LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Monitoring Asset Berbasis Web Pada Garden Palace Hotel Divisi Asset Management.

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MONITORING

ASSET BERBASIS WEB PADA GARDEN PALACE HOTEL

DIVISI ASSET MANAGEMENT

Oleh :

Nama : ARDHIYAN PRATAMA NIM : 09.41010.0020

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

2012

STIKOM

iv

Rancang bangun sistem informasi monitoring asset berbasis web ini merupakan suatu rancang bangun yang sangat diperlukan dalam proses memonitor suatu aset. Proses monitoring akan menjadi lebih mudah dan menjadi lebih terintegrasi, sehingga membantu bagian-bagian di dalam sistem untuk saling bertukar informasi dan mengambil keputusan dengan cepat.

Permasalahan yang dihadapi Garden Palace Hotel Surabaya selama ini adalah belum tersedianya informasi yang dapat mengupdate data-data yang dibutuhkan serta susahnya dalam melakukan monitorting aset antar departemen satu dengan departemen lainnya, serta susahnya pencarian data untuk proses pelaporan sering juga terjadi pada perusahaan ini.

Solusi dari permasalahan di atas adalah merelasikan tabel-tabel yang ada pada database dan membuat aplikasi berbasis web yang dapat membantu dalam

monitoring aset secara keseluruhan. Aplikasi yang dibuat dapat memudahkan

dalam mengelola dan mengupdate informasi yang terdapat dalam database divisi

asset management. Rancang bangun sistem informasi monitoring asset berbasis web merupakan aplikasi yang sesuai dan yang diinginkan untuk mempermudah

dalam melakukan monitoring aset, mengupdate database secara efektif dan efisien serta dapat mencetak laporan secara otomatis yang terjadi pada Garden Palace Hotel Surabaya.

Kata kunci : Monitoring asset, Efektif dan Efisien, Penanganan Keluhan

Pelanggan, Web.

STIKOM

vii

ABSTRAKSI... iv

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Pembatasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1 Sejarah Perusahaan ... 6

2.2 Profile Garden Palace Hotel Surabaya ... 7

2.3 Fasilitas-fasilitas Garden Palace Hotel ... 8

2.3.1 Room & Facilities ... 8

2.3.2 Banquet & Convention ... 9

2.3.3 Restaurant & Bar ... 10

2.4 Struktur Organisasi ... 10

BAB III LANDASAN TEORI ... 12

STIKOM

viii

3.3 Konsep Basis Data... 16

3.3.1 Database ... 16

3.3.2 Sistem Basis Data ... 17

3.3.3 Database Management Systems(DBMS) ... 18

3.4 Definisi Monitoring ... 20

3.5 Definisi Manajemen Aset ... 21

3.6 Jaringan Internet ... 22

3.7 Website ... 23

3.8 World Wide Web ... 23

3.9 Hypertext Markup Language ... 24

3.9.1 Head ... 24

3.9.2 Elemen Body ... 25

3.9.3 Tag... 25

3.9.4 Atribute ... 25

3.10 Cassading Style Sheet ... 26

3.11 Javascript ... 26

3.12 Php ... 27

3.13 MySQL ... 28

BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM... 30

4.1 Analisa Sistem ... 31

4.1.1 Sistem Flow Aset Masuk ... 31

4.1.2 Sistem Flow Transfer Aset ... 32

STIKOM

ix

4.2.1 Context Diagram ... 37

4.2.2 Data Flow Diagram level 0 ... 38

4.2.3 Data Flow Diagram level 1 Aset Masuk ... 40

4.2.4 Data Flow Diagram level 1 Transfer Aset ... 41

4.2.5 Data Flow Diagram level 1 Pelaporan ... 42

4.3 Entity Relasional Data ... 43

4.3.1 Conceptual Data Model... 43

4.3.2 Physical Data Model ... 43

4.3.3 Desain Tabel... 44

4.4 Desain Input/Output ... 47

4.5 Implementasi Sistem ... 54

4.5.1 Spesifikasi Perangkat ... 54

4.5.2 Penjelasan Program ... 55

BAB V PENUTUP ... 68

5.1 Kesimpulan ... 68

5.2 Saran ... 68

DAFTAR PUSTAKA ... 69

LAMPIRAN ... 70

STIKOM

1 1.1Latar Belakang Masalah

Seiring dengan arus kemajuan teknologi informasi yang semakin pesat di era globalisasi sekarang ini menyebabkan segala aspek kehidupan manusia selalu dikaitkan dengan arus informasi, karena informasi merupakan kebutuhan yang sangat penting pada saat ini khususnya dalam dunia bisnis. Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat sudah banyak dirasakan manfaatnya dari berbagai kalangan bisnis maupun non bisnis. Pemanfaatn teknologi computer sangat penting di berbagai bidang diantaranya untuk badan usaha yang menuntut informasi yang cepat dan akurat guna menunjang kinerja dari badan usaha tersebut.

Peningkatan yang cukup pesat benar-benar terjadi dalam perkembangan teknologi informasi misalnya mulai dari pengumpulan informasi, pengolahan informasi sampai pendistribusian informasi. Hal ini terjadi akibat keinginan manusia untuk mendapatkan informasi dalam segala hal dalam waktu yang cukup singkat.

Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang pelayanan jasa dengan wilayah kerja yang luas, Garden Palace Hotel Surabaya khususnya divisi Asset

Management tentu saja harus mempunyai infrastruktur yangn menunjang dalam

memudahkan pertukaran informasi secara cepat antar departemen untuk mempermudah pelayanan kepada masyarakat. Selama ini proses Monitoring dalam memanajemen aset di Garden Palace Hotel Surabaya masih terbilang

STIKOM

manual, karena mulai dari pencatatan transfer aset, perhitungan nilai depresiasi suatu aset, dan hingga penambahan aset tersebut masih dicatat dalam data mentah dan juga waktu pencatatannya dan penyimpanannya terbilang tidak teratur. Selain monitoring yang masih manual, proses inputnya suatu aset dapat dibilang masih secara manual juga. Melihat hal ini maka diperlukan suatu jaringan dan system informasi yang handal dan mampu mengatasi berbagai masalah yang muncul. Selain itu pemanfaatan system manajemen yang mampu secara efektif dan efisien mengontrol kinerja jaringan tersebut juga sangat diperlukan.

1.2Perumusan Masalah

Dengan melihat latar belakang masalah yang ada, maka dapat disimpulkan bahwa permasalahan yang dihadapi Garden Palace Hotel divisi Asset

Management:

1. Bagaimana membuat suatu sistem informasi Monitoring Asset Management berbasis web untuk menangani permasalahan pencatatan hasil transfer ast dan perhitungan nilai depresiasi suatu aset secara komputerisasi untuk menghemat waktu serta efisien dalam masalah biaya operasional.

2. Bagaimana membuat suatu sistem informasi yang mampu membuat laporan mengenai transfer aset antar departemen, membuat laporan tentang nilai depresiasi setiap aset, serta membuat laporan penambahan aset dari setiap aset tersebut.

STIKOM

1.3Batasan Masalah

Agar pembahasan dalam laporan ini terfokus dan tidak terlalu meluas, maka diperlukan batasan-batasan mengenai permasalahan diatas, yakni :

1. Sistem ini memproses penanganan masalah monitoring di bagian transfer aset, nilai depresiasi serta penambahan aset pada divisi Asset Management.

2. Sistem ini hanya digunakan oleh Garden Palace Hotel divisi Asset

Management .

3. Sistem ini yang akan dibuat untuk menangani masalah pencetakan data.

1.4Tujuan

Adapun tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah :

1. Membuat suatu sistem informasi Monitoring Asset Management berbasis web untuk menangani permasalahan pencatatan hasil transfer ast dan perhitungan nilai depresiasi suatu aset secara komputerisasi untuk menghemat waktu serta efisien dalam masalah biaya operasional.

2. Membuat suatu sistem informasi yang mampu membuat laporan mengenai transfer aset antar departemen, membuat laporan tentang nilai depresiasi setiap aset, serta membuat laporan penambahan aset dari setiap aset tersebut.

