Pemodelan Sistem Informasi pada Hotel Vue Palace dengan Menggunakan Idefo.

ABSTRACT

Business process modeling is an activity undertaken to help understand the on going process. This understandingis used to assess whether the performance of these processes take place either for good or less maintained for repair. Main issue discussed was about the business process modeling in Vue Palace Hotel Bandung. The purpose of this scientific work task is to figure out the business processes that exist in Vue Palace Hotel Bandung. The theory used is the Draft Federal Information Processing Standards Publication Integration Definition For Function Modelnig (IDEF0). Source of data obtained directly from Vue Palace Hotel Bandung. Research methods by interviewing staff Vue Palace Hotel Bandung and direct observation at the Vue Palace Hotel Bandung and studied theories of IDEF0.From the research results obtain the existing business processes described in the company to IDEF0

ABSTRAK

Pemodelan proses bisnis merupakan aktivitas yang dilakukan untuk membantu memahami proses yang sedang berlangsung. Pemahaman ini digunakan untuk menilai apakah kinerja dari proses-proses tersebut berlangsung baik untuk dipertahankan atau kurang baik untuk diperbaiki. Pokok masalah yang dibahas adalah mengenai pemodelan proses bisnis pada Hotel Vue Palace Bandung. Tujuan dari tugas karya ilmiah ini adalah mengetahui proses bisnis yang ada di Hotel Vue Palace Bandung. Teori yang digunakan adalah Draft Federal Information Processing Standards Publication Integration Definition For Function Modelnig (IDEF0

)

. Sumber data yang didapat langsung dari Hotel Vue Palace Bandung. Metode penelitian dengan cara wawancara kepada staff Hotel Vue Palace Bandung dan observasi langsung pada Hotel Vue Palace Bandung dan mempelajari teori-teori tentang IDEF0. Dari hasil penelitian yang didapatkan adalah proses bisnis yang ada pada perusahaan digambarkan menjadi IDEF0.

