Peranan Controller Terhadap Pengendalian Persediaan Bahan Baku Guna Menunjang Efektivitas Produksi (Studi Kasus pada PT. Djarum).

(1)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Penelitian

Belakangan ini, berbagai sektor usaha industri berkembang dengan pesat. Banyak perusahaan industri baru bermunculan dengan berbagai macam bentuk, hasil produksi dan skala, seperti: skala produksi, pemasaran dan konsumsi. Jika dibandingkan dengan keadaan ekonomi masa kini, mekanisme serta ruang nafas perusahaan menjadi terbatas. Contohnya, melambungnya harga bahan bakar minyak dan gas, kenaikan harga listrik dan air, serta persaingan yang ketat. Contoh-contoh di atas mengenai keadaan ekonomi masa kini, akan memaksa perusahaan untuk menjalankan aktivitas dan mekanisme usaha menjadi lebih efisien dan lebih efektif. Hal tersebut dilakukan, agar perusahaan tetap going concern, untuk itulah perusahaan harus memerhatikan tingkat pengeluaran yang terjadi. Salah satu faktor yang perlu diperhatikan, yaitu pengendalian persediaan yang baik dan memadai.

Persediaan merupakan aktiva (assets) yang berperan penting dalam suatu perusahaan manufaktur. Persediaan dianggap penting karena kualitas bahan baku berpengaruh terhadap kelancaran proses produksi dan mekanisme kegiatan-kegiatan pada unit-unit lainnya pada proses operasi. Namun, bahan baku sangat rentan terhadap kerusakan, pencurian, keusangan, pemborosan, maupun ketidakcermatan dalam mencatat. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan pengendalian atas persediaan yang harus dilakukan secara memadai agar bahan

(2)

baku yang diperlukan selalu tersedia dan mengatasi permasalahan yang biasanya mengancam kualitas bahan baku.

Selain berguna untuk menjamin persediaan tersedia dengan cukup dan tetap berkualitas, pengendalian atas persediaan (terutama bahan baku) yang tepat dan cermat pun dapat juga memperlancar proses produksi. Pengendalian yang baik dan memadai atas persediaan amat diperlukan untuk mengurangi risiko, seperti: kesalahan pencatatan, kerusakan, pemborosan dan mendeteksi sedini mungkin apabila terjadi kesalahan baik yang disengaja maupun tidak disengaja dalam melakukan kegiatan perusahaan. Jadi, dapat dikatakan pengendalian atas persediaan merupakan salah satu cara untuk membuat suatu usaha menjadi lebih produktif lagi.

Tujuan utama perusahaan pada umumnya adalah untuk mendapatkan laba yang optimal sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan perusahaan tersebut dalam jangka panjang. Tujuan itu dapat terlaksana apabila perusahaan dapat menjaga keserasian antara persediaan bahan baku dengan proses produksi yang akan berdampak pada penjualan yang baik. Keserasian itu harus tercermin dalam sistem pengendalian serta perencanaan persediaan bahan baku yang dikaitkan dengan proses produksi, dengan kata lain keserasian ini mengarah pada usaha pengelolaan persediaan.

Seorang manajer produksi memerlukan bantuan controller untuk melakukan pengelolaan pada persediaan. Controller dapat membantu menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh tiap bagian dalam perusahaan, termasuk persediaan dan pergudangan, sehingga efektivitas pengelolaan persediaan dapat mencapai

(3)

keputusan dan standar kualitas dan kuantitas yang baik sesuai yang dibutuhkan dan diminta oleh bagian produksi. Controller merupakan suatu fungsi dan sumber informasi yang dapat mengkomunikasikan informasi-informasi yang ada dalam suatu perusahaan dengan baik, sehingga pihak yang berkepentingan dapat mengambil keputusan yang tepat. Berdasarkan hal tersebut, controller berada pada posisi yang sangat baik dalam memberi jasa untuk perencanaan dan pengendalian persediaan (terutama bahan baku).

