LAPORAN tinjauan manajemen 19 Juli 2011
LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN
JURUSAN TEKNIK SIPIL FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Tempat
: Ruang Sidang Jurusan Teknik Sipil (Gedung A lt 2)
Waktu
: Selasa, 19 Juli 2011
Acara
: Rapat pimpinan jurusan dengan KKDK dan Ka Lab
Peserta
:
1. Ketua Jurusan (Ir. Sugeng PB, MS)
2. Sekretaris Jurusan (Ir. Siti Nurlina, MT)
3. KKDK Struktur (Ir. Ristinah S, MT)
4. KKDK Geoteknik (Ir. Suroso, Dipl.HE,M.Eng)
5. KKDK Keairan (Ir. Prastumi, MT)
6. KKDK Transportasi (Ir. A Wicaksono, M.Eng, Ph.D)
7. KKDK Dasar (Ir. M Taufik Hidayat, MT)
8. KKDK Manajemen Konstruksi (Ir. Widodo S, M.Eng)
9. Ka Lab Mekanika Tanah (Dr.Eng. Yulvi Zaika, MT)
10. Ka Lab Jalan Raya dan Transportasi (Hendi Bowoputro, ST.MT)
11. Ka Lab Komputasi dan Informatika (Dr.Eng. Alwafi P, ST.MT)
12. Ka Lab Survei dan Penginderaan Jauh (Ir. Pudyono, MT)
13. Ka Lab Studio Perancangan (Ir. Indra Cahya)
Bahan/masukan untuk tinjauan manajemen
a. Hasil audit internal/cross audit yang lalu. Audit internal yang telah dilakukan
adalah AIM UKPA siklus 8 yang dilakukan oleh Bpk Ir. Tri Wahono dan Bpk
Prof. Dr. Sanggar Kanto - Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Brawijaya
tanggal 17 Juni 2011 dengan hasil temuan :
• Audit Internal antar lab/bagian belum pernah dilakukan
• Laporan tinjauan manajemen belum ada, walaupun substansi tinjauan
manajemen sudah dilakukan
• Rumusan sasaran mutu belum sesuai format
• Rumusan ruang lingkup belum mencerminkan lingkup berlakunya MM
1
• Pengelolaan SDM sudah diawali dengan gap analisis, namun belum belum
dirumuskan dalam bentuk/ format rencana pelatihan
• Rumusan penetapan pelanggan persyaratan pelanggan belum merujuk pada
item produknya
• Rumusan apa yang dicegah dan diperbaiki belum jelas
• Rumusan substansi ketidaksesuaian belum dinyatakan secara jelas
• Uraian bisnis proses belum memasukkan unsur penelitian dan pengabdian.
b. Umpan balik dari pelanggan
• Umpan balik dari mahasiswa kepada jurusan, yaitu dengan diadakan
cangkrukan pada tanggal 6 Juni 2011. Pada cangkrukan tersebut, mahasiswa
mengusulkan tentang : mekanisme entry KRS, jadwal kuliah supaya
dilengkapi nama dosen pengampu agar mahasiswa bisa mengambil kelas
sesuai dengan dosen yang dipilih, dibuka kelas untuk mata kuliah semester
ganjil dan genap bersama-sama supaya mahasiswa bisa lulus lebih cepat.
• Umpan balik dari mahasiswa kepada dosen, dengan mengisi evaluasi kinerja
dosen di SINERGI pada akhir semester genap 2010/2011. Data evaluasi bisa
dilihat di SINERGI, karena mahasiswa baru bisa entry KRS setelah mengisi
evaluasi kinerja dosen semester sebelumnya.
c.
Kinerja proses dan kesesuaian produk
• Permasalahan dalam memperpendek masa studi mahasiswa.
• Jumlah dosen yang sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan, dan setiap dosen
dapat memenuhi EWMP/EKD
• Ada target kinerja yang belum terpenuhi (lihat program kerja)
d.
Status tindakan pencegahan dan perbaikan
• Upaya jurusan pada semester genap 2010/2011 untuk memperpendek masa
studi mahasiswa. antara lain :
a.
Dibuka kelas paralel untuk mata kuliah dengan kode TKS 40..... Dari
beberapa mata kuliah yang ditawarkan paralel pada semester genap
2
2010/2011, yang diminati mahasiswa adalah mata kuliah Kapita Selekta
Kewirausahaan dan Pendidikan Kewarganegaraan..
b.