Daftar Isi

PRAKATA ... ... i

ABSTRACT ... .. ii

ABSTRAK ... . iii

DAFTAR ISI... . iv

DAFTAR GAMBAR ... . vi

DAFTAR LAMPIRAN ... viii

BAB I PENDAHULUAN ... .. 1

1.1 Latar Belakang Masalah... 2

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Tujuan Pembahasan ... 2

1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 2

1.5 Sumber Data ... 2

1.6 Sistematika Penyajian ... 3

BAB II KAJIAN TEORI ... .. 4

2.1 Pemodelan... 4

2.2 IDEF0 ... 4

2.2.1 Komponen Utama IDEF0 ... .. 5

2.3 Sintaks dan Semantik IDEF0 ... 6

2.3.1 Kotak ... .. 7

2.3.2 Panah ... .. 7

2.3.3 Aturan Sintaks ... .. 8

2.3.4 Semantik ... .. 8

2.3.5 Kotak dan Panah Semantik ... .. 8

2.3.6 Aturan Semantik Kotak dan Panah IDEF0 ... 10

2.4 Diagram IDEF0 ... 11

2.4.1 Level Atas Konteks Diagram ... 11

2.4.1.2 Diagram Anak... 13

2.4.1.2 Diagram Orang Tua ... 13

2.5 Aturan Diagram Sintaks ... 15

2.6 Kelebihan Dan Kekurangan IDEF0 ... 17

BAB III ANALISIS ... 20

3.1 Latar Belakang Perusahaan ... 20

3.2 Proses Bisnis Front Office ... 20

3.2.1 Proses Check In ... 21

3.2.2 Proses Night Audit ... 22

3.2.3 Proses Check Out ... 22

3.2.4 Hirarki Aktifitas Front Office ... 23

3.3 Proses Bisnis Material ... 27

3.3.1 Hirarki Aktifitas Material ... 27

3.4 Proses Bisnis Point Of Sale ... 30

3.5 Proses Bisnis Back Office ... 34

3.5.1 Hirarki Aktifitas Back Office... 34

3.6 Proses Bisnis Kitchen ... 38

3.6.1 Hirarki Aktifitas Kitchen ... 38

3.7 Proses Human Resource Development ... 40

3.7.1 Hirarki Aktifitas Human Resource Development ... 40

3.8 Engineering ... 43

3.8.1 Hirarki Aktifitas Engineering ... 43

BAB IV PEMODELAN IDEF0 ... 46

4.1 Pemodelan IDEF0 Front Office ... 46

4.2 Pemodelan IDEF0 Material ... 51

4.3 Pemodelan IDEF0 Point Of Sale ... 54

4.4 Pemodelan IDEF0 Back Office ... 57

4.5 Pemodelan IDEF0 Kitchen ... 60

4.6 Pemodelan IDEF0 Human Resource Development ... 61

4.7 Pemodelan IDEF0 Engineering... 64

BAB V SIMPULAN DAN SARAN ... 68

5.1 Simpulan ... 68

5.2 Saran ... 68

Daftar Pustaka ... 69

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Sintaks Kotak Pada Pemodelan IDEF0 ... 7