Penulis memilih PT.Djarum sebagai objek penelitian karena perusahaan ini bergerak di bidang indutri rokok. Perusahaan ini memantau secara langsung dari pemilihan kualitas, proses pembuatan, hingga saat penjualan. Hal ini sangat diperlukan sehingga rasa dari tembakau tersebut terjaga saat sudah menjadi rokok, dikemas, dijual, hingga sampai ke tangan konsumen, sehingga diperlukan pengendalian yang cermat, teliti, dan efektif atas bahan baku.

Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian guna menyusun sebagai tugas akhir dengan judul: “Peranan Controller terhadap Pengendalian Persediaan Bahan Baku guna Menunjang Efektivitas Produksi (Studi Kasus pada PT.Djarum).”

1.2Identifikasi Masalah

Atas penjelasan di atas maka penulis dapat mengidentifikasi masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana proses pengendalian persediaan atas bahan baku pada PT. Djarum?

(4)

2. Bagaimana peranan controller terhadap pengendalian persediaan bahan baku guna menunjang efektivitas proses produksi pada PT.Djarum?

1.3Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini, yaitu:

1. Untuk mengetahui proses pengendalian persediaan atas bahan baku pada PT.Djarum.

2. Untuk mengetahui peranan controller terhadap pengendalian persediaan bahan baku guna menunjang efektivitas proses produksi pada PT.Djarum.

1.4Kegunaan Penelitian

Penelitian yang dilakukan ini diharapkan memberikan kegunaan: 1. Bagi PT.Djarum

Penulis berharap penelitian mengenai “Peranan Controller terhadap Pengendalian Persediaan Bahan Baku guna Menunjang Efektivitas Produksi” dapat menjadi bahan informasi, analisis dan evaluasi mengenai jalannya sistem yang telah diterapkan dalam pengendalian persediaan bahan baku dan proses produksi.

2. Bagi Penulis

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan dan pengalaman penulis dalam memahami peranan controller dalam mengelola persediaan dalam industri rokok agar terbina upaya yang lebih efektif dalam proses produksi yang dilakukan. Selain itu, juga memberikan

(5)

pembelajaran untuk memahami bagaimana menjadi seorang controller yang baik dan dibutuhkan dalam perusahaan, seperti PT. Djarum serta untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan studi Stara 1 di Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Universitas Kristen Maranatha.

3. Bagi Peneliti Lain, Pembaca, dan Universitas

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan bahan informasi serta referensi bagi peneliti lain dan para pembaca untuk mengetahui pengendalian bahan baku dan hubungannya dengan mendukung proses produksi. Penulis juga berharap agar penelitian ini menjadi wawasan dan bahan tertulis bagi peneliti lain yang tertarik akan penelitian ini.

1.5Rerangka Penelitian

Persediaan merupakan kebutuhan yang sangat penting bagi kelancaran operasi perusahaan. Persediaan dan proses produksi saling berkaitan, proses produksi dapat berjalan lancar apabila kebutuhan bahan baku dapat terpenuhi. Perusahaan yang berskala kecil sekalipun memerlukan suatu sistem pengendalian persediaan hanya saja belum memiliki kesulitan yang signifikan dalam penanganannya sebab masih dapat dikendalikan dan dipegang oleh pemiliknya. Selanjutnya, bagi perusahaan yang sudah berkembang dan besar, seiring dengan banyaknya aktivitas-aktivitas yang terdapat di dalamnya, maka operasi perusahaan pun semakin kompleks. Hal tersebut, tentu saja memerlukan suatu sistem pengendalian yang lebih teliti dan cermat. Menurut Nusa Muktiadji dan Lukman Hidayat (2006, 114-117):

(6)

“... Proses produksi dapat berlangsung secara berkesinambungan apabila kebutuhan bahan baku untuk pelaksanaan proses produksi dapat terpenuhi. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut maka diperlukan suatu sistem pengendalian persediaan bahan baku yang meliputi perencanaan kebutuhan persediaan bahan baku dan selanjutnya dengan pengendalian persediaan bahan baku. Pada perencanaan bahan baku terlebih dahulu ditetapkan kuantitas bahan baku yang diperlukan dalam melaksanakan proses produksi. Jadi perencanaan persediaan berhubungan dengan penentuan komposisi persediaan, penentuan waktu serta lokasi untuk memenuhi kebutuhan persediaan dalam melaksanakan proses produksi tersebut. Sedangkan pengendalian persediaan berhubungan dengan pengendalian kualitas dan kuantitas dalam jumlah batas-batas yang direncanakan suatu perlindungan fisik terhadap persediaan yang ada.”

