KR02-SAPK-KANREG-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN

B

ADAN

K

EPEGAWAIAN

N

EGARA

BKN

N

ATIONAL

C

IVIL

S

ERVICE

I

NFORMATION

S

YSTEM

NCSIS

B

UKU

P

ANDUAN

S

ISTEM

A

PLIKASI

P

ELAYANAN

K

EPEGAWAI

A

N

(SAPK)

TIM

ADMINISTRASI

PENGADAAN

(K

ANREG

)

NAMA DOKUMEN : KR02-SAPK-KANREG-TIMADMINISTRASIPENGADAAN

EDISI : 01.50

TANGGAL : 11JULI 2011

SINOPSIS MANUAL

Pusat

Kode User Profile Sinopsis

PU01 Pengadaan BKD/Instansi Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. PU02 KP BKD/Instansi Membuat dan memeriksa usul KP, serta mencetak SK KP.

PU03 Pensiun BKD/Instansi Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun. PU04 Pusat Pelayanan Terpadu

(PPT)

Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data).

PU05 Tim Administrasi Pengadaan

Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP.

PU06 Tim Administrasi KP Memeriksa kelengkapan dokumen KP dan menginput SK KP.

PU07 Tim Administrasi Pensiun Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun dan menerima notifikasi APS. PU08 Tim Teknis Pengadaan Menetapkan NIP.

PU09 Tim Teknis KP Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP.

PU10 Tim Teknis Pensiun Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis. PU11 Penerimaan SK Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP).

PU12 Direktorat Status Memeriksa berkas pensiun dan peremajaan data.

PU13 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.

PU14 Peremajaan Data Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

PU15 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi.

PU16 Administrator BKN Pusat Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.

Kanreg

Kode User Profile Sinopsis KR01 Pusat Pelayanan Terpadu

(PPT)

Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data).

KR02 Tim Administrasi Pengadaan

Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP.

KR03 Tim Administrasi KP Memeriksa kelengkapan dokumen KP. KR04 Tim Administrasi Pensiun Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun. KR05 Tim Teknis Pengadaan Menetapkan NIP.

KR06 Tim Teknis KP Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP.

KR07 Tim Teknis Pensiun Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis. KR08 Penerimaan SK Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP).

KR09 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.

KR10 Peremajaan Data Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

KR11 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi.

KR12 Administrator BKN Kanreg Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.

BKD/Instansi

Kode User Profile Sinopsis

BI01 Pengadaan BKD/Instansi Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. BI02 KP BKD/Instansi Membuat usul KP, memeriksa usul, dan mencetak SK KP.

BI03 Pensiun BKD/Instansi Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun.

BI04 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.

BI05 Peremajaan Data BKD/Instansi

Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

BI06 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi. BI07 Administrator

BKD/Instansi

Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Tim Admin Pengadaan Kanreg

KR02-SAPK-KANREG-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Daftar Isi

1. MEKANISME DAN FITUR BARU ... 1

1.1. ALUR KERJA (WORKFLOW) ... 1

1.2. MANAJEMEN BERKAS ... 1

1.3. MEKANISME INBOX ... 1

1.4. PROFIL PENGGUNA (USER PROFILE) ... 1

1.5. BARCODE ... 2

2. SOP LAYANAN PENGADAAN ... 3

2.1. DIAGRAM SOP ... 3

2.2. MEKANISME PADA LAYANAN PENGADAAN ... 3

3. AKTIFITAS ADMIN PENGADAAN ... 4

3.1. LOGIN ... 4

3.2. CEK DOKUMEN LENGKAP ... 4

3.3. MENEYETUJUI NIP ... 9

4. FUNGSI-FUNGSI UMUM ... 14

4.1. PENCARIAN ... 14

4.2. NAVIGASI HALAMAN ... 15

4.3. LOCK ... 16

4.4. TOMBOL BARCODE ... 17

4.5. ATASAN DAN PEJABAT PENILAI... 17

4.6. LOKASI DAN TEMPAT LAHIR ... 21

4.7. KPPN ... 23

4.8. UNIT ORGANISASI (UNOR) ... 23

4.9. JABATAN ... 24

4.10. TOMBOL TUTUP ... 25

4.11. TOMBOL MUAT ULANG ... 25

4.12. SESSION BERAKHIR ... 25

5. MEKANISME UPDATE DATA ... 27

5.1. DATA YANG DAPAT DIUBAH ... 27

5.2. DATA YANG DAPAT DIUBAH (DATA HISTORIS) ... 29

6. AKTIFITAS MUTASI ... 30

1.

M

EKANISME DAN

F

ITUR

B

ARU

1.1.

A

LUR

K

ERJA

(W

ORKFLOW

)

Alur kerja adalah pemetaan serangkaian kegiatan (input-proses-output) yang dibuat berdasar pelayanan sesungguhnya di lapangan.

Alur kerja adalah cetak biru pelayanan, sehingga semua pihak yang terkait dapat mempunyai pandangan seragam secara visual tentang:

• Kegiatan (jenis, uraian, urutan dan banyaknya) • Para pelaku/profil setiap kegiatan

• Dimensi waktu (waktu rata-rata yang dibutuhkan setiap kegiatan, waktu mulai setiap layanan, tenggat waktu, periode)

• Data, informasi, laporan, semua dokumentasi yang diperlukan dan yang dihasilkan

1.2.

