Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Informasi Persediaan Kapas Syntetic PT. Apac Inti Corpora T0 552010010 BAB IV

BAB IV
HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS
4.1

Analisis
Sistem Persediaan Barang Material yang sedang berjalan di PT. Apac Inti

Corpora saat ini sudah dilakukan secara terkomputerisasi dengan menggunakan SAP.
Sistem tersebut sudah memenuhi standart internasional dalam penyajian laporan.
Selain itu, dokumen dokumen yang di butuhkan sudah lengkap untuk melakukan
penginputan.
Bagian gudang juga melakukan pencatatan secara manual sistem yang di input
melalui buku catatan stock atau wite board. Akan tetapi pencatatan stock secara
manual sistem lebih rentan terjadi kesalahan, sehingga untuk melakukan koreksi
stock persediaan harus memeriksa pencatatan-pencatatan sebelumnya satu per satu.
Kesalahan penginputan pada dokumen-dokumen terkait semacam itu akan
mengakibatkan kesalahan pada pelaporan stock persediaan. Untuk itu PT APAC INTI
CORPORA membutuhkan sistem yang dapat menangani semua masalah tersebut.
Dari hasil praktik kerja, didapati bahwa dalam PT Apac Inti Corpora terdapatSistem
Persedian Barang Masuk Gudang PT Apac Inti Corpora :
4.1.1 Prosedur Penerimaan Barang Masuk (Import)

1. Periksa dokument / invoice barang yang datangyang meliputi :
a) Jenis No RS ( Kode Import ), no invoice, Negara asal (untuk barang
AIC)
b) Nama customer makloon dan negara asal ( untuk barang makloon )

24

25
c) Jumlah barang dalam Bale
d) Berat barang per Invoice / party ( dalam kgs )
2. Periksa hasil timbangan di jembatan timbang
3. Cocokan antara berat dari jembatan timbang dengan berat yang tertulis di
dokumen import (Invoice).Bila terjadi selisih maka yang digunakan acuan
adalah total berat yang terkecil.
4. Bila terjadi kelainan (jumlah barang tidak sesuai, basah atau kotor) buat laporan
pada E-mail dan dikirim ke Purchase Dept, Accounting Dept, QC Lab dan
Manager.
5. Jika terjadi kerusakan / tercecer pada saat bongkar, Segera perbaiki
kemasannyan.
6. Lakukan penimbangan pada setiap bale yang diterima.

7. Tulis hasil penimbangan pada FG.1.1
8. Laporkan hasil penerimaan pada bagian administrasi
9. Buat laporan Penerimaan
4.1.2 Prosedur Penerimaan Barang Masuk (local)
1. Periksa surat jalan Lokal atau makloon dari suppliyer beserta packing list yang meliputi
:
a. Jenis barang dan spesifikasi
b. Jumlah barang dalam Bale
c. Berat barang per DO ( dalam kgs )
2. Periksa hasil timbangan di jembatan timbang

26
3. Cocokan antara berat dari jembatan timbang dengan berat yang tertulis disurat jalan
suppliyer (Bila terjadi selisih maka yang digunakan acuan adalah total berat yang
terkecil).
4. Periksa pada setiap bale yang dibonkar dari atas angkutan.
5. Bila terjadi kelainan (jumlah barang tidak sesuai, basah atau kotor) buat laporan dengan
email yang dikirim ke Dept Purchase, Accounting, QC Lab dan Manager.
6. Jika terjadi kerusakan / tercecer pada saat bongkar, Segera perbaiki kemasannya.
7. Catat hasil penerimaan pada BG.1.2

8. Input

hasil

penerimaan pada SAP

dengan

TCode MB1C

(Makloon) dan

MIGO_GR/Goods Movement untuk penerimaan lokal AIC.
9. Buat laporan Penerimaan.
4.1.3 ProsedurnPenerimaan Barang Re-Use
1. Periksa memo Reguler atau makloondariproduksi beserta packing list yang meliputi :
a. Jenis barang dan spesifikasi
b. Jumlah barang dalam Bale
c. Berat barang per Bal ( dalam kgs )
2. Koordinasikan dengan Gudang untukmenentukan stock posisi