Pada beberapa perusahaan, digunakan suatu model disimpan, investasi yang terlalu kecil akan menyebabkan kekurangan persediaan. Namun, sebaliknya bila perusahaan menanamkan investasi yangbesar dalam bentuk persediaan dan tidak mengambil keputusan dengan menyelenggarakan tingkat persediaan, maka perusahaan itu akan gagal. Sebaliknya, bahan baku yang diperlukan untuk kelancaran produksi suatu perusahaan itu selalu tersedia pada saat yang dibutuhkan, sesuai dengan kualitas dan kuantitas yang diminta. Hal ini juga agar tidak membuang waktu kerja yang ada. Menurut Wati Aris Astuti (2004, 89-99):

“Dalam suatu perusahaan, bahan baku merupakan salah satu elemen yang penting karena bahan baku menjadi dasar berlangsungnya suatu produksi. Perusahaan harus selalu mempertimbangkan secara masak tentang berapa besarnya jumlah bahan baku yang harus ada sebelum memulai suatu kegiatan produksi. Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan pengendalian terhadap bahan baku maupun biaya yang ditimbulkan.”

Jumlah persediaan bahan baku sebaiknya sesuai dengan kebutuhan, jangan terlalu banyak dan jangan juga terlalu sedikit. Bila terlalu sedikit mungkin saja bahan baku untuk produksi minim dan menghambat jalannya proses produksi. Tetapi bila terlalu banyak maka, akan menambah kebutuhan investasi dan juga

(7)

memerlukan tempat penyimpanan yang luas, yang menyebabkan lamanya perputaran modal kerja dan juga naiknya biaya-biaya yang berkaitan dengan jumlah barang yang disimpan, dengan kata lain, menghindari persediaan yang berlebihan akan mengurangi jumlah biaya penyimpanan. Perencanaan dan pengendalian merupakan dua hal yang saling terkait. Pengendalian merupakan suatu cara atau usaha untuk memantau suatu kegiatan, sedangkan bahan baku merupakan suatu asset perusahaan dalam memproduksi barang yang akan dipasarkan. Pengendalian itu akan berjalan efektif tergantung pada sikap manajemen dan kebijakannya, termasuk peranan controller sebagai suatu fungsi yang mengkomunikasikan informasi ataupun pengawasan mengenai persediaan bahan baku, sehingga tujuan perusahaan, jalannya operasi pada perusahaan, dan kegiatan produksi perusahaan dapat berjalan dengan baik dan efektif.

Berdasarkan uraian di atas, maka dapat digunakan hipotesis “Controller berperan dalam Pengendalian Persediaan Bahan Baku guna Menunjang

Efektivitas Produksi”.

1.6Metode Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode deskriptif analitis yang mengumpulkan, menyajikan, serta menganalisis data atau fakta, sehingga diperoleh suatu gambaran yang jelas mengenai objek yang diteliti untuk menarik suatu kesimpulan dan memberikan saran. Penelitian ini memiliki 2 (dua) jenis variabel yang akan diteliti:

(8)

1. Variabel independen (bebas), yaitu: peranan controller terhadap pengendalian bahan baku.

2. Variabel dependen (terikat), yaitu: efektivitas produksi.

Teknik-teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini, sebagai berikut:

1. Penelitian lapangan (field research), yaitu penelitian yang dilakukan untuk memperoleh data primer pada perusahaan yang dipilih sebagai objek penelitian. Data-data primer ini diperoleh dengan berbagai cara:

a. Kuesioner, yaitu mengajukan beberapa pertanyaan dalam jumlah yang

banyak kepada beberapa narasumber pada objek penelitian.

b. Wawancara, yaitu bertanya secara langsung kepada narasumber pada

objek penelitian guna mendapat hasil yang mendukung pada data yang diperoleh dalam kuesioner.

c. Observasi, yaitu meneliti, mencermati terhadap objek penelitian untuk mendapat data yang diingini, dan untuk mendukung hasil dari kuesioner dan wawancara.