Intensifikasi
pembimbingan
skripsi,
dengan
menerbitkan
aturan
penyelesaian skripsi, yaitu adanya batas waktu penyelesaian proposal dan
skripsi, serta adanya penalti bagi mahasiswa yang melanggar.
c.
Dibuka semester pendek 2011, untuk memberi kesempatan mahasiswa
memperbaiki nilai sehingga dapat memperbaiki IP. Pada semester pendek
2011 dibuka 24 mata kuliah dengan 2084 sks.
d.
Pada penyusunan kurikulum 2011/2012 – 2014/2015 dilakukan beberapa
perubahan distribusi mata kuliah dengan tujuan agar bisa mendorong
mahasiswa lulus rata-rata 4 tahun.
• Dalam upaya memenuhi jumlah dosen agar sesuai dengan keahlian yang
dibutuhkan, dan agar setiap dosen dapat memenuhi EWMP/EKD, maka upaya
yang dilakukan jurusan adalah
a.
Dilakukan rekrutmen dosen kontrak. Untuk tahun 2011 ada 3 dosen
kontrak dengan keahlian bidang struktur. Sementara ada rencana
kepindahan Dr. Ir. Bambang Susantono bidang transport masih harus
dipertimbangkan, disesuaikan terhadap analisis kebutuhan dosen.
b.
Mata kuliah yang diasuh lebih dari 1 dosen, materi kuliah, tugas, dan soal
ujian dibuat sama sesuai dengan kompetensi mata kuliah tersebut.
Disamping itu sudah ada buku ajar untuk beberapa mata kuliah, dan
diusahakan jumlahnya terus bertambah pada semester yang akan datang.
c.
Kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat untuk tahun
2011 telah diusulkan 4 judul penelitian untuk bidang Struktur, 2 judul
untuk bidang Geoteknik, 1 judul untuk bidang Transportasi, dan 4 judul
untuk Pengabdian Kepada Masyarakat. Dari Kegiatan Penelitian dan
Pengabdian Kepada Masyarakat tersebut, hampir seluruh dosen jurusan
Teknik Sipil terlibat dalam kegiatan tersebut, sehingga diharapkan
EWMP/EKD dosen terpenuhi.
• Beberapa upaya yang dilakukan jurusan agar mempunyai kinerja yang baik
antara lain :
a.
Terus dilakukan penyempurnaan dokumen UJM dan disosialisasikan ke
seluruh dosen, mahasiswa, stakeholder, dan civitas akademika yang lain.
3
Upaya tersebut dilakukan agar dapat menjadi pedoman bagi dosen dan
mahasiswa dalam menjalankan tugasnya masing-masing, sehingga
pelayanan prima dan kepuasan pelanggan dapat terwujud.
b.
Dibuat kalender jurusan Teknik Sipil tahun 2011, yang bertujuan untuk
promosi. Kalender tersebut dikirimkan ke sekolah-sekolah unggulan di
seluruh Indonesia.
e.
Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya
Merupakan tinjauan manajemen yang pertama sehingga belum ada hasil tinjauan
manajemen sebelumnya
f.
Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu
Berdasarkan hasil temuan AIM UKPA siklus 8 maka dilakukan perubahan
terutama pada Dokumen Manual Mutu oleh Tim Unit Jaminan Mutu Jurusan
Teknik Sipil yakni :
• Audit silang (cross audit) perlu segera dilakukan, dan perlu dibuat jadwal audit
selama satu tahun
• Laporan resmi tinjauan manajemen perlu segera dibuat, perlu dibuat rencana
jadwal tinjauan manajemen.
• Format sasaran mutu di Manual Mutu perlu disempurnakan
• Perbaikan rumusan ruang lingkup di Manual Mutu
• Pengelolaan SDM perlu dirumuskan dalam bentuk rencana pelatihan (training
plan) di Manual Mutu
• Menetapkan produk dan persyaratannya di Manual Mutu
• Perbaikan rumusan Manual Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan yang
lebih substantif
• Perbaikan Manual Prosedur Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai
• Penyempurnaan peta proses di Manual Mutu
4
g.
Rekomendasi untuk peningkatan
• Dengan adanya perubahan jumlah dosen, perubahan distribusi mata kuliah
pada kurikulum baru, maka disarankan untuk kemungkinan membuka kelas
kecil dengan kuota 24 mhs, dengan tujuan agar proses pembelajaran lebih
efektif. Bila proses pembelajaran lebih efektif, harapannya bisa meningkatkan
mutu mahasiswa (IP naik), dan mahasiswa bisa lulus rata-rata 4 tahun.