1.5Manfaat

Setelah melakukan kerja praktek ini manfaat yang dapat diperoleh, yakni: 1. Bagi perusahaan

1) Dengan adanya sistem informasi Monitoring Asset Management ini, perusahaan dapat terbantu dari sisi

STIKOM

pekerjaan yang awalnya manual dan sekarang sudah terkomputerisasi.

2) Dengan adanya sistem informasi Monitoring Asset Management ini dapat meminimumkan kesalahan yang

terjadi pada saat melakukan transfer aset, penambahan aset maupun melihat nilai depresiasi suatu barang.

3) Dengan adanya sistem informasi Monitoring Asset Management ini dapat menghasilkan laporan kegiatan yang

ada pada Asset Management secara detail. 2. Bagi Stikom Surabaya

1) Dapat membangun hubungan kerjasama yang baik antara Stikom Surabaya dengan Garden Palace Hotel.

3. Bagi mahasiswa

1) Mahasiswa mendapatkan ilmu baru tentang apa itu Asset

Management.

2) Mahasiswa mendapatkan pengalaman baru dalam dunia kerja.

1.6Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini dibahas tentang latar belakang masalah, rumusan masalah serta batasan terhadap masalah yang akan dibahas, tujuan dari pembahasan masalah yang diangkat, dan sistematika penulisan laporan ini.

STIKOM

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Pada bab ini dibahas tentang gambaran umum perusahaan mulai dari sejarah, hingga struktur organisasi yang ada.

BAB III LANDASAN TEORI

Pada bab ini dibahas teori-teori yang berkaitan dengan rancang bangun aplikasi data pribadi siswa dan alumni.

BAB IV ANALISIS dan DESAIN SISTEM

Pada bab ini dibahas mengenai analisis perancangan dan desain dari aplikasi data pribadi siswa dan alumni dalam bentuk Document Flow,

System Flow, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram dan

Desain Input / Output.

BAB V IMPLEMENTASI dan PEMBAHASAN

Pada bab ini dibahas mengenai pembuatan aplikasi yang mengacu pada perancangan dan desain aplikasi yang telah dibuat seperti Kumpulan Kode/Listing Code dan Pengujian/Testing dari implementasi aplikasi.

BAB VI PENUTUP

Pada bab ini berisikan kesimpulan dari laporan kerja praktek yang telah dilakukan terkait dengan tujuan dan permasalahan yang ada, serta saran untuk pengembangannya.

STIKOM

6

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Perusahaan

PT Singa Barong Kencana pada tanggal 20 Oktober 1974 mendirikan Garden Palace Hotel yang diklasifikasikan sebagai hotel berbintang 3(***) yang memiliki 72 kamar. Mengacu pada perkembangan yang ada, maka kesempatan ini dimanfaatkan oleh PT Mas Murni Indonesia untuk mendirikan hotel baru sebagai perluasan dari Garden Hotel dengan melengkapi fasilitas-fasilitasnya, seperti penambahan restaurant, bar, karaoke, fitnes center, function hall dan lain-lain yang kemudian hotel itu diberi nama Garden Palace Hotel.

Garden Palace Hotel diklasifikasikan sebagai hotel berbintang 4(****) yang mempunyai 330 kamar yang terdiri atas beberapa tipe seperti Standard

Room, Deluxe Room, Deluxe Theme Room, Club Excellence, dan Suite Room.

Hotel yang berlantai 24 ini mulai beroperasi tanggal 10 Desember 1983.

Pada tahun 1984 Garden Palace Hotel bergabung dan bekerjasama dengan Golden

Tulip Worldwide International Hotel yang berkantor di Amsterdam, Belanda yang

mempunyai anggota lebih dari 350 hotel yang tersebar di 60 negara dunia.

Golden Tulip Worldwide International Hotel adalah suatu jaringan

organisasi perhotelan yang beranggotakan hotel-hotel bertaraf internasional, disamping itu Golden Tulip juga menerima reservasi untuk hotel-hotel anggotanya.

Sesuai dengan visi dan misi dari Garden Palace Hotel dan juga Garden Hotel yaitu “Serving The Best To Guest” atau menyediakan sebaik mungkin bagi

STIKOM

para tamunya, selain itu juga mempunyai visi untuk menjadikan hotel sebagai sarana keperluan bisnis. Karena sebagian besar dari tamu yang datang adalah untuk keperluan bisnis. Dari visi tersebut maka Garden Palace dan Garden Hotel berupaya untuk mewujudkan misinya. Beberapa upayanya antara lain adalah melengkapi fasilitas-fasilitasnya, seperti penambahan restaurant, bar, karaoke,

fitnes center, function hall dan lain-lain. Serta berusaha untuk melengkapi fasilitas

hotel dengan sarana-sarana untuk keperluan bisnis seperti mesin fax, foto copy,

international direct call, komputer, jasa pengetikan, penterjemahan, pemesanan

dan konfirmasi tiket pesawat, meeting room, dan lain-lain.

Garden Hotel dan Garden Palace Hotel terletak di satu lokasi yang saling

berbelakangan, yaitu di jalan Pemuda 21 dan jalan Yos Sudarso 11 Surabaya. Tamu-tamu yang akan masuk ke Garden Hotel dapat melalui pintu masuk Garden Palace Hotel dan begitu pula sebaliknya. Kedua hotel tersebut berada dalam satu manajemen yang sama. Hotel yang terletak 100 meter dari Plaza Surabaya ini mempunyai posisi yang strategis yaitu berada di pusat bisnis, hiburan, dan pusat perbelanjaan.

2.2 Profile Garden Palace Hotel Surabaya

Garden Palace Hotel Surabaya terletak di jantung kota di kota Surabaya, pusat perbelanjaan dan hiburan. Garden Palace Hotel Surabaya menawarkan berbagai macam fasilitas dan kamar yang dapat membuat nyaman para pelanggannya. Di Garden Palace Hotel ini menyediakan kamar tamu sebesar tiga ratus tujuh puluh tiga kamar dan beserta suit room, semua kamar menawarkan pemandangan luar biasa ke kota Surabaya dan jembatan Suramadu yang terkenal.

STIKOM

Setiap kamar dihiasi dengan palet warna menenangkan dan styling yang diresapi dengan sentuhan desain yang elegan yang dapat merevitalisasi indra anda, dan juga Garden Palace Hotel menawarkan ruang pertemuan untuk setiap pengusaha yang ingin mengadakan pertemuan bisnis.

Garden Palace Hotel mempunyai komitmen untuk melayani tamu mereka seperi dalam sebuah istana. Antisipatif dan penuh perhatian, staf merekapun berdedikasi untuk menjaga pelanggan dalam banyak hal yang akan membuat para pelanggan merasa benar-benar di rumah. Secara lebih rinci dapat diperhatikan dalam daftar lengkap profil Garden Palace Hotel Surabaya antara lain :

1.Nama : Garden Palace Hotel

2.Alamat : Jl. Yos Sudarso 11 Surabaya 3.Telepon : (62 31) 5320951, 5321001

4.Fax : (62 31) 5316111

5.Website : garden.co.id 6.E-mail : garden@rad.net.id 7.President Director : Bapak Djaja Santosa 8.Finance Director : Bapak Sudarsono

9.Director : Bapak Surya Atmadinata 10.General Manager : Bapak Peterjanto

2.3 Fasilitas-fasilitas Garden Palace Hotel

Berikut ini adalah daftar fasilitas-faslitas yang ditawarkan oleh Garden Palace Hotel Surabaya yang dibagi menjadi tiga bagian besar, yaitu :

STIKOM

2.3.1 Room & Fasilities

Beberapa kamar dan fasilitas yang ditawarkan Garden Palace Hotel Surabaya, antara lain :

1. Standard Room 2. Superior Room

3. Deluxe Theme Premium Room 4. The Suites

Dan untuk setiap kamarnya diperlengkapi dengan : 1. Climate controls panels

2. Coffee/tea making facilities 3. Hair dryer

4. In-room safe box 5. Internet access

6. Satelite television chanel

2.3.2 Banquet & Convention

Garden Palace Hotel menyediakan ruang convention hall untuk mengadakan pertemuan, diantara :

1. Caesar Palace Ballroom

2. Crystal Mainhall & Crystal Plaza 3. Regency Mainhall & Regency Plaza 4. Borobudur Meeting Room

5. Nishiki Meeting Room

STIKOM

2.3.3 Restaurant & Bar

Berikut ini adalah daftar restaurant dan bar yang ditawarkan oleh pihak Garden Palace Hotel Surabaya :

1. Kencana Coffee Shop

2. Ming Court Chinesse Restaurant

3. Cat’s Pajamas

4. Curabhaya Lounge 5. Vista Bake & Bistro

2.4 Struktur Organisasi

Di dalam organisasi Garden Palace Hotel Surabaya ini terdapat beberapa bagian atau departemen yang menangani semua kegiatan yang ada di organisasi ini. Bagian tersebut adalah semua bagian yang bertanggung jawab langsung kepada pimpinan seperti pada Gambar 2.4.