2. Penelitian Kepustakaan (library research), yaitu pengumpulan data,

dengan mempelajari dan mengumpulkan buku-buku, literatur, referensi, catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah untuk memperoleh data sekunder dalam mengembangkan penelitian.

(9)

1.7Waktu dan Lokasi Penelitian

Waktu memulai penelitian diperkirakan pada awal Juni tahun 2013, sedangkan lokasi penelitiannya dilakukan pada jalan A.Yani nomor 26 di kota Kudus, Jawa Tengah, yang kantor juga merupakan letak pabrik dan penyimpanan bahan baku PT.Djarum.

(10)

5.1 Kesimpulan

1. Proses Pengendalian Persediaan atas Bahan Baku pada PT. Djarum:

1. Pengendalian (internal control) yang ada di PT. Djarum terjadi dan

disiplin disebabkan karena adanya Komitmen yang kuat dari tiap individu di dalam perusahaan. Hal itu juga berlaku atas pengendalian bahan baku.

2. Perencanaan permintaan akan kebutuhan bahan baku dilakukan oleh

bagian Produksi, yang berdasarkan atas sales forecast dari bagian Pemasaran. Setelah itu, bagian Produksi membuat laporan akan bahan-bahan baku yang dibutuhkan untuk memulai suatu proses produksi. Kemudian bagian produksi memberikan laporan kebutuhan bahan baku kepada bagian pembelian.

3. Bagian pembelian melakukan peninjauan akan bahan baku yang tersedia

ke lapangan dan bertemu dengan supplier. Kualitas dijaga ketika tembakau masih berada di supplier. Penerimaan permintaan bahan baku biasanya dilakukan setiap satu tahun sekali, setiap musim panen tembakau (sekitar bulan Agustus). Penerimaan dilakukan oleh bagian pergudangan dan langsung disusun di gudang yang terdiri dari banyak bagian yang disiapkan untuk menampung kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan selama kurang lebih satu tahun.

(11)

4. Di PT. Djarum bagian gudang bertanggungjawab dalam hal penyimpanan bahan baku untuk tujuan pengamanan dari kerusakan dan pencurian yang menghambat kelancaran proses produksi. Ketika dibeli baru tahu kualitas seperti apa yang ada dan sesudah dibelitembakau disimpan di gudang dan dibiarkan kurang lebih 1 tahun hingga 1,5 tahun hingga tembakau benar-baner kering dan mengeluarkan bau yang lebih meyengat dan warna lebih pekat.

2. Peranan Controller terhadap Pengendalian Persediaan Bahan Baku Guna Menunjang Efektivitas Produksi:

1. Memiliki controller yang cakap, memenuhi kriteria dan kulifikasi yang ada, serta memenuhi fungsi normatif yang ada. Penetapan pengendalian persediaan bahan baku yang dibantu oleh controller, hanya secara teknis diserahkan kepada bagian masing-masing, antara lain:

a. Menetapkan sistem pencatatan akuntansi yang akan dipakai, dalam PT. Djarum yaitu accrual bassis dengan mengarah pada peraturan baru yaitu IFRS.

b. Mengidentifikasi sasaran, pada PT. Djarum sasaran yang ingin dicapai adalah sesuai visi dan misi seperti tersebut di atas.

c. Memberi informasi bagian pemasaran untuk membantu pembuatan

Sales forecast yang sesuai dengan permintaan pasar.

d. Memberi informasi bagian produksi untuk membuat anggaran untuk

(12)

e. Memberi saran untuk bagian pembelian untuk merancang dan menghitung rancangan pembelian bahan baku yang akan dilakukan.

