Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Pengembangan Sistem Manajemen Kearsipan Berbasis Teknologi Informasi Terpusat di SMK Negeri 1 Salatiga

PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN KEARSIPAN
BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI TERPUSAT
DI SMK NEGERI 1 SALATIGA

Tesis
Diajukan kepada
Program Studi Magister Manajemen Pendidikan
Untuk Memperoleh Gelar Magister Pendidikan

Oleh:
Wiwik Endah Natalwati
NPM: 942014008

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN PENDIDIKAN
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2017

iv

v

vi

vii

Kata Pengantar
Ucapan

syukur

memberikan

segala

kepada
berkat

Tuhan

Allah

pertolongan

yang

dan

telah

limpahan

anugerahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan karya
tesis

dengan

judul:

“Pengembangan

Sistem

Manajemen

Kearsipan Berbasis Teknologi Informasi Terpusat di SMK Negeri
1 Salatiga” untuk memenuhi persyaratan akhir bagi penulis
pada PPs MMP FKIP UKSW Salatiga, guna memperoleh gelar
Magister Pendidikan.
Dalam
rancangan

tesis

ini

diuraikan

pengembangan

dan

produk

dibahas
Sistem

mengenai
Manajemen

Kearsipan Berbasis Teknologi Informasi Terpusat. Konsep
Research and Development (R&D) ini dilakukan dengan
menggunakan model Four-D Model melalui empat (4) tahapan
yakni 1) Define, 2) Design, 3) Develop, 4) Desseminate. Uraian
dan pembahasan dalam penelitian dan pengembangan yang
menggunakan Four-D Model

berupaya untuk melakukan

sebuah pengembangan produk penelitian terhadap Sistem

Manajemen Kearsipan Berbasis Teknologi Informasi Terpusat di
SMK Negeri 1 Salatiga.
Penulis melakukan sebuah penelitian dan pengembangan
tentang “Sistem Manajemen Kearsipan Berbasis Teknologi
Informasi Terpusat di SMK Negeri 1 Salatiga”. Karena terdorong
oleh keinginan penulis untuk mempercepat dan memudahkan
pencarian kembali arsip yang telah tersimpan, khususnya di
kantor Tata Usaha SMK Negeri 1 Salatiga
viii

Dalam hal penulisan hasil penelitian ini tidak terlepas
adanya beberapa kekurangan dan keterbatasan yang ada pada
penulis, oleh sebab itu mohon kritik dan saran dari pembaca
agar pada masa yang akan datang penulis dapat belajar lebih
baik dan mendalam mengenai penulisan karya ilmiah. Harapan
penulis, semoga karya ilmiah ini bermanfaat bagi pembaca.

Salatiga, Januari 2017

Penulis

Abstrak
ix

Wiwik Endah Natalwati. 2017. Pengembangan Sistem Manajemen Kearsipan
Bebasis Teknologi Informasi Terpusat SMK Negeri 1 Salatiga, Tesis: Magister
Manajemen Pendidikan Universitas Kristen Satya Wacana. Pembimbing I:
Prof. Dr. Slameto, M.Pd, Pembimbing II: Dr. Yari Dwikurnaningsih, M.Pd,
145 Halaman.
Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan sebuah sistem manajemen
kearsipan yang dapat digunakan untuk mempermudah pengelolaan
kearsipan di SMK Negeri 1 Salatiga. Penelitian ini dilaksanakan dengan
menggunakan metode Research and Development (R&D), melalui model
penelitian Four-D Model. Konsep pengembangan produk penelitian ini,
berdasarkan pada Define, Design, Develop dan Desseminate terhadap Sistem
Manajemen Kearsipan di SMK Negeri 1 Salatiga, yang kemudian dilakukan
uji validasi oleh pakar IT dan Manajemen Kearsipan terhadap rancangan
produk. Hasil penelitian ini menghasilkan sebuah bentuk model sistem
manajemen kearsipan yang dapat digunakan untuk mempermudah
pengelolaan kearsipan di SMK Negeri 1 Salatiga berupa Sistem Manajemen