STIKOM

STIKOM

12 3.1Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lanjut. (Jogiyanto, 1998, hal. 8)

Untuk memahami apa yang dimaksud dengan sistem informasi, kita perlu mendefnisikan istilah informasi dan sistem. Produk dari sistem informasi adalah informasi yang dihasilkan. Informasi tidak sama dengan data. Data adalah fakta, angka bahkan simbol mentah. Secara bersama-sama mereka merupakan masukan bagi suatu sistem informasi. Sebaliknya, informasi terdiri dari data yang telah ditransformasi dan dibuat lebih bernilai melalui suatu pemrosesan. Idealnya, informasi adalah pengetahuan yang berarti dan berguna untuk mencapai sasaran.

Sistem adalah suatu kerangka kerja terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih. Sistem ini mengkoordinasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mengubah masukan-masukan menjadi keluaran. Sumber daya dapat berupa bahan (material) atau mesin ataupun tenaga kerja, bergantung pada macam sistem yang dibahas. Sistem informasi karenanya adalah suatu kerangka kerja dengan mana sumber daya (manusia dan komputer) dikoordinasikan untuk mengubah

STIKOM

masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.

Definisi lain dari sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software,

brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk

mengola data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. Sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar,suara maupun tulisan.

Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

3.2Analisis dan Perancangan Sistem

Menurut Kendall dan Kendall (2003), Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.

STIKOM

Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi. Berikut ini adalah proses dalam analisis dan perancangan sistem:

1. Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah gambaran pada sistem

dimana di dalamnya terdapat hubungan antara entity beserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat abstrak dan nyata. Untuk setiap entity biasanya mempunyai attribute yang merupakan ciri entity tersebut. Relasi adalah hubungan antar entity yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entity.

2. Data Flow Diagram

Pada tahap ini, penggunaan notasi dapat membantu komunikasi dengan pemakai/user sistem untuk memahami sistem tersebut secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem ini dikenal dengan nama Diagram Arus Data (Data Flow

Diagram). DFD berfungsi untuk menggambarkan proses aliran data yang

terjadi di dalam sistem dari tingkat yang tertinggi sampai yang terendah, yang memungkinkan untuk melakukan dekomposisi, mempartisi atau membagi sistem kedalam bagian-bagian yang lebih kecil dan yang lebih sederhana.

DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem serta memproses data tersebut (Kendall, 2003).

Simbol-simbol dasar dalam DFD antara lain :

STIKOM

1. Eksternal Entity

Suatu Eksternal Entity atau entitas merupakan orang, kelompok, departemen, atau sistem lain di luar sistem yang dibuat dapat menerima atau memberikan informasi atau data ke dalam sistem yang dibuat. Gambar 3.1 merupakan simbol entitas dalam DFD dalam model Gane dan Sarson.

Gambar 3.1 Simbol Eksternal Entity

2. Data Flow

Data Flow atau aliran data disimbolkan dengan tanda panah. Data Flow

menunjukkan arus data atau aliran data yang menghubungkan dua proses atau entitas dengan proses. Gambar 3.2 merupakan simbol Data Flow.

Gambar 3.2 Simbol Data Flow

3. Process

Suatu Proses dimana beberapa tindakan atau sekelompok tindakan dijalankan. Gambar 3.3 merupakan simbul Process.

Gambar 3.3 Simbol Process

4. Data Store

STIKOM

Data Store adalah simbol yang digunakan untuk melambangkan proses

penyimpanan data. Gambar 3.4 merupakan simbol file penyimpanan/data

store.

Gambar 3.4 Simbol Data Store

3.3Konsep Basis Data 3.3.1 Database

Menurut Yuswanto (2005), database merupakan sekumpulan data yang berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara

database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah database hanya merupakan sebuah file.

Menurut Marlinda (2004), database adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.

Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data

independence (kebebasan data).

STIKOM

3.3.2 Sistem Basis Data

Menurut Marlinda (2004), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.

Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data

(Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis

Data(DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional).

Keuntungan sistem basis data adalah:

1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang, 2. Mencegah ketidakkonsistenan,

3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang,

4. Integritas dapat dipertahankan,

5. Data dapat dipergunakan bersama-sama, 6. Menyediakan recovery,

7. Memudahkan penerapan standarisasi, 8. Data bersifat mandiri (data independence),

STIKOM

9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data.

Kerugian sistem basis data adalah:

1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.

2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data. 3. Perangkat lunaknya mahal.

4. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait.

3.3.3 Database Management Systems (DBMS)

Menurut Marlinda (2004), Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.

Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS adalah:

1. Data Definition Language

Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.

2. Data Manipulation Language

STIKOM

Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.

3. Query

Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.

DBMS memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Data Definition

DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data.

2. Data Manipulation

DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk mengakses data.

3. Data Security dan Integrity

DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh DBA.

4. Data Recovery dan Concurrency

a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan disk, dan sebagainya,

b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada saat yang bersamaan.

5. Data Dictionary

DBMS harus menyediakan data dictionary.

STIKOM

3.4Definisi Monitoring

Beberapa pakar manajemen mengemukakan bahwa fungsi monitoring mempunyai nilai yang sama bobotnya dengan fungsi perencanaan. Conor (1974) menjelaskan bahwa keberhasilan dalam mencapai tujuan, separuhnya ditentukan oleh rencana yang telah ditetapkan dan setengahnya lagi fungsi oleh pengawasan atau monitoring. Pada umumnya, manajemen menekankan terhadap pentingnya kedua fungsi ini, yaitu perencanaan dan pengawasan (monitoring).

Kegiatan monitoring dimaksudkan untuk mengetahui kecocokan dan ketepatan kegiatan yang dilaksanakan dengan rencana yang telah disusun. Monitoring digunakan pula untuk memperbaiki kegiatan yang menyimpang dari rencana, mengoreksi penyalahgunaan aturan dan sumber-sumber, serta untuk mengupayakan agar tujuan dicapai seefektif dan seefisien mungkin. Berdasarkan kegunaannya, William Travers Jerome menggolongkan monitoring menjadi delapan macam, sebagai berikut:

1. Monitoring yang digunakan untuk memelihara dan membakukan pelaksanaan suatu rencana dalam rangka meningkatkan daya guna dan menekan biaya pelaksanaan program.

2. Monitoring yang digunakan untuk mengamankan harta kekayaan organisasi atau lembaga dari kemungkinan gangguan, pencurian, pemborosan, dan penyalahgunaan.

3. Monitoring yang digunakan langsung untuk mengetahui kecocokan antara kualitas suatu hasil dengan kepentingan para pemakai hasil dengan kemampuan tenaga pelaksana.

STIKOM

4. Monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan pendelegasian tugas dan wewenang yang harus dilakukan oleh staf atau bawahan.

5. Monitoring yang digunakan untuk mengukur penampilan tugas pelaksana. 6. Monitoring yang digunakan untuk mengetahui ketepatan antara

pelaksanaan dengan perencanaan program.

7. Monitoring yang digunakan untuk mengetahui berbagai ragam rencana dan kesesuaiannya dengan sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi atau lembaga.

8. Monitoring yang digunakan untuk memotivasi keterlibatan para pelaksana.

3.5Definisi Manajemen Aset

Menurut Conor (1974) aset adalah sumber daya yang mempunyai manfaat ekonomik masa datang yang cukup pasti atau diperoleh atau dikuasai/dikendalikan oleh suatu entitas akibat transaksi atau kejadian masa lalu.