M

ANAJEMEN

B

ERKAS

Semua data, informasi, berkas elektronis yang terkait dan berhubungan pada sebuah pelayanan dirangkum dalam sebuah folder yang intuitif dan mudah diakses.

1.3.

M

EKANISME

I

NBOX

• Inbox ditampilkan utk setiap profil sehubungan dengan prosedur Pengadaan, KP dan Pensiun.

• Inbox menampilkan semua berkas yang harus diproses oleh profil tersebut.

• Mencari berkas mudah dan cepat, karena akan ada filter tool: filter dgn nomor proposal, NIP, nama, status berkas, nama prosedur, atau kombinasi.

• Berkas akan diblok dari pengguna yang lain ketika sedang diproses. Dalam kasus pengguna sakit atau tidak ditempat ketika mengerjakan sebuah berkas, blok dapat dibuka.

• Setiap proses perubahan yang dilakukan pada berkas dicatat dalam tabel LOG untuk tujuan pengawasan.

1.4.

P

ROFIL

P

ENGGUNA

(U

SER

P

ROFILE

)

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Tim Admin Pengadaan Kanreg

KR02-SAPK-KANREG-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

• Modul/layanan yang dapat diakses (Pengadaan Umum, KP s/d 3b, dsb). • Menu & operasi yang dapat dilakukan.

• Data, informasi, dokumen yang dapat diakses dan operasi apa saja yang dapat/harus dilakukan pada dokumen/informasi tersebut.

1.5.

B

ARCODE

Barcode akan tercetak pada dokumen penting, sehingga apabila ada informasi yang diubah di dokumen tersebut, nilainya menjadi tidak sama dengan nilai pada barcode.

Setiap dokumen akan mempunyai barcode yang berbeda, bahkan untuk dokumen yang sama tapi dicetak lagi, maka barcode dokumen pertama akan diblok, tidak berlaku lagi, hal ini untuk mengurangi modus kecurangan.

2.

SOP

L

AYANAN

P

ENGADAAN

2.1.

D

IAGRAM

SOP

2.2.

M

EKANISME PADA

L

AYANAN

P

ENGADAAN

 Nomor Agenda (masuk dan keluar) di-generate otomatis oleh sistem.

 Untuk Berkas data bermasalah, Jika berkas data bermasalah (ada kesalahan atau kekeliruan pada berkas) dalam hal ini setelah diperiksa oleh Tim Admin, maka berkas tersebut dikategorikan Berkas Tidak Lengkap (BTL) dan langsung dikirim dan dilengkapi oleh BKD/Instansi (prosedur : Perbaiki Berkas Pengadaan).

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Tim Admin Pengadaan Kanreg

KR02-SAPK-KANREG-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

3.

A

KTIFITAS

A

DMIN

P

ENGADAAN

3.1.

L

OGIN

Untuk dapat mengakses aplikasi ini, bukalah browser anda dan ketikkan alamat web aplikasi yang akan dibuka yaitu [https://sapk.bkn.go.id]. Kemudian akan tampil halaman login seperti tampilan berikut:

Isilah username dan password di field yang tersedia dengan user login masing-masing,

kemudian tekan tombol .

3.2.

C

EK

D

OKUMEN

L

ENGKAP

User profile Tim Administrasi Pengadaan memiliki dua macam level yaitu level Kanreg dan level Pusat. Pada level Kanreg, untuk mengakses halaman utamanya pilih menu Inbox dan submenu Tim Administrasi Pengadaan Kanreg; sedangkan pada level Pusat pilih submenu Tim Administrasi Pengadaan Pusat.

Berkas no usul yang diproses dari PPT akan tampil di list tim Administrasi dengan langkah prosedur ‘Cek Dokumen Lengkap’ dan data yang ada ditampilkan per nama (bukan per no usul lagi).

Proses pemeriksaan dokumen untuk masing-masing nama dilakukan dengan:

• Melihat detil data yang dipilih dengan cara me-double-click baris data yang ingin diproses.

• Tampil form ‘Cek Dokumen Lengkap’ dimana ditampilkan keterangan usul dan jenis dokumen yang perlu dilampirkan (diunggah).

Untuk mengunggah dokumen, tekan tombol pada baris jenis dokumen yang ingin diunggah. Lalu akan tampil window untuk mencari lokasi file disimpan. Cari dan pilih file yang mau diunggah, lalu pilih tombol pada window. Setelah file berhasil diunggah, tampil pesan berhasil dan tanda pada kolom ‘Lampirkan’ dan ‘Sudah Dipindai’ berubah menjadi ; selain itu ikon dan

menjadi aktif.

Ikon digunakan untuk melihat dokumen yang sudah dipindai, dokumen tersebut akan ditampilkan di form ‘Preview Dokumen Lama’. Pada form itu juga

terdapat tombol yang digunakan untuk mengunggah

dokumen pengganti dokumen lama.