3. Distribusi kegudang oleh pihak Produksi
4. Periksa penulisan ball caver 2 sisi
5. Cocokan antara berat yang di tulis di BallCover dengan Packing List
6. Periksa Kondisi Packing Bal yang di transferke Gudang
7. Bila terjadi perbedaan jumlah barang ataupacking tidak bagus koordinasi atau
Email,yang dikirim ke produksi terkait

27
8. Jika terjadi kerusakan / tercecer pada saattransfer, Segera perbaiki kemasannya
9. Catat hasil penerimaan pada BG.1.2
10. Input hasil penerimaan pada SAP dengan TCodeMB1B
11. Buat laporan Penerimaan
4.1.4 Prosedur Penyimpanan Barang Raw Material
1. Tempatkan barang dengan ketinggian sesuaistandar penumpukan sebagai berikut :
2. Cotton dan non cotton ( syntetics ) = maksimal 9 bale
3. Jangan menempatkan barang denganmenyandarkan di tembok gudang , beri
jarakminimal 60 cm
4. Tempatkan barang perjenis , spesifikasi , per– nomor RS , per – negara asal dan per –
namacustomer makloon
5. Buat FG .1.4 sebagai identitas dan simpan dilemari II ( L . II . 1 ) atau temple

disetiapjenis Raw Material
6. Buat laporan data stock pada FG.1.8 danFG .1 .8.1
7. Lakukan Cross check rutin antara data stockdengan fisik barang . Segera cari jalan
apabilaada selisih antara data stock dengan jumlahfisik barang .

4.1.5 Prosedur Pengiriman Raw Material
1. Periksa Bon permintaan dari pabrik / POSTO( FP.1.1 )
2. Jenis Barang / Nomer lot / Nomer Rs /spesifikasi / nama customer makloon
3. Tanggal dan jumlah permintaan
4. Persiapkan barang sesuai permintaan

28
5. Periksa sekali lagi kebenaran barang yang akandikirim dengan bon permintaan pada
saatbarang masih diatas garpu / bale clampforklift / truk
6. Angkut barang ke pabrik tempat peminta ( yang membutuhkan ) barang tersebut
denganhati-hati manggunakan sarana forklift / truk
7. Ikatlah dengan tali, tumpukan bale kapas diatastruk agar tidak jatuh / roboh diperjalanan
8. Serahkan barang tersebut ke peminta denganbaik
9. Buat laporan pengeluaran
4.1.6 Rumus Perhitungan Berat Material Rayon

=A
A x 13%

=B

Comersial Weght = A + B
13%

= Standar AIC

4.1.7 Kelebihan dan Kelemahan Sistem Persediaan Material PT. Apac Inti Corpora.
1. Kelebihan Sistem Persediaan Barang Material PT. Apac Inti Corpora.
a. Penyimpanan data sudah dilakukan secara terkomputerisasi dan didukung dengan
dokumen yang lengkap. Sehingga apabila ada kekeliruan data dapat melakukan
koreksi dengan mudah.
b. Segala bentuk pengiriman data telah menggunakan jaringan LAN (Local Area
Network), sehingga memudahkan user dan meminimalis terjadinya kesalahan.
2. Kelemahan Sistem Persediaan Material PT. Apac Inti Corpora.

29
Sistem penyimpanan data pada transaksi barang keluar masih kurang baik karena saat
user mengapdate transaksi barang keluar terkadang jumlah quantity yang terupdate
menjadi berbeda dari quantity yang sebenarnya.
4.2

Kebutuhan pengembangan system PT Apac Inti Corpora
Sistem persediaan pada PT Apac Inti Corpora dibuat untuk memper mudah pengontrolan

dan pengelolaan persediaan bahan baku material. Maka dadi itulah sistem informasi persediaan
bahan baku material diperlukan, terutama system informasi pesediaan bahan baku secara
komputerisasi. Dengan menggunakan system iformasi yang terkomputerisasi maka akan
meminimalisir kesalahan yang terjadi pada pencatatan informasi persediaan. Perancangan system
informasi persediaan dirancang menggunakan aplikasi Microsoft acces dan Microsoft visual
Basic.Net.
4.3

Perancangan sistem informasi persediaan
a.