Aset mempunyai sifat sebagai manfaat ekonomik dan bukan sebagai sumber ekonomik, karena manfaat ekonomik tidak membatasi bentuk atau jenis sumber ekonomik yang dapat dimasukkan sebagai aset. Aset pada umumnya terbagi 2 yaitu aset tetap dan aset tidak berwujud.

Aset tetap adalah aset berwujud yang mempunyai masa manfaat lebih dari 12 (dua belas) bulan untuk digunakan dalam kegiatan ekonomi perusahaan. Aset tetap diklasifikasikan berdasarkan kesamaan dalam sifat atau fungsinya dalam aktivitas operasi entitas tanah, peralatan, gedung bangunan, jalan dan sebagainya.

STIKOM

Aset tidak berwujud adalah jenis aset yang tidak memiliki wujud fisik. Contoh dari aset ini adalah hak cipta, pate, merek dagang, rahasia dagang.

Siklus manajemen aset mempertimbangkan semua pilihan dan strategi manajemen sebagai bagian dari aset masa pakai, dari perencanaan sampai penghapus aset. Tujuannya adalah untuk mencari biaya terendah dalam jangka panjang (bukan penghematan dalam jangka pendek) ketika membuat keputusan dalam aset manajemen.

3.6Jaringan Internet

Internet mulai berkembang pada tahun 1969. Istilah “internet” kemungkinan berasala dari “Internetworking” yang digunakan untuk menunjukkan usaha menghubungkan komputer dari sistem yang berbeda-beda, termasuk di dalamnya network system yang berbeda pula. Internetworking berarti network dari network. Pada tahun 1980-an istilah internet secara resmi mulai dikenal serta didefinisikannya protocol network yang mengatur semua yang berkaitan dengan internet. Protokol ini dikenal dengan sebutan TCP/IP singkatan dari Transmission Control Protokol / Internet Protocol. (Firdaus, 2007, hal 1)

Internet adalah jaringan dari jaringan komputer dunia dari berbagai macam sistem yang terkoneksi satu dengan yang lainnya dan dapat melewatkan informasi dari satu jaringan ke jaringan yang lain.

Dengan adanya internet dan TCP/IP ini, setiap host dapat dihubungkan dengan host lain tanpa mengetahui detail atau sistem apa yang digunakan oleh

STIKOM

host-host yang terkoneksi. Semua host yang terkoneksi harus memenuhi standar TCP/IP sebagai protocol yang digunakan untuk internet.

3.7Website

Website dapat diartikan sebagai kumpulan halaman yang menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data animasi, suara, video dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing – masing dihubungan dengan jaringan – jaringan halaman (hyperlink). Bersifat statis jika apabila isi informasi website tetap, jarang berubah, dan isi informasinya searah hanya dari pemilik website. Bersifat dinamis apabila isi informasi website selalu berubah – ubah, dan isi informasinya interaktif dua arah berasal dari pemilik serta pengguna website. (Firdaus, 2007, hal 1)

3.8World Wide Web

WWW (World Wide Web), merupakan kumpulan web server dari seluruh dunia yang berfungsi menyediakan data dan informasi untuk dapat digunakan bersama.

Menurut Firdaus (2007:1) Agar WWW bekerja ada dua hal penting yang harus diperhatikan yaitu web browser dan web server, keduanya bekerja seperti sebuah sistem client/server, dimana web browser bertindak sebagai client untuk meninterpretasikan dan melihat info pada web dengan sajian Graphical User Interface (GUI) yang memungkinkan pemakai melihat dokumen web dengan

STIKOM

berbagai macam aksesorisnya seperti suara, gambar, animasi, dan sebagainya. Sedangkan web server bertugas menerima dan melayani informasi yang dibutuhkan oleh client, baik permintaan file, transfer file, dan sebagainya dari berbagai tipe computer, sistem operasi dan web browser.

3.9Hypertext Markup Language

Menurut Firdaus (2007:1) Hypertext Markup Language (HTML) merupakan salah satu pemrograman web yang bersifat statis. HTML ini lebih berfungsi untuk mengatur struktur tampilan web, membuat suatu “Link” atau sambungan ke lokasi di internet yang lain dan aplikasi agar bisa berjalan di halaman web browser yang disimpan dalam bentuk .html(bagi Sistem Operasi LINUX, UNIX, Macintosh, dan Windows 95) dan .htm (bagi Windows 3.1).

Bagaimana cara HTML bekerja? Untuk mengetahuinya, harus terlebih dahulu mengetahui tentang ada yang disebut HTTP. HTTP merupakan protokol yang digunakan untuk mentransfer data atau dokumen antara web server ke web browser. Selanjutnya sewaktu protokol tersebut melakukan transfer dokumen, data webnya ditulis atau menggunakan format HTML. HTML disebut juga dengan markup language karena HTML berfungsi untuk memperindah file tulisan (text) biasa untuk dapat dilihat pada web browser yang ada. Berikut ini adalah komponen-komponen yang terdapat dalam HTML

3.9.1. Head

Bagian header dari document HTML di apit oleh tag <HEAD></HEAD> di dalam bagian ini biasanya dimuat tag TITLE yang

STIKOM

menampilkan judul dari halaman pada titlenya browser. Selain itu Bookmark juga megunakan tag TITLE untuk memberi mark suatu web site. Browser menyimpan “titile” sebagai bookmark dan juga untuk keperluan pencarian (searching) biasanya title di gunakan sebagai keyword. Header juga memuat tag META yang biasanya di gunakan untuk menentukan informasi tertentu mengenai document HTML, anda bisa menentukan author name, keywords, dan lainyan pada tag META.

3.9.2. Elemen Body

Bagian BODY, yang dinyatakan dengan tag <BODY>…</BODY>, merupakan tubuh atau isi dari dokumen HTML dimana anda meletakan informasi yang akan ditampilkan pada browser.

3.9.3. Tag

HTML tidak membedakan penggunaan huruf besar ataupun huruf kecil dari suatu elemen. Suatu elemen HTML terdiri dari tag-tag beserta teks yang ada dalam tag-tag tersebut. Tag ini dinyatakan dengan tanda lebih kecil (<) dan tanda lebih besar (>). Tag biasanya merupakan suatu pasangan yang disebut dengan : 1. Tag awal, dinyatakan dalam bentuk <nama tag> 2. Tag akhir, dinyatakan dalam bentuk </nama tag>. Format : <nama tag> teks yang ditampilkan </nama tag>.

3.9.4. Atribute

Tag awal bisa memiliki beberapa buah atribut yang menyatakan karakteristik dari tag tersebut. Misalnya : digunakan untuk membuat rata kiri suatu paragraf. Tag yang digunakan adalah dan atribut yang menyertainya

STIKOM

adalah ALIGN dengan nilai left. Nilai atribut ALIGN hanya bisa berupa center, left, right atau justify.

3.10Cassading Style Sheet

Cascading Style Sheet (CSS) merupakan salah satu bahasa pemrograman web untuk mengendalikan beberapa komponen dalam sebuah web sehingga akan lebih terstruktur dan seragam. Sama halnya styles dalam aplikasi pengolahan kata seperti Microsoft Word yang dapat mengatur beberapa style, misalnya heading, subbab, bodytext, footer, images, dan style lainnya untuk dapat digunakan bersama-sama dalam beberapa file. Pada umumnya CSS dipakai untuk memformat tampilan halaman web yang dibuat dengan bahasa HTML dan XHTML.(Firdaus,2007, hal 1)

CSS dapat mengendalikan ukuran gambar, warna body teks, warna tabel, ukuran border, warna border, warna hyperlink, warna mouse over, spasi antar paragraf, spasi antar teks, margin kiri/kanan/atas/bawah, dan parameter lainnya. CSS adalah bahasa style sheet yang digunakan untuk mengatur tampilan dokument. Dengan adanya CSS memungkinkan kita untuk menampilkan halaman yang sama dengan format yang berbeda.

3.11Javascript

JavaScript adalah bahasa scripting yang paling populer di internet dan bekerja pada banyak browser seperti Internet Explorer, Mozilla, Firefox,

STIKOM

Netscape, Opera. JavaScript digunakan pada Web pages untuk meningkatkan design, validate forms, detect browsers, create cookies, GUI dsb.

Menurut Hakim (2010:2) Java Script merupakan bahasa scripting yang dapat bekerja di sebagian besar web browser. Java Script dapat disisipkan didalam web menggunakan tag script.