Ikon digunakan untuk menghapus dokumen yang sudah dipindai. Dokumen yang sudah dihapus akan menampilkan tanda pada kolom ‘Lampirkan’ dan ‘Sudah Dipindai’.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Tim Admin Pengadaan Kanreg

KR02-SAPK-KANREG-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

• Berkas yang dokumennya lengkap dapat dilanjutkan prosesnya dengan cara menekan tombol maka tampil pesan berhasil dan berkas hilang dari list data di Administrasi. Proses selanjutnya berada di Tim Teknis Pengadaan dengan langkah prosedur ‘Penetapan NIP’.

• Berkas yang dokumennya tidak lengkap tidak dapat dilanjutkan prosesnya dan berkas akan dikirim kembali ke pembuat usul pengadaan dengan langkah prosedur ‘Fix Berkas Pengadaan’. Pengiriman kembali berkas dapat dilakukan dengan cara menekan tombol . Kemudian isi alasan berkas BTL dengan menginput alasan pada field ‘Alasan’ dan tekan tombol . Setelah itu, simpan

Kemudian tampil form ‘Cetak TMS’, pilih tombol . Pada form ‘Konfigurasi SK’ pilih specimen untuk menandatangani cetakan(PNS atau non PNS) dan masukkan tembusan, pilih pilihan Foto, lalu tekan tombol .

Hasil cetakan untuk berkas BTL akan tampil seperti gambar di bawah ini. Berkas yang di-BTL akan hilang dari list data di tim Administrasi.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Tim Admin Pengadaan Kanreg

KR02-SAPK-KANREG-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Berkas yang dikembalikan dari BKD/Instansi (setelah NIP disetujui) memiliki langkah prosedur yang sama dengan berkas yang akan diproses yaitu ‘Cek Dokumen Lengkap’. Untuk membedakan berkas dapat dilihat dari adanya NIP untuk berkas PNS yang dikembalikan.

3.3.

M

ENEYETUJUI

NIP

Berkas yang sudah diproses di Tim Teknis Pengadaan dan sudah memiliki NIP akan dilanjutkan prosesnya disini. Berkas-berkas yang akan dilanjutkan prosesnya memiliki langkah prosedur ‘Menyetujui NIP’.

Pilih dan double-click baris data yang ingin diproses lebih lanjut, maka akan tampil form ‘Menyetujui NIP’.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Tim Admin Pengadaan Kanreg

KR02-SAPK-KANREG-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Pada form diatas, ada beberapa hal yang dapat dilakukan yaitu: • Mengubah usul.

Untuk mengubah usul dapat dilakukan dengan menekan tombol maka akan tampil form ‘Ubah Orang Usul Pengadaan’.

Pada form diatas, usul yang sudah dibuat dapat diubah keterangannya dengan cara mengubah keterangan pada field-field yang tersedia. Sedangkan untuk mengubah

data orang dapat dilakukan dengan menekan tombol dan akan tampil form ‘Ubah Orang’.

Simpanlah perubahan pada data Orang dengan menekan tombol pada form ‘Ubah Orang’.

Sesudah keterangan usul diubah, perlu dilakukan pengecekan status dengan cara

menekan tombol pada form ‘Ubah Orang UsulPengadaan’. Pada

tampilan form ‘Cek Kondisi’, simpanlah perubahan usul dengan menekan tombol , kemudian akan tampil pesan.

• Mencetak formulir penetapan NIP.

Pencetakan formulir dapat dilakukan dengan menekan tombol , akan tampil form ‘Pilih PNS yang akan menandatangani formulir penetapan NIP’ yang berisi daftar PNS yang memiliki wewenang untuk menandatangani formulir. Pilih salah satu PNS atau non PNS dari daftar yang tersedia lalu tekan tombol

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Tim Admin Pengadaan Kanreg

KR02-SAPK-KANREG-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

• Mengirim berkas ke proses selanjutnya.

Proses pengiriman berkas ke proses selanjutnya dilakukan dengan cara menekan

tombol . Kemudian akan tampil pesan berhasil dan berkas yang

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Tim Admin Pengadaan Kanreg

KR02-SAPK-KANREG-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

4.

F

UNGSI

-

FUNGSI

U

MUM

Pada aplikasi SAPK terdapat beberapa fungsi umum yang dapat ditemukan hampir di seluruh menú/submenú. Berikut akan dijelaskan fungsi-fungsi umum yang terdapat di aplikasi SAPK.

4.1.

P

ENCARIAN

Fungsi pencarían dapat ditemukan di seluruh halaman utama menú yang berada di Inbox, seperti tampilan berikut.

Berikut keterangan untuk fungsi-fungsi pada pencarían:

• Icon digunakan untuk melakukan pencarían berdasarakan kriteria yang sudah diinput.

• Icon digunakan untuk membuang filter kriteria pencarían yang sudah diinput. • Icon digunakan untuk menambah filter kriteria pencarían.

• Combobox digunakan untuk memilih kriteria pencarían yang

diinginkan.