Gambar 2 Sintaks Garis Pada Pemodelan IDEF0 ... 7

Gambar 3 Posisi Panah dan Aturannya ... 10

Gambar 4 Level Atas Konteks Diagram ... 12

Gambar 5 Struktur Dekomposisi ... 14

Gambar 6 NODE Ditunjukkan sebagai DRE ... 15

Gambar 7 Kontrol Masukkan ... 16

Gambar 8 Kontrol Masukkan Bawah ... 16

Gambar 9 Mekanisme Umpan Balik ... 17

Gambar 10 Panah Yang Mewakili Data yang Sama ... 17

Gambar 11 Hiarki Aktifitas Front Office ... 23

Gambar 12 Aplikasi Front Office ... 25

Gambar 13 Flowchart Front Office ... 26

Gambar 14 Hiarki Aktifitas Material ... 27

Gambar 15 Aplikasi Material ... 28

Gambar 16 Flowchart Material ... 29

Gambar 17 Hiarki Aktifitas Point Of Sale ... 30

Gambar 18 Aplikasi Point Of Sale... 32

Gambar 19 Flowchart Point Of Sale ... 33

Gambar 20 Hiarki Aktifitas Back Office ... 35

Gambar 21 Aplikasi Back Office ... 36

Gambar 22 Flowchart Back Office ... 37

Gambar 23 Hiarki Aktifitas Kitchen ... 38

Gambar 24 Flowchart Kitchen ... 39

Gambar 25 Hiarki Aktifitas Human Resource Development ... 40

Gambar 26 Flowchart Human Resource Development ... 42

Gambar 27 Hiarki Aktifitas Engineering ... 43

Gambar 28 Flowchart Engineering ... 45

Gambar 29 Proses A0 Transaksi Customer dengan Reservasi ... 46

Gambar 30 Proses A1, A2, A3 Proses Reservasi ... 46

Gambar 31 Proses A11,A12, A13 Proses Reservasi Personal ... 47

Gambar 32 Proses A21, A22, A23 Night Audit ... 47

Gambar 33 Proses A31, A32, A33 Proses House Keeping ... 48

Gambar 34 Proses A111, A112, A113, A114 Proses Reservasi Personal ... 48

Gambar 35 Proses A121, A122, A123, A124 Proses Reservasi Banquete ... 49

Gambar 37 Proses A311, A312, A313, A314 Proses Check Out ... 50

Gambar 38 Proses A321, A322, A323 Proses Pembersihan Kamar ... 50

Gambar 39 Proses A331, A332, A333, A334 Proses Room Service ... 51

Gambar 40 Proses A0 Proses Pengadaan Material ... 51

Gambar 41 Proses A1, A2, A3 Proses Pengadaan Material ... 52

Gambar 42 Proses A11,A12, A13, A14 Proses Pengambilan Material ... 52

Gambar 43 Proses A21, A22, A23, A24, A25, A26 Proses Pengambilan Material ... 53

Gambar 44 Proses A31, A32, A33, A34 Proses Penerimaan Material ... 53

Gambar 45 Proses A0 Transaksi Point Of Sale ... 54

Gambar 46 Proses A1, A2, A3 Transaksi Point Of Sale ... 54

Gambar 47 Proses A11,A12, A13 Proses Pengecekkan... 55

Gambar 48Proses A21, A22 Proses Pemesanan ... 55

Gambar 49 Proses A31, A32 Proses Pembayaran ... 56

Gambar 50 Proses A311, A312, A313 Pembayaran Tunai ... 56

Gambar 51 Proses A321, A322, A323 Pembayaran masuk Check In ... 57

Gambar 52 Proses A0 Transaksi Back Office ... 57

Gambar 53 Proses A1, A2 Transaksi Back Office ... 58

Gambar 54 Proses A11,A12 Proses Pembayaran ... 58

Gambar 55 Proses A21, A22, A23, A24 General Cashier ... 59

Gambar 56 Proses A251, A252, A253 Pembuatan Laporan ... 59

Gambar 57 Proses A0 Proses Kitchen ... 60

Gambar 58 Proses A1, A2, A3, A4, A5, A6 Proses Kitchen ... 60

Gambar 59 Proses A31, A32 Proses Control Quality ... 61

Gambar 60 Proses A0 Proses Sumber Daya Manusia ... 61

Gambar 61 Proses A1, A2, A3, A4, A5 Proses Sumber Daya Manusia ... 62

Gambar 62 Proses A11,A12, A13, A14 Proses Pengajuan Sumber Daya Manusia ... 62

Gambar 63 Proses A21, A22, A23 Proses Permintaan Kepada General Manager ... 63

Gambar 64 Proses A41, A42, A43 Proses Seleksi Sumber Daya Manusia... 63

Gambar 65 Proses A51, A52, A53, A54, A55, A56 Proses Penerimaan SDM ... 64

Gambar 66 Proses A0 Proses Engineering ... 64

Gambar 67 Proses A1, A2 Proses Maintenance Engineering ... 65

Gambar 68 Proses A11,A12 Proses Pengecekkan ... 65

Gambar 69 Proses A21, A22, A23, A24 Proses Menangani Masalah ... 66

Gambar 70 Proses A31, A32, A33 Proses Maintenance Engineering ... 66

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A Server ... A.1 Lampiran B Ruang Material ... A.2 Lampiran C Bin Card ... A.3 Lampiran D Requsisition Form ... A.4 Lampiran E Bon Order Makanan ... A.5 Lampiran F Bukti Terima Barang ... A.6 Lampiran G Formulir Reservasi ... A.7 Lampiran H Kontra Bon ... A.8 Lampiran I Smart Card Kamar Hotel ... A.9 Lampiran J Purchase Requsisition ... A.10 Lampiran K Laporan Interview ... A.11 Lampiran L Maintenance Order ... A.12 Lampiran M Kebijakkan Hotel Vue Palace... A.13

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pemodelan sistem informasi atau pendokumentasian sistem informasi

sudah mulai dilakukan oleh banyak perusahaan atau organisasi. Sistem analisis

adalah orang yang melakukan pemodelan sistem informasi pada

perusahaannya atau organisasinya. Pemodelan sistem informasi memiliki

pengertian dimana suatu sistem informasi perusahaan yang berbentuk

software

diubah menjadi dokumentasi yang dilakukan oleh seorang sistem analisis.

Software

yang biasa alur prosesnya melalui komputer, dapat dilihat dan

dipahami melalui pemodelan sistem informasi karena sudah dilakukan

pendokumentasian.

Tujuan dari pemodelan sistem informasi ini adalah untuk mengetahui alur

proses bisnis sistem informasi yang ada dan mengetahui tujuan terakhir dari

sistem informasi tersebut. Dengan adanya pemodelan atau pendokumentasian

sistem informasi pada perusahaan, maka segala macam proses bisnis yang ada

dalam perusahaan dapat mengalami perbaikkan yang lebih baik untuk

mencapai tujuan perusahaan dan memberikan layanan yang terbaik kepada

konsumen. Salah satu contoh proses bisnis dalam sistem adalah proses

reservasi pemesanan kamar, proses yang sangat penting dalam perhotelan.