Kearsipan Berbasis Teknologi Informasi Terpusat yang dikembangkan
melalui beberapa tahapan yakni: 1) Tahapan Define pengembangan
didasarkan pada model pengelolaan kearsipan sekolah yang masih bersifat
konvensional, serta tersedianya fasilitas dan potensi sumber daya manusia
yang cukup baik di SMK Negeri 1 Salatiga, 2) Tahapan Design dalam
pengembangan
sistem
manajemen
kearsipan
dilakukan
dengan
menggunakan Software Open Source Pro File didukung dengan Software
Open Source Appserv for Windows Versi 2.5, 3) Tahapan Develop dalam
pengembangan sistem manajemen kearsipan dilakukan melalui hasil
penilaian yang baik oleh Pakar Teknik Informatika dan Pakar Manajemen
Kearsipan, serta melalui uji coba terbatas pada lingkup Kantor Tata Usaha
Sekolah, 4) Tahapan Desseminate dilakukan di SMK Negeri 1 Salatiga
khususnya bagi Guru dan staf administrasi, melalui media Blog dan
kegiatan Workshop Bintek bagi guru dan staf administrasi SMK Negeri 1
Salatiga. Dengan demikian bahwa pengembangan sistem manajemen

kearsipan berbasis teknologi informasi terpusat di SMK Negeri 1 Salatiga,
masih perlu didesiminasikan pada lingkup yang lebih luas.

Kata Kunci: Manajemen Kearsipan, Sistem Teknologi Informasi, Four-D
Model

Abstract

x

Wiwik Endah Natalwati. 2017. The Development Of Archives Management
System Based On Centralized Information Technology at SMK Negeri 1
Salatiga, thesis: Master of Management Education of Satya Wacana Christian
University. Supervisor I: Prof. Dr. Slameto, M.Pd, Supervisor II: Dr. Yari
Dwikurnaningsih, M.Pd, 145 pages

The goal of this study is to produce an archival management system that can
be used to simplify the archival management at SMK Negeri 1 Salatiga.This
research was conducted by using Research and Development (R & D), through
the Four-D Model.The concept of this product development research is based

on Define, Design, Develop and Disseminate to the System Management of
Archival at SMK Negeri 1 Salatiga, which, then , be screened through a
validation test by IT experts and Archival Management towards the design of
the product. The study generates a form of archival management system
model that can be used to simplify the management of Filing Centralized
Information Technology developed through several stages namely:1) Define
Stages of development based on the model of archival management of the
school which is still conventional, as well as the availability of facilities and
human resource potential which is quite good at SMK Negeri 1 Salatiga, 2) The
Design phase in the development of archives management system is done by
using Open Source Software Pro File is supported by the Open Source Software
Appserv for Window Version 2.5,3, 3) The Develop Stage in the development
of archives management system is done through good measurement results
by Expert Technical Expert Information and archival management, as well as
through a trial limited to the scope of the Administrative Office of the School,
4)The phase of Disseminate conducted in SMK Negeri 1 Salatiga particularly
to teachers and administrative staff of SMK Negeri 1 Salatiga. Thus, the
development of archives management system based on centralized
information technology
at SMK Negeri 1 Salatiga, still needs to be

disseminated on a wider scope.
Keyword: Archives Management, Information Technology System, Four-D
Model.

Ucapan Terima Kasih
xi

Puji dan Sukur kepada Allah yang dikenal dalam nama
Tuhan Yesus Kristus atas segala Limpahan berkat dan
anugerahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tesis ini
dengan baik. Tanpa campur tangan Tuhan, penulis tidak
mampu untuk menyelesaikan tesis ini. Melalui penulisan tesis
ini, berbagai pelajaran dan pengalaman yang sangat berharga
penulis peroleh baik melalui motivasi dan bimbingan dari para
dosen.
Pada kesempatan ini, penulis menyampaikan ucapan
terima kasih kepada setiap pribadi yang telah membantu dan
memberikan kontribusi bagi penulis dalam menyelesaikan
penulisan tesis ini:
1. Dr. Bambang Ismanto, M.Si, Ketua Program Studi Magister

Manajemen Pendidikan yang telah memberikan motivasi
dan ijin penelitian bagi penulis;
2. Prof. Dr. Slameto, M.Pd selaku pembimbing I yang telah
telah menyediakan waktu, tenaga dan pikiran dalam
penulisan tesis;
3. Dr. Yari Dwikurnaningsih, M.Pd selaku pembimbing II yang
telah menyediakan waktu, tenaga dan pikiran dalam
penulisan tesis;
4. Dr. Bambang Ismanto, M.Si selaku reviewer dan sekaligus
penguji yang telah memberikan masukan dan saran bagi
penyempurnaan penulisan tesis.
5. Para dosen Pascasarjana Magister Manajemen Pendidikan
Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga (Dr. Yari
Dwikurnaningsih, M.Pd, Dr. Bambang Ismanto, M.Si., Dra.
Lina Sinatra, M.A., Dr. Bambang S. Sulasmono, M.Si., Dr.
Y. Haris Nusarastriya, M.Si., Prof. Drs. Sutriyono, M.Sc,
Ph.D., Prof. Dr. Ir. Eko Sediyono, M.Kom., Prof. Dr. W.E.
Soetomo Siswokartono, M.Pd., Prof. Supramono, S.E, MBA,
xii