Java (dikembangkan oleh Sun Microsystems) adalah sebuah bahasa pemrograman yang powerful & sangat kompleks – sama dengan C & C++. JavaScript dapat bereaksi terhadap events - JavaScript dapat di-set untuk menjalankan saat terjadi sesuatu, seperti sebuah page telah selesai dipanggil atau saat seorang user meng-klik pada HTML element JavaScript dapat membaca dan menulis HTML elements - JavaScript dapat membaca dan mengubah isi dari HTML element.

JavaScript dapat digunakan untuk mem-validasi data - JavaScript dapat digunakan untuk mem-validasi form data sebelum di-submitted ke server, hal ini akan mengamankan server dari pemrosesan extra.

3.12PHP

Menurut Firdaus (2007:2) PHP merupakan singkatan dari Hypertext

Preprocessor, adalah sebuah bahasa scripting berbasis server side scripting yang

terpasang pada HTML dan berada di server dieksekusi di server dan digunakan untuk membuat halaman web yang dinamis. Sebagian besar sintaksnya mirip dengan bahasa C atau java, ditambah dengan beberapa fungsi PHP yang spesifik.

STIKOM

Tujuan utama bahasa ini adalah untuk memungkinkan perancang web menulis halaman web dinamik dengan cepat.

Halaman web biasanya disusun dari kode-kode HTML yang disimpan dalam sebuah file beresktensi .html. File HTML ini dikirimkan oleh server (atau file) ke browser, kemudian browser menerjemahkan kode-kode tersebut sehingga menghasilkan suatu tampilan yang indah. Lain halnya dengan program PHP, program ini harus diterjemahkan oleh web server sehingga menghasilkan kode html yang dikirim ke browser agar dapat ditampilkan. Program ini dapat berdiri sendiri ataupun disisipkan diantara kode-kode HTML tersebut. Program PHP dapat ditambahkan dengan mengapit program tersebut di antara tanda <? dan ?>. Tanda-tanda tersebut biasanya digunakan untuk memisahkan kode PHP dari kode HTML. File HTML yang telah dibubuhi program php harus diganti ekstensi-nya menjadi .php atau .php3.

3.13MySQL

“MySQL adalah database yang menghubungkan script PHP menggunakan perintah query dan escape character yang sama dengan PHP. PHP memang mendukung banyak database, tetapi untuk membuat sebuah web yang dinamis selalu Up to Date, MySQL merupakan pilihan database tercepat saat ini. (Firdaus, 2007:3)”.

“MySQL (SQL Structured Query Language) atau yang bisa di baca maisekuel adalah program pembuat dan pengelola database. Selain itu data Mysql juga merupakan program pengakses database yang bersifat jaringan, sehingga

STIKOM

dapat digunakan untuk Aplikasi Multi User (banyak pengguna). Kelebihan dari MySQL adalah menggunakan bahasa query (permintaan) standar SQL (Structured Query Language). SQL adalah suatu bahasa permintaan yang terstruktur.”

STIKOM

30

Berdasarkan hasil survey yang Penulis lakukan pada saat Kerja Praktek di Garden Palace Hotel Surabaya, dalam proses monitoring aset dalam perusahaan tersebut masih dikatakan belum memiliki aplikasi khusus untuk melakukannya jadi dibilang masih berupa manual, hal ini juga berlaku juga pada saat perhitungan nilai depresiasi aset masih menggunakan manual juga sehingga akibat yang diterima pada saat pelaporan adalah ketidaksesuaian data antara departemen satu dengan departemen lain yang menyebabkan aset itu hilang tanpa adanya pertanggung jawaban yang ada.

Dalam Kerja Praktek ini, Penulis berusaha menganalisis permasalahan tersebut serta mencari solusi yang tepat untuk mengatasinya. Berikut ini adalah langkah-langkah yang ditempuh untuk mengatasi permasalahan tersebut :

1. Melakukan analisa sistem 2. Mendesain sistem

3. Implementasi sistem

Langkah-langkah diatas bertujuan untuk mencari solusi yang tepat berdasarkan permasalahan yang ada dan menyesuaikan solusi dengan sistem yang sudah berjalan saat ini. Untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab dibawah ini.

STIKOM

4.1 Analisa Sistem

Berikut adalah penjabaran system yang akan di implementasikan pada Garden Palace Hotel Surabaya yang di gambarkan sebagai berikut :

4.1.1 Sistem Flow Aset Masuk

Proses aset masuk pada perusahaan ini dimulai dari petugas tiap-tiap departemen membuat purchasing order atau biasanya disebut dengan PO, lalu PO tadi diberikan kepada manajer bagian Asset Management yang nantinya dari bagian aset ini akan melakukan pengecekan terhadap PO tadi dengan kebutuhan yang diperlukan oleh pihak hotel, jika memang benar-benar sesuai dengan kebutuhan maka manajer aset akan membuat request order atau biasa disebut RO. Manajer aset kemudian meminta persetujuan berupa tanda tangan kepada pihak

accounting, akan tetapi pihak accounting terlebih dahulu melakukan pengecekan

terhadap pendanaan di pihak hotel supaya perusahaan tidak terlalu mendapatkan kerugian yang besar. Setelah disetujui maka bagian accounting akan memberikan RO yang telah disetujui kepada bagian aset lagi yang kemudian data tersebut akan dimasukkan dan disimpan ke dalam database master_asset. Bila lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.1

STIKOM

Sistem Flow Asset Masuk

Manajer Aset

Departement Petugas Accounting

P h ase Start Membuat purchasing order (PO) Purchasing Order (PO) Purchasing Order (PO) Pengecekan Kebutuhan Sesuai? Membuat request order (RO) Y

Request Order (RO)

Request Order (RO)

Pengecekan keuangan

Sesuai?

Request order di Acc Y

Request Order (RO) telah di acc 1

Request Order (RO) telah di acc 1

Menginputkan nama asset

2 T T 3

Master_asset

End 2

3

Gambar 4.1 Sistem Flow Aset Masuk

4.1.2 Sistem Flow Transfer Aset

Proses transfer aset pada perusahaan ini dimulai dari tiap-tiap departemen mengisi form atau lembaran berupa nama aset apa yang ingin diambil

STIKOM

atau setiap departemen membutuhkan barang untuk dipindahkan ke dalam departemen mereka, kemudian form tersebut diberikan kepada manajer aset yang kemudian manajer melakukan ketersediaan barang melalui database master_asset hal ini dilakukan untuk mengecek apakah barang itu ada atau melihat stok barang tersebut, jika stok dan barang tersebut memenuhi syarat maka bagian aset akan membuat bukti transfer untuk diberikan kepada setiap departemen yang form aset nya telah disetujui dan juga manajer aset akan menyimpan data-data hasil transfer ke dalam database transfer_asset, akan tetapi jika barang dan stok tidak memenuhi syarat maka bagian aset tidak akan bertindak lebih jauh jadi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.2.

STIKOM

Sistem Flow Transfer Asset

Departement Manajer aset

P

h

ase

Start

Mengisi Asset transfer Form

Asset transfer form

Asset transfer form

Pengecekan barang Master_asset

Barang ada?

Membuat bukti transfer Y

Bukti Transfer Bukti Transfer

End

Transfer_asset T

Gambar 4.2 Sistem Flow Transfer Aset

STIKOM

4.1.3 Sistem Flow Pelaporan

Proses pelaporan pada perusahaan dibagi menjadi dua jenis laporan , yaitu : laporan depresiasi dan laporan transfer aset. Proses yang dilakukan pertama kali adalah memilih jenis laporan apa yang akan dicetak atau disimpan dalam bentuk file pdf, jika memilih laporan transfer aset maka manajer aset harus memilih nama departemen dan nama bulan, hal ini dilakukan untuk mempermudah proses pencarian transfer aset pada perusahaan tersebut, jika ada maka sistem akan menampilkan data transfer aset berdasarkan nama departemen dan bulan yang dipilih, kemudian dapat dicetak dan diberikan kepada petugas dari tiap-tiap departemen.

