, lihat prosedur tinjauan manajemen).
1.5 Pastikan surat penunjukkan Management Representatif telah dibuat.
1.6 Pastikan surat kickoff penerapan sistem manajemen mutu
telah diterbitkan per
tanggal 3 April 2012.
1.7 Pastikan program kerja Lembaga yang digunakan untuk memastikan tercapainya
sasaran mutu lembaga dan untuk peningkatan kinerja Lembaga telah dibuat , telah
disosialisasikan,
telah
dilaksanakan
dan
bukti-bukti
pelaksanaannya
didokumentasikan.
1.8 Pastikan setiap prodi dan unit kerja telah merumuskan sasaran mutu yang relevan
dengan ruang lingkup pekerjaannya dan mendukung sasaran mutu di tingkat lembaga.
Pastikan sasaran mutu prodi dan unit kerja disetujui oleh KEPALA SEKOLAH.
1.9 Pastikan setiap masalah yang timbul terkait kinerja Lembaga mendapatkan
rekomendasi tindak lanjutnya, penanggung jawab pelaksanaannya,waktu
penyelesaiannya ( baik dalam jangka panjang maupun program jangka pendek).
1.10
Pastikan KEPALA SEKOLAH/WAKIL KEPALA SEKOLAH memahami visi , misi ,
renstra , kebijakan mutu dan sasaran mutu Lembaga.
1.11
Pastikan KEPALA SEKOLAH/WAKIL KEPALA SEKOLAH telah menyiapkan
jawaban yang relevan untuk pertanyaan-pertanyaan tentang : Mengapa perlu
menerapkan sistem manajemen mutu , Pandangan tentang pelanggan/stakeholder
dan kepuasannya? Sumberdaya apa yang akan disiapkan untuk menerapkan sistem
manajemen mutu dan memastikan tercapainya kepuasan pelanggan/stakeholder ?
Bagaimana strategi pengembangan sumberdaya manusia ? Bagaimana
merealisasikan sasaran mutu yang telah ditetapkan ?
1.12
Pastikan KEPALA SEKOLAH memiliki hasil evaluasi kinerja setiap prodi yang
dilaksanakan sekurang-kurangnya satu tahun sekali.
1.13
Bersambung,
2
. Management Representative/Sentral Dokumen
2.1 Pastikan dokumen manual mutu dan prosedur mutu
telah ditanda tangani dan
disahkan oleh pejabat yang tertera dalam manual dan prosedur mutu.
2.2 Pastikan manual mutu dan prosedur mutu yang telah ditanda tangani dan disahkan ,
diperbanyak/dicopy untuk didistribusikan (lihat daftar penanggung jawab copy
dokumen dalam manual atau prosedur). Pastikan setiap copy dokumen (manual dan
prosedur mutu ) yang akan didistribusi telah diberikan stempel dan nomor copy.
2.3 Pastikan bukti-bukti distribusi dokumen kepada yang berkepentingan telah lengkap
dan akurat.(lihat formulir –formulir pada prosedur pengendalian dokumen.
2.4 Pastikan daftar master dokumen untuk manual mutu dan prosedur mutu telah dibuat.
2.5 Pastikan kebijakan mutu telah ditempel , disosialisasi dan dipahami oleh setiap GURU
dan staf.
2.6 Pastikan formulir yang menjadi operating system dari prosedur mutu telah lengkap,
telah didistribusikan dan telah disosialisasikan kepada penerima/penanggung jawab
pelaksana dokumen.
2.7 Pastikan dokumen master (manual mutu , prosedur mutu ) disimpan oleh Management
Representative.
2.8 Pastikan
bukti-bukti
sosisalisasi
dikumpulkan/dilengkapi/dibuat.
sistem
manajemen
mutu
2.9 Pastikan program audit internal telah dibuat dan dilaksanakan, mencakup seluruh area
dan fungsi. (lihat prosedur audit internal 8.2.2)
2.10
Pastikan program audit telah disetujui/ditandatangani oleh Management
Representatative dan KEPALA SEKOLAH.
2.11
Pastikan bukti pelatihan auditor internal telah dibuat/dilengkapi.