DBA., Prof. Daniel Daud Kameo, S.E, M.A, Ph.D., Prof. Dr.
Slameto, M.Pd, Dr. Wasitohadi, M.Pd, Dr. Mawardi, M.Pd,
Dr. Ade Iriani, M.M) yang telah bersedia memberikan ilmu
dan pengalamannya selama perkuliahan kepada penulis.
6. Bpk Haris Wahyudi, S.Pd., M.Pd. Kepala Sekolah SMK
Negeri 1 Salatiga yang telah memberikan ijin kepada penulis
untuk melakukan penelitian di SMK Negeri Salatiga.
7. Rekan-rekan guru dan karyawan SMK Negeri 1 yang telah
memberi informasi dan penjelasan dalam penelitian ini pada
penulis.
8. Orang tua, suami, anak dan seluruh anggota PDO “Hati
Bapa” Salatiga yang telah memberikan dukungan dan doa
kepada penulis untuk menyelesaikan studi.
Penulis tidak dapat membalas semua budi baik, perhatian
dan dukungan serta doa yang telah diberikan kepada penulis,
semoga Allah selalu memberikan berkat dan perlindungan bagi
kita semua.

Salatiga, 19 Januari 2017

Penulis

Daftar Isi
Halaman
xiii

HALAMAN JUDUL .................................................................. i
LEMBAR PENGESAHAN ........................................................ ii
LEMBAR PERNYATAAN .........................................................iii
ABSTRAK .............................................................................. iv
ABSTRACT ............................................................................. v
KATA PENGANTAR ................................................................ vi
UCAPAN TERIMAKASIH ...................................................... viii
DAFTAR ISI ............................................................................ x
DAFTAR TABEL .................................................................. xiii
DAFTAR GAMBAR ................................................................ xv
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................ xvi
BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah .................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ......................................... 10
1.3 Tujuan Penelitian........................................... 10
1.4 Manfaat Penelitian ......................................... 10
1.5 Spesifikasi Produk Penelitian ......................... 11
1.6 Asumsi dan Batasan Reseach and
Development .................................................. 11

BAB II

KAJIAN PUSTAKA
2.1 Manajemen Kearsipan Elektronik .................. 13
2.2 Teknologi Informasi Terpusat ......................... 23
2.3 Pengembangan Sistem ................................... 25
2.4 Sistem Manajemen Kearsipan Berbasis
Teknologi Informasi Terpusat ......................... 28
2.5 Model Penelitian dan Pengembangan ............. 31
2.6 Hasil Penelitian Relevan ................................. 37

xiv

2.7 Kerangka Berfikir Penelitian .......................... 43
BAB III

METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian ............................................. 47
3.2 Desain Penelitian ........................................... 47
3.3 Subyek dan Obyek Penelitian ......................... 47
3.4 Teknik Pengumpulan Data ............................. 48
3.5 Rencana Pengujian Keabsahan Data .............. 52

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umu SMK Negeri 1 Salatiga .......... 53
4.2 Hasil Penelitian .............................................. 54
4.2.1 Tahapan Define ..................................... 54
4.2.3 Tahapan Design .................................... 59
4.2.3 Tahapan Development ........................... 82
4.2.4 Tahapan Dessiminate............................ 89
4.3 Pembahasan Hasil Penelitian ......................... 91
4.3.1 Define Sebagai Dasar Pengembangan
Produk ................................................. 91
4.3.2 Design Sebagai Tahapan Pengembangan
Produk .................................................. 94
4.3.3 Development Sistem Manajemen
Kearsipan ............................................. 96
4.3.4 Dessiminate Sistem Manajemen
Kearsipan ............................................. 98
4.3.5 Sistem Manajemen Kearsipan Berbasis
Teknologi Informasi Terpusat Sebagai
Produk ...............................................100
BAB V

PENUTUP
5.1 Kesimpulan ..................................................105
xv

5.2 Saran............................................................106
DAFTAR PUSTAKA .............................................................107
LAMPIRAN .........................................................................111

Daftar Tabel
Halaman
xvi

Tabel 1.1

Hasil Pre-Research Pengelolaan Manajemen
Kearsipan di SMK Negeri 1 Salatiga ..................... 3