IDEF0

Model dibuat berdasarkan pada analisis struktur dengan cara dan

teknik perencanaan SADT yang telah disempurnakan oleh ICAM (

Intergrated

Computer Aided Manufactoring

) tahun 1993. IDEF

merupakan model yang

sangat berguna untuk menjelaskan proses yang berkaitan dengan lingkungan

kerja (Fieldman, 1998). Dengan model IDEF

dapat menjelaskan hal-hal teknis

yang kompleks kepada setiap orang baik orang teknik maupun orang non teknik

secara keseluruhan proses. Model IDEF

digambarkan melalui grafik dengan

kotak-kotak dan anak panah. Anak panah yang masuk dari atas ke bawah

menunjukan pengawasan (kontrol), anak panah yang masuk dari kiri kotak dan

2

anak panah di kanan kotak menunjukkan suatu hubungan

Input output

serta

anak panah bawah adalah mekanisme yang mengimplimentasikan suatu

sokongan terhadap aktivitas.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan pada bagian 1.1, maka

dibuatlah rumusan masalah yaitu :

Proses Bisnis apa saja yang terdapat pada Hotel Vue Palace ?

1.3 Tujuan Pembahasan

Berdasarkan rumusan masalah pada bagian 1.2, maka dihasilkan tujuan

pembahasan sebagai berikut :

Menggambarkan semua proses bisnis yang ada pada Hotel Vue Palace dengan

menggunakan IDEF0.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Ruang Lingkup Kajian yang dipakai meliputi :

1. Melakukan semua pemodelan proses bisnis yang ada pada Hotel Vue

Palace.

2. Melakukan pemodelan menggunakan IDEF0.

1.5 Sumber Data

Metode yang akan dilakukan yaitu :

1. Studi Pustaka

Studi pustaka dilakukan untuk mempelajari teori

–

teori yang digunakan

dalam permodelan IDEF0.

2. Metode Survey

Metode ini dilakukan untuk mengetahui dan mempelajari cara kerja

proses bisnis yang ada pada Hotel Vue Palace

3

Pengumpulan Informasi menggunakan :

a. Wawancara

( Interview )

b. Observasi

1.6 Sistematika Penyajian

Sistematika pembahasan laporan kerja praktek ini dibagi menjadi 5 (lima)

bab. Berikut penjelasan tentang masing-masing bab :

BAB I PENDAHULUAN

BAB I Pendahuluan membahas mengenai latar belakang permasalahan,

rumusan masalah, tujuan yang dicapai, ruang lingkup,metode penelitian,

dan sistematika penyajian.

BAB II KAJIAN TEORI

BAB II Kajian Teori membahas mengenai teori-teori dasar untuk

melakukan analisis proses bisnis yang ada pada IDEF0.

BAB III ANALISIS

BAB III Analisis membahas mengenai pokok permasalahan yang

terdapat dalam ruang lingkup masalah

BAB IV PEMODELAN

BAB IV dari hasil Analisis didapatkan proses bisnis setelah itu dilakukan

pemodelan dengan menggunakan IDEF0

BAB V SIMPULAN DAN SARAN

BAB VI Kesimpulan Dan Saran membahas mengenai kesimpulan dari

pembahasan yang dilakukan sebelumnya. Pada bab ini juga

BAB V SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan

Berdasarkan pada hasil yang telah dicapai dalam penelitian ini, dapat

disimpulkan bahwa secara garis besar analisis menggunakan IDEF0 ini

berguna untuk menganalisa dan mengetahui proses bisnis di Hotel Vue

Palace Bandung. Selain itu juga terdapat gambaran proses bisnis Hotel Vue

Palace Bandung yang dapat digunakan sebagai referensi untuk perbaikan

proses bisnis di masa yang akan datang yang diharapkan akan

meningkatkan efisiensi serta kinerja Hotel Vue Palace Bandung ke arah yang

lebih baik.