• Combobox digunakan untuk memilih kondisi data kriteria pencarían

yang diinginkan.

• Textbox digunakan untuk menginput keterangan data yang ingin

dicari.

Pencarían data dapat dilakukan dengan kriteria-kriteria sebagai berikut:

Langkah-langkah untuk mencari data berdasarkan kriteria tertentu:

• Pilih kriteria pencarían yang diinginkan dengan mengklik combobox

• Pilih kondisi data yang ingin dicari dengan cara mengklik combobox , lalu pilih salah satu kondisi yang tersedia.

• Masukkan nama atau keterangan data yang ingin dicari pada textbox

.

• Klik icon untuk melakukan pencarían, maka data yang sesuai dengan kriteria pencarían akan ditampilkan di list Inbox.

Catatan: pencarían dengan menggunakan kondisi “like” akan menampilkan semua data dimana data tersebut memiliki sebagian dari keterangan atau nama yang diinput di textbox.

Pencarían dengan menggunakan beberapa kriteria sekaligus dapat dilakukan dengan cara mengklik icon untuk menambahkan kriteria pencarían.

Lalu ulangi langkah-langkah untuk mencari data, maka pada hasil pencarían akan ditampilkan data-data yang sesuai dengan semua kriteria pencarían yang diinput.

Untuk menghapus kriteria pencarían yang sudah ditambahkan dapat dilakukan dengan mengklik icon yang berada di sebelah kanan icon . Sedangkan icon yang berada di sebelah kanan icon digunakan untuk menghapus semua tambahan kriteria pencarían dan akan memuat ulang data pada list Inbox.

4.2.

N

AVIGASI

H

ALAMAN

Navigasi halaman terdapat pada setiap halaman yang berada di menú Inbox. Contoh tampilan navigasi halaman pada salah satu menú di Inbox.

Navigasi halaman dapat dibagi menjadi 4 bagian yaitu: 1. Jumlah baris data.

Bagian ini dapat dilihat di bagian bawah halaman paling kiri, yaitu yang menerangkan jumlah baris data keseluruhan yang terdapat pada menú yang dipilih. Jika dilakukan pencarían, maka akan menampilkan jumlah baris data hasil pencarían.

2. Jumlah halaman.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Tim Admin Pengadaan Kanreg

KR02-SAPK-KANREG-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

• Icon digunakan untuk kembali ke 1 halaman sebelum halaman yang sedang dilihat. Contoh: halaman yang sedang dilihat adalah halaman 3, maka ketika icon ini diklik akan menampilkan halaman 2.

• Icon digunakan untuk melihat halaman selanjutnya dari halaman yang sedang dilihat. Contoh: halaman yang sedang dilihat adalah halaman 3, maka ketika icon ini diklik akan menampilkan halaman 4.

• Icon digunakan untuk langsung menampilkan data yang ada di halaman terakhir.

3. Ke halaman.

Bagian digunakan untuk langsung menampilkan data yang

ada di halaman tertentu tanpa harus melihat halaman per halaman. Caranya adalah dengan memasukkan nomor halaman yang ingin ditampilkan di textbox yang tersedia lalu klik icon .

Catatan: nomor halaman yang diinput tidak boleh melebihi jumlah halaman yang ada. Jika tidak, maka akan ditampilkan pesan error.

4. Jumlah baris per halaman.

Bagian digunakan untuk mengatur jumlah baris yang

ingin ditampilkan setiap halamannya. Caranya adalah dengan memasukkan jumlah baris yang ingin ditampilkan per halaman di textbox yang tersedia lalu klik icon

.

4.3.

L

OCK

Fungsi lock ditampilkan dengan ikon yang berada pada tiap baris data yang sudah pernah dipilih oleh user. Contoh tampilan data yang sudah pernah dipilih oleh user.

Dengan adanya fungsi lock maka dapat diketahui petugas yang mengerjakan berkas yang sudah di-lock. Caranya adalah dengan mendekatkan kursor ke icon pada baris data berkas yang ingin dilihat, maka akan ditampilkan nama petugas yang sedang mengerjakan berkas tersebut.

Fungsi lain dari lock adalah mengunci berkas yang sudah ditandai sehingga berkas tersebut tidak dapat diakses oleh petugas lain. Jika berkas itu dibuka maka akan tampil pesan peringatan.

Kemudian untuk membuka berkas tersebut diperlukan kode pembuka (lihat modul Administrasi) yang dapat diinput di field “Kode Pembuka” lalu klik tombol

maka icon pada berkas itu akan menghilang.

4.4.

T

OMBOL

B

ARCODE

Tombol barcode atau dapat digunakan untuk menampilkan data

tertentu berdasarkan kode barkode pada suatu dokumen. Caranya adalah dengan mengklik tombol barcode, maka akan tampil form sebagai berikut:

Klik pada field “Barcode” lalu gunakan barcode reader untuk memindai kode barcode yang ada pada dokumen. Maka akan tampil kode barcode pada field “Barcode” kemudian form secara otomatis akan tertutup dan data akan tampil pada field atau halaman yang tersedia.