• Dengan adanya aturan penyusunan skripsi, diharapkan lamanya proses
penyusunan skripsi lebih pendek, sehingga berdampak pada percepatan masa
studi.
• Dilakukan evaluasi kinerja antar dosen, antar karyawan, dan evaluasi terhadap
pimpinan jurusan, sehingga ada peningkatan mutu kinerja jurusan dalam
bidang sumber daya manusia.
• Jumlah Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat diperbanyak, sehingga
seluruh dosen terlibat dalam kegiatan tersebut, yang tentunya akan berdampak
pada pemenuhan EWMP/EKD.
Hasil/keluaran tinjauan manajemen
a. peningkatan efektivitas sistem penjaminan mutu dan prosesnya
•
Perbaikan dokumen Manual Mutu dan Manual Prosedur
•
Pengendalian dokumen di unit-unit kegiatan Jurusan Teknik Sipil
b. peningkatan produk yang berhubungan dengan kepuasan pelanggan
•
IP mahasiswa
naik dan mahasiswa bisa lulus rata-rata 4 tahun
(percepatan kelulusan)
•
Peningkatan mutu kinerja jurusan dalam bidang sumber daya manusia.
c. kebutuhan sumber daya.
•
Sistem Penjaminan Mutu dikonsep oleh Tim Unit Jaminan Mutu
(UJM) Jurusan Teknik Sipil dan dilaksanakan oleh seluruh civitas
akademika di Jurusan Teknik Sipil
•
Dosen wali dan dosen pembimbing skripsi diharapkan mendorong
dalam penyelesaian skripsi bagi mahasiswa yang mau dan mampu
lulus < 4 tahun.
5
•
Pimpinan jurusan, dosen, karyawan dan mahasiswa harus berpartisipasi
dalam setiap audit silang/evaluasi kinerja antar unit kegiatan di Jurusan
Teknik Sipil
Malang, 19 Juli 2011
Management Representative Jurusan Teknik Sipil
Sekretaris Jurusan
Ir. Siti Nurlina, MT
19650423 199002 2 001
6
JURUSAN TEKNIK SIPIL FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Tempat
: Ruang Sidang Jurusan Teknik Sipil (Gedung A lt 2)
Waktu
: Selasa, 19 Juli 2011
Acara
: Rapat pimpinan jurusan dengan KKDK dan Ka Lab
Peserta
:
1. Ketua Jurusan (Ir. Sugeng PB, MS)
2. Sekretaris Jurusan (Ir. Siti Nurlina, MT)
3. KKDK Struktur (Ir. Ristinah S, MT)
4. KKDK Geoteknik (Ir. Suroso, Dipl.HE,M.Eng)
5. KKDK Keairan (Ir. Prastumi, MT)
6. KKDK Transportasi (Ir. A Wicaksono, M.Eng, Ph.D)
7. KKDK Dasar (Ir. M Taufik Hidayat, MT)
8. KKDK Manajemen Konstruksi (Ir. Widodo S, M.Eng)
9. Ka Lab Mekanika Tanah (Dr.Eng. Yulvi Zaika, MT)
10. Ka Lab Jalan Raya dan Transportasi (Hendi Bowoputro, ST.MT)
11. Ka Lab Komputasi dan Informatika (Dr.Eng. Alwafi P, ST.MT)
12. Ka Lab Survei dan Penginderaan Jauh (Ir. Pudyono, MT)
13. Ka Lab Studio Perancangan (Ir. Indra Cahya)
Bahan/masukan untuk tinjauan manajemen
a. Hasil audit internal/cross audit yang lalu. Audit internal yang telah dilakukan
adalah AIM UKPA siklus 8 yang dilakukan oleh Bpk Ir. Tri Wahono dan Bpk
Prof. Dr. Sanggar Kanto - Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Brawijaya
tanggal 17 Juni 2011 dengan hasil temuan :
• Audit Internal antar lab/bagian belum pernah dilakukan
• Laporan tinjauan manajemen belum ada, walaupun substansi tinjauan
manajemen sudah dilakukan
• Rumusan sasaran mutu belum sesuai format
• Rumusan ruang lingkup belum mencerminkan lingkup berlakunya MM
1
• Pengelolaan SDM sudah diawali dengan gap analisis, namun belum belum
dirumuskan dalam bentuk/ format rencana pelatihan
• Rumusan penetapan pelanggan persyaratan pelanggan belum merujuk pada
item produknya
• Rumusan apa yang dicegah dan diperbaiki belum jelas
• Rumusan substansi ketidaksesuaian belum dinyatakan secara jelas
• Uraian bisnis proses belum memasukkan unsur penelitian dan pengabdian.
