SOP LP3M UM 01 PELAYANAN SURAT MASUK

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PELAYANAN SURAT MASUK

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” YOGYAKARTA
LEMBAGA PENGEMBANGAN PEMBELAJARAN & PENJAMINAN MUTU
Jalan. SWK 104 (Lingkar Utara) Condongcatur Yogyakarta 55283 Tilp. 0274 486733 Fax. 486400

E-mail: info@upnyk.ac.id, Laman:http/www.upnyk.ac.id
Nomor SOP

UPN/LPPM/TU/ .....

Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh

1 Juni 2017
-3 Juli 2017
Rektor

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UPN “VETERAN” YOGYAKARTA
LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

Jalan SWK 104 (Lingkar Utara) Condongcatur Yk 55283

E-mail: info@upnyk.ac.id, Laman:http/www.upnyk.ac.id

Prof. Dr. Ir. Sari Bahagiarti, MSc
NIP. 195612191984112001
Pelayanan Surat Masuk

Nama SOP
Dasar Hukum
Kualifikasi Pelaksana
1. Permendiknas No. 42 tahun 2006 tentang Tata Persuratan di 1. Pendidikan minimal SLTA
Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.
2. Memiliki kemampuan tentang Tata Persuratan

2. Peraturan Mendikbud No 6 tahun 2013 tentang Tata Naskah Dinas 3. Memiliki kemampuan tentang Tata kearsipan
di Lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
4. Memiliki pengetahuan dan kemampuan
3. Persyaratan ISO 9001
administrasi
5. Telit, dan cermat
6. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik
Keterkaitan :
SOP Pelayanan Surat Keluar

Peralatan/Perlengkapan :
1. ATK
2. Komputer

bidang

3. Printer
4. Lemari Arsip
5.
Peringatan

Pencatatan dan Pendataan
1. Apabila surat kepada berupa fax dan email, setelah dicetak harus 1. Surat Masuk
diadministrasi di Sub Bagian Tata Usaha LPPM
2. Buku agenda surat masuk
2. Apabila surat dinas tidak diperiksa secara teliti, maka surat akan salah 3. Lembar disposisi
tujuan dan disposisi
4. Buku ekspedisi internal

PROSEDUR PELAYANAN SURAT MASUK
Pelaksana
No
1.

2.

2.

Kegiatan
Menerima surat masuk
Meneliti kebenaran

alamat surat dan
mengkonfirmasikan
surat yang salah
alamat atau salah
tujuan kepada
pengirim surat
Memilah surat ke
dalam kelompok surat
dinas dan surat pribadi,
apakah penting atau
biasa, yang bersifat
rahasia langsung
diberikan kepada yang
bersangkutan sesuai
alamat surat

Staf

Kasubbag

Kabag

Mutu Baku
Ketua

Persyaratan/
Kelengkapan
Surat Masuk

Waktu

Ket.
Output
Surat Masuk

Surat Masuk

5 menit

Surat Masuk

Surat Masuk

5 menit

Surat Masuk

Pelaksana
No

Kegiatan

3.

Mencatat surat masuk
meliputi:
1. Tanggal diterima
surat
2. Tanggal Surat
3. Nomor Surat

4. Perihal surat
5. Pengirim surat
6. Tujuan Surat

4.

Menyampaikan surat
masuk kepada Ketua
LP3M
dan
dilampiri
dengan lembar disposisi
Mengisi lembar
disposisi dan
memberikan surat
masuk kepada
Kabag
Menyerahkan
surat
kepada Kasubbag

Menugaskan staf untuk
menindaklanjuti
surat
masuk
Menerima dan memilah
surat berdasarkan
hasil disposisi dari
Ketua LP3M

5.

6.
7.

Staf

Kasubbag

Kabag

Mutu Baku
Ketua

Persyaratan/
Kelengkapan
Surat Masuk

Waktu

Ket.
Output

5 menit

Buku Agenda
Surat Masuk

Surat Masuk
Lembar Disposisi

5 menit

Surat Masuk
Lembar Disposisi

Surat Masuk
Lembar Disposisi

5 menit

Surat Masuk
Lembar Disposisi

Surat Masuk
Lembar Disposisi

5 menit

Surat Masuk
Lembar Disposisi

Surat Masuk
Lembar Disposisi

5 menit

Surat Masuk
Lembar Disposisi

Pelaksana
No
8.

9.

Kegiatan
Menggandakan
(jika
diperlukan)
dan
mendistribusikan
surat
sesuai disposisi
Mengarsipkan surat

Staf

Kasubbag

Kabag

Mutu Baku
Ketua

Persyaratan/
Kelengkapan
Surat
Lembar Disposisi
Surat

Ket.

Waktu

Output

5 menit

Buku Ekspedisi

5 menit

Surat