4.5.

A

TASAN DAN

P

EJABAT

P

ENILAI

Untuk mengisi data jabatan, dapat dilakukan dengan cara mengklik tombol maka akan tampil pesan konfirmasi.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Tim Admin Pengadaan Kanreg

KR02-SAPK-KANREG-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Kemudian akan tampil form pencarían untuk data atasan (tergantung dari pilihan sebelumnya).

Untuk mencari data atasan dapat dilakukan berdasarkan kriteria yang terdapat di combobox “Cari Berdasarkan”. Pilih salah satu kriteria yang tersedia misal Jabatan, maka textbox “Cari Data” akan menjadi aktif. Masukkan keterangan yang ingin dicari di texbox “Cari Data” lalu klik icon . Untuk membatalkan kriteria pencarían maka klik icon . Pada hasil pencarían akan ditampilkan semua data yang mengandung kata “yang diinput di textbox”. Pilihlah salah satu data hasil pencarían sesuai yang diinginkan lalu klik tombol maka data yang dipilih akan ditampilkan di form Atasan. Jika ingin membatalkan pemilihan data atasan dan kembali ke form sebelumnya maka klik tombol

.

Catatan: langkah-langkah untuk pencarían data atasan dari data PNS juga sama dengan pencarían data atasan non PNS.

Tombol digunakan untuk menambah data atasan non PNS jika

data belum terdaftar di database. Caranya adalah dengan menekan tombol tersebut, lalu akan tampil form Data Atasan Non PNS.

Pada form diatas terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan yaitu: 1. Melakukan pencarian data.

Untuk melakukan pencarian, pilih salah satu kriteria pencarian di combobox “Cari Berdasarkan” maka field Cari akan menjadi aktif. Masukkan keterangan yang ingin dicari di field Cari lalu klik tombol . Untuk membatalkan kriteria pencarían maka klik icon . Pada hasil pencarían akan ditampilkan semua data yang mengandung kata “yang diinput di textbox”.

2. Menambah data atasan.

Untuk menambah data atasan, klik tombol maka field-field diatas akan menjadi aktif. Isilah field-field yang tersedia:

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Tim Admin Pengadaan Kanreg

KR02-SAPK-KANREG-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

• Pangkat, berisi keterangan pangkat yang akan diinput. • Unor, berisi keterangan unit organisasi yang akan diinput.

Kemudian simpan data yang telah diinput dengan menekan tombol maka akan tampil pesan konfirmasi.

Pilih tombol untuk melanjutkan proses penyimpanan atau tombol

untuk membatalkan pemyimpanan dan kembali ke form pengisian data. Data yang disimpan akan ditampilkan pesannya dan data akan terdaftar di list data atasan non PNS.

Jika ingin membatalkan penginputan data maka klik tombol maka

akan tampil pesan konfirmasi.

Pilih tombol untuk melanjutkan proses pembatalan atau tombol

untuk membatalkan pembatalan dan kembali ke form pengisian data.

3. Mengubah data atasan yang sudah terdaftar.

Pilih baris data yang ingin diubah datanya lalu klik tombol maka data akan ditampilkan di bagian pengisian data. Ubahlah data sesuai perubahan yang ada lalu untuk penyimpanan atau pembatalan dapat mengikuti langkah no 2.

4. Menghapus data atasan yang ada.

Pilihlah baris data yang ingin dihapus lalu klik tombol maka akan ditampilkan pesan konfirmasi.

Pilih tombol untuk melanjutkan proses penghapusan atau tombol untuk membatalkan penghapusan data. Data yang berhasil dihapus akan ditampilkan pesan dan data tersebut tidak terdaftar lagi di list data atasan non PNS.

5. Memilih data atasan.

Pilihlah baris data yang diinginkan lalu klik tombol maka data yang dipilih tersebut akan ditampilkan keterangannya di form Atasan.

4.6.

L

OKASI DAN

T

EMPAT

L

AHIR

Untuk melakukan pencarían lokasi dapat dilakukan dengan mengklik tombol maka akan tampil form Cari Lokasi.

Pada combobox pertama, akan ditampilkan nilai default yaitu “Dalam Negeri” tapi juga terdapat pilihan lainnya.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Tim Admin Pengadaan Kanreg

KR02-SAPK-KANREG-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

memasukkan nama propinsi yang ingin dicari di textbox yang tersedia, atau dengan me-scroll halaman form.

Jika ingin mencari kabupaten/kota dari propinsi tertentu maka doublé-click pada baris data propinsi, maka akan ditampilkan daftar kabupaten/kota dari propinsi tersebut. Dan demikian seterusnya sampai menemukan lokasi yang diinginkan.

Kemudian pilih baris data yang diinginkan, kemudian klik tombol untuk

menampilkan data pada field Lokasi. Klik tombol untuk membatalkan

4.7.

KPPN

Untuk mencari data KPPN, klik tombol maka akan ditampilkan form pencarían KPPN.