2.12
Pastikan auditor internal telah mendapatkan surat penunjukkan dari KEPALA
SEKOLAH sebagai auditor internal.
2.13
Pastikan auditor yang mengaudit suatu area/fungsi adalah independen (terbebas
dari kepentingan).
2.14
Pastikan bukti-bukti pelaksanaan audit mencakup , daftar periksa , laporan audit
telah lengkap , akurat dan mampu telusur terhadap program auditnya.
2.15
Pastikan bukti-bukti tandatangan dalam formulir daftar periksa dan laporan audit
telah lengkap.
2.16
Pastikan setiap temuan minor dan major yang tertulis dalam laporan audit
dibuatkan Permintaan tindakan perbaikan ( Corrective Action Request). Untuk temuan
rekomendasi tidak perlu dibuatkan CAR. Pastikan setiap temuan dibuatkan 1 lembar
CAR.
2.17
Pastikan penulisan temuan dalam lembar CAR lengkap, jelas dan akurat
sebelum didistribusikan kepada area/fungsi yang bertanggung jawab untuk
menindaklanjuti CAR tersebut.
2.18
Pastikan dibuatkan daftar distribusi dengan menggunakan data perkembangan
penyelesaian CAR ( lihat prosedur kerja ).
2.19
Pastikan undangan dan agenda tinjauan manjemen telah dibuat dan
didistribusikan satu minggu sebelum pelaksanaan .
2.20
Pastikan daftar hadir tinjauan manajemen telah dilengkapi.
2.21
Pastikan notulen hasil rapat tinjauan manajemen berisi seluruh hasil
pembahasan yang tertera dalam agenda rapat tinjauan manajemen.
2.22
Pastikan dalam setiap pembahasan agenda diakhiri dengan rekomendasi
KEPALA SEKOLAH , khususnya untuk setiap hasil pembahasan yang menghendaki
tindak lanjut.
2.23
Pastikan hasil rapat tinjauan manajemen telah didistribusikan.
2.24
Pastikan setiap keputusan yang menghendaki tindak lanjut ditulis dalam formulir
tindak lanjut tinjauan manajemen.
2.25
Pastikan daftar rekaman mutu dibuat.
2.26
Pastikan dokumen-dokumen yang selama ini telah disebar dan belum memenuhi
persyaratan pengendalian dokumen (tidak ada tandatangan,stempel, dll)
ditarik/dimusnahkan.
2.27
Pastikan tupoksi MR telah dibuat dan dipahami oleh yang bersangkutan .
2.28
Pastikan setiap sosialisasi ISO 9001:2008 disetiap area didokumentasikan.
2.29
Pastikan seluruh unit kerja yang memiliki rekaman mutu telah membuat daftar
induk rekaman mutu.
2.30
Pastikan MR memahami kebijakan mutu dan sasaran mutu Lembaga.
2.31
Pastikan dokumen-dokumen eksternal yang menjadi pedoman penyelenggaran
akademik di SMK N 1 KALIGONDANG diidentifikasi , dikumpulkan , dibuatkan daftar
dokumen eksternal dan setiap distribusi dari copy dokumen ekstenal dibuatkan tanda
terima.
2.32
Bersambung,
3
. WAKIL KEPALA SEKOLAH
3.1 Pastikan telah memahami kebijakan mutu dan sasaran mutu Lembaga.
3.2 Pastikan telah memiliki dan memahami tupoksinya sebagai WAKIL KEPALA
SEKOLAH. Pastikan surat pengangkatan sebagai WAKIL KEPALA SEKOLAH
telah dibuat.
3.3 Pastikan sasaran mutu yang terkait dengan tupoksinya telah ditetapkan beserta
program-program yang diperlukan untuk mencapai setiap sasaran mutu
tersebut.
3.4 Pastikan bukti-bukti pelaksanaan program kerja didokumentasikan secara
lengkap dan mudah ditemukan.
3.5 Pastikan setiap dokumen eksternal yang ada dibawah kendalinya dibuatkan
daftarnya dan dikendalikan.