f. Mengidentifikasi tindakan yang akan diambil, dalam hal ini

berhubungan dengan pengendalian persediaan yaitu menghubungi supplier untuk memesan bahan baku, untuk PT. Djarum tembakau yang sesuai dengan kualitas yang dibutuhkan.

g. Membantu bagian pergudangan untuk melakukan pencatatan akan

persediaan bahan baku yang ada di dalam gudang. h. Meninjau akan laporan akan penerimaan bahan baku. 2. Kelemahan-kelemahan yang dapat penulis berikan dan evaluasi:

1. Belum terdapatnya standar kuantitas (jumlah minimum dan maksimum)

dan kualitas tertulis yang umum.

2. Pemenuhan standar ideal, seperti dokumen/surat resmi pencatatan dalam

prosedur-prosedur dalam pembelian, penerimaan dan penyimpanan tidak ada, semua berdasar atas input data (teknologi tinggi).

5.2 Saran

Atas hasil penelitian yang telah dilakukan, pengendalian yang dilakukan di PT. Djarum, controller telah memadai dan juga untuk peranannya tepat dalam bagiannya. Dalam pengendalian juga sudah sangat memadai, sebab para pelaku telah sangat berpengalaman dan ahli di lapangan.

(13)

1. Adanya standar kuantitas dan kualitas secara umum dari perusahaan (minimum dan maksimum), sementara lebih detail dapat dikondisikan di lapangan dan sesuai dengan pengalaman.

2. Terdapat dokumen/surat resmi pencatatan dalam prosedur-prosedur dalam

(14)

Anthony, Dearden, Bedford. 2000. Sistem Pengendalian Manajemen .(Management Control System). edisi 5. Alih Bahasa: Agus Maulana. Jakarta. Erlangga.

Anthony dan Govindarajan. 2005. Management Control System, Edisi 11, penerjemah: F.X. Kurniawan Tjakrawala, dan Krista. Penerbit Salemba Empat, Buku 2, Jakarta.

Champion, Dean J. 2000. Basic Statistic for Social Research. Second Edition, NewYork: Mac Millian Publishing Company.

Adisaputro, Gunawan dan Marwan Asri.1998. Anggaran Perusahaan 1. Edisi Ketiga. BPFE Universitas Gadjah Mada. Yogyakarta.

Hendriksen, Eldon L., 1996. Teori Akuntansi, Edisi Keempat, Jilid 2. Erlangga.

Kusuma, Hendra. 2002. MANAJEMEN PRODUKSI-Perencanaan dan PengendalianProduksi. Yogyakarta: Andi Offset

Komaruddin. 1994. Ensiklopedia Manajemen. Edisi Kedua. Jakarta: BumiAksara.

Komite standar Akuntansi Keuangan, ikatan Akuntansi Indonesia. 2007. Standar Akuntansi Keuangan, Buku satu, Jakarta: Salemba Empat.

La Midjan. 1999. Sistem Informasi Akuntansi 1. Edisi Keenam. Bandung: Lembaga Informasi Akuntansi.

(15)

Nusa, M. dan Lukman, H. 2006. Sistem Pengendalian Persediaan Bahan Baku

Dalam Menunjang Efektivitas Proses Produksi. Jurnal

Ranggagading,6(2).

Prawirosentono Suyadi Prawirosentono. 2000. Manajemen Operasi-Analisis danStudi Kasus. Edisi 2. Jakarta: Bumi Aksara

Richard L. Ratliff, Wanda A. Wallace, James K. Loebeckke, William G. Mcfarland. 1988. Internal Auditing: Principles and Technique. The Institute of Internal Auditors Almonte Springs, Florida.

Riggs. James L. 1987. Production Systems : Planning, Analysis and Control. 4th Edition. John Wiley & Sons. New York, United States of America

Soekanto, Soerjono. 2002. Sosiologi Suatu Pengantar. Edisi 4. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.