Pencarian dapat dilakukan berdasarkan kriteria yang tersedia di combobox “Cari Berdasarkan”. Pilih salah kriteria yang diinginkan, misal Nama, maka field “Cari” menjadi aktif. Masukkan keterangan atau nama KPPN yang ingin dicari di field “Cari”, lalu klik icon . Jika ingin memuat ulang kriteria pencarian, klik icon maka akan ditampilkan form seperti semula. Hasil pencarían akan menampilkan semua data yang namanya mengandung kata “yang diinput di field Cari”. Pilih baris data yang diinginkan, kemudian klik tombol untuk menampilkan data di field KPPN. Jika ingin membatalkan pemilihan KPPN, klik tombol maka akan kembali ke form sebelumnya.

4.8.

U

NIT

O

RGANISASI

(U

NOR

)

Untuk mencari data Unor, klik tombol maka akan tampil form Unor sesuai dengan login user.

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Tim Admin Pengadaan Kanreg

KR02-SAPK-KANREG-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

Pencarían unor dapat dilakukan 2 cara yaitu: 1. Mencari langsung pada struktur unor.

Untuk mencari unor secara langsung dapat dilakukan dengan mengklik icon pada baris unor maka akan ditampilkan unor-unor yang berada di bawahnya. Ulangi langkah ini sampai menemukan unor yang dicari.

2. Memasukkan unor yang dicari.

Klik pada textbox Cari maka akan ditampilkan daftar unor yang ada pada struktur unor. Pilih salah satu dari daftar yang tersedia atau masukkan nama unor yang dicari di field Cari. Lalu klik tombol maka akan ditampilkan unor yang dicari.

Jika unor yang dicari sudah ditemukan, untuk menampilkan data di field unor maka doublé-click pada baris data unor tersebut.

4.9.

J

ABATAN

Untuk mencari data jabatan, klik tombol maka akan ditampilkan form pencarían jabatan.

Pencarían dapat dilakukan berdasarkan kriteria yang tersedia di combobox “Cari Berdasarkan”. Pilih salah kriteria yang diinginkan, misal Nama, maka field “Cari” menjadi aktif. Masukkan keterangan atau nama jabatan yang ingin dicari di field “Cari”, lalu klik icon . Jika ingin memuat ulang kriteria pencarían, klik icon maka akan ditampilkan form seperti semula. Hasil pencarían akan menampilkan semua data yang namanya mengandung kata “yang diinput di field Cari”. Pilih baris data yang diinginkan, kemudian klik tombol untuk menampilkan data di field Jabatan. Jika ingin membatalkan pemilihan Jabatan, klik tombol maka akan kembali ke form sebelumnya.

4.10.

T

OMBOL

T

UTUP

Tombol digunakan untuk menutup form yang sedang diakses.

4.11.

T

OMBOL

M

UAT

U

LANG

Tombol digunakan untuk memuat ulang halaman atau form yang

sedang diakses.

4.12.

S

ESSION

B

ERAKHIR

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Tim Admin Pengadaan Kanreg

KR02-SAPK-KANREG-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

akan tampil jika aplikasi tidak digunakan dalam jangka waktu tertentu dengan kondisi user sudah login aplikasi. Jika hal ini terjadi maka klik tombol

5.

M

EKANISME

U

PDATE

D

ATA

5.1.