5.2 Saran

Saran yang dapat diberikan setelah melihat evaluasi dan hasil yang

telah dicapai. Untuk masa yang akan datang Hotel Vue Palace dapat

mengembangkan sistem untuk

kitchen

,

engineering, dan HRD

sehingga

dapat terintegrasi dengan sistem yang sudah ada sehingga tidak perlu

dilakukan pencatatan secara manual kembali apabila diperlukan material

untuk

kitchen

atau

engineering

dan untuk proses-proses yang lainnya dapat

lebih disederhanakan dari proses yang sudah ada untuk mencapai efisiensi

sistem.

69

DAFTAR PUSTAKA

Draft Federal Information Processing Standards Publication 183.(1993,

Desember). IntegrationDefinition For Function Modelnig(IDEF0) Retrieved

September 13, 2011,fromhttp://www.idef.com/pdf/idef0.pdf

Rumapea, Sri Agustina.(2010).Analisis Proses Bisnins Pada Distributor XYZ

menggunakan Tools Pemodelan IDEF0, Seminar Nasional Aplikasi

Teknologi

Informasi

.

Retrieved

September

13,

2011

from

http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/view/1886/0.

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A Server ... A.1

Lampiran B Ruang Material ... A.2

Lampiran C Bin Card ... A.3

Lampiran D Requsisition Form ... A.4

Lampiran E Bon Order Makanan ... A.5

Lampiran F Bukti Terima Barang ... A.6

Lampiran G Formulir Reservasi ... A.7

Lampiran H Kontra Bon ... A.8

Lampiran I Smart Card Kamar Hotel ... A.9

Lampiran J Purchase Requsisition ... A.10

Lampiran K Laporan Interview ... A.11

Lampiran L Maintenance Order ... A.12

1 _{Universitas Kristen Maranatha}

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pemodelan sistem informasi atau pendokumentasian sistem informasi sudah mulai dilakukan oleh banyak perusahaan atau organisasi. Sistem analisis adalah orang yang melakukan pemodelan sistem informasi pada perusahaannya atau organisasinya. Pemodelan sistem informasi memiliki pengertian dimana suatu sistem informasi perusahaan yang berbentuk software

diubah menjadi dokumentasi yang dilakukan oleh seorang sistem analisis.

Software yang biasa alur prosesnya melalui komputer, dapat dilihat dan

dipahami melalui pemodelan sistem informasi karena sudah dilakukan pendokumentasian.

Tujuan dari pemodelan sistem informasi ini adalah untuk mengetahui alur proses bisnis sistem informasi yang ada dan mengetahui tujuan terakhir dari sistem informasi tersebut. Dengan adanya pemodelan atau pendokumentasian sistem informasi pada perusahaan, maka segala macam proses bisnis yang ada dalam perusahaan dapat mengalami perbaikkan yang lebih baik untuk mencapai tujuan perusahaan dan memberikan layanan yang terbaik kepada konsumen. Salah satu contoh proses bisnis dalam sistem adalah proses reservasi pemesanan kamar, proses yang sangat penting dalam perhotelan.

IDEF0Model dibuat berdasarkan pada analisis struktur dengan cara dan teknik perencanaan SADT yang telah disempurnakan oleh ICAM (Intergrated

Computer Aided Manufactoring) tahun 1993. IDEF merupakan model yang

sangat berguna untuk menjelaskan proses yang berkaitan dengan lingkungan kerja (Fieldman, 1998). Dengan model IDEF dapat menjelaskan hal-hal teknis yang kompleks kepada setiap orang baik orang teknik maupun orang non teknik secara keseluruhan proses. Model IDEF digambarkan melalui grafik dengan kotak-kotak dan anak panah. Anak panah yang masuk dari atas ke bawah menunjukan pengawasan (kontrol), anak panah yang masuk dari kiri kotak dan

2

anak panah di kanan kotak menunjukkan suatu hubungan Input output serta anak panah bawah adalah mekanisme yang mengimplimentasikan suatu sokongan terhadap aktivitas.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan pada bagian 1.1, maka dibuatlah rumusan masalah yaitu :

Proses Bisnis apa saja yang terdapat pada Hotel Vue Palace ?