Tabel1.2

Tentang Pengelolaan Kearsipan di SMK Negeri 1
Salatiga ............................................................... 6

Tabel 2.1

Perbandingan Arsip Konvensional dengan
Elektronik ......................................................... 29

Tabel 3.1

Matrik Teknik Pengumpulan Data Penelitian ..... 50

Tabel 4.1

Bidang Keahlian SMK Negeri 1 Salatiga ............. 53

Tabel 4.2

Kualifikasi Pendidikan Guru dan Staf
Administrasi SMK Negeri 1 Salatiga................... 53

Tabel 4.3

Pelaksanaan Manajemen Kearsipan SMK
Negeri 1 Salatiga ............................................... 55

Tabel 4.4

Fasilitas Mesin Komunkasi SMK Negeri 1
Salatiga ............................................................. 57

Tabel 4.5

Kualifikasi Pendidikan Tenaga Administrasi
SMK Negeri 1 Salatiga ....................................... 58

Tabel 4.6

Spesifikasi Komputer Sistem Pengarsipan
Berbasis Teknologi Informasi Terpusat .............. 70

Tabel 4.7

Pembuatan Server dan Pemasangan Program
EFS ................................................................... 71

Tabel 4.8

Tahapan Pengaturan Umum ............................. 72

Tabel 4.9

Hasil Uji Validasi Pakar Teknologi Informatika .. 83

Tabel 4.10 Hasil Uji Validasi Pakar Manajemen Kearsipan
Tahap Agenda ................................................... 84
Tabel 4.11 Hasil Uji Validasi Pakar Manajemen Kearsipan
Tahap Input Dokumen ...................................... 85

xvii

Tabel 4.12 Hasil Uji Validasi Pakar Manajemen Kearsipan
Tahap Pencarian Dokumen ............................... 86
Tabel 4.13 Kegiatan Pengembangan Guru dan Staf ............ 89

Daftar Gambar
xviii

Halaman
Gambar 2.1 Kerangka Berfikir Penelitian ............................ 44
Gambar 4.1 Data Flow Diagram Level 0 ............................... 61
Gambar 4.2 Data Flow Diagram Level 1 ............................... 63
Gambar 4.3 Flow Chart User Management ........................... 64
Gambar 4.4 Flow Chart Input Arsip Dokumen ..................... 66
Gambar 4.5 Flow Chart Pencarian Dokumen ...................... 68
Gambar 4.6 Pengaturan Umum Memanajemen Server......... 73
Gambar 4.7 Pengaturan Retensi.......................................... 74
Gambar 4.8 Penentuan Kode dan Subjek ............................ 75
Gambar 4.9 Menu Setting Sifat Dokumen............................ 76
Gambar 4.10 Tampilan Aplikasi EFS Pengguna Operator .... 76
Gambar 4.11 Tampilan Menu Kategori Dokumen ................ 77
Gambar 4.12 Tampilan Menu User Level Akses .................. 78
Gambar 4.13 Tampilan Menu User Tambah Level Akses..... 78
Gambar 4.14 Tampilan Menu User Permission Matrix ........... 79
Gambar 4.15 Tampilan Menu User Permission Matrix .......... 79

Daftar Lampiran
xix

Halaman
Lampiran 1

Transkrip Wawancara Kepala Sekolah ..........111

Lampiran 2

Transkrip Wawancara Wakil Kep. Sekolah
Bidang Sarana dan Prasarana.......................113

Lampiran 3

Transkrip Wawancara Wakil Kep. Sekolah
Bidang Ketenagaan .......................................115

Lamipran 4

Transkrip Wawancara Koordinator
Tata Usaha ...................................................116

Lampiran 5

Transkrip Wawancara Petugas Agendaris ......118

Lampiran 6

Transkrip Wawancara Guru ..........................120

Lampiran 7

Hasil Focus Group Discussion ......................... 121

Lampiran 8

Struktur Organisasi Pengelolaan Manajemen
Kearsipan SMK Negeri 1 Salatiga ..................124

Lampiran 9

Alur Mekanisme Pelaksanaan Surat Menyurat
Di SMK Negeri 1 Salatiga ..............................125

Lampiarn 10 Prosedur Menjalankan Electronic Filling
System (EFS) ................................................126
Lampiran 11 Job Descreption Manajemen Kearsipan
SMK Negeri 1 Salatiga ...................................128
Lampiran 12 Hasil Uji Plagiarisme .....................................129
Lampiran 13 Surat Pernyataan Narasumber ......................139
Lampiran 14 Lembar Validasi
Lampiran 15 Model Kearsipan Elektronik

xx