D

ATA YANG

D

APAT

D

IUBAH

No DATA BKD BKN Kanreg

BKN Pusat

1 NIP BARU X X √

2 NIP LAMA X X √

3 Tempat Lahir _√ X √

4 Nama _√ X √

5 Gelar Depan _{√ √ √}

6 Gelar Belakang _{√ √ √}

7 Tanggal Lahir X X √

8 Jenis Kelamin X X √

9 Agama _{√ √ √}

10 Email _{√ √ √}

11 Jenis Dokumen X √ √

12 No. Dokumen X √ √

13 Photo _{√ √ √}

14 Alamat _{√ √ √}

15 No. HP _{√ √ √}

16 No. Telp _{√ √ √}

17 Jenis Pegawai _{X X √}

18 Kedudukan PNS X X √

19 TMT CPNS X X √

20 TMT PNS X X √

21 No. Seri Karpeg X √ √

22 Tingkat Pendidikan X X √

23 Diklat Struktural _{X X √}

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Tim Admin Pengadaan Kanreg

KR02-SAPK-KANREG-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

No DATA BKD BKN Kanreg

BKN Pusat

29 Satuan Kerja X √ √

30 UNOR _{√ √ √}

31 Jenis Jabatan X X √

32 Eselon X X √

33 TMT Eselon _{X X √}

34 Jabatan Struktural X X √

35 TMT Jab. Struktural X X √

36 Jabatan Fungsional X X √

37 TMT Jab. Fungsional X X √

38 Jab. Fung. Umum X X √

39 TMT Jab. F. Umum X X √

40 Lokasi Kerja _{√ √ √}

41 Golongan Awal X X √

42 Golongan Terakhir X X √

43 Gaji Pokok X X √

44 Masa Kerja X X √

45 No. SPMT _{√ √ √}

46 Tgl SPMT _{√ √ √}

47 KPPN _{√ √ √}

48 KTUA _{√ √ √}

49 Spesimen Peng. _{√ X √}

50 Spesimen KP _√ X √

51 Spesimen Pens. _√ X √

52 Status Perkawinan _{√ √ √}

53 Tanggungan istri/suami &

tanggungan anak X X √

54 Surat Sehat Dokter X √ √

55 Tgl Surat Sehat Dokter X √ √

56 Surat Ket bebas narkoba X √ √

57 Tgl Surat bebas narkoba X √ √

58 Surat Ket. Kelakuan baik X √ √

59 Tgl Surat Ket. Kelakuan baik X √ √

60 Akte Kelahiran X √ √

61 Status hidup X √ √

No DATA BKD BKN Kanreg

BKN Pusat

63 No. ASKES _{√ √ √}

64 No. TASPEN _{√ √ √}

65 No. NPWP _{√ √ √}

66 Tgl NPWP _{√ √ √}

67 Bahasa _{√ √ √}

5.2.

D

ATA YANG

D

APAT

D

IUBAH

(D

ATA

H

ISTORIS

)

No DATA BKD BKN Kanreg

BKN Pusat

1 Rw_golongan X √ √

2 PMK X √ √

3 Rw_pendidikan X √ √

4 Rw_jabatan X √ √

5 Diklat X √ √

6 Keluarga _{√ √ √}

7 Kursus _{√ √ √}

8 Penhargaan X √ √

9 Pembebasan Jab. Sementara X √ √

10 DP3 _{√ √ √}

11 Huk Disiplin _{√ √ √}

12 PWK X √ √

13 P. Instansi X √ √

14 DPB/DPK X √ √

15 CLTN _{√ √ √}

16 Prajabatan CPNS/PNS X √ √

17 Profesi _{√ √ √}

18 Rw_UNOR _{√ √ √}

NATIONAL CIVIL SERVICE INFORMATION SYSTEM

NCSIS

SAPK_Tim Admin Pengadaan Kanreg

KR02-SAPK-KANREG-TIM ADMINISTRASI PENGADAAN.docx

BKN

Badan Kepegawaian Negara

KNOWMENT AIE

Information Technology

6.

A

KTIFITAS

M

UTASI

Seringkali data-data seorang pegawai mengalami perubahan, oleh sebab itu peremajaan data atau mutasi sangat dibutuhkan.

Untuk dapat melihat prosedur mekanisme update data dapat dilihat pada user manual nomor : KR10-SAPK-KANREG-PEREMAJAAN DATA.DOC pada bahasan bab. 4 Mutasi

7.

L

AMPIRAN

Pelaporan Kesalahan

Apabila terdapat kesalahan (bugs/errors) terhadap aplikasi yang sedang digunakan, pengguna dapat melaporkan kesalahan tersebut melalui mekanisme IMS (Issue Management System). Berikut petunjuk cara pelaporannya.

1. Login ke http://www.bkn.go.id/support. 2. Masuk ke Isu laporan, lalu pilih proyek. 3. Masukkan laporan Isu.

4. Kategorikan masalah dalam: (4)–Aplikasi NCSIS.

5. Masukan Jenis Tingkat Kerusakan, beri pilihan pada Prioritas.

6. Masukan Deskripsi dari Isu, beri keterangan pada laporan tambahan jika ada. 7. Upload File jika ada (untuk memasukan keterangan tambahan seperti capture,

dokumen penyerta dll).

8. Pilih status (Publik atau Private). 9. Klik tombol Kirim Laporan.

Alternatif lain apabila ada gangguan komunikasi, Pengguna dapat menghubungi: Technical Support Unit (TSU) NCSIS Project

Menara Gracia lt 9,

Jl. HR Rasuna Said Kav. C17, Kuningan- Jakarta Selatan 12940 Tel : 021-5206-772, Fax 021-5290-5822

email:TSU_Ims@ncsisproject.com atau klik

Deskripsikan Isu dengan jelas, rinci, dan sertakan semua informasi yang diperlukan. Sertakan screenshots untuk informasi tambahan (lalu upload file tersebut sebagai lampiran).

akan tampil jika aplikasi tidak digunakan dalam jangka waktu tertentu dengan kondisi user sudah login aplikasi. Jika hal ini terjadi maka klik tombol

5.

M

EKANISME

U

PDATE

D

ATA

5.1.