1.3 Tujuan Pembahasan

Berdasarkan rumusan masalah pada bagian 1.2, maka dihasilkan tujuan pembahasan sebagai berikut :

Menggambarkan semua proses bisnis yang ada pada Hotel Vue Palace dengan menggunakan IDEF0.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Ruang Lingkup Kajian yang dipakai meliputi :

1. Melakukan semua pemodelan proses bisnis yang ada pada Hotel Vue Palace.

2. Melakukan pemodelan menggunakan IDEF0.

1.5 Sumber Data

Metode yang akan dilakukan yaitu : 1. Studi Pustaka

Studi pustaka dilakukan untuk mempelajari teori – teori yang digunakan dalam permodelan IDEF0.

2. Metode Survey

Metode ini dilakukan untuk mengetahui dan mempelajari cara kerja proses bisnis yang ada pada Hotel Vue Palace

3

Universitas Kristen Maranatha

Pengumpulan Informasi menggunakan : a. Wawancara ( Interview )

b. Observasi

1.6 Sistematika Penyajian

Sistematika pembahasan laporan kerja praktek ini dibagi menjadi 5 (lima) bab. Berikut penjelasan tentang masing-masing bab :

BAB I PENDAHULUAN

BAB I Pendahuluan membahas mengenai latar belakang permasalahan, rumusan masalah, tujuan yang dicapai, ruang lingkup,metode penelitian, dan sistematika penyajian.

BAB II KAJIAN TEORI

BAB II Kajian Teori membahas mengenai teori-teori dasar untuk melakukan analisis proses bisnis yang ada pada IDEF0.

BAB III ANALISIS

BAB III Analisis membahas mengenai pokok permasalahan yang terdapat dalam ruang lingkup masalah

BAB IV PEMODELAN

BAB IV dari hasil Analisis didapatkan proses bisnis setelah itu dilakukan pemodelan dengan menggunakan IDEF0

BAB V SIMPULAN DAN SARAN

BAB VI Kesimpulan Dan Saran membahas mengenai kesimpulan dari pembahasan yang dilakukan sebelumnya. Pada bab ini juga

BAB V SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan

Berdasarkan pada hasil yang telah dicapai dalam penelitian ini, dapat disimpulkan bahwa secara garis besar analisis menggunakan IDEF0 ini berguna untuk menganalisa dan mengetahui proses bisnis di Hotel Vue Palace Bandung. Selain itu juga terdapat gambaran proses bisnis Hotel Vue Palace Bandung yang dapat digunakan sebagai referensi untuk perbaikan proses bisnis di masa yang akan datang yang diharapkan akan meningkatkan efisiensi serta kinerja Hotel Vue Palace Bandung ke arah yang lebih baik.

5.2 Saran

Saran yang dapat diberikan setelah melihat evaluasi dan hasil yang telah dicapai. Untuk masa yang akan datang Hotel Vue Palace dapat mengembangkan sistem untuk kitchen, engineering, dan HRD sehingga dapat terintegrasi dengan sistem yang sudah ada sehingga tidak perlu dilakukan pencatatan secara manual kembali apabila diperlukan material untuk kitchen atau engineering dan untuk proses-proses yang lainnya dapat lebih disederhanakan dari proses yang sudah ada untuk mencapai efisiensi sistem.

69

Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR PUSTAKA

Draft Federal Information Processing Standards Publication 183.(1993, Desember). IntegrationDefinition For Function Modelnig(IDEF0) Retrieved September 13, 2011,fromhttp://www.idef.com/pdf/idef0.pdf

Rumapea, Sri Agustina.(2010).Analisis Proses Bisnins Pada Distributor XYZ menggunakan Tools Pemodelan IDEF0, Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi . Retrieved September 13, 2011 from http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/view/1886/0.