3.6 Pastikan setiap kelompok rekaman mutu telah diberi kode file dan batas
retensinya. Pastikan daftar induk rekaman mutu telah dibuat (lihat prosedur
pengendalian rekaman ).
3.7 Pastikan setiap rekanan yang digunakan di SMK N 1 KALIGONDANG telah
menjalani evaluasi penetapan awal dan evaluasi kinerja setelah rekanan
bersangkutan menyelesaikan tugas/pekerjaannya.
3.8 Pastikan setiap hasil meeting didokumentasikan dan mudah ditemukan.
3.9 Bersambung ,
4
. KKK ( Ketua Kompetensi Keahlian )
4.1 Pastikan sasaran mutu PRODI telah ditetapkan secara terukur dan telah divalidasi
oleh KEPALA SEKOLAH.
4.2 Pastikan program kerja yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu telah dibuat
dan divalidasi oleh KEPALA SEKOLAH.
4.3 Pastikan sasaran mutu dan program kerja telah disosialisasikan kepada seluruh
GURU produktif dan staf terkait. Pastikan bukti-bukti pelaksanaan program kerja
didokumentasikan dan mudah ditemukan.
4.4 Pastikan telah memiliki dan memahami tupoksi terkait dengan fungsi jabatannya ,
termasuk yang tertulis didalam prosedur mutu.
4.5 Pastikan setiap dokumen eksternal yang ada dibawah kendalinya dibuatkan daftarnya
dan dikendalikan.
4.6 Pastikan dokumen-dokumen internal dipahami , digunakan dengan baik dan dipelihara
(manual dan prosedur mutu , pedoman akademik Lembaga , setiap regulasi
pemerintah yang relevan).
4.7 Pastikan setiap kelompok rekaman/arsip telah diberi kode file dan batas retensi (lihat
prosedur pengendalian rekaman mutu).
4.8 Pastikan daftar induk rekaman mutu untuk seluruh rekaman mutu yang ada telah
dibuat. Pastikan daftar induk rekaman mutu telah dibuat (lihat prosedur pengendalian
rekaman mutu).
4.9 Pastikan visi, misi ,kebijakan mutu dan sasaran mutu Lembaga telah dipahami (tidak
perlu hapal).
4.10
Pastikan sasaran mutu telah dievaluasi
( untuk yang sudah jatuh tempo
evaluasi).
4.11
Pastikan data yang digunakan untuk evaluasi tercapai tidaknya sasaran mutu
lengkap dan akurat.
4.12
Pastikan sasaran mutu yang tidak tercapai dibuatkan analisis sebab potensial
dan rencana tindakannya secara lengkap termasuk kapan dan siapa (fungsi jabatan)
yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan setiap rencana tindakan tersebut.
4.13
Pastikan struktur organisasi PRODI dan tupoksi untuk setiap fungsi jabatan telah
ditetapkan , telah divalidasi dan telah dipahami oleh setiap pemegang fungsi jabatan.
4.14
Pastikan persyaratan jabatan yang tercantum didalam tupoksi/job desc telah
dipenuhi oleh setiap fungsi jabatan yang bersangkutan. Jika ternyata ada fungsi
jabatan yang belum sesuai persyaratan , pastikan dibuat kan usulan kebutuhan
pelatihan/pegembangan kompetensi (lihat prosedur pengembangan kompetensi
GURU produktif dan pegawai.
4.15
Pastikan setiap rekaman/arsip hasil pelaksanaan kegiatan sehari-hari
dikumpulkan secara lengkap, dikelompokkan , diberi kode , diberi batas retensi dan
dapat ditemukan dalam waktu paling lama 5 menit.
4.16
Pastikan setiap hasil meeting internal PRODI dibuatkan notulennya .
4.17
Pastikan data hasil monitoring terhadap proses dan hasil layanan akademik
lengkap dan akurat.
4.18
Pastikan catatan kinerja untuk seluruh GURU produktif yang terkait dengan
PRODI telah dibuat .
4.19
Pastikan PRODI telah melakukan pengukuran kepuasan pelanggan dan hasilhasilnya telah dilakukan analisis (lihat prosedur pengukuran kepuasan pelanggan).