Smith, M. Jay & K. Fred. Skousen. 2000. Intermediate Accounting. Fourteenth Edition.Cincinmati, Ohio: SouthWestern Publishing Co.

Sukanto Reksohadiprodjo. Indriyo Gitosudarmo,(2000). Manajemen Produksi, Edisi ke-4, cetakan ke-11 (sebelas), Penerbit BPFE, Yogyakarta.

Wati, A.A. 2004. Pengaruh Anggaran Pembelian Bahan Baku Terhadap Tingkat Inventory Turn Over. Jurnal Ranggagading, 4 (1).

Wilson, James D dan Jhon B, Campbell., 1997, Controllership, 3rd Edition, Diterjemahkan oleh Tjintjin Fenix Tjandra, Controllership: Tugas Akuntan Manajemen, Jakarta: Erlangga.

(1)

5.1 Kesimpulan

1. Proses Pengendalian Persediaan atas Bahan Baku pada PT. Djarum:

1. Pengendalian (internal control) yang ada di PT. Djarum terjadi dan disiplin disebabkan karena adanya Komitmen yang kuat dari tiap individu di dalam perusahaan. Hal itu juga berlaku atas pengendalian bahan baku. 2. Perencanaan permintaan akan kebutuhan bahan baku dilakukan oleh

3. Bagian pembelian melakukan peninjauan akan bahan baku yang tersedia ke lapangan dan bertemu dengan supplier. Kualitas dijaga ketika tembakau masih berada di supplier. Penerimaan permintaan bahan baku biasanya dilakukan setiap satu tahun sekali, setiap musim panen tembakau (sekitar bulan Agustus). Penerimaan dilakukan oleh bagian pergudangan dan langsung disusun di gudang yang terdiri dari banyak bagian yang disiapkan untuk menampung kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan selama kurang lebih satu tahun.

(2)

108

2. Peranan Controller terhadap Pengendalian Persediaan Bahan Baku Guna Menunjang Efektivitas Produksi:

a. Menetapkan sistem pencatatan akuntansi yang akan dipakai, dalam PT. Djarum yaitu accrual bassis dengan mengarah pada peraturan baru yaitu IFRS.

b. Mengidentifikasi sasaran, pada PT. Djarum sasaran yang ingin dicapai adalah sesuai visi dan misi seperti tersebut di atas.

c. Memberi informasi bagian pemasaran untuk membantu pembuatan Sales forecast yang sesuai dengan permintaan pasar.

d. Memberi informasi bagian produksi untuk membuat anggaran untuk proses produksi dan untuk mulainya proses produksi.

(3)

e. Memberi saran untuk bagian pembelian untuk merancang dan menghitung rancangan pembelian bahan baku yang akan dilakukan. f. Mengidentifikasi tindakan yang akan diambil, dalam hal ini

berhubungan dengan pengendalian persediaan yaitu menghubungi supplier untuk memesan bahan baku, untuk PT. Djarum tembakau yang sesuai dengan kualitas yang dibutuhkan.

g. Membantu bagian pergudangan untuk melakukan pencatatan akan persediaan bahan baku yang ada di dalam gudang.

h. Meninjau akan laporan akan penerimaan bahan baku. 2. Kelemahan-kelemahan yang dapat penulis berikan dan evaluasi:

1. Belum terdapatnya standar kuantitas (jumlah minimum dan maksimum) dan kualitas tertulis yang umum.

2. Pemenuhan standar ideal, seperti dokumen/surat resmi pencatatan dalam prosedur-prosedur dalam pembelian, penerimaan dan penyimpanan tidak ada, semua berdasar atas input data (teknologi tinggi).

5.2 Saran

(4)

110

1. Adanya standar kuantitas dan kualitas secara umum dari perusahaan (minimum dan maksimum), sementara lebih detail dapat dikondisikan di lapangan dan sesuai dengan pengalaman.

2. Terdapat dokumen/surat resmi pencatatan dalam prosedur-prosedur dalam pembelian, penerimaan dan penyimpanan agar standar ideal terpenuhi..