Untuk proses pelaporan depresiasi, manajer aset dapat melakukan pencarian data dengan cara berdasarkan nama departemen, nama bulan, dan tahun yang diinginkan. Setelah itu data akan ditampilkan berdasarkan kriteria yang telah dipilih, jika dari dat tersebut terdapat nilai depresiasi yang sudah mencapai nilai 0 maka manajer aaset dapat melakukan pencetakan untuk dibuatkan laporannya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.3.

STIKOM

Sistem Flow Laporan

Departemen

Manajer Aset Accounting

P

h

a

se

Mulai

Data Transfer aset berdasarkan nama departemen dan bulan

yang diinginkan Memilih nama departemen dan bulan

yang diinginkan Laporan aset? Y Laporan depresiasi? T Master_asset

Data master asset berdasarkan nama departemen, bulan, tanggal yang diinginkan

beserta depresiasi Memilih nama departemen, bulan, tahun yang diinginkan Y T Mencetak Laporan Aset Laporan Aset Laporan Aset Mengecek hasil depresiasi

Sudah 0 ? T Mencetak Laporan Depresiasi Y 2 Laporan Depresiasi Laporan Depresiasi

End 2 Memilih jenis

laporan

3

3 Transfer_aset

Gambar 4.3 Sistem Flow Pelaporan

4.2 Desain Sistem

Berikut adalah DFD system yang akan di implementasikan pada Garden Palace Hotel Surabaya yang di gambarkan sebagai berikut :

STIKOM

4.2.1 Context Diagram

Context diagram pada sistem informasi monitoring asset pada Garden Palace Hotel Surabaya ini terdiri dari 3 external entity yaitu manajer aset, departement dan accounting yang menunjang jalannya sistem.

Laporan Depresiasi

Laporan transf er As set

Laporan Depresiasi Laporan transf er As et

Bukti Trans fer Bukti Trans fer

Ass et transf er f orm

Ass et transf er f orm

Reques t Order A cc

Reques t Order A cc Reques t Order

Reques t Order Purchasing Order

Purchasing Order 0

Sistem Inf ormasi Monitoring Asset

+ Manajer As et

Departement Acc ounting

Gambar 4.4 Context Diagram

STIKOM

4.2.2 Data Flow Diagram Level 0

Pada DFD level 0 di bawah ini terdapat tiga sub proses yang merupakan dekomposisi dari proses global. Keempat sub proses yaitu aset masuk, transfer aset, pembuatan laporan. Selain itu terdapat 8 external entity dan terdapat 2 data

store.

STIKOM

Data As et

Laporan Depresiasi

Laporan transf er As set Laporan Depresiasi

Laporan transf er As et Data Transfer Data Transfer

Bukti Trans fer Bukti Trans fer Ass et transf er f orm Ass et transf er f orm

Data As et Data As et

Reques t Order A cc

Reques t Order A cc Reques t Order

Reques t Order Purchasing Order Purchasing Order

Departement

Manajer As et

Acc ounting

Departement

Manajer As et Manajer As et Departement

Manajer As et Manajer As et

Departement

Acc ounting 1

Aset Mas uk

1 Mas ter_Asset

2

Trans fer Aset

2 Trans fer_aset

3

Pelaporan

Gambar 4.5 Data Flow Diagram Level 0

STIKOM

4.2.3 Data Flow Diagram Level 1 Aset Masuk

Pada DFD level 1 di bawah ini terdapat 3 sub proses yang merupakan dekomposisi dari proses DFD lvl 0. Ketiga sub proses yaitu proses permintaan, proses verifikasi dan proses penyimpanan. Selain itu terdapat 3 external entity dan terdapat 1 data store.

Data As et

Reques t Order Acc

Reques t Order Acc

Reques t Order

Reques t Order Purchasing Order

Purchasing Order

Departement Manajer

Aset

Acc ounting

Manajer As et

1 Mas ter_Asset 1

Proses Permintaan

2

Proses Verifikasi

3

Proses Penyimpanan

Gambar 4.5 Data Flow Diagram Level 1 Aset Masuk

STIKOM

4.2.4 Data Flow Diagram Level 1 Transfer Aset

Pada DFD level 1 di bawah ini terdapat 2 sub proses yang merupakan dekomposisi dari proses DFD lvl 0. Kedua sub proses yaitu proses authentifikasi dan proses verifikasi. Selain itu terdapat 2 external entity dan terdapat 2 data

store.

Data Transfer Bukti Transfer

Data Aset

Bukti Transfer Asset transf er f orm

Asset transf er f orm Departement

Manajer Aset 1 Master_Asset

2 Transfer_aset

1

Proses Authentif ikasi

2

Proses Verif ikasi

Gambar 4.6 Data Flow Diagram Level 1 Transfer Aset

STIKOM

4.2.5 Data Flow Diagram Level 1 Pelaporan

Pada DFD level 1 di bawah ini terdapat 2 sub proses yang merupakan dekomposisi dari proses DFD lvl 0. Ketiga sub proses yaitu laporan transfer aset dan laporan depresiasi. Selain itu terdapat 3 external entity dan terdapat 2 data

store.

Laporan transf er Aset

Data Aset

Laporan Depresiasi

Laporan Depresiasi

Data Transfer

Laporan transf er Asset

Manajer Aset Departement

Accounting 2 Transfer_aset

1 Master_Asset 1

Laporan transf er Aset

2

Laporan Depresiasi

Gambar 4.7 Data Flow Diagram Level 1 Pelaporan

STIKOM

4.3 Entity Relational Data 4.3.1 Conceptual Data Model

Di bawah ini merupakan CDM dari struktur database sistem informasi monitoring asset pada Garden Palace Hotel Surabaya yang terdiri dari

Gambar 4.9 Conceptual Data Model

4.3.2 Physical Data Model

Di bawah ini merupakan PDM dari struktur database sistem informasi monitoring asset pada Garden Palace Hotel Surabaya terdiri dari

dimiliki dimiliki melakukan dimiliki dimiliki Master Asset Biaya_penyusutan Id_aset Coa Qty Tgl Supplier Itemdesc Unit Cost Amount Coadesc Remark Thn_susut Penyusutan

<M> Transfer aset

id_transfer Nama_item Qty_transfer Unit_transfer Tgl_transfer <M> Category id_category nama_category ... < Departement id_departement nama_departement ... <M> Sub categori id_sub sub_categori <M> Outlet id_outlet nama__outlet <M>

STIKOM

SURABAYA

Gambar 4.10 Physical Data Model

4.3.3 Desain Tabel

1. Tabel MASTER ASSET

Primary Key : ID_ASET

Foreign Key : ID_DEPARTEMENT, ID_SUB, ID_CATEGORY, ID_OUTLET

Fungsi : Menyimpan data master aset dari tiap departemen Tabel 4.1 MASTER ASSET

Field Tipe Data Ukuran Constraint

ID_ASET VARCHAR 50 Primary Key

ID_DEPARTEMENT VARCHAR 25 Foreign Key

Master Asset Id_aset id_departement id_sub id_category id_outlet Coa Qty Tgl Supplier Itemdesc Unit Cost Amount Coadesc Remark Thn_susut Penyusutan Biaya_penyusutan varchar(50) varchar(25) varchar(10) varchar(25) varchar(25) varchar(50) int datetime varchar(100) varchar(100) int int int varchar(50) varchar(50) char(2) int int <pk> <fk1> <fk3> <fk2> <fk4> Transfer aset id_transfer Id_aset Nama_item Qty_transfer Unit_transfer Tgl_transfer varchar(25) varchar(50) varchar(100) int int datetime <pk> <fk> Category id_category nama_category varchar(25) varchar(50) <pk> Departement id_departement nama_departement varchar(25) varchar(50) <pk> Sub categori id_sub sub_categori varchar(10) varchar(50) <pk> Outlet id_outlet nama__outlet varchar(25) varchar(50) <pk>