b. Umpan balik dari pelanggan
• Umpan balik dari mahasiswa kepada jurusan, yaitu dengan diadakan
cangkrukan pada tanggal 6 Juni 2011. Pada cangkrukan tersebut, mahasiswa
mengusulkan tentang : mekanisme entry KRS, jadwal kuliah supaya
dilengkapi nama dosen pengampu agar mahasiswa bisa mengambil kelas
sesuai dengan dosen yang dipilih, dibuka kelas untuk mata kuliah semester
ganjil dan genap bersama-sama supaya mahasiswa bisa lulus lebih cepat.
• Umpan balik dari mahasiswa kepada dosen, dengan mengisi evaluasi kinerja
dosen di SINERGI pada akhir semester genap 2010/2011. Data evaluasi bisa
dilihat di SINERGI, karena mahasiswa baru bisa entry KRS setelah mengisi
evaluasi kinerja dosen semester sebelumnya.
c.
Kinerja proses dan kesesuaian produk
• Permasalahan dalam memperpendek masa studi mahasiswa.
• Jumlah dosen yang sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan, dan setiap dosen
dapat memenuhi EWMP/EKD
• Ada target kinerja yang belum terpenuhi (lihat program kerja)
d.
Status tindakan pencegahan dan perbaikan
• Upaya jurusan pada semester genap 2010/2011 untuk memperpendek masa
studi mahasiswa. antara lain :
a.
Dibuka kelas paralel untuk mata kuliah dengan kode TKS 40..... Dari
beberapa mata kuliah yang ditawarkan paralel pada semester genap
2
2010/2011, yang diminati mahasiswa adalah mata kuliah Kapita Selekta
Kewirausahaan dan Pendidikan Kewarganegaraan..
b.
Intensifikasi
pembimbingan
skripsi,
dengan
menerbitkan
aturan
penyelesaian skripsi, yaitu adanya batas waktu penyelesaian proposal dan
skripsi, serta adanya penalti bagi mahasiswa yang melanggar.
c.
Dibuka semester pendek 2011, untuk memberi kesempatan mahasiswa
memperbaiki nilai sehingga dapat memperbaiki IP. Pada semester pendek
2011 dibuka 24 mata kuliah dengan 2084 sks.
d.
Pada penyusunan kurikulum 2011/2012 – 2014/2015 dilakukan beberapa
perubahan distribusi mata kuliah dengan tujuan agar bisa mendorong
mahasiswa lulus rata-rata 4 tahun.
• Dalam upaya memenuhi jumlah dosen agar sesuai dengan keahlian yang
dibutuhkan, dan agar setiap dosen dapat memenuhi EWMP/EKD, maka upaya
yang dilakukan jurusan adalah
a.
Dilakukan rekrutmen dosen kontrak. Untuk tahun 2011 ada 3 dosen
kontrak dengan keahlian bidang struktur. Sementara ada rencana
kepindahan Dr. Ir. Bambang Susantono bidang transport masih harus
dipertimbangkan, disesuaikan terhadap analisis kebutuhan dosen.
b.
Mata kuliah yang diasuh lebih dari 1 dosen, materi kuliah, tugas, dan soal
ujian dibuat sama sesuai dengan kompetensi mata kuliah tersebut.
Disamping itu sudah ada buku ajar untuk beberapa mata kuliah, dan
diusahakan jumlahnya terus bertambah pada semester yang akan datang.
c.
Kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat untuk tahun
2011 telah diusulkan 4 judul penelitian untuk bidang Struktur, 2 judul
untuk bidang Geoteknik, 1 judul untuk bidang Transportasi, dan 4 judul
untuk Pengabdian Kepada Masyarakat. Dari Kegiatan Penelitian dan
Pengabdian Kepada Masyarakat tersebut, hampir seluruh dosen jurusan
Teknik Sipil terlibat dalam kegiatan tersebut, sehingga diharapkan
EWMP/EKD dosen terpenuhi.