Perancangan Database

Dalam perancangan system informasi PT Apac Inti Corpora untuk kebutuhan informasi
persediaan bahan baku memiliki stuktur Database yang terdiri dari beberapa tabel yang berisi
field-field dimana setiap tabelnya berfungsi sebagai penampung data yang nantinya akan diinput
pada system tersebut.
Tabel–tabel yang digunakan dalam Sistem Informasi ini antara lain :
4.1 Tabel Penerimaan

Field name
No_penerimaan
tg_penerimaan
jam_masuk
kode_barang

Data
Tipe
Text
Text
Text

Text

30
nama_barang
kode_supplier
no_surat
Berat

Text
Text
Text
Text

4.2 Tabel retur
Field name
no_retur
tg_retur
no_penerimaan

Data Tipe

Text
Text
Text

4.3Tabel Suplier
Field name
kode_suplier
nama_suplier
Alamat
Email

Data Tipe
Text
Text
Text
Text

4.4Tabel surat jalan
Field name
no_surat

tgl_surat
no_kontainer
no_kendaraan
nama_sopir
berat_kosong

Data Tipe
Text
Text
Text
Text
Text
Text

4.5Tabel kontainer
Field name
no_kendaraan
no_kontainer

4.6Tabel persediaan

Data Tipe
Text
Text

31
Field name
no_penerimaan
kode_barang
nama_barang
tg_penerimaan
tg_packing
Jenis
Line

Data Tipe
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text

4.7Tabel Spining
Field name
kode_spining
dep_spining

Data Tipe
Text
Text

4.8Tabel transaksi Pengeluaran
Field name
no_bond
tg_bond
nama_barang
Jenis
kode_spinging

Data Tipe
Text
Text
Text
Text
Text

4.9Tabel Reuse
Field name
kode_spining
kode_barang
nama_barang
tg_packing
4.1 Retional Data Base

Data Tipe
Text
Text
Text
Text

32

4.4

Implementasi
Sistem informasi persediaan PT. APAC INTI CORPORA nantinya akan mempunyai

berbagai tampilan form yang sering di sebut sebagai User Interface. Pada dasarnya user interface
yang sering disebut dengan istilah UI dapat berguna bagi user untuk mengolah data serta
memproses data tampa harus masuk langsung ke database.
Berikut ini adalah penjelasan singkat mengenai fungsi dari User interface.
4.4.1 Form menu utama
Form menu utama terdiri dari beberapa menu yang nantinya akan mempermudah
user untuk memilih menu-menu untuk mengakses data system informasi persediaan kapas
sintetis PT. APAC INTI CORPORA. Didalam form menu utama terdapat form-form yang
nantinya juga aka nada sub-sub menu yang berhubungan dengan form utama. Menu menu
tersebut diantaranya :
a. Form Penerimaan
Form penerimaan berfungsi sebagai penginputan data brang yang masuk dari
supplier.

33
b. Form Persdiaan
Form persediaan berfungsi sebagai penginputan atau pencatatan persediaan
barang di gudang, baik transaksi pengeluaran barang ke produksi maupun
transaksi barang masuk dari supplier.
c.

Report
Report berfungsi sebagai untuk menampilkan laporan dari transaksi yang terjadi
di gudang.

4.5

Tampilan Form

4.2 Form Utama

4.3 Form Penerimaan

34

35
4.4

Form Transfer Barang

4.5.

Form Stock Barang

36
4.6

Form Supplier

4.7

Form Surat jalan

4.8

Form Reuse

37

4.9

Form Retur

38
4.10

Form Kontainer