MP Persuratan di Akademik

FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO

DOKUMEN LEVEL :
MANUAL PROSEDUR

JUDUL:

TATA PERSURATAN
SUBBAG. AKADEMIK

AREA:

BIDANG AKADEMIK

KODE :
MP.AK-20
TANGGAL
DIKELUARKAN :
17 Februari 2010
NO. REVISI: -

MANUAL PROSEDUR
TATA PERSURATAN SUBBAGIAN AKADEMIK
Tujuan
MP Proses Persuratan Subbagian Akademik bertujuan untuk memberi penjelasan
tentang prosedur yang harus dilakukan oleh pihak-pihak terkait berkaitan dengan
proses pengolahan surat sampai dengan pendisribusiannya.
Pengertian
Tata kelola persuratan atau ketatausahan yang dikelola dengan baik merupakan
tindakan yang harus dilakukan oleh semua yang terlibat dalam organisasi. Sebagai
suatu proses kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang saling terkait
untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, tentunya kejelasan kewenangan dan
tanggungjawab masing-masing pihak sangat diperlukan. Kejelasan tangungjawab
dan kewenangan tersebut tentunya dimulai dari kejelasan disposisi, kejelasan siapa
yang memrposes sampai dengan kejelasan pendistribusiannya, Hal ini dimaksudkan
disamping untuk keperluan monitoring proses persuratan itu sendiri juga untuk
mengetahui dimana kendala dan hambatannya, sehingga memudahkan bagi semua
pihak untuk memperbaikinya.
Referensi
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No. 65 tahun 2009 tentang OTK

Universitas Diponegoro
Prosedur (2-4 hari kerja)
1. Resepsionis/Sekretataris Dekan mendistribusikan surat sesuai arahan pimpinan
2. Kasubbag Akademik menerima dan mempelajari Disposisi Pimpinan melalui
Resepsionis/Sekretris Dekan
3. Kasubbag Akademik memberi arahan dan mendistribusikan tugas kepada staf
Akademik
4. Staf memproses surat sesuai arahan pimpinan
5. Kasubbag Akademik mengoreksi dan member paraf
6. KTU mengoreksi dan member paraf
7. PD I mengoreksi dan member paraf
8. Dekan menandatangani surat
9. Resepsionis/sekretris Dekan menurunkan surat ke Subbag Umper
10. Subbag Umper memberi nomor, tanggal, cap, mencatat, memberikan alamat dan
mendistribusikan surat ke yang bersangkutan dan tembusannya
11. Subbag Akademik menerima arsip

AK-20-01

No

.

DIAGRAM ALIR
MANUAL PROSEDUR
TATA KELOLA PERSURATAN SUBBAGIAN AKADEMIK
Pihak-Pihak yang Terlibat
Wa
Kegiatan
Sek
Kasub KT St PD De Um
k
Deka
bag
U
af
I
ka per
tu
n
Akade

f
n

Doku
men

mik

1

2

3

4

Resepsionis/Sekre
taris Dekan men dis
tribusikan surat
sesuai arahan

pimpinan
Kasubbag
Akademik
menerima dan mem
pelajari Disposisi
Pimpinan melalui
Resepsionis/
Sekretaris Dekan
Kasubbag
Akademik memberi
arahan
dan
mendistribusikan
tugas kepada staf
Akademik
Staf memproses
surat sesuai arahan
pimpinan

Jam

Ker
j

N
Y

5
menit

5
menit

Form
Disposis
i beserta
bendel
surat
Form
Disposis
i beserta

bendel
surat

Form
Disposis
i beserta
bendel
surat

Form
Disposis
30
i beserta
menit bendel
surat

+ Surat

5

Kasubbag
Akademik
mengoreksi
dan
memberi paraf

Form
5
Disposis
menit i beserta
bendel
surat

AK-20-02

6

KTU mengoreksi
dan member paraf

1
hari

Form
Disposis
i beserta
bendel
surat
Form
Disposis
i beserta
bendel
surat
Form
Disposis
i beserta
bendel
surat
+surat
jadi

Form
Disposis
i beserta
bendel
surat

7

PD I mengoreksi
dan member paraf

8

Dekan
menandatangani
surat

9

Resepsionis/sekretr

is Dekan
menurunkan surat
ke Subbag Umper

10

Subbag Umper
mem beri nomor,
tanggal, cap,
mencatat, mem
berikan alamat dan
mendistribusikan
surat ke yang
bersangkutan dan
tembusannya

Form
Disposis
i beserta
bendel
surat

11

Subbag Akademik
menerima arsip

Arsip

LAMPIRAN
I.
Contoh Kartu Disposisi

AK-20-03