• Beberapa upaya yang dilakukan jurusan agar mempunyai kinerja yang baik
antara lain :
a.
Terus dilakukan penyempurnaan dokumen UJM dan disosialisasikan ke
seluruh dosen, mahasiswa, stakeholder, dan civitas akademika yang lain.
3
Upaya tersebut dilakukan agar dapat menjadi pedoman bagi dosen dan
mahasiswa dalam menjalankan tugasnya masing-masing, sehingga
pelayanan prima dan kepuasan pelanggan dapat terwujud.
b.
Dibuat kalender jurusan Teknik Sipil tahun 2011, yang bertujuan untuk
promosi. Kalender tersebut dikirimkan ke sekolah-sekolah unggulan di
seluruh Indonesia.
e.
Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya
Merupakan tinjauan manajemen yang pertama sehingga belum ada hasil tinjauan
manajemen sebelumnya
f.
Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu
Berdasarkan hasil temuan AIM UKPA siklus 8 maka dilakukan perubahan
terutama pada Dokumen Manual Mutu oleh Tim Unit Jaminan Mutu Jurusan
Teknik Sipil yakni :
• Audit silang (cross audit) perlu segera dilakukan, dan perlu dibuat jadwal audit
selama satu tahun
• Laporan resmi tinjauan manajemen perlu segera dibuat, perlu dibuat rencana
jadwal tinjauan manajemen.
• Format sasaran mutu di Manual Mutu perlu disempurnakan
• Perbaikan rumusan ruang lingkup di Manual Mutu
• Pengelolaan SDM perlu dirumuskan dalam bentuk rencana pelatihan (training
plan) di Manual Mutu
• Menetapkan produk dan persyaratannya di Manual Mutu
• Perbaikan rumusan Manual Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan yang
lebih substantif
• Perbaikan Manual Prosedur Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai
• Penyempurnaan peta proses di Manual Mutu
4
g.
Rekomendasi untuk peningkatan
• Dengan adanya perubahan jumlah dosen, perubahan distribusi mata kuliah
pada kurikulum baru, maka disarankan untuk kemungkinan membuka kelas
kecil dengan kuota 24 mhs, dengan tujuan agar proses pembelajaran lebih
efektif. Bila proses pembelajaran lebih efektif, harapannya bisa meningkatkan
mutu mahasiswa (IP naik), dan mahasiswa bisa lulus rata-rata 4 tahun.
• Dengan adanya aturan penyusunan skripsi, diharapkan lamanya proses
penyusunan skripsi lebih pendek, sehingga berdampak pada percepatan masa
studi.
• Dilakukan evaluasi kinerja antar dosen, antar karyawan, dan evaluasi terhadap
pimpinan jurusan, sehingga ada peningkatan mutu kinerja jurusan dalam
bidang sumber daya manusia.
• Jumlah Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat diperbanyak, sehingga
seluruh dosen terlibat dalam kegiatan tersebut, yang tentunya akan berdampak
pada pemenuhan EWMP/EKD.
Hasil/keluaran tinjauan manajemen
a. peningkatan efektivitas sistem penjaminan mutu dan prosesnya
•
Perbaikan dokumen Manual Mutu dan Manual Prosedur
•
Pengendalian dokumen di unit-unit kegiatan Jurusan Teknik Sipil
b. peningkatan produk yang berhubungan dengan kepuasan pelanggan
•
IP mahasiswa
naik dan mahasiswa bisa lulus rata-rata 4 tahun
(percepatan kelulusan)
•
Peningkatan mutu kinerja jurusan dalam bidang sumber daya manusia.
c. kebutuhan sumber daya.
•
Sistem Penjaminan Mutu dikonsep oleh Tim Unit Jaminan Mutu
(UJM) Jurusan Teknik Sipil dan dilaksanakan oleh seluruh civitas
akademika di Jurusan Teknik Sipil
•
Dosen wali dan dosen pembimbing skripsi diharapkan mendorong
dalam penyelesaian skripsi bagi mahasiswa yang mau dan mampu
lulus < 4 tahun.
5
•
Pimpinan jurusan, dosen, karyawan dan mahasiswa harus berpartisipasi
dalam setiap audit silang/evaluasi kinerja antar unit kegiatan di Jurusan
Teknik Sipil
Malang, 19 Juli 2011
Management Representative Jurusan Teknik Sipil
Sekretaris Jurusan
Ir. Siti Nurlina, MT
19650423 199002 2 001
6