STIKOM

SURABAYA

ID_SUB VARCHAR 10 Foreign Key

ID_CATEGORY VARCHAR 25 Foreign Key

ID_OUTLET VARCHAR 25 Foreign Key

COA VARCHAR 50 Allow Null

QTY INT - Allow Null

TGL DATETIME - Allow Null

SUPPLIER VARCHAR 100 Allow Null

ITEMDESC VARCHAR 100 Allow Null

UNIT INT - Allow Null

COST INT - Allow Null

AMOUNT INT - Allow Null

COADESC VARCHAR 50 Allow Null

REMARK VARCHAR 50 Allow Null

THN_SUSUT CHAR 2 Allow Null

PENYUSUTAN INT - Allow Null

BIAYA_PENYUSUTAN INT - Allow Null

2. Tabel TRANSFER ASET

Primary Key : ID_TRANSFER

Foreign Key : ID_ASET

Fungsi : Menyimpan data transfer aset dari setiap departemen

STIKOM

Tabel 4.2 TRANSFER ASET

Field Tipe Data Ukuran Constraint

ID_TRANSFER VARCHAR 25 Primary Key

ID_ASET VARCHAR 50 Foreign Key

NAMA_ITEM VARCHAR 100 Allow Null

QTY_TRANSFER INT - Allow Null

UNIT_TRANSFER INT - Allow Null

TGL_TRANSFER DATETIME - Allow Null

3. Tabel CATEGORY

Primary Key : ID_CATEGORY

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data master kategori dalam perusahaan

Tabel 4.3 CATEGORY

Field Tipe Data Ukuran Constraint

ID_CATEGORY VARCHAR 25 Primary Key

NAMA_CATEGORY VARCHAR 50 Allow Null

4. Tabel SUB CATEGORI

Primary Key : ID_SUB

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data master sub categori

STIKOM

Tabel 4.4 SUB CATEGORI

Field Tipe Data Ukuran Constraint

ID_SUB VARCHAR 10 Primary Key

SUB_CATEGORI VARCHAR 50 Allow Null

5. Tabel DEPARTEMENT

Primary Key : ID_DEPARTEMENT

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data master departemen Tabel 4.5 DEPARTEMENT

Field Tipe Data Ukuran Constraint

ID_DEPARTEMENT VARCHAR 25 Primary Key

NAMA_DEPARTEMENT VARCHAR 50 Allow Null

6. Tabel OUTLET

Primary Key : ID_OUTLET

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data master outlet Tabel 4.6 OUTLET

Field Tipe Data Ukuran Constraint

ID_OUTLET VARCHAR 25 Primary Key

NAMA_OUTLET VARCHAR 50 Allow Null

STIKOM

4.4 Desain Input/Output

Desain input/output merupakan rancangan desain yang digunakan sebagai acuan dalam membuat aplikasi.

1. Desain Form Login

Form login adalah form yang digunakan untuk masuk ke dalam sistem. Desain form login dapat dilihat pada gambar 4.11.

Form Login

Garden Palace Hotel Surabaya

Footer

Enter Text

Enter Text

Username

Password

Login Login

Gambar 4.11 Desain Form Login

2. Desain Form Menu Utama

Form Menu ini merupakan tampilan awal dari aplikasi setelah melakukan login yang nantinya akan dijalankan.

STIKOM

Form Home

Attendance System Manager Garden Palace Hotel

Footer

Depresiation Assets

Home Report

Selamat Datang

Anda login pada Tanggal 7 November 2012, pukul 14:11:21 Anda Login Sebagai : Admin

Gambar 4.12 Desain Form Menu Utama

3. Desain Form Adding Assets

Form adding assets adalah form yang digunakan untuk menginputkan data-data master aset yang dimiliki pihak hotel.

STIKOM

Form Adding Assets

Attendance System Manager Garden Palace Hotel Depresiation Assets Home Report Adding Assets Footer Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Text Text Text Text Nama Aset :

Jumlah : Unit : Cost : Amount : Supplier : Penyusutan : Nilai penyusutan : Departement : Category : Sub category : Outlet : Tanggal :

Remark : Biaya susut : Coa :

M

November 12 T W T F S S

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Simpan Cancel

Gambar 4.13 Desain Form Adding Assets

4. Desain Form Transfer Assets

Form transfer assets adalah digunakan untuk mencatat semua kegiatan pemindahan aset dari departemen satu ke departemen lainnya.

STIKOM

Form Transfer Assets

Attendance System Manager Garden Palace Hotel Depresiation Assets Home Report Transfer Assets Footer Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Text Text

Nama Aset : Id Aset :

Unit : Qty :

Departement : Ke Departemen :

Tanggal : M

November 12

T W T F S S

1 2 3 4

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Simpan Cancel

List

Gambar 4.14 Desain Transfer Assets

5. Desain Form List Asset

Form list asset adalah form yang digunakan untuk melihat data aset sebelum melakukan transfer aset, pada form transfer assets terdapat tulisan list yang nantinya jika ditekan akan membuka halaman baru berupa list asset.

STIKOM

Form List Asset

Attendance System Manager Garden Palace Hotel Depresiation

Assets

Home Report

List Asset

No Id Aset Id Departement Nama item Qty Unit

Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text

Gambar 4.15 Desain Form List Asset

6. Desain Form Depresiasi

Form depresiasi digunakan untuk melihat dan menampilkan nilai depreasiasi suatu aset berdasarkan tahun yang dipilih dan juga dapat menampilkan total harga barang setelah terkena biaya depresiasi.

Form Depresiasi

Attendance System Manager Garden Palace Hotel Depresiation Assets Home Report Depresiasi Text Text Tahun : Departemen : Simpan Cancel

Gambar 4.16 Desain Form Depresiasi

STIKOM

7. Desain Form List Depresiasi

Form list depresiasi digunakan untuk menampilkan data depresiasi pada saat user melakukan pencarian data melalui form depresiasi.

Form List Depresiasi

Attendance System Manager Garden Palace Hotel Depresiation

Assets

Home Report

List Depresiasi

Id Aset Id Departement Nama item Tanggal Penyusutan Total

No Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Print Pdf

Gambar 4.17 Desain Form List Depresiasi

8. Desain Form Report Transfer

Form report transfer digunakan untuk pencarian hasil transfer aset dengan cara memilih berdasarkan nama departemen, bulan, dan tahun. Kemudian

user dapat melihat hasilnya dengan cara menekan tombol tampilkan, dimana data

hasil transfer aset akan ditampilkan pada form report transfer list.

STIKOM

Form Report Transfer

Attendance System Manager Garden Palace Hotel Depresiation

Assets

Home Report

Report Transfer Text

Text

Text

Tampilkan Cancel

Bulan : Departemen :

Tahun ::

Gambar 4.18 Desain Form Report Transfer

9. Desain Form Report Transfer List

Form report transfer list digunakan untuk menampilkan hasil pencarian data dari form report transfer dan juga dari form ini kita dapat melakukan pencetakan laporan atau user dapat menyimpannya dalam bentuk file pdf.

STIKOM

Form Report Transfer List

Attendance System Manager Garden Palace Hotel Depresiation

Assets

Home Report

Report Transfer List

Id Aset Dari Ke Nama item Tanggal Qty

No Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Print Pdf

Gambar 4.19 Desain Form Report Transfer List

4.5 Implementasi Sistem

Implementasi sistem ini akan menjelaskan tentang aplikasi sistem aplikasi peminjaman dan pengembalian pada perpustakaan. Penjelasan hardware/software pendukung dan apa saja yang bisa dilakukan oleh aplikasi ini. Penjelasan tentang features apa saja yang ada pada aplikasi ini juga akan didukung oleh tampilan capture dari aplikasi ini.

4.5.1 Spesifikasi Perangkat

Untuk jalannya aplikasi sistem informasi monitoring asset pada Garden Palace Hotel Surabaya ini diperlukan hardware dan software pendukung untuk jalannya aplikasi yaitu:

1. Hardware

a. Processor Intel Pentium 4 atau lebih tinggi. b. Memory 512Mb Of RAM atau lebih tinggi.

STIKOM

c. 10/100 Mbps Ethernet Network Interface Card. d. Harddisk minimal 40GB.

2. Software

a. Sistem Operasi Microsoft Windows 2000 Server/Pro, XP Professional/Home Edition atau lebih.

b. Database MySQL Server 4.5.2 Penjelasan Program

Dibawah ini adalah penjelasan penggunaan masing-masing form yang ada pada sistem informasi monitoring asset pada Garden Palace Hotel Surabaya. 1. Form Login

Form login adalah form yang digunakan untuk masuk ke dalam sistem berdasarkan jabatan. Jabatan disini adalah yang bisa login hanya pada bagian kepala divisi Asset Management.

Gambar 4.20 Form Login

Jika salah memasukkan nama username dan password maka aplikasi ini akan memunculkan warning, begitu juga ketika kepala divisi benar memasukkan

STIKOM

username dan password akan muncul pula berupa textbox yang bertuliskan

selamat datang dan menu akan diarahkan ke menu utama.

Gambar 4.21 Desain Interface Warning

Gambar 4.22 Desain Interface Login Sukses

2. Form Menu Utama

Form Menu ini merupakan tampilan awal dari aplikasi setelah melakukan login yang nantinya akan dijalankan dan memunculkan status login dan pilihan untuk melakukan kegiatan yang disediakan pada aplikasi, selain itu pada menu tersebut memiliki menu yang dikelompokkan tersendiri, diantaranya adalah menu home, menu assets, menu depresiation, menu report, dan di dalam pengelompokan tersebut memiliki fungsi tersendiri yaitu master aset dan transfer aset, kemudian pada pengelompokan depresiation memiliki fungsi depresiasi dan list depresiasi, pada pengelompokan report berisikan laporan transfer aset dan laporan depresiation.

STIKOM

Gambar 4.23 Form Menu Utama

Gambar 4.24 Pengelompokan Menu Assets

STIKOM

Gambar 4.25 Pengelompokan Menu Depresiasi

Gambar 4.26 Pengelompokan Menu Report

STIKOM

3. Form Adding Assets

Form Adding Assets adalah form yang digunakan untuk menginputkan data-data master pada aset, yang digunakan untuk data awal yang berisikan nama aset, jumlah barang, harga barang, harga total, nama supplier, tanggal masuk, tahun penyusutan, biaya penyusutan per bulan, prosentase penyusutan barang, coa atau nomor resi barang, departemen, kategori, sub kategori, outlet, remark atau keterangan barang dan jumlah unit barang tersebut. Selain itu sistem ini tidak dapat melakukan pengubahan pada master aset, hal ini dilakukan untuk mengurangi adanya bug atau penggandaan data.

Gambar 4.27 Form Adding Assets

STIKOM

Gambar 4.28 Form Adding Assets

4. Form Transfer Assets

Form transfer assets digunakan melakukan transfer aset antar departemen yang ada di dalam Garden Palace Hotel Surabaya, yang kemudian data tersebut akan disimpan pada database transfer_aset, sistem ini memberikan

feature berupa daftar aset yang berada pada master aset dengan cara user menekan

“Link” dan nantinya akan diarahkan ke dalam form daftar aset. Selanjutnya akan

dijelaskan pada gambar 4.32 dan gambar 4.33.

STIKOM

Gambar 4.29 Form Transfer Assets

Gambar 4.30 Form Master Aset

STIKOM

5. Form Depresiasi

Form depresiasi adalah form yang digunakan untuk melakukan pencarian total depresiasi berdasarkan departemen dan tahun.

Gambar 4.31 Form Depresiasi

6. Form List Depresiasi

Form list depresiasi digunakan untuk menampilkan hasil depresiasi dari from depresiasi yang terdapat pada gambar 4.33, jika terdapat nilai depresiasi yang sudah mencapai nilai 0 maka sistem akan memberi peringatan berupa simbol tanda seru.

STIKOM

Gambar 4.32 Form List Depresiasi

Gambar 4.33 Form List Depresiasi Nilai 0

STIKOM

7. Form Report Transfer

Form report transfer digunakan untuk mencetak laporan transfer aset berdasarkan departemen, bulan, dan tahun. Sistem ini dapat digunakan juga menyimpan laporan tersebut berupa pdf.

Gambar 4.34 Form Report Transfer

STIKOM

Gambar 4.35 Form Daftar Transfer

Gambar 4.36 Form Print Transfer

STIKOM

8. Form Report Depresiasi

Form report depresiasi digunakan untuk mencetak laporan berupa total depresiasi berdasarkan tahun yang dipilih dan berdasarkan tiap-tiap departemen yang dipilih juga.

Gambar 4.37 Form Report Depresiasi

STIKOM

68 5.1 Kesimpulan

Berdasarkan proses Rancang Bangun Sistem Informasi Monitoring Asset Berbasis Web ini dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem informasi monitoring asset ini dapat membantu manajer divisi asset

management dalam proses memasukkan data aset serta memantau nilai

depresiasi suatu aset setiap tahunnya.

2. Sistem informasi monitoring asset ini dapat menampilkan serta mencetak laporan yang diantaranya berupa laporan transfer aset dan laporan depresiasi, serta laporan tersebut dapat disimpan dalam bentuk format file pdf.

5.2 Saran

Saran yang dapat diberikan untuk perancangan sistem informasi ini adalah sebagai berikut :

1. Sistem informasi monitoring asset diharapkan dapat dikembangkan menjadi lebih interaktif.

2. User yang menggunakan diharapkan mendapatkan training untuk penggunaan sistem informasi monitoring asset.

STIKOM

69

Herlambang, Soendoro, dan Haryanto Tanuwijaya, 2005, Sistem Informasi:

konsep, teknologi, dan manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta.

Jogiyanto, H. 1999. Analisis dan Desain. Andi:Yogyakarta.

Kendall, dan Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Prenhallindo, Jakarta.

Marlinda, Linda, S.Kom, 2004, Sistem Basis Data, ANDI OFFSET, Yogyakarta. Martin, William, 2004. Quality Customer Service, PPM, Jakarta.

Rizky, Soetam, 2007, Interaksi Manusia dan Komputer, STIKOM, Surabaya. Ruslan, Rosady, 2001, Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi

(Konsepsi dan Aplikasi), PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.

Toefler, Betsy – Ann, Jane, 2002, Kamus Pemasaran, PT. Alex Media Komputindo, Jakarta.

STIKOM

Gambar 4.32 Form List Depresiasi

Gambar 4.33 Form List Depresiasi Nilai 0

STIKOM

65

7. Form Report Transfer

Form report transfer digunakan untuk mencetak laporan transfer aset berdasarkan departemen, bulan, dan tahun. Sistem ini dapat digunakan juga menyimpan laporan tersebut berupa pdf.

Gambar 4.34 Form Report Transfer

STIKOM

Gambar 4.35 Form Daftar Transfer

Gambar 4.36 Form Print Transfer

STIKOM

67

8. Form Report Depresiasi

Form report depresiasi digunakan untuk mencetak laporan berupa total depresiasi berdasarkan tahun yang dipilih dan berdasarkan tiap-tiap departemen yang dipilih juga.

Gambar 4.37 Form Report Depresiasi

STIKOM

68 5.1 Kesimpulan

Berdasarkan proses Rancang Bangun Sistem Informasi Monitoring Asset Berbasis Web ini dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem informasi monitoring asset ini dapat membantu manajer divisi asset management dalam proses memasukkan data aset serta memantau nilai depresiasi suatu aset setiap tahunnya.

2. Sistem informasi monitoring asset ini dapat menampilkan serta mencetak laporan yang diantaranya berupa laporan transfer aset dan laporan depresiasi, serta laporan tersebut dapat disimpan dalam bentuk format file pdf.

5.2 Saran

Saran yang dapat diberikan untuk perancangan sistem informasi ini adalah sebagai berikut :

1. Sistem informasi monitoring asset diharapkan dapat dikembangkan menjadi lebih interaktif.

2. User yang menggunakan diharapkan mendapatkan training untuk penggunaan sistem informasi monitoring asset.

STIKOM

69

DAFTAR PUSTAKA

Herlambang, Soendoro, dan Haryanto Tanuwijaya, 2005, Sistem Informasi: konsep, teknologi, dan manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta.

Jogiyanto, H. 1999. Analisis dan Desain. Andi:Yogyakarta.

Kendall, dan Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Prenhallindo, Jakarta.

Marlinda, Linda, S.Kom, 2004, Sistem Basis Data, ANDI OFFSET, Yogyakarta. Martin, William, 2004. Quality Customer Service, PPM, Jakarta.

Rizky, Soetam, 2007, Interaksi Manusia dan Komputer, STIKOM, Surabaya. Ruslan, Rosady, 2001, Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi

(Konsepsi dan Aplikasi), PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta.

Toefler, Betsy – Ann, Jane, 2002, Kamus Pemasaran, PT. Alex Media Komputindo, Jakarta.

STIKOM