D

ATA YANG

D

APAT

D

IUBAH

No DATA BKD BKN

Kanreg

BKN Pusat

1 NIP BARU X X √

2 NIP LAMA X X √

3 Tempat Lahir _√ X √

4 Nama _√ X √

5 Gelar Depan _{√ √ √}

6 Gelar Belakang _{√ √ √}

7 Tanggal Lahir X X √

8 Jenis Kelamin X X √

9 Agama _{√ √ √}

10 Email _{√ √ √}

11 Jenis Dokumen X √ √

12 No. Dokumen X √ √

13 Photo _{√ √ √}

14 Alamat _{√ √ √}

15 No. HP _{√ √ √}

16 No. Telp _{√ √ √}

17 Jenis Pegawai _{X X √}

18 Kedudukan PNS X X √

19 TMT CPNS X X √

20 TMT PNS X X √

21 No. Seri Karpeg X √ √

22 Tingkat Pendidikan X X √

23 Diklat Struktural _{X X √}

24 Pendidik. Terakhir X X √

25 Tahun Lulus X X √

26 Instansi Induk X X √

27 Instansi kerja X √ √

No DATA BKD BKN Kanreg

BKN Pusat

29 Satuan Kerja X √ √

30 UNOR _{√ √ √}

31 Jenis Jabatan X X √

32 Eselon X X √

33 TMT Eselon _{X X √}

34 Jabatan Struktural X X √

35 TMT Jab. Struktural X X √

36 Jabatan Fungsional X X √

37 TMT Jab. Fungsional X X √

38 Jab. Fung. Umum X X √

39 TMT Jab. F. Umum X X √

40 Lokasi Kerja _{√ √ √}

41 Golongan Awal X X √

42 Golongan Terakhir X X √

43 Gaji Pokok X X √

44 Masa Kerja X X √

45 No. SPMT _{√ √ √}

46 Tgl SPMT _{√ √ √}

47 KPPN _{√ √ √}

48 KTUA _{√ √ √}

49 Spesimen Peng. _{√ X √}

50 Spesimen KP _√ X √

51 Spesimen Pens. _√ X √

52 Status Perkawinan _{√ √ √}

53 Tanggungan istri/suami &

tanggungan anak X X √

54 Surat Sehat Dokter X √ √

55 Tgl Surat Sehat Dokter X √ √

56 Surat Ket bebas narkoba X √ √

57 Tgl Surat bebas narkoba X √ √

58 Surat Ket. Kelakuan baik X √ √

59 Tgl Surat Ket. Kelakuan baik X √ √

60 Akte Kelahiran X √ √

61 Status hidup X √ √

No DATA BKD BKN Kanreg

BKN Pusat

63 No. ASKES _{√ √ √}

64 No. TASPEN _{√ √ √}

65 No. NPWP _{√ √ √}

66 Tgl NPWP _{√ √ √}

67 Bahasa _{√ √ √}

5.2.

D

ATA YANG

D

APAT

D

IUBAH

(D

ATA

H

ISTORIS

)

No DATA BKD BKN

Kanreg

BKN Pusat

1 Rw_golongan X √ √

2 PMK X √ √

3 Rw_pendidikan X √ √

4 Rw_jabatan X √ √

5 Diklat X √ √

6 Keluarga _{√ √ √}

7 Kursus _{√ √ √}

8 Penhargaan X √ √

9 Pembebasan Jab. Sementara X √ √

10 DP3 _{√ √ √}

11 Huk Disiplin _{√ √ √}

12 PWK X √ √

13 P. Instansi X √ √

14 DPB/DPK X √ √

15 CLTN _{√ √ √}

16 Prajabatan CPNS/PNS X √ √

17 Profesi _{√ √ √}

18 Rw_UNOR _{√ √ √}

19 Pemberhentian _{√ √ √}

20 Pembatalan NIP _{X √ √}

6.

A

KTIFITAS

M

UTASI

Seringkali data-data seorang pegawai mengalami perubahan, oleh sebab itu peremajaan data atau mutasi sangat dibutuhkan.

Untuk dapat melihat prosedur mekanisme update data dapat dilihat pada user manual nomor : KR10-SAPK-KANREG-PEREMAJAAN DATA.DOC pada bahasan bab. 4 Mutasi

7.

L

AMPIRAN

Pelaporan Kesalahan

Apabila terdapat kesalahan (bugs/errors) terhadap aplikasi yang sedang digunakan, pengguna dapat melaporkan kesalahan tersebut melalui mekanisme IMS (Issue Management System). Berikut petunjuk cara pelaporannya.

1. Login ke http://www.bkn.go.id/support. 2. Masuk ke Isu laporan, lalu pilih proyek. 3. Masukkan laporan Isu.

4. Kategorikan masalah dalam: (4)–Aplikasi NCSIS.

5. Masukan Jenis Tingkat Kerusakan, beri pilihan pada Prioritas.

6. Masukan Deskripsi dari Isu, beri keterangan pada laporan tambahan jika ada. 7. Upload File jika ada (untuk memasukan keterangan tambahan seperti capture,

dokumen penyerta dll).

8. Pilih status (Publik atau Private). 9. Klik tombol Kirim Laporan.

Alternatif lain apabila ada gangguan komunikasi, Pengguna dapat menghubungi: Technical Support Unit (TSU) NCSIS Project

Menara Gracia lt 9,

Jl. HR Rasuna Said Kav. C17, Kuningan- Jakarta Selatan 12940 Tel : 021-5206-772, Fax 021-5290-5822

email:TSU_Ims@ncsisproject.com atau klik

Deskripsikan Isu dengan jelas, rinci, dan sertakan semua informasi yang diperlukan. Sertakan screenshots untuk informasi tambahan (lalu upload file tersebut sebagai lampiran).