4.20
Bersambung,
5
. Penanggung jawab Laboratorium/bengkel.
5.1 Pastikan struktur organisasi dan tupoksi untuk setiap fungsi jabatan yang ada di
Laboratorium telah ditetapkan , disosialisasikan , dipahami dan dilaksanakan.
5.2 Pastikan sasaran mutu dan program kerja pencapaian sasaran mutu untuk
Laboratorium telah ditetapkan , disosialisasikan dan dilaksanakan. Pastikan bukti-bukti
pelaksanaan program kerja didokumentasikan. Pastikan sasaran mutu telah dievaluasi
pencapaiannya (untuk yang telah jatuh tempo).
5.3 Pastikan dokumen-dokumen perencanaan layanan akademik yang diperlukan untuk
Laboratorium telah ditetapkan dan divalidasi pejabat yang berwenang (sebelum
digunakan).
5.4 Pastikan setiap laboratorium memiliki pedoman praktikum.
5.5 Pastikan sistem evaluasi yang diperlukan untuk memastikan tercapainya standar
kompetensi telah ditetapkan , disosialisasikan dan dilaksanakan.
5.6 Pastikan setiap laboratorium memiliki buku jurnal pemakaian laboratorium.
5.7 Pastikan setiap rekaman hasil kegiatan laboratorium didokumentasikan secara
lengkap dan akurat.
5.8 Pastikan setiap kelompok rekaman mutu hasil kegiatan Laboratorium telah di beri kode
file dan batas retensi (kecuali yag disimpan dalam bentuk soft file).
5.9 Pastikan telah dilakukan analisis tentang relevansi praktikum terhadap kurikulum dan
standar kompetensi lulusan.
5.10
Pastikan telah dilakukan analisis ketepatan/kesesuaian dan kecukupan
peralatan laboratorium.
5.11
Pastikan bahan ajar praktikum/laboratorium mudah diakses oleh siswa.
5.12
Pastikan setiap laboratorium memiliki data inventaris alat dan status kondisinya.
5.13
Pastikan setiap laboratorium telah menetapkan tata tertib.dll
5.14
Pastikan dalam pelaksanaan praktikum selalu dibuatkan petunjuk praktikum (job
sheet ?).
5.15
Pastikan sistem evaluasi untuk pelaksanaan setiap praktikum pada setiap
laboratorium telah ditetapkan , dilaksanakan dan bukti-buktinya didokumentasikan.
5.16
Bersambung,
6
GURU.
6.1 Pastikan setiap GURU telah menyiapkan dokumen-dokumen perencanaan layanan
akademik untuk semester ganjil dan genap 2011/2012 , dan telah divalidasi oleh
KEPALA SEKOLAH (GBPP , SAP , bahan ajar , dll).
6.2 Pastikan setiap dokumen perencanaan layanan akademik dijabarkan secara
sistematik dimulai dari standar kompetensi lulusan, kurikulum dan dokumen
turunannya secara in line sampai dengan bahan ajar apa yang digunakan untuk
mendukung tercapainya standar kompetensi lulusan tersebut.
6.3 Pastikan setiap dokumen perencanaan layanan akademik (GBPP , SAP , dll) memiliki
status revisi dan tanggal penetapan.
6.4 Pastikan setiap GURU telah memahami visi , misi , kebijakan mutu dan sasaran mutu
Lembaga.
6.5 Pastikan telah memahami isi kurikulum , standar kompetensi lulusan dan
hubungannya dengan dokumen perencanaan layanan akademik yang dibuat.
6.6 Pastikan setiap GURU telah memiliki dan memahami tupoksi/jobdescnya sebagai
GURU.
6.7 Pastikan setiap GURU telah memiliki dan memahami surat tugas untuk setiap tugas
yang dipercayakan.
6.8 Pastikan setiap GURU telah menetapkan target capaian siswa untuk mata kuliah yang
diampunya secara tertulis.
6.9 Pastikan program yang diperlukan untuk mencapai target capaian siswa telah
dirumuskan.
6.10
Pastikan rekaman/bukti-bukti hasil layanan akademik (daftar hadir , soal ujian ,
nilai ,dll) lengkap , akurat dan mudah ditemukan.
6.11
Pastikan setiap pergeseran jadwal proses belajar mengajar dari jadwal yang
telah ditentukan ,dilengkapi dengan keterangan/penjelasan.
6.12
Pastikan bukti-bukti kontrak proses belajar mengajar lengkap , akurat dan
mampu telusur. Pastikan proses belajar mengajar dilaksanakan berdasarkan
ketentuan yang tertulis dalam silabus/GBPP , kontrak proses belajar mengajar dan
dokumen lain yang relevan.
6.13
Pastikan sistem evaluasi dilaksanakan berdasarkan ketentuan dan buktibuktinya didokumentasikan dan dipelihara.
6.14
Pastikan rekaman/bukti-bukti penelitian dan pengabdian masyarakat yang
sedang dilaksanakan terdokumentasi secara lengkap dan akurat.
6.15
Pastikan rekaman/bukti-bukti hasil bimbingan skripsi siswa lengkap .
6.16
Pastikan CV telah dibuat dan up date, khususnya yang terkait dengan riwayat
penugasan , pelatihan , penelitian dan pengabdian masyarakat.
6.17
Pastikan bukti-bukti terkait item 5.12 lengkap dan mudah ditemukan.
6.18
Pastikan setiap GURU memiliki hasil pengukuran kinerja yang dilaksanakan
secara self assessment , mencakup kinerja proses dan out put/out come nya.
6.19
Bersambung,
7
Kepala Bagian Tatausaha.
7.1 Pastikan struktur organisasi dan tupoksi untuk setiap fungsi jabatan telah ditetapkan
dan dipahami oleh setiap pemegang fungsi jabatan terebut. Pastikan struktur
organisasi bagian tatausaha yang telah disetujui oleh KEPALA SEKOLAH ditempel
diruang bagian penagajaran.
7.2 Pastikan visi . misi , kebijakan mutu , sasaran mutu lembaga dan sasaran mutu bagian
tatausaha ditempel di ruang bagian tatausaha.
7.3 Pastikan sasaran mutu dan program kerja pencapaian sasaran mutu bagian tatausaha
telah ditetapkan, disosialisasikan dan dilaksanakan. Pastikan bukti-bukti pelaksanaan
program kerja didokumentasikan dan dipelihara. Pastikan telah dilakukan evaluasi
pencapaian sasaran mutu (untuk yang telah jatuh tempo).
7.4 Pastikan setiap kelompok arsip diberikan kode file , nama file dan batas retensi ,
sehingga memudahkan dalam penggunaan dan penyimpanan. Pastikan arsip , baik
dalam bentuk surat maupun data siswa dapat ditemukan paling lama 5 menit.
7.5 Pastikan setiap rak penyimpanan arsip diberikan kode rak yang sesuai untuk
memudahkan dalam penyimpanan , penggunaan dan penelusuran.
7.6 Pastikan bagian tatausaha membuat layout penyimpanan arsip.
7.7 Pastikan barang-barang tidak berguna yang ada dibagian tatausaha disingkirkan
(kardus-kardus, komputer rusak, dll)
7.8 Pastikan data dan status siswa up date dan akurat
7.9 Pastikan data kinerja/capaian siswa mencakup , jumlah sks , nilai , status kelulusan ,
dll . lengkap , aman , akurat dan mampu telusur
7.10
Pastikan dokumen/rekaman/data setiap siswa yang membuktikan tahapan
penyelesaian studi lengkap , aman , akurat dan mampu telusur (krs,khs,daftar hadir,
berita acara ujian,dll).
7.11
Pastikan
siswa bermasalah dicatat , ditindaklanjuti dan bukti2nya
didokumentasikan.
7.12
Pastikan telah dilakukan pengukuran kepuasan pelanggan terhadap layanan
bagian tatausaha. Pastikan hasil pengukuran dievaluasi dan ditindaklanjuti.
7.13
Pastikan telah dibuat analisis-analisis terkait kinerja/capaian dan masa studi
siswa yang dapat digunakan sebagai bahan untuk pelaksanaan tindakan perbaikan
dan pengembangan-pengembangan.
7.14
Pastikan setiap barang/data milik siswa ( ijasah , transkrip , data hasil studi , dll)
disimpan/dikelola/digunakan secara aman dan terpelihara.
7.15
Pastikan setiap penanganan siswa yang memiliki potensi bermasalah dicatat
secara lengkap , akurat dan mampu telusur.
7.16
Pastikan rekaman dikelompokkan , diberi kode file dan batas retensi. Pastikan
telah dibuat daftar induk rekaman mutu.
7.17
Pastikan sasaran mutu telah dievaluasi pencapaiannya ( untuk yang telah jatuh
tempo) . Pastikan setiap infrastruktur (lampu, AC,dll) di bagian tatausaha berfungsi
dengan baik.
7.18
Pastikan bagian tatausaha aman dari kebocoran dan kelembaban yang
berlebihan.
7.19
Pastikan bagian tatausaha telah menetapkan layout penyimpanan arsip yang
jelas , disosialisasikan dan dilaksanakan.
7.20
Pastikan bagian tatausaha bersih , rapi dan indah. Pastikan segalasesuatu yang
tidak berguna agar dipertimbangkan untuk disingkirkan.
7.21
Pastikan daftar induk rekaman mutu telah dibuat , untuk memudahkan dalam
pencarian dan penyimpanan.
7.22
Pastikan setiap layanan yang diberikan kepada siswa dan stakeholder terkait
dilaksanakan berdasarkan standard operating procedure (SOP).
7.23
Pastikan kalender akademik untuk tahun akademik berjalan ditempel di ruang
tatausaha dan ditandatangani oleh KEPALA SEKOLAH.
7.24
Pastikan daftar GURU pengampu mata kuliah ditempel di ruang tatausaha.
7.25
Bersambung,
10
. Penanggung jawab IT.
10.1 Pastikan jadwal pemeriksaan/pemeliharaan rutin untuk server , hardware dan software
telah dibuat , dilaksanakan dan bukti-bukti pelaksanaannya dipelihara.
10.2 Pastikan permintaan perbaikan software/hardware dari user dibuat secara tertulis dan
telah ditindaklanjuti.
10.3 Pastikan setiap keluhan pelanggan dibuat secara tertulis dan telah ditindaklanjuti
secara tuntas.
10.4 Pastikan up date anti virus dilakukan secara terjadwal dan telah dilaksanakan untuk
seluruh user.
10.5 Pastikan setiap aplikasi software diluar ketentuan universitas dan Lembaga dicatat ,
diverifikasi dan dikendalikan oleh IT.
10.6 Pastikan setiap gangguan dan masalah IT dicatat secara lengkap dan akurat.
10.7 Pastikan setiap permintaan pengembangan IT oleh user dilakukan secara tertulis ,
dilakukan tinjauan dan verifikasi kompatibilitasnya sebelum dilaksanakan.
10.8 Pastikan daftar user diup date secara periodic.
10.9 Pastikan setiap pekerjaan yang mensyaratkan kegiatan pengendalian dibuatkan sop.
10.10
Pastikan rekanan yang digunakan oleh IT dalam pengembangan , perbaikan dan
perawatan software/hardware/server diseleksi sebelum digunakan dan dievaluasi
kinerjanya setelah terjadi kerjasama (lihat prosedur kerja).
10.11
Pastikan seluruh tim IT memenuhi persyaratan kompetensi yang ditetapkan.
10.12
Pastikan program pengembangan kompetensi untuk seluruh tim IT telah dibuat ,
dilaksanakan dan bukti-bukti dipelihara.
10.13
Pastikan setiap software yang digunakan untuk kegiatan penilaian/
pengukuran/pengujian selalu dilakukan verifikasi sebelum digunakan. Pastikan
verifikasi dilakukan dengan sop terdokumentasi. Pastikan bukti-bukti pelaksanaan
verifikasi dicatat dan dipelihara.
10.14
Pastikan setiap pembelian barang IT yang diterima dari rekanan telah dilakukan
pemeriksaan mutu dan hasil-hasilnya dicatat.
10.15
Pastikan analisis kinerja IT telah dibuat , dibuatkan rencana tindak lanjut ( jika
diperlukan).
11
. Penanggung jawab Perpustakaan
11.1 Pastikan struktur organisasi dan tupoksi setiap fungsi jabatan telah ditetapkan ,
disosialisasikan dan dipahami oleh setiap pemegang fungsi jabatan.
11.2 Pastikan sasaran mutu dan program kerja telah ditetapkan , disosialisasikan dan
dipahami oleh setiap staf perpustakaan. Pastikan bukti-bukti pelaksanaan program
kerja didokumentasikan secara lengkap dan akurat. Pastikan sasaran mutu telah
dievaluasi pencapaiannya per awal oktober dan per awal nopember (untuk yang telah
jatuh tempo).
11.3 Pastikan telah dilakukan analisis ratio buku terhadap jumlah siswa.
11.4 Pastikan perpustakaan memiliki buku pengunjung.
11.5 Pastikan telah ditetapkan mekanisme (SOP) peminjaman , pengembalian , denda , dll.
11.6 Bersambung
12
. Kepala Bagian Tata Usaha.
12.1 Pastikan jadwal pemeliharaan dan perbaikan gedung/sarana prasarana proses belajar
mengajar dan operasional Lembaga telah dibuat , dilaksanakan dan bukti-bukti
pelaksanaan lengkap. Pastikan checklist pemeliharaan untuk setiap sarana prasarana
telah dibuat dan dilaksanakan.
12.2 Pastikan setiap permintaaan pemeliharaan/perbaikan sarana pra sarana dibuat secara
tertulis/tercatat.
12.3 Pastikan data inventaris sarana prasarana dan statusnya telah dibuat , diup date
secara periodic.
12.4 Pastikan analisis kebutuhan sarana prasarana minimal yang diperlukan untuk
mencapai efektivitas layanan akademik telah dibuat , dilaporkan kepada KTU, dan
bukti realisasinya dipelihara.
12.5 Pastikan penataan gudang telah dirapikan, identitas barangnya lngkap dan setiap
barang memiliki kartu kendali. Pastikan jumlah barang dalam kartu kendali sama
dengan fisik barangnya. Pastikan stock opname dilakukan per bulan dan bukti
pelaksanaannya ( mencakup tanggal , jumlah barang , status barang , penyesuaian)
lengkap dan akurat.
12.6 Pastikan semua permintaan barang dilakukan secara tertulis/tercatat.
12.7 Pastikan setiap permintaan barang dicatat sebelum dilayani.
12.8 Pastikan barang-barang yang tidak berguna , disingkirkan dari gudang.
12.9 Pastikan setiap rekanan yang digunakan oleh urusan perlengkapan diseleksi sebelum
diberikan SPK dan dievaluasi kinerjanya setelah menyelesaikan pekerjaannya.
13
. Kepala Bagian Tata Usaha (Kepala Urusan Kepegawaian)
13.1 Pastikan data GURU dan pegawai KTU dan dokumen pada masing-masing GURU dan
pegawai lengkap , up date dan disimpan map per map (?)
13.2 Pastikan catatan pelatihan/workshop/seminar pada masing-masing GURU dan
pegawai di up date dan bukti-buktinya lengkap.
13.3 Pastikan telah dibuat jadwal pengurusan kenaikan pangkat dan berkala bagi GURU
dan pegawai , dilaksanakan dan bukti-buktinya dipelihara.
13.4 Pastikan program pelatihan untuk meningkatkan kompetensi pegawai telah dibuat ,
dilaksanakan dan bukti-buktinya dipelihara.
13.5 Pastikan data yang berhubungan dengan kinerja GURU dan pegawai lengkap , akurat
dan bukti-buktinya cukup.
13.6 Pastikan seluruh surat tugas untuk GURU dan pegawai telah lengkap dan mudah
untuk diakses.
13.7 Pastikan tupoksi/job desc/uraian tugas untuk GURU dan pegawai telah dibuat secara
lengkap.
13.8 Pastikan surat tugas GURU/pegawai telah dibuat secara lengkap , akurat dan